Professional Documents
Culture Documents
Lê Thế Vinh
Phần 3:
Vinh, 12/2002
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
MỤC LỤC
I. Giới thiệu
Microsoft Excel cho phép lưu trữ dữ liệu ở dạng bảng (gồm nhiều ô: cells). Nó cung cấp cho
người dùng các công cụ xử lý, phân tích số liệu. Việc minh hoạ số liệu bằng biểu đồ và đồ thị
trong Excel giúp cho người dùng quan sát kết quả một cách trực quan và dễ hiểu. Ngoài ra,
phần mềm này còn cung cấp nhiều dịch vụ và tiện ích khác. Hiện nay Excel đã được sử dụng
hiệu quả trong nhiều lĩnh vực như công tác văn phòng, kế toán, quản lý hàng hoá, điểm thi của
học sinh và nhiều thông tin khác.
I.1. Vào ra Excel và các thành phần trong cửa sổ chương trình
+ Khởi động chương trình Microsoft Excel (gọi tắt là Excel).
+ Mở một file
Ta chọn menu File\Open, cửa sổ Open hiện ra.
◄ 3. Tìm và chọn file
cần mở
I.3. Làm việc với các Bảng tính và file tài liệu
Trong Excel, một tài liệu (workbook) là một file trong đó ta thực hiện các công việc như nhập,
phân tích, xử lý và lưu trữ dữ liệu. Một tài liệu có thể chứa nhiều bảng, giúp cho ta có thể tổ
chức các thông tin liên quan khác nhau chỉ trong một file.
Dùng bảng tính (worksheet) để liệt kê và phân tích dữ liệu. Ta có thể nhập vào, sữa đổi dữ liệu
trên các bảng tính và thực hiện tính toán trên các bảng tính này.
Tên của các bảng tính xuất hiện trên các táp ở phía dưới cửa sổ workbook. Để chuyển từ bảng
tính này sang bảng tính khác ta chọn vào táp tương ứng. Tên của bảng tính đang kích hoạt
được tô đậm.
+ Trong một bảng tính (xem hình 2 mục I.1) để xem các ô bị khuất ta dùng các thanh cuốn
ngang, thanh cuốn dọc hoặc phím Page Up, Page Down, các phím mũi tên.
5 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
+ Quản lý bảng tính
a) Chọn bảng tính
Khi chọn một bảng ta nháy chuột vào táp của bảng đó
Khi chọn nhiều bảng tính kế tiếp nhau ta ấn đồng thời phím Shift trong khi chọn bảng đầu tiên
và bảng cuối cùng. Và thay việc ấn phím Shift bằng ấn phím Ctrl để chọn các bảng tính không
kế tiếp nhau.
b) Chèn thêm một bảng tính: chọn menu Insert\Worksheet
c) Sao chép hoặc di chuyển bảng tính:
Ta có thể sao chép hoặc di chuyển bảng tính từ một file này sang file khác, để thực hiện việc
này trước hết ta mở các file này ra.
- Trong file nguồn chọn bảng tính cần thực hiện
- Chọn menu: Edit\Move or Copy Sheet, cửa sổ Move or Copy xuất hiện, ở đây:
- Trong hộp To book, chọn file đích (file sẽ sao chép hoặc di chuyển bảng tới); trong hộp
Before sheet chọn bảng tính mà vị trí trước nó sẽ là bảng tính sắp sao chép hoặc di chuyển tới.
Nếu muốn bảng tính mới nằm ở cuối cùng của tài liệu thì chọn (move to end).
- Để sao chép thì chọn vào hộp kiểm Create a copy, nếu hộp này không được chọn có nghĩa là
thực hiện di chuyển.
d) Xoá một bảng tính
- Chọn bảng tính cần xoá
- Chọn menu: Edit\Delete sheet.
- Chọn OK để chấp nhận xoá
e) Đổi tên bảng tính
- Nháy đúp chuột vào táp của bảng tính cần đổi tên
- Gõ vào tên mới, kết thúc bằng ấn phím Enter
Các công việc trên có thể thực hiện nhanh chóng bằng cách nháy chuột phải lên táp của bảng
tính (một hoặc nhiều bảng đã được lựa chọn).
Ví dụ: Ta điền số 1 vào ô A1, số 2 vào ô A2, sau đó chọn hai ô này, rê chuột đến Fill handle
(ở góc dưới bên phải ô A2) con chuột biến thành dấu cộng (+), thí ấn và rê chuột đến ô A3, A4
v.v thì Excel căn cứ vào giá trị ở hai ô A1, A2 để điền tiếp giá trị vào các ô tiếp theo. Kết quả
số 3 được điền vào ô A3 (hình vẽ). Tương tự cho các ví dụ điền thứ hai (Mon) vào ô B1, điền
tháng giêng January (viết tắt Jan) vào ô C5. Sau đó thực hiện điền dữ liệu tự động kết quả sẽ
được như hình vẽ. Sử dụng công cụ này đặc biệt hiệu quả khi điền tự động các công thức.
Tuy nhiên ta có thể thực hiện việc này một cách nhanh chong từ thanh công cụ.
Khi thực hiện thêm hoặc bớt một ô vào bảng tính. Hộp thoại Insert hoặc Delete xuất hiện.
