Guía práctica de procesos

Qué debo capturar y en que orden

Conoce en que consiste cada módulo del sistema

Interrelación entre módulos

Qué funciones me ayudan a eficientar mi sistema

Qué reportes puedo generar en mi sistema

Base de datos abierta

Preguntas y respuestas más comunes de Aspel-SAE

Preguntas generales de los sistemas Aspel

Para los Compas de

- by AspelMio Enero 2010 -

¿Qué es Aspel-SAE ?

Concepto
Es un sistema de cómputo que permite lograr una óptima automatización del proceso administrativo, facilitando la
realización de las principales operaciones de compra-venta de la empresa. A través de diferentes procesos la información
se actualiza "en línea", es decir, la información de los catálogos se mantiene "al día" en todo momento, evitándose la
duplicidad en la captura de información.

Por ejemplo:

¡Infinidad de operaciones en tu empresa se resuelven de manera inmediata!

Aspel-SAE 4.6 provee herramientas de vanguardia tecnológica que permiten una administración y comercialización
eficientes: comprobantes fiscales digitales (factura electrónica), campañas de ventas y seguimiento de clientes (funciones
CRM), exportación de información a dispositivos móviles (Información móvil), publicación de información en Internet
(Infoweb), recepción de pagos con tarjetas bancarias a través de Internet, entre otras.
 Si tus clientes más importantes establecen el uso de facturas
electrónicas como requisito para la operación...
...con sólo configurar algunos parámetros del sistema tu
organización se encontrará generando y enviando
comprobantes fiscales digitales que se apegan a todas las
regulaciones establecidas, en una forma sencilla y
transparente.

Si necesitas desarrollar estrategias que impulsen las ventas ... con las funciones de CRM de Aspel-SAE puedes crear
de tu negocio... campañas dirigidas a tus clientes o prospectos para generar
mayores oportunidades de venta de tus productos, además
de permitirte coordinar una excelente atención a tus clientes.

Si requieres poner a disposición de los vendedores los
estados de cuenta de los clientes que visitarán en el día...
Si buscas agilizar la comunicación con algunos de tus
clientes, poniendo a su disposición listas de precios y hojas
técnicas, para que ellos los puedan consultar cuando lo
requieran...
... tus ejecutivos pueden exportar a sus dispositivos móviles
los estados de cuenta de sus clientes y prácticamente toda la
información que tenga el cliente en su Expediente.
... puedes contratar el servicio de Infoweb y crear un espacio
en Internet en el que publiques consultas, estadísticas y
reportes de Aspel-SAE, así como cualquier tipo de
documento. De esta forma, sólo los clientes que autorices
podrán revisar esa información cuando lo necesiten.

Si quieres extender el alcance de tu organización a través de ... con Aspel-SAE y Aspel-SAE Comercio Electrónico puedes
una tienda virtual, sin que ello signifique un costo importante construir una Tienda Virtual que exhiba, promocione y venda
para tu empresa ni que complique la operación de la misma... los productos y servicios de tu empresa los 365 días del año.

Aspel-SAE también permite generar reportes, estadísticas y gráficas de alto nivel. Es posible exportar la información a diversos
formatos, cuenta con enlaces dinámicos con hojas de cálculo y opera con base de datos abierta. Asimismo, interactúa con los
demás sistemas de la línea Aspel para lograr una completa integración de procesos.

Temas relacionados
Características y beneficios
Interfase con otros sistemas de la línea Aspel
Guía práctica de procesos
Interrelación de módulos
Módulos del sistema
Los siguientes puntos son algunas de las ventajas que obtendrás en el manejo de tu proceso administrativo con Aspel-
SAE.

Multimoneda

En el catálogo de monedas, se permite definir hasta 99 monedas diferentes, para lo cual debe estar activo el
parámetro de Multimoneda en los Parámetros generales .
Las principales operaciones de compra-venta se pueden realizar en cualquiera de las monedas definidas en dicho
catálogo.
Puedes definir la moneda base, de manera que no sea “pesos” necesariamente, sino que pueda ser “Dólares”,
“Quetzales”, “Francos”, etc.
Se podrá obtener en algunas consultas y reportes, información sobre los movimientos de CxP y/o CxC registrados
en una moneda diferente a la moneda Base.
Puedes realizar procesos de Ajuste cambiario sobre las CxP y CxC. para determinar de manera automática la
ganancia o pérdida que se origina por las variaciones en los tipos de cambio.

Pedimentos aduanales

Es posible Grabar información de pedimentos aduanales para cada producto: No. de pedimento, Fecha y Aduana
por la que ingresará la mercancía, a fin de controlar los productos importados.

Puedes incluir en las etiquetas de identificación de los productos (Código de barras), la información anteriormente
mencionada.

Desde los módulos de Compras, Facturas e Inventarios se realizan las afectaciones al catálogo de pedimentos.

Lotes de productos

Puedes manejar Información de lotes de productos, a saber: No. de lote y fecha de caducidad.

Puedes imprimir etiquetas de identificación de los productos que contengan esta información.

El sistema emite los reportes de pedimentos, lotes y de productos caducos.

Políticas

Las políticas de descuento incluyen la Aplicación de la política hasta cierto número de unidades; es decir, puedes
 definir hasta qué número de artículos vendidos se aplicará la política de descuento (por lo cual, el sistema lleva un
histórico de unidades que se han vendido).

Inventarios

Se cuenta con la opción de Armado de kits, que te permite agrupar varios productos y/o servicios para conformar
una sola entidad de venta.

Puedes manejar una Unidad de entrada diferente a la de salida, por ejemplo: se pueden comprar cajas y vender
piezas o viceversa; la relación entre las unidades para una correcta aplicación y control de las existencias se
establece mediante un factor.

Cuentas con la opción de Inventario físico, que te permite capturar existencias para obtener comparativos de
existencias reales contra las registradas, para poder realizar los ajustes de manera automática.

Se lleva el Control del costo a detalle, por lo que al realizar la cancelación de una compra o la devolución de la
misma, puedes costear al costo real del producto, evitando que el sistema realice costeo PEPS o UEPS sobre el
mismo.

Puedes generar un Catálogo de líneas de productos para una mejor clasificación de los artículos del inventario,
además, podrás asignar una cuenta contable para cada línea. Le puedes dar mantenimiento a este catálogo y
mantener clasificados adecuadamente los productos por línea, para un mejor aprovechamiento de la base de datos.

También puedes generar los Precios de los productos a partir del costo, aplicándole al producto un porcentaje de
utilidad.

Se cuenta un formato denominado Mitrasp.fto cuya finalidad es imprimir los movimientos realizados mediante el
proceso de Traspaso entre almacenes.

Facturación

Después de elaborar una factura puedes guardar la Información de envío, con datos como: número de guía y fecha
de envío, lo que te ayudará a la impresión de la guía de mensajería.

Puedes Apartar productos desde un pedido, manteniendo al producto en el inventario, pero sin poder sacarlo del
mismo.

Puedes Limitar hasta qué fecha se podrán realizar operaciones de venta, de modo que no podrás elaborar
cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, devoluciones ni cancelaciones con fecha anterior a la indicada.

Puedes Limitar el número de partidas por documento en la captura, para que al imprimirlo no exceda de una hoja.

Es posible realizar Devoluciones directas de artículos que se pueden inventariar, para lo cual el sistema solicita el
costo del artículo (para realizar el costeo) y sugiere el costo promedio de dicho artículo.

Al momento de capturar una factura puedes indicar el criterio que se usará para hacer una División de cargos, en el
caso de ventas a plazos; de esta manera, el sistema generará automáticamente varias letras por cobrar en lugar de
una sola factura.

Cuentas con el Reporte de pedidos pendientes, que muestra sólo los pedidos con esta condición.

Proveedores
La interfase con Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en línea los saldos
 de las cuentas por cobrar y por pagar, además Aspel-SAE permite la lectura de los saldos de clientes y proveedores
para programar y agilizar el registro de cheques, cargos y abonos en Aspel-BANCO, simplificando así, el proceso
administrativo y evitando los errores de captura.
Clientes

Podrás indicar los datos generales y comerciales de tus clientes, como pueden ser: fecha de última venta, vendedor
asignado, días de revisión y pagos de documentos, días de crédito, entre otros. En todos los movimientos de CxC,
puedes indicar el vendedor asociado a la operación.

Desde este módulo, si estás trabajando con el servicio de pagos por Internet podrás llevar a cabo la administración
de dicho servicio, esto mediante los procesos disponibles desde el Menú Verifone, que estará disponible al activar el
parámetro de configuración “Pagos por Internet”..

Compras

Al momento de elaborar una compra puedes utilizar el mismo criterio que se usa para hacer una división de cargos,
mediante la opción Compras a plazos; de esta manera el sistema genera de manera automática varias letras por
pagar en lugar de una sola compra.

Base de datos

Base de datos en formato Paradox® y posibilidad de uso en formato MS-SQL®.

En las ventanas de selección de información (filtros) principales, cuentas con el Filtro SQL . Por ejemplo, puedes
pedir que se muestren todos los registros que contengan en cualquier parte de sus datos la palabra
GUADALAJARA, y aparecerán los datos que cumplan dicha condición.

Personalización de consultas y estadísticas

Puedes Personalizar consultas y estadísticas en todos los módulos, con la posibilidad de incluir mayor número de campos
para la obtención de información a la medida.

Las Consultas y estadísticas personalizadas del sistema estarán asociadas a cada usuario, es decir, la primera vez que un
usuario entre al sistema, por defecto verá las consultas o estadísticas predefinidas por el sistema, pero al momento de
llevar a cabo alguna personalización, éstas sólo serán visualizadas por él.

Personalización de filtros

En la opción de Personalización de filtros se incluye el campo de "Número de pestañas", en este campo podrás
especificar el número de pestañas o folders que se visualizarán en la consulta pudiendo ser hasta 10, además de la
principal, con el fin de que puedas asociar más filtros y agilizar con ello la consulta de datos.

En las consultas se podrá asignar un Filtro personalizado a la primera pestaña, contando en total con 11 pestañas
o folders para que sean personalizadas según tus necesidades.

Filtros

En el proceso de filtrado cuentas con el botón “SQL” que, al tenerlo activo, permitirá al sistema construir
automáticamente la sentencia SQL que se está usando en ese momento en el filtro, permitiendo incorporar otras
sentencias para delimitar aún más el resultado del filtro.
Procesos diversos

Es posible utilizar tu clave de usuario para la Autorización de algunas operaciones, siempre que el perfil de usuario
que tienes asignando así te lo permita.

La Exportación de datos se puede hacer desde cualquier consulta, para exportar la información consultada a
diferentes formatos, entre ellos, el formato HTML, para ser utilizado desde Internet.

Puedes Traducir archivos , a fin de utilizar las bases de datos generadas en versiones anteriores de Aspel-SAE.

Puedes establecer un vínculo con aplicaciones en Windows® como Excel®, a través del copiado especial (DDE o
Intercambio Dinámico de Datos).

Cuentas con una Calculadora que podrás usar como sumadora y utilizar los resultados que obtengas de los cálculos
realizados, si así lo requieres en las funciones que realices en tu sistema Aspel-SAE.

Acceso al sistema
Para acceder al sistema Aspel-SAE, deberás proporcionar el nombre de usuario y la clave correspondiente.
Por omisión se sugiere el nombre del usuario “Administrador” el cual tiene definida la clave “Aspel1”, por lo que para
acceder al sistema por primera vez, deberás capturar dicha clave de acceso temporal, teclear F8 u oprimir la tecla
ENTER. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar dicha clave de acceso en el módulo de perfiles de
usuarios, por una que sólo el administrador conozca.
Recuerda que esta es la clave principal de Aspel-SAE y es la que autoriza el uso del sistema sin restricciones, de
igual forma es la única que tiene acceso y uso total de los perfiles de usuarios.

Envío de correos mediante el programa de correo predeterminado en tu computadora

Desde esta opción puedes enviar correos electrónicos a los contactos que tenga registrado el cliente o proveedor en
la consulta de contactos.

Envío Masivo de correos

Esta opción te permite enviar correos a un grupo de usuarios de tal forma que puedas seleccionar tanto a los
clientes, proveedores o vendedores a los cuales deseas enviar el mensaje como a sus respectivos contactos.
Adicionalmente podrás anexar a los correos, archivos de reportes y plantillas de Word®.

Administrador de reportes
En esta consulta podrás administrar y crear tus propios reportes personalizados con extensión QR2 utilizando el
nuevo diseñador de reportes, seleccionando de una lista de campos disponibles la información que deseas incluir. El
administrador está disponible en el menú Reportes de cada uno de los módulos del sistema, en él encontrarás los
principales reportes en formato Qr2. Adicionalmente podrás consultar y generar reportes con extensión .FTO
mediante el editor de formatos Aspel.

Editor de formatos
Se incluyen campos y comandos, los cuales podrás utilizar para modificar los formatos predefinidos y obtener
reportes más completos adecuándolos a la medida de tus necesidades, de esta forma podrás explotar al máximo la
información almacenada en Aspel-SAE.
 Generación y Reinstalación de respaldos
Aspel-SAE cuenta con una interfase para la generación y reinstalación de respaldos, la cual te permite respaldar de
manera rápida y sencilla todos los archivos que maneja el sistema: Base de datos, perfiles de usuarios, archivos de
configuración, entre otros. La generación del respaldo se realizará por empresa, con excepción de ciertos archivos
que son de uso común para todas las empresas, como son: Infoweb, perfiles de usuarios, archivos de configuración,
etc., asimismo, este respaldo se podrá proteger con contraseña. De igual manera, el proceso de Reinstalación
identifica automáticamente el tipo de información respaldada y la recupera en la base de datos que corresponda, si
el respaldo fue protegido con contraseña en ese momento se solicitará para iniciar la reinstalación del respaldo.

Exportación de consultas a formato Palm®

Puedes exportar la información de las principales consultas disponibles en los sistemas Aspel a formato Palm® ,
dicha información podrá almacenarse y consultarse a través del programa Aspel-DB en tu dispositivo móvil
compatible con Palm® .

Traductor de base de datos de versiones 2x y 3.0

Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se cuenta con un traductor el cual te permitirá traducir
información de:
-Parámetros de la empresa
-Archivos de datos
-Perfiles de usuarios

Al realizar este proceso se conservará el formato de base de datos con el que esté estructurada la base de la
versión anterior (base a traducir) exceptuando el formato Aspel. Si al momento de traducir la base de datos no
existiera alguna tabla o archivo necesario para trabajar con esta versión, este proceso la creará y la estructurará
en el mismo formato de base de datos que se está traduciendo.

Módulo de Perfiles de usuarios

Todos los sistemas de la línea Aspel (COI, NOI, PROD, SAE, BANCO) cuentan con un módulo de perfiles de
usuarios con interfaz común, es decir, al dar de alta un usuario no importando desde que sistema Aspel se haya
agregado, dicho usuario quedará disponible para todos los sistemas de la línea, lo único que deberás definir en cada
sistema son los perfiles o permisos que el usuario tendrá dentro del mismo.

Infoweb: Publicación de información en Internet

El servicio Infoweb, es una aplicación que está integrada en todos los sistemas de la línea Aspel, con el fin de
permitir publicar en Internet la información generada en dichos sistemas (consultas, estadísticas y reportes
dependiendo del sistema), así como otros archivos en diferentes formatos (html, gif, jpg, pdf, etc.) que pueden ser
enviados al sitio web desde los mismos sistemas Aspel.
Con la información generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrás armar tu página de Internet previa
contratación de este servicio en aspel.com , publicando la información más relevante de tu empresa, clasificándola
y/o publicándola según las áreas administrativas de tu empresa, por ejemplo: Contabilidad "COI", Inventarios "SAE",
Recursos Humanos "NOI", Producción "PROD", etc. Esta información resultará de gran ayuda para la toma de
decisiones en tu empresa.

Para obtener mayor información acerca de cada una de las características disponibles en Aspel-SAE, te invitamos a
consultar el archivo de ayuda de tu sistema Aspel.
Tema relacionado
Características sobresalientes por módulo
Guía práctica de procesos

Qué es

Te sugerimos que conozcas los siguientes procedimientos, para que puedas llevar una administración confiable y efectiva
(no es indispensable que cumplas con este orden de manera explícita):

1. Consulta tu manual de referencia, de modo que conozcas cómo opera tu sistema en términos generales.

2. Instala Aspel-SAE 4. 6 para empezar a trabajar.

3. Activa tu sistema para asegurar el 100% de funcionalidad.

4. Define los Parámetros de configuración de tu sistema, los cuales sirven para controlar el funcionamiento general de
Aspel-SAE. Es importante que conozcas la interrelación de los módulos, a fin de que lleves una administración
ordenada.

5. Configura los Perfiles del usuario, para limitar el acceso a funciones importantes del sistema.

6. Si tu sistema estará instalado en una red, deberás levantar el Servicio de Licencias Adicionales ubicado en el menú
“Utilerías/Servidor de licencias”, para que las estaciones de trabajo puedan trabajar sin problema. Para mayor
información, consulta en el archivo de ayuda del sistema el tema “Servidor de licencias”.
7. Define las Aplicaciones Asociadas , como la calculadora y la hoja de cálculo de Windows® , que serán de gran
utilidad en tu operación.

8. Configura tu barra de herramientas , para activar con un botón las funciones más importantes.

9. Activa el Modo alterno de Captura , para acelerar la captura de datos.

10. Clasifica tu información de acuerdo a las necesidades del giro de tu negocio, lo cual te brindará innumerables
beneficios para obtener el máximo provecho de tu información.

11. Conoce el Control de Archivos , que te permite revisar el estado de tu base de datos y poder corregir daños en caso
de una falla eléctrica en tu computadora.

12. Aprende a Respaldar tus Datos y a reinstalar tu respaldo en caso necesario.

13. Asigna las Cuentas contables maestras , a través de las cuales podrás realizar la interfase con Aspel-COI.

Volver a la Guía Rápida de Aspel-SAE

Características sobresalientes por módulo

Módulo de clientes y cuentas por cobrar

Administrador de clientes con funciones CRM

El Administrador se encargará de integrar y organizar todas las actividades y/o
elementos involucrados en una relación comercial, de tal forma que puedas tener muy a
la mano información que te permita tomar decisiones acertadas. Con el Administrador
podrás obtener información diversa de un cliente, clasificándola en varios conceptos:
ventas, cobranza, seguimiento, telemarketing, etc. Este módulo es una herramienta muy
poderosa para automatizar el control de los servicios al cliente (ofertas, campañas, citas
de venta, etc.), aumentar la información sobre los clientes (productos que más compran,
días de compra, etc.), fomentar la retención de los clientes (fidelidad gracias a un buen
servicio), y optimizar las acciones de mercadotecnia (definición de campañas y
seguimiento de ventas), entre otras.

En este Administrador se integran los principales procesos que por su naturaleza están
involucrados directamente en una actividad comercial, es decir, desde aquí podrás dar
de alta clientes, emitir facturas y otros documentos, registrar pagos, programar citas,
consultar el expediente del cliente, crear campañas de venta, realizar el manejo de
actividades, medios de contacto, entre otros. Esto agilizará el trabajo, teniendo a la mano
todos los procesos sin necesidad de acceder de manera individual a cada uno.

Expediente del cliente

En esta consulta se concentra toda la información generada por un cliente en particular,
en ella se puede obtener información detallada y de gran ayuda para el seguimiento de
actividades, lo que contribuye a otorgar un buen servicio al cliente y a su vez supervisar
los puntos de control para evitar retrasos de pagos o entrega de mercancías.

Mediante el Expediente del cliente tendrás a la mano información: General del cliente
(datos históricos de venta, datos de ventas, etc.), De saldos (Estado de cuenta general y
detallado, antigüedad de saldos, etc.), De ventas (Productos apartados y más vendidos,
etc.), Citas y contactos, etc.
Catálogo de Campañas
En este catálogo podrás dar de alta las diferentes campañas que se planearán para los
clientes, las campañas pueden ser definidas para concretar ventas, llevar un seguimiento
de ventas, de cobranza, etc.

Para dar de alta una campaña, es recomendable que primero definas desde el catálogo
correspondiente las actividades y resultados que se manejarán en dicha campaña para
su relación y desenvolvimiento. Este es el orden recomendado, pero, no es estricto, es
decir, se puede agregar la campaña y hasta el seguimiento de la misma agregar las
actividades y resultados que se relacionarán con dicha campaña.
ejemplo:

Tipo de campaña: Seguimiento al cliente

Con esto podemos observar las actividades programadas para una campaña, sus
resultados y las actividades que a su vez pueden generar otros resultados y así
sucesivamente. Adicionalmente para las actividades se les podrá programar el número de
días de realización y la prioridad.

Bitácora de movimientos
Desde el administrador de clientes podrás realizar un seguimiento de las actividades, y en
la bitácora de movimientos podrás obtener el detalle de dicho seguimiento para cada una
de las campañas. Por cada movimiento realizado, se genera un registro, de tal forma que
se pueden consultar cada una de las actividades y el día en que fueron realizadas, así
como el usuario que las realizó facilitando así la supervisión del desenvolvimiento de la
campaña. Los movimientos que puedes revisar en esta bitácora son: todos los
documentos de ventas, movimientos de cuentas por cobrar, modificaciones a algunos
datos del cliente como: límite de crédito, descuento, días de crédito y status del cliente:
activo o suspendido, entre otros.
Consulta de contactos
En esta consulta podrás dar de alta y administrar todos los contactos o personas que
están asociados a un cliente en particular. Además de los datos de localización, es decir,
dirección, teléfono y correo electrónico, cada contacto se clasifica con un tipo específico,
que puede ser: compras, ventas, administración, cobranza, etc., lo que permite
establecer una comunicación adecuada de acuerdo con el tipo de contacto y facilitar el
envío de correos electrónicos en Aspel-SAE.

Existen dos formas o modalidades de operación para la consulta:

Sin establecer interfase con Microsoft Outlook ®

Estableciendo la interfase con Microsoft Outlook ®

Sin establecer interfase con Microsoft Outlook ®

Podrás dar de alta los distintos contactos del cliente, proporcionando la información
necesaria para agilizar el envío de correos electrónicos con la información de las
principales consultas mediante el uso del correo predeterminado en tu computadora. La
opción para envío de correos estará disponible en las principales consultas del sistema.

Estableciendo interfase con Microsoft Outlook ®

Gracias a la interfase con Microsoft Outlook ®, la cual habilitas en los parámetros de
configuración, podrás asociar a los clientes registrados en Aspel-SAE, los contactos
previamente registrados desde Outlook ®, igualmente podrás dar de alta un contacto de
Outlook ® desde la consulta de contactos de Aspel-SAE. Para una mejor integración
entre ambas aplicaciones, al dar de alta un contacto desde la ventana de Outlook
®podrás incluir información específica de Aspel-SAE, es decir, información del cliente o
vendedor, etc.

Esta interfase sólo funciona a partir de la versión 2000 de Microsoft Outlook ®o superior.

Manejo de folios en Movimientos de Cuentas por Cobrar

Puedes configurar Aspel-SAE para que al generar movimientos de cuentas por cobrar,
éstos tengan asociado un folio, previa configuración de este manejo en los parámetros
del sistema; se incluyen también aquellos registrados desde la ventana de recepción de
pagos y aplicación de anticipos. La incorporación del control del folio para movimientos
de cuentas por cobrar facilita el cumplimiento de la ley en lo que se refiere a la obligación
de emitir documentos fiscales foliados al efectuar pagos a facturas con parcialidades.

Se incluye también un Catálogo de Folios en el cual podrás dar de alta, modificar y

consultar movimientos de Cuentas por Cobrar generados con folios.
 Manejo de zonas y fletes
En este catálogo puedes definir las diferentes áreas geográficas (región o zona), en las
que trabaja tu empresa para el envío de mercancía, así, los clientes podrán tener
asociada una zona de entrega en particular. También, será posible asignar a cada zona
de 3er nivel un monto de flete con su porcentaje de impuesto, de tal forma que, al
elaborar documentos de venta se sugiera el monto del flete e impuesto definidos para la
zona que tenga asociada cada cliente.

Manejo de fletes con fórmulas

Al dar de alta una zona puedes definir fórmulas para calcular el monto del flete que le
corresponderá a dicha zona, esto mediante la utilización de algunas variables
predefinidas, tales como: peso, volumen y monto las cuales serán de utilidad para armar
las fórmulas.

Módulo de Facturas

Emisión de Comprobantes fiscales digitales (Factura electrónica)

Previa configuración en los parámetros del sistema, podrás expedir comprobantes
fiscales digitales ya que Aspel-SAE está diseñado para que fácil y rápidamente puedas
empezar a emitir facturas electrónicas. Cabe mencionar que para que el sistema pueda
ser configurado, es necesario proporcionar las rutas donde se ubican los certificados y
folios digitales que debieron ser tramitados previamente ante el Servicio de
Administración Tributaria (SAT), (y así obtener la autorización para la emisión de
comprobantes fiscales digitales). Así, al momento de dar de alta una venta utilizando los
folios digitales, se generará una factura electrónica con todas las especificaciones
establecidas por el SAT y, de igual forma, podrás generar las devoluciones de las
facturas electrónicas emitidas.

Reporte mensual al SAT

Los contribuyentes que opten por emitir facturas electrónicas, deberán enviar un reporte
mensual al SAT que contenga un resumen de las facturas que emitieron a sus clientes,
este reporte te permitirá cumplir con dicha disposición. Una vez generado, deberá ser
validado y codificado por la aplicación SICOFI, para su envío posterior al SAT vía
Internet.
 Posibilidad de modificar el precio de venta al facturar
Controla el cambio de los precios de venta de los productos al momento de efectuar un
documento de venta, ya sea factura, remisión, pedido, etc., mediante la definición de un
perfil de usuario con derechos para realizar esta operación. Al momento de realizar el
cambio de precio, se solicitará una clave la cual deberá corresponder a la de la persona
autorizada por el administrador para realizar dicho cambio.

Modificación de pedidos y cotizaciones

Aspel-SAE permite que los Pedidos y Cotizaciones sean modificables después de
haber sido grabados, esta operación podrá realizarse en documentos que no hayan sido
cancelados o enlazados a otros documentos; lo anterior por aquellas empresas que
levantan pedidos de facturación que son alterados con frecuencia o bien porque aún no
está cerrada la venta.

Módulo de Inventarios

Clave alterna para el alta de productos

Al dar de alta un producto dentro del inventario podrás asignarle una clave adicional a la
clave principal, ésta se denomina clave alterna y sirve para indicar algo en específico del
producto, es decir, podrá ser el código de barras, o un código proporcionado por el
proveedor.

La clave alterna podrá utilizarse en la captura de facturas, compras y movimientos al

inventario, de tal forma que al indicarla, el sistema reconocerá el producto al que
pertenece, cambiando en automático dicha clave por la clave principal del producto.
Cabe mencionar que para todas las demás operaciones, se seguirá utilizando la clave
principal.

Definición de Grupo de productos

De manera similar al alta de kits, podrás dar de alta un Grupo de productos, es decir, un
producto modelo que agrupe las distintas variedades que existen de un artículo, tomando
en cuenta varios elementos como: tallas, colores, estilos, grosores, tamaños etc. Esta
agrupación te permitirá en un sólo paso dar de alta para un producto todas su
combinaciones, pudiendo combinar hasta dos elementos o características (previa
configuración de los nombres para dichos elementos en los parámetros de configuración
de Aspel-SAE).

Cuando se realizan las compras o ventas de grupos de productos, se presenta una

ventana de captura especial con la que es muy sencillo seleccionar los artículos de
interés de entre todos los productos que conforman el grupo.

Línea de productos para grupos de productos

 Previo al alta de grupo de productos, deberás dar de alta las líneas que te permitirán
obtener o armar las distintas combinaciones de un producto, para ello accede al catálogo
de líneas y realiza lo siguiente:

Al dar de alta una línea selecciona el campo “Aplicar manejo de grupos y

subproductos”.

Define la estructura de la clave para el producto modelo o grupo y la longitud

para los 2 subgrupos a manejar según sea el caso.

Da de alta los subgrupos o elementos con los que se armarán las distintas
combinaciones del producto.
Las líneas también las podrás dar de alta, desde la ventana de alta de productos.

Consulta de grupos de productos

Cuentas con un catálogo de grupos de productos, en el cual podrás consultar todos los
productos modelo registrados con sus respectivos subproductos o combinaciones, y para
un mayor análisis en esta consulta se puede llegar a los siguientes niveles de detalle,
agrupación por línea de productos, por productos y por grupos de productos.

Tipos de costeo
Podrás manejar varios tipos de costeo: UEPS, PEPS, Promedio e Identificado.

Manejo de folios en los movimientos de Inventarios

Al generar movimientos al inventario éstos se podrán identificar mediante un folio, el cual
servirá para control interno, este folio será numérico y secuencial y se asignará de
manera automática para todos los movimientos registrados desde cualquier módulo:
compras, ventas, incluyendo los movimientos registrados en el módulo de inventarios. En
la consulta de folios de movimientos al inventario se podrán revisar por número de folio,
todos los movimientos al inventario registrados

Histórico de números de serie

Desde la consulta de números de serie, podrás obtener un historial detallado de todos
los movimientos relacionados con el número de serie, detallándose información relevante
del mismo como: Tipo de movimiento involucrado, estatus del número de serie e
información de las entradas y salidas del producto (Documento / fecha).

En el historial del número de serie, podrás identificar con base al último movimiento
aplicado el estado del número de serie, es decir, si está disponible, no disponible,
defectuoso, vendido, etc. También desde los módulos relacionados (compras, facturas,
movimientos, etc.) se registra un tipo de movimiento, para que posteriormente puedas
darle seguimiento al desplazamiento de dicho número de serie.
El sistema te permite dar de alta un número de serie diferente y único para cada
producto.

Módulo de Proveedores y Cuentas por Pagar

 Manejo de folios en Movimientos de Cuentas por Pagar
Puedes configurar el sistema para que al generar movimientos de cuentas por pagar,
éstos tengan asociado un folio, previa configuración de dicho manejo en los parámetros
del sistema. Se incluye también un Catálogo de Folios en el cual puedes dar de alta,
modificar y consultar movimientos de cuentas por pagar generados con folios.
La incorporación del control del folio para movimientos de cuentas por pagar facilita el
cumplimiento de la ley en lo que se refiere a la obligación de emitir documentos fiscales
foliados al efectuar pagos de parcialidades. Este manejo se sugiere para los
movimientos de tipo abono con referencia

Manejo de Zonas
Catálogo de zonas donde puedes definir las diferentes áreas geográficas (región o
zona), en las que se ubican los proveedores. Así, desde el alta de proveedores se
podrá asociar a éstos una zona de entrega en particular.

Módulo de Compras

Captura única de Lotes y Pedimentos en compras

Al dar de alta recepciones de compra que involucren productos configurados para
manejar lotes y/o pedimentos, se podrá especificar desde la primer partida capturada
para dichos productos, que la información proporcionada para éstos se conserve para la
captura de los demás productos, esto tomando en cuenta que es muy probable que los
productos de un mismo lote o pedimento se capturen en una misma entrada, agilizando
así la captura de los mismos.

Cambios en órdenes de compra

Aspel-SAE permite modificar las Ordenes de Compra mientras los documentos no sean
cancelados o enlazados a otros documentos, lo anterior por aquellas empresas que
levantan órdenes de compra que son alterados con frecuencia o bien porque aún no está
cerrada la venta.

Asociación de archivos a las recepciones de compra (Digitalización de la

administración)

Mediante la opción: Documentos asociados que está disponible desde la consulta de

recepciones, podrás asociar a un documento de compra uno o varios archivos de
diferentes tipos o formatos, tales como: .doc, .xls, .pdf, jpg, etc. estos archivos se
almacenarán en un directorio para ser consultados posteriormente las veces que sea
necesario. Incluso podrás asociar comprobantes fiscales digitales de tus proveedores
para llevar un óptimo control.
Lo nuevo de la versión 4.6

Antecedentes

Esta versión permite administrar y controlar los cambios fiscales relacionados con la ley del Impuesto al Valor Agregado
(IVA), los cuales entran en vigor a partir del 1 de enero del 2010.

Los cambios fiscales que impactan a Aspel-SAE son:

El cambio de la tasa del IVA la cual se incrementa en 1%, quedando en 11% para las fronteras del país (Tasa de IVA
fronterizo) y del 16% para el resto del territorio nacional (Tasa de IVA general).

La definición de que las contraprestaciones cobradas con posterioridad al 1 de enero del 2010 que correspondan a
actos o actividades realizados con anterioridad a dicha fecha, pagarán el impuesto a la tasa del 16% y 11% según se
trate.

La posibilidad de que dichos actos o actividades graven a las tasas del 15% o 10%, según se trate, siempre y
cuando las contraprestaciones correspondientes se paguen del 1 al 10 de enero de 2010.

Consideraciones de trabajo por la aplicación de la Reforma Fiscal 2010

Cambios Generales del sistema

La solución dentro del sistema consiste en lo siguiente:

Los procesos de Alta de movimientos de CxC y CxP y la ventana de Recepción de pagos, permitirán revisar los
montos actuales (sin ajustes de IVA) así como el nuevo saldo con el ajuste de IVA, de los documentos generados en
el 2009 y cuyo pago se aplique posterior al 10 de Enero de 2010.

Se podrá imprimir desde CxC un comprobante por cada movimiento foliado tipo Abono, desglosando el IVA cobrado
en este movimiento.

Se incluye la herramienta Ajuste de saldos por reforma fiscal, con la cual se pueden generar movimientos de ajuste
de las CxC y CxP que se vean impactadas por el cobro/pago con la nueva tasa de IVA. El concepto de ajuste es
elegido por el usuario y con él se pueden identificar las diferencias originadas por el incremento de impuesto.

Cambios en los reportes de Pagos a facturas y Abonos a compras, para que reflejen el recálculo de IVA en el caso
de facturas de 2009 que recibieron pagos posteriores al 10 de enero del 2010.

Nuevos reportes: Proyección de saldos por reforma CxC y Proyección de saldos por reforma CxP que permitirán
revisar el saldo actual de cada documento generado en el 2009 y el saldo real ajustado a las nuevas tasas de IVA,
considerando que se pagarán con posterioridad al 10 de enero del 2010.

Esquema de Impuestos

Cuando se instale una Base de Datos nueva, los esquemas de impuestos estarán actualizados con la tasa del IVA
 (Impuesto4) al 16%. Cuando la Base de Datos sea traducida, los esquemas de impuestos se traducen tal cuál estén
definidos en la versión anterior y deberás actualizar dichos esquemas con los nuevos porcentajes.

Parámetros del sistema

Se incorpora un nuevo parámetro denominado “Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP ”, para que el sistema
opere en Recepción de Pagos, Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos de cuentas por
pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de 2010 para todos los
documentos generados hasta diciembre del 2009. Este parámetro por omisión está inhabilitado y se tendrá la
opción de activarlo al iniciar una sesión con el sistema o desde el módulo de Configuración / Parámetros generales.

Configuración / Parámetros generales

Aviso de reforma fiscal

Procesos, ventanas o reportes que sufren modificaciones por la aplicación del parámetro “Aplicar Reforma Fiscal
2010”:

Recepción de pagos con ajuste de IVA

En la ventana de recepción de pagos, al elegir el documento a pagar se sugerirá el saldo ajustado con el incremento en la
tasa de IVA del documento cuando se den las siguientes condiciones:

Cuando el documento a saldar es anterior al 31 de diciembre del 2009, y

La fecha del abono es posterior al 10 de Enero del 2010.

Recepción de pagos con ajuste de IVA

Alta de movimientos de CxC y CxP

Al registrar un movimiento se tomará en cuenta la fecha de las operaciones, de modo que si el movimiento es un abono
con referencia a un documento generado en 2009 o anterior, y la fecha del abono es posterior al 10 de Enero de 2010,
entonces se realizará un recálculo del saldo del documento considerando el incremento del 1% al IVA, mismo que se
sugerirá como monto del movimiento. Se puede visualizar en pantalla el saldo original del documento y el saldo ajustado
con Reforma Fiscal 2010.

Alta de movimientos de CxP

Alta de movimientos de CxC

Importante
Los movimientos que el sistema automáticamente controla para la aplicación de la Reforma Fiscal 2010, son Únicamente
los que se generan a través del alta de CxC o CxP y Recepción de Pagos de CxC.

Considerar que las Devoluciones enlazadas se realizarán con la tasa de impuesto del documento original (en el caso de
devoluciones directas podrás indicar la tasa de impuesto a considerar). Por lo tanto, en el caso de las devoluciones de
documentos de 2009 con pagos en 2010, deberás realizar manualmente los movimientos de ajuste de IVA que
correspondan tanto en CxC, CxP y en la DIOT.

Ajuste de saldos por Reforma Fiscal

Esta nueva herramienta está disponible tanto para CxC como para CxP y se puede ejecutar para un cliente o proveedor en
particular o de forma masiva.

El proceso de ajuste se realiza de la siguiente forma:

 El sistema identifica los abonos realizados después del 10 de Enero del 2010 y cuya referencia son documentos tipo
Factura o Compra generados en el 2009 o antes.

Se debe indicar un Número de concepto para realizar el ajuste (se recomienda dar de alta un concepto en específico
para estos movimientos).

El proceso genera un cargo con referencia al mismo documento por el monto de la diferencia del impuesto
correspondiente entre el documento y el abono realizado.

Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxC

Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxP

Operaciones con terceros

El reporte de Operaciones con terceros presenta las siguientes opciones:

Se permite seleccionar la opción “Aplicar reforma fiscal 2010 ” para indicar que los pagos realizados después del
10 de Enero de 2010 a documentos del 2009 (o anteriores) se presenten con el impacto del incremento de IVA. Por
ejemplo , un documento con IVA del 15% cuyo saldo sea de 1,150.00 y tenga aplicado un pago de 580.00 pesos, el
reporte presentará 80.00 pesos por concepto de IVA del 16%.", ya que para que en el reporte se visualice un monto
de 80 para IVA el monto de pago debe ser 580.

Se agregan nuevos filtros de IVA para poder visualizar los datos de los pagos a documentos por las diferentes tasas
de IVA: 15 ó 16% para el IVA General y 10 u 11% para el IVA fronterizo. También es posible indicar que se
consideren los movimientos de ambas tasas para cada caso de IVA.

Operaciones con Terceros (DIOT)

Reportes

Administrador de reportes

Se adiciona un nuevo grupo denominado “Reforma fiscal 2010 ”, en el cual se incluyen dos nuevos reportes:
Proyección de saldos con reforma, uno para CxC y otro para CxP. Estos reportes presentan por cliente o proveedor
los documentos generados en 2009 que aún tengan saldo pendiente, calculando a la fecha de ejecución del reporte
el saldo actualizado de los documentos considerando el incremento al 16% u 11% del IVA, según les corresponda.

Reporte de Proyección de saldos por Reforma Fiscal CxP

Reporte de Proyección de Saldos por Reforma Fiscal CxC

Reportes modificados

Reporte de Ccobro.fto

Se modifica el reporte Ccobro.fto el cual incluirá información de los pagos que aplicaron la nueva tasa del IVA. Este
reporte está disponible desde el Administrador de reportes/ Estado de cuenta detallado / Comprobante de ingresos
o desde el tema de Alta de movimientos de CxC al imprimir el movimiento.

“Pagos a facturas” con ajuste de IVA

Se incorpora al filtro de este reporte una nueva opción para poder indicar si se desea hacer el recálculo del IVA a
los abonos que cumplen las condiciones de la Reforma Fiscal 2010 o no. Es decir, se puede indicar si deseas
recalcular el IVA (al 16% u 11%) de los movimientos tipo abono realizados después del 10 de enero de 2010 a
documentos generados en el 2009 o si se calcula el IVA sin incremento (15% ó 10%) de dichos movimientos.
 Reporte pagos a facturas

“Abonos a compras” con ajuste de IVA

Presenta una modificación similar al reporte de pagos a facturas, donde se incluye un campo para seleccionar si se
desea aplicar la Reforma Fiscal 2010 o no, esto indicará si deseas recalcular el IVA con el incremento (16% u 11%)
a los movimientos tipo abono realizados después del 10 de enero de 2010 a documentos generados en el 2009 o
si se calcula el IVA sin incremento (15% ó 10%) de dichos movimientos.

Reporte de abonos a compras

Lo nuevo de la versión 4.5

Esta versión contiene las siguientes implementaciones:

Complementos para comprobantes fiscales digitales

Antecedentes

De acuerdo con el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea para 2008, dentro de la estructura de los Comprobantes
Fiscales Digitales se contempla un “nodo” opcional denominado “Complemento”, en el cual se puede incluir
información de uso fiscal relativa a determinado tipo de organizaciones.

Tanto el contenido del nodo ”Complemento” como la regla que determina su incorporación en la cadena original de
los CFDs, es establecido y difundido por el Servicio de Administración Tributaria a través de resoluciones
particulares a un sector o actividad específica. Hasta el momento, el SAT ha publicado lo correspondiente para
siete sectores, entre los que se encuentran:

Sector de ventas al Detalle ("Detallistas")

Impuestos Locales ·
Compra de ventas de "Divisas" ·
Donativos "Donatarias"

Es de resaltar que aún cuando el nodo “Complemento” no tiene carácter obligatorio, sí cuenta con un estándar
fiscal aprobado y publicado por el SAT con el fin de proporcionar a los contribuyentes una forma más eficiente para
el procesamiento de la información.

Cómo adicionar el nodo Complemento a los CFD en SAE

El procedimiento a seguir para incorporar en Aspel-SAE el nodo “Complemento” en los CFDs es el mismo que se
usa para añadir el nodo “Addenda”, es decir, a través de la lectura de “Plantillas de addendas”, mismas que serán
“Plantillas de addendas y/o complementos”. Estas plantillas son archivos de texto con extensión XML cuyo
contenido define la estructura e información que se incluirá como Addenda y/o como Complemento en los CFDs
que se emitan a un determinado cliente. Para más detalle, revisar en el archivo de ayuda el tema: Uso del addenda
dentro de Aspel-SAE .

Especificaciones por Módulo o proceso

 Clientes/Alta o Adicional al uso de una addenda, ahora se podrá anexar dentro del mismo archivo
modificación addenda clave del (cliente+.xmló D-clave del cliente.xml) el uso de complementos, tanto
para facturas como para devoluciones.

Se podrá configurar un namespace que incluya dentro del mismo la referencia al

complemento que se desea implementar.

Importante : Para el caso en que ya se utilicen addendas para los clientes, el

complemento detallista se deberá incorporar o definir dentro de dicho archivo.

Facturas/Devoluciones Al momento de generar un documento CFD desde el módulo de facturas, ahora este
documento se generará tomando en cuenta el complemento asociado al cliente para la
factura o devolución.

Facturación /Reportes Los reportes correspondientes contendrán ahora dentro de la cadena original, la
información relacionada a los complementos.

Visor de El visor de comprobantes utilizará el nuevo cálculo de la cadena original que contempla
comprobantes el uso de los complementos.
digitales

Consideraciones especiales

Dado que el nodo “Complemento” es de uso fiscal y que su contenido es reglamentado por la autoridad, es
necesario que las “Plantillas de complementos” cumplan con la estructura establecida en el estándar publicado por
el SAT, lo que es indispensable para la adecuada conformación de la cadena original y del sello digital del CFD.

El estándar, la secuencia para integrar la cadena original y las reglas de uso de los nodos “Complemento”
disponibles, están publicados en el sitio de Comprobantes Fiscales Digitales dentro del portal del SAT
“www.sat.gob.mx”. Conforme la autoridad libere complementos aplicables a Aspel-SAE, publicaremos en nuestra
página de Internet (aspel.com) las Plantillas generales correspondientes, mismas que se podrán tomar como base
para personalizarlas y utilizarlas de acuerdo a las necesidades de tu empresa.

Pagos con tarjeta de crédito y/o débito

Con esta opción es posible recibir pagos con tarjetas de crédito o débito de tus clientes, ya que Aspel-SAE a partir
de 4.5.permite la activación de servicios de comunicación con Terminales de Punto de Venta (TPV) que gestionan
estas transacciones con instituciones bancarias. Es importante señalar que no es necesario contar con una línea
telefónica dedicada para efectuar el cobro, lo que se requiere es una conexión a Internet para realizar estas
transacciones de forma segura y confiable.

Verifica los servicios disponibles en nuestra página aspel.com

Para mayor información consulta el tema: Pagos por Internet

Temas relacionados

Lo nuevo de la 4.0
Interrelación entre módulos

Qué es
A través de la integración del sistema, el ciclo de compra-venta se controla de manera completa:

Esencial
Esta interrelación de módulos puede ser modificada para operar sin afectar algunos módulos, permitiéndote después
actualizar tu información. Dirígete a los siguiente tema para conocer más acerca de esta forma de operación: Parámetros
generales y Actualización de Archivos.

Tema Relacionado
Conoce en que consiste cada módulo del sistema
Volver a la Guía Rápida de Aspel-SAE
¿Dónde obtener ayuda ?

Manejo
A continuación se describen los documentos o fuentes de información en los que te podrás apoyar para el uso del sistema.

Manual de referencia. El objetivo de este manual es proporcionar un panorama general del sistema, orientándote en los
procesos básicos para iniciar de manera rápida y fácil la operación con Aspel-SAE. Este manual es una guía de referencia
rápida que contiene información general de los procesos que puedes realizar con Aspel-SAE, y se detallan ampliamente
sólo los temas relacionados con la instalación, activación y configuración del sistema

Si necesitas información más específica acerca del funcionamiento de los diferentes procesos, campos, mensajes de
advertencia, ejemplos, etc, te recomendamos ampliamente revisar el archivo de ayuda electrónica en línea disponible en
el sistema.

Manual del usuario . Es un manual electrónico disponible en formato PDF que contiene información detallada de cada
uno de los procesos del sistema. Sin embargo, por el tiempo que se necesita para la elaboración de este archivo, éste
podría no tener la explicación de ciertos puntos incluidos al sistema de último momento, por lo que te recomendamos
consultar también la información del ayuda electrónica en línea ya que se encuentra más actualizada. De esta forma para
cualquier duda sobre el funcionamiento del sistema puedes consultar ambas fuentes y así complementar la información.

Ayuda electrónica. Puedes activar y consultar el archivo de ayuda interactivo en cualquier momento y en cualquier
módulo del cual necesites información, con sólo presionar la tecla <F1> o el botón de ayuda que se encuentra en cada
uno de los módulos y consultas del sistema. El contenido del ayuda explica a detalle todas las características de los
campos de captura y funciones de los diferentes módulos, así como las restricciones o notas importantes sobre la
operación del sistema. Es importante tomar en cuenta que en el ayuda electrónica encontrarás además las
consideraciones sobre los últimos cambios o actualizaciones que el sistema haya tenido de último minuto.

Si tienes alguna duda que no pueda resolver la documentación que te proporciona tu sistema Aspel, visita nuestra página
en Internet, en la que encontrarás respuesta a las preguntas más comunes:
aspel.com .

http://www.aspel.com.mx/servicios.html
Interfase con otros sistemas de la línea Aspel

Qué es

P uedes utilizar la información generada en tu proceso de compra-venta y contabilizarla en el sistema Aspel-COI, así como
emitir los pagos a tus proveedores en Aspel-BANCO.

La interfase que puedes tener con los sistemas Aspel facilitará la integración de los procesos administrativos contribuyendo
a la disminución de errores y tiempo de recaptura de la información. Prácticamente Aspel-SAE genera, envía y recibe
información de todos los sistemas de la línea Aspel, la interfase se realiza de la siguiente manera:

Interfase con el sistema Aspel-PROD versión 2.0 ó superior

Utiliza y actualiza el catálogo de inventarios de Aspel-SAE, éste provee los subensambles y materias primas para formar
las hojas de costos del producto terminado. Aspel-PROD, registra en línea las entradas y salidas de materia prima, así
como todas las afectaciones, entre ellas, números de serie y lotes de productos.

Interfase con el sistema Aspel-COI versión 5.0 ó superior

Tendrás la posibilidad de realizar la integración o interfase en línea con Aspel-COI 5.0 o superior, es decir, al momento de
generar las pólizas ya no sólo se podrán registrar vía archivo, sino que también podrán afectar directamente la base de
datos. Adicionalmente, será posible generar pólizas tanto de ventas como de compras detalladas por cliente, documento e
impuesto.

Interfase con el sistema Aspel-CAJA versión 2.0 ó superior

Aspel-SAE envía a Aspel-CAJA el catálogo de clientes y productos para su uso, mismos datos que se afectarán por las
ventas realzadas en los puntos de venta.

Nota: Para conocer cómo se lleva a cabo cada una de estas interfases, dirígete a los procesos que las explican con
mayor detalle en sus respectivas ayudas electrónicas.

Para mayor información de estos productos, consulta la página de Internet aspel.com o comunícate con tu distribuidor
mas cercano.

Ver:
Interfase Aspel-COI
Interfase Aspel-BANCO

Notas
A partir de la versión 5.0 de COI y SAE 4.0, esta integración o interfase se realizará en línea, es decir, se afectará
directamente la contabilidad de tu empresa.

Recuerda que los sistemas Aspel-PROD y Aspel-CAJA toman la información generada en Aspel-SAE, facilitándote una
administración completa. Para mayor información de estos productos, dirígete a la Página Aspel o comunícate con tu
distribuidor.

Temas relacionados
Características y beneficios
Guía práctica de procesos
Interrelación de módulos
Módulos del sistema
Parámetros generales
Ir a otros módulos
Servicio de Actualización en línea de los sistemas Aspel

Manejo
Aspel actualización en línea (Aspel-AL), es un servicio que permite obtener la actualización de los sistemas Aspel vía
Internet. Cuando se solicita la actualización de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versión del
sistema desde el cual se solicitó el proceso.

Características
Aspel-AL muestra en su página los programas Aspel que tienes instalados y que se pueden actualizar vía Internet.
Baja las actualizaciones y antes de sobrescribirlas, realiza un respaldo de la instalación anterior del sistema (último
reinstalable) en la ruta especificada en el módulo de configuración del programa Aspel-AL.
Recuerda que Aspel-AL sólo podrá actualizar los reinstalables correspondientes a la misma versión que se tiene
instalada, es decir, si la versión instalada corresponde a NOI 3.5, entonces Aspel-AL te actualizará al último
reinstalable disponible para dicha versión, pero no te actualizará a la última versión del reinstalable de la versión 4.0
si hubiera uno disponible. Desde Aspel-AL podrás revisar el número de versión del sistema que tienes instalado y si
ya fue actualizado con algún reinstalable.

Beneficios
Medio por el cual puedes actualizar un sistema de la línea Aspel vía Internet, con sólo un clic desde la comodidad de tu
casa u oficina.

Consideraciones
No todas las versiones de los productos Aspel están preparadas para realizar una actualización en línea, solamente
a partir de los siguientes sistemas: SAE 3.0, CAJA 1.0, BANCO 2.5, COI 4.0, PROD 1.7, NOI 3.5 y SAE Comercio
Electrónico 1.5 ó versiones posteriores.
Sólo podrás actualizar un sistema de una misma versión, es decir, si el sistema que instalaste es Aspel-COI versión
4.0, Aspel-AL actualizará al último reinstalable disponible en el ftp para dicha versión, por lo que después de ejecutar
el proceso visualizarás el número de reinstalable al que te actualizaste, por ejemplo: Aspel-COI 4.0 reinstalable 1,
pero por este medio no podrás actualizarte a una versión diferente de la 4.0, siguiendo el ejemplo no podrás
actualizarte a la siguiente versión de COI.

Para más información, Consulta el ayuda electrónica desde Aspel-AL, el cual se encuentra en la ruta: Menú Ayuda /

Servicio de actualización en línea/ Botón o selecciona la tecla de función "F1" dentro de la ventana de Aspel-AL.
S@E Comercio Electrónico

Qué es

Es un sistema que traslada al ambiente de Internet los Catálogos de Inventarios, Clientes y Políticas Comerciales
registrados Aspel-SAE, construyendo una Tienda Virtual en unos cuantos minutos para exhibir y promocionar los productos
y servicios de su empresa.

Para mayor información visítanos en la página de Internet: http://www.aspel.com

Consideraciones para trabajar con Windows® Vista

-SEGURIDAD: Windows® Vista propone un nuevo esquema de seguridad en el cual cada actividad que se ejecuta puede
infringir la seguridad del sistema, motivo por el cuál solicita constantemente la autorización del usuario. Si el usuario no es
un Administrador, Vista solicita adicionalmente el usuario y contraseña para llevar a cabo actividades que en versiones
anteriores no requerían autorización de un usuario Administrador. Para la adecuada funcionalidad de los sistemas Aspel
deberás tomar en cuenta lo siguiente:

Si tienes Aspel-AL versión 2.00.5 o anterior instalado, es necesario que lo ejecutes en modo administrador, esto es: dar clic
derecho sobre el icono de Aspel-AL y seleccionar la opción "ejecutar como administrador" ("run as administrator"), para que
obtengas la funcionalidad adecuada; este proceso permitirá también que Aspel AL se actualice a la versión más reciente.
Te darás cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando al ejecutar Aspel AL no presente la imagen de los
productos instalados y muestre el mensaje:

"No se halló el registro del producto, por favor proporcione la ubicación del archivo de versión".

Al ejecutar Aspel-AL versión 2.00.6 o superior tendrá el siguiente comportamiento de acuerdo a tu perfil de usuario
Windows® :

Si eres Administrador, te aparecerá un diálogo preguntándote si deseas permitir la ejecución de Aspel-AL. Acéptala.

Si no eres Administrador, te aparecerá un diálogo solicitándote el nombre de usuario y contraseña del administrador. Si la
conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.

Para modificar el directorio de archivos comunes (DAC), es necesario que ejecutes tu sistema en modo administrador, esto
es: dar clic derecho sobre el icono de cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalado y seleccionar la opción
"ejecutar como administrador" ("run as administrator"). Te darás cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando el
querer modificar el DAC dentro de los sistemas Aspel obtengas un mensaje como: "Asistente DAC. Hubo un error al
momento de crear el directorio. Probablemente no tenga permisos de escritura".

Cuando actives el Servidor de Licencias Aspel el sistema tendrá el siguiente comportamiento dependiendo de tu perfil de
usuario de Windows® :

Si eres Administrador, te aparecerá un diálogo preguntándote si deseas permitir la ejecución del Servidor de Licencias.
Deberás Aceptarla.

Si no eres Administrador, te aparecerá un diálogo solicitándote el nombre de usuario y contraseña del administrador. Si la
conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.
Consideraciones de trabajo por la aplicación de la Reforma Fiscal 2010

Documentos del 2009 o anteriores que se cobran o pagan a partir del 11 de enero de 2010

Caso 1. Se cobra al cliente el monto del incremento de la tasa de IVA

Registro de Pagos de documentos del 2009 (CxC y CxP)

- Los movimientos que el sistema automáticamente controla por Reforma son Únicamente los que se generan a través del
alta de movimientos de CxP y CxC, así como Recepción de Pagos de CxC.

- A partir del 11 de enero de 2010 es muy importante que los pagos que se apliquen a documentos del 2009 o anteriores se
registren a la nueva tasa de IVA, ya que de no hacerlo así, el sistema requerirá que se ejecute más de una vez el proceso
de ajuste por Reforma.

- Los movimientos que se generan desde Aplicación de Anticipos se registran con la tasa original del documento. Por lo
tanto, no se recomienda su uso para documentos del 2009 que se paguen después del 10 de enero de 2010.
- En el caso de documentos en moneda extranjera se debe considerar lo siguiente:

a) Para documentos del 2009 que se paguen después del 10 de enero de 2010, en la ventana de alta de
movimientos de CxC, CxP y Recepción de Pagos, el monto de pago que se sugiere considera el tipo de cambio del
Catálogo de Monedas y el ajuste por reforma. Si se modifica el tipo de cambio en esta ventana, el sistema recalcula
el monto con base en el nuevo tipo de cambio y el ajuste por reforma que le corresponda. (De manera informativa,
en la parte inferior de la ventana se mantendrá la sugerencia inicial del sistema).

b) El Reporte de Proyección de saldos muestra los montos en moneda base considerando el tipo de cambio del
documento.

