NS2-Lap Ke Hoach Nhan Su Du An ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý Nhóm: Quản lý nhân sự
ODA (CCBP) Mođun NS2: Lập kế hoạch nhân sự dự án ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
Mođun NS2: LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ DỰ ÁN ODA
Kết thúc Mođun NS2 bạn có khả năng:

Nắm vững các bước lập kế hoạch nhân sự dự án ODA.
Nắm vững quy trình phân tích công việc dự án ODA
Vận dụng các kỹ năng đã học để phân tích các ví dụ điền hình
Kết thúc mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA” và

mođun NS1: "Khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự dự án ODA"
Người học tự nghiên cứu tài liệu .

Giáo viên nêu vấn đề trước khi học, gợi ý và hỗ trợ trong quá trình
học.
Thực hành theo nhóm để phân tích ví dụ điển hình về lập kế hoạch
nhân sự dự án ODA dưới sự hỗ trợ của giáo viên.
Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá.
Tài liệu Mođun NS2: “Lập kế hoạch nhân sự dự án ODA”
1. Tự tìm hiểu các bước lập kế hoạch nhân sự,

quy trình phân tích công việc dự án ODA
2. Thực hành phân tích ví dụ điển hình về lập kế
hoạch nhân sự dự án ODA.
3. Thực hành phân tích công việc
4. Tự đánh giá kết quả học tập.
Trang số: 1
)Bạn được giám đốc dự án giao nhiệm vụ lập kế hoạch nhân sự cho một
dự án ODA. Theo bạn, khi lập kế hoạch nhân sự dự án ODA bạn sẽ phải trả
lời những câu hỏi nào?
Khái niệm lập kế hoạch

nhân sự dự án ODA
Lập kế
hoạch nhân Trang 3
sự là gì ?
Phân tích môi trường

bên ngoài dự án
Trang 5
Có phù hợp
với các bối
Kế hoạch nhân sự cảnh và
dự án ODA nguồn lực dự
án không?
Phân tích nguồn lực
bên trong dự án
Trang 8
Làm thế nào

để biết rõ
Phân tích công việc dự án
công việc ODA
của nhân Trang 11
viên...?
Trang số: 2
1. Khái niệm lập kế hoạch nhân sự dự án ODA
)Đọc các diễn giải và sơ đồ sau đây mô tả việc lập kế hoạch nhân sự
dự án ODA
Lập kế hoạch nhân sự là quá trình xác định nhu cầu nhân sự, xây dựng
chính sách nhân sự và các chương trình hành động nhằm có được
nguồn nhân lực đáp ứng việc thực hiện mục tiêu dự án. Lập kế hoạch
nhân sự thường được thực hiện theo các bước sau (hình 1.1)
Hình 1.1 Các bước lập kế hoạch nhân sự dự án ODA
Phân tích nhu cầu Phân tích sức cung
Mục tiêu dự án
Cơ cấu tổ chức Bên ngoài
Bên trong
Thực trạng tài chính
Lĩnh vực chuyên môn Kế
hoạch chung của dự án Thu hút ứng viên
Phân tích nguồn lực Tuyển chọn
Tiến độ thực hiện dự án
bên trong Mô tả công viêc
Mức thù lao có thể
Mục tiêu dự án Những thay đổi hoạt
Tỉ lệ biến động nhân viên động của nhân viên
Thuyên chuyển Múc thù lao có thể
Mô tả công việc
Dự báo nhu cầu Thông tin Dự báo sức cung bên
- Số lương ngoài
Dự báo sức cung nội
- Kinh nghiệm - Số lương
bộ của dự án
So với
- Trình độ đào tạo
- Sự khác biệt
- Số lương
- Kinh nghiệm
+ -
-
Kinh nghiệm
Trình độ đào tạo
- Chi phí - Sự khác biệt
- Trình độ đào tạo
- Chi phí
- Sự khác biệt
Phân tích quan hệ cung cầu,

khả năng điều chỉnh
Chính sách Chương trình hành

động
Kế hoạch thực hiện

Thu hút nhân viên
Kiểm tra, đánh giá tình hình
Tuyển chọn
Thù lao thực hiện
Đào tạo và phát triển
Xây dựng quan hệ lao động
Trang số: 3
Giải thích sơ đồ
Việc lập kế hoạch nhân sự trước hết bắt đầu bằng việc phân tích nhu
cầu nhân sự và xác định mức cung nhân sự.
Phân tích nhu cầu nhân sự nhằm mô tả nhu cầu nhân sự tương lai của
dự án. Dự báo nhu cầu nhân sự nhằm xác định:1/số lượng nhân sự chủ
yếu cho mỗi vị trí; 2/các yêu cầu công việc cho mỗi vị trí (thường
được tổng hợp thành các nhóm yêu cầu về năng lực và mục tiêu cho
các nhóm cán bộ chủ chốt của dự án như: Ban quản lý dự án, giám
đốc các tiểu dự án, cán bộ điều hành các phòng ban...)
Xác định mức cung nhân sự nhằm khằng định số lượng và tiềm năng
nhân sự hiện có hoặc có thể có trên thực tế (từ bên trong và bên ngoài
dự án (trình bày chi tiết ở phần 2 và 3 của mođun này)
Các bước thực hiện phân tích nhu cầu và xác định sức cung nhân sự
như sau:
- Xác định xem dự án muốn đi đến đâu?
- Xác định xem hiện nay dự án đang ở đâu và dự án sẽ ở đâu?
- Xem xét điều kiện nguồn lực bên trong dự án để xác định tiềm
lực hiện có và phân tích nguồn cung cấp nhân sự từ bên ngoài.
- Tổng sức cung bên trong và bên ngoài được so sánh với nhu
cầu dự kiến
- Xác định khoảng cách và thứ tự ưu tiên
- Những khoảng cách quan trọng nhất sẽ trở thành tiêu chuẩn
nhân sự. Tiêu chuẩn này phản ánh số lượng và cách bố trí nhân
sự
Khi nhu cầu nhân sự được xác định, bước tiếp theo là đề ra các chính
sách và chương trình thực hiện dựa trên mục tiêu chung của dự án.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các chương trình hành động gồm lập kế
hoạch cho hoạt động cụ thể như: tuyển chọn, đào tạo, xây dựng các
mối quan hệ lao động.
Bước cuối cùng trong lập kế hoạch nhân sự là xác định tiêu chí và
phương thức đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động nhân sự.
Trang số: 4
Lập kế hoạch nhân sự gồm các bước cơ bản sau đây:

