Professional Documents
Culture Documents
Kết luận: quan sát hình vẽ trên ta thấy cấp quản trị càng cao thì yêu cầu tư duy càng nhiều, cấp quản trị
càng thấp thì yêu cầu khả năng tác nghiệp càng nhiều. kỹ năng nhân sự thì mức độ cần thiết là bằng nhau ở mọi
cấp.
3. Trình bày mối quan hệ giữa tầm han quản trị với việc thiết lập tầng nấc quản trị trong công tác tổ chức
bộ máy.
Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều
khiển một cách tốt đẹp nhất.
Tầng nấc quản trị là số cấp bậc trong một tổ chức (VD: trưởng phòng, phó phòng, tổ trưởng, tổ phó,
nhóm trưởng, nhóm phó…)
Trong công tác quản trị việc thiết lập tầng nâc quản trị có liên quan đến việc thiết lập tầm hạn quản trị.
Tầm hạng quản trị có ảnh hưởng trực tiếp đến tính hiệu quả của công việc xây dựng bộ máy tổ chức đặc biệt là
các tầng nấc trong quản trị.
Có 6 yếu tố ảnh hưởng:
1) Năng lực nhà quản trị
2) Trình độ
3) Mức độ uỷ quyền của cấp trên cho cấp dưới
4) Tính chất kế hoạch của công việc
5) Sự thay đổi của công việc
6) Kỹ thuật và phương tiện
6. Để có một bộ máy tổ chức bộ máy hữu hiệu, nhà quản trị phải quan tâm những vấn đề gì? Tại sao?
Tổ chức bộ máy hay còn gọi là thiết lập cơ cấu tổ chức quản trị (tổ chức bộ máy quản trị) là quá trình
thiết lập các khâu quản trị (theo chiều dọc) và phân công nhiệm vụ cho các đơn vị, cá nhân nhằm tạo ra môi
trường thuận lợi để phối hợp sử dụng mọi khả năng của các thành viên trong tổ chức ấy để hoàn thành mục tiêu
chung của tổ chức một cách hiệu quả.
Bộ máy tổ chức (cơ cấu tổ chức quản trị) là tổng hợp các bộ phận (hoặc các khâu) khác nhau được
chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp nhằm đảm bảo các
khả năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định.
Để thiết lập một bộ máy hữu hiệu, nhà quản trị cần quan tâm những vấn đề sau:
1) Mục tiêu và chiến lược hoạt động của doanh nghiệp
2) Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội.
3) Công nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh doanh của doanh nghiệp.
4) Năng lực, trình độ của con người trong doanh nghiệp
Ngoài những yếu tố cơ sở trên nhà quản trị cần chú ý đến những nguyên tắc như: chuyên môn hóa, khoa
học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn và đặc biệt là nguyên tắc cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị. Nội
dung của nguyên tắc này bao gồm:
1) Gắn với mục tiêu: mục tiêu và cơ cấu tổ chức phải phù hợp, vì cơ cấu bộ máy được tổ chức trên cơ sở
thực hiện các mục tiêu đã được xác định.
2) Nguyên tắc hiệu quả: bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí, chọn lựa đúng người,
bố trí đúng việc
3) Nguyên tắc cân đối: hay là sự tương quan phù hợp giữa quyền hành và trách nhiệm, sự phân bố nhiệm
vụ phải rõ ràng hợp lý và hợp với khả năng. Nếu trách nhiệm nhiều hơn quyền hành thì sẽ gây áp lực
không thể thực hiện công việc, ngược lại nếu quyền hạn nhiều hơn trách nhiệm sẽ có hiện tượng lạm
dụng quyền hành chuộc lợi cá nhân.
4) Nguyên tắc linh hoạt: linh hoạt (mềm dẻo, dễ thích ứng, dễ thay đổi). Nhà quản trị phải linh hoạt trong
hoạt động tổ chức, bộ máy tổ chức linh hoạt sẽ giúp cho nhà quản trị đối phó kịp thời trước những thay
đổi của tình hình liên quan đến hoạt động tổ chức.
5) Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: mỗi cấp dưới chỉ chịu sự chỉ huy của một cấp trên trực tiếp mà thôi. Các
cấp chỉ huy cần phải coi trọng nguyên tắc này để đảm bảo tránh các mâu thuẫn hoặc ưu tiên công việc
trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên chỉ huy.
Tiếp theo, nhà quản trị thực hiện tiến trình tổ chức bộ máy gồm 7 bước:
Bước 1: Xác định mục tiêu của doanh nghiệp
Nhận thức rõ mục tiêu về doanh số, lợi nhuận; căn cứ vào 4 yếu tố : mục tiêu chiến lược kinh doanh, bối cảnh
xã hội, công nghệ sản xuất và khả năng nhân sự làm cơ sở để tiến hành tổ chức bộ máy.
Bước 2: Phân tích công việc
Xác định những công việc cần làm để thực hiện mục tiêu, phân loại các hoạt động theo nhóm chức năng, đặt ra
yêu cầu thực hiện từng nhóm công việc theo chức năng.
Bước 3: Thiết lập phòng ban
Kết hợp các chức năng quan trọng thành một hệ thống, hình thành bộ khung tổ chức gồm các phòng ban và bộ
phận. Để thực hiện bước này nhà quản trị cần dựa trên cơ sở công nghệ sản xuất của doanh nghiệp và năng lực,
trình độ của con người trong doanh nghiệp.
Bước 4: Định biên nhân viên
Xác định số lượng nhân viên cần thiết theo yêu cầu công việc của từng phòng ban và bộ phận, căn cứ vào 6 yếu
tố để xác định tầm hạn quản trị.
Bước 5: Phân công phân nhiệm
Trên cơ sở số lượng nhân viên đã được xác định cho mỗi phòng ban, dựa vào tính chất công việc, tầm hạn quản
trị để bố trí nhân sự. Để đảm bảo bộ máy hữu hiệu nhà quản trị phối hợp nhiều cấp dưới, đánh giá kết quả thực
hiện so với kế hoạch nếu có gì sai lệch thì điều chỉnh nhân viên hay tổ chức lại bộ máy.
Bước 6: Tổ chức phối hợp thực hiện nhiệm vụ
Từng phòng ban thực hiện chức năng để triển khai công việc cho mỗi cá nhân. Quan hệ phối hợp giữa các cá
nhân, phòng ban và bộ phận để thực hiện nhiệm vụ.
Bước 7: Thẩm định và tái tổ chức
Kiểm tra kết quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận và phòng ban để đánh giá kết quả hoạt động của bộ máy.
Nhận biết rõ các sai lệch và nguyên nhân để có biện pháp điều chỉnh
Vậy khi nhà quản trị nhận thức rõ mục tiêu, tuân thủ đầy đủ nguyên tắc cơ bản của cơ cấu tổ chức quản
trị, nắm rõ các yếu tố cơ sở cho việc tổ chức bộ máy, cũng như việc xác định tầm hạn quản trị và phân chia tổ
chức hợp lí thì sẽ xây dựng được một bộ máy tổ chức hữu hiệu.