GVHD: THS.

MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT

NGHIỆP

TÓM LƯỢC

Đề tài: “Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu
sản phẩm dầu nhờn tại công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ (VietMyLube)” đã giải
quyết được các vấn đề sau:
Giới thiệu một cách khái quát về công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ.
Một số vấn đề cơ bản về quản trị quy trình đàm phán trong thương mại quốc tế.
Những nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu sản
phẩm dầu nhờn. Và thực tế công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập
khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ.
Những thành tựu và tồn tại trong quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu
nguyên liệu với đối tác từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ, và các nguyên nhân của những
tồn tại đó. Từ đó, đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị đàm phán
với đối tác châu Âu tại công ty.
Do thời gian thực tập không được nhiều, kinh nghiệm thực tế và hiểu biết còn hạn chế
nên luận văn không tránh khỏi những sai sót. Qua đó, em rất mong nhận được sự góp ý
của các thầy cô giáo và của các bạn sinh viên để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG – K42E6 i KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng
nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn từ thị trường châu Âu tại công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt
Mỹ (VietMyLube)”, em đã tiến hành tìm hiều, nghiên cứu các vấn đề liên quan đến quản
trị quy trình đàm phán tại công ty CP Việt Mỹ dựa trên những kiến thức đã được học ở
trường Đại học Thương Mại. Do hạn chế về mặt kiến thức, kinh nghiệm thực tế, thông tin
thu thập chưa được phong phú nên trong luận văn không tránh khỏi những sai sót. Em
mong rằng sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến và lời khuyên bổ ích của các thầy cô và các
bạn để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.
Qua đây, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, hướng dẫn rất nhiệt tình của cô
giáo ThS. Mai Thanh Huyền và các thầy cô giáo trường Đại học Thương mại, đồng thời
em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong
Công ty CP Việt Mỹ, đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!

S.v:Nguyễn Tạ Thanh Quang

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG – K42E6 ii KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

- Biểu đồ2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty CP Việt Mỹ.
- Biểu đồ 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường
châu Âu của công ty CP Việt Mỹ giai đoạn 2007 – 2009.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG – K42E6 iii KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Viết tắt Nghĩa tiếng anh Nghĩa tiếng việt

Asia Pacific Economic Diễn đàn Hợp tác Kinh tế châu Á –
APEC
Cooperation Thái Bình Dương
Association of Southeast Asia
ASEAN Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á
Nations

ITC International Trade Centre Trung tâm thương mại thế giới

North American Free Trade

NAFTA Hiệp định thương mại tự do Bắc Mỹ
Agreement

TMQT Thương mại quốc tế

CP Trách nhiệm hữu hạn

XNK Xuất nhập khẩu
United Nations Educational
Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn
UNESCO Scientific and Cultural
hóa của Liên hiệp quốc
Organization

WTO World Trade Organization Tổ chức Thương mại thế giới

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG – K42E6 iv KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG – K42E6 v KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ
KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
CỦA DOANH NGHIỆP
&*&

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh quốc tế hiện nay, hoạt động Thương mại quốc tế ngày càng phát
triển và có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. Thương mại quốc tế là con đường tất
yếu để các nước hội nhập vào nền kinh tế thế giới, tận dụng các lợi thế so sánh, khai
thác được các tiềm năng nội địa cũng như của nước ngoài đề phát triển kinh tế - xã
hội, ổn định chính trị của nước mình. Nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế
Việt Nam nói riêng đang đứng trước những cơ hội, đồng thời đang phải đối mặt với
rất nhiều thách thức.Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và
công ty CP Việt Mỹ nói riêng phải nỗ lực vươn lên thì mới có thể tồn tại và có được
chỗ đứng vững chắc trên thị trường.
Như đã biết, một trong những mắt xích quan trọng để tham gia vào nền kinh tế thế
giới đó là hoạt động xuất nhập khẩu. Để hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thì trước
hết phải có bản hợp đồng được ký kết giữa hai bên. Tuy nhiên, để hai bên đi đên ký
kết hợp đồng hợp tác làm ăn với nhau thì hai bên phải trải qua quá trình đàm phán
để thỏa thuận điều kiện với nhau. Công việc đàm phán để đi đến ký kết một bản hợp
đồng không phải là một công việc dễ dàng. Thực tế cho thấy, hoạt động đàm phán
để đi đến ký kết hợp đồng thương mại của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và
công ty CP Việt Mỹ nói riêng còn nhiều hạn chế. Số lượng cuộc đàm phán thành
công còn chưa cao.
Đối với công ty CP Việt Mỹ, hiện nay nguồn sản phẩm nhập khẩu từ thị trường
châu Âu chiếm tỷ trọng hơn 35% tổng sản phẩm nhập khẩu của công ty, vì thế nó
được đánh giá vô cùng quan trọng đối với hoạt động sản xuất của công ty. Để có
được những nguồn nguyên liệu này, công ty đã phải trải qua rất nhiều cuộc đàm
phán với nhiều đối tác khác nhau. Đàm phán với các đối tác nước ngoài từ trước tới

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 1 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

nay thành công có, thất bại có; và thành công hay thất bại đều phụ thuộc vào hiệu
quả của công tác quản trị quy trình đàm phán của công ty. Hiện nay, công ty rất
quan tâm đến công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu
nguyên liệu với các đối tác châu Âu và công tác đó đã dần được hoàn thiện hơn, tuy
nhiên vẫn còn một số tồn tại cần phải khắc phục.
Với lý do trên, em đã lựa chọn đề tài: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp
đồng nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường châu Âu tại công ty CP dầu nhờn
quốc tế Việt Mỹ(VietMyLube,JSC)” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp
của mình.

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Dựa trên cơ sở những kiến thức đã được học và qua thời gian tìm hiểu thực tế
cũng như những tài liệu thu thập được, em đã lựa chọn đề tài là: “Quản trị quy trình
đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt
Mỹ(VietMyLube,JSC)” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình.
Chuyên đề của em tập trung nghiên cứu về thực trạng công tác quản trị quy trình
đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa từ châu Âu tại công ty CP Việt
Mỹ, đồng thời đưa ra các giải pháp, đề xuất nhằm tăng cường công tác quản trị quy
trình đàm phán đó.
Đề tài đi sâu nghiên cứu đối tượng: công tác quản trị quy trình đàm phán nhập
khẩu sản phẩm với đối tác châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ trong giai đoạn từ năm
2007 – 2009 với phương pháp nghiên cứu như điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn trực
tiếp và thu thập số liệu thứ cấp.
1.3 Mục đích nghiên cứu
Thứ nhất, chuyên đề củng cố kiến thức, một số vấn đề cơ bản về đàm phán trong
TMQT và công tác quản trị quy trình đàm phán trong TMQT đã được học thông qua việc
tiếp cận tìm hiểu thực trạng hoạt động thực tiễn tại công ty CP Việt Mỹ.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 2 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

Thứ hai, trên cơ sở lý thuyết và tình hình thực tế của công ty, chuyên đề đề xuất một
số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng
nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ.
1.4 Phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu
sản phẩm từ thị trường châu Âu.
- Không gian nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng tại công ty CP Việt Mỹ.
- Thời gian nghiên cứu: tiến hành nghiên cứu thực trạng trong giai đoạn từ năm 2007
đến năm 2009.
- Phương pháp nghiên cứu: điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn trực tiếp và thu thập số
liệu thứ cấp.
- Thị trường nghiên cứu: Thị trường châu Âu.

1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề quản trị quy trình
đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu
1.5.1:Một số khái niệm về quản trị quy trình đàm phán
- Đàm phán là gì? Trong thực tế nghiên cứu có rất nhiều khái niệm về đàm
phán nói chung và đàm phán thương mại quốc tế (TMQT) nói riêng.
Theo giáo sư Roger Fisher và giáo sư William Ury: “Đàm phán là phương tiện
cơ bản để đạt được cái mà người ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao
tiếp có đi có lại, được thiết kế nhằm đạt thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có
những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng”. Như vậy, nguyên nhân
của đàm phán là động cơ quyền lợi hối thúc và mục đích của đàm phán là chia sẻ
quyền lợi trong khi có những bất đồng.
Đàm phán là một quá trình trong đó hai bên hoặc nhiều bên – có thể là cá nhân,
nhóm hoặc các tổ chức xã hội lớn hơn ảnh hưởng qua lại trong việc đưa đến những
thỏa thuận để đưa ra những hướng dẫn và quy tắc ứng xử tương lai. Đàm phán có thể
được thực hiện giữa các quốc gia như trong cuộc đàm phán ba bên giữa Mỹ, Canada,
Mexico để ký kết Hiệp định thương mại tự do Bắc Mỹ ( NAFTA).

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 3 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

Như vậy có thể định nghĩa, đàm phán thương mại là một quá trình mà các bên tiến
hành thương lượng, thỏa thuận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những
quan điểm bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của hợp đồng thương mại.
- Đàm phán trong thương mại quốc tế cũng có những đặc điểm chung như
đàm phán các loại hợp đồng thông thường khác như:
Đàm phán là một khoa học: khoa học về phân tích giải quyết vấn đề một cách hệ
thống, theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên liên quan.
Đàm phán là một nghệ thuật: đàm phán là một quá trình thao tác ở mức nhuần
nhuyễn các kỹ năng giao dịch, bao gồm khả năng thuyết phục và chấp nhận sự thuyết
phục, khả năng sử dụng các tiểu xảo đàm phán, sự khôn khéo lựa chọn thời gian và cách
thức thực hiện những tiểu xảo đó.
Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập.
Thông thường khi tham gia đàm phán các bên đều có những lợi ích đối lập nhau. Trong
quá trình đàm phán các bên thường cố gắng giành nhiều nhất những lợi ích về phía mình.
Ngoài ra, hoạt động đàm phán trong thương mại quốc tế cũng có những đặc điểm
riêng biệt, đó là:
Đàm phán trong TMQT thường chịu sự điều chỉnh của một hoặc một số điều ước
quốc tế song phương hoặc đa phương, hoặc quy định của hệ thống pháp luật một quốc gia
nhất định với tư cách là khuôn khổ pháp lý.
Đàm phán trong TMQT luôn chịu sự chi phối, tác động của các quy luật kinh tế.
Bên cạnh đó, nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởi phương pháp và thủ thuật kinh doanh, đặc
biệt là phương pháp marketing quốc tế và cạnh tranh.
Đàm phán trong TMQT thường chịu ảnh hưởng bởi sự biến động của nền kinh tế và
thị trường quốc tế có tính chất thường xuyên, liên tục.
Đàm phán trong TMQT thường chịu ảnh hưởng của các yếu tố chính trị và ngoại
giao do có yếu tố quốc tế và thường liên quan tới ít nhất hai quốc gia khác nhau.
- Trong đàm phán TMQT thường sử dụng ba hình thức đàm phán cơ bản là:
đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại và đàm phán bằng cách gặp gỡ
trực tiếp.
Đàm phán qua thư tín:

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 4 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

Đàm phán qua thư tín là hình thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viết
thư.
Hình thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng nhưng lại
giảm được chi phí đàm phán. Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng, có thể che
giấu những thái độ thật sự khi cấn thiết. Tuy nhiên, đàm phán qua thư tín có hạn chế là
khó kiểm soát được ý đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian
dài, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh. Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các
hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ, không có tính chất phức tạp, các bên dễ dàng
nhất trí với các điều kiện đưa ra.
Đàm phán qua điện thoại:
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin liên
lạc thì hình thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến. Ưu điểm nổi bật
của hình thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh
doanh nhanh chóng. Mặt khác, đàm phán kinh doanh qua điện thoại thì không có gì làm
bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các bên. Đàm phán qua điện thoại thường sử
dụng để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản
với quy mô nhỏ.
Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp
Đây là hình thức đàm phán mà các bên gặp gỡ mặt đối mặt để thoả thuận các điều
khoản trong hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bên nắm bắt được tâm
lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ . . . qua đó
các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của nhau bằng cách thức cụ thể để
đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hoà lợi ích của các bên. Hình thức đàm
phán trực tiếp đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác.
Khi áp dụng hình thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán khoa
học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống.
- Các phương pháp tiếp cận trong quá trình đàm phán thương mại quốc
tế:
Phương pháp tiếp cận kiểu thắng – thua (win – lose): hay còn gọi phương
pháp tiếp cận cạnh tranh. Khi áp dụng phương pháp này chúng ta coi đàm phán như

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 5 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

một cuộc cạnh tranh, thậm chí là các bên có thể sử dụng kỹ thuật hay kỹ xảo để đảm
bảo phần thắng thuộc về mình. Phương pháp này có ưu điểm là bên có sức mạnh và
có thế lực có thể tối đa hóa lợi ích của mình trước một bên yếu thế hơn. Tuy nhiên,
phương pháp này cũng có những nhược điểm là không có thỏa thuận chung nếu các
bên đều sử dụng phương pháp tiếp cận này vì không bên nào nhượng bộ bên nào.
Với phương pháp tiếp cận này, cuộc đàm phán thường mang tính chất cạnh
tranh, không khí đàm phán căng thẳng, kết quả của cuộc đàm phán tạo thành hai bên
đối lập: bên thắng – bên thua, bên được – bên mất.
Phương pháp tiếp cận kiểu thắng – thắng (win – win): hay còn gọi phương
pháp tiếp cận hợp tác, đây là cách tiếp cận mà trong quá trình đàm phán, các bên sẽ
trình bày quan điểm của mình và trong quá trình trao đổi sẽ có sự nhượng bộ lẫn
nhau để đi đến thống nhất mối quan tâm chung, đảm bảo hai bên cùng có lợi.
Ưu điểm của phương pháp tiếp cận này là giúp các bên có được kết quả như
mong muốn, tạo cảm giác dễ chịu và ấn tượng tốt đẹp cho đối tác, quan hệ trong
tương lai được củng cố và phát triển. Tuy nhiên, phương pháp tiếp cận này khó có
thể sử dụng giữa các đối tác mà một trong các bên có sức mạnh và thế lực hơn trên
bàn đàm phán.

1..5.2:Phân định nội dung của quản trị quy trình đàm phán trong TMQT:
Lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán là công việc chuẩn bị trực tiếp cho việc đàm phán như tổ
chức thu thập và xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch, chương trình đàm phán, luyện tập
việc thực hiện các chiến thuật đàm phán cụ thể… Trình tự lập kế hoạch đàm phán được
tiến hành theo các nội dung sau:
 Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán:
Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích, đánh giá khái quát những nét cơ
bản của thị trường thế giới, những đặc điểm của đối tác, văn hóa đàm phán của đối tác,
của doanh nghiệp có liên quan có tác động tới hoạt động đàm phán, những điểm yếu,
điểm mạnh, những thuận lợi, khó khăn làm cơ sở xác định mục đích và mục tiêu đàm
phán thông qua việc thu thập những thông tin cần thiết. Cụ thể như:

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 6 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

- Thu thập thông tin về thị trường: Luật pháp và tập quán buôn bán; đặc điểm của
nhu cầu trên thị trường; các loại thuế và chi phí; các nhân tố chính trị và xã hội; Các điều
kiện về khí hậu, thời tiết….
- Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh: Công dụng và đặc tính; xu hướng
biến động cung cầu, giá cả; các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng….
- Thu thập thông tin đối tác:
+ Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng.
+ Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định.
+ Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời
gian để gây sức ép.
+ Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác.
- Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh: Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của
mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại. Từ đó đánh giá những điểm
mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh.
 Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán:
Xác định mục đích đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng và đích đến
của hoạt động đàm phán. Khi xác định mục đích đàm phán phải đảm bảo được ba yêu cầu
cơ bản sau: phải rõ ràng, dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung của doanh nghiệp,
phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được.
Mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, và đương nhiên phải tính đến các yếu tố như:
tính thực tế, mối quan hệ giữa kết quả và chi phí, mức độ chấp nhận….Doanh nghiệp có
thể lựa chọn:
- Một mục tiêu cao nhất - kết quả có thể đạt được tốt nhất.
- Một mục tiêu thấp nhất - kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp nhận.
- Một mục tiêu trọng tâm- cái mà bạn thực sự mong muốn được giải quyết........
Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán có thể tiến hành theo các bước sau:
- Xác định mục đích, mục tiêu của đối tác.
- Xác định mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp.
- So sánh, đối chiếu và phân loại các mục đích, mục tiêu:
+ Các mục đích, mục tiêu tương tự nhau

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 7 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

 GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

+ Các mục đích, mục tiêu khác nhau

- Đề xuất các ý tưởng phối hợp các mục đích và mục tiêu khác nhau.
Khi xác định mục tiêu đàm phán phải xác định được các mục tiêu chung và mục tiêu
cụ thể cho từng nội dung đàm phán khác nhau.
 Lập kế hoạch hành động
Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch
về địa điểm, thời gian và kế hoạch cho chương trình đàm phán.
• Lập kế hoạch về chiến lược là phải xác định được tư duy chiến lược, thái độ
chiến lược và các biện pháp chiến lược cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được
mục tiêu đề ra. Để lập kế hoạch chiến lược cần phải trả lời các câu hỏi sau:
- Chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì?
- Sử dụng hình thức đàm phán nào để thuận lợi cho cả hai bên?
- Làm như thế nào để đối tác cân nhắc những quan điểm chủ chốt của mình?
- Khi nào sẽ tiến hành những mối quan tâm và mục tiêu của các bên?
- Tại sao các bên nên kiên trì để đạt được thỏa thuận cuối cùng?
• Lập kế hoạch chiến lược về nhân sự cần phải xác định được những nhà đàm
phán của đối tác là ai?, thành phần đoàn đàm phán của đối tác bao gồm những ai?. Từ đó,
lập kế hoạch về đội ngũ nhân sự cho đàm phán của mình bao gồm những thành phần nào,
trưởng đoàn đàm phán là ai? trách nhiệm và quyền hạn của các đàm phán viên như thế
nào?. Chúng ta cần phải xác định rõ số lượng, thành phần của đoàn đàm phán và kế hoạch
lựa chọn đoàn đàm phán.
• Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm
phán và giám sát, điều hành, kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán.
 Kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch:
Lập kế hoạch chủ yếu là kế hoạch của một bên, dùng các thông tin về quá trình phân
tích tình huống đàm phán của doanh nghiệp. Trong thực tế, có nhiều thông tin và tình
huống xảy ra mà người lập kế hoạch không thể tiên liệu hết được, do đó phải thường
xuyên giám sát, kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch. Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm phán
có thể được tiến hành theo trình tự sau:
- Phân tích tình huống đàm phán.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 8 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

- Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những nội dung bất hợp lý cần phải
điều chỉnh.
- Xác định nguyên nhân của các nội dung bất hợp lý.
- Xác định mức độ điều chỉnh hợp lý.
- Tiến hành điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ thể.

Tổ chức đàm phán

Tổ chức đàm phán sẽ bao gồm: chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán và kết thúc
đàm phán.
 Chuẩn bị đàm phán:
Chuẩn bị đàm phán là chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiến hành đàm phán như
chuẩn bị nội dung, chuẩn bị dữ liệu thông tin, chuẩn bị nhân sự đàm phán, lựa chọn thời
điểm và địa điểm đàm phán, chuẩn bị chương trình đàm phán, chuẩn bị các kế hoạch và
những phương ánh đàm phán.
Để đàm phán thành công cần phải có sự chuẩn bị một cách chu đáo cho cuộc đàm
phán. Chuẩn bị tốt sẽ tạo cho nhà đàm phán sự tự tin cần thiết khi tiến hành đàm phán.
Ngược lại, không chuẩn bị tốt sẽ khiến cho nhà đàm phán dễ bộc lộ yếu điểm của mình và
rơi vào thế bị động, bất lợi.
• Chuẩn bị thông tin đàm phán:
Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán của doanh
nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán. Như vậy, khi đàm phán,
người đàm phán phải làm chủ được những tài liệu, những thông tin liên quan bằng cách
chủ động thu thập và phân tích một cách có hệ thống những số liệu và thông tin đã thu
thập được.
Yêu cầu về thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán:
- Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy.
- Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cập nhật.
- Cung cấp thông tin kịp thời.
Mỗi doanh nghiệp có cách thu thập thông tin và xử lý thông tin khác nhau. Tuy
nhiên, quy trình thu thập và xử lý thông tin của các doanh nghiệp bao gồm các bước sau:

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 9 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

 GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

- Xác định thông tin cần thiết phục vụ cho các nhà quản trị và cho quá trình đàm
phán. Cụ thể các thông tin đó là:
+ Các thông tin về thị trường như: tình hình kinh tế, chính trị,VH, luật pháp…
+ Các thông tin về hàng hóa như: cơ cấu, thông số, kích thước, giá cả…
+ Thông tin chung về đối tác: quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ chức,
các mặt hàng kinh doanh, khả năng tài chính, thương hiệu….
+ Thông tin về đoàn đàm phán của đối tác: thành phần, phong cách, mục tiêu, chiến
lược, kỹ thuật đàm phán thường sử dụng…
+ Thông tin về đối thủ cạnh tranh: cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai
để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại.
- Xác định nguồn thu thập thông tin:
Mỗi doanh nghiệp có thể thu thập thông tin từ các nguồn thông tin khác nhau,
nhưng họ phải biết thông tin từ nguồn nào là có giá trị, nguồn thông tin nào là đáng tin
cậy. Các nguồn thông tin mà doanh nghiệp có thể thu thập được:
+ Thông tin từ sách báo, từ Internet hoặc các phương tiện thông tin đại chúng.
+ Thông tin từ các tổ chức quốc tế hoặc các tổ chức khu vực chuyên ngành như:
WTO, ITC, ASEAN, APEC,….
+ Thông tin từ các đối tác, từ ngân hàng, công ty môi giới….
+ Thông tin từ ghi chép nội bộ của doanh nghiệp, từ các chào hàng, hỏi giá…
+ Thông tin từ các trung tâm xúc tiến, từ các hiệp hội ngành nghề…
- Phân tích, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin: việc xử lý thông tin cho phép xác
định các mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách tập hợp, phân tích, hệ thống,
so sánh, lập luận và rút ra các kết luận cụ thể.
• Chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán
Trước khi tiến hành đàm phán với đối tác thì công tác chuẩn bị chiến lược, kỹ thuật
đàm phán là vô cùng quan trọng.
Việc chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng các kỹ thuật đàm phán phù hợp cũng rất quan trọng,
nó sẽ mang lại sự tự tin cho các nhà đàm phán.
• Chuẩn bị nội dung đàm phán:

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 10 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

Nhà quản trị cần phải xác định được nội dung cần đàm phán là gì, phương án cho
mỗi nội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung là như thế nào. Công tác chuẩn bị
nội dung đàm phán cần phải xác định được:
- Nội dung cụ thể cần đàm phán là gì?
- Lựa chọn phương án đàm phán:
Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, mỗi nội dung cần xác
định các phương án đàm phán khác nhau.
Khi tiến hành lựa chọn phương án đàm phán, nhà đàm phán phải:
+ Xác định các phương án có thể xảy ra, phương án có tính khả thi sẽ giúp đoàn
đàm phán kiểm soát được chương trình đàm phán, lựa chọn phương án tốt nhất.
+ Xác định phương án nào cần thuyết phục đối tác: xác định phương án nào cần
phải thuyết phục đối tác lựa chọn và phương án nào có thể nhượng bộ.
+ Lựa chọn phương án có thể chấp nhận được: Trong các phương án có thể nhượng
bộ cần phải xác định giới hạn có thể nhượng bộ chứ không thể nhượng bộ vô điều kiện.
+ Đánh giá độ quan trọng đối với từng phương án đàm phán: Trong các phương án
có thể chấp nhận được, doanh nghiệp cần đánh giá phương án nào có độ quan trọng nhất
cần ưu tiên đưa ra đàm phán trước để thuyết phục đối tác đồng ý.
- Xác định trình tự đàm phán các nội dung:
Khi đã xác định được nội dung đàm phán, thì cần xác định, sắp xếp nội dung nào
đàm phán trước, nội dung nào đàm phán sau, các nội dung quan trọng phải được đàm
phán trước.
• Chuẩn bị nhân sự
Con người là yếu tố quyết định đến kết quả của cuộc đàm phán. Do đó, chuẩn bị
nhân sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo.
- Tiêu chí để tuyển chọn đoàn đàm phán: Thành phần nhân sự trong đàm phán
thương mại quốc tế phải hội tụ đủ chuyên gia ở 3 lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương
mại. Sự phối hợp ăn ý nhịp nhàng của 3 loại chuyên gia này là cơ sở rất quan trọng trong
quá trình đàm phán để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao.
- Tiêu chí để chọn trưởng đoàn đàm phán: Do tính chất phức tạp của đàm phán
TMQT trưởng đoàn đàm phán phải là những người hội tụ đủ các yếu tố như: có năng lực,

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 11 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

kiến thức, trình độ, có phẩm chất đạo đức, có kinh nghiệm đã từng tham gia vào các hoạt
động giao dịch thương mại quốc tế, có đầu óc phân tích, phán đoán, quyết đoán và phản
ứng linh hoạt trước mọi tình huống.
• Chuẩn bị thời gian và địa điểm đàm phán:
Địa điểm đàm phán có thể được lựa chọn ở nước người bán, nước người mua hoặc
nước thứ ba. Song phải chọn được thời điểm tối ưu và địa điểm đàm phán đảm bảo tâm lý
thoải mái và tiện nghi phù hợp cho tất cả các bên. Khi hai bên đã có ý định tiên hành đàm
phán thì thời gian và địa điể đàm phán nên được các bên thỏa thuận rồi đưa ra quyết định.
• Chuẩn bị chương trình làm việc: Doanh nghiệp cần có chương trình làm việc cụ
thể, chi tiết và giao trước cho đối tác. Từ đó có thể phán đoán được các phản ứng của đối
tác trong các bước tiếp theo của đàm phán.
 Tiến hành đàm phán
Tiến hành đàm phán là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên để bàn bạc và tiến
tới thống nhất một số hoặc tất cả các vấn đề được nêu ra mà trước đó các bên chưa thống
nhất được. Tiến hành đàm phán trong kinh doanh nhập khẩu bao gồm bốn giai đoạn:
• Giai đoạn tiếp cận:
Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán. Giai đoạn này được giành cho
việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu các bên. Mục đích
của giai đoạn này đó là xây dựng bầu không khí thân thiện hợp tác với đối tác trước khi
bước vào công tác đàm phán.
 Giai đoạn trao đổi thông tin:
Trong giai đoạn này, những người đàm phán cung cấp và thu nhận thông tin về nội
dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo. Những thông tin này nhằm
làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một số luận chứng…có thể được cung cấp bằng lời
nói, hoặc không bằng lời nói. Chính vì vậy, các nhà đàm phán phải thật khéo léo để có
được những thông tin từ phía đối tác, có được những thông tin thực sự đầy đủ, dễ hiểu và
có tính thuyết phục cao.
 Giai đoạn thuyết phục:
Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được từ phía
đối tác, các nhà đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 12 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình để đưa ra quyết định
thuyết phục nhượng bộ theo quan điểm của mình. Thực chất giai đoạn thuyết phục là giai
đoạn giành dật, bảo vệ quyền lợi của mình làm cho đối tác phải chấp nhận các quan điểm,
lập trường của mình.
 Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận:
Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp và nhượng bộ lẫn
nhau. Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được tất cả những mâu thuẫn còn tồn tại giữa
hai bên mà cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận giữa các bên thì mới đưa cuộc đàm
phán đến thành công.
 Kết thúc đàm phán:
Kết thúc quá trình đàm phán trong TMQT có thể xảy ra hai trường hợp sau:
- Đàm phán thành công, các bên đi đến ký kết hợp đồng. Trong trường hợp các bên
đạt được những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới có thể dẫn tới ký
kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được.
- Đàm phán không đi đến thống nhất khi bên đối tác đưa ra những đề nghị không
thể chấp nhận được, hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin làm cho
những thỏa thuận đối với ta không còn tính hấp dẫn nữa... Khi rút khỏi đàm phán thì cần
phải tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ
được mối quan hệ tốt giữa các bên.

Giám sát, điều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm

 Giám sát quá trình đàm phán:
Giám sát là chức năng vô cùng quan trọng trong hoạt động quản trị quy trình đàm
phán. Trong công tác quản trị quy trình đàm phán, cần phải tiến hành giám sát thường
xuyên, liên tục các nội dung như:
- Giám sát quá trình thu thập và xử lý thông tin: thông tin thu thập từ những nguồn
nào? xử lý thông tin như thế nào?
- Nội dung đàm phán: nội dung cụ thể, các phương án để thực hiện các nội dung
- Nhân sự đàm phán: thành phần đoàn đàm phán, trưởng đoàn đàm phán là ai?
- Lịch trình đàm phán: địa điểm đàm phán, thời gian đàm phán

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 13 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

- Giám sát quá trình tiến hành đàm phán...

Để giám sát quá trình đàm phán, có thể sử dụng các phương pháp như: Hồ sơ theo
dõi, phiếu giám sát, phiếu chỉ số giám sát và các phương pháp sử dụng máy vi tính.
 Điều hành
Điều hành quá trình đàm phán là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết
những vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong
thời gian lập kế hoạch đàm phán.
Điều hành quá trình đàm phán tập trung giải quyết những vấn đề như:
- Sự thay đổi về thông tin trong quá trình đàm phán.
- Có sự thay đổi hình thức giao dịch, đàm phán thuận lợi cho hai bên.
- Đưa ra giải pháp điều chỉnh khi có sự thay đổi về chiến thuật, kỹ thuật đàm phán.
- Cách giải quyết khi có sự thay đổi về địa điểm và thời gian đàm phán: có thể do
bên công ty hoặc bên đối tác thay đổi vì nhiều lý do.
- Điều chỉnh về đoàn đàm phán, thành phần đoàn đàm phán
- Có sự thay đổi về chương trình làm việc mà không được báo trước…
Khi có các tình huống phát sinh trong quá trình quản trị quy trình đàm phán, các nhà
quản trị phải nhận dạng được các tình huống, các thông tin và dữ liệu cần thiết. Từ đó, căn
cứ vào tình hình thực tế tiến hành phân tích đưa ra các phương án có thể và lựa chọn các
phương án tối ưu nhất để giải quyết các tình huống đó thông qua mô hình điều chỉnh.
 Đánh giá và rút kinh nghiệm
Sau mỗi lần đàm phán bao giờ các nhà đàm phán cũng cần phải phân tích đánh giá
kết quả của cuộc đàm phán so với mục tiêu đề ra và rút ra bài học kinh nghiệm cho các
cuộc đàm phán tiếp theo.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 14 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

CHƯƠNG 2
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC
TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG
NHẬP KHẨU SẢN PHẨM TỪ CHÂU ÂU
TẠI CÔNG TY CP VIỆT MỸ
&*&

2.1 Phương pháp nghiên cứu

Chuyên đề được xây dựng dựa trên những cơ sở lý luận và thực trạng về công tác
quản trị quy trình đàm phán TMQT. Quá trình nghiên cứu để hình thành nên luận văn này
đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như:
2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu:
Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu đề tài này, em đã tiến hành thu thập dữ liệu sơ
cấp và dữ liệu thứ cấp.
 Dữ liệu sơ cấp: em tiến hành thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua hai phương
pháp: Phương pháp phỏng vấn chuyên gia và phương pháp điều tra trắc nghiệm.
 Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Với phương pháp này em trực tiếp phỏng
vấn sâu một số nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình đàm phán của công ty CP Việt
Mỹ như: Giám đốc kinh doanh, Trưởng phòng, phó phòng XNK và nhân viên kinh doanh
XNK.
Cụ thể sử dụng phương pháp phỏng vấn chuyên gia trong quá trình nghiên cứu đề tài
“Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại
công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ(VietMyLube)”.
- Bước 1: Xây dựng bản phỏng vấn:
+ Đưa ra dự trù về thời gian, địa điểm, đối tượng phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn ở
đây là: Giám đốc kinh doanh, trưởng phòng và nhân viên xuất nhập khẩu, …
+ Chuẩn bị bảng câu hỏi: Các câu hỏi phải liên quan chặt chẽ đến vấn đề nghiên cứu
và phù hợp với đối tượng được hỏi.
- Bước 2: Phỏng vấn:
+ Thông báo trước cho người được phỏng vấn, hẹn gặp.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 15 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

