Professional Documents
Culture Documents
Mục lục
Làm quen với Word ................................................................................ 5
Khởi động Word............................................................................... 5
Cửa sổ Word.................................................................................... 7
Nhập nội dung văn bản .................................................................. 10
Lưu văn bản ................................................................................... 11
Đóng văn bản và thoát khỏi Word.................................................. 13
Tổng kết bài học ............................................................................ 14
Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 14
Thực hành...................................................................................... 15
Biên tập văn bản ................................................................................... 16
Mở tập tin văn bản hiện có ............................................................ 16
Di chuyển trong văn bản ................................................................ 18
Hiển thị các phần văn bản ............................................................. 19
Chèn nội dung vào văn bản ........................................................... 20
Chọn văn bản................................................................................. 20
Xóa và khôi phục nội dung đã xóa ................................................. 22
Tạo thư mục................................................................................... 24
Lưu văn bản với tên khác .............................................................. 25
Tổng kết bài học ............................................................................ 25
Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 26
Thực hành...................................................................................... 26
Mẫu và sử dụng mẫu ............................................................................ 28
Sử dụng mẫu trong Word .............................................................. 28
Tạo mẫu cho riêng bạn .................................................................. 31
Tạo mẫu từ một mẫu ..................................................................... 34
Tổng kết bài học ............................................................................ 35
Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 35
Thực hành...................................................................................... 35
Định dạng văn bản ................................................................................ 36
Dùng thanh công cụ để định dạng văn bản ................................... 36
Áp dụng các định dạng ký tự khác................................................. 39
Căn thẳng hàng đoạn văn bản....................................................... 40
Sao, cắt và dán văn bản ................................................................ 42
Dùng tính năng kéo và thả để di chuyển và sao............................ 43
Sử dụng Office Clipboard .............................................................. 44
Áp dụng kiểu .................................................................................. 47
Xem trước văn bản ........................................................................ 50
In văn bản ...................................................................................... 51
Tổng kết bài học ............................................................................ 52
Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 52
Thực hành...................................................................................... 53
Định dạng đoạn văn.............................................................................. 54
Định dạng đoạn văn ....................................................................... 54
Thiết đặt điểm dừng....................................................................... 59
Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu và số thứ tự ........................... 64
iv Cơ bản về soạn thảo văn bản
Ngày nay hầu hết các thư từ giao dịch cá nhân và văn bản chuyên
môn được tạo bằng máy tính với việc sử dụng chương trình xử lý
văn bản. Chương trình xử lý văn bản giúp việc tạo ra tài liệu dễ
dàng và chính xác hơn.
Microsoft® Word là một chương trình xử lý văn bản như vậy. Với
Microsoft Word, ngoài việc dễ dàng tạo ra mọi loại văn bản, bạn
cũng có thể thêm đồ họa vào văn bản và dùng các chương trình
Microsoft Office khác để đưa dữ liệu vào văn bản Word. Word
không chỉ là công cụ thuận tiện giúp tiết kiệm thời gian, mà còn
cho phép kiểm tra chính tả và xem văn bản trước khi in. Không còn
phải gõ lại văn bản chỉ vì một hay hai lỗi. Word cho phép chỉnh sửa
nhanh chóng văn bản và cho kết quả một cách chuyên nghiệp.
Bài này sẽ giới thiệu cách khởi động và nhận diện các thành phần
trong cửa sổ Word, như thanh bảng chọn và các thanh công cụ.
Khi tối thiểu hóa cửa sổ tài liệu bằng nút Minimize , cửa sổ tài
liệu thu lại thành một nút trên thanh công việc. Tài liệu này vẫn
mở, bạn chỉ không thấy nó.
Làm quen với Word 7
Cửa sổ Word chứa các thành phần đồ họa giúp cho việc sử dụng
chương trình, kể cả bảng chọn, thanh công cụ và các nút lệnh. Làm
quen với các thành phần trong cửa sổ Word sẽ tiết kiệm nhiều thời
gian khi làm việc.
Lưu ý
Bạn cũng có thể bắt đầu Word bằng cách nháy đúp vào biểu tượng
tắt Word trên màn hình. Để tạo biểu tượng tắt, nháy nút Start,
trỏ vào All Programs, nháy chuột phải vào Microsoft Word, trỏ vào
Send To và nháy Desktop. Biểu tượng tắt là một biểu tượng với
mũi tên cong ở góc trái.
Cửa sổ Word
Nhiều thành phần trong cửa sổ Word giống như các thành phần
trong cửa sổ của chương trình Windows khác. Hình sau đây minh
họa các yếu tố trong cửa sổ Word.
8 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Thanh tiêu đề: Dòng trên cùng của cửa sổ là thanh tiêu đề. Nó
được đặt ở đỉnh của cửa sổ, hiển thị tên của ứng dụng và tên
của tài liệu hiện thời. (Đối với hộp thoại là tên hộp thoại).
Thanh bảng chọn: Dòng liệt kê tên các bảng chọn sẵn có trong
Word. Bảng chọn là danh sách các lệnh hay tùy chọn sẵn có.
Thanh bảng chọn được đặt ngay dưới thanh tiêu đề.
Thanh công cụ chuẩn: Thanh công cụ cung cấp việc truy nhập
nhanh chóng vào các chức năng soạn thảo thường dùng. Chẳng
hạn, trên thanh công cụ chuẩn, nút cần nháy khi muốn lưu văn
bản có biểu tượng đĩa mềm . Thanh công cụ chuẩn được đặt
ngay dưới thanh bảng chọn.
Thanh công cụ định dạng: Đây là thanh công cụ cung cấp các
nút lệnh để truy nhập nhanh chóng vào các chức năng định
dạng thường dùng. Tên của các nút lệnh được hiển thị khi con
trỏ chuột được đặt trên chúng.
Điểm chèn: Một vệt thẳng đứng nhấp nháy trong cửa sổ văn bản
chỉ ra nơi ký tự tiếp theo sẽ xuất hiện khi được gõ từ bàn phím.
Miền chọn: Miền giữa cạnh bên trái của cửa sổ và cạnh bên
trái của văn bản. Bạn đưa con trỏ chuột vào miền chọn và nháy
chuột để chọn toàn bộ dòng văn bản. Con trỏ đổi thành mũi tên
trỏ sang phải khi nó được đưa vào miền chọn.
Thước: Thước được hiển thị dưới thanh công cụ dùng để thay
đổi mức thụt lề của các đoạn văn, đặt lại lề trang (vùng để
trống giữa cạnh của giấy và văn bản) và điều chỉnh chiều rộng
của cột. Thước được chia theo đơn vị thường là cm.
Thanh cuốn: Các thanh cuốn được dùng để hiển thị các vùng
khác nhau của văn bản. Thanh cuốn đứng được đặt dọc theo
cạnh bên phải của cửa sổ và thanh cuốn ngang được đặt dưới
cửa sổ, ngay ở trên thanh trạng thái.
Nút di chuyển: Các nút , , , , trên thanh cuốn đứng
được dùng để di chuyển các vùng văn bản theo những cách
khác nhau.
Thanh trạng thái: Thanh trạng thái đáy cửa sổ hiển thị thông
tin về văn bản hiện thời và trạng thái thực hiện lệnh của
chương trình.
Làm quen với Word 9
Nút cực tiểu hóa: Nút ở góc trên bên phải cửa sổ thu cửa sổ
thành một nút trên thanh công việc Windows.
Nút Maximize/Restore Down: Nút ở góc trên bên phải cửa
sổ chuyển đổi giữa việc hiển thị cửa sổ theo kích cỡ cực đại và
phục hổi cửa sổ về kích thước trước đó.
Nút Close: Nút cũng ở góc trên bên phải cửa sổ và đóng cửa
sổ hay ứng dụng hiện thời.
ScreenTip: Thông tin mục trợ giúp hiển thị tên nút lệnh khi để
con trỏ chuột nằm trên nút lệnh hay đối tượng trên màn hình.
Ngăn công việc: Word tổ chức các lệnh có liên quan tới một
công việc chung trong các ngăn công việc. Đó là cửa sổ nhỏ
ngay bên phải vùng hiển thị văn bản. Chẳng hạn, khi bắt đầu
Word, ngăn New Document, chứa các lệnh liên quan đến việc
mở và tạo văn bản được hiển thị. Bạn có thể cho hiện hay ẩn
bất kỳ ngăn công việc nào khi bạn muốn bằng cách mở bảng
chọn View, nháy Task Pane và nháy lệnh hiển thị hay ẩn ngăn
công việc.
Lưu ý
Ngăn công việc được mở mỗi lần bắt đầu Word và tự động đóng lại
khi bạn mở văn bản. Nếu không muốn ngăn công việc xuất hiện
mỗi lần bắt đầu Word, hãy xóa đánh dấu trong ô Show at Startup
trong ngăn đó.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn hiển thị thông tin (ScreenTips) về vài nút
lệnh và đối tượng màn hình để làm quen với Word.
1. Đặt con trỏ chuột lên trên nút New Blank Document trong vài
giây, nhưng không nháy. Một ScreenTip màu vàng nhỏ xuất
hiện, hiển thị các từ New Blank Document.
2. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Save trên thanh công cụ chuẩn.
Một ScreenTip màu vàng nhỏ xuất hiện, hiển thị từ Save.
10 Cơ bản về soạn thảo văn bản
3. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Previous Page trên thanh cuốn
đứng. ScreenTip xuất hiện.
4. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Next Page . ScreenTip
xuất hiện.
5. Trên thanh trạng thái, đặt con trỏ chuột lên trên nút Overtype
. Một ScreenTip màu vàng nhỏ được hiện ra, hiển thị từ
Overtype. Trong chế độ Overtype, các ký tự hiện có lần lượt bị
xóa và thay bằng các ký tự gõ mới.
Công nghệ thông tin và giao tiếp được coi là công cụ để giúp sự phát triển của con
người
Làm quen với Word 11
Khi gõ văn bản, điểm chèn chuyển sang phải − vị trí của ký tự tiếp
theo. Nếu bạn muốn, nhấn Backspace để xóa các ký tự ở bên trái
của điểm chèn hay nhấn Delete để xóa ký tự ở bên phải điểm chèn.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn đưa nội dung vào văn bản.
1. Gõ Công nghệ thông tin và giao tiếp (ICT) được coi là công
cụ để giúp sự phát triển của con người vào văn bản trống
đang được hiển thị trong cửa sổ (văn bản trống được hiển thị
khi bắt đầu Word).
2. Gõ dấu chấm và nhấn Enter. Tiếp tục gõ câu sau: Sự phát triển
của xã hội tri thức tùy thuộc vào sự hình thành các kiến
thức mới và được truyền bá qua giáo dục và đào tạo nhờ
công cụ ICT truyền tải. Văn bản này được hiển thị trong cửa
sổ văn bản, điểm chèn tự động chuyển sang dòng tiếp khi đạt
tới lề phải.
Giữ nguyên tập tin này mở cho bài học tiếp theo.
Lưu ý
Tên tập tin có thể chứa tới 255 ký tự. Word dùng các từ đầu tiên
của văn bản, cho tới dấu ngắt đầu tiên hay dấu ngắt dòng, làm tên
tập tin khi bạn lưu tập tin lần đầu tiên. Bạn nên xóa tên tập tin được
Word gán mặc định và tự mình gán tên cho tập tin. Vì có thể sử
dụng tới 255 ký tự để đặt tên, nên cố gắng làm cho tên tập tin diễn
đạt nhiều nhất nội dung có thể được. Tên tập tin không được chứa
bất kỳ ký tự nào trong những ký tự sau đây: * \ / < > ? : ; “
Mặc dù có thể, nhưng tránh sử dụng các chữ cái có dấu của tiếng
Việt trong tên tập tin, vì có thể gây xung đột với những ký tự điều
khiển của hệ thống.
3. Nháy mũi tên trong ô Save In và nháy biểu tượng ổ đĩa cứng
(cũng có thể chọn ổ đĩa mềm, hay ổ đĩa mạng hoặc các thư mục
sẵn có).
4. Nháy đúp vào thư mục PiL, nháy đúp tiếp vào thư mục Word
Practice. Hộp Save in hiển thị Word Practice và nội dung của
thư mục Word Practice.
5. Nháy đúp thư mục Lesson01 và nháy Save trên hộp thoại. Tập
tin được lưu lên đĩa cứng với tên mới, tên mới được hiển thị
trong thanh tiêu đề.
6. Nháy vào cuối của đoạn thứ nhất để đặt điểm chèn ở đó.
7. Nhấn Spacebar và gõ câu sau: Sức mạnh của ICT có thể đóng
góp hữu hiệu vào việc thực hiện các mục đích phát triển của
thiên niên kỷ.
8. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản
này. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.
Lưu ý
Word tự động lưu giữ văn bản để phục hồi trong trường hợp chương
trình ngừng phản hồi hay mất điện nguồn. Ngăn Document Recovery
liệt kê tất cả các văn bản được phục hồi và cho phép mở các văn bản
này, xem nội dung sửa và so sánh với phiên bản gốc. Quãng thời gian
Word lưu giữ phục hồi được thiết đặt trong tùy chọn AutoRecover. Để
bật tùy chọn AutoRecover và đặt khoảng thời gian này, trên bảng
chọn Tools, nháy Options. Trên trang Save đánh dấu ô Save
AutoRecover info, đặt khoảng thời gian và nháy OK.
Để đóng cửa sổ văn bản, nháy Close trên bảng chọn File, hay nút
Close ở góc trên bên phải cửa sổ văn bản. Word vẫn chạy sau
khi đóng cửa sổ văn bản. Chương trình Word chỉ thoát hẳn khi
nháy Exit trên bảng chọn File, hay nút Close ở góc trên bên phải
cửa sổ chương trình.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn đóng văn bản hiện thời, ra khỏi Word và
khởi động lại Word.
1. Nháy Close trên bảng chọn File. Văn bản đóng lại, Word vẫn
mở nhưng không có văn bản được mở.
2. Nháy Exit trên bảng chọn File. Word đóng lại.
3. Để khởi động lại Word, nháy vào nút Start trên thanh công việc,
trỏ vào All Programs và nháy Microsoft Word. Word khởi động.
4. Nháy nút Close trên ngăn New Document.
Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở Word bằng cách dùng
bảng chọn Start. Trong văn bản trống, nháy đúp chuột tại một phần
tư chiều trang từ trên xuống và chèn tiêu đề sau (tính năng này
được gọi là Click And Type): Lời nhắc Báo cáo Chi tiêu.