Trong đó có các lựa chọn sau:
◄ 2. Hộp thoại
Insert và
hộp thoại
Delete
▲
4. Cửa sổ sắp xếp dữ liệu
II.2. Cách quản lý dữ liệu của Excel: địa chỉ, kiểu dữ liệu
+ Địa chỉ
a) Cách phân loại và quản lý địa chỉ
Đối tượng quản lý của Excel là ô (cell). Ứng với mỗi ô có các thông tin sau: dữ liệu mà ô đó
lưu dữ, định dạng của ô, và địa chỉ của ô. Ô là đơn vị dữ liệu nhỏ nhất, lớn hơn là bảng tính
(gồm nhiều ô), tiếp theo là tài liệu (gồm nhiều bảng tính). Dữ liệu của workbook được lưu trên
một file. Một bảng tính gồm tối đa là 65536 hàng, 256 cột (65536 x 256 = 16.777.216 ô). Ô là
nơi giao nhau của một hàng với một cột. Nên một ô được xác định bằng địa chỉ của nó gồm 2
ký tự chỉ ra ô này là giao của cột nào với hàng nào. Ví dụ: ô B2 là ô giao của cột B với hàng số
2; ô đầu tiên trong bảng là ô A1 và ô cuối cùng là ô IV65536.
Trong các liên kết dữ liệu, từ file đích có thể truy cập dữ liệu của file nguồn thông qua địa chỉ.
ví dụ: Ta có hai file dulieu.xls (gồm sheet1, sheet2, v.v.) và baocao.xls (gồm sheet1, sheet2,
v.v.) lưu trong thư mục “My Documents”. Ô A1 trong sheet2 của file baocao.xls ta viết:
='C:\My Documents\[dulieu.xls]Sheet1'!A2; khi đó ô A1 ở file baocao.xls\sheet2 sẽ nhận giá
trị của ô A2 ở file dulieu.xls\sheet1.
Các loại địa chỉ: Trong Excel cung cấp hai loại địa chỉ, địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối.
Ví dụ trong một bảng, ở ô B2 ta viết =A1. Địa chỉ ta viết như vậy gọi là địa chỉ tương đối, nếu
đổi cách viết A1 thành $A$1 thì địa chỉ này trở thành địa chỉ tuyệt đối. Sự khác nhau giữa địa
chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối: thứ nhất là nếu giá trị trong ô A1 di chuyển sang một ô khác
(dùng Cut và Paste) thì giá trị trong ô B2 sẽ dữ nguyên nếu ta dùng địa chỉ tuyệt đối, ngược lại
giá trị này sẽ =0 khi ta dùng địa chỉ tương đối. Thứ hai khi ta dùng công cụ tự động điền dữ
liệu vào các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh (Automatically fill in data based on adjacent
cells- Fill handle) thì biểu thức điền vào các ô sẽ không thay đổi nếu ta dùng địa chỉ tuyệt đối,
ngược lại nếu dùng địa chỉ tương đối thì biểu thức điền vào các ô sẽ tự động thay đổi.
Kiểu dữ liệu Ví dụ
Tiếng anh Tiếng việt
General Chung chung Trung tam CNTT Nghe An; 123; 1.234
Number Số 1432498;
Currency Tiền tệ $ 30
Date Ngày tháng 12/25/2002
Time Thời gian 10:30
Percentage Phần trăm 50 %
Scientific Khoa học 1.00E4; 1.254E00; 1.00E+03
Text Chuỗi (ký tự) Trung tam CNTT Nghe An
Ví dụ 1: Nhập vào Excel bảng dữ liệu gồm hai cột: cột Tháng và cột Doanh thu như hình 1.
Để vẽ đồ thị mô tả quan hệ Doanh thu theo từng Tháng ta chọn (bôi đen) vùng dữ liệu sau đó
chọn menu: Insert\Chart, cửa sổ Chart Wizard hiện ra; Trong ô Chart type ta chọn mục
XY(Scatter) và ở vùng bên phải cửa sổ này ta chọn ô thứ 2 trên xuống (được bôi đen) như
hình 1, cuối cùng ta chọn nút Finish để hoàn thành. Kết quả ta có đồ thị như hình 2.
▲
1. Vùng dữ liệu được chọn và cửa sổ Chart Wizard
Chú ý: Chart Wizard có 4 bước, ở đây ta kết thúc từ bước 1 như vậy ta đã sử dụng các lựa
chọn mặc định ở các bước sau đó. Các bước sau cho phép đặt tiêu đề cho trục dọc (trục tung),
trục ngang (trục hoành), cho phép chọn bảng tính để hiển thị kết quả v.v.
Chart Wizard cung cấp nhiều cách thể hiện khác nhau (xem hình 1). Tưong tự cách làm trên,
ta có thể thử nghiệm các lựa chọn còn lại để biết và chọn ra lựa chọn phù hợp cho mình.
Ví dụ 2: Xem
Nhập vào Excel bảng dữ liệu, chọn vùng dữ liệu cần vẽ sơ đồ (hình 3a), chọn menu:
Insert\Chart, cửa sổ Chart Wizard hiện ra; ở bước một chọn Pie và ở vùng bên phải chọn ô thứ
hai ngoài, hàng trên (hình 3b).