Reporte de Proyección de saldos por Reforma Fiscal CxP

Reporte de Proyección de Saldos por Reforma Fiscal CxC

c) Es necesario realizar primero el “Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 ” y después el proceso de “Ajuste
Cambiario” para obtener la pérdida o ganancia cambiaria correcta.

Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxC

Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxP

Devoluciones de Compras y Facturas

Las devoluciones se realizan con la tasa de impuesto del documento original. En el caso de las devoluciones de
documentos de 2009 con pagos en 2010, es necesario realizar manualmente los movimientos de ajuste de IVA que
correspondan tanto en CxC, CxP y en la Declaración de Operaciones con Terceros.

Interfase Aspel-BANCO / Aspel- SAE

Para la realización de pagos posteriores al 10 de enero de 2010 de documentos elaborados en 2009, se recomienda
generar el Reporte de Proyección de Saldos por Reforma para saber el nuevo saldo del documento con ajuste de IVA y
proceder a registrar los montos actualizados en el momento de realizar la interfase.

Consideraciones con CxP

El proceso Interfase Banco genera movimientos considerando la tasa de IVA original del documento, por lo que en
caso de documentos del 2009, dichos montos no tendrán el ajuste por el incremento de IVA del 1%. Para estos
 casos se recomienda generar el Reporte de Proyección de Saldos por Reforma y registrar directamente en Aspel-
BANCO los pagos con los montos actualizados.

Consideraciones con CxC

Cuando se tiene interfase con Aspel-Banco, al consultar los documentos pendientes de pago del cliente, el saldo
que se presenta corresponde a la tasa de IVA con la que se registró el documento. Para aquellos movimientos que
se elaboraron en 2009 y se pagan después del 10 de enero del 2010, el saldo de estos documentos no contienen el
incremento del 1% de IVA. Por lo tanto, se recomienda que en SAE se genere el Reporte de Proyección de Saldos
por Reforma y registrar en Aspel-BANCO los movimientos de pago con los montos actualizados.

Interfase Aspel-CAJA / Aspel-SAE

Para la realización de pagos posteriores al 10 de enero de 2010 de documentos elaborados en 2009, se recomienda
generar el Reporte de Proyección de Saldos por Reforma para saber el nuevo saldo del documento con ajuste de IVA y
proceder a registrar los montos actualizados en el momento de realizar la interfase.

Interfase Aspel-SAE / Aspel- COI

En caso de que se requieran visualizar las afectaciones en Clientes y Proveedores del Ajuste de IVA por Reforma, se
debe generar la póliza de CxC o CxP filtrada "Por Concepto", indicando el número de concepto asignado al ajuste.

Generación de la póliza por ajuste de Reforma Fiscal 2010

Caso 2. La empresa absorbe el monto del incremento de la tasa de IVA

Si tu empresa va a absorber el incremento de la tasa de IVA de los documentos de 2009 que se van a pagar a partir del 11
de enero de 2010, la autoridad solicita elaborar una nota de crédito para disminuir el precio de los productos (sin
considerar el IVA) y un comprobante “Complementario ” con prácticamente TODO el contenido de una factura por un
monto igual al del total de la factura expedida en 2009 (considerando los precios disminuidos y la nueva tasa de IVA)*. Con
la finalidad de evitar mayor operación administrativa para el control de este tipo de casos, se recomienda emitir una nota de
crédito por el total de la factura original y refacturar los productos y/o servicios involucrados con la tasa vigente en el 2010
de IVA, aplicándoles un descuento por producto que haga corresponder el total de la nueva factura con el total de la factura
original.
En el caso de los productos que gravan al 15 %, el descuento debe ser del 0.862% y de los que gravan al 10% del
0.9009%.

Se sugiere consultar aspel.com en la sección de Soporte Técnico para conocer más recomendaciones sobre el tema.)

*Consultar detalles en el Art. 3º. de la TERCERA Resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal
para 2009.

Tema relacionado

Lo nuevo
Modalidades de operación del sistema

Antecedentes
Al instalar el sistema adquieres derechos de uso para un usuario y podrás una vez activado el sistema, modificar la razón
social de la empresa. El sistema puede operar sin necesidad de registrarse durante los 30 días siguientes a su
instalación, posterior a este período, el sistema deberá ser activado para que pueda seguir siendo utilizado (con el 100%
de funcionalidad), a este proceso se le denomina Activación del sistema.

Activación del sistema

Modalidad Demostrativa

Inicialmente se contará con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del sistema, por lo que si deseas
utilizarlo como versión demostrativa, Aspel te proporciona 30 días de uso para que lo puedas evaluar. Esta forma de
operación tiene algunas restricciones tales como:

1. Solamente podrás trabajar con una empresa y no se permite modificar la razón social de la misma.
2. Al concluir los 30 días del período de evaluación (o en el momento que lo decidas), podrás activar el sistema en
modalidad Tradicional o Normal, Renta, Demo-Educativa o de Uso interno, esto dependiendo del número de serie
adquirido, ya que si no ha sido activado operará en la modalidad de solo lectura.
3. Es importante considerar que para la versión Demostrativa NO podrás utilizar Aspel-SAE en Red hasta que se active el
sistema.

Modalidad de solo lectura

Cuando el plazo de evaluación de 30 días otorgado por Aspel para la activación del sistema haya concluido y aún no se
haya realizado la activación del mismo, éste dejará de funcionar al 100%, es decir, podrás acceder al sistema para
consultar tu información pero no podrás registrar nuevos datos, hasta que actives tu sistema.

En este modo se despliega el Asistente de activación para dar la posibilidad de activar el sistema.

Modalidad Tradicional o Normal

Cuando adquieres un sistema Aspel, éste contiene un certificado de autenticidad en el cual se incluye el número de serie
del sistema y el código de activación correspondientes, los cuales son necesarios para poder Activar el sistema.

En este modo no existen restricciones y es posible hacer uso de todas las características del sistema. Después de
activarlo podrás agregar hasta 99 empresas y podrás modificar la razón social de las mismas.

Al instalar el programa se contará con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del sistema, una vez activado,
para re-activaciones posteriores (semestrales) se contará con 30 días de período de gracia para realizar este proceso.
Estas reactivaciones semestrales son obligatorias, ya que si no se realizan, después de los 30 días de gracia el sistema
ya no podrá operar con el 100% de la funcionalidad.

Si requieres que más de 1 usuario utilice el sistema simultáneamente en una red, deberás adquirir licencias de usuarios
adicionales según tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la página aspel.com para su activación posterior en el
Asistente de Activación del sistema. Recuerda que para este tipo de instalación, debes asegurarte que la computadora
donde se instaló el sistema realice funciones de servidor en la red.

Para conocer cuáles son las modalidades de licencias adicionales que puedes adquirir, revisa el tema : Actualización y
enlace de usuarios Adicionales

Modalidad Renta

Esta modalidad consiste en el aprovechamiento y derecho de uso de un sistema Aspel, trabajando sobre un esquema de
renta, esto mediante la contratación previa de este servicio por un período determinado de tiempo en aspel.com.

Al instalar el sistema se contará con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del programa, una vez activado
será necesario realizar validaciones mensuales para que el sistema pueda continuar en operación y para realizar este
proceso en Aspel-SAE se contará con 15 días de período de gracia contados a partir del día de calendario que
corresponda al del mes siguiente al de la fecha de activación por Internet del programa o al de la última validación de uso
del mismo.

Para las versiones en Renta, el número de serie y el código de activación son indispensables para la activación del
sistema, serán proporcionados vía correo electrónico o en la página de aspel.com al llevar a cabo la contratación del
servicio de renta.· Si necesitas acceder al sistema simultáneamente con más de 1 usuario, deberás adquirir los usuarios
adicionales que requieras en aspel.com , o al momento de contratar el servicio de renta. Posteriormente deberás realizar
la activación del sistema para que el nuevo número de usuarios se actualice.

El uso o aprovechamiento de un sistema administrativo Aspel en renta, no difiere de la modalidad Tradicional o Normal.
De igual
forma en ambas modalidades podrás controlar la administración de tu negocio.

Modalidad Demo-Educativa

Esta modalidad del sistema requiere activación y validación de uso sin conexión a Internet, solamente podrás trabajar con
una empresa y no se permite modificar la razón social de la empresa. Tiene limitada la fecha de operación del sistema,
sólo permitiendo registrar operaciones del 1 de Enero del 2007 al 29 de Febrero de 2009.

Modalidad de Uso interno (para distribuidores)

Posee características similares a la modalidad demostrativa ya que podrás trabajar con una empresa y una vez activado el
sistema con la razón social del distribuidor no será posible modificar este dato. Requiere de activación y validación de uso.
Esta versión es para ser usada por distribuidores autorizados por Aspel y permite enlazar licencias de usuarios adicionales.
Observaciones

Es muy importante que recuerdes que los Sistemas Aspel requieren de una ”Validación de uso ” mensual o semestral
(según la modalidad adquirida) a partir de su Activación.

Al igual que la Activación , la Validación de Uso se puede realizar en línea desde la computadora en la que se tiene
instalado el sistema o a través de un equipo de cómputo diferente. Asistente para la activación del sistema

Es indispensable que la instalación y Activación del sistema se efectúe en la computadora definitiva, es decir, donde el
sistema se utilizará.

Temas relacionados
Proceso de activación
Asistente para la activación del sistema
Validación y reactivación de un sistema
Revisa cuántos usuarios tienes permitidos
Requerimiento de equipo

Procesador Intel Pentium® de 1Ghz o superior*

512 MB de RAM*
340 MB de espacio libre en disco duro
Monitor Super VGA (800x600) o superior
Microsoft Windows® 2000, XP, 2003, Vista, 2008 ó 7

* Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores, por lo que es importante tener en cuenta las
recomendaciones propias del Sistema Operativo instalado.

* Para una instalación en Servidor es recomendable una configuración mayor, dependiendo del número de usuarios y el
número de empresas a operar en el mismo servidor.

Redes que soporta el sistema

Redes que soporta el sistema

Microsoft
Novell
Netware

Cualquiera compatible con las anteriores. Para obtener el mejor rendimiento del sistema trabajando en red, es requisito
que los equipos tengan 512MB de RAM como mínimo. Asimismo, se recomienda que el sistema operativo utilizado sea el
mismo en todas las computadoras, que se trabaje en una red de área local (LAN) con cableado estructurado y con tarjetas
de red a una velocidad mínima de 100 Mbps.

Requerimiento de equipo
Directorio de Archivos Comunes (DAC)

Manejo
Las versiones de los sistemas Aspel (a partir de las versiones de NOI 4.0, COI 5.0, SAE 4.0), crean una carpeta de
Archivos comunes Aspel al momento de instalarlos; este directorio contiene diferentes aplicaciones y funciones que
comparten todos los sistemas de la línea, es decir en dicho directorio, se copian varios sistemas o aplicaciones de uso
común , tales como: Aspel-Actualización en Línea, Infoweb, el módulo de perfiles de usuarios, así como otros documentos
de uso común entre los sistemas Aspel, entre otros.

Esta capeta por omisión se instala en C:\Archivos de programa\ Archivos Comunes\ Aspel. Pero recuerda que la ubicación
puede variar dependiendo de la ruta que se haya indicado al realizar la instalación del sistema.

Este directorio de archivos comunes, juega un papel muy importante para el trabajo en red, ya que con este directorio te
aseguras que todos trabajen con los mismos parámetros de configuración, con la misma base de datos, así como el uso
del módulo de perfiles del usuario o la aplicación Infoweb, etc, asegurando que el trabajo en red sea completo.
El directorio de archivos comunes contiene los sistemas:

Aspel-AL
Infoweb.

Además de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente información:

Archivos de perfiles de usuario

Archivos de información de los sistemas instalados.
Archivos con recursos de imágenes Aspel
Archivos tipo Plug-In para configurar el directorio de archivos comunes y propiedades de un archivo.
El archivo empresa
Carpeta datos y base de datos ejemplo, entre otros.

El directorio de Archivos Comunes (DAC) se crea en el proceso de instalación bajo el siguiente esquema:
Cuando no existe un directorio de archivos comunes en tu PC
El directorio se creará si:
1. Existen algunos programas que deberían ir dentro de él, este es el caso de Aspel-AL ya que en versiones
anteriores del instalador, esta aplicación se copiaba en un directorio específico.
2. No hay ningún producto Aspel instalado.
En ambos casos se creará físicamente la estructura de directorios necesaria para el directorio de archivos comunes.
Si ya existe un directorio de archivos comunes
Se realizará un redireccionamiento el cual consiste en configurar el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos
Comunes existente.

Cuando se quiera instalar otro sistema Aspel, el sistema realizará lo siguiente:

1. El instalador detecta que existe un directorio de archivos comunes.

2. Configura el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes instalado, si la ruta donde se instaló el
directorio es la que por omisión sugiere el proceso de instalación, la ruta será: C\Archivos de programa / Archivos
Comunes / Aspel.
3. El programa verifica que las versiones o fechas de las aplicaciones o archivos contenidos en el Directorio de
Archivos Comunes sean mayores o iguales, si no, procede a actualizarlas.
4. Crea o instala nuevos directorios en caso de que la estructura para el directorio de archivos comunes del instalador
sea diferente a la encontrada en la ruta destino.
Con el proceso anterior se asegura que sólo exista un directorio de Archivos Comunes Aspel en lugar de crear un nuevo
directorio por cada producto Aspel que se instale.
Temas relacionados
Estructura del directorio de archivos comunes
Asistente de configuración del directorio de archivos comunes
Guía para la instalación en RED
Guía para la instalación en RED

A) REDES MICROSOFT
En el servidor
En las Estaciones de Trabajo

B) REDES NOVELL
En el servidor
En las Estaciones de Trabajo

REDES MICROSOFT.

En el servidor:
1. En un equipo servidor (con ambiente Windows 2000, Windows 2003, Windows NT o Windows XP, excepto Windows
98), crear desde el explorador de Windows una carpeta cuyo nombre no exceda a 7 caracteres, en la cual se
alojaran los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para el trabajo en red.
2. Comparte la carpeta creada en el paso 1, asignando en las secciones ‘Compartir/Permisos’ y ‘Seguridad’ todos los
permisos necesarios para el trabajo en red, es decir, asignar control total(lectura y escritura) a cada una de las
cuentas de usuario de Windows que accederán al sistema o sólo al grupo de trabajo al que pertenecen dichos
usuarios. Adicionalmente marcar el parámetro ‘
Hacer posible que los permisos heredables de un objeto primario se propaguen a este objeto’ para que los permisos se
apliquen a todas las subcarpetas.
3. Crea una unidad virtual desde el explorador de Windows que apunte a la carpeta compartida en el paso 2 por
ejemplo O:\.
4. Realiza la instalación del sistema en su modalidad "Local o servidor".
5. Para el directorio de instalación del sistema, define una ruta local, es decir, en el disco duro del servidor, y para la
ruta de instalación de los Archivos Comunes Aspel, indica la unidad virtual creada en el paso 3.
6. Después de concluir la instalación y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la
sección ‘Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR’ indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta
donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso 5; p.e O:\ NETDIR.
7. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activación, utilizando un número de serie que tenga Licencia para
Usuarios Adicionales.
8. Finalmente debes acceder a la opción Utilerías / Servidor de Licencias y seleccionar el parámetro "Activar el servicio
de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. Así
mismo debes verificar en el Panel de Control en la sección Servicios, que la opción "Licencias de usuarios Aspel" se
esté ejecutando, ya que de lo contrario no será posible trabajar con las estaciones de trabajo.

Importante
Si ya instalaste tu sistema con las opciones que se sugieren por omisión, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel
en el disco duro del servidor, entonces realiza lo siguiente:
a) Lleva a cabo los pasos 2, 3, 6 y 7 del procedimiento sugerido, tomando como base el directorio donde se instalaron los
Archivos Comunes Aspel.
b) Accede al sistema y selecciona la opción "Utilerías / Directorio Común Aspel", se presentará el Asistente de
configuración del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘Seleccionar otro directorio de
archivos comunes’, después mediante el botón examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a
los Archivos Comunes Aspel instalados y oprime Siguiente.
c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar’ y el sistema se
reinicializará para cargar la nueva configuración.
d) Finalmente realiza el paso 8 del procedimiento descrito anteriormente, para que puedas trabajar en red.

En las Estaciones de Trabajo:

1. Crea la misma unidad virtual que se registró en el equipo servidor, la cual debe apuntar a la carpeta compartida de

2.

3.
 1.
Archivos Comunes Aspel del servidor, desde el explorador de Windows.
2. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalación del sistema en su modalidad "Estación de
trabajo".
3. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de
instalación de los Archivos Comunes Aspel, define la unidad virtual creada en el paso 1.
4. Al terminar la instalación y antes de acceder al sistema debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR
que se encuentra en la unidad virtual donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel.

Importante
Si en las estaciones de trabajo ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisión en el instalador, es
decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente:
a) Ejecuta los pasos 1 y 4 del procedimiento de estación de trabajo anteriormente sugerido.
b) Accede al sistema y selecciona la opción "Utilerías / Directorio Común Aspel", se presentará el Asistente de
configuración del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘Seleccionar otro directorio de
archivos comunes’, después mediante el botón examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a
los Archivos Comunes Aspel instalados en el servidor y oprime Siguiente.
c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar’ y el sistema se
reinicializará para cargar la nueva configuración.
REDES NOVELL.

En el servidor:
1. Realiza la instalación del sistema en su modalidad "Local o servidor".
2. Para el directorio de instalación del sistema, puedes definir una ruta local, por ejemplo, en el disco duro del servidor
o bien elegir un directorio en un volumen de la red Novell (por ejemplo: L:\Sistemas Aspel).
3. Para la ruta de instalación de los Archivos Comunes Aspel, debes indicar un directorio en un volumen de la red
Novell (si el directorio no existe el instalador lo generará). Este directorio contendrá los Archivos Comunes Aspel que
son necesarios para poder trabajar con este tipo de red.
4. Después de concluir la instalación y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la
sección ‘Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR’ indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta
donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso3.
5. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activación, recuerda que preferentemente al número de serie que
indiques debiste enlazarle previamente las licencias de usuarios adicionales que requieras para acceder
concurrentemente al sistema
6. Debes acceder a la opción Utilerías / Servidor de Licencias y seleccionar el parámetro "Activar el servicio de
Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor.
Asimismo debes verificar en el Panel de Control en la sección Servicios, que la opción "Licencias de usuarios Aspel"
se esté ejecutando, ya que de lo contrario no será posible trabajar con las estaciones de trabajo.
7. Cierra el sistema y registra en Windows el usuario y contraseña con el que accedes a la red Novell y que utilizaste
para instalar el sistema.
8. Finalmente debes configurar el servicio de licencias para que se ejecute en el equipo servidor, para ello es necesario
acceder a la opción Configuraci n\Panel de Control\Herramientas administrativas\ Servicios:
a. Selecciona el servicio: Licencias de usuarios adicionales Aspel
b. Activa el menú flotante y selecciona la opción: "Propiedades"
c. En la carpeta "Iniciar sesión", activa la opción: "Esta cuenta" e indica en el campo correspondiente el usuario registrado
en el paso 7 con el que se realizó la instalación del sistema en el volumen de la red Novell y tiene derechos de lectura -
escritura en dicho volumen, por ejemplo: .\ndominguez)
d. Indica la contraseña que dicho usuario tiene asignada para su acceso a la red Novell y guarda los cambios.
e. Debes detener los servicios y reiniciarlos para que la nueva configuración aplique.
De esta forma garantizarás que el sistema Aspel-SAE funcione como servidor de licencias permitiendo que los usuarios
adicionales puedan acceder concurrentemente.
Para el acceso de las estaciones de trabajo, es importante verificar que los usuarios de Novell con los que se inicie la
sesión del equipo tengan derechos de lectura - escritura en el volumen de la red donde Aspel-SAE y/o los Archivos
Comunes Aspel se encuentran instalados.

En las Estaciones de Trabajo:

1.

2.
 1. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalación del sistema en su modalidad "Estación de
trabajo".
2. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de
instalación de los Archivos Comunes Aspel, define el directorio de la red novell donde se alojan los Archivos
Comunes Aspel que instaló el servidor.
3. Al terminar la instalación y antes de acceder al sistema, debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR
que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en la red Novell.

Importante
Si en el servidor o en las estaciones de trabajo, ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisión en el
instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente:

En el servidor:
a) Accede al sistema a la opción ‘Utilerías / Directorio Común Aspel’, se presentará el Asistente de configuración del
Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘
Crear un nuevo directorio de archivos comunes’, después indica una ruta en un volumen de la Red Novell, puedes capturar
la ruta o seleccionarla mediante el botón examinar(...), si la carpeta no existe el asistente la creará, posteriormente oprime
siguiente.
b) Al concluir el proceso de creación de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar’ y el sistema se reinicializará para
cargar la nueva configuración.

En las estaciones de trabajo:

a) En cada uno de los equipos, accede al sistema y selecciona la opción ‘Utilerías / Directorio Común Aspel’, se presentará
el Asistente de configuración del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘Seleccionar
otro directorio de archivos comunes’, después mediante el botón examinar(...) define el directorio de la red Novell donde el
servidor creo o instaló los Archivos Comunes Aspel y oprime Siguiente.
b) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar’ y el sistema se
reinicializará para cargar la nueva configuración.

Temas relacionados
Procedimiento de instalación
Procedimiento de instalación

Antecedentes

Manejo El sistema por omisión se instala en modalidad de 1 usuario y podrás dar de alta hasta 99 empresas. En caso de requerir qu
programa sea utilizado simultáneamente por más de un usuario a la vez en una misma red de computadoras, deberás adq
licencias de usuarios adicionales así como instalar el sistema en una computadora que realice las funciones de servidor de la
de cómputo donde operará el mismo.
La adquisición de los usuarios adicionales varia dependiendo de la modalidad del sistema adquirido, es decir, si se trata de
versión en renta o de una versión tradicional.

Características del Sistema por Modalidad

Pasos de la Instalación

Manejo Al introducir el disco en la unidad de CD se desplegará automáticamente una presentación, elige la

opción Instalar para iniciar el proceso de instalación de tu sistema Aspel-SAE.

Es importante mencionar que ahora no se solicitará el Número de serie y Código de activación para
realizar la instalación del sistema, posteriormente desde el Asistente de Activación del sistema se
solicitarán dichos datos.

Activación del sistema

Mensaje de El sistema despliega una ventana de bienvenida, y a continuación se mostrará el contrato de la licencia
bienvenida de uso, tendrás que aceptarlo para poder continuar con la instalación del programa.

Selección del Elige la forma en que deseas instalar tu producto Aspel, las opciones son las siguientes:
tipo de 1. Local o servidor. Utiliza esta opción si:
instalación Guía para la instalación en RED
El sistema va a utilizarse solamente en una computadora o,
El sistema se utilizará en una red y el equipo donde estás instalando será el servidor. Este tipo de
instalación te permitirá operar la PC como servidor de licencias, es decir, los equipos instalados
como estaciones trabajo, validarán su acceso al sistema a través de dicho servidor. Tomando en
cuenta que en dicho servidor hay que realizar la activación de las licencias de usuarios adicionales
que se hayan adquirido.
2. Estación de trabajo. Selecciona esta opción si la PC donde estás es una de las terminales
que accederá al sistema en red y ya cuentas con una instalación del programa en el equipo
servidor.
Nota: Independientemente del tipo de instalación que se realice (Servidor o Estación de trabajo), el
sistema se instalará de manera completa en cada equipo, lo cual permite optimizar la transmisión
únicamente de la información a través de la red.
Esencial Si el sistema se va a utilizar en red, debes considerar lo siguiente:
Que las estaciones de trabajo estén conectadas a una red de área local.
Que el equipo de cómputo definido como Servidor cuente con alguno de los siguientes sistemas operativos: Micr
Windows® NT, 2000, XP, 2003 ó superior.
Deberás efectuar la Instalación de tipo Local en el servidor de la red, y posteriormente la Instalación de tipo Esta
de Trabajo en cada una de las terminales (como se muestra en el siguiente esquema).

Para que las estaciones puedan acceder al sistema y trabajar, es requisito que el servidor donde se instaló el sistema
encendido y previamente se haya realizado la activación correspondiente del programa en dicho equipo (con el respectivo en
de las licencias de usuarios adicionales necesarias).

Indicar En este paso deberás seleccionar la carpeta en la que el programa instalará los archivos.
Directorio de Por omisión se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\Aspel\Aspel–SAE 4.6 , pero puede ser modificada, utilizand
Instalación botón Examinar. Con el botón siguiente puedes continuar con el proceso de instalación.

Directorio de En este diálogo puedes especificar la ruta donde deseas que se cree la carpeta de Archivos Comunes\ Aspel. Por omisió
Archivos sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\ Archivos Comunes\ Aspel, pero puedes modificarla utilizando el botón Examin
Comunes Directorio de Archivos Comunes (DAC)
(DAC)
Dado que en este directorio se instalan aplicaciones de uso común para los sistemas de la línea Aspel es muy importante
tengas presentes las siguientes consideraciones.

Si vas a trabajar bajo un esquema de red, al realizar la instalación de tipo Local o Servidor, deberás crear la carpet
Archivos Comunes en una ruta a la cual todos los usuarios tengan derechos de acceso, de tal forma que puedan comp
cierta información, como los perfiles de usuarios, los parámetros de configuración, etc.
Durante la instalación de tipo Estación de trabajo se solicitará la ruta donde el instalador creará el Directorio de Arch
Comunes, si ya existe una configuración previa de este Directorio en el equipo donde la instalación se está realizando
programa no solicitará esta especificación.

Es importante aclarar que si estás trabajando en red, es necesario que todas las estaciones de trabajo compartan el mi
directorio de Archivos Comunes. De esta forma te aseguras que todos trabajen con los mismos parámetros de configurac
con la misma base de datos, así como el uso del módulo de perfiles del usuario o la aplicación Infoweb, etc, de esta form
aseguras que el trabajo en red sea completo.

Posteriormente, si así lo requieres en el menú Utilerías de los sistemas Aspel podrás reconfigurar la ruta definida par
Directorio de Archivos Comunes. Para mayor información sobre el Asistente de Configuración del Directorio de Arch
Comunes Aspel, consulta el ayuda electrónica del sistema.

Selección del Una vez elegido el tipo de instalación, el sistema solicita que anotes o elijas la carpeta de programas para Aspel-SAE 4.6
grupo de omisión se sugiere el grupo de programas "Aspel", pero puedes modificarlo.
programas
Estado de la Una vez realizados todos los pasos anteriores, al oprimir el botón Siguiente, el sistema procederá a copiar los archivo
instalación acuerdo a lo indicado.

Instalación Los archivos del BDE son instalados durante la instalación Local o servidor y estación de trabajo, para ello el sistema gene
de los un subdirectorio con el nombre "BDE", en la misma ubicación donde se instalará el sistema, se sugiere por omisión la
archivos del C:\Archivos de Programa\Aspel\Aspel–SAE 4.6\BDE.
BDE
En este subdirectorio encontrarás los drivers nativos, con los que podrás exportar tus bases de datos para utilizarla
formatos: MSSQL® ,DB2® , ORACLE® , DBASE® , etc.

Esta carpeta NO será creada en la ruta antes mencionada si se detecta una instalación previa del BDE en otra ruta ( es de
en el regedit del equipo existe una ruta con un BDE instalado previamente), en ese caso el instalador solamente actualizar
drivers necesarios para trabajar.

Bases de datos abiertas

Instalación del BDE

Fin de la Concluido el proceso, el sistema presentará una ventana que indica el término de la instalación; asimismo pregunta
instalación deseas revisar la información de último momento y abrirá el archivo Leeme.txt, (archivo que presenta información relev
sobre el sistema, así como los cambios de último minuto, por lo que es recomendable consultarlo) o iniciar inmediatam
una sesión de Aspel-SAE.

Puedes elegir ambas o, en su caso, ninguna. Oprime el botón "Finalizar" y la instalación se dará por terminada.
Concluida la instalación, en Windows® se creará el grupo de programas correspondiente a Aspel-SAE 4.6 y el i
correspondiente para ejecutar el programa.

Al abrir el sistema automáticamente se presentarán las ventanas correspondientes a la activación del sistema, es dec
Asistente de Activación.

Activación del sistema

Modo de mantenimiento
Al instalar tu sistema Aspel tendrás 30 días de evaluación, si al concluir este periodo no has activado tu sistema (ya sea
en modalidad de renta o tradicional) al ejecutarlo se desplegará una ventana donde se solicitará la activación del sistema.

Temas relacionados
Acceso al Sistema
Parámetros generales
Datos de la Empresa
Perfiles del Usuario
Activación del sistema
Guía para la instalación en Red
Modo de mantenimiento

Manejo
Este modo de manteniendo lo podrás realizar, al ejecutar nuevamente la instalación del sistema en un equipo donde el
programa ya fue instalado previamente.
Procedimiento de instalación

Opciones Si el programa de instalación detecta que ya está instalado Aspel-SAE en la PC (es decir que lo que
disponibles estás realizando es una reinstalación), se mostrará una ventana donde podrás seleccionar alguna de las
siguientes opciones, según sea el caso:

Reparar: Esta opción te permite realizar una reinstalación del sistema; utiliza esta opción como una
operación de mantenimiento o cuando por alguna razón se haya dañado algún archivo, por ejemplo:
afectado por algún virus. Al seleccionar el botón "Siguiente" iniciará el proceso de reinstalación del
sistema.

En caso de que se presente una pérdida del archivo empresaw.sae, será necesario elegir la opción
"Reparar" para obtener nuevamente dicho archivo

Eliminar: Esta opción te permite desinstalar el sistema de tu PC. Al seleccionar el botón "Siguiente" se
enviará un mensaje preguntando si deseas eliminar por completo la aplicación seleccionada con sus
componentes y al confirmar se iniciará el proceso de la desinstalación, eliminándose todos los
componentes instalados.
Si no se acepta la confirmación el proceso se cancela presentándose nuevamente la ventana de esta
opción.

Notas Otra forma de darle mantenimiento a tu sistema, es a través del servicio: Aspel Actualización en línea (Aspel-AL), el
cual te permitirá obtener vía Internet la actualización a las últimas mejoras disponibles de los sistemas Aspel con s
lo un clic desde la comodidad de tu casa u oficina. Es importante mencionar que Aspel-Al, solamente puede
actualizar los reinstalables disponibles para la misma versión que se tenga instalada.

Cuando se solicita la actualización de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versión del
sistema desde el cual se solicitó el proceso.

Temas relacionados
Aspel-AL
Procedimiento de instalación
Guía para la instalación en RED
Acceso al sistema

Manejo Aspel
Para ingresar al sistema ejecuta el programa SAEWIN.EXE ubicado en la ruta donde hayas instalado el sistema, también
puedes utilizar el icono correspondiente que se encuentra en el grupo de programas.
Cuando es la primera vez que accedes al sistema, el sistema desplegará varias ventanas antes de iniciar una sesión con el
sistema, el orden en la que aparecerán es la siguiente:

Ventana de bienvenida
En seguida de la ejecución del sistema, se presentará una ventana informativa dándote la bienvenida al sistema Aspel-SAE
que acabas de adquirir. Para continuar deberás aceptar la ventana.

Asistente para la activación del sistema

En dicho Asistente se informa acerca del tiempo límite en que puedes operar el sistema antes de requerir su activación, los
días que podrás evaluar el sistema sin activarlo son 30 a partir de su instalación. Si deseas activar el sistema en ese
momento, selecciona la opción "Activar sistema AHORA ", para activarlo posteriormente selecciona la opción "Activar
sistema MÁS TARDE ".
Cada vez que inicies una sesión con el sistema y hasta que realices la activación del mismo, se desplegará una ventana de
recordatorio para la Activación. De manera informativa en este Asistente podrás consultar los días que ya han transcurrido
sin la activación del sistema. Es importante que tomes en cuenta que si el sistema no se activa antes de los 30 días de
evaluación que Aspel te proporciona, el programa dejará de operar al 100%, siendo posible únicamente acceder para
consultar la información registrada.

Asistente para la configuración de Aspel-SAE

Para cualquier caso de los antes mencionados, posteriormente se desplegará el Asistente para la configuración de Aspel-
SAE . El objetivo de este asistente es que configures tu empresa y la base de datos con la que vas a trabajar, definiendo
en un solo proceso los parámetros de configuración, el directorio de trabajo, los perfiles de los usuarios y en caso de ser un
usuario de otra versión realizar la traducción de datos. Se recomienda ampliamente utilizar este asistente ya que evitarás
acceder de manera individual y particular a cada uno de los procesos correspondientes para configurar tu empresa. En
caso de haber decidido no utilizar este asistente, posteriormente el sistema te sugerirá crear tu base de datos.

Abrir empresa
Posterior a esta ventana se desplegará la ventana de Abrir empresa para seleccionar la empresa con la que trabajarás.
Para mayor información consulta el tema: Abrir empresa

Instalación de la base de datos

Sólo en el caso de que no hayas utilizado el Asistente de configuración, el sistema sugerirá y/o preguntará si deseas crear
una base de datos.
Para mayor información consulta el tema: Instalación de la Base de Datos.

Este mensaje se desplegará cada vez que inicies una sesión con el sistema siempre y cuando se detecte que todavía no
cuentas con un directorio y base de datos de trabajo.

Ventana de sugerencias
Podrás consultar algunos Tips de tu sistema Aspel-SAE. Activar sugerencias

Ventana de aviso de generación de respaldos

Esta ventana se desplegará dependiendo de lo configurado en la ventana de Periodicidad.

La ventana es la siguiente:

Para mayor información consulta el tema: Periodicidad del respaldo .

Aviso de reforma fiscal

Posterior al 1 de Enero de 2010 entrará en vigor la nueva Reforma Fiscal, para que el sistema opere apegándose a las
disposiciones marcadas en dicha Reforma, deberás indicarlo, activando el parámetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 ", el
sistema te dará la opción de indicarlo al iniciar el sistema. Aviso de Reforma Fiscal .

Aviso de procesos fiscales

Al iniciar una sesión con el sistema, este verifica que en la base de datos de trabajo existan las tablas necesarias para los
procesos fiscales, si el sistema verifica que no existen se desplegará el siguiente mensaje:

Al aceptar el mensaje, se ejecutará el proceso de creación de archivos para la creación de la o las nuevas tablas. Lo
nuevo/Procesos fiscales .

Observación
Para accesos posteriores te recomendamos consultar el tema de la ventana en cuestión. Recuerda que el flujo o
desplegado de las ventanas depende de lo que inicialmente hayas configurado o indicado en estas ventanas.

Temas relacionados
Abrir empresa
Cambio de directorio y fecha
Cerrar empresa
Salir
Instalación de la Base de Datos
Abrir empresa

Acceso
Al iniciar una sesión con el sistema
Módulo principal / Menú Archivos, Abrir empresa

Manejo Aspel
Cuando es la primera vez que accedes al sistema, se desplegarán varias ventanas antes de la ventana de Abrir Empresa
. Para accesos posteriores, también dependerá de los procesos pendientes por realizar, como podemos citar la activación
del sistema la configuración de la empresa, etc.

La ventana es la siguiente:

Para acceder al sistema

Si es la primera vez que accedas al sistema, en el campo "Usuario" se sugerirá el nombre del usuario "Administrador" y
éste por omisión tiene definida la clave "Aspel1", por lo que para acceder al sistema anotar la clave de acceso temporal
"Aspel1" o teclear F8. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar esta clave de acceso desde el módulo de
perfiles del usuario por una que sólo el administrador conozca. Recuerda que esta clave será la única que puede
modificar los perfiles del usuario y es aquella que te dará acceso total al sistema, sin restricción de ningún tipo, por lo que
sólo debe ser conocida por el responsable de la instalación, manejo y administración del programa u empresa, esta clave
se conoce como clave maestra de acceso al sistema.
Esta clave maestra o clave del administrador te permitirá dar de alta a los distintos usuarios que trabajarán en tu sistema,
definiéndoles su perfil de acuerdo a las actividades que desempeñan dentro de la empresa, es decir, estipular a qué
operaciones del sistema tendrán acceso, teniendo de esta manera un control total de la operación de tu sistema.
Perfiles del usuario
Registra la clave principal de acceso al sistema

Nota
Para accesos posteriores se mostrará en el campo "Usuario" el nombre del usuario que accedió por última vez al
sistema.
Para que cada uno de los usuarios pueda acceder al sistema, deberán proporcionar su respectivo nombre de
usuario y la clave que les corresponda para la autorización de acceso al sistema.

Temas relacionados
Selección y cambio de directorio y fecha
Cerrar empresa
Asistente para configurar una empresa
Registra la clave principal de acceso al sistema
Modifica los datos de una empresa
Perfiles del usuario
Alta de la empresa en tu sistema
Instalación de la Base de Datos
Instalación de la Base de Datos

Existen varios procesos desde los cuales podrás crear una Base de datos, los procesos son:

Asistente de configuración de Aspel-SAE

Proceso de Instalación automática
Al iniciar una sesión con el sistema
Desde control de archivos
Registra la clave principal de acceso al sistema

Acceso

M enú Utilerías / Configuración / Perfiles de usuarios

Qué es
La clave principal, es la clave de acceso asignada al administrador del sistema y debe ser conocida sólo por él. Quien
utilice esta clave, podrá ingresar a todas las funciones y realizar todas las operaciones del sistema sin restricción alguna.

También puedes acceder a los "Perfiles del usuario", es decir, la sección en donde es posible limitar el acceso a otros
usuarios a funciones o procesos del sistema que requieran mantenerse inactivas.

Manejo Aspel
El sistema siempre solicitará una clave para acceder a él y sólo si proporcionas la clave del administrador podrás acceder
a todos los procesos sin restricción alguna.

La clave principal o clave del Administrador es la misma para todas las empresas y para todos los sistemas de la línea
Aspel que tengas instalados, esta es una característica del nuevo manejo de los Perfiles del usuario .

Nota
Te recomendamos que, por razones de seguridad, des de alta tu clave maestra principal o clave del administrador
inmediatamente después de terminada la instalación de tu sistema, ya que por omisión tiene definida la clave Aspel1.

Temas relacionados
Perfiles del usuario
Abrir empresa
Activar sugerencias

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, Aplicaciones asociadas
Al acceder al sistema

Qué es
Al utilizar esta función, cada vez que accedas al sistema, después de haber seleccionado la empresa a trabajar aparecerá
una sugerencia al azar de las que tiene el catálogo de sugerencias, a fin de que pongas en práctica la que gustes y tengas
un mejor manejo del sistema.

Esencial
Puedes avanzar en las sugerencias con los botones de Anterior y Siguiente.
Al marcar la casilla inferior "No volver a mostrar sugerencias" se desactivará esta opción, pero la podrás reactivar,
desde la ruta indicada en el menú.

Acceso al sistema
Aviso de Reforma Fiscal

Acceso
Al acceder al sistema

Qué es

Al iniciar el sistema, se podrá indicar si se desea empezar a trabajar aplicando la Reforma fiscal 2010 para el control de las
diferencias de IVA en Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar originadas por el incremento de IVA del 1%", teniendo la
posibilidad de indicarlo en accesos posteriores, o realizarlo desde el módulo de parámetros del sistema activando el
parámetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP ".

Campos de esta ventana

Campo Observaciones
Aplicar Se incorpora un nuevo parámetro denominado “Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP ”, para que el
Reforma sistema opere en Recepción de Pagos, Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos de
Fiscal 2010 a cuentas por pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de 2010 para
CxC y CxP todos los documentos generados hasta diciembre del 2009. Este parámetro por defecto está inhabilitado y
se tendrá la opción de activarlo al iniciar una sesión con el sistema.

Si activas este parámetro al iniciar el sistema, el campo "No volver a mostrar este mensaje" se habilitará
automáticamente este campo para que en accesos posteriores esta ventana ya no se muestre. De igual
forma al acceder a los parámetros del sistema, observarás que el parámetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010
CxC y CxP" se encontrará habilitado. Posteriormente para habilitar o inhabilitar este parámetro, deberás
realizarlo desde el Módulo de configuración, parámetros del sistema, carpeta generales.

Para mayor información de todas las implementaciones realizadas, consulta el tema : Lo nuevo

Nota Importante:

Este parámetro sólo contemplará la aplicación de la Reforma Fiscal 2010 de manera automática para los
movimientos de Alta de Cuentas por cobrar y Cuentas por Pagar, así como Recepción de Pagos. Para la
DIOT y reportes relacionados, se tendrá disponible un parámetro para indicar si se desea contemplar la
Reforma Fiscal 2010 en la emisión de la información del reporte o NO.

Tema relacionado
No volver a Al marcarse esta casilla, al iniciar nuevamente una sesión con el sistema, esta ventana ya no se presentará.
mostrar este
mensaje

Tema relacionado
Acceso al sistema
Lo nuevo
Cerrar empresa

Acceso
Menú Archivos, Cerrar empresa

Desde la barra de herramientas, con el botón:

Qué es
Esta opción sirve para terminar el trabajo con la empresa activa y poder abrir otra empresa. Al cerrar la empresa, no
cierras el sistema.

Esencial
Al cambiarte a otra empresa, los procesos que realices se aplicarán exclusivamente a la empresa que elegiste.

Tema relacionado
Cambio de directorio y fecha
Salir

Acceso
Menú Archivos, Salir.

Desde la Barra de herramientas, con el botón:

Qué es
Esta opción te permite terminar definitivamente la sesión con el sistema.

Temas relacionados
Abrir empresa
Acceso al sistema
Activación del sistema

Antecedentes
Como parte de una evolución en la seguridad de los sistemas, Aspel modificó la mecánica para el registro de su línea de
productos: NOI, COI, SAE, etc. Esta mecánica consiste en lo siguiente:

Al instalar un sistema, adquieres derechos de uso para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas, pudiendo
operar el sistema sin necesidad de registrarse durante los 30 días siguientes a su instalación, posterior a este periodo, el
sistema deberá ser Registrado vía Internet para que pueda ser utilizado (con el 100% de la funcionalidad), a este proceso
se le denomina Activación del sistema.

Durante el periodo en el que no se realice la Activación , el sistema sólo operará para una empresa, sin poder
personalizar los datos de la misma y tendrá otras limitantes en cuanto a operación; sin embargo, después de que hayan
transcurrido los 30 días del periodo de evaluación y en caso de no realizar el proceso de Activación aunque se podrá
acceder al sistema solamente se tendrá derecho a consultar información
Proceso de activación
Si requieres que más de 1 usuario utilice el sistema simultáneamente en una red, deberás adquirir licencias de usuarios
adicionales según tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la página www.aspel.com.mx para su activación
posterior desde el Asistente de Activación del sistema.

Actualización y enlace de Sistemas

Las modalidades disponibles para las Licencias de usuarios adicionales son:

1 Usuario
2 Usuarios
5 Usuarios
10 Usuarios

Para el caso de las versiones en la modalidad de Renta el manejo en cuanto a la adquisición de usuarios adicionales es
un poco diferente, ya que al momento de realizar la contratación de este servicio en la página www.aspel.com.mx podrás
adquirir el número de usuarios adicionales que requieras
Pasos Contratación del servicio de renta para la contratación del servicio de renta.

Si necesitaras un número mayor de empresas, deberás adquirir otro paquete de 1 Usuario 99 Empresas, el cual se
deberá operar de manera independiente al primero, es decir, deberá instalarse en equipos diferentes.
Ahora sólo existirá un instalable para obtener las modalidades en Renta y Tradicional (Versión normal) del sistema, es
decir, en el proceso de instalación no habrá diferencia entre un sistema Renta y uno Normal, la diferencia radicará en la
forma de activación, por lo que para ambos casos puedes instalar el sistema y antes del término de los 30 días de
evaluación decidir si lo activas como versión en Renta o versión Normal. Sólo deberás tomar en cuenta que para activar
una versión en Renta primero debes realizar la contratación de este servicio en www.aspel.com.mx, y como resultado de
esta operación te informarán vía correo electrónico el Número de serie de tu sistema con su correspondiente Código de
activación .

Adicionalmente a la activación del sistema, para continuar en operación las versiones Tradicionales (o Normales)
requieren de una Validación de uso semestral a partir de su Activación. Esto significa que seis meses de calendario,
después de haber realizado el proceso de Activación , se debe repetir esta operación para reactivar el sistema. Esta
Validación de uso consiste en acceder al sistema y a través del Asistente de Activación conectarse vía Internet a Aspel
de México para obtener un Archivo de respuesta de validación y que el sistema pueda continuar en operación.

Al igual que la Activación la Validación de Uso se puede realizar en línea desde la computadora en la que se tiene
instalado el sistema o a través de un equipo de cómputo diferente. Cuando un sistema no es validado y reactivado
nuevamente al término del periodo de gracia se podrá tener acceso a él solo en modalidad de lectura,, permitiendo sólo la
consulta de la información, hasta su activación.
Temas relacionados
Proceso de activación del sistema
Características del Sistema por Modalidad
Especificaciones de un producto Aspel en Renta

Temas relacionados
Pasos para la contratación del sistema
Periodo de vigencia
Características del Sistema por Modalidad
Contratación del servicio de renta

Manejo

Para contratar el servicio de renta de un programa de la línea Aspel, deberás realizar los siguientes pasos:

Registro en www.aspel.com.mx

Deberás registrarte en www.aspel.com.mx y así obtener tu usuario para dicho sitio, para ello, accede a la página
www.aspel.com.mx y selecciona la liga "Regístrate" (que se encuentra en la parte superior derecha de la página). Al
ingresar a la sección de registro deberás llenar un formulario, en el cual se solicita la siguiente información:
Datos de Contacto o Responsable de la empresa , tales como: nombre, correo electrónico, entre otros.
Datos de Facturación de la Empresa, tales como: RFC, Nombre comercial, dirección, etc.
Definición del usuario y contraseña de acceso en Aspel.com . Con esta clave te identificarás en
www.aspel.com.mx como usuario registrado.
Es importante considerar que tu contraseña de acceso al Escritorio de servicios en www.aspel.com.mx , funcionará como
el Código de activación del número de serie que adquieras para tu sistema en Renta
Selección de los productos y/o servicios que deseas contratar.
Una vez obtenido tu usuario, accede a tu escritorio de servicios en www.aspel.com.mx mediante la liga "Mi cuenta",
ahí deberás indicar tu usuario y contraseña.
En tu escritorio de servicios, selecciona las opciones Sistemas en renta / Rentar nuevo sistema Aspel, se
desplegará una ventana tipo asistente que te guiará paso a paso en la contratación de este servicio, y deberás
realizar lo siguiente:
a) Elegir el sistema a rentar, los usuarios y el periodo de renta . Entre los periodos de renta que puedes elegir están:
Mensual, Bimestral, Trimestral o Semestral, el número de usuarios dependerá de tus necesidades, inicialmente se sugiere
la contratación con un usuario.
b) Firmar electrónicamente el contrato . Deberás aceptar el contrato proporcionando tu usuario y contraseña de
www.aspel.com.mx .
c) Verificar el pedido y confirmar el importe a pagar.
Para pagar y activar el servicio, ingresa a la sección de pago de servicios. Aquí deberás especificar la forma de
pago y de envío.
Al concluir el proceso de pago se presentará un mensaje de confirmación en pantalla y recibirás un correo
electrónico para darte a conocer el Número de serie del sistema adquirido con su correspondiente Código de
activación.

Nota: Estos pasos se reducirán si ya estás previamente registrado en aspel.com

Una vez obtenidos tu Número de serie y su Código de activación, estarás en condiciones de activar tu sistema.

Para más información dirígete a la página en Internet: www.aspel.com.mx o consulta el tema: Activación del sistema
Periodo de vigencia

Manejo
El periodo de vigencia inicia el día en que por Internet se activa el número de serie del sistema y concluye el último día del
periodo contratado en www.aspel.com.mx . La posibilidad de realizar pagos de periodos mayores a un mes sólo la podrá
determinar Aspel al momento de la contratación del servicio de Renta, pero independientemente del periodo contratado,
por ejemplo: un periodo trimestral, el sistema requiere de una validación de uso mensual a partir de su activación para
continuar en operación. Esta validación de uso consiste en establecer comunicación vía Internet con www.aspel.com.mx
el día de calendario que corresponda al de la fecha de activación en cada uno de los meses comprendidos en el periodo
de vigencia.

Al terminar el tiempo de vigencia deberás realizar lo siguiente:

Si no cuentas con el pago correspondiente para el siguiente periodo, ingresa al sitio en Internet www.aspel.com.mx
Realiza el pago por el o los meses que desees.
Ingresa al sistema y realiza el proceso de validación mensual para el número de serie y que de esta forma se
obtenga la clave de renta para el nuevo periodo de vigencia.
Validación y reactivación de un sistema
Proceso de activación del sistema

Qué es
Proceso que se realiza vía Internet y que es necesario para habilitar la operación del sistema en la computadora donde ha
sido instalado. Después de instalar el sistema se tiene un plazo de 30 días para activarlo, al terminar dicho plazo si el
proceso de activación no se ha realizado se suspenderá el funcionamiento del sistema pudiendo trabajar únicamente en
modo de solo lectura, es decir, se podrá consultar la información registrada pero no se permitirá agregar nuevos registros.
Mientras no se lleve a cabo la activación, el sistema sólo operará para una empresa, sin poder personalizar los datos de la
misma, es decir, la razón social utilizada será: ”Empresa Inválida”.

Manejo
La activación de un sistema Aspel se lleva a cabo mediante un Asistente de Activación. En términos generales, el
procedimiento de activación es el siguiente:

1. Accede al Asistente de Activación disponible en el menú Utilerías\Activar sistema y sigue las instrucciones
sugeridas en dicho Asistente.
2. Indica el número de serie y el código de activación de tu sistema; para la modalidad tradicional estos datos se
encuentran en el Certificado de Autenticidad, y para la modalidad en Renta tanto el número de serie como el
código de activación serán proporcionados al contratar el servicio de renta en aspel.com.
3. Proporciona los datos de la persona física o moral propietaria de la licencia de uso del sistema.
4. Elige la forma en la que activarás tu sistema, es decir, en línea o mediante otro equipo con conexión a Internet,
posterior a esta elección se generará con el asistente de activación un archivo de petición. En este archivo se
empaca toda la información necesaria para la activación del sistema para su envío a Aspel, entre los datos que se
empacan se encuentran: número de serie, código de activación, datos del cliente, etc.
5. Una vez generado el archivo de petición de activación, se realizará la transmisión de éste a través de Internet al
sitio aspel.com . Si en el equipo donde instalaste el sistema no cuentas con una conexión a Internet, hay una
opción en el Asistente de Activación la cual te permitirá generar el archivo de petición de activación para
posteriormente enviarlo desde un equipo diferente (que cuente con conexión a Internet) depositándolo en la página
www.aspel.com.mx/claves y una vez recibida la respuesta deberás ejecutar nuevamente el asistente de
Activación.

Asistente para la activación del sistema

Asistente para la activación del sistema

Acceso
La primera vez que accedas al sistema, o en su caso en accesos posteriores si el sistema no ha sido activado.·
Menú Utilerías / Activar Sistema.

Manejo
Como se mencionó anteriormente, la activación de un sistema consiste en proporcionar a Aspel vía Internet el Número de
serie y Código de activación correspondientes, datos que son indispensables para registrarlo en Aspel y que el sistema
pueda operar.

Registrar tu sistema no sólo te permite activarlo para su uso, sino que además te acredita como un usuario de software
legal, abriéndote puertas a múltiples beneficios:

Soporte técnico por teléfono, Chat, E-mail, etc.,

Reconocimiento de la empresa como propietaria legal de la Licencia de uso.

Notas
Es indispensable que la instalación y activación del sistema se efectúen en la computadora definitiva, es decir, en aquella
donde Aspel-SAE se utilizará.

Si no realizas la activación del sistema, cada vez que inicies una sesión se desplegará una ventana que te informará los
días que restan para llevar a cabo la activación. En esta misma ventana encontrarás una liga para desplegar el asistente
de activación.

Actualización y enlace de Sistemas

Pasos del asistente:

1. -Selecciona el método a utilizar para activar el sistema

2. -Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema

3. -Datos de Registro del Cliente

4. -Petición de Activación del Sistema

5. -Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema

6. -Resumen de la información

7. -Procesar la solicitud de Activación del Sistema

8. -Finalización del Asistente para la Activación del Sistema

Selecciona el método a utilizar para activar el sistema

Manejo
En este primer paso del asistente deberás indicar la forma en la que deseas realizar la activación del sistema, las formas
disponibles son:

Activación del sistema. Utiliza esta opción para activar el sistema en línea (con acceso a Internet), o bien por
medio de la página Web ( desde otro equipo que tenga acceso a Internet). Si tu computadora no cuenta con
Internet, deberás primero generar en un paso posterior (Petición de activación del sistema) el archivo de petición,
para que posteriormente puedas activar el sistema por medio de la opción “Procesar una solicitud de activación
previa”.

Procesar una solicitud de activación previa. A través de un equipo de cómputo diferente (cuando la
computadora donde se instaló el sistema no cuenta con conexión a Internet), en este caso se tendrá que generar
previamente un “Archivo de petición de activación " para enviarlo a Aspel de México a través de la página
www.aspel.com.mx/claves . Una vez recibida la respuesta, se deberá ejecutar nuevamente el Asistente de
Activación para procesar el “Archivo de respuesta de activación” conforme a las instrucciones del mismo asistente y
seleccionar esta opción.

Presiona el botón de "Siguiente" para continuar con el asistente

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación

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Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema
Resumen de la información
Procesar la solicitud de Activación del Sistema
Finalización del Asistente para la Activación del Sistema
Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema

Manejo
En esta parte del asistente deberás proporcionar el Número de serie y el Código de activación que para los productos en
su versión tradicional o normal se localizan en el Certificado de Autenticidad (dentro del sobre de la Licencia de Uso que
se te entregó al momento de su adquisición), en el caso de los productos en renta estos datos se proporcionarán al
realizar la contratación del servicio de renta en aspel.com.

En caso de que el Número de serie corresponda a una Actualización el sistema solicitará además el Número de Serie y
Código de Activación correspondientes a la versión anterior (es decir, los del sistema que se va a actualizar).Al momento
de activar una serie de actualización, si esta ya fue previamente activada al menos una vez, al momento de reactivar tu
sistema se pueden omitir el Número de Serie y Código de Activación de la versión anterior.

Es importante considerar que tanto para la activación de Licencias de usuarios adicionales como para la Actualización de
tu versión deberás realizar primero el proceso de Actualización y Enlace de sistemas en la página
www.aspel.com.mx/enlac e.

Actualización y enlace de Sistemas

Al seleccionar la liga “Certificado de Autenticidad ” se mostrará un ejemplo de dicho certificado, en el cual se incluyen
los datos del número de serie y código de activación.

Presiona el botón "Siguiente " para continuar con el Asistente.

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación

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Datos de Registro del Cliente
Petición de Activación del Sistema
Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema
Resumen de la información
Procesar la solicitud de Activación del Sistema
Finalización del Asistente para la Activación del Sistema
Datos de Registro del Cliente

Manejo
La información que se proporciona en esta ventana es muy importante, ya que corresponde a los datos de la persona
Física o Moral del propietario de la Licencia de uso del sistema , por lo que la información que se indique debe ser
correcta ya que será enviada a Aspel en donde quedará registrada para referencias futuras.