Sử dụng Click And Type lần nữa để định vị đoạn căn lề trái dưới
tiêu đề. Gõ thông tin sau:
Gõ nội dung báo cáo chi tiêu, kèm theo hóa đơn gốc, ghi số tiền
phụ cấp đi đường và ghi riêng ra các chi tiêu phân theo mục về hóa
đơn khách sạn,... Lưu văn bản trong thư mục Lesson01 nằm ở thư
mục Word Practice với tên Nhac_bao_cao_chi 01 và sau đó đóng
văn bản này.
Bài tập 2: Dùng Office Assistant để tìm thông tin trợ giúp về các
cách hiển thị văn bản khác nhau. Tìm hiểu các cách hiển thị.
Bài tập 3: Sử dụng tính năng Click And Type của Word để tạo ra
trang bìa cho báo cáo chi tiêu. Gõ từ Báo cáo Chi tiêu tại đỉnh trung
tâm của trang. Gõ từ Báo cáo năm 2006 ở giữa trang. Sau đó gõ tên
bạn tại trung tâm phần dưới của trang. Lưu văn bản với tên Bao cao
Chi tieu nam 2006 trong thư mục Lesson01 nằm trong thư mục
Word Practice.
Bài tập 4: Mở văn bản trống mới trong Word và thực hành cách sử
dụng dùng các tùy chọn khác nhau để cá nhân hóa các bảng chọn
theo các tính năng đang dùng. Đóng văn bản mà không lưu bất kỳ
thay đổi nào.
16
Bài học này sẽ trình bày cách mở tập tin đã tạo ra. Vì cửa sổ Word
thường chỉ hiển thị được một phần văn bản, bạn sẽ biết cách sử
dụng thanh cuốn để xem các phần khác nhau của văn bản, dùng con
trỏ chuột và các phím trên bàn phím để di chuyển điểm chèn trong
văn bản.
Sau đó bạn sẽ bắt đầu soạn thảo. Để soạn thảo, trước hết cần nhận
diện văn bản muốn thay đổi. Word cung cấp nhiều cách để có thể
chọn văn bản theo từ, dòng, câu, đoạn, hay toàn bộ văn bản. Sau
khi chọn văn bản mong muốn, bạn có thể xóa phần văn bản đó. Khi
kết thúc soạn thảo văn bản, bạn sẽ lưu giữ tập tin.
Trong bài học này, bạn cũng sẽ học cách tạo ra thư mục để lưu giữ
tập tin và cách lưu giữ tập tin với tên khác.
4. Nháy tập tin PiL 02 và nháy Open trên hộp thoại. Tập tin PiL
02 xuất hiện trong Word và hộp thoại Open đóng lại.
18 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Quan trọng
Điểm chèn không thể di chuyển bằng các phím mũi tên trong văn
bản trống (không có nội dung). Với các phím mũi tên bạn chỉ có
thể di chuyển điểm chèn tới các chỗ có nội dung văn bản. Tuy
nhiên có thể dùng tính năng Click And Type để di chuyển điểm
chèn vào văn bản trống.
Bảng sau liệt kê các phím hay tổ hợp phím có thể dùng để di
chuyển nhanh chóng điểm chèn (Tổ hợp phím là các phím được
nhấn đồng thời để thực hiện một chức năng).
Nhn Đ di chuyn đim chèn
Phím mũi tên trái Sang trái một ký tự.
Phím mũi tên phải Sang phải một ký tự.
Phím mũi tên xuống Xuống một dòng.
Phím mũi tên lên Lên một dòng.
Ctrl+Mũi tên trái Sang trái một từ.
Ctrl+Mũi tên phải Sang phải một từ.
Home Về đầu dòng hiện thời.
End Về cuối dòng hiện thời.
Ctrl+Home Về đầu văn bản.
Ctrl+End Về cuối văn bản.
Page Up Lên một màn hình đầy.
Page Down Xuống một màn hình đầy.
Ctrl+Page Up Về đầu trang trước.
Ctrl+Page Down Về đầu trang tiếp.
Biên tập văn bản 19
Bảng sau liệt kê các công cụ cuốn sẵn có và chức năng của chúng.
Nháy trên hộp cuốn ở thanh cuốn đứng. Lên một màn hình.
Nháy dưới hộp cuốn ở thanh cuốn đứng. Xuống một màn hình.
20 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Nháy bên trái hộp cuốn ở thanh cuốn Sang trái một màn hình.
ngang.
Nháy bên phải hộp cuốn ở thanh cuốn Sang phải một màn hình.
ngang.
Kéo hộp cuốn ngang. Liên tục sang trái hay phải.
ngoài vùng chọn trong cửa sổ văn bản. Văn bản đã chọn được hiển
thị dưới dạng chữ trắng trên nền đen. Bất kỳ mọi thay đổi đều ảnh
hưởng tới văn bản được chọn.
Nên dùng miền chọn để chọn các khối văn bản nhanh chóng. Miền
chọn là miền ở lề trái của văn bản. Đưa con trỏ chuột lên miền
chọn, con trỏ chuột có dạng I đổi thành mũi tên trỏ sang phải.
Để chọn các khối văn bản không liền kề trong văn bản, bạn chọn
khối văn bản đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl và chọn khối văn bản
tiếp. Cũng có thể dùng phím Shift và phím mũi tên để chọn các từ,
dòng hay đoạn kề nhau. Bạn đặt điểm chèn vào một đầu vùng cần
chọn, giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên hay nháy chuột ở cuối
vùng muốn chọn.
Bảng sau tóm tắt các phương pháp để chọn các khối văn bản.
Đ ch n Thc hin
Một câu Nhấn phím Ctrl và nháy vị trí bất kỳ trong câu.
Một đoạn Nháy đúp bên trái miền chọn của bất kỳ dòng nào trong
đoạn, hay nháy ba lần bất kỳ đâu trong đoạn này.
Toàn bộ Nhấn phím Ctrl và nháy tại vị trí bất kỳ trong miền lựa
văn bản chọn, hay nháy chuột ba lần trong miền lựa chọn.
Lưu ý
Bạn cũng có thể chọn văn bản bằng việc dùng bàn phím. Đặt điển
chèn trước văn bản muốn chọn và nhấn Shift+mũi tên phải để chọn
một từ bên phải, hay Shift+mũi tên xuống để chọn một dòng. Chú ý
rằng nếu nhấn Shift+mũi tên xuống khi điểm chèn ở giữa dòng, văn
bản được chọn sẽ bao gồm một phần của dòng tiếp. Bạn cũng có
thể nháy vào chỗ bắt đầu của văn bản muốn chọn, nhấn giữ phím
Shift và nháy vào cuối của văn bản để chọn một khối văn bản.
22 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Lưu ý
Nếu điểm chèn ở bên trong một từ, dùng các tổ hợp phím này sẽ
xóa một phần của từ trước hay sau điểm chèn.
Có thể dùng chế độ thay thế để vừa xóa vừa gõ nội dung mới của
văn bản.
Word lưu những thay đổi thực hiện trong quá trình soạn thảo văn
bản để có thể dễ dàng phục hồi nội dung văn bản trước đó trong
trường hợp thực hiện nhầm hoặc chưa đúng ý muốn. Sau khi thực
hiện bất kỳ một thao tác nào đó, nhất là các thao tác xóa (vô tình
hay cố ý), ta có thể khôi phục lại trạng thái trước đó một cách
nhanh chóng và hoàn hảo bằng cách sử dụng hai nút lệnh Undo
(Khôi phục) và Redo (Tái khôi phục) trên thanh công cụ chuẩn.
Mỗi khi cần khôi phục lại trạng thái trước đó của văn bản, hãy nháy
chuột ở nút Undo. Nút Redo dùng để khôi phục lại trạng thái trước
khi sử dụng nút Undo. Như vậy, giả sử như cần xóa phần bị “bôi
đen”, ta nhấn phím Delete, nếu sau đó thấy đã xóa nhầm, nháy
chuột ở nút Undo, phần bị xóa sẽ trở lại như cũ. Muốn xóa trở lại,
nháy chuột ở nút Redo.
Một cách tương tự, chúng ta có thể chọn Edit→ →Undo hay
Edit→
→Redo để được cùng một kết quả. Nháy vào các mũi tên bên
phải các nút Undo và Redo, một danh sách các thao tác trước đó
Biên tập văn bản 23
được hiển thị. Nội dung được hiển thị tùy thuộc vào các thao tác đã
được thực hiện trước đó. Di chuột từ trên xuống để chọn số thao tác
cần khôi phục lại và nháy chuột sẽ tương đương với việc nháy
chuột ngần ấy lần ở nút Undo hay Redo.
13. Nhấn Ctrl+mũi tên phải hai lần để chuyển điểm chèn vào từ
trường.
14. Nhấn Ctrl+Delete. Từ trường bị xóa.
15. Nháy nút Undo để khôi phục lại từ trường. Giữ tập tin này
mở cho bài tập tiếp.
4. Nháy nút Cancel. Hộp thoại Save As đóng lại và tập tin không
được lưu giữ.
Lưu ý
Bạn nên tạo bản sao lưu của các tập tin quan trọng để bảo vệ khỏi
bị mất do hỏng máy tính, vi rút, thay đổi ngẫu nhiên, hay xóa. Có
thể lưu các bản sao của tập tin lên đĩa mềm hay vào đĩa mạng (đĩa
được đặt về mặt vật lý trên máy tính khác, nhưng chia sẻ cho người
dùng trên cùng mạng). Cách tốt nhất để bảo vệ các tập tin là sao
lưu vào đĩa CD.
Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở tập tin Sua loi 02 trong
thư mục Lesson02 có đường dẫn PiL\Word Practice và thực hiện
các thao tác soạn thảo sau đây.
Gõ từ provides trước từ sai chính tả comprejensive trong câu
thứ nhất.
Thay thế lần xuất hiện đầu tiên của từ for bằng từ to trong câu thứ
nhất của đoạn thứ nhất.
Xóa lần xuất hiện thứ hai của từ has trong câu bắt đầu bằng A full
service agency.
Thay thế tên tại cuối thư bằng tên riêng của bạn.
Chọn và xóa câu cuối trong đoạn thứ ba, bắt đầu bằng We believe.
Thêm ba dòng trống sau Sincerely để có chỗ cho chữ ký.
Đổi ngày tháng thành 01/01/2006.
Thực hiện sửa chính tả nếu cần.
Bài tập 2: Tạo ra thư mục con có tên My Letters trong thư mục
Lesson02 và rồi cất giữ tập tin đã soạn thảo từ Bài tập 1 trong thư
mục mới là Sua loi 02 Edited.
Bài tập 3: Tiếp tục biên tập văn bản Sua loi 02 Edited.
Chọn và xóa toàn bộ đoạn bắt đầu With a philosophy.
Biên tập văn bản 27
Sử dụng các mẫu có sẵn của Microsoft® Word sẽ giúp tiết kiệm
nhiều thời gian khi soạn thảo văn bản. Ví dụ bạn có trách nhiệm
quản lý thư từ trong nội bộ cơ quan. Công việc của bạn gồm việc gửi
bản thông báo hàng tuần (nhiệm vụ, nhắc nhở,…) tới các nhân viên,
gửi fax cập nhật thông tin tới các bộ phận phòng ban khác nhau và
viết các thông báo mỗi tháng. Thay vì phải thiết kế mới các mẫu cho
mỗi bản ghi nhớ hay các thông báo, bạn chỉ cần điền thông tin mới
vào các mẫu có sẵn. Mẫu có sẵn là một văn bản bao gồm các định
dạng về phông chữ, kiểu chữ, cũng như là các định dạng khác được
sử dụng để tạo ra các văn bản khác có chung các định dạng cơ bản.
Đồng thời bạn cũng có thể sử dụng các văn bản có sẵn để tạo ra các
mẫu theo ý mình. Việc tạo các mẫu có định dạng đúng ý người sử
dụng thực sự hữu ích nếu bạn đã bỏ nhiều công sức và thời gian để
tạo ra các định dạng vừa ý về phông, kiểu chữ, định dạng về đoạn
văn, hình ảnh để sử dụng lại cho các văn bản sau này. Việc tạo mẫu
lưu từ các văn bản có sẵn giúp tránh phải thực hiện các thao tác
định dạng lặp lại. Bạn có thể lưu lại văn bản dưới dạng một mẫu
theo ý mình, chỉnh sửa lại mẫu đó để sử dụng.
Bài này trình bày cách sử dụng mẫu có sẵn để tạo một văn bản và
cách tạo một mẫu mới.
Một văn bản phải được tạo trên cơ sở một mẫu nào đó. Khi mở một
văn bản trống bằng cách nháy nút lệnh New , văn bản này được
tạo trên một mẫu có sẵn trong Word với tên Blank Document (văn
bản trống) và cơ sở của nó là tệp Normal.dot. Mẫu này chỉ chứa
các thông số về thiết kế trang cùng một số kiểu nhất định mà không
chứa bất kỳ nội dung nào. Đây là mẫu mặc định trong Word.
Khi mở một văn bản mới dựa trên một mẫu nào đó, các kiểu, các
tham số về trang in và các phần nội dung trên đó được sao đầy đủ
vào văn bản mới. Sửa đổi chúng không làm thay đổi mẫu cũng như
sửa đổi trên mẫu cũng không ảnh hưởng tới văn bản.
Word được thiết kế với rất nhiều mẫu định dạng đi kèm và các mẫu
này được phân loại theo từng nhóm, cho phép tạo các văn bản với
các mục đích sử dụng khác nhau như bản fax, bản ghi nhớ, bản tóm
tắt hay thư từ. Mẫu bao gồm hai phần: phần văn bản được định
dạng trước và vùng nội dung văn bản sẽ được chèn vào sau đó gọi
là vùng văn bản giữ chỗ. Phần văn bản được định dạng trước bao
gồm tiêu đề và các thông số khác bạn không cần phải thay đổi. Ví
dụ, mẫu cho bản ghi nhớ sẽ có tiêu đề là Memorandum được thể
hiện với phông chữ, cỡ chữ, dạng chữ riêng. Vùng diện tích thông
tin mới sẽ được điền vào chỉ là tạm thời vì có thể xóa đi và điền
thông tin mới vào. Vùng này thường có một hướng dẫn ngắn gọn
về những thông tin có thể điền vào thay cho phần làm mẫu có sẵn.
Ví dụ, một mẫu bản ghi nhớ có thể gồm một vùng để điền thông tin
được ghi là [Tên của bạn].
Các bước thực hiện
Trong bài tập sau, bạn sẽ sử dụng một mẫu có sẵn của Word để tạo
một bản fax, điền nội dung và sau đó lưu văn bản mới này.