1/ Phân tích nhu cầu và sức cung nhân sự; 2/Xây
dựng chính sách và kế hoạch hoạt động; 3/ Thực hiện
các hoạt động nhân sự và 4/ Đánh giá tình hình thực
hiện các hoạt động nhân sự
GHI NHỚ
2. Phân tích môi trường bên ngoài dự án ODA
)Đọc và ghi nhận các diễn giải sau đây về môi trường bên ngoài dự án
ODA và trả lời câu hỏi: "Môi trường bên ngoài dự án ODA gồm những nhân
tố nào"? và "Cần làm gì để phân tích các nhân tố đó?"
Các yếu tố môi trường bên ngoài chủ yếu của dự án ODA gồm: Nhà
nước, thị trường lao động, quy định của bên tài trợ và các quan niệm
của cá nhân và xã hội. Các yếu tố này luôn có quan hệ chặt chẽ với
nhau và không ngừng biến đổi, dù dự án chỉ hoạt động trong một
khoảng thời gian xác định.
Ảnh hưởng của cùng một điều kiện bên ngoài đến mỗi dự án ODA là
khác nhau vì mỗi dự án đều phải nhằm giải quyết một nhiệm vụ riêng
biệt, không lặp lại các dự án khác và đem lại các sản phẩm, dịch vụ
“duy nhất”, không giống hoàn toàn với bất kỳ dự án nào khác.
Phân tích môi trường bên ngoài dự án ODA trước hết nhằm xác định
thách thức và cơ hội của dự án, từ đó có thể xây dựng các mục tiêu
nhân sự phù hợp với kế hoạch chung của dự án, với điều kiện kinh tế-
xã hội của quốc gia hoặc địa phương. Ví dụ, sự phát triển nhanh về
kinh tế của một quốc gia và các chính sách thu hút đầu tư có thể làm
tăng các viện trợ ODA, đồng thời cũng đặt các dự án ODA phải đối
mặt với thách thức phải cơ cấu lại tổ chức nhân sự, loại bỏ những
nhân viên có thành tích yếu kém để sử dụng hiệu quả nguồn vốn này.
Phân tích môi trường bên ngoài dự án ODA nhằm dự báo sức cung từ
bên ngoài dự án gồm: số lượng, năng suất và sự phát triển nhân lực.
Việc phân tích mức cung bên ngoài tập trung phân tích số lượng và
chất lượng của nguồn lao động dự kiến cho dự án. Có thể sử dụng các
phương pháp xác định mức cung bên ngoài dự án ODA như: phân
tích ma trận quá độ hoặc biểu đồ thay thế (tham khảo [5] , trang 149 -
153 )
Ở Việt nam, trong số các yếu tố môi trường bên ngoài nêu trên, yếu tố
"văn bản chính sách của Nhà nước" thường có ảnh hưởng lớn đến các
hoạt động của dự án ODA vì: 1/ Khác với các dự án có nguồn viện trợ
Trang số: 5
từ NGOs hoặc FDI, các dự án ODA hoạt động theo các quy định về
tài chính và nhân sự của chính phủ Việt nam. 2/ Các văn bản chính
sách hướng dẫn thực hiện dự án ODA của Việt Nam có nhiều thay đồi
và đang tiếp tục được hoàn thiện và chỉnh sửa.
)Xem sơ đồ sau đây và ghi nhận cách thức phân tích môi trường bên
ngoài (Lưu ý: phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến các hoạt động nhân sự
dự án ODA
• Phân tích các văn bản chính sách chung của Nhà nước về hoạt
Nhà
nước
động quản lý dự án ODA; chú trọng thu thập đủ thông tin về các
quy định tuyển dụng, hợp đồng lao động, thù lao, bảo hiểm....
• Phân tích bối cảnh kinh tế-xã hội, đặc điểm hệ thống chính trị
quốc gia và địa phương có ảnh hưởng đến phạm vi hoạt động của
Thị dự án
trường
• Xác định nguồn nhân công lao động có ảnh hưởng đến quan hệ
lao động
cung cầu của dự án
• Xác định ảnh hưởng của khoa học kỹ thuật đến các hoạt động của
dự án, đặc biệt là trình độ của nhân công lao động
• Rà soát để có đủ thông tin về những quy định đã văn bản hoá của
Quy định
của bên các nhà tài trợ, đặc biệt là các quy định về tuyển dụng và trả lương
tài trợ cho nhân viên dự án
• Tìm hiểu và đón nhận những thái độ khác nhau đối với việc chọn
Quan nghề và thuyên chuyển nghề nghiệp của nhân công lao động
niệm cá • Tìm hiểu những khác biệt trong quan điểm về giới, dân tộc, vùng
nhân và miền... của cá nhân và xã hội trước các yêu cầu nghề nghiệp
xã hội • Tìm hiểu truyền thống văn hoá và phong tục, tập quán có ảnh
hưởng đến phạm vi hoạt động của dự án
)Đọc hai trích đoạn bản tin sau đây, ghi nhận những nhận xét về ảnh
hưởng của các điều kiện bên ngoài đến hoạt động của dự án ODA và liên
hệ với dự án mà bạn đang quản lý. Lưu ý trả lời câu hỏi: "Yếu tố môi trường
nào có tác động lớn đến hoạt động của dự án ODA và những hoạt động nào
của dự án chịu ảnh hưởng của những tác động đó?"
Trang số: 6
Số 91 ra ngày 31 tháng 10 năm 2005