◄ 3. Vùng dữ liệu được
chọn và bước 1 của
Chart Wizard
◄ 4. Thực hiện
lựa chọn ở
bước 3
◄ 5. Biểu đồ mô tả quan hệ
doanh thu của ba doanh
nghiệp
Tương tự cách làm này ta có thể mô tả dữ liệu của bất kỳ lĩnh vực nào bằng biểu đồ hoặc đồ
thị. Chúng sẽ trợ giúp cho việc đánh giá phân tích cũng như tạo các báo cáo trực quan, dễ
hiểu.
Trong cửa sổ này, tương ứng với các táp cho phép ta chọn các định dạng cho dữ liệu được mô
tả tóm tắt trong bảng sau:
Sau khi chọn kiểu dữ liệu, nhập dữ liệu vào và chọn định dạng cho các ô ta có thể thêm lời ghi
chú cho từng ô dữ liệu trong đó bằng cách chọn menu: Insert\Comment, một hộp soạn thảo
hiện ra, gõ vào lời ghi chú, khi gõ xong nháy chuột ra ngoài hộp soạn thảo để kết thúc.
◄ 1. Hộp thoại
Page Setup,
trong táp Page
Trong táp Margins (hình 2): Đặt các canh lề cho trang giấy
- Tương ứng: Top, Bottom, Left và Right là lề trên, dưới, trái và phải; Tức là vùng in sẽ cách
các mép tương ứng của trang giấy một khoảng bao nhiêu cm (hoặc in).
15 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
- Header, Footer khoảng cách mép trên và mép dưới trang giấy đến mép dưới (trên) của phần
Header (Footer).
- Horizontally, Vertically: Canh giữa theo chiều ngang, dọc hay không?
Trong táp Header/Footer: dùng để định tiêu đề đầu trang và cuối trang. Excel sẽ in ra một
dòng trên đỉnh trang gọi là dòng đầu trang (Header) và một dòng ở cuối trang gọi là dòng chân
trang (Footer). Trong mục Header và mục Footer của táp này có các dòng gợi ý có sẵn ta có
thể chọn chúng để in. Trường hợp ta không thích các dòng này mà muốn thay nó bằng một
dòng khác ta chọn: Custom Header và Custom Footor. Khi thực hiện lựa chọn này một cửa sổ
soạn thảo sẽ xuất hiện, trong đó Excel chia dòng ra làm 3 phần: Trái, Giữa và Phải ta có thể
soạn thảo vào các ô này (hình 3).
▲
3. Cửa sổ soạn thảo dòng đầu trang Header (cửa sổ soạn thảo dòng cuối trang giống cửa sổ
này, chỉ khác tiêu đề là Footer)
Táp Sheet: Cho phép in một vùng dữ liệu bất kỳ trong bảng tính
- Hộp Print Area: nhập vào địa chỉ vùng dữ liệu cần in ra
- Trong Page Order: cho phép chọn hướng in;
◄ 4. Khung Page Order trong táp Sheet, cho
phép chọn hướng trang in
Sau khi định dạng trang xong, trước khi in ra giấy ta nên xem thử các trang in đã vừa ý chưa
bằng cách chọn menu: File\Print Preview (hoặc chọn nút Print Preview trong cửa sổ Page
Setup, hoặc chọn biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ)
Thực hiện in dữ liệu ra giấy bằng cách chọn menu: File\Print, hộp thoại Print hiện ra:
◄ 5. Hộp thoại in dữ
liệu
Khung Printer: chọn máy in, lựa chọn Print to file: in ra một file mới, mặc định không chọn nó
sẽ in ra giấy.
Khung Print range: chọn trang in, All: in tất cả các trang; Pages: từ trang ... đến trang ...;
Khung Print what: Selection: in vùng dữ liệu đã chọn, Active sheets: in các bảng tính đang
kích hoạt; Entire workbook: in tất cả các bảng tính trong file.
Khung Copies: Number of copies: số bản được in ra (sao chép nhiều bản), Collate: có duyệt
thứ tự trang in.
Chọn: nút Print Preview để xem thử, nút OK để Excel thực hiện in và nút Cancel để huỷ bỏ.