1. Trên bảng chọn File, nháy New. Ngăn New Document
xuất hiện.
2. Nháy General Templates trong khung Create new from
template. Hộp thoại Templates xuất hiện
3. Nháy chọn trang Letters and Faxes.
30 Cơ bản về soạn thảo văn bản
5. Tại góc trên bên trái của văn bản, nhập vào vùng điền thông tin
của mục địa chỉ. Vùng điền thông tin được chọn và có thể điền
thông tin vào.
6. Gõ Trường THPT Ba Đình và nhấn Enter
7. Gõ 45 Trần Hưng Đạo và nhấn Enter
Mẫu và sử dụng mẫu 31
8. Nháy vào vùng để điền bên cạnh từ To: Vùng điền thông tin
được chọn và sẵn sàng để bạn điền thông tin.
9. Gõ Lê Thanh Phong
10. Điền phần thông tin còn lại vào vùng được chọn như sau:
Fax: 303-555-0100
From: Nguyễn Mai Hoa
Re: Mời họp Hội đồng thi học sinh giỏi
Trang: 2
CC: Hoàng Mai Vân
11. Đánh dấu chọn trong ô Please Reply.
12. Nếu cần, cuốn thanh trượt xuống và chọn vùng văn bản từ phía
bên trái từ Notes:
13. Gõ Vui lòng xem bức thư đính kèm để biết trước thông tin
tóm tắt về nội dung cuộc họp.
14. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Save As
xuất hiện.
16. Nếu cần, nháy mũi tên trong ô Save in, chọn thư mục Lesson03
theo đường dẫn PiL\Word Practice trên ổ cứng.
17. Nháy Save. Word đã lưu văn bản của bạn.
18. Nháy Close trên bảng chọn File để đóng văn bản. Nếu như
được yêu cầu lưu những thay đổi, chọn No.
Lưu ý
Nếu lưu mẫu trong thư mục Templates thì mẫu đó sẽ xuất hiện trên
thanh General của hộp thoại Templates. Để tạo những thanh theo ý
muốn cho các mẫu trên hộp thoại Templates, hãy tạo một thư mục con
trong thư mục Templates và lưu các mẫu vào trong thư mục này.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn sẽ tạo một mẫu từ một văn bản có sẵn, sau
đó tạo một tập tin từ mẫu này.
1. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Open
xuất hiện.
2. Nháy mũi tên bên cạnh ô Look in, chọn ổ cứng, nháy đúp vào
thư mục PiL, nháy đúp tiếp vào thư mục Word Practice và cuối
cùng nháy đúp vào thư mục Lesson03. Nội dung thư mục
Lesson03 xuất hiện trong hộp thoại Open.
3. Nháy tập tin Giay_moi_03 và nháy Open. Hộp thoại Open đóng
lại và tập tin Giay_moi_03 xuất hiện trong cửa sổ Word.
4. Chọn Save As trên bảng chọn File, hộp thoại Save As xuất hiện.
5. Trong ô File name gõ Giay_moi_Template, nháy mũi tên ở ô
Save As và chọn Document Template. Lưu ý: khi lưu mẫu,
Mẫu và sử dụng mẫu 33
Word tự động chọn thư mục Templates để lưu, vì vậy hãy chọn
thư mục thích hợp để lưu.
6. Nháy nút Save. Mẫu đã được tạo.
14. Nháy lệnh New trên bảng chọn File. Ngăn Create a New
Document xuất hiện.
15. Nháy General Templates, sau đó nếu cần nháy trang General
trên hộp thoại.
16. Nháy đúp biểu tượng mẫu Giay_moi_Template. Một văn bản
mới được hình thành trên định dạng của mẫu này.
17. Nháy đúp vào từ Tháng và gõ Tháng Hai.
18. Nháy đúp vào từ ngày và gõ Ngày 20 Tháng Hai.
19. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Trong ô File name
gõ Giay_moi Thang_2. Nháy mũi tên trong ô Save in và chọn
thư mục Lesson03 theo đường dẫn PiL\Word Practice trên ổ
cứng. Nháy Save.
20. Đóng tập tin Giay_moi Thang_2. Nếu như được hỏi có lưu thay
đổi không, nháy No.
Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Dùng Fax Wizard và các
thông tin sau để tạo một bản fax sẽ được in ra với nội dung gồm
một tờ bìa với một ghi nhớ và có thể gửi tới các máy fax khác
nhau. Địa chỉ gửi fax tới Ông Lê Thanh Phong, số fax 303-555-
0188. Chọn dạng Contemporary Fax bao gồm tên và địa chỉ sau:
Trường Đại học Quốc gia, 67 Lê Lợi, 80227, 404-555-0100.
Lưu bản fax dưới tên DHQG trong thư mục Lesson03 trong thư
mục Word Processing Practice.
Bài tập 2: Tạo một mẫu từ bản fax kết quả của bài tập trước. Mở
văn bản DHQG, xóa thông tin trong dòng To: và dòng Fax:. Lưu
văn bản dưới dạng mẫu với tên DHQG Template và đóng lại.
Bài tập 3: Bạn quyết định sau khi fax sẽ gửi lại nội dung bản fax
nhưng theo đường bưu điện. Tạo một phong bì với Envelop
Wizard. Sử dụng các địa chỉ tùy ý làm địa chỉ gửi đến và địa chỉ
Trường THPT Ba Đình ở bài tập 1 một làm địa chỉ gửi đi. In phong
bì, sau đó đóng văn bản mà không lưu các thay đổi.
Bài tập 4: Khám phá hộp thoại Templates hay sử dụng công cụ trợ
giúp của Word để khám phá cách tạo một trang web.
36
Trong bài này, bạn sẽ học cách áp dụng định dạng để làm cho văn
bản đậm, gạch dưới và nghiêng, bạn sẽ học cách đổi kích cỡ, kiểu
dáng phông chữ và căn thẳng hàng đoạn văn. Khi soạn thảo một
văn bản, bạn thường cần chuyển hay sao văn bản hoặc các đối
tượng khác từ một vị trí sang vị trí khác. Trong bài này, bạn cũng
sẽ biết các phương pháp khác nhau để cắt và dán văn bản và
đối tượng.
Khi văn bản có định dạng được chọn, phông chữ và cỡ phông chữ
của văn bản được chọn xuất hiện trong các ô Font và Font Size -
nếu phông chữ và cỡ phông chữ của văn bản được chọn là như
nhau. Nếu phông chữ, kiểu dáng phông chữ, hay cỡ phông chữ
trong văn bản được chọn khác nhau, các ô Font, Font Size và Font
Style sẽ là các ô trống. Nếu văn bản được chọn có kiểu đậm,
nghiêng, hay gạch dưới, các nút liên quan trên thanh công cụ định
dạng xuất hiện dạng lõm xuống hoặc có biên bao quanh.
Bạn cũng có thể dùng thanh công cụ định dạng để loại bỏ định
dạng. Chẳng hạn, nếu muốn loại bỏ định dạng đậm khỏi tiêu đề, chỉ
cần chọn văn bản tiêu đề và nháy nút Bold .
Khi định dạng văn bản, bạn có thể mở ngăn Reveal Formatting (từ
bảng chọn Format) để hiển thị định dạng của văn bản được chọn,
như phông chữ và hiệu ứng phông chữ. Ngăn Reveal Formatting
cho phép hiển thị, thay đổi hay xóa định dạng của văn bản được
chọn. Cũng có thể dùng ngăn Reveal Formatting để chọn văn bản
dựa trên định dạng để so sánh định dạng đã dùng trong văn bản
được chọn với định dạng được dùng ở các phần khác của văn bản.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn dùng các nút trên thanh công cụ định dạng
để làm cho văn bản đậm, nghiêng và gạch dưới và thay đổi phông
và cỡ chữ của tiêu đề.
1. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn, hộp thoại Open
xuất hiện.
2. Trong ô Look in, chọn thư mục PiL, nháy đúp vào thư mục
Word Practice, tiếp đó nháy đúp thư mục Lesson04. Nội dung
của thư mục Lesson04 xuất hiện trong hộp thoại Open.
3. Chọn tập tin CNTT va giang day và nháy Open. Hộp thoại Open
đóng lại và tập tin CNTT va giang day xuất hiện trong Word.
4. Chọn dòng đầu đề, Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào
giảng dạy.
5. Nháy các nút Bold và Italic trên thanh công cụ định dạng.
Tiêu đề xuất hiện kiểu đậm và nghiêng.
6. Chon các từ Kế hoạch. Nháy nút Underline trên thanh công
cụ định dạng.
38 Cơ bản về soạn thảo văn bản
7. Nháy vào bất kỳ đâu ngoài vùng chọn. Văn bản không còn
được chọn và từ Kế hoạch được gạch dưới.
8. Nháy ba lần vào miền chọn (miền ở bên trái của văn bản). Tất
cả văn bản được chọn.
9. Trên thanh công cụ định dạng, nháy mũi tên trong ô Font
. Danh sách các phông chữ có sẵn xuất hiện.
10. Cuốn xuống, nếu cần và nháy chọn Century Schoolbook. Văn
bản đổi sang phông chữ Century Schoolbook.
11. Trên thanh công cụ định dạng, nháy mũi tên trong ô Font Size
(ở bên phải của số 12). Danh sách các cỡ phông chữ
xuất hiện.
12. Nháy chọn 10. Văn bản được chọn được hiển thị theo cỡ phông
chữ nhỏ hơn, cỡ 10 point.
13. Nháy ngoài vùng chọn. Văn bản không còn được chọn. Nháy
lệnh Reveal Formatting trên bảng chọn Format. Ngăn Reveal
Formatting xuất hiện, hiển thị định dạng của văn bản được
chọn. Lưu ý tới thông tin được hiển thị trong ngăn này cũng
như các liên kết tới các hộp thoại khác như hộp thoại Font và
hộp thoại Paragraph.
14. Nháy nút Close trong ngăn Reveal Formatting. Ngăn Reveal
Formatting đóng lại.
15. Nháy Save As trên bảng chọn File. Hộp thoại Save As
xuất hiện.
16. Lưu văn bản với tên CNTT va giang day_dasua.
Định dạng văn bản 39
Để dùng hộp thoại Font, hãy chọn văn bản muốn định dạng và nháy Font
trên bảng chọn Format. Nếu nháy Font trên bảng chọn Format trước khi
bắt đầu gõ văn bản, tất cả văn bản được gõ sau đó sẽ xuất hiện theo định
dạng đã chọn trong hộp thoại Font cho tới khi đổi định dạng lần nữa.
Lưu ý rằng không cần phải chọn tất cả đoạn văn trước khi áp dụng
việc căn thẳng, chỉ cần đặt điểm chèn trong đoạn văn.
Hình sau minh họa bốn kiểu căn thẳng:
Định dạng văn bản 41
4. Nháy nút Align Left trên thanh công cụ định dạng. Đoạn
này chuyển sang căn thẳng lề trái.
5. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Justify . Các dòng
trong đoạn bây giờ kéo dãn về cả hai lề trái và phải, ngoại trừ
dòng cuối cùng của đoạn, không mở rộng sang lề phải vì nó
ngắn hơn các dòng khác.
6. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Align Left để đưa
văn bản trở lại căn thẳng lề trái.
7. Lưu và đóng văn bản này. Giữ Word mở cho bài tập tiếp.
42 Cơ bản về soạn thảo văn bản
6. Nháy nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Nội dung được
sao vào bộ nhớ đệm được dán vào vị trí điểm chèn.
7. Nháy nút Paste Options. Bảng chọn ngắn có các tùy chọn được
hiển thị.
8. Nháy Match Destination Formatting. Cỡ phông chữ đổi
thành 10.
9. Chọn đoạn thứ tư, bắt đầu từ Chỉ với một chiếc máy tính.
10. Nháy nút Cut trên thanh công cụ chuẩn và nhấn Delete để
loại bỏ dòng trống phụ. Đoạn này bị loại khỏi văn bản và được
sao vào bộ nhớ đệm.
11. Nháy dòng trống sau đoạn thứ hai và nhấn Enter để tách đoạn
này bằng một dòng trống. Nháy nút Paste trên thanh công
cụ chuẩn. Đoạn văn xuất hiện ở vị trí mới.
12. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Giữ tập tin này mở
cho bài tập tiếp.
2. Đưa con trỏ chuột lên đoạn văn bản được chọn. Nhấn giữ phím
Ctrl và nhấn giữ nút chuột trái. Một hình chữ nhật mờ xuất hiện
bên dưới con trỏ chuột.
3. Kéo văn bản cho tới khi đường chấm của con trỏ chuột ở phía
trước đoạn thứ năm (Việc kết hợp) và thả nút chuột, sau đó thả
phím Ctrl. Văn bản sao vào vị trí mới. Nội dung văn bản vẫn
còn ở vị trí cũ.
4. Nháy nút lệnh Undo để khôi phục trạng thái trước đó. Đoạn
văn bản vẫn còn được chọn.
5. Đưa con trỏ chuột trở lại đoạn văn bản được chọn. Nhấn giữ nút
chuột trái. Một hình chữ nhật mờ xuất hiện bên dưới con
trỏ chuột.
6. Kéo văn bản cho tới khi đường chấm của con trỏ chuột ở phía
trước đoạn thứ năm (Việc kết hợp) và thả nút chuột (không nhấn
giữ phím Ctrl). Văn bản chuyển vào vị trí mới. Nội dung văn
bản không còn ở vị trí cũ.
7. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản
này. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.
còn được lưu trong Office Clipboard chừng nào một chương trình
Office XP (có thể không phải Word) vẫn còn được mở.
Nháy vào nút Options tại đáy của Clipboard để có các lựa chọn
điều chỉnh cách thức hoạt động của Office Clipboard:
3. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Trong hộp thoại
Open, chọn tập tin có tên Logo 04 và nháy Open. Word mở tập
tin này.
4. Nháy biểu tượng Partners in Learning. Các vòng nhỏ xuất hiện
quanh biểu tượng, chỉ ra rằng biểu tượng này được chọn.
5. Nháy nút Copy trên thanh công cụ chuẩn. Biểu tượg được
sao và đặt vào trong Clipboard. ScreenTip xuất hiện trên thanh
công cụ chỉ ra rằng khoản mục này đã được sao:
6. Đóng văn bản Logo 04. Văn bản này đóng lại và văn bản cũ
xuất hiện.