En este paso se solicitan otros datos que también son de carácter obligatorio, por lo que si no los proporcionas no podrás
avanzar a la siguiente ventana del asistente y continuar con la activación del sistema, ya que en este caso el botón
“Siguiente ” estará deshabilitado.

Continuación. Datos de Registro del cliente

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación

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Petición de Activación del Sistema
Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema
Resumen de la información
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Finalización del Asistente para la Activación del Sistema
Petición de Activación del Sistema

Manejo
El asistente te permitirá realizar la petición de dos formas:

Activación en línea : Esta opción enviará en tiempo real la petición de activación del sistema a Aspel. Para que esta
operación se realice deberás asegurarte que tu conexión a Internet esté activa y que la computadora donde estás
realizando la activación sea el equipo donde utilizarás el sistema.

Al activar el botón “Siguiente ”, se presentará una página con el resumen de la información proporcionada, para que en
caso de ser necesario se modifiquen los datos que se requieran antes de realizar la Activación del sistema. Resumen de
la información

Activar desde otro equipo: Esta opción permite generar y guardar físicamente el Archivo de petición de activación del
sistema en la ubicación o ruta que indiques, para que posteriormente desde otra computadora que sí cuente con acceso a
Internet se acceda a la página www.aspel.com.mx/claves y se deposite este archivo.

En esa misma página se obtendrá un archivo de respuesta de activación. Finalmente será necesario regresar al equipo
donde se instaló el sistema, acceder nuevamente al Asistente de Activación y elegir la opción “Procesar una solicitud de
activación previa ” para concluir con la activación del sistema.

Al activar el botón “Siguiente ”, el paso que se presenta en el asistente es: “Nombre de archivo para la solicitud de
Activación el Sistema ”.

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación

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Finalización del Asistente para la Activación del Sistema
Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema

Manejo
Esta ventana se presenta cuando la petición de activación se realizará desde otro equipo y su función consiste en guardar
físicamente el archivo de petición de activación en una ruta; por omisión se sugiere la ruta del Directorio de Archivos
Comunes, (por ejemplo: C:\...\Archivos de programa\ Archivos comunes\ Aspel\ Sistemas Aspel\ SAE4.50 ). El
nombre sugerido para el archivo por omisión se arma con el número de serie del sistema a activar junto con la terminación
Reqasp, pero puedes modificarlo. Este archivo deberá depositarse en la página www.aspel.com.mx/claves . Al finalizar
el proceso, obtendrás el archivo de respuesta.

P resiona el botón "Siguiente " para continuar con el Asistente.

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Petición de Activación del Sistema
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Finalización del Asistente para la Activación del Sistema
Resumen de la información

Manejo
En este paso se presenta un resumen de la información proporcionada la cual es indispensable para el registro y
activación del sistema.

Estos datos son empacados y enviados a Aspel, por lo que es importante que los verifiques para que en caso de que
existan datos erróneos puedas regresar al paso donde se solicitaron y proporcionarlos nuevamente.

Si la información es correcta, selecciona el botón “Activar” .

Recuerda que esta ventana se presentará independientemente del tipo de Activación elegida, es decir, para “Activación
en línea ” o para “Procesar una solicitud de Activación previa ”.

Si el proceso que estás ejecutando es “Solicitar archivo de petición para enviarlo desde otro equipo”, en lugar del botón
“Activar” estará disponible el botón “Guardar ”, selecciona este botón para que el archivo de petición sea grabado en la
ruta que especificaste en el paso anterior “Nombre de archivo para la solicitud de activación del sistema ”.

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación

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Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema
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Finalización del Asistente para la Activación del Sistema
Procesar la solicitud de Activación del Sistema

Manejo
Esta ventana se despliega únicamente si como forma de activación se eligió la opción “Procesar una solicitud de
Activación previa” (disponible en el primer paso del Asistente) y en ella deberás indicar el archivo de respuesta que fue
proporcionado en www.aspel.com.mx/claves al enviar el archivo de petición para la activación del sistema. Con el
botón “Examinar” ubica el archivo de respuesta

Para continuar con la activación oprime el botón “Siguiente ”.Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente
será: “Finalización del Asistente para la Activación del Sistema”.

Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente será: “Finalización del Asistente para la Activación del
Sistema ”.

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación

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Petición de Activación del Sistema
Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema
Resumen de la información
Finalización del Asistente para la Activación del Sistema
Finalización del Asistente para la Activación del Sistema

Una vez concluido el proceso de activación y dependiendo de la forma de activación (en línea o mediante otro equipo con
acceso a Internet), se desplegará una ventana informando del éxito del proceso, dependiendo de la forma de activación
se desplegará la siguiente información:

En línea . Si la activación fue satisfactoria se informará de su éxito, en caso contrario se informará la razón por la cual
falló el proceso y no se realizó la activación del sistema.

Mediante otro equipo con acceso a Internet. Se informará del éxito de la generación del archivo de petición y se
presentarán los pasos que debes seguir para obtener el archivo de respuesta desde la página aspel.com . Con el botón
Imprimir, podrás obtener un reporte con la descripción de dicho procedimiento.

Al terminar el Asistente de activación, se desplegará la ventana “Abrir empresa ” que te permitirá acceder al sistema.

Notas
Para mayor información acerca de los mensajes que se despliegan en esta opción, revisa el tema: Mensajes de error que
se despliegan en el proceso de activación

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Resumen de la información
Procesar la solicitud de Activación del Sistema
Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación

Manejo
Durante la activación se pueden presentar mensajes informativos indicando algún aspecto importante sobre el proceso. A
continuación se enlistan los principales mensajes que se pudieran presentar en este proceso junto con las
recomendaciones o puntos a revisar, con la finalidad de orientarte para la solución del problema. Si persiste el problema
te invitamos a contactar a nuestro equipo de soporte técnico.

Para su mejor ubicación, los mensajes están agrupados dependiendo del lugar donde se pudieran presentar.

Activación proceso en general

Mensaje Recomendación
El Sistema no ha sido instalado Utiliza tu CD para Reinstalar o Reparar.
adecuadamente... Por favor, intenta
reinstalar el sistema.
El nombre de la empresa contiene El nombre de la Empresa contiene caracteres inválidos como los símbolos
caracteres inválidos. de puntuación. El nombre de la empresa es menor de 4 caracteres o el
nombre de la empresa esta vacío.
El RFC es incorrecto Ocurre cuando el RFC esta vacío o cuando ha sido escrito de forma
incorrecta, por ejemplo no cumple con la longitud establecida o la fecha
(del RFC) no es valida.
Proporciona el nombre del Responsable El mensaje se presenta porque el campo está marcado como requerido y
de la Empresa. no se especificó ningún valor, es decir, se quedó vacío.
La dirección electrónica es incorrecta. Verifica que lo proporcionado como e-mail sea válido.
Proporciona la Clave Lada Verifica que los campos marcados como requeridos no estén vacíos.
Proporciona el Número de teléfono Verifica que los campos marcados como requeridos no estén vacíos.
El Sistema no se encuentra Este mensaje se presenta cuando el nombre de la empresa que
registrado a Nombre de está solicitando la activación del sistema no coincide con la de
<EmpresaSolicitante>. la empresa con la que inicialmente se registró el sistema.
No fue posible hacer la Activación Ocurre al momento de ingresar el archivo de respuesta de
del Sistema, por favor comuníquese activación del Sistema y el archivo no es válido.
con Soporte Técnico.
El Número de Serie y/o el Código de Verifica que el Número de Serie y Código de Activación escritos
Activación proporcionados son son los que vienen en tu Certificado de Autenticidad o es el que
incorrectos. Aspel té proporción para activar el sistema en renta
El Número de Serie se encuentra Para este caso comunícate con Soporte técnico.
Cancelado o Suspendido, por favor,
comuníquese con Soporte Técnico.

Activación desde otro equipo

Mensaje Recomendación
Ocurrió un Error al intentar leer el El archivo se encuentra dañado o no es el que se generó en la
Archivo de Respuesta de Activación. activación del sistema.
Por favor, verifique que sea el
archivo correcto.
El número de serie es incorrecto. El número de serie que estás proporcionando para la activación
no corresponde. Verifica que el número de serie sea
exactamente igual al incluido en el certificado de autenticidad
del Sistema.
Por favor, proporciona la Ruta de Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio inválida, o
Acceso y el Nombre del Archivo de cuando no se escribe el nombre del archivo donde se va a
Petición de Activación. guardar el Archivo de Petición de Activación.
El Archivo de Respuesta de Se da en el momento en que se quiere activar el sistema con
Activación (nombre_archivo) HA un archivo de respuesta de activación, que no corresponde al
CADUCADO. Deberás generar un período de Activación del Sistema o se encuentra en otra ruta.
nuevo Archivo de Respuesta de
Activación válido.
El archivo (nombre_archivo) no Ocurre cuando se quiere activar un sistema con un archivo de
corresponde al Archivo de respuesta de activación que no corresponde al equipo donde se
Activación de este equipo. Este generó el archivo de petición de activación.
archivo de Activación sólo puede ser
utilizado en el equipo:
(nombre_equipo)
El archivo (nombre_archivo) no Se presenta cuando: (a) Se proporciona un archivo de
corresponde al archivo de respuesta respuesta inválido o que ha caducado, (b) El archivo de
de activaci n de este Sistema. respuesta de activación es válido, fue generado para ese
equipo pero no corresponde al sistema que se quiere activar,
por ejemplo: se proporciona un archivo de Aspel-COI en Aspel-
SAE.
Por favor, proporciona la Ruta de Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio inválida, o
Acceso y el Nombre del Archivo de cuando no se escribe el nombre del archivo de donde se van a
Respuesta de Activación. leer los datos de respuesta de activación.
No se pueden guardar los datos en el Ocurre cuando se proporciona un directorio que no existe, es
archivo (nombre_archivo) en la ruta decir, inválido (cuando contiene caracteres inválidos) o no se
especificada. tiene permiso de escritura en dicho directorio.
No fue posible imprimir las El error puede deberse a que la impresora no está en línea,
instrucciones, verifica que la está apagada o es un recurso compartido en la red que no está
impresora esté lista. accesible en la computadora donde se solicitó el proceso.

Activación en línea
Mensaje Recomendación
No es posible establecer una Este mensaje se presenta cuando no se tiene una conexión de
conexión en este momento con el Internet activa en el momento en que se solicitó el proceso o
Servidor Aspel, por favor, intenta cuando se suspendió el servicio momentáneamente.
más tarde.
Error 503 en la conexión... XML Este mensaje se despliega cuando se usa Internet Explorer 7.0,
document must have a top level para este caso será necesario desactivar la opción "check for
element. Line 0. server certificate revocation" ubicado en: Menú
Herramientas/opciones de Internet/pestaña "Opciones
Avanzadas".
Actualización y enlace de sistemas
Mensaje Recomendación
No es posible realizar una Ocurre cuando al tratar de realizar una actualización de
Actualización con los números de sistemas, los números de serie proporcionados (Nuevo y
serie proporcionados pues no Anterior) no son del mismo sistema, por ejemplo uno es de
corresponden al mismo sistema. Aspel-SAE y el otro de Aspel-COI.
El Número de serie <SerieAnterior> Se presenta cuando el número de serie de la versión anterior
ya no puede ser usada para que se está utilizando para actualizar usuarios, ya ha sido
Actualizar, ya que no le restan utilizada con anterioridad y todos los usuarios ya han sido
usuarios. actualizados, es decir, su capacidad para actualizar usuarios ya
es 0 (Cero).
Imposible realizar la Actualización, Se presenta cuando la Serie de la versión anterior del sistema
existe una diferencia en la cantidad ya ha sido utilizada con anterioridad y ya no cuenta con
de usuarios que quiere actualizar y capacidad de usuarios para actualizarse, es decir, se solicitan
los disponibles en la Serie Anterior. más usuarios de los que se pueden todavía actualizar.
Ambos Números de Serie Se presenta cuando se quiere actualizar usando un número de
corresponden a la misma versión. serie de la misma versión, es decir, el número de serie actual y
el anterior son del mismo producto o versión.
Petición de Activación denegada, se Se presenta cuando se excede el límite de activaciones
ha excedido el límite permitido de permitidas para el número de serie del sistema a registrar.
PCs en las que puede Activar el
Sistema.

Activación sistema en renta

Mensaje Recomendación
No es posible realizar otra Sucede cuando se intenta hacer una segunda activación de un
Activación durante el mismo número de serie en otra computadora y aún se encuentra activa
período para un sistema en Renta. y/o vigente para la PC que originalmente la activó.

Temas relacionado
Proceso de activación del sistema
Activación del sistema
Validación y reactivación de un sistema

Acceso
Menú Utilerías / Activar Sistema

Manejo
El sistema requiere de una validación de uso, que dependiendo de la modalidad tiene un manejo diferente:

Validación de un sistema en modalidad tradicional o normal

El Sistema requiere de una "Validación de Uso" semestral a partir de su Activación para continuar en operación. Esto
significa que seis meses calendario después de haber realizado el "Proceso de Activación", se debe repetir este proceso
para re-activar el sistema. De esta forma, la "Validación de Uso" consiste en acceder al sistema y a través del Asistente
de Activación conectarse vía Internet con Aspel de México para obtener un "Archivo de respuesta de Validación". Al igual
que la Activación, la "Validación de Uso" se puede realizar en línea desde la computadora en la que se tiene instalado el
sistema o a través de un equipo de cómputo diferente.

Tienes un período de gracia de 30 días para llevar a cabo la "Validación de Uso" del sistema. Durante ese período, el
sistema notificará los días que restan para llevar a cabo este proceso. Si al finalizar el período de gracia no se ha llevado
a cabo la "Validación de Uso", el sistema suspenderá su operación normal hasta que se lleve a cabo dicho proceso.

Validación de un sistema en modalidad de renta

La validación del programa en modalidad de renta es un proceso que el sistema Aspel realiza cada mes para cerciorarse
de la vigencia de la renta. El proceso de validación, consiste en acceder al programa al diálogo de "Activar sistema" y
seguir los mismos pasos que realizaste desde el Asistente de activación la primera vez que lo activaste. De esta forma se
recibirá la autorización para permitir la operación del sistema durante otro mes de trabajo. Una vez confirmada la vigencia,
el sistema inicia operaciones normalmente.

Transcurrido el mes de vigencia cuentas con un periodo de gracia de 15 días (a excepción de Aspel-COI donde son 10
días únicamente) para realizar la validación mensual (también conocida como reactivación) Al termino del periodo de
gracia si la validación mensual no se ha realizado, el sistema dejará de operar trabajando en modo de lectura, es decir, se
podrá consultar la información registrada pero no se permitirá agregar nuevos registros.

Observaciones

Independientemente del número de meses pagados, al momento de contratar el servicio de renta, después de haber
concluido un mes de renta es necesario realizar el proceso de Validación.

Dado que con el proceso de validación se verifican los derechos del sistema, en ese momento podrás realizar procesos
como: Modificar cualquier información proporcionada para el registro al activar el sistema por primera vez o en
validaciones subsecuentes, de tal forma que se mantenga actualizada la información registrada en aspel.com

Para mantener la continuidad en el uso de los sistemas Aspel en renta, es necesario estar al corriente en el pago. Cuando
la vigencia de la renta haya caducado, el sistema mandará avisos por medio de mensajes indicando la proximidad del fin
del periodo de gracia.

Asistente para la activación del sistema

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación
Revisa cuántos usuarios tienes permitidos

Acceso
Menú Ayuda / Acerca de SAE

Manejo
En esta ventana podrás consultar cuántos usuarios tiene registrado el sistema Aspel-SAE que instalaste. Por omisión
tienes derechos de uso para un usuario, posteriormente podrás adquirir licencias de usuarios adicionales para
incrementar el número de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema.

Incrementa el número de usuarios del sistema

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación
Incrementa el número de usuarios del sistema

Manejo
Cuando compras un sistema Aspel adquieres derechos para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas. Por lo
que si necesitas que varios usuarios a la vez accedan al sistema, deberás adquirir licencias de usuarios adicionales en las
siguientes modalidades:
1, 2, 5 ó 10 Usuarios: En estas modalidades solamente se incrementa el número de usuarios que accederán de
manera concurrente al sistema.
Para el caso de versiones en Renta, podrás adquirir tantos usuarios adicionales como necesites en la página
http://www.aspel.com.mx
Para mayor información acerca de los precios, comunícate con tu Distribuidor autorizado o consulta en Internet la página
http://www.aspel.com.mx

Nota
Una vez adquiridos tus usuarios adicionales deberás enlazarlos al primer número de serie que compraste para tu sistema
y posteriormente deberás realizar el proceso de Activar sistema para incrementar el número de usuarios permitidos en el
programa.
Actualización y enlace de Sistemas
Actualización y enlace de Sistemas

Qué es
En versiones normales o tradicionales, el enlace de usuarios adicionales te permitirá añadir derechos de uso al primer
número de serie adquirido, es decir, si adicionalmente a la compra de tu paquete original, adquiriste licencias de usuarios
adicionales con el fin de incrementar el número de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema, deberás
realizar este proceso para enlazar al paquete original la o las licencias adicionales. Esta operación debe realizarse
directamente en la página www.aspel.com.mx.

También en la página www.aspel.com.mx podrás enlazar tus números de serie de actualizaciones. Para mas información,
accede a aspel.com / Productos / Registra tu sistema. Las opciones disponibles en la página son:
Para una Actualización del sistema se relaciona el número de serie del sistema en su nueva versión con el
número de serie del sistema en su versión anterior
Para habilitar Usuarios Adicionales se tendrá que relacionar el número de serie de cada licencia de usuario
adicional con el número de serie del paquete base.

Esencial
Para llevar a cabo el "Enlace de Números de Serie", es necesario tener a la mano el Certificado de Autenticidad del
Sistema (modalidad 1 usuario- 99 empresas) y el Certificado de Autenticidad de Usuarios Adicionales (modalidad 1, 2, 5 ó
10 usuarios).

Si se trata de una actualización del sistema, además se deberán tener los Certificados de Autenticidad del sistema y los
usuarios Adicionales, correspondientes a la versión anterior o en su caso el número de serie y código de activación de
cada uno.

Para proporcionar adecuadamente la información requerida durante el proceso de enlace, es importante distinguir a qué
modalidad pertenece cada certificado, lo cual se puede realizar a través de la leyenda que cada uno tenga impreso en la
parte de "Producto": Sistemas Aspel-SAE, Licencias de Usuarios Adicionales, una actualización del sistema o
Actualizaciones de las licencias de usuarios adicionales.

Manejo
Para enlazar una Licencia de Usuarios Adicionales, se deberán realizar los siguientes pasos:
1. Acceder a la página www.aspel.com.mx/enlace .
2. Indicar el Número de serie y Código de Activación del sistema los cuales se encuentran en el Certificado de
Autenticidad respectivo.
3. Indicar el Número de serie y Código de Activación de una de las Licencias de Usuarios Adicionales, datos que se
encuentran en el Certificado de Autenticidad de la licencia de Usuarios Adicionales.
4. Seleccionar la liga "Enlazar".
5. En caso de que el sistema identifique que se trata de Números de serie correspondientes a una Actualización,
presentará una nueva página donde solicitará los Números de serie de la versión anterior. Una vez indicados los
datos, se debe elegir la liga "Enlazar"
6. En cuanto se haya procesado la información, se presentará una página en la que se informará que el proceso se ha
realizado exitosamente, en caso de no concluir exitosamente se recomienda intentarlo más tarde o bien
comunicarse a Soporte Técnico.
7. Si se adquirieron varias licencias de usuarios adicionales se tendrá que repetir del paso 1 al 6 por cada una de las
licencias.
8. Una vez que se enlazaron exitosamente todos los números de Serie de las Licencias de Usuarios Adicionales,
deberás acceder al asistente de Activación del sistema Aspel para realizar el proceso de Activación
correspondiente.
9. Por ultimo deberás acceder en la PC Servidor a la opción "Servidor de licencias" del menú Utilerías, para indicar al
sistema que ese equipo será el servidor de licencias, y con esto el sistema identifica el equipo que permitirá o
negará el acceso a los usuarios de las estaciones de trabajo.
 9.

Procedimiento de Instalación

Esencial
Para el caso de las versiones en renta, si lo que requieres es incrementar el número de usuarios adicionales que pueden
acceder concurrentemente al sistema, podrás adquirir tantos usuarios adicionales como necesites accediendo a
http://www.aspel.com.mx y una vez adquiridos deberás ejecutar el proceso de activación del sistema para incrementar el
número de usuarios permitidos en el programa. Para mayor información, consulta el tema "Contratación del servicio de
renta " ubicado en el archivo de ayuda del sistema.

Temas relacionados
Asistente para la activación del sistema
Validación y reactivación de un sistema
Servidor de licencias

Acceso
Menú Utilerías / Servidor de licencias

Qué es
En esta ventana podrás indicarle al sistema que permita la conexión de usuarios simultáneos, lo que llamamos trabajo en
Red.

Manejo
Para habilitar este servicio es requisito que el sistema se encuentre activado y se haya enlazado por lo menos una
licencia de usuarios adicionales, de tal forma que se tengan habilitados para el número de serie los derechos para más de
un usuario, recuerda que el paquete base proporciona solamente derechos para un usuario.

Actualización y enlace de Sistemas

Una vez realizado el proceso de enlace y activación del sistema para que reconozca los nuevos derechos de los usuarios
adicionales, en el equipo servidor deberás acceder al menú Utilerías \ Servidor de licencias y seleccionar el campo
"Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales ". De esta forma le indicarás al sistema que permita el acceso
concurrente a los usuarios que la licencia enlazada especifique.

Después de activar este servicio, será necesario finalizar la sesión del sistema para que al acceder nuevamente el
programa detecte la nueva configuración. Una vez realizado esta operación las estaciones de trabajo podrán acceder al
sistema y operar normalmente previa instalación de cada una de las estaciones de trabajo.

Es importante considerar que si deshabilitas el campo "Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales", los
usuarios que en ese momento estén conectados ya no podrán seguir trabajando en el sistema, suspendiéndose el
servicio de conexión en red.

Ayuda del Monitor de Licencias de Usuarios Aspel

Temas relacionados
Actualización y enlace de Sistemas
Asistente para configurar una empresa

Acceso
Al momento de acceder al sistema
Menú Utilerías / Nueva empresa (si el sistema no está activado) Menú Utilerías / Modificar empresa
Qué es
El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar fácilmente tu empresa, definiendo ciertos parámetros que son
indispensables para empezar a trabajar con el sistema SAE. Si eres usuario de SAE de otras versiones (2.0, 2.5, 2.6 3.0) el
sistema te permitirá traducir la información que tenías registrada en dicho sistema.

Este asistente se presentará cada vez que accedas al sistema y una vez utilizado para crear o configurar la base de datos,
sólo podrás acceder a él posteriormente desde el Menú Utilerías / Agregar empresa y para el caso en el que el sistema
todavía no esté activado el Menú Utilerías / Modificar empresa . El asistente podrá ser cancelado en cualquier momento
sin que esto afecte la configuración de la empresa, ya que podrás realizarla posteriormente sin ningún problema.

En términos generales mediante el asistente podrás:

Configurar los datos de tu empresa

Si eres usuario de otras versiones podrás, importar y/o traducir los parámetros de la empresa, datos de la misma y
los perfiles de usuarios.
Definir los parámetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios, así como definir sus perfiles (opciones a las que
tendrán acceso).
Crear tu base de datos

Manejo Aspel
Al momento de acceder a tu sistema Aspel-SAE después de la ventana de Activación del sistema, te invitaremos a
configurar tu empresa mediante el asistente de configuración, para empezar con la configuración selecciona el botón "Si",
para realizar posteriormente este proceso selecciona "NO".

Algo que debes tener muy encuenta, es que no podrás configurar o dar de alta mas empresas si el sistema todavía no ha
sido activado. Para el caso de la traducción, si el sistema de la versión 4.6 ya está activado, pero la empresa o sistema de
la versión anterior no, el sistema permitía realizar la traducción sin problema alguno.
Los pasos a seguir para configurar tu empresa mediante el asistente, son los siguientes:

Paso 1. Selección de la opción a realizar (Traducir una versión anterior o crear nueva empresa)
Paso 2. Registro de la información de la empresa
Paso 3. Traducción o definición de parámetros del sistema
 Paso 4. Traducción de datos y confirmación de parámetros
Paso 5. Traducción o definición de perfiles del usuario

Notas
Todos los pasos del asistente tienen como finalidad ayudarte a definir todo lo necesario para que el sistema trabaje
de acuerdo a los requerimientos de tu empresa, pero si te faltara definir algún punto, o tienes dudas, no te
preocupes; posteriormente dentro del sistema podrás definir la información que te haga falta; en cada sección del
ayuda del asistente se te indicará donde puedes consultar y modificar el campo en cuestión.
El proceso del Asistente podrá ser cancelado en cualquiera de los pasos que el mismo contiene y si decidiste
cancelar el proceso, el sistema te enviará la ventana de acceso al sistema, es decir el diálogo de Abrir empresa .
Si creas y configuras tu empresa con este asistente, el sistema se abrirá con la base de datos generada desde este
asistente, en caso de haber cancelado este asistente el sistema trabajará temporalmente con una base de datos
Ejemplo hasta la creación de tu base de datos.

Instalación automática
Acceso al sistema
Selección de la opción a realizar (Traducir una versión anterior o modificar datos de una empresa)

Qué es

En este paso deberás indicar si eres un usuario que ya cuenta con una versión del sistema Aspel-SAE versión 3.0, 2.6, 2.5
ó 2.0. Si es ese el caso, podrás retomar la información generada y/o definida en dicha versión, como pueden ser: datos de
configuración, perfiles de usuarios, etc.

Este proceso lo tendrás que realizar para cada empresa que hayas manejado en la versión anterior y que deseas seguir
administrando en esta versión o para cada empresa que desees dar de alta.

La ventana que se despliega en este paso es la siguiente:

Campos de esta ventana

Campo Descripción
Traducir empresa Si eres un usuario de Aspel-SAE de otras versiones, esta opción te será de utilidad para retomar la
de una versión información generada en la versión anterior y usarla en esta nueva versión del sistema, proporciona
anterior los datos que a continuación se solicitan:
Selecciona la versión del sistema Aspel-SAE que tengas instalado, ya sea la 3.0, 2.6, 2.5 ó 2.0
según corresponda.
Ruta donde está instalado tu SAE anterior Esta ruta es indispensable para obtener los parámetros
del sistema y perfiles definidos a los usuarios de la empresa en la versión anterior.
Crear nueva Selecciona esta casilla si eres un usuario nuevo de Aspel-SAE o deseas una nueva empresa con su
empresa base de datos. Para este caso, se debe considerar que mientras el sistema no esté activado, no
podrás dar de alta más empresas de la empresa inválida proporcionada por omisión por el sistema..
La razón social de la empresa con la que se activa el sistema, no necesariamente es la razón social
de la o las empresas que se registrarán en el sistema.
Modificar Esta leyenda o campo sólo aparece cuando el sistema no ha sido activado aún, dando a entender
empresa que sólo podrás modificar los datos definidos para la empresa INVALIDA (a excepción de la razón
social). Posteriormente cuando el sistema ya esté activado, el campo que aparecerá será "Crear
nueva empresa " antes explicado.
Para continuar con el asistente, selecciona el botón "Aceptar" y sigue el orden de los pasos.

Problema y solución
Te dice que "la ruta que especificaste no Es indispensable que la ruta indicada en el campo "Ruta donde está
contiene ningún archivo de empresa, instalado tu SAE anterior" corresponda o contenga la versión de SAE, ya que
verifícala e intenta de nuevo". con este dato se basará el asistente para configurar la nueva versión de
Aspel-SAE.

Temas relacionados
Registro de la información de la empresa
Datos de identificación de la empresa

Qué es
Desde este paso podrás indicarle al sistema datos importantes de la empresa. Es importante que realices el cambio de la
razón social por la de tu empresa, pero esto sólo lo podrás realizar hasta que el sistema esté Activado . Recuerda que el
nombre o razón social de la empresa se muestra en todos los reportes y documentos que emitas dentro del sistema, si el
sistema ya está activado se propone la razón social anotada desde dicho proceso, pero podrás cambiarla si así lo
requieres sin que este cambio afecte los datos proporcionado al momento de la activación del sistema.
La ventana que se despliega en este paso es la siguiente:

Manejo
Si seleccionaste "Traducir información de una versión anterior", ; si tu empresa todavía no está registrada te
invitamos a correr el proceso de Activación .
Si seleccionaste "Crear nueva empresa", el sistema ya debe de estar activado para que puedas modificar la razón
social de la empresa, de lo contrario sólo podrás modificar los datos generales de la empresa, los parámetros de
configuración y definir o modificar los perfiles del usuario.
Si seleccionaste "Modificar empresa", para este caso, cuando el sistema no ha sido activado aún, sólo podrás
modificar los datos generales de la empresa, los parámetros de configuración y definir o modificar los perfiles del
usuario y sólo para la primera empresa denominada "EMPRESA INVÁLIDA".

Para dar de alta más empresas dirígete a la opción Datos de la empresa

Campos de esta ventana

Campo Descripción
No. de Campo informativo. Este número es asignado consecutivamente por el sistema y no podrás
Empresa modificarlo.
Cuando se trate de la creación de una Nueva empresa , corresponderá al consecutivo siguiente de
las empresas registradas. Cuando se trate de Traducción de la empresa se seguirá de la misma
forma, es decir el sistema propone el número consecutivo de la empresa a traducir por lo que deberás
traducir en orden las empresa, correspondiendo para la empresa uno de la versión anterior la
empresa uno de la versión nueva. Por lo que no podrás traducir los datos de la segunda empresa si
todavía no se ha llevado a cabo la traducción de la primera empresa.

No. de serie Campo informativo. Número de serie del paquete adquirido, número que se proporciona al activar el
sistema.

Razón social Si eres usuario de una versión anterior , por omisión se mostrará el nombre con el que se registró
la empresa en la versión anterior. Si ya activaste el sistema podrás modificar la razón social de esta
empresa, sólo deberás tomar en cuenta que si el sistema aún no ha sido activado, aunque en este
campo se proponga la razón social de la empresa de la versión anterior, al grabar los datos en este
nueva versión el nombre de empresa que se manejará será la de la Empresa Inválida.

Si eres un usuario nuevo, proporciona el nombre o razón social de la empresa a registrar.

Dirección Anota la ubicación de la empresa.

Población Anota la población de la empresa.
R.F.C. Este dato será impreso en diversos reportes, el cual hará tus listados aún más completos.
Registro Anota este dato el cual podrá ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendrá información más
Estatal completa.

Observaciones
Si eres usuario SAE de otras versiones, en algunos campos se proponen los datos que se registraron en la versión
anterior.

Para continuar con la configuración, selecciona el botón "Aceptar" y sigue el orden de los pasos.

Temas relacionados
Traducción o definición de parámetros del sistema
Traducción o definición de parámetros del sistema

Qué es
Si eres usuario SAE de otras versiones, desde este paso podrás consultar los parámetros de configuración propios de la
empresa que indicaste en la ventana anterior, y que se considera como empresa a traducir; los cuales pueden ser
utilizados para definir los datos para la empresa en esta nueva versión.

Si eres un usuario nuevo , podrás definir los parámetros de configuración para que tu empresa empiece a trabajar de
manera correcta, apegada a sus necesidades de operación.

En términos generales podrás importar o configurar lo siguiente:

Parámetros generales ( multimoneda, redondeo de costos y montos, impuestos y descuentos, etc.)

Datos de la empresa (dirección, población, Registro estatal, etc).
Manejo de Clientes y C x C. ( Clave secuencial, días de crédito, números de conceptos, etc. )
Manejo de proveedores y C x P (Clave secuencial, cuentas por pagar integrado, números de conceptos, etc. )
Inventarios ( Leyendas de impuestos, multialmacén, números de serie repetidos, etc. )
Facturas ( Facturar sin existencias, Alta de clientes en captura. etc. )
Compras (Acumulado de compras en línea, Alta de productos en captura, etc. )
Cuentas contables (para ventas, almacén, impuestos por pagar, descuentos financieros ventas, etc.)
Aplicaciones asociadas (uso de calculadora, hoja de cálculo, etc. )
Gráficas y copiado especial ( Valores)

La ventana que se despliega es la siguiente:

Nota: Si es la traducción de una empresa de versiones anteriores, la ventana lleva por título "Traducción de parámetros"
, pero si es una empresa nueva la que estás configurando, la ventana tiene el título de "Configuración" .

Campos de esta ventana

Campo Descripción
Botón Este botón despliega la ventana de Configuración del sistema , con el fin de verificar o definir los
configurar parámetros que regulan el funcionamiento de cada uno de los módulos del sistema ( Facturas compras,
inventarios, proveedores, clientes, etc.) , para que una vez terminado este asistente puedas empezar a
trabajar con tu sistema.
NOTA:
Si eres usuario Aspel-SAE de otras versiones, en algunos campos se proponen los datos que se registraron en la versión
anterior.
Para continuar con la configuración, selecciona el botón "Aceptar" y sigue el orden de los pasos.

Tema relacionado
Traducción de datos y confirmación de parámetros
Traducción de datos y confirmación de parámetros

Si elegiste realizar la traducción de empresas de otras versiones

Este paso Traducirá los archivos de datos de Aspel-SAE de las versiones 3.0, 2.6, 2.5 ó 2.0 según corresponda de manera
automática y trasparente.

Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que realices un respaldo de los archivos de datos y asegúrate que
no contengan errores de archivo e índices; para verificar la integridad de los mismos ejecuta los procesos de recuperación
de archivos y regeneración de índices desde la versión donde se crearon.

Ver
Recuperación de archivos
Regeneración de índices

Ventana de este proceso:

Campos para la traducción de datos

Campo Descripción
Directorio de Indica la ruta del directorio donde se localizan los datos a traducir. Es decir, los generados en la
datos fuente versión anterior (3.0, 2.6, 2.5 ó 2.0) y de la cual se tomará toda la información para empezar a trabajar
con esta nueva versión de SAE.
Directorio de Indica la ruta donde se colocarán los datos ya traducidos. Debes tomar en cuenta que este directorio
datos destino debe corresponder al directorio donde se desea estén los datos de tu empresa para trabajar con la
versión de Aspel-SAE 4.6.
Traducción de archivos

Al término de la traducción de los datos, se presenta la ventana de traducción de los perfiles de usuarios.

Si estás agregando una nueva empresa

Se presentará la ventana de confirmación de parámetros, donde se mostrarán algunos de los parámetros que definiste en
el paso anterior (configuración de parámetros).

Campos para la confirmación de parámetros

Campo Descripción
Parámetros En este campo se pretende confirmar el manejo de los parámetros definidos en el paso anterior, los
generales cuales son:
Multialmacén . Este parámetro te permitirá manejar más de una bodega centralizando en una sola, los
procesos de compra y distribución a cada uno de los almacenes.
Configuración / Inventarios
Descuento comercial . Este campo es importante, ya que es el porcentaje de descuento que se
propone al dar de alta los clientes y el cual se aplicará en la elaboración de facturas.
Configuración / Parámetro generales
Ruta de Selecciona la ruta donde se crearán los archivos de datos para la empresa (directorio de trabajo).
acceso para Verifica que sea la correcta. Debes tener en cuenta que en esta ruta se grabará toda la información
datos generada por tu empresa. Para cambiar esta ruta de trabajo, dirígete al módulo de configuración,
apartado Parámetros generales .
Campos
Directorio
Especifica la unidad de disco, directorio o subdirectorio donde se almacenarán los archivos de datos de
tu empresa. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vacío o lo acabas de crear desde el
explorador de Windows® , el paso siguiente será acceder al módulo de Control de archivos y generar la
BD mediante la opción Instalación Automática.
Este campo se configurará automáticamente si utilizaste el asistente de configuración para configurar tu
empresa o algún proceso equivalente para la creación de la base de datos, para mayor información
consultar los temas: Instalación automática y Acceso al sistema.

Formato
Selecciona el formato en la cual está estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si el
directorio de trabajo seleccionado se encuentra vacío, es decir, aún no han sido creados los archivos de
datos podrás indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos mediante la opción
Instalación Automática ubicada desde Control de archivos.
Alias
Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrás indicar si el
formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, deberás
realizar lo siguiente:
1. Instala un cliente SQL
2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor.
3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos)
4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con
anterioridad desde el servidor SQL.
Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL.
Una vez realizado lo anterior, el Alias se listará de manera automática en este campo, ya que Aspel-SAE
lee directamente la información del BDE admin.

Para continuar con la configuración, selecciona el botón "Aceptar" y sigue el orden de los pasos.
Traducción o definición de perfiles

Qué es

Si eres usuario SAE de otras versiones

Este paso Traducirá los perfiles de usuario de Aspel-SAE, de manera automática y trasparente. Antes de llevar a cabo este
proceso te recomendamos que el archivo no esté siendo utilizado, por algún usuario en la versión anterior.

Importante :
En esta versión se incorpora un nuevo módulo de perfiles de usuarios, por lo que el proceso de traducción sólo conservará
aquellos perfiles compatibles o vigente en ambas versiones. Para mayor información de este proceso de traducción,
dirígete a la explicación del tema: Traducción Perfiles de usuario

Si en la versión anterior no se tiene registrado ningún usuario, al seleccionar el botón "Perfiles" el sistema mandará un
mensaje indicando que no existen usuarios para traducir.

Ventana de este proceso:

Nota:
La información de esta ventana varia dependiendo si eres usuario de versiones anteriores, o si eres un usuario nuevo.

Campos de esta ventana

En ambos casos presenta los mismo campos:

Campo Descripción
Botón Si estás traduciendo los datos de una empresa, este botón despliega la ventana de Perfiles de usuario con el
Perfiles fin de visualizar los perfiles que serán traducidos de la versión anterior.
Si previamente ya habías dado de alta usuarios, al momento de efectuar la traducción de perfiles, el archivo
de éstos se sobreescribirá con la información proveniente de dicha traducción.

Nota: Una vez concluido este paso se mostrará un resumen, indicando la información que se actualizará de tu empresa.
Configuración

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Configuración.

Qué es
En esta opción se definen las modalidades de configuración para manejar la información y datos de tu sistema, las cuales
puedes modificar para una operación más adecuada a tus necesidades (tu sistema viene configurado con algunas
modalidades de operación básicas, las cuales se adaptan al manejo común de las empresas mexicanas, pero puedes
modificarlas).

Afecta
Estos parámetros afectan directamente a la constitución y funcionamiento de los Módulos. Es decir que, cualquier
modificación, repercutirá directamente en el manejo de tu información.

Consulta los siguientes temas:

Parámetros generales
Clientes y CxC
Proveedores y CxP
Inventarios
Facturación
Compras
Cuentas contables maestras
Aplicaciones asociadas
Gráficas y copiado especial
Configuración / Datos de la empresa

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, opción Datos de la empresa.

Que es
Aquí se muestra y configuras la información de los datos de la empresa, es decir los datos generales como ubicación,
R.F.C, clave maestra, etc. con la que el sistema se registró.

Campos
Campo Descripción
No. de Este número es asignado consecutivamente por el sistema y no puedes modificarlo.
Empresa Números de serie
Razón social Campo informativo. Muestra la razón social de la empresa que se haya registrado como la Empresa 1,
y será la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos
sobre él.
Si la empresa no está activada, la razón social que se mostrará en este campo será la de "EMPRESA
INVALIDA. S.A. DE C.V.".
Datos de la empresa
Cambiar logo Por omisión el sistema te proporciona una imagen representativa de la empresa inválida, la cual podrás
cambiar por el logotipo de tu empresa, mediante el bot n "Cambiar logo". Esta imagen u logo se incluirá
en todos los reportes QR2, siempre y cuando hayas definido una.
Botón Con este botón podrás indicar la ruta donde tienes almacenada o guardada la imagen de tu empresa.
"Cambiar logo Entre los formatos en los que puede estar creado tu logo, se encuentran: gif, bmp, ico, jpg, entre otros.
Dirección Desde aquí puedes anotar o en su caso cambiar la ubicación (dirección) de la empresa.

Población Anota o cambia la población de la empresa.

R.F.C. Este dato será impreso en diversos reportes, el cual hará tus listados aún más completos.

Lo anotado en este campo se propone en el campo RFC empresa.

Registro Anota este dato el cual podrá ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendrá información más
Estatal completa.

Dirección Configura este botón si deseas expedir comprobantes fiscales digitales.

fiscal detallada En esta ventana se solicitarán los datos de la dirección fiscal del emisor, domicilio fiscal y lugar de
expedición.
Algunos datos son de caracter obligatorio y lo podrás identificar por que se anexa un recuadro ( ) junto
al dato.

Nota Si ya realizaste la activación del sistema los datos proporcionados desde dicho proceso
serán los que se sugieran en estos campos.

Módulo general de configuración

Configuración / Parámetros generales

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, opción Parámetros generales.

Qué son
Los parámetros que configuras desde esta opción son condiciones generales que definirán el funcionamiento del sistema,
sin importar el módulo en que se esté trabajando, es decir la configuración de los que aquí se muestran no afectan a un
módulo en particular, sino a todo el sistema.

Campos

Campo Descripción
Redondeo de Al marcar la casilla, el sistema no permitirá capturar decimales en los campos donde se indican montos, de
montos ($) manera que todos los cálculos se realizarán en cantidades enteras.

Si no redondeas cantidades, al capturar contarás con 5 decimales, mismos que se tomarán en cuenta para los
cálculos; aunque por razones de espacio en pantalla y reportes se presenten sólo dos decimales, haciendo el
redondeo correspondiente.

NOTA: Es muy importante que sea consistente el parámetro de redondeo porque todas las operaciones que se
realicen en el sistema, así como las cantidades que sean capturadas serán redondeadas. Si cambias esta
definición se pueden generar diferencias de aproximación.

Redondeo a Esta casilla es semejante a la anterior, con la diferencia de que, al marcarla indica que sólo se manejarán
costos cantidades enteras en los costos de los productos. Las cantidades que se refieren a existencias no se ven
afectadas por este parámetro.

Parámetros de Inventarios

Caracteres Al activar esta casilla, el sistema te permitirá observar aquellos caracteres provenientes de SAE-DOS, (letras
compatibles acentuadas), sin que desvirtúe tu información.
con SAE-DOS
Políticas de Si no se marca la casilla, en los documentos de venta las políticas de oferta no podrán afectar al precio del
descuento producto, aun cuando estén activas o cumplan con las condiciones estipuladas.
C X C Cliente Si seleccionas esta casilla, tendrás una cuenta para el cliente MOSTR en el módulo de Cuentas por cobrar,
mostrador donde se almacenen todas las ventas hechas a clientes ocasionales, atendidos en mostrador, que no forman
parte del catálogo de clientes regulares de tu compañía.

NOTA : Si no la marcas, los clientes ocasionales podrán ser atendidos pero las ventas realizadas no se
reflejarán en las Cuentas por cobrar.
Multimoneda Al activar esta casilla el sistema activará todos los campos y procesos que permitan registrar movimientos en
diferentes monedas, además de la moneda base. Cuando esta casilla no está seleccionada, el campo Solicitar
tipo de cambio aparece inhabilitado.
Solicitar tipo de Esta casilla estará disponible si el campo anterior (Multimoneda) fue habilitado.
cambio Al habilitar esta casilla, cuando se accede a un modulo del sistema, se desplegará el catálogo de monedas, para
que realices los cambios de la moneda para ese día y así el registro de operaciones esté siempre actualizado.
Mostrar imagen Si activas esta casilla la imagen del logotipo de SAE se mostrará en el fondo de la consulta principal de los
en consulta diferentes módulos del sistema cuando accedas a ellos.
Globales
Esquema de Un esquema de impuesto es una combinación de impuestos y tasas a aplicar sobre un producto, cada esquema
Impuesto de impuesto se identifica por su clave. La explicación detallada de este concepto se encuentra en: Catálogo de
esquemas de impuestos .

La clave o número del esquema de impuesto que se asigne en este campo será sugerido en el campo de
Esquema en el alta de productos; de este modo, a cada artículo se le podrá definir sus diferentes tasas de
impuestos a aplicar al facturar o comprar. Asimismo, en el alta de los documentos del módulo de Facturas y
Compras, también se sugiere el número de esquema, de esa manera, el cálculo de impuestos se realizará
aplicando los porcentajes de impuestos definidos en el esquema del documento, sobre los precios de los
productos, ignorando los impuestos definidos para cada uno de ellos. En el alta de documentos puedes cambiar
el esquema si así lo requieres, o también puedes cambiar la tasa para un impuesto en particular y para un
producto.

Si en el alta de documentos de facturas y de compras, indicas el valor "0" en el campo "Esquema" (en la
cabecera del documento), el esquema que se considerará para calcular los impuestos, es el definido para cada
uno de los productos dentro del módulo de Inventarios.
Catálogo de inventarios / Alta

Nota:
El esquema propuesto por el sistema tanto en la cabecera del documento como en las partidas del mismo, en
los módulos de Facturas y de Compras, podrá ser editado siempre y cuando en el módulo de configuración /
Facturas y/o Compras / Carpeta por partida, esté habilitado el campo "Capturar en alta de documentos /
impuesto".

Los impuestos que se manejarán en cada esquema, así como el porcentaje que aplicará cada uno, se definen
en el catálogo de esquemas de impuesto en el módulo de Inventarios.
Descuento Lo indicado en este campo, se sugerirá en el campo de "Porcentaje de descuento" en la carpeta Ventas del
comercial Catálogo de clientes al momento de dar de alta un cliente, facilitando el trabajo de captura.
Cajón de dinero
Cajón instalado Sirve para indicar si se utilizará o no un cajón de dinero en el módulo de Recepción de pagos. Si quieres realizar
cambios en Puerto o en Valor ASCII deberá estar activado. Si está desactivado, los valores asignados al puerto
y ASCII de apertur0.a, no tienen efecto.

NOTA : Esta opción te permite emular en el sistema la función de caja registradora, para operar dos aspectos
muy útiles: el pago de facturas desde el módulo de Facturas y Vendedores; y la opción Caja del módulo de
Clientes y Cuentas por cobrar.
Puerto Indica el número de puerto en tu equipo, en el que se conectará el cajón. Recuerda que los LPT son puertos
paralelos y los COM son seriales. Selecciona del listado que se despliega al oprimir el botón .
Sec. escape de Si tu cajón de dinero necesita una tecla especial para abrirlo, es necesario definir aquí el código ASCII que tiene
apertura, de dicha tecla. Puedes consultar el manual del dispositivo, o bien, consulta con tu distribuidor para obtener dicha
inicio y de secuencia.
confirmación
La posibilidad de utilizar un cajón de dinero desde Aspel-SAE, depende de si el sistema operativo tiene
comunicación con dicho dispositivo, por lo que antes de realizar la configuración desde Aspel-SAE debes
asegurarte que el cajón logra tener comunicación con la PC, haciendo una prueba de apertura del cajón desde la
línea de comandos de DOS.
COI
Número de Debido a que con Aspel-SAE puedes tener una interfaz con el sistema Aspel-COI, lo cual te ofrece un control
empresa COI más detallado del estado financiero de tu empresa, es necesario que en este campo indiques el número de la
empresa de Aspel-COI con la cual se establecerá la interfaz con Aspel-SAE. De tal forma que la información de
las pólizas se registren en la empresa correcta. El sistema por omisión asigna el número uno cuando lo instalas.
Este campo puede ser configurado por cada empresa que tengas dada de alta en Aspel-SAE.
Ruta de acceso
para datos
Botón En esta ventana podrás indicarle al sistema la ruta de trabajo para esta empresa. En esta ruta se
"Configuración" registrarán todos los movimientos que realicen todos los usuarios registrados para dicha empresa.

Campos de esta ventana

Directorio de trabajo
Especifica la unidad de disco, directorio o subdirectorio donde se almacenarán los archivos de datos
de tu empresa. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vacío o lo acabas de crear
desde el explorador de Windows® , el paso siguiente será acceder al módulo de Control de archivos
y generar la BD mediante la opción Instalación Automática.

Este campo se configurará automáticamente si utilizaste el asistente de configuración para

configurar tu empresa o algún proceso equivalente para la creación de la base de datos, para mayor
información consultar los temas: Instalación automática y Acceso al sistema.

Formato
Selecciona el formato en la cual está estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si
el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vacío, es decir, aún no han sido creados los
archivos de datos podrás indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos
mediante la opción Instalación Automática ubicada desde Control de archivos.

Alias
Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrás indicar si el
formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible,
deberás realizar lo siguiente:

1. Instala un cliente SQL

2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor.
3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos)
4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE Administrator. apuntando a la base de datos creada con
anterioridad desde el servidor SQL.

Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL.
Una vez realizado lo anterior, el Alias se listará de manera automática en este campo, ya que Aspel-
SAE lee directamente la información del BDE Administrator.

Aplicar Reforma Este parámetro por defecto está inhabilitado y se tendrá la opción de activarlo al iniciar una sesión
Fiscal 2010 a CxC y con el sistema. Aviso de reforma fiscal . La activación de este parámetro, le indica al sistema que
CxP opere en Recepción de Pagos, Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos de
cuentas por pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de
2010 para todos los documentos generados hasta diciembre del 2009

Para mayor información de los procesos que cambian al activar este parámetro, te recomendamos
consultar el tema: Lo nuevo de esta versión .

Pagos por Internet Al habilitar esta opción tendrás la posibilidad de generar operaciones de pago con tarjetas de crédito
y débito de instituciones bancarias a través de Internet mediante Terminales Punto de Venta (TPV).
Verifica los servicios disponibles.

Al seleccionar el proveedor VeriFone Access, se desplegará el siguiente mensaje

"Para poder operar Pagos por Internet es necesario que previamente hayas contratado el
servicio con VeriFone Access Transaction Service (VATS).

(más información en el Ayuda del sistema o en http://www.aspel.com.mx/pagoscontarjeta )

 ¿Está instalada la terminal (TPV) en este equipo?".

Antes de activar este servicio en Aspel-SAE, debes haber contratado el servicio de VeriFone y haber
instalado la terminal TPV en el equipo, de lo contrario, no podrás realizar las operaciones de pagos
por Internet. En caso de que cumplas con ambos requisitos, da clic en Sí.

Al Habilitar este servicio y salir de la ventana de configuración de Aspel-SAE, cada vez que accedas
al sistema, el servicio se cargará, por lo que Aspel-SAE tardará en iniciar unos momentos. Se
recomienda verificar antes de acceder al sistema que el servicio de Internet esté activo en la
máquina.

Si Deshabilitas este parámetro todas las formas de pago de tipo tarjeta quedarán deshabilitadas
para operaciones en línea.

Importante

Este servicio de Pagos por Internet (con VeriFone Access) no funciona por medio de Terminal
Server, debido a que la Terminal Punto de Venta debe estar conectada físicamente al puerto serial
de la máquina que cuenta con el registro de la tienda.

Para trabajo en red, este parámetro se deberá activar solamente en las máquinas que vayan a
manejar dicho servicio. Asimismo, por cada máquina, se deberá contratar una terminal o tienda
distinta y realizar el proceso de Registro/Recuperación en cada una de ellas.

Es recomendable que visites la página de Aspel en la sección de pagos con tarjeta para mayor
información, o bien, puedes revisar el tema Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access.

Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access

Módulo general de configuración

Configuración / Clientes y CxC

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, opción Clientes y CxC.

Campos

Carpeta "Generales"

Campo Descripción
Clientes
Clave Si se elige Clave secuencial, al dar de alta a los clientes, el sistema asignará un número progresivo a
secuencial cada uno de ellos. Con ello será posible llevar un control exacto sobre el folio asignado. Pero si en tu
empresa requieres que las claves contengan letras y números o tienen un orden diverso, debes indicar
que no se desea una numeración secuencial no activando esta casilla, de esta manera podrás hacer una
asignación personal de claves.
NOTA: Si eliges numeración secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de clientes. Si no es
secuencial, el campo estará activo para su captura.
Días Si acostumbras dar los mismos días de crédito a cada comprador, puedes definirlo aquí y ahorrarte
comerciales de trabajo al registrar los clientes, ya que el dato aquí definido se sugerirá en la ventana de alta de clientes.
crédito
Cuentas por
Cobrar
Cuentas por cobrar CxC podrá operar en forma integral con Facturación; si se selecciona esta casilla al elaborar una
integrado factura se generará automáticamente una cuenta por cobrar para el cliente asociado a la misma, sí
se realiza una devolución, se registrará una nota de devolución o crédito, además de que podrás
registrar el pago inmediato, ya sea total o parcial de la factura. Si eliges trabajar en forma no
integrada, el sistema no afectará, ni generará alguna cuenta por cobrar al momento de generar una
factura; para que estos documentos tengan afectación en los saldos del cliente, debes correr el
proceso de Actualización de Archivos.
El cambio de una forma de operación a otra (integrado por no-integrado o viceversa), después de
haber trabajado con una forma en particular, puede afectar el cálculo de los montos y provocar que
no coincidan. Si lo haces se recomienda que ejecutes el proceso de la ventana Principal , menú
Utilerías , opción Actualización de archivos / Facturas a cuentas por cobrar .
Actualización de archivos
NOTA: Puedes trabajar con todos los módulos que componen al sistema en forma conjunta o definir
que algunos de ellos operen en forma independiente, lo que repercutirá en el funcionamiento
general del sistema.
Una vez habilitado este campo, deberás indicar la forma en la que dichos movimientos serán
registrados, podrás elegir entre "Contra documento" o "Contra saldo" .
Contra documento
Consiste en relacionar cada movimiento de cargo con sus movimientos de abono respectivos, por lo
que es necesario que en todos los movimientos que introduzcas registres el número de documento
con el que se relacionan.
NOTA: Si consideras necesario modificar el tipo de manejo utilizado (de Contra documento a Contra
saldo o viceversa) cuando ya cuentes con datos almacenados, será indispensable que regeneres el
índice de Cuentas por cobrar localizado en la ventana de control de archivos ubicado desde el menú
Principal del sistema menú Utilerías opción Control de archivos , puesto que en las cuentas
Contra documento, los movimientos se ordenan por número de documento y, en el de Contra saldo,
por fecha de aplicación.
 Contra saldo
Si eliges esta opción en lugar de la opción Contra documento, se totalizan cargos y abonos
importando únicamente su fecha de aplicación; de esta forma, el sistema se encarga de calcular el
saldo global sin importar la referencia al documento del que se derivan los movimientos.
Números de Esta opción se habilita si en Configuración / Parámetros generales está seleccionada la opción
concepto: Multimoneda .
Ganancia En estos campos deben indicarse los números de concepto que se utilizarán para generar los
cambiaria y movimientos de ganancia y pérdida cambiaria de CxC. El sistema sugiere el 19 y 20, pero pueden
Pérdida cambiaria ser modificados.

Estos conceptos se toman del catálogo de conceptos del módulo de Clientes y cuentas por cobrar.

Ajuste cambiario de CxC

Folios Maneja folio

Al activar esta casilla el sistema te permitirá generar movimientos de cuentas por cobrar asociados a
un folio, con esto Aspel-SAE cumple con las disposiciones fiscales aprobadas hasta el momento.
Este manejo se sugiere para los documentos de tipo abono con referencia, incluidos también
aquellos relacionados con recepción de pagos y aplicación de anticipos.
Al activar este campo al dar de alta un movimiento de CxC, se habilitará el campo "Aplicar
folio" para la asignación correspondiente del folio.

Nota: Cabe recalcar, que aunque tengas activado este campo no necesariamente todos los
movimientos se registrarán con un folio, esto lo decides al dar de alta el movimiento, habilitando el
campo "Aplicar folio".

Folio (Formato del folio)

Si activas el campo "Maneja folio" explicado anteriormente, el sistema te permitirá proporcionar el
formato del folio. Al aplicar el folio al dar de alta el movimiento, este se armará con lo anotado en
este campo adicionando un número consecutivo. Si no proporcionas un formato para el folio, el
sistema sugerirá para la aplicación de folios números secuenciales.

