You are on page 1of 69

Trần Thanh Phong

GPE - Tháng 7/ 2010


Nội dung

1. Các vấn đề cơ bản ........................................................................................................................ 5


1.1. Giới thiệu ................................................................................................................................ 5
1.2. CF dùng danh mục điều kiện sẵn có ........................................................................................ 6
1.3. Thứ tự ưu tiên của các CF .................................................................................................... 11
1.4. CF sử dụng các công thức làm điều kiện ............................................................................... 13
1.4.1. Địa chỉ Tuyệt đối và Tương đối trong công thức của CF................................................. 14
1.4.2. Công thức mảng (array formula) trong CF...................................................................... 15
1.4.3. Sử dụng tên (Name) trong CF ....................................................................................... 15
1.4.4. Sử dụng Date và Time trong CF .................................................................................... 16
1.5. Thêm, sao chép, thay đổi và xoá CF..................................................................................... 17
1.5.1. Thêm CF ....................................................................................................................... 17
1.5.2. Sao chép định dạng của CF cho các ô khác .................................................................. 17
1.5.3. Thay đổi hoặc xoá CF.................................................................................................... 17
1.6. Dùng Go To tìm kiếm các ô có áp dụng CF ........................................................................... 18
1.7. Một số vấn đề thường gặp .................................................................................................... 19
1.7.1. CF không áp dụng đúng ................................................................................................ 19
1.7.2. Các thiết lập trong hộp thoại CF biến mất ...................................................................... 19
1.7.3. Không thể sử dụng một số kiểu định dạng trong CF ....................................................... 19
1.7.4. Các định dạng màu Font và tô bóng cho ô tự động thay đổi ........................................... 19
2. Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao ................................................................................. 20
2.1. Các ví dụ cơ bản ................................................................................................................... 20
2.1.1. Các vấn đề thường gặp ................................................................................................. 20
2.1.1.1. Ẩn các lỗi (Hide Errors) .......................................................................................... 20
2.1.1.2. Tô màu nền các ô rỗng (ISBLANK) ........................................................................ 20
2.1.1.3. Ẩn bớt các giá trị trùng (Hide Duplicate Values) ..................................................... 21
2.1.1.4. Tô màu các giá trị trùng lặp trong cột (Highlight Duplicates in Column) ................... 22
2.1.1.5. Tô màu các phần tử thuộc danh sách (Highlight Items in a List) ............................. 22
2.1.1.6. Tô màu các con số trùng với các con số cho trước ................................................ 23
2.1.1.7. Tô màu các ngày sắp đến hạn (Highlight Upcoming Expiry Dates) ......................... 23
2.1.1.8. Ẩn nội dung các ô khi in (Hide Cell Contents When Printing) .................................. 24
2.1.1.9. Tô màu nền cách dòng (Shade Alternating Rows) .................................................. 24
2.1.1.10. Tô màu nền nhóm N dòng cách quãng (Shade Bands of Rows) ............................. 25
2.1.1.11. Tô màu nền cách dòng trong danh sách đang áp dụng Filter (Shade Alternating
Filtered Rows) ........................................................................................................................... 25
2.1.1.12. Tạo các hình nền màu (Create Coloured Shapes) .................................................. 26
2.1.1.13. Điều khiển định dạng kiểu Font chữ ....................................................................... 27
2.1.2. Một số ví dụ về CF với dữ liệu Date – Time ................................................................... 27
2.1.2.1. Tô màu các ngày lớn hơn ngày 18/09/2000 (trong ô B24) một năm ........................ 27
2.1.2.2. Tô màu nền các ngày từ 1/1/2001 đến ngày 30/4/2001 .......................................... 28
2.1.2.3. Tô màu nền các ngày trong tuần hiện hành (tuần bắt đầu là ngày chủ nhật)........... 28
2.1.2.4. Tô màu nền các ngày cuối tuần (tuần bắt đầu là ngày chủ nhật) ............................ 29
2.1.2.5. Tô màu nền cho các ngày lễ .................................................................................. 29
2.1.2.6. Tô màu các cột là ngày chủ nhật hàng tuần .......................................................... 30
2.1.2.7. Sử dụng hàm DateDif và CF để tô nền các thành viên nhỏ hơn 18 tuổi .................. 31
2.1.2.8. Kết hợp TODAY và MONTH tô nền những người có sinh nhật trong tháng ........... 31
2.1.3. Một số ví dụ về CF với dữ liệu dạng Text ....................................................................... 32
2.1.3.1. Tô màu nền các ô chứa chuỗi cần tìm.................................................................... 32
2.1.3.2. Tô màu nền các ô có chứa chuỗi con cần tìm ........................................................ 32
2.1.3.3. Tô màu nền các ô chứa chuỗi có các chữ bắt đầu giống chuỗi cần tìm .................. 33
2.1.3.4. Tô màu cả dòng khi có một ô thuộc dòng có chứa chuỗi cần tìm ............................ 34
2.1.3.5. Tô màu các dòng có lượng hàng tồn kho ............................................................... 35
2.1.4. Các ví dụ CF sử dụng hàm thống kê.............................................................................. 36
2.1.4.1. Tìm và tô màu nền của ô chứa giá trị lớn nhất trong vùng số liệu ........................... 36
2.1.4.2. Tìm và tô màu nền của ô chứa giá trị lớn nhất, nhì, ba trong vùng số liệu............... 36
2.1.4.3. Tìm và tô màu nền của ô chứa giá trị nhỏ nhất trong vùng số liệu .......................... 37
2.1.4.4. Tìm và tô màu nền của ô chứa giá trị nhỏ nhất khác không (0) trong vùng số liệu .. 37
2.1.4.5. Tìm và tô màu nền của ô chứa giá trị nhỏ nhất, nhì, ba trong vùng số liệu .............. 37
2.1.4.6. Tìm và tô nền của ô chứa giá trị lớn hơn giá trị trung bình cộng ............................. 38
2.2. Các ví dụ nâng cao ............................................................................................................... 38
2.2.1. Tô màu các ô chứa công thức ....................................................................................... 38
2.2.2. Tô màu các ô đặt ở chế độ unlock ................................................................................. 39
2.2.3. Tìm các số có sai biệt lớn hơn khoảng ±5% ................................................................... 39
2.2.4. Tìm nhóm 5 có giá trị cao nhất/ thấp nhất ...................................................................... 40
2.2.5. Tìm nhóm 10% có giá trị cao nhất/ thấp nhất ................................................................. 41
2.2.6. Tạo sơ đồ GANTT ......................................................................................................... 42
2.2.7. CF khi có nhiều hơn 3 điều kiện..................................................................................... 43
3. Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 ................................................................... 47
3.1. Giới thiệu .............................................................................................................................. 47
3.2. Các qui luật có thể áp dụng khi sử dụng CF tự tạo ................................................................ 49
3.3. Định dạng theo điều kiện sử dụng hình ảnh........................................................................... 49
3.3.1. Sử dụng data bars ......................................................................................................... 49
3.3.2. Sử dụng color scales ..................................................................................................... 52
3.3.3. Sử dụng Icon Sets ......................................................................................................... 54
3.3.4. Chỉ cho hiển thị một icon trong bộ Icon? ........................................................................ 57
3.4. Định dạng theo điều kiện với công thức làm điều kiện ........................................................... 59
3.4.1. Tô màu các ngày cuối tuần ............................................................................................ 60
3.4.2. Tô màu nền cách dòng .................................................................................................. 61
3.4.3. Tô màu nền trắng đen kiểu carô .................................................................................... 62
3.4.4. Hiển thị giá trị tổng khi tất cả số liệu được nhập đầy đủ.................................................. 63
3.5. Một số thao tác cần thiết khi sử dụng định dạng theo điều kiện.............................................. 64
3.5.1. Quản lý các qui luật định dạng theo điều kiện ................................................................ 64
3.5.1.1. Thêm mới qui luật định dạng .................................................................................. 65
3.5.1.2. Hiệu chỉnh qui luật định dạng đang có .................................................................... 65
3.5.1.3. Sắp xếp thứ tự áp dụng các qui luật định dạng....................................................... 66
3.5.2. Sao chép định dạng theo điều kiện ................................................................................ 67
3.5.3. Xóa định dạng theo điều kiện......................................................................................... 67
3.5.4. Tìm kiếm các ô có áp dụng CF trong bảng tính .............................................................. 68
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

ĐỊNH DẠNG THEO ĐIỀU KIỆN TRONG EXCEL 97-2010

Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting - CF) được Microsoft bổ sung vào Excel kể từ phiên
bản Microsoft Excel 97. CF trong Excel là một công cụ mạnh giúp chúng ta định dạng các chuỗi văn bản
trong các ô, các giá trị và các ô về màu sắc, kiểu mẫu nền, kẻ khung…

CF khi áp dụng vào các ô (cell) nó sẽ đè lên các định dạng thông thường của ô về màu sắc, kiểu thể
hiện văn bản và số… Tuy nhiên nếu chúng ta xoá bỏ CF của các ô thì định dạng đã có trước kia của các
ô này sẽ được phục hồi.

CF trong các phiên bản Excel 2003 trở về trước có một số giới hạn về số lượng điều kiện (tối đa là 3) và
điều này đã được khắc phục trong phiên bản Excel 2007 với số lượng điều kiện cho phép là 64.

Tài liệu này sẽ cố gắng trình bày về CF thật bao quát, nhằm giúp các bạn có thể áp dụng được CF trong
tất cả phiên bản Excel hiện có cũng như một số kỹ thuật CF bằng VBA. Tài liệu cũng đề cập thật chi tiết
về các điểm mới của CF trong phiên bản mới nhất Excel 2007.

Tài liệu có sử dụng lại một số bài viết và ví dụ thực tế về CF trên diễn đàn GPE (handung107,
levanduyet, …). Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của tất cả các bạn, góp ý xin gửi về
ttphong@giaiphapexcel.com

Định dạng theo điều kiện là công cụ cho phép bạn áp dụng định dạng cho một ô (cell) hay nhiều ô (range
of cells) trong bảng tính và sẽ thay đổi định dạng tùy theo giá trị của ô hay giá trị của công thức.

Ví dụ như bạn có thể tạo cho định dạng của ô đó là chữ in đậm màu xanh khi giá trị của nó lớn hơn 100.
Khi giá trị của ô thoả điều kiện thì các định dạng bạn tạo ra ứng với điều kiện đó sẽ được áp dụng cho ô
đó. Nếu giá trị của ô không thoả điều kiện bạn tạo ra thì định dạng của ô đó sẽ áp dụng định dạng mặc
định (default formatting)

Một ô có thể có 3 định dạng theo điều kiện. Ví dụ như bảng phân tích độ nhạy của Lợi nhuận bên dưới
ta sẽ dùng CF cho các ô C21:K31 với 3 điều kiện:

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 5


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

 Nếu giá trị của ô lớn hơn 0 thì nó sẽ được thể hiện là màu xanh (lời),

 Nếu gía trị của ô là 0 thì chữ sẽ màu cam (hoà vốn),

 Và nếu giá trị của ô nhỏ hơn 0 thì chữ màu đỏ (lỗ).