Xử lý left(s,n) cho chuỗi con của chuỗi s được left(“nghe an”,4) = nghe
chuỗi tính từ trái qua phải n ký tự
mid(s,n1,n2 cho chuỗi con của chuỗi s được mid(“nghe an”,6,2) = an
) lấy ra từ vị trí n1 ra n2 ký tự
right(s,n) cho chuỗi con của chuỗi s được right(“nghe an”,4) = e an
tính từ phải qua trái n ký tự
len(s) cho độ dài của chuỗi s len(“nghe an”) = 7
lower(s) chuyển chuỗi s thành chữ thường lower(“Nghe An”) = nghe
an
upper(s) chuyển chuỗi s thành chữ hoa lower(“Nghe An”) =
NGHE AN
proper(s) chuyển các chữ đầu của mỗi từ proper(“nghe an”) = Nghe
trong chuỗi s thành chữ hoa An
trim(s) cắt các ký tự trống ở hai đầu chuỗi trim(“ an “) = “an”
s
Hàm tìm count(danh cho số giá trị là số có trong danh count({1,4,6,”a”,”c”}) = 3
kiếm sách giá trị) sách
counta(danh cho số giá trị có trong danh sách counta({1,4,6,”a”,”c”}) =
sách giá trị) (không tính các ô không chứa dữ 5
liệu)
khi các ô A1:A5 tương ứng nhận các giá trị: {1,4, , ”a”,”c”}
(A3 không có dữ liệu) thì counta(A1:A5) = 4
rank(x, cho biết vị trí của số x trong danh các ô A1:A5 lần lượt chứa
danh sách sách các số; tương ứng n=1 và các giá trị: 7, 3.5, 3.5, 1,
số, n) n=0 (hoặc không viết) các số và 2 thì:
trong danh sách sắp theo thứ tự rank(A2,A1:A5,1) = 3
giảm dần và tăng dần. rank(A1,A1:A5,1) = 5
rank(A1,A1:A5,0) = 1
rank(A1,A1:A5) = 1
vlookup(x, Tìm giá trị x trong bảng giá trị và cho các ô nhận giá trị
bảng giá trị, trả về giá trị cùng hàng với giá trị tương ứng sau:
n, điều kiện tìm được đầu tiên và ở cột thứ n A1:A3 là A, B, C
) trong bảng. Nếu điều kiện là B1:B3 là 10, 8, 5
TRUE, cách tìm gần đúng, vlookup("C",A1:B2,2,
FALSE tìm chính xác; false) = 5
hlookup(x, Tương tự hàm vlookup, hàm này cho các ô nhận giá trị
bảng giá trị, không tìm theo cột mà tìm theo tương ứng sau:
n, điều kiện hàng. A1, B1, C1 là A, B, C
) A2, B2, C2 là 10, 8, 5
hlookup("A",A1:C2,2,
false) = 10
19 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
frequency xác định tần suất xuất hiện của xem trợ giúp (chọn menu
(danh sách một nhóm giá trị nào đó trong một Help)
giá trị, danh sách giá trị.
nhóm giá
trị)
Xử lý cơ dsum(bảng Tính tổng các số thoã mãn tiêu xem các ví dụ áp dụng
sở dữ liệu dữ liệu, n, chuẩn trong cột N của bảng dữ
vùng tiêu liệu.
chuẩn) Tương tự như hàm dsum còn có
các hàm: dmax, dmin, dcount,
daverage, v.v.
sumif( danh Tính tổng các số trong danh sách cho các ô nhận giá trị
sách 1, điều giá trị 2 thoả mãn điều kiện ở tương ứng sau:
kiện, danh danh sách giá trị 1. A1: A4 là 1, 2, 3, 4
sách 2) Tương tự cho hàm countif(danh B1: B4 là 2, 4, 6, 8
sách giá trị, điều kiện) sumif(A1:A4,”>2”,B1:B4)
= 14 (6+8)
Logic if(biểu thức Nếu biểu thức logic đúng hàm trả khối A1:B4 cho như trên:
logic, biểu về giá trị của biểu thức 1, không if(B1>B2,A1+A3,A1*A3)
thức 1, biểu thì trả về giá trị của biểu thức 2. =3
thức 2) Biểu thức 1 và 2 có thể chứa một if(B1<B2,A1+A2,A1*A3)
hàm if khác (if lồng nhau) =4
and(điều cho giá trị TRUE nếu tất cả các and(B1<B2,B2<B3) =
kiện 1, điều điều kiện đều đúng, không thì cho TRUE
kiện 2, ...) giá trị FALSE and(B1>B2,B2<B3) =
FALSE
or(điều kiện cho giá trị FALSE nếu tất cả các or(B1>B2,B2<B3) =
1, điều kiện điều kiện đều sai, không thì cho TRUE
2, ...) giá trị TRUE or(B1>B2,B2>B3) =
FALSE
not(điều cho giá trị TRUE nếu điều kiện not(B1>B2) = TRUE
kiện ) đều sai, và ngược lại cho giá trị not(B1<B2) = FALSE
FALSE khi điều kiện đúng
Thời gian day(dữ liệu) Dữ liệu có kiểu là ngày tháng gõ vào ô A1: 12/25/2002
(date), hàm cho giá trị ngày trong khi đó:
đó day(a1) = 25
moth(dữ hàm cho giá trị tháng trong đó month(a1) = 12
liệu)
year(dữ hàm cho giá trị năm trong đó year(a1) = 2002
liệu)
2) Các ví dụ áp dụng
Trong đó Đối tượng ưu tiên được nhập vào cột “Uu tien” và TB: thương binh, LS: liệt sỹ, VC:
vùng cao, KK: khó khăn, KC: không có (không hưởng ưu tiên).
Để tính tổng điểm ta thực hiện như sau: nhập vào ô H3:” = D3+E3 +F3+G3” Sau đó điền tự
động vào các ô H4 : H12;(rê chuột đến góc dưới bên phải ô H3, chuột trở thanh dấu +, ấn
chuột trái và rê đến ô H12)
◄ 2. Tính tổng
số điểm.
◄ 3. Xác định
điểm cao nhất,
thấp nhất và điểm
trung bình.
H14:
= max( h3:h12)
H15:
= min( h3:h12)
H14:
= average(h3:h12)
Để xếp loại học sinh theo kết quả thi, chẳng hạn ta đưa ra tiêu chuẩn xếp loại như sau: tương
ứng với điểm trung bình cho mỗi môn thì được xếp theo: 0 - 3 - 5 - 6,5 - 8 - 9 -10 (hoặc tính
theo tổng số điểm của cả 4 môn: 0 - 12 - 20 - 26 - 32 - 36 - 40) là kém - yếu - trung bình - khá
- giỏi - xuất sắc.
