Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook 2007

Theo Microsoft Việt Nam

Phần I: Làm quen với Microsoft Outlook 2007
1. Giới thiệu sơ lược Outlook 2007 a. Tìm hiểu về Ribbon Giao diện mới của Outlook 2007 có tên gọi là Ribbon. Nếu bạn đã sử dụng Microsoft Office Word 2007, các giao diện sẽ quen thuộc với bạn hơn vì trong Outlook 2007 được soạn thảo dựa trên Word 2007, các lệnh trong Word sẽ có sẵn khi bạn soạn soạn nội dung trên Outlook. Ribbon của outlook 2007 được sắp xếp như sau:

1 Tabs: các giao diện được tạo ra từ các Tab khác nhau. Ở hình trên là giao diện của tab Message. Trong các tab là các lệnh và các nút lệnh. 2 Groups: Mỗi Tab có các lệnh liên quan đến nhau, ta có thể gom thành một nhóm (group). Ví dụ hình trên là nhóm Basic Text. 3 Trong hộp Font chữcó chứa các kiểu chữ dùng để định dạng các kiểu chữ. b.Thanh công cụ mini

1

Thanh công cụ mini giúp người dùng định dạng văn bản thuận lợi và nhanh chóng hơn. 1 Chọn văn bản của bạn bằng cách kéo chuột để tô khối, sau đó Click chuột phải, thì thanh công cụ sẽ hiện ra. 2 Thanh công cụ sẽ xuất hiện chìm trên nền văn bản. Nếu bạn trỏ đến nó, nó sẽ hiện nổi lên và bạn có thể sử dụng nó để định dạng văn bản. c. Phím tắt của Outlook 2007

Bạn có thể dùng các phím tắt để thay cho dùng chuột. Các phím tắt bắt đầu bằng cách nhấn Alt hoặc Ctrl, sau đó nhấn các phím khác thì thanh công cụ sẽ hiện ra, bạn có thể truy cập các công cụ một cách nhanh chóng. VD: Alt + F (mở nút File), Ctrl + N (tạo một email mới)… trong quá trình sử dụng Outlook bạn sẽ tự biết được nhiều phím tắt lý thú khác nữa.. d. Calendar - Lịch làm việc

2

1 Khi bạn nhấn vào các Tab Day, Week, Month thì nó sẽ nhanh chóng chuyển đổi lịch giữa hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. 2 Quay lại và chuyển tiếp nút cho phép bạn nhanh chóng đi vào ngày hôm sau, tuần hoặc hàng tháng trong lịch. 3 Với Tasks: Bạn có thể sử dụng khu vực này để theo dõi các ghi chú của bạn. Bạn có thể hihglight các ghi chú này bằng cách thêm cờ và tô màu cho nó. e. Tác dụng của Contacts

Bạn có nhiều mối quan hệ, bạn không thể nhớ hết nghề nghiệp, địa chỉ … của từng người. Trong Outlook 2007, Contacts có tác dụng lưu trữ thông tin của đối tác của bạn, để dễ dàng cho việc tìm kiếm. Bạn có thể lưu bất kỳ thông tin của ai trong Contacts. 2. Các thao tác cơ bản a. Tạo email mới

3

Để tạo một Email mới có các nhiều cách. Bạn có thể làm một trong các cách sau: 1 Nhấp vào biểu tượng New Mail Message 2 Nhấp vào File chọn New chọn tiếp Mail Message 3 Bạn có thể dụng phím tắt bàn phím: Ctrl + N Sau khi mở được form (biểu mẩu) email mới, bạn gõ địa chỉ Email người bạn muốn gửi vào hộp To và chủ đề vào hộp Subject. Sau đó bạn nhập nội dung chủ đề ở form bên dưới. Bước cuối cùng là bạn nhấp vào nút Send, thì email sẽ được gửi đi. b. Gửi một email cho nhiều người