7. Nháy đúp vào miền lựa chọn cạnh đoạn Tầm nhìn chung.
8. Nháy nút Cut trên thanh công cụ chuẩn. Đoạn này bị loại bỏ
khỏi văn bản và được đặt vào trong Office Clipboard. Ngăn
Clipboard bây giờ chứa hai khoản mục.
Định dạng văn bản 47
9. Cuốn lên đầu văn bản và nháy vào phía trước của chữ K trong
tiêu đề Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy.
10. Nhấn Enter nhiều lần để chuyển tiêu đề xuống và nháy vào đỉnh
của văn bản để định vị điểm chèn. Sau đó trên ngăn Clipboard,
nháy mục biểu tượng Partners in Learning. Biểu tượng
Partners in Learning xuất hiện ở đầu văn bản (nháy và kéo, nếu
cần, để định vị biểu tượng vào vị trí thích hợp).
11. Nháy dòng trống sau tiêu đề (đoạn thứ nhất, Kế hoạch đưa công
nghệ thông tin vào giảng dạy) và nhấn Enter để chèn thêm dòng
trống khác.
12. Trên ngăn Clipboard, nháy Tầm nhìn chung. Đoạn này được
chèn vào đáy của phần thứ nhất trong văn bản.
Áp dụng kiểu
Kiểu là một tập hợp các đặc trưng định dạng được nhóm gộp dưới
một tên kiểu.
Mỗi đoạn văn trong văn bản đều phải được định dạng theo một
kiểu nào đó. Đoạn văn có mọi đặc trưng định dạng của kiểu được
áp dụng cho nó.
48 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Trên thanh công cụ định dạng, ô ngoài cùng, bên trái là ô kiểu
. Nếu di chuyển điểm chèn đến đoạn văn bản nào thì ô này
hiển thị tên của kiểu áp dụng cho đoạn văn đó.
Kiểu giúp tiết kiệm thời gian khi định dạng văn bản và giúp duy trì
cách trình bày nhất quán trong văn bản (thậm chí từ văn bản nọ
sang văn bản kia). Chẳng hạn, giả sử ta đang tạo ra một văn bản có
chứa nhiều đầu đề con. Ta muốn những đầu đề này đều màu lục và có
phông chữ khác với văn bản. Thay vì định dạng từng tiêu đề con một,
ta có thể tạo ra một kiểu và áp dụng cho mọi đoạn văn sẽ là tiêu
đề con.
Để áp dụng kiểu, chỉ cần đặt điểm chèn đoạn cần áp dụng kiểu và
nháy ô Style , sau đó chọn kiểu thích hợp.
Khi mở một văn bản mới và gõ nội dung, nội dung này được áp
dụng kiểu mặc định gọi là Normal. Các từ được định dạng theo
phông chữ Times New Roman, cỡ 12 điểm và được căn thẳng lề
trái. Mẫu Normal có nhiều kiểu thiết kế sẵn, trong đó một số để
dùng như tiêu đề. Tên của kiểu được hiển thị trong ô Style, như
được minh họa sau đây:
Định dạng văn bản 49
5. Nháy ở phía trước của dòng tiêu đề thứ nhất Tầm nhìn chung.
Trên thanh công cụ định dạng, nháy ô Style và nháy Heading 1.
Kiểu dáng này được áp dụng cho dòng tiêu đề.
6. Chọn C trong từ Có tầm nhìn chung. Nháy ô Style và nháy
Heading 1. Ký tự này trở thành lớn hơn.
7. Nháy nút Undo trên thanh công cụ chuẩn để loại bỏ việc
định dạng vừa áp dụng.
8. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn để lưu văn bản này.
Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.
50 Cơ bản về soạn thảo văn bản
In văn bản
Có thể sử dụng hai phương pháp để in văn bản trong Word. Một
cách là dùng nút lệnh Print trên thanh công cụ chuẩn để in tất
cả các trang trong văn bản hiện thời bằng việc dùng máy in mặc
định. Phương pháp này thuận tiện khi muốn in toàn bộ văn bản.
Phương pháp thứ hai là dùng lệnh Print trong bảng chọn File để
hiển thị hộp thoại Print. Cách này cho phép in nhiều bản sao của
văn bản, in từ máy in khác, in văn bản được chọn, hay in một số
trang nhất định. Chẳng hạn, thay vì việc in ra toàn bộ văn bản để
duyệt và soạn thảo trang 6, bạn có thể dùng hộp thoại Print để chỉ
in mỗi trang 6.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn thực hành in văn bản bằng việc dùng cả nút
lệnh Print và hộp thoại Print, sau đó in theo một vài tùy chọn.
1. Nháy nút lệnh Print trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản hiện
thời được in ra trên máy in mặc định.
2. Nháy vào bất kỳ đâu trên trang đầu của văn bản này. Trên bảng
chọn File, nháy Print. Hộp thoại Print hiện ra.
3. Trong phần Page range, nháy tùy chọn Current page và sau đó
nháy OK. Chỉ trang thứ nhất của văn bản được in ra.
52 Cơ bản về soạn thảo văn bản
4. Chọn một đoạn bất kỳ. Trên bảng chọn File, nháy Print. Hộp
thoại Print hiện ra.
5. Trong phần Page range, nháy tùy chọn Selection và nháy OK.
Chỉ phần văn bản được chọn sẽ được in.
Lưu ý
Bạn cũng có thể in một trang khác trang hiện tại bằng cách gõ số
trang muốn in vào ô Pages trong hộp thoại Print. Để in nhiều trang,
nhưng không phải toàn bộ văn bản, bạn có thể gõ các số trang, chèn
thêm dấy phẩy giữa các số trang cho các trang không tuần tự hay
dùng dấu gạch ngang để chỉ ra miền liên tục các trang tuần tự.
Chẳng hạn: 1,3,5 hay 4-6.
Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản có tên Invitation
04 từ thư mục Lesson04. Căn giữa tất cả đoạn trong văn bản. Thay
đổi từ đoạn thứ hai đến phần cuối thành cỡ phông 20 điểm, theo
chữ hoa nhỏ, màu xanh da trời và đậm. Chọn các dòng văn bản Xin
trân trọng kính mời các thành viên tới dự…, Thời gian, Địa điểm
và đổi phông thành 16 point và đậm. Đổi tất cả văn bản thành
phông Garamond. Cuối cùng, chuyển ba đoạn cuối lên đầu văn bản.
In hai bản sao của văn bản. Lưu giữ văn bản với tên Invitation 04
Edited vào thư mục Lesson04.
Bài tập 2: Mở một trong các văn bản đã làm việc trong bài học này
và xem trong chế độ Print Preview. Dùng thước để điều chỉnh lề,
dùng nút Magnifier và sử dụng ô để phóng to và thu
nhỏ văn bản. Xem bản in trước khi in theo khổ toàn màn hình và
sau đó trở về màn hình xem trước khi in. Dùng các thông tin Trợ
giúp của Word để xác định mục đích của nút Shrink to Fit .
Tính năng đó có ích trong văn bản đang được mở không? Nếu có,
hãy sử dụng nút Shrink to Fit .
Bài tập 3: Chọn và sao vài đoạn trong văn bản (nếu cần, mở Office
Clipboard). Khi sao văn bản, lưu ý tới thứ tự các nội dung được sao
vào Clipboard. Nội dung nào ở trên đỉnh của danh sách? Nếu nháy
vào mũi tên bên cạnh nội dung này, ta thấy có các tùy chọn gì? Tùy
chọn Paste All trên Office Clipboard có ích khi nào?
Bài tập 4: Trong bài học này ta đã khám phá sơ lược ngăn Reveal
Formatting. Mở lại ngăn này và nháy vào các liên kết để xác định
có thể mở các hộp thoại nào qua ngăn này. Hãy suy nghĩ về lợi ích
sử dụng ngăn này khi soạn thảo văn bản với Word. Dùng các thông
tin Trợ giúp của Word để biết thêm về Reveal Formatting. Viết giải
thích tóm tắt về các tính năng có sẵn qua ngăn này và cách sử dụng
chúng. Đóng văn bản đã mở cho các Bài tập này mà không lưu bất
kỳ thay đổi nào.
54
Thay vì sử dụng các thiết lập ngầm định do Word cung cấp, bạn có
thể sử dụng những thiết đặt và công cụ khác để thay đổi hình thức
hiển thị của các văn bản. Một trong những cách thức để nhanh
chóng tùy chỉnh một văn bản là thay đổi hình thức hiển thị của văn
bản trên trang bằng cách thay đổi các lề trang, thiết lập lại căn
chỉnh của đoạn, thay đổi thiết lập của tab và tạo các đầu trang và
chân trang. Khi bạn tạo một văn bản, bạn không chỉ định dạng văn
bản mà còn có khả năng thay đổi bố cục trang của văn bản bằng
cách thay đổi hình thức hiển thị của văn bản trong trang.
Hình dưới minh họa các đặc trưng định dạng đoạn văn:
Theo mặc định, các đoạn được thiết lập giãn cách đơn, căn lề trái
và không có thụt lề. Bạn có thể thay đổi các thiết lập mặc định của
các đoạn bằng cách sử dụng hộp thoại Paragraph trên bảng chọn
Format.
56 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Giống như hầu hết các lệnh định dạng trong Word, ta có thể lựa
chọn các đoạn muốn thay đổi và sau đó áp dụng định dạng hoặc áp
dụng định dạng trước, sau đó mới gõ văn bản muốn định dạng.
Bảng dưới đây liệt kê các thuộc tính định dạng đoạn văn:
6. Chọn các đoạn văn từ sau đoạn Những định nghĩa sau đây liên
quan đến…
7. Nháy Paragraph trên bảng chọn Format. Hộp thoại Paragraph
xuất hiện.
8. Nháy vào mũi tên xuống trong ô Special, nháy chọn Hanging và
sau đó nháy OK. Word tạo thụt lề treo cho các đoạn, dòng đầu
tiên không thụt lề còn các dòng tiếp theo sẽ thụt lề với giá trị
mặc định là 0,5 inch.
58 Cơ bản về soạn thảo văn bản
9. Nháy vào bất cứ vị trí nào để bỏ lựa chọn văn bản. Nháy nút
Save trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản được lưu. Giữ tập
tin này để mở cho bài tập tiếp.
Bạn đặt khoảng cách thụt lề cho các đoạn bằng cách lựa chọn đoạn
văn (hoặc đặt điểm chèn trên đó) và kéo vạch dấu đến vị trí phù hợp.
Đ Thc hin
Thụt lề toàn bộ một đoạn Hãy kéo vạch dấu Left Indent . Toàn bộ
ba vạch dấu định dạng đều dịch chuyển.
Chỉ thụt lề dòng đầu tiên Chỉ kéo vạch dấu First Line Indent .
3. Nhấn giữ phím Alt và kéo vạch dấu Hanging Indent sang bên
phải cho đến số .75” xuất hiện ở bên trái vạch dấu. Thả nút
chuột, nhưng không bỏ lựa chọn văn bản. Các đoạn được thụt lề
0,75 inch từ dòng đầu tiên của mỗi đoạn. Lưu ý: Mặc dù không
cần nhấn giữ phím Alt khi kéo các vạch dấu nhưng như vậy sẽ
giúp thấy kích thước rõ hơn.
4. Thả phím Alt, các đoạn vẫn đang được chọn. Kéo vạch dấu Left
Indent (hình vuông) sang phải đến 2 inch trên thước đo. Lưu
ý rằng cả ba vạch dấu đều dịch chuyển và toàn bộ các đoạn đều
được thụt lề.
5. Các đoạn vẫn được chọn. Kéo vạch dấu Right Indent (tam
giác ở bên phải thước đo) lên mức 5,5 inch. Lề bên phải của các
đoạn được dịch chuyển sang trái.
6. Nháy vào bất cứ vị trí nào để ngừng chọn văn bản.
7. Cuốn văn bản để xem định dạng của các đoạn khác nhau. Nháy
nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản này.
Lưu giữ tập tin này để mở cho bài tập lần sau.
hiện thời. Theo ngầm định, Word chèn một điểm dừng trái mỗi khi
nhấn phím Tab (căn thẳng bên trái). Bảng sau giải thích về các
dạng tab có thể được áp dụng.
Lo
i Tab Nút Tác dng
Trái Căn chỉnh văn bản thẳng bên trái của tab.
Phải Căn chỉnh văn bản thẳng bên phải của tab.
Thập phân Căn chỉnh các số dọc một vị trí thập phân.
Giãn cách tự động giữa các điểm dừng có thể chấp nhận được trong
hầu hết trường hợp. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thay đổi giãn cách
này. Ví dụ, bạn đang làm việc với một văn bản có một vài cột dữ
liệu, bạn có thể thay đổi thiết lập của tab để đủ khoảng cách hiển
thị dữ liệu.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn mở rộng các cột bằng cách sử dụng hộp
thoại Tabs để thay đổi thiết lập của điểm dừng.
1. Cuốn đến đầu mục Lương Trung bình ở Mỹ theo Mã Bưu điện
Hai số và lựa chọn toàn bộ các dòng có mã số bưu điện ở dưới
đề mục (từ 01 đến 98).
2. Nháy lệnh Tabs trên bảng chọn Format. Hộp thoại Tabs xuất hiện.
Định dạng đoạn văn 61
6. Nhấn phím Tab, gõ Mức công việc. Nhấn phím Tab một lần
nữa, gõ Cơ sở và nhấn phím Tab.
7. Gõ Trung bình và nhấn Enter. Các tiêu đề cột đã được tạo.
8. Để nhập hàng thông tin đầu tiên, nhấn phím Tab và gõ những
nội dung sau đây (chú ý nhấn phím Tab giữa mỗi lần nhập và
nhấn Enter sau lần nhập cuối cùng): Mới vào, 52, $36,100.00.
Thông tin cho hàng đầu tiên của bảng đã được nhập.
9. Nhấn phím Tab và tiếp tục gõ những nội dung sau đây (vẫn chú
ý nhấn phím Tab giữa mỗi lần nhập và nhấn Enter sau lần nhập
cuối cùng): Mức Trung bình, 207, $42,410.00. Thông tin cho
hàng thứ hai của bảng đã được nhập. Hãy lưu ý rằng số được
căn chỉnh tại điểm thập phân chứ không phải ở dạng mặc định
là bên trái.
Định dạng đoạn văn 63
10. Nhấn phím Tab và tiếp tục gõ những thông tin sau (nhấn phím
Tab giữa mỗi lần nhập): Mức Cao cấp, 186, $55,500. Nhấn
Enter. Hãy lưu ý rằng mặc dù bạn không gõ dấu thập phân, số
vẫn được căn chỉnh hợp lý.