Ta thực hiện xếp loại bằng cách, tại ô I3 gõ vào biểu thức:
“ =IF(H3>=36,"XSac",IF(AND(H3>=32,H3<36),"Gioi",IF(AND(H3>=26,H3<32),"Kha",
IF(AND(H3>=20,H3<26),"TBinh",IF(AND(H3>=12,H3<20),"Yeu","Kem"))))) “
và sau đó điền tự động cho các ô I4-I12 (giống như cách làm ở bước 2). Kết quả thu được như
hình vẽ
◄ 4.Xếp loại
học sinh theo kết
quả thi
Xét điểm lên lớp cho các học sinh, các điểm ưu tiên được tính theo thang cộng điểm (ở cuối
bảng trong hình vẽ). Có nghĩa, học sinh là con thương binh được cộng thêm 2 điểm trong việc
xét cho lên lớp, tương tự con liệt sỹ được 3 điểm, con em vùng cao và gia đình khó khăn mỗi
trường hợp được cộng thêm 1 điểm và đối tượng KC không hưởng điểm ưu tiên, tức là cộng
thêm 0 điểm.
◄ 5. Xét điểm
lên lớp (có tính
đến điểm ưu tiên)
cho các học sinh
Việc xét điểm lên lớp được thực hiện như sau: Tại ô J3 gõ vào biểu thức:
“ =VLOOKUP(C3,$B$14:$C$18,2,FALSE)+H3 ”
sau đó điền tự động cho các ô J4-J12 (giống như cách làm ở bước 2). Kết quả thu được như
hình vẽ. Trong biểu thức này ta có sử dụng cách viết địa chỉ tuyệt đối cho vùng điều kiện của
hàm vlookup: $B$14:$C$18. Khi sử dụng cách viết này, quá trình điền tự động giá trị địa chỉ
của vùng điều kiện sẽ không thay đổi, trong công thức chỉ có C3 trở thành C4, C5, v.v. và H3
trở thành H4, H5, v.v. đáp ứng việc điền công thức của ta.
Lưu ý: Nguyên tắc tìm kiếm của hàm vlookup đã nêu ở trên, ví dụ hàm trong ô J3 sẽ tìm được
“TB” (giá trị trong ô C3) ở ô B14 và trả về giá trị là 2 (giá trị trong ô C14). Tương tự, các hàm
trong J4-J12 cũng thực hiện như vậy.
◄ 6. Thống kê
học lực của học
sinh thông qua
kết quả thi
Thống kê học lực của học sinh (bao nhiêu phần trăm học sinh đạt loại xuất sắc, giỏi, khá, trung
bình, yếu và kém). Bài toán này có dữ liệu vào là bảng A12:H12, cột cần tính toán là cột H
(thứ 8 từ trái qua phải của bảng dữ liệu). Ở đây ta sử dụng hàm dcount và hàm count để thực
hiện tính toán. Để sử dụng hàm dcount ta phải tạo vùng tiêu chuẩn, tương ứng với các trường
hợp: kém, yếu, trung bình, khá, giỏi và xuất sắc ta sử dụng vùng tiêu chuẩn: A20:A21,
B20:C21, D20:E21, F20:G21,H20:I21 và J20:J21.
Quá trình thực hiện công việc gồm: Thứ nhất tại ô J14 gõ vào biểu thức:
“ =DCOUNT($A$2:$H$12,8,($A$20:$A$21))/COUNT($H$3:$H$12) “
sau đó điền tự động cho các ô J15-J19 (giống như cách làm ở bước 2). Sau đó sữa lại các vùng
tiêu chuẩn tương ứng như trên, ví dụ trong ô J15 ta sữa $A$20:$A$21 thành $B$20:$C$21.
Kết quả thu được như hình vẽ.
Căn cứ vào kết quả thống kê ta đưa ra các nhận xét. Ví dụ như kết quả ở trên cho ta thấy kết
quả học tập của học sinh còn sự chênh lệch về tỷ lệ học sinh khá và yếu 50% so với 30%.
Chưa có học sinh giỏi và học sinh xuất sắc. Như vậy mục tiêu chất lượng đào tạo quý sau là
phải giảm tỷ lệ học sinh yếu và tăng tỷ lệ học sinh giỏi và xuất sắc.
Lưu ý:
+ Định dạng của các ô J14:J19 là %. Thực hiện bằng cách bôi đen vùng ô này, sau đó chọn
menu: Format\Cells...\ trong danh sách Category chọn Percentage, đặt ô trắng Decimal places
= 0\OK;
+ Kết quả thống kê có thể lưu ở bảng tính (sheet) hoặc file khác. Để liên kết đến vùng dữ liệu
ta viết theo cú pháp sau: [tên file]tên bảng tính!địa chỉ ô. Ví dụ: ô A1 của sheet1 ở file thu1.xls
viết: = [thu2.xls]sheet2!B2 có nghĩa là giá trị trong ô A1 được tham chiếu từ ô B2 của sheet2 ở
file thu2. Nếu liên kết giữa các bảng tính cú pháp sẽ là : = tên bảng tính, địa chỉ ô. Ví dụ: ô C1
của sheet1 ở file thu2 viết: = sheet2!B2 tức tạo liên kết giữa ô sheet1\C1 với sheet2\B2 trong
cùng một file thu2.