Bạn chú ý rằng CF giống như việc thêm một hay nhiều công thức vào mỗi ô mỗi khi bạn sử dụng, vì vậy
áp dụng CF cho một số lớn các ô có thể gây ra việc thực hiện chương trình bị chậm đi. Do đó bạn hãy
chú ý khi áp dụng CF cho một số lớn các ô trong bảng tính.

Hai minh hoạ đơn giản đã trình bày chỉ là phần nổi rất nhỏ về khả năng của CF, các phần tiếp theo sẽ
giúp bạn từng bước tiếp cận và làm chủ CF – một tính năng tuyệt vời của Excel.

Trong phần này sẽ trình bày về tuỳ chọn CF đơn giản nhất là Cell Value is trong hộp thoại CF, và kết
hợp với các toán tử trong danh sách sẵn có để ra điều kiện định dạng. Hộp định dạng theo điều kiện cho
Excel XP được thể hiện ở hình dưới đây.

Trong đó có các tuỳ chọn:

 Cell Value Is: căn cứ vào giá trị chứa trong ô để làm đối số so sánh và từ đó áp dụng các định
dạng nếu thoã mãn điều kiện (điều kiện trả về TRUE trong kết quả so sánh).

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 6


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

 Formula Is: căn cứ vào kết quả tính toán của các công thức làm đối số so sánh và từ đó áp
dụng các định dạng nếu thoã mãn điều kiện (kết quả so sanh là TRUE). Phần này sẽ trình bày ở
mục sau.

Giải thích các toán tử so sánh:

 Between: giá trị trong ô nằm trong đoạn từ a đến b (bao gồm 2 cận trên và dưới a, b)

 Not between: giá trị trong ô không nằm trong đoạn [a, b]

 Equal to: giá trị trong ô bằng (=) với giá trị so sánh

 Not equal to: giá trị trong ô không bằng (≠) giá trị so sánh

 Greater than: giá trị trong ô lớn hơn (>) giá trị so sánh

 Less than: giá trị trong ô nhỏ hơn (<) giá trị so sánh

 Greater than or equal to: giá trị trong ô lớn hơn hoặc bằng (≥) giá trị so sánh

 Less than or equal to: giá trị trong ô nhỏ hơn hoặc bằng (≤) giá trị so sánh

Ví dụ 2.1: Dùng CF định dạng cho các ô trong vùng B4:E12 sao cho các giá trị lớn hơn 100 sẽ tô màu
chữ xanh và in đậm.

B1. Chọn vùng cần định dạng B4:E12

B2. Vào Format | chọn Conditional Formatting… hộp thoại Conditional Formating hiện ra

B3. Chọn các tuỳ chọn như hình sau:

 Tại Condition 1, chọn tuỳ chọn là Cell Value Is

 Chọn toán tử so sánh là greater than

 Nhập vào giá trị 100 tại hộp trống bên phải

B4. Nhấn nút Format… hộp thoại Format Cells xuất hiện như hình sau

 Chọn Bold (In đậm) tại Font style

 Chọn màu xanh tại Color

 Nhấn OK hoàn tất định dạng

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 7


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B5. Nhấn OK để bắt đầu áp dụng CF cho các ô trong vùng đang chọn.

Ví dụ 2.2: Dùng CF định dạng cho các ô trong vùng H4:K12 sao cho các giá trị từ 80 đến 100 sẽ tô màu
chữ xanh, in đậm và nền ô màu vàng; các ô còn lại tô chữ màu tím và nền ô màu xám.

B1. Chọn vùng H4:K12 cần định dạng CF

B2. Vào Format | chọn Conditional Formatting… hộp thoại Conditional Formating hiện ra

B3. Chọn các tuỳ chọn như hình sau:

 Tại Condition 1, chọn tuỳ chọn là Cell Value Is, chọn toán tử so sánh là between và nhập vào giá
trị 80 và 100 tại 2 ô trống kế bên. Nhấn nút Format:

o Tại ngăn Font chọn Bold tại Font style, chọn tiếp màu xanh tại Color

o Chuyển qua ngăn Patterns và chọn màu vàng tại Cell shading

o Nhấn OK hoàn tất CF1.

 Nhấn nút Add >> để thêm điều kiện mới

 Tại Condition 2, chọn tuỳ chọn là Cell Value Is, chọn toán tử so sánh là not between và nhập vào
giá trị 80 và 100 tại 2 ô trống kế bên. Nhấn nút Format:

o Tại ngăn Font chọn màu tím tại Color

o Chuyển qua ngăn Patterns và chọn màu xám tại Cell shading

o Nhấn OK hoàn tất CF2.

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 8


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B4. Nhấn OK để bắt đầu áp dụng CF cho các ô trong vùng đang chọn và bên dưới là kết quả

Ví dụ 2.3: Dùng CF định dạng cho bảng kết quả phân tích độ nhạy của Lợi nhuận tại vùng C21:K31 với
3 điều kiện:

 Nếu giá trị của ô lớn hơn 0 thì nó sẽ được thể hiện là màu xanh (lời),

 Nếu gía trị của ô là 0 thì chữ sẽ màu cam (hoà vốn),

 Và nếu giá trị của ô nhỏ hơn 0 thì chữ màu đỏ (lỗ).

Bạn hãy tự thực hiện các thao tác sao cho các CF1, CF2 và CF3 như hình sau:

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 9


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Lưu ý các đối số trong điều kiện so sánh có thể dùng tham chiếu đến địa chỉ thay cho các hằng số.

Ví dụ 2.4. Ví dụ ta có bảng dữ liệu B36:F40 như hình dưới, hãy dùng CF tô màu vàng cho các ô chứa
giá trị bằng với giá trị trong ô F42. Sử dụng địa chỉ tham chiếu thay cho hằng số trong các điều kiện so
sánh.

B1. Chọn vùng B36:F40

B2. Vào Format | chọn Conditional Formatting… hộp thoại Conditional Formating hiện ra

B3. Chọn các tuỳ chọn như hình sau:

 Chọn tuỳ chọn là Cell Value Is, chọn toán tử so sánh là greater than và nhập vào tham chiếu
=F42 tại ô trống kế bên. Nhấn nút Format, chọn ngăn Patterns và chọn màu vàng tại Cell
shading, nhấn OK hoàn tất

B4. Nhấn OK để bắt đầu áp dụng CF cho các ô trong vùng đang chọn

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 10


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Liệu chúng ta có thể áp dụng nhiều hơn 3 điều kiện cho giá trị trong các ô khi sử dụng các phiên bản
Excel 2003 trở về trước không? Câu trả lời cho vấn đề này là có thể, chúng ta sẽ tiếp tục thảo luận về
CF trong những bài tiếp theo.

Khi bạn có hơn một điều kiện áp dụng cho một ô (cell) hay một vùng (range) thì các CF này sẽ được áp
dụng theo trình tự ưu tiên của chúng, các CF nằm trên sẽ có mức ưu tiên cao hơn các CF nằm dưới. Đối
với Excel 2003 trở về trước thì trình tự ưu tiên là CF1  CF2  CF3, đối với Excel 2007 CF nào nằm
trên trong danh sách sẽ ưu tiên hơn CF nằm dưới. Do vậy chúng ta phải thật cẩn thận khi sắp xếp thứ tự
ưu tiên của các CF nhằm tránh các kết quả không mong muốn. Bảng tóm tắt bên dưới mô tả cách thực
thi CF của Excel trong các phiên bản trước Excel 2007.

Và Và
Nếu Trả về Trả về Trả về Thì thực thi
nếu nếu
CF1 True CF2 True hoặc False CF3 True hoặc False CF1, bỏ qua CF2 và CF3
CF1 False CF2 True CF3 True hoặc False CF2, bỏ qua CF3
CF1 False CF2 False CF3 True CF3
CF1 False CF2 False CF3 False Không làm gì cả

Điểm khác biệt về CF trong Excel 2007

Excel 2007 cho phép áp dụng nhiều CF vào cùng một ô (cell) hay vùng (range) nếu các
CF đúng (True) trong khi Excel 2003 trở về trước thì chỉ áp dụng duy nhất một CF đúng
có thứ tự ưu tiên cao hơn và bỏ qua các CF có ưu tiên thấp hơn mặc dù nó đúng. Trong
Excel 2007, khi chúng ta thiết lập nhiều CF cho một vùng các ô trong bảng tính, và khi có
nhiều CF đúng (TRUE) đồng thời thì khi đó có khả năng các CF này có mâu thuẫn với
nhau:

 Khi các CF không mâu thuẫn với nhau: Ví dụ như CF1 sẽ áp dụng định dạng
cho các ô là chữ in đậm và CF2 sẽ áp dụng định dạng cho các ô chữ màu xanh.
Khi cả CF1 và CF2 đúng thì không có mâu thuẫn xảy ra và các ô thoã điều kiện sẽ
được định dạng chữ màu xanh và in đậm.

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 11


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

 Khi các CF có mâu thuẫn với nhau: Ví dụ như CF1 sẽ áp dụng định dạng cho
các ô là chữ màu đỏ và CF2 sẽ áp dụng định dạng cho các ô chữ màu xanh. Khi
cả CF1 và CF2 đúng thì có mâu thuẫn xảy ra và các ô thoã điều kiện sẽ chỉ được
áp dụng định dạng của CF1 là chữ màu đỏ (vì CF1 có mức ưu tiên cao hơn CF2).

Nhằm đảm bảo tính tương thích ngược với các phiên bản Excel 2003 trở về trước, khi các
bạn sử dụng CF trong Excel 2007 thì nên sử dụng tuỳ chọn Stop If True trong hộp thoại
Manage Rules.

 Nếu chọn Stop If True tại CF1 thì Excel chỉ kiểm tra duy nhất CF1 bỏ qua tất cả
các CFs bên dưới CF1.

 Nếu chọn Stop If True tại CF2 thì Excel sẽ kiểm tra CF1 và CF2 bỏ qua tất cả các
CFs bên dưới CF2.

 Nếu chọn Stop If True tại CF3 thì Excel sẽ kiểm tra CF1, CF2 va2 CF3 bỏ qua tất
cả các CFs bên dưới CF3. Nhằm đảm bảo tính tương thích ngược với các phiên
bản Excel cũ thì bạn nên chọn Stop If True tại CF3.

 Nếu chọn Stop If True cho tất cả các CF thì định dạng trả về trong Excel 2007 sẽ
giống như định dạng trả về trong Excel của các phiên bản trước...

Ví dụ 3.1: Vùng địa chỉ B3:B8 được áp dụng CF với 3 điều kiện sau:

 Nếu giá trị trong ô lớn hơn 10 thì định dạng chữ in đậm

 Nếu giá trị trong ô lớn hơn 20 thì định dạng chữ màu đỏ

 Nếu giá trị trong ô lớn hơn 30 thì định dạng nền ô màu cam

Hình trên trình bày các qui định của các CF1, CF2 và CF3 và kết quả trả về chỉ là của CF1, các CF2 và
CF3 mặc dù đúng nhưng bị bỏ qua.

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 12


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Hình trên trình bày các qui định của các CF1, CF2 và CF3 và tuỳ chọn Stop If True cho CF3. Kết quả trả
về chỉ là áp dụng tất cả các định dạng của CF1, CF2 và CF3 cho các ô thoã điều kiện. Nếu chọn Stop If
True cho cả 3 CF1, CF2 và CF2 thì kết quả định dạng trả về sẽ giống như của Excel 2003 trở về trước.

Ngoài việc sử dụng tuỳ chọn Cell Value Is và các phép so sánh, bạn có thể xây dựng những công thức
riêng của bạn để xác định khi nào thì CF được áp dụng. Để sử dụng công thức riêng trong CF, bạn hãy
thay đổi tuỳ chọn Cell Value Is sang Formula Is trong hộp thoại CF, và đưa công thức của bạn vào
khung trống nhập liệu bên cạnh. Kết quả công thức của bạn nên trả về giá trị luận lý True (1) hay False
(0). Nếu công thức bạn trả về giá trị True thì CF sẽ được áp dụng. Nếu công thức của bạn trả về giá trị
False thì CF sẽ không được áp dụng.

Các công thức phải bắt đầu là dấu bằng (=), trong công thức không thể tham chiếu trực tiếp đến một ô
hay một vùng ở một worksheet hay workbook khác (Excel 2007 cho phép điều này). Chúng ta có thể
định nghĩa tên (name) tham chiếu đến dữ liệu trên các vùng của các sheet hay workbook khác. Bạn
không thể sử dụng những hàm trong module Add-in, nhưng bạn có thể sử dụng các hàm tự định nghĩa
dựa trên bằng VBA trong công thức điều kiện.

Ngoài ra bạn còn có thể nhập vào một ô trên sheet hiện hành tham chiếu đến dữ liệu trong một sheet
của workbook khác sau đó khi khai báo điều kiện cho CF thì bạn chỉ cần tham chiếu đến ô giữ địa chỉ
này.

Ví dụ 4.1. Bạn muốn tham chiếu đến dữ liệu trong ô A5 trong Sheet1 của workbook Baocao chẳng hạn,
thì tại Sheet đang thực hiện CF bạn chọn một ô nào đó nhập vào địa chỉ như sau:
=[Baocao.xls]Sheet1!A5 và khi khai báo đối số điều kiện cho CF bạn chỉ cần tham chiếu đến ô giữ địa
chỉ này.

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 13


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Một thuận lợi của việc sử dụng công thức trong CF là cho phép bạn thay đổi định dạng của một ô dựa
trên giá trị của một ô khác.

Ví dụ 4.2. Hãy tô chữ màu đỏ cho các ô tại A13:A18 khi các ô tương ứng ở cột B lớn hơn 10

B1. Chọn vùng A13:A18

B2. Vào Format | chọn Conditional Formatting… hộp thoại Conditional Formating hiện ra

B3. Chọn các tuỳ chọn:

 Chọn Formula is và nhập

 Tại ô trống kế bên có thể sử dụng công thức =IF(B13>10,TRUE,FALSE), hay đơn giản hơn
=B13>10 hay =$B13>10 hay =B13:B18>10… đều được. Cách dùng địa chỉ trong công thức của
CF sẽ được trình bày trong phần sau.

 Nhấn nút Format và chọn màu đỏ trong ngăn Font của hộp thoại Format Cells

 Nhấn OK hoàn tất chọn màu cho chữ

B4. Nhấn OK hoàn tất CF.

Khi bạn sử dụng công thức trong CF, bạn cần nhận thức được sự khác nhau giữa địa chỉ tuyệt đối và
địa chỉ tương đối. Nếu bạn sử dụng định dạng theo điều kiện để áp dụng cho nhiều ô (range of cells), thì
bạn sử dụng địa chỉ tương đối.

Ví dụ 4.3. Giả sử rằng chúng ta muốn áp dụng định dạng theo điều kiện cho vùng A13:A18, sẽ được tô
chữ màu đỏ nếu giá trị trong vùng B13:B18 lớn hơn 10. Chúng ta có thể dùng công thức =B13>10 để
làm điều này. Tức là giả sử ô B14 có giá trị là 11 thì giá trị trong ô A14 sẽ được tô chữ đỏ. Đó là điều mà
chúng ta thường muốn. Tuy nhiên giả sử rằng chúng ta muốn định dạng khoảng A13:A18 tô chữ màu đỏ
nếu giá trị ô B13 lớn hơn 10, tức là mỗi ô trong vùng A13:A10 sẽ luôn luôn được so sánh với ô B13.
Trong trường hợp này chúng ta phải sử dụng công thức =$B$13>10.

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 14


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Khi dùng điều kiện =$B$13>10  kết quả trả về False  áp dụng CF này cho toàn vùng A13:A18 
không có ô nào được tô chữ màu đỏ (đối chiếu với ví dụ 4.2 để thấy sự khác biệt).

CF thực thi các công thức theo cách thức thực thi của công thức mảng trong bảng tính, do vậy bạn có
thể sử dụng các công thức mảng trong CF. Tuy nhiên, kết thúc công thức mảng trong CF bạn không cần
nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter để kết thúc công Excel luôn xử lý các công thức trong CF theo cách
thức của công thức mảng trong bảng tính.

Như đã nói ở trên, các công thức trong CF không thể tham chiếu đến các ô trong một sheet khác của
cùng một workbook. Tuy nhiên bạn có thể khắc phục điều này bằng cách sử dụng tên (name). Định
nghĩa một tên tham chiếu đến một vùng của sheet khác, và sử dụng tên đó trong công thức của bạn (với
chú ý các địa chỉ tuyệt đối và tương đối như đã nói ở phần trên).

Ví dụ 4.4. Giả sử rằng bạn muốn ô A22 trong sheet tên CFI.4 màu đỏ đậm nếu giá trị bạn nhập vào
trong ô A22 không có trong danh sách các giá trị trong vùng A1:A10 nằm trong sheet tên là Ref. Nếu bạn
lập công thức như sau thì sẽ bị báo lỗi =COUNTIF(Ref!$A$1:$A$10,A22)=0. Để khắc phục điều này bạn
đặt tên Mylist tham chiếu đến vùng =Ref!$A$1:$A$10 và sử dụng tên này trong công thức của bạn như
sau: =COUNTIF(MyList,A22)=0

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 15


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Sheet Sheet Ref


CFI.4

Dates và times trong CF được xử lý dưới dạng các con số tuần tự. Ví dụ như bạn muốn so sánh giá trị
trong các ô với ngày 17/02/2007 thì chính là bạn so sánh với con số tuần tự là 39130.

Ví dụ 4.5. Hãy tô nền màu xanh cho các ô thuộc vùng số liệu B28:B37 với điều kiện Ngày ở vùng
A28:A37 tương ứng phải lớn hơn ngày 20/02/2007 (có số tuần tự là 39133).

B1. Chọn vùng B28:B37 và vào hộp thoại CF

B2. Chọn Formula Is và nhập vào công thức =A28>39133

B3. Nhấn nút Format, vào ngăn Pattern, chọn màu xanh

B4. Nhấn OK hai lần để hoàn tất CF.

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 16


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B1. Chọn các ô cần bổ sung CF

B2. Chọn tuỳ chọn là Cell Value Is hay Formula Is tuỳ bạn và nhập các đối số cần thiết của CF vào

B3. Nhấn nút Format và chọn định dạng phù hợp với yêu cầu: tô màu chữ, nền, mẫu nền, kẻ khung, …

B4. Nhấn nút Add..và lặp lại các bước 1, 2 và 3 để thêm CF mới.

B1. Chọn các ô có CF mà ta muốn sao chép

B2. Nhấn nút Format Painter ( ) trên thanh thực đơn Formatting và quét vào các ô mà ta muốn áp
dụng CF đang sao chép.

 Thay đổi định dạng của CF: nhấn vào nút Format của CF mà bạn muốn thay đổi định dạng trong
hộp thoại Conditional Formatting (mỗi CF sẽ có một nút Format riêng). Nhấn các nút Clear để
xoá bỏ định dạng củ và chọn lại định dạng mới (hoặc chọn luôn định dạng mới cũng được).
 Xoá các CF: nhấn vào nút Delete trong hộp thoại Conditional Formatting và chọn các CF mà bạn
muốn xoá, sau đó nhấn nút OK để xoá.

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 17


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

 Khi bạn muốn xoá nhanh tất cả các CF và tất cả các định dạng khác trong các ô đang chọn thì
vào thanh thực đơn Edit | chọn Clear | chọn tiếp Formats.

Để chọn tất cả các ô đang có áp dụng CF bạn làm các bước sau:

B1. Chọn một ô bất kỳ trên sheet (hoặc chọn một ô đang áp dụng CF)

B2. Vào thanh Edit | chọn Go To (Ctrl+G)

B3. Nhấn vào nút Special…

B4. Nhấn vào tuỳ chọn Conditional formats. Khi đó có 2 tuỳ chọn kèm theo tại Data validation

 Chọn All: kết quả sẽ chọn tất cả các ô có áp dụng CF

 Chọn Same: kết quả sẽ trả về tất cả các ô có áp dụng CF giống với ô mà bạn chọn ở bước 1.
Nếu ô chọn ở bước 1 không có áp dụng CF thì sẽ có thông báo không tìm thấy

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 18


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Khi thấy kết quả định dạng trả về của CF không đúng bạn hãy kiểm tra lại:

 Kiểm lại việc áp dụng nhiều CF cho ô hay vùng: Nếu bạn áp dụng nhiều CF cho một ô hay
vùng và nếu có nhiều hơn một CF là đúng (True) thì Excel chỉ áp dụng CF đúng đầu tiên có thứ
tự ưu tiên cao.