Thứ tư, 11/5/2005,
7:29 GMT+7
Một dự án ODA, 17 đời giám đốc Nợ ODA vẫn trong vòng an toàn
Tư Giang và Đức Minh thực hiện.
Hà Vy thực hiện
Ông Dương Đức Ưng, cố vấn chính sách cao cấp
"Có những dự án khi xin gia hạn lần thứ nhất, chủ dự án
của Chương trình Nâng cao năng lực toàn
cam kết là lần cuối cùng, nhưng sau đó lại xin gia hạn lần
diệnquản lý nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính
thứ 2, rồi lần thứ 3 cũng nói là lần cuối cùng... Vài năm sau
thức (ODA) và là chuyên gia ODA hàng đầu của
dự án mới thực hiện xong, chậm tới 3-4 năm", ông Nguyễn
Việt Nam đã trao đổi thẳng thắn với Báo Đầu tư về
Sinh Hy, Vụ trưởng Hợp tác quốc tế Bộ Xây dựng cho
quá trình tiếp nhận ODA của Việt Nam, việc trả
biết.
nợ, cũng như tìm kiếm phương thức nâng cao hiệu
quả quản lý ODA trong giai đoạn hiện nay
Phát biểu tại hội nghị "Tổng kết thực hiện các chương
trình, dự án ODA giai đoạn 1994-2004" sáng nay, ông
Có ý kiến cho rằng, việc chậm tiến độ các dự án là do
Phạm Ngọc Thái, Giám đốc Ban quản lý Dự án Phát triển
mô hình ban quản lý dự án (PMU) vốn ODA hoạt
hạ tầng Kỹ thuật đô thị Bộ Xây dựng nhấn mạnh, thông
động không theo luật nào?
thường, thời gian xây dựng mỗi dự án đầu tư xây dựng kéo
Nghiên cứu gần đây của Tổ công tác ODA Chính phủ
dài từ 6 đến 7 năm, nếu kể cả thời gian chuẩn bị đầu tư thì
chỉ ra rằng, các PMU của nước ta hiện “chưa ra ngô
lên tới 9-10 năm. Ông Thái cho rằng, với thực trạng môi
mà cũng chưa ra khoai”. PMU là cơ quan thay mặt
trường chính sách của VN liên tục thay đổi như hiện nay,
chủ đầu tư, chứ không phải là chủ đầu tư. Mặt khác,
việc thực hiện các dự án khó mà về đích đúng thời hạn.
PMU lại không phải là doanh nghiệp vì không hoạt
Các địa phương luôn có sự thay đổi lớn về nhân sự, đặc
động theo cơ chế doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp.
biệt là các giám đốc của Ban quản lý dự án địa phương, do
Hiện nay, tất cả PMU được lập theo một quyết định
chuyển đổi công tác hay về hưu
của bộ chủ quản, hay UBND các tỉnh, thành phố khi
họ có dự án triển khai. Vì vậy, tổ chức của các PMU
"Mỗi lãnh đạo lại có những đường hướng làm việc riêng, cơ là rất khác nhau, tuỳ vào từng bộ, ngành, địa phương.
chế thay đổi, dự án không biết đằng nào mà theo, và hậu quả Tức là, PMU không hoạt động theo luật nào cả. Mà
là thời gian thực hiện lại tiếp tục bị kéo dài thêm. Thậm chí như vậy hậu quả là rất thiếu chặt chẽ.
có dự án đã chứng kiến sự góp mặt của 17 đời giám đốc ban
quản lý"
Hơn hai năm trước, WB và ADB có quy định chống
khép kín trong đấu thầu. Theo đó, các doanh nghiệp
Một chuyện, theo nhiều người là "biết rồi khổ lắm nói thuộc Bộ Giao thông - Vận tải không được tham gia
mãi", là sự bất đồng về thủ tục giữa phía VN và nhà tài đấu thầu các dự án ODA do Bộ này quản lý. Nhưng
trợ. Các thủ tục phê duyệt, thiết kế, hồ sơ mời thầu, kết quả trên thực tế, nhiều doanh nghiệp có năng lực nhất lại
đấu thầu... mà chủ đầu tư phải thực hiện từ phía Chính phủ thuộc Bộ này. Vấn đề này được xử lý như thế nào,
VN và nhà tài trợ không hoàn toàn giống nhau. Trong các văn thưa ông? Điều này làm nảy sinh tình trạng các doanh
bản chung về thực hiện dự án luôn có quy định rằng: Hiệp nghiệp thuộc Bộ Giao thông - Vận tải phải tìm một
định vay vốn được ký kết là văn bản có giá trị cao nhất, nếu doanh nghiệp ở ngoài đứng ra đấu thầu. Nếu doanh
các thủ tục của VN khác với thủ tục quy định của nhà tài trợ nghiệp này thắng thì họ thầu lại. Đây chỉ là hình thức
thì khi thực hiện sẽ tuân theo quy định của phía nhà tài trợ. để đối phó.
Trang số: 7
Các điều kiện môi trường bên ngoài dự án ODA là:

Nhà nước, thị trường lao động, quy định của bên tài
trợ và các quan niệm của xã hội và cá nhân
GHI NHỚ Rà soát các điều kiện bên ngoài nhằm phân tích
những thách thức và cơ hội để từ đó xác định mức
cung nhân sự cho dự án ODA
3. Phân tích nguồn lực bên trong dự án
Các yếu tố nguồn lực bên trong, chủ yếu của dự án ODA gồm tài
chính, lĩnh vực chuyên môn, mục tiêu, cơ cấu tổ chức và đặc điểm
nhân viên .
Phân tích nguồn lực bên trong nhằm xác định những điểm mạnh và
điểm yếu hiện có của dự án ODA, từ đó có thể xác định các chiến
lược quản lý nhân sự phù hợp.
Đối với các dự án ODA tiếp nối, phân tích nguồn lực bên trong
còn giúp xác định mức cung hiện có của dự án. Việc phân tích sức
cung nội bộ được xây dựng theo nguyên tắc: 1/ Xác định xem hiện
dự án có bao nhiêu người/công việc; 2/Dự tính số người ở lại với
công việc đó, số người chuyển sang công việc khác hoặc rời bỏ dự
án; 3/Cộng số chuyển dịch và rời bỏ lại để có dự kiến về số người
còn lại cho công việc đó. Trong trường hợp dự án có thêm các
công việc mới và số nhân viên hiện có không đủ năng lực đáp ứng
thì dự án phải tìm đến nguồn nhân lực từ bên ngoài
Tương tự như việc dự báo sức cung từ bên ngoài, một số phương
pháp có thể áp dụng khi phân tích sức cung hiên có của dự án là:
tóm tắt kỹ năng, biểu đồ thay thế, ma trận quá độ, chuyên
gia....(tham khảo [5] , trang 149 - 153 )
Trang số: 8
)Xem sơ đồ sau đây và ghi nhận những việc cần làm khi phân tích
nguồn lực bên trong của dự án ODA :
• Xác định đúng nguồn tài chính chung của dự án ( hiện có và tiềm lực), trong
Tài
đó chú trọng nguồn tài chính dành cho việc trả lương và duy trì các hoạt động
chính
nhân sự như: đào tạo, hỗ trợ, chi phí do nhân viên dự án thuyên chuyển......
• Xác định và làm rõ các hoạt động cụ thể của dự án làm cơ sở cho việc xây
Chuyên dựng tiêu chí và yêu cầu về nhân sự
môn • Hình dung những thay đổi có thể xảy ra đối với mỗi hoạt động chuyên môn
nhằm chuẩn bị nguồn lực đáp ứng
• Hiểu rõ mục tiêu chung, sứ mệnh và các yêu cầu cụ thể trong mỗi giai đoạn
Mục
tiêu dự
thực hiện dự án
án
• Phân tích vị trí của dự án trong mạng lưới với các cơ quan chức năng, xác
Cơ cấu định mối quan hệ của dự án đối với các nhà tài trợ, chủ đầu tư, các dự án ODA
tổ chức khác để hình dung về cơ cấu tổ chức của dự án và phương thức quản lý phù
hợp.
• Tìm hiểu các đặc điểm của nhân viên như kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ
Công chuyên môn, quan niệm sống, thái độ đối với công việc, tính cách và điều kiện
nhân sống của nhân viên để lựa chọn giá trị và văn hoá tổ chức phù hợp
viên
)Đọc các ví dụ sau đây để ghi nhận vấn đề sau: "Khi phân tích các điều
kiện bên trong của dự án cần chú ý đến các "hàm ý" của chúng đối với các
quyết định về nhân sự"
Trang số: 9
Phân tích mục tiêu dự án ODA
Mục tiêu dự án Hàm ý về quyết định quản lý nhân sự

Giảm rủi ro đối với các tư vấn - Chú trọng các yếu tố về tuổi, chức vị,
độc lập của dự án khả năng cam kết và gắn bó với công việc
thay vì chỉ xét đến trình độ chuyên môn
- Giám sát và đánh giá tư vấn dựa trên
sản phẩm thay vì các báo cáo tiến độ
Giảm tỉ lệ thuyên chuyển và - Thực hiện các cam kết về hỗ trợ nghề
biến động nhân sự trong ban nghiệp và đào tạo
quản lý dự án
Phân tích cơ cấu tổ chức dự án ODA
Cơ cấu tổ chức Phương châm Hàm ý về quyết định quản lý nhân

quản lý sự
"Top-down" Ra lệnh và kiểm - Quản lý nhân viên theo thứ bậc từ
tra trên xuống, quyết định phải thông
qua người quản lý
- Công việc được xác định đến mức
chi tiết để dễ giám sát
- Trả lương theo thành tích,
- Chỉ đào tạo khi thấy cần thiết
-Người quản lý nắm giữ thông tin
Mạng/Liên kết - Tổ đội là đơn vị - Định hướng phát triển chuyên

cơ bản môn và sự nghiệp
- Mô tả công việc chung, bỏ qua
các tiểu tiết
Nòng cốt - Trả lương theo trình độ
- Thông tin được chia sẻ trong
nhóm và sử dụng rộng rãi
Trang số: 10
Phân tích tình hình tài chính của dự án ODA
Tình hình tài chính Hàm ý về quyết định quản lý nhân sự