2. Gõ bốn dòng thông tin sau, sử dụng phím Tab để dịch chuyển
đến mỗi điểm dừng và nhấn phím Enter sau mỗi dòng.
Tuổi Cơ sở Trung bình
20-29 82 $37,800
30-44 178 $47,290
Từ 45 trở lên 200 $50,440
Với nhiều nội dung hơn, kết quả căn chỉnh được hiển thị rõ
ràng hơn.
3. Hãy chọn tất cả các hàng trong trang này, ngoại trừ hàng cuối
cùng (có nhãn là Trung bình).
4. Kéo thả dấu điểm dừng thứ hai (ở mốc 3 inch) ra khỏi thước
đo. Điểm dừng bị xóa và văn bản bị hiệu chỉnh.
5. Nháy nút Tab Align bên trái thước đo (có thể nhiều lần) cho
đến khi xuất hiện dưới dạng Center Tab . Nút Tab Align
thay đổi thành nút Center Align.
6. Nháy trên thước đo ở mốc 3 inch. Một điểm dừng căn giữa
được thiết lập và văn bản được căn chỉnh lại.
7. Nháy vào bất cứ vị trí nào để bỏ chọn văn bản. Nháy nút Save
trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản này.
thành phần như nhau, còn trong dạng thứ hai thứ tự liệt kê cũng
đóng vai trò nhất định.
Để tạo phần văn bản có tính chất liệt kê dưới dạng danh sách các
khoản mục, như minh họa ở hình trên, chúng ta sử dụng các nút
Bullet và Numbering trên thanh công cụ định dạng hoặc
lệnh Format→
→Bullets and Numbering trong bảng chọn Format.
Để tạo nhanh danh sách các khoản mục, bạn chọn các dòng cần đưa
vào danh sách và thực hiện một trong hai thao tác sau:
Nháy Bullets trên thanh công cụ định dạng khi muốn đặt
dấu chấm đen trước các khoản mục.
Nếu muốn đánh số thứ tự, hãy nháy chuột ở nút Numbering
trên thanh công cụ định dạng.
Muốn loại bỏ một khoản mục nào đó trong danh sách, chỉ cần đặt
dấu chèn ở đó và nháy lại nút tương ứng.
Cách thứ hai với nhiều khả năng tùy chỉnh hơn là chọn lệnh
Format→ →Bullets and Numbering. Trước hết chọn các dòng cần đưa
vào danh sách và nháy lệnh Format→→Bullets and Numbering trên
bảng chọn Format và nháy trang Bulleted khi muốn đặt dấu đặc
biệt trước các khoản mục (hoặc nếu muốn đánh số thứ tự, nháy
trang Numbered), sau đó chọn ô tương ứng với kiểu định dạng cần
thiết và nháy nút OK.
66 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Để sửa đổi kiểu của các khoản mục, ví dụ như không dùng dấu •
mà dùng dấu ♣ hay dấu hoặc 1., 2. thành dạng 1), 2) chẳng hạn,
hãy nháy chuột ở nút Customize trên các trang trên. Có thể thực
hiện các sửa đổi trên hộp thoại hiện ra sau đó. Để chọn các ký tự
làm dấu, hãy chọn phông chữ và chọn các ký tự trong phông chữ
đó cũng như vị trí của ký tự dấu đối với văn bản. Đối với nhãn
đánh số còn có thể cho thêm các ký tự khác vào trước hay sau số
thứ tự, ví dụ nếu không thích 1., thì có thể sửa đổi thành [1].
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn định dạng phần văn bản có tính chất liệt kê
dưới dạng danh sách các khoản mục.
1. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Open
hiện ra.
2. Nháy mũi tên trong ô Look In, mở thư mục Lesson05 có đường
dẫn PiL\Word Practice.
3. Nháy đúp vào tập tin Brochure 05. Hộp thoại Open đóng lại và
tập tin Brochure 05 xuất hiện trong cửa sổ Word.
4. Chọn các đoạn từ Xây dựng kế hoạch đưa công nghệ thông tin
vào giảng dạy đến cuối văn bản. Trên thanh công cụ định dạng,
nháy nút Bullets . Các đoạn văn bản được định dạng với dấu
chấm phía trước.
5. Đặt dấu chèn vào đoạn Thư tín trực tiếp và nháy nút Bullets
lần nữa. Đoạn này trở lại định dạng ban đầu, không có
dấu chấm.
Định dạng đoạn văn 67
6. Chọn các đoạn từ Phỏng vấn/Xuất hiện trên TV/Radio đến cuối
văn bản. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Numbering
. Các đoạn văn bản được định dạng với các số thứ tự ở phía
trước, bắt đầu từ số 1.
7. Đặt điểm chèn vào trong đoạn Phỏng vấn/Xuất hiện trên
TV/Radio.
8. Chọn Bullets and Numberings trên bảng chọn Format và nháy
trang Numbered.
9. Nháy Customize. Nháy mũi tên trong ô Number Style và chọn A,
B, C,... Nháy mũi tên trong ô Start At cho đến khi xuất hiện chữ I.
10. Nháy nút Fonts và trên hộp thoại hiện ra chọn kiểu chữ đậm.
Nháy OK.
11. Nháy OK lần nữa. Các đoạn đánh số thứ tự được định dạng lại
với thứ tự các chữ, bắt đầu bằng I với kiểu chữ đậm.
12. Chọn các lại các đoạn từ Xây dựng kế hoạch đưa công nghệ
thông tin vào giảng dạy đến cuối văn bản.
13. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Bullets . Các đoạn
văn bản được định dạng trở lại với dấu chấm phía trước.
14. Lưu và đóng văn bản.
trong một tờ rơi thành các cột và điều chỉnh định dạng cho các
phần khác nhau trong tờ rơi.
Tạo cột
Trước khi bắt đầu sửa đổi một văn bản thành dạng cột, nên suy
nghĩ trước về hình thức hiển thị của các cột trong trang, số cột
muốn tạo và định dạng của các cột.
Để tạo các cột có độ rộng bằng nhau, hãy chọn văn bản sẽ được
định dạng theo cột. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Columns
và nháy chọn số cột muốn tạo hoặc sử dụng lệnh Columns trong
bảng chọn Format. Khi đó hộp thoại Columns cho phép nhiều tùy
chọn hơn để định dạng theo cột.
Để tạo các cột có độ rộng không bằng nhau, ta phải sử dụng lệnh
Columns trong bảng chọn Format. Trong phần Presets, nháy vào
Left để làm cho cột bên trái hẹp hơn hoặc nháy vào Right để làm
cho cột bên phải hẹp hơn.
Nếu không lựa chọn bất kỳ phần văn bản nào, Word sẽ định dạng
toàn bộ văn bản theo cột. Nếu chỉ muốn một phần văn bản được
định dạng theo cột, hãy lựa chọn phần văn bản đó trước khi chọn
định dạng cột. Word tự động chèn các dấu ngắt phần tại nơi bắt đầu
và kết thúc văn bản được chọn và dàn văn bản vào các cột. Trong
Word, phần là một phần văn bản có định dạng trang riêng, độc lập
với định dạng của các phần khác trong cùng một văn bản.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn định dạng toàn bộ văn bản thành các cột
bằng cách sử dụng nút Columns, sau đó định dạng một vùng văn
bản theo các cột không bằng nhau bằng cách sử dụng hộp thoại
Columns.
1. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Open
hiện ra.
2. Nháy mũi tên trong ô Look In, mở thư mục Lesson05 có đường
dẫn PiL\Word Practice.
3. Nháy đúp vào tập tin Brochure 05. Hộp thoại Open đóng lại và
tập tin Brochure 05 xuất hiện trong cửa sổ Word.
Định dạng đoạn văn 69
6. Nháy vào cột thứ ba trong bảng chọn. Nội dung của toàn bộ văn
bản được sắp xếp vào ba cột. Đối tượng WordArt nằm trên một
phần văn bản ở phần trên cùng của trang.
7. Nháy nút Undo trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản trở lại bố
cục ban đầu.
8. Đặt điểm chèn ở bên trái của dấu dưới tiêu đề Câu lạc bộ PiL.
9. Chọn dấu ngắt phần và toàn bộ văn bản dưới tiêu đề Câu lạc bộ
PiL. Chọn cả dấu ngắt phần cuối phần này nhưng không chọn
tiêu đề Hoạt động Câu lạc bộ PiL hoặc bất kỳ văn bản nào dưới
tiêu đề này.
70 Cơ bản về soạn thảo văn bản
10. Nháy nút Columns trên thanh công cụ chuẩn và trong bảng
chọn Columns, nháy vào cột thứ hai. Văn bản được chọn sẽ
được định dạng theo hai cột.
11. Nháy vào bất cứ vị trí nào để bỏ chọn văn bản.
12. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy mũi tên trong ô Zoom
và nháy chọn Whole Page.
13. Chọn toàn bộ văn bản dưới tiêu đề Hoạt động Câu lạc bộ PiL.
14. Nháy Columns trên bảng chọn Format. Hộp thoại Columns xuất
hiện.
15. Nháy Right trong vùng Presets và nháy OK. Văn bản được chọn
được định dạng theo hai cột và cột bên trái rộng hơn cột bên phải.
16. Nháy vào bất cứ vị trí nào để ngừng lựa chọn văn bản. Trên
thanh công cụ chuẩn, nháy mũi tên trong ô Zoom và
nháy chọn 75%. Bố cục văn bản xuất hiện ở tỷ lệ 75% so với kích
cỡ thực của nó.
17. Nháy Save As trên bảng chọn File và lưu văn bản trong thư
mục Lesson05 với tên Brochure 05 Edited. Word lưu văn bản
này. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.
Định dạng đoạn văn 71
5. Trên thước đo, hãy đặt vị trí của con trỏ trên vạch dấu Move
Column cho đến khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên
hai đầu. Nhấn giữ phím Alt và kéo thả vạch dấu sang bên trái
sao cho cột bên trái rộng 4,25 inch (cột bên phải sẽ rộng 2,75
inch).
6. Thả phím Alt. Độ rộng của các cột được điều chỉnh.
7. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản.
Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.
7. Nháy vào bất cứ vị trí nào trong phần hai cột dưới tiêu đề Hoạt
động Câu lạc bộ PiL.
8. Nháy Columns trên bảng chọn Format. Hộp thoại Columns xuất
hiện.
9. Gõ .1 trong ô Spacing và nhấn phím Tab. Độ rộng của cột thứ
hai chuyển thành 3,15 inch.
10. Nháy OK. Hộp thoại Columns đóng lại và giãn cách giữa các
cột thay đổi.
3. Nháy Column break và nháy OK. Cột thứ nhất kết thúc tại vị trí
của dấu ngắt cột.
Định dạng đoạn văn 75
4. Nháy vạch dấu Column Break và nhấn Delete. Dấu ngắt cột bị
loại bỏ và các cột được định dạng giống như trước khi chèn dấu
ngắt cột.
5. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản được lưu.
Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản Word mới. Chèn
các điểm dừng ở mức 1.5 inch, 3 inch và 4.5 inch. Điểm dừng 3
inch là thập phân còn điểm dừng 4.5-inch là căn phải. Gõ những
đầu mục dưới đây ở dòng đầu tiên:
Năm Kinh nghiệm, Cơ sở, Trung bình và 90%.
Chèn một dòng mới, tạo đầu mục in đậm và sau đó lưu văn bản này
với tên Practice 05. Bạn sẽ sử dụng Bài tập 1 để hoàn thành bài tập
tiếp theo.
Bài tập 2: Gõ những thông tin dưới đây trên hai dòng sau, nhấn
Tab sau khi nhập mỗi mục.
Định dạng đoạn văn 77
Thiết kế trang
Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:
Điều chỉnh thiết lập lề trang.
Chèn số trang vào văn bản.
Tạo đầu trang và chân trang.
Thay đổi hướng giấy của trang.
Các tham số cho trang được thiết đặt tối ưu cho một khổ giấy thông
dụng nhất. Mặc dù vậy, có thể thay đổi các đặc trưng này bất cứ
lúc nào.
Các tham số đặc trưng cho trang in được thiết đặt một lần và đúng
cho mọi trang trong tệp văn bản. Có thể thiết đặt các tham số được
minh họa trên hình sau đây:
Độ cao của đầu trang và chân trang. Đầu trang và chân trang có
thể chứa các đối tượng bất kỳ như trong phần thân văn bản,
nhưng xuất hiện trên mọi trang.
Phân biệt trang chẵn và trang lẻ hay không.
Sau khi mở tệp văn bản, có thể cho tất cả các tham số này thông
qua lệnh Page Setup trong bảng chọn File. Khi nháy lệnh này, hộp
thoại Page Setup xuất hiện. Hộp thoại này có nhiều trang dùng để
nhập các nhóm tham số khác nhau.
Đặt lề trang
Theo mặc định, Word đặt lề trang bên trái và bên phải là 1,25 inch,
lề trang trên cùng và dưới cùng là 1 inch. Bạn sử dụng hộp thoại
Page Setup để điều chỉnh các thiết lập của lề trang trên cùng, dưới
cùng, bên trái và bên phải, xác định vị trí của đầu trang và chân trang
và lựa chọn vùng văn bản chịu ảnh hưởng bởi các thiết lập này.
1. Mở tệp văn bản Dieu tra luong 05 trong thư mục Lesson05 có
đường dẫn PiL\Word Practice.
2. Nháy Page Setup trên bảng chọn File. Hộp thoại Page Setup
xuất hiện. Thiết lập Top hiện thời (1”) được chọn.
3. Gõ 1.5 trong ô Top và sau đó nhấn Tab. Trong phần Preview
trên hộp thoại, lề trang trên cùng di chuyển xuống dưới.
4. Gõ 1.5 trong ô Bottom và sau đó nhấn Tab. Trong phần
Preview, lề trang dưới cùng dịch chuyển lên.
5. Nháy OK. Lề trang trên cùng và dưới cùng hiện thời là 1,5 inch
thay vì 1 inch.
6. Nháy Save As trên bảng chọn File. Hộp thoại Save As được
hiển thị.
7. Lưu tệp văn bản với tên Dieu tra luong 05 Chinh_sua. Giữ tập
tin mở cho bài tập tiếp.
3. Nhấn giữ phím Alt. Kéo vạch dấu sang bên trái cho đến số 6.5”
hiển thị trong phần màu trắng của thước đo. Lề trang bên trái
dịch chuyển sang trái và toàn bộ văn bản của văn bản được điều
chỉnh. Lưu ý rằng các điểm dừng và các cột trong văn bản sẽ bị
thay đổi.