+ Tiến hành phỏng vấn theo kịch bản phỏng vấn đã xây dựng hoặc tuỳ thuộc quá
trình phỏng vấn, các phát hiện mới mà có thể đưa ra thêm các câu hỏi để hiểu sâu hơn vấn
đề nghiên cứu.
- Bước 3: Viết biên bản phỏng vấn: Tổng kết các kết quả phỏng vấn được, ghi rõ
thời gian, địa điểm, đối tượng phỏng vấn.
 Phương pháp điều tra trắc nghiệm :
Để làm rõ hơn vấn đề mà thông tin từ phỏng vấn chuyên gia chưa rõ thì ta có thể sử
dụng phiếu điều tra, trình tự các bước tiến hành như sau:
- Xác định mục đích điều tra: tìm hiểu thêm về thực trạng công tác quản trị quy trình
đàm phán với đối tác châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ.
- Xác định đối tượng điều tra: Một số cán bộ lãnh đạo và nhân viên trong công ty. Từ
đó xác định số lượng phiếu điều tra sẽ phát (phát 10 phiếu)
- Thiết kế phiếu điều tra: Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế với 12 câu dưới
dạng các câu hỏi trắc nghiệm và đánh giá cho điểm.
- Phát và thu hồi phiếu điều tra, trên cơ sở những phiếu điều tra đã thu thập được tiến
hành tổng hợp và phân tích.
- Tổng hợp và phân tích phiếu điều tra: Trên cơ sở các phiếu thu về, kiểm tra các
phiếu hợp lệ, loại bỏ các phiếu không hợp lệ. Từ đó tổng hợp kết quả phiếu điều tra (có
trong Phụ lục)
Đánh giá cho điểm kết quả các hoạt động của công tác quản trị quy trình đàm phán
theo thang điểm gồm năm mức từ 1 đến 5 tương đương với các mức đánh giá sau: Rất tốt
= 5 điểm, Tốt = 4 điểm, Khá = 3 điểm, Trung bình = 2 điểm, Yếu = 1 điểm.

 Dữ liệu thứ cấp:

Dữ liệu thứ cấp là những dữ liệu được thu thập từ những nguồn có sẵn như báo cáo
kinh doanh, tài liệu thống kê, Internet,…
Mục đích sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp là nhằm tìm hiểu về năng lực và tình hình
hoạt động kinh doanh của công ty. Qua đó, có thể nhận thấy những tồn tại trong công tác
quản trị quy trình đàm phán với đối tác châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ có thể xuất phát
từ chính bản thân công ty hay là do môi trường bên ngoài.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 16 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

Qua quá trình thu thập thông tin tại công ty, em đã thu thập được số liệu thứ cấp là:
- Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty các năm 2007 – 2009
- Mẫu hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu
- Số lượng hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu trong các năm 2007 – 2009.
- Số lượng nhân viên, công nhân của công ty giai đoạn 2007 – 2009.

2.1.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu:

Sau khi thu thập dữ liệu thì tiến hành phân tích, xử lý dữ liệu đó. Việc phân tích, xử
lý dữ liệu là rất quan trọng.
 Dữ liệu sơ cấp:
- Tiến hành xử lý và phân tích các phiếu điều tra bằng kỹ thuật lập bảng, thống kê
bằng phần mềm chuyên dụng Excell. Lập các bảng biểu, thống kê các hoạt động liên quan
đến quản trị quy trình đàm phán nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu và trên cơ sở đó phân
tích thực trạng của hoạt động này tại công ty.
- Tổng hợp kết quả phỏng vấn các chuyên gia để tiến hành phân tích và đánh giá
thực trạng công tác quản trị quy trinh đàm phán nhập khẩu sản phẩm với đối tác châu Âu
tại công ty.
 Dữ liệu thứ cấp:
- Phương pháp so sánh:
Khi nghiên cứu bản báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, các báo cáo về tình
hình nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty thì tiến hành thống kê, so
sánh để thấy được sự tăng/giảm qua các thời kỳ nghiên cứu hay thống kê rồi so sánh các
kết quả thực hiện được với kế hoạch, chỉ tiêu đã đề ra để thấy được những mặt được,
chưa được, từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục, hoàn thiện ...
- Phương pháp tổng hợp dữ liệu:
Trên cơ sở các dữ liệu thu thập được theo các phương pháp trên, tư các tài liệu khác
như: Internet, sách, báo, báo cáo tài chính, website của công ty…, ta tiến hành tổng hợp lại
để có thể đi đến những kết luận đúng đắn về vấn đề nghiên cứu .

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 17 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến
công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm
từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ.
2.2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty CP Việt Mỹ
Tên Công ty : Công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ
Tên giao dịch : Viet My International Oil, JSC
Tên viết tắt : VIETMYLUBE
Trụ sở chính 529-Hoàng Hoa Thám- Quận Ba Đình-Hà Nội
Tel : 04. 3761 7099
Fax : 04. 3761 7090
Email : contact@vietmylube.com.vn
Website : http://vietmylube.com.vn
Tài khoản : 001568410001 tại NH Thương Mại CP Đông Á
Thành phần kinh tế : Ngoài quốc doanh
Hình thức pháp lý : Công ty Cổ phần
Sản phẩm chủ yếu : Dầu nhờn công nghiệp, dầu Oto-xe máy, dầu Hàng hải-Hàng
không, vòng bi FAG.
Công ty cổ phần dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ được thành lập ngày 14 tháng 12 năm
2006, bởi 3 cổ đông sáng lập: Công ty Vĩnh Đạt, Công ty Vinatranco và Công ty D&T.
Các công ty trên đều là các công ty có uy tín, kinh nghiệm hàng đầu trong lĩnh vực kinh
doanh dầu nhớt tại Việt Nam.Vì thế,mặc dù mới được thành lập và đi vào hoạt động được
5 năm nhưng công ty đã hoạt động ổn định và ngày càng phát triển về mọi mặt,cơ sở vật
chất ngày càng lớn.
2.2.2 Hoạt động kinh doanh
Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty CP Việt Mỹ là: Nhập khẩu sản phẩm phục
vụ cho nhu cầu trong nước và tái xuất khẩu sản phẩm ra thị trường nước ngoài.
Hiện nay, Công ty là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp trọn gói sản phẩm dầu
nhờn và vòng bi bôi trơn cho nhiều doanh nghiệp,tập đoàn sản xuất công nghiệp lớn trong
cả nước.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 18 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

Bên cạnh đó, hoạt động xuất khẩu cũng ngày càng được quan tâm và phát triển hơn
tại công ty. Thị trường xuất khẩu của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp chuyên về sản
xuất sản phẩm công nghiệp nặng và hàng không,hàng hải ở các nước thuộc khu vực Đông
Nam Á và đang rất được tín nhiệm.
Để có được những sản phẩm chất lượng cao làm hài lòng khách hàng, công ty rất
quan tâm đến nguồn cung cấp những sản phẩm đó. Vì thế, công ty chủ yếu nhập khẩu sản
phẩm từ tập đoàn Exxon Mobile châu Âu và vòng bi từ tập đoàn Schafler ở Đức,1 phần
nhập khẩu từ Singapore,Mỹ. Trong đó, nguồn sản phẩm nhập khẩu từ thị trường châu Âu
chiếm hơn 30% tổng nguồn nguyên liệu công ty nhập khẩu hàng năm.

2.2.2.1 Kết quả hoạt động nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công
ty CP Việt Mỹ trong thời gian qua.
Công ty từ lâu đã nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động nhập khẩu sản phẩm
đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chính vì lẽ đó mà công ty luôn chú
trọng quan tâm tới hoạt động nhập khẩu sản phẩm để phục vụ cho hoạt động phân phối và
tái xuất của công ty.
Biểu đồ 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty
(Đơn vị: USD)

(Nguồn: Báo cáo của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu)
Trong vòng 3 năm, từ năm 2007 đến năm 2009 tổng giá trị nhập khẩu của năm sau
bao giờ cũng cao hơn so với năm trước. Năm 2007 tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu là
18.962.190 USD, đến năm 2008 tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu là 22.997.875USD tăng

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 19 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

21,28% so với năm 2007. Năm 2009 tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu là 27.155.361USD
tăng 18,08% so với năm 2008. Nhìn ở bảng trên ta thấy tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu
tăng dần theo từng năm một phần là do công ty mở rộng quy mô cho nên khối lượng sản
phẩm nhập khẩu cũng tăng lên, một phần là do sự tăng lên của giá cả của các hàng hóa
đầu vào.
Biểu đồ 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu sản phẩm từ thị trường
châu Âu của công ty giai đoạn 2007 – 2009 (Đơn vị tính: USD)

(Nguồn: Báo cáo kết quả của phòng kinh doanh XNK)
Còn đối với nguồn sản phẩm nhập khẩu từ thị trường châu Âu cũng tăng lên theo
từng năm. Năm 2007 tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu từ thị trường châu Âu là
6.972.404USD (chiếm 36,77% tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu của công ty), đến năm
2009 con số đó là 11.311.296 USD (chiếm 41,65% tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu của
công ty) tăng 62,22% so với năm 2007. Ta có thể thấy, tỷ trọng sản phẩm nhập khẩu từ
thị trường châu Âu có xu hướng tăng lên theo từng năm. Bởi vì, châu Âu có lợi thế rất lớn
trong vấn đề sản xuất sản phẩm dầu nhờn bôi trơn, hơn nữa nguồn hàng của thị trường
châu Âu rất phong phú đa dạng.

2.2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản trị quy trình đàm phán để
ký hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ.
Những nhân tố chủ quan ở công ty:

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 20 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

 GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

Các nhân tố thuộc môi trường nội lực bên trong của công ty có ảnh hưởng tới công
tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm với đối tác châu
Âu bao gồm:
 Nguồn lực tài chính:
Nguồn lực tài chính là nguồn lực quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. đối với
công ty CP Việt Mỹ cũng không phải ngoại lệ. Hoạt động nhập khẩu sản phẩm phục vụ
cho quá trình phân phối và tái xuất được đánh giá là hoạt động rất quan trọng nên vấn đề
về vốn có tác động rất lớn tới hoạt động kinh doanh của công ty. Vì là đơn vị trực tiếp
nhập khẩu sản phẩm từ nước ngoài và trực tiếp tham gia hoạt động phân phối cho nên
công ty rất cần có nguồn vốn lớn đáp ứng hoạt động kinh doanh của mình. Do đó, khi
tham gia đàm phán để nhập khẩu sản phẩm với đối tác châu Âu, đối tác rất quan tâm đến
nguồn lực tài chính cũng như khả năng thanh toán tiền hàng của công ty.
 Nguồn nhân lực:
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty gồm có 6 người: Trưởng phòng, phó
phòng phụ trách các nghiệp vụ liên quan đến hải quan, một nhân viên phụ trách các
nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng và 3 nhân viên phụ trách các hoạt động hỗ trợ khác.
Họ đều có trình độ học vấn từ đại học trở lên cho nên khả năng nắm bắt, phân tích thông
tin, khả năng lập kế hoạch khá tốt. Trình độ, khả năng của các nhà quản trị tạo rất nhiều
thuận lợi trong công tác quản trị quy trình đàm phán thông qua việc vạch ra được kế
hoạch hành đồng hiệu quả, nắm bắt thời và phát hiện rủi ro từ đó điều chỉnh kịp thời
những phát sinh bất lợi. Tuy nhiên, do hạn chế về mặt số lượng và thiếu kỹ năng đàm
phán thực tế là những yếu điểm của các nhà quản trị đã gây cản trở trong hành động của
họ. Thực tế, quá trình thực hiện không đạt như mong muốn họ vạch ra.