Bạn có thể gửi một nội dung Email cho nhiều người bằng cách: Ghi thêm địa chỉ những người cần gởi vào hộp CC c. Tạo chữ ký trong nội dung email

4

Với Microsoft Outlook 2007 bạn có thể tạo chữ ký để đính kèm trong email gửi đi. Bạn có thể thay đổi chữ ký hoặc tạo mới, cũng như thiết lập một chữ ký mặc định, bằng cách nhấp vào Signature như hình trên (có 2 phần chính). 1 Nếu bạn đã tạo chữ ký trước đó, bạn sẽ thấy họ liệt kê ở đây 2 Để tạo chữ ký mới, thiết lập một chữ ký mặc định, hoặc sửa đổi hiện có chữ ký, bấm vào Signnature d. Trả lời Email

Khi bạn mở một email trong Outlook để đọc nội dung và bạn muốn trả lời một email này thì chỉ cần nhấp nút Reply. Một form (mẫu biểu) email mới mở ra đã được ghi sẵn địa chỉ gởi đến người gửi email cho bạn. Bạn chỉ cần viết nội dung thông báo và nhấp vào nút Send. e. Thêm một Contact

5

g. Điền vào các chỗ trống trên form và sau đó nhập Save and Close. chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó. sau đó nhấp nút New trên thanh công cụ để mở form nhập New Contact. Đính kèm file vào Email Bạn muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi (VD: file Word. 4 Bạn có thể nhập hoặc không nhập nội dung email muốn gửi. f. chọn file bạn muốn gửi. sau đó nhấn vào nút Send. Exel) bạn làm các bước sau: 1 Nhập địa chỉ người nhận Email ở hộp TO 2 Nhập tiêu đề Email ở hộp Subject 3 Nhấp vào biểu tượng Attach file. Nhấn Insert hoặc phím Enter. thì chính Outlook là một công cụ tuyệt vời về quản lý danh sách các tên và địa chỉ và nó dễ sử dụng như sổ tay nhỏ của bạn. Email đã được gửi đi cùng file đính kèm. . nhấn nút Contacts trong Navigation Pane.Bạn muốn lưu lại nhưng thông tin người gửi email cho bạn. Chèn hình ảnh vào nội dung Emaill 6 . Để nhập một contact mới.

chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó. chọn file bạn muốn gửi. 4 Bạn có thể nhập hoặc không nhập nội dung email muốn gửi. Quan sát các file đính kèm trước khi gửi email 7 . sơ đồ hoặc tin nhắn.Bạn muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi (VD: file Word. Email đã được gửi đi cùng file đính kèm. h. i. Exel) bạn làm các bước sau: 1 Nhập địa chỉ người nhận Email ở hộp TO 2 Nhập tiêu đề Email ở hộp Subject 3 Nhấp vào biểu tượng Attach file. bản vẽ. Chỉnh sửa hình ảnh bạn chèn vào email Để chỉnh sửa hình ảnh bạn làm các bước sau: 1 Chọn hình ảnh bạn đã đưa vào trong email. sau đó nhấn vào nút Send. Nhấn Insert hoặc phím Enter. 2 Bạn sẽ thấy hình ảnh xuất hình trên giao diện và các công cụ xung quanh nó. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ trên với biểu đồ. 3 Bạn dùng các công cụ này để chỉnh sửa hình ảnh theo ý của bạn.

Để tạo nhiệm vụ bạn thực hiện theo các bước sau: 1 Nhấp nút Tasks trong Navigation Bar. 2 Nhấp text ghi là Type a New Task. Danh sách các tác vụ xuất hiện. Phần II: CÁC CÔNG CỤ TIỆN ÍCH TRONG OUTLOOK 1. và bạn thấy con trỏ (một đường nhấp nháy). khi bạn nhận được các tài liệu đính kèm ta có thể quan sát các file này trước khi mở chúng hoặc lưu về ổ đĩa. Các chức năng khác trong Outlook 2007 a. Các từ biến mất.Trong Outlook 2007. Tạo một nhiệm vụ (công việc cần thực hiện) Outlook giúp bạn quản lý. 3 Gõ nhập tên của nhiệm vụ 8 . Để xem được các file này ta nhấn vào biểu tượng file đó (như hình trên). Bạn có thể quan sát các file đó ở cửa sổ đọc (cột bên trái Outlook). Nó giúp cho máy tính của bạn an toàn hơn. nhắc nhỡ các nhiệm vụ mà bạn đã đề ra. tránh lưu về các mã độc.