Dự án không có nguồn kinh phí - Thu hẹp phạm vi tuyển chọn ứng viên
để chiêu mộ cán bộ có chuyên - Tiêu chí tuyển chọn nên được lược giản
môn về quản lý dự án và giảm bớt yêu cầu
- Chuẩn bị phương án nhân sự thay thế
Kinh phí cho đào tạo nhân viên - Lập kế hoạch đào tạo tại chỗ cho nhân
dự án hạn chế viên thay vì cử đi học tại chức tại các cơ
sở đào tạo
Nguồn nhân lực bên trong của dự án ODA gồm:

tài chính, lĩnh vực chuyên môn, mục tiêu, cơ
cấu tổ chức và đặc điểm công nhân viên
Phân tích nguồn lực bên trong nhằm xác định

GHI NHỚ điểm mạnh và điểm yếu của dự án; xác định
nhu cầu nhân sự, nguồn cung nhân sự hiện có
và những phương thức quản lý nhân sự phù
hợp.
Trang số: 11
Thực hành 1
Tên: “Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự dự án
ODA”
Mục tiêu: Vận dụng kiến thức và kỹ năng đã học để phân tích các yếu tố
ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch nhân sự dự án ODA
Thời gian : 45 - 60 phút.
Mô tả : • Giáo viên yêu cầu học viên đọc ví dụ điển hình "Ai sẽ đi
tập huấn ở vùng biên?"
• Yêu cầu học viên chia nhóm , vận dụng các bước lập kế
hoạch nhân sự, thảo luận để phân tích các vấn đề sau:
- So sánh điều kiện nhân sự hiện có với mục tiêu
- Số nhân sự trong độ tuổi có thể đáp ứng yêu cầu công việc
- Yêu cầu về giới tính
- Yêu cầu chuyên môn của ứng viên, chú trọng đến những kỹ
năng đặc biệt mà công việc yêu cầu
- Nguồn tài chính của dự án (ví dụ: có đủ nguồn tài chính để
nâng mức thù lao cho tập huấn viên so với dự kiến?)
- Khả năng đào tạo (ví dụ: chi phí, thời gian?)
• Yêu cầu mỗi nhóm tìm ra một số phương án giải quyết các
khó khăn đã nêu ra trong ví dụ điển hình.
• Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp nội dung
thảo luận
• Các nhóm có thể yêu cầu sự hỗ trợ của giáo viên.
• Giáo viên nhận xét, tóm tắt.
Trang số: 12
Ví dụ điển hình "Ai sẽ đi tập huấn ở vùng biên?"
Dự án "Giáo dục kỹ năng chung sống không phân biệt đối xử với
người có HIV/AIDS tại các tỉnh giáp biên" do Ngân Hàng Phát Triển
Châu Á (ADB) tài trợ là tiểu dự án thuộc tiểu vùng sông Mê kông gồm các
nước: Việt Nam, Lào, Căm pu chia, Thái Lan, Trung Quốc và Myanma được
thực hiện trong 3 năm (2002-2005). Dự án quan tâm đến việc phát triển các
kỹ năng sống không phân biệt đối xử với những người có HIV/AIDS cho
nhóm đối tượng trọng tâm là học sinh tuổi vị thành niên và phụ nữ nông
thôn. Khi lập kế hoạch nhân sự, dự án đã tiến hành phân tích điều kiện địa lý
nơi dự án tiến hành. Dự án thực hiện tại các huyện/xã giáp biên thuộc các
tỉnh: Lai Châu, Lào Cai, Long An, Hà Tĩnh, Quảng Trị.... .
Thực tế là các chuyên gia về lĩnh vực chuyên môn của dự án, đặc biệt
là chuyên gia xây dựng tài liệu, đều đến từ các cơ quan Trung ương như Hà
Nội và Hồ Chí Minh với số lượng trong khoảng từ 10 đến 15 người. Giai
đoạn triển khai tập huấn đòi hỏi ít nhất 50 tập huấn viên và phải đi đến các
vùng giáp biên nói trên. Khi đó, dự án gặp khó khăn vì không thể tìm được
người phù hợp đảm trách nhiệm vụ hiện tập huấn do các chuyên gia xây
dựng tài liệu không thể di chuyển đến các tỉnh dự án và ở lại trong thời gian
dài.
Ban quản lý dự án đã làm việc với các chuyên gia lập kế hoạch nhân
sự để tìm giải pháp. Mục tiêu đầu tiên của họ là phải đảm bảo đủ nhân sự
cho hoạt động tập huấn tại các tỉnh vùng biên trong khoảng từ 47 đến 52 tập
huấn viên.
Trang số: 13
4. Phân tích công việc dự án ODA

Phân tích công việc dự án ODA là một quá trình có hệ thống nhằm
thu thập dữ liệu và đưa ra xét đoán về bản chất của một công việc cụ
thể trong dự án.
Phân tích công việc dự án ODA nhằm giúp dự án tìm được những
nhân viên có năng lực tương xứng với yêu cầu công việc.
Phân tích công việc còn giúp dự án có có cơ sở để đánh giá và giám
sát các hoạt động của nhân viên và những người thực hiện hợp đồng
công việc của dự án ODA
) Hãy nghiên cứu hình dưới đây, ghi nhận các thông tin trình bày trong
sơ đồ về quy trình phân tích công việc dự án ODA và trả lời hai câu hỏi
sau: 1/ Quy trình phân tích công việc dự án ODA gồm những bước nào và 2/
Ở mỗi bước, nên thực hiện các hoạt động nào?
Trang số: 14
Hình 4.1. Quy trình phân tích công việc dự án ODA