Ejemplo:
Con folio: ABC (ABC1, ABC2, ABC3, etc)
Sin folio: 1,2,3,4,5,6,7,8,9

Nota: Si el folio anotado contiene números o un número en la última posición el sistema empezará a
generar el consecutivo a partir del folio o número anotado.
Ejemplo: ABC2 (ABC2, ABC3, ABC4, ABC5, etc.).
Fecha de cierre de Al establecer este dato, el sistema no permite realizar algún movimiento de CxC sobre los
documentos documentos con una fecha anterior a la aquí indicada. Por ejemplo, es útil si quieres restringir que
se realice alguna operación sobre los documentos generados en el año o mes anterior al actual.

Carpeta "Campos del usuario"

Campo Descripción
Alfanuméricos El sistema proporciona seis campos donde podrás almacenar información de importancia para la
Campo 1, 2 y 3 empresa, en este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrás capturar en
y la ventana de alta de clientes y que podrás utilizar a través de las consultas personalizadas, editor de
Numéricos formatos o secuencias SQL. Alfanuméricos se refiere a los campos donde puedas almacenar
Campo 4, 5 y 6 información con letras o números, como fechas o direcciones, los Numéricos podrán ser utilizados
para almacenar información que sólo contenga números.
Módulo general de configuración
Configuración / Proveedores y CxP

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, opción Proveedores y CxP.

Campos

Carpeta "Generales"
Campo Descripción
Proveedores
Clave secuencial Si se elige Clave secuencial, al dar de alta los proveedores, el sistema le asignará un número
progresivo a cada uno de ellos. Con ello será posible llevar un control exacto sobre el folio
asignado. Pero si en tu empresa requieres que las claves contengan letras y números o tienen un
orden diverso, debes indicar que no se desea una numeración secuencial, de esta manera podrás
hacer una asignación personal de las claves.

NOTA: Si eliges numeración secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de proveedores. Si

no es secuencial, el campo estará activo para su captura.
Cuentas por Pagar
Cuentas por pagar Cuentas por pagar puede operar en forma integral con Compras; Si es así al elaborar una
integrado recepción de mercancía se registrará automáticamente una cuenta por pagar para el proveedor
asociado a la misma, afectando el campo de saldo y compras anuales en el catálogo de
proveedores. Si eliges trabajar en forma no integrada, el sistema no afectará, ni generará ninguna
cuenta por pagar, para que estos documentos tengan afectación en los saldos del proveedor,
debes correr el proceso de Actualización de Archivos ubicado en el módulo general, menú
Utilerías..

El cambio de una forma de operación a otra (integrada por no integrada o viceversa), después de
haber trabajado con el sistema, puede descuadrar los números y provocar que no coincidan, en
cuyo caso se recomienda ejecutar del menú Utilerías , la opción Actualización de archivos /
Compras a Cuentas por pagar , para evitar descuadres.

Actualización de archivos
Contra documento
Consiste en relacionar cada movimiento de cargo con sus movimientos de abono respectivos, por
lo que es necesario que en todos los movimientos que introduzcas registres el número de
documento con el que se relacionarán.

NOTA: Si consideras necesario modificar el tipo de manejo utilizado (de Contra documento a
Contra saldo o viceversa) cuando ya cuentes con datos almacenados, será indispensable que
regeneres el índice de Cuentas por cobrar localizado en la ventana de control de archivos ubicado
desde el menú Principal del sistema menú Utilerías opción Control de archivos , puesto que en
las cuentas Contra documento, los movimientos se ordenan por número de documento y, en el de
Contra saldo, por fecha de aplicación.
Contra saldo
Con esta opción, se totalizan cargos y abonos importando únicamente su fecha de aplicación; de
esta forma, el sistema se encarga de calcular el saldo global sin importar la referencia al
documento del que se derivan los movimientos.
Números de Esta opción se habilita si en Configuración / Parámetros generales está seleccionada la opción
concepto: Ganancia Multimoneda .
cambiaria y Pérdida En estos campos deben indicarse los números de conceptos que se utilizarán para generar los
cambiaria movimientos de ganancia y pérdida cambiaria de CxP. El sistema sugiere el 19 y 20, pero pueden
 ser modificados.

Estos conceptos se toman del catálogo de conceptos del módulo de Proveedores y cuentas por
Pagar.

Ajuste cambiario de CxP

Folios Maneja folio

Al activar esta casilla el sistema te permitirá generar movimientos de cuentas por pagar asociados a
un folio, con esto Aspel-SAE cumple con las disposiciones fiscales aprobadas hasta el momento.
Este manejo se sugiere para los documentos de tipo abono con referencia, incluidos también
aquellos relacionados con aplicación de anticipos.
Al activar este campo al dar de alta un movimiento de CxP, se habilitará el campo "Aplicar
folio" para la asignación correspondiente del folio.

Nota: Cabe recalcar, que aunque tengas activado este campo no necesariamente todos los
movimientos se registrarán con un folio, esto lo decides al dar de alta el movimiento, habilitando el
campo "Aplicar folio".

Folio (Formato del folio)

Si activas el campo "Maneja folio" explicado anteriormente, el sistema te permitirá proporcionar el
formato del folio. Al aplicar el folio al dar de alta el movimiento, este se armará con lo anotado en
este campo, adicionando un número consecutivo. Si no proporcionas un formato para el folio, el
sistema sugerirá para la aplicación de folios números secuenciales.

Ejemplo:
Con folio: ABC (ABC1, ABC2, ABC3, etc)
Sin folio: 1,2,3,4,5,6,7,8,9

Nota: Si el folio anotado contiene números o un número en la última posición el sistema empezará
a generar el consecutivo a partir del folio o número anotado.
Ejemplo: ABC2 (ABC2, ABC3, ABC4, ABC5, etc.).
Fecha de cierre de Al establecer este dato, el sistema no permite realizar ningún movimiento de CxP sobre los
documentos documentos con una fecha anterior a la aquí indicada. Por ejemplo, esto resulta útil si quieres
restringir que se realice alguna operación sobre los documentos generados en el año o mes
anterior al actual.

Carpeta Campos del usuario

Campo Descripción
Alfanuméricos El sistema proporciona seis campos donde podrás almacenar información de importancia para tu
Campo 1, 2 y 3 empresa, en este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrás capturar
y en la ventana de alta de proveedores y que podrás utilizar para obtener información desde las
Numéricos consultas personalizadas, editor de formatos o aplicación de secuencias SQL.
Campo 4,5 y 6
Alfanuméricos se refiere a los campos donde podrás almacenar información con letras o números,
como fechas o direcciones, los Numéricos podrán ser utilizados para almacenar información que sólo
contengan números.

Módulo general de configuración

Configuración / Inventarios

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, Inventarios.

Qué es
Aquí podrás definir todos los parámetros que afectarán el funcionamiento de los procesos relacionados al control de
inventarios.

Campos

Carpeta Inventarios

Campo Descripción
Generales
Integrado a facturas Los movimientos hechos desde el módulo de Facturas se verán reflejados o no hacia Inventarios,
al activar este parámetro cuando elabores una factura, se registrará de manera automática una
salida en el inventario de productos. Si no está activada esta opción, el sistema no registrará la
salida del inventario, pero si te permite realizar la factura.
Integrado a compras Los movimientos hechos desde el módulo de Compras se verán reflejados o no hacia Inventarios.
Al activar este parámetro cuando realices una compra se registrará de manera automática una
entrada al inventario de productos. Si no activas esta opción, el sistema no registrará la entrada al
inventario.
Cambio a Esta opción cuando no está activa sirve para proteger la información y lograr que cada
existencias modificación en el campo de existencias esté respaldada por un documento de entrada o salida
del inventario. Al activarla permite modificar en forma directa la cantidad anotada en el campo de
existencias, tanto en Inventarios como en Multialmacén, en inventarios cuando no se maneja
Multialmacén y en Multialmacén cuando sí se maneja éste. Si no marcas esta opción, el cambio a
las existencias tendrá que realizarse a través de los documentos de los Módulos de Facturación,
Compras o Movimientos al Inventario.
Dígito verificador Esta alternativa tiene como objetivo lograr una disminución de errores en la captura de claves de
productos similares. Al indicar que exista un dígito verificador, el sistema con base en la clave
indicada, calculará un dígito adicional que formará parte de la clave de identificación.
Multialmacén Si tu empresa cuenta con más de una bodega y se centralizan en una sola los procesos de
compra y distribución de cada uno de los almacenes, te conviene marcar esta opción. De este
modo el almacén central o casa matriz podrá contar con el registro y manejo de las existencias de
los diferentes depósitos (catálogo de inventarios), y en todos los movimientos tanto de compras
como de facturas, se podrá particularizar el almacén a afectar, lográndose con ello orden y
eficiencia en la administración.

NOTA: Si no tienes activada esta casilla sólo trabajarás con tu Catálogo de Inventarios sin poder
acceder a los campos propios de Multialmacén; si decides cambiar esta opción, tendrás que
indicar los productos que manejará cada almacén.
No. de conceptos Esta opción te servirá para tener mayor control cuando necesites traspasar productos de un
para movimientos en almacén a otro. Estos números de concepto serán fijados y no se podrán modificar en la pantalla
traspaso (Entrada- donde se realizan los traspasos (aparecerán ya definidos). En la ventana de traspasos podrás
Salida) realizar en un sólo paso la entrada y salida ahorrando tiempo de captura, errores por distracción
en el número de documento o cantidad de producto, o bien, pérdidas de productos por el registro
de la entrada y la salida.

Conceptos de movimientos al inventario

 NOTA: En el catálogo estándar de conceptos de movimientos al inventario, los conceptos
definidos para estos fines son 07 (traspaso entrada) y el 58 (traspaso salida).
Cantidades Define cuántos decimales se desplegarán al capturar cantidades de existencias (no costos o
(Decimales) precios). El número podrá variar entre cero (sin decimales) y cinco decimales como máximo. Los
decimales que puedes capturar dependerán del tamaño de cada campo específico, en pantalla
sólo se mostrará el número de decimales indicados aquí, redondeando los últimos números (no
desaparecerán los demás decimales). La cifra indicada en este campo afecta Inventarios y
servicios, Multialmacén, Movimientos al inventario, Facturación y Compras.

Grupo de productos Estas leyendas representan las distintas categorías, elementos o variantes que pueden existir de
Configuración de las un mismo producto, de tal forma que se puedan agrupar los productos que pertenezcan a una
leyendas misma clasificación o naturaleza.
(Sección 1 y 2) La configuración de estas leyendas, te permitirá en el alta de productos registrar Grupo de
productos (previa configuración de la línea del producto), es decir, un producto modelo que agrupe
las distintas variedades que existen de un producto, tomando en cuenta varios elementos como:
tallas, colores, estilos, etc. Esta agrupación te permitirá dar de alta automáticamente todas las
combinaciones del producto, pudiendo combinar hasta dos elementos.

Por omisión el sistema propone el uso de "Talla" y "Color", pero puedes definir la que mejor se
adapte a la forma de venta y distribución de tu empresa, Ejemplo . estilo, modelo, estampado, etc.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo se armarían las claves para las combinaciones
Talla y Color.
Talla - Color - Clave del subproducto
5 - Azul(Azu) - A001-5-Azu
7 - Rojo(Roj) - A001-7-Roj
9 - Verde(Ver) - A001-9-Ver
Las leyendas proporcionadas en estos campos, son las que se sugerirán en todas las ventanas,
procesos u opciones relacionadas con el manejo de Grupo de productos, como pueden ser:
Líneas de productos, alta de productos, reportes, facturas, compras, etc.

Carpeta "Movimientos al inventario"

Campo Descripción
Formato para Si deseas que al Agregar un movimiento, éste se imprima, escribe el nombre del formato que será
movimientos al utilizado. Se sugiere un formato, pero puedes crear o modificar uno y asignarlo a este campo. Por
inventario omisión se sugiere el formato minv.fto.

Editor de Formatos/Tabla de formatos

Ver en alta Si activas este parámetro el sistema presentará algunas columnas en la ventana de alta de
movimientos al Inventario, las cuales indicarán a través de pequeños botones gráficos si el
producto indicado en la partida maneja números de serie, lotes o pedimentos.

Carpeta "Campos libres"

Campo Descripción
Alfanuméricos El sistema proporciona seis campos donde podrás almacenar información de importancia para tu
Campo 1, 2 y 3 empresa, en este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrás capturar
Y en la ventana de alta de inventarios y que podrás utilizar a través de las consultas personalizadas,
Numéricos Campo editor de formatos o secuencias SQL.
4,5 y 6 Alfanuméricos se refiere a los campos donde podrás almacenar información con letras o números,
como fechas o direcciones, los Numéricos podrán ser utilizados para almacenar información que
sólo contengan números.

Carpeta Impuestos
Campo Descripción
Leyendas y Dado que con SAE puedes manejar hasta 4 tipos de impuestos. En este campo deberás proporcionar las
Porcentajes % leyendas de los impuestos que usarás, así como el porcentaje de impuesto que se aplicarán a los
productos. Sin embargo los porcentajes se podrán modificar en el esquema. Las leyendas y porcentajes
definidos en esta sección, se sugerirán al dar de alta los esquemas de impuestos en el módulo de
Inventarios.

Las leyendas definidas en este campo también se propondrán en el alta de documentos de facturas y
compras.

El sistema por omisión tiene especificado las leyendas:

Imp1 = IEPS, porcentaje % 0
Imp2* =
Imp3* =
Imp4 = IVA, porcentaje % 15

Si vas a necesitar realizar el desglose de impuestos por el nuevo manejo de retención de impuestos, te
recomendamos utilizar para el campo impuesto 3 la retención para el IVA (RET IVA).

Estas leyendas también servirán para proponerse en el catálogo de esquema de impuestos y en el

apartado cuentas contables de este módulo de configuración.

Módulo general de configuración

Configuración / Facturas

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, Facturas.

Qué son
Podrás definir todos aquellos elementos que intervengan con el proceso de facturación y adecuarlos a tus requerimientos.

Campos

Carpeta Generales
Campo Descripción
Facturar sin Al marcar esta casilla podrás elaborar una factura o remisión aún cuando no se tenga la cantidad suficiente
existencias de artículos en el módulo de Inventarios o en Multialmacén para cubrir la demanda. De lo contrario el
sistema revisará las existencias e impedirá continuar con la captura del documento cuando no exista la
cantidad suficiente. Este campo es útil para los casos en el que el producto ya esté disponible físicamente
para su venta, pero todavía no se ha efectuado la recepción o entrada del producto al inventario,
posteriormente cuando se registre la entrada, se podrá descontar del inventario los productos ya vendidos.
Actualización de archivos

Alta de Si la marcas será posible incluir un nuevo comprador al Catálogo de clientes al momento de elaborar un
clientes en documento en facturación, sin necesidad de cambiar de módulo.
captura

Acumulado Si este parámetro está seleccionado, cada vez que elabores una factura, se actualizarán los acumulados de
de ventas facturación: subtotal, impuestos y montos de descuentos. De esta forma se podrán obtener en cualquier
en línea momento estadísticas y gráficas con información completa de ventas de tu empresa. Si no está
seleccionado, estos totales no se actualizarán al momento de generar la venta; para que puedas
visualizarlos, deberás realizar una actualización de acumulados.

Acumulados y actualización
Mostrar Con esta opción al consultar cualquier documento de venta en el que el ó los artículos a vender sean un Kit,
desglose de podrás ver los productos o componentes que lo integran.
Kits
Observaciones

Cuando se elaboran comprobantes fiscales digitales para productos de tipo kit, la formación de la cadena
original en el archivo XML y la presentación de ésta en el comprobante impreso (Qr2) dependen del
parámetro ‘Mostrar desglose de kits’ (que se encuentra en ‘Utilerías / Configuración / Facturas / General’).

Por omisión el parámetro está inactivo. En este caso los comprobantes fiscales digitales se generan sin
incluir el desglose de los componentes del kit, y únicamente se incluye al kit como unidad vendible, es decir,
que la cadena original del archivo XML y la Addenda consideran sólo la partida de los kits sin desglosar o
incluir a los componentes de éstos. Por el contrario si el parámetro se encuentra activo, entonces al generar
CFDs se incluyen sólo a los componentes del kit.

Si lo que se requiere es emitir un comprobante fiscal digital que incluya sólo al kit como unidad vendible,
entonces al momento de imprimir se debe elegir alguno de los siguientes reportes Qr2: Emisión de facturas
digitales o Emisión de devoluciones digitales, según corresponda (de hecho son los que por omisión se
sugieren en el diálogo de impresión).
Número de Indica cuantos descuentos se podrán capturar al elaborar un documento o partida de cotización, pedido,
descuentos remisión o factura. El número máximo de descuentos es de tres.

Número de Indica el número de impuestos que podrás capturar al elaborar un documento (Máximo 4 impuestos). Estos
impuestos impuestos se visualizarán como una columna, al dar de Alta un documento de venta.

El nombre de los impuestos a manejar, se define en los Parámetros de inventarios localizado en la ventana
principal del sistema menú Utilerías opción Configuración / Inventarios carpeta Impuestos .

Número Anota el número máximo de partidas que podrán capturarse en el documento de venta con el fin de que en
máximo de la impresión el número de partidas no exceda el tamaño de la forma.
partidas por
documento

Número de Este campo indica los conceptos de cuentas por cobrar, que se utilizarán para registrar las facturas que
concepto pagues con la opción de Facturas a plazos; dado que tu puedes indicar un porcentaje de interés a acumular
para a dichos pagos, también debes indicar el concepto por el que se registrarán esos intereses. También podrás
compras a definir el concepto por el que se registrará el movimiento de cuentas por cobrar por la retención al cliente
Facturas a por concepto de flete.
plazos,
intereses Los conceptos que el sistema sugiere para cada uno son: Facturas a plazos (18), Int. X venta/plaz (21) y
por venta a Retención x flete (22). Estos son tomados y definidos desde el catálogo de conceptos ubicado en el módulo
plazo y de Clientes y cuentas por cobrar.
retención
del cliente Catálogo de conceptos

Manejar Si en las facturas que expides incluyes un monto determinado por concepto de flete, marca esta opción e
Fletes indica el Monto que generalmente manejas por dicho concepto, al hacerlo el sistema te sugerirá el monto
en todas las facturas.

En el campo Impuesto indica el porcentaje de impuesto que se calculará sobre el monto del flete, la ventaja
de definir estos datos es que el cálculo en la factura será automático, es decir, no necesitarás agregar en la
factura una partida para indicar el cobro del flete.
Podrás verificar el monto del flete aplicado en la factura en la ventana de totales de la misma.

Agregar documento/Totales
Datos del cliente / Carpeta datos de venta

Vendedores Si eliges Clave secuencial, al dar de alta a los vendedores, el sistema le asignará un número progresivo a
Clave cada uno de ellos. Con ello será posible llevar un control exacto sobre el folio asignado. Pero si en tu
secuencial empresa requieres que las claves contengan letras y números o tienen un orden diverso, debes indicar que
no se desea una numeración secuencial, de esta manera podrás hacer una asignación personal de las
claves.

NOTA: Si seleccionas numeración secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de vendedores. Si no

es secuencial, el campo estará activo para su captura.

No afectar Mediante la activación de este parámetro de configuración, al momento de consultar una factura,
doctos. de visualizarás los datos del cliente tal y como se encontraban en el catálogo de clientes al momento de la
vta por venta, independientemente de que estos datos sean modificados posteriormente.
cambios en
info. del Si no está activado este parámetro al consultar una factura, los datos del cliente se mostrarán tal y como
cliente estén registrados en ese momento en el catálogo de clientes.
 Ejemplo: "Parámetro activado" . El día 1 de Septiembre, se elaboró una factura para el cliente "1" con los
siguientes datos:

Si los datos del cliente son actualizados, al consultar la factura posteriormente, observarás que los datos del
cliente corresponden a los que se tenían antes de su modificación, es decir, al momento de elaborar la
factura.

En caso que el Parámetro esté desactivado , al consultar la factura después del registro de los cambios en
los datos del cliente, estos cambios se visualizarán en dicha factura perdiéndose así los datos originales con
los que fue generada la factura (dirección, población, etc. por lo que la factura impresa diferirá un poco de la
almacenada en el sistema, ya que la impresa contendrá los datos del cliente registrados al momento de su
elaboración y emisión.

Importante: Las facturas realizadas con o sin la activación de este parámetro, no se verán afectadas si
posteriormente decides según corresponda activar o desactivar este parámetro.
Carpeta Por documento
Campo Descripción
Tipo de documento Selecciona el tipo de documento que deseas configurar, los disponibles son: facturas, remisiones,
pedidos, cotizaciones y devoluciones, dentro de los datos que se configuran están: formato de
folios, archivo de impresión, etc.

Folios secuenciales Cuando se instala el sistema esta casilla se encuentra activa por omisión, lo cual significa que el
sistema asignará un folio secuencial y/o consecutivo por cada documento que elabores. Por lo que
NOTA: Los campos el campo "Número" en la cabecera del documento no podrá ser editado.
de esta ventana se
encuentran agrupados Si activas este parámetro, podrás indicarle al sistema mediante la generación de folios
de tal manera que en personalizados el uso de un folio en particular, así como determinar su manejo y/o aplicación en el
cada uno de los sistema, es decir, si son folios internos (lo que en versiones anteriores se manejaba como folios
documentos se personalizados), folios para comprobantes fiscales impresos o folios para comprobantes fiscales
configure el folio y digitales. Por cada folio personalizado podrás utilizar y/o seleccionar un formato de impresión. Si
formatos de no activas este parámetro, deberás seleccionar el formato de impresión para el tipo de documento
impresión. según corresponda.

Revisa la explicación del campo "Formato para los folios ".

Si no activas este parámetro, significa que no necesitas un orden consecutivo; así será posible
indicar la clave o folio al dar de alta el documento, que podrá estar compuesto por letras o
números; de esta forma siempre que elabores un documento será necesario escribir su número
para que sea almacenado por el sistema, es decir, deberás asignar directamente el número del
folio. Si no lo indicas, el sistema automáticamente lo realiza generándolo a partir del formato
estándar.

Para este caso, deberás seleccionar el formato de impresión para el tipo de documento que
corresponda. Ver formato de impresión .

Formato para folios Esta función solamente la podrás utilizar en caso de que quieras manejar folios secuenciales
indicándole al sistema este manejo activando la casilla de "Folios secuenciales ".

El sistema por omisión propone el uso de un formato estándar el cual está basado en un formato
numérico y consecutivo, ejemplo 1,2,3,4, etc., pero podrás dar de alta Folios personalizados
(hasta 5) que incluyan letras o números. Adicionalmente podrás establecer si estos folios serán de
uso Interno, impresos o digitales.

Folio secuencial. Es un tipo de folio personalizado y/o creado por la empresa para control interno.
Estos folios se imprimirán junto con el documento de venta correspondiente. Este folio es el que
en versiones anteriores a la 4.0 se manejaba.

Folio secuencial impreso. Es un tipo de folio solicitado previamente ante la autoridad

correspondiente, para expedir documentos fiscales de manera impresa. Estos folios son creados
por los mismos contribuyentes que optan por imprimir y controlar sus propios comprobantes, pero
con la diferencia que ya están autorizados y que cumplen con lo establecido por el SAT en base a
la regla 2.4.24

Folio secuencial digital. Es un tipo de folio solicitado ante la autoridad correspondiente, para
expedir documentos fiscales digitales para su envío y registro por Internet.
Para personalizar estos folios según lo requieras, selecciona el botón . Para mayor información
de la pesonalización de los folios Haz clic aquí .
Una vez personalizados tus formatos indicarle al sistema cual será el formato que propondrá en
los Perfiles del usuario, ya que podrás indicar que un usuario utilice o tenga asignado un folio en
particular.

Personalización de folios fiscales

Mediante el botón podrás desplegar la ventana de personalización de folios fiscales para
configurar las leyendas o etiquetas que utilizará el sistema para armar el folio consecutivo,
pudiendo definir hasta cinco folios personalizados.
 La ventana para dar de alta los folios varia dependiendo del tipo de documento desde el cual estés
dando de alta los folios, las ventanas son:

Para los documentos de tipo: Factura y devolución

Datos que se solicitan en esta ventana

Campo Descripción
Folio Indica el formato con el que el sistema se basará para armar los folios. El folio puede contener letras,
números o ambos, para posteriormente a partir de este formato se comiencen a generar de manera
secuencial los folios. Podrás configurar hasta 5 folios además del folio estándar, estos deberán estar
compuestos hasta de 7 dígitos entre números y letras.

Si los folios los deseas utilizar para comprobantes fiscales digitales (facturación electrónica), deberás
activar el campo "Digitales". Para los documentos fiscales presentados de manera impresa, selecciona
el campo "Impresos".

El folio anotado en este campo debe coincidir con la serie y rango de folios proporcionados por el SAT,
tomando en cuenta que un folio puede estar compuesto por letras (series) y números

Ejemplo. "A001" donde la letra A y los números 000 se considera la serie y el número "1" como el folio
inicial del rango a manejar:
El formato del folio podrá variar y esto dependerá de lo dispuesto por el SAT para la generación de
estos. El sistema Aspel-SAE llevará la siguiente lógica para determinar entre la serie y el número del
folio.
El sistema considerará como parte de la serie los números o letras que estén a la izquierda contando
desde el último número.

Ejemplos:
A001 , donde el Folio es "A001" y la serie es "A" y el "001" es el número con el que empezará el rango
del folio. Los ceros cuentan como parte del rango del folio.
A23B1 , donde el Folio es "A23B1" y la serie es "A23B" y el "1" es el número con el que empezará el
rango del folio.
Ejemplos gráficos: Selecciona el tipo folio para ver y/o consultar su ejemplo.

Folio B001H4
Folio A001
 Folio F45G01
Folio R45N10
Folio 145TY1

Si en e folio no se proporciona ningún número, el sistema propone como folio Inicial "1", Ejemplo .
Los folios no necesariamente deben iniciar en "1", si así lo requieres podrás configurar que empiecen a
generarse desde cualquier número, Ejemplo .

Notas
Los folios deberán ser solicitados al SAT mediante el programa SICOFI (Sistema Integral de
Comprobantes Fiscales Digitales), y para esto ya debes contar con el o los certificados de sello digital.
Para dar de alta posteriormente mas rangos para el folio, dirígete a la carpeta "Folios fiscales " ubicado
desde esta misma ventana de configuración.

Cada vez que des de alta una serie o rango para un determinado folio, estos se registrarán en la
carpeta "Folios fiscales " para su modificación.

Si anotas un folio que ya se esté usando, el sistema lo identificará automáticamente y al momento de

asignar el rango inicial tomará el consecutivo del folio, es decir, el rango "Hasta" asignado inicialmente
para el folio.

Comprobantes Impresos
Selecciona esta casilla, si el folio personalizado se utilizará para la expedición de facturas impresas.

Digitales
Selecciona esta casilla, si el folio personalizado se utilizará para la expedición de facturas digitales.
Para ambos casos (impresas o digitales) se solicitará la Configuración del folio .

Los digitales adicionalmente se podrán expedir de manera impresa.

Configuración de folios
En este ventana deberás especificar ciertos datos importantes para que las facturas sean generadas
correctamente.

Desde esta ventana podrás dar de alta para los folios personalizados en Aspel-SAE las distintas series
o rangos que se utilizarán para la expedición de facturas ya sea impresas o digitales. Los rangos o
series dados de alta desde esta parte, los podrás consultar y/o administrar desde la carpeta "Folios
fiscales ".

Los datos que se solicitan en esta ventana son:

 Columna Descripción
Documento Campo informativo. Tipo de documento en el cual se están definiendo los
folios. Esta tipo de ventana sólo estará disponible para documentos de tipo
factura y devoluciones, por lo que las leyendas que aparecerán en este
campo son: "Facturas" o "Devoluciones" según sea el caso.
Folio Campo Informativo. Muestra el folio que se está personalizando.
Serie Campo informativo. Se muestra la serie del folio. Se propone la serie del
folio proporcionado en el campo Folio .
Para saber el criterio que se está usando para determinar la serie consulta el
campo Folio .

Número de Número de aprobación otorgado por el Sistema Integral de Comprobantes

autorización y Año Fiscales derivado de la solicitud de rangos o asignación de folios de
comprobantes fiscales.
También deberás anotar el año en que los folios son aprobados y/o
autorizados. Este es un dato que obtienes al generar los folios mediante el
programa SICOFI.

Desde/ Hasta En el campo "Desde " se propone el número inicial o consecutivo del folio que
se esté personalizando.
En el campo "Hasta" indica el folio final del rango de folios a manejar para
esta serie.

Nota: Si el folio ya cuenta con una definición de rangos anterior, el sistema

mostrará en el campo "Desde" el consecutivo del folio, es decir, el último
número asignado al folio.
Recuerda que los folios se van asignando de manera consecutiva.

Para mayor información consulta el tema: Como va asignando y/o utilizando

estos rangos el sistema.

Posteriormente para añadir, modificar o eliminar rangos para un folio en particular, dirígete a la carpeta "Folios
fiscales ".

Último En este campo se muestra el último folio generado. Por omisión cuando se está dando de alta el folio, se mostrará el
primer número del rango inicial correspondiente al folio, aunque éste todavía no se haya generado aún.

Formato de Selecciona el formato de impresión para cada folio personalizado. Ver Formatos del módulo de Facturas y
emisión Vendedores. Puedes elegir entre los formatos ya definidos por el sistema con extensión .fto o .qr2 según
corresponda.
El sistema propone para los folios impresos formatos con Extensión FTO y para los digitales formatos en con
Extensión QR2 , los formatos varían dependiendo del tipo de documento del cual se estén personalizando los folios,
inicialmente el sistema propone los siguientes formatos:
 Facturas Devoluciones

Si lo requieres, podrás seleccionar otro formato de impresión de los disponibles o los creados por ti (Editor de formatos ,
Administrador de reportes ).

Cabe mencionar que el formato de impresión que indiques en este campo, será sugerido por el sistema en la impresión
de tus documentos y si así lo deseas, al momento de su impresión podrás cambiar el formato.

Si deseas crear tus propios formatos, auxiliate con el editor de formatos o el editor de reportes según sea el formato
requerido. Edita tus formatos de reportes o Administrador de reportes información general.
Para los documentos de tipo: Remisiones, pedidos y cotizaciones

Cuando se quiere determinar los folios personalizados para los documentos que son Remisiones, Pedidos y
Cotizaciones , se muestra una ventana en la cual podrás definir las etiquetas de los folios que vas a usar para la
captura de los mismos. Ejemplo (folio alfanumérico) : Si como número de folio indicas 1POI, el número
secuencial que se armará será: 1POI1, 1POI2, 1POI3, etc. Ejemplo (folio numérico) : 100, el número secuencial
que se armará será: 100, 101, 102, etc. La ventana es la siguiente:

Para consultar el Formato de impresión para los documentos de tipo Remisión, Pedido y Cotización haz clic aquí.
Editor de formatos
Administrador de Reportes

Formato Este campo se habilitará para los documentos que no tengan activado el campo folios secuencial. Indica el formato
Impresión de impresión dependiendo del documento que se esté configurando.
Puedes tomar los archivos de formato .fto que se incluyen en el sistema, o bien, crear o modificar formatos para
adecuarlos a tus necesidades, esto lo podrás realizar con el Editor de formatos
 El formato propuesto por el sistema dependerá del tipo de documento que se esté configurando, es decir,
remisiones (Remisiol.fto), pedidos (Pedido.fto) y cotizaciones (Cotizal.fto).
Archivo En este campo debes indicar el nombre del archivo de configuración (*.CFT), que se utilizará por omisión para la
configuración captura de documentos. Cabe señalar que la función de estos archivos es la de definir qué campos de información
se permitirán ver y capturar para agilizar la elaboración de documentos del módulo de Facturas y Vendedores,
dependiendo de las necesidades de tu empresa.

Este archivo de configuración se alimenta o se define con el proceso Personalización de la captura de documentos

Fecha cierre de Al anotar este dato, el sistema no permitirá realizar operación alguna sobre los documentos de Facturas ,
documentos Remisiones y/o Devoluciones (altas, cancelación, devolución, etc.) con una fecha anterior a la aquí indicada.

Botón "Reiniciar Folios"

El sistema maneja un límite para el campo del número del folio, el cual consiste en que en el campo donde se registran los
números de los folios no pueden registrarse más de 32767 folios seguidos, por lo que se creo un proceso para reiniciar el
contador del campo, sin que esto afecte el consecutivo real del folio dentro de la factura ni los rangos configurados para las
facturas electrónicas.

Para una explicación mas amplia, consulta el tema: Reiniciar folio

Carpeta Folios Fiscales
Desde esta ventana además de consultar los folios y rangos dados de alta desde la carpeta "Por documento/Folios
iniciales/Folios personalizados " podrás dar de alta más rangos para el folio o incluso antes de utilizarse para la generación
de documentos modificarlos o eliminarlos.

La ventana es la siguiente:

Conforme vayas incorporando nuevos rangos para los distintos folios observarás varios registros, uno por cada nuevo
rango definido.
Manejo ¿Cómo va asignando y/o utilizando estos rangos el sistema?
Se tienen las siguientes series con sus respectivos rangos:

Folio Serie Rango

 Desde Hasta
1. A001 A 1. 500
2. R1TY1 R1TY 1. 200
3- A001 A 500 800
Para el ejemplo tomaremos en cuenta que primero se dio de alta para el folio el rango Desde (001) Hasta (500) y
posteriormente se registró el rango Desde (500) hasta (800).

El sistema empezar a usar número de folio proporcionado como folio Inicial (en este caso 001), y seguirá generando y/o
aplicando al documento folios de manera secuencial hasta llegar al último rango definido (en este caso 500). Hasta este
punto el sistema ya no cuenta con más folios para la generación de documentos, por lo que al dar de alta un nuevo
documento el sistema advertirá mediante un mensaje que deberás definir o dar de alta más rangos para el folio. Para esto
deberás asignar los nuevos rangos para el folio (previa solicitud al SAT) para registrarlos en el sistema desde esta ventana
de "Folios fiscales" con el botón "Agregar".

Cuando el sistema detecte nuevos rangos para el folio, podrás continuar con la generación de documentos, y así
sucesivamente.
También se puede dar el caso en que los rangos ya no se extiendan para el formato del folio, por lo que deberás definir o
dar de alta un nuevo folio desde la ventana de Personalización de folios.

Botones de esta ventana

Botón Agregar
Con esta opción podrás dar de alta para un folio en particular más rangos (previa solicitud de estos al SAT).
Es preciso que previamente se definan en la Carpeta por documento , los tipos de folios que se van a manejar. Antes que
nada deberás seleccionar del campo Folio, el folio al cual se la definirán nuevos rangos.

Campos de esta ventana

Campo Descripción
Documento Campo informativo. Tipo de documento en el cual se están definiendo los folios. Esta tipo de
ventana sólo estará disponible para documentos de tipo factura y devoluciones, por lo que las
leyendas que aparecerán en este campo son: "Facturas" o "Devoluciones" según sea el caso.
Folio Campo Informativo. Muestra el folio que se está personalizando.
Serie Campo informativo. Se muestra la serie del folio. Se propone la serie del folio proporcionado en el
campo Folio .
Para saber el criterio que se está usando para determinar la serie consulta el campo Folio .

Número de Muestra el número de autorización para usar los rangos y el año en que se autorizó su uso.
autorización y Este es un dato que obtienes al generar los folios mediante el programa SICOFI.
Año
Desde/ Hasta En el campo "Desde " se propone el número inicial o consecutivo del folio que se esté
personalizando.
Cuando das de alta un nuevo rango para la serie, siempre se tomará el último rango configurado para
la serie, dato que servirá para determinar el número inicial del rango a registrar.
En el campo "Hasta" indica el folio final del rango de folios a manejar para esta serie.

Para mayor información consulta el tema: Como va asignando y/o utilizando estos rangos el sistema.

Botón Modificar
Cuando se quiere cambiar algún dato de la configuración de folios únicamente se puede modificar el rango final (Hasta), el
año y número de aprobación. Ya no podemos reemplazar el número de autorización capturado.
Si ya se está usando este folio en el sistema, es decir ya se generó el primer documento con este rango de folios, lo
especificado para el folio ya no podrá modificarse.

Botón Eliminar
Sirve para borrar algún rango de folios registrado en el sistema al posicionarse sobre él. El sistema te preguntará si estás
seguro de eliminar el registro.
Si ya se está usando este folio en el sistema, es decir, ya se generó el primer documento con este rango de folios, ya no
podrás eliminar ningún registro del folio o rango registrado.

Carpeta Por Partida

Campo Descripción
Captura en alta de Al marcar cada casilla, se indica al sistema que podrá ser capturado cada uno de estos conceptos
documentos: para cada artículo que se incluya en un documento del módulo de Facturas y Vendedores. La
Descuento, autorización de uno de los conceptos es independiente de los demás. Si no se marcan las casillas
Impuesto, Comisión correspondientes, el sistema no permitirá la captura de estos conceptos en las partidas de los
y Observaciones. documentos de ventas. Sólo para el caso

Ver en consulta Selecciona aquellos campos que deseas poder consultar cuando accedes a la consulta de los
documentos de este módulo, elige entre: Tipo de producto, Números de serie, Lotes y pedimentos,
Observaciones, Apartados y/Desglose de grupo de productos. Estos serán mostrados en columnas
verticales a la izquierda de las partidas del documento consultado, como botones gráficos.

Ver en captura Si activas estos parámetros (Tipo de producto, Números de serie, Lotes y pedimentos,
Observaciones, Apartados y/o Descripción de productos) el sistema los presentará en columna
dentro de la ventana de alta de movimientos, las cuales indicarán a través de pequeños botones
gráficos si el producto indicado en la partida maneja números de serie, lotes, pedimentos,
observaciones, etc.

Carpeta Sellos Digitales

Aquí se define ciertos datos que son importantes para que Aspel-SAE pueda generar correctamente los documentos
fiscales digitales (facturación electrónica). Estos datos en la mayoría de los casos son solicitados al SAT previamente y
siguiendo un proceso minucioso e involucrando varios elementos.

Para mayor información consulta la página de Internet del SAT o consulta los siguientes temas:

Antecedentes Factura Electrónica

Qué es Factura Electrónica
Guía rápida para emitir Facturas Electrónicas
Campos o datos que se solicitan para configurar correctamente el sistema para la expedición y/o generación de
comprobantes fiscales digitales.

Campo Descripción
Certificado Tienes que ingresar la ruta en la cual almacenaste el archivo que contiene el
Certificado de tu Sello Digital que el SAT te proporcionó.
Atributo opcional que sirve para expresar el certificado de sello digital que ampara al
comprobante como texto, en formato base 64. Se vuelve obligatorio si no se expresa el
número del certificado.

Llave privada Aquí necesitas especificar la ruta del lugar seguro en el que resguardaste La llave
privada de tu certificado de sello digital.
Contraseña Ingresa la contraseña que proporcionaste para encriptar tu llave privada cuando
generaste tu Firma Electrónica Avanzada con el programa SOLCEDI.

Antecedentes Factura Electrónica

Vigencia (Desde – Hasta) Dado que el Certificado de los Sellos Digitales tienen un período de validez se muestra
la fecha en la que dichos certificados estarán vigentes.

Namespace En este apartado se podrá consultar el namespase definido por el SAT para la
empresa.

Uso
El estándar del comprobante fiscal digital incluye dos elementos definidos como de tipo
abierto que servirán para integrar nodos adicionales al cuerpo del comprobante, estos
definidos por el Servicio de Administración Tributaria. Uno de estos elementos es el
uso de un namespace que estará referenciado a una ruta para comprobar la validez
del comprobante fiscal.
Para poder ser validado el comprobante fiscal digital correctamente, deberá estar
referenciado al namespace del comprobante fiscal digital y referenciar la validación del
mismo a la ruta publicada por el SAT en donde se encuentra el esquema XSD objeto
de la presente sección (http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/2/cfdv2.xsd) de la
siguiente manera:

<Comprobante
xmlns="http://www.sat.gob.mx/cfd"
xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
xsi:schemaLocation="
http://www.sat.gob.mx/cfd
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/2/cfdv2.xsd"
Por omisión, el sistema incluirá esta estructura o referencia (namespace) publicado por
el SAT.

Adicionalmente, el sistema permitirá definir un namespace para el cliente, que podrá

servir para validar otros documentos oficiales como pudiera ser el addenda.

Revisar detalle del cliente

El sistema incluirá en un archivo base con extensión .INI el namespace definido por el
SAT, este archivo se identificará con el siguiente nombre:
NamespaceBaseE.ini: Archivo base para armar el namespace de la empresa cuando
se crea una nueva empresa. Este archivo se baja en el directorio de instalación del
sistema.

En base al archivo anterior al acceder a esta opción, se creará un archivo Namespace

para las empresas, con el siguiente nombre:
NamespaceEmpresas.ini: Archivo donde se almacena el namespace de las
 empresas.

Ambos archivos se copian en la ruta de instalación del sistema, y por cada empresa
dada de alta se generará un registro dentro del archivo "NamespaceEmpresas.ini" .

Desglose de Desctos. Cuando el parámetro se encuentre sin marcar: Indica que los descuentos se
aplicarán directamente al precio del producto, por lo que dichos descuentos no se
desglosarán en el archivo de factura .XML. En este caso el precio será igual a: Precio
= Precio del producto – Descuentos de la partida.

Cuando el parámetro de encuentre marcado: Indica que los descuentos no se

aplicarán al precio del producto y dichos impuestos serán desglosados en el archivo de
factura .XML en partidas independientes. En este caso el precio será igual a: Precio =
Precio.

Nota importante: El Descuento Financiero no sé verá afectado por el manejo de este

parámetro y siempre se manejará como descuento.

Avisarme Al activar esta opción le indicamos al sistema que mediante un mensaje, notifique a
cierto número de días del término de la vigencia de los cerficados. Podrás seleccionar
entre 30 días, 15 días, 1 semana o nunca.

R.F.C Empresa Proporciona el RFC de la empresa para que sea anexado en la factura.

R.F.C. Mostrador Este RFC es genérico y es designado por el SAT para emitir facturas electrónicas para
el cliente mostrador. Este dato se propone en el desglose de la factura digital para el
campo correspondiente al RFC.

NOTA: Recuerda que todas las Facturas Electrónicas deben de contener un RFC para
que sean válidas, por lo que este campo te servirá para emitir una factura de un cliente
mostrador que no requiera la emisión de dicha factura, es decir, no cuenta con un
RFC.

Dirección fiscal detallada En esta ventana se solicitarán los datos de la dirección fiscal del emisor, domicilio
fiscal y lugar de expedición.

Algunos datos son de caracter obligatorio y lo podrás identificar por que se anexa un
recuadro ( ) junto al dato o campo.

Nota importante:
Los datos deben corresponder a los autorizados por la autoridad correspondiente (SAT), de lo contrario originaría una mala
configuración del sistema, así como la mala generación de documentos fiscales digitales.

Estos datos sólo los deberás proporcionar si el sistema emitirá facturas digitales fiscales.
Módulo general de configuración
Configuración / Compras

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, Compras.

Qué son
Podrás definir todos aquellos factores que intervengan con el proceso de Compras y adecuarlos a tus requerimientos.

Campos

Carpeta Generales

Campo Descripción
Acumulado de Si este parámetro está seleccionado, cada vez que se elabore una
compras en línea recepción, se actualizarán los acumulados de compras: subtotal,
impuestos y montos de descuentos. De esta forma, se podrán obtener en
cualquier momento estadísticas y gráficas de la información completa de
las compras de tu empresa. Si no está seleccionado, estos totales no se
actualizarán al momento de generar la compra; para que puedas
visualizarlos deberás realizar una actualización de acumulados de
compras (módulo de Compras , menú Herramientas , opción
Acumulados / Actualización ).

Acumulados y actualización

Alta de Si la marcas será posible incluir un nuevo Proveedor al catálogo de

proveedores en Proveedores en el momento de elaborar un documento en Compras, sin
captura necesidad de cambiar de módulo.
Alta de productos Al activar este campo te será posible incluir un nuevo producto en el
en captura catálogo de productos en el momento de elaborar un documento en
Compras, sin necesidad de cambiar de módulo.
Acumular A través de este campo se indica la forma en la que los gastos indirectos
indirectos a CxP afectaran a la CxP originada por las compras, si defines: Automático, los
gastos indirectos siempre se registrarán en CXP; Manual, al elaborar la
recepción de mercancía, el sistema preguntará si acumula los indirectos a
CXP; Nunca, el sistema solicitará el monto de los indirectos pero no se
acumularán en el adeudo al proveedor.
Número de Este campo indica los conceptos de cuentas por pagar que se utilizarán
concepto para para registrar las compras que pagues con la opción de compras a
compras a plazos; dado que puedes indicar un porcentaje de interés a acumular a
plazos, intereses dichas compras, también debes indicar el concepto por el que se
por compras a registrarán esos intereses. También podrás definir el concepto donde se
plazo y retención registrará la retención al proveedor por concepto de flete.
del proveedor
Los conceptos que el sistema sugiere para cada uno son:
Compras a plazos (18), Int. X compra/plaz (21) y Retención x flete (22).
Estos son tomados y definidos desde el catálogo de conceptos ubicado
en el módulo de proveedores.

Catálogo de conceptos
Número de Indica el número de impuestos que podrás capturar al elaborar un
impuestos documento (Máximo 4 impuestos). Estos impuestos se visualizarán como
 una columna (I.E.P.S, Estatal, I.V.B.S.S e I.VA.), al dar de Alta un
documento de compras.

El nombre de los impuestos a manejar, se define en los Parámetros de

inventarios , localizado en la ventana principal del sistema menú Utilerías
opción Configuración / Inventarios carpeta Impuestos .
Manejar Fletes Si en las compras que realizas cobran un monto por flete, marca esta
opción e indica el monto que generalmente cobran por dicho concepto, al
hacerlo el sistema te sugerirá el monto en todos tus documentos.
En el campo Impuesto indica el porcentaje de Impuesto que se calculará
sobre el monto del flete, la ventaja de definir estos datos es que el cálculo
en la compra será automático, es decir ya no necesitarás agregar una
partida a la compra para realizar el cobro del flete.
Este monto del flete también se mostrará el cálculo en la ventana de los
totales de los documentos del modulo de compras.

Agregar proveedor/ Carpeta datos de venta

Carpeta Por documento

Campos Descripción
Tipo de En esta carpeta se configura los tipos de documentos que maneja el módulo de compras (Recepciones
documento , Ordenes y Devolucione s), el tipo de folio, formatos y archivo de impresión para dichos documentos
del módulo.
Folio Si activas esta casilla el sistema asignará un folio secuencial y/o consecutivo por cada documento que
secuencial elabores. Por lo que el campo "Número" en la cabecera del documento no podrá ser editado.

Revisa la explicación del campo "Formato para los folios ".

Si no necesitas un orden consecutivo, no marques la casilla; así podrás indicar la clave o número al dar
de alta el documento, que podrá estar compuesta por letras o números; De esta forma siempre que
elabores un documento será necesario escribir su número para que sea almacenado por el sistema.
Formato para El sistema por omisión propone el uso de un formato estándar el cual asigna un folio con formato
los folios numérico, 1,2,3,4, etc., pero podrás dar de alta folios personalizados que incluyan letras o números, en
los que el sistema se base para armar los folios secuenciales.

Si manejas folios secuenciales, mediante el botón podrás definir las leyendas o etiquetas que
utilizará el sistema para armar el folio consecutivo. Solo podrás definir hasta cinco folios personalizados.
Una vez definidos estos se mostrarán entre la lista de "Formatos para folios" disponibles para el
documento. Selecciona el formato, una vez definidos los formatos de folios puedes elegir el que sugiera
el sistema –por ejemplo el más común-, sin embargo, en el momento de la elaboración de documentos,
se podrá indicar cualquier otro de los folios definidos. Ejemplo (folio alfanumérico) : Si como número
de folio indicas 1POI, el número secuencial que se armará será: 1POI1, 1POI2, 1POI3, etc. Ejemplo
(folio numérico) : 100, el número secuencial que se armará será: 100, 101, 102, etc.

Nota: Si no está activada la casilla de Folios secuenciales, esta opción estará desactivada.
Formato Para imprimir un documento en cuanto termines de elaborarlo debes indicar en este campo el nombre
impresión del archivo que contendrá el formato a utilizar. Cabe mencionar que el formato de Impresión que
indiques será sugerido por el sistema, por lo que si deseas lo puedes cambiar al momento de la
emisión.

El formato propuesto por el sistema depende del tipo de documento que se esté configurando, es decir,
Recepciones (Rcompral.fto), Órdenes (Ordenlw.fto) y Devoluciones (Dcompraw.fto).
 Nota: Hay que tener en cuenta que el manejo de los archivos para los formatos de impresión, depende
también de si el sistema esta trabajando o manejas Multimoneda, estos archivos tiene el mismo nombre
solo que tienen terminación "M", ejemplo: Rcompralm.fto , Ordenlwm.fto y Dcomprawm.fto.

Editor de formatos
Archivo En este campo debes indicar el nombre del archivo de configuración (*.cft), que se sugerirá para la
configuración captura de documentos. Cabe señalar que la función de estos archivos es la de definir qué campos de
información se permitirán ver y capturar para agilizar la elaboración de documentos del módulo de
Compras, dependiendo de las necesidades de tu empresa.

Ver:
Personalización de la captura en los documentos
Fecha de cierre Al anotar este dato, el sistema no permitirá realizar operación alguna sobre los documentos de Compras
de documentos (recepciones y devolución) con una fecha anterior a la aquí indicada.

Carpeta Por partida

Campo Descripción
Captura en alta de Al marcar cada casilla, se indica al sistema que podrá ser capturado cada uno de estos conceptos
documentos: para cada artículo que se incluya en un documento (del módulo de Compras). La autorización de uno
Observaciones e de los conceptos es independiente de los demás. Si no se marcan las casillas correspondientes, el
Impuestos sistema no permitirá la captura de estos conceptos en las partidas de los documentos de compras.
Ver en consulta Selecciona aquellos campos que deseas poder consultar cuando accedas a la consulta de los
documentos de este módulo, elige entre: Números de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones,
Desglose de grupo de productos. Estos serán mostrados en columnas verticales a la izquierda de las
partidas del documento consultado, es decir aparecerán como botones gráficos.

Ver en captura Si activas este parámetro (Números de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones) el sistema los
presentará en columna dentro de la ventana de alta de movimientos, las cuales indicarán a través de
pequeños botones gráficos si el producto indicado en la partida maneja números de serie, lotes y
pedimentos y observaciones.

Considerar Al ser activado este campo, el sistema tomará el impuesto 1 (IEPS) de un producto como parte del
impuesto 1 en el costo del mismo y este será actualizado en inventario y se incluirá para calcularse el costo promedio.
costo
Nota: Es importante que si estas utilizando este parámetro, tomes en cuenta o verifiques que en la
factura no se aplique nuevamente el impuesto IEPS.

Módulo general de configuración

Configuración / Cuentas contables

Acceso

Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración / Cuentas contables.

Qué es

Este apartado es muy importante, ya que aquí se indican los números de cuenta que se utilizarán en las pólizas
generadas por la interfase Aspel-COI.

Pólizas en las que se utilizan las cuentas contables

Generales

Cuenta Maestra Cuenta correspondiente al Se utiliza en la póliza de:

catálogo estándar de Aspel- COI
Ventas 4100-001-000 Ventas
Descuento financiero ventas Ventas
Impuesto por pagar 2150-001-000 Ventas
Devolución de ventas Devol. de Vtas.
Venta de servicios
Clientes 1150-001-000 Ventas / CxC
Almacén 1160-003-000 Compras / Movs. al Inv.
Descuento financiero en compras Compras
Impuesto por acreditar Compras
Devolución de compras Devol. de Compras
Compra de servicios Compras
Proveedores 1211-001-000 Compras / CxP
Otras
Bancos 1120-001-000 Ventas / CxC / CxP
Diferencia costo compras Movimientos al inventario
Otros impuestos Ventas/Compras
Impuesto 1 Ventas/Compras/devolución
ventas y compras
Impuesto2 Ventas/Compras/devolución
ventas y compras
Impuesto 3 Ventas/Compras/devolución
ventas y compras

En las leyendas para impuesto 1, impuesto 2 e impuesto 3 se mostrarán las leyendas configuradas en el apartado de
cuentas contables del módulo de configuración, es decir, los impuestos configurados en dicha parte.

Estas cuentas no forman parte del catálogo estándar que maneja Aspel-COI, si las deseas manejar las deberás dar
de alta y posteriormente especificar el número de la cuenta en este apartado.

Desde la ventana de Interface Aspel-COI, botón Cuentas contables , podrás configurar más cuentas para la correcta
interface del sistema Aspel-SAE/Aspel-COI.
Para mayor información:

Donde se definen las cuentas contables

Esencial
El sistema genera pólizas desglosadas por cliente, por proveedor, por línea de producto, clasificación, moneda, etc., de
acuerdo a tus requerimientos que tu selecciones. Se recomienda que mensualmente se Concilien las cuentas de Aspel-
COI contra los totales de Aspel-SAE.

Temas relacionados
Interfase Aspel-COI
Módulo general de configuración
Configuración / Aplicaciones asociadas

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, Configuración, Aplicaciones Asociadas.

Qué es
Aquí puedes definir las aplicaciones que se activarán automáticamente cuando elijas la opción Calculadora, Editor
de textos (Editor de formatos del menú Archivos) o solicites una Hoja de cálculo.
Estas aplicaciones son importantes. El contar con una calculadora te permitirá efectuar operaciones en cualquier
parte del sistema, esta calculadora es adicional a la que proporciona el sistema en los campos de tipo monto. Uso
de la calculadora dentro de los campos
El editor de formatos te permite crear o modificar los formatos que se utilizan para imprimir los reportes, y con la
hoja de cálculo puedes establecer un vínculo dinámico que se actualizará cada vez que abras un archivo, con
información generada en tu sistema. Copiado especial

Campos

Campos Descripción
Ruta de las Para poder tener acceso a las aplicaciones de calculadora, editor de texto y la hoja de cálculo desde el
aplicaciones: sistema SAE, indica la ruta donde se encuentran los archivos ejecutables (*.EXE) de cada una de las
Calculadora, aplicaciones que sean utilizar para dichos fines, así podrás tener acceso a ellas desde el sistema.
Editor de Calculadora
textos y Hoja Hoja de cálculo
de cálculo Editor de formatos
Activar Al activar esta opción, cada vez que accedas al sistema, después de haber seleccionado la empresa a
Sugerencias trabajar, aparecerá una sugerencia de operación del sistema, con el fin de proporcionarte tips para el
correcto manejo de la información de tu empresa.
Activar sugerencias
Modo alterno Con esta opción podrás cambiar la configuración de la tecla Enter, ya que su funcionamiento por omisión
de captura es el de validar o aceptar el proceso, pero si activas esta opción, la tecla Enter se convertirá en
tabulador, avanzando de un campo a otro dentro de una ventana de captura.
Nota: Si está activada esta opción, al momento de que llegues a algún botón Aceptar, la tecla Enter se
convertirá en validación o terminación del proceso, solamente será en este caso, volviendo de nuevo a la
función de Tabulador.
Mostrar citas Al activar esta opción le indicas al sistema que al acceder al sistema te notifique de las citas
al inicio programadas para el día de hoy desde el Administrador de clientes o en sus caso desde la
ventana de citas de Microsoft Outlook® , este último dependerá si el sistema está trabajando con
le parámetro "Utilizar Interfaz con Outlook".
 Para mayor información consulta el tema: Alta de citas y Agenda

Utilizar Interfaz Existen dos formas de manejar este concepto:

con Outlook® Sin establecer interfase con Microsoft Outlook®
Estableciendo la interfase con Microsoft Outlook®
Sin establecer interfase con Microsoft Outlook®
Podrás dar de alta los distintos contactos del cliente, proporcionando la información necesaria para
agilizar el envío de correos electrónicos con la información de las principales consultas mediante el uso
del correo predeterminado en tu computadora La opción para envío de correos estará disponible en las
principales consultas del sistema.