4. Thả phím Alt. Đặt vị trí của con trỏ chuột trên vạch dấu Right
Margin , khi con trỏ hiển thị thành hình mũi tên hai chiều.
5. Nhấn giữ phím Alt, sau đó kéo vạch dấu sang bên phải cho đến
khi phép đo 7’’ được hiển thị ở phần màu trắng của thước đo.
Lề trang bên phải dịch chuyển sang phải và văn bản được hiệu
chỉnh. Cả lề trang bên phải và lề trang bên trái hiện thời là 0,75
inch. Thả phím Alt khi lề trang được thiết lập.
6. Lưu văn bản. Giữ tập tin này để mở cho bài tập tiếp.
Chèn số trang
Các số trang rất hữu ích đối với các văn bản dài. Các số trang nhắc
cho bạn biết đang ở phần nào của văn bản.
Bạn có thể chèn số của trang vào một văn bản bằng cách sử dụng
lệnh Page Numbers trên bảng chọn Insert. Theo mặc định, số trang
được hiển thị ở góc phía dưới bên phải mỗi trang. Tuy nhiên có thể
thay đổi vị trí của số trang (đặt lên trên hoặc dưới trang, bên trái,
82 Cơ bản về soạn thảo văn bản
bên phải hoặc giữa trang). Ngoài ra còn có tùy chọn cho hiện hay
không hiện số trang của trang đầu tiên.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn thêm các số trang vào văn bản.
1. Nháy Ctrl+Home để di chuyển điểm chèn đến đầu văn bản.
2. Nháy Page Numbers trên bảng chọn Insert. Hộp thoại Page
Numbers xuất hiện và vị trí ngầm định của số trang được hiển
thị ở phần Preview.
trang của văn bản không được hiển thị, còn trong chế độ Print
Layout chúng được hiển thị dưới dạng mờ.
Đầu trang hoặc chân trang được chèn và soạn thảo trong một chế
độ riêng thông qua lệnh Header and Footer trong bảng chọn View.
Khi chọn lệnh này, thanh công cụ di động Header and Footer xuất
hiện. Văn bản chính sẽ bị mờ đi và phần đầu trang và chân trang
được nổi rõ trong một khung vạch. Ta có thể nhập nội dung và định
dạng những gì đưa vào đầu trang và chân trang như trong trang văn
bản bình thường.
3. Nháy vào nút Switch Between Header and Footer một lần
nữa. Điểm chèn sẽ trở lại đầu trang.
4. Gõ tên bạn. Tên của bạn xuất hiện ở góc bên trái phía trên của
đầu trang.
5. Cuốn đến trang thứ hai và nhìn vào đầu trang. Tên của bạn cũng
xuất hiện ở đó.
6. Nháy nút trên thanh công cụ Header and Footer. Văn bản
chuyển sang chế độ hiển thị bình thường. Giữ tập tin mở cho
bài tập tiếp.
84 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Bạn có thể thay đổi hướng kể cả sau khi vừa bắt đầu tạo văn bản.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn thay đổi hướng trang từ hướng dọc sang
hướng ngang.
1. Nháy Page Setup trên bảng chọn File. Hộp thoại Page Setup
xuất hiện.
3. Nháy tùy chọn Landscape, xem hộp Preview và nháy OK. Văn
bản xuất hiện theo hướng ngang.
5. Sự khác nhau giữa vạch dấu Left Indent và vạch dấu Left
Page Margin trên thước đo là gì?
6. Làm thế nào để chèn số trang ở góc trên cùng bên phải của
văn bản?
7. Nêu hai cách để chuyển giữa đầu trang và chân trang khi
các ô đầu trang và chân trang được hiển thị.
8. Khi bạn xóa một dấu ngắt phần, phần đó sẽ mang theo
những đặc điểm định dạng nào?
Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản Practice 05.
Điều chỉnh lề trái và lề phải của trang thành 2 inch và thay đổi
hướng giấy theo khổ ngang. Tạo thông tin trong chân trang với
ngày hiện tại ở lề trái và Trang X của Y ở lề phải (X là trang hiện thời
còn Y là số trang). Lưu tập tin và đóng văn bản.
Bài tập 2: Trên thanh công cụ Header and Footer, có nút Insert
AutoText. . Mở một văn bản mới và thử nghiệm với
nhiều tùy chọn khác nhau có trong tính năng này. Lưu tập tin vào
thư mục Lesson05 và đóng văn bản.
87
Các công cụ
hỗ trợ biên tập
Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:
Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trong văn bản.
Sử dụng bảng chọn tắt để sửa lỗi chính tả và ngữ pháp.
Tìm kiếm và thay thế trong văn bản.
Chèn ngày và giờ theo dạng văn bản hoặc theo trường.
Chèn các ký tự đặc biệt.
Chèn, xem và soạn thảo các chú thích.
Không ai có thể tránh được lỗi khi gõ nội dung văn bản bằng bàn
phím. Vì vậy cần phải kiểm tra văn bản một cách cẩn thận, cả về
chính tả, ngữ pháp và nội dung. Chức năng kiểm tra chính tả và
ngữ pháp của Word có thể hỗ trợ trong việc này, nhất là đối với
những văn bản dài.
Word có thể kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp của văn bản được
soạn thảo trên nhiều ngôn ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Việc kiểm tra
dựa trên các từ điển được cài đặt cùng với Office. Thậm chí nếu có
một từ điển mới, ta có thể cài đặt bổ sung để sử dụng.
Ngoài ra, Word còn có nhiều công cụ hỗ trợ biên tập khác như tìm
và thay thế nhanh các cụm từ trong văn bản và thêm những ý kiến
nhận xét mà không làm thay đổi nội dung ban đầu của văn bản.
Nút Chc năng
Ignore Once Chỉ bỏ qua lần xuất hiện đó của từ được chọn.
Ignore All Bỏ qua tất cả mọi lần xuất hiện của từ.
Add to Dictionary Thêm từ vào từ điển tùy chỉnh.
Change Thay thế từ được chọn bằng một từ trong danh sách
Suggestions.
Change All Thay thế tất cả các lần xuất hiện của từ bằng từ được chọn
trong danh sách Suggestions.
Suggestions Liệt kê các từ có thể thay thế từ bị sai chính tả.
AutoCorrect Thêm từ vào danh sách để Word sử dụng tự động sửa các
lỗi chính tả.
Undo Khôi phục thao tác chỉnh sửa chính tả.
Delete Xuất hiện nếu một từ xuất hiện hai lần liên tiếp và được sử
dụng để xóa từ xuất hiện lần thứ hai.
Options Các tùy chọn kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
2. Trong dòng đầu tiên của đoạn thứ nhất, nháy chuột phải vào từ
bị sai chính tả efectively và nháy effectively trong danh sách
xuất hiện. Từ đó được chỉnh sửa trong văn bản.
3. Nháy nút Spelling and Grammar trên thanh công cụ chuẩn.
Hộp thoại Spelling and Grammar xuất hiện với từ ICT được
chọn trong văn bản. Word có nhiều từ gợi ý chỉnh sửa cho từ
này và các từ gợi ý này rõ ràng không phải là từ thay thế đúng.
4. Xóa đánh dấu ở ô Check grammar nếu nó đang được đánh dấu.
5. Nháy nút Ignore All. Từ này và tất cả các lần xuất hiện về sau
của từ này trong văn bản đều được bỏ qua.
6. Tiếp theo từ compjuter được chọn. Word chỉ có một gợi ý chỉnh
sửa cho từ này là computer và đây là từ gợi ý đúng. Nháy
Change và từ sai chính tả được sửa.
7. Tiếp theo từ in được chọn. Do đây là lỗi một từ xuất hiện hai lần
liên tiếp chứ không phải là lỗi chính tả nên không có từ gợi ý.
8. Nháy Delete. Từ in xuất hiện lần thứ hai bị xóa.
9. Word tiếp tục kiểm tra văn bản để tìm các lỗi chính tả. Khi một
lỗi xuất hiện, hãy chọn lựa chọn phù hợp nhất trong danh sách
Suggestions và nháy nút Change. Tiếp tục thực hiện những
chỉnh sửa cần thiết trong văn bản. Khi Word hoàn tất việc xác
định tất cả các lỗi chính tả, hộp thoại Spelling and Grammar
đóng lại và hộp thông báo sau đây xuất hiện.
90 Cơ bản về soạn thảo văn bản
10. Nháy OK. Lưu văn bản với tên Integrating ICT da_sua. Giữ
tập tin này mở cho bài tập tiếp.
Nếu Word phát hiện một vấn đề ngữ pháp không thể chỉnh sửa
bằng một từ hay cụm từ đơn giản (ví dụ như ngắt câu hoặc các từ
không nằm đúng thứ tự), nút Change sẽ chuyển thành màu xám
(không dùng được). Tuy nhiên, hộp thoại sẽ đề nghị xem xét việc
chỉnh sửa câu.
5. Trên bảng chọn tắt, nháy About This Sentence. Office Assistant
xuất hiện và giải thích ý nghĩa về tính phù hợp giữa chủ ngữ và
động từ và gợi ý các cách để chỉnh sửa lỗi ngữ pháp.
6. Nháy sau từ Create, gõ thêm s. Lỗi được sửa và đường lượn
sóng màu xanh không còn xuất hiện. Giữ tập tin này mở cho bài
tập tiếp.
không biết vị trí cụ thể của một từ hoặc một cụm từ, ta có thể sử
dụng hộp thoại Find and Replace để xác định nhanh vị trí.
Nút More trên hộp thoại Find and Replace được sử dụng để thiết
đặt các tùy chọn tìm kiếm bổ sung, ví dụ như tìm theo định dạng,
các đối tượng đặc biệt như dấu ngắt hoặc có sử dụng ký tự đại diện
hay không.
Một ký tự đại diện là viết tắt cho bất kỳ ký tự nào xuất hiện tại một
hoặc nhiều vị trí trong một từ hoặc một chuỗi ký tự. Để sử dụng ký
tự đại diện, trong hộp thoại Find and Replace, nháy nút More và
đánh dấu ô Use Wildcards. Sử dụng dấu hỏi (?) để đại diện cho một
ký tự bất kỳ tại một vị trí trong chuỗi ký tự. Ví dụ, chuỗi h?t sẽ tìm
94 Cơ bản về soạn thảo văn bản
các từ như hat, hit, hot và hut. Sử dụng dấu sao (*) để đại diện cho
bất kỳ chuỗi ký tự nào. Ví dụ, chuỗi h*t sẽ tìm các từ như hat, hurt
và thậm chí là had sent.
Ngoài ra có thể sử dụng tùy chọn Sounds like để tìm các từ phát âm
giống như chuỗi ký tự đang được tìm nhưng có thể được đánh vần
khác. Ví dụ, khi sử dụng tính năng Sounds like cho từ meet, Word
sẽ nhận dạng các từ meet, meat và mete.
Thay thế
Lệnh Replace cho phép nhanh chóng tìm bất kỳ chuỗi ký tự nào,
sau đó chuỗi ký tự nếu được tìm thấy sẽ được thay thế bằng một
chuỗi ký tự khác cho trên hộp thoại Find and Replace.
Ví dụ, trong văn bản chuyên nghiệp chỉ nên để một dấu cách giữa
các từ. Để bảo đảm là chỉ có một dấu cách được sử dụng, bạn có thể
Các công cụ hỗ trợ biên tập 95
sử dụng chức năng Find and Replace để thay thế nhanh. Gõ hai dấu
cách trong ô Find và gõ một dấu cách trong ô Replace. Word sẽ tìm
hai dấu cách liền nhau trong toàn bộ văn bản và thay thế chúng
bằng một dấu cách.
7. Lưu văn bản. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.
Lưu ý
Hãy cẩn thận khi sử dụng chức năng Replace All vì có thể vô tình
thay thế những từ mà bạn không có ý định thay thế. Ví dụ, nếu thay
thế từ the bằng từ a và bạn nháy vào Replace All, bạn có thể vô
tình thay thế từ the bằng từ a vào mỗi lần từ này xuất hiện ở giữa
một từ khác. Ví dụ, lithe sẽ trở thành lia và weather sẽ trở thành
weaar.
5. Nhấn phím Tab hai lần để di chuyển đến cạnh bên phải của
chân trang, gõ Last update on, sau đó nhấn phím cách.
6. Nháy Field trên bảng chọn Insert. Hộp thoại Field xuất hiện.
7. Nháy vào Date and Time trong danh sách Categories. Danh
sách Field names hiển thị các tùy chọn của Date and Time.
phải của chân trang. Mỗi khi văn bản được lưu, ngày sẽ được
cập nhật tự động.
9. Nháy Close trên thanh công cụ Header and Footer.
10. Lưu văn bản. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.
5. Nháy Copyright, sau đó nháy nút Insert. Biểu tượng bản quyền
được chèn vào văn bản tại vị trí hiện thời của điểm chèn.
6. Nháy Close. Hộp thoại đóng lại. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.
2. Trong câu đầu tiên của đoạn thứ hai, chọn phần văn bản
effectively integrate IT.
3. Nháy Comment trên bảng chọn Insert. Word hiển thị thanh
công cụ Reviewing, đặt các dấu ngoặc đơn màu xung quanh văn
bản được chọn và đặt điểm chèn ở trong vùng chú thích.
4. Trong vùng chú thích, gõ Có cách nào khác diễn đạt tốt hơn
không? Word sẽ thêm chú thích này vào vùng chú thích.
5. Đưa con trỏ chuột lên vùng chú thích hoặc trên văn bản trong
ngoặc đơn. Một ScreenTip xuất hiện với tên của người và ngày,
giờ chú thích.
Các công cụ hỗ trợ biên tập 101
6. Di chuyển con trỏ chuột ra khỏi văn bản trong ngoặc đơn hoặc
vùng chú thích. ScreenTip không xuất hiện nữa.
7. Nháy nút Reviewing Pane trên thanh công cụ Reviewing.
Ngăn Reviewing mở ra ở cuối màn hình.
8. Chọn cụm từ A combination of essential conditions create trong
câu đầu tiên của đoạn thứ ba và sau đó nháy nút New Comment
trên thanh công cụ Reviewing. Các dấu ngoặc đơn màu được
đặt xung quanh văn bản được chọn, điểm chèn xuất hiện trong
bóng vùng chú thích và một dòng chú thích mới xuất hiện với
tên của người duyệt, ngày và giờ của chú thích xuất hiện trong
ngăn Reviewing.