 Cơ sở vật chất:
Các phòng ban của công ty đều được trang bị máy tính, máy in, máy fax, máy photo,
camera, điện thoại….Những trang thiết bị kỹ thuật này đã hỗ trợ cho các cán bộ nhân viên
thực hiện chuyên môn hóa nghiệp vụ của mình được nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt
là đối với công tác quản trị quy trình đàm phán thì nó giúp cho các nhà quản trị tìm kiếm
thông tin được dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn. Với sự hỗ trợ của máy tính, điện

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 21 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

thoại, máy fax và mạng Internet đã giúp cho công việc trao đổi thông tin với nhà cung ứng
dễ dàng hơn. Đối với một số đối tác không có điều kiện gặp mặt trực tiếp, công ty có thể
tiến hành đàm phán gián tiếp với đối tác nhờ các thiết bị này.
Những nhân tố thuộc môi trường kinh doanh:
Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh ảnh hưởng tới công tác quản trị quy trình
đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty bao gồm:
 Đối thủ cạnh tranh
Công ty CP Việt Mỹ là một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực phân phối
ở Việt Nam. Đối thủ cạnh tranh của công ty chính là những công ty hoạt động trong cùng
lĩnh vực cũng như các công ty chế biến và sản xuất sản phẩm tương tự thay thế ngay trong
nước….Hiện nay, các công ty phân phối sản phẩm dầu nhờn đang cạnh tranh gay gắt với
nhau để có được nguồn sản phẩm tốt đáp ứng cho nhu cầu khách hàng. Điều này đã ảnh
hưởng rất lớn đến công tác quản trị quy trình đàm phán của công ty. Công ty phải bỏ ra
rất nhiều thời gian và chi phí để bàn bạc, thỏa thuận đi lại với đối tác. Trong một số
trường hợp, công ty phải chịu sức ép về giá của các đối tác châu Âu và phải nhượng bộ,
chấp nhận mức giá cao để có được nguồn hàng.
 Nhà cung ứng
Nhà cung ứng của công ty trong hoạt động nhập khẩu sản phẩm bao gồm nhà cung
ứng từ châu Âu,châu Á và cả châu Mỹ. Trong đó, công ty chủ yếu nhập khẩu nguyên liệu
từ thị trường nước ngoài là châu Âu.Do đó, quá trình đàm phán không bị tác động bởi các
rào cản về văn hóa, chính trị, xã hội và pháp luật.
 Các chính sách, quy định của nhà nước:
Mỗi quốc gia đều có những quy định, chính sách khác nhau. Những quy định, chính
sách này có tác động rất lớn đến công tác quản trị quy trình đàm phán bởi sự khác biệt về
quốc tịch.
Những chính sách, quy định của Việt Nam và EU có tác động rất lớn đến công tác
quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm của công ty. Chẳng
hạn như quy định về thuế xuất nhập khẩu, hạn ngạch, thủ tục thông quan,… đều ảnh
hưởng tới quản trị quy trình đàm phán, cụ thể như nội dung đàm về giá cả, về số lượng…

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 22 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

2.3 Tình hình quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu
sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ.
Trong quá trình điều tra, nghiên cứu em đã phát 10 phiếu điều tra trắc nghiệm, kết
quả thu về được 10 phiếu. Số phiếu được điền chiếm 100% số phiếu được phát.
Qua quá trình điều tra, phỏng vấn trực tiếp, tổng hợp phân tích những thông tin thu
thập được của công ty CP Việt Mỹ, em đã có được những kết quả đánh giá về công tác
quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu sản phẩm với đối tác châu Âu của công
ty CP Việt Mỹ trong thời gian gần đây như sau:
Với 100% ý kiến cho rằng công tác quản trị quy trình đàm phán rất được cấp quản lý
của công ty quan tâm. Các hoạt động của công tác quản trị quy trình đàm phán được đánh
giá tương đối khá tốt và kết quả đánh giá các hoạt động đó được thể hiện trong bảng tổng
kết kết quả phiếu điều tra, phỏng vấn và bảng đánh giá tại phần phụ lục.
2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán
Vì nhận thức được tầm quan trọng của công việc lập kế hoạch cho quá trình đàm
phán cho nên trước bất kỳ một cuộc đàm phán nào, công ty luôn vạch ra các kế hoạch
đàm phán như xác định mục đích và mục tiêu đàm phán với đối tác châu Âu là gì, lập kế
hoạch hành động bao gồm kế hoạch về chiến lược, kế hoạch về nhân sự và chương trình
làm việc. (với 100% ý kiến cho rằng đây là công tác quan trọng đối với mỗi cuộc đàm
phán mà công ty quan tâm)
Đối với các đối tác châu Âu, chiến lược đàm phán mà công ty thường sử dụng là
chiến đàm phán kiểu nguyên tắc và chiến lược đàm phán kiểu mềm (với tỷ lệ sử dụng lần
lượt là 55% và 40%), rất ít sử dụng chiến lược đàm phán kiểu cứng. Khi lập kế hoạch
chiến lược đàm phán, các nhà quản trị thường dựa vào mối quan hệ, mục tiêu đàm phán
của hại bên để đưa ra chiến lược phù hợp. Chẳng hạn, công ty sử dụng kết hợp chiến lược
kiểu nguyên tắc và kiểu mềm khi đàm phán với đối tác là tập đoàn Exxon Mobil.Về kế
hoạch nhân sự, các nhà quản trị sẽ vạch ra kế hoạch đoàn đàm phán gồm mấy người và
thành phần như thế nào tùy theo từng đối tác. Sau đó sẽ bố trí, sắp xếp vị trí của từng
thành viên trong đoàn bao gồm: Trưởng đoàn đàm phán, thư ký, đàm phán viên. Nhưng
hầu như đoàn đàm phán của công ty thường gồm có 3 thành phần: chuyên gia pháp lý,

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 23 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

chuyên gia thương mại và nhân viên kỹ thuật. Còn đối với các đối tác như: Schaffler thì
thường do trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành đàm phán qua thư tín.
Ngoài ra, việc lập kế hoạch về địa điểm và thời điểm tiến hành đàm phán cũng được
các nhà quản trị công ty quan tâm. Đối với đối tác là Exxon Mobil thì công ty thường đàm
phán gặp gỡ trực tiếp vì số vốn sẽ bỏ ra là rất lớn, cho nên việc xác định địa điểm và thời
điểm đàm phán tạo thuận lợi cho cả hai bên là rất quan trọng. Hàng năm, địa điểm đàm
phán có thể tại công ty hoặc tại trụ sở của đối tác ở châu Âu tùy thuộc vào sự thống nhất
của hai bên. Và cuối cùng, các nhà quản trị sẽ hoạch định một chương trình làm việc phù
hợp với công ty. Do đó, có thể thấy công tác lập kế hoạch đàm phán được các nhà quản trị
của công ty CP Việt Mỹ thực hiện tương đối khá với mức điểm tương ứng là 3.2 điểm.

2.3.2 Tổ chức đàm phán

2.3.2.1 Chuẩn bị đàm phán
Trước bất kỳ một cuộc đàm phán nào thì công tác chuẩn bị luôn đóng vai trò rất quan
trọng.
 Chuẩn bị thông tin đàm phán:
Chuẩn bị thông tin trước khi tiến hành đàm phán là một khâu mà công ty CP Việt Mỹ
luôn thực hiện khi tiến hành đàm phán với các đối tác châu Âu cho dù đó là khách hàng
quen biết lâu năm. Nếu công ty đàm phán với đối tác cũ thì công ty chủ yếu chuẩn bị các
thông tin về hàng hóa (chất lượng, giá cả,..), về thị trường và thông tin về các đối tác
khác. Còn nếu công ty đàm phán với các đối tác mới thì công ty chuẩn bị chu đáo các
thông tin về đối tác.
Thông tin chuẩn bị trước mọi cuộc đàm phán với đối tác châu Âu đều do Trưởng
phòng kinh doanh xuất nhập khẩu kết hợp với bộ phận cung ứng vật tư của phòng kế
hoạch vật tư thu thập, nghiên cứu và phân tích. Các thông tin cần thiết được thu thập từ
các nguồn như: sách báo, tạp chí chuyên ngành, Internet (với 80% ý kiến), từ các tổ chức
chuyên ngành quốc tế (với 20% ý kiến), từ bộ Công thương, hiệp hội các nhà phân phối
Việt Nam (với 60% ý kiến), từ lưu trữ nội bộ của công ty (với 80% ý kiến) và từ nguồn
khác như các hợp đồng của một số đối thủ canh tranh.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 24 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

Công tác chuẩn bị thông tin của công ty được coi là vấn đề thường gặp khó khăn (với
80% ý kiến) trong công tác chuẩn bị cho quá trình đàm phán. Bởi vì, mỗi đối tác sản xuất
và kinh doanh các sản phẩm hoàn toàn khác nhau. Các thông tin về đối tác mà công ty thu
thập được chủ yếu thông quan những người môi giới hoặc từ trang web của đối tác.
Công tác chuẩn bị thông tin đàm phán của công ty còn thiếu tính đồng bộ và chỉ được
đánh giá ở mức khá tương ứng với 3.2 điểm.
 Chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán:
Cách tiếp cận mà công ty sử dụng khi đàm phán với các đối tác châu Âu thường là
cách tiếp cận hợp tác. Tuy nhiên, để hợp tác với đối tác trên bàn đàm phán thì đòi hỏi việc
chuẩn bị các chiến thuật, kỹ thuật đàm phán là vô cùng quan trọng.
Theo kết quả phỏng vấn và tìm hiểu tại công ty, công tác chuẩn bị các kỹ thuật đàm
phán của công ty chỉ đạt mức khá (với 3.1 điểm). Cụ thể:
- Kỹ thuật mở đầu đàm phán: tạo bầu không khí tin tưởng hợp tác với các đối tác.
- Kỹ thuật truyền đạt và thu nhận thông tin: các nhà quản trị sẽ tiến hành bàn bạc
với nhau để đưa ra các câu hỏi hiệu quả, xây dựng kỹ năng lắng nghe và cách trả lời câu
hỏi phù hợp.
- Kỹ thuật lập luận trong đàm phán: các nhà quản trị, đặc biệt là đoàn đàm phán sẽ
tiến hành chuẩn bị các dẫn chứng và luận cứ để trình bày và giải thích nhằm làm cho đối
tác hiểu được quan điểm và mục tiêu công ty đưa ra, hoặc nhằm làm vô hiệu hóa ý kiến
của đối tác.
 Chuẩn bị nội dung đàm phán:
Theo kết quả điều tra, phỏng vấn thì có tới 80% ý kiến cho rằng khâu chuẩn bị nội
dung đàm phán mà công ty thường gặp khó khăn nhất. Song công tác này công ty lại thực
hiện tốt nhất đạt 3.6 điểm.
Cho dù là bạn hàng làm ăn quen biết từ trước hay bạn hàng mới thì trước mỗi cuộc
đàm phán với đối tác châu Âu, công ty thường xác định một cách chi tiết các nội dung cần
bàn bạc trong cuộc đàm phán đó. Các thương vụ khác nhau thì nội dung đàm phán là khác
nhau. Khi đàm phán với các đối tác châu Âu có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty thì nội
dung đàm phán chỉ xoay quanh các nội dung về giá sản phẩm, thời gian giao hàng hóa;
còn các nội dung khác được thực hiện như các hợp đồng đã ký trước đó. Còn với các đối