Estableciendo interfase con Microsoft Outlook®

Gracias a la interfase con Microsoft Outlook® , la cual habilitas en los parámetros de configuración,
podrás asociar a los clientes registrados en Aspel-SAE, los contactos previamente registrados desde
Outlook® , igualmente podrás dar de alta un contacto de Outlook desde la consulta de contactos de
Aspel-SAE.. Para una mejor integración entre ambas aplicaciones, al dar de alta un contacto desde la
ventana de Outlook® podrás incluir información específica de Aspel-SAE, es decir, información del
cliente o vendedor, etc.

Esta interfase sólo funciona a partir de la versión 2000 de Microsoft Outlook® o superior.
Impresora Indica la ruta donde se encuentra instalada la impresora que se tendrá como predeterminada para el
sistema.
Si tienes una impresora predeterminada en tu sistema operativo (Windows® 98, NT, 2000 o XP), el
sistema mostrará la ruta de instalación de dicho dispositivo.

Configurar:

Puedes configurar el tipo de letra para los encabezados, texto normal y letra condensada. También te
permite establecer los márgenes superior e inferior del documento, el tamaño y la orientación (horizontal
o vertical) del papel. Cuando ya tengas configurado los parámetros según tus necesidades o
preferencias puedes establecer como predeterminada dicha configuración presionando el botón
Predeterminar para que la próxima vez puedas trabajar con la misma configuración.

Nota: Por omisión el sistema toma la configuración de impresión de la impresora que tengas
predeterminada en tu sistema operativo.
Consulta los siguientes temas:
Calculadora
Hoja de cálculo
Especificar Impresora
Editor de formatos
Copiado especial
Módulo general de configuración
Configuración / Gráficas y copiado especial

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Gráficas y Copiado especial.

Qué es
Con esta opción podrás definir especificaciones generales de la presentación de tus gráficas, las cuales quedarán
registradas en el archivo SAEWIN.INI, aparecerán por omisión cada vez que ingreses al graficador, así como la
configuración de la aplicación a la cual se enviará la información por medio del copiado especial.
Los campos que muestra esta ventana son los siguientes:

Campos

Configuración para gráficas

Campo Descripción
Ajustar la escala al Presentará los valores en relación con el valor máximo de tu información; al activar esta función
valor máximo de la puede ser que muchos de tus valores se vean muy pequeños en la escala de la gráfica, debido
estadística a que el valor máximo es aquél que llena por completo la escala.

Además puedes usar esta opción cuando algunos valores visualizados se ven muy pequeños y
deseas ver datos en alguna determinada escala.
Graficar el acumulado Al activar esta opción, el sistema obtendrá el acumulado de todos los valores restantes de su
de los valores no estadística y dicha cantidad aparecerá en la última columna o dato visible.
visibles
Máximo de valores Puedes solicitar que el sistema grafique el número de valores deseados (mínimo 1 y el máximo
visibles en la gráfica 15).

Por omisión veras de 6 en 6 (ideal para analizar el comportamiento de un semestre del año).
Salto de valores al Aquí podrás establecer el número de saltos para ir avanzando sobre los registros de tu
desplazar la gráfica
estadística, los cuales aparecerán en la gráfica y podrás ir desplazándolos con el botón .
El graficador por omisión salta de 6 en 6 (ideal para analizar el comportamiento de tu
información en un semestre del año).

Estadísticas /Gráficas
Edición de una gráfica

Campos de Copiado especial

Campo Descripción
Tipo de formato a Selecciona el tipo de formato en el cual quieres realizar el copiado especial, para que la aplicación
usar que uses no tenga errores, puedes utilizar los formatos en modo de Texto, para Lotus 123 (WK1) o
para Excel (Biff3).
Copiado especial
Encabezados y/o Selecciona si quieres que el copiado especial incluya los encabezados y/o los totales.
Totales

Esencial
Al usar el copiado especial, el sistema enviará la información que selecciones a otra aplicación (p.ej. Excel), y tendrás la
posibilidad de seleccionar en esa aplicación el pegado especial con vínculo para que al momento de realizar alguna
modificación en SAE, la información de la otra aplicación se actualice en forma automática.
Copiado Especial
Módulo general de configuración
Calculadora

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Calculadora.

Utiliza la de tu preferencia
Al acceder a esta opción el sistema te presentará la aplicación definida para tales fines, por ejemplo si eliges la
calculadora de Windows® podrás utilizar las opciones: científica o estándar.

Problema y Solución
Problema Solución
El sistema no despliega la calculadora en No tienes definida esta aplicación en el menú Utilerías/ Configuración /
pantalla. Aplicaciones asociadas.

Tema relacionado
Aplicaciones Asociadas
Uso de la calculadora dentro de los campos
Hoja de cálculo

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Hoja de cálculo.

Manejo
Podrás especificar la Hoja de cálculo que llamará el sistema (Lotus® , Quatro Pro® , Excel® , entre otras). Sólo define en
el menú Configuración / Aplicaciones asociadas la ruta donde se encuentra la hoja que más se adapta a tus necesidades
y, al pedir la opción Hoja de cálculo del menú Utilerías, el sistema automáticamente activará la aplicación que tienes
seleccionada.

Tema relacionado
Aplicaciones Asociadas
Datos de la empresa

Acceso
Menú Utilerías, Datos de la empresa.

Qué es
Cuando instalas un sistema Aspel, por omisión viene registrada una empresa denominada EMPRESA INVÁLIDA S.A. DE
C.V. Ésta es una empresa ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 días que Aspel te otorga como periodo de
evaluación, posterior al vencimiento de dicho periodo se solicitará la activación del sistema. Una vez que hayas activado
tu sistema, en esta sección podrás agregar hasta 99 empresas registrando para cada una de ellas información
fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema indiques el nombre que es lo equivalente a la razón social de tu
empresa, antes de iniciar tus operaciones con SAE., de tal forma que el nombre de la empresa inválida se actualice con el
nombre de tu empresa especificado en la activación.
Una vez que hayas activado tu sistema podrás modificar los datos de las empresas que tengas registradas en el momento
que lo decidas, esto aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opción "Cambios" disponible en el diálogo de
selección de empresa.

Manejo
Es importante que consideres que deberás activar el sistema antes del término de los 30 días de evaluación, de lo
contrario el sistema dejará de operar habilitándose en modalidad de lectura. Esto NO significa que pierdas la información
capturada hasta el momento, sino que estará disponible solamente a nivel de consulta y una vez que hayas activado el
sistema, podrás reanudar la captura de información.

Temas relacionados
Revisa cuántos usuarios tienes permitidos
Incrementa el número de usuarios del sistema
Da de alta una empresa en tu sistema
Proceso de activación del sistema
Registra la clave principal de acceso al sistema

Esta sección de datos de la empresa contiene los siguientes temas:

Alta de la empresa en tu sistema
Modifica los datos de una empresa
Alta de tu empresa en el sistema

Acceso

Menú Utilerías, opción Datos de la empresa / Botón

Qué es
El proceso de "Dar de alta" una o varias empresas (hasta 99 diferentes), sirve para que le indiques al sistema el nombre o
razón social de las empresas con las que trabajarás, así como los datos de registro básicos de las mismas. Una vez
registradas las empresas desde esta opción, al momento de iniciar una sesión con el sistema se listarán todas las
empresas disponibles para que selecciones aquella con la que iniciarás la sesión del sistema; de igual forma el nombre
definido en esta opción aparecerá en todos los reportes y documentos que emitas.

Abrir empresa

Recuerda que el sistema por omisión tiene registrada una primer empresa llamada EMPRESA INVALIDA, la cual actuará
como una empresa ficticia hasta que decidas activar tu sistema y registrar la razón social de tu empresa.

NO podrás dar de alta más empresas si tu sistema aún no ha sido Activado, de igual forma no podrás modificar el nombre
de la EMPRESA INVALIDA.
Modifica los datos de una empresa

Datos de identificación de la empresa

Campo Observaciones
No. de Este número es asignado consecutivamente por el sistema y no puedes modificarlo.
empresa
Razón Escribe el nombre o razón social de la empresa a registrar. La razón social que se registre como Empresa 1
social será la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre
él. Por ello te recomendamos que la primer razón social que des de alta sea la de la empresa corporativa.
Modifica los datos de una empresa
Dirección Anota la ubicación de la empresa.
Población Anota la ubicación geográfica de la empresa.
R.F.C. Este dato será impreso en diversos reportes, el cual hará tus listados aún más completos.
Registro Anota este dato el cual podrá ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendrá información más
Estatal completa.

Problemas / Soluciones
Quieres cambiar el orden en el que aparecen las El número de empresa es progresivo y no puede ser
empresas en la ventana de Selección de empresa. modificado, solamente podrás modificar la razón social
asociada
Tuviste algún error al dar de alta los datos de la Dirígete al apartado "Modificar los datos de la empresa".
empresa.

Temas relacionados
Modifica los datos de una empresa
Revisa cuántos usuarios tienes permitidos
Incrementa el número de usuarios del sistema
Da de alta una empresa en tu sistema
Proceso de activación del sistema
Registra la clave principal de acceso al sistema
Modifica los datos de una empresa

Acceso

Menú Utilerías, opción Datos de la empresa / Botón

Qué es
A través de esta opción podrás modificar los datos (dirección, R.F.C., etc.) de la empresa que elijas.
La ventana que se presenta es similar a la de alta de una empresa.

Notas
No es posible modificar el número de empresa.
Recuerda que podrás cambiar los datos de la empresa ficticia (de EMPRESA INVÁLIDA S.A. DE C.V ) por los datos de tu
empresa, al momento de activar el sistema o posteriormente desde esta opción.

Tema relacionado
Activación del sistema
Ir a otros módulos

Puedes moverte de un módulo a otro desde el menú Módulos de la Ventana principal o desde la opción Ir a del menú
Archivos de cada módulo.
Teclas de acceso rápido

Qué son
Con esta opción podrás tener acceso a las funciones del sistema por medio del teclado.

Son aquellas combinaciones de teclas que realizan alguna función específica dentro del sistema, sin necesidad de buscar
por las opciones del menú la función deseada. Para identificarlas es necesario observar a detalle las opciones del menú,
ya que ahí es donde se encuentran las teclas de acceso rápido.

Manejo
Existen dos tipos de teclas de acceso rápido:
1. Las que se indican con una letra subrayada en el texto de la opción del menú, si es una opción del menú principal
ésta debe ser activada con la combinación de teclas: ALT + "la letra subrayada".

Ejemplo: "Edición" como se puede observar la letra "E" se encuentra subrayada, esto indica que es una tecla de acceso
rápido, y ésta puede ser activada mediante la combinación de ALT + E, junto con la tecla de acceso de la opción a la que
deseas acceder (ALT + E + A). Si la opción a la que deseas acceder se encuentra dentro de un submenú, sólo es
necesario presionar en orden todas las teclas subrayadas hasta desplegar la opción deseada.

2. El otro tipo de teclas de acceso rápido son las que se presentan frente al texto de algunas opciones y en estos
casos se muestran las combinaciones de teclas que se deben de presionar.

Ejemplo : En el menú Edición se encuentra la opción Copiar frente a la cual se encuentra el texto "Ctrl + Ins", lo que
indica que si presionas la combinación de teclas CTRL + Ins, se realizará o ejecutará la opción de copiado.
Notas
En todos los ejemplos utilizamos el módulo de clientes. Te sugerimos que elabores una guía de referencia rápida
registrando las combinaciones de teclas, para los procedimientos que empleas con mayor frecuencia.

Recuerda que para ver las teclas de acceso rápido en Windows® 2000 y XP, tienes que seleccionar la tecla ALT y hasta
entonces se mostrarán marcadas en los menús las teclas de acceso rápido.

Temas relacionados
Funciones y campos generales
Teclas de función
Teclas de función

Qué son
Estas teclas tienen asignadas las funciones más generales del sistema, como son Grabar, Buscar, Filtrar, Ayuda, entre
otras; y con sólo oprimirlas se ejecutarán.

Teclas de función
Estas son las teclas de función que puedes utilizar normalmente en tu programa. Cuando en algún catálogo cualquiera de
estas funciones varíe, se te informará del uso indicado.

TECLA FUNCIÓN GENERAL EN LOS MÓDULOS:

F1 AYUDA EN LÍNEA. Brinda explicaciones y apoyo sobre el tema en el que se encuentra posicionado el cursor.
F2 AYUDA POR CAMPO. Cuando existe este tipo de ayuda, el campo se señala con una interrogación (? ) y al
activarla, el sistema despliega un listado con las opciones que puedes elegir para el rubro en el que te
encuentres.
El sistema proporciona una calculadora que se despliega en todos los campos numéricos, mediante el uso de la
tecla F2 dentro del mismo campo. Esta calculadora es distinta a la que configuraste en las aplicaciones
asociadas, para más información de su manejo consulta el siguiente tema: Uso de la calculadora en campos
numéricos
F3 BUSCAR. Sirve para localizar información dentro de una consulta, y para ello se despliega un diálogo en el que
defines las características de la búsqueda.
GRABAR : Esta misma tecla permite grabar la información de la captura de un documento, en los módulos de
Compras y Facturas.
F4 SIGUIENTE. Una vez que solicitaste una búsqueda, esta función se usa para localizar los siguientes datos que
cumplan con las características que definiste.
F5 FILTRAR. Sirve para seleccionar información que se presentará en la consulta, con base en determinadas
características.
F6 RESTAURAR. Sirve para listar la información de un catálogo tal y como se encontraba antes de haber realizado
la operación Filtrar.
F7 BÚSQUEDA FONÉTICA. Si no recuerdas la clave que solicita el sistema, puedes oprimir la tecla F2 o el signo ? y
luego la tecla F7 para indicar el nombre o parte de él, y el sistema presentará los registros que más se aproximen
a lo que hayas indicado.
F8 CLAVE DE ACCESO. En la ventana de entrada a la empresa de (que aparece al entrar por primera vez a cada
módulo), si oprimes F8 equivale a anotar la clave de acceso de fábrica, que es ASPEL1. Posteriormente podrás
definir tu clave de acceso personal.
F9 IMPRIMIR. Presenta un diálogo de opciones de impresión, para mandar tu información a disco, pantalla, E-mail o
impresora.

Es importante tener en cuenta que algunas teclas de función pueden variar su uso dependiendo de las operaciones que se
realizan en cada Módulo, lo cual será explicado en su momento.

Temas relacionados
Teclas de acceso rápido
Utiliza las opciones de ayuda (f2, calendario, calculadora)

Qué es
Al colocarte en los campos que van acompañados por el signo de interrogación (? ) y oprimir F2 , ó Shift + F2 ,
aparecerá un listado con las opciones que puedes elegir para ese rubro; de esta forma no tienes que recordar
claves, ni recurrir a otra consulta para verificarlas, entre otras cosas.

Son 4 variantes las que te pueden ayudar:

Tecla de Ayuda (F2)
Calendario.
Uso de la calculadora dentro de los campos
Añade Observaciones
Cómo utilizar una clasificación
Cambio de directorio y fecha

Acceso

Desde el Menú Archivos, opción Fecha / o desde la barra de herramientas, con el botón:

Manejo
Esta ventana cambia un poco su funcionalidad en esta versión.
Permitirá cambiarte de ruta o directorio de trabajo, con el fin de revisar algún dado registrado en otra base de datos
diferente a la base de trabajo (pudiendo ser la base de datos ejemplos), sin que este cambio modifique y/o afecte la ruta
de trabajo del sistema y los accesos de otros usuarios (trabajo en red).

Observaciones relevantes de esta opción:

1. La podrás utilizar para abrir otra base de datos y para regresar a la base de trabajo, sin tener que salir del sistema.
2. El cambio de la base no se graba, es decir, cada vez que inicies una sesión con el sistema, se abrirá con la base
de datos de trabajo configurada en los parámetros de configuración, parámetros generales/Botón configuración.

Campos de esta opción

Campo Descripción
Directorio de Te permite indicar la ruta en donde se encuentran los datos de la empresa que se desea abrir.
trabajo

Fecha de Anota o selecciona la fecha de trabajo que el sistema tomará en cuenta para abrir la base de datos y
trabajo fecha en la que deseas registrar los cambios.
(DDMMAA)
Formato de la Selecciona el formato en la cual está estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si el
base de datos directorio de trabajo seleccionado se encuentra vacío, es decir, aún no han sido creados los archivos de
datos podrás indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos mediante la opción
Instalación Automática ubicada desde Control de archivos.
Alias de la Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrás indicar si el
base de datos formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, deberás
realizar lo siguiente:
5. Instala un cliente SQL
6. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor.
7. Crear la base de datos en el servidor (sin datos)
8. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad
desde el servidor SQL.
Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL.
Una vez realizado lo anterior, el Alias se listará de manera automática en este campo, ya que Aspel-SAE
 lee directamente la información del BDE admin.

Posterior a esta ventana por cambio de base de datos, se mostrará la ventana de sugerencias y aviso del respaldo de
archivos. Acceso al sistema

Tema relacionado
Abrir empresa
Cómo sacarle provecho a tu información

Qué es
El sistema te permite clasificar los registros que vas ingresando, de manera que después puedas aprovechar esa
clasificación para encontrar, ordenar y seleccionar tus datos de acuerdo a tus necesidades.
Para conocer un ejemplo de esta forma de clasificar tus datos, cámbiate al directorio de la base de datos
"Ejemplos", una base de datos que incluye tu sistema, la cual contiene una clasificación ficticia de proveedores,
clientes y productos; esta información está clasificada de manera inteligente y, si clasificas tu información de la
misma forma, podrás obtener consultas y reportes con información tan específica como lo requieras.
La base de datos Ejemplos también te será útil para familiarizarte con el manejo del sistema. Solicítala de esta
manera, con la opción Cambio de directorio y fecha, de la ventana principal:

Nota: Esta base de datos fue creada para manejarse únicamente con la Empresa 1.

Ver:
Cambio de directorio y fecha
Configura la barra de herramientas

Acceso

Desde cualquier módulo, Menú Herramientas, opción Barra de herramientas.

Desde cualquier módulo, oprime el botón de la barra de herramientas.

Al tener el cursor en la barra de herramientas, oprimir el botón derecho del ratón y elegir la opción Personalizar
barra.

Qué es

Esta opción sirve para personalizar tu barra de herramientas dentro de cualquier módulo, ya que te permite agregar, quitar
o separar los botones que ejecutan diversas opciones (recuerda que algunas operaciones se realizan más rápido
ejecutándolas a través de su botón).

El procedimiento para agregar botones a la barra actual es:

Elige el botón que requieras de la barra de botones disponibles.

Oprime el botón Agregar o arrastra el botón hacia la barra actual.

El procedimiento para quitar botones de la barra actual es :

Elige de la barra actual el botón a descartar
Haz clic en el botón Eliminar o arrastra el botón hacia la barra de botones disponibles.

El procedimiento para espaciar los botones de la barra actual es:

Posiciónate en el botón que quieres separar del grupo de botones anterior.
Haz clic en el botón Separador.

NOTA: El sistema asigna en forma predeterminada la función de cada botón, por lo que no será posible modificarla.

Campos

Campo Descripción
Barra Actual Muestra los botones que se encuentran en la barra de herramientas.
Disponibles Muestra los botones disponibles para agregar a la barra de herramientas.
Descripción Este campo informativo describe la función que tiene asignada cada botón.
Botón Agregar Te permite agregar un botón a la barra de herramientas.
Botón Eliminar Elimina un botón de la barra de herramientas.
Botón Original Restablece a su forma original la barra de herramientas.
Botón Inserta espacios entre botones, para que te sea más fácil identificar grupos de botones, de acuerdo a
separador su uso.
Emisión de documentos

Consulte la emisión de documentos para cada catálogo del sistema:

Compras
Clientes
Proveedores
Facturas
Inventarios
Campos generales de los reportes

Qué son
Aquí explicamos algunos campos que puedes encontrar en casi todos los reportes del sistema, para que conozcas su
uso.

Campos
Campo Descripción
Título del Este campo te permite anotar un título para tu reporte. El tipo de letra y tamaño de este título lo podrás
reporte modificar al oprimir el botón de Opciones de impresión.
Desde / Indica el primer registro que deseas que aparezca en el reporte. Si no indicas ningún número, el sistema
Inicial imprimirá desde el primer registro de tu catálogo.
Hasta / Final Anota el último registro que deseas que se reporte. Si no especificas ningún número, el sistema
desplegará hasta el último registro que tengas dentro del catálogo.

Esencial
Estos campos no se mencionarán en explicaciones posteriores, a menos que exista un dato que sea muy relevante. Al
oprimir Aceptar puedes ver de manera Preliminar tu reporte para revisarlo y añadirle la imagen de tu empresa antes de
imprimirlo.
Menú Ver

Qué es
Al ingresar a cualquiera de los catálogos podrás consultar los registros que tienes dados de alta y llevar a cabo diversos
procesos.
Ejemplo:

Ver:
Filtros personalizables

Los procesos a realizar son:

Buscar (hacia Adelante o hacia Atrás en el catálogo)
Siguiente
Filtrar
Restaurar
Filtrar bases de datos SQL

Nota
Se debe tener algún catálogo abierto para que se activen estas opciones en el menú Ver.
En la mayoría de las consultas puedes obtener el Detalle con la información completa del registro, al hacer doble
clic u oprimir Enter al estar sobre uno de ellos.
Buscar

Qué es
Permite localizar dentro del catálogo el registro que cumpla con las características indicadas en la ventana de búsqueda.
Este diálogo varía, dependiendo de los datos contenidos en el catálogo correspondiente. El registro que anotes en los
campos de la ventana de búsqueda debe ser idéntico al que quieras localizar en tu base de datos.

Campos y botones generales

Campo Descripción
Número de Aquí debes anotar el número de registro que deseas localizar en tu catálogo. Para que el sistema lo
registro encuentre, debe ser idéntico al que diste de alta en el archivo correspondiente.
Adelante / La localización puede realizarse hacia adelante o hacia atrás de la posición donde te localizas en el
Atrás catálogo, eligiendo los botones Adelante o Atrás, y el sistema buscará el registro en dicha dirección.

Esencial
Sólo encontrarás explicaciones en el resto del manual sobre aquellos campos cuya complejidad o repercusiones lo
ameriten.
Siguiente
Qué es
Al ejecutar esta opción, el sistema localizará el siguiente registro que cumpla con las especificaciones de Buscar. Si
señalaste Atrás en los botones que indican la dirección de la búsqueda, al seleccionar Siguiente el sistema buscará dicho
registro hacia atrás (hacia arriba) del registro donde te encontrabas.
Filtrar

Qué es
Sirve para seleccionar información de tus catálogos y mostrar sólo aquella que cumpla con los criterios que establezcas.
Es una herramienta muy útil para extraer información específica, la cual aparecerá en la ventana de consulta para que
puedas imprimirla o graficarla.

Campos
Campo Descripción
Desde Anota el número del primer registro que deseas que se incluya en la consulta.
Hasta Indica el último número del registro que deseas que aparezca en el listado. Si no escribes en este campo, el
sistema entenderá que realizará la selección hasta el último registro del catálogo.

Ejemplo
La primera ventana presenta una porción del catálogo de productos y, la segunda, muestra la ventana de filtrado
correspondiente (la cual aparece al oprimir la tecla de función F5 ó al elegir el botón debido).

En los campos Desde / Hasta puedes solicitar que el sistema presente un rango de productos, por ejemplo, únicamente del
A009 al B007. De esta manera, al oprimir Aceptar, el sistema mostrará los registros que van desde el primero hasta el
último registro solicitado. No es necesario que definas todos los campos para obtener un filtrado, pero entre más datos
especifiques, el filtrado será más selectivo. Puedes filtrar la información de un catálogo más de una vez.

Tema relacionado
Filtros SQL
FILTROS SQL

Qué es
SQL es un lenguaje que permite la interacción con una base datos estableciendo una conversación o diálogo, es
decir, permite formular preguntas a la base de datos, en el caso de Aspel-SAE éstas pueden ser: ¿Cuáles son los
clientes que tienen un saldo mayor a su límite de crédito?, ¿Qué productos fueron los más comprados durante él
ultimo trimestre?, etc.
El lenguaje SQL permite hacer varias y complejas operaciones con los datos de una base en Aspel-SAE, cuando se
está trabajando con base de datos abiertas, el sistema permite hacer uso de sentencias SQL (Querys) para hacer
selecciones de información de las consultas, y/o ordenar los datos dentro de ella. Esto se realiza mediante el botón
SQL que se encuentra en los diálogos de Filtrar de las consultas.
Dentro de esta ventana esta disponible el Botón Crea Querys para filtrar, al estar habilitada esta opción indica que
construirá automáticamente una secuencia SQL.

Esencial

Dada la naturaleza de los datos, no se podrán realizar Querys utilizando alguno de los campos contenidos en las tablas
de los archivos de partidas correspondientes a las consultas de Facturas y Compras, etc..

Ver : Tablas de descripción de archivos de Aspel-SAE

Ejemplo
Por ejemplo si quieres ver a todos aquellos clientes que tengan un saldo mayor a 10,000 y sean acomodados por nombre,
anota lo siguiente:

Where: SALDO>10,000

Orden: NOMBRE
Al oprimir Aceptar y Cerrar la ventana de filtrado correspondiente, verás tu consulta ordenada de acuerdo a los parámetros
indicados.

Campos
Campo Descripción
Where En este campo debes especificar la condición por la cual quieres seleccionar los campos de tu base de datos,
por ejemplo, que muestre los que tienen saldo cero, sólo aquellos cuyo saldo es mayor a cierto monto, etc (ver
ejemplo a continuación).
Order En este campo anota el criterio por el cual se va ordenar tu información, de acuerdo a las condiciones
señaladas; es decir, que ordene la información por el campo NOMBRE, o SALDO, o ZONA, etc (ver ejemplo a
continuación).
Activar Si no activas esta casilla, el sistema no hará la selección sobre la base de batos y la consulta no se verá
Query afectada.

Botón
Este botón crea automáticamente una sentencia SQL (Querys) con la información proporcionada en el filtro,
en caso de necesitar una sentencia más personalizada, deberás crear una sentencia SQL (Querys) de
acuerdo a tus necesidades.

Cómo se usa
La operación que se realiza a través del botón SQL es la declaración SELECT (selección), que se utiliza para la
recuperación de datos de una o más tablas, cuando la recuperación de datos es de múltiples tablas se le llama JOIN
(unión). El SQL local al cual nos enfocaremos tiene la siguiente forma:

SELECT ListaDeColumnas (campos)

FROM TablaDeReferencia
[WHERE ExpresiónBooleana]
[ORDER ListaDeOrden]
Las cláusulas que se encuentran en corchetes son opcionales. SELECT en su forma más simple es una pregunta que
solicita al manejador que se recuperen todos los datos de la tabla:

SELECT * FROM TablaDeReferencia

El asterisco indica que se consideren todos los campos y FROM le hace saber al manejador de qué tabla provienen los
campos. Los resultados de esta consulta son equivalentes al contenido de la tabla, ya que no se solicitó ningún criterio de
selección.
SELECT * FROM ….

Es decir, se considerarán todos los campos de la tabla para hacer la selección, el sistema automáticamente indica la tabla
de la cual se tomará la información (aquella de la cual proviene la consulta en la que se accesó el botón SQL). Es
importante mencionar que, aunque se consideran todos los campos para hacer la selección, sólo aparecen en la consulta
los campos que la configuración de la misma permite.

Temas relacionados
Base de datos abierta
WHERE
ORDER BY
Restaurar

Acceso

Desde cualquier catálogo, barra de herramientas con el botón o con la tecla de acceso rápido F6.

Desde la ventana del filtro, con el botón

Qué es
Permite restablecer el orden de la información de un catálogo después de haber realizado un filtro. También puedes
restaurar después de usar la función Buscar.
Copiado especial (D.D.E Intercambio dinámico de datos)

Acceso

De la barra de herramientas de las consultas con el botón

Menú Ver, opción personalización de consultas con el botón

Qué es
Esta opción es de gran utilidad cuando requieras utilizar periódicamente información generada por Aspel -SAE en tu hoja
de cálculo y la necesites tener actualizada al momento de generar un reporte o cualquier otro documento.

Manejo
Para ejecutar esta opción, elige la consulta en la que deseas realizar un copiado especial, y estando posicionado
en alguno de los registros elige Copiado especial del menú correspondiente.
Abre la hoja de cálculo donde insertarás esta información y ejecuta la opción Pegar con Vínculo, la cual se
encuentra en el menú Edición de dicha aplicación.
Al efectuar el pegado con vínculo, no sólo se copiarán los datos incluidos en la hoja generada, sino que también se
incluirá en el archivo de la aplicación cliente (la hoja de cálculo) la fórmula que define el vínculo de los datos
originales de Aspel-SAE y la aplicación utilizada.

Ejemplo:
Para realizar un copiado especial al programa Excel® ; debes seguir el siguiente procedimiento:
1. Posiciónate sobre el catálogo del que requieres obtener un copiado especial. Recuerda que puedes filtrar tu
información, a fin de que envíes únicamente la más oportuna.

2. Presiona el botón
3. La información ya se encuentra en el portapapeles. Ahora dirígete a la aplicación en Windows® de tu elección
(para este ejemplo usaremos Excel® ) y selecciona la opción "Pegado especial " disponible desde el menú
"Edición".
4. La ventana que se desplegará es la siguiente:

Dependiendo de la versión de Excel® con la que se esté trabajando las opciones varían, para mayor información consulta
el manual de dicho programa.
5. Al seleccionar el botón "Aceptar", se copiará la información de Aspel-SAE a la que le aplicaste el copiado especial
 5.
(en este caso el catálogo de Clientes).
Cuando te posiciones en uno de los datos de la hoja de cálculo, podrás observar la siguiente instrucción:

=SAEWIN|Consulta!SAE00001.C01

Esta instrucción se arma con los siguientes parámetros:

1. Nombre de la aplicación de donde provienen los datos (servidor). En el caso de Aspel-SAE, el nombre de la
aplicación es SAEWIN
2. Tema o tópico del que provienen los datos: Aspel-SAE maneja Consulta.
3. Nombre del archivo de exportación: Los datos que son recibidos a través del copiado especial se crean o se arman
con un nombre, el cual varía dependiendo del sistema del que se trate y del número de empresa del que se envíen
datos.
Nota: Para que los encabezados y los saldos de las consultas se incluyan en el copiado especial, deberás indicarlo desde
los parámetros de configuración, desde el apartado de Gráficas y copiado especial. De igual forma podrás seleccionar los
diferentes formatos para realizar el copiado especial.

¿Cómo se actualiza la información del copiado especial?

Al momento de abrir un documento en Excel® que contenga un pegado especial con vínculo, se mostrará el siguiente
mensaje:

Este libro contiene vínculos automáticos con otro libro. ¿Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro
libro?

Para actualizar toda la información vinculada, haga clic en Sí.

Para mantener la información anterior, haga clic en No.

NOTA:
Para que la actualización se realice, debes tener abierto el programa Aspel-SAE, de lo contrario Excel® mandará el
siguiente mensaje: Imposible tener acceso a los datos remotos. Desea iniciar la aplicación "SAEWIN.EXE"?. Te
recomendamos que antes de abrir un documento con vínculos dinámicos te asegures de tener activo el programa Aspel-
SAE.

En caso de haber dado de alta otro u otros registros y quieras que estos aparezcan, si tenías abierto el documento,
deberás cerrarlo y volverlo a abrir para que se reflejen los nuevos datos; al abrir el documento el sistema detectará que
hay nuevos vínculos al cual deberás aceptar para que se reflejen y puedas guardarlo. Si no tenías abierto el documento,
al acceder a éste, te mostrará la misma advertencia que si tuvieras abierto el documento y deberás seguir los pasos de la
explicación anterior.
Otra opción, es volver hacer nuevamente el pegado especial en un documento en blanco.

Si seleccionas más celdas rebasando el número de registros agregados en tu consulta de Aspel-SAE, al hacer el pegado
especial nuevamente los registros sobrantes se llenarán con símbolos como estos (#¡REF!), (#N/A). Estos símbolos serán
sustituidos con registros nuevos cuando se actualice la hoja de Excel® .

Temas relacionados
Copiar
Agregar (Alta)

Qué es
Al ejecutar esta opción teniendo un catálogo abierto, verás una ventana de captura, la cual te permite dar de alta un nuevo
registro. Puedes activar esta opción desde cualquier catálogo oprimiendo las teclas ALT + INSERT.

Campos generales de edición

Campo Descripción
Número El sistema sugiere un número secuencial si trabajas de esta forma la clave (en los Parámetros del
sistema). Siempre te da el número consecutivo siguiente.
El sistema no acepta claves repetidas al momento de dar de alta otro registro.
Descripción Para llevar un control más completo, en ciertos datos puedes anotar una descripción a los registros
que agregues en tu sistema.

Esencial
Una vez capturada la información, deberás oprimir el botón Aceptar (en algunos casos es el botón Grabar), con lo que se
indica al sistema que almacene los datos en el catálogo correspondiente.
Modificar (Cambios)

Cómo funciona
Esta opción te permite cambiar la información de los registros de tus catálogos. Para ingresar a esta función haz doble clic
sobre el registro a modificar, con lo que verás una ventana similar a la de alta, con algunos campos en gris, indicando que
no podrán ser modificados.
ELIMINAR (BAJA)

Qué es
Con esta opción podrás dar de baja diversos registros. El sistema mandará un mensaje de confirmación por si deseas
cancelar la operación. También puedes solicitar esta función seleccionando el registro a eliminar en el catálogo donde te
encuentres y oprimiendo las teclas ALT + Supr.
Copiar

Cómo se usa
Esta opción sirve para guardar un dato en el portapapeles de Windows® ; en este caso, lo que hayas escrito en cualquier
diálogo. Marca dicho texto y selecciona la opción Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente.
Pegar

Cómo se usa
Con esta opción pegas la información proveniente del portapapeles de Windows® en cualquier campo de una ventana de
captura; esto evita tener que proporcionar la información nuevamente.
Opciones de impresión

Acceso

Desde catálogos del sistema

Dentro de cualquier catálogo del sistema / Menú Archivo, Imprimir, o desde la barra de herramientas de los mismo, Botón

Desde reportes con formato FTO

Desde los distintos reportes del sistema / Botón Opciones

Qué es
Esta ventana u opción te permitirá definir algunos parámetros para determinar tu impresión. La ventana que se despliega
es la siguiente:

Existen varias formas por las que se puede imprimir la información que se genera en el sistema:
1. Cuando se usa el botón Imprimir de la consulta, se obtiene un reporte con los datos que aparecen en la misma.
2. Si se imprime el reporte desde la opción Reportes de cada módulo, el sistema permite seleccionar la información a
través del filtro correspondiente.

Campos de esta ventana

Campo Descripción
Carpeta Destino Elige el destino o dispositivo de salida del reporte:
Destino Presentación preliminar: Se presenta en pantalla un preliminar del reporte.
Disco: Anota en el campo la ruta en disco en la que deseas grabar la impresión, así como el
nombre del archivo con que se generará. De esta manera, la información podrá ser modificada y/o
impresa desde cualquier editor de Windows.
Impresora: En este caso, deberás revisar si el tipo de impresora que el sistema muestra por
omisión es la que deseas utilizar; si no es así, busca la impresora deseada en la lista desplegable
de impresoras que presenta esta ventana, al seleccionar esta opción se activara el botón de

configurar
Email: Al seleccionar esta opción se indica al sistema que mande vía correo electr nico el reporte
del catálogo.
A: Indica la dirección del correo a la que se le enviará la información, si deseas que el envío se
realice para varios destinatarios deberás escribir la dirección de estos separado por comas y
automáticamente se anexará en la lista de los destinatarios de la aplicación de correo que tengas
predeterminada en tu PC.
Mediante el botón ?, despliega una ventana de ayuda para seleccionar los Destinatarios de una
lista previamente almacenada desde otros módulos.
Asunto : Este es el título del encabezado del correo y
Mensaje : Es el texto que se anexará al correo que se está enviando, lo puedes capturar aquí o
posteriormente. Al momento de dar aceptar el diálogo, el sistema te presentará la ventana
correspondiente a la aplicación predeterminada para el envío de correos, prellenada con los datos
indicados; en esa ventana podrás realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar
el correo.
Rango de Para las opciones de Pantalla, Disco e impresor, el sistema permite seleccionar el rango de
páginas páginas que serán consideradas en el listado. Si dejas en blanco esta solicitud, se imprimirán
todas las hojas.
Carpeta Tipos de Puedes elegir el tipo de letra del reporte para los Encabezados (que generalmente se utiliza al
Fuentes letra imprimir, Nombre de la empresa, Fecha, No. de página y Título), Letra normal (para cuerpo del
reporte) y Letra condensada (letra para detalles del reporte). La cantidad de tipos de letra estará en
función del número de fuente tipográfica que tengas registradas en el directorio de Windows ®.

Botón Configurar
Si deseas configurar los parámetros de impresión, oprime el Botón "Configurar" . Éste te permite definir los parámetros
propios del Software de impresión, los cuales básicamente definen lo siguiente:
Tipo de papel
Orientación del papel
Fuente de alimentación de papel

Nota importante
Los reportes con formato QR2 utilizan la ventana de impresión de Windows® , la cual corresponde a la misma ventana que
se despliega cuando selecciona el botón "Configurar ", anteriormente explicado.
Presentación Preliminar

Para que sirve

Una vez visualizado en pantalla el reporte, cuentas con botones que ejecutan diversas operaciones y que te sirven para
moverte dentro del mismo y mejorar su presentación:

Manejo Aspel
Por la diversidad en los tipos de formatos o estructura en la que la información es generada, se manejan varias ventanas
para la presentación preliminar de dicha información, la clasificación podría ser la siguiente:
Presentación preliminar para consultas y reportes con formato FTO
Presentación preliminar para reportes con formato Qr2
Presentación preliminar avanzada para algunos catálogos u consultas
En la siguiente imagen podemos visualizar un ejemplo de las primeras dos presentaciones mencionadas anteriormente:

Botones de la Presentación preliminar para consultas y reportes con formato FTO

Botón Función
Salir del reporte.

Imprime el reporte. Al solicitar esta opción podrás especificar ciertas propiedades de la Impresión .

Se mueve a la página que le indiques. Después de capturar el número de página selecciona Enter.

Zoom para modificar el porcentaje de visualización del reporte.

Avanza a la primera o a la última página del reporte.

Regresa a la página anterior o avanza a la siguiente.

Permite colocar el logotipo de tu empresa en el reporte, el formato del archivo deberá ser BMP.

Esencial

Todos los reportes cuentan con algunos elementos en el encabezado: el Nombre de la empresa, la fecha de emisión del
reporte y el número de página.

Botones de la Presentación preliminar para reportes con formato Qr2

Botón Función
Esta opción te permitirá ver en pantalla el reporte en un tamaño más reducido.

Te permite ver el reporte al 100%, es decir tal y como se imprimirá.

Con este botón podrás ver el reporte a lo ancho de la página.

Permite regresar a la primera página del reporte.

Permite regresar a la página anterior del reporte.

Permite pasar a la siguiente hoja del reporte.

Con este botón podrás ir a la última página del reporte.

Esta opción te permite especificar el número de la hoja del reporte que deseas ver en pantalla. Revisa de cuantas
hojas consta tu reporte.
Con este botón se despliega la ventana de impresión de Windows® para definir y/o configurar las propiedades de
la impresora.
Manda el reporte directo a la impresora.

Te permite guardar el reporte en una ruta o directorio de tu máquina.

Te permite seleccionar otro reporte para su vista preliminar. Sólo podrás abrir los reportes guardados mediante la
opción salvar como, disponible desde esta ventana de presentación preliminar.
Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet.

Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet.

Despliega el ayuda del sistema, mostrando el tema de explicación correspondiente a esta opción de presentación
preliminar.
Permite salir de la vista preliminar del reporte.

Temas relacionados
Presentación preliminar Avanzada
Presentación preliminar avanzada

Para que sirve

Una vez visualizado en pantalla el reporte, cuentas con botones que ejecutan diversas operaciones y que te sirven para
moverte dentro del mismo y mejorar su presentación. A diferencia de la presentación preliminar, esta vista es considerada
como una vista avanzada ya que proporciona mas herramientas para manipular la presentación del reporte.

Manejo Aspel
Esta presentación preliminar avanzada es proporcionada por algunas consultas o catálogos del sistema. Algunas consultas
que proporcionan esta vista son: Administrador de clientes, catálogo de campañas, consulta de movimientos por folio, entre
otros.
En términos generales desde esta vista podrás:
Configurar la página, márgenes encabezados y Pie
Diseño del reporte, estilos, vistas, etc.
Indicar el tipo de numeración de página del reporte
Modificar el título del reporte
Especificar el tipo de formato para fechas y hora
Ajustar la página
Cambiar el color de fondo del reporte
Entre otros.

La ventana es la siguiente:

Botones de esta presentación

Botones Descripción
Se despliega una ventana donde podrás configurar lo que deseas ver en pantalla como: leyendas,
bandas, Encabezados, barra de filtros, estilos tipo de vistas etc.
Manda el reporte directo a la impresora.

Con este botón se despliega la ventana de impresión de Windows® para definir y/o configurar las
propiedades de la impresora.
Este botón despliega una ventana para que configures las propiedades de la página como pueden ser:
márgenes, tipo de papel, orden de impresión, encabezados y pies de página, entre otros. Desde esta
opción podrás mandar el reporte para su impresión.
Esta opción divide la página del reporte que se esté visualizando en pantalla, mostrando de un lado la
hoja del reporte correspondiente y al otro lado todas las páginas del reporte pero en miniatura.
Reduce el tamaño de la página del reporte.

Te permitirá seleccionar el color del fondo de la presentación preliminar del reporte.

Te permite ver el reporte al 100%, es decir tal y como se imprimirá.

Con este botón podrás acomodar para su fácil lectura el reporte a lo ancho de la página.

Permite ajustar la hoja para que se visualice completa en pantalla.

Te permite ver en pantalla dos hojas del reporte. Este botón no estará habilitado, si el reporte no tiene por
lo menos dos hojas.
Te permite ver en pantalla cuatro hojas del reporte. Este botón no estará habilitado, si el reporte no tiene
por lo menos cuatro hojas.
Te permite seleccionar el número de páginas del reporte que deseas ver en pantalla.

Acomoda todas las hojas del reporte a lo largo de la pantalla para que selecciones la que deseas
consultar.
Desde este botón podrás seleccionar las diferentes opciones de vista que se tiene para el reporte, o bien
seleccionar el número del zoom al cual lo deseas ver.
Permite regresar a la primera página del reporte.
 Permite regresar a la página anterior del reporte.

Podrás indicar el número de hoja del reporte que deseas ver en pantalla.
Permite pasar a la siguiente hoja del reporte.
Con este botón podrás ir a la última página del reporte.
Te permite salir de la presentación preliminar del reporte.

Temas relacionados
Presentación preliminar
Correo electrónico

Acceso
Desde los catálogos de vendedores, clientes, administración de clientes y proveedores, desde la barra de

herramientas, botón

Para qué sirve

Esta opción te permitirá enviar un correo electrónico a un cliente, vendedor o proveedor con el fin de mantener una
comunicación constante para la confirmación de pedidos, informarles sobre saldos o aumentos de crédito, confirmar
ventas, informar de alguna oferta u cualquiera otra información relevante.

Manejo Aspel
Esta opción trabaja directamente con la aplicación de correo electrónico que tengas configurada en tú máquina, es decir la
predeterminada en Windows® .
Para enviar un correo electrónico realiza lo siguiente:
1. Primero que nada verifica que el Cliente o Proveedor , tenga asociado por lo menos un contacto con dirección
electrónica válida. Para asociar a un cliente o proveedor un contacto, dirígete al catálogo correspondiente menú
Archivos, opción contactos o desde la opción de modificar cliente o proveedor, botón contactos.
Para el caso de Vendedores deberás asignar en su catálogo correspondiente la dirección de correo de dicho vendedor.

2. Selecciona el cliente, proveedor o vendedor según corresponda y selecciona el botón de la barra de

herramientas.
3. Para el caso de Vendedores , en ese momento se desplegará la aplicación de correo electrónico predeterminada en
tu máquina, con los datos del vendedor para que sólo proporciones el cuerpo o texto del correo a enviar.
Para el caso de Clientes y Proveedores primero se desplegará una ventana para seleccionar los contactos asociados a
dichos clientes u proveedores, el o los Destinatarios a los que se les enviará el correo. Posteriormente se desplegará la
aplicación de correo electrónico predeterminado en tu máquina con los datos del cliente o proveedor según corresponda
para que sólo proporciones el cuerpo o texto del corre a enviar.
4. Una vez seleccionado los Destinatarios del correo , selecciona el botón "Aceptar"; en ese momento se abrirá una
instancia de la aplicación del correo predeterminado en tu máquina, para redactar el texto o cuerpo del correo.

Nota
Si deseas enviar información de reportes esto lo podrás realizar con la Opción correo Masivo personalizado .
Temas relacionados
Correo Masivo
Correo Masivo personalizado

Acceso
Desde los catálogos de vendedores, clientes, administración de clientes y proveedores, desde la barra de

herramientas, botón

Para qué sirve

Esta opción te permitirá enviar correos masivos a los contactos asociados a los clientes, vendedores o proveedores, con el
fin de mantener una comunicación con ellos para la confirmación de pedidos, informarles sobre saldos o aumentos de
crédito, confirmar alguna oferta u cualquiera otra información relevante. Como característica principal podrás: incluir al
correo un archivo adjunto con reportes del sistema. También podrás asociar, editar o crear una plantilla de Word® para
personalizar el correo por cada destinatario.

Manejo Aspel
Para añadir los Destinatarios a los que deseas enviar el correo, selecciona el botón .

Para crear una plantilla de Word para el envío de correos, selecciona el botón , para mayor información consulta la
explicación de los botones de esta ventana.

La ventana de esta opción es la siguiente:

Botones de esta ventana

Botón Descripción
Una vez configurada esta ventana, presiona este botón para que se despliegue la aplicación de correo
predeterminada en tu computadora o bien se envíen los datos adjuntos a la impresora (ver explicación botón
"Medios"). Antes de enviar el correo deberás añadir los destinatarios, redactar el asunto y podrás revisar y/o
modificar el asunto, así como el cuerpo del correo.

Es importante recalcar que las personas añadidas desde Aspel-SAE como destinatarios del correo, se enviarán
de manera oculta, de tal forma que la lista de contactos no quede disponible a la vista. Otro punto que hay que
considerar, es que dependiendo del servidor o aplicación de correo que utilices es la manera en la que se en
listarán en pantalla los destinatarios (CCO).

Independientemente de esto, los destinatarios se enviarán de manera oculta a menos que en el apartado "Para"
o "CC" especifiques un destinatario de los incluidos en CCO o bien algún otro almacenado en tu aplicación de
correo.

Envío: Ejemplo con Microsoft Outlook®

Recepción: Ejemplo con Microsoft Outlook®

Notas
Cuando al seleccionar este botón se muestre una ventana como la siguiente:
Puede ser que alguno de los campos o etiquetas no sean las correctas, en este ventana podrás indicar otra
etiqueta para sustituir la actual. Esta ventana s lo aparece cuando añadiste una plantilla en el correo.

Entre aplicaciones de correo electrónico puede variar el funcionamiento.

Si al momento de seleccionar este botón no tienes ninguna aplicación asociada, se presentará una ventana
donde podrás indicar la ruta donde se encuentra instalada una aplicación de correo.
Desde este botón podrás indicar como deseas que trabaje esta ventana, podrás seleccionar entre:

Enviar por correo electrónico: Esta opción enviará vía correo electrónico lo definido o configurado en esta
ventana, mediante la aplicación de correo predeterminada.

Enviar a impresora: Manda a impresión la información definida y/o obtenida de la plantilla de Word adjuntada,
así como el reporte adjunto. Para mayor información consulta la explicación del botón "Plantilla".

Nota: Si ambas opciones están habilitadas, el sistema le dará prioridad a la opción "Enviar por correo
electrónico".

Al seleccionar este botón, se insertará un apartado en esta ventana para adjuntar un reporte ya preestablecido
en el sistema.

Selecciona de la lista desplegable el reporte que deseas adjuntar para su envío por Internet. Los reportes varían
dependiendo del módulo donde se este utilizando este proceso de correo masivo.

Cuando se "Envía" el reporte antes se despliega el filtro correspondiente del reporte, para seleccionar la
información a incluir del reporte.

Como característica principal podrás enviar correos utilizando una plantilla creada y/o personalizada desde
Word® , es decir, esta plantilla te permitirá obtener información específica dependiendo del cliente, proveedor o
vendedor incluido como destinatario del correo, de tal forma que no tengas que redactar un correo para cada
persona a la que desees enviarle el correo. Para envíos posteriores sólo deberás adjuntar la plantilla
 personalizada anteriormente ahorrándote tiempo el cual emplearías para armar nuevamente un correo de este
tipo.
Al seleccionar este botón, se insertará un apartado en esta ventana para adjuntar una plantilla de Word
personalizada con los parámetros o etiquetas disponibles para obtener información de los clientes, proveedores
o vendedores:

Para crear una nueva plantilla selecciona el botón , en ese momento se desplegará una sesión de
Word® para definir el documento, grábalo y posteriormente adjúntalo desde la ventana de correo masivo.

Esta plantilla la podrás personalizar con los datos más comunes del catálogo que corresponda, como: saldos,
límite de crédito, etc.

Para insertar los campos, selecciónalos y automáticamente se colocará la información en el documento.

Notas
Es importante que para el correcto uso y definición de las plantillas personalizadas, te asegures que la aplicación
de Microsoft Word® esté bien instalada.

Para mayor información de cómo usar los campos o etiquetas para armar la plantilla, consulta el ayuda de
Microsoft Word® .
Cierra esta ventana de correo masivo personalizado.

Despliega el archivo de ayuda del sistema, ubicándose donde se explica ampliamente este tema.

Mensajes de error
Mensaje Descripción
Al seleccionar el botón Enviar "No se han Para que el correo se pueda enviar, deberás seleccionar los destinatarios
proporcionado destinatarios". a los que se les enviará dicho correo.
Al seleccionar el botón enviar "Este Este mensaje se muestra cuando adjuntas un documento de Word en el
método o propiedad no está disponible apartado de plantillas, que no tiene etiquetas de combinación válidas, es
porque el documento principal activo de decir, lo más seguro es que no sea un documento de tipo plantilla creada
combinación de correspondencia no tiene con las etiquetas correctas para obtener cierta información de los
campos de combinación". catálogos (clientes, proveedores y vendedores). Verifica el documento
adjunto o editarlo o selecciona otro documento.

Temas relacionados
Correo electrónico
Explicación general

Acceso
Haz doble clic sobre cualquier pestaña de tus catálogos (sección inferior), menos la principal
Botón flotante (botón derecho el ratón) sobre alguna pestaña, opción Editar filtro

Qué es
Con los filtros personalizables puedes crear consultas que automáticamente contengan cierta información
previamente selección o definición del filtro, ello a través de pedir que se filtren los datos de manera determinada y
en forma permanente.
La configuración que indiques para la información que presenta esa pestaña quedará grabada en el archivo
SAEWIN40.INI, de manera que cada vez que ingreses al sistema se presentará la misma configuración de manera
automática.
De esta manera podrás efectuar diversos análisis con sólo cambiarte a otra pestaña, la cual contendrá los registros
que cumplen con las características que pediste, sin tener que revisar todos los registros de tus catálogos.

Esencial
Al instalar el sistema encontrarás que algunas pestañas vienen personalizadas con filtros importantes, pero puedes
modificarlas o agregarle definiciones, dependiendo de tus necesidades. La pestaña Principal no podrá modificarse ya que
es la que por omisión tiene configurada el sistema y en la cual se incluyen todos los registros de la consulta.

Manejo Aspel
Las opciones o catálogos que cuentan con filtros personalizables son: Catálogo de Clientes, Cotizaciones, Pedidos,
Remisiones, Facturas, Órdenes, Devoluciones, Catálogo de Inventarios, Catálogo de Multialmacén, Catálogo de
Movimientos al inventario y Catálogo de proveedores, es decir, los catálogos principales del sistema.
Al definir el filtro que aplicarás a cada pestaña, la información variará dependiendo del catálogo con el que estés
trabajando.

La ventana para la personalización de filtros, es la siguiente:

Restaurar pestaña

Acceso
Botón flotante (botón derecho el ratón) sobre alguna pestaña, opción Restaurar pestaña

Qué es
Sirve para recobrar el estado original del filtro, el cual tendrá las mismas características que la última vez que se guardó.
Temas relacionados
Configuración para la personalización del filtro
Procedimiento para configurar la personalización de un filtro

Cómo se configura
Al momento de personalizar el filtro se presenta un diálogo en el que se puede definir el color y la leyenda que
identificará la pestaña, así como la descripción y configuración del filtro.

La ventana es la siguiente:

Campos de esta ventana

Campo Descripción
No. En este campo podrás definir el número de pestañas personalizables que tendrá la consulta (máximo 10
Pestañas pestañas). Es importante que al modificar este campo, cierres la consulta y la vuelvas a abrir para ver las
nuevas pestañas incorporadas.
Descripción Es el nombre definido para el filtro, puedes cambiarlo una vez definidas las condiciones del filtro. ( máximo
20 caracteres).

Leyenda Es el texto que visualizarás en la pestaña de la consulta (máximo 10 caracteres).

Color Muestra el color asignado a la pestaña. Esto te ayudará para identificar fácilmente las pestañas dentro de la
consulta.

Botón Editar Con el botón Editar podrás cambiar y/o agregar características del filtrado que desees, de acuerdo al tipo de
catálogo en el que trabajes.
Para mayor información de los filtros, consulta los siguientes temas, según el módulo o catálogo en el que
te encuentres.

Filtro de productos
Filtro de Clientes
Filtro de Proveedores
Filtro de Facturas
Filtro de Multialmacén
Filtro de Movs. al Inv.

Temas relacionados
Explicación general de los filtros personalizados
Personalización de consultas

Aspectos generales
Crea una consulta personalizada
Modifica / borra una consulta personalizada
Copiado especial (DDE intercambio dinámico de datos)
Crea una consulta personalizada

Acceso
Menú Ver, Opción Personalización de consultas / menú Edición, Agregar.

Desde la ventana de Personalización de consultas, con el botón

Ventana
La ventana de Configuración de consultas contiene lo siguiente:

Notas
Para trabajar con esta ventana es indispensable ayudarte con el ratón .
Si requieres borrar información de alguna de las columnas, márcala y oprime Suprimir . Para añadir columnas
utiliza la tecla Insert .
Al elegir un catálogo, verás que en tu consulta puedes incluir datos de otros catálogos relacionados; por ejemplo, si
deseas elaborar una consulta personalizada del catálogo de Facturas, podrás elegir campos de Vendedores, de
Clientes y de Facturación.

Ver:
Opciones definibles dentro de cada columna
Opciones definibles dentro de cada columna

Campos
Campo Descripción
Campo Es la información que contendrá cada columna. Por ejemplo , en la columna 1 puede aparecer la clave de tus
productos; en la 2 la descripción de los mismos; en la 3 el nombre del proveedor que lo surte y en la 4 el teléfono
del proveedor.

También puedes aplicar fórmulas en este renglón. Para ello, oprime el botón y verás la ventana de fórmulas.
Con ella puedes generar una fórmula y aplicarla en un campo. Ejemplo , supongamos que el precio público está
en pesos y aplicamos la fórmula: Inventario Precio Público entre valor del dólar (en este caso a 9.6 pesos c/u.).
Con esto aparecerá en nuestra consulta el precio del producto en dólares.

Título Puedes poner un nombre a cada una de tus columnas.

Formato Aquí puedes definir el formato que utilizarás en cada columna.
Indica el número de caracteres que ocupará tu información cuando sea
alfanumérica (letras y números). Usa las flechas que aparecen a la derecha de
este campo para aumentar la cifra.

Usa el icono para elegir la presentación adecuada a tus datos numéricos.

Con el botón podrás elegir el formato de fecha que más te convenga.

Ejemplo gráfico
El ancho definitivo de las columnas en tu consulta personalizada estará determinado por el que definas en la ventana, el
cual lo puedes agrandar o disminuir cuando tu cursor se transforme en el símbolo encerrado en el círculo. En la consulta
obtendrás la misma amplitud que quede indicada aquí.

Advierte
El "Título" de cada columna se definió como números y ocupa menos espacio; s lo de esta manera es posible verlo como
en el fragmento de la consulta desplegada de la derecha.

Para agrandar o disminuir el ancho de las columnas para su impresión, deberás modificar del campo "Formato" el número
de caracteres a imprimir.

(...continúan campos)
Alineación Indica la alineación que tendrá la información de la columna: izquierda, centrada, o a la derecha. Para ello,
posiciónate en el renglón de alineación y oprime alguno de estos botones. Recuerda que esto sólo se usa
para campos alfanuméricos.

Totalizar En este renglón puedes pedir que tu consulta personalizada presente un acumulado al final de la columna
indicada. Esta función sólo se utiliza cuando son campos numéricos. Para ello, haz clic en este símbolo y el
acumulado quedará señalado en la columna.

Nota: Cuando una columna usa la función "Totalizar", el botón (mostrar totales) ubicado en la barra de
herramientas de las consultas, se activará, y al seleccionarlo mostrará en cada columna en la que se esté
usando este botón "Totalizar" el acumulado de la misma.
Filtro Sirve para filtrar la información que aparecerá en la consulta. Al oprimir este botón, aparecerá la ventana de
filtrado del catálogo sobre el que estás trabajando.

Primero Oprime el siguiente botón si al abrir tu consulta personalizada deseas que aparezca primero la ventana de
filtro filtro. Para que este cambio se refleje en la consulta deberás cerrarla; si necesitas quitar esta selección
vuelve a entrar y desactívala.

Preliminar Muestra de manera previa la consulta personalizada que estás elaborando. Para ver cómo está quedando tu
personalización, sólo oprime este botón.

Guardar Una vez que has terminado de diseñar tu consulta personalizada, oprime este botón y podrás salvarla con el
nombre de tu elección.

Temas relacionados
Crea una consulta personalizada
Modifica/Borra una consulta personalizada
Modifica / Borra una consulta personalizada

Acceso

Ingresa a esta opción con el botón de la ventana de Personalizar consultas, o a través del menú Edición.

Con el botón de la ventana de Personalizar consultas, o a través del menú Edición.

Qué es
Puedes Modificar las consultas creadas por ti o modificar las que vienen predefinidas por el sistema. Una vez
realizadas tus modificaciones, no olvides oprimir el botón Guardar.
Puedes Eliminar las consultas que no necesites. Las que tienen el status de predefinidas , aunque las borres, se
regenerarán automáticamente al momento de desplegar la consulta que las origina.

Temas relacionados
Crea una consulta personalizada
Opciones definibles dentro de cada consulta
Exportación de datos

Acceso
Desde cualquiera de los módulos del sistema / elegir del menú Ver la opción Personalización de consultas / dentro

de las opciones de la barra de herramientas oprimir el botón

Oprimir el mismo botón (de Exportación) desde cualquier estadística o consulta que genere el sistema.

Qué es
Esta opción es muy útil cuando desees utilizar en otras aplicaciones de Windows® los datos de las consultas que
genera el sistema -o de las consultas que personalices -. Podrás exportar las consultas de: Clientes, Proveedores,
Vendedores, Facturas, Compras, Inventarios, Multialmacén, Movimientos al Inventario.
También puedes Exportar los datos de todas las estadísticas desde el módulo correspondiente.

Manejo Aspel
Por la diversidad en la estructura en la algunos catálogos están diseñados, se manejan dos ventanas para la exportación
de datos. La diferencia entre ambas ventanas es mínima.

Campos de este proceso

Campos Descripción
Formato de De la consulta que estés realizando podrás exportar la información a los siguientes formatos (uno a la
exportación vez):
Código ASCII delimitado: Con esta configuración, puedes revisar tu información o modificarla
desde cualquier editor de MS-DOS® , Windows® o importarla a otros programas.
Formato Lotus® : Puedes explotar esta información en esta hoja de cálculo.
Formato Excel® : Puedes tener disponible tu información en esta otra hoja de cálculo.
Formato Paradox® : Se adapta a la estructura de este tipo de bases de datos.
Formato Internet® : Genera un archivo con terminación HTML, mismo que podrás visualizar
desde cualquier navegador de Internet.
Formato Dbase® : El archivo que generará el sistema puede ser reconocido por cualquier hoja
de cálculo o programa que maneje el formato Dbase® .
Con encabezado Mediante estas casillas se indica al sistema que envíe la información con encabezados, con totales,
/ Con totales con ambos o con ninguno.
Delimitador / Al exportar la información, ésta se encontrará enmarcada por los delimitadores, que indican hasta
Separador dónde llega cada campo. Por su parte, los separadores evitan que se confunda un dato con otro. De
esta manera tu información puede ser interpretada correctamente por la otra aplicación.
El sistema permite modificar los caracteres a utilizar como separadores
y delimitadores, para adaptar el formato a otras aplicaciones.

El delimitador más común son las comillas y el separador es la coma, como vemos en el ejemplo que
sigue:
Ruta / Es importante que anotes el nombre que llevará el archivo generado, así como la ruta donde éste se
Nombre del encontrará; si no lo indicaste, el sistema no te dejará continuar con el procedimiento.
archivo
Enviar Al seleccionar esta opción se indica al sistema que mande vía correo electrónico el archivo a exportar.
Email En el campo de:
A: Indica la dirección del correo a la que se le enviará la información, si deseas que el envío se realice para
varios destinatarios deberás escribir la dirección de estos separado por comas y automáticamente se
anexará en la lista de los destinatarios de la aplicación de correo que tengas predeterminada en tu PC.
Asunto : este es el título del encabezado del correo.
Mensaje : es el texto que se anexará al correo que se está enviando, lo puedes capturar aquí o
posteriormente. Al momento de dar aceptar el diálogo, el sistema te presentará la ventana correspondiente a
la aplicación predeterminada para el envío de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana
podrás realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo.

Temas relacionados
Exportar los datos de todas las estadísticas
Otras formas de personalizar las consultas

Manejo Aspel
Adicionalmente a la personalización de consultas, el sistema permite ordenar o agrupar la información de las consultas de
las siguientes formas:

Ordenamiento ascendente o descendente por campo : La información de la consulta se puede ordenar a partir de
alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrás realizar por columna con sólo hacer clic sobre el nombre
del campo, así, el sistema ordenará los elementos de la columna de manera ascendente o en su caso descendente, para
cambiar el orden de la presentación, bastará con hacer clic sobre la imagen (ordenando la información de manera
descendente) y para regresar la información al orden ascendente con la imagen.

Nota: Los campos o registros a visualizar dentro de una consulta, depende del catálogo que se tenga activo.

Esta forma de agrupación sólo estará disponible para algunas consultas, normalmente las consultas nuevas.

Ejemplo:

Reorganización de columnas: Las columnas se podrán mover hacia la posición deseas, de tal forma de tener en las
primeras posiciones las columnas o información más usada en la consulta.
1. - Arrastrar la columna a la posición deseada:

Ver Ejemplo: Observa las flechas de color verde

 1.

Temas relacionados
Personalización de consultas
Catálogo de monedas

Acceso
Desde cualquier módulo del sistema / Menú Archivos / Catálogo de Monedas.

O desde la barra de herramientas con el botón

En qué consiste
Podrás definir las monedas con las que realizaras operaciones, incluyendo su tipo de cambio.
El sistema te permite realizar diversas operaciones de compra-venta hasta en 99 monedas diferentes. Por omisión,
el catálogo de monedas contiene las más comunes, las cuales debes revisar y cambiar de acuerdo al tipo de
cambio vigente y a tus necesidades.
Para poder manejar monedas distintas a la moneda base, requieres tener activo el parámetro Multimoneda, en los
Parámetros generales dentro de configuración.
En el catálogo de Monedas puedes indicar por cada moneda definida sus características particulares de
simbología, escritura y parámetros que determinan el tipo de cambio con respecto a la moneda base.
En esta parte se explica de manera general el funcionamiento del manejo multimoneda, dado que en todos los
módulos es similar.
La moneda base, es la moneda contable en la que se manejan las operaciones de compra y venta, la moneda base
para el sistema corresponde a la primer moneda del catálogo de monedas (por omisión Pesos).

Ventana
En el catálogo de monedas de cualquiera de los módulos del sistema se cuenta con los datos de: Nombre, símbolo, última
fecha de cambio y el tipo de cambio actual de las monedas definidas.

Nota
Dentro del catálogo de Monedas no se cuenta con la opción Eliminar, debido a lo riesgoso que resultaría para el
sistema que desapareciera la moneda que sustenta el o los movimientos que utilicen moneda extranjera.
Dentro de cada uno de los módulos se especifican, en su momento, las diversas operaciones y repercusiones que
se producen al trabajar con monedas diferentes.

Consulta en este catálogo los siguientes temas:

Agrega una moneda
Modificación de una moneda
Reporte del catálogo de monedas
Agrega una moneda

Acceso
Desde cualquiera de los módulos, elegir del menú Archivos la opción Catálogo de Monedas / elegir del Menú
Edición la opción Agregar.

O desde el Catálogo de monedas / oprimir el botón

Qué es

Esta función te permite agregar monedas que reconocerá el sistema. Utiliza los siguientes campos para ello:

Modifica una moneda

Reporte de monedas

Campo Descripción
Descripción Deberás anotar el nombre de la moneda que vas a dar de alta.
Abreviatura Define el símbolo con el que se identificará la moneda.
Tipo de cambio Anota la paridad de la moneda que estés dando de alta con respecto a la moneda base.
Última modificación Este campo es informativo y te mostrará la última fecha en que se cambio el valor de la moneda.
Aplica deslizamiento Si está activada esta opción, el sistema diariamente calculará la nueva paridad para esta moneda,
diario debes anotar la variación diaria de la moneda con respecto de la moneda base.

Finalmente, graba la moneda tecleando Enter, o con el botón Aceptar.

Temas relacionados
Modifica una moneda
Modificación de una moneda

Acceso
Desde cualquiera de los módulos, elegir del menú Archivos la opción Catálogo de Monedas / menú Edición /
Modificar.

Desde el catálogo de monedas / oprimir el botón .

Desde el catálogo de monedas, posicionarse en la moneda a cambiar, oprimir Enter ó hacer doble clic en el
registro.

Qué es
Esta opción es de gran utilidad para que cambies cualquier dato de alguna moneda.
Los campos utilizados son los mismos que el de agregar moneda.
Sólo no podrás modificar el campo donde se almacena o se lleva el control de la fecha de última modificación.

Temas relacionados
Agregar una moneda
Reporte de monedas
Reporte del catálogo de monedas

Acceso

Desde cualquier módulo del sistema, Menú Archivos / Catálogo de Monedas / botón

Qué te ofrece este reporte

Puedes obtener un listado con los siguientes datos de tu catálogo de monedas:
Título del reporte.
Número de la moneda.
Nombre de la moneda.
Símbolo de la moneda.
Tipo de cambio.

Consulta el tema de Opciones de impresión , para personalizar la impresión del reporte.

Guía de procesos para base de datos
Te sugerimos que conozcas los siguientes procedimientos para que el manejo de tu información desde Aspel-SAE sea
adecuado (no es indispensable que cumplas con este orden de manera explícita):

Proceso
1. Primero es importante que conozcas el administrador de Base de datos con el que trabajan los sistemas Aspel.
2. Para que puedas utilizar algún formato de base de datos, es necesario que tu PC cuente con una Instalación del
BDE . Procedimiento de instalación.
3. Una vez que el BDE se encuentre instalado ya podemos iniciar la configuración, la configuración del BDE se
encuentra divida en dos partes, primero se realiza la Configuración general y después la configuración
correspondiente al driver o Manejador de la base de datos que quieras utilizar.
4. Los formatos de base de datos que actualmente se pueden utilizar en Aspel-SAE son: Paradox, DBASE, ORACLE,
DB2 y MSSQL, cada uno de estos tipos de base de datos tienen configuraciones particulares Que debes revisar.
5. Para acceder a tu base de datos desde Aspel-SAE consulta la sección Avanzado.
6. Para comprobar que Aspel-SAE ha reconocido los archivos de tu base de datos utiliza la opción de Control de
archivos que te proporciona tu sistema y verifica que la ruta y el formato del archivo correspondan al seleccionado.
7. Una vez que hayas completado estos pasos, ya puedes Empezar a trabajar con tu Base de datos en Aspel-SAE.
Base de Datos Abierta

Acerca del manejo de base de Datos PARADOX en Aspel-SAE

Tipos de Base de datos
Instalación de BDE
Que se debe configurar en el BDCADMIN
Como acceder a la base de datos abierta
Instalación de BDE ( BORLAND DATABASE ENGINE)

Aspel-SAE al ser instalado, copia el BDE para permitir el uso de otro tipo de bases de datos y se instala en el directorio
donde se instala el sistema.
Si se detecta una instalación previa del BDE en tu computadora, la actualización se realizará en el mismo directorio donde
se encuentra la versión actual.

Cuando se realiza la instalación del sistema en cualquiera de sus modalidades, además de copiar los archivos necesarios
para el manejo de bases de datos, se realizan algunas modificaciones en los registros de configuración de la computadora.
Esto es, en el registro de Windows:

Se agrega una llave para que el sistema reconozca la ruta de donde tiene que ejecutar el BDEAdmin , esto es, en:
\\HKEY_LOCAL_MACHINE \ Software \ Borland \ Database Engine , se modifica la entrada DLLPATH, la cual indica la
ruta donde se encuentran los archivos con extensión *.dll correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrará la
ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la configuración de los drivers y alias, lo que lo hace
indispensable en el uso de bases de datos de otro tipo. Este archivo puede ser editado y modificado ejecutando el archivo
bdeadmin.exe.

Las anteriores definiciones las hace el sistema de manera automática; sin embargo, hay que considerar su naturaleza e
importancia. Si se detecta una instalación previa del BDE, sólo se actualizarán los drivers nativos para el buen
funcionamiento del sistema. El sistema mediante el Regedit (registro de configuración de la computadora) verifica si existe
o no un BDE instalado.

Volver a la Guía de Base de Datos Abierta

Qué debes revisar

Revisa
Los tipos de bases de datos que el sistema permite manejar son las siguientes:
Paradox
Dbase
SQL Server
DB2
Oracle

Así como aquellas a las cuales se pueda acceder a través de un manejador estándar de ODBC.
Hay que tomar en cuenta que para utilizar otros formatos de base de datos, s lo se puede hacer a través de los drivers
nativos de cada manejador y no a través de drivers ODBC.

Si el tipo de base de datos corresponde a un manejador de tablas locales como Dbase® y Paradox® . Si se trata de un
manejador de tablas remotas como SQL Server, DB2" o Oracle se deben configurar los "alias" que permitirán el acceso a
las bases de datos; esto se realiza en el archivo IDAPI32.cfg, que se edita ejecutando el archivo BDEADMIN.exe, el cual
se encuentra en el directorio BDE. Y al cual también se puede acceder desde el grupo de programas de ASPEL/SAE 4.6.

Es importante que revises los siguientes temas:

Tips de configuración
Configuración de los drivers nativos
Que debo configurar en el programa BDEADMIN
Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL Express.

Manejo

Este reinstalable de Aspel-SAE ya soporta o puede manejar base de datos en formato SQL 2000, SQL 2005 Estándar y
SQL Express (MSSQL).

Para el adecuado funcionamiento de Aspel-SAE en MS-SQL 2005 Estándar o Express, considera lo siguiente:

- Si en la base de datos existen claves de clientes, proveedores, facturas, compras o productos, que sean muy parecidas,
es decir, donde la diferencia radique solamente porque una se escribe con letras mayúsculas y la otra es igual pero con
letras minúsculas (por ejemplo:"a", "A"), es necesario que la base de SQL a exportar tenga configurado el
atributo:"Latin1_General_Bin" para que pueda diferenciar estas claves y no tomarlas como repetidas, ya que si en SAE se
realiza la exportación de una base con estas características y la base de SQL no tiene configurado dicho atributo, los
índices de los archivos donde se encuentran las claves "repetidas" no se podrán regenerar y por lo tanto no se podrá
trabajar con dicha base en formato SQL.

- Es requisito configurar las propiedades de la base de datos para que trabaje con compatibilidad de SQL 2000 y para ello
se debe modificar el nivel de compatibilidad de 90 a 80 para poder exportar y crear bases de datos en este formato.

- En las propiedades de la base de datos de SQL se debe definir el tipo de intercalación "Latin1_General_Bin".

- Adicionalmente para que Aspel-SAE pueda exportar a bases de datos a SQL 2005 se debe:

1. Indicar como propietario de la base de datos, el usuario de SQL.

2. En SQL 2005 Estándar, se debe tener activo el parámetro "dbcreator" en las propiedades de inicio de sesión (opción
"Funciones del servidor").

3. En SQL 2005 Express al menos se debe tener activa la opción "public".

Es requisito que tanto el idioma del manejador de bases de datos como el idioma de los equipos clientes sea el mismo,
por ejemplo español-español, te recomendamos ampliamente una instalación en idioma "español".

SQL 2005 Express

SQL 2005 Express es una base de datos que viene configurada por omisión para accesos locales, es decir, en la máquina
donde se instale es la única que puede hacer uso del servidor de bases de datos, si se requieren conexiones desde otras
máquinas entonces se debe seguir el procedimiento descrito en:

http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;914277

Antes de exportar tu base de datos a formato SQLServer, es necesario que para el adecuado funcionamiento de SAE
tomes en cuenta las siguientes configuraciones de SQL:

· Para usar este tipo de base de datos desde Aspel-SAE, deberás configurar el sistema para que trabaje con dicha base
desde la ventana de control de archivos/opción Avanzado, seleccionando el tipo de base de datos "MSSQL".

· Para su correcta configuración se requiere modificar el nivel de compatibilidad del lenguaje SQL para que soporte las
sentencias generadas por BDE, para ello se debe ejecutar desde el servidor SQL el siguiente procedimiento almacenado:

EXEC sp_dbcmptlevel 'Nombre_Base_de_Datos', '80';

El '80' significa que es compatible con SQL Server 2000.

Se recomienda ampliamente que para cualquier problema consultes la documentación de ayuda que brinda Microsoft para
el manejo de estos tipos de base de datos.
Interfases Aspel-BANCO y Aspel-COI

Qué son
Estas opciones te permiten integrar información generada en Aspel-SAE con Aspel-COI y Aspel-BANCO.
Con ello, intercambias información requerida para el cálculo de la contabilidad y el registro de movimientos
bancarios en tu empresa.

Temas relacionados
Interfase Aspel-BANCO
Interfase Aspel-COI
Interfase Aspel-Banco

Acceso
Módulo de Proveedores y Cuentas por pagar, menú Herramientas, opción Interfase BANCO .

Qué es
Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en línea los saldos de las cuentas
por cobrar y por pagar. Por su parte, Aspel-SAE permite la consulta de los saldos del cliente para agilizar el registro
de cheques, cargos y abonos desde Aspel-BANCO.
El sistema de Aspel-SAE 4.6 sólo hace interfase con Aspel-BANCO 2.0 en adelante.

Para ejecutar esta función tienes que llenar los siguientes campos:

Campos
Campo Descripción
Proveedores Desde / Indica el rango de proveedores que deseas incluir en la interfase. Con el signo ? (ayuda F2 )
Hasta / Clasificación podrás realizar rápidamente esta definición. Puedes definir alguna clasificación especifica o
usar signos de interrogación como comodines para localizar los registros que concuerden en
una parte de la misma clave.
Periodo de Señala el rango de fechas de vencimiento de los documentos que deseas incluir en el proceso,
Vencimiento Fecha así como la fecha de corte para generar tus documentos en Aspel- Banco. La fecha de corte se
Inicial / Final / Fecha compara contra la fecha de aplicación para todos los documentos.
Corte
Directorio Ruta especificada como la ruta de trabajo. Configuración / Parámetros generales
Nombre del Archivo Deberás señalar la trayectoria donde deseas grabar el archivo. Si no cambias la ruta, el sistema
lo grabará en el directorio de trabajo de tu empresa en Aspel-SAE. El nombre comienza con CI
seguido de la fecha (año, mes, día) y por último tiene una D, de "archivos de datos", y el número
de empresa a la que pertenece este archivo (CI060907.D01).

Manejo
El archivo generado lo podrás procesar a través del sistema Aspel-BANCO, para ello ingresa al menú Edición,
opción Movimientos a la agenda, Integración de pagos / de Aspel-SAE. En este archivo se incluirán los datos
correspondientes al IVA desglosado, el RFC y CURP del proveedor.
Para mayor información sobre el procedimiento para integrar este archivo en Aspel-BANCO, consulta el ayuda de
dicho sistema.
Definición de la interfase Aspel-COI

Acceso
Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI.

En qué consiste

Esta función te permite integrar Aspel-SAE con Aspel-COI (Sistema de Contabilidad Integral).

En esta versión tendrás disponible la actualización en línea, es decir, al momento de generar las pólizas ya no sólo
se podrán registrar vía archivo, si no que ahora también podrán afectar directamente la base de datos.

Dependiendo el tipo de póliza, podrás generar la interfase de SAE a COI a mayor detalle: cliente por cliente o
proveedor, por documento, por moneda, por impuestos, etc.

Podrás generar pólizas con información de tus ventas, recepciones de compra, movimientos al inventario, cuentas
por pagar y cuentas por cobrar, logrando un ahorro considerable de tiempo en el momento de contabilizar los
documentos y con menor posibilidad de errores de captura.

Las pólizas emitidas no son de resumen, sino que se pueden desglosar los montos por cliente / proveedor, moneda
o línea de producto, dependiendo de la póliza a emitir.

En estas pólizas se incluyen todos los movimientos que no han sido contabilizados con anterioridad y cuya fecha de
aplicación quede incluida en el rango que definas. Para mayor seguridad te recomendamos conciliar mensualmente
las cuentas de Aspel-COI con los totales de Aspel-SAE.

Para una correcta integración de las pólizas que genera este sistema con las cuentas contables generales de
Aspel-COI, deberás anotar los números de Cuenta contable a los que se cargarán o abonarán las operaciones cuyo
concepto esté dado de alta en Clientes y CXC, Movimientos al inventario y Proveedores.

Los diferentes impuestos aplicados en un documento serán acumulados en la cuenta especificada para el concepto
de impuesto a pagar y el acreditable según corresponda, el monto del flete se acumulará en la cuenta definida para
la Venta de servicios. Si se solicita la póliza Detallada, el sistema desglosará en la p liza una partida para cada tasa
de impuesto. Estas cuentas las podrás definir desde el módulo de configuración / Cuentas contables.

Conceptos de Clientes y CXC

Conceptos de Movimientos al inventario
Conceptos de Proveedores y CXP

De la misma manera debes anotar las cuentas de COI que corresponden a cada rubro (Ventas, Proveedores,
Bancos, Impuesto por acreditar, etc.) en la siguiente función:

Cuentas contables maestras

Ventana del listado de pólizas generadas en SAE

Ventana del listado de pólizas generadas en Aspel-SAE

Acceso
Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI.

En qué consiste
Desde esta ventana podrás:

- Elaborar tus pólizas con la información generada en Aspel-SAE para posteriormente realizar la contabilización de estos
datos en Aspel-COI, a esto se le llama interfase Aspel-SAE con Aspel-COI.
- Administrar y/o consultar las pólizas generadas para su contabilización en Aspel-COI.
- Eliminar o modificar las pólizas antes llevar acabo la contabilización de información.
- Enviar vía correo electrónico los archivos de pólizas generados, de tal forma que desde el módulo de pólizas modelo de
Aspel-COI recepciones el correo y obtengas el archivo con la información generada en Aspel-SAE para su contabilización.
- Definir tus cuentas contables para facilitar la interfase entre ambos sistemas Aspel-SAE con Aspel-COI, definiendo las
cuentas podrás asegurar una interfase en línea mucho más completa.
- Contabilizar en línea tus movimientos hacia Aspel-COI.
La ventana es la siguiente:

Para cambiar el orden de las columnas, selecciona la columna deseada y arrastrarla con la ayuda del ratón, hacia la
posición deseada como se ilustra en la siguiente imagen:
Descripción de columnas

Columna Descripción
Tipo de Tipo de póliza especificada al momento de generar el archivo de póliza, los tipos de póliza disponible son:
póliza Ventas, compras, devoluciones de compras y ventas, cuentas x pagar, cuentas x cobrar y movimientos al
inventario.
Status Estado o situación en la que se encuentra la póliza, los disponibles son pendiente por cont., contabilizado y
error.

Pendiente por cont. Este estado se manejará para indicar que la póliza todavía no ha sido contabilizada.
Este estado sólo se actualiza si la contabilización se realiza en línea, es decir, con el botón "Contabilizar"
disponibles desde esta ventana.

Contabilizada. Indica que la póliza ya esta contabilizada en Aspel-COI. Este estado sólo se actualiza si la
contabilización se realiza en línea, es decir, con el botón "Contabilizar" disponibles desde esta ventana.

Error . Indica que por alguna razón la póliza no se generó adecuadamente, este estado se puede dar
cuando al momento de estar generando la póliza ocurre un fallo en la energía eléctrica.
Archivo Muestra la ruta donde se encuentra el archivo de póliza generado. Estos archivos se pueden cargar desde
modelo Aspel-COI mediante el módulo de pólizas modelo.

Botones de esta ventana

Columna Descripción
Agregar Al seleccionar este botón se lanzará una ventana donde podrás dar de alta las pólizas con la información
generada en Aspel-SAE para su contabilización en Aspel-COI. Para mayor información de cómo dar de
alta una póliza consulta el tema: Agregar póliza.
Ver modelo Con esta opción podrás consultar el detalle de la póliza creada. Para mayor información consultar el tema:
Ver modelo .
Eliminar Con esta opción podrás eliminar el registro de la póliza dentro de esta ventana y no el archivo en sí, es
decir, el archivo de póliza no será borrado de la carpeta o ruta, de tal forma que puedas utilizar el archivo
para contabilizar la información con Aspel-COI mediante la opción pólizas modelo.

Sólo deberás tomar en cuenta que si das de Alta una póliza con el mismo nombre, la información se
sobreescribirá y se volverá a visualizar su registro en esta ventana de listado de pólizas generadas en
SAE.

Las pólizas que ya estén contabilizadas no se podrán eliminar, por lo que esta opción estará deshabilitada.
Si deseas limpiar esta ventana, es decir, eliminar todos los registros contenidos en ella, deberás crear
nuevamente el archivo de "Interfaz COI" archivo con el nombre (INTCOI01) desde el módulo de Control de
archivos . Pero no por el hecho de reinicializar el archivo el sistema permitirá generar nuevamente las
pólizas.
Ver Al seleccionar esta opción se abrirá la póliza para consultar los movimientos o registros contenidos dentro
documentos de ella, así como para modificar información específica de la póliza.

Ver documentos incluidos en la póliza

Enviar correo Este botón despliega una instancia de la aplicación de correo que tengas como predeterminada en tu
máquina, y anexa o adjunta el archivo de póliza para su envío por Internet.

Enviar póliza modelo por correo electrónico

Cuentas Esta ventana u opción te permite configurar todas las cuentas para los diferentes movimientos o
contables conceptos que en Aspel-SAE.

Temas relacionados
Definición
Consideraciones antes de trabajar la Interfase
Las conciliaciones
Donde se definen las cuentas contables
Agregar póliza
Ver documentos incluidos en la póliza
Enviar póliza modelo por correo electrónico
Contabilización en línea hacia Aspel-COI
Agregar póliza

Acceso
Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI / Botón Agregar

Qué es
Este proceso generará las pólizas de los movimientos registrados por concepto de ventas, devoluciones de ventas,
compras, devoluciones de compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar u movimientos al inventario.
Se generará una póliza por tipo de movimiento, es decir por tipo de póliza, para esto deberás seleccionar el tipo de
póliza que deseas generar, de tal forma que todos los movimientos de este tipo se almacenen en un solo archivo o
póliza.
En la póliza podrás incluir movimientos efectuados en un periodo determinado, de tal forma que se incluyan en el
archivo de póliza sólo los movimientos efectuados en la fecha indicada. Adicionalmente dependiendo del tipo de
póliza, podrás obtener un detalle incluyendo información de: impuestos, moneda, tipo de documento, para clientes
(zona, Clave), línea de producto, proveedores (zona, clave), almacén, etc.
Es importante que tomes en cuenta algunas consideraciones antes de ejecutar este proceso:
Ver:
Consideraciones antes de trabajar la Interfase COI

Manejo
Dependiendo del tipo de póliza a generar, la información solicitada en el filtro varia:

Campos generales
Campo Descripción
Tipo de póliza Selecciona el tipo de información o movimientos que deseas incluir en la póliza. Los tipos de pólizas
a generar son:

Póliza de ventas
Póliza de devolución de ventas
Póliza de compras
Póliza de devolución de compras
Póliza de cuentas por cobrar
Póliza de cuentas por pagar
Póliza de movimientos al inventario

Nombre del archivo Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza
que estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté
generando la póliza.

Para más detalle del formato por tipo de póliza, consulta la parte donde se explica más a detalle
cada uno de los tipos de póliza que se pueden generar.

Nota: Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo

especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se
sobreescribirá la información.
Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta donde se grabó el
archivo de póliza generado.

Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza, te recomendamos

modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda.
Concepto de la Debes indicar el concepto o algún texto breve que identifique a la póliza.
póliza
Fecha de Los documentos elaborados en el rango de fechas indicado serán considerados en la póliza
documentos Desde generada. Todos los movimientos de documentos cuya fecha de aplicación se encuentren en dicho
/ Hasta rango serán tomados en cuenta dentro del proceso de contabilización. El formato de la fecha es
Día/Mes/Año (DD/MM/AA).
Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos
en el archivo de póliza a generar.

Nota
Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas
contables en las que se realizarán los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas
contables.

La correcta definición de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o
conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitará la contabilización de tus movimientos.

Temas relacionados
Póliza de ventas
Póliza de devolución de ventas
Póliza de compras
Póliza de devolución de compras
Póliza de cuentas por cobrar
Póliza de cuentas por pagar
Póliza de movimientos al inventario
Ver póliza modelo

Acceso
Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI, botón Ver modelo

Manejo
Una vez creada la póliza, con esta opción podrás consultar los registros o movimientos que se incluyeron en dicha póliza, y
que los saldos cuadran perfectamente.
Si deseas consultar los movimientos o documentos incluidos en la póliza, consulta la opción "Ver documentos ", misma que
esta disponible desde esta ventana.
La imagen de la ventana para consultar los movimientos de la póliza, es muy similar a la usada en Aspel-COI:

Los campos que se muestran en esta ventana modelo como, tipo de póliza, número, fecha, etc. son datos que sólo podrán
modificarse al momento de contabilizar la póliza en Aspel-COI mediante el botón "Contabilizar " a excepción del campo
"Número" que se asignará de manera consecutiva dependiendo de lo configurado en los parámetros de configuración
Las columnas No. cuenta y Depto. se podrán modificar al momento de Contabilizar la póliza .

Observación
Es importante que tomes en cuenta que desde esta ventana podrás consultar la p liza tal y como se generó en Aspel-SAE,
si posteriormente esta póliza es contabilizada en Aspel-COI con modificaciones en los números de cuenta a la que
afectarán, estos cambios sólo los podrás consultar desde esta opción con la modalidad de Edición.

Botones de esta ventana

Botón Descripción
Este botón cierra la ventana de la póliza.

Este botón desplegará una presentación preliminar de la información para que mandes a imprimir los datos. Para
más información de lo que puedes hacer desde esta presentación Preliminar avanzada, consulta el tema donde
encontrarás una explicación más a detalle.

Temas relacionados
Definición
Consideraciones antes de trabajar la Interfase
Las conciliaciones
Donde se definen las cuentas contables
Ventana del listado de pólizas generadas en SAE
Agregar póliza
Ver documentos incluidos en la póliza
Enviar póliza modelo por correo electrónico
Contabilización en línea hacia Aspel-COI
Ver documentos incluidos en la póliza

Acceso
Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI, botón Ver documentos

Manejo
Esta ventana te proporcionará o te mostrará todos los movimientos generados en Aspel-SAE que fueron incluidos en la
póliza.
Los datos o columnas que observarás en esta ventana, dependerán del tipo de documento o movimiento incluido en la
póliza, lo cual también queda completamente ligado al Tipo de póliza generado.

Botones de esta ventana

Botones Descripción
Permite exportar la información

Este botón desplegará una presentación preliminar de la información para que mandes a imprimir los datos.
Para más información de lo que puedes hacer desde esta presentación Preliminar avanzada, consulta el tema
donde encontrarás una explicación más a detalle.

Temas relacionados
Definición
Consideraciones antes de trabajar la Interfase
Las conciliaciones
Donde se definen las cuentas contables
Ventana del listado de pólizas generadas en SAE
Agregar póliza
Enviar póliza modelo por correo electrónico
Contabilización en línea hacia Aspel-COI
Enviar pólizas modelo por correo electrónico

Acceso
Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI, botón enviar correo

Manejo
Este proceso tiene la tarea de enviar, vía correo electrónico, el archivo de p liza seleccionado. Este envío se realizará de
manera externa a tu sistema, es decir, se utilizará la aplicación de correo que tengas predeterminada en tu computadora y
sé anexar el archivo de póliza para su envío por Internet.

Para mayor información de como enviar el correo, consulta el ayuda electrónica de tu aplicación de correo.

Ejemplo con Microsoft Outlook®

Por omisión el asunto propuesto para el correo llevará la etiqueta "[SAE]" junto con el nombre de la póliza de que se trate y
la fecha del archivo, Ejemplo: [SAE] Póliza de cuentas por pagar generada el 10/10/2005. Si deseas recepcionar este
correo de póliza desde el módulo de pólizas modelo de Aspel-COI, deberás modificar la leyenda o asunto del correo
manualmente con la leyenda [ASPM], de tal forma que Aspel-COI identifique el correo para su recepción desde el mismo.

Mensajes de error

Hay un cuadro de diálogo Este mensaje indica que alguna otra aplicación abrió una instancia de la aplicación de
abierto. Ciérrelo y vuelva a correo, por lo que para que nuevamente se programe y se arme el correo con el archivo a
intentarlo enviar, será necesario cerrar la aplicación y solicitar el proceso nuevamente.

Temas relacionados
Definición
Consideraciones antes de trabajar la Interfase
Las conciliaciones
Donde se definen las cuentas contables
Ventana del listado de pólizas generadas en SAE
Agregar póliza
Ver documentos incluidos en la póliza
Contabilización en línea hacia Aspel-COI
Cuentas contables

Acceso
Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI, botón Cuentas contables

Qué es
Este apartado es muy importante, ya que aquí se indican los números de cuenta que se utilizarán en las pólizas
generadas por la interfase Aspel-COI.

Estas cuentas las podrás almacenar tanto desde esta ventana como desde configuración, apartado Cuentas contables, así
como desde los procesos u opciones del sistema donde se solicite alguna cuenta en particular.

No importa desde donde proporciones las cuentas, estas se irán actualizando y/o almacenando en esta ventana, por lo que
si deseas realizar algún cambio lo podrás realizar directamente desde esta ventana.

Ejemplo:

Temas relacionados
Configuración / Cuentas contables
Donde se definen las cuentas contables
Contabilización en línea hacia Aspel-COI

Acceso
Ventana principal, menú Utilerías, opción Interfase COI, botón Contabilizar / botón Editar

Manejo
Este botón funcionará o actuará de dos formas, Inicialmente este botón contabilizará la póliza y una vez contabilizada esta,
desde este botón sólo la podrás editar.
Al seleccionar este botón, se desplegará la ventana de "Agregar póliza" de Aspel-COI, con el fin de contabilizar o editar la
póliza en ese momento, afectando en ambas situaciones los saldos de las cuentas siempre y cuando tengas activado el
parámetro de configuración "Contabilizar en línea ".
Aunque la ventana es propiamente del sistema Aspel-COI, algunos procesos están restringidos, es decir, sólo funcionarán
desde Aspel-COI.

Los botones o procesos que no estarán disponibles son:

Revisar o definir las Cuentas contables Imprimir póliza

Cargar póliza modelo Cuadrar póliza
Copiar póliza de otro periodo Alta de conceptos de pólizas

Prepara la póliza para su contabilización :

- Revisa que las cuentas definidas para los movimientos desde Aspel-SAE sean los que están definidos en Aspel-COI y
que correspondan a las cuentas que se van a afectar.

Las ventanas de ayuda para especificar el número de cuenta o el concepto de la póliza, muestran información
correspondiente a lo registrado en Aspel-COI para los catálogos de cuentas o conceptos respectivamente.

Al indicar en la columna "No cuenta" una cuenta departamental se mostrará para la columna "Depto" el número de
departamento al que reporta esta cuenta. Si la cuenta no es departamental, por omisión se le asignará "o".
Botones de esta ventana
Campo Descripción
Te permite contabilizar o grabar la póliza y limpia todos los campos para iniciar una nueva captura.
.
Te da la posibilidad de que puedas salir de la póliza sin grabarla.

Puedes insertar una partida dentro de la póliza, posiciónate en la línea donde la deseas insertar.

Puedes eliminar una partida dentro de la póliza, posiciónate en la partida a borrar.

Puedes grabar la póliza que estás capturando como una póliza modelo.

Las pólizas modelo son pólizas que se graban en un archivo independiente al Catálogo de pólizas. De esta forma,
podrás acceder posteriormente a este archivo para ajustar algún dato que haya quedado pendiente de definir al
momento de la captura. También las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar pólizas que no sufren
modificaciones substanciales en su contenido, y que se deben aplicar de forma repetitiva.

Para mayor información consulta el tema "Grabar póliza modelo " de el ayuda de Aspel-COI.
Esta opción te permite enviar por correo electrónico la póliza modelo.

Antes de enviar la póliza, ésta se tendrá que guardar como una póliza modelo, para esto el sistema desplegará la
ventana correspondiente para guardarla.

Una vez grabada la póliza modelo para el envío del archivo, el sistema te desplegará la aplicación de correo
predeterminada en tu máquina, por ejemplo Microsoft Outlook® , indica los datos correspondientes para el envío
satisfactorio. Posteriormente desde el módulo de pólizas modelo podrás recepcionar los archivos de pólizas
enviados mediante este proceso.

Por omisión el asunto propuesto para el correo llevará la etiqueta "[ASPM]" la cual es una etiqueta que Aspel-COI
identifica para la recepción de correos desde el módulo de pólizas modelo.

Para mayor información consulta en el ayuda electrónica el tema "Enviar póliza modelo por correo" o "Recepción
y envío de pólizas modelo".
Con este botón podrás cuadrar la póliza para que se pueda contabilizar.

Esta forma de cuadre es útil para saldar y/o cuadrar una póliza automáticamente cuando los saldos de las
columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque no se hayan terminado de capturar todos sus registros o
existan diferencias entre decimales.

Si el sistema detecta que al contabilizar la póliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, ésta será grabada con el
estatus de "Pendiente" y se observará en el catálogo de pólizas en color rojo, con el propósito de identificarla
fácilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura.

Para usar esta funcionalidad, posiciónarte sobre la última partida de la p liza y crea una partida en blanco con
ayuda de la tecla Enter, y:
1. Proporciona directamente en la columna "No. de cuenta alguna cuenta del catálogo o la cuenta de cuadre
definida en los parámetros del sistema, después selecciona el botón "Cuadrar póliza".

2. O desde la partida creada, selecciona el botón " ".

Estos botones son los que están disponibles para su uso desde esta ventana.

Observaciones
Recuerda que sólo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de Detalle. El sistema verifica que la fecha
corresponda al mes que estás trabajando. Si la fecha pertenece a otro período no la aceptará.

Sólo se propondrá el tipo de cambio de la cuenta, cuando ésta maneje multimoneda y esté definido en el módulo de
"Parámetros generales".

Temas relacionados
Definición
Consideraciones antes de trabajar la Interfase
Las conciliaciones
Donde se definen las cuentas contables
Ventana del listado de pólizas generadas en SAE
Agregar póliza
Ver documentos incluidos en la póliza
Enviar póliza modelo por correo electrónico
Donde se definen las cuentas contables

En qué consiste
La siguiente tabla indica los lugares en el sistema donde se definen las cuentas contables y la póliza donde se utiliza cada
una de ellas:
Cuentas contables que se definen en... Póliza de la Interfase COI que la requiere
Conceptos de CXC (módulo de Clientes y CXC) Cuentas por cobrar
Conceptos de CXP (módulo de Proveedores y CXP) Cuentas por pagar
Conceptos de Movimientos al inventario Movimientos al inventario
Catálogo de Líneas de productos Movimientos al Inventario
Ventana principal Ventas
Compras
Devolución de Ventas
Devolución de Compras
Catálogo de zonas Ventas

Temas relacionados
Definición
Consideraciones antes de trabajar la Interfase
Las conciliaciones
Ventana del listado de pólizas generadas en SAE
Agregar póliza
Ver documentos incluidos en la póliza
Enviar póliza modelo por correo electrónico
Contabilización en línea hacia Aspel-COI
Cuentas contables
Configuración / Cuentas contables
Póliza de ventas

Qué es
Esta póliza acumula los totales de los siguientes conceptos:

Concepto Descripción Cuenta contable

Ventas de Clientes o Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos Clientes
Ventas de clientes incluidos).
Mostrador
Ventas de Indica el total de la venta de los productos, utilizando el siguiente cálculo: Ventas
productos Precio unitario X Cantidad de producto vendido - Descuento otorgado al
cliente.

Cuando la póliza se genera con detalle de impuestos, se indicará un

registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo:

Ventas de productos al 10.00%

Ventas de productos con esquema exento
Bancos Desglosa los abonos de los pagos efectuados en la factura. Bancos
Ventas de servicios Presenta la suma de la venta de los servicios y productos no Ventas
inventariables. El importe es calculado de manera similar a las ventas. En
esta cuenta se contabilizan también los montos por concepto de costo por
Flete.
Total de impuesto Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los Otros impuestos
1,2,3 y 4 impuestos 1,2 3 y 4 aplicados en cada una de las facturas. Cuando se
solicita la p liza Detallada por impuestos, el sistema desglosa y acumula
los montos de los impuestos por tasa.

Cuando la póliza se genera con detalle de impuestos, se indicará un

registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo:

I.E.P.S 20.00%
I.V.A 10.00%

Impuestos por Desglosa y totaliza los montos del impuesto 4, correspondiente al IVA Impuestos
pagar aplicado en cada una de las facturas. Puedes solicitar el desglose o detalle
de impuestos mediante la activación del campo "Impuestos", explicado
más adelante.
Impuesto por pagar Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto por pagar
flete aplicado en la factura.

Retención IVA del Acumula los montos de la retención asignada al cliente por concepto de Impuesto 3 (se carga
Flete flete. Para más información consulta el tema: Alta de clientes. a la cuenta de la
retención del IVA)
Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en las facturas. Descuento financiero
financiero ventas

Nota
Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta.
¿Donde se definen las cuentas contables para estos conceptos?.
Campos generales
Campos
Campo Descripción
Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que
archivo estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté
generando la póliza (p.ej., para una p liza de ventas (VT ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre
sugerido por el sistema será: VT310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de
configuración como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01 ), donde "P"
significa que es un documento de póliza y "01 " el número de la empresa en la cual se generó el archivo
de póliza.

Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta donde se grabó el
archivo de póliza generado.

Notas:

Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya

existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información.

Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión
propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que
corresponda.
Clasificación Si en este campo se indica algún dato, la póliza podrá incluir únicamente los montos de los clientes que
del cliente pertenecen a la clasificación anotada.
Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el
archivo de póliza a generar.
Detalle de la póliza por…
Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2,
3) utilizados o aplicados en cada una de las facturas.

Para el caso del impuesto por pagar (IVA) también se mostrará su desglose utilizando
como concepto del movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)".

Nota
Por cada porcentaje o tasa manejado para el cálculo del IVA, se puede definir una cuenta.
Donde se definen las cuentas contables
Con detalle Sin detalle
Moneda Al seleccionar este campo, se mostrará en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en
dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del cliente por zona o clave, se
adicionará en esta partida la información que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la
leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Ventas de clientes".

Nota
El sistema siempre realizará la conversión a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los
movimientos.
Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el número de documento
que los originó, desglosando en la póliza documento por documento, se adiciona también la fecha y hora en
la que se efectuó dicho documento.
Con detalle Sin detalle

Clientes Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información mas detallada del movimiento, podrás incluir como
parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona o ninguna del cliente .
Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Ventas de clientes ".
Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el movimiento.

Manejo Aspel
Una vez definido el filtro con la información que deseas incluir en la póliza, se generará el archivo o póliza, la cual podrás
consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE. De igual forma desde
dicha ventana podrás Contabilizar la póliza para que las afectaciones se realicen de manera automática en el sistema
Aspel-COI.

Notas
Independientemente de la activación del detalle por impuestos, si el movimiento o póliza tiene cargos por concepto de flete,
serán listados en la póliza con su saldo correspondiente.
Para todas las pólizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto
1,2,y 3) y Total de impuestos a pagar "IVA"".
Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas
contables en las que se realizarán los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas
contables.

La correcta definición de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o
conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitará la contabilización de tus movimientos.

Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularán en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que
las ventas de tipo servicios proporcionados por la empresa.

Mensajes de error
El archivo ……… Ya El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o
existe ¿Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo.
remplazarlo?
No existen registros Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el filtro o
que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos
filtro. registrados hasta este momento.

Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas
elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva
a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de
cuentas posterior a la generación de la póliza.

Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los
movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación
del archivo de póliza.
La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".
debe ser mayor a la
fecha HASTA.

Temas relacionados
Póliza de devolución de ventas
Póliza de compras
Póliza de devolución de compras
Póliza de cuentas por cobrar
Póliza de cuentas por pagar
Póliza de movimientos al inventario
Póliza de devolución de ventas

Qué es
Esta póliza retoma los mismos aspectos que la póliza de ventas, pero los aplica a las devoluciones realizadas. En ella se
invertirán los conceptos de cargo y abono de las diferentes cuentas; p.ej, el descuento financiero en la póliza de venta se
toma como un cargo y en la de devolución de venta, se indica como un abono.

Esta póliza acumula los totales de los siguientes conceptos:

Concepto del Descripción Cuenta

movimiento contable
Ventas de Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos incluidos). Clientes
Clientes o Ventas
de clientes
Mostrador
Devolución de Indica el total de la venta de los productos, utilizando el siguiente cálculo: Precio Devolución
ventas unitario X Cantidad de producto vendido - Descuento otorgado al cliente. de ventas

Cuando la póliza se genera con detalle de impuestos, se indicará un registro por cada
tipo de impuesto aplicado, ejemplo:

Ventas de productos al 10.00%

Ventas de productos con esquema exento

Bancos Desglosa los abonos de los pagos efectuados en la factura. Bancos

Devolución de Presenta la suma de la venta de los servicios y productos no inventariables. El importe Devolución
Ventas de servic es calculado de manera similar a las ventas. En esta cuenta se contabilizan también de ventas
los montos por concepto de costo por Flete.
Total de impuesto Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos Otros
1,2,3 1,2,y,3 aplicados en cada una de las facturas. Cuando se solicita la póliza Detallada impuestos
por impuestos, el sistema desglosa y acumula los montos de los impuestos por tasa.

Cuando la póliza se genera con detalle de impuestos, se indicará un registro por cada
tipo de impuesto aplicado, ejemplo:

I.E.P.S 20.00%

Total de Desglosa y totaliza los montos del impuesto 4, correspondiente al IVA aplicado en Impuesto por
impuestos por cada una de las facturas. Puedes solicitar el desglose o detalle de impuestos pagar
pagar mediante la activación del campo "Impuestos", explicado más adelante. Para registrar
los saldos por tasa aplicada, puedes configurar una Cuenta por cada una. Para que se
totalicen en su cuenta correspondiente, debes indicar al sistema que genere la póliza
con detalle de impuestos.
Impuesto por Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete aplicado en la Impuesto por
pagar flete factura. pagar
Total de retención Acumula los montos de la retención asignada al cliente del cual se efectuó la factura. Impuestos
Para más información consulta el tema: Alta de clientes. retenidos
Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en las facturas. Descuento
financiero financiero
ventas

Nota
Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta.
Póliza de ventas
Campos generales

Campos
Campo Descripción
Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que
archivo estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté
generando la póliza (p.ej., para una p liza de devolución de ventas (DV ) del 31 de enero de 2005
(310105), el nombre sugerido por el sistema será: DV310105. La póliza se graba en la ruta especificada
en los Parámetros de configuración como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión
(P01 ), donde "P" significa que es un documento de póliza y "01 " el número de la empresa en la cual se
generó el archivo de póliza.

Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta donde se grabó el
archivo de póliza generado.

Notas:

Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya

existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información.

Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión
propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que
corresponda.
Clasificación Si en este campo se indica algún dato, la póliza podrá incluir únicamente los montos de los clientes que
del cliente pertenecen a la clasificación anotada.
Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el
archivo de póliza a generar.
Detalle de la póliza por…
Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2 o 3) utilizados o
aplicados en la factura a devolver.

Para el caso del impuesto por pagar (IVA) también se mostrará su desglose utilizando como concepto del
movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)".

Nota
Por cada porcentaje o tasa manejado para el cálculo del IVA, se puede definir una cuenta. Donde se definen
las cuentas contables
Con detalle Sin detalle
Moneda Al seleccionar este campo, se mostrará en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en
dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del cliente por zona o clave, se
adicionará en esta partida la información que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la
leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Ventas de clientes".

Nota
El sistema siempre realizará la conversión a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los
movimientos.
Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el número de documento
que los originó, desglosando en la póliza documento por documento, se adiciona también la fecha y hora en
la que se efectuó dicho documento.
Con detalle Sin detalle

Clientes Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información más detallada del movimiento, podrás incluir como
parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona o ninguna del cliente .
Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Ventas de clientes ".
Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el movimiento.

Manejo Aspel

Una vez definido el filtro con la información que deseas incluir en la póliza, se generará el archivo o póliza, la cual podrás
consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE. De igual forma desde
dicha ventana podrás Contabilizar la póliza para que las afectaciones se realicen de manera automática en el sistema
Aspel-COI.

Notas
Independientemente de la activación del detalle por impuestos, si el movimiento o póliza tiene cargos por concepto de flete,
serán listados en la póliza con su saldo correspondiente.

Para todas las pólizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto
1,2,y 3) y Total de impuestos a pagar "IVA".
Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas
contables en las que se realizarán los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas
contables.

La correcta definición de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o
conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitará la contabilización de tus movimientos.

Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularán en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que
las ventas de tipo servicios proporcionados por la empresa.

Mensajes de error
El archivo ……… Ya El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o
existe ¿Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo.
remplazarlo?
No existen registros Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el filtro o
que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos
filtro. registrados hasta este momento.

Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas
elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva
a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de
cuentas posterior a la generación de la póliza.

Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los
movimientos, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la
generación del archivo de póliza.
La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "Desde".
debe ser mayor a la
fecha HASTA.

Temas relacionados
Póliza de ventas
Póliza de compras
Póliza de devolución de compras
Póliza de cuentas por cobrar
Póliza de cuentas por pagar
Póliza de movimientos al inventario
Póliza de compras

Qué es
Esta póliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras:

Concepto del Descripción Cuenta Contable

movimiento
Compras a Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos incluidos. Proveedores
PROVEEDORES
Total Descuento Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en las Descuento
financiero recepciones de mercancía. financiero compras
Almacén Señala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario sin Almacén
tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos
financieros.

Si pides el detalle por línea de producto, la leyenda para el concepto del

movimiento será "Línea".
Compras de Indica el total de los servicios y productos no inventariables adquiridos. Compra de servicios
servicios Este total no incluye impuestos ni descuentos financieros.
Total de Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados en la Impuestos
impuestos por recepci n de compras (impuesto 1,2,3,4 "IVA"). Puedes solicitar el (Se deberá configurar una
acreditar desglose o detalle de impuestos mediante la activación del campo cuenta por impuesto).
"Impuestos", explicado más adelante.

Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registrará

una partida especificando la tasa aplicada, esto si tienes activado el
detalle de impuestos, un movimiento.

I.E.P.S 20.00%
IVA del flete Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto por acreditar
aplicado en la factura.
Retención IVA Desglosa y totaliza los montos de la retención del flete Impuesto 3
del Flete correspondiente a lo configurado para el proveedor.
Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de Descuento financiero compras
financiero compras.

Nota
Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta.
Campos generales

Campos
Campo Descripción
Nombre Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que estás
del generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza
archivo (p.ej., para una p liza de compras (CO ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema
será: CO310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración como la ruta
de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01 ), donde "P" significa que es un documento de póliza
y "01 " el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza.

Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo
de póliza generado.

Notas:

Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el
sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información.

Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión
propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que
corresponda.
Periodo Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el
COI archivo de póliza a generar.
Detalle de la póliza por…
Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3 4 ) utilizados o
aplicados en la compra.

Por cada tasa de impuesto aplicado, se registrará un movimiento y como parte del concepto del movimiento
se adicionará el porcentaje de impuesto aplicado.

Con detalle Sin detalle

Moneda Al seleccionar este campo, se mostrará en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en
dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del proveedor por zona o clave, se
adicionará en esta partida la información que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la
leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Compras de proveedores".

Nota
El sistema siempre realizará la conversión a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los
movimientos.
Línea de Si seleccionas este campo, se mostrará para la cuenta de Almacén como leyenda del concepto del
producto movimiento, la clave de la línea correspondiente al producto involucrado en la compra. En caso contrario se
mostrará la leyenda "Almacén".

Cada línea podrá tener asignada una cuenta en particular, las podrás definir al dar de alta la línea desde el
módulo de inventarios, o bien desde la opción "Cuenta contables" disponibles en la Ventana principal del
listado de pólizas generadas en SAE.

Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el número de documento
que los originó, desglosando en la póliza documento por documento, se adiciona también la fecha y hora en
la que se efectuó dicho documento.
Con detalle Sin detalle

Proveedores Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información más detallada del movimiento, podrás incluir en
lugar del nombre del concepto "Compras a proveedores", la clave, la zona del proveedor .
Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Compras a
proveedores ".
Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el
movimiento.

Manejo Aspel
Una vez definido el filtro con la información que deseas incluir en la póliza, se generará el archivo o póliza, la cual podrás
consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE. De igual forma desde
dicha ventana podrás Contabilizar la póliza para que las afectaciones se realicen de manera automática en el sistema
Aspel-COI.

Notas
Independientemente de la activación del detalle por impuestos, si la póliza tiene cargos por concepto de flete, serán
listados en la póliza con su saldo correspondiente.
Para todas las pólizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto
1, 2, 3 y 4) y por flete.
Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas
contables en las que se realizarán los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas
contables.
La correcta definición de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o
conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitará la contabilización de tus movimientos.
Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularán en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que
las compras de servicios proporcionados por la empresa.