 Kiểm tra xem các điều kiện của CF có giao nhau hay không: Nếu các điều kiện trong các CF
bị trùng hay giao nhau một phần thì Excel cũng chỉ áp dụng điều kiện đúng đầu tiên. Ví dụ như
bạn xác định điều kiện để tô màu nền vàng tại CF1 cho các ô có giá trị từ 100 đến 200, và tại
CF2 bạn lại qui định áp dụng tô màu nền đỏ cho các giá trị nhỏ hơn 120. Khi đó các ô chứa giá
trị từ 100 đến 119.999999999999 vẫn sẽ áp dụng định dạng của CF1.

 Kiểm tra lại các địa chỉ tham chiếu: Nếu bạn dùng các công thức trong điều kiện của các CF
thì hãy địa chỉ tham chiếu này có khả năng bị sai.

 Bạn kiểm tra lại xem các ô mà bạn đang chọn có thể đang áp dụng nhiều loại CF khác nhau vì
hộp thoại CF chỉ có thể hiển thị thông tin thiết lập của một loại CF tại một thời điểm mà thôi.

 Bạn hãy chọn lại các ô khác và vào lại hộp thoại CF lần nữa.

 Chúng ta không thể định dạng độ cao dòng hoặc độ rộng cột bằng CF

Khi chúng ta áp dụng CF cho các ô thì Excel sẽ áp dụng các định dạng cho ô phụ thuộc vào giá trị trong
các ô hay kết quả luận lý trả về từ các công thức. Do vậy bạn hãy kiểm tra lai:

 Nếu CF dùng tuỳ chọn Cell Value Is cho giá trị trong các ô đang chọn thì Excel xem giá trị chứa
trong các ô là các chuỗi ASCII. Do vậy, các định dạng như in đậm, tô màu chữ có thể thay đổi
nếu nội dung của ô thay đổi.

 Định dạng của các CF (nếu CF đúng) sẽ đè lên định dạng thông thường của Excel (các định
dạng dùng lệnh Fotmat | Cell… ).

Trần Thanh Phong | Các vấn đề cơ bản 19


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Chúng ta có thể dùng CF để kiểm tra các lỗi trong công thức của các ô trên bản tính và thay đổi định
dạng của chúng. Ví dụ sau bạn sẽ thấy khi các ô ở cột A chứa số 0 thì kết quả ở cột C sẽ có lỗi #DIV/0.

B1. Chọn vùng C2:C5

B2. Vào Format | Conditional Formatting

B3. Chọn Formula Is trong Condition 1

B4. Nhập vào công thức sau:

=ISERROR(C2) : kiểm tra tất cả các lỗi

=ISNA(C2) : chỉ kiểm tra lỗi #N/A thôi

=ISERR(C2) : kiểm tra các lỗi ngoại trừ lỗi #N/A

B5. Nhấn nút Format, chọn màu chữ trùng với màu của ô (ở đây là màu trắng)

B6. Nhấn OK, và nhấn tiếp OK

B1. Chọn vùng A1:C10

B2. Vào Format | Conditional Formatting

B3. Chọn Formula Is trong Condition 1

B4. Nhập vào công thức: =ISBLANK(A1)

B5. Nhấn nút Format, chọn màu nền xanh trong ngăn Patterns

B6. Nhấn OK, và nhấn tiếp OK

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 20


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Ghi chú nhóm hàm IS

Dùng để kiểm tra kiểu giá trị trong ô hoặc các tham chiếu

Hàm Trả về TRUE nếu


ISBLANK Giá trị kiểm tra là rỗng (empty cell)
ISERR Giá trị kiểm tra là các lỗi ngoại trừ lỗi #N/A.
ISERROR Giá trị kiểm tra là các lỗi (#N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, #NULL!).
ISLOGICAL Giá trị kiểm tra là giá trị luận lý
ISNA Giá trị kiểm tra là lỗi #N/A (value not available)
Giá trị kiểm tra không phải kiểu TEXT (lưu ý ô rỗng (blank cell) xem như không thuộc
ISNONTEXT
kiểu TEXT)
ISNUMBER Giá trị kiểm tra là các con số
ISREF Giá trị kiểm tra là các tham chiếu
ISTEXT Giá trị kiểm tra là các chuỗi (kiểu TEXT)

Ví dụ như hình bên dưới, chúng ta sẽ dùng CF định dạng màu chữ của các giá trị trùng trong cột A
(Region) bằng cách tô màu trắng để ẩn chúng đi cho dễ theo dõi.

B1. Chọn vùng A2:A5

B2. Vào Format | Conditional Formatting

B3. Chọn Formula Is tại Condition 1

B4. Nhập vào công thức =A2=A1

B5. Nhấn chọn Format, chọn màu chữ sao cho trùng với màu của ô (màu trắng)

B6. Nhấn OK, và nhấn tiếp OK

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 21


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B1. Chọn vùng A2:A11

B2. Vào Format | Conditional Formatting

B3. Chọn Formula Is tại Condition 1

B4. Nhập vào công thức: =COUNTIF($A$2:$A$11,A2)>1

B5. Nhấn nút Format, chọn màu chữ là màu xanh và in đậm

B6. Nhấn OK, và nhấn tiếp OK

B1. Tạo danh sách C2:C4 (giả sử đặt tên là CodeList)

B2. Chọn vùng số liệu A2:A7

B3. Vào Format | Conditional Formatting

B4. Chọn Formula Is từ Condition 1

B5. Nhập vào công thức: =COUNTIF($C$2:$C$4,A2)


hoặc nếu dùng Name cho danh sách thì nhập vào: =COUNTIF(CodeList,A2)

B6. Nhấn nút Format, chọn màu nền là xanh nhạt

B7. Nhấn OK, và nhấn tiếp click OK

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 22


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Trong ví dụ này chúng ta dùng CF để tô màu nền các các ô chứa các con số trong vùng B2:G4 (vùng
chứa các con số của vé số) nếu nó xuất hiện trong vùng B6:G6 (vùng kết quả xổ số).

B1. Chọn vùng B2:G4

B2. Vào Format | Conditional Formatting

B3. Chọn Formula Is tại Condition 1

B4. Nhập vào công: =COUNTIF($B$6:$G$6,B2)

B5. Nhấn nút Format , chọn màu nền là xanh nhạt

B6. Nhán OK, và nhấn tiếp OK

Tô màu các khoản phải trả sắp đến hạn trong 30 ngày nữa. Trong ví dụ này các ngày hết hạn chứa
trong vùng A2:A4.

B1. Chọn vùng A2:A4

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 23


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B2. Vào Format | Conditional Formatting

B3. Chọn Formula Is tại Condition 1

B4. Nhập vào công thức: =AND(A2-TODAY()>=0,A2-TODAY()<=30)

B5. Nhấn nút Format, chọn màu xanh in cho chữ

B6. Nhấn OK và nhấn tiếp OK.

Bạn có thể dùng CF để ẩn nội dung các ô khi in ấn. Trong ví dụ này chúng ta sẽ tô màu trắng cho chữ
trong các ô B2:F4 khi ô H1 chứa ký tự x. Muốn in các ô bị ẩn thì xoá ký tự x torng H1.

B1. Chọn vùng B2:F4

B2. Vào Format | Conditional Formatting

B3. Chọn Formula Is tại Condition 1

B4. Nhập vào công thức: =$H$1="x"

B5. Nhấn nút Format , chọn định dạng các chữ màu trắng

B6. Nhấn OK, và nhấn tiếp OK

B1. Nhấp chuột vào nút Select All để chọn tất cả bảng tính

B2. Vào Format | Conditional Formatting

B3. Chọn Formula Is tại Condition 1

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 24


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B4. Nhập vào công thức: =MOD(ROW(),2)

B5. Nhấn nút Format, vào ngăn Patterns chọn màu nền xanh nhạt

B6. Nhấn OK, và nhấn tiếp OK

 Muốn tô màu nền cách N dòng thì dùng công thức: =MOD(ROW(),N)=0
 Muốn tô màu nền cách N cột thì dùng công thức: =MOD(COLUMN(),N)=0

Bạn có thể dùng CF để tô màu nền cho một nhóm dòng trên bảng tính. Ví dụ này sẽ minh hoạ cách tô
màu nền cách quãng 3 dòng.

B1. Nhấn chuột lên nút Select All để chọn toàn bộ sheet

B2. Vào Format | Conditional Formatting

B3. Chọn Formula Is tại Condition 1

B4. Nhập vào công: =MOD(ROW(),6)<3

B5. Nhấn nút Format, vào ngăn Patterns chọn màu nền là màu xám

B6. Nhấn OK, và nhấn tiếp OK

B1. Chọn vùng A2:B29

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 25


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B2. Vào Format | Conditional Formatting

B3. Tại Condition 1 chọn Formula Is

B4. Nhận vào công thức: =MOD(SUBTOTAL(3,$A$1:$A2),2)

B5. Nhấn chuột vào nút Format , vào ngăn Patterns, chọn màu nền xám

B6. Nhấn OK, và nhấn tiếp OK

B7. Khi áp dụnh Auto Filter danh sách thì các hàng vẫn được tô nền cách dòng.

 Muốn tô màu nền cách N dòng thì dùng công thức: =MOD(SUBTOTAL(3,$A$1:$A2),N)

Bạn có thể dùng CF kết hợp font chữ để tạo nên các hình nền màu trong các ô. Trong ví dụ này chúng ta
sẽ tô hình nền màu trong vùng C3:C7 tuỳ thuộc vào giá trị trong các ô ở cột B bên cạnh. Nếu giá trị nhỏ
hơn 10 thì ô bên cột C cạnh bên sẽ là hình tròn màu đỏ, nếu giá trị lớn hơn 30 thì hiện hình vuông màu
xanh, còn lại thì hiện hình thoi màu vàng.

B1. Trong ô C3 nhập vào công thức:


=IF(B3="","",IF(B3<10,"l",IF(B3>30,"n","t")))

B2. Chép công thức xuống cho các ô C4:C7

B3. Định dạng vùng C3:C7 với font chữ Wingding với màu vàng

B4. Chọn vùng C3:C7

B5. Vào Format | Conditional Formatting

B6. Tại Condition 1 chọn Formula Is

B7. Nhập vào công thức:


=$B3<10

B8. Nhấn nút Format và chọn màu font chữ là màu đỏ, sau đó nhấn nút OK.

B9. Nhấn nút Add,

B10. Tại Condition 2 chọn tiếp Formula Is

B11. Nhập vào công thức:


=$B3>30
Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 26
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B12. Nhấn nút Format, và chọn màu xanh cho font chữ, sau đó nhấn nút OK.

B13. Nhấn nút OK

B1. Chọn vùng A1:C10

B2. Nhập chữ i vào ô E1

B3. Vào CF, chọn Formula Is và nhập vào công thức =$E$1=”i"

B4. Nhấn nút Format, chọn Italic tại Font Style

B5. Nhấn OK và nhấn tiếp OK lần nữa

B1. Chọn vùng A2:B21

B2. Vào CF và nhập vào công thức: =$A2>DATE(YEAR($B$24)+1,MONTH($B$24),DAY($B$24))

B3. Định dạng nền màu xanh

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 27


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B1. Chọn vùng D2:E21

B2. Vào CF và nhập vào công thức: =AND($D2>=DATE(2001,1,1),$D2<=DATE(2001,4,30))

B3. Định dạng nền màu xanh

B1. Chọn vùng G2:H21

B2. Vào CF và nhập vào công thức:

=AND($G2>(TODAY()-WEEKDAY(TODAY())),$G2<=(TODAY()-WEEKDAY(TODAY())+7))

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 28


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Hoặc dùng công thức sau:

=($G2>(TODAY()-WEEKDAY(TODAY())) * ($G2<=(TODAY()-WEEKDAY(TODAY())+7))

B3. Chọn màu nền xanh

B1. Chọn vùng N2:O21

B2. Vào CF và nhập vào công thức: =OR(WEEKDAY($N2)=1,WEEKDAY($N2)=7)

B3. Chọn màu nền xanh

Chúng ta có thể đặt tên cho vùng dữ liệu chứa các ngày lễ

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 29


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B1. Chọn vùng Q2:Q21

B2. Vào CF và nhập vào công thức: =ISNUMBER(MATCH($Q2,$S$2:$S$4,0))

B3. Chọn màu nền là màu xanh

B1. Nhập ngày đầu của tháng vào ô U3

B2. Tại ô V3 nhập vào =U3, tại ô W3 nhập vào =V3+1 , sao chép W3 cho các ô X3:AZ3

B3. Định dạng vùng V3:AZ3 là dd (chỉ hiển thị ngày)

B4. Chọn vùng V3:AZ21

B5. Vào CF chọn Formula Is và nhập vào công thức: =WEEKDAY(V$3)=1

B6. Chọn nền màu xanh

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 30


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B1. Chọn vùng BB2:BC12

B2. Vào CF và nhập vào công thức: =DATEDIF($BC2,TODAY(), “Y”)<=18

B3. Chọn màu nền xanh

B1. Chọn vùng BE2:BF12

B2. Vào CF và nhập vào công thức: =MONTH($BF2)=MONTH(TODAY())

B3. Chọn màu nền xanh

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 31


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B1. Chọn vùng A1:B10

B2. Vào CF chọn Formula Is và nhập công thức:

 Không phân biệt chữ HOA và thường thì dùng:

=TRIM(A1)=”Đào”

 Có phân biệt chữ HOA và thường thì dùng

=EXACT("Đào",A1)

B3. Chọn nền màu xanh

B1. Chọn vùng D1:D10 (F1:F10)


Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 32
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B2. Vào CF chọn Formula Is và nhập công thức:

 Không phân biệt chữ HOA và thường thì dùng:

=SEARCH(“Mai”,D1)

 Có phân biệt chữ HOA và thường thì dùng

=FIND("Mai",F1) hoặc dùng

=LEN(F1)<>LEN(SUBSTITUTE(F1,“Mai”,””))

B3. Chọn nền màu xanh

B1. Chọn vùng H1:H10 (J1:J10)

B2. Vào CF chọn Formula Is và nhập công thức:

 Không phân biệt chữ HOA và thường thì dùng:

=COUNTIF(H1,”H*”)  tô nền các ô có ký tự bắt đầu là ký tự H

 Có phân biệt chữ HOA và thường thì dùng

=FIND("H",J1)=1  tô nền các ô có ký tự bắt đầu là ký tự H

B3. Chọn nền màu xanh

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 33


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B1. Chọn các dòng 18 đến 27 (dòng 35 đến 44)

B2. Vào CF chọn Formula Is và nhập công thức:

 Ô chứa chuỗi đơn

=CountIf(18:18,”Mai”)  Tô màu cả dòng khi có ô chứa chuỗi đơn

 Ô chứa chuỗi con

=CountIf(35:35,”*Lan*”)  Tô màu cả dòng khi có ô chứa chuỗi con

B3. Chọn nền màu xanh

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 34


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B1. Chọn vùng L2:O10

B2. Vào CF chọn Formula Is và nhập vào công thức

=$O2=”Có”

B3. Chọn nền màu xanh

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 35


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B1. Chọn vùng A1:C10

B2. Vào CF, chọn Formula Is và nhập vào công thức

=A1=MAX($A$1:$C$10)

B3. Chọn Format và chọn màu nền xanh trong ngăn Patterns

B1. Chọn vùng E1:G10

B2. Vào CF, chọn Formula Is và nhập vào công thức

=E1>=LARGE($E$1:$G$10)

B3. Chọn Format và chọn màu nền xanh trong ngăn Patterns

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 36


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B1. Chọn vùng I1:K10

B2. Vào CF, chọn Formula Is và nhập vào công thức

=I1>=MIN($I$1:$K$10)

B3. Chọn Format và chọn màu nền xanh trong ngăn Patterns

B1. Chọn vùng M1:O10

B2. Vào CF, chọn Formula Is và nhập vào công thức

=M1=MIN(IF($M$1:$O$10<>0,$M$1:$O$10))

B3. Chọn Format và chọn màu nền xanh trong ngăn Patterns

B1. Chọn vùng Q1:S10

B2. Vào CF, chọn Formula Is và nhập vào công thức

=Q1<=SMALL($Q$1:$S$10,3)

B3. Chọn Format và chọn màu nền xanh trong ngăn Patterns

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 37


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B1. Chọn vùng U1:W10

B2. Vào CF, chọn Formula Is và nhập vào công thức

=U1>AVERAGE($U$1:$W$10)

B3. Chọn Format và chọn màu nền xanh trong ngăn Patterns

B1. Tạo name tên là CellHasFormula có Refers to là =GET.CELL(48,A1)

B2. Chọn vùng A1:A10 là vùng có chứa các công thức

B3. Vào CF, chọn Formula Is và nhập vào công thức =CellHasFormula

B4. Chọn nút Format vào ngăn Patterns chọn màu nền xanh

B5. Nhấn nút OK hai lần để hoàn tất, khi đó các ô có chứa công thức sẽ được tô màu nền xanh

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 38


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B1. Chọn vùng C1:C10

B2. Vào CF, chọn Formula Is và nhập vào công thức =CELL(“protect”,C1)=0

B3. Chọn nút Format vào ngăn Patterns chọn màu nền xanh

B4. Nhấn nút OK hai lần để hoàn tất, khi đó các ô có thuộc tích unlock sẽ được tô màu nền xanh

Ví dụ chúng ta có kết quả kinh doanh của 2 năm 2006 và 2007 với doanh số các tháng như
bảng sau:

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 39


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Hãy dùng CF tô màu nền xanh cho các ô bên cột doanh số năm 2007 có sự biến động lớn hơn
khoảng ±5% so với doanh số của năm 2006.

B1. Chọn vùng G2:G13

B2. Vào CF, tại Formula Is nhập vào công thức sau:
=OR((G2/F2)-1>5%,(G2/F2)-1<-5%)

B3. Nhấn nút Format và Patterns và chọn nền màu xanh.

B4. Nhấn OK hai lần để hoàn tất

B1. Chọn vùng J1:J20

B2. Vào CF, chọn Formula Is và nhập vào công thức sau

Để tìm nhóm 5 phần tử có giá trị cao nhất dùng:

=LARGE(($J$1:$K$20),MIN( 5,COUNT($J$1:$K$20)))<=J1

Để tìm nhóm 5 phần tử có giá trị thấp nhất dùng;

=SMALL(($L$1:$L$20),MIN( 5,COUNT($L$1:$L$20)))>=L1

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 40


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B3. Vào Format, chọn Patterns và chọn nền màu tím

B4. Nhấn OK hai lần để hoàn tất

Cũng tương tự như câu d tuy nhiên số lượng phần tử tính theo dạng phần trăm (%).

B1. Chọn vùng N1:N20

B2. Vào CF, chọn Formula Is và nhập vào công thức sau

Để tìm nhóm 5 phần tử có giá trị cao nhất dùng:

=IF(INT(COUNT($N$1:$N$20)*10%)>0,LARGE($N$1:$N$20,INT(COUNT($N$1:$N$20)*10%)),MA
X( $N$1:$N$20))<=N1

Cách khác gọn hơn:

=N1>=Percentile($N$1:$N$20,90%)

Để tìm nhóm 5 phần tử có giá trị thấp nhất dùng;

=IF(INT(COUNT($P$1:$P$20)*10%)>0,SMALL($P$1:$P$20,INT(COUNT($P$1:$P$20)*10%)),MIN(
$P$1:$P$20))>=P1

Cách khác gọn hơn:

=N1<=Percentile($N$1:$N$20,10%)

B3. Vào Format, chọn Patterns và chọn nền màu tím

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 41


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B4. Nhấn OK hai lần để hoàn tất

Với ví dụ này sẽ giúp các bạn tạo được một sơ đồ GANTT đơn giản phục vụ cho phần báo cáo dự án
của mình.

B1. Tạo vùng dữ liệu thô như hình minh hoạ R1:V13

B2. Tại ô V2 nhập vào công thức =U2-T2+1 để trả về số ngày

B3. Chọn ô W1 và nhập vào =T2

B4. Tại X1 nhập vào =W1+1 và sao chép công thức tại X1 cho vùng Y1:CW1

B5. Định dạng vùng W1:CW1 như sau:

 Chọn vùng W1:CW1

 Vào Format | Cell | chọn Custom tại khung Category và nhập vào khung Type là dd | OK

B6. Chọn vùng W2:CW13

B7. Vào CF chọn Formula Is và nhập vào công thức:

=AND(W$1>=$T2,W$1<=$U2)

B8. Chọn Format vào ngăn Patterns chọn màu nền xanh, vào ngăn Border chọn đường kẻ khung trên và
dưới nằm ngang.

B9. Nhấn OK hai lần hoàn tất

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 42


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Bảng màu của Excel

Excel chỉ nhận biết màu theo tên của các màu từ Color 1 đến 8 (Black, White, Red, Green, Blue, Yellow,
Magenta, và Cyan). Trong số 56 ô màu thì chỉ liệt kê có 40 màu trên bảng màu của Excel (chia làm 2
nhóm: nhóm trên 40 màu, nhóm dưới 16 màu thông dụng). Các cặp mã màu sau trên bảng màu là giống
nhau: 11 & 25, 5 & 32, 14 & 31, 8 & 28, 9 & 30, 13 & 29, 18 & 54, 20 &34, 7 & 26, và 6 & 27.

interior Font Mã màu HTML Red Green Blue Tên màu


Black [Color 1] #000000 0 0 0 [Black]
White [Color 2] #FFFFFF 255 255 255 [White]
Red [Color 3] #FF0000 255 0 0 [Red]
Green [Color 4] #00FF00 0 255 0 [Green]
Blue [Color 5] #0000FF 0 0 255 [Blue]
Yellow [Color 6] #FFFF00 255 255 0 [Yellow]
Magenta [Color 7] #FF00FF 255 0 255 [Magenta]
Cyan [Color 8] #00FFFF 0 255 255 [Cyan]
[Color 9] [Color 9] #800000 128 0 0 [Color 9]
[Color 10] [Color 10] #008000 0 128 0 [Color 10]
[Color 11] [Color 11] #000080 0 0 128 [Color 11]
[Color 12] [Color 12] #808000 128 128 0 [Color 12]
[Color 13] [Color 13] #800080 128 0 128 [Color 13]
[Color 14] [Color 14] #008080 0 128 128 [Color 14]
[Color 15] [Color 15] #C0C0C0 192 192 192 [Color 15]
[Color 16] [Color 16] #808080 128 128 128 [Color 16]
[Color 17] [Color 17] #9999FF 153 153 255 [Color 17]
[Color 18] [Color 18] #993366 153 51 102 [Color 18]
[Color 19] [Color 19] #FFFFCC 255 255 204 [Color 19]
[Color 20] [Color 20] #CCFFFF 204 255 255 [Color 20]
[Color 21] [Color 21] #660066 102 0 102 [Color 21]
[Color 22] [Color 22] #FF8080 255 128 128 [Color 22]
[Color 23] [Color 23] #0066CC 0 102 204 [Color 23]
[Color 24] [Color 24] #CCCCFF 204 204 255 [Color 24]
[Color 25] [Color 25] #000080 0 0 128 [Color 25]
[Color 26] [Color 26] #FF00FF 255 0 255 [Color 26]
[Color 27] [Color 27] #FFFF00 255 255 0 [Color 27]

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 43


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

[Color 28] [Color 28] #00FFFF 0 255 255 [Color 28]


[Color 29] [Color 29] #800080 128 0 128 [Color 29]
[Color 30] [Color 30] #800000 128 0 0 [Color 30]
[Color 31] [Color 31] #008080 0 128 128 [Color 31]
[Color 32] [Color 32] #0000FF 0 0 255 [Color 32]
[Color 33] [Color 33] #00CCFF 0 204 255 [Color 33]
[Color 34] [Color 34] #CCFFFF 204 255 255 [Color 34]
[Color 35] [Color 35] #CCFFCC 204 255 204 [Color 35]
[Color 36] [Color 36] #FFFF99 255 255 153 [Color 36]
[Color 37] [Color 37] #99CCFF 153 204 255 [Color 37]
[Color 38] [Color 38] #FF99CC 255 153 204 [Color 38]
[Color 39] [Color 39] #CC99FF 204 153 255 [Color 39]
[Color 40] [Color 40] #FFCC99 255 204 153 [Color 40]
[Color 41] [Color 41] #3366FF 51 102 255 [Color 41]
[Color 42] [Color 42] #33CCCC 51 204 204 [Color 42]
[Color 43] [Color 43] #99CC00 153 204 0 [Color 43]
[Color 44] [Color 44] #FFCC00 255 204 0 [Color 44]
[Color 45] [Color 45] #FF9900 255 153 0 [Color 45]
[Color 46] [Color 46] #FF6600 255 102 0 [Color 46]
[Color 47] [Color 47] #666699 102 102 153 [Color 47]
[Color 48] [Color 48] #969696 150 150 150 [Color 48]
[Color 49] [Color 49] #003366 0 51 102 [Color 49]
[Color 50] [Color 50] #339966 51 153 102 [Color 50]
[Color 51] [Color 51] #003300 0 51 0 [Color 51]
[Color 52] [Color 52] #333300 51 51 0 [Color 52]
[Color 53] [Color 53] #993300 153 51 0 [Color 53]
[Color 54] [Color 54] #993366 153 51 102 [Color 54]
[Color 55] [Color 55] #333399 51 51 153 [Color 55]
[Color 56] [Color 56] #333333 51 51 51 [Color 56]

Dưới đây là bảng quy định mã cho định dạng tùy biến:

ĐỊNH DẠNG KIỂU CHO GIÁ TRỊ LÀ SỐ

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 44


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Mã định dạng Giải thích


General Hiển thị số theo định dạng tổng quát
# Biểu thị cho 1 con số. Chỉ hiển thị số có nghĩa trong ô (không hiển thị số 0
0 (số không) Biểu thị cho 1 con số. Hiển thị số kể cả 0 (số không) và nếu giá trị trong ô là số
thập phân thì chỉ hiển thị là số không có phần thập phân. VD: 12.4 thì hiển thị là
12, còn nếu 12.5 thì hiển thị là 13
? Biểu thị cho 1 con số. Thêm khoảng trống phía trước hoặc phía sau của con số.
Dùng để canh thẳng theo đơn vị, chục, trăm … cho các ô liền kề trên và dưới.

. (dấu chấm) Dấu chấm phân cách thập phân. VD: Nếu nhập 12.4 vào một ô có mã định dạng
là #.00 thì ô đó sẽ hiển thị là 12.40
% Dấp phần trăm. VD: 12.4%
, (dấu phẩy) Dấu phân cách hàng ngàn. VD: 124,000
Nếu đặt phía sau của mã định dạng là số thì nó sẽ hiển thị theo đơn vị là ngàn
(chú ý: giá trị của ô không thay đổi, nó chỉ thay đổi hiển thị) VD: Nếu nhập
15000000 vào một ô có mã định dạng là #,, thì ô đó sẽ hiển thị là 15. Như vậy,
nếu muốn định dạng theo đơn vị là tỉ thì sẽ định dạng là #,,,
E- E+ e- e+ Dạng số khoa học. VD: 1E+01 (10 mũ +1 hay bằng 10), 3E-02 (3 nhân với 10 mũ
-2 hay bằng 0.03)
$ - + / ( ) : Tất cả các ký tự này sẽ hiển thị trong ô niếu như nó xuất hiện trong mã định dạng.
khoảng trắng VD: Nếu nhập 12.4 vào một ô có kiểu định dạng là #.0$ thì ô đó sẽ được hiển thị
là 12.4$
\ Hiển thị ký tự tiếp theo trong định dạng. VD: Nếu nhập 12.4 vào một ô có kiểu
định dạng là #.0\Đ thì ô đó sẽ được hiển thị là 12.4Đ
* Hiển thị lập đi lập lại ký tự kế tiếp cho đến khi nội dụng của ô tràn đầy chiều rộng
của ô đó. VD: Nếu nhập 12.4 vào một ô có định dạng là #.0*’ thì ô đó sẽ hiển thị
12.4```````
_ (dấu gạch dưới) Cho một khoảng trắng có chiều rộng bằng với chiều rộng của ký tự kế tiếp. VD:
Nếu nhập 12.4 vào một ô có kiểu định dạng là (__#.0) thì ô đó sẽ hiển thị là (
12.4)
“văn bản” Hiển thị văn bản bên trong dấu ngoặc kép.
VD: Nếu nhập 12.4 vào một ô có kiểu định dạng là #.0 “đồng” thì ô đó sẽ hiển thị
là 12.4 đồng
@ Biểu thị cho dạng văn bản. VD: Nếu nhập vào chữ USD vào một ô có kiểu định
dạng là @*’ thì ô đó sẽ hiển thị là USD’’’’’’’
[màu] Số liệu trong ô sẽ được hiển thị màu theo như mã định dạng. Các mã màu có thể
dùng là: Black, Blue. Cyan, Green, Magenta, Red, White, Yellow. VD: Nếu nhập
12.4 vào một ô có kiểu định dạng là [Red] thì ô đó sẽ hiển thị là 12.4 có màu đỏ
[màu thứ n] Hiển thị màu có số tương ứng trên tấm dãy màu pallet. Số n có giá trị từ 0 đến 56
[điều kiện giá trị] Cho phép định dạng theo tiêu chuẩn thỏa mãn giá trị nào đó. Có thể áp dụng cho
3 phần đầu trong 4 phần của cấu trúc của mã định dạng. VD: Nếu nhập 12.4 vào
một ô có mã định dạng là [<11]"Low"* 0;[>20]"High"* 0;"Average"* 0;@*' thì ô đó
sẽ hiển thị là |Average 12| (chú ý là do định dạng không có thập phân nên khi
nhập vào 12.4 thì chỉ hiển thị là 12). Nếu nhập vào 25 thì hiển thị là |High 25|.
Nếu nhập vào 0 thì hiển thị là |Low 0|. Còn nếu nhập vào là FETP thì hiển thị là
|FETP’’’’’’’|

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 45


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Ví dụ: Thay đổi màu của giá trị trong ô dựa vào 6 điều kiện như sau:

 Nếu giá trị nhỏ hơn hay bằng 0, font sẽ là màu đỏ (Red – Color 3)

 Nếu gía trị lớn hơn 0 nhưng nhỏ hơn hay bằng 20, font sẽ là màu xanh lá cây (Green – Color
4)

 Nếu giá trị lớn hơn 20 nhưng nhỏ hơn 31, font sẽ là màu xanh (Blue – Color 5)

 Nếu giá trị giữa 31 và 40 thì font màu nâu vàng (Yellow – Color 6)

 Nếu giá trị giữa 41 và 50 thì font màu hồng (Pink – Color 7).

 Nếu giá trị lớn hơn hay bằng 51 thì font màu tím (Violet – Color 13).

B1. Để thực hiện được điều này bạn chọn vùng A30:C39, sau đó vào Format | Cells… | chọn ngăn
Number | chọn Custom và nhập vào hộp Type như sau:

[Red][<=0]0;[Green][<=20]0;[Blue]0

B2. Sau khi nhấn OK chấp nhận định dạng tuỳ biến thì vào Format | chọn Conditional Formatting..

 Chọn Cell Value Is tại Condition 1  chọn điều kiện là between và nhập vào hai giá trị 31
và 40 vào hai ô trống kế bên. Nhấn nút Format | chọn ngăn Font | và chọn màu vàng tại
Color. Nhấn OK hoàn tất CF1.

 Nhấn nút Add >> để thêm CF2. Chọn Cell Value Is tại Condition 2  chọn điều kiện là
between và nhập vào hai giá trị 41 và 50 vào hai ô trống kế bên. Nhấn nút Format | chọn
ngăn Font | và chọn màu hồng tại Color. Nhấn OK hoàn tất CF2.

 Nhấn nút Add >> để thêm CF3. Chọn Cell Value Is tại Condition 3  chọn điều kiện là
greater than or equal to và nhập vào giá trị 51 vào ô trống kế bên. Nhấn nút Format | chọn
ngăn Font | và chọn màu tím tại Color. Nhấn OK hoàn tất CF3.

B3. Nhấn OK hoàn tất

Trần Thanh Phong | Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao 46


www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Phần này trình bày cách định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010. Định dạng theo điều kiện đã
được cải tiến rất nhiều trong các phiên bản này và công cụ này trở nên rất hữu ích trong việc mô hình
hoá dữ liệu số. Trong một số trường hợp bạn có thể dùng CF thay cho đồ thị.
Danh mục định dạng theo điều kiện thiết lập sẵn:

Các loại định dạng theo điều kiện

Việc định dạng theo điều kiện có thể được thực hiện nhanh chóng thông qua các tập định dạng thông
dụng được thiết lập trước hoặc người dùng có thể tạo qui luật định dạng mới tại New rules và quản lý
các qui luật định dạng bằng công cụ Manage Rules…

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 47
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Hộp thoại New Formatting Rule

Hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager

Để áp dụng một qui luật CF cho cell (ô) hoặc range (vùng), trước tiên hãy chọn các ô sau đó vào Home |
Styles | Conditional Formatting | chọn lệnh CF. Có một số lựa chọn như:
 Highlight Cell Rules: Chứa các qui luật định dạng làm nổi các ô chứa giá trị lớn hơn một giá trị
xác định, nằm giữa hai giá trị, chứa một chuỗi xác định hoặc các giá trị trùng nhau,…
 Top Bottom Rules: Chứa các qui luật định dạng làm nổi các ô chứa nhóm giá trị lớn nhất, nhóm
10% các giá trị lớn nhất và nhóm các giá trị trên trung bình của tập số liệu,
 Data Bars: Áp dụng các đồ thị hình thanh trực tiếp trong các ô tương ứng với giá trị đang chứa
trong ô.
 Color Scales: Áp dụng màu nều tương ứng với giá trị chứa trong ô
 Icon Sets: Hiển thị các icon trực tiếp trong các ô. Các icon hiển thị phụ thuộc vào giá trị chứa
trong ô.

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 48
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

 New Rule: Cho phép bạn chọn lựa các qui luật CF khác, bao gồm cả qui luật CF dựa vào kết
quả luận lý của công thức.
 Clear Rules: Xoá tất cả các CF đang áp dụng cho các ô được chọn
 Manage Rules: Hiển thị hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, tại đó bạn có thể tạo
mới, chỉnh sửa hoặc xoá các qui luật CF.

 Format all cells based on their values: Định dạng theo điều kiện căn cứ vào giá trị dạng số
chứa trong các ô bảng tính. Hiển thị các kiểu định dạng như là data bars, color scales, hoặc icon
sets.
 Format only cells that contain: Định dạng theo điều kiện căn cứ vào nội dung chứa trong các
ô. Chúng ta có thể áp dụng các phép so sánh (lớn hơn, nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn
hoặc bằng, bằng, không bằng, khoảng, ngoài khỏang). Các qui luật có thể áp dụng cho kiểu dữ
liệu chuỗi, ngày tháng, ô trống, ô không trống và các lỗi trong ô. Qui luật này giống với định dạng
theo điều kiện căn cứ vào nội dung trong ô của các phiên bản Excel trước kia.
 Format only top or bottom ranked values: Qui luật này chỉ áp dụng định dạng nhóm các ô
chứa giá trị số lớn nhất và nhỏ nhất (tính theo phần trăm).
 Format only values that are above or below average: Qui luật này áp dụng cho các ô chứa
giá trị số so sánh với giá trị trung bình, độ lệch chuẩn của tập giá trị đang áp dụng định dạng.
 Format only unique or duplicate values: Qui luật này áp dụng cho các ô chứa giá trị số là duy
nhất hoặc trùng lặp.
 Use a formula to determine which cells to format: Qui luật này áp dụng định dạng dựa trên
kết quả luận lý của các công thức.

Phần này trình bày một số kiểu định dạng theo điều kiện với các định dạng bằng hình ảnh trực quan và
sinh động như data bars, color scales, và icons sets.

Định dạng theo điều kiện này hiển thị đồ thị hình thanh trực tiếp trong ô bảng tính. Chiều dài của thanh
đồ thị dựa trên giá trị số đang chứa trong ô với sự so sánh tương đối với các giá trị khác trong vùng định
dạng.
Ví dụ: Sử dụng Data Bars để vẽ đồ thị hình thanh trực tiếp trong các ô để so sánh GPD dự tính của các
nước Châu Á năm 2009.
Cách làm:

1. Chọn vùng B5:B59

2. Vào Home | Styles | Conditional Formatting | Data Bars | chọn Orange Data Bars

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 49
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Định dạng theo điều kiện sử dụng Data Bars

Data Bars chỉ cung cấp 6 màu cơ bản, để có nhiều lựa chọn hơn ta nhấn vào More Rules… Hộp thoại
New Formatting Rule cung cấp cho bạn thêm một số tùy chọn như:
 Show bar only: ẩn các giá trị trong ô
 Sử dụng các hộp Type và Value để điều chỉnh cách hiển thị của các thanh đồ thị theo giá trị
trong các .
 Bar Color: Danh mục các màu cho thanh đồ thị

Các tùy chọn bổ sung cho Data Bars

Lưu ý: Excel luôn luôn hiển thị Data Bar cho tất cả các ô trong vùng định dạng, kể cả các ô chứa giá trị 0
(zero). Ô chứa giá trị nhỏ nhất trong vùng định dạng luôn luôn có chiều dài thanh đồ thị bằng 10% chiều
rộng của ô. Excel không cung cấp bất kỳ giao diện người dùng nào cho phép hiệu chỉnh giá trị này, do
vậy chúng ta phải hiệu chỉnh nó bằng VBA để cho các thanh đồ thị thể hiện được chính xác hơn. Nhấp
phải chuột lên tên sheet đang áp dụng định dạng Data Bars rồi chọn View Code và nhập đoạn mã sau

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 50
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

vào cửa sổ Code của Sheet:

Điều chỉnh chiều dài các thanh đồ thị

Public Sub AdjustDataBars()


Range("B5:B59").FormatConditions(1).PercentMin = 0
Range("B5:B59").FormatConditions(1).PercentMax = 100
End Sub
Sau khi đoạn mã trên được thực thi, các thanh đồ thị sẽ thể hiện giá trị chính xác hơn. Data Bars trong
phiên bản Excel 2010 sắp xuất bản có rất nhiều cải tiến và cung cấp nhiều tùy chọn hơn so với Data
Bars trong phiên bản Excel 2007. Phiên bản mới cho phép chúng ta kẽ khung cho các thanh đồ thị, thể
hiện các thanh đồ thị giá trị âm và cho phép chúng ta điều chỉnh chiều dài thanh đồ thị bằng giao diện
người dùng rất dễ dàng:

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 51
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Data Bars trong Excel 2010

Áp dụng color scale trong định dạng theo điều kiện để tô màu nền các ô dựa trên giá trị chứa trong ô có
sự tương quan với các ô khác trong vùng định dạng.

Ví dụ:

Chúng ta sẽ dùng các màu để tô nền một bảng số liệu về thị phần trình duyệt web năm 2009 thống kê
qua các tháng. Màu càng xanh là thị phần càng nhiều và màu càng đỏ thì thị phần càng ít.

Bảng số liệu thống kê

Để minh hoạ các số liệu thống kê được trực quan hơn thì chúng ta có thể vẽ đồ thị hoặc dùng CF của
Excel 2007. Ví dụ như chúng ta sẽ dùng CF bằng Color Scales. Các bước thực hiện:

1. Chọn vùng B4:L10

2. Vào Home | Styles | Conditional Formatting | Color Scales | chọn Green – Yellow – Red
Color Scale.

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 52
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Thông số mặc định cho kiểu CF vừa chọn

3. Chúng ta có thể tùy chỉnh thêm cho CF trên bằng cách vào Home | Styles | Conditional
Formatting | Manage Rules ...

Hộp thoại CF Rules Managers

4. Chọn Rule cần hiệu chỉnh và nhấn nút Edit Rule.... Ví dụ chúng ta điều chỉnh lại như sau:

- Format Style: chọn kiểu 3 màu là 3-Color Scale


- Minimun: Lowest Value – giá trị thấp nhất trong vùng số liệu đang chọn
- Maximun: Highest Value – giá trị cao nhất trong vùng số liệu đang chọn
- Midpoint: chọn Percent là 5%.

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 53
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Hộp thoại Edit Formatting Rule & kết quả sau khi hiệu chỉnh

Câu hỏi: Tại sao có những ô giá trị dưới 5% mà vẫn tô nền màu vàng ngã sang xanh chứ không phải là
màu vàng ngã sang màu đỏ?

Một kiểu định dạng theo điều kiện khác đó là dùng các bộ icon để minh họa cho các giá trị đang chứa
trong ô. Excel 2007 dựng sẵn 17 bộ icon với số lượng icon trong mỗi bộ là từ 3 đến 5.
Xét bảng số liệu về giá cổ phiếu REE trong một tháng qua như bảng sau. Chúng ta sẽ sử dụng Icon
Set để định dạng sự thay đổi của giá tại cột E.

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 54
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Bảng giá cổ phiếu REE

Chúng ta sẽ định dạng sao cho khi % thay đổi tăng thì thêm vào phía trước của ô hình mũi tên hướng
lên màu xanh. Khi % thay đổi không đổi (0) thì thêm vào phía trước của ô hình mũi tên nằm ngang màu
vàng và nếu thay đổi giảm thì thêm vào hình mũi tên hướng xuống màu đỏ. Các bước thực hiện:

B1. Chọn vùng địa chỉ E3:E22

B2. Vào Home | nhóm Styles | chọn Conditional Formatting | chọn Icon Sets | chọn kiểu 3 Arrows
(Colored).

Chọn kiểu 3 Arrows (Colored)

B3. Vào Home | nhóm Styles | chọn Conditional Formatting | chọn Manage Rules… để mở hộp thoại
Conditional Formatting Rules Manager | chọn Rule Icon Set và nhấn nút Edit Rule… để tiến hành
hiệu chỉnh.

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 55
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Danh sách các Rule

B4. Hiệu chỉnh lại các thông số như hình sau. Nhấn nút OK để đóng hộp thoại Edit Formatting sau khi
hiệu chỉnh xong.