sau đó nhấp nút New trên thanh công cụ để mở form nhập New Contact. c. 2 Điền vào các chỗ trống trên form và sau đó nhập Save and Close. b. thay vì yêu cầu người dùng kiểm tra lịch. hãy làm các bước sau đây: 1 Nhấn nút Contacts trong Navigation Pane. Thế là bạn có một danh sách Contacts. Mục đích của ToDo Bar cho biết sơ bộ những gì cần làm. sau đó kiểm tra hộp Inbox và sau đó kiểm tra Task List. Các mục thường thấy nhiều nhất trong To-Do Bar bao gồm: 1 Các tác vụ mà bạn đã nhập 2 Vài cuộc hẹn kế tiếp 9 .Nhiệm vụ xuất hiện trong khối bên dưới dòng Subject trên Task List 4 Nhấn phím Enter. Nhiệm vụ mới di chuyển xuống Task List với các nhiệm vụ khác khác. Tạo một contact (thông tin liên hệ) Contact là một công cụ quản lý và lưu trữ thông tin của những người gửi email cho mình một cách hiệu quả. Để tạo một Contact mới. Công dụng của TO-DO BAR Outlook 2007 có một tính năng mới được gọi là To-Do Bar vốn tập hợp lại tất cả những việc cần làm và hiển thị chúng trong một phần của màn hình Outlook.

hoặc làm dấu cho các Email quan trọng. Nhiệm vụ xuất hiện trong Task Lis của To-Do Bar 4 Nhấn phím Enter. 2 Nhấp text ghi là Type a New Task. chỉ cần nhấp chuột phải để chọn màu cờ để đánh dấu. phía bên phải của tiêu đề Email có hình lá cờ mờ.3 Các thông báo email đã được thêm cờ để tiến hành. hãy làm các bước sau: 1 Nhấp chuột phải vào tiêu đề Email chọn Follow Up. 2 Sau đó chọn màu cờ. 3 Gõ nhập tên của nhiệm vụ. Nhiệm vụ mới di chuyển xuống Task List của To-Do Bar với những nhiệm vụ khác. Cách đơn giản hơn. Các từ biến mất và bạn thấy con trỏ (một đường nhấp nháy). Ưu tiên theo dõi email bằng cờ Đánh dấu bằng cờ cho Email có tác dụng phân biệt các Email. thanh công cụ TO-DO BAR sẽ xuất hiện ở bên phải Outlook. d. e. hãy làm các bước sau: 1 Nhấn vào Contacts. 10 . Thay đổi các mục trong TO-DO BAR Để thay đổi các mục trong TO-DO BAR. Để đánh dấu bằng cờ.

Module Tasks mở. như vậy sẽ hay hơn. nhưng hãy đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành thay vì xóa nó. làm theo các bước sau: 1 Nhấp nút Tasks trong Navigation Pane (hay nhấn Ctrl+4). Để ẩn TO-DO BAR bạn nhấn Ctrl+ F2 hoặc nhấn vào Minimize the To-Do Bar.f. chọn TO-DO BAR. Để thực hiện bạn làm theo cách sau đây: Nhấn vào View. Hộp trong cột thứ hai kể từ bên trái là hộp bạn cần đánh dấu kiểm. bạn có thể đưa nó ra màn hình Outlook mà không cần phải vào Contacts. chọn Normal. mở TO-DO BAR Nếu bạn thích công cụ TO-DO BAR. g. Để đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn tất. 11 . 3 Nhấp hộp kế bên tên nhiệm vụ mà bạn muốn đánh dấu đã hoàn tất. 2 Nhấp các từ Simple List trong mục Current View của Navigation Pane. Cách tắt. Khi đánh dấu kiểm vào hộp. Như vậy là bạn đã đánh dấu xong một nhiệm vụ hoàn tất. tên của nhiệm vụ thay đổi màu và có một đường thẳng xuyên qua nó. Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn tất Các nhiệm vụ khi hoàn thành xong bạn có thể xóa nó đi.

