Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả

Đôi khi bạn phải trình bày trước đám đông, hay hội thảo về một vấn đề gì đó, khi
ấy, trong thời buổi công nghệ thông tin hiện nay – bắt buộc bạn phải có một vài
slide Power Point để làm cho phần trình bày của mình thêm phong phú và hình
tượng. Tuy nhiên, nếu bạn không rành việc sử dụng và thiết kế Power Point thì
chắc chắn các slide trình bày của bạn sẽ rất tệ, không gây được chú ý hoặc gây
phản cảm cho người xem. Vì thế, loạt bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách để
tạo ra một slide trình bày thật ấn tượng.

Phần I: Kĩ thuật lồng các hiệu ứng media và thiết kế giao diện chuẩn.

1- Chuẩn bị:

Công cụ bạn cần đầu tiên chắc chắn phải là chương trình MS Power Point, ngoài
ra còn một số công cụ thay thế khác nhưng các tính năng không phong phú và
mạnh mẽ như MS Power Point của Microsoft được. Trong mẫu bài viết này, chúng
ta dùng MS Power Point 2003 vì nó được nhiều người dùng hơn. Tiếp theo, bạn
cần thêm các hình ảnh hoặc file video minh họa cho các nội dung trình bày của
mình.

2- Định hình bố cục slide nội dung:

Có nhiều dạng slide khác nhau với các bố cục kích thước những khung nội dung
khác nhau để bạn có thể trình bày theo ý thích của mình. Trước tiên, bạn hãy mở
Power Point lên, nhấn giữ cùng lúc 2 phím Ctrl và F1 ngay lập tức một khung chữ
nhật sẽ hiện ra phía bên tay phải. Trong khung này, phía trên cùng, bạn nhấn
chuột lên nút rồi chọn mục Slide Layout. Khi đó, một loạt các kiểu slide khác
nhau hiện ra để bạn có thể tùy chọn cho mình một cái theo từng mục đích sử
dụng. Các slide có biểu tượng đồ thị chuyên dùng để chứa đồ thị, slide có biểu
tượng media dùng để chứa các đoạn video, âm thanh, slide có biểu tượng bảng
biểu thì để chứa các bảng số liệu,…Tuy nhiên, người ta thường chọn loại slide
“Title and Text” vì nó có không gian lớn nhất cho việc hiển thị nội dung. Bạn hãy
đưa chuột lên phần slide giống như hình bên dưới rồi nhấn chọn nó.
Khi slide hiện ra, phía khung nhỏ ở trên – bạn điền tựa đề của slide, phần khung to
bên dưới – bạn điền nội dung mà mình muốn trình bày vào. Nếu các bạn có dịp
xem qua các slide thuyết trình mẫu của những diễn giả hàng đầu trên thế giới, thì
bạn thấy họ cùng chung một đặc điểm là các slide đó RẤT ÍT CHỮ, và nó CHỦ
YẾU CHỨA HÌNH, VIDEO MINH HỌA mà thôi. Đơn giản là vì, các slide chỉ có mục
đích hỗ trợ cho bạn trình bày tư tưởng cho mọi người nghe, vì thế, khi bạn làm các
slide mà đưa vào đó nhiều chữ, thì thính giả bên dưới sẽ chăm chú lo đọc những
gì bạn viết trên slide và không nghe bạn nói gì nữa.
Do tất cả những gì bạn nói – đều nằm trên slide, và khi bạn trình bày, sẽ không
còn gì mới để họ nghe nữa. Trong một vài trường hợp tệ hơn, nhiều khi bạn đang
trình bày, thì thính giả sẽ yêu cầu bạn cho xin file của slide bạn đang trình bày, lúc
ấy, nếu thật sự slide của bạn chỉ toàn chữ với chữ thì bạn nên hiểu ngay, họ muốn
nhắc khéo là, những gì bạn nói – đều có trong slide cả và bạn…không cần trình
bày thêm làm gì nữa, chỉ cần cho họ các slide ấy để họ về đọc là xong. Vì vậy, bạn
hãy nhớ lấy nguyên tắc đầu tiên, ấy là HẠN CHẾ VIẾT CHỮ TRONG SLIDE.

3- Chỉnh kích thước slide:

Đôi khi, bạn gặp phải trường hợp, các slide của bạn có kích thước quá to hoặc quá
nhỏ khiến cho việc thao tác trên slide đó trở nên khó khăn hơn. Nếu kích thước
slide quá nhỏ thì bạn phải căng mắt ra để nhìn các chữ, còn slide quá lớn thì lại
không thể nhìn thấy toàn bộ bố cục trong slide. Cho nên, vào những lúc ấy, bạn
hãy bấm chọn slide rồi nhấn cùng lúc hai phím Ctrl + A sau đó vào View > Zoom,
rồi chọn mục Fit. Nhấn OK để xác nhận, và bây giờ, slide sẽ được đưa về kích
thước giúp bạn dễ thao tác hơn.
4- Bổ sung hình minh họa:

Khi bạn làm Power Point thì chắc chắn bạn phải đưa hình vào trong đó, trước nhất
là để minh họa các ý tưởng, thứ nữa là làm cho các slide trông bắt mắt hơn. Muốn
đưa hình vào các slide, bạn chỉ đơn giản tìm đến tấm hình đó, nhấn chuột vào nó
rồi nhấn Ctr + C, sau đó, quay lại slide mà bạn muốn đặt hình trong đó và bấm Ctrl
+ V. Ngay lập tức tấm hình sẽ được đưa vào. Để điều chỉnh kích thước hình, bạn
chỉ việc đưa chuột lên các chấm trắng tròn quanh hình, nhấn chuột lên nó rồi kéo
đi để làm thay đổi kích thước hình sao cho phù hợp. Nếu muốn phục hồi lại kích
thước của tấm hình, bạn chỉ việc nhấn chuột kép lên tấm hình, trong cửa sổ mở ra,
thẻ Size, bạn nhấn chọn nút Reset > OK là được.

5- Bổ sung “cây liên hệ”:

Khi cần trình bày về các hệ thống cơ quan trong một công ty, các thành viên trong
một gia đình, hay đơn giản là các thủ tục khi giải quyết một vấn đề, hoặc các yêu
cầu cho một mục tiêu,…thay vì bạn làm công việc liệt kê thì bạn nên sử dụng “cây
liên hệ” để cho việc trình bày được trong sáng và rõ ràng. Muốn thế, bạn hãy tạo ra
một slide mới, sau đó vào Insert > Diagram. Trong này hiện ra một nhóm các loại
“cây liên hệ” để bạn chọn lựa. Bạn hãy chọn cho mình một kiểu thích hợp rồi nhấn
OK. Sau đó, trong các ô “click to add text” – bạn chỉ việc nhấn chuột lên đọ rồi điền
các ghi chú vào.

Để tạo dựng các “cây liên hệ” theo dạng cành nhánh, bạn hãy vào Insert > Picture
> Organization Chart. Bây giờ, bạn có một “cây liên hệ” với 1 “gốc cha” và 3
“nhánh con”. Muốn thêm các nhánh khác, bạn bấm chọn lên nhánh muốn thêm
nhánh liên quan, rồi trong thanh công cụ Organization Chart ở bên cạnh, bạn vào
Insert Shape, sau đó đánh chọn mục Subordinate để thêm nhánh “cháu”, Coworker
để thêm nhánh “con”, và Assistant để thêm nhánh “mẹ”…Tùy theo bố cục trình
bày, bạn có thể chọn bao nhiêu nhánh cũng được

Để thay đổi cách hiển thị các nhánh, bạn bấm chọn nhánh “cha” rồi vào Layout và
chọn Both Hanging để hiển thị theo dạng canh đều, Left Hanging để hiển thị theo
hướng từ phải qua, Right Hanging hiển thị theo hướng từ trái qua, Standard để
quay về cách hiển thị mặc định ban đầu, còn AutoLayout để chuyển cách hiển thị
đang dùng thành cách hiển thị mặc định cho các “cây liên hệ” khác.
6- Sử dụng âm thanh, video hiệu quả:

Việc đưa âm thanh hay video vào trong Power Point nói chung cũng tương đối đơn
giản nếu các định dạng file được Power Point hỗ trợ. Còn ngược lại, bạn phải mất
công cài đặt thêm các công cụ hỗ trợ khác cho Power Point như hỗ trợ chạy flash,
chạy flv,…và bây giờ - Power Point của bạn sẽ cồng kềnh thêm và trong trường
hợp hội thảo khoa học, bạn phải dùng máy của người khác để chiếu Power Point
của mình mà máy đó không cài đặt các chương trình hỗ trợ kia thì bạn chỉ có nước
mếu vì những file âm thanh, video mà bạn kì công chuẩn bị nay không thể mở
được.
Cho nên, theo kinh nghiệm của nhiều người, bạn hãy chuyển các file âm thanh,
video về chuẩn hỗ trợ có thể chạy trong Power Point là tốt nhất. Công cụ giúp bạn
chuyển đổi về dạng chuẩn có thể sử dụng là chương trình FLV to AVI MPEG WMV
3GP MP4 iPod Converter, tải tại http://tinyurl.com/5kq8ko. Sau khi tải về và cài đặt,
bạn hãy mở chương trình lên, mục Output Folder bạn nhấn nút Change rồi chọn
thư mục Desktop > OK. Tiếp theo, bạn kéo thả file âm thanh – video vào trong cửa
sổ làm việc của chương trình, rồi trong mục Profiles, bạn tìm đến định dạng WMV -
Window Media Video (*.wmv) cho các file video, còn chọn MP3 - MPEG Layer-3
Audio (*.mp3) cho các file âm thanh. Sau đó, bạn nhấn nút Convert để chuyển đổi
định dạng cho các file.

Với file video, bạn nên dùng thủ thuật cao cấp sau, ấy là đưa nguyên chương trình
Windows Media Player vào trong Power Point để có thể tùy chỉnh chiếu chọn lọc,
chiếu nhanh, chiếu chậm, tạm dừng hoặc chọn đúng đoạn cần chiếu một cách
nhanh chóng (nếu chiếu bằng flash hay flv,…thì bạn chỉ có thể mở video lên rồi
chờ cho chiếu hết chứ không can thiệp giữa chừng được). Muốn thế, bạn vào
Insert > Object, trong cửa sổ hiện ra, khung Object type - bạn tìm mục Windows
Media Player rồi nhấn chuột lên nó và bấm OK. Ngay lập tức, bạn sẽ đưa được
chương trình chiếu phim vào ngay trong Power Point. Bạn nhấn chuột phải lên cửa
sổ chương trình Media này rồi chọn Properties, bấm chọn mục Custom rồi nhấn
nút > Browse và tìm đến file video kia, bấm Open > OK > để đưa nó vào
trong Power Point của bạn.

Với file âm thanh, bạn cũng làm tương tự như trên. Một trục trặc mà hầu hết mọi
người đều gặp khi phải chuyển file Power Point có lồng âm thanh, video sang sử
dụng ở máy khác là nó…không chạy được các nội dung âm thanh, video này mặc
dù định dạng của chúng đã đúng chuẩn Power Point. Nguyên nhân, là do do khi
đem file Power Point sang máy khác, bạn quên đem theo các file âm thanh –
video. Do đó, để tránh các trục trặc này, mỗi khi bạn thiết kế một file Power Point
và phải đem sang máy khác, trước tiên, bạn nhấn chuột phải lên desktop rồi chọn
New > Folder để tạo một thư mục. Bây giờ, bạn đưa các file âm thanh, video vào
trong thư mục này và lập lại các bước như trên, trong đó đến phần “…nhấn nút
> Browse và tìm đến file video…” thì bạn sẽ tìm địa đến file video, âm thanh mà
bạn đã đặt sẵn trong thư mục trên Desktop. Sau đó, bạn chỉ việc copy toàn bộ thư
mục đó cùng với file Power Point là sẽ không bị các rắc rối như trên nữa.
 Để làm âm thanh nền cho Power Point, trong slide đầu tiên, bạn hãy vào Insert >
Movies and Sounds > Sound from File... rồi tìm đến file âm thanh muốn dùng làm
hình nền. Trong Pop-up hiện ra, bạn nhấn chọn Automatically để tự động mở âm
thanh nền khi trình chiếu slide. Tiếp theo, bạn nhấn chuột phải lên biểu tượng cái
loa rồi chọn Custom Animations. Trong khung bên phải, bạn nhấn chuột lên nút
bên cạnh file nhạc rồi chọn Effect Options, mở thẻ Effect, mục After, bạn hãy điền
số slide mà file Power Point của bạn có (nó nằm ở góc dưới, bên trái của chương
trình Power Point) rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Bây giờ, bạn đã có một âm
thanh nền thật hay cho Power Point của mình rồi đó.

Nguyễn Tử Vương

Phần II: Kĩ thuật lồng các hiệu ứng trình bày ấn tượng.
7- Tạo dựng “thương hiệu” cho slide:

Ở một số khoa trong trường đại học có quy định các giáo án điện tử dùng để giảng dạy
phải theo chuẩn slide của khoa. Một số giảng viên hay diễn giả cũng tự mình thiết kế
những chuẩn slide rất ấn tượng mang dấu ấn cá nhân của mình…Và nếu bạn có điều kiện
đi thuyết giảng nhiều, hoặc muốn tạo phong cách cho công ty mình, hay đơn giản là bạn
muốn tạo một hình tượng lên các slide của mình – thì tốt nhất, bạn nên tự mình thiết kế ra
một chuẩn slide để dùng cho các trường hợp về sau.

Muốn vậy, bạn hãy làm như sau, bạn mở một Power Point mới rồi vào View > Master >
Slide Master. Ngay lập tức, cửa sổ thiết kế hình nền slide sẽ hiện ra. Bước đầu tiên là bạn
thực hiện việc điền các thông tin liên quan đến cá nhân, công ty, tên slide,…Theo đó, ở
phần không gian trên cùng, bạn hãy dành cho các chi tiết về cơ quan, công ty của bạn.
Muốn thế, bạn nhấn chuột lên slide đầu tiên, rồi bấm Ctrl + A và nhấn Delete để xóa hết
các khung cho sẵn đi rồi bắt đầu thiết kế các khung khác theo nhu cầu của mình.

Bạn vào Insert > Text Box rồi vẽ một khung trong slide rồi kéo thả các nút trắng tròn để tạo
khung đúng kích thước bạn muốn. Sau đó, trong khung này, bạn hãy điền tên cơ quan,
công ty, khoa vào. Ở phía bên trái hoặc ngay phía trên tên công ty, bạn nên đưa logo để nó
có vẻ “chính thống” hơn. Để tạo viền cho các khung, bạn nhấn chuột kép lên đường “ren”
bao quanh chữ, trong cửa sổ hiện ra, thẻ Colors and Lines, mục Line, các dòng Style,
Weight, Color, Dashed – bạn chọn các thông số dạng kẻ khung, màu và kích thước đường
kẻ. Còn mục Fill, dòng Color bạn chọn màu nền cho khung chữ.
Tiếp theo, bạn cần thêm các thông tin về cá nhân của mình, bằng cách vào Insert > Text
Box rồi kẻ một khung ở góc dưới phía bên phải, sau đó điền tên, địa chỉ, email của mình
vào trong đó. Bạn cũng làm tương tự để tạo đường viền cho phần thông tin của riêng mình.

Tiếp theo, bạn cần bổ sung thêm các hoạt tiết để cho slide chuẩn của bạn trông đẹp và hấp
dẫn hơn. Muốn thế, ở góc bên trái phía dưới, bạn nhấn chuột lên nút Line rồi kẻ một
đường theo hướng bạn muốn. Nhấn chuột phải lên đường này, chọn Edit Points rồi bấm
chuột phải lên khoảng giữa của đường ấy và chọn Add Point. Bấm chọn phải tiếp tục rồi
chọn Curved Segment. Sau đó bạn lại nhấn chuột phải lên đường kẻ ấy và chọn các thông
số giá trị màu sắc, kiểu , kích thước cho đường kẻ. Còn trong mục Fill, dòng Color thì bạn
có thể tùy chọn đổ bóng xuyên qua đường kẻ…Bạn hãy ngồi tỉ mỉ thiết kế để cho ra một
khung bố sục slide đẹp nhất mà mình thích.

Sau khi đã thiết kế xong các bố cục chuẩn cho slide, bạn hãy lưu lại để sau này có thể
dùng tiếp. Bây giờ, mỗi khi có việc phải thiết kế slide, bạn hãy copy một bản của file chuẩn
này, rồi vào View > Master > Slide Master, sau đó nhấn nút Close Master View rồi thiết kế
nội dung của slide như bình thường. Bạn sẽ thấy các file Power Point của mình “không
đụng hàng” và có vẻ “pro” hơn rất nhiều so với slide của những người khác.
8- Thêm hiệu ứng hiển thị:

Sau khi đã chuẩn bị xong phần nội dung cho các slide, bây giờ, bạn nên để dành một ít thời
gian nhằm thêm các hiển thị để làm cho slide được lôi cuốn hơn. Trước tiên, bạn cần bổ
sung màu cho các chữ, muốn thế, bạn quét chọn các chữ muốn “tô màu” rồi vào Format >
Font, trong khung hiện ra, mục Font có các tùy chọn giúp bạn thay đổi kiểu font cho chữ,
mục Size giúp bạn thay đổi kích thước cho chữ, mục Color giúp bạn tô màu cho chữ. Trong
mục Font style nếu chọn Bold Italic thì chữ được tô đậm in nghiêng, chọn Bold để tô đậm,
chọn Italic để in nghiêng. Sau khi đã chọn xong các các thiết kế cho chữ, bạn nhấn nút
Preview để xem thử.

Để viết các kiểu chữ đặc biệt, bạn tô chọn nó, rồi vào Format > Font, trong mục Effects nếu
muốn viết chữ thu nhỏ - chẳng hạn viết chữ O3, thì bạn (quét chọn số 3 rồi) đánh chọn lệnh
Subscript, còn nếu muốn viết chữ số mũ – chẳng hạn m3 thì bạn (quét chọn số 3 rồi) chọn
lệnh Superscript. Để gạch dưới nhằm làm nhấn mạnh một ý nào đó, bạn chọn lệnh
Underline, để tạo bóng cho chữ bạn chọn lệnh Shadow, để làm chìm chữ xuống nền bạn
chọn lệnh Emboss.
Để đặt hiệu ứng di chuyển cho các đối tượng trong slide, bạn hãy vào Slide Show >
Custom Animation…Sau đó, một khung hiện ra bên tay phải, lúc ấy – bạn hãy quét chọn
đối tượng muốn tạo hiệu ứng, rồi nhấn nút Add Effect. Trong này, sẽ hiện ra một loạt các
hiệu ứng để bạn chọn lựa, Entrance cho hiệu ứng “mới xuất hiện”, Emphasis cho hiệu ứng
cho đối tượng đã “có sẵn”, còn Exit để dành cho các đối tượng mà bạn muốn “biến mất”..
Tùy chọn Motion Paths cho bạn một tính năng cao cấp hơn trong việc hiển thị các đối
tượng, ấy là có thể di chuyển các đối tượng theo hướng bạn thích. Nếu muốn có nhiều hiệu
ứng hơn, trong từng nhóm hiệu ứng, bạn hãy chọn mục More Effects, khi đó – một cửa sổ
nữa sẽ hiện ra và lúc bấy giờ, bạn tha hồ mà chọn lựa. Bạn có thể chọn lựa không giới hạn
các hiệu ứng vì thế, hãy chọn sao phù hợp với nội dung trình bày.

9- Chuyển slide phong cách:

Khi chuyển đổi giữa các slide, bạn cũng nên chăm chút để cho việc trình chiếu được hấp
dẫn hơn. Muốn thế, bạn vào Slide Show > Slide Transition, tiếp đó, bạn bấm chọn một slide
đầu tiên rồi trong khung bên phải, khung Apply to selected slides bạn chọn cho mình một
hiệu ứng “chuyển slide”. Trong mục Modify transition, dòng Speed giúp bạn đặt tốc độ hiển
thị hiệu ứng khi chuyển slide (bạn nên chọn Slow để hiển thị được đẹp hơn), còn mục
Sound giúp bạn đặt âm thanh mỗi khi mở một slide mới (nhiều người thích chọn âm thanh
là Chime vì nó dễ nghe). Nếu muốn chọn một âm thanh khác, bạn hãy di chuyển chuột
xuống dưới cùng rồi chọn Other Sound, sau đó tìm đến file âm thanh mình thích. Sau khi
đã chọn xong hiệu ứng “chuyển slide” cho slide thứ nhất, bạn lại làm tương tự cho các slide
tiếp theo. Để việc hiển thị được độc đáo, mỗi slide bạn nên chọn một hiệu ứng khác nhau.

Nếu không có thời gian, trong khung Apply to selected slides, bạn hãy kéo chuột xuống
dưới rồi chọn Random Transition, khi ấy, mỗi slide sẽ xuất hiện theo một cách khác nhau.
Nếu bạn làm một bài test trong Power Point, bạn có thể đặt thời gian để cứ sau một khoảng
nhất định thì slide mới sẽ được mở ra. Muốn thế, trong mục Advance slide, bạn đánh chọn
dòng Automatically after, rồi lựa thời gian để slide tự chuyển. Nếu muốn cùng áp dụng một
kiểu chuẩn về cách chuyển slide, thời gian tự động chuyển slide, âm thanh,…thì bạn nhấn
nút Apply to All Slides thì ngay lập tức các slide sẽ có cùng một kiểu hiệu ứng.

10- Thiết kế chữ đặc biệt:

Với các bài thuyết trình về nghệ thuật, thì không gì tuyệt vời hơn nếu bạn có thể sử dụng
những mẫu chữ nghệ thuật ấn tượng trong các slide trình bày của mình. Cách thực hiện
cũng rất đơn giản, bạn hãy vào Insert > Picture > Word Art. Trong khung hiện ra, bạn chọn
cho mình một dạng chữ mình muốn rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Tiếp theo, bạn điền
nội dung của thông điệp, canh chỉnh font – kích thước chữ rồi nhấn OK để đưa chữ nghệ
thuật vào trong Power Point. Để phóng to, thu nhỏ và di chuyển chữ - bạn chỉ việc kéo thả
các chấm tròn quanh chữ là được.
Việc tạo chữ nghệ thuật tương đối dễ nhưng việc chỉnh sửa các chữ nghệ thuật có sẵn
trong slide thì lại tốn nhiều công sức hơn. Để thay đổi bố cục chữ, bạn vào View > Toolbars
> WordArt, lúc đó, một thanh công cụ hiện ra. Muốn thay đổi nội dung chữ, bạn nhấn chuột
lên nút “Edit Text” rồi viết thông điệp mới thay thế cho thông điệp cũ là xong. Muốn thay đổi
kiểu chữ, bạn nhấn nút chọn lại kiểu mình thích. Muốn đổi màu cho chữ, bạn nhấn nút
sau đó trong khung hiện ra, mục Fill dòng Color, bạn chọn màu cho kiểu chữ. Nếu muốn
có màu đẹp hơn, bạn chọn Fill Effects, mở thẻ Gradient, đánh chọn Two colors hoặc Preset
rồi chọn các màu bạn thích. Phần Shading styles, bạn có thể chọn kiểu bố trí màu bằng
cách đánh chọn lên một mục nào đó trong danh sách bên dưới, rồi bấm chọn một ô vuông
trong khung Variants rồi xem kết quả trong khung Sample. Nếu đã vừa ý, bạn đánh chọn
mục Rotate fill effect with shape rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Muốn thay đổi khung
chữ, bạn nhấn nút rồi chọn một kiểu khung trong pop-up hiện ra. Nếu muốn chọn kiểu
đổ bóng cho chữ, bạn vào tìm biểu tượng 3D-style , nhấn chuột lên nó rồi bấm chọn kiểu
“đổ bóng” mà bạn thích.

11- Vẽ các khung hình đặc biệt:

Khi thuyết trình, đôi khi bạn cần các hình minh họa đặc biệt như hình mũi tên để hướng sự
chú ý của cử tọa về một kết quả nào đó, hoặc là hình mô phỏng cuốn sách để minh họa
cho nội dung tóm tắt những gì quan trọng nhất,…Khi ấy, bạn chỉ việc vào Insert > Picture >
AutoShapes. Trong thanh công cụ hiện ra, bạn chọn một mục nào đó và lựa hình minh họa
mình thích. Để viết chữ vào khung hình, bạn chỉ việc nhấn chuột phải lên nó rồi chọn Edit
Text là được.

Nếu muốn thay đổi màu và bố cục hình dạng của khung hình minh họa, bạn nhấn chuột
kép lên khung hình đó, trong mục Line, dòng Color – bạn chọn màu cho đường viền khung,
dòng Dashed – bạn chọn dạng đường viền khung và Weight – bạn chọn kích thước đường
viền khung. Trong mục Fill dòng Color – bạn chọn màu nền cho khung hình. Nhấn nút
Preview để xem thử màu đã chọn. Nếu muốn có màu đặc sắc hơn, bạn nhấn chọn Fill
Effect rồi tìm cho mình màu ưng ý.

Nếu không muốn dùng màu, bạn có thể dùng các dạng hoa văn bằng cách mở thẻ Texture
rồi chọn dạng hoa văn bạn thích. Nếu muốn dùng các đường kẻ toán học, bạn mở thẻ
Pattern, sau đó chọn cho mình một dạng đường kẻ thích hợp, để thay đổi màu cho đường
kẻ - mục Foreground, bạn chọn màu của đường kẻ, còn mục Background bạn chọn màu
cho nền đường kẻ. Nếu muốn sử dụng hình làm nền, bạn mở thẻ Picture sau đó bấm nút
Select Picture rồi tìm đến tấm hình của mình. Đánh chọn thêm mục Lock picture aspect
ratio và Rotate fill effect with shape rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Các khung hình
minh họa của bạn bây giờ sẽ trông rất ấn tượng.
Phần III: Trình bài slide “đa cấp”.

12- Ghi chú và thay màu hình nền:

Sau khi trình chiếu hết các slide, theo mặc định- một màn hình màu đen sẽ xuất hiện và
trông không thẩm mĩ chút nào, bạn có thể đặt cho nó một màu trắng tinh đẹp đẽ bằng cách
nhấn chuột phải lên màn hình rồi chọn Screen > White- và ngay lập tức, màn hình sẽ được
phủ một màu trắng rất đẹp. Tương tự, để chọn quay lại màn hình đen để bảo vệ màn hình
thì bạn chọn mục Black Screen. Để ghi chú ngay trong Power point của mình khi nghe ai đó
góp ý, bạn chọn mục Speaker Notes rồi ghi chú ngay trong khung hiện ra. Nhiều giảng viên
đại học, khi giảng tới nội dung quan trọng và cần ghi chú lên bảng đen, họ thường dùng
cách thay màu hình nền để hướng sự chú ý của sinh viên lên bảng (vì nội dung slide sẽ
được giấu đi). Nếu muốn sử dụng phím tắt, với màn hình đen, bạn nhấn Shift + B, còn màn
hình trắng thì nhấn Shift + W.

13- Trình bài slide “đa cấp”:

Khi trình chiếu một Power Point của mình, bạn có thể liên kết để mở các chương trình, file
có nguồn gốc từ những chương trình một cách trực tiếp trong slide nhằm tiết kiệm thời gian
và giúp bài thuyết trình của bạn độc đáo hơn. Sau đây, chúng ta tìm hiểu qua những tính
năng hay nhất của gói dịch vụ này:
- Power Point trong Power Point:

Tính năng này đặc biệt hữu dụng khi bạn cần trình bày đáp án riêng cho một bài tập hoặc
trò chơi nào đó làm bằng Power Point. Khi ấy, bạn chỉ việc thiết kế 1 file Power Point dùng
để trình bày, và các Power Point đáp án. Sau đó, lúc cần đưa ra đáp án, bạn chỉ cần một
click chuột là xong. Mặt khác, khi cần, bạn có thể đưa file “trình bày” cho học trò, học viên
đem in dùng làm tài liệu mà không sợ lộ đáp án. Muốn thế, sau khi đã làm xong các file
Power Point “trình bày” và “đáp án”, bạn mở file “trình bày” lên rồi vào Insert > Object, trong
cửa sổ hiện ra bạn đánh chọn mục Create from file rồi nhấn nút Browse và tìm đến file “đáp
án”. Tiếp tục, bạn đánh chọn mục Link để cho phép chạy slide trong slide. Cuối cùng, bạn
nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Bây giờ, biểu tượng slide “đáp án” sẽ được đưa vào slide
“trình bày”, sau này, khi cần mở đáp án – bạn nhấn chuột kép lên biểu tượng của nó là
xong.

- Lồng các bảng biểu, số liệu:

Có hai cách lồng các bảng biểu, một cách là bạn lồng trực tiếp bảng biểu ngay trong slide
bằng các vào Insert > Chart, sau đó thay đổi các thông số đầu vào rồi chọn giảng bảng biểu
thích hợp là xong. Cách này thích hợp cho các biểu đồ đơn giản, ngắn. Cách thứ hai áp
dụng cho các bảng biểu dài, đồ sộ mà bạn phải trình bày trong tổng kết cuối năm về lương
nhân công, hay thu chi hàng ngày của công ty, cơ quan, và khi ấy – bạn không thể đưa các
bảng biểu này vào trong slide được vì nó sẽ rất cồng kềnh. Cách đơn giản nhất là bạn sử
dụng ngay chương trình MS Excel lồng trong Power Point để giúp việc hiển thị số liệu, bản
đồ được mạch lạc hơn. Muốn vậy, bạn vào Insert > Object, rồi chọn Microsoft Excel
Worksheet để nhập số liệu, chọn mục Microsoft Excel Chart để vừa nhập số liệu vừa vẽ
biểu đồ.

- Viết các biểu thức toán học:

Nếu bạn giảng dạy các môn về khoa học tự nhiên, chắc chắn cũng có lúc bạn cần đến các
biểu thức toán học để minh họa cho bài giảng. Nhiều người chọn cách viết biểu thức toán
học trong MS Word rồi chụp lại biểu thức ấy và đưa vào Power Point theo dạng ảnh minh
họa. Và cách này bất tiện là bạn không thể thay đổi nội dung của biểu thức được. Do đó,
nếu muốn đưa các biểu thức toán học vào trong slide theo cách cao cấp, bạn hãy vào
Insert > Object rồi chọn Microsoft Equation 3.0 sau đó trong bảng hiện ra, bạn chọn kiểu
biểu thức muốn nhập và điền các thông số của biểu thức vào. Cuối cùng, bạn vào File >
Exit and Return to….ppt để đưa biểu thức toán học vào slide.

14- Trình bày giới hạn thời gian:

Một vấn đề quan trọng khi trình bày một slide, ấy là bạn phải canh trước thời gian trình bày
để vừa khớp với quỹ thời gian mà mỗi diễn giả có. Và làm sao để biết mình sẽ trình bày hết
bao nhiêu lâu với các slide mình đã chuẩn bị? Thường thì cách tốt nhất là bạn, sau khi đã
thiết kế xong các slide, thì bạn nên ngồi lại để tập trình bày thử và ghi lại thời gian trình
bày. Trong phần này, Power Point giúp bạn một tính năng rất hay, ấy là tự động ghi nhớ
các động tác chuyển slide, để khi bật slide lên, là chúng sẽ tự động chạy ăn khớp với lời
nói của bạn và nghĩa là, bạn chỉ việc hoa chân múa tay trình bày mà không cần đụng đến
máy tính làm gì nữa. Như thế sẽ giúp bạn trình bày thoải mái hơn và tiết kiệm thời gian
hơn. Muốn thế, bạn hãy vào Slide Show > Rehearse Timings. Bây giờ, bạn hãy tập trình
bày thử những gì mình muốn thể hiện qua cái slide vừa thiết kế, và cũng thực hiện các
thao tác chuyển slide, chạy hiệu ứng….giống y chang như bạn đang trình bày trước cửa
tọa vậy. Trong khi đó, thanh công cụ hiện ra sẽ ghi nhớ thời gian và các thao tác bạn làm
trên slide. Sau khi đã trình bày “thử” xong, bạn nhấn nút để dừng lại, nhấn phím Esc để
quay lại màn hình thiết kế slide, trong pop-up hiện ra, bạn nhấn Yes để Power Point tự
động “lập trình” các thao tác chuyển slide tự động lúc bạn trình bày.

15- Bỏ các dấu lằn ngang trong slide:

Khi bạn soạn nội dung cho các slide, nếu sử dụng tiếng Việt, bạn gặp một phiền phức rất
lớn là các chữ đều bị gạch chân theo dạng gợn sóng trông rất vướng víu và mất thẩm mĩ.
Muốn xóa các đường gạch chân lượn sóng này, bạn chỉ đơn giản vào Tools > Spelling,
trong cửa sổ hiện ra – bạn nhấn nút Ignore All là ngay lập tức, các đường gạch chân lượn
sóng sẽ biến mất và slide của bạn sẽ trông đẹp hơn rất nhiều.
16- Thủ thuật tạo slide không thể chỉnh sửa:

Khi bạn có việc phải đem slide của mình qua máy của người khác thì chắc chắn thế nào
cũng bị lấy trộm. Và nếu trong slide có nhiều tài liệu quan trọng mà bạn không muốn cho ai
biết thì lại càng không hay chút nào. Cho nên, để bảo vệ các slide của mình, bạn hãy mở
slide lên, rồi vào File > Save As, sau đó trong pop-up hiện ra, mục Save as type bạn chọn
là PowerPoint Show (*.pps). Sau đó nhấn Save để lưu lại, bây giờ - bạn hãy đem file này
đến máy khác và nhấn chuột kép lên file ấy, tự động các slide sẽ được trình chiếu và người
khác không thể sửa hoặc lấy được nội dung bên trong. Nếu trong slide của bạn có lồng
nhiều video, âm thanh, bảng biểu thì file có định dạng .pps này cũng sẽ “mang” chúng theo
bên trong nội dung của nó luôn và nghĩa là bạn không cần phải copy các video, âm thanh
đem theo như trong trường hợp bình thường nữa. Nghĩa là, khi Power Point chứa video,
âm thanh, nếu bạn dùng định dạng .ppt thì bạn phải đem theo một thư mục các video, âm
thanh kia; còn nếu sử dụng định dạng .pps thì bạn chỉ cần đem theo file này mà thôi. Một
nhược điểm của file .pps là dung lượng rất lớn nên bạn cần cân nhắc khi sử dụng.

17- Tự động lưu lúc đang thiết kế:

Khi thiết kế Power Point, đôi khi bạn gặp trường hợp máy bị lỗi và chương trình MS Power
Point tự động thoát ra. Khi ấy, bao nhiêu công sức làm từ trước đó của bạn bị mất hết,
trong trường hợp này – bạn nên thiết lập để chương trình tự động sao lưu lại nội dung để
nếu lỡ có trục trặc thì công lao bạn bỏ ra không bị ảnh hưởng. Muốn thế, bạn vào Tools >
Options, trong thẻ Save – mục Save AutoRecover info every bạn chọn thời gian là 1
minutes rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Sau này, cứ mỗi phút thì tự động các slide sẽ
được lưu lại và dữ liệu Power Point của bạn sẽ an toàn hơn bao giờ hết.
18- Đặt mật khẩu bảo vệ slide:

Ngoài việc tạo ra file định dạng .pps để bảo vệ nội dung cho các slide của mình, nếu trong
trường hợp Power Point của bạn có nhiều tài liệu quý, bạn cũng nên đặt mật khẩu để bảo
vệ cho slide của mình. Muốn thế, bạn vào Tools > Options, mở thẻ Security, mục File
encryption settings for this document bạn hãy điền mật khẩu vào khung Password to open.
Nhấn OK để xác nhận chọn lựa, bây giờ - mỗi khi mở slide lên, một pop-up hiện ra, bạn
phải điền mật khẩu thì mới mở được slide. Việc này đồng nghĩa là, nếu người khác không
có mật khẩu của bạn thì cũng không xem được nội dung các slide của bạn.

19- Xử lý khi máy không có chương trình Power Point:

Khi bạn đem slide của mình qua máy khác, mà nhiều khi, chương trình Power Point trong
máy đó bị lỗi, hoặc máy bạn dùng phiên bản Power Point mới nhất thì nhiều khi – bạn sẽ
không thể mở được các slide của mình trong các máy ấy. Lúc đó, để chữa cháy, bạn nên
dùng đến trình duyệt web để giúp bạn…chiếu các slide. Cách thực hiện cũng rất đơn giản,
trước tiên – bạn vào File > Save As Webpage, sau đó trong mục Save as type bạn chọn là
Single File Web Page (*.mht; *.mhtml). Bạn nhấn Save để lưu lại rồi đem file này (gọi là
file .html) qua máy tính kia, nhấn chuột kép lên nó, ngay lập tức Internet Explorer sẽ được
mở ra, bạn nhấn chuột lên dòng chữ “To help protect...” và chọn Allow Blocked Content...>
Yes. Lúc này, ở góc bên dưới tay phải có chữ SIide Show, bạn nhấn chuột lên nút này và
các slide sẽ được trình chiếu mà không cần Power Point nữa. Tương tự như định dạng
file .pps, định dạng file dùng để xem trong trình duyệt cũng có dung lượng rất lớn. Như vậy,
khi bạn chuẩn bị các slide để đem đi thuyết trình, bạn nên chuẩn bị 4 thứ, trước nhất là
file .ppt chuẩn và một thư mục chứa âm thanh, video bạn dùng trong slide, một file .pps để
dùng trong thường hợp các file âm thanh, video không chạy được trong máy lạ, và một
file .html dự phòng khi máy kia bị hỏng chương trình Power Point.

20- Font chữ bị hỏng:

Đây là hiện tượng thường xảy ra nhất, đó là, khi bạn thiết kế Power Point ở nhà thì dùng rất
nhiều kiểu chữ thật đẹp, nhưng khi đem sang máy khác chiếu thì font chữ bị hỏng hết. Nếu
viết bằng tiếng Việt, thì các chữ có dấu sẽ bị biến thành ô vuông, hình tròn hoặc không đọc
được,…những lúc ấy, diễn giả chỉ còn nước…méo mặt mà thôi. Nguyên nhân của việc
này, là các font chữ bạn dùng không được máy kia hỗ trợ. Và để tránh hiện tượng này, khi
thiết kế slide, bạn nên tuân theo lưu ý sau – đó là bạn chỉ nên dùng các font chữ chuẩn có
sẵn trong Windows mà thôi. 2 font chữ hỗ trợ tiếng Việt tốt nhất là Time New Romans và
Arial, ngoài 2 font chữ này, bạn không nên dùng thêm font nào khác để tránh việc lỗi font
khi dùng slide ở máy khác. Để đặt 1 font làm mặc định cho Power Point, bạn hãy vào
Format > Font, sau đó trong dòng font – bạn hãy tìm đến mục Time New Romans hoặc
Arial rồi nhấn chọn lên nó, đánh dấu kiểm lên dòng Default for new objects. Nhấn OK để
xác nhận chọn lựa. Bây giờ, các font sử dụng trong slide sẽ là Time New Romans hoặc
Arial mà thôi, nên bạn không lo bị lỗi font nữa. Trong trường hợp nhận được một slide mà
nó không dùng font Time New Romans hoặc Arial, thì bạn mở slide đó lên, trong phía ô bên
tay trái – bạn bấm chọn lên một slide rồi nhấn Ctrl + A để chọn hết các slide, sau đó vào
Format > Replace Fonts, sau đó mục With- bạn chọn kiểu font là Time New Romans hoặc
Arial, nhấn OK để xác nhận. Các font sẽ được thay thế đúng chuẩn của bạn.

21- Sử dụng bàn phím để trình chiếu:

Nhiều người thích dùng chuột để thao tác trình chiếu các slide, và nếu bạn mang theo máy
tính xách tay thì việc lủng lẳng con chuột kèm theo quả là bất tiện. Cho nên, nếu bạn chỉ
mang máy tính xách tay đi với mục đích duy nhất là trình chiếu slide, thì bạn có thể dùng
bàn phím để thao tác cho nhanh. Và trong phần lớn trường hợp khác, thì việc điều khiển
slide bằng bàn phím sẽ thuận tiện hơn dùng chuột. Dưới đây, xin giới thiệu một số phím tắt
để dùng trình chiếu slide.
- F5: để bắt đầu trình chiếu slide.
- Phím B để chuyển qua màn hình trắng. Phím W để chuyển qua màn hình đen.
- Ctrl + P để vẽ vời lên slide. Ctrl + E để xóa các hình vừa vẽ lên slide. Ctrl + A để quay về
chuột mặc định.
- Các phím mũi tên để mở hoặc lùi các slide.
Nguyễn Tử Vương