24 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
Ví dụ 2: Tính tiền và theo dõi tình hình khách đến ở Khách sạn.
+ Nhập thông tin về khách hàng, phòng ở
+ Tính tiền khách phải trả (theo số ngày ở, loại phòng) cho khách sạn
1. Nhập thông tin về khách hàng: Tên, đến từ đâu, ngày đến, ngày đi và phòng ở
▼ Kết quả này được lưu dữ liệu lên đĩa với tên “vidu2”
Số ngày khách lưu lại ở Khách sạn bằng ngày đi trừ ngày đến. Nên trong ô F3 ta gõ vào nội
dung: =E3-D3. Sau đó điền tự động cho các ô F4-F12. Chú ý, kiểu dữ liệu trong D3:D12 và
E3:E12 là kiểu ngày tháng (Date), còn F3:F12 là kiểu chung (General). Kết quả được chỉ ra
trên hình vẽ.
2. Tính số ngày khách ở Khách sạn
▼
Tiền thuê phòng được tính theo theo bảng đơn giá cho từng loại phòng. Tiền thuê bằng số
ngày ở nhân với đơn giá một ngày cho loại phòng tương ứng. Nếu số ngày ở bằng 0 (khách
đến và đi trong ngày) thì tiền thuê bằng một nữa giá một ngày với loại phòng tương ứng.
Để tính tiền thuê phòng, đầu tiên ta viết biểu thức sau vào ô H3:
25 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
“=IF(F3>0,VLOOKUP(LEFT(G3,1),$G$19:$I$21,2,FALSE)*F3,VLOOKUP(LEFT(G3,1),$
G$19:$I$21,2,FALSE)/2)”
sau đó điền tự động cho các ô H4-H12 (giống như cách làm ở bước 2 ví dụ 1). Kết quả được
trình bày trên hình vẽ.
Trong biểu thức này ta sử dụng hàm left, ví dụ trong ô H3 hàm LEFT(G3,1)=”A” và chữ A sẽ
là ký tự cần tìm của hàm vlookup.
3. Tính tiền thuê phòng cho các khách hàng
▼
Ở đây ta lưu ý vùng H3:H12 và H19:H21 có kiểu dữ liệu là kiểu tiền tệ (Accounting) và vùng
I19:I21 có kiểu phần trăm (Percentage).
Tương tự như tính tiền thuê phòng, ta xác định tiền chi phí phục vụ. Tiền phục vụ bằng tiền
thuê phòng nhân với phần trăm chi phí phục vụ ứng với mỗi loại phòng. Giá chi phí phục vụ
cho mỗi loại phòng được cho ở bảng đơn giá. Các bước thực hiện bao gồm: thứ nhất ta viết
biểu thức sau vào ô I3:
“=H3*VLOOKUP(LEFT(G3,1),$G$19:$I$21,3,FALSE)”
sau đó điền tự động cho các ô I4-I12.
Tiền mà mỗi khách hàng phải trả cho khách sạn gồm tiền phòng và tiền chi phí phục vụ. Để
tính khoản tiền này, ta gõ vào ô J3 biểu thức “= H3+I3” sau đó điền tự động cho các ô J4-J12.
Kết quả được trình bày trên hình vẽ.
Chú ý: Để thuận tiện trong việc trình bày, có cách viết rõ ràng trong biểu thức Excel cho phép
định nghĩa một bảng (ví dụ như vùng dữ liệu hay vùng điều kiện) bằng một tên. Ta có thể thay
vùng G19:I21 bởi tên VungDieuKien bằng cách chọn vùng G19:I21 sau đó chọn menu: Insert\
Name\Define\gõ tên vùng\OK;
26 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
4. Tính tiền chi phí phục vụ và tổng số tiền phải trả cho mỗi khách hàng
▼
AF cho phép hiển thị tất cả các bản ghi trong bảng dữ liệu, hoặc lọc ra một số bản ghi đầu
(cuối) bảng (top 10, buttom 10), hoặc lọc các bản ghi theo một điều kiện nào đó, lựa chọn này
cho phép ta tìm kiếm các bản ghi thoả mãn điều kiện mà ta đưa ra.
Dưới đây ta thực hiện một số động tác đối với bảng dữ liệu ở ví dụ 1 mục III.1.
+ Mở file vidu1.xls
+ Đưa trỏ chuột đến ô A2 (hoặc một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu)
+ Chọn menu: Data\Filter ...\AutoFilter, Ngay lúc này bên phải tiêu đề của mỗi trường xuất
hiện mũi tên như hình vẽ:
Bây giờ ta lọc ra các học sinh có tổng điểm thi 20<Tong<=26. Sau khi chọn mục Custom hộp
thoại Custom AutoFilter xuất hiện, ta chọn các điều kiện như hình dưới. Chọn nút lệnh OK.
Kết quả, bảng dữ liệu sẽ giữ lại hai bản ghi như hình dưới.
Chú ý: Trong hộp thoại Custom AutoFilter dưới cùng có hai dòng hướng dẫn sử dụng ký tự
đại diện khi lọc các bản ghi là chuỗi, với dấu ? sẽ đại diện cho một ký tự bất kỳ trong chuỗi,
dấu * sẽ đại diện cho một số các ký tự. Ví dụ ta viết: ?a* có nghĩa là tìm các bản ghi có trường
ta chọn chứa chuỗi ký tự mà ký tự thứ hai trong chuỗi là chữ a, còn các ký tự ở vị trí khác là
bất kỳ.