Tham chiếu quản lý
• Rà soát tài liệu nhằm xác định: nhiệm

n
Thu thập thông tin về công
vụ chủ yếu, chức năng, nguồn nhân
việc
viên/nhân công
• Ghi lại những điểm chưa rõ để tiếp
tục làm sáng tỏ ở các bước tiếp theo
Hỏi các chuyên gia hoặc •

o
Hỏi giám sát viên hoặc nhân viên
những người đang đảm giàu kinh nghiệm (hoặc thông thạo
nhiệm công việc công việc)
• Chú ý đến yếu tố giới. chủng tộc
của người được hỏi
p
Viết bản mô tả công việc • Chắp nối các thông tin thu được từ
nhiều nguồn thành một bản mô tả
mạch lạc và đầy đủ về công việc
• Đối chiếu bản liệt kê sơ bộ ban đầu
với bản mô tả đầy đủ
q Thẩm tra bản mô tả công

việc • Thẩm tra bản mô tả công việc theo
nhóm
• Những người được phỏng vấn đọc lại
bản mô tả công việc, cho ý kiến và
làm rõ thêm những điều còn chưa rõ
)Hãy xem các sơ đồ và các diễn giải dưới đây về phân tích công việc,
lưu ý trả lời ba câu hỏi: 1/Phân tích công việc dự án ODA nhằm xác định
những vấn đề gì? 2/ Cần kỹ thuật gì khi phân tích công việc? 3/ Sản phẩm
của phân tích công việc là gì?
Trang số: 15
Mục tiêu Lý do làm Thời gian Người phụ Nội dung Nơi làm Phương pháp Làm việc đó
(nhằm xác định ) công việc đó làm việc trách công công việc việc làm việc vì ai (for
(why) (when) việc (who) (what) (where) (how) whom)
Phân tích công việc dự án ODA
Quan sát tại Phỏng vấn các Điều tra chức vụ :bảng điều tra
Phương pháp chỗ các thao chuyên gia và người chức vụ, phiếu ghi chép công việc Phân tích ví dụ
tác đảm nhận công việc và nhật ký công việc điển hình
Kết quả Bản mô tả công việc dự án ODA
Bản mô tả công việc gồm ba phần chính:

- Nhận dạng : tên công việc, số người đảm nhiệm, nơi làm việc,
... với mục đích nhận dạng rõ công việc và phân biệt nó với
những công việc có tên gọi hay nhiệm vụ tương tự.
- Mô tả: mục đích công việc (tại sao công việc đó tồn tại, nó
phục vụ cho mục tiêu nào của dự án), chi tiết công việc (nhiệm
vụ chính của công việc, việc làm cụ thể và được giám sát như
thế nào)
- Yêu cầu: yêu cầu về đào tạo và kinh nghiệm công việc đối với
nhân viên (phần này có thể được ghi luôn vào phần mô tả công
việc)
)Lưu ý: do dự án ODA mang tính "thời đoạn" và nhân sự "có nhiều khả
năng thuyên chuyển" nên bản mô tả công việc chi tiết sẽ góp phần cụ thể hoá
các điều khoản trong hợp đồng công việc (hoặc hợp đồng lao động) đối với
các vị trí khác nhau của dự án. Một bản mô tả công việc chính xác và khoa
học có thể giúp ban quản lý dự án soạn thảo hợp đồng một cách chặt chẽ, là
Trang số: 16
cơ sở khi thương lượng hợp đồng và tăng tính cam kết công việc đối với
người thực hiện hợp đồng.
)Hãy xem ví dụ về bản mô tả công việc dưới đây và liên hệ với nhiệm
vụ quản lý nhân sự dự án ODA mà bạn đang tiến hành để thấy được điểm
chung và sự khác biệt
Bảng liệt kê chi tiết các nhiệm vụ và Bản nhận dạng công việc
yêu cầu Ngày : 4/7/2002
Người phân tích: Nguyễn Văn Tèo
Nhiệm vụ cụ thể: Mở và sắp xềp thư
tín gửi cấp trên. Trả lời trực tiếp những 1. Tên công việc: Thư ký hành chính
thắc mắc lặt vặt. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
1. Trang thiết bị sử dụng: 2. Bộ phận: Phòng hành chính
....................... 3. Số người đương nhiệm: 2
2. Kiến thức cần thiết: Phải nắm 4. Quan hệ với các công việc khác
vững những trách nhiệm của cấp Chuyển: Từ trợ lý hành chính Sang: Thư ký quản trị
trên, quan hệ của cấp trên với Chịu sự giám sát của trưởng phòng hành chính
toàn bộ tổ chức thế nào Làm việc với sự giám sát tối thiểu
3. Những kỹ năng cần Giám sát thường xuyên các nhân viên văn phòng khác
thiết........................ 5. Tóm tắt công việc:
4. Khả năng suy xét cần thiết: Kỹ Thư ký riêng cho Giám đốc dự án
năng tổ chức Xử lý những thông tin về các hoạt động hành chính của dự án, sàng lọc các cuộc
5. Thời gian thực hiện và tần suất diện thoại và thư từ, sắp xếp lịch họp và công tác và giải quyết nhũng thắc mắc
thực hiện nhiệm vụ (giờ, ngày, khi giám đốc dự án vắng mặt.
tháng) 6. Trang thiết bị:
6. Mức độ khó/hậu quả của sai sót Điều kiện làm việc:
Không khó, có ảnh hưởng đôi Những mối nguy hiểm(liệt kê): Không có
chút Không gian và môi trường làm việc: Môi trường văn phòng
Nhiệm vụ cụ thể: Thiết lập, duy trì và Tiếng ồn: Không
rà soát công văn giấy tờ Chiếu sáng: Tốt
1. Trang thiết bị sử dụng: Máy Nhiệt độ: Môi trường văn phòng có điều hoà
đánh chữ, máy xử lý văn bản Quá trình đào tạo công việc
2. Kiến thức cần thiết: A. Kinh nghiệm cần thiết
Hiểu rõ tổ chức và trách nhiệm Bốn năm làm thư ký hành chính hay tương đương
của cấp trên B. Các khoá đào tạo chuyên ngành
3. Kỹ năng cần thiết: Đánh máy và Thời gian: ......Học kỳ/quý
xử lý văn bản, lưu giữ hồ sơ Các khoá dạy nghề: Đánh máy, thủ tục văn phòng2 học kỳ
4. Khả năng cần thiết: Có khả năng Các khoá Cao đẳng: Tốt nghiệp
tổ chức và phân loại thông tin 6-8 học kỳ
5. Thời gian bỏ ra à tần suất thực Các khoá Đại học: Không
hiện nhiệm vụ (giờ, ngày, tháng): Không
Hàng ngày một giờ Cần tiếp tục học tập: Không
6. Mức độ khó/hậu quả của sai sót Không
Tương đối dễ, nhưng có hậu quả C. Các khoá đào tạo tại chức Thời gian: ......Tháng
từ vùa phải đến nghiêm trọng Các khoá: Xử lý văn bản và cơ bản nâng cao 1/2 th
nếu xử lý sai thông tin Trình bày bảng biểu
Trang số: 17
Sản phẩm của quá trình phân tích công việc dự án

ODA là bản mô tả công việc gồm ba phần: nhận dạng,
mô tả và yêu cầu.
Bản mô tả công việc là công cụ cần thiết, được sử dụng

GHI NHỚ khi giám sát và đánh giá hoạt động của nhân viên hoặc
người thực hiện hợp đồng dự án ODA
Bản mô tả công việc cũng là công cụ hữu hiệu được sử

dụng khi soạn thảo và thương lượng các hợp đồng
công việc (hoặc hợp đồng lao động) của dự án ODA
Thực hành 2
Tên: “Xây dựng bản mô tả công việc dự án ODA ”

Mục tiêu: Vận dụng kiến thức và kỹ năng đã học để xây dựng bản mô tả
công việc ODA.
Thời gian : 30- 45 phút.

• Mô tả : Yêu cầu học viên chia nhóm thảo luận
• Các nhóm đọc và thảo luận ví dụ về bản mô tả công việc
trong phần 4 - Phân tích công việc dự án ODA.
• Yêu cầu mỗi nhóm chọn một trong ba vị trí công việc
trong ban quản lý dự án ODA, ví dụ: cán bộ phụ trách
đầu thầu, cán bộ giám sát-đánh giá, trợ lý giám đốc.Sau
đó, mỗi nhóm thực hành xây dựng bản mô tả công việc
cho mỗi vị trí.
• Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp nội
dung thảo luận chú ý trả lời các câu hỏi
• Các nhóm có thể yêu cầu sự hỗ trợ của giáo viên.
• Giáo viên nhận xét, tóm tắt.
Yêu cầu: Giấy A0, bút dạ, hoặc máy chiếu (nếu có)
Trang số: 18
PHỤ LỤC
MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP SỬ DỤNG
KHI PHÂN TÍCH NHU CẦU NHÂN SỰ
1. Phương pháp định lượng
Phương pháp phân tích xu hướng: Xây dựng đồ thị, trong đó một trục
toạ độ là thời gian, một trục toạ độ khác là số lượng nhân viên cần
thiết. Nghiên cứu nhu cầu nhân viên của các năm qua để dự báo nhu
cầu nhân viên các năm tới
Phương pháp phân tích tương quan: Dự báo nhân viên bằng cách sử
dụng hệ số giữa một đại lượng là về chỉ số yêu cầu của các hoạt
động/sản phẩm và đại lượng khác là số lượng nhân viên cần thiết
tương ứng
Phương pháp hồi quy: Dự báo nhân viên bằng cách sử dụng công thức
toán về mối quan hệ giữa nhu cầu nhân viên và một biến số khác như
số lượng sản phẩm....Phương pháp này có cách tính tương đối phức
tạp và đòi hỏi kích thước mẫu lớn
2. Phương pháp định tính
Phương pháp theo đánh giá của các chuyên gia: Một nhóm nhỏ các
chuyên gia được mời đến thảo luận và đưa ra các đánh giá, phân tích
ảnh hưởng của các yếu tố môi trường, phân tích điều kiện cụ thể của
dự án. Sau đó các chuyên gia cho ý kiến của mình về nhu cầu nhân sự
tương lai. Kết quả đánh giá sẽ được xử lý và thông báo lại cho nhóm.
Nhóm sẽ thảo luận và ra quyết định
Phương pháp Delphi: là phương pháp dự báo nhu cầu dựa trên nhận
định của các chuyên gia song không để họ gặp gỡ, thảo luận. Các
chuyên gia dự báo được mời riêng lẻ. Kết quả dự báo được tổng hợp
và thông báo lại cho nhóm.
Trang số: 19
TÀI LIỆU THAM KHẢO
TT Tên tài liệu Nguồn Mô tả - Tóm tắt

http://www.vietna
Nghị định số 17/2001/NĐ-CP mtraining.net/ODA
1 training.htm
ngày 04 tháng 5 năm 2001
Các mục: 1.1, 1.2, 1.5 về:

Quyết định thành lập Ban
Quản lý dự án chương trình,
dự án ODA, Chức năng và
Thông tư Hướng dẫn thực nhiệm vụ của Ban Quản lý dự
hiện quy chế quản lý và sử án, trong đó nêu rõ nhiệm vụ,
Bộ Kế hoạch
2 dụng nguồn hỗ trợ phát triển
và Đầu tư quyền hạn và trách nhiệm của
chính thức
Ban Quản lý dự án nêu tại
Quyết định thành lập Ban
Quản lý dự án, Nhân sự của
Ban Quản lý dự án
Tài liệu tập huấn về quản lý Module 5: Ban quản lý dự án

3.
dự án của VIM ODA và quản lý nhân sự
A Guide to the Project htp://www.vietnamt
4 Management Body of raining.net/ODAtra
ining.htm
Knowledge (3rd Excerpts)
Chương 3 và 4:Lập kế hoạch
George T. Milkovich & John nhân sự và đánh giá: quy trình
Nhà xuất bản
W. Boudreau - Human lập kế hoạch nhân sự, phân
5 thống kê -
Resource Management - Bản tích môi trường bên ngoài,
2002
dịch của TS. Vũ Trọng Hùng nguồn nhân lực bên trong và
phân tích công việc
Trang số: 20
1. Hãy hoàn tất những dòng để trống trong phần ghi nhớ sau:
Lập kế hoạch nhân sự các bước : 1/ ----------------------

----------------------------; 2/ ---------------------------------------
------------- 3/Thực hiện kế hoạch nhân sự
và 4------------------------------------------------------------------
------------------
GHI NHỚ
Đạt Chưa đạt
2. Hãy đưa ra lựa chọn đúng hoặc sai với các câu sau:
§óng
Gåm 3 phÇn: nhËn
d¹ng, m« t¶ vµ yªu Sai
cÇu
b¶n m« t¶ c«ng viÖc dù ¸n oda

§óng
Sö dông ®Ó ph©n Sai

tÝch nhu cÇu nh©n
sù cña dù ¸n
Sö dông ®Ò so¹n §óng

th¶o vµ th−¬ng
l−îng hîp ®ång Sai
Đạt Chưa đạt
Trang số: 21
3. Hãy hoàn tất những dòng để trống trong phần ghi nhớ sau:
Nguồn nhân lực bên trong của dự án ODA gồm: --------

---,--------------,--------------,---------------------------------------
,--------------------------------------
Phân tích nguồn lực bên trong nhằm xác định -----------
GHI NHỚ --------------------của dự án, xác định nhu cầu nhân sự, -
--------------------- hiện có và những ---------------------------
---------------------------
Đạt Chưa đạt
Trang số: 22

NS2-Lap Ke Hoach Nhan Su Du An ODA

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

NS2-Lap Ke Hoach Nhan Su Du An ODA

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA

Mođun NS2: LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ DỰ ÁN ODA

Kết thúc Mođun NS2 bạn có khả năng:

Kết thúc mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA” và

 Người học tự nghiên cứu tài liệu .

 Tài liệu Mođun NS2: “Lập kế hoạch nhân sự dự án ODA”

1. Tự tìm hiểu các bước lập kế hoạch nhân sự,

Khái niệm lập kế hoạch

Phân tích môi trường

Làm thế nào

1. Khái niệm lập kế hoạch nhân sự dự án ODA

Phân tích quan hệ cung cầu,

Chính sách Chương trình hành

Kế hoạch thực hiện

Lập kế hoạch nhân sự gồm các bước cơ bản sau đây:

Số 91 ra ngày 31 tháng 10 năm 2005

Các điều kiện môi trường bên ngoài dự án ODA là:

3. Phân tích nguồn lực bên trong dự án

 Phân tích mục tiêu dự án ODA

Mục tiêu dự án Hàm ý về quyết định quản lý nhân sự

Cơ cấu tổ chức Phương châm Hàm ý về quyết định quản lý nhân

Mạng/Liên kết - Tổ đội là đơn vị - Định hướng phát triển chuyên

 Phân tích tình hình tài chính của dự án ODA

Tình hình tài chính Hàm ý về quyết định quản lý nhân sự

Nguồn nhân lực bên trong của dự án ODA gồm:

Phân tích nguồn lực bên trong nhằm xác định

Ví dụ điển hình "Ai sẽ đi tập huấn ở vùng biên?"

4. Phân tích công việc dự án ODA

Hình 4.1. Quy trình phân tích công việc dự án ODA

• Rà soát tài liệu nhằm xác định: nhiệm

Hỏi các chuyên gia hoặc •

q Thẩm tra bản mô tả công

Phân tích công việc dự án ODA

Kết quả Bản mô tả công việc dự án ODA

 Bản mô tả công việc gồm ba phần chính:

Sản phẩm của quá trình phân tích công việc dự án

Bản mô tả công việc là công cụ cần thiết, được sử dụng

Bản mô tả công việc cũng là công cụ hữu hiệu được sử

Tên: “Xây dựng bản mô tả công việc dự án ODA ”

Thời gian : 30- 45 phút.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

TT Tên tài liệu Nguồn Mô tả - Tóm tắt

Các mục: 1.1, 1.2, 1.5 về:

Tài liệu tập huấn về quản lý Module 5: Ban quản lý dự án

Lập kế hoạch nhân sự các bước : 1/ ----------------------

Đạt Chưa đạt

b¶n m« t¶ c«ng viÖc dù ¸n oda

Sö dông ®Ó ph©n Sai

Sö dông ®Ò so¹n §óng

Đạt Chưa đạt

Nguồn nhân lực bên trong của dự án ODA gồm: --------

Đạt Chưa đạt

You might also like

Người học tự nghiên cứu tài liệu .

Tài liệu Mođun NS2: “Lập kế hoạch nhân sự dự án ODA”

Phân tích mục tiêu dự án ODA

Phân tích tình hình tài chính của dự án ODA

Bản mô tả công việc gồm ba phần chính: