Hướng dẫn sử dụng MS Project

Nguyễn Xuân Nam

Maxport - IT
 Nội dung
• Giới thiệu chung về MS Project.
• Thiết lập một dự án
• Thiết lập lịch làm việc.
việc
• Cách thức nhập và tổ chức công việc.
• Thời gian
i bắt đầu
đầ vàà kết thúc
thú công
ô việc.
iệ
• Phân cấp công việc.
• Xem xét hệ thống
ố công việc.
• Xem và in báo cáo.
 Giới thiệu chung về MS Project
• Mục đích chung.
chung
• Quản lý dự án là gì?
• Cá nhân
Các hâ tốố tạo nên
ê một
ộ dự
d án.
á
• Một số từ khóa trong MS Project
 Khái niệm về MS Project
• MS Project là phần mềm chuyên dụng để quản
lý các dự án.
Mục đích của MS Project
 Quản lý dự án là gì?
• Là mộtộ qquá trình ggồm nhiều côngg tác,, nhiệm
ệ vụụ
có liên quan với nhau nhằmằ tạo ra kếtế quả/sản
phẩm cụ thể.
• Có mục
m c tiêu
tiê rõ ràng.
ràng
• Có thời hạn nhất định: 1 năm, 2 năm, 5 năm, …
(có điểm bắt đầu và điểm kết thúc).
• Chu kỳ hoạt động của dự án gồm nhiều giai đoạn
khác nhau:
– Khởi đầu
ầ dự án
– Triển khai dự án
– Kết thúc dự án
 Các nhân tố tạo nên dự án
• Thời gian: Gồm thời gian để hoàn thành từng
công việc trong mỗi một giai đoạn.
• Ngân sách: Gồm các chi phí tài nguyên: nhân
lực, thiết bị, nguyên vật liệu để hoàn thành các
công việc.
việc
• Mục đích: Mục đích của các công việc và kế
h h để hoàn
hoạch h à thành
hà h chúng.
hú
Một số từ khóa trong MS Project
Một số từ khóa trong MS Project (tiếp)
 Thiết lập một dự án
• Tạo mới: File/new
• Project/Project Information: chọn ngày khởi
đầu và kết thúc dự án.
án
 Thiết lập lịch làm việc.

• Tool /
Working time
 Cách thức nhập và tổ chức công việc
• Nhập các công việc và khoảng thời gian thực
hiện
• Tạo các mốc đánh dấu.
dấu
• Tạo các công việc định kỳ
• Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc.
• Phân cấpp công
g việc.
ệ
• Chia một công việc thành những phần nhỏ.
Nhập công việc và khoảng thời gian
thực hiện
 Phân cấp công việc
• Giúp tổ chức các công việc thành khối dễ dàng
quản lý: công việc này có thể là “con” của
côngg việc khác là cấp
p “cha” của nhóm công g
việc.
Tạo các mốc đánh dấu (Milestone).
(Milestone)
• Milestone: để đánh dấu thành quả của một
công việc hoặc một pha chính của giai đoạn,
công việc
 Tạo công việc định kỳ.
kỳ
• Công việc định kỳ là công việc thường xuyên lặp
đi lặp lại: ví dụ họp định kỳ vào thứ hai hàng tuần.
ầ
• Insert/Recurring Task…
Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc
• Xác định
ị mối qquan hệệ ggiữa các côngg việc.
ệ
• Các kiểu quan hệ
– FS (Finish to Start) – Mặc định.
– SS (Start to Start)
– FF (Finish to Finish)
– SF (Start to Finish).
Finish)
Chia một công việc thành những phần nhỏ

• Chia nhỏ công việc nếu thời gian bị ngắt

quãng.
 Báo cáo và in
• Menu: Report/reports/Current
p p Activities../Task
Starting Soon
• Nhập ngày bắt đầu và kết thúc của giai đoạn cần
báo cáo.
cáo
• Khi in click vào phím Print.
 Bài tập
• Tự lập dự án bao gồm 10 công việc sử dụng
các công cụ sau:
– Lịch
ị làm việcệ riêng,
g,
– Có phân cấp công việc,
– Tạo mốc đánh dấu,
– Có ít nhất một công việc định kỳ và một công việc
gián đoạn thời gian,
– Thiết
ế lập mối
ố quan hệ giữa các công việc.
– In báo cáo.