Hiệu chỉnh các giá trị điều kiện định dạng

B5. Nhấn OK hoàn tất

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 56
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Kết quả định dạng sử dụng Icon Set

Icon Set mới trong Excel 2010

Trong một số trường hợp, chúng ta chỉ muốn sử dụng một icon trong bộ icon. Excel không trực tiếp cung
cấp tùy chọn này, tuy nhiên chúng ta có thể làm được điều này bằng cách sử dung 2 phép định dạng
chồng lên nhau.
Ví dụ như, chúng ta sẽ định dạng cho cột H trong bảng số liệu trên bằng cách thêm vào hình lá cờ với
điều kiện “Khối lượng” lớn hơn hoặc bằng một triệu đơn vị. Các bước thực hiện như sau:

B1. Chọn vùng số liệu H3:H22 của cột “Khối lượng”

B2. Vào Home | nhóm Styles | chọn Conditional Formatting | chọn Icon Sets | chọn kiểu 3 Flags.

B3. Vào Home | nhóm Styles | chọn Conditional Formatting | chọn Manage Rules… để mở hộp thoại
Conditional Formatting Rules Manager | chọn Rule Icon Set và nhấn nút Edit Rule… để tiến hành
hiệu chỉnh. Tại hộp Value của dòng có icon lá cờ màu xanh, bạn chọn >= 1000000 và chọn Type lại là
Number. Các dòng khác không cần điều chỉnh. Nhấn nút OK để đóng hộp thoại Edit Formatting sau khi
hiệu chỉnh xong.

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 57
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Hiệu chỉnh giá trị điều kiện cho icon lá cờ màu xanh

B4. Từ hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, bạn chọn New Rule… | chọn kiểu Rule là
Format only cells that contain. Bạn chọn điều kiện so sánh là “less than” và nhập vào giá trị 1000000
ở hộp bên cạnh. Nhấn nút OK hoàn tất mà không cần thiết lập các định dạng.

Khai báo điều kiện áp dụng định dạng

B5. Tại hộp Conditional Formatting Rules Manager, bạn chọn Stop If True tại Rule Cell Value sau đó
nhấn nút OK.

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 58
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Thiết lập dừng áp dụng các qui tắc định dạng có ưu tiên thấp hơn

B6. Kết quả sau khi định dạng

Chỉ hiển thị một icon trong bộ icon set

Ngoài việc sử dụng các định dạng theo điều kiện dựng sẵn của Excel, chúng ta có thể sử dụng linh hoạt
các kết quả của các công thức và hàm để làm điều kiện định dạng.

Tương tự như việc sử dụng các công thức hay hàm làm điều kiện trong các phiên bản Excel 2003 trở về
trước, các công thức làm điều kiện trong phiên bản Excel 2007 & 2010 cũng phải trả về các kết quả luận
lý True hoặc False. Nếu công thức trả về True có nghĩa là điều kiện được thõa mãn và định dạng theo
điều kiện được áp dụng. Nếu công thức trả về False thì định dạng theo điều kiện không áp dụng.

Bạn có thể truy cập vào hộp nhập công thức điều kiện như sau:

1. Vào Home | Styles | Conditional Formatting | New Rule

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 59
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

2. Trong hộp thoại New Formatting Rule | chọn Use A Formula To Determine Which Cells To
Format

3. Nhập công thức cần làm điều kiện vào hộp Format values where this formula is true

Hộp thoại nhập công thức làm điều kiện định dạng

Có vùng dữ liệu ngày tháng A1:A20 như hình bên dưới, chúng ta sẽ định dạng tô nền màu đỏ cho các
ngày cuối tuần.

Các bước thực hiện:


B1. Chọn vùng A1:A20, với ô A1 là ô hiện hành
B2. Vào Home | Styles | Conditional Formatting | New Rule
B3. Trong hộp thoại New Formatting Rule | chọn Use A Formula To Determine Which Cells To
Format
B4. Nhập công thức vào hộp Format values where this formula is true như sau:
=OR(WEEKDAY(A1)=7,WEEKDAY(A1)=1)

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 60
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B5. Nhấn nút Format | chọn ngăn Fill và chọn màu đỏ trong hộp Format Cells

B6. Nhấn OK hai lần để áp dụng định dạng.

Do hàm Weekday luôn trả về giá trị True cho ô trống, nên chúng ta có thể thêm vào hàm Isblank để loại
bỏ các ô trống.

=IF(ISBLANK(A1),FALSE,OR(WEEKDAY(A1)=7,WEEKDAY(A1)=1))

Xét ví dụ tô màu cách dòng cho các ô trong vùng A1:D18. Các bước thực hiện:

B1. Chọn vùng A1:D18

B2. Vào Home | Styles | Conditional Formatting | New Rule

B3. Trong hộp thoại New Formatting Rule | chọn Use A Formula To Determine Which Cells To
Format

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 61
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B4. Nhập công thức vào hộp Format values where this formula is true như sau:
=MOD(ROW(),2)=0

B5. Nhấn nút Format | chọn ngăn Fill và chọn màu xanh nhạt trong hộp Format Cells

B6. Nhấn OK hai lần để áp dụng định dạng.

Xét ví dụ tô màu nền trắng đen kiểu carô cho các ô trong vùng A1:H8. Các bước thực hiện:

B1. Chọn vùng A1:H8

B2. Vào Home | Styles | Conditional Formatting | New Rule

B3. Trong hộp thoại New Formatting Rule | chọn Use A Formula To Determine Which Cells To
Format

B4. Nhập công thức vào hộp Format values where this formula is true như sau:
=MOD(ROW(),2)=MOD(COLUMN(),2)

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 62
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B5. Nhấn nút Format | chọn ngăn Fill và chọn màu đen trong hộp Format Cells

B6. Nhấn OK hai lần để áp dụng định dạng.

Xét ví dụ dùng định dạng theo điều kiện cho hiển thị dòng tổng cộng trong bảng số liệu B2:C6, khi số
liệu các quý chưa nhập vào đầy đủ thì sẽ ẩn các giá trị trong B6:C6. Các bước thực hiện:

B1. Chọn vùng B6:C6

B2. Vào Home | Styles | Conditional Formatting | New Rule

B3. Trong hộp thoại New Formatting Rule | chọn Use A Formula To Determine Which Cells To
Format

B4. Nhập công thức vào hộp Format values where this formula is true như sau:
=COUNT($C$2:$C$5)=4

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 63
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B5. Nhấn nút Format | chọn ngăn Fill và chọn màu xanh trong hộp Format Cells

B6. Nhấn OK hai lần để áp dụng định dạng.

Hộp thoại quản lý các qui luật định theo điều kiện rất tiện lợi cho việc kiểm tra, hiệu chỉnh, xóa bỏ và
thêm các qui luật định dạng theo điều kiện. Truy cập hộp thoại này theo các bước sau: chọn Home |
Styles | Conditional Formatting | Manage Rules | hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager
xuất hiện:

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 64
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager:


B1. Nhấn nút New Rule… hộp thoại New Formatting Rule xuất hiện

B2. Chọn loại qui luật từ danh sách Select a Rule Type
B3. Tuỳ theo tuỳ chọn ở bước 2 thì phần Edit the Rule Description tương ứng sẽ xuất hiện
B4. Khai báo các thông số làm điều kiện định dạng
B5. Nhấn nút Format… (nếu có) để định dạng.

B6. Nhấn OK hoàn tất.

Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager:


B1. Nhấn nút Edit Rule… hộp thoại Edit Formatting Rule xuất hiện

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 65
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B2. Thực hiện các thay đổi điều kiện định dạng trong Edit the Rule Description

B3. Nhấn nút Format… (nếu có) để thay đổi định dạng.
B4. Nhấn OK hoàn tất.

Khi có nhiều qui tắc định dạng trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager thì những qui
tắc được xếp bên trên sẽ có độ ưu tiên cao hơn những qui tắc xếp bên dưới.

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 66
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Chọn qui tắc định dạng cần sắp xếp độ ưu tiên và nhấn vào nút Move Up để tăng mức ưu tiên hoặc
Move Down để giảm mức ưu tiên.

Các thiết lập định dạng theo điều kiện được lưu trong ô (cell) giống như các thiết lập định dạng thông
thường của các ô. Do vậy, khi bạn sao chép một ô đang có áp dụng định dạng theo điều kiện thì bạn
đồng thời cũng đã sao chép các thiết lập định dạng theo điều của ô đó. Các bước thực hiện:
B1. Chọn ô chứa định dạng theo điều kiện cần sao chép
B2. Vào Home | nhóm Clipboard | chọn Copy
B3. Chọn các ô cần áp dụng định dạng theo điều kiện
B4. Vào Home | nhóm Clipboard | nhóm Paste | chọn Paste Special… | chọn kiểu Formats

B5. Nhấp nút OK hoàn tất

Nếu bạn chèn thêm các dòng hoặc cột trong vùng (range) đang có định dạng theo điều kiện thì các ô
mới chèn vào trong vùng này sẽ được áp dụng cùng loại định dạng theo điều kiện đó.

Khi bạn xoá nội dung/ giá trị đang chứa trong các ô của bảng tính thì các định dạng theo điều điều của
các ô này không được xoá đi. Bạn muốn xoá luôn các định dạng theo điều kiện của các ô này thì làm
như sau:

Cách 1:
B1. Chọn vùng đang chứa định dạng theo điều kiện
B2. Vào Home | Styles | Conditional Formatting | Manage Rules…
B3. Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn qui luật định dạng theo điều kiện
muốn xoá
B4. Nhấn nút Delete Rule
B5. Nhấn OK để đóng hộp thoại

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 67
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

Cách 2:
B1. Chọn vùng đang chứa định dạng theo điều kiện
B2. Vào Home | Editing | Clear | Clear Formats

Hộp thoại tìm kiếm và thay thế trong Excel có bao gồm tính năng tìm kiếm các ô đang áp dụng định dạng
theo điều kiện. Các bước thực hiện:
Cách 1:

B1. Mở bảng tính cần tìm các ô đang chứa định dạng theo điều kiện

B2. Vào Home | nhóm Editing | chọn Find and Select

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 68
www.giaiphapexcel.com Định dạng theo điều kiện trong Excel 97-2010

B3. Chọn Conditional Formatting

Cách 2:

B1. Mở bảng tính cần tìm các ô đang chứa định dạng theo điều kiện

B2. Vào Home | nhóm Editing | chọn Find and Select

B3. Chọn Go To Special…

B4. Chọn Conditional formats

B5. Chọn OK

~~~~~~~~~~~~~~~

Trần Thanh Phong | Định dạng theo điều kiện trong Excel 2007 & 2010 69

You might also like