Mensajes de error
El archivo ……… Ya El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o
existe ¿Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo.
remplazarlo?
No existen registros Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el filtro o
que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos
filtro. registrados hasta este momento.

Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas
elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva
a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de
cuentas posterior a la generación de la póliza.

Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los
movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación
del archivo de póliza.
La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".
debe ser mayor a la
fecha HASTA.

Temas relacionados
Póliza de ventas
Póliza de devolución de ventas
Póliza de compras
Póliza de devolución de compras
Póliza de cuentas por cobrar
Póliza de cuentas por pagar
Póliza de movimientos al inventario
Póliza de devolución de compras

Qué es
Se contabilizan las mismas cuentas maestras que en la póliza de compras, pero tomando en cuenta sólo las devoluciones
de compra. En ella, los aspectos que en la póliza de compra representaban un abono se presentarán como cargos y
viceversa. También se crea otro movimiento entre las diferencias de entradas y salidas del inventario que afectarán a dos
cuentas contables maestras: Diferencia costo-compras y almacén.
Esta póliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras:
Concepto del movimiento Descripción Cuenta
Contable
Compras a PROVEEDORES Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos Proveedores
incluidos.
Total Descuento financiero Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en Descuento
las recepciones de mercancía. financiero
compras
Almacén Señala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario Almacén
sin tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos
financieros.

Si pides el detalle por línea de producto, la leyenda para el concepto

del movimiento será "Línea".
Compras de servicios Indica el total de los servicios y productos no inventariables adquiridos. Compra de
Este total no incluye impuestos ni descuentos financieros. servicios
Total de Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados en la Impuesto
impuestos por recepción de compras (impuesto 1,2,3,4 y IVA). Puedes solicitar el por
acreditar desglose o detalle de impuestos mediante la activación del campo acreditar
"Impuestos", explicado más adelante.

Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registrará una

partida especificando la tasa aplicad, esto si tienes activado el detalle
de impuestos, un movimiento.
IVA del flete Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto
aplicado en la factura. por
acreditar
Retención IVA Desglosa y totaliza los montos de la retención del flete correspondiente Impuesto 3
del Flete a lo configurado para el proveedor.
Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de Descuento
financiero compras. financiero
compras
Almacenes por La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen Almacén
diferencia costo- devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relación
compras con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del
inventario con un costo (dependiendo del método de costeo del
producto).

Se aplica la siguiente fórmula: (cantidad*costo-descuentos) -

cantidad*costo_sae, donde: costo (nuevo precio registrado en la
compra), costo_sae (precio del producto en el inventario). En este
proceso interviene el tipo de costo que se esté llevando para el
producto.
 Ver ejemplo
Diferencia costo La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen Diferencia
- compras devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relación costo de
con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del compras
inventario con un costo (dependiendo del método de costeo del
producto).

Se aplica la siguiente fórmula: (cantidad*costo-descuentos) -

cantidad*costo_sae, donde: costo (nuevo precio registrado en la
compra), costo_sae (precio del producto en el inventario). En este
proceso interviene el tipo de costo que se esté llevando para el
producto.

Ver ejemplo
Donde se definen las cuentas contables

Nota
Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta.
Campos generales

Campos
Campo Descripción
Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al
archivo archivo de póliza que estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de
póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza (p.ej., para una p liza de
devolución de compras (DC ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido
por el sistema será: CO310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los
Parámetros de configuración como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la
extensión (P01 ), donde "P" significa que es un documento de póliza y "01 " el
número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza.

Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta
donde se grabó el archivo de póliza generado.

Notas:

Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo

especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la
operación se sobreescribirá la información.

Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente

a la que por omisión propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente
el nombre del archivo con la fecha que corresponda.
Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los
movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.
Detalle de la póliza por…
Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos
(1,2, 3 4 ) utilizados o aplicados en la compra.

Por cada tasa de impuesto aplicado, se registrará un movimiento y como parte del
concepto del movimiento se adicionará el porcentaje de impuesto aplicado.
Moneda Al seleccionar este campo, se mostrará en el concepto del movimiento la clave de la
moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos
detalle del proveedor por zona o clave, se adicionará en esta partida la información
que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para
el concepto del movimiento será "Compras de proveedores".

Nota
El sistema siempre realizará la conversión a moneda base, sin importar en que
moneda se hayan hecho los movimientos.
Línea de Si seleccionas este campo, se mostrará para la cuenta de Almacén como leyenda del
producto concepto del movimiento, la clave de la línea correspondiente al producto involucrado
en la compra. En caso contrario se mostrará la leyenda "Almacén".

Cada línea podrá tener asignada una cuenta en particular, las podrás definir al dar de
alta la línea desde el módulo de inventarios, o bien desde la opción "Cuenta
contables" disponibles en la Ventana principal del listado de pólizas generadas en
SAE.

Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el
número de documento que los originó, desglosando en la póliza documento por
documento, se adiciona también la fecha y hora en la que se efectuó dicho
documento.
Con detalle Sin detalle

Proveedores Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información más detallada del
movimiento, podrás incluir en lugar del nombre del concepto "Compras a
proveedores", la clave, la zona del proveedor .
Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será
"Compras a proveedores ".
Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, también se mostrará la moneda
utilizada en el movimiento.

Manejo Aspel
Una vez definido el filtro con la información que deseas incluir en la póliza, se generará el archivo o póliza, la cual podrás
consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE. De igual forma desde
dicha ventana podrás Contabilizar la póliza para que las afectaciones se realicen de manera automática en el sistema
Aspel-COI.
Notas
Independientemente de la activación del detalle por impuestos, si la póliza tiene cargos por concepto de flete, serán
listados en la póliza con su saldo correspondiente.
Para todas las pólizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto
1, 2, 3 y 4) y por flete.
Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas
contables en las que se realizarán los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas
contables.

La correcta definición de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o
conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitará la contabilización de tus movimientos.

Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularán en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que
las compras de servicios proporcionados por la empresa.

Ejemplo con método de costeo UEPS:

Asiento Cantidad Costo Costo operado
1. Compra 10 100 1000
2. Compra 2 10 110 1100
3. Venta 12 108.333333 1300
4. Compra 3 10 120 1200
5. Dev de compra 10 120 1200 Como la capa ya se vendió, el sistema costeó
En contabilidad se tendría

En el almacén se tiene, realmente 8 productos a $ 100.00=800, por lo que el datos registrado contablemente en almacén,
veamos los asientos de la póliza 5.

Dado que los costos de la compra que se está devolviendo fueron de 10 a110= 1100, pero por las capas disponibles
salieron 10 a 120= 1200, de ahí la diferencia de los $100 en almacén, para cuadrar el dato en el almacén, se generan los
asientos marcados con el número 6:

Quedando la póliza de devolución como sigue:

Mensajes de error
El archivo ……… Ya El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o
existe ¿Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo.
remplazarlo?
No existen registros Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el filtro o
que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos
filtro. registrados hasta este momento.

Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas
elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva
a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de
cuentas posterior a la generación de la póliza.

Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los
movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación
del archivo de póliza.
La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".
debe ser mayor a la
fecha HASTA.

Temas relacionados
Póliza de ventas
Póliza de devolución de ventas
Póliza de compras
Póliza de cuentas por cobrar
Póliza de cuentas por pagar
Póliza de movimientos al inventario
Póliza de cuentas por cobrar

Qué es
Esta póliza muestra el total acumulado de los distintos conceptos del catálogo de Cuentas por cobrar, en los que
hayas especificado una cuenta contable (módulo de Clientes y CXC, menú Archivos, opción Conceptos de CXC) o
desde la ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE/botón cuentas contables.
La diferencia entre cargos y abonos afectarán la cuenta contable maestra de Clientes.
Ver:

Conceptos de CxC

Esta póliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras:
Concepto del Descripción Cuenta
movimiento Contable
Factura Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos incluidos). Factura
Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o venta cargada al cliente. Por cada operación de Clientes
de cliente ventas se visualizará un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o
moneda, como concepto del movimiento visualizarás la clave del cliente y/o la moneda
involucrada en la venta.
Retención x Acumula los montos de la retención asignada al cliente del cual se efectuó la factura. Retención
flete por flete

Adicionalmente se listarán los movimientos de las distintas formas de pagos aplicadas al documento, como pueden ser,
efectivo, cheque, etc.
Donde se definen las cuentas contables

Nota
Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta.
Campos generales

Campos Específicos
Campo Descripción
Nombre Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que estás
del archivo generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza
(p.ej., para una p liza de cuentas por cobrar (CC ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por
el sistema será: CC310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración
como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01 ), donde "P" significa que es un
documento de póliza y "01 " el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza.

Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo
de póliza generado.

Notas:
Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe,
el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información.
Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión
propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que
corresponda.
Número de Indica aquí el número de concepto para el que deseas generar la póliza.
concepto
Periodo Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el
COI archivo de póliza a generar.
Detalle de la póliza por…
Clave Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información más detallada del movimiento, podrás incluir en lugar
del nombre del concepto "Cuenta general de cliente", la clave del cliente, y la moneda con la que se realizó el
movimiento.
Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "concepto "Cuenta general
de cliente".
Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el movimiento.
Moneda Al seleccionar este campo se desglosarán los saldos por el tipo de moneda utilizada en el movimiento de venta.

Nota
El sistema siempre realizará la conversión a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los
movimientos.

Manejo Aspel
Una vez definido el filtro con la información que deseas incluir en la póliza, se generará el archivo o póliza, la cual podrás
consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE. De igual forma desde
dicha ventana podrás Contabilizar la póliza para que las afectaciones se realicen de manera automática en el sistema
Aspel-COI.

Mensajes de error
El archivo ……… Ya El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o
existe ¿Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo.
remplazarlo?
No existen registros Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el filtro o
que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos
filtro. registrados hasta este momento.

Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas
elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva
a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de
cuentas posterior a la generación de la póliza.

Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los
movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación
del archivo de póliza.
La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".
debe ser mayor a la
fecha HASTA.

Temas relacionados
Póliza de ventas
Póliza de devolución de ventas
Póliza de compras
Póliza de devolución de compras
Póliza de cuentas por pagar
Póliza de movimientos al inventario
Póliza de cuentas por pagar

Qué es
Presenta los cargos y abonos acumulados de cada rubro que forma parte de Conceptos de cuentas por pagar, en los
cuales se haya definido una cuenta contable. La diferencia entre cargos y abonos afectará a la cuenta contable maestra
de proveedores.
Ver:

Conceptos de CxP

Esta póliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras:
Concepto del Descripción Cuenta
movimiento Contable
Compras Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos). Compras
Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el proveedor. Por cada Proveedores
de proveedores operación de compras se visualizará un movimiento. Si seleccionaste el desglose por
detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizarás la clave del
proveedor y/o la moneda involucrada en la compra.
Retención x flete Acumula los montos de la retención asignada al proveedor del cual se efectuó la Retención por
compra. flete

Adicionalmente se listarán los movimientos de las distintas formas de pagos aplicada al documento, como pueden ser,
efectivo, cheque, etc.

Nota
Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta.

Campos Específicos
Campo Descripción
Nombre Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de póliza que estás
del archivo generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha en la que se esté generando la póliza
(p.ej., para una p liza de cuentas por pagar (CP ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por
el sistema será: CP310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración
como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01 ), donde "P" significa que es un
documento de póliza y "01 " el número de la empresa en la cual se generó el archivo de póliza.

Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta donde se grabó el archivo
de póliza generado.

Notas:
Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo especificado ya existe,
el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se sobreescribirá la información.
Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la que por omisión
propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que
corresponda.
Número de Indica aquí el número de concepto para el que deseas generar la póliza.
concepto
Periodo Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos
COI incluidos en el archivo de póliza a generar.

Detalle de la póliza por…

Clave Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información más detallada del movimiento, podrás incluir en lugar
del nombre del concepto "Cuenta general de proveedor", la clave del cliente, y la moneda con la que se
realizó el movimiento.
Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "concepto "Cuenta general
de proveedor".
Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el movimiento.
Moneda Al seleccionar este campo se desglosarán los saldos por el tipo de moneda utilizada en el movimiento de
compra.

Manejo Aspel
Una vez definido el filtro con la información que deseas incluir en la póliza, se generará el archivo o póliza, la cual podrás
consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE. De igual forma desde
dicha ventana podrás Contabilizar la póliza para que las afectaciones se realicen de manera automática en el sistema
Aspel-COI.

Mensajes de error
El archivo ……… Ya El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o
existe ¿Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo.
remplazarlo?
No existen registros Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el filtro o
que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos
filtro. registrados hasta este momento.

Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas
elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva
a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de
cuentas posterior a la generación de la póliza.

Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los
movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación
del archivo de póliza.
La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".
debe ser mayor a la
fecha HASTA.

Temas relacionados
Póliza de ventas
Póliza de devolución de ventas
Póliza de compras
Póliza de devolución de compras
Póliza de cuentas por cobrar
Póliza de movimientos al inventario
Póliza de movimientos al inventario

Qué es

Muestra el acumulado de cada aspecto perteneciente al Catálogo de conceptos de movimientos al inventario que
tenga asignada una cuenta contable.
Ver:

Conceptos de Movimientos al inventario

Es la única póliza que puede emitirse tanto para un almacén en particular como para un sólo concepto. Las
diferencias entre entradas y salidas del inventario afectarán a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo-
compras y almacén.
La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda
una fuerte relación con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo
(dependiendo del método de costeo del producto).

Esta póliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras:
Concepto del Descripción Cuenta
movimiento Contable
Ventas Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos). Ventas
Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el proveedor. Por cada Almacén
de almacén operación de compras se visualizará un movimiento. Si seleccionaste el desglose por
detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizarás la clave del
proveedor y/o la moneda involucrada en la compra.

Adicionalmente se listarán los movimientos que involucren cualquiera de los distintos conceptos disponibles para el módulo
de Cuentas x Pagar. Donde se definen las cuentas contables

Nota
Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta.

Campos Específicos
Campo Descripción
Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisión el sistema le está asignando al archivo de
archivo póliza que estás generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de póliza y la fecha
en la que se esté generando la póliza (p.ej., para una p liza de movimientos al inventario
(MI ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema será:
CP310105. La póliza se graba en la ruta especificada en los Parámetros de configuración
como la ruta de trabajo, esta la podrás identificar por la extensión (P01 ), donde "P"
significa que es un documento de póliza y "01 " el número de la empresa en la cual se
generó el archivo de póliza.

Desde la ventana "Listado de pólizas generadas en SAE " podrás consultar la ruta donde
se grabó el archivo de póliza generado.

Notas:
Si utilizas este nombre evitarás problemas de identificación de archivos. Si el archivo
especificado ya existe, el sistema te avisará, de tal manera que si aceptas la operación se
sobreescribirá la información.
Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generación de la póliza diferente a la
que por omisión propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre
del archivo con la fecha que corresponda.
Número de Indica aquí el número de concepto para el que deseas generar la póliza.
concepto
Almacén Especifica el número de almacén del cual se tomarán los movimientos al inventario para
su contabilización.
Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los
movimientos incluidos en el archivo de póliza a generar.

Detalle de la póliza por…

Almacén Al activar este campo se mostrará en lugar del concepto "Cuenta general de almacén " el número del
almacén involucrado en el movimiento. Este campo no filtra la información de un almacén en particular, si no
que sólo muestra la clave del almacén del cual se llevó el registro u movimiento.

Si tienes activado el detalle por línea de producto, se adicionará a esta información la línea de producto al que
pertenece el producto involucrado en el movimiento.
Con detalle Sin detalle

Línea de Al activar este campo se mostrará en lugar del concepto "Cuenta general de almacén " la línea de
producto producto al que pertenece el artículo involucrado en el movimiento.

Manejo Aspel
Una vez definido el filtro con la información que deseas incluir en la póliza, se generará el archivo o póliza, la cual podrás
consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE. De igual forma desde
dicha ventana podrás Contabilizar la póliza para que las afectaciones se realicen de manera automática en el sistema
Aspel-COI.

Mensajes de error
El archivo ……… Ya El nombre proporcionado para la generación de la póliza ya existe, proporciona otro nombre o
existe ¿Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribirá el archivo.
remplazarlo?
No existen registros Este mensaje indica que no existe ningún movimiento con los datos especificados en el filtro o
que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de póliza que se esté generando con los movimientos
filtro. registrados hasta este momento.

Para el último punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de pólizas
elimines el archivo del tipo de póliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva
a generar la información. Esto es útil para el caso en que hayas definido los números de
cuentas posterior a la generación de la póliza.

Esta recomendación también aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los
movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generación
del archivo de póliza.
La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "Desde".
debe ser mayor a la
fecha HASTA.

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Póliza de devolución de ventas
Póliza de compras
Póliza de devolución de compras
Póliza de cuentas por cobrar
Póliza de cuentas por pagar
Generación de la póliza por ajuste de Reforma Fiscal 2010

Manejo

Para el caso en el que se desee ver expresamente las afectaciones en clientes del Ajuste, te recomendamos solicitar la
póliza de CxC filtrada "Por Concepto" (el asignado al ajuste) ya que de otro modo, se podría perder el efecto de ajuste por
reforma, Ejemplo:

Factura 2009 $ 1,317.50

Pago en 2010 $ 1,329.00
Ajuste por reforma $ 11.50

Como se generan las pólizas de interfase COI desde SAE.

En este supuesto, como puedes observar se pierde el efecto del ajuste por reforma ya que el sistema muestra el monto
por cliente, para ver en las pólizas el efecto de este ajuste, tendrás que solicitar la póliza de CxC por concepto y entonces
el efecto del ejemplo sería:
Si se solicitan las pólizas de CxC por concepto, se puede detallar el efecto contable del ajuste por reforma.

Tema relacionado
Ajuste de saldos por Reforma Fiscal en CxC
Consideraciones antes de trabajar la Interfaz Aspel-SAE - Aspel-COI

Manejo
La póliza generada se almacenará en un archivo; si deseas consultarlo lo podrás hacer desde el Editor de formatos
o bien desde la Ventana principal de pólizas generadas en SAE .
Ver:
Editor de formatos
Para una mayor seguridad, considera estos aspectos:
1. Da de alta todos los números de cuenta a afectar con el proceso. Esto incluirá tanto los números de cuenta
contables de los catálogos de conceptos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y movimientos al
inventario, como los números de cuentas maestras.
2. Las cuentas maestras definidas en Aspel-SAE deben ser idénticas a las especificadas en Aspel-COI para
esos conceptos dirígete al siguiente tema:

Configuración cuentas Contables Maestras .

Ventana del listado de pólizas en generadas en SAE / Botón Cuentas contables

3. Los conceptos a los que no hayas asignado un número de cuenta no serán contabilizados.
4. Aspel-SAE separa las ventas de servicios y productos no inventariables de las de aquellos que sí pueden contar
con existencias en almacén, al igual que las ventas a clientes mostrador. Para que el sistema contabilice
correctamente las ventas de servicios, es necesario alimentar la cuenta maestra correspondiente en el módulo de
Cuentas contables maestras.
Para evitar diferencias entre Aspel-SAE y tu contabilidad, la interfase no incluye los movimientos de CxP, CxC y
Movimientos al inventario que ya hayan sido contabilizados, e ignora algunos movimientos como las facturas
canceladas y las recepciones canceladas, porque se graban como ya contabilizados. Si ya asentaste en libros,
necesitarás generar un movimiento bajo el concepto de Devolución de compra o Devolución de venta.
Cuando se realiza la Interfase COI el sistema marca los registros cuya póliza ya fue generada, a fin de evitar que
esos movimientos sean considerados al generar las pólizas nuevamente.
Esencial
Por todo lo anterior, antes de ejecutar la Interfase se recomienda que realices un respaldo de todos los archivos de
datos de Aspel-SAE y Aspel-COI respectivamente. Esto es muy importante ya que, si existe algún error en la
solicitud de fechas u otros parámetros de emisión de las pólizas o, si se pierde el disco donde se había generado la
póliza, o si se produce una falla en la energía eléctrica al ejecutar el proceso, no se generaría la póliza
correctamente y los registros quedarían marcados como si ya se hubieran contabilizado. Si emites nuevamente la
póliza sobre este archivo, los registros que quedaron señalados ya no serán tomados en cuenta y, por lo tanto, las
cifras que arroje la póliza estarán equivocadas. Al tener un respaldo de datos puedes utilizar este archivo para
ejecutar nuevamente el proceso, con los datos correctos.
Ver:
Respaldo de archivos
Las pólizas emitidas por este procedimiento deben ser leídas desde Aspel-COI con la opción de Pólizas modelo o
consultándolas en Aspel-SAE desde la ventana de listado de pólizas generadas por SAE . Desde Aspel-SAE
podrás contabilizar los movimientos sin tener que acceder a Aspel-COI o bien también podrás desde Aspel-COI
cargar el archivo de póliza generado en SAE para posteriormente contabilizar los datos. En el caso de tener activo
el parámetro de Contabilización en línea de Aspel-COI, se contabilizará de manera automática; de lo contrario,
habrá que correr el proceso de Contabilización (para mayor información revisa el manual de dicho sistema).

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Las conciliaciones
Donde se definen las cuentas contables
Ventana del listado de pólizas generadas en SAE
Agregar póliza
Ver documentos incluidos en la póliza
Enviar póliza modelo por correo electrónico
Contabilización en línea hacia Aspel-COI
Las conciliaciones

En qué consiste
Las conciliaciones que pueden realizarse para revisar el procedimiento son:
Saldo total de Clientes arrojado por COI contra el saldo del Reporte de Cobranza General de Cuentas por Cobrar
de SAE, emitido el día último del mes. En caso de existir discrepancias se necesitará conciliar el reporte de SAE
para Windows® con el Auxiliar de cuenta de clientes generado por COI.
Saldo total de la cuenta de Proveedores arrojado por COI contra el reporte de Pagos Generales de CxP de SAE
Windows®, generado para el último día del mes. Si los saldos no son idénticos será necesario confrontar el reporte
de SAE Windows contra el de Auxiliar de la Cuenta de Proveedores de Aspel-COI.
Saldo total de la cuenta de Almacén perteneciente a Aspel-COI contra el reporte de Existencias y costos (incluido
en el catálogo de Inventarios y servicios de SAE para Windows®), poniendo atención en que el costeo solicitado
para dicho reporte sea a "Costo Promedio". Esto puede aplicarse aún si el método de costeo del producto es
U.E.P.S. o P.E.P.S, debido a que el sistema calcula continuamente el Costo promedio del artículo. Si existen
diferencias entre los saldos, se puede emitir el reporte de Movimientos al Inventario de SAE para Windows® y
compararlo con el auxiliar de la cuenta de Almacén de COI.
Saldo de la cuenta de ventas de COI contra el Reporte Resumen de Facturas del módulo de Facturas y
Vendedores de SAE.

Nota
Cuando un movimiento afecta a dos módulos diferentes, el sistema lo marca como ya contabilizado al incluirlo en la
póliza de uno de los módulos y lo deja sin señalar en el otro, de tal forma que sólo se le tome en cuenta en una de
las p lizas. Esto ocurre con la interfase de los documentos de Facturas y Compras que se consideran en las pólizas
de Ventas y Compras respectivamente y no en las pólizas de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.
Los parámetros de Redondeo de Montos y Redondeo de Costos afectan al proceso de emisión de pólizas,
pudiendo ser el motivo por el que no cuadren los saldos.

Temas relacionados
Definición
Consideraciones antes de trabajar la Interfase
Donde se definen las cuentas contables
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Contabilización en línea hacia Aspel-COI
Administrador de reportes
Acceso
Desde cualquier módulo del sistema, Menú Reportes, Administrador de reportes

Definición
Desde este Administrador de reportes, podrás crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensión QR2,
seleccionando de una lista de campos disponibles la información que deseas incluir en tu reporte utilizando sentencias
SQL. Adicionalmente podrás consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de
formatos tradicional.

¿Qué es un reporte en formato QR2 y FTO?

Un reporte QR2 es aquel que obtiene información para armar los reportes directamente de la base de datos o tablas del
sistema. Para dar de alta reportes con este formato el sistema proporciona el Diseñador de reportes. Para estos formatos
puedes usar sentencias SQL.

Un reporte o formato FTO es para obtener e imprimir información usa campos, comandos o fórmulas virtuales armadas
especialmente para su uso en estos formatos, es lo llamado interprete Aspel. Para dar de alta reportes de este formato se
proporciona una Lista de comandos, campos y fórmulas que podrás usar para diseñar dichos reportes.
Por lo que dependiendo del tipo de reporte a editar es el tipo de herramienta que se desplegará.
De manera general desde este administrador podrás:

Dar de alta tus reportes personalizados en formato Qr2 y FTO.

Modificar los reportes previamente creados con este administrador.
Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo.
Borrar un reporte.
Añadir un reporte creado en formato FTO.
Preparar el archivo para su envío a Internet.
Enviar el reporte vía e-mail.

Manejo Aspel
El sistema por omisión incluye algunos reportes en formato Qr2 y FTO organizados Por grupos . Los grupos y los reportes
incluidos, dependerán del módulo en el cual estés utilizando dicho Administrador, es decir, el Administrador estará
disponible desde cualquier módulo, pero sólo podrás consultar los reportes del módulo correspondiente.

La ventana es la siguiente:
Para ver la presentación preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegará el Filtro
correspondiente para obtener información específica, la información que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo
donde esté incluido el reporte.
Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero te posiciones en grupo de reportes donde
deseas incluirlo.
Tipo de filtros por grupo de reportes

Nota: Algunos reportes que estaban ubicados en el menú Reportes, se reubicaron en este administrador de reportes,
ejemplo, los reportes de emisión de documentos.

Botones de esta ventana

Botones Descripción
Con este botón podrás realizar lo siguiente:
Dar de alta un nuevo reporte QR2 . Para esto se desplegará el diseñador de reportes. Para mayor
información consulta el archivo de ayuda del Diseñador de reportes. Para este caso debes seleccionar la
opción "Nuevo".
Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO . Para esto el sistema proporciona una Ventana en la cual
podrás fácil y rápidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso debes seleccionar la opción
"Archivo FTO".
Nota : Para ambas opciones deberás primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas añadir el
reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean añadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan.
Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO) . Para este caso se desplegará una
ventana de Windows® para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para
añadir un reporte son los siguientes:
1. Posiciónate sobre el grupo de reportes en el cual deseas añadir el reporte. Recuerda que estos grupos ya
los tiene asignado el sistema por omisión.
2. Utiliza este botón, selecciona la opción Agregar e indica la ruta del reporte a incluir.
 2.

Nota

Es importante que tomes en cuenta que no podrás añadir un reporte que haya sido creado desde otro sistema o
desde otro módulo (en el caso de Aspel-SAE), ya que recuerda que al crear un reporte éste se relaciona muy
particularmente en el Grupo de reporte en el cual fue creado.
Con esta opción podrás modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el manejo será
el siguiente:

Formato QR2
El reporte se abrirá con el diseñador de reportes. Modificar reporte.

Formato FTO
Se abrirá el reporte con la aplicación asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte

utiliza la Lista de campos y fórmulas disponibles desde la barra de herramientas con el botón

Para mayor información consulta el Editor de formatos.

Con este botón podrás eliminar el reporte previamente dado de alta o añadido al administrador de reportes. Al
eliminar un reporte deberás tomar en cuenta los siguientes puntos:
El reporte se elimina del administrador de reportes y también se elimina de la ruta o carpeta donde se
encuentre, es decir el archivo.
Si por alguna razón eliminaste un reporte de los que por omisión proporciona el sistema, te
recomendamos correr el proceso de "Reparación" para nuevamente se instalen o recuperen los archivo
de reportes borrados. Lo único que tendrás que tomar en cuenta, es que al realizar este proceso se
borrarán las entradas o referencias de los reportes creados o añadidos por ti, para este caso te
recomendamos hacer un respaldo manual desde el explorador de Windows® del archivo, para que
posteriormente con la opción Agregar un reporte los añadas nuevamente al administrador de reportes.
Muestra una Vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se desplegará el filtro del reporte para
delimitar la información a emitir en el reporte.

Nota: Recuerda que si no específicas ningún dato en el filtro el reporte considerará todos los datos.
Tipo de filtros
Con este botón podrás imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegará su
Filtro correspondiente por si deseas especificar que sólo cierta información se emita y posteriormente se
desplegará la ventana de windows® para configurar ciertas opciones para a impresión del reporte.
Preparar el reporte para su envío y/o publicación. El reporte podrá ser enviado en PDF o HTML.

Notas:
Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2.
Envía y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consultas.
Notas:
Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2.
Despliega la lista de las fórmulas y campos que podrás utilizar para armar tus reportes fto (vía formato) a la
medida de tus necesidades.

Edita tus formatos de reportes

Esta opción genera el reporte en formato PDF para su envío por Internet. Al seleccionar este botón, primero se
desplegará el Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo, se generará el
archivo PDF con la información del reporte y por último, dicho reporte se adiciona como un archivo adjunto en la
aplicación de correo predeterminada en tu computadora.

Nota:
 Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2.

Temas relacionados
Tipo de filtro por grupo de reportes
Presentación preliminar
Agregar un reporte en formato FTO
Agregar un reporte en formato FTO

Acceso

Desde cualquier módulo del sistema, Menú Reportes, Administrador de reportes, botón , opción Nuevo FTO.

Manejo
Esta opción te permitirá crear un archivo de texto para diseñar con ayuda de los campos y fórmulas del sistema un reporte
con formato FTO. Los datos que deberás definir son:

Ayúdate con la ventana de campos y fórmulas del sistema para crear tus reportes, disponible la cual desde el

Administrador de reportes con el botón .

Para mayor información consulta: Editor de Formatos

Mensajes que se despliegan desde esta ventana

Mensaje Descripción
Favor de teclear el título Para dar de alta el archivo de reporte, es necesario proporcionar el título que lo identificará
del reporte. dentro del administrador de reportes.
Favor de teclear el nombre Para que se pueda dar de alta el archivo de reporte, deberás proporcionar el nombre con el
del archivo. que se guardará dicho archivo.
Favor de teclear la ruta del Es necesario que indiques o selecciones la ruta donde se creará / guardará el archivo de
archivo. reporte.
Directorio no válido. La ruta donde se creará el archivo de reporte FTO no existe, verifica mediante la ayuda del

botón si la ruta seleccionada en el campo "Ruta" existe.

Temas relacionados
Tipo de filtro por grupo de reportes
Presentación preliminar
Administrador de reportes información general
Edita tus formatos de reportes

Acceso

Administración de reportes, editar reporte o con el botón

En qué consiste
Los sistemas Aspel cuentan con un Editor de formatos, que te permite modificar o crear los formatos de impresión
de tus documentos y reportes para así reportar la información de tu empresa satisfaciendo tus necesidades.
Puedes imprimir estos formatos de 2 maneras:
1. EN LÍNEA: Dentro de los módulos de Facturas y Compras, cuando se graba un documento, a continuación
se dispara la ventana de Emisión de documentos, dentro de la cual podrás definir el número de copias,
nombre del formato (ya sea el sugerido por el sistema, o bien, el que tú mismo hayas diseñado o
modificado), y la ruta donde se encuentra el mismo. También dentro de esta ventana de emisión de
documentos tendrás la opción de editar un formato.
2. DESDE EL MENÚ REPORTES: Al elegir la opción Emisión de documentos, se dispara una ventana, en la
cual podrás elegir entre varias opciones de filtrado para la emisión, además del nombre del formato y la ruta.
Es imprescindible que el archivo de formato conserve su terminación .FTO para poder ser utilizado.
Ventajas de la edición de formatos
Con la ayuda de los campos podrás manejar toda la información del sistema y ordenarla según tus necesidades;
esto incluye tanto la información de totales y acumulados, como cálculos predefinido por el programa.
Los comandos están en español, permitiéndote controlar: cómo se procesarán los datos, la impresión de campos o
variables calculadas, acumulados, condicionar ciertas operaciones, etc.
Se pueden crear los formatos en cualquier editor de textos, utilizando el c digo que proporciona el sistema; entre
estos procesadores está el Notepad de Windows, Wordpad, Winword entre otros, siempre y cuando estos archivos
se guarden con extensión .FTO.
Cada módulo tiene sus propios campos que puedes conocer y utilizarlos.
Cada formato está conformado por una serie de instrucciones o comandos que indican al sistema que ejecute una
serie de tareas. Cada instrucción está constituida por el nombre del comando y su argumento o parámetros. El
argumento puede contener: campos de impresión, rangos numéricos, constantes, máscaras, variables de cálculo,
funciones especiales u operadores.
El sistema requiere que en cada línea se especifique un sólo comando y su argumento. El archivo será repasado
línea por línea, ejecutando las instrucciones de arriba hacia abajo. Así mismo, se debe respetar un orden en las
instrucciones, para que se ejecute correctamente el formato y no existan problemas de sintaxis y tengas que
consultar el anexo de Mensajes de error .
Se te recomienda trabajar siempre copiando el archivo con extensión .FTO o modificándolo con otro nombre, para
que no pierdas los formatos originales.

Campos "Selección de un formato a editar"

Campo Descripción
Nombre del Anota el nombre del formato que deseas editar, indicando la ruta donde se encuentra. Puedes elegir
archivo / Ruta cualquiera de los formatos (revisa la siguiente tabla), los cuales se encuentran dentro del directorio de tu
sistema, en el subdirectorio o carpeta Datos.

Esencial
Para poder acceder al Editor de formatos automáticamente desde el sistema, previamente debes definir la Aplicación
asociada, en este caso, algún editor de textos. Lo anterior se hace desde la ventana principal, Menú Configuración /
Aplicaciones Asociadas .

Ver:
Estructura de cada formato de reporte
Tabla de formatos
Tabla de formatos con los que cuenta el sistema

Qué es
Considera la siguiente tabla, que muestra los formatos de reporte que puedes utilizar y modificar en cada módulo,
para adaptarlos a tus necesidades.
Advierte que algunos de ellos son específicos para la impresión en Láser o en impresoras de matriz, dentro de los
cuales algunos están diseñados para imprimir en las Formas de impresión Aspel (que conocerás después de esta
tabla).
Refiérete a la ayuda para información más completa de los formatos para operaciones en multimoneda, así como
los formatos con procesos "batch" (es decir, que se procesan en etapas).

Clientes y CXC
Proveedores y CXP
Facturas y Vendedores
Inventarios
Compras
Estructura de cada formato de reporte

Qué es
En general, todos los formatos se dividen en las siguientes secciones:

Sección Función
1. Parámetros del Le indica al sistema las características generales que tendrá el reporte, como son: número
reporte de caracteres que se imprimirán, tipo de letra, definición de la máscara que utilizarán las
cantidades numéricas, font a utilizar, dispositivo de salida del formato, etc.
2. Encabezados Define las cualidades del encabezado que lleva el reporte, como la línea divisoria, los
textos, los espacios entre éstos y las líneas, etc.
3. Contenido del reporte Define los campos que mostrará el reporte, es decir, los valores a emitir, con los cálculos
y/o partidas y ciclos que se quieran añadir y las especificaciones o textos complementarios que acompañen a
dichas cantidades.
4. Totales Indica la sección de totales del reporte, mostrando las cantidades correspondientes y las
anotaciones finales que se quieran incluir, como una firma, una raya, etc.
Manejo
Cada comando que utiliza el Editor, opera en alguna de estas secciones. Cuando se explica cada comando, se indica en
qué sección debe ubicarse. El siguiente es un formato ejemplo que muestra estas secciones.
Ver: Consulta la lista de campos para formatos
Consulta la lista de campos para formatos

Acceso

Desde el Administrador de reportes, botón / Lista de campos del Editor.

Qué es
Los campos son la información detallada contenida en tus catálogos. Ejemplo de campos son: Nombre de la
empresa, Nombre del cliente / proveedor, Teléfono del proveedor, No. de documento, Observaciones del mismo,
Saldo de los documentos en X periodo, etc.
Estos campos tú los puedes incluir en cualquiera de tus reportes en el orden que requieras, gracias al Editor de
formatos.
Cada uno de los campos tiene un número entre corchetes, como por ejemplo, el campo "Importe del documento", al
que le corresponde el número <33>.
Todos los campos tienen una longitud, la cual deberás considerar para que al imprimir tu reporte éste no se salga
de la hoja y puedas incluir en el mismo la mayor cantidad posible de información y no la encime.

Campos
Cada módulo cuenta con sus propios campos, dentro de los cuales existen campos numéricos y alfanuméricos que
puedes utilizar en tus reportes; todos los demás campos contienen datos específicos de catálogos y funciones. La lista de
campos está dividida de acuerdo a los módulos en los cuales se utilizan, lo que te permite consultarla de manera
dinámica.

Facturación
Compras
Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar
Inventarios

Tema relacionado
Lista de comandos y fórmulas para formatos
Lista de comandos y fórmulas para formatos

Acceso

Dentro de cualquier módulo, menú Reportes, opción Administración de reportes, con el botón

Qué es
El Editor de formatos te permite utilizar diferentes comandos y fórmulas para la edición de tus formatos de reportes,
los cuales son instrucciones que ejecutan diferentes operaciones dentro de los reportes.
Estos comandos requieren de una sintaxis, es decir, de una estructura y una manera de integrarlos para que
ejecuten una operación.
La tabla que se presenta es una guía de apoyo en orden alfabético, conteniendo los comandos que se utilizan en
diversos sistemas de la línea Aspel, y que puedes consultar al mismo tiempo que modificas un formato de reportes,
gracias a las ventajas del ambiente Windows.

Para editar el reporte utiliza la opción "Editar reporte" disponible desde el menú flotante seleccionando el reporte FTO a
editar.

El editor de formatos que se describe en esta ayuda, es en forma genérica para todos los sistemas de la línea Aspel, pero
algunos comandos son específicos para un determinado sistema.

Comandos
Fórmulas
Mensajes de error del editor

Qué son
Los mensajes de error sirven para orientarte cuando estés ejecutando un formato y éste no se pueda llevar a cabo
exitosamente.
Generalmente el mensaje indica la línea del formato con el problema, lo que hará más fácil que lo identifiques y
corrijas.
A continuación te presentamos los mensajes de error más importantes, en orden alfabético:

Mensaje de error Aparece

Archivos inexistentes Este mensaje aparece precedido por el aviso: "No se puede acceder el archivo: (Nombre del
para cambio de archivo); <ENTER>" y se despliega generalmente cuando especificas una fecha inexistente a
periodo. través del comando ABRE. Verifica la fecha anotada o la especificación del directorio de datos.
Asignación inválida, o Este error se refiere a los comandos que llevan una cadena de caracteres. Ocurre cuando en el
Cadena Inválida comando (ASIGNA principalmente) especificas para un campo de fecha, una cifra o una cadena
de caracteres delimitada por comillas. Ocurrirá también si defines un caracter para un campo
que requiere un número o viceversa. Aparece igualmente cuando haces una asignación sobre
un campo reservado, es decir, cuando tratas de ejecutar un comando ASIGNA sobre alguno de
los campos que ya están definidos dentro del editor y que se muestran al oprimir la tecla F3 .
Campo inválido. Tienes hasta un campo límite para definir variables de usuario. Este número de campo varía de
acuerdo al sistema o módulo de que se trate (en el caso de SAE ). Si dentro de un formato
especificas un número de campo mayor al especificado, el sistema te enviará este mensaje.
Campo no definido. Aparece cuando solicitas al sistema algo como: ESCRIBE 1, <002>
para que despliegue el contenido de una variable alfanumérica que no ha sido definida con el
comando DATO, ni se le ha especificado ningún "Texto".
Columna inválida. El mensaje aparecerá cuando definas un comando ESCRIBE o TRADUCE y en el parámetro
correspondiente al número de columna especifiques un número que no sea entero.
Comando inválido. Cuando las tres primeras letras de una línea no corresponden a ningún comando conocido por
el sistema o cuando al escribir el comando cometiste un error de sintaxis. Rectifica que el
comando esté escrito correctamente y vuelve a ejecutar el formato.
DEFINE sin Definiste un inicio de encabezado, pero no le indicaste al sistema hasta dónde termina éste.
FENCABEZADOS. Recuerda que cada instrucción DEFINE debe llevar su correspondiente FENCABEZADOS.
El campo a capturar, Si especificas una variable alfanumérica a través del comando DATO y le defines una longitud
no puede ser mayor a superior a 255 caracteres. Por ejemplo: DATO <002>, 256, "Texto". NOTA: En los sistemas NOI
255 caracteres. y SAE la longitud máxima es de 250 caracteres.
El campo no puede ser Si solicitas al sistema que redondee campos alfanuméricos o campos de fecha. Por razones
redondeado. lógicas el sistema sólo puede redondear campos puramente numéricos. Rectifica que el campo
sea numérico.
Esperaba ' , '. Aparece en los comandos que requieren más de un parámetro para funcionar y uno de ellos no
se ha definido. Aparece también cuando has especificado dos o más parámetros de un
comando y entre cada uno de ellos no has anotado una coma. Verifica la línea que te indica el
sistema y corrige la omisión.
Esperaba comilla. Indica que dentro de la línea especificada, olvidaste cerrar las comillas cuando hiciste referencia
a un texto.
Esperaba (E)spañol o Cuando utilizas el comando TRADUCE y anotas una letra distinta a (E)spañol o (I)nglés, para el
(I)nglés idioma a utilizar (E o I ).
Esperaba número Aparecerá si especificas un número que no sea entero o de más de un dígito al utilizar el
entero en el rango de 1 comando TIPO.
a 6.
Esperaba un carácter. Al comando RAYA se le puede especificar únicamente un caracter de repetición; por lo tanto,
este mensaje aparecerá si especificas algo como: RAYA 15, 10, "SI".
Esperaba una fecha Aparece si especificas una fecha inexistente a través del comando ABRE. Verifica la fecha
anotada o la especificación del directorio de datos. Se despliega en el sistema CAJA . Si estás
trabajando con COI , el mensaje aparecerá cuando se trate de definir una fecha directamente,
sin emplear un campo numérico.
Exceso de ciclos Este mensaje aparece cuando especificas más de 8 ciclos anidados a lo largo del formato.
anidados.
Exceso de SI's La aparición de este mensaje depende de la capacidad de memoria de tu máquina. Cuando se
anidados. presente es recomendable que sustituyas alguno de los comandos SI por la función especial
@SI.
Expresión inválida. Este mensaje lo envía el sistema por varios motivos. El más común, es por un error en la
sintaxis dentro del comando. Por ejemplo: SI "047" = 1 en lugar de SI <047> = 1. Revisa que la
sintaxis y el uso de comillas o < > sean correctos. Otra causa común es que abras más
paréntesis de los que cierras.
Fecha inválida. Aparece cuando utilizas el comando ABRE especificando al menos un caracter y no una fecha.
Recuerda que el formato de fecha es Día/Mes/Año con dos caracteres para cada rubro.
INICIA-TERMINA Sucede cuando el sistema encuentra un comando INICIA y no encuentra su correspondiente
incompletos. TERMINA o viceversa. Rectifica que cada ciclo especificado tenga definidos ambos parámetros.
Mascarilla inválida. Indica que especificaste en un comando MASCARA un caracter diferente a #, comas o punto.
Memoria insuficiente. Aparece generalmente cuando el sistema no encuentra memoria suficiente para ejecutar el
proceso y se puede deber a las siguientes causas: 1) Que tengas activo en memoria un
programa residente; 2) Que otro sistema haya dejado corrupta la memoria, lo que impedirá al
sistema trabajar correctamente. Lo más recomendable es reinicializar tu computadora.
No puede haber más de Este mensaje es del sistema NOI . Este sistema permite anidar un INICIA PD dentro de un
un INICIA PD anidado. INICIA TB o viceversa, pero no pueden anidarse dos de un mismo tipo. Ingresa al formato y
rectifica los ciclos que estás solicitando.
No puede haber más de Este mensaje aparece en el sistema NOI . Dicho sistema permite el anidamiento de un INICIA
un INICIA TB anidado. PD dentro de un INICIA TB o viceversa, pero no permitirá que se aniden dos INICIA del mismo
tipo, ni tampoco un tercer anidamiento.
Paréntesis Sucede cuando en una línea del formato cierras un número mayor de paréntesis de los que
desbalanceados. hayas abierto.
Se esperaba número Aparece cuando en alguno de los siguientes comandos especificas un número que no es
sin decimales. entero: SALTA, RAYA, CARACTERES. Sucede cuando haces una especificación con decimales
en cualquiera de los comandos que requieran el parámetro de Número de columna.
Se esperaba '>'. Indica que al utilizar un comando ASIGNA, en el número del campo o variable especificaste algo
como: ASIGNA <115 y debes cerrar el pico paréntesis así: ASIGNA <115>.
Se esperaba '<'. El mensaje aparecerá cuando dentro de un comando ASIGNA especifiques el número de la
variable definida por el usuario de manera incompleta. Por ejemplo ASIGNA 115>. Debe decir
ASIGNA <115>.
SI-SIF incompletos. El mensaje se despliega cuando se definió un comando SI y no se especificó el final de la
condicional con un SIFIN. Aparece también cuando el sistema encuentra un SIFIN, sin un SI
que le anteceda.
Sólo puede definirse El sistema te indica que entre las instrucciones DEFINE y FENCABEZADOS se pretende definir
un solo encabezado. otro comando DEFINE. No es posible que un encabezado se anide dentro de otra definición de
encabezado.
Texto para captura Aparece cuando al utilizar el comando DATO, el tercer parámetro (que corresponde al "Texto")
demasiado grande. es superior a 45 caracteres. En NOI la longitud del tercer parámetro no podrá ser mayor a 28
caracteres.
Uso de ENCABEZADOS El comando ENCABEZADOS sólo puede ser utilizado una vez que definas el contenido del
no definido. mismo a través de los comandos DEFINE y FENCABEZADOS.
Definición de ciclos

Qué son
Cada sistema tiene predefinidos sus propios ciclos de lectura / operación, permitiendo que los registros se vayan
leyendo y utilizando de acuerdo a diferentes campos o rubros. Por ejemplo, puedes acceder los archivos de
acuerdo al orden que sigue tu clave, número de cuenta, etc., y ejecutar cierta operación para los registros que
indiques.
En algunos sistemas no hay restricciones en cuanto al uso de los ciclos dentro de los formatos, mientras que en
otros debes tener cuidado con su definición. Un problema que se puede presentar cuando usas mal un ciclo
"general", es que el sistema empiece a imprimir la misma información una y otra vez hasta que se apague la
impresora. Esto se debe a que el sistema ya tiene definido internamente un ciclo, de manera que la inclusión de
otro, impide que pueda recorrer adecuadamente el archivo de datos.

A diferencia de los comandos que sólo necesitan las tres primeras letras para ser identificados, el sistema sólo
reconoce a los ciclos con el nombre completo.
Para definir un ciclo necesitas los comandos: Inicia y Termina, explicados en el apartado anterior de Comandos.

A continuación se explican los diferentes ciclos para cada sistema Aspel.

Ciclos de Aspel-SAE
Tipo de filtros por grupo de reportes

Acceso
Desde cualquier módulo del sistema, Menú Reportes, Administrador de reportes

Manejo
Como se mencionó en el tema Administrador de reportes información general, el tipo de información solicitada en cada uno
de los filtros para obtener información específica, varía dependiendo del tipo o grupo de reporte en el cual fueron creados.
A continuación se en listan los diferentes grupos en los cuales se clasifican o se ordenan los reportes dentro del
administrador de reportes. Para obtener información específica del filtro selecciona la liga que lleva a su descripción
detallada.

Se denomina grupo de reportes, al reporte en el cual se organizan o se agrupan varios reportes de un mismo tipo.

Hay dos tipos de reportes que se manejan en el administrador, los que son formatos QR2 y los FTO, en un mismo grupo se
pueden manejar cualquiera de estos formato incluso los dos, sólo deberás tomar en cuenta que los filtros definidos por
grupo también varían dependiendo del formato. A continuación se en listan los diferentes grupos de reportes que se
manejan por módulo.

Grupos para el administrador de reportes para los reportes QR2

Catálogo de proveedores
Catálogo de proveedores
Estado de cuenta general
Reporte de cuenta general detallado
Resumen de movimientos

Catálogo de clientes
Clientes por Campañas
Catálogo de clientes
Estado de cuenta detallado
Estado de cuenta general
Pagos por Internet
Resumen de movimientos

Catálogo de inventarios
Compras por proveedor
Detalle de movimientos al inventario
Histórico de números de serie
Inventarios y servicios
Kits
Multialmacén
Números de serie
Pedimento y lote
Resumen de movimientos
Ventas por cliente
Ventas por vendedor

Catálogo de facturas
Catálogo de políticas de oferta
Catálogo de vendedores
Comprobantes fiscales
Cotizaciones
Cotizaciones detallado
Devoluciones
Devoluciones detallado
Facturas
Facturas detallado
Pagos por Internet
Pedidos
Pedidos detallado
Productos devueltos/pendientes
Remisiones
Remisiones detallado
Ventas por cliente

Catálogo de compras
Compras por proveedor
Devoluciones (compras)
Devoluciones detallado
Órdenes
Órdenes detallado
Productos devueltos
Recepciones
Recepciones detallado

Independientemente en el grupo en el que estés, los reportes de formatos (FTO) desplegarán un mismo filtro (Emisión de
documentos), la información solicitada en el filtro sólo varia dependiendo del catálogo del que se trate.

Emisión de documentos en facturas

Emisión de documentos en inventarios
Emisión de documentos en compras
Emisión de documentos en proveedores
Emisión de documentos en clientes
Temas relacionados
Administrador de reportes información general
Corte anual

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Corte anual – Elige la opción que deseas.

Qué es
La finalidad de esta opción es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes,
proveedores e inventarios.

ARCHIVO AL REALIZAR EL CORTE ANUAL:

Proveedores Al ejecutar el corte anual los campos de acumulados anuales de compras y ventas se inicializan a cero.
Clientes
Inventarios Inicializan a cero los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad.
Traducción de archivos

Acceso
Ventana principal, menú Utilerías, Traducción, opción Traducción de archivos

Manejo

Las traducciones trabajarán de la siguiente forma:

Este proceso te permite convertir los datos que manejabas en las versiones de Aspel-SAE 2.0 en adelante, para
hacerlas compatibles con este nuevo sistema (versión 4.6).
El formato que se maneje en la base de datos origen es el que se respetará al momento de la traducción a la base
de datos destino, si existieran tablas en varios formatos primero deberás uniformar la base de datos a traducir
tablas en BDE permanecerán en directorio o alias Origen , las tablas que no existan se crearán en el mismo
formato de la base de datos que se está traduciendo.
Recuerda que el formato por omisión es PARADOX.
Ver:
Respaldo de archivos

El subdirectorio origen no podrá ser el mismo que el subdirectorio destino por cuestión de seguridad.
Después de traducir, es recomendable verificar que la información de Aspel-SAE 4.X (4.0, 4.5 y 4.6) sea la correcta,
en caso contrario deberá revisarse la información antes traducida y volver a realizar el proceso.
Cuando termine el proceso, el sistema mediante un mensaje preguntará para el caso en la que los datos traducidos
no se hayan colocado en la ruta actual de trabajo, lo siguiente:

N OTAS IMPORTANTES
 Te recomendamos que generes un Respaldo de tu información antes de traducir tus datos a la nueva versión, al
igual que Recuperar y regenerar los índices de toda tu información desde la versión anterior a la 4.0, es decir, de la
cual se tomarán los datos para la nueva versión. Esto ordenará los datos, ya que de otra manera no podrán ser
leídos desde la nueva versión de Aspel-SAE.
Es muy importante y recomendable que verifiques o en su caso Recuperes todos los archivos que pienses traducir,
ya que si se encuentra algún registro dañado no podrá ser traducido, y al abrir el catálogo se puede presentar
mensajes de error de archivo.
Si la base de datos que se va a traducir no usa el parámetro multialmacén, verifica que dicho Parámetro esté
desactivado en la nueva versión antes de realizar este proceso (Traducción de archivos).
En versiones anteriores a la 2.5 de Aspel-SAE sólo se contemplaba el uso de dos impuestos, tradicionalmente
IEPS e IVA; desde la versión 3.0 se utiliza un Catálogo de esquema de impuestos para poder cubrir los
requerimientos de la nueva ley de impuestos, ya que se debe contemplar el manejo del impuesto Estatal y el
Impuesto sobre la Venta de Bienes y Servicios Suntuarios (IVBSS). Al realizar la traducción de archivos el sistema
asignará automáticamente para cada uno de los artículos, un esquema de impuesto; el esquema será el que
coincida con los porcentajes de impuesto definidos para cada artículo en la versión anterior. Si el artículo tuviera un
porcentaje de IEPS y/o IVA diferente a los registrados en los esquemas de Aspel-SAE 3.0 en adelante, se creará
un nuevo esquema con estos porcentajes y será asignado al producto.
Si manejabas en versiones anteriores a la 3.0 el I.V.B.S.S dentro del I.V.A. (calculando un 20% en vez de un 15%);
al final de la Traducción de Archivos el sistema te permitirá realizar la División de estos impuestos , ya que en esta
versión se puede acumular cada impuesto por separado.
Te recomendamos, que al momento de actualizar sus tablas de datos (para las bases de datos con estructura
cliente/servidor SQL, DB2 y Oracle) dentro de los procesos de instalación automática, avanzado y exportación
deshabilitar el parámetro ENABLE SCHEMA CACHE (se encuentra en el "bdeadmin" instalado en la ruta donde fue
instalado el BDE por primera vez) y eliminar los archivos que se encuentren en el directorio configurado en
SCHEMA CACHE DIR , esto para el mejor funcionamiento y actualización de información al momento de utilizar el
control de archivos y de traducción de archivos. Una vez realizados los procesos anteriores también es
recomendable habilitar de nuevo el parámetro ENABLE SCHEMA CACHE , pues este agiliza las consultas hacia
las tablas.

Campos
Campo Descripción
Directorio Datos Indica la ruta donde se localizan los datos que vas a traducir.
fuente
Directorio SAE Indica la ruta de instalación del sistema Aspel-SAE del cual se tomarán los datos que vas a
anterior traducir.
Directorio Datos Indica la ruta donde se registrarán los datos ya traducidos. Para correr este proceso oprime el
destino botón Aceptar.

Problema y solución

Problema Solución
No puedo traducir desde Aspel-SAE Contacta de inmediato con tu distribuidor o directamente a nuestro
4.5 o 4.6 mi base de datos de Aspel- departamento de Soporte Técnico para adquirir la herramienta necesaria para la
SAE 1.X y DOS 5.X traducción.
El sistema te presentará un mensaje Este mensaje se presenta debido a que el sistema esta detectando que ya se
de aviso de que no se volverá a realizó una traducción de archivos y no es necesario volver a traducirlos ya que
traducir los archivos esta completa la tabla de datos para poder trabajar.

Temas relacionados
Traducción Perfiles de usuario
Parámetros de empresa
Traducción de impuestos
Parámetros de la empresa

Acceso
Ventana principal, menú Utilerías, Traducción, opción Parámetros de empresa.

Qué hace
El proceso de traducción en la versión 4.6 te permitirá incluir o trasladar los parámetros definidos en la versión
anterior (2x o 3.0), a la nueva versión.
Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un respaldo de los archivos de configuración de la
empresa anterior.

Campos
Campo Descripción
Versión del sistema Selecciona la versión de la que se realizará la traducción

Ruta de instalación de la Campo informativo . Muestra la ruta de trabajo, ruta donde se depositarán los archivos
nueva versión (4.6). traducidos.
Archivo origen Indica la ruta donde se tomará el archivo Empresaw.sae de la versión a traducir.
Selección de la empresa De las empresas que se enlisten, selecciona aquella en la que se tomarán los datos para
origen la traducción. Para correr este proceso oprime el botón Aceptar.