2 Trong hộp thoại này. sau đó chọn màu mà bạn muốn ở hộp thoại kế tiếp. bạn sẽ thấy trên cũng của Outlook xuất hiện 1 hộp thoại Ways to Organize Outlook. vậy là những lá thư của sếp sẽ có màu theo ý bạn. 3 Nhấp vào Apply Color. chọn Tool >> Organize. bạn chọn Using Colors. hãy làm theo các bước sau đây: 1 Từ MS Outlook. Với Outlook 2007 thì việc đó thật dễ dàng. Sắp xếp hộp thư bằng màu sắc 12 . i. Nhập địa chỉ email của sếp ở hộp thoại kế bên.Để tắt TO-DO BAR bạn nhấn ALT + F2 hoặc nhấn Close TO-DO BAR h. Trong mục Color message. chọn From. Tô màu cho những Email quan trọng Bạn muốn những Email sếp gởi cho bạn đều có màu nổi bật (VD: màu đỏ).

Bạn có thể sắp xếp hộp Inbox mail bằng việc đánh dấu màu sắc. chọn From. chọn Categorize. 3 Nhấp vào Apply Color. có một số Email người dùng muốn đánh dấu để sau này quay lại xử lý sau. Bạn có thể đánh dấu các Email bằng thẻ màu trong Categories. màu tím là các Email của bạn học và Màu đỏ là Email của sếp… 1 Từ MS Outlook. sau đó chọn màu thích hợp ở hộp thoại kế tiếp. vậy là các Email sẽ được sắp xếp theo các màu đã chọn. Nhập địa chỉ email đã lựa chọn ở hộp thoại kế bên. bạn sẽ thấy trên cũng của Outlook xuất hiện một hộp thoại Ways to Organize Outlook. VD như bạn chọn màu xanh cho các Email gởi từ công ty. chọn Using Colors. 2 Trong hộp thoại này. j. hãy làm theo cách sau đây để tạo các thẻ màu: Nhấn chuột phải lên tiêu đề Email. k. sau đó chọn các thẻ màu theo ý bạn mà đánh dấu. Tạo các thư mục chuyên nghiệp 13 . Đánh dấu các Email bằng thẻ màu Categories Hàng ngày bạn có quá nhiều Email để xử lý. chọn Tool >> Organize. Trong mục Color message.

đặt tên cho thư mục vừa tạo và OK. và các Email sẽ không còn nằm lẫn lộn với nhau nữa. chỉ nhấn chuột phải vào INBOX và chọn New Folder. l. Di chuyển các email vào thư mục vừa tạo 14 . Cách tạo thư mục Cách tạo các thư mục này rất đơn giản. m.Mục đích của việc tạo các thư mục là để phân loại các Email vào những nhóm riêng biệt.

n. bạn có thể di chuyển các Email vào trong thư mục đó. Xóa các thư mục chứa Email 15 .Sau khi đã tạo ra một thư mục. Để dùng lệnh di chuyển bạn thực hiện các bước sau: 1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email. Email có thể di chuyển vào thư mục này bằng cách kéo thả hoặc nhấn chuột vào tiêu đề Email. Di chuyển các Email vào thư mục bằng lệnh Ngoài cách di chuyển các Email bằng cách kéo và thả thì ta có thể dùng lệnh để làm công việc này. giữ chặt chuột và di chuyển đến các thư mục và bạn thả chuột ra. 3 Chọn thư mục bạn muốn lưu 4 Ok o. 2 Chọn Move To Folder.

