Chöông 2b.

Chu trình chi phí

Noäi dung
Muïc tieâu I.Moâ taû hoaït ñoäng kinh doanh,
•Hieåu qui trình hoaït phaïm vi chu trình
ñoäng kinh doanh vaø II.Xöû lyù thoâng tin hoaït ñoäng
caùc doøng thoâng tin, kinh doanh
yeâu caàu thoâng tin •Phaân tích doøng thoâng tin trong
trong chu trình chu trình
•Bieát caùch moâ taû •Döõ lieäu cô baûn/ chöùng töø
doøng thoâng tin trong •Thoâng tin yeâu caàu
chu trình baèng DFD •Xöû lyù keá toaùn
 Chu trình chi phí
Hoaït ñoäng kinh Söï kieän kinh teá
teá  Yeâu caàu haøng
 Trao ñoåi haøng  Ñaët haøng mua vôùi
hoaù, dòch vuï ngöôøi baùn
vôùi ngöôøi baùn  Nhaän haøng
 Thanh toaùn tieàn  Chaáp thuaän hoùa
cho ngöôøi baùn ñôn ngöôøi baùn
 Thanh toaùn tieàn
cho ngöôøi baùn

Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 2

 Xöû lyù yeâu caàu haøng
Boä phaän coù nhu caàu (VD Kho haøng)
Mua haøng

Xaùc ñònh nhu

caàu
Göûi yeâu caàu
mua haøng tôùi
boä phaän mua
haøng
Löu yù: caùc boä phaän lieân quan khaùc
nhö baùn haøng, sản xuất hoặc caùc BP coù
nhu caàu TSCÑ, CCDC ñeàu coù theå laäp
yeâu caàu mua haøng
Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 3
 Xöû lyù mua haøng
Mua haøng
 Choïn ngöôøi baùn: Ngöôøi baùn
Giaù caû, chaát löôïng  Xem xeùt,
haøng, vaán ñeà giao
haøng kieåm tra yeâu
 Göûi thoâng tin ñaët caàu
haøng cho ngöôøi baùn
(purchase order)
 Traû lôøi chaáp
thuaän hay
khoâng ñaët
 Thoâng baùo caùc haøng mua
boä phaän lieân quan haøng
veà ñaët haøng
Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 4
 Xöû lyù nhaän haøng, nhaäp kho
Nhaän haøng Kho haøng/Yeâu
 Kieåm tra soá löôïng,
chaát löôïng haøng caàu
nhaän  Tham gia kieåm tra
 Chaáp nhaän vieäc
soá löôïng, chaát
giao haøng
löôïng haøng nhaän
 Ghi nhaän thoâng tin
nhaän haøng  Nhaäp kho haøng
 Göûi thoâng tin nhaän
nhaän haøng cho  Xaùc nhaän thoâng
caùc boä phaän lieân tin nhaän haøng
quan

Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 5

 Chaáp nhaän hoùa ñôn baùn haøng- theo
doõi phaûi traû

Keá toaùn phaûi traû

Nhaän hoùa ñôn baùn

haøng
Ñoái chieáu kieåm tra
chöùng töø lieân quan
Chaáp nhaän hoùa ñôn
baùn haøng
Theo doõi phaûi traû
ngöôøi baùn
Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 6
 Thanh toaùn tieàn

 Thuû quyõ thanh toaùn tieàn theo uyû quyeàn

 Ghi, kyù boå sung noäi dung lieân quan vaøo
chöùng töø chi tieàn
 Chuyeån chöùng töø chi tieàn cho nhöõng boä
phaän lieân quan

Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 7

 ORDERING GOODS, SUPPLIES,
AND SERVICES
• Alternate inventory control methods
– We will consider three alternate approaches to
inventory control:
• Economic Order Quantity (EOQ)
• Materials Requirements Planning (MRP)
• Just in Time Inventory (JIT)
 ORDERING GOODS, SUPPLIES,
AND SERVICES
• Alternate inventory control methods
– We will consider three alternate approaches to
inventory control:
• Economic Order Quantity (EOQ)
• Materials Requirements Planning (MRP)
• Just in Time Inventory (JIT)
 Sô ñoà toång quaùt chu trình chi phí
Yeâu caàu mua haøng
Chu trình
Nhaän haøng doanh thu
Haøng hoùa hoaëc dòcu vuï
Baùn haøng hoaøn thaønh
- Yeâu caàu mua haøng Kieåm soaùt
Nhaän haøng haøng toàn kho
Nhaø cung caáp
Chu trình
Ñaët haøng mua chi phí
Thanh toaùn tieàn Yeâu caàu mua haøng
Boä phaän khaùc
Nhaän haøng

Döõ lieäu Nhaän haøng Chu trình saûn

HT Soå caùi vaø
mua haøng xuaát
baùo caùo Y/C mua haøng
Vaø thanh toaùn

Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 10

PO: purchase order: 1: Raw materials need
PR: Purchase requisition; 2: Receipt of goods DFD chu trình chi phí
RR: Receiving report
GP: Goods packing slip
BO: Back orders; VP: voucher package Kiểm sóat
Yêu cầu Reorder point
Thông báo thiếu hàng hàng tồn kho
Nơi Y/cầu MH

PO PR - PO- PO-
PO Đặt
BO-
hàng Ch.trình DT
H.tồn kho Ng.bán PO chưa th.hiện PO- 1
2 Ch.trình
Nhận
Sản xúât
hàng 2

RR GP
PO Người bán
Ch.thuận Invoice
Hóa đơn

HT sổ cái và lập TK phải trả VP

Dữ liệu trả tiền
b.cáo
Dữ liệu trả tiền Trả tiền
DFD chu trình chi phí –caáp 1 Ñaë
t haø
ng

Y/C mua haø

ng Kie å
m soaùt
Ñaë
t haø
ng haøng toà
n
Boäphaän Ye â
u caà
u mua kho
khaùc haø
ng Y/C mua haø
ng
Ñaë
t haø
ng Ñaë
t haø
ng
1.0 Chu trình
Ñaë
t haø
ng saû
n xuaát

Ñaë
t haø
ng Chu trình
Ñaë
t haø
ng Y/C mua doanh thu
haøng

Nhaøcung Nhaän vaø

Haøng & thoâ
ng Haø
ng & th.tin
caá
p baû
o quaû
n Kho haø
ng
tin giao haø
ng Nhaäp kho
2.0

Thoâ
ng tin nhaä
p
Thanh Thoâng tin baùn kho
toaù
n haøng hoaøn
thaø
nh-hoaùñôn
Chaá p thuaän
Thanh toaù
n hoaùñôn vaø
4.0 the o doõi coâ
ng
Ñe ànghò thanh nôï
toaù
n 3.0

Mua haø
ng &
Thanh
coâ
ng nôï
toaù
n
HT soåcaù
i
& baù
o caù
o

Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 12

 DFD ñaët
haøng
Y/C mua haø
ng Kieåm soaùt
Yeâu caàu mua haø
ng
haø
ng toàn kho
Boäphaän khaù
c Nhaän yeâu caàu Ñaët
1.1 haø
ng
-Chu trình saû
n
Haø
ng toàn Ngöôøi xuaát
Ñ.haø
ng kho Y/C -Chu trình
baù
n
Y/C ñöôïc mua doanh thu
kieåm tra haø
ng

Tìm kieám
ngöôøi baùn vaø
Ñaë
t haø
ng
ñaët haøng
1.2

Ñaët haø
ng Ñaët haø
ng

Nhaøcung caá
p Ñaët haø
ng
Ñaë
t haø
ng
Tôù
i xöûlyùchaáp
thuaän hoù a ñôn vaø
Tôù
i xöûlyù theo doõ i coâng nôï
nhaän haø
ng 3.0
2.0

Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 13

 DFD NHAÄN HAØNG
Ñ .haøng chöa
hoaøn thaønh
Ñaët
Haøng vaø haøng xöû lyù ñaët
Nhaø cung giao haøng haøng 1 . 0
caáp
Chaáp
nhaän giao
Ngöôøi haøng
baùn 2.1

Haøng &thoâng tin giao haøng

Thoâng tin Ñeám ,

Haøng toàn
nhaän kieåm tra kho
haøng haøng2 . 2
Ñaët haøng
Tôùi xöû lyù
Haøng & chaáp nhaän
nhaäp kho hoùa ñôn vaø
Kho theo doõi
haøng nhaäp kho coâng nôï 3 .0

Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 14

 DFD chaáp nhaän hoaù ñôn vaø theo doõi
phaûi traû
Nhaän haøng Ñ.haøng

Ñaët haøng
Thoâng tin xöûlyùñaët
Nhaøcung mua haøng- haøng 1.0
caáp hoù
a ñôn Nhaän haøng/
Chaáp nhaän Nhaäp kho
hoaùñôn (keá
toaù
n phaûi traû
)û xöûlyùnhaän
3.1 haøng 2.0
Hoùa ñôn
ñöôïc chaáp
nhaän

XöûlyùThanh
Phaûitraû
toaùn 4.0
ngöôøi baù
n
Phaûi traûñeán
haïn HT soåcaùivaø
thanhtoaùn baùo caùo
Phaû
i traû
Theo doõi
ngöôøi baùn Ghi nhaän
thanh toaùn Döõlieäu mua
phaû
i traû3.2
3.3 haøng vaøcoâng
nôï

Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 15

 DFD THANH TOAÙN

Laäp chöùng Phaûi traû& xöûlyù

töø
, xeù
t duyeät mua haø ng theo doõi
thanh toaùn hoaø
n thaø nh coâng nôï
Nhaøcung 3.1 3.0
caá
p
Phaû i traû
Thanh ngöôø i baùn
toaù
n Phaûi traû
ñeá
n haïn HT soåcaù
i vaø
Ñaõthanh
thanhtoaù n toaù
n laä
p baù
o caùo
Ngaân Thanh
haø
ng toaù
n 3.2 Döõlieäu
Thanh
Ghi nhaä
n thanh
toaù
n
thanh toaù
n toaù
n
Thoâ
ng tin 3.3
thanh toaù
n

Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 16

 Chi tieát thanh toaùn ngöôøi baùn
Theo doõi theo töøng ngöôøi baùn
 Ñaëc ñieåm
 HÑ baùn haøng ñöôïc phaân loaïi Ngöôøi
ban ñaàu theo töøng ngöôøi baùn baùn
 Söû duïng soå chi tieát phaûi traû
ngöôøi baùn HÑ Tieàn
 Öu: Deã daøng bieát ñöôïc Chi tieát
soá dö, cuõng nhö tình hình Duøng soå
TTNB
thanh toaùn vôùi töøng Thanh
chi tieát
ngöôøi baùn toaùn
Phaân loaïi HÑ
NB
 Nhöôïc theo NB
 Khoù khaên theo doõi thôøi haïn
thanh toaùn
 Khoù khaên laäp keá hoaïch tieàn
HÑ NB; soå chi tieát NB

Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 17

 Theo doõi chi tieát thanh toaùn ngöôøi baùn

HTVoucher- Thanh toaùn theo chöùng töø

 Ñaëc ñieåm
 HÑ baùn haøng ñöôïc phaân loaïi Ngöôøi
baùn
ban ñaàu theo thôøi haïn döï ñònh
thanh toaùn HÑ Tieàn
 Söû duïng Voucher- chöùng töø
Chi tieát
thanh toaùn. Khoâng söû duïng soå TTNB
chi tieát phaûi traû ngöôøi baùn Duøng Voucher
Thanh
Phaân loaïi HÑ toaùn
 Nhöôïc : khoù khaên bieát ñöôïc theo ngaøy NB
soá dö, cuõng nhö tình hình thanh thanh toaùn
toaùn vôùi töøng ngöôøi baùn moät
caùch heä thoáng
 Öu Deã daøng theo doõi thôøi haïn
HÑ NB; soå chi tieát NB
thanh toaùn. Deã daøng laäp keá
hoaïch tieàn
Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 18
 Theo doõi chi tieát thanh toaùn cho NB
Keát hôïp theo doõi theo
chöùng töø vaø theo ngöôøi Moâ taû qui trình
baùn
 Ñaëc ñieåm: Ngoaøi söû thanh toaùn theo
duïng caùc böôùc nhö thanh
toaùn theo chöùng töø,
chöùng töø vaø
Ktoaùn coøn söû duïng theâm
soå chi tieát ngöôøi baùn ñeå
toång hôïp thanh toaùn theo
töøng ngöôøi baùn
 Öu ñieåm: keát hôïp öu ñieåm
cuûa 2 hình thöùc
 Nhöôïc: Khoái löôïng coâng
vieäc nhieàu, Chi phí lôùn.
Phuø hôïp vôùi xöû lyù baèng
maùy

Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 19

Toå chöùc HT keá toaùn xöû lyù chu trình chi phí
Yeâu caàu thoâng
tin?
Muïc tieâu Kieåm soaùt hoaït ñoäng
• Giaûm thieåu toång chi phí KD
mua vaø quaûn lyù haøng KS nhu caàu haøng.
toàn kho, caùc dòch vuï cho KS ñaët haøng.
doanh nghieäp KS coâng nôï .
KS thanh
Ñaùnh toaùn vaø
giaù hieäu quaûtieàn thanh
hoaït
toaùn.
ñoäng mua haøng, nhaän haøng,
vaø vieäc thanh toaùn kòp thôøi.
Tình traïng nguoàn löïc
Baùo caùo tình traïng haøng toàn
kho
Baùo caùo ngöôøi baùn
V.v..
Yeâu caàu caàn thu thaäp vaø löu
tröõ nhöõng döõ lieäu gì?
Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 20
 Toå chöùc baùo caùo
 Baûng keâ hoaït ñoäng kinh doanh: Baùo caùo quaûn lyù
loaïi hoaït ñoäng vaø trình töï thôøi gian: caùc nguoàn löïc:
 Baûng keâ hoaït ñoäng ñaët haøng Baùo caùo haøng toàn
 Baûng keâ nhaän haøng kho
 Baûng keâ thanh toaùn Baùo caùo ngöôøi
baùn
Baùo caùo phaân tích caùc hoaït ñoäng kinh Baùo caùo coâng nôï
doanh Baùo caùo tieàn toàn
Ph.tích mua haøng; theo maët haøng,
theo ngöôøi cung caáp
Keá hoaïch söû duïng
Phaân tích soá löôïng ÑH theo nhaân vaø boå sung
vieân, möùc ñoä ñaùp öùng yeâu caàu KH ñaët haøng boå
mua haøng sung haøng
Phaân tích thanh toaùn theo töøng ñaët Tìm kieám ngöôøi
baùn.
haøng Baùo caùo yeâu caàu
Phaân tích coâng nôï theo töøng thôøi tieàn cho thanh toaùn.
haïn nôï, theo hoùa ñôn… V.v..
v.v
Nguyeãn Bích Lieân Chu trình chi phí 21
 Xöû lyù keá toaùn
• Heä thoáng nhaän haøng ghi nhaän haøng mua veà.
• Sau khi nhaän hoùa ñôn töø nhaø cung caáp, döõ lieäu lieân
quan hoùa ñôn ñöôïc heä thoáng kieåm tra ñoái chieáu vôùi
ñaët haøng, haøng nhaän. Caên cöù vaøo giaù trò haøng theo
hoùa ñôn, heä thoáng ghi nhaän :
Taêng giaù trò haøng toàn kho
Taêng thueá giaù trò gia taêng ñaàu vaøo (133)
• Taêng nôï phaûi traû ngöôøi baùn