9. Gõ Câu này sai ngữ pháp tiếng Anh! Văn bản vừa gõ xuất
hiện đồng thời trong vùng chú thích và trong ngăn Reviewing.
10. Nháy nút Reviewing Pane trên thanh công cụ Reviewing để
đóng ngăn Reviewing.
11. Nháy vào chú thích thứ nhất để lựa chọn chú thích này, sau đó
nháy vào nút Reject Change/Delete Comment trên thanh
công cụ Reviewing. Chú thích bị xóa và các ngoặc đơn bị loại
bỏ khỏi văn bản.
12. Lưu văn bản và đóng văn bản.
102 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản Ruffles Article 06
trong thư mục Lesson06 có đường dẫn PiL\Word Practice. Kiểm tra
chính tả và ngữ pháp và chỉnh sửa bất cứ sai sót nào. Hãy tự quyết
định sai sót nào có thể bỏ qua và sai sót nào cần sửa đổi. Sau đó tìm
kiếm từ material và thay thế tất cả các từ material bằng từ fabric.
Bài tập 2: Ở câu cuối cùng của đoạn thứ hai kết thúc với cụm từ
purchasing your fabric, thêm văn bản sau: Then when you place
an order, you’ll be sure to purchase the correct amount. Chọn
câu vừa thêm vào và chèn chú thích có nội dung là Tôi đã thêm
vào câu này để làm rõ thêm. Tìm bất cứ trường hợp nào có hai
dấu cách liền nhau sau một dấu chấm và thay thế bằng một dấu
chấm và một dấu cách. Lưu văn bản.
103
Văn bản chỉ chứa thông tin dạng ký tự có thể cung cấp khối lượng
thông tin lớn, tuy nhiên, về mặt trực quan chúng chưa hấp dẫn. Với
Word bạn dễ dàng chèn ảnh và các đồ họa khác vào văn bản. Ảnh
là bất kỳ ảnh đồ họa nào được tạo bằng một chương trình khác,
được chụp từ máy quét hoặc máy ảnh/quay phim kỹ thuật số hoặc
được tải xuống từ web. Ảnh bao gồm bức vẽ, bức ảnh và tất cả các
ảnh có sẵn trong Microsoft Clip Gallery.
3. Nháy Picture trên bảng chọn Insert và nháy From File. Hộp
thoại Insert Picture xuất hiện.
4. Chọn thư mục Lesson07 (có đường dẫn PiL\Word Practice)
trong ô Look in. Các tệp ảnh trong thư mục xuất hiện trong hộp
thoại Insert Picture.
5. Chọn Balloon và nháy Insert. Ảnh được chèn tại vị trí của
điểm chèn.
6. Lưu văn bản với tên Le_khai_truong 07 Da_sua. Giữ tập tin
này mở cho bài tập tiếp theo.
Đồ họa trong văn bản 105
3. Nháy mũi tên trong ô Results và chỉ đánh dấu chọn Clip Art.
106 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Thông thường, khi chèn ảnh, ngầm định văn bản sẽ bao xung
quanh ảnh. Ta có thể thay đổi dạng bao của văn bản bằng cách sử
dụng thanh công cụ Picture hoặc thanh công cụ Drawing. Thanh
công cụ Picture xuất hiện bất cứ khi nào ta chọn một ảnh.
Để thay đổi dạng bao của văn bản, nháy vào nút Text Wrapping
trên thanh công cụ Picture và lựa chọn dạng bao văn bản thích hợp
Những dạng bao của văn bản sau đây có sẵn trên thanh công cụ
Drawing hoặc Picture:
D
ng bao Nút Tác dng
In Line With Text Đặt đối tượng tại điểm chèn cùng dòng
với văn bản trong văn bản (như là một
ký tự).
Square Văn bản bao xung quanh tất cả bốn
đường viền của ảnh.
Tight Văn bản bao xung quanh ảnh, thông
thường là trong các đường viền của
ảnh.
Behind Text Văn bản được hiển thị trên nền ảnh.
In Front of Text Ảnh được hiển thị trên nền văn bản.
Top and Bottom Văn bản nằm trên và dưới ảnh, nhưng
không xuất hiện bên trái và bên phải
của ảnh.
Through Văn bản bao quanh ảnh tương tự như
Tight, nhưng văn bản sẽ có ở bất kỳ
khu vực mở nào của ảnh.
108 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Edit Wrap Points Cho phép điều chỉnh các điểm góc cụ
thể.
Lưu ý
Hình mờ là những hình ảnh hoặc văn bản xuất hiện bị mờ trên nền
của văn bản in. Bạn có thể sử dụng một ảnh như logo của công ty
dưới dạng một hình mờ hoặc có thể sử dụng các từ như Mật, hoặc
Bản thảo dưới dạng một hình mờ.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn thu hẹp kích cỡ của ảnh đã được chèn vào
văn bản bằng cách sử dụng các nút điều khiển kích cỡ, sau đó bạn
thay đổi dạng bao bọc văn bản cho hình ảnh này.
1. Nháy chọn hình pháo hoa ở góc phía trên bên trái của văn bản.
Tám nút điều khiển kích cỡ xuất hiện xung quanh đường viền
của ảnh.
2. Đặt vị trí của con trỏ chuột ở trên nút điều khiển phía dưới bên
phải cho đến khi con trỏ chuột trở thành hình mũi tên chéo hai
đầu, sau đó kéo thả chuột lên trên hoặc sang trái cho đến khi cỡ
của ảnh pháo hoa bằng một nửa kích cỡ gốc, như minh họa
trong hình dưới.
Đồ họa trong văn bản 109
4. Nháy nút In Front of Text . Văn bản trở lại đầu văn bản và
hình pháo hoa vẫn ở vị trí cũ.
5. Nháy vào vị trí ngoài ảnh để bỏ chọn ảnh. Phần trên cùng văn
bản gần giống với hình minh họa sau.
6. Nháy nút Print Preview trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản
xuất hiện trong cửa sổ Print Preview cho thấy hình thức hiển thị
của văn bản khi in.
7. Nháy nút trên thanh công cụ Print Preview. Văn bản trở
lại chế độ Print Layout.
8. Lưu văn bản và tập tin này mở cho bài tập tiếp.
Để di chuyển với các khoảng cách nhỏ ta có thể sử dụng các phím
mũi tên. Nếu muốn di chuyển theo chiều ngang hoặc dọc, chỉ cần
nhấn phím Shift khi kéo thả ảnh.
Để đặt vị trí của ảnh trong tương quan với trang, đoạn,... chọn ảnh
cần đặt lại vị trí và nháy Picture trên bảng chọn Format. Trong hộp
thoại Format, nháy trang Layout và nháy nút Advanced. Trong hộp
thoại Advanced Layout, nháy vào tab Picture Position và chọn các
tùy chọn thích hợp.
Lưu ý rằng có thể sử dụng phương pháp này để đặt vị trí của các
đối tượng khác bao gồm cả WordArt và AutoShapes.
Thực hành
Bài tập 1: Mở một văn bản trống mới và tạo một thư mời. Sử dụng
Clip Gallery để thêm vào một hình ảnh và đặt hình ảnh đó dưới thư
mời.
111
Bảng là một công cụ hữu ích để lập nhóm, tổ chức và định dạng
các dữ liệu giống nhau. Bạn xem và sử dụng bảng thường xuyên
trong công việc hàng ngày. Ví dụ, một lịch biểu là một văn bản
dạng bảng, có chứa các đầu mục ở hàng trên cùng về các tên ngày
trong tuần. Mỗi hàng tiếp theo chỉ các ngày trong một tuần. Hóa
đơn cũng là một dẫn chứng khác về văn bản dạng bảng thường
được sử dụng.
Bố trí các thông tin, dữ liệu dưới dạng bảng tức là sắp xếp chúng
dưới dạng các hàng và cột. Nơi cắt nhau của một hàng và cột được
gọi là một ô. Ngoài phần văn bản ta còn có thể đưa các đối tượng
khác, chẳng hạn hình vẽ vào mỗi ô. Việc soạn thảo cũng như định
dạng nội dung trong mỗi ô được thực hiện y hệt như trên một trang
bình thường.
Bảng gồm các ô được sắp xếp đồng thời theo các hàng và các cột.
Cuối mỗi ô và mỗi hàng có các dấu kết thúc ô và dấu kết thúc hàng.
Chúng là các ký tự ẩn , bình thường ta không nhìn thấy chúng
trên màn hình trừ khi nháy nút để hiển thị các ký tự ẩn. Cũng
như các dấu ngắt đoạn, chúng lưu các thông tin định dạng của mỗi
ô và mỗi hàng. Các thao tác thực hiện trên bảng rất phụ thuộc vào
việc các ký tự này có được chọn hay không. Tùy theo chúng có
được chọn hay không mà các lệnh trong bảng chọn Table (Bảng)
cũng được cho khác nhau. Hình dưới đây minh họa các thành phần
cơ bản của bảng.
Tạo bảng
Một trong các cách để tạo bảng là vẽ bảng tự do. Khi nháy vào nút
Tables and Borders trên thanh công cụ chuẩn, thanh công cụ
Tables and Borders xuất hiện và con trỏ chuột chuyển thành hình
bút chì . Sau đó, có thể kéo thả chuột để vẽ đường viền cho các
ô, hàng và cột - giống như đang vẽ bảng trên một tờ giấy.
Đầu tiên vẽ đường khung ngoài của bảng, sau đó tiếp tục vẽ các
đường kẻ ngang phân chia hàng, đường kẻ dọc phân chia cột. Kết
thúc việc vẽ bằng cách nháy lại nút . Hình dưới minh họa các
bước vẽ bảng tự do.
Cách nhanh nhất để tạo bảng là sử dụng nút Insert Table . Sau đó
chọn số hàng và số cột của bảng.
Tạo và làm việc với bảng 113
Mặc dù phương pháp này nhanh nhưng không cho phép thiết lập
trước bất kỳ định dạng nào - ví dụ như độ rộng của các cột. Nếu
muốn quy định độ rộng của cột hoặc những định dạng khác của
bảng, ta cần sử dụng hộp thoại Insert Table bằng cách chọn Insert
trên bảng chọn Table.
Mỗi ô của bảng chứa một dấu cuối ô và mỗi hàng chứa một dấu
cuối hàng (đều có dạng ). Các đấu này chứa mọi thông tin định
dạng của ô và của hàng tương ứng. Để xem những dấu kết thúc này
trong bảng, trên thanh công cụ chuẩn, hãy nháy vào nút Show/Hide
¶. Những dấu kết thúc này chỉ xuất hiện trên màn hình, chứ không
xuất hiện trên trang in.
3. Chỉ đến ô ở cột thứ ba của hàng thứ ba, sau đó nháy chuột vào ô
đó. Một bảng trống với ba cột và ba hàng xuất hiện trong cửa sổ
văn bản.
4. Nhấn phím mũi tên xuống ba lần cho đến khi điểm chèn không
còn nằm trong bảng, sau đó nhấn Enter. Một dòng trắng được
chèn sau bảng.
5. Nháy nút Tables and Borders trên thanh công cụ chuẩn. Con
trỏ chuột chuyển thành hình bút chì và thanh công cụ Tables
and Borders xuất hiện.
114 Cơ bản về soạn thảo văn bản
6. Dưới bảng vừa tạo, đưa con trỏ hình bút chì tới lề trang bên trái
và kéo thả xuống sang phải cho đến khi tạo được một hình chữ
nhật rộng khoảng 2,5 inch và cao 3,5 inch. Đường viền bên
ngoài của bảng được tạo.
7. Đặt con trỏ hình bút chì dọc đường viền bên trái của bảng, cách
đường viền trên cùng của bảng khoảng 0,5 inch.
8. Kéo thả chuột theo hướng thẳng ngang qua đường viền bên phải
của bảng, sau đó thả nút chuột. Hàng đầu tiên của bảng đã được
tạo.
9. Lặp lại các bước 7 và 8 để tạo thêm hai dòng ngang nữa dưới
dòng kẻ vừa tạo, giãn cách giữa các dòng là 0,5 inch, như minh
họa ở hình dưới.
10. Đặt vị trí con trỏ trên dòng kẻ đáy của hàng đầu tiên, cách
đường viền bên trái của bảng khoảng 0,1 inch và kéo thả thẳng
xuống dưới đến đường viền dưới cùng của bảng. Cột đầu tiên
đã được tạo, nhưng không bao gồm hàng đầu tiên.
Tạo và làm việc với bảng 115
11. Đặt vị trí con trỏ trên dòng kẻ của hàng đầu tiên, cách đường kẻ
dọc vừa tạo khoảng 1 inch về bên phải, sau đó kéo thả thẳng
xuống đến khi bút chì chạm đáy của hàng thứ hai.
12. Nháy nút Distribute Rows Evenly trên thanh công cụ Tables
and Borders. Các hàng trong bảng đã được giãn cách đều nhau.
13. Nháy nút Draw Table trên thanh công cụ Tables and
Borders và nháy nút Tables and Borders trên thanh công cụ
chuẩn. Con trỏ chuyển thành điểm chèn và thanh công cụ
Tables and Borders không còn xuất hiện.
14. Nhấn Ctrl+End, sau đó nhấn Enter. Điểm chèn di chuyển đến
cuối văn bản và một dòng trắng được chèn sau bảng.
15. Nháy lệnh Insert trên bảng chọn Table và nháy Table. Hộp
thoại Insert Table xuất hiện.
116 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Để định dạng một ô, cột hoặc hàng nào đó, ví dụ như thay đổi
phông chữ trong các ô, cần chọn phần của văn bản muốn thay đổi
Tạo và làm việc với bảng 117
định dạng. Bạn có thể thực hiện những lựa chọn sau đây bằng cách
sử dụng bàn phím hoặc chuột.
Đ ch n Thc hin
Các ô liên tiếp Nhấn Shift+phím mũi tên hoặc kéo thả
con trỏ chuột qua các ô.
Một hàng Nháy vào vùng chọn ở bên trái của hàng.
Một cột Nháy chuột vào đỉnh của cột khi mũi tên
chỉ xuống xuất hiện.
Nhiều cột Nháy chuột vào đỉnh của cột đầu tiên khi
mũi tên chỉ xuống xuất hiện, sau đó kéo
thả chuột sang phải hoặc sang trái.
Hình minh họa sau đây cho thấy cần nháy vào vị trí nào để chọn
toàn bộ bảng, các hàng, các cột hoặc một ô.
Ô điều khiển di chuyển bảng là một hình vuông có các mũi tên
chéo nhau, nằm ở ngay ngoài góc phía trên bên trái của bảng. Có
thể nháy vào ô điều khiển này để chọn toàn bộ bảng hoặc kéo ô
điều khiển để di chuyển bảng.
118 Cơ bản về soạn thảo văn bản
6. Nháy vào vùng chọn ở bên trái của hàng đầu tiên trong bảng.
Hàng đầu tiên của bảng đã được chọn.
7. Nháy nút Bold trên thanh công cụ định dạng. Văn bản trong
hàng đầu tiên được định dạng đậm.
8. Lưu và đóng văn bản.
Sinh
Văn Toán Trung bình
học
Hàng tiêu đề sẽ dễ dọc và dễ định dạng hơn nếu tiêu đề được chứa
trong một ô dài qua hết độ rộng của bảng, thay vì được chia trong
các ô nhỏ hơn của hàng như minh họa trên bảng dưới đây:
Bạn có thể gộp ô để định dạng bảng chuyên nghiệp hơn. Gộp ô là
một quá trình kết hợp nhiều ô thành một ô lớn hơn. Ta có thể kết
hợp nhiều ô trong một hàng hoặc nhiều ô trong một cột để tạo
thành một ô. Cũng có thể chọn nhiều ô trong nhiều cột và gộp
chúng thành một ô. Để gộp ô, chọn các ô muốn gộp, sau đó nháy
Merge Cells trên bảng chọn Table.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn kết hợp các ô để tạo đầu mục của bảng.
120 Cơ bản về soạn thảo văn bản
1. Mở tệp văn bản Dieu_tra Luong 09 trong thư mục Lesson09 (có
đường dẫn PiL\Word Practice).
2. Nháy vùng chọn ở bên trái của hàng đầu tiên trong bảng. Hàng
đầu tiên của bảng được chọn (bạn có thể biết khi nào con trỏ ở
trong vùng chọn vì nó chuyển thành hình mũi tên chỉ sang phải).
3. Nháy Merge Cells trên bảng chọn Table. Hàng đầu tiên không
còn được chia theo tám ô. Văn bản trong ô đầu tiên được trải ở
toàn bộ hàng và chiều cao của hàng ngắn lại.
4. Cuốn xuống hàng chứa tiêu đề Năm Kinh nghiệm và chọn toàn
bộ hàng.
5. Nháy Merge Cells trên bảng chọn Table. Hàng này không còn
được chia theo tám ô. Văn bản trong hàng được trải ở toàn bộ
hàng và chiều cao của hàng ngắn lại.
6. Chọn hàng tiếp theo (chứa nội dung Trong lĩnh vực quan hệ
công chúng) và nháy Merge Cells trên bảng chọn Table. Các ô
được chọn được gộp thành một ô.
7. Chọn hai hàng vừa gộp – Năm Kinh nghiệm và (Trong lĩnh vực
quan hệ công chúng) – và nháy Merge Cells trên bảng chọn
Table. Hai hàng được hợp nhất thành một hàng.
8. Nháy nút Show/Hide ¶ trên thanh công cụ chuẩn. Các dấu định
dạng xuất hiện trên toàn bộ bảng.
9. Xóa dấu ngắt đoạn ¶ ở cuối văn bản Năm Kinh nghiệm và nhấn
phím cách. Dòng (Trong lĩnh vực quan hệ công chúng) di
chuyển dọc theo dòng Năm Kinh nghiệm và một dấu cách được
chèn giữa văn bản. Dòng được hợp nhất vẫn là một dòng trống.
10. Nháy nút Show/Hide ¶ trên thanh công cụ chuẩn. Các dấu định
dạng không xuất hiện nữa.
11. Lưu văn bản với tên Dieu_tra Luong 09 Dasua. Giữ tập tin mở
cho bài tập tiếp.
Tạo và làm việc với bảng 121
Lưu ý
Có thể gộp các ô bằng cách chọn một hàng hoặc cột, nháy chuột
phải và nháy Merge Cells trên bảng chọn tắt, hoặc nháy nút Merge
Cells trên thanh công cụ Tables and Borders (nháy Toolbars trên
bảng chọn View và chọn nháy chọn Tables and Borders để hiển thị
thanh công cụ Tables and Borders).
Ngược lại, cũng có thể tách một ô thành nhiều ô. Khi tách một ô,
bạn chia ô thành nhiều hàng và nhiều cột. Hãy chọn các ô cần tách
và nháy Split Cells trên bảng chọn Table. Trong hộp thoại Split
Cells, chọn số cột hoặc số hàng mà bạn muốn chèn vào ô.
Lưu ý
Sau khi chọn hàng hay cột, bạn không thể đơn giản nhấn phím
Delete để xóa các hàng đó. Nhấn phím Delete chỉ xóa nội dung
trong các ô.
122 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Lưu ý
Có thể lựa chọn và xóa nhiều cột hoặc nhiều hàng liền kề với nhau.
Tuy nhiên, mặc dù có thể lựa chọn nhiều hàng và cột không liền kề
với nhau, nhưng không thể xóa các hàng và cột không liền kề nhau
cùng một lúc.
Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Tạo một văn bản trống mới
và tạo một bảng có bốn hàng và ba cột. Điều chỉnh cỡ của bảng với
chiều rộng xấp xỉ 4 inch và chiều cao 3 inch, sau đó phân bố đều
các hàng và các cột. Xóa cột cuối cùng.
Bài tập 2: Kết hợp các ô ở hàng đầu tiên của bảng mà bạn đã tạo
trong Bài tập 1, hãy nhập tiêu đề là Khách hàng theo Lĩnh vực,
sau đó thu hẹp hàng đầu tiên xuống còn 0,75 inch. Lưu bảng theo
tên Table Practice 09 vào thư mục Lesson09.
Bài tập 3: Tạo một văn bản trống mới và sử dụng hộp thoại Insert
Table để tạo một bảng có 6 cột và 10 hàng. Nháy vào nút
AutoFormat trên hộp thoại Insert Table. Từ hộp thoại Table
AutoFormat, chọn tùy chọn kiểu bảng Table Colorful 1. Lưu văn
bản với tên More Table Practice 09 vào thư mục Lesson09.
125
Word và web
Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:
Gửi một văn bản dưới dạng tập tin đính kèm thư điện tử.
Xem một văn bản trong Web Page Preview.
Lưu một văn bản Word dưới dạng một trang web.
Trong nhiều năm qua, Word đã, đang và sẽ là công cụ phần mềm
phổ biến nhất để tạo văn bản. Tuy nhiên, trong những năm gần đây,
một dạng văn bản mới đang ngày càng được nhiều người ưa
chuộng và sử dụng. Internet tiếp tục được phổ biến rộng rãi nên các
văn bản có thể được xem trên web ngày càng tăng. Ở đây thuật ngữ
web được sử dụng để mô tả công nghệ chuyển tải văn bản, đồ họa,
âm thanh và thậm chí video trên Internet. Mặc dù các thông tin đa
phương tiện đang được sử dụng rộng rãi trên các trang web nhưng
hầu hết các văn bản web vẫn chủ yếu bao gồm văn bản và đồ họa.
Do đó, sẽ rất hữu ích nếu có thể sử dụng Microsoft Word để tạo các
văn bản web. Trong các phiên bản trước đây của Word, bạn đã có
thể chuyển đổi văn bản Word sang văn bản web, gọi là trang web.
Văn bản web sử dụng hệ thống mã hóa gọi là HTML (Ngôn ngữ
đánh dấu siêu văn bản) để định dạng văn bản và đồ họa trên màn
hình. Hệ thống mã hóa để định dạng văn bản và đồ họa trong Word
để hiển thị và in văn bản phức tạp hơn nhiều. Do đó, với những
phiên bản trước của Word văn bản phải chuyển đổi sang định dạng
HTML rút gọn hơn nhiều. Các trang web được lưu từ văn bản
Word thường không giống với văn bản gốc.
Phiên bản Word XP hiện nay đã có thể chuyển đổi văn bản Word
thành trang web với rất ít hoặc không hề mất định dạng ban đầu.
Thậm chí bạn có thể gửi các văn bản Word như thư điện tử - mà
không cần phải thoát ra khỏi Word.
Bài học sẽ giới thiệu cách sử dụng những tính năng này và những
tính năng web khác của Word.
văn bản dưới dạng tập tin đính kèm một thư điện tử hoặc Word có
thể chuyển văn bản theo một định dạng mà các chương trình thư
điện tử có thể đọc được, trong trường hợp đó văn bản trở thành phần
thân của một thư điện tử. Tập tin đính kèm là một tập tin có thể
được gửi dưới dạng một phần của thư điện tử. Khi người nhận nhận
được thư điện tử, người đó có thể mở và xem tập tin đính kèm
trong Word.
Để gửi một văn bản dưới dạng tập tin đính kèm trong một thư điện
tử, mở văn bản cần gửi và kết nối tới Internet. Trên bảng chọn File,
trỏ vào Send To và nháy Mail Recipient (as Attachment). Khi nháy
Mail Recipient, Outlook, Outlook Express hoặc chương trình thư
điện tử mặc định trên máy tính sẽ được mở. Nhập tên của người
nhận trong hộp To, gõ nội dung trong phần thân thư và sau đó
nháy Send.
Để gửi một văn bản Word dưới dạng nội dung của thư điện tử chứ
không phải dưới dạng tập tin đính kèm, mở văn bản cần gửi và
nháy vào nút E-mail trên thanh công cụ chuẩn. Word sẽ chuyển
văn bản thành một thư điện tử được mã hóa dưới dạng HTML. Một
cửa sổ thư xuất hiện để bạn nhập địa chỉ và gửi thư điện tử.
Trong trường hợp sau, người nhận sẽ không phải mở tập tin đính
kèm để đọc, tuy nhiên, nếu văn bản gửi có định dạng không thể
chuyển đổi thành HTML thì người nhận có thể nhận văn bản
không được hiển thị đúng. Vì thế, tốt nhất là hãy gửi văn bản dưới
dạng tập tin đính kèm để không mất định dạng trong quá trình
chuyển đổi.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn gửi văn bản này dưới dạng tập tin gửi kèm
của một thư điện tử.
1. Mở văn bản tập tin Brochure 10 trong thư mục Lesson10 (có
đường dẫn PiL\Word Practice).
2. Nháy Save As trên bảng chọn File để lưu văn bản với tên
Brochure 10 Edited trong thư mục Lesson10.
3. Trên bảng chọn File, trỏ vào Send To và nháy Mail Recipient
(As Attachment). Chương trình thư điện tử mặc định sẽ
khởi động.
Word và web 127
7. Nháy nút Send trong cửa sổ thư điện tử. Làm theo những hướng
dẫn trong chương trình thư điện tử của bạn để gửi thư. Giữ tập
tin này để mở cho bài tập tiếp.
2. Cuốn văn bản để xem có định dạng nào bị thay đổi không. Lưu
ý rằng đường viền của trang không hiển thị nữa và nội dung
không còn được định dạng trong hai cột.
3. Nháy vào nút Close ở góc bên phải phía trên cửa sổ trình duyệt
web để đóng lại và văn bản Word lại xuất hiện.
4. Nháy vào nút Web Layout View ở phía bên trái của thanh cuốn
ngang dưới cùng màn hình. Word hiển thị văn bản giống như văn
bản đã hiển thị trong trình duyệt web dưới dạng tập tin HTML.
5. Cuốn văn bản để xem có bất kỳ định dạng nào bị thay
đổi không. Lưu ý rằng độ rộng và độ dài của các đoạn rộng hơn,
phông chữ nhỏ hơn và có thể chỉnh sửa trong chế độ Web
Layout View. Giữ tập tin này để mở cho bài tập tiếp.
văn bản web giống như lưu văn bản vào ổ cứng. Tập tin HTML sẽ
sao chép hầu hết các kiểu, định dạng và nội dung của văn bản
Word. Lợi ích của việc chuyển đổi một văn bản Word sang một tập
tin HTML là tất cả các trình duyệt web có thể đọc một tập tin
HTML nhưng không thể đọc một văn bản Word.
Trước khi tạo ra những thay đổi đối với một văn bản và lưu nó
dưới dạng tập tin HTML, nên nhớ lưu lại dưới dạng tập tin Word.
Điều này cho phép giữ lại những thay đổi trong cả văn bản HTML
và văn bản Word với những phiên bản khác nhau.
Lưu ý
Nếu mở cửa sổ Explorer, bạn sẽ nhận thấy một thư mục có tên
Brochure10Web_files xuất hiện bên cạnh tập tin HTML. Thư mục
này chứa những tập tin phụ trợ Word đã tạo ra sau khi lưu văn bản
dưới dạng trang web. Ví dụ, đối tượng WordArt ở đầu tờ rơi được
lưu như một tập tin đồ họa riêng biệt. Các hình xuất hiện trên trang
web được lưu trữ trong một thư mục để khi trang web được xuất
bản lên máy chủ web, các hình sẽ xuất hiện tại những vị trí đã được chỉ
định trên trang web.
Word và web 131
Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản có tên Web
Practice 10 trong thư mục Word Processing Practice. Gửi văn bản
này như tập tin đính kèm thư điện tử gửi đến địa chỉ
someone@example.com với lời nhắn ngắn gọn về nội dung của tập
tin đính kèm. Lưu văn bản theo tên Web Practice 10 Edited trong
thư mục Word Processing Practice.
Bài tập 2: Xem văn bản được sử dụng ở Bài tập 1 trong Web Page
Preview để kiểm tra nội dung định dạng phù hợp nếu chuyển đổi
văn bản sang dạng trang web. Xem văn bản trong Word bằng cách
sử dụng Web Layout View. Lưu văn bản dưới dạng một trang web
bằng cách sử dụng một tên thích hợp của tập tin HTML và sau đó
đóng văn bản lại.
Bài tập 3: Xem xét hai cách gửi một văn bản qua thư điện tử như
đã đề cập trong bài học này. Khi nào thì gửi một văn bản dưới dạng
lời nhắn trong thư điện tử đơn giản là thích hợp và thuận lợi? Trong
những trường hợp nào bạn nên gửi một văn bản dưới dạng tập tin
đính kèm trong thư điện tử? Bạn dự kiến sẽ sử dụng cách nào
thường xuyên hơn trong trao đổi thư tín hàng ngày của bạn?
Bài tập 4: Dùng các thông tin Help của Word để biết thêm về Web
archives. Bạn muốn sử dụng tính năng Web archive khi nào? Viết
một báo cáo tóm tắt về những tìm hiểu của bạn, bao gồm cả giải
thích về MIME là gì.
132