Temas relacionados
Traducción de archivos
Parámetros de empresa
Traducción parámetros de la empresa con multimoneda
Parámetros de empresa con multimoneda

Acceso
Ventana principal, menú Utilerías, opción Traducción, Parámetros de empresa.

Qué hace
Este proceso actualizará los parámetros de configuración de la empresa actual.
Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un Respaldo de archivos de configuración de la
empresa.

Campos
Campo Descripción
Archivo destino Indica la ruta donde se registrarán los archivos ya traducidos. Para correr este proceso oprime el
botón Aceptar.
Selección de la De las empresas que se enlisten selecciona a la cual se traducirán los parámetros para esta
empresa origen versión, para correr este proceso oprime el botón Aceptar.
Traducción Perfiles de usuario

Acceso
Ventana principal, menú Utilerías, Traducción, opción Perfiles de usuario.

Qué hace
Este proceso te permite convertir el archivo de perfiles de usuario de Aspel-SAE generado en las versiones anteriores
para hacerlo compatible con esta nueva versión del sistema.

Campos de esta ventana

Campo Descripción
Ruta donde está Selecciona la versión (Aspel-SAE 3.0, 2.6, 2.5 ó 2.0) de la cual traducirás el archivo de perfiles de
instalado tu SAE usuario para poder trabajar con esa información en tu versión de Aspel-SAE 4.6.
anterior.
Directorio Aspel- SAE Anota la ruta donde se localiza la instalación de tu Aspel-SAE anterior, y del cual tomarás los
fuente. datos a traducir.
Dirección SAE Campo informativo. Muestra. La ruta donde se depositarán los datos ya traducidos, este dato se
destino toma de lo configurado en el Módulo de configuración . Para esto, primero deberás configurar la
ruta del directorio de trabajo para esta versión.

Para iniciar el proceso oprime el botón Aceptar.

Manejo
Cuando se inicie el proceso de traducción, el sistema verifica que existan usuarios dados de alta en la versión anterior si
existen, se desplegará una ventana para indicar ciertas propiedades o criterios a considerar en la traducción.

Por cada usuario dado de alta en la versión anterior deberás, indicar alguno de los siguiente criterios:
Crear como usuario nuevo. Al indicar este criterio, le estás indicando al sistema que incorpore este usuario para su uso
en la nueva versión. Para este caso por cada usuario se desplegará la ventana de Alta de usuarios para indicar datos
importantes y algunos necesarios para su alta, como puede ser, correo electrónico, clave de alta, etc.

Esta ventana se desplegará por cada usuario del cual se esté realizando una traducción. Posteriormente desde el módulo
de perfiles podrás modificar loa datos generales del usuario.

No traducir este usuario . Si seleccionas esta opción, al momento de realizar este proceso este usuario no se considerará
para dicho proceso, es decir, le estarás indicando al sistema que no deseas realizar la traducción de este usuario para su
uso en esta versión.

Ahora bien, si sólo deseas Conservar y/ traducir los perfiles definidos , indica por cada usuario creado desde la versión
anterior, un usuario creado en la versión 4.6 de Aspel-SAE. De tal forma que el usuario dado de alta desde esta versión
(4.6 adopte un perfil previamente definido desde una versión anterior. Para esto, primero deberás Dar de alta los usuarios
que trabajarán con esta versión del sistema, para posteriormente realizar este proceso de traducción.

El sistema mandará un mensaje de confirmación para el cambio de perfil:

Observaciones
 El subdirectorio fuente no podrá ser el mismo que el subdirectorio destino por cuestión de seguridad.
Después de traducir, es recomendable verificar que la información de Aspel-SAE sea la correcta, en caso contrario
deberá revisarse la información antes de traducir y volver a realizar el proceso.
Este proceso traducirá todos los perfiles definidos para el usuario, pero, para aquellos procesos nuevos, es decir,
incorporados en esta versión, se visualizará el criterio definido por omisión para dichos procesos; por lo que te
recomendamos que una vez finalizado este proceso de traducción, revises los criterios o derechos asignados a
estos procesos, dependiendo del perfil del usuario.

Perfiles de usuarios
Podrás realizar nuevamente este proceso sin que esto afecte la información de los usuarios que ya tengas dados
de alta en el módulo de perfiles del usuario.

Temas relacionados
Traducción de archivos
Parámetros de empresa
Control de archivos

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos.

Proceso
Recurre al mantenimiento de archivos cuando por algún problema ocurra una interrupción eléctrica abrupta en tu
computadora o ésta reciba algún daño y el sistema señale alguna anomalía con ellos o adviertas que la información
de tus catálogos no aparece o se encuentra desordenada.
Este proceso te ayudará a saber en qué condiciones se encuentran tus bases de datos, si hubo algún daño
considerable en alguno de tus archivos y si puedes recuperarlos y en qué porcentaje.

NOTA: Antes de ejecutar cualquier operación de Control de Archivos, genera un respaldo de tu información.

Ventana de Control de archivos

Es esencial que conozcas el contenido de esta ventana:

Procesos que puedes ejecutar:

Si seleccionas un archivo de datos podrás ejecutar los procesos de:
Diagnóstico Compactación
Recuperación Creación
Avanzado Conversión
Si seleccionas un archivo de índice sólo podrás ejecutar:
Regeneración
Si eliges un archivo de Observaciones, podrás ejecutar:
Creación
En cualquier caso podrás ejecutar el proceso de:
Instalación automática

Esencial
Si no generaste la base de datos, podrás hacerlo con la Instalación Automática , que crea los archivos que no existen en
la base de datos (si existe un archivo con datos, la Instalación no los borrará).

Notas Importantes

Se recomienda al usuario de la versión de Aspel-SAE:

Que si su base está en un formato con estructura clientes/servidor (SQL, DB2 y Oracle), al momento de actualizar sus
tablas de datos mediante los procesos de Instalación automática, Avanzado y Exportación, deshabilitar el parámetro
ENABLE SCHEMA CACHE (se encuentra en el "bdeadmin" ubicado en la ruta donde fue instalado el BDE por primera vez)
y eliminar los archivos que se encuentren en el directorio configurado en SCHEMA CACHE DIR, esto para mejorar el
funcionamiento y actualización de información al momento de utilizar el Control de archivos y la Traducción de archivos.

Una vez realizados los procesos anteriores también es recomendable habilitar de nuevo el parámetro ENABLE SCHEMA
CACHE , pues éste agiliza las consultas hacia las tablas.
Base de datos abiertas

Se implementó una nueva funcionalidad, la cual consiste en el crecimiento de la tabla en función a las necesidades de uso
e incremento de la información. Con esto nos referimos a que cuando en Aspel-SAE se ubique el cursor en cualquiera de
las tablas (por ejemplo:facturas, compras, movimientos al inventario, etc) dicha tabla pudiera ampliar su tamaño o
capacidad de almacenamiento ya que ahora con sólo ubicar el cursor en alguno de los archivos listados SAE realizará la
revisión y re-estructuración de la tabla en mantenimiento para definir un block size mayor (este parámetro está disponible
en el Driver de Paradox) en caso de que se esté llegando al 80% del tamaño en bytes para la tabla.

El parámetro que proporciona esta capacidad de almacenamiento es:

BLOCK SIZE. Tamaño de bloque de disco usado para almacenar los registros en las tablas de PARADOX, en múltiplos de
1024 bytes. Las configuraciones válidas dependen del formato de la tabla:

[1] Level 5 y 7 1024, 2048, 4096, 16384, y 32768

Level 3 y 4 1024, 2048, y 4096
Default: 2048

Temas relacionados
Diagnóstico de archivos
Verifica tus archivos
Recuperación de archivos
Compactación
Creación de archivos
Regenera los índices
Instalación automática
Avanzado
Conversión
Cómo se forma tu base de datos

La base de datos que instala el sistema por omisión, se encuentra en formato PARADOX.
La información que el sistema genera se almacena en "tablas" dentro de la computadora en la unidad de disco que elijas
desde el momento en que instalas tu base de datos. Se crean dos tipos de archivos: de datos (terminación ".DB") y de
índice (terminación "PX,XG0 y YG0"), donde:

Archivos con extensión Descripción

DB Los archivos de datos contienen los registros tal y como los capturaste.
PX Índice de datos primarios.
XG0 / YG0 Índices de control secundarios.
Los índices contienen información de la organización de tus registros dentro del archivo de datos correspondiente. El
sistema los ocupa para acceder y presentar más rápidamente la información capturada.

Observaciones
Es importante que cuando realices el respaldo de algún archivo consideres tanto los archivos de datos como los de índice,
ya que de lo contrario estarías respaldando incompleta la información.

Esencial
Es muy importante que el lugar donde se archiven tus datos siempre sea el mismo para cada empresa (la misma ruta en el
mismo disco o dispositivo de guardado). Tu sistema numera y registra automáticamente algunos documentos por lo que, si
guardas información en diferentes directorios y luego intentas unirlos, ya no será posible.
Archivos que genera Aspel-SAE

Archivos consultados desde la ventana de control de archivos:

Archivo de Datos Contiene Índice(s) que le corresponde(n)

CLIE01.DB Datos del Catálogo de Clientes CLIE01.PX CLIE01.X02,
(Índice de clientes) CLIE01.Y02
CLIM01. PX
(Índice máscara de clientes)
OCLI01. DB Observaciones del catálogo de Clientes OCLI01.PX
FACT01.DB Datos del Catálogo de Facturas
(Índice de facturación) FACT01.PX,FACT01.XG, FACT01.XG0,
FACT01.YG0
FCLI01.XG1, FCLI01.YG1
(Índice documentos por cliente) FACF01.XG2, FACF01.YG2
(Índice fechas de factura)
OFAC01. DB Observaciones del catálogo de Facturas OFAC01. PX
AFACT01.DB Acumulados de ventas AFACT01.PX
POLI01.DB Catálogo de políticas de venta POLI01.PX
VEND01.DB Catálogo de Vendedores VEND01.PX, VEND01.X02,
(Índice de vendedores) VEND01.Y02,
CUEN01. DB Catálogo de Cuentas por cobrar CUEN01.PX, CUEN01.XG0,
(Índice de cuentas por cobrar) CUEN01.YG0,

OCXC01.DB Observaciones del catálogo de Cuentas por cobrar OCXC01.PX

FOLCXC01.DB Folios de cuentas por cobrar FOLCXC01. PX
CONC01.DB Datos del Catálogo de Conceptos de Cuentas por CONC01.PX
cobrar
PAGA01. DB Datos del Catálogo de Cuentas por pagar PAGA01.PX, PAGA01.XG0,
(Índice de cuentas por pagar) PAGA01.YG0
OCXP01.DB Observaciones del catálogo de Cuentas por pagar -
FOLCX01.DB Folios de cuentas por pagar FOLCX01.PX, FOLCX01.XG0,
(Índice de folios de cuentas por pagar) FOLCX01.YG0

CONP01. DB Datos del Catálogo de Conceptos de Cuentas por CONP01.PX

pagar
INVE01. DB Datos del Catálogo de Inventarios y Servicios INVE01.PX, INVE01.X02,
(Índice de inventarios) INVE01.Y02,
INVM01.PX
(Índice máscara de productos) INVE201. Y02
(Índice de productos con clave alterna)

OINV01. DB Observaciones del catálogo de Inventarios OINV01.PX

MULT01. DB Datos del Catálogo de Multialmacén MULT01.XG0, MULT01.XG1,
(Índice de multialmacén) MULT01.YG0, MULT01.YG1,
MULT01.PX

(2do. índice de multialmacén)

CLIN01. DB Datos del catálogo de Líneas de inventarios CLIN01.PX
LTPD01. DB Datos del Catálogo de Lotes y Pedimentos LPTD01.PX, LPTD01.XG0,
(Indice de Lotes y Pedimentos) LPTD01.YGO

OLTPD01. DB Observaciones del catálogo de Lotes y Pedimentos OLTPD01.PX

KITS01. DB Datos del Catálogo de Kits KITS01.PX, KITS01.XG0,
(Indice de Kits) KITS01.YG0
MINV01. DB Datos del Catálogo de Movimientos al Inventario MINV01.PX, MINV01.XG0,
(Indice de movs. a inventarios) MINV01.YG0
OMIN. 01 DB Observaciones del catálogo de Movimientos al OMIN01.PX
inventario
CONM01. DB Datos del Catálogo de Conceptos de Movs. al CONM01.PX
Inventario
PROV01. DB Datos del Catálogo de Proveedores. PROV01.PX, PROV01.X02,
(Índice de proveedores) PROV01.Y02
PROM01.PX
(Índice máscara de proveedores)
OPRV01. DB Observaciones del catálogo de Proveedores OPRV01.PX
COMP01. DB Datos del Catálogo de Compras COMP01.PX, COMP01.XG0,
(Índice de compras) COMP01.XG1, COMP01.XG2,
CPRO01.YG0, CPRO01.YG1,
(Índice documentos por proveedor) COMP01.YG2
(Índice fechas de compra)
OCOM01. DB Observaciones del catálogo de Compras OCOM01. PX
ACOMP01. DB Datos de Acumulados de Compras ACOMP01. PX
MONED01. DB Datos del Catálogo de Monedas MONED01.PX
IMPU01. DB Esquema de Impuestos IMPU01.PX
CTAESQ01.DB Cuentas contables del esquema CTAESQ01.PX
BITA01.DB Bitácora de movimientos BITA01.PX
(Índice de la bitácora) BITA01.XG1 BITA01.XG2,
BITA201.YG0, BITA201.YG1,
(Segundo índice de la bitácora)

ACTCAT01.DB Catálogo de actividades ACTCAT01.PX

(Índice del catálogo de actividades) ACTCAT01.XG1 ACTCAT01.XG2,

RESCAT01.DB Catálogo de resultados RESCAT01.PX

(Índice del catálogo de resultados RESCAT01.XG1 RESCAT01.XG2,

CAMP01.DB Catálogo de campañas CAMP01.PX

(Índice del catálogo de campañas CAMP01.XG1 CAMP01.XG2,

GUICAM01.DB Catálogo de guías de campañas GUICAM01.PX

(Índice del catálogo de guías de campañas GUICAM01.XG1 GUICAM01.XG2,
EDOCAM01.DB Catálogo de actividades por campañas EDOCAM01.PX
(Índice del catálogo de actividades por campañas EDOCAM01.XG1 EDOCAM01.XG2,

DESEDO01.DB Catálogo de descripción de actividades DESEDO01.PX

(Índice del Catálogo de descripción de actividades DESEDO01.XG1 DESEDO01.XG2,
EDCLCA.01 Actividades de clientes por campañas EDCLCA.PX
(Índice de Actividades de clientes por campañas EDCLCA.XG1 EDCLCA.XG2,

INFCL01.DB Información del cliente INFCL01.PX

(Índice de información del cliente INFCL01.XG1 INFCL01.XG2,
ZONA01.DB Información de zonas ZONA01.PX
(Índice de información de zonas ZONA01.XG1 ZONA01.XG2,

INTCOI01.DV Interfaz COI INTCOI01.PX

(Índice de la interfaz COI INTCOI01.XG1 INTCOI01.XG2,
TALLA01.DB Tallas TALLA01.PX
(Índice de tallas TALLA01.XG1 TALLA01.XG2,
COLOR01.DB Colores INTCOI01.PX
(Índice de clores INTCOI01.XG1 INTCOI01.XG2,
CFGLIN01.DB Configuración de líneas CFGLIN01.PX
(Índice de la interfaz COI CFGLIN01.XG1 CFGLIN01.XG2,
HNUMSER01.DB Histórico de números de serie HNUMSER01.PX
(Índice uno HNUMSERA01.XG1 HNUMSERA01.XG2,
HNUMSERB01.XG1 HNUMSERB01.XG2,
(Índice dos
NUMSER01. DB Datos del Catálogo de números de serie NUMSER01.PX, NUMSER01.XG0
(Indice de Números de serie) NUMSER01.XG1, NUMSER01.YG0,
CNSEST01.DB Consulta de estadísticas CNSEST01.PX
CONTAC01.DB Contactos de los clientes CONTAC01.PX
LNKOLKC01.DB Contactos en Outlook para clientes LNKOLKC01.PX
CONTAP01.DB Contactos de los proveedores CONTAP01.PX
LNKOLKP01.DB Contactos en Outlook para proveedores LNKOLKP01.PX
CITAS01.DB Catálogo de citas CITAS01.PX
PERIODOS01.DB Tabla de períodos PERIODOS01.PX
CLIECDF01.DB Catálogo de clientes de comprobantes fiscales CLIECDF01.PX, CLIECDF01.XG0
digitales CLIECDF01.XG1, CLIECDF01.YG0,
(Indice de clientes CFD)
COND01.DV Condiciones de movimientos al inventario COND01.PX
CONDFC01.DB Condiciones de facturas y compras CONDFC01.PX
CONDBITA01.DB Condiciones de la bitácora CONDBITA01.PX
CONDCRM01.DB Condiciones del administrador de clientes CONDCRM01.PX

Esencial
Las últimas dos cifras del nombre del archivo, indican el número de empresa a la que pertenece la información; en estos
casos, se trata de la empresa No. 1, ejemplo: CLIE01 .PX, FACT01 .DB.

Manejo
Es importante que conozcas la existencia de estos archivos porque, si se dañan, deberás recuperarlos o reiniciar la
captura de tu información desde el momento en que ésta se perdió.

Base de datos abierta

Los nombres de los archivos de datos y sus respectivas extensiones varían dependiendo del formato en el que se
encuentre la base de datos.

Ver:
Base de datos Abiertas
Diagnóstico de archivos

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Diagnóstico.

Qué es
Por medio de esta función podrás conocer datos generales del archivo seleccionado, así como la información de su
estado.
El sistema muestra de manera automática el diagnóstico en la parte inferior de la ventana de control de archivos,
sólo basta con estar posicionado sobre el archivo.

Campos
Campo Descripción
Nombre Este campo informativo te mostrará el nombre del archivo que seleccionaste.
Descripción Este campo informativo te mostrará la información que contiene el archivo.
Estado Este campo informativo te mostrará el estado del archivo, es decir si existe o no; o en su caso si ya fue
verificado.
Tamaño Este campo te mostrará el tamaño actual del archivo; éste dependerá de los movimientos registrados en
el mismo.
Hora Este campo te mostrará la hora en que se modificó el archivo por última vez.
Fecha Este campo te mostrará la fecha en que se modificó el archivo por última vez.
Cifra control Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el número de registros que
se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el
archivo.
Registros Este campo informativo representa una cifra teórica; se refiere al número de registros que deberían estar
calculados grabados en el archivo. El total de registros calculados se obtiene dividiendo el tamaño del archivo (en
bytes) entre el tamaño que ocupa un registro (también en bytes).

Esencial
Si la cifra en el registro de control y los Registros calculados son iguales, tu archivo está correcto; si no es así, significará
que tu archivo está dañado. En este caso es recomendable que utilices el respaldo del archivo, si cuentas con él, en caso
contrario ejecuta el proceso de Recuperación.

Ver:
Recuperación de archivos
Manejo
Este botón, sólo se encontrará activo cuando estés diagnosticando un archivo de datos (con terminación .DB).
Ver:
Verificación de archivos
Verifica tus archivos

Acceso

Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Diagnóstico - botón

Qué es
Esta opción verifica tus archivos de Datos (terminación .DB) para que conozcas el estado en que se encuentran.
Al iniciar este proceso, el sistema comprueba registro por registro que la información que contienen los campos sea
del tipo especificado (por ejemplo, que en un campo numérico no aparezca una letra o basura, que la longitud sea
la correcta, etc.).

Esencial
Si el proceso de Verificación indica algún daño, será necesario realizar el proceso de Recuperación.
Recuperación de archivos
Recuperación de archivos

Acceso
Ventana principal, menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Recuperación.

Qué es
Esta función te permite recuperar la mayor cantidad de información de los archivos que se encuentren dañados;
una vez terminado el proceso el sistema indicará dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo
como recuperado y el total de registros recuperados.
Se te pedirá que confirmes el proceso; si tu respuesta es afirmativa, se presentará una ventana donde se señalará
el avance del mismo.
Si al seleccionar el archivo, el sistema dice: No existen registros en el Archivo, es porque ya no tienes
movimiento alguno en el mismo.

Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express.

Esencial
Si en el Diagnóstico de Archivos observaste un Estado de archivo como dañado, debes llevar a cabo la Recuperación de
archivo. Al ejecutar el proceso no se recupera la información del registro dañado, pero sí de los registros anteriores y de
los posteriores, necesitando capturar sólo los registros dañados o los más recientes.

Es importante que consideres que si deseas realizar una exportación de la base de datos (formatos SQL y Oracle),
desactives el parámetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir
"False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar
nuevamente a los módulos, envía el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que sólo existen los archivos DB pero
no los índices.

Afecta
Antes de ejecutar este proceso debes contar con un respaldo reciente de tu información.
Si por algún error efectuaste el proceso de Recuperación sobre un archivo que no lo necesitaba, tu información no
se verá afectada.
Después de recuperar un archivo será necesario regenerar el índice del mismo.
Ver:
Regeneración de índices

Manejo y sugerencia
El sistema leerá el archivo indicado y, si el registro es correcto, lo grabará en un archivo temporal. Cuando se
localiza un registro dañado, el sistema preguntará si deseas continuar recuperando la información, eliminando el
registro incorrecto. Si contestas afirmativamente se continuará la recuperación hasta terminar de leer el archivo. Si,
por el contrario contestas de manera negativa el proceso se dará por terminado y el archivo quedará compuesto por
los registros correctos que se encontraban almacenados antes del dañado. En ambos casos al finalizar, el sistema
pregunta si se sustituirán o no los registros recuperados.
Se recomienda usar esta función sólo cuando los archivos que la Verificación marca como existentes son
superiores al 60% de tu información y no cuentas con un respaldo reciente, debido a que tendrás que volver a
capturar aquellos movimientos que no se recuperaron.

Problema y Solución
Problema Solución
En la ventana de control de archivo, dentro del El sistema encontró algún registro dañado y no fue recuperado
estado el sistema muestra: Error al recuperar. porque suspendiste el proceso de recuperación.
Compactación

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Compactación.

Qué es
La finalidad de esta operación es ayudarte a tener más espacio en tu disco y agilizar el manejo de los datos.

Afecta
Al correr esta función, el sistema Elimina registros que ya no se utilizan, productos borrados de tu inventario, registros en
blanco y todo aquel registro que tenga movimientos anteriores a la fecha de compactación, sustituyendo el archivo de
datos compactado por uno de tamaño menor. Por ello, debes respaldar toda la información de tu empresa antes de
realizar el proceso , de manera que cuentes con un archivo de protección.

Los documentos de pedidos, cotizaciones, remisiones y facturas que estén cancelados, documentos enlazados sin
pendientes, recepciones saldadas con fecha anterior a la fecha de corte serán eliminados, en el caso de documentos de
devolución se eliminarán todos los documentos sin importar el estatus de acuerdo a la fecha de corte, solamente se
dejarán los registros que se hayan grabado sin integración con Cuentas por Cobrar .

Ver:
Respaldo de archivos

Esencial
Antes de compactar tus datos, debes ejecutar una Actualización de archivos, ya que este proceso te permitirá tener la
información lo más completa posible, además de que al ejecutar el proceso de Compactación no se eliminará información
que no esté actualizada para conservar la integridad de los datos.

La información presentada en registros calculados es sólo información histórica de los archivos, ya que corresponde a la
cantidad máxima que tenía el archivo antes de la compactación.

Manejo

Archivos que no compactará:

Cuentas por cobrar no saldadas.

Cuentas por pagar no saldadas.
Pedidos y órdenes de compra con unidades pendientes.
Capas UEPS y PEPS que no hayan sido vendidas en su totalidad.
Remisiones y Cotizaciones originales o no enlazadas.
Catálogo de monedas.

Archivos que compactará:

Clientes: Elimina los registros o espacios en blanco de los clientes que hayas eliminado de tu archivo.
Cuentas por Cobrar: Cuentas que tengan saldo cero y que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de
corte.
Facturación : El sistema eliminan todos los documentos de acuerdo a la fecha de corte, solamente deja los
registros que se hayan grabado sin integración de Cuentas por Cobrar.
Vendedores : Elimina los registros o espacios en blanco de los vendedores que hayas eliminado del archivo de
vendedores.
Inventarios: Elimina los registros o espacios en blanco correspondientes a productos dados de baja del archivo de
inventarios.
Movimientos al inventario : Eliminará los movimientos que se hayan elaborado en una fecha anterior a la indicada
 en la fecha de corte.
Números de serie: Elimina los números de serie con estatus de baja y los que tienen el estatus de vendido y cuya
fecha de documento de salida sea anterior a la fecha de corte indicada.
Lotes y pedimentos : Elimina los registros en blanco por los lotes y/o pedimentos eliminados y aquellos lotes y
pedimentos con existencias iguales a cero.
Catálogo de Kits : Elimina los registros o espacios en blanco de los kits que hayas eliminado del archivo de
inventarios.
Proveedores: Elimina los registros o espacios en blanco de los proveedores que hayas eliminado del archivo de
proveedores.
Compras: Recepción de mercancía, Orden de compra y Devolución de compra que estén cancelados, documentos
enlazados sin pendientes, recepciones saldadas con fecha anterior a la fecha de corte.
Cuentas por Pagar : Elimina todas las cuentas que tengan saldo cero con fecha anterior a la fecha de corte.
Multialmacén : Elimina los espacios en blanco de los productos eliminados de los almacenes.
Catálogo de políticas de venta : Elimina del catálogo las políticas que tengan el estatus de baja.
Números de serie. Elimina los números de los productos que ya no existan o no tengan asociado ningún
documento de entrada. Toma en cuenta también la fecha de corte, eliminando aquellos registros y que se hayan
grabado con fecha anterior a la fecha de corte.
Bitácora de actividades. Elimina los registros que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte y cuyos
registros tengan el estatus Finalizada.
Campañas. Elimina los registros que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte y cuyos registros
tengan el estatus Cerrada.
Estados de la campaña. Borra las campañas que no se estén usando en la tabla o archivo de campañas.
Citas. Elimina las citas de los clientes que no estén dados de alta en el catálogo de clientes.
Interfase/COI. Archivos creados que ya han sido actualizados en Aspel-COI y que son posteriores a la fecha de
corte.
Información del cliente. Borra la información del cliente y documentos que no estén dentro del archivo de facturas.
Tallas y Colores. Borra las tallas y colores o la clasificación que se le haya dada a la combinación de elementos,
aquellos que no se estén utilizando en el archivo de inventarios.

Esencial
Este proceso no elimina las facturas y/o compras que tengan un saldo, o bien, sean anteriores a la fecha de corte
de la compactación.
Los índices de los archivos compactados se regeneran automáticamente durante la operación. Las observaciones
de cada archivo se borran paralelamente a los registros que se eliminan.
Después de estar posicionado en el archivo de Datos a compactar, al oprimir el botón de Compactación de la
ventana de Control de archivos, el sistema enviará un aviso advirtiéndote que debes tener un respaldo antes de
correr este proceso.

NOTA: En caso de una interrupción eléctrica durante la compactación, bastará con reiniciar el proceso sobre el respaldo.
Creación de archivos

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Creación.

Qué es
El proceso de creación de tablas en control de archivos las creará en formato PARADOX.
Este proceso genera el nuevo archivo de datos que hayas marcado en la ventana de Control de Archivos.
Al crear cualquier archivo, si éste ya existía, el sistema mandará el mensaje: "El archivo ya existe ¿Desea
reiniciarlo?"; si respondes afirmativamente perderás toda la información contenida en el archivo anterior; en caso de
que no exista el archivo, se creará automáticamente.

Manejo Aspel
Cuando el archivo o tabla lo requiere solicitará ciertos parámetros o especificaciones para la creación del archivo, tal y
como se solicita cuando estás efectuando una Instalación automática .

Esencial
Cuando el estado indicado en la ventana de Control de Archivos diga que el archivo No existe, utiliza esta opción para
crear cada Archivo de datos, estos archivos se crearán por omisión en la base de datos en la que se esté trabajando. Al
crear los archivos de datos automáticamente se generarán los índices asociados.
Regenera los índices

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Regeneración.

Qué es
Esta es una de las opciones de mayor utilidad dentro del Control de archivos, ya que soluciona muchos de los
problemas que se pueden presentar cuando ocurre una descarga eléctrica o cuando alguien apaga la computadora
mientras se ejecutaba alguna operación de guardado. Solamente podrás ejecutarla sobre archivos de tipo índice
(archivos con extensión PX, XGO / YGO, XG1 / YG1, XG2 / YG2, X01 / Y01).
Una vez que ejecutas el proceso, se te preguntará: "¿Estás seguro de que deseas regenerar el índice?", al
aceptar se presentará una ventana que indica el avance del proceso.
Una vez terminado, regresa a la ventana de Control de archivos y observarás que el estado del archivo habrá
cambiado a Regenerado .

Utiliza esta opción cuando:

Los datos que reporta el sistema se generen fuera de orden, están duplicados o no aparecen.
Los archivos de índice no existen.
El Estado aparece como Incorrecto.
Existen problemas de operación.

Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express.

Importante
Si ejecutas la regeneración de un índice que no requería este proceso, tus archivos no se verán afectados.

Es importante que consideres que si deseas realizar una exportación de la base de datos (formatos SQL y Oracle),
desactives el parámetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir
"False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar
nuevamente a los módulos, envía el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que sólo existen los archivos DB pero
no los índices.

Afecta
En caso de que algún registro esté dañado, la regeneración de índices no lo podrá recuperar. Si los archivos de alguno de
los catálogos no reflejan información:
Regenera los índices.
Si no se pudieron regenerar adecuadamente, utiliza la Recuperación de archivos.
Instalación Automática

Acceso
Al iniciar una sección con el sistema y se detecte que aún no haz creado tu base de datos
Menú Utilerías, Control de archivos, Botón Instalación automática

Qué es
Esta opción te permite crear los archivos necesarios para trabajar con el sistema de manera automática y rápida,
únicamente suministrando algunos parámetros necesarios.
Esta forma de instalación te asegura que el sistema esté listo para trabajar de inmediato, para que posteriormente definas
los parámetros de configuración de manera particular dependiendo del manejo de tu empresa.
El proceso de instalación automática creará las tablas en formato PARADOX, considerando que si existe alguna tabla ésta
no se creará por lo que permanecerá en su formato original.

Manejo Aspel
Existen dos formas en que puedes generar tu base de datos mediante el proceso instalación automática:
1. Al iniciar una sección con el sistema
Si al iniciar una sección con el sistema y el asistente de configuración ya no está disponible y no haz creado aún tu base
de datos, después de proporcionar tu clave de acceso al sistema, se desplegará un mensaje el cual te invitará a crear tu
base de datos en ese momento. Si tu respuesta fue afirmativa, el sistema permitirá que proporciones cierta información
como:
Si usarás multialmacenes
Cual será el descuento comercial aplicado a los clientes
Si manejarás un número secuencial para facturas
La ruta del directorio donde se creará la base de datos, es decir la ruta de trabajo, así como el formato y el Alias de
la base de datos que se generará. Cabe mencionar que desde el explorador de Windows® deberás crear una
carpeta la cual considerarás como la carpeta donde almacenarás tus Datos, puedes crearla al mismo nivel donde
está creada la base de datos ejemplo: Archivos de programas/ Archivos comunes/ ASPEL/ Sistemas Aspel/
SAE4.50.
Nota:
La ruta de datos indicada en el campo directorio de trabajo es la que se configurará en los parámetros del sistema como
la base o directorio de trabajo para la empresa.
Una vez proporcionados los datos antes citados, acepta la ventana para que inicié el proceso de Instalación automática
. Este proceso lo podrás realizar cada vez que inicies una sesión con el sistema, siempre y cuando no hayas creado tu
Base de datos anteriormente
2. Desde control de archivos
Para crear tu base de datos, realiza lo siguiente:
Crea desde el explorador de Windows® una carpeta la cual considerarás como la carpeta donde almacenarás tus
Datos, puedes crearla al mismo nivel donde está creada la base de datos ejemplo: Archivos de programas/
Archivos comunes/ ASPEL/ Sistemas Aspel/ SAE4.50.
Posteriormente accede a los parámetros de configuración, e identifica en el apartado Parámetros Generales el
Botón "Configuración", ahí indica la ruta o directorio creado en el paso anterior. De esta forma le indicarás al
sistema la ruta de trabajo para todos los usuarios habilitados para trabajar en la empresa que estés configurando.
Como último paso antes de abrir cualquier módulo del sistema, accede al módulo de Control de archivos y ejecuta
el proceso de "Instalación automática" .
Notas
Cuando se haya completado la instalación de la base de datos el sistema estará listo para trabajar y no tendrás que
ejecutar la instalación automática nuevamente, a menos que necesites generar una nueva base de datos.
En caso de que hayas solicitado la Instalación automática y tengas archivos con información en el subdirectorio
indicado, este proceso no los borrará, únicamente creará los que hagan falta.
Para el caso en el que el control de archivos detecte que algún archivo no fue creado correctamente o por alguna
razón se encuentre dañado, desde este módulo también estará disponible el proceso de "Instalación automática".
Si cuentas con una base de datos generada en otra versión, primero deberás crear el directorio donde se colocarán
los datos, para posteriormente desde el proceso de traducción de archivos llevar a cabo la traducción de los datos.

Temas relacionados
Cómo se forma tu base de datos Aspel
Archivos que genera Aspel-SAE
Instalación de la Base de Datos
Control de Archivos
Avanzado

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Avanzado.

Qué es
Esta opción te permite manejar los archivos de Datos de tu empresa en diferentes formatos como Dbase, SQL
server, ODBC.
Al poder manejar los archivos de datos en formatos de manejadores de bases de datos, se permite explotar toda la
información administrativa de tu empresa desde otras aplicaciones.
Una vez que manejes tu base de datos en formato Dbase, SQL server, o cualquier otro tipo el sistema podrá leerla
y actualizarla sin problema.

Manejo Aspel
Si es la primera vez que utilizas esta opción, para que se genere tu base de datos en la ruta y formato seleccionado, sólo
activa el campo Exportar la información". Si ya creaste con anterioridad tu base de datos, sólo selecciona el formato a usar
y dependiendo el caso indica la ruta donde está la base de datos o alias de la misma.

Ver:
Conversión

Con s i d e r a c i o n e s p a r a l a o p e r a c i o n e n f o r m a t o d b a s e

La operación del sistema cuando la base de datos se encuentre en formato Dbase será limitada en los siguientes aspectos:
- Módulo de Facturas: No se soporta el alta y control de comprobantes fiscales digitales (Facturas y Devoluciones Digitales)
- Módulo de Clientes y CxC: En los movimientos que se registren tanto en la Bitácora de Movimientos como en el Catálogo
de Citas, se grabará la fecha en que se realice el registro pero no se considerará la hora.

Dadas estas limitantes al ejecutar los procesos de Traducción o Exportación de archivos (desde la opción Avanzado en
Control de Archivos) si el formato elegido es Dbase, se presentará el mensaje de advertencia: "Recuerde que en formato
Dbase no se soporta el manejo de bitácora, citas y comprobantes fiscales. Desea continuar? SI/NO".

Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express.

Recomendaciones de importancia

En el BDE Administrator se modificó el valor por omisión del parámetro BLOCKSIZE para el driver nativo de Paradox
(BdeAdministrator.exe/Configuration/Drivers/Native/Paradox), ahora el valor por omisión con el que se crearán las nuevas
bases de datos es 4096, lo que ayudará a que SAE tenga un mejor desempeño en cuanto a velocidad de respuesta
cuando el tamaño de los archivos o tablas se vaya incrementado y le permitirá soportar el alta de una mayor cantidad de
registros en las diferentes tablas.
Se recomienda utilizar o tener un directorio por cada base de datos distinta que se maneje, así como para cada empresa
registrada, esto para la buena administración de los respaldos.
Es importante que consideres que para el formato DBASE no se podrá soportar o manejar los procesos de bitácora, citas y
comprobantes fiscales, esto lo advertirá el sistema con un mensaje informativo.
Para actualizaciones posteriores también podrás usar este proceso, pero te recomendamos que si sólo es un archivo en
particular, utilices el proceso de Conversión .
Es importante que consideres que si deseas realizar una exportación de la base de datos (formatos SQL y Oracle),
desactives el parámetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir
"False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar
nuevamente a los módulos, envía el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que sólo existen los archivos DB pero
no los índices.
Al iniciar el proceso, este puede tardar unos minutos, espera pacientemente y no canceles el proceso, ya que se puede
dañar la base de datos.
Siempre antes de ejecutar cualquier proceso del control de archivos es importante que ya cuentes con un respaldo de tu
información.
Te recomendamos que sólo uses esta opción para exportar tu base de trabajo en otro formato de base de datos diferente
al actual, para cambiar la ruta de trabajo y base a usar es recomendable realizar dicho cambio desde el módulo de
configuración/Parámetros generales/Botón configuración.
Es importante que si realizas varias exportaciones a diferentes formatos te asegures que siempre se realice sobre la base
de datos fuente o bien que esta contenga todos los archivos, de tal forma de no tener archivos con datos y otros vacíos,
esto podría conllevar a irregularidades en la base de datos que origen problemas a la hora de leer la información.
Si deseas crear los archivos vacíos puedes utilizar el proceso normal de Instalación automática .
A través de esta opción también puedes indicarle al sistema el tipo de formato y el lugar donde se encuentra el archivo de
datos, pero si el sistema detecta que en la ruta o alias indicado no existe ningún archivo con el formato especificado, el
sistema marcará error cada vez que trate de abrir una tabla o archivo.
Si el proceso es ejecutado varias veces para una misma base de datos (esto por que deseas actualizar la información),
toma en cuenta que cuando el sistema informe que los archivos ya existen, estos se sobreescriban todos, ya que se puede
dar pie a irregularidades en cuanto a la relación entre la información y tablas de datos.

Campos
Campo Descripción
Exportar la Si está activada esta opción, se exportará toda la base de datos actual de trabajo al formato
información seleccionado y adicionalmente se le indica al sistema que use esta base de datos. Posteriormente
desde el módulo de parámetros del sistema, Carpeta Generales/Botón Configuración, podrás
cerciorarte de la ruta de trabajo.

Si está desactivada esta opción sólo le estará indicando al sistema que use como base de trabajo la
seleccionado en el campo "Ruta o alias".

Te recomendamos ampliamente que para este caso mejor utilices el módulo de configuración para
especificar la ruta de trabajo.

Configuración/Parámetros generales/Botón configuración

El formato al que Formato
se desea migrar Selecciona el formato en la cual deseas exportar tu información o en sus caso el formato en la que se
es encuentra la base de datos.

Ruta o alias Ruta

Selecciona la ruta donde seas sean depositados los archivos exportados de la base de trabajo. Para
el caso en el que sólo estás especificando la ruta de trabajo selecciona o proporciona el directorio
donde se encuentra dicha base de datos.

Alias
Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrás indicar si el
formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible,
deberás realizar lo siguiente:
1. Instala un cliente SQL
2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor.
3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos)
4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con
 1.
2.
3.
4.
anterioridad desde el servidor SQL.
Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL.
Una vez realizado lo anterior, el Alias se listará de manera automática en este campo, ya que Aspel-
SAE lee directamente la información del BDE admin.

Si al seleccionar estos datos el sistema detecta que no existe tanto el directorio de datos como el
Alias lo advertirá con el siguiente mensaje "El directorio o Alias no existe o no corresponde al
Driver especificado ".

Temas relacionados
Conversión de archivos
Configuración del drivers ODBC
Configuración de los drivers Nativos
Conversión

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos / Botón Conversión.

Qué es
Esta opción te permitirá exportar o convertir los archivos de tu base de datos con la que estés trabajando a otros
formatos, no modifica el contenido propio de los datos, puedes convertirlos a los formatos Paradox®, Dbase®,
SQL® Server, entre otros. Este proceso se tendrá que realizar archivo por archivo.

Manejo Aspel
Desde el control de archivos posiciónate sobre la tabla o archivo que deseas exportar y selecciona el botón de Conversión.

Campos
Campo Descripción
Nombre del Nombre propuesto por el sistema para la tabla que se desea convertir. Archivo seleccionado en la ventana
archivo de control de archivos. El nombre propuesto se armará con el siguiente formato, Nombre de la tabla, mas la
leyenda _E. El nombre podrá ser modificado según lo requieres.
Tipo de Formato
base de Selecciona el formato en la cual deseas exportar tu información o en sus caso el formato en la que se
datos encuentra la base de datos.

Ruta o alias Ruta

Selecciona la ruta donde seas sean depositados los archivos exportados de la base de trabajo. Para el
caso en el que sólo estás especificando la ruta de trabajo selecciona o proporciona el directorio donde se
encuentra dicha base de datos.

Alias
Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrás indicar si el formato
especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, deberás realizar lo
siguiente:
5. Instala un cliente SQL
6.
7.
8.
 5.
6. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor.
7. Crear la base de datos en el servidor (sin datos)
8. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad
desde el servidor SQL.
Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL.
Una vez realizado lo anterior, el Alias se listará de manera automática en este campo, ya que Aspel-SAE
lee directamente la información del BDE admin.

Si al seleccionar estos datos el sistema detecta que no existe tanto el directorio de datos como el Alias lo
advertirá con el siguiente mensaje "El directorio o Alias no existe o no corresponde al Driver
especificado ".

Esencial
Diferencias entre el botón avanzado y el botón conversión:
Con el proceso Avanzado exporta toda la base de datos a un formato en especial y le indica al sistema la base y
tipo de formato a usar por el sistema, es decir la base de trabajo para su actualización.
Con el proceso de Conversión , el sistema pasar o convierte un archivo de la base de datos para su exploración
desde otra aplicación. También se puede utilizar para actualizar un archivo en particular hacia una base de datos
en específico.

Es importante que consideres que si deseas realizar una exportación de la base de datos (formatos SQL y Oracle),
desactives el parámetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir
"False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar
nuevamente a los módulos, envía el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que sólo existen los archivos DB pero
no los índices.

Temas relacionados
Avanzado
Actualización de archivos

Qué es
Sirve para integrar los movimientos de diversos catálogos cuando en tus parámetros indicaste que trabajarías de
manera separada.
Permite la actualización de los Inventarios, las Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar el proceso de actualización
de estos archivos normalmente se realiza de manera automática durante el alta de documentos cuando los
módulos están integrados, pero cuando no es así, es necesario utilizar este proceso para efectuar la actualización.
Otra causa por la que pueden no haberse generado los movimientos de inventarios, es cuando se factura sin
existencias.

Esencial
Cuando se elige cualquier opción de actualización que afecte a los módulos el sistema solicita el rango de fechas de
actualización el cual debes indicar para establecer un periodo de tiempo del cual quieres actualizar tu información.

Temas relacionados
Facturas a Cuentas por Cobrar
Facturas a Inventarios
Compras a cuentas por pagar
Compras a inventarios
Actualización de pendientes
Actualización de ventas anuales
Actualización de compras anuales
Facturas a cuentas por cobrar

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Facturas a cuentas por cobrar.

Qué es
Realiza o genera los movimientos de Facturas (1) y Devolución de facturas (8), que no se crearon en el alta de
documentos, por haber trabajado en forma desintegrada los módulos Facturas y vendedores con Clientes y cuentas por
cobrar.

Esencial
La actualización de facturas a cuentas por cobrar: Cuando se tenga una factura cancelada no se generará ningún
movimiento ya que fue cancelada antes de generar la actualización.
Facturas a inventarios

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Facturas a Inventarios.

Qué es
Genera los movimientos en Inventarios de Venta (51), Cancelación de Devolución (56) y de entrada como Cancelación de
Factura (4) y Devolución de Venta (2).

Esencial
Algunos motivos por los que no se pueden actualizar se refieren a la falta de existencias suficientes para poder actualizar,
que el producto no se encuentre en el almacén especificado o que haya sido dado de baja en el inventario.

Al terminar el proceso el sistema pregunta si deseas imprimir los registros no actualizados, al contestar afirmativamente se
presenta un reporte detallado en el que encontrarás los datos de las partidas que no se pudieron actualizar porque no hay
existencias disponibles del producto, en el reporte no se incluyen las partidas de los productos que no se actualizaron por
que estos no existen en el almacén o inventario, debes efectuar los movimientos de alta y modificación de productos
manualmente para poder intentar nuevamente la actualización y que ésta se efectué exitosamente; el archivo se considera
actualizado cuando al realizar este proceso el sistema no envía algún mensaje.
Compras a Cuentas por pagar

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Compras a cuentas por pagar.

Qué es
Genera los cargos y abonos en las CxP correspondientes a los movimientos de Compras (1) o Devolución de Compra (8)
realizados en el módulo de compras.
Compras a inventarios

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Compras a Inventarios.

Qué es
Genera los movimientos en el módulo de inventarios correspondientes a los movimientos de Compras (1), Devolución de
compra (52), Cancelación de la compra (57) y Cancelación de la devolución de compra (5) realizados en el módulo de
compras.
Actualización de pendientes

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Actualización de pendientes.

Qué es
Recorre el archivo de Facturación y Compras para actualizar en inventarios los pendientes por surtir y por recibir
registrados en pedidos y ordenes respectivamente.

Esencial
Cuando se elige cualquier opción de actualización el sistema solicita el rango de fechas de actualización. En el caso de
Actualización de pendientes pregunta si desea Pendientes por recibir, por surtir o ambos. Posteriormente se te pregunta si
la fecha delimita las ordenes y pedidos que se consideraron para formar los pendientes.
Actualización de ventas anuales

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos/ Actualización de ventas anuales.

Qué es
Actualiza las ventas anuales de los clientes con base a los movimientos registrados en el módulo de Facturas

Esencial
Las actualizaciones de Ventas y Compras Anuales sólo se deben ejecutar en caso extremo ya que borrarán los
acumulados de clientes y proveedores que se tienen hasta el momento para sustituirlos por los montos de los
movimientos realizados en los Módulos de Facturación y Compras respectivamente.
Si realiza un proceso de compactación y después una actualización de compras o ventas anuales, las cifras
obtenidas podrán no corresponder a la realidad debido a que la compactación elimina los registros dados de baja y
los documentos saldados, por tanto, los montos que presenta no contemplan ya los registros eliminados por la
compactación.
Actualización de compras anuales

Acceso
Ventana principal, Menú Utilerías, opción Actualización de archivos./ Actualización de compras anuales.

Qué es
Actualiza las compras anuales de los proveedores con base a los movimientos registrados en el módulo de compras.

Esencial
Las actualizaciones de Ventas y Compras Anuales sólo se deben ejecutar en caso extremo ya que borrarán los
acumulados de clientes y proveedores que se tienen hasta el momento para sustituirlos por los montos de los
movimientos realizados en los Módulos de Facturación y Compras respectivamente.
Si realiza un proceso de compactación y después una actualización de compras o ventas anuales, las cifras
obtenidas podrán no corresponder a la realidad debido a que la compactación elimina los registros dados de baja y
los documentos saldados, por tanto, los montos que presenta no contemplan ya los registros eliminados por la
compactación.
Generación de un respaldo

Acceso
Menú Utilerías / Respaldo de archivos / Generación del respaldo

Qué es
Esta opción sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete o en CD en la unidad de
tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio.
El asistente creará un archivo "ZIP" con el nombre que le proporciones al sistema, este archivo contendrá uno o más
archivos con la extensión .ZIP que a su vez contendrán los archivos con los datos que se quieren respaldar.
Esta operación te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso
de que algún archivo se dañe definitivamente, puedas restablecerlo en tu directorio de trabajo.

Nota:
Para que el respaldo que generes funcione correctamente es necesario que los archivos de datos y de índices sean
respaldados.

El procedimiento es muy sencillo:

1. Anota los campos que te solicita esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevará tu respaldo.
2. Selecciona el tipo de información que vayas a respaldar, para este caso Aspel-SAE te da varias opciones:
Mis datos Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los índices y en general todos los archivos
contenidos en el directorio de datos.
Archivos de Esta opción te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la
configuración configuración del sistema y datos de tu empresa.
Perfiles de usuario Esta opción te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario
definidos para tus sistemas Aspel.
Comprobantes fiscales Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales.
digitales
INFOWEB Esta opción te permite respaldar todos los archivos y configuración de tus cuentas y espacios
en Internet para la publicación de tus documentos.

3. Oprime el botón Respaldar para que tu información quede grabada.

Campos de este proceso
Campo Descripción
Detalles de instalación de Aspel-SAE
Ruta de instalación Ruta donde se encuentra instalado Aspel - SAE
Ruta de datos Ruta donde se encuentran las bases de datos con que estás trabajando.
Ruta de archivos comunes Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.
Detalle del respaldo
Directorio Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se depositará la información de tu empresa. Por razones de
destino seguridad NO debes guardar el respaldo en el mismo lugar en el que están tus datos originales.
Nombre del Anota el nombre que llevará el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con extensión .zip .
archivo Te recomendamos que utilices las terminaciones para indicar el número de la empresa registrada en tu
sistema, por ejemplo: R-140902E01, donde puedes indicar que es un respaldo de la contabilidad del 14 de
septiembre del 2002, de la empresa 01.

Proteger con contraseña

Contraseña Si quieres que tu respaldo sea protegido con una contraseña deberás activar esta opción al igual que
deberás escribir una clave.
Confirmar Vuelve a escribir la contraseña para confirmar que has escrito bien la contraseña.
¿Qué quieres Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar.
respaldar?
Máscara para Esta máscara sirve para poder respaldar sólo algunos archivos de acuerdo al contenido de cada uno
nombre de de los datos a respaldar, por ejemplo:
archivo Quiero respaldar todos los archivos que tengan el nombre contab010205, para esto deberás poner
contab010205.*, para que tome los archivos con este y nombre y la extensión de diferente tipo;
también podrás buscar otros archivos con los caracteres ? para sustituir una letra o un * para sustituir
uno o más caracteres.
Si quieres que tome todos los archivos puedes poner *.* o dejar en blanco el campo máscara; este
manejo también se aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb.
Para respaldar archivos específicos de configuración deberás escribirlos como * o ? para seleccionar
uno o más caracteres pero con las extensiones .sae, .xml, .ver, .inf o .ini.
Nota: Si escribes el nombre del archivo completo, es decir Empresa01.SAE, sólo tomará en cuenta
ese archivo de ese módulo, en este caso Archivos de configuración, y el sistema lo tomará en cuenta.

Nota
Es necesario que interrumpas la operación de todos los usuarios conectados al sistema hasta que se termine de elaborar
el respaldo, ya que, si otra persona está trabajando con un archivo y trata de hacerle afectaciones mientras se está
respaldando, el sistema indicará que el archivo No existe.
Problemas / Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES
La ruta o directorio destino no es válido. Escribe correctamente la ruta donde se guardará el archivo de respaldo, de lo
contrario si no existe el directorio se originará este error.
Ya existe un archivo con ese nombre. Si el nombre que ingresas para el respaldo coincide con un respaldo ya
¿Está seguro que desea remplazarlo? existente el asistente lo indicará. Escribe un nombre diferente de lo contrario
lo sobrescribirá.
El nombre proporcionado para el Si no ingresas ningún nombre para el respaldo el asistente lo indicará y
archivo de respaldo no es válido. proporcionará un nombre por omisión para el respaldo.
Las contraseñas ingresadas no Si el respaldo va ha protegerse con contraseña e ingresa dos contraseñas
coinciden. diferentes el asistente marca un error.

Temas relacionados
Reinstalación del respaldo
Reinstalación de un respaldo

Acceso
Menú Utilerías/ Respaldo de archivos/ Reinstalación de respaldo.
Qué es
Con esta opción podrás reinstalar los archivos que hayas respaldado con anterioridad.
La información proviene del respaldo que hayas realizado, ya sea de disco, de otra unidad o de otro directorio.
El procedimiento es muy sencillo:
1. Selecciona el archivo de respaldo que vayas a reinstalar.
2. Selecciona el tipo de información que vayas a respaldar, para este caso Aspel - SAE 4.6 te da varias opciones:

Mis datos Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los índices y en general todos los archivos
contenidos en el directorio de datos.
Archivos de Esta opción te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la
configuración configuración del sistema y datos de tu empresa.
Perfiles de usuario Esta opción te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario
definidos para tus sistemas Aspel.
Comprobantes fiscales Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales.
digitales
INFOWEB Esta opción te permite respaldar todos los archivos y configuración de tus cuentas y espacios
en Internet para la publicación de tus documentos.

3. Oprime el botón Restaurar para que tu información se instale.

 3.

Campos de este proceso

Campo Descripción
Detalles de instalación de Aspel-SAE 4.60
Ruta de instalación Ruta donde se encuentra instalado Aspel - SAE 4.60
Ruta de datos Ruta donde se encuentran las bases de datos con que estás trabajando.
Ruta de archivos comunes Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.
Respaldo a restaurar
Directorio Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensión .ZIP
origen
Respaldo protegido con contraseña
Contraseña Si el archivo a reinstalar tiene contraseña, deberás escribirla, de lo contrario no podrás realizar el
proceso de reinstalación.
¿Qué quieres Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar. Al seleccionar el respaldo, el sistema detecta los
restaurar? archivos que se encuentran en el respaldo y se habilitarán en la parte de los datos que se quieren
restaurar.

Nota
Te sugerimos que la reinstalación de un respaldo lo hagas en un directorio vacío para evitar problemas en el proceso y se
sobreescribir datos.

Problemas / Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES
El archivo de respaldo no contiene la Si el archivo que seleccionó no fue creado con el asistente o si es uno de los
información necesaria para ser archivos zip’s que se encuentran dentro de un archivo de respaldo creado por
restaurado por este asistente. el asistente; no se podrá restaurar dicho respaldo y el asistente lo indicará.
El archivo de respaldo no existe. Verifica que la ruta o el nombre del archivo estén correctamente escritos de lo
Verifique la ruta y el nombre. contrario el sistema mandará este error.
No se restauró el respaldo debido a Escribe correctamente la contraseña que le asignaste al archivo de lo contrario
que la contraseña ingresada es no podrás restaurarlo.
incorrecta.
Es necesario introducir la contraseña Escribe la contraseña que fue asignada a este archivo de respaldo, si no
para restaurar el respaldo. ingresas alguna contraseña y dejas el espacio en blanco, no podrás
restaurarlo.
Temas relacionados
Generación del respaldo
Periodicidad del respaldo

Acceso

Menú Utilerías/ Respaldo de archivos/ Periodicidad.

Después de acceder a una base de datos, cuando el sistema lanza la ventana de aviso de respaldo (dependiendo lo
configurado desde esta opción), Botón "Periodicidad"

Manejo

Esta opción te permitirá programar de manera oportuna y de acuerdo a tus necesidades un aviso de generación de
respaldo. Este aviso se presentará al acceder a la empresa o base de trabajo mediante las especificaciones
proporcionadas y/o configuradas desde esta ventana u opción. Mediante la programación periódica de se le indica al
sistema en que momento debe disparar una ventana de aviso.

La ventana de esta opción es:

Campos de esta ventana

Campos Descripción
Recordarme realizar mi Selecciona este campo si deseas que el aviso de generación de respaldo se realice en
respaldo un tiempo determinado, selecciona el periodo o tiempo del aviso, cada 7 días, cada 30,
etc.
Cuando hayan pasado …….. Selecciona esta opción si deseas que el aviso de generación de respaldo se realice a
días de mi último respaldo un determinado día después de la realización del último respaldo.

La ventana de aviso es la siguiente:

Este mensaje de aviso se rige por los siguientes puntos:

El mensaje de aviso saldrá dependiendo de lo configurado en la ventana de periodicidad y se mostrará sólo una vez.
Si seleccionas el botón "Aceptar" de la ventana de aviso, se lanzará la ventana de Respaldo de archivos para iniciar
el proceso de respaldo.
Con el botón "Periodicidad ", puedes configurar cada cuando el sistema debe sugerir el respaldo de tu información.
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