chọn Remove from Favorite Folders. Đừng lo lắng vì thư mục này vẫn ở trong hộp Inbox. Tìm Email nhanh với công cụ Instant Search 16 . Thư mục đó sẽ biến mất. p. Tìm Email một cách nhanh chóng Các Email của bạn trong outlook rất nhiều. đôi khi bạn cần tìm kiếm một Email cũ nhưng bạn không biết Email đó nằm ở đâu trong cả ngàn Email được lưu trong các thư mục. Với Outlook 2007 thì bạn sẽ không mất thời gian để tìm từng Email nữa. q. nó chỉ ẩn đi thôi.Bạn có thể xóa bỏ thư mục chứa các email bằng cách: Click chuột phải vào thư mục muốn xóa.

hình ảnh. Logo của công ty. hay một chữ ký bằng tay. 2. bạn có thể ghi địa chỉ Email hoặc một số từ ngữ của nội dung Email đó. Tạo chữ ký cho Email a. Tất cả các kết quả tìm thấy sẽ hiện ra một cách nhanh chóng. 2 Chuyên môn của bạn. 3 Địa chỉ và số điện thoại. Bạn cũng có thể thêm vào địa chỉ Website. Bạn cần phải có một ít thông tin về Email bạn cần tìm. Nội dung chữ ký Email Chữ ký của bạn bao gồm các thông tin về bạn. các nhà kinh doanh thì thường để thông tin liên lạc. clip và nghệ thuật có thể làm chậm việc gửi Email. Hình ảnh. để các khách hàng và đối tác của họ dễ dàng liên lạc với họ. hoặc hình ảnh của mình. 17 . Một chữ ký cũng có thể bao gồm một thông điệp tiếp thị hoặc thậm chí là một nơi yêu thích để thể hiện giá trị hài hước hay cá nhân Thông tin trong một email rất đơn giản với chữ ký có thể bao gồm: 1 Tên của bạn.Với công cụ Instant Search thi công việc tìm kiếm Email của bạn rất dễ dàng. Do đó dung lượng của các thông điệp bạn thêm vào phải tương đối nhỏ.

Nhập tên tiêu đề cho chữ ký. c. Có thể cho chữ ký là tên của bạn. d. Trong trường hợp đó. hoặc chọn bất cứ điều gì khác. Cách tạo chữ ký trong Email Bạn phải quyết định khi nào đưa vào một chữ ký mà bạn được phép tạo trong Outlook Web Access. một form sẽ hiện ra. Trang trí cho chữ ký 18 .b. bạn có thể sử dụng thêm tên mô tả về bản thân bạn. Nhập tên tiêu đề cho chữ ký Bạn nhấn vào New. Chữ ký của bạn dành cho công việc kinh doanh có thể rất quan trọng. bạn có thể thích để nó bên ngoài các thông báo mà bạn gởi đến những người bạn của bạn hơn. Nếu muốn tạo ra nhiều hơn một chữ ký. nhấn OK. Tạo một chữ ký trong nội dung Email: Nhấn vào nút Signature chọn Signatures.

