P. 1
Huong dan su dung Word 2010

Huong dan su dung Word 2010

|Views: 13,077|Likes:
Được xuất bản bởithoinguyenxuan

More info:

Published by: thoinguyenxuan on Sep 06, 2010
Bản quyền:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/20/2013

pdf

text

original

Sections

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam

0

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
1

Mục lục Word 2010
I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 ....................................................................................... 4
1. Tối ưu Ribbons ........................................................................................................................ 4
2. H thống menu mới l .............................................................................................................. 5
3. Chức năng Backstage View ...................................................................................................... 6
4. Chức năng Paster Preview ........................................................................................................ 7
5. Chức năng Text Effect ............................................................................................................. 7
6. Lưu file dưới dng PDF và XPS được tích hợp sẵn ................................................................... 9
7. Hiển thị thông tin chi tiết của file văn bản trong Office Button ................................................. 9
8. Khả năng mở rộng màn hình .................................................................................................. 10
9. Chức năng chnh sa file Media chuyn dng ......................................................................... 10
10. Chp ảnh ca sổ, ứng dng đưa vào văn bản....................................................................... 11
11. X lý ảnh như một chương trình chuyn nghip.................................................................. 12
12. Phát triển chức năng tìm kiếm ............................................................................................ 12
13. ............................................................................................... 13
II. Nội dung chính ................................................................................................................................. 14
Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010 ..................................................................................... 14
1. To mới văn bản .................................................................................................................... 14
2. Mở một văn bản to sẵn ......................................................................................................... 15
3. Lưu một văn bản đã son thảo ................................................................................................ 15
4. Thao tác với chuột và bàn phím .............................................................................................. 18
5. Chọn khối và thao tác trên khối .............................................................................................. 25
Chương 2: Thực hin định dng văn bản ............................................................................................ 26
1. Định dng văn bản ................................................................................................................. 26
2. Định dng cột, tab, Numbering ............................................................................................... 35
3. Drop Cap ............................................................................................................................... 42
4. Watermark (nền bảo v văn bản) ............................................................................................ 43
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
2

5. To tiu đề trn và dưới (Header and Footer) cho văn bản ...................................................... 44
6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản ........................................................................................... 49
7. Định dng trang văn bản......................................................................................................... 52
Chương 3: Thực hin chèn các đối tượng ........................................................................................... 57
1. Chèn các kí tự đặc bit ........................................................................................................... 57
2. Chèn ClipArt và hình ảnh ....................................................................................................... 57
3. Chèn và hiu chnh hình vẽ .................................................................................................... 58
4. Chèn và hiu chnh lưu đồ ...................................................................................................... 59
5. Vẽ và hiu chnh biểu đồ ........................................................................................................ 60
6. Lập và hiu chnh biểu thức toán học ...................................................................................... 64
Chương 4: Thao tác với bảng biểu ..................................................................................................... 66
1. Thao tác to bản và hiu chnh bảng ....................................................................................... 66
2. Định dng đường viền và nền cho bảng .................................................................................. 68
3. Chèn công thức toán học vào bảng ......................................................................................... 70
4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược li ................................................................................ 72
Chương 5: Hỗ trợ x lý trong Word 2010 .......................................................................................... 75
1. Auto Correct và Macro ........................................................................................................... 75
2. To ghi chú và bảo v tài liu Word. ...................................................................................... 81
3. Tìm kiếm, thay thế ................................................................................................................. 85
4. Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động chnh sa, từ điển mặc định và công c
đếm từ ........................................................................................................................................... 89
5. In tài liu Word ...................................................................................................................... 95
6. Trộn tài liu (Mail Merge) ...................................................................................................... 99
Chương 6: Các phím tắt trong Word ................................................................................................ 108
1. Các loi phím tắt: ................................................................................................................. 108
2. Duyt thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập) ......................................................... 110
3. Các phím tắt thông dụng: ..................................................................................................... 112
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
3

Chương 7: Một số mẹo hay trên Word 2010 ..................................................................................... 114
1. Các công c đồ họa của Word 2010 ...................................................................................... 114
1. S dng Word 2010 để viết Blog .......................................................................................... 118
2. To mc lc trong Word 2010 .............................................................................................. 120
3. To trang bìa trong Word 2010 ............................................................................................. 126
4. Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong Word ................................................................................... 127
5. Gởi file qua Email từ môi trường Word ................................................................................ 128
6. Thủ thuật dùng máy tính trong Word .................................................................................... 130
7. Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn .............................................................................. 132
8. Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ ........................................................................... 135
11. To nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên ........................................................................... 136
12. To bảng bằng phím ............................................................................................................... 136
13. To đường kẻ ......................................................................................................................... 136
14. Bỏ tính năng tự động SuperScript ........................................................................................... 137
15. Copy định dng bảng tính ...................................................................................................... 137

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
4


I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010
1. Tối ưu Ribbons
Nếu bn vẫn đang dng bộ Office 2003 và quen thuộc với thanh menu chun nằm ở
phía trn ca sổ thì hãy chun bị cho một sự đổi mới trong bộ Office 2010.
Với thanh menu theo giao din Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab
ring bit trn menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu c.
Thực ra bộ Office 2007 cng đã được trang bị kiểu menu Ribbon, tuy nhin, menu của
Office 2010 được tối ưu để thuận tin hơn cho người dng. Ngoài ra, bn cng c thể
to thm các tab mới để chứa các chức năng của ring mình.

Menu Ribbon trên Word 2010
C thể khi mới chuyển qua menu mới, bn sẽ gặp ít nhiều kh khăn về sự mới l, tuy
nhin, một khi đã quen thuộc, bn sẽ kh mà chấp nhận quay trở li s dng mẫu
menu c trn Office 2003.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
5

2. H thống menu mới

Trước đy, Office 2007 đã to ra sự khác bit hoàn toàn so với Office 2003 cng như
các phin bản Office c về mặt giao din, đặc bit là menu của chương trình thì giờ
đy, Office 2010 li là to nn 1 cấp độ mới và là một sự thay đổi về menu công c
của chương trình. Khi lựa chọn trn menu công c, thay vì sổ xuống 1 menu như trước
đy, toàn bộ ca sổ Office 2010sẽ thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp cho bn các ty
chọn như Save, Open, Close, Preview
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
6

Và trn cng, h thống menu mới cung cấp các thông tin chi tiết về tác giả, kích
thước tập tin, và các thông tin về sa đổi file. Thm vào đ là một ca sổ cho php
bn xem trước tài liu ở dng trang in để chắc chắn rằng văn bản đã được trình bày
theo đng bn. Ni một đơn giản: H thống menu mới của Office 2010 r ràng và
chi tiết hơn rất nhiều.
3. Chức năng Backstage View
Trong Office 2010, nt bấm này được thay đổi bởi một tab mới trn Ribbon, nằm ở
trong cng bn trái. Khi bn click vào tab này, một màn hình mới được gọi là
Backstage View sẽ được hin ln. Trn màn hình này, danh sách bn trái sẽ chứa các
tác v, màn hình bn phải sẽ là ty chọn các chức năng tương ứng với tác v đ.

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
7

4. Chức năng Paster Preview
Microsoft đã thu thập phản hồi của khách hàng về các phin bản Office trước và phát
hin ra rằng số đông người dng thường xuyn mất nhiều thời gian để dán một đon
văn bản hoặc hình ảnh vào nội dung son thảo của mình.
Nguyn do của tình trng này là vì người dng không biết trước nội dung được dán
vào văn bản sẽ trông như thế nào, và họ phải làm li nhiều ln mới khiến cho chng
trông hợp l và ph hợp với định dng của nội dung son thảo. Và đ là l do tính
năng Paste Preview được ra đời.

Paste Preview cho php bn xem trước nội dung son thảo sẽ trông như thế nào nếu
một nội dung khác được dán vào trong đ, gip bn tiết kim được thời gian. Ngoài ra
tính năng này cn cho php lưu giữ định dng của nội dung cn dán, kết hợp các định
dng hoặc loi bỏ định dng của nội dung trước khi dán.
5. Chức năng Text Effect
Thay vì phải to một đối tượng WordArt để chèn chữ ngh thuật vào trang văn bản,
giờ đy với Office 2010 công vic đ đã đơn giản hơn rất nhiều và người dng cng
có thêm nhiều lựa chọn với vic trang trí văn bản của mình. Khác với phiên bản
Office 2007. Tính năng WordArt ch được tích hợp vào Excel và Powerpoint còn với
Word 2007 thì mọi sự vẫn y như trước nhưng tới Office 2010 thì đã khác.
Với tính năng Text Effect bn có thể s dng hoàn toàn các hiu ứng đẹp mắt của
WordArt trong Excel hay Powerpoint 2007 trong Word 2010. Thật đơn giản bn ch
cn lựa chọn đon văn bản cn áp dng hiu ứng sau đ nhấp chuột vào biểu tượng
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
8

của Text Effect trên thanh công c ti thẻ Menu Home, một menu đổ xuống cho phép
bn lựa chọn các hiu ứng cn áp dng
Và bn hoàn toàn có thể áp dng các hiu ứng có trong Text Effect với văn bản của
mình.
Nếu như phải lựa chọn Edit để hiu chnh nội dung cho WordArt thì giờ đy người
dung có thể chnh sa trực tiếp nội dung văn bản có hiu ứng của WordArt

Người dùng có thể chèn, xa hay thay đổi Font, kích thước Font, màu sắc, đánh dấu
với văn bản mang hiu ứng của WordArt
Chú ý: Chức năng này ch s dng cho những file Word được to ra từ Word 2010 và
c định dng *.docx nếu người dng lưu file dưới dng *.doc thì các hiu ứng này sẽ
tự động bị gỡ bỏ khỏi văn bản
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
9

6. Lưu fie dưới dng PDF và XPS được tích hợp sẵn
Ngoài các định dng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đ như Doc,
Docx thì Office 2010 cng hỗ trợ lưu file dưới định dng PDF và XPS mà không
phải cài đặt thêm Add-in nào như Office 2007
7. Hiển thị thông tin chi tiết của fie văn bản trong Office Button
Để biết thông tin về file văn bản bn đang làm vic bn ch vic nhấp chuột vào nút
Office Button. Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung lượng (tính đến ln lưu cuối
cùng), số trang, số từ, thời gian chnh sa, thời gian to, thời gian lưu ln cuối, người
to

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
10

8. Khả năng mở rộng màn hình
Office 2010 cho php người dùng mở rộng ca sổ son thảo bằng cách n hoặc hin
bảng Menu Ribbon bằng nút lnh Minimize the Ribbon nằm phía trên góc phải ca sổ
làm vic của các ứng dng Office 2010 hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1

9. Chức năng chnh sa fie Media chuyn dụng
Chức năng chnh sa fie Media chuyn dụng



Không ch biết đến với những công c son thảo văn bản và tính toán, Office 2010
cn biết đến với công c chnh sa ảnh và video mnh mẽ. C thể, bn c thể d dàng
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
11

chnh sa và bin tập nội dung hình ảnh cng như video ngay trong trong Microsoft
PowerPoint. Bn thậm chí c thể loi bỏ nền của hình ảnh với bộ Office mới.
Ni cách khác, Office 2010 c rất nhiều tính năng mà bn c thể làm được với các file
media. Mặc d n sẽ không phải là phn mềm chnh sa ảnh chuyn dng như
Photoshop, nhưng Office 2010 thực sự làm cho vic to và chnh sa nội dung các
hình ảnh d dàng hơn.
10. Chụp ảnh ca sổ, ứng dụng đưa vào văn bản
Đy là một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert bn d dàng nhận thấy
nút lnh Screenshot.

Khi nhấp chuột vào nút lnh này một menu hin ra cho phép bn chp ảnh một ứng
dng đang chy hay một ca sổ đang được mở để chèn vào ngay ti vị trí con trỏ.

Khi nhấp chuột vào nút lnh Screenshot một menu hin ra hiển thị các ca sổ đang mở
và chương trình đang chy người dùng ch vic nhấp chuột vào đối tượng để c được
bức ảnh chèn vào văn bản. Người dng cng c thm lựa chọn chp tuỳ chọn bằng
cách lựa chọn Screen Clipping để chp ảnh những vùng mình muốn. Khi chọn lnh
này màn hình máy tính sẽ mờ đi và con trỏ chuyển thành dấu cộng màu đen người
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
12

dùng nhấp chuột và khoanh một vùng cn chp vng đ sẽ sáng lên và ngay khi thả
chuột người dùng sẽ c được một bức ảnh chèn vào văn bản là vùng vừa chọn.
11. X lý ảnh như một chương trình chuyn nghip
Với Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập các chế độ và hiu ứng
cho đối tượng picture được chèn vào văn bản. Ch cn chọn đối tượng này sau đ vào
Menu Picture Tools\Format người dùng có thể d dàng nhận thất các lựa chọn để thay
đổi hiu ứng cho bức ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect.

12. Phát triển chức năng tìm kiếm
Nếu như với Office 2007 và các phiên bản trước đ hộp thoi tìm kiếm không có gì
khác bit thì với Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức
năng khá linh hot và tốc độ tìm kiếm cng được cải thin đáng kể. Khi chọn lnh tìm
kiếm hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, ca sổ son thảo sẽ thu hẹp li về bn trái nhường
chỗ cho hộp thoi tìm kiếm. Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ô Search
Document thì các từ giống sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản đồng thời hộp thoi
cng hin ra một phn đon văn gn với từ đang tìm kiếm để người dùng có thể d
dàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
13


13. Tùy chon báo mât manh më



Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
14

Bn luôn lo lắng nội dung tài liu của mình sẽ bị thay đổi và truy cập trái php? Điều
này sẽ được hn chế tối đa ở trong Office 2010. Phin bản Office mới cung cấp những
tính năng cho php hn chế vic thay đổi mà không c sự cho php của tác giả, ngoài
ra cn cung cấp thm vào một “chế độ bảo v” (protection mode) để tránh vic bn vô
tình sa nội dung của file ngoài muốn. Office 2010 cho php bn chọn lựa ai trong
số những người nhận được tài liu của bn được php chnh sa, hoặc ch được xem
mà không c quyền chnh sa.
II. Nội dung chính
Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010
1. To mới văn bản
Tương tự như Word 2007, phím tắt để to một tài liu mới trong Word 2010 là
Ctrl+N. Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn
New, nhấn đp chuột vô mc Blank document.
To một tài liu mới từ mẫu c sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File),
chọn New. Nhấn nt Create để to một tài liu mới từ mẫu đã chọn.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
15


2. Mở một văn bản to sẵn
Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài liu c sẵn là Ctrl+O. Bn cng c thể vào
Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open.

3. Lưu một văn bản đã son thảo
Lưu tài iu
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
16

Phím tắt để lưu tài liu là Ctrl+S (giống Word 2007). Cách khác: Nhấn Microsoft
Office Button (hoặc Tab File), chọn Save.
Nếu file tài liu này trước đ chưa được lưu ln nào, bn sẽ được yu cu đặt tn file
và chọn nơi lưu.
Để lưu tài liu với tn khác (hay định dng khác), bn nhấn Microsoft Office Button
(hoặc Tab File), chọn Save As (phím tắt F12, tương tự như Word 2007).
Mặc định ưu tài iu dng Word 2003 trở về trước
Mặc định, tài liu của Word 2010 được lưu với định dng là *.DOCX, khác với
*.DOC mà bn đã quen thuộc. Với định dng này, bn sẽ không thể nào mở được trn
Word 2003 trở về trước nếu không cài thm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở
trn Word 2003 mà không cài thm chương trình, Word 2007 cho php bn lưu li với
định dng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoi Save As, bn chọn
Word 97-2003 Document).
Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dng của Word 2003, bn nhấn Microsoft
Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoi Word Options.
Trong khung bn trái, chọn Save. Ti mc Save files in this format, bn chọn Word
97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
17


Giảm thiểu khả năng mất dữ liu khi chương trình bị đóng bất ngờ
Để đề phng trường hợp treo máy, cp đin làm mất dữ liu, bn nn bật tính năng
sao lưu tự động theo chu kỳ. Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word
Options, chọn Save

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
18

4. Thao tác với chuột và bàn phím
4.1 Thao tác với chuột:
a. Sao chép dng văn bản
Một trong những công c định dng hữu ích nhất trong Word là Format Painter (nt
hình cy cọ trn thanh công c Standard). Bn c thể dng n để sao chp dng từ một
đon văn bản này đến một hoặc nhiều đon khác và để thực hin chức năng này, dng
chuột là tin lợi nhất.
Đu tin đánh khối văn bản c dng cn chp, bấm một ln vào nt Format Painter
(nếu muốn dán dng vào một đon văn bản khác) hoặc bấm kp nt (nếu muốn dán
dng vào nhiều đon văn bản khác). Tiếp theo, để dán dng vào những đon văn bản
nào thì ch cn đánh khối chng là xong (nhấn thm phím Esc để tắt chức năng này đi
nếu trước đ bn bấm kp nt Format Painter).
b. Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong tabe
Trong một table, nếu bn muốn chp thm hay di chuyển một hay nhiều dng hoặc cột
thì c thể dng cách ko và thả bằng chuột như sau: chọn dng hoặc cột cn chp hoặc
di chuyển, ko khối đã chọn (nếu sao chp thì trước đ nhấn giữ phím Ctrl) đặt ti vị
trí mà bn muốn.
c. Dùng cây thước để xem khoảng cách văn bản trn trang
Thông thường bn dng cy thước để định vị các dng văn bản, đặt khoảng cách lề
trang hay đặt các tab dừng. Nhưng n cn một công dng khác không km phn th vị
và tin lợi, đ là xem chính xác (thể hin trực quan bằng số) khoảng cách của văn bản
so với lề, cnh trang hoặc giữa mỗi tab. Để biết khoảng cách mỗi phn như thế nào,
bn bấm và giữ chuột ti một vị trí nào đ trn thanh thước ngang, đồng thời bấm giữ
tiếp nt chuột phải là sẽ thấy ngay khoảng cách giữa mỗi phn là bao nhiu.
d. Sao chép hoặc di chuyển văn bản
Cng tương tự như table hay bất cứ đối tượng nào khác trong tài liu, bn c thể dng
cách ko và thả trong vic sao chp hoặc di chuyển văn bản. Ở đy không cn phải ni
gì thm về phương pháp này (vì chắc hu hết chng ta đều đã biết cách làm này),
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
19

nhưng ch lưu một điều là để c thể dng được cách này thì tuỳ chọn Drag-and-drop
text editing (menu Tools-Options-thẻ Edit) phải được đánh dấu.
e. Phóng to hoặc thu nhỏ tài iu
Khi cn phng to hoặc thu nhỏ tài liu, thông thường bn sẽ chọn từ nt Zoom trn
thanh Standard, nhưng như thế cng hơi bất tin vì phải qua hai ba thao tác. Nếu chuột
của bn c 3 nt thì c thể nhanh chng phng to hay thu nhỏ tài liu từ nt chuột
giữa, bằng cách nhấn giữ phím Ctrl trong khi đy nt chuột ln (phng to) hoặc xuống
(thu nhỏ).
f. Mở nhanh hộp thoi Tabs và Page Setup
Khi cn chnh sa chi tiết các dấu tab dừng trong đon văn bản, bn sẽ phải nhờ đến
hộp thoi Tabs, hay khi thay đổi các thiết lập trang giấy thì bn li phải dng đến hộp
thoi Page Setup. Thay vì mở các hộp thoi đ từ menu Format-Tabs hay menu File-
Page Setup, bn c thể nhanh chng mở chng bằng cách bấm kp bất kỳ chỗ nào
trong thanh thước ngang (trong khoảng cách nhập văn bản, ở dưới các hàng số để mở
hộp thoi Tabs hoặc trn hàng số để mở hộp Page Setup).
g. Đánh khối toàn bộ tài iu
Trước khi cung cấp một dng nào đ cho toàn bộ văn bản, điều đu tin mà bn sẽ
làm là đánh khối toàn bộ chng và bn c thể dng những cách như bấm menu Edit-
Select All hoặc nhấn Ctrl+A. Nhưng bn hãy th cách này xem, ch cn đưa chuột về
lề trái văn bản (mi tn trỏ chuột sẽ nghing về phải) và bấm nhanh 3 ln cng c thể
chọn toàn bộ tài liu được đấy.
4.2 Thao tác với bàn phím
Các phím thường dng trong Winword gồm các phím:

Các phím di chuyển con trỏ:
Phím ↑: Di chuyển con trỏ ln một dng.
Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dng.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
20

Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một k tự.
Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một k tự.

Các phím xoá k tự:
Phím Delete: Xoá k tự ti ví trí con trỏ (bn phải con trỏ).
Phím Backspace: Xoá k tự liền trái vị trí con trỏ.
Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) k tự.

Các phím điều khiển:
Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đu dng văn bản chứa con trỏ.
Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dng văn bản chứa con trỏ.
Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ ln trn một trang màn hình.
Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình.
Muốn về đu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home.
Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End.
Thao tác nhanh trong văn bản với các phím tắt thông dụng

TT Phím tắt Tác dụng
1 Ctrl+1 Giãn dng đơn (1)
2 Ctrl+2 Giãn dng đôi (2)
3 Ctrl+5 Giãn dòng 1,5
4 Ctrl+0 (zero) To thm độ giãn dng đơn trước đon
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
21

5 Ctrl+L Căn dng trái
6 Ctrl+R Căn dng phải
7 Ctrl+E Căn dng giữa
8 Ctrl+J Căn dng chữ dàn đều 2 bn, thẳng lề
9 Ctrl+N To file mới
10 Ctrl+O Mở file đã c
11 Ctrl+S Lưu nội dung file
12 Ctrl+P In ấn file
13 F12 Lưu tài liu với tn khác
14 F7 Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh
15 Ctrl+X Cắt đon nội dung đã chọn (bôi đen)
16 Ctrl+C Sao chp đon nội dung đã chọn
17 Ctrl+V Dán tài liu
18 Ctrl+Z Bỏ qua lnh vừa làm
19 Ctrl+Y
Khôi phc lnh vừa bỏ (ngược li với
Ctrl+Z)
20 Ctrl+Shift+S
To Style (heading) -> Dng mc lc tự
động
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
22

21 Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ
22 Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ
23 Ctrl+D Mở hộp thoi định dng font chữ
24 Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm
25 Ctrl+I Bật/tắt chữ nghing
26 Ctrl+U Bật/tắt chữ gch chn đơn
27 Ctrl+M
Li đon văn bản vào 1 tab (mặc định
1,27cm)
28 Ctrl+Shift+M Li đon văn bản ra lề 1 tab
29 Ctrl+T
Li những dng không phải là dng đu của
đon văn bản vào 1 tab
30 Ctrl+Shift+T
Li những dng không phải là dng đu của
đon văn bản ra lề 1 tab
31 Ctrl+A Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file
32 Ctrl+F Tìm kiếm k tự
33
Ctrl+G (hoặc
F5)
Nhảy đến trang số
34 Ctrl+H Tìm kiếm và thay thế k tự
35 Ctrl+K To lin kết (link)
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
23

36 Ctrl+] Tăng 1 cỡ chữ
37 Ctrl+[ Giảm 1 cỡ chữ
38 Ctrl+W Đng file
39 Ctrl+Q Li đon văn bản ra sát lề (khi dng tab)
40 Ctrl+Shift+> Tăng 2 cỡ chữ
41 Ctrl+Shift+< Giảm 2 cỡ chữ
42 Ctrl+F2 Xem hình ảnh nội dung file trước khi in
43 Alt+Shift+S Bật/Tắt phn chia ca sổ Window
44 Ctrl+enter Ngắt trang
45 Ctrl+Home Về đu file
46 Ctrl+End Về cuối file
47 Alt+Tab Chuyển đổi ca sổ làm vic
48 Start+D Chuyển ra màn hình Desktop
49 Start+E Mở ca sổInternet Explore, My computer
50 Ctrl+Alt+O Ca sổ MS word ở dng Outline
51 Ctrl+Alt+N Ca sổ MS word ở dng Normal
52 Ctrl+Alt+P Ca sổ MS word ở dng Print Layout
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
24

53 Ctrl+Alt+L Đánh số và k tự tự động
54 Ctrl+Alt+F Đánh ghi ch (Footnotes) ở chn trang
55 Ctrl+Alt+D Đánh ghi ch ở ngay dưới dng con trỏ ở đ
56 Ctrl+Alt+M
Đánh ch thích (nền là màu vàng) khi di
chuyển chuột đến mới xuất hin ch thích
57 F4 Lặp li lnh vừa làm
58 Ctrl+Alt+1 To heading 1
59 Ctrl+Alt+2 To heading 2
60 Ctrl+Alt+3 To heading 3
61 Alt+F8 Mở hộp thoi Macro
62 Ctrl+Shift++ Bật/Tắt đánh ch số trn (x2)
63 Ctrl++ Bật/Tắt đánh ch số dưới (o2)
64
Ctrl+Space
(dấu cách)
Trở về định dng font chữ mặc định
65 Esc Bỏ qua các hộp thoi
66 Ctrl+Shift+A
Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với
chữ tiếng Vit c dấu thì không nn chuyển)
67 Alt+F10 Phóng to màn hình (Zoom)
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
25

68 Alt+F5 Thu nhỏ màn hình
69
Alt+Print
Screen
Chp hình hộp thoi hiển thị trn màn hình
70 Print Screen Chp toàn bộ màn hình đang hiển thị

5. Chọn khối và thao tác trên khối
 Chọn khối
- Cách 1: nhắp mouse từ điểm đu đến điểm cuối của văn bản cn chọn
- Cách 2: Nhắp mouse để đặt con trỏ text ở điểm đu, giữ Shift và nhắp mouse
ở điểm cuối của đon văn bản cn chọn
- Cách 3: Dng phím Home, End và phím mi tn trn bàn phím để di chuyển
con trỏ text đến điểm đu
Giữ phím Shift và g các phím mi tn thích hợp để di chuyển con trỏ text đến điểm
cuối của đon văn bản cn chọn
 Sao chép, di chuyển:

Lnh Biểu tượng Phím tương đương Ý nghĩa
Cut

Ctrl + X
Chuuyển đon văn bản đã chọn
vào bộ nhớ Clipboard
Copy

Ctrl + C
Chp đon văn bản đã chọn vào bộ
nhớ Clipboard
Paste

Ctrl + V
Dán đon văn bản có trong
Clipboard vào vị trí con trỏ text

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
26

- Đánh dấu chọn đon văn bản
- Vào menu Edit chọn Copy hoặc Cut
- Đặr con trỏ ở vị trí kết quả chọn Paste
 Xóa khối
- Chọn đon văn bản cn xóa. Nhấn phím Delete trên bàn phím
Chương 2: Thực hiện định dạng văn bản
1. Định dng văn bản
In đậm
1. Chọn đon text mà bn muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào vng chọn cho đến khi
xuất hin thanh công c Mini.

2. Nhấn nt Bold (B).
Bn cng c thể s dng phím tắt Ctrl+B.
Lưu , nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) ln nữa nếu bn muốn bỏ in đậm.
In nghiêng
Thực hin tương tự như in đậm, nhưng thay vì nhấn nt Bold thì bn nhấn nt Italic
(phím tắt Ctrl+I).
Gch dưới đon text
Nhấn Ctrl+U để gch dưới đon text đang chọn. Nhấn Ctrl+U ln nữa để bỏ gch
dưới.
Ngoài ra cn c nhiều kiểu gch dưới khác:
* Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng:
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
27

- Chọn đon text bn muốn gch dưới.
- Ti thẻ Home, nhm Font, bn nhấn nt mi tn ở gc dưới bn phải.

- Trong hộp Underline style, bn chọn Word only. Nhấn OK.
* Gạch đôi ở dưới từ:
Thực hin bước 1, 2 tương tự trn.
Trong hộp Underline style, bn chọn biểu tượng dng đôi. Nhấn OK.
* Đường gạch dưới trang trí:
Thực hin bước 1, 2 tương tự trn.
- Trong hộp Underline style, bn chọn kiểu mình thích.
- Để đổi màu của đường gch dưới, nhấn chuột vào hộp Underline color và chọn màu
mình thích. Nhấn OK.
Đổi màu chữ
1. Chọn đon text bn muốn đổi màu, di chuyển con trỏ chuột vào vng chọn để xuất
hin thanh công c Mini.
2. Nhấn nt Font Color và chọn màu mình thích.
Đổi kích cỡ chữ
1. Chọn đon text, di chuyển con trỏ chuột vào để xuất hin thanh công c Mini.
2. Để tăng kích cỡ chữ, bn nhấn nt Grow Font (phím tắt Ctrl+Shift+>). Để giảm
kích cỡ chữ, nhấn nt Shrink Font (phím tắt Ctrl+Shift+<).
Đánh dấu (Highight) đon text
Đánh dấu đon text để làm n trông nổi bật hơn. Cách thực hin:
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
28

1. Ti thẻ Home, nhm Font, bn nhấn vào mi tn bn cnh nt Text Highlight Color
.
2. Chọn một màu dng để tô sáng mà bn thích (thường là màu vàng).
3. Dng chuột tô chọn đon text muốn đánh dấu.
4. Muốn ngừng chế độ đánh dấu, bn nhấn chuột vào mi tn cnh nt Text Highlight
Color, chọn Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC.
Gỡ bỏ chế độ đánh dấu text
1. Chọn đon text muốn gỡ bỏ chế độ đánh dấu.
2. Trong thẻ Home, nhm Font, bn nhấn chuột vào mi tn cnh nt Text Highlight
Color.
3. Chọn No Color.
Định dng ch số trn (Superscript), ch số dưới (Subscript)
1. Ch số trn (Superscript); 2. Ch số dưới (Subscript).

Chọn đon text cn định dng. Trong thẻ Home, nhm Font, bn nhấn nt Superscript
(phím tắt Ctrl+Shift+=) để định dng ch số trn, hoặc nhấn nt Subscript (phím tắt
Ctrl+=) để định dng ch số dưới.
CANH CHỈNH VĂN BẢN
Canh trái, phải, giữa, hoặc canh đều hai bn
1. Chọn đon văn bản bn muốn canh chnh.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
29

2. Trong thẻ Home, nhm Paragraph, nhấn nt Align Left để canh lề trái, nhấn Align
Right để canh phải, nhấn nt Center để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn nt
Justify để canh đều hai bn.
Canh chnh nhiều chế độ trn cùng 1 dòng
1. Chuyển chế độ xem văn bản là Print Layout hoặc Web Layout (Trong thẻ View,
nhm Document Views, chọn nt Print Layout hoặc Web Layout).
2. Nhấn chuột vào dng mới và thực hin như sau:
- Chèn đon text canh trái: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang trái cho đến vị trí cn
g text, nhấn đp chuột và g vào đon text.
- Chèn đon text canh giữa: Di chuyển con trỏ chuột chữ I vào khoảng giữa dng cho
đến vị trí cn g text. Nhấn đp chuột và g vào đon text.
- Chèn đon text canh phải: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang phải cho đến vị trí cn
g text, nhấn đp chuột và g vào đon text.
Thay đổi các canh chnh theo chiều dọc đon text
1. Trong thẻ Page Layout, nhm Page Setup, nhấn chuột vào nt mi tn ở gc dưới
bn phải.
2. Trong hộp thoi Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. Ti mc Vertical alignment, bn
chọn một loi canh chnh mình thích (Top, Center, Justified, Bottom).
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
30


3. Ti mc Apply to, bn chọn phm vi áp dng là Whole document (toàn văn bản),
This section (vng hin ti), hay This point forward (kể từ đy trở về sau). Nhấn OK.
Canh giữa ề trn và ề dưới
1. Chọn đon văn bản bn muốn canh giữa so với lề trn và lề dưới.
2. Trong thẻ Page Layout, nhm Page Setup, nhấn chuột vào nt mi tn ở gc dưới
bn phải.
3. Trong hộp thoi Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. Ti mc Vertical alignment, bn
chọn Center.
4. Ti mc Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK.
Thụt ề dòng đầu tin của đon
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
31

1. Nhấn chuột vào đon mà bn muốn tht lề dng đu tin.
2. Trong thẻ Page Layout, nhấn vào nt mi tn gc dưới bn phải của nhm
Paragraph.
3. Ở hộp thoi Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing. Ti mc Special, bn chọn
First line. Ti mc By, chọn khoảng cách tht vào. Nhấn OK.
Điều chnh khoảng cách thụt ề của toàn bộ đon
1. Chọn đon văn bản muốn điều chnh.
2. Ti thẻ Page Layout, nhm Paragraph, nhấn chuột vào mi tn ln, xuống bn cnh
mc Left để tăng, giảm khoảng cách tht lề trái, hay ti mc Right để điều chnh tht
lề phải.
Thụt dòng tất cả, trừ dòng đầu tin của đon
1. Chọn đon văn bản mà bn muốn điều chnh.
2. Trn thanh thước ngang, hãy nhấn chuột vào dấu Hanging Indent và r đến vị trí
bn muốn bắt đu tht dng.
Nếu bn không thấy thanh thước ngang đu cả, hãy nhấn nt View Ruler ở phía trn
của thanh cuộn dọc để hiển thị n.
To một thụt âm
Thay vì tht dng vào trong, bn c thể điều chnh tht ra ngoài so với lề trái bằng
cách:
1. Chọn đon văn bản mà bn muốn mở rộng sang trái.
2. Ti thẻ Page Layout, nhm Paragraph, nhấn nt mi tn hướng xuống trong mc
Left cho đến khi đon văn bản nằm ở vị trí bn vừa .
THAY ĐỔI KHOẢNG CÁCH TRONG VĂN BẢN
To khoảng cách đôi giữa các dòng cho toàn bộ tài iu
Khoảng cách mặc định giữa các dng cho bất kỳ tài liu trống nào là 1.15. Bn c thể
to khoảng cách đôi (2) nếu muốn bằng cách sau:
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
32

1. Trong thẻ Home, nhm Styles, nhấn chuột phải vào nt Normal, chọn Modify.

2. Bn dưới nhm Formatting, nhấn nt Double Space. Nhấn OK.
Thay đổi khoảng cách dòng cho đon văn bản đang chọn
1. Chọn đon văn bản muốn thay đổi.
2. Trong thẻ Home, nhm Paragraph, nhấn nt Line Spacing.
3. Chọn khoảng cách bn muốn, chẳng hn 2.0
Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các dng nhưng khoảng cách này
không c trong menu xuất hin khi nhấn nt Line Spacing, bn hãy chọn Line Spacing
Options, và nhập vào khoảng cách mà bn thích.
Các kiểu khoảng cách dng mà Word hỗ trợ:
- Single (dng đơn). Ty chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dng đ, thm vào một
lượng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống bổ sung ty thuộc vào font chữ
mà bn đang s dng.
- 1.5 lines: Gấp 1,5 ln khoảng cách dng đơn.
- Double: Gấp 2 ln khoảng cách dng đơn.
- At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dng tối thiểu cn thiết để ph hợp với
font hoặc đồ họa lớn nhất trn dng.
- Exactly: Cố định khoảng cách dng và Word sẽ không điều chnh nếu sau đ bn
tăng hoặc giảm cỡ chữ.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
33

- Multiple: Xác lập khoảng cách dng tăng hoặc giảm theo t l % so với dng đơn mà
bn ch định. Ví d, nhập vào 1.2 c nghĩa là khoảng cách dng sẽ tăng ln 20% so
với dng đơn.
Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đon
1. Chọn đon văn bản bn muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau n.
2. Trong thẻ Page Layout, nhm Paragraph, bn nhấn chuột vào mi tn cnh mc
Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị bn muốn.
Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự
1. Chọn đon văn bản mà bn muốn thay đổi.
2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nt mi tn ở gc dưới phải của nhm Font để mở
hộp thoi Font.
3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoi này. Trong mc Spacing, nhấn
Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và ch định số khoảng
cách trong mc By.

Co dãn văn bản theo chiều ngang
1. Chọn đon văn bản bn muốn căng ra hoặc thu li.
2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nt mi tn ở gc dưới phải của nhm Font để mở
hộp thoi Font.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
34

3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoi này. Ti mc Scale, nhập vào t l %
mà bn muốn. Nếu t l này lớn hơn 100% thì đon văn bản sẽ được ko ra, ngược li,
n sẽ được thu li.
Đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài iu
Theo di sự thay đổi trong khi chnh sa
1. Mở tài liu mà bn muốn theo di.
2. Trong thẻ Review, nhm Tracking, nhấn nt Track Changes.
3. Thay đổi tài liu theo bn (chèn, xa, di chuyển hay định dng văn bản...). Lập
tức ở bn hông trang tài liu sẽ xuất hin những bong bng hiển thị sự thay đổi này.
Tắt chế độ theo dõi sự thay đổi
Trong thẻ Review, nhm Tracking, nhấn vào nt Track Changes một ln nữa để tắt
chế độ theo di trong khi chnh sa.
Thay đổi cách Word đánh dấu
- Bn c thể đổi màu và những định dng mà Word dng để đánh dấu sự đổi trong tài
liu bằng cách nhấn vào mi tn bn cnh nt Track Changes, và nhấn chọn mc
Change Tracking Options.

- Nếu bn muốn xem tất cả những thay đổi ngay trong tài liu thay vì hiển thị những
bong bng bn hông tài liu, ở nhm Tracking, nhấn vào nt Ballons, sau đ chọn
Show all revisions inline.
- Để làm nổi bật vng hiển thị những bong bng (bn lề tài liu), hãy nhấn nt Show
Markup và chọn Markup Area Highlight.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
35

2. Định dng cột, tab, Numbering
a. Định dng cột
Cách thứ nhất: g văn bản trước, chia cột sau:
- Bước 1: bn nhập văn bản một cách bình thường, hết đon nào thì nhấn Enter để
xuống hàng. Sau khi đã g hết nội dung văn bản, bn hãy nhấn Enter để con trỏ
xuống hàng to một khoảng trắng.
- Bước 2: tô khối nội dung cn chọn (không tô khối dòng trắng ở trên), ti thẻ Page
Layput, nhóm Page Setup bn chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định.

Nhấn vào More Columns hiển thị hộp thoi;
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
36


- Presets : các mẫu chia cột
- One – Two – Three : Các cột c độ rộng bằng nhau
- Left – Right : Các cột c độ rộng khác nhau
- Number of Columns : Số cột (nếu muốn số cột chữ >3)
- Line Between : Đường kẻ giữa các cột
- Width and Spacing : Điều chnh độ rộng và khoảng cách
- Equal column width :Các cột có độ rộng cột bằng nhau nếu nhắp chọn vào ô
vuông phía trước
Cách thứ hai: chia cột trước, g văn bản sau (dng trong trường hợp toàn bộ văn
bản được chia theo dng cột báo).
- Ti thẻ Page Layput, nhóm Page Setup bn chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên
ấn định - Nhập văn bản vào.
- Ti thẻ Page Layput, nhóm Page Setup bn chọnBreaks, Column Break: để ngắt
cột khi bn muốn sang các cột còn li.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
37


b. Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops)
Để cho vic cài đặt tab được thuận tin, bn nn cho hiển thị thước ngang trn đnh tài
liu bằng cách nhấn nt View Ruler ở đu trn thanh cuộn dọc.

Bn c thể nhanh chng chọn tab bằng cách ln lượt nhấn vào ô tab selector – là ô
giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở gc trn bn trái trang tài liu) cho đến
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
38

khi chọn được kiểu tab mong muốn, sau đ nhấn chuột vào thanh thước ngang nơi bn
muốn đặt tab.
Ty từng trường hợp c thể mà bn c thể s dng một trong các loi tab sau:
 Tab trái: Đặt vị trí bắt đu của đon text mà từ đ sẽ chy sang phải khi
bn nhập liu.
 Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đon text. Đon text sẽ nằm giữa vị trí đặt
tab khi bn nhập liu.
 Tab phải: Nằ m ở bn phải cuối đon text. Khi bn nhập liu, đon text sẽ
di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab.
 Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm phn cách phn thập phn
sẽ nằm trn cng một vị trí.
 Bar Tab: Loi tab này không định vị trí cho text. N sẽ chèn một thanh
thẳng đứng ti vị trí đặt tab.

- Default tab stops: Khoảng cách dừng của default tab, thông thường là 0.5”
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
39

- Tab stop position: gõ tọa độ điểm dừng Tab
- Alignment chọn một loi tab là Left – Center – Right – Decimal – Bar (loi tab
ch c tác dng to một đuờng kẻ dọc ở một tọa độ đã định)
- Leader chọn cách thể hin tab
o 1 None Tab to ra khoảng trắng
o 2-3-4 Tab to ra là các dấu chấm, dấu gch hoặc gch liền nét
- Các nút lnh:
o Set : Đặt điểm dừng tab, tọa độ đã g được đưa vào danh sách
o Clear : xóa tọa độ đã chọn
o Clear all : xóa tất cả tọa độ điểm dừng tab đã đặt
Nếu bn muốn đặt điểm dừng tab ti vị trí ph hợp mà không thể xác định chính xác
khi nhấn chuột ln thanh thước ngang, hoặc bn muốn chèn k tự đặc bit trước tab,
bn c thể dng hộp thoi Tabs bằng cách nhấn đp chuột vào bất kỳ điểm dừng tab
nào trn thanh thước.
Sau khi cài đặt điểm dừng tab xong, bn c thể nhấn phím Tab để nhảy đến từng điểm
dừng trong tài liu.
c. Numbering
Số thứ tự tự động cho phép bn định dng và tổ chức văn bản với các số, các
bullet (dấu chấm tròn).
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
40


Bulleted and Numbered
Các danh sách Bullet c các dấu chấn trn, danh sách các Number c các số và danh
sách các Ountline là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái ph thuộc vào sự tổ chức
của danh sách.
Để thm một thứ tự tự động vào văn bản c sẵn:
• Lựa chọn văn bản bn muốn để to một thứ tự tự động
• Trong nhm Paragraph trên tab Home, kích vào nt danh sách Bulleted hoặc
Numbered

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
41

Để to một thứ tự tự động mới:
• Đặt con trỏ vào nơi bn muốn chèn thứ tự tự động trong tài liu
• Chọn nút danh sách Bulleted hoặc Numbered
• Rồi nhập nội dung bình thường
Số thứ tự tự động ồng
Số thứ tự tự động lồng là danh sách c một vài cấp độ. Để to một thứ tự tự động
lồng:
• To thứ tự tự động của bn theo sự hướng dẫn phía trn
• Chọn nút Increase Indent hay Decrease Indent

Định dng danh sách thứ tự tự động
Hình ảnh chấm trn và số c thể được thay đổi bằng cách s dng hộp thoi Bullets or
Numbering.
• Lựa chọn toàn bộ thứ tự tự động để thay đổi tất cả các dấu chấm trn hay số, hoặc
đặt con trỏ ln một dng trong danh sách thứ tự tự động để thay đổi một Bullet
• Chọn phải chuột
• Chọn vào mi tn bn cnh danh sách Bulleter hay Numbered và chọn một Bullet
hay Numbering khác.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
42



3. Drop Cap
To một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap)
Microsoft Word c tính năng to chữ nhấn mnh gọi là Drop Cap. Đ là chữ cái đu
cu được phóng to và thả xuống. Kiểu trình bày văn bản này có tính mỹ thuật cao.
Nhấp chuột lên tab Insert trên thanh Ribbon và chọn lnh Drop Cap trong nhóm
Text. Khi bn nhấn lên nút lnh Drop Cap, một menu xổ xuống xuất hin. Bn nhấn
lên dòng Dropped lập tức mẫu tự đu tiên của dng đu tin trn văn bản sẽ được
nhấn mnh.

Có 2 chế độ:
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
43

1. Dropped cap.
2. In-margin dropped cap.
Để có thể tùy biến chữ cái nhấn mnh này, bn nhấn chuột lên lnh Drop Cap
Options trn menu của Drop Cap. Trên hộp thoi Drop Cap, bn có thể chọn vị trí
của chữ nhấn mnh, font chữ, số dòng thả xuống và khoảng cách từ chữ nhấn mnh
tới cm text. Nhấn OK để hoàn tất.
.
Sau này, nếu không muốn nhấn mnh kiểu Drop Cap nữa, bn ch vic vào li màn
hình Drop Cap và chọn lnh None là xong.
4. Watermark (nền bảo v văn bản)
Hình mờ
Một hình mờ là một ảnh trong suốt mà xuất hin ngay sau văn bản trong tài liu. Để
chèn một hình mờ:
• Chọn tab Page Layout trên vùng Ribbon
• Chọn nút Watermark trong nhóm Page Background
• Kích chọn Watermark bn muốn hoặc Chọn Custom Watermark và to một hình
mờ ring.
• Để bỏ một hình mờ, thực hin các bước như trn nhưng chọn Remove Watermark.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
44



5. To tiu đề trn và dưới (Header and Footer) cho văn bản
Ti thẻ Insert, nhm Header & Footer, bn nhấn chuột vào nt Header hay Footer.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
45


Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cho bn chọn. Kế đến bn nhập nội
dung cho Header hay Footer đ. Nhập xong nhấn đp chuột vào vng nội dung của
trang, lập tức Header/ Footer sẽ được áp dng cho toàn bộ trang của tài liu.
Thay đổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới
Ti thẻ Insert, nhm Header & Footer, bn nhấn chuột vào nt Header hay Footer. Sau
đ chọn li một Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hin ti.
Không s dụng Header / Footer cho trang đầu tin
Ti thẻ Page Layout, bn nhấn chuột vào nt gc dưới phải của nhm Page Setup để
mở hộp thoi Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mc Different
first page bn dưới mc Headers and footers. Nhấn OK.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
46


Vậy là Header / Footer đã được loi bỏ khỏi trang đu tin của tài liu.
Trong Word 2003, bn cng c thể loi bỏ Header / Footer cho trang đu tin bằng
cách vào menu File – Page Setup > chọn thẻ Layout > đánh dấu check Different first
page > OK.
Áp dụng Header / Footer khác nhau cho trang chẵn và trang ẻ
Ti thẻ Page Layout, bn nhấn chuột vào nt gc dưới phải của nhm Page Setup để
mở hộp thoi Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mc Different
odd and even bn dưới mc Headers and footers. Nhấn OK.
By giờ bn c thể chèn Header / Footer cho các trang chẵn trn một trang chẵn bất
kỳ, chèn Header / Footer cho các trang lẻ trn một trang lẻ bất kỳ.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
47

Trong Word 2003, bn cng c thể thực hin tương tự bằng cách vào menu File –
Page Setup > chọn thẻ Layout > đánh dấu check Different odd and even > OK.

Thay đổi nội dung của Header / Footer
Ti thẻ Insert, nhm Header & Footer, bn nhấn chuột vào nt Header hay Footer. Kế
đến chọn Edit Header / Edit Footer trong menu xổ xuống để chnh sa nội dung của
Header / Footer. Trong khi chnh sa bn c thể định dng li font chữ, kiểu chữ, màu
sắc... cho tiu đề Header / Footer bằng cách chọn chữ và s dng thanh công c Mini
xuất hin bn cnh.
Chnh sa xong bn nhấn đp chuột ra ngoài vng nội dung của trang tài liu.
Xóa Header / Footer
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
48

Ti thẻ Insert, nhm Header & Footer, bn nhấn chuột vào nt Header hay Footer. Kế
đến chọn Remove Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống.

To Header / Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài iu
- Trước tin, bn cn to các ngắt vng để phn chia các vng trong tài liu. Nhấn
chuột vào vị trí muốn đặt một vng mới. Trong thẻ Page Layout, nhm Page Setup,
nhấn nt Breaks và chọn một kiểu ngắt vng ph hợp trong Section Breaks, ví d
Continuous (chng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về ngắt trang / ngắt vng ở những bài viết
sau).
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
49


- Ti thẻ Insert, nhm Header & Footer, bn nhấn chuột vào nt Header hay Footer.
Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer để chnh sa nội dung cho Header / Footer.
- Trn thẻ Header & Footer, nhm Navigation, nếu thấy nt Link to Previous đang
sáng thì nhấn vào nt này một ln nữa để ngắt kết nối giữa Header / Footer trong vng
mới này với vng trước đ. Bn sẽ thấy mc Same as Previous ở gc trn bn phải
của Header / Footer biến mất.
- Sau đ bn chnh sa Header / Footer cho vng mới này và yn tm rằng những
Header / Footer của các vng trước đ không bị thay đổi theo.
6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản
Chèn số trang vào văn bản
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
50

Số trang này sẽ được đưa vào Header hay Footer ty bn. Để thực hin, bn chọn
thẻ Insert, ti nhm Header & Footer, bn nhấn nt Page Number. Trong menu xuất
hin, bn trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào phn Header) hoặc Bottom of Page
(chèn vào Footer). Word 2010cung cấp sẵn khá nhiều mẫu đánh số trang và bn ch
vic chọn một trong các mẫu này là xong.

Thay đổi dng số trang
Bn c thể thay đổi dng số trang theo thích của mình mà định dng chun không c
sẵn. Để thực hin, bn nhấn đp vào Header hay Footer, nơi bn đã đặt số trang. Ti
thẻ Design, nhm Header & Footer, bn nhấn nt Page Number, chọn tiếp Format
Page Numbers.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
51


Number format: Chọn dng số thứ tự
Include Chapter Number: Số trang sẽ được kèm với số chương
Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước đ
Start at : Số trang được bắt đu từ số
Trong hộp thoi Page Number, ti mc Number format, bn hãy chọn một kiểu đánh
số mình thích, sau đ nhấn OK.
Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc của số trang
Nhấn đp chuột vào Header hay Footer, nơi bn đã đặt số trang ti đ.
Dng chuột chọn số trang. Ti thanh công c mini vừa xuất hin ở bn trn, bn c thể
chọn li font chữ, cỡ chữ, định dng li chữ đậm, nghing, hay chọn màu ty thích.
Khi hiu chnh xong bn nhấn đp chuột vào vng nội dung chính của tài liu.
Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác
Bn c thể bắt đu đánh số trang bằng một con số khác, thay vì 1 như mặc định. Cách
thực hin: Ti thẻ Insert, nhm Header & Footer, bn nhấn nt Page Number, chọn
Format Page Numbers. Trong hộp thoi xuất hin, bn chọn Start at và nhập vào con
số bắt đu khi đánh số trang. Nhấn OK.
Ghi chú: Nếu tài liu của bn c trang bìa và bn muốn trang đu tin sau đ được bắt
đu bằng 1, ti ô Start at, bn hãy g vào 0.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
52

Xóa số trang đã đánh
Ti thẻ Insert, nhm Header & Footer, bn nhấn nt Page Number, sau đ chọn
Remove Page Numbers ở cuối menu.
Xóa số trang ở trang đầu tin của tài iu
Trong tài liu, thường trang đu tin không được đánh số vì n là trang bìa. Áp dng
phn ghi ch ở thủ thuật “Bắt đu đánh số trang bằng một số khác” bn trn, trang bìa
vẫn được đánh số là 0. Vì vậy bn hãy thực hin thm bước sau để xa hẳn số trang ở
trang đu tin của tài liu.
- Nhấn chuột vào bất kỳ vng nào của tài liu
- Ti thẻ Page Layout, bn nhấn chuột vào ô vuông gc dưới bn phải của nhm Page
Setup để mở hộp thoi Page Setup ra.
- Nhấn chuột vào thẻ Layout trong hộp thoi, bn dưới Headers and footers, bn đánh
dấu chọn vào hộp kiểm Different first page. Nhấn OK.
By giờ bn hãy kiểm tra li xem, c đng là trang đu tin không c số trang, sau đ
trang kế được đánh số 1 không nh.
7. Định dng trang văn bản
Chnh sa ề trang và định hướng trang
Lề trang c thể được chnh sa qua các bước sau:
• Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon
• Trn nhm Page Setup, kích chọn Margins
• Chọn Default Margin, hoặc
• Chọn vào Custom Margins và hoàn thành hộp thoi.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
53


Để thay đổi hướng, kích thước hay cột của trang:
• Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon
• Trong nhm Page Setup, Chọn Orientation, Size hay Columns
• Chọn kiểu thích hợp.

Áp dụng đường viền trang và màu sắc
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
54

Đế áp dng đường viền trang hay màu sắc:
• Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon.
• Trong nhm Page Background, Chọn Page Colors và lựa chọn màu muốn áp dng
cho trang hoặc Page Borders và chọn đường viền thích hợp cho trang.

To một ngắt trang
Để chèn một ngắt trang:
• Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon
• Trong nhm Page Setup, Chọn menu Breaks.
• Chọn Page Break.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
55


Chèn một Trang bìa
Để chèn một trang bìa:
• Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon
• Chọn nút Cover Page trên nhóm Pages.
• Chọn một kiểu trang bìa.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
56


Chèn một trang trống
Để chèn một trang trống:
• Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon.
• Chọn nút Blank Page trên nhóm Page.


Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
57

Chương 3: Thực hiện chèn các đối tượng
1. Chèn các kí tự đặc bit
Các ký hiu và ký tự đặc bit
Các k tự đặc bit như h thống chấm cu, cách khoảng, hoặc các k tự đồ họa mà
không c sẵn trn bàn phím. Để chèn các k hiu và các k tự đặc bit:
• Đặt con trỏ vào nơi bn muốn chèn k hiu
• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
• Chọn nút Symbol trên nhóm Symbols
• Chọn k hiu ph hợp.


2. Chèn ClipArt và hình ảnh
Word 2010cng cho php bn chèn các minh họa và hình ảnh vào tài liu. Để chèn
các minh họa:
• Đặt con trỏ vào nơi bn muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh
• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
• Chọn nút Clip Art
• Hộp thoi xuất hin và bn c thể tìm hình mẫu
• Chọn hình minh họa bn muốn chèn
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
58



3. Chèn và hiu chnh hình vẽ
Để chèn một hình ảnh:
• Đặt con trỏ vào nơi bn muốn chèn
• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
• Chọn nút Picture
• Duyt qua hình ảnh bn muốn chèn và chọn ảnh.
• Chọn Insert

Kích thước đồ họa (hình ảnh)
Tất cả hình vẽ c thể tăng hay giảm kích thước bằng cách kích vào ảnh và kích vào
một gc của ảnh rồi ko để tăng hay giảm kích thước ảnh cho ph hợp.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
59



4. Chèn và hiu chnh ưu đồ
Smart Art là tập hợp các loi đồ họa bn c thể s dng để tổ chức thông tin trong tài
liu. Để chèn SmartArt:
• Đặt con trỏ vào nơi bn muốn chèn minh họa hay hình ảnh
• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
• Chọn nút SmartArt
• Chọn vào SmartArt bn muốn
• Chọn mi tn phía bn trái để chèn văn bản hoặc g văn bản trong đồ họa.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
60


Để hiu chnh SmartArt, chọn Tab Design và các nhm lin quan:



5. Vẽ và hiu chnh biểu đồ
Biểu đồ là một dng thể hin bằng hình ảnh các số liu của một bảng tính. Biểu đồ
được hình thành bởi trc tung và trc hoành. Trc hoành thể hin loi dữ liu dng để
so sánh. Trc tung thể hin số lượng hay đơn vị đo lường dữ liu dng để so sánh
Ti thẻ Insert, nhóm Illustrator, bn nhấn vào Chart
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
61


Xuất hin ca sổ chọn kiểu biu đồ

Chọn một kiểu biểu đồ và nhập hoặc sa nội dung bảng dữ liu trực tiếp trên bảng dữ
liu Data Sheet của màn hình Excel.

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
62

Đng chương trình Excel, biểu đồ lưu li trên màn hình Word

a. Thay đổi i kiểu biểu đồ
Chọn biểu đồ, trn Tab Design chọn nhm Type, Change Chart Type.

- Hãy lựa chọn loi biểu đồ theo danh sách Chart type và chọn hình biểu đồ bn ô
Chart sub-type.
- Chọn nt Set as default chart nếu muốn để kiểu biểu đồ đã chọn sẽ được dng cho
những ln vẽ biểu đồ sau.
Nhấn nt OK để hoàn thành vic thay đổi kiểu biểu đồ
Chnh sa nội dung hiển thị trn biểu đồ
- Chọn biểu đồ chnh sa biểu đồ, Tab Layout
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
63


Có thể chnh sa nội dung trong nhóm Labes và nhóm Axes.
Labels:
- Chart title: Tn biểu đồ
- Axis title: Tiu đề trc
- Legend: Ch giải
- Data Labels: Hiển thị dữ liu và các nhãn giá trị
- Data Labels: Hiển thị dữ liu và các nhãn giá trị
Axes:
- Axes: chnh sa, hiển thị dữ liu trn trc tọa độ
- Gridlines: Thay đổi đường kẻ mặt đáy biểu đồ
- Quay & hiển thị biểu đồ theo hình ảnh 3-D
Chọn biểu đồ chnh sa biểu đồ, Tab Layout, nhm Background chọn 3-D Rotation

Xuất hin hộp thoi Fỏmat Chart Area:
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
64


- Rotation: Quay biểu đồ theo chiều dọc, chiều ngang.
- Perspective: Phối cảnh xa.
Bn c thể s dng các nt chức năng quay biểu đồ ph hợp.

6. Lập và hiu chnh biểu thức toán học
Công cụ toán học
Word 2010 cho php bn chèn các công thức toán học. Để xem công c toán học:
• Đặt con trỏ vào nơi bn muốn chèn công thức toán học
• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
65

• Chọn nút Equation trên nhóm Symbols
• Chọn công thức toán học ph hợp hoặc Chọn Insert New Equation

• Để chnh sa công thức toán học: Kích chọn công thức và tab Design sẽ xuất hin
trên vùng Ribbon


Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
66

Chương 4: Thao tác với bảng biểu
1. Thao tác to bản và hiu chnh bảng
To bảng
Để to một bảng:
• Đặt con trỏ vào trang nơi bn muốn to bảng
• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon.
• Chọn vào nút Tables trn nhm Tables. Bn c thể to một bảng theo một trong 4
cách sau:


- Đánh dấu số dng và cột
- Chọn Insert Table và nhập số dng và cột
- Chọn vào Draw Table, to bảng bằng cách kích và nhập số dng và cột
- Chọn Quick Tables và chọn bảng.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
67



Nhập dữ iu trong một bảng
Đặt con trỏ vào ô bn muốn nhập thông tin. Và bắt đu nhập
Chnh sa cấu trúc bảng và định dng bảng
Để chnh sa cấu trc của bảng:
• Chọn vào bảng và bn sẽ thấy c hai tab mới trn vng Ribbon là: Design và
Layout. Hai tab này dng để thiết kế và bố trí bảng.


Trên tab Design, bn c thể chọn:
• Table Style Options
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
68


• Draw Borders


Để định dng bảng, Chọn vào bảng và chọn tab Layout. Tab Layout này cho php bn
thực hin:


• Xem Gridlines và Các thuộc tính (c trn nhm Table).
• Chèn dng và cột (c trn nhm Row & Columns).
• Xa bảng, Dng và cột (nhm Rows & Columns).
• Trộn hoặc tách các ô (c trn nhm Merge).
• Tăng và giảm kích thước ô (c trong nhm Cell Size).
• Canh lề văn bản trong các ô và thay đổi hướng văn bản (nhm Alignment).
2. Định dng đường viền và nền cho bảng
a. Định dng đường viền cho bảng
To đường viền cho Tables ta làm các bước sau:
- Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
69

- Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders

- Chọn các kiểu đường viền và nhấp OK
b. Tô nền cho bảng
Phối hợp màu sắc để to nền cho Tables. Bn có thể thực hin theo các bước sau:
- Chọn các ô cn tô màu, sau đ nhấn vào Tables Tools chọn Design.
- Chọn tiếp mc Shading và chọn màu nền cho ô đ.

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
70

Bn có thể phối hợp các màu để cho Tables của bn ấn tượng hơn
3. Chèn công thức toán học vào bảng
Người dùng vẫn nghĩ công cụ Tabe của Word đơn giản ch à trình bày dữ iu
dng bảng với dòng và cột nhưng thực tế, tuy không thể so sánh được với Exce
về mặt tính toán, song Word cũng cho phép người dùng có thể thực hin được
một số phép tính cộng, trừ, nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng.
Cng c thể người dng cho rằng tính toán trong Word cn chậm hơn là tính bằng tay
rồi điền kết quả vào. Tuy nhin, điểm lợi thế hơn hẳn khi tính toán luôn trong Table
của Word là vic khi chnh sa dữ liu thì máy c khả năng cập nhật kết quả, cn nếu
tính bằng tay thì li phải tính li và điền li. Lc đ thì tính toán bằng tay li chậm
hơn.

Bảng 1. Bảng dữ liu cn tính toán
Lấy ví d c thể như ở bảng 1. Để thực hin bảng dữ liu trn, người dng thực hin
qua ba bước: nhập dữ liu, tính toán và định dng.
Bước 1. Nhập dữ liu tất cả các cột, trừ cột Thành tiền
Bước 2. Tính Thành tiền = Số lượng + Đơn giá:

Hộp thoi Formula
- Kích chuột vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, chọn lnh Layout, nhóm Data, chọn
Formula (fx)
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
71


- Nhập công thức tính theo hai cách ti ô Formula:
e
+ Tính trực tiếp theo cách dng địa ch theo dng và cột của Excel. Trong trường hợp
c thể này, Số ượng à cột D, Đơn giá à cột C, dòng cần tính à dòng 2, nên công
thức tính sẽ là =c2+d2
+ Hoặc c thể s dng các hàm c trong ô Paste Function ở bn dưới hoặc g tn
hàm vào. Trong Word c thể s dng các hàm cơ bản như: Sum (tính tổng), Count
(đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị ớn nhất), Min (giá trị nhỏ
nhất), Product (nhân) và c thể s dng địa ch ô và vng như Excel. Để tính
Thành tiền c thể viết như sau: = Product(eft) hoặc = Product(c2d2)
- Chọn chế độ định dạng tại ô Number Format (ví d: #,##0)
Bước 3. Sao chp xuống các ô bn dưới: Bôi đen kết quả vừa tính, chọn copy và paste
xuống các ô bn dưới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo dng.
Bước 4. Tính tổng: kích chuột vào ô cuối cng của dng Thành tiền và chọn
Layout/Formula, nhập công thức =sum(above) và chọn chế độ định dng ti ô Number
Format rồi OK.
Trong quá trình làm vic, nếu dữ liu ti các cột Số lượng và Đơn giá c điều chnh
thì ch cn bôi đen cột Thành tiền và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo
số liu mới.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
72

Chú ý: nếu người dng nhập sai kiểu số liu hoặc trong bảng c các ô dng Merge
Cells thì c thể kết quả tính toán sẽ không chính xác.
Hộp thoi Formula
- Formula: Hiển thị hàm, công thức tính toán. Bắt đu mỗi hàm hay công thức đều
phải bắt đu từ dấu “=” (SUM(ABOVE): Tnh tổng các giá trị ở trn). Bn phải điền
đng công thức của mỗi hàm.
- Number format: Các định dng kiểu số
- Paste Function: Các hàm cơ bản:
ABS: Trị tuyt đối
AND: Hàm và
AVERAGE: Tính trung bình
COUNT: Đếm
IF: Hàm điều kin
INT: Hàm chia lấy phn nguyn
MAX: Hàm lớn nhất
MIN: Hàm nhỏ nhất
MOD: Hàm chia lấy phn dư
NOT: Hàm phủ định
OR: Hàm hoặc
ROUND: Hàm làm tròn
SUM: Tính tổng
4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược li
 Chuyển đổi từ Table sang Text:
- Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong Table
- Trong thẻ Layout, nhóm Data, nhấn nút Convert to Text
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
73


- Hiển thị hộp thoi sau:

- Dùng các ký hiu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table
o Paragrahp marks dấu phn đon (tương đương nhấn phím Enter)
o Tabs có khoảng cách phím Tab
o Commas dấu phy
o Other dấu khác các dấu đã nu bn trn, bn gõ
vào dấu bn muốn bên cnh
- Nhấn OK
 Chuyển đổi từ Text sang Table:
- Chọn dữ liu muốn chuyển đổi thành Table
- Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn Convert Text to Table
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
74


- Hiển thị hộp thoi sau:

- Chọn tùy chọn thích hợp sau đ nhắp nút OK
- Dùng các ký hiu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table
o Paragrahp marks : dấu phn đon (tương đương nhấn phím Enter)
o Tabs : có khoảng cách phím Tab
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
75

o Commas : dấu phy
o Other : dấu khác các dấu đã nu bn trn, bn gõ vào dấu
bn muốn bên cnh
Chương 5: Hỗ trợ xử lý trong Word 2010
1. Auto Correct và Macro
a. Auto Correct
Để tiết kim thời gian và công sức khi nhập nội dung cho một văn bản lớn trong đ
có sự lặp li nhiều ln một hay nhiều nhóm từ, bn có thể thiết lập chức năng
AutoCorrect nhằm thay thế một vài ký tự viết tắt cho các từ đ bởi các từ đủ nghĩa
mà thông thường các từ này dài hơn.
Chọn biểu tượng Office 2010trên góc trái của của sổ Word, chọn Options, chọn
Proofing, chọn Auto Correct Options

Hiển thị hộp thoi sau:
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
76

-
- Correct TWo INitian CApitals : nếu hai k tự đu tin trong một từ được g
bằng chữ in thì n sẽ thay chữ in thứ hai bằng chữ thường.
VD: gõ TWo INitian CApitals sẽ được thay bằng Two Initian Capitals
- Capitalize first letter of sentences : Word nhận biết sau dấu chấm sẽ bắt đu
một câu mới và ký tự đu câu sẽ được đổi thành chữ in nếu chúng ta gõ bằng
chữ thường
- Capitalize name of days : Ký tự đấu tiên của thứ (ngày trong tun được gõ
bằng tiếng Anh) sẽ đổi thành chữ in.
- Correct accidental usage of cAPS LOCK key : khi g phím Caps Lock, đèn
Caps Lock trên bàn phím sáng, lúc này chúng ta có thể gõ nhm trng thái của
bàn phím bằng cách giữ phím Shift gõ ký tự đu tiên của một từ, sau đ nhả
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
77

phím Shift gõ các ký tự còn li của từ, sau khi gõ xong từ này Word sẽ đổi từ
đã g về đng dng đồng thời làm tắt luôn đèn caps lock.
- Replace text as you type : tự động gõ từ sai thành từ đng
Trong hộp hoi trên, từ sai được lit kê ở bên cột trái tương ứng với từ đng ở bên cột
phải. Như vậy ch khi nào g đng từ sai ở bên trái thì Word sẽ tự động thay thế từ
đng ở bên phải.
Nhập nội dung viết tắt vào hộp Replace. Nhập nội dung thay thế cho nội dung viết
tắt vào hộp With, sau đ click nt Add để đưa vào danh sách AutoCorrect.
Thực hin tun tự các bước để nhập thêm các từ viết tắt khác.
Khi thực hin xong, nhấn OK để thoát khỏi hộp thoi.
Muốn xoá từ viết tắt nào, bn click chọn từ trong danh sách và nhấn Delete.
Muốn sa đổi, chọn từ trong danh sách và nhập li vào nội dung trong khung
Replace hoặc With.
Trong khi g văn bản, muốn s dng AutoCorrect bn nhập vào từ viết tắt, sau đ
nhập thêm dấu phân cách từ (ký tự trắng, dấu phy, dấu chấm, dấu chấm hỏi, . . .)
để đưa nội dung thay thế tương ứng vào văn bản.
b. Macro
Macros à các tính năng tin tiến, có thể àm tăng tốc độ hiu chnh hay định
dng mà bn có thể thực thi thường xuyn trong một tài iu Word. Chng ghi li
chuỗi các lựa chọn mà bn chọn để cho một lot các hành động c thể được hoàn
thành trong một bước.
Ghi một Macro
Để ghi một Macro:
• Chọn tab View trên vùng Ribbon
• Chọn vào mi tn phía dưới Macros
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
78


• Chọn Record Macro, hộp thoi xuất hin như sau:

• Nhập tn (không chứa dấu cách)
• Chọn vào nơi bn muốn gán cho một nt (trn Quick Access Toolbar) hay bàn
phím (chuỗi các phím)
• Để gán Macro cho một nt trn Quick Access Toolbar:
- Chọn Button
- Dưới Customize Quick Access Toolbar, lựa chọn tài liu mà bn muốn Macro c
sẵn.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
79


- Dưới lnh chọn: Chọn Macro mà bn đang ghi
- Chọn Add
- Chọn OK để bắt đu ghi Macro
- Thực thi các hành động bn muốn được ghi trong Macro
- Chọn Macros
- Chọn vào Stop Recording Macros

• Để gán một nt Macro cho một phím tắt:
- Ở hôp thoi Record Macro, Chọn Keyboard
- Trong hộp Press New Shortcut Key, nhập phím tắt mà bn muốn gán cho nt
Macro và Chọn Assign
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
80


- Chọn Close để bắt đu ghi Macro
- Thực thi các hành động bn muốn được ghi trong Macro
- Chọn Macros
- Chọn Stop Recording Macros
Chy Macro
Chy một Macro ph thuộc vào nơi n được thm vào Quick Access Toolbar hay nếu
n được gán là một phím tắt.
• Để chy một Macro từ Quick Access Toolbar, Chọn vào biểu tượng Macro

• Để chy một Macro từ phím tắt, ch cn ấn các phím mà bn đã lập trình để chy
Macro.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
81

2. To ghi chú và bảo v tài liu Word.
a. Chèn một ghi chú
1. Chọn đon text hoặc đối tượng bất kỳ trong tài liu bn muốn ghi ch.
2. Trong thẻ Review, nhm Comments, nhấn nt New Comment.

3. Nhập vào ghi ch của bn trong bong bng hiển thị ở khung bn cnh tài liu.
Xóa ghi chú
- Để xa một ghi ch, nhấn chuột phải vào ghi ch đ, chọn Delete Comment.
- Để xa nhanh tất cả ghi ch trong tài liu, nhấn chuột vào một ghi ch bất kỳ. Trong
thẻ Review, nhm Comments, nhấn vào mi tn bn dưới nt Delete và chọn Delete
All Comments in Document.
Thay đổi ghi chú
1. Nếu các ghi ch không hiển thị trong tài liu, bn nhấn nt Show Markup trong
nhm Tracking của thẻ Review, sau đ đánh dấu chọn Comments.
2. Nhấn chuột vào bn trong một bong bng c ghi ch cn sa. Sau đ sa li nội
dung theo bn.
Thay đổi tn người ghi chú
Bn cnh mỗi ghi ch luôn c tn của người s dng. Nếu bn muốn thay đổi tn này,
hãy thực hin như sau:
1. Trong thẻ Review, nhm Tracking, nhấn chuột vào mi tn bn dưới nt Track
Changes, sau đ chọn mc Change User Name.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
82


2. Trong hộp thoi xuất hin, bn dưới mc Personalize..., bn nhập vào tn của mình,
sau đ nhấn OK.

Lưu là những ghi ch kể từ by giờ trở đi mới c tác dng với tn mới.
In tài iu kèm theo ghi chú và những đánh dấu thay đổi
1. Nhấn nt Microsoft Office Button (hoặc Tab File) , sau đ chọn Print.
2. Trong hộp thoi Print, ti mc Print what, chọn Settings, Print và nhấn OK.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
83


b.Bảo v tài liu Word
Word 2010 hỗ trợ sẵn tính năng đặt password bảo v văn bản với tính bảo mật cao.
Bn nhấp vào biểu tượng tab File phía trn gc trái > chọn Info > Click Protect
Document and
Click Encrypt with Password > nhấp OK. Xác nhận li password > nhấn OK.
Click the File tab, then Click Info. On the menu to the right Click Protect Document
and
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
84

Click Encrypt with Password.

Hộp thoi Encrypt Document, bn nhập password vào. Click OK


Từ by giờ, mỗi khi mở file văn bản này, Word sẽ hiển thị ca sổ yu cu nhập
password. Ch người nào biết password mới c thể xem được nội dung của file.

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
85

Muốn hủy bỏ, bn ch vic vào hộp thoi Encrypt Document để xa password bảo v.
3. Tìm kiếm, thay thế
Tìm văn bản
Bn c thể nhanh chng tìm kiếm một từ hoặc cm từ theo cách sau:
- Trong thẻ Home, nhm Editing, nhấn nt Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F).

- Trong mc Find what của hộp thoi Find and Replace vừa xuất hin, bn hãy
nhập vào đon văn bản cn tìm.

- Để tìm mỗi một từ hoặc cm từ, bn nhấn Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc cm
từ cng một lc trong văn bản, bn nhấn Find in, sau đ nhấn Main Document.
- Muốn kết thc quá trình tìm kiếm, bn nhấn ESC.
Tìm và thay thế văn bản
- Trong thẻ Home, nhm Editing, nhấn nt Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H).
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
86


- Ở mc Find what, bn nhập vào đon văn bản muốn tìm.
- Ở mc Replace with, bn nhập vào đon văn bản muốn thay thế.
- Để tìm đon văn bản tiếp theo, bn nhấn Find Next.
- Để thay thế đon văn bản, bn nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ
chuyển sang đon văn bản tiếp theo.
- Để thay thế tất cả các đon văn bản tìm được, bn nhấn Replace All.
Tìm và tô sáng đon văn bản tìm được
Để d dàng nhận biết các cm từ tìm được, bn c thể tô sáng n trn màn hình
(không tô sáng khi in ra).
- Trong thẻ Home, nhm Editing, nhấn nt Find (Ctrl+F).
- Trong hộp Find what, nhập văn bản mà bn muốn tìm.
- Nhấn Reading Highlight, sau đ chọn Highlight All.
- Tất cả từ tìm được sẽ được tô sáng. Để tắt tính năng này đi, bn nhấn Reading
Highlight ln nữa, chọn Clear Highlighting.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
87


Tìm và thay thế những định dng đặc bit
- Trong thẻ Home, nhm Editing, bn nhấn nt Replace (Ctrl+H).
- Nhấn nt More nếu bn không nhìn thấy nt Format.

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
88

- Để tìm kiếm đon văn bản với định dng đặc bit, bn hãy nhập đon văn đ trong ô
Find what. Nếu ch để tìm kiếm định dng, hãy để trống ô này.
- Nhấn nt Format, sau đ chọn định dng mà bn muốn tìm.
- Nhấn vào ô Replace with, sau đ nhấn Format, chọn định dng thay thế. Nếu bn
cng muốn thay thế bằng đon văn bản, hãy nhập đon text đ vào ô Replace with.
- Nhấn Find Next, nhấn tiếp Replace để tìm và thay thế các định dng đặc bit. Để
thay thế toàn bộ, nhấn Replace All.
Tìm và thay thế các dấu đon, ngắt trang và các mục khác
- Trong hộp thoi Find and Replace xuất hin sau khi nhấn Ctrl+H, bn nhấn nt More
nếu không thấy nt Special.
- Nhấn vào ô Find what, sau đ nhấn nt Special và chọn một mc cn tìm.
- Nhập những gì bn muốn thay thế trong ô Replace with.
- Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All.
S dụng ký tự đi din khi tìm kiếm
- Bật hộp thoi Find and Replace ln.
- Nhấn nt More để mở rộng hộp thoi.
- Đánh dấu kiểm vào ô Use wildcards.
- Nhập từ cng những k tự đi din vào ô Find what.
- Nhập những gì bn muốn thay thế trong ô Replace with.
- Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All.
Bảng các ký tự đại diện
Đi din Nhập Ví dụ
Một k tự bất kỳ ? “s?t” tìm “sat” và “set”.
Một dãy k tự * “s*d” tìm “sad” và “started”.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
89

Bắt đu một từ <
“<(inter)” tìm “interesting”,
“intercept”. Không tìm
“splintered”.
Cuối một từ >
“(in)>” tìm “in”, “within”. Không
tìm “interesting”.
Một trong những k tự
ch định
[] “w[io]n” tìm “win” và “won”.
Một k tự bất kỳ trong
dãy
[-]
“[r-t]ight” tìm “right” và “sight”.
Dãy phải theo thứ tự tăng dn.
Một k tự bất kỳ, trừ
những k tự cho sẵn
trong ngoặc
[!x-z]
“t[!a-m]ck” tìm “tock”, “tuck”.
Không tìm “tack” hay “tick”.
Để tìm một k tự định nghĩa như một k tự đi din, bn g dấu \ trước k tự đ.
Chẳng hn g \? để tìm dấu hỏi. Bn c thể s dng dấu ngặc đơn để nhm các k tự
đi din và đon text để ch ra thứ tự php tính. Ví d g <(pre)*(ed)> để tìm
“presorted” và “prevented”.
Bn c thể s dng k tự đi din \n để tìm kiếm một biểu thức và thay thế bằng một
biểu thức được sắp xếp. Ví d g (Office) (Word) vào ô Find what và g \2 \1 vào ô
Replace with. Kết quả là chương trình sẽ tìm cm từ Office Word và thay bằng Word
Office.
4. Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động chnh sa, từ điển
mặc định và công cụ đếm từ
Có nhiều tính năng trợ giúp bn đọc và kiểm tra bản in th cho tài iu. Chúng
bao gồm các công cụ Spelling and Grammar (công c kiểm tra chính tả và ngữ
pháp), Thesaurus (từ đồng nghĩa), AutoCorrect (tự động chnh sa), Default
Dictionary (từ điển mặc định) và Word Count (công c đếm từ).
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
90

Spelling and Grammar
Để kiểm tra chính tả và ngữ pháp của một tài liu:
• Đặt con trỏ vào đu của tài liu hoặc đu của bất kỳ đon văn bản mà bn muốn
kiểm tra
• Chọn tab Review trên vùng Ribbon
• Chọn biểu tượng Spelling & Grammar trên nhóm Proofing hoặc ấn phím tắt (F7).


• Bất kỳ một lỗi nào sẽ hiển thị một hộp thoi cho php bn chọn một cách viết hay
ngữ pháp thích hợp hơn.


Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
91

Nếu bn muốn kiểm tra chính tả của một từ c thể, bn c thể kích chuột phải vào bất
kỳ từ nào được gch dưới bởi Word và chọn một sự thay thế.

Từ điển đồng nghĩa
Từ điển đồng nghĩa cho php bn xem các từ đồng nghĩa. Để s dng từ điển đồng
nghĩa:
• Chọn tab Review trên vùng Ribbon
• Chọn nút Thesaurus trên nhóm Proofing.
• Công c từ điển đồng nghĩa sẽ xuất hin ở phía bn phải màn hình và bn c thể xem
các ty chọn.

Bn cng c thể truy cập vào từ điển đồng nghĩa bằng cách kích phải vào bất kỳ từ
nào và chọn Synonyms trên menu.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
92




To một từ điển mặc định mới
Thường thì bn c các từ ngữ kỹ thuật chuyn môn mà c thể không được công nhận
bởi công c kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word. Do vậy mà bn c thể ty
chnh từ điển để c những từ bn muốn cho vào.
• Chọn nút Microsoft Office
• Chọn nút Word Options
• Chọn tab Proofing
• Chọn tab When Correcting Spelling
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
93

• Chọn Custom Dictionaries, và hộp thoi Custom Dictionaries xuất hin.


• Chọn Edit Word List
• Nhập các từ c thể s dng của bn mà không c trong từ điển hin thời trong Word.


ĐẾM SỐ TỪ TRONG TÀI LIỆU
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
94

Word 2010 c thể đếm số từ của tài liu trong khi bn g văn bản. Ngoài ra chương
trình cn c thể đếm số trang, số đon, số dng, số k tự c hoặc không c khoảng
trắng.

Đếm số từ trong khi gõ văn bản
Trong khi bn g văn bản, Word 2010 sẽ tự động đếm số trang và số từ c trong tài
liu. Thông tin này được hiển thị trn thanh trng thái ở gc dưới bn trái màn hình:
mc Page (số trang) và Wor ds (số từ).
Đếm số từ trong vùng chọn
Bn c thể đếm số từ trong các vng chọn, và các vng chọn này không nhất thiết
phải liền mch nhau.
- Trước tin bn dng chuột chọn vng cn đếm. Nếu các vng không liền mch nhau,
sau khi chọn vng đu tin, bn giữ phím Ctrl và chọn thm các vng khác.
- Trn thanh trng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ c trong vng chọn. Ví d
110/1025 c nghĩa là trong vng chọn c 110 từ trn tổng số 1025 từ của tài liu.
Bao gồm cả textbox, footnote và endnote trong khi đếm từ
- Trong thẻ Review, nhm Proofing, nhấn nt Word Count.
- Trong hộp thoi Word Count, đánh dấu check vào mc Include textboxes, footnotes
and endnotes.
Đếm số từ trong textbox
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
95

- Chọn textbox mà bn muốn đếm từ.
- Trn thanh trng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ c trong textbox. Ví d
110/1025 c nghĩa là trong textbox c 110 từ trn tổng số 1025 từ của tài liu.
Xem số trang, số ký tự, số đon và số dòng
Để c đy đủ thông tin về số trang, số k tự, số đon và số dng, bn thực hin một
trong hai cách sau:
- Trong thẻ Review, nhm Proofing, nhấn nt Word Count.
- Trn thanh trng thái ở gc dưới bn trái màn hình, bn nhấn chuột vào mc Words.
Hộp thoi Word Count xuất hin cho bn đy đủ thông tin mà bn muốn.
5. In tài liu Word
Định dng trang in
Mỗi khi to file mới, trong ca sổ văn bản đã c sẵn một trang giấy trắng để bắt đu
son văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Ch khi nào cn đến chi tiết chính
xác hơn chúng ta mới chọn li khổ giấy khác
Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mi tn dưới góc phải để mở hợp thoi
Page Setup

 Chọn loi giấy – Tab Paper

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
96

- Paper Size : chọn loi giấy, kích thước tương ứng sẽ hin ra trong width và height,
nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy trong width và height
 Đặt lề cho trang in – Tab Margins

- Top : Lề đnh của trang in
- Bottom : Lề đáy của trang in
- Left : Lề trái của trang in
- Right : Lề phải của trang in
Nếu có dùng lnh Mirror Margins để làm sách (to tính đối xứng giữa các trang) thì
lnh left và right sẽ trở thành Inside và Outside
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
97

- Gutter : Khoảng cách dng để đng gáy sách
- From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer
- Orientation : chọn hướng in
o Portrait : Giấy dọc
o Landscape : Giấy ngang
- Mirror margins : Đặt lề đối xứng nhau. Nếu lnh này có dùng, giấy sẽ được
phân bit là có trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp dng để in
sách.
In tài liu
-Tab File, chọn Print
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
98


- Copies: chọn số bản in
- Printer : chọn tn máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows. Nếu máy in
đang s dng không c tn trong danh sách này (nghĩa là n chưa được khai báo) thì
phải thực hin các bước sau:
o Nhắp Start, chọn Settings và nhắp Printers.
o Nhắp đp vào biểu tượng Add Printer.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
99

o Thực hin các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard
- Pages : in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để
phân cách các trang rời rt, dấu gch nối “-“ để in các trang liên tiếp
6. Trộn tài liu (Mail Merge)
6.1 Các Khái nim
Trộn thư
Trong thực tế, đôi khi chng ta cn phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hn
như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghip
Thay vì phải g những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng
nhận (rất d nhằm lẫn), ta c c thể dng công c Mail Merge để giải quyết vấn đề
trn một cách nhanh chng.
Tập tin data source
Một file chứa dữ liu nguồn thường được trình bày dưới dng bảng biểu đơn giản như
table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.
Tập tin main document
Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chnh
a. Form letter
Bước 1. To tập tin Main chính trong WORD như sau
Công Ty TNHH XYZ
 999 Pasteur, Q.1, TP.HCM
 8223344 Ngày 30 tháng 10 năm 2009
THƯ MỜI

Kính gởi:
Sinh năm:
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
100

Địa ch:
Mời sắp xếp thời gian đến dự cuộc phỏng vấn tuyển nhân sự cho Công ty.
Thời gian: giờ, ngày
Địa điểm:
Giám Đốc
Trần Văn A
Bước 2. To tập tin nguồn dữ liu trn Excel với các cột c tn tương ứng
(ch là tn cột không nn viết dấu tiếng vit, và phải bắt đu dữ liu ngay
ti Cell A1).
* Ch : tập tin dữ liu này bn c thể to bằng WORD, tuy nhin nếu thể
hin trong Excel bn sẽ c lợi hơn nếu bảng dữ liu đ c hổ trợ nhiều php
tính và hàm phức tp.
OBC HOTEN PHAI NS DIACHI THPHO BANG
Ông Đinh như Quí Nam 1965 11 L Lợi TP.HCM ĐH
Bà Hồ L Ngọc Nữ 1966 22 Thùy Vân Vng Tàu ĐH
Ông Hoàng văn Bình Nam 1975 33 Lê Lai TP.HCM
Ông Phan thành Tâm Nam 1970
44 L Thường
Kit TP.HCM

Nguyn Thy
Hồng Nữ 1968 55 Lê Thánh Tôn TP.HCM ĐH
Ông Trn Ha Bình Nam 1969 66 L Thái Tổ Biên Hòa ĐH
Bà L Thị Mộng Vn Nữ 1973
77 Trn Hưng
Đo
Thủ Du
Một
Ông L Văn Lợi Nam 1967 88 Ngô Đức Kế TP.HCM
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
101

Bà Hàng thị Ngọc Hà Nữ 1968 99 Hng Vương Vng Tàu

Hoàng thị L
Tường Nữ 1969 96 Pasteur TP.HCM ĐH
Bước 3. Trn tập tin Main chính trong Word
Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đ chọn Step by Step Mail Merge
Wizard.

Trình Wizard sẽ mở ra một ca sổ bên phải tài liu. Ca sổ này có thể di chuyển bằng
chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bn cng c thể thay đổi kích cỡ của nó.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
102


Để thực hin merge mail cn phải qua 6 bước, bn làm theo hướng dẫn bằng cách
chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoi, nếu muốn
quay li thì nhấn vào Previous.
Trong mc Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2

Trong mc Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn
Next qua bước 3
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
103


Trong mc Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã
lưu.

Chọn Sheet1, OK
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
104


Ở hộp thoi Mail Merge Recipents, ta có thể loi bỏ hoặc trích lọc những hàng không
muốn to thư mời.
Nhấn OK.
Nhấn Next qua bước 4.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
105


Trong mc Write your letter, nhấn chọn More items…

Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cn chèn dữ liu vào, ln lượt
chèn các field vào trong main document như sau:
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
106


Nhấn Next sang bước 5, ở bước này nhấn vào nt >> đề xem trước các thư mời tiếp
theo

Nhấn nt Next sang bước thứ 6.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
107


Chọn Print nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual
letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản.

Trong hộp thoi Merge to New Document có thể chọn to ra toàn bộ các thư mời có
trong danh sách hoặc ch chọn to thư mời cho một số người.
b. Envelopes
To những bì thư bằng cách Mail Merge. Thực hin tương tự phn From letter nhưng
chọn Envelops thay vì chọn From letter ở bước1.
c. Labels
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
108

To nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hin tương tự phn From letter nhưng chọn
Labels thay vì chọn From letter ở bước1.
d. Catologes
To văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hin tương tự phn From
etter nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1.
Ribbon cng là một cách hữu ích để to một Mail Merge và quá trình x lý rất giống
với các bước trong trình Wizard. Bằng cách s dng thanh Ribbon, bn sẽ có thể truy
cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bn
hoàn tất vic hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hn như s dng
các trường để thể hin các thao tác hoặc tính toán trong tài liu.

Những lnh bn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:
- Start Mail Merge: Đy là điểm bắt đu từ nơi bn chọn một loi tài liu và sau đ
chọn, to, hoặc chnh sa danh sách người nhận.
- Write & Insert Fields: Đy là nơi bn có thể chèn các Merge Field và s dng
Rules để thể hin các thao tác tính toán cho tài liu.
- Preview Results: Bên cnh vic xem li tài liu đã ha trộn, bn có thể s dng tính
năng kiểm tra lỗi một cách tự động.
- Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liu cá nhân của bn vào một tài liu
toàn din, hay in chúng ra hoặc gi thư đin t.
Chương 6: Các phím tắt trong Word
1. Các loi phím tắt:
C 2 cách để s dng phím tắt. Giả s để in đậm một chữ bn có thể s dng:
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
109


a. Phím truy cập các Tab và lnh trên màn hình.
b. Tổ hợp phím không nằm trên thanh Ribbon.
Nhiều người cho rằng bất kỳ sự kết hợp của một tồ hợp phím nào dẫn đến vic thực
thi một lnh đều có thể gọi là phím tắt, về cơ bản thì đ là một cách nghĩ đng. Nhưng
trong bài này chúng ta sẽ có một định nghĩa chính xác hơn về phím tắt. Xác định sự
khác bit rất quan trọng vì từng lot phím tắt khác nhau sẽ c phương thức hot động
khác nhau. Access Keys (phím truy cập) Access Key cho phép bn truy cập thanh
Ribbon, nó liên h mật thiết với các Tab, lnh và những thứ mà bn nhìn thấy trên
màn hình. Bn s dng Acces Key bằng cách nhấn Alt rồi sau đ nhấn tiếp một phím
hoặc một chuỗi tun tự các phím.
Mỗi lnh trn thanh Ribbon, trong trình đơn của nút Microsoft Office và trên Quick
Access Toolbar đều có một phím truy cập riêng, mỗi phím truy cập được gán một
Key Tip. Key Tip là một phiên bản mới của h thống ký tự gch chân mà bn quen
thuộc ở các phiên bản trước khi muốn truy cập các trình đơn bằng cách s dng phím
Alt. Key combinations (tổ hợp phím) Các tổ hợp phím dng để thực hin một lnh
nào đ và n không lin quan tới những gì bn nhìn thấy trên màn hình. Các phím
phải được nhấn cùng một lc để kích hot các lnh, trong đa số trường hợp, dù không
phải tất cả, đều có liên quan tới phím Ctrl (ví d nhấn Ctrl + C để copy). Tổ hợp phím
không thay đổi trong phiên bản Office 2007, nó hot động giống ht các phiên bản
trước.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
110

2. Duyt thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập)
Khi bn muốn dùng bàn phím thay vì các thiết bị trỏ như con chuột để điều khiển
thanh Ribbon và những thứ khác trn màn hình, trước tiên bn phải bật chức nm điều
khiển bằng bàn phím. Nói cách khác bn phải chuyển từ chế độ nhập liu sang chế độ
thực thi lnh bằng cách nhấn phím Alt. Sau đ, bn sẽ có rất nhiều tùy chọn để duyt
khắp thanh Ribbon.
a. Key Tip và các biểu tượng hình khiên (Badges)

Ngay khi bn nhấn phím Alt, bn sẽ thấy các nhãn nhỏ, hoặc khiên nhỏ hin ln để
ch ra Key Tip của từng Tab. Khi bn nhấn phím để kích hot một Tab, các khiên
nhỏ sẽ hiển thị Key Tip cho từng lnh trong Tab đ. Ni cách khác, bn ch thấy
mỗi ln một nhóm Key Tip, và bn phải nhấn một lựa chọn nào đ trước khi thấy
nhiều hơn. Key Tip là cách rất tuyt để s dng phím tắt bởi bn không cn phải
ghi nhớ, mọi thứ đều hiển thị trên màn hình.
b. Tìm hiểu thêm về Key Tip

Hình bên trái: Trên Tab Insert Key Tip M được gán cho nút lnh SmartArt. Hình
bên phải: Trên Tab Page Layout Key Tip M được gán cho nút lnh Margins. Các
Key Tip có thể trùng lặp trên các Tab khác nhau, trong ví d trên M là phím tắt cho
SmartArt trong Tab Insert nhưng li là phím tắt cho Margins trong Tab Page Layout.
Bn ch có thể thấy và làm vic với Key Tip của Tab đang được kích hot. Nếu bn lỡ
chọn sai Tab thì ch cn nhấn Esc để hiển thị li Key Tip cho Tab và chọn li Tab mà
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
111

bn cn. Lưu ý: Nếu có một hộp thoi đang mở dùng cùng một ký tự Key Tip với một
Tab hoặc một lnh trên thanh Ribbon, thì Key Tip của hộp thoi này sẽ được ưu tin.
c. Di chuyển bằng phím mũi tn
Ngoài Key Tip bn cng c thể dng phím mi tn để duyt thanh Ribbon. Đu
tiên bn cng nhấn phím Alt để chọn thanh Ribbon làm tiu điểm, sau đ dng các
phím mi tn để di chuyển: Phím MŨI TÊN TRÁI và MŨI TÊN PHẢI để
chuyển qua li giữa các Tab. Phím MŨI TÊN LÊN để chuyển tiu điểm lên
Quick Access Toolbar (từ đy bn có thể dùng phím MŨI TÊN TRÁI để di
chuyển sang nút Microsoft Office). Phím MŨI TÊN XUỐNG chuyển bn vào
Tab đang kích hot và bn có thể di chuyển tip trong đ bằng cách s dùng phím
mi tn.. Một điểm tiến bộ so với phiên bản trước của Microsoft Office là bn có
thể di chuyển lên / xuống thay vì ch là trái / phải.
d. Phím TAB và thanh Ribbon
Bn cng c thể dng phím TAB để di chuyển quanh thanh Ribbon. Sau khi nhấn
Alt để chọn thanh Ribbon, bn hãy nhấn phím TAB liên tc để di chuyển qua các
nút lnh theo từng nhóm ti Tab đang kích hot.
Sau khi đi một vòng hết các ln trong Tab hin ti, tiu điểm sẽ được chuyển theo
thứ tự nút Help, nút Microsoft Office, Quick Access Toolbar, các Tab và quay
trở li nhm đu tiên trong Tab hin ti. Nhấn Shift + TAB để di chuyển theo
hướng ngược li. Khi đến được lnh mà bn muốn, hãy nhấn ENTER.
Nếu bn từng làm vic với Mocrosoft Office trong nhiều năm và là một chuyên gia
về phím tắt, bn thuộc lòng tất cả các phím tắt. Có thể bn sẽ bối rối khi tất cả trình
đơn và phím tắt c đã biến mất. Thực ra, thanh Ribbon và phím tắt mới cn có một
ít thời gian để bn làm quen nhưng một khi đã nắm bắt được bn sẽ đánh giá cao
nó.
Nếu bn vẫn không hài lòng và muốn trở li với các phím tắt c thì đy là cu trả
lời: hu hết phím tắt c đều vẫn hot động. Tuy nhiên bn phải nhớ chính xác vì
giờ đy không cn nơi nào trn màn hình nhắc bn cn phải nhấn phím nào. Đy là
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
112

cách hot động: Trong các phiên bản trước khi bn nhấn Alt + E thì trình đơn Edit
được mở lên và bn nhấn tiếp các ký tự được gch chn để truy cập các lnh.
Trong Office 2010khi nhấn tổ hợp Alt + E (hoặc các ký tự tắt khác) sẽ không có
trình đơn nào mở ra. Thay vào đ, một thông đip sẽ hiển thị cho bn biết bn
đang dng h thống phím tắt c. Nếu bn nhớ tổ hợp phím tắt thì ch cn nhấn tiếp
để thực hin lnh. Nếu bn không nhớ, hãy nhấn Esc để hiển thị các Key Tip.
3. Các phím tắt thông dụng:
Phím Chức năng
Ctrl+1 Giãn dng đơn
Ctrl+2 Giãn dng đôi
Ctrl+5 Giãn dòng 1,5
Ctrl+0 To thm độ giãn dng đơn trước đon
F12 Lưu tài liu với tn khác
F7 Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh
F4 Lặp li lnh vừa làm
Ctrl+Shift+S To Style (heading) -> Dng mc lc tự động
Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ
Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ
Ctrl+D Mở hộp thoi định dng font chữ
Ctrl+M Li đon văn bản vào 1 tab (mặc định 1,27cm)
Ctrl+Shift+M Li đon văn bản ra lề 1 tab
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
113

Ctrl+T Li những dng không phải là dng đu của đon văn bản vào 1
tab
Ctrl+Shift+T Li những dng không phải là dng đu của đon văn bản ra lề 1
tab
Ctrl+F Tìm kiếm k tự
Ctr+G (hoặc
F5)
Nhảy đến trang số
Ctrl+H Tìm kiếm và thay thế k tự
Ctrl+K To lin kết (link)
Ctrl+] Tăng 1 cỡ chữ
Ctrl+[ Giảm 1 cỡ chữ
Ctrl+Shift+> Tăng 2 cỡ chữ
Ctrl+Shift+< Giảm 2 cỡ chữ
Alt+Shift+S Bật/Tắt phn chia ca sổ Window
Ctrl+Enter Ngắt trang
Start+D Chuyển ra màn hình Desktop
Start+E Mở ca sổ Internet Explorer, My computer
Ctrl+Alt+N Ca sổ MS word ở dng Normal
Ctrl+Alt+P Ca sổ MS word ở dng Print Layout
Ctrl+Alt+L Đánh số và k tự tự động
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
114

Ctrl+Alt+F Đánh ghi ch (Footnotes) ở chn trang
Ctrl+Alt+D Đánh ghi ch ở ngay dưới dng con trỏ ở đ
Ctrl+Shift+A Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Vit c dấu
thì không nn chuyển)
Alt+F10 Phóng to màn hình (Zoom)
Alt+F5 Thu nhỏ màn hình
Alt+Print
Screen
Chp hình hộp thoi hiển thị trn màn hình
Print Screen Chp toàn bộ màn hình đang hiển thị.
Chương 7: Một số mẹo hay trên Word 2010
1. Các công cụ đồ họa của Word 2010
Từ những công c vẽ hình và định dng đơn giản ở các phiên bản trước, Office
2010đã nng cấp đáng kể tính năng đồ họa trong Word, gip cho người dùng thỏa sức
sáng to mà không cn đến sự trợ giúp của những chương trình đồ họa chuyên nghip
như Photoshop, Illustrator, CorelDraw
Trong Word, các đối tượng đồ họa (Illustrations) được chia làm 05 loi: Picture (ảnh
chp), ClipArt (ảnh vẽ có sẵn khi cài đặt), Shapes (các hình vẽ cơ bản), SmartArt ( các
hình vẽ, sơ đồ đặc bit), Chart (đồ thị) và WordArt (chữ ngh thuật – nằm trong nhóm
Text).

Quá trình thao tác được thực hin qua hai phn: to đối tượng và định dng đối tượng.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
115

Để khởi to đối tượng, ta chọn menu Insert rồi chọn nhm đối tượng trong phn
Illustrations.
- Với Picture, người s dng phải chọn tranh ở nơi chứa (ví d trong My Pitures)
- Với ClipArt, người s dng phải chọn tranh trong kho có sẵn của chương trình
- Với Shapes, người s dng phải chọn hình vẽ rồi kích chuột vào văn bản
- Với SmartArt, người s dng phải chọn loi sơ đồ rồi OK
- Với Chart, người s dng phải nhập số liu
- Với Word Art, người s dng phải chọn mẫu và nhập nội dung
Sau khi to đối tượng xong, người s dng phải kích chuột vào đối tượng đ và
chuyển sang menu Format để định dng. Đy là nơi tập trung các công c để định
dng đối tượng vừa to, bao gồm


+ Nhm Adjust: điều chnh độ sáng tối, độ tương phản, gồm:
- Brightness: điều chnh độ sáng
- Contrast: điều chnh độ tương phản
- Recolor: điều chnh tông màu. Với tính năng này, người s dng có thể chuyển toàn
bộ ảnh thành dng đơn sắc theo một tông màu nào đ. Đặc bit, trong đ c tính năng
Set Transparent Color dng để chuyển một mảng màu trở nên trong suốt (thường dùng
để loi bỏ nền ảnh)
- Compress Pictures: dng để nén ảnh. Các ảnh nguyên gốc có thể c dung lượng rất
lớn (vài MB một ảnh), khi chèn vào trong văn bản thì dung lượng của file Word sẽ
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
116

bằng dung lượng ký tự cộng với dung lượng của toàn bộ ảnh. Như thế có thể một văn
bản có kích cỡ lên tới 100MB. Để giảm dung lượng ảnh, ta dùng chế độ nén với 03
mức: Print 220 ppi - tốt cho khi in ra máy và hiển thị, Screen 150 ppi – hiển thị tốt
trên màn hình, Email 96 ppi – dung lượng nhỏ - chất lượng hiển thị không tốt
- Change Picture: thay đổi ảnh
- Reset Picture: khôi phc ảnh trở về trng thái gốc
- Nhóm Picture Styles: các chế độ định dng cho ảnh, gồm:
- Picture Shape: chọn kiểu khung ảnh (ch có với đối tượng dng ảnh)
- Picture Border: chọn kiểu viền khung ảnh
- Picture Effects: chọn kiểu hiu ứng cho ảnh


+ Nhóm Shape Styles: các chế độ định dng cho các đối tượng dng hình vẽ và đồ thị,
gồm:
Shape Fill: chọn kiểu nền
- Shape Outline: chọn kiểu viềt
- Shape Effects: chọn kiểu hiu ứng cho hình vẽ
+ Nhm Arrange: căn chnh vị trí, khoảng cách giữa các đối tượng đồ họa, gồm:
- Position: Chọn vị trí đối tượng so với dng văn bản
- Bring to front: đưa ln trn cng
- Send to back: đưa xuống dưới cùng
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
117

- Text Wrapping: chọn chế độ dng văn bản bao quanh đối tượng (bao theo hình
vuông, bao chặt hay phủ ln trn )
- Align: dng hàng các đối tượng được chọn
- Group: nhóm và bỏ nhm các đối tượng được chọn
- Rotate: quay, lật các đối tượng
+ Nhm Size: điều chnh kích cỡ chính xác các đối tượng
- Height: điều chnh chiều cao
- Width: điều chnh độ rộng
- Crop: cắt tranh
+ Nhóm Shadow Effects: lựa chọn các hiu ứng bóng hai chiều
+ Nhóm 3-D Effects: lựa chọn các hiu ứng bóng ba chiều
+ Nhóm WordArt Styles: chọn mẫu định dng chữ ngh thuật
+ Bên cnh menu Format để định dng chung các đối tượng đồ họa, thì với những loi
như biểu đồ, đồ thị còn có thêm hai menu là Design và Layout
- Design: chnh sa thiết kế, dữ liu (đối với đồ thị)
- Layout: chnh sa giao din
Có một điểm cn lưu , tất cả các tính năng ni trn của Word 2010 ch hiển thị khi
văn bản được to và lưu theo định dng Word 2010 (c đuôi là .docx). Nếu lưu ở định
dng Word 2003 thì những tính năng ring c của Word 2010 như các dng biểu đồ
đặc bit, các kiểu định dng đổ bóng, to hiu ứng nổi sẽ bị n đi.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
118

1. S dụng Word 2010 để viết Blog


Mỗi khi bn viết bài mới cho Blog của mình, bn thường son thảo bằng công c của
h thống Blog đ. Tuy nhin, công c son thảo thường không đáp ứng được các chức
năng
mà bn cn và cng hay bị mất bài khi kết nối internet bị rớt! Nếu bn đang s
dng bộ Office 2010, bn c thể dng Word 2010 để làm công c son thảo mỗi khi
viết Blog.
Các s dụng như sau
Bước 1 Nhấp vào nt Office bên góc trái trên
cùng >> New >> nhấp kp ln nt New Blog Post

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
119

Bước 2 Chương trình sẽ nhắc bn đăng ký tài khoản của blog với ứng dng. Nhấp
nút Register now. Nếu bn không gặp hộp thoi yu cu to tài khoản bn c thể nhấp
vào
nt quản l tài khoản Manage account trn thanh công c Blog Post.

Bước 3 Trong bảng quản l tài khoản, bn nhấp
New để to tài khoản tới tài khoản của Blog. Tiếp đến, bn chọn h thống blog nào
bn đang dung, Cung cấp username và password.

Bước 4 Giờ thì bn c thể son bài viết của mình trn Word 2007.
Sau khi hoàn thành, để xuất bản ln Blog, bn click nt Publish >> chọn Publish để
đăng bài ngay hay nút publish as draff để lưu li bản nháp.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
120


Ngoài ra bn c thể dng các nt trn thanh công c Blog post khác như xem trang
chủ (nt Homepage), chnh sa (nt Open Existing).
2. To mục lục trong Word 2010
Cách dễ nhất để to mục ục tự động à tận dụng các Heading Styes mà bn
muốn gộp chúng trong mục ục. Ví d: C Heading 1, Heading 2, ty theo nội
dung của tài liu. Khi bn thm hoặc xa bất kỳ Heading nào từ tài liu, Word sẽ cập
nhật vào mc lc tự động. Word cng cập nhật số trang trong mc lc khi thông tin
trong tài liu được thm hoặc xa. Khi bn to một mc lc tự động, điều đu tin bn
nghĩ là đánh dấu các mc trong tài liu. Mc lc được định dng lựa vào các cấp độ
của các Heading. Cấp độ 1 sẽ bao gồm bất kỳ nội dung nào được định dng với kiểu
Heading 1.
Đánh dấu mục ục
Bn c thể đánh dấu các mc trong mc lc tự động theo một trong hai cách sau: s
dng các Heading được xy dựng sẵn, hoặc đánh dấu các mc văn bản ring.
S dng các Heading Styles được cài sẵn:
• Lựa chọn nội dung bn muốn định dng thành Heading
• Chọn tab Home
• Trong nhm Styles, Chọn Heading 1 (hoặc chọn heading ty )

• Nếu bn không thấy Style bn muốn, Chọn vào mi tn để mở rộng Quick Styles
Gallery
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
121

• Nếu style bn muốn không xuất hin, Chọn Save Selection as New Quick Style

Để đánh dấu các mc:
• Lựa chọn nội dung bn muốn to Heading
• Chọn tab References
• Chọn Add Text trong nhóm Table of Contents
• Chọn Level bn muốn áp dng cho nội dung đã chọn

To mục ục tự động
Để to mc lc tự động
• Đặt con trỏ vào tài liu nơi bn muốn đặt mc lc tự động
• Chọn Tab References
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
122

• Chọn nút Table of Contents, Chọn vào Insert Table of Contents và định dng mc
lc theo cách ring của mình.



Cập nhật Tabe of contents
Sau khi đã to ra bảng mc lc cho tài liu, có thể bn phải duy trì nó. Bảng mc lc
sẽ tự động cập nhật khi tài liu được mở; và cn hay hơn nữa khi n cng tự cập nhật
bất cứ khi nào bn thm tn chương hoặc tiu đề mới vào và làm thay đổi số trang của
tài liu. Ch cn thực hin 2 bước sau: Bn cập nhật mc lc bằng cách Click vào tab
References và sau đ chọn Update Table trong nhóm Table of Contents.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
123


Khi cập nhật bảng mc lc bn sẽ được hỏi rằng bn muốn cập nhật toàn bộ mc lc
hay ch muốn điều chnh số trang.

Chọn điều chnh số trang nếu bn thêm nội dung làm tăng số trang trong tài liu mà
không thm tiu đề nào mới, còn nếu bn thêm hoặc thay đổi nội dung tiu đề thì nên
chọn Update entire table. Bn nên tránh vic sa chữa trực tiếp vào bảng mc lc, vì
nếu bn đã từng cập nhật bảng mc lc thì bn sẽ mất dữ liu đã thay đổi. Để thay đổi
nội dung trong bảng mc lc, thì hãy chnh sa trên tài liu, chứ không sa trực tiếp
trên bảng mc lc, sau đ click Update Table.
Xóa mục ục tự động
Để xa mc lc tự động:
• Chọn tab Referencs trên nhóm Ribbon
• Chọn Table of Contents
• Chọn Remove Table of contents.

Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
124

Điều chnh mục ục
Bn đã c một bảng mc lc rồi, nhưng bn li muốn thay đổi chúng. Ví d tiu đề
trong tài liu của bn c màu xanh nhưng trong bảng mc lc thì không. Bn thích
màu xanh và muốn trong bảng mc lc cng c màu trng với các tiu đề trong tài
liu. Có thể bảng mc lc quá dài và bn muốn làm nó ngắn bớt.
Hoặc cng c thể bn đã hài lng về bảng mc lc nhưng vẫn muốn có một thay đổi
nhỏ. Chẳng hn bn muốn thay đỗi các đường chấm đứt quãng giữa các đề mc và số
trang. Hoặc bn muốn số trang nằm gn các đề mc hơn.
Thiết kế i bảng mục ục
Bn đã c bảng mc lc, nó trông có vẻ ổn, nhưng bn muốn màu sắc tương tự như
tiu đề. Đy là cách thực hin: Trên Tab References, chọn Table of Contents trong
nhóm Table of Contents và sau đ chọn Insert Table of Contents.
Trong hộp thoi Table of Contents, chắc chắn rằng mc From template đã được
đánh dấu trong hộp Formats, sau đ chọn Modify. Chọn TOC 1 trong hộp thoi
Style để chọn cấp độ cao nhất hoặc Level 1, trong bảng mc lc TOC và sau đ chọn
Modify. Hộp thoi Modify Style được mở ra, s dng hộp màu Font trong phn
Formatting để chọn màu xanh. Sau khi click OK hai ln, hãy xem trong mc Print
Preview của hộp thoi Table of Contents và bn sẽ thấy rằng Table of Contents, hay
cn được viết tắt là TOC 1 (hay Level 1), bây giờ là màu xanh. Nếu bn muốn thay
đổi TOC 2 (Level 2) hay TOC 3 (Level 3) cng thành màu xanh, thì bn cng làm
theo quy trình trên bằng vic chọn TOC 2 hoặc TOC 3 trong hộp thoi Style trước khi
đi đến hộp thoi Modify Style. Sau khi click OK, một hộp thoi xuất hin với nội
dung hỏi bn có muốn thay đổi bảng mc lc hay không, click OK và kết quả sẽ hin
thành màu xanh như muốn của bn.
Bn muốn thay đổi nhiều hơn nữa? Word 2010cho người dùng nhiều tùy chọn để chọn
lựa trong hộp thoi Modify Style, nhưng hãy luôn nhớ chọn Style mà bn muốn thay
đổi trong hộp thoi Style trước khi thực hin chức năng Modify Style. Chú ý rằng khi
click Format, bn sẽ có lựa chọn thay đổi như Font, Paragraph, Tabs, bn cng c
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
125

thể thay đổi các cài đặt của từng phn và xem li chúng trong mc Preview trước khi
áp dng cho bảng mục lục.
Cách làm ngắn hoặc kéo dài bảng mục ục

Bảng lc lc quá dài, có lẽ ch cn hai cấp độ đu tiên TOC 1 và TOC 2 là phù hợp
với tài liu của bn. Mc Show levels ở hộp thoi Table of Contents là nơi bn có thể
chọn các phân cấp bn muốn thể hin trong bảng mc lc. Word 2010c đến 9 cấp độ
khác nhau. Làm ngắn bảng mc lc bằng cách giảm cấp độ, còn muốn kéo dài bảng
mc lc thì bn hãy tăng cấp độ lên. Bn có thể xem trong Print Preview hoặc Web
Preview để xem sự điều chnh của mình, khi nhận thấy hợp lý, thì click OK hai ln.
Cách thay đổi đơn giản bảng mục ục
Bn có thể thực hin các thay đổi nhỏ mà không cn rời khỏi hộp thoi Table of
Contents. Chẳng hn thay đổi các gch đứt quãng giữ các đề mc và số trang (gọi là
Tab Leader), hoặc thay đổi canh dòng (align) của số trang.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
126


Để thay đổi Tab Leader, chọn mc Tab leader để xem li kiểu gch ngang và dòng.
Nếu bn xóa hộp Right align page numbers, thì số trang sẽ di chuyển li gn hơn
đến bảng mc lc và tab leaders sẽ không còn hiu lực. Nếu bn muốn xóa bỏ toàn
bộ số trang thì hãy bỏ dấu chọn ở hộp Show page numbers.
3. To trang bìa trong Word 2010
a. Thêm một trang bìa
Word 2010 cung cấp sẵn cho bn một bộ sưu tập các trang bìa khá đẹp mắt. Các trang
bìa luôn được chèn vào đu tài liu, không ph thuộc vào vị trí hin ti của con trỏ
trong tài liu.
- Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bn nhấn nút Cover Page.
- Trong menu xuất hin, bn hãy nhấn chọn một kiểu trang bìa mình thích. Trang bìa
đ sẽ được áp dng vào tài liu và bn có thể sa đổi nội dung các dòng chữ mặc định
bằng dòng chữ mình thích.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
127


b. Xóa trang bìa
Để xóa trang bìa, bn nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page trong nhóm
Pages, sau đ nhấn Remove Current Cover Page.
4. Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong Word
Tra từ đồng nghĩa, phản nghĩa
S dng tính năng Research, bn còn có thể tra từ đồng nghĩa và từ phản nghĩa.
- Trong thẻ Review, nhóm Proofing, bn nhấn nút Thesaurus.

- Giữ phím Alt và nhấn chuột vào từ cn tra. Kết quả sẽ hiển thị trong khung Research
ở bên phải.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
128


- Để chèn từ đồng nghĩa hoặc phản nghĩa đ vào tài liu hin hành, nơi con trỏ đang
đứng, bn đưa chuột vào từ trong danh sách kết quả, nhấn chuột vào mi tn bn cnh
từ, chọn Insert.
- Để tìm tiếp từ đồng nghĩa / phản nghĩa của từ trong danh sách tìm được, bn nhấn
chuột vào từ đ trong danh sách kết quả.
Ghi chú: Bn có thể tìm từ đồng nghĩa, phản nghĩa trong ngôn ngữ khác (ngoài tiếng
Anh) bằng cách nhấn chuột vào hộp danh sách bn dưới khung nhập liu Search for
và chọn một ngôn ngữ, ví d như tiếng Pháp (French) chẳng hn.
5. Gởi file qua Email từ môi trường Word
D vẫn hay mở hm thư, chọn chức năng to mới rồi đính kèm file văn bản để gi cho
đối tác, bn c thể thay đổi thi quen này bằng cách gi ngay trn môi trường Word.
Điều kin là máy tính của bn đã cài Outlook Express hoặc Microsoft Express.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
129


Khi c hm thư e-mail do một máy chủ hỗ trợ (theo giao thức IMAP hoặc POP3), bn
c thể dng Outlook Express, Microsoft Express. Hòm thư webmai của Googe
(Gmai) hay Yahoo cũng hỗ trợ giao thức POP3 (nhưng Yahoo ch dùng được
tính năng này ở bản đóng phí).
Các bước thực hin như sau:
- Mở một tập tin muốn gi
- Vào menu File > Share > Send Using E-mail. Chọn tiếp một kiểu để gởi email
Như đã ni ở trn, lnh này ch thành công khi Word phát hin một h thống e-mail
tương thích và hot động khi các chương trình đ đã được cài đặt.
- Lc này giao din gi thư hin ra với các dng như To..., CC...., Subject... Nếu
không nhớ e-mail của người gi, bn nhấn vào biểu tượng hình quyển vở để đọc sổ
địa ch và chọn > OK.
- Biểu tượng c dấu mi tn màu xanh và dấu chấm than sẽ gip bn đặt e-mail gi đi
của mình ở cấp độ ưu tin nào (thấp, bình thường, cao). Bn cng c thể đính kèm các
file khác ngay trn môi trường Word bằng cách nhấn vào biểu tượng chiếc kẹp ghim.
- Sau đ, nhấn vào mc Send a copy.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
130

Chú ý rằng vào ln đu tin gi thư theo cách này, c thể bn sẽ được yu cu nhập
ID, password và domain. Lc này, bn ch cn g li đng như khai báo đối với hm
thư Outlook hoặc Microsoft Express đã to trước đ.
6. Thủ thuật dùng máy tính trong Word
Mặc d công năng chính của Microsoft Word là son thảo văn bản, song n cng cho
php người dng thực hin các php tính cơ bản thông qua chiếc máy tính làm được
tích hợp với tn gọi Tools Calculate (khá giống với tin ích Calculator trong thư mc
Accessories của h điều hành Windows).
Để khai thác công c bí mật này của Microsoft Word, trước tin, bn cn đặt biểu
tượng Tools Caculate của n trn tab mới của ca sổ son thảo văn bản bằng cách:
To Tab mới trn Ribbon: click phải ln Ribbon, chọn Customize the Ribbon:

Hộp thoi Word Options hiển thị
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
131


Chọn New Tab, ln lượt đổi tên thành Tab Caculator, và group Tinh Toan
Ở cột Choose commands from, chọn All commands, di chuyển thanh cuốn chọn
Tools Calculate. Nhấn nút Add để thêm vào biểu tượng vào Tab Caculator
Kế tiếp, bn hãy nhập vào một php tính, chẳng hn ((90+10)*2)/50. Hãy đánh dấu
khối php tính này rồi nhấp chuột ln nt Tools Calculate. Kết quả của php tính sẽ
được trình bày ở gc dưới trái của ca sổ son thảo văn bản (nằm ngay sau dòng
chữ The sesult of the calculation is).
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
132


7. Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn
Có thể hàng ngày bn vẫn son thảo tài liu bằng chương trình Word, nhưng vì yêu
cu an toàn thông tin mà bn tuyt đối không được in ra một khi chưa cn thiết. Tuy
nhiên, chức năng Print trên thanh công c của Word luôn thường trực sẵn sàng để thực
hin lnh in cho dù bn nhỡ tay bấm nhm.
Để khống chế chức năng in tức thời không cn xác nhận của Word, bn có thể thiết
lập tùy chọn thông báo trước khi thi hành lnh in. Tùy chnh này rất cn thiết trong
trường hợp bn thường xuyên x lý hay xem li những trang tài liu bí mật nhất là
trong văn phòng s dng máy in nối mng.
Trước hết bn cn nhấn vào nút Office có biểu tượng đặt ti gc đnh phía trái màn
hình. Chọn nút Word Options, kế tiếp chọn Trust Center trong danh sách, rồi chọn
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
133

nút Trust Center Settings

Và nhấn vào Privacy Options. Sau đ nhấn chuột đánh dấu mc Warn before
printing... và bấm nút OK.


Ngoài ra còn có một cách định dng khác đối với những tài liu mang nội dung riêng
tư, đơn giản đ là giải pháp không cho in văn bản ra giấy. Bn cn lựa chọn toàn bộ
trang văn bản (Ctrl+A), sau đ bấm nút chuột phải và chọn mc Font trong trình đơn
thả, đánh dấu vào mc Hidden rồi ấn nút OK.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
134


Kết thúc bước này, nội dung văn bản của bn đã được n đi. Để hin li trên màn
hình, bn vào Tab File/Options, nhấn đánh dấu mc Hidden text sau đ đừng quên
nhấn nút OK.

Hoàn thành bước này, toàn bộ nội dung văn bản hiển thị trở li trên màn hình tuy
nhiên nếu in bn sẽ ch được kết quả là trang giấy trắng.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
135

8. Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ
Bn có một máy in màu ch in được cỡ giấy A4 nhưng li muốn in ra những tấm ảnh
c kích thước “khổng lồ” để trang trí trong gia đình? Công c mang tn “The
Rasterbator” sẽ giúp bn thực hin điều tưởng như bất khả thi này.

Chương trình sẽ kho lo “cắt” tấm ảnh số của bn ra thành rất nhiều phn nhỏ bằng
nhau với kích thước của mỗi phn bằng đng khổ giấy A4. Bn ch vic in ra toàn bộ
những phn này, sau đ ghp li với nhau cho chính xác như tr chơi ghp hình của
trẻ em và dán ln một nơi nào đ đã chun bị sẵn, bn sẽ c một tấm ảnh “to đng”
không thua km gì lắm so với các poster quảng cáo.
Sau khi chọn ngôn ngữ cho mình, thường là tiếng Anh, bn nhấn vào “Continue” để
vào các bước:
Nhấn vào “Browse” để tìm đến bức ảnh cn in rồi nhấn “Open” để hin ra đường dẫn
đến tấm ảnh rồi nhấn “Continue”.
Chọn khổ giấy của máy in -> nếu tấm ảnh là khổ đứng thì chọn “Portrait”, nếu là khổ
ngang thì chọn “Landscape”.
Ở ô “sheets”, bn thoải mái lựa chọn số tờ mà bn cn “The Rasterbator” cắt ra cho
mình. Lưu số tờ càng nhiều thì tấm ảnh của bn càng lớn và c thể đến mức khổng
lồ. Nn tính toán kỹ mặt bằng dán ảnh trước khi ra lnh cho “The Rasterbator” cắt
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
136

hình. Số tờ tối đa mà “The Rasterbator” c thể cắt cho bn là đến 1.000 tấm, đủ sức
to nn một bảng quảng cáo kinh khủng!
Bản mới nhất của chương trình là “Rasterbator Standalone 1.2” c thể tải min phí ti
http://arje.net/files/Rasterbator_Standalone_1.21.zip dưới dng file nn ZIP c dung
lượng 866 KB. Khi tải về máy xong, bn ch vic bung thư mc chứa chương trình
vào ổ cứng và nhấp đp vào file Rasterbator.exe để chương trình tự động chy, không
11. To nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên
Nhằm phc v cho vic to ra một dng, một trang hay nhiều trang trong word để c
thể kiểm tra vic in ấn d dàng. Chng ta c thể nhập vào dng công thức sau:
=lorem() thì mặc định với 3 đon, 6 dng hoặc =lorem(số đoạn cần in ra, số dòng
trên mỗi đoạn). Bn cnh đ bn c thể dng lnh rank với c pháp tương tự như
lnh lorem.
12. To bảng bằng phím
Bằng sự kết hợp giữa phím “+” và “–”, phím Enter và phím Tab trn bàn phím, chng
ta c thể d dàng và nhanh chng to ra các bảng tính. Giả s, bn cn to một bảng
tính 4 cột và c 4 dng, bn thực hin như sau: Đu tin bn nhấn +----+----+-----------
--+---------+ sau đ nhấn Enter ở cuối dng. Một bảng tính được xuất hin, tiếp theo,
bn đặt con trỏ chuột ở cột cuối cng và nhấn Tab, một dng mới sẽ xuất hin. Độ
rộng của bảng tính chính bằng số dấu “-” mà bn đã nhấn lc to bảng. Tuy nhin bn
c thể thay đổi độ rộng này khi nhập liu.
13. To đường kẻ
Để to nhanh các đường kẽ ngang của một trang tài liu, bn ch cn s dng các đặc
bit c trn bàn phím. Các phím -, =, *, #,~ khi được nhấn tương ứng từ 3 phím mỗi
loi trở ln sẽ to ra đường kẻ đơn, đôi, ba, đường chấm đứt nt và đường dzíc dzắc.
Khi đ bn không cn phải vào danh mc trn Ribbon để thực hin. Ví d để to
đường kẽ đôi, bn ch cn nhấn === và nhấn enter là xong.
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam
137

14. Bỏ tính năng tự động SuperScript
Thông thường, khi bn g vào ngày theo kiểu anh hoặc những k tự tương tự như 1st,
2nd,...,7th,thì Word sẽ tự động SuperScript k tự đ thành 1st, 2nd, ,7th,.Nếu
bn không muốn vậy, sau khi g xong mỗi cm k tự, bn nhấn Ctrl +Z để Word bỏ
áp dng thiết đặt đối với cm k tự đ. Nếu bn muốn áp dng đối với toàn bộ các
cm k tự cho văn bản thì bn hãy vào biểu tượng Office ở gc trn – bn trái, sau đ
chọn Word Options. Tiếp theo bn chọn mc Proofing và chọn AutoCorrect
Options. Trong ca sổ AutoCorrect bn chọn tab AutoFormat As You Type và
check bỏ mc chọn Ordials(1st) with superscript như hình.
15. Copy định dng bảng tính
Bn vừa định dng một ô trong bảng tính và c nhiều ô cn bn định dng giống như
vậy. Bn c thể di chuyển chuột để s dng chức năng Format Painter, nhưng điều đ
sẽ tốn nhiều thời gian. Hãy định dng một ô trong số những ô bn cn định dng và di
chuyển chuột đến một vị trí cn sao chp định dng, qut khối ô này và nhấn F4. Thế
là định dng mới sẽ được thiết đặt.

You're Reading a Free Preview

Tải về
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->