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 25 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

tác mới thì các nội dung đàm phán cần chuẩn bị sẽ nhiều hơn bao gồm: mục đích của hợp
đồng, tên, số lượng, giá cả hàng hóa, thời gian và địa điểm giao hàng, điều kiện thanh
toán,…
 Chuẩn bị nhân sự đàm phán:
Về vấn đề chuẩn bị nhân sự đàm phán cho cuộc đàm phán với đối tác châu Âu thì
trưởng đoàn đàm phán có vai trò quyết định thường là giám đốc kinh doanh của công ty.
Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu cũng là thành phần không thể thiếu, thường
xuyên có mặt trong đoàn đàm phán của công ty. Ngoài ra, đoàn đàm phán của công ty còn
có chuyên gia pháp lý được thuê ở ngoài về phục vụ cho những hợp đồng quan trọng, còn
những hợp đồng bình thường thì đoàn đàm phán của công ty thường không có chuyên gia
pháp lý. Các nhân viên nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty cũng có thể
được cử đi đàm phán tùy vào đối tác là ai. Hiện nay, công ty không sử dụng phiên dịch vì
các thành phần chính của đoàn đàm phán đều có khả năng sử dụng tiếng Anh hoặc tiếng
Đức thành thạo.
Thành phần đoàn đàm phán của công ty tương đối đầy đủ, các đàm phán viên có khả
năng sử dụng tiếng Anh trong quá trình đàm phán. Song có rất nhiều đối tác từ châu Âu
nhưng công ty chỉ có 1 đoàn đàm phán, họ có thể phù hợp đàm phán với đối tác này
nhưng lại không phù hợp với đối tác kia nên dẫn tới hiệu quả hoạt động chưa cao. Do đó,
theo kết quả điều tra, phỏng vấn thì công tác chuẩn bị nhân sự đàm phán của công ty chỉ
đạt ở mức khá với 3.0 điểm.
 Chuẩn bị địa điểm và thời gian đàm phán:
Khi đàm phán bằng phương thức gặp mặt trực tiếp thì thường đối tác chủ động sang
Việt Nam bởi vì các đối tác châu Âu có thể đi lại thuận tiện và nhanh chóng hơn và họ
cũng có mong muốn được đến thăm Việt Nam, nhiều đối tác có điều kiện, có một số đối
tác có văn phòng đại diện hay chi nhánh đặt tại Việt Nam. Tuy nhiên, hàng năm có nhiều
cuộc đàm phán được diễn ra tại trụ sở của đối tác ở châu Âu.
Khi địa điểm đàm phán là tại Việt Nam thì công ty CP Việt Mỹ có thể chủ động lựa
chọn thời điểm cho cuộc đàm phán. Đàm phán sẽ được diễn ra tại văn phòng của công ty
vào giờ hành chính. Công ty chủ động lên lịch sau đó bàn bạc với đối tác châu Âu để xác
định thời gian hợp lý. Công tác này của công ty chỉ được đánh giá ở mức độ khá với 3.0

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 26 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

điểm bởi một số hạn chế như các cuộc đàm phán đều diễn ra ở văn phòng công ty mà văn
phòng thì không được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho đàm phán, diện tích hạn
hẹp,…
 Chuẩn bị chương trình làm việc:
Với những đối tác khác nhau thì công ty có những chương trình làm việc khác nhau.
Chẳng hạn, đối với những đối tác cũ như Exxon Mobil họ thích những cuộc đàm phán
diễn ra nhanh chóng thì công ty không thể kéo dài chương trình làm việc được. Còn với
những đối tác mới thì cần phải kéo dài chương trình làm việc để tìm hiểu rõ hơn về đối
tác và có thời gian suy nghĩ các điều khoản trong hợp đồng.
Tiến hành đàm phán
Tùy thuộc vào từng thương vụ, từng đối tác mà công ty áp dụng các hình thức đàm
phán khác nhau một cách linh hoạt. Việc lựa chọn được hình thức đàm phán phù hợp cho
các cuộc đàm phán không những mang lại những hiệu quả mà còn giúp công ty tiết kiệm
được những khoản chi phí đáng kể. Công ty CP Việt Mỹ áp dụng tất cả các hình thức đàm
phán với các đối tác châu Âu. Trong đó, hình thức gặp mặt trực tiếp được sử dụng nhiều
nhất với tỷ lệ sử dụng là 60%, 20% đàm phán qua thư tín và 20% đàm phán qua điện
thoại.

2.3.2.2 Kết thúc đàm phán

Theo kết quả phỏng vấn, điều tra thì số hợp đồng đàm phán với các đối tác châu Âu
tăng dần theo từng năm qua. Trong năm 2009, công ty tiến hành 53 cuộc đàm phán với
đối tác châu Âu trong đó có tới 46 cuộc đàm phán thành công đi đến thỏa thuận thống
nhất ký kết hợp đồng và 7 cuộc đàm phán không thành công.

2.3.3 Giám sát, điều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm
 Giám sát
Trong thời gian qua, công ty CP Việt Mỹ đã tiến hành đàm phán với nhiều đối tác
châu Âu để nhập khẩu sản phẩm hàng hóa. Với mỗi cuộc đàm phán thì công tác giám sát
lại khác nhau.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 27 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

Phương pháp giám sát mà hiện nay công ty đang áp dụng chủ yếu là phương pháp
phiếu giám sát .Công ty lập phiếu giám sát liệt kê các sự kiện và công việc đã ngầm định
hoặc đề cập rõ ràng trong các nội dung đàm phán, ngày tháng mà những sự kiện đó xảy
ra, và các giải pháp giám sát, phòng ngừa cần thực hiện.

 Điều hành
Trong quá trình giám sát nếu xảy ra bất kỳ sự cố gì thì công ty sẽ phải có những hành
động để điều chỉnh, khắc phục. Khi có bất kỳ tình huống nào phát sinh, nhân viên xuất
nhập khẩu phải có nghĩa vụ báo lại cho Trưởng phòng. Trong trường hợp có những vấn đề
như có sự thay đổi về thông tin, thay đổi địa điểm đàm phán…Trưởng phòng sẽ hướng
dẫn nhân viên cách giải quyết.Khi phát sinh các tính huống có tính chất phức tạp hơn như:
đối tác châu Âu yêu cầu điều chỉnh nội dung về giá…nhân viên báo cáo tình hình với
Trưởng phòng và đợi lệnh, Trưởng phòng đề ra các phương án giải quyết trình Giám đốc
để Giám đốc quyết định lựa chọn phương án giải quyết tối ưu.

 Đánh giá và rút kinh nghiệm

Sau mỗi cuộc đàm phán thì công ty lại họp và đánh giá kết quả của cuộc đàm phán,
xem xét những cái gì đã đạt được, những cái gì chưa đạt được, tìm hiểu những nguyên
nhân và rút ra những bài học kinh nghiệm cho những cuộc đàm phán sau này của công ty
với các đối tác châu Âu (với 100% ý kiến cho rằng công ty có thực hiện công tác này).
Qua các cuộc đàm phán, các đàm phán viên cũng có thêm kinh nghiệm và tự rút ra bài
học cho bản thân. Thực tế cho thấy, đa số các đối tác châu Âu sau khi kết thúc đàm phán
đều vẫn thường xuyên gửi chào hàng, báo giá tới công ty cho dù trước đó kết quả đàm
phán không thành công. Điều đó chứng tỏ công ty rất có uy tín trong mắt bạn hàng.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 28 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

CHƯƠNG 3
MỘT SỐ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ QUY
TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM TỪ
CHÂU ÂU TẠI CÔNG TY CP VIỆT MỸ.
&*&

3.1 Đánh giá công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng
nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ trong giai
đoạn 2007 – 2009
3.1.1 Một số kết quả đạt được trong công tác quản trị quy trình đàm phán để
ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ
Trong những năm gần đây, nhìn chung hoạt động nhập khẩu hàng hóa của công ty
diễn ra khá suôn sẻ, mặc dù có được nhiều cơ hội thuận lợi nhưng cũng gặp không ít
thách thức khó khăn gây cản trở tới quá trình nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn của công ty.
Công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa của công ty
CP Việt Mỹ với đối tác châu Âu trong thời gian qua đã đạt được những thành tựu như:
- Công ty đã thực hiện công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng
nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn với các đối tác châu Âu tương đối tốt.
- Trong quá trình đàm phán với đối tác châu Âu, công ty đã củng cố được mối
quan hệ với các đối tác cũ và tạo dựng thêm được nhiều mối quan hệ làm ăn lâu dài với
các đối tác mới và tạo dựng được uy tín, lòng tin đối với họ.
- Trong công tác lập kế hoạch đàm phán, công ty đã xác định được mục tiêu cần
đàm phán và những mục tiêu đàm phán của công ty được lập trên cơ sở là các hợp đồng
đã được ký kết trước đó, thông tin từ một số công ty khác, và có sự kết hợp với điều kiện
cụ thể của công ty. Nói chung trong thời gian qua, những mục tiêu đàm phán được xác
định trong khi đàm phán với đối tác châu Âu hầu như đều đạt được kết quả mong đợi.
- Công tác chuẩn bị cho đàm phán của công ty tương đối tốt. Cụ thể:
+ Nội dung đàm phán của công ty cũng đã được chuẩn bị khá tốt với những nội
dung cần thiết của một hợp đồng nhập khẩu như về số lượng, chất lượng, giá cả sản phẩm,
điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng,….