chỉ cần bắt đầu tạo thêm một chữ ký mới. Các công cụ như Font. tô màu… Sửa đổi chữ ký của bạn: Sau khi bạn đã tạo ra một chữ ký. bằng cách xem trong hộp New Message: mặc định chữ ký được liệt kê bên cạnh các tin nhắn mới theo mặc định Chọn chữ ký. Chuyển đổi các chữ ký Khi bạn tạo chữ ký đầu tiên của bạn. f.làm cho thay đổi cũng như sửa đổi bất kỳ các ký tự của văn bản Email của bạn. bạn có thể dùng các công cụ để chỉnh sửa.Sau khi nhập các thông tin về bạn trên chữ ký. e. trang trí cho chữ ký của bạn đẹp hơn. để sử dụng chữ ký khác của bạn. thật dễ dàng để sửa đổi nó. bạn có thể xác minh được chữ ký được thiết lập là mặc định. Nếu bạn muốn sửa đổi lưu chữ ký. chỉ cần sửa đổi chữ ký ngay trong bài viết . bạn sẽ cần phải trở về Chữ ký và thực hiện các thay đổi của bạn từ đó. Outlook sẽ mặc định chữ ký đó sẽ áp dụng nó cho tất cả các bài viết mới tự động. Vì vậy. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian cho một bài viết. Nếu bạn đã tạo ra nhiều hơn một chữ ký. Không sử dụng chữ ký trong Email nữa 19 .

của một trang web hoặc để người nhận trực tiếp đến một địa chỉ email. bạn có thể điều chỉnh các cài đặt chữ ký của bạn trong Outlook. chọn hình ảnh và nhấn Insert. 20 . Đưa hình ảnh vào chữ ký Nếu trong chữ ký là một hình ảnh hoặc logo của công ty. Tạo chữ ký ấn tượng a. hãy chọn vào tiêu đề chữ ký và nhấn nút Delete. nhấp chuột vào nút Picture. nhấn insert. Ví dụ: bạn có thể sử dụng để quảng cáo cho một công ty của bạn. Lưu ý hình ảnh có dung lượng lớn cần phải resize lại trước khi chèn. Để thêm một hình ảnh. thì nó có tác dụng giúp khách hàng dễ dàng nhận dạng về bạn hoặc công ty của bạn. ghi địa chỉ bạn cần link tới. Bạn có thể thêm vào chữ ký của bạn một liên kết Website. Để liên kết bạn nhấn vào nút Insert Hyperlink. 3. nhấp chuột vào bạn chọn None Để xoá chữ ký.Nếu bạn không muốn tự động thêm chữ ký vào nội dung email. Trong hộp Mew Messages.

sau đó bạn có thể đưa vào chữ ký trong Email: Chỉ cần bấm vào nút Business Card trong Chữ ký và hộp thoại sẽ hiển thị như trong hình trên. Một EBC sẽ thêm vào một chuyên môn để liên lạc. Hầu hết các dịch vụ tin tức cũng cung cấp RSS để bạn có thể đọc tin tức mới nhất trên Outlook của bạn. liên kết với các thẻ sẽ dễ dàng cho người nhận để tiết kiệm thời gian. Tập tin ở định dạng vCard (tiêu chuẩn cho việc gửi và nhận thông tin liên lạc trên internet). bạn nhận được tin tức trên các website tự động gửi đến hộp thư Outlook của bạn.b. bởi vì một EBC có hai phần: một hình ảnh và một tập tin. có nghĩa là thông tin liên lạc. Sau khi tạo một số thông tin cho chính mình. 21 . nó cho phép bạn dễ dàng chia sẻ thông tin liên lạc với những người khác. 4. bạn sẽ có một Business Card để sử dụng. Feed chỉ là một cơ cấu để cập nhật thông tin khi nó thay đổi. Thêm RSS vào Outlook Thêm RSS vào Outlook Khi thêm một RSS vào Outlook. người nhận email có thể dễ dàng lưu thông tin liên lạc của bạn. Đưa Business Card vào chữ ký Business Card (hoặc EBCs) là tính năng mới của Outlook 2007. Thông tin RSS được gởi qua một phương tiện gọi là feed. Các blog và podcast thường cung cấp các feed RSS nhằm cho phép bạn theo dõi các mục hoặc tập mới.

Dung lượng các ứng dụng trong Outlook 22 . Hộp thoại Subscribe to This Feed xuất hiện. Đăng ký một RSS Feeds trong Internet Explorer như sau: 1 Nhấp nút Feeds ở phần trên cùng của màn hình. Associated Press và nhiều dịch vụ tin tức khác có RSS và hiện nay rất nhiều tờ báo ở Việt Nam cũng có chức năng này. Wall Street Journal. nút Feeds ở phần trên cùng của màn hình Internet Explorer thay đổi từ màu ám thành màu cam. do vậy cần phải quản lý dung lượng của Email. 2 Nhấp link Subscribe to This Feed. Dung lượng của Email Một số dịch vụ email hoặc các nhà cung cấp hệ thống quản trị viên sẽ không cho phép bạn gửi hoặc nhận Email có dung lượng lớn. 3 Nhấp nút Subscribe Hộp thoại Subscribe to This Feed đóng lại. Outlook 2007 có một folder riêng biệt nhận các RSS để bạn có thể tổ chức thông tin theo cách bạn thấy hữu dụng.Tờ New York Times. b. Khi mở một website hoặc blog cung cấp một feed RSS. Xác định kích thước hộp thư và làm giảm dung lượng a. Bây giờ bạn có thể xem Feeds trong Internet Explorer 7 hoặc Outlook 2007 Phần III: QUẢN LÝ HỘP THƯ CỦA BẠN VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ 1.

024 Megabyte = 1 Gigabyte. megabyte. d.Khi hộp thư đạt đến giới hạn. Ví dụ: từ 90 MB bạn có thể có được một cảnh báo. và gigabyte là cùng một đơn vị đo lường. Xem dung lượng hộp thư Để nhanh chóng tìm kích thước của hộp thư riêng của bạn. Outlook sẽ không cho phép bạn thêm bất cứ địa chỉ hoặc thêm dữ liệu nữa. sử dụng cửa sổ danh mục chính để chuyển sang thư mục xem kích cỡ: nhấn vào mục Folder Sizes. Các mối quan hệ giữa kilobyte. c. Bạn có thể xem được dung lượng của các thư mục mà bạn đã lưu. bạn có thể đổi các thông số đó với nhau: 1024 Kilobyte = 1 Megabyte. Outlook đặt ra một giới hạn 20 gigabytes (GB). Dung lượng của các Email 23 . Nếu hộp thư của bạn quá lớn. và từ 110 MB bạn có thể không còn nhận email. từ 100 MB bạn có thể không còn có thể gửi email. Thông thường dung lượng được tính bằng kilobyte (KB). 1. thì Email sẽ bị giới hạn nhiều chức năng.

ghi chú. Như vậy dung lượng của hộp thư. Thư mục mailbox Cleanup sẽ hiện ra. Lưu các tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa 24 .Vào tab Tools Chọn Mailbox Cleanup. Kiểm tra dung lượng các thư mục bằng Mailbox Cleanup Bạn có thể xem dung lượng các thư mục trong Mailbox Leanup. thông tin liên lạc. Email được hạn chế được thiết lập bởi một quản trị hệ thống máy chủ.Các Email có kích cỡ khác nhau. Một số phụ thuộc vào các file đính kèm trên các Email. và như vậy trên) chứa trong nó. e. Thông thường Email có đính kèm tài liệu thì có kích cỡ lớn Dung lượng của hộp thư của bạn được xác định bởi kích thước của các thư mục. Bạn không thể thay đổi điều này trong Outlook. Dung lượng của thư mục được xác định bởi kích cỡ của các Email (và lịch cuộc hẹn. Kích cỡ trung bình cho một Email là khoảng 30 Kb. f.

Cách xóa vĩnh viễn các Email đơn giản nhất là vào thư mục Deleted Items. sau đó nhấp Ok g. nên xóa vĩnh viễn các Email này ra khỏi hộp thư. Trước khi bắt đầu lưu tài liệu đính kèm vào đĩa cứng. Xóa vĩnh viễn các Email ra khỏi hộp thư Mỗi khi bạn xóa một email.Sau khi xem qua dung lượng của các Email. bạn sẽ thấy 25 . Nếu cần để lưu