+ Hiển thị lại tất cả các bản ghi, tại trường Tong, chọn mũi tên, chọn All.
+ Thôi sử dụng AutoFilter bằng cách chọn lại: Data\Filter ...\AutoFilter;
28 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
2) Sử dụng công cụ Lọc cao cấp (Advanced Filter: AdvF)
Nếu như AF chỉ cho phép lọc có điều kiện cho một trường, và kết quả lọc nằm ngay trong
bảng dữ liệu gốc thì AdvF cho phép lọc có điều kiện cho nhiều trường, và kết quả có thể nằm
trong bảng dữ liệu gốc hoặc tạo ra một bản sao mới.
Tham số vào của AdvF gồm có: Vùng dữ liệu (ứng với ô List range); Vùng tiêu chuẩn (ứng
với ô Criteria range) và Vùng sao chép dữ liệu lọc được (ứng với ô Copy to). Trong đó vùng
tiêu chuẩn là một bảng mà tiêu đề của mỗi trường trùng với tên trường trong bảng (vùng) dữ
liệu cần xét và hàng tiếp theo ghi điều kiện lọc. Nếu dùng hàm AND các điều kiện được ghi
trên các cột khác nhau (tên trường giống nhau), dùng hàm OR các điều kiện ghi trên các hàng
trong một trường.
Ví dụ: Lọc từ bảng dữ liệu ở ví dụ 1 mục III.1 ra các học sinh là con thương binh, có tổng
điểm thi lớn hơn 20 điểm và không có môn nào bị điểm dưới 2.
Thứ nhất là thiết lập vùng tiêu chuẩn như hình vẽ
Bước tiếp theo là chọn Data\Filter ...\Advanced Filter, cửa sổ Advanced Filter xuất hiện.
Trong cửa sổ này ta điền các thông tin vào:
◄ 2. Điền các thông tin trong hộp thoại
Advanced Filter
+ Trong ô Action, nếu chọn Filter the list, in-place thì kết quả lọc được sẽ hiển thị ngay trên
vùng dữ liệu (hay các bản ghi không thoả mãn điều kiện lọc sẽ ẩn đi), nếu chọn Copy to
Chú ý:
+ Nếu chọn Unique records only thì các bản ghi lọc được nếu có nhiều bản ghi giống nhau chỉ
dữ lại một bản.
Tương tự như vậy ta sẽ thiết lập vùng tiêu chuẩn và thực hiện lọc đối với các bài toán có yêu
cầu lọc khác.
Mặc định kết quả hiển thị như hình 2, Để xem thông tin tổng thể ta chọn mục số 2 ở góc trên
bên trái cửa sổ kết quả hiện ra như hình 3. Và thông tin tổng chung hiện ra khi ta chọn số 3.
2. Kết quả tổng hợp theo nhóm, cửa sổ hiển thị mặc định
▼
Từ thông tin tổng thể ta thấy rằng trong mười khách thì khách đến từ Hà nội là nhiều nhất (4
người, ở đây ta dùng hàm count để đếm), tiếp đó là khách đến từ Đà nẵng và Huế và khách
đến từ Saigon và Vinh là ít nhất. Thông tin này giúp cho người lãnh đạo điều chỉnh một số
dịch vụ cho phù hợp với yêu cầu của khách và tránh lãng phí.
Ví dụ 1: Xét quan hệ số ngày khách ở lại Khách sạn với địa chỉ của khách hàng trong dữ liệu ở
ví dụ 2 mục III. 1. Các bước thực hiện:
+ Mở file vidu2.xls
+ Đưa trỏ chuột đến vùng dữ liệu
+ Chọn Data\PivotTable report ...\cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 1 of 4 xuất hiện với câu
hỏi “Where is the data that you want to analyze?” ta chọn “Microsoft Excel list or database”
và nút lệnh Next.
Cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 2 of 4 xuất hiện với câu hỏi “Where is the data that you
want to use?” ta điền vùng dữ liệu vào ô trắng có tiêu đề Range. Việc điền vùng dữ liệu thực
hiện như bước 3 của ví dụ thuộc mục “sử dụng công cụ lọc cao cấp”. Sau đó chọn Next.
Cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 3 of 4 xuất hiện. Bên phải cửa sổ có các nút tương ứng với
các trường trong bảng dữ liệu. Ta dùng chuột rê từng nút mà ta quan tâm thả vào các phần
khác nhau của PT. Ví dụ này ta phải đưa nút Ten vào phần trang (page), nút Den tu vào phần
hàng (row) nút So ngay vào phần cột (Column) và nú Den tu vào phần dữ liệu (Data). Mặc
định hàm count hiện trong nút Den tu thuộc phần dữ liệu.
▲
1. Bước 3 của quá trình phân tích dữ liệu bằng PivotTable
Sau khi đưa các nút vào những vị trí cần thiết của PT, ta chọn nút lệnh Next.
Cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 4 of 4 xuất hiện với câu hỏi “Where do you want to put
PivotTable?” Nếu ta chọn New worksheet thì Excel tạo một bảng tính mới để chứa dữ liệu
33 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
phân tích (ta nên sử dụng lựa chọn này), trường hợp còn lại chọn Existing worksheet thì phải
chỉ ra vùng hiển thị vào ô trắng. Tiếp theo là chọn nút lệnh Finish để hoàn thành. Kết quả phân
tích sẽ được hiện thị trong một bảng tính mới như hình sau:
▲
2. Kết quả phân tích dữ liệu theo các bước ở trên
Nhìn số liệu phân tích ta thấy: Khách từ Đà nẵng có 2 người, một người ở 1 ngày và một
người ở 10 ngày; tương tự Hà nội có 4 người số ngày ở tương ứng là 1, 1, 1, 1; Huế 2 người số
ngày ở là: 1, 10 tương tự cho Sài gòn và Vinh; Cột Grand Total chỉ tổng số người theo địa
phương; Hàng Grand Total chỉ tổng số người theo số ngày ở lại Khách sạn. Các số liệu này
đặc biệt có ý nghĩa khi số lượng khách hàng lớn, ở nhiều địa phương khác nhau. Nó là những
số liệu giá trị giúp cho người quản lý xem xét và kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan,
cũng như quá trình lập kế hoạch, chọn dịch vụ kinh doanh, định hướng phát triển cho công ty.
+ Phân tích số liệu, chọn Data\PivotTable report ...\ bước 1 và 2 làm như ví dụ 1.
34 Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel
LTVinh Trung tâm CNTT Nghệ an
+ Bước ba thực hiện như hình vẽ dưới đây:
▲
2. Bước 3 của quá trình phân tích dữ liệu bằng PivotTable
Kết quả phân tích được trình bày trên hình vẽ sau:
▲
3. Kết quả phân tích, có các cách hiển thị số liệu khác nhau: hiện kết quả chung, cho từng quý
(từng tháng: Ba, Giêng và Hai).
Nhìn vào số liệu phân tích được ta thấy: Trong các sản phẩm bán ra, doanh thu của Dày dép là
lớn nhất. Với mặt hàng này trong 3 cửa hàng thì Tràng tiền bán được nhiều nhất. Mặt khác,
cửa hàng Hue bán Quần áo được nhiều nhất. Nhưng xét doanh thu của các cửa hàng thì Tràng
tiền có doanh thu chung lớn nhất. Trên cơ sở số liệu này, người bán hàng có thể lựa chọn mặt
hàng, số lượng cho mỗi mặt hàng, phân tích năng lực của các cửa hàng khác, đề ra chính sách
cạnh tranh hợp lý.
1) Phím tắt của các phím chức năng (xem: Help\Contents and Index\Index\shortcut keys,
Microsoft Excel\learn about function keys in Microsoft Excel)
Tên Chức năng Shift + Ctrl + Alt + Alt+Shift+
phím
F1 Hiển thị trợ giúp Trợ giúp trực Chèn thêm
tiếp “ What’s một bảng
this” tính mới
F2 Soạn thảo với ô Soạn thảo ghi Lưu dữ liệu Lưu dữ liệu
đang kích hoạt chú cho một vào file với vào file
ô tên khác
F3 Gián tên của Đưa một hàm Định nghĩa một
một vùng dữ vào một biểu tên cho vùng dữ
liệu vào công thức liệu
thức
F4 Lặp lại thao tác Lặp lại tìm Đóng cửa sổ Thoát khỏi
vừa thực hiện kiếm vừa hiện tại Excel
thực hiện
F5 Đưa con trỏ Hiển thị hộp Phục hồi kích
chuột đến một ô thoại tìm thước cửa sổ
nào đó kiếm (sau khi phóng
to hoặc thu nhỏ)
v.v...
F12 Lưu dữ liệu ra Lưu dữ liệu Mở một file
file với tên khác vừa thay đổi
vào file
▲
1. Thanh công cụ của MS Excel
3) Thực hiện các thao tác với ô dữ liệu bằng cách chọn chuột phải
Trong khi soạn thảo bảng tính, ta có thể thực hiện nhanh chóng các công việc bằng cách nháy
chuột phải.
Bài tập:
1) Thực hiện các bài ví dụ dẫn ra trong giáo trình
2) In ví dụ trong phần sử dụng công cụ lọc cao cấp ra giấy
3) Mỗi học viên, tuỳ thuộc vào công việc của mình hãy xây dựng một bảng dữ liệu, thực hiện
tính toán và báo cáo kết quả theo tháng hoặc quý hoặc năm.
4) Lặp lại một số ví dụ nhưng được thực hiện nhanh chóng bằng thanh công cụ, phím tắt.
[1].Sở KHCN & MT - Trung tâm CNTT nghệ an, Giáo trình tin học văn phòng, 2002
[2].Microsoft, Introducing Microsoft Windows 95, 1996
[3].Microsoft, Help topics: Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, 1996
[4].Bùi Thế Tâm, Giáo trình Windows - Word - Excel, 2001
[5].Phan Quốc Phô, Giáo trình Windows - Word - Excel, 1999
[6].Trung tâm tin học SIC, Giáo trình Windows - Word - Excel, 1996
[7].Ban chỉ đạo Ứng dụng và Phát triển CNTT tỉnh Hà Nam, Giáo trình tin học văn phòng,
2002
[8]. SCC/IBT, Chương trình tự học Windows, MS Word, MS Excel, 1998