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 29 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

+ Về quy mô nhân sự, lựa chọn nhân sự cho cuộc đàm phán của công ty cũng đang
có những thay đổi tích cực. Kinh nghiệm và tác phong đàm phán của đoàn đàm phán hiện
nay cũng có nhiều tiến bộ hơn so với trước, trình độ và kỹ năng của các đàm phán viên
được nâng lên một bước đáng kể.
+ Công tác chuẩn bị thông tin đàm phán cũng được công ty chuẩn bị khá tốt…
- Trong quá trình đàm phán, các thành viên trong đoàn đàm phán đều đã vận dụng
khá tốt các kỹ năng cần thiết để đưa ra các ý kiến, thuyết phục và nhượng bộ đối tác.
- Các hình thức đàm phán được công ty sử dụng khá linh hoạt, hoàn toàn phủ hợp
với điều kiện hoàn cảnh của công ty và với các đối tác châu Âu, phù hợp với từng thương
vụ. Trong việc lựa chọn hình thức đàm phán, công ty luôn luôn chú trọng tới việc tiết
kiệm các khoản chi phí tới mức tối đa mà vẫn mang lại hiệu quả cao trong công việc.
- Sau khi hoàn thành quá trình đàm phán, công ty cũng có tiến hành đánh giá kết
quả đạt được và chưa đạt được của cuộc đàm phán, từ đó tìm ra nguyên nhân và rút kinh
nghiệm cho cuộc đàm phán sau này.

3.1.2 Một số tồn tại của quá trình quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp
đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ.
Mặc dù trong thời gian qua công ty cũng đã đạt được những kết quả khả quan trong
công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm với đối tác
châu Âu song vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập mà công ty cần phải có những biện
pháp khắc phục. Cụ thể là:
- Trong khâu lập kế hoạch đàm phán, công ty chỉ mới chú trọng đến việc xác định
mục đích, mục tiêu đàm phán, chiến lược đàm phán của mình; mà còn ít quan tâm đến
mục đích, mục tiêu, chiến lược đàm phán của đối tác. Chiến lược về nhân sự đàm phán
chưa được linh hoạt, cụ thể bởi vì nguồn nhân lực của công ty có năng lực và kinh nghiệm
trong đàm phán còn thiếu và yếu.
- Do nguồn vốn của công ty còn hạn chế, kinh phí dành cho công tác này còn chưa
được nhiều nên hiệu quả của việc thu thập thông tin còn chưa cao. Chuẩn bị thông tin đàm
phán chỉ mới tập trung vào thông tin về hàng hóa mà ít quan tâm đến thông tin về đối tác
và về thị trường, đặc biệt là thông tin về đối tác.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 30 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

- Hiện nay, hầu như các đàm phán viên của công ty đều đã trải qua những khóa
đào tạo về kỹ năng đàm phán nhưng do chưa được tiếp xúc nhiều với thực tế cho nên các
đàm phán viên vẫn còn lúng túng và bị bất ngờ trước những thương vụ phức tạp.
- Luật pháp là một trong những yếu tố rất quan trọng trong quá trình tiến hành
đàm phán. Song đoàn đàm phán của công ty hiện nay vẫn thiếu chuyên gia pháp lý am
hiểu về luật pháp hai bên Việt Nam – EU cho nên việc áp dụng luật pháp đôi khi vẫn còn
lúng túng.
- Trong khi đàm phán, việc khai thác thông tin từ phía đối tác châu Âu của công ty
còn bị hạn chế, khả năng thuyết phục đối tác châu Âu đồng ý theo quan điểm của mình
chưa cao.
- Công tác giám sát, điều hành quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu
hàng hóa với các đối tác châu Âu chưa được thực hiện thường xuyên, đồng bộ tại công ty
CP Việt Mỹ. Công ty thực hiện chức năng giám sát chỉ tập vào giai đoạn lập kế hoạch và
tiến hành đàm phán, ít quan tâm đến việc giám sát sau khi kết thúc đàm phán.
- Sau các cuộc đàm phán, công ty cũng đã tiến hành buổi họp để đánh giá kết quả
của cuộc đàm phán, song buổi họp đánh giá hầu như chỉ diễn ra nhanh chóng và không
hình thành văn bản cho nên chưa rút ra được kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp
theo.
3.1.3 Nguyên nhân của những tồn tại
Công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm với
đối tác châu Âu của công ty CP Việt Mỹ vẫn còn những tồn tại trên là do một số nguyên
nhân sau:
 Nguyên nhân chủ quan:
- Do kinh phí dành cho công tác này còn chưa được nhiều nên hiệu quả của việc
tìm kiếm, thu thập thông tin còn chưa cao. Công ty chỉ tập trung vào thông tin về nguồn
nguyên liệu mà ít quan tâm tới thông tin về đối tác. Thông tin ban đầu công ty có được về
các đối tác châu Âu thường do các công ty môi giới cung cấp hoặc do khách hàng quen
giới thiệu.
- Hiện tại số lượng nhân viên làm việc trong phòng xuất nhập khẩu chỉ có 6 người
chia thành hai đoàn đàm phán. Đoàn đàm phán với đối tác châu Âu gồm có 3 thành viên

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 31 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

tham gia. Hầu hết các hợp đồng đều do phòng xuất nhập khẩu tiến hành đảm nhận trách
nhiệm đàm phán, chỉ có những hợp đồng đặc biệt thì có sự lãnh đạo của giám đốc kinh
doanh. Thiếu nhân sự là một nguyên nhân chính dẫn tới những tồn tại trên.
 Nguyên nhân khách quan:
Nguyên nhân khách quan chủ yếu dẫn tới những tồn tại trong công tác quản trị quy
trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm giữa công ty CP Việt Mỹ với các
đối tác châu Âu đó là sự khác biệt về văn hóa, phong cách đàm phán và quốc tịch của hai
bên.
3.2 Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện quản trị quy trình đàm
phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty
CP Việt Mỹ trong thời gian tới.
3.2.1 Dự báo triển vọng của công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết
hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ trong
thời gian tới
Trong thời gian tới, công ty CP Việt Mỹ đã xác định mục tiêu cho hoạt động nhập
khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu là:
- Tìm kiếm, lựa chọn được những nhà cung cấp phù hợp nhất đáp ứng nhu cầu
hàng hóa cho hoạt động phân phối.
- Củng cố mối quan hệ làm ăn lâu năm với nhà cung cấp châu Âu, bên cạnh đó
tích cực nghiên cứu, tìm kiếm các nhà cung cấp mới.
- Nâng cao vị thế của công ty trên bàn đàm phán với đối tác.
- Nâng cao năng lực, kỹ năng của các nhân viên để có thể đáp ứng được các yêu
cầu ngày càng cao của nguồn nhân sự đàm phán cả về chất lượng và số lượng.
3.2.2 Quan điểm hoàn thiện quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng
nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ.
Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa là một hoạt
động vô cùng quan trọng có tính quyết định đối với công ty. Bởi vì, hoạt động nhập khẩu
có vai trò vô cùng quan trọng tạo ra nguồn đầu vào cho hoạt động phân phối tại công ty
CP Việt Mỹ.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 32 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

Quản trị quy trình đàm phán là một quá trình phức tạp, phụ thuộc nhiều vào yếu tố
con người. Để hoàn thiện quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu sản phẩm với
đối tác ở thị trường châu Âu trong thời gian tới đòi hỏi công ty cần phải chuyên môn hóa
các công việc, áp dụng triệt để các phương tiện, công cụ hiện đại, đồng thời phải phân rõ
quyền hạn và trách nhiệm cuả từng người trong từng khâu trong quy trình.
3.3 Một số giải pháp nhằm tăng cường quản trị quy trình đàm phán để ký
kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn từ thị trường châu Âu tại công ty
CP Việt Mỹ.
Công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu
nhờn với đối tác châu Âu có tác động mạnh mẽ tới quá trình hoạt động phân phối sản
phẩm và quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty CP Việt Mỹ đã thực hiện
công tác này trong nhiều năm qua và đã đạt được những kết quả tương đối khả quan tuy
nhiên vẫn còn nhiều mục tiêu mà công ty vẫn còn chưa đạt được do cả những nguyên
nhân khách quan và chủ quan.
Ta thấy rằng để tăng cường quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập
khẩu hàng hóa với đối tác châu Âu, công ty nên tham khảo một số giải pháp sau:
3.3.1 Một số đề xuất với doanh nghiệp
Công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm của
công ty CP Việt Mỹ với đối tác châu Âu đã được thực hiện khá tốt song vẫn tồn tại nhiều
hạn chế cần phải hoàn thiện.
 Nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán là quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi
nào làm và ai làm cái đó. Thực tế, công tác lập kế hoạch đàm phán tại công ty CP Việt
Mỹ cũng rất được quan tâm nhưng chỉ đạt mức khá. Vì khả năng dự báo trước những
thuận lợi, khó khăn, rủi ro trong quá trình thực hiện mục tiêu còn hạn chế cho nên hàng
năm vẫn còn xảy ra các cuộc đàm phán không thành công giữa công ty với đối tác châu
Âu. Từ thực trạng trên, công ty cần phải tăng cường, nâng cao hiệu quả công tác lập kế
hoạch đàm phán thông qua việc đầu tư thêm kinh phí cho việc thu thập thông tin, tăng khả
năng thành công của các nhà quản trị bằng cách nâng cao, bồi dưỡng khả năng nắm bắt,
phân tích và dự báo trước những thời cơ, thách thức, thuận lợi, khó khăn trong quá trình

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 33 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

 GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

thực hiện mục tiêu đàm phán, từ đó chủ động có giải pháp nắm bắt thời cơ và hạn chế rủi
ro.
 Chuyên môn hóa hơn nữa công tác tổ chức đàm phán
Tại sao phải chuyên môn hóa công tác tổ chức đàm phán? Đó là yêu cầu đặt ra của
công tác tổ chức đàm phán với đối tác châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ. Thực tế cho thấy,
công tác chuẩn bị đàm phán còn chưa được chu đáo, trong quá trình đàm phán còn phải
nhượng bộ đối tác nhiều, các đàm phán viên còn lúng túng khi có vấn đề phát sinh ngoài
dự tính, chưa có sự phân định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của các đàm phán viên.
Tập trung chuyên môn hóa công tác tổ chức đàm phán nhằm:
- Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt được mục tiêu
- Tổ chức đoàn đàm phán hiệu quả
- Xác định vị trí, vai trò, trách nhiệm của từng đàm phán viên
- Phát hiện và điều chỉnh kịp thời những hoạt động yếu kém trong công tác tổ chức
- Tạo thế và lực cho công ty trên bàn đàm phán
Để công tác tổ chức đàm phán có tính chuyên môn hóa hơn nữa thì đòi hỏi các nhà
quản trị cũng như là công ty cần phải tăng cường khắc phục các hạn chế trên thông qua:
* Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản trị quy trình đàm phán
Trước mỗi cuộc đàm phán thì công ty cần phải tìm kiếm và chuẩn bị kỹ hơn nữa
những thông tin về đối tác như thông tin về khả năng tài chính, nguồn nhân lực, uy tín và
hình ảnh trên thương trường quốc tế,…Công ty cần phải giành một khoản kinh phí xứng
đáng hơn nữa cho công tác thu thập các thông tin cần thiết trước mỗi cuộc đàm phán.
Công ty nên kết hợp thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và phải xác định
được thông tin từ nguồn nào có giá trị cao, có độ tin cậy, có tính cập nhật. Công ty không
nên chủ quan trong việc tìm hiểu thông tin về các đối tác châu Âu cho dù là đó là những
đối tác quen biết từ trước, công ty cũng nên tìm hiểu thật kỹ các thông tin về đối tác và
các thông tin cần thiết khác để bảo vệ mình trên bàn đàm phán.
Sau khi thu thập được những thông tin cần thiết, công ty cần phải kiểm chứng tính
phù hợp và chính xác của thông tin trước khi ra bất kỳ một quyết định nào đó. Công ty
nên giành nhiểu thời gian cho việc xử lý thông tin, phân tích và lấy ý kiến tập thể để có

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 34 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

được những thông tin hiệu quả cho quá trình đàm phán. Các thông tin này cần phải được
lưu trữ lại để phục vụ cho thương vụ trước mắt cũng như những thương vụ sau này.
Công ty có thể áp dụng trình tự thu thập và xử lý thông tin chuẩn bị cho quá trình
đàm phán theo mô hình.
* Nâng cao hiệu quả tổ chức nhân sự cho công tác quản trị quy trinh đàm phán.
Đối với công ty CP Việt Mỹ, nguồn nhân lực đóng vai trò rất quan trọng vì thế
luôn được các cấp quản lý quan tâm.Công ty cần phải thường xuyên tăng cường chất
lượng cho nguồn nhân lực, đặc biệt là cán bộ, nhân viên văn phòng. Hiện tại, công ty CP
Việt Mỹ chỉ có 6 nhân viên đảm nhận mảng kinh doanh xuất nhập khẩu gồm có 1 trưởng
phòng quản lý chung, 1 nhân viên phụ trách các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ hải
quan, 1 nhân viên phụ trách đến hoạt động liên quan đến ngân hàng và 3 nhân viên phụ
trách các hoạt động phụ trợ khác. Hiện tại, trưởng phòng là người có kinh nghiệm nhất
trong hoạt động đàm phán quốc tế và cũng là người luôn tham gia đàm phán với đối tác
châu Âu cùng với giám đốc kinh doanh và nhân viên phụ trách kỹ thuật, thiết kế. Có thể
nói, nguồn nhân lực để phục vụ cho hoạt động đàm phán của công ty còn thiếu và còn yếu
nên công ty cần phải bổ sung thêm những người có kinh nghiệm, có chuyên môn, đồng
thời tăng cường bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ cho các nhân viên khác.
Ngoài ra, công ty cũng cần phải có chuyên gia pháp lý am hiểu về luật, đặc biệt là
luật Việt Nam – EU để cố vấn cho các nhà đàm phán trong quá trình đàm phán để đảm
bảo tính pháp lý của hợp đồng, tránh sự tranh chấp, kiện tụng sau này làm ảnh hưởng tới
quan hệ của công ty và đối tác châu Âu.
* Chuẩn bị nội dung đàm phán, một cách cụ thể, chi tiết:
Trước khi tiến hành đàm phán, công ty không phải chuẩn bị chu đáo về mặt nhân
sự mà còn phải chuẩn bị tốt các nội dung đàm phán. Mỗi nội dung đàm phán công ty phải
đưa ra các phương án đàm phán và các giải pháp xử lý những tình huống phát sinh. Để
đảm bảo thành công cho mỗi cuộc đàm phán thì yêu cầu nội dung đàm phán phải:
- Đầy đủ, chi tiết, cụ thể.
- Các sự kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, lôgíc, phải loại trừ các lý lẽ
còn mập mờ đa nghĩa, bằng chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 35 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

- Phải bảo đảm kiến thức chuyên môn, có chiều sâu.về nghiệp vụ, khách quan,
đáng tin cậy.
* Lựa chọn và sử dụng linh hoạt các kỹ thuật đàm phán
Với những đối tác khác nhau công ty nên lựa chọn sử dụng các kỹ thuật đàm phán
khác nhau sao cho phù hợp với từng đối tác và mang lại hiệu quả cao. Các đàm phán viên
cần phải luôn luôn tỉnh táo, thận trọng trước những đối tác châu Âu bởi vì người châu Âu
thường rất chắc chắn trong khi làm việc.
* Nâng cao thế và lực của công ty trên bàn đàm phán
Từ trước tới nay, vị thế của công ty trên bàn đàm phán thường thấp hơn so với các
đối tác châu Âu. Các đàm phán viên vẫn chưa thực sự mềm dẻo trong quá trình đàm phán,
vẫn còn lúng túng trong một số trường hợp. Để khắc phục được tình trạng này đòi hỏi
công ty cần phải nâng cao cả thế và lực của mình trên bàn đàm phán thông qua việc bồi
dưỡng, đào tạo các kỹ năng đàm phán cả về lý thuyết lẫn thực tế cho các đàm phán viên
và luôn thể hiện cho đối tác thấy được tầm quan trọng của công ty trong hợp đồng. phải
luôn dung hòa giữa việc thuyết phục và nhượng bộ với đối tác.
* Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác châu Âu
Sau khi kết thúc đàm phán, dù thành công hay không thành công ty nên tỏ ra thiện
chí với các đối tác. Mặc dù cuộc đàm phán trước đó không thành công nhưng công ty có
thể thường xuyên liên lạc với các đối tác để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và thu thập
những thông tin về họ.
 Tăng cường công tác giám sát, diều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm sau
mỗi cuộc đàm phán.
Để đảm bảo sự thành công của quá trình đàm phán và hiệu quả của hoạt động quản trị
quy trình đàm phán với đối tác châu Âu đòi hỏi công ty phải thường xuyên giám sát, kiểm
tra tất cả các công việc, sự kiện trước, trong và sau quá trình đàm phán thông qua việc sử
dụng phương pháp giám sát phù hợp. Đồng thời cần phải nâng cao nhận thức của các nhà
quản trị và nhân viên về tầm quan trọng của công tác giám sát và điều hành quá trình đàm
phán. Giám sát không phải chỉ là giám sát hoạt động của chính công ty mà cũng cần phải
giám sát công việc, phản ứng của đối tác để từ đó đưa ra chiến lược đàm phán phù hợp.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 36 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

Ngoài ra, sau mỗi cuộc đàm phán công ty cần phải thực hiện nghiêm túc khâu đánh
giá và rút kinh nghiệm. Tiến hành tổng kết những cái gì làm được, cái gì chưa làm được
so với mục tiêu đề ra banSau mỗi cuộc đàm phán công ty phải rút ra những bài học,
những kinh nghiệm và nhứng điểm cần chú ý để làm cơ sở phục vụ cho các cuộc đàm
phán sau.

3.3.2 Một số đề xuất với nhà nước và các bộ ngành có liên quan
Bên cạnh những nỗ lực của chính bản thân công ty, Nhà nước và các bộ ngành có
liên quan cũng cần phải có các chủ trương, chính sách thích hợp nhằm tạo điều kiện thuận
lợi cho công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm của
công ty với các đối tác châu Âu.
- Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa Việt Nam và EU để các doanh nghiệp Việt
Nam nói chung và công ty CP Việt Mỹ nói riêng có thể có mối quan hệ kinh doanh tốt
đẹp, lâu dài với các đối tác châu Âu thông qua việc vận động ký kết các hiệp định song
phương giữa Việt Nam và EU. Các đại sứ quán, lãnh sự quán của Việt Nam tại các nước
châu Âu cần tích cực hơn nữa trong việc liên kết mối quan hệ giữa công ty với các đối tác
châu Âu, tìm kiến và tư vấn cho Bộ Công thương và các doanh nghiệp trong nước những
biện pháp để tham gia vào thị trường EU một cách có hiệu quả nhất.
- Nhà nước, bộ Công thương cùng với phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
cần phải phối hợp với các ngành cơ quan hữu quan nên hỗ trợ cho công ty trong việc tìm
kiếm thông tin về đối tác ở thị trường châu Âu; cập nhật kịp thời và chính xác các thông
tin cần thiết cung cấp cho công ty như phong tục tập quán, quy định pháp luật, hàng rào
thuế quan và phi thuế quan,…
- Bên cạnh đó, cần nâng cao vai trò của các cơ quan ngoại giao và đại diện thương
mại Việt Nam ở châu Âu cũng như ở các thị trường khác để làm cầu nối giúp doanh
nghiệp trong nước tìm hiểu thông tin nắm bắt nhanh nhạy kịp thời những chính sách và
nguồn nguyên liệu tại các thị trường này.
- Ngoài ra, Nhà nước cần xây dựng một môi trường pháp lý minh bạch, rõ ràng, các
chính sách phải tạo động lực thúc đầy, khuyến khích đối với hoạt động nhập khẩu thông
qua việc hoàn thiện và ban hành hệ thống pháp luật và các văn bản liên quan đến hợp

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 37 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: THS. MAI THANH HUYỀN CHUYÊN ĐỀ TỐT
NGHIỆP

đồng nhập khẩu và giải quyết tranh chấp về hợp đồng. Đồng thời, Nhà nước cũng cần cải
cách các thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động thương mại quốc tế như thủ tục hải
quan, thủ tục xuất nhập cảnh, thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa,…Hiện nay, thủ tục hải
quan và thủ tục xuất nhập khẩu đã được cải cách nhưng vẫn chưa thực sự tốt khiến cho
các doanh nghiệp trong đó có công ty CP Việt Mỹ gặp khó khăn trong quản trị quy trình
đàm phán nhập khẩu hàng hóa nói chung và nhập khẩu hàng hóa từ thị trường châu Âu
nói riêng. Và đã trở thành một nội dung được đem ra bàn bạc, thảo luận trên bàn đàm
phán giữa công ty và đối tác châu Âu.
- Nhà nước cần hỗ trợ cho các doanh nghiệp đào tạo nguồn nhân lực cho các hoạt
động TMQT nói chung và hoạt động đàm phán nói riêng. Đặc biệt là đối với các trường
đại học khối kinh tế cần phải đưa vào giảng dạy cho sinh viên kỹ năng đàm phán như một
môn học chính thức cả lý thuyết lẫn tiếp cận thực tế.
- Các viện nghiên cứu kinh tế cần phải tăng cường xuất bản các tài liệu hoặc các ấn
phẩm dịch từ tiếng nước ngoài liên quan đến vấn đề quản trị quy trình đàm phán, ký kết
hợp đồng thương mại quốc tế làm nguồn tham khảo cho các doanh nghiệp. Đồng thời,
phải thường xuyên định kỳ tổ chức các cuộc hội thảo, tọa đàm cho những người quan tâm
đến vấn đề đàm phán về một số chủ đề hay một các báo cáo kinh nghiệm về kỹ năng đàm
phán của các chuyên gia có kinh nghiệm.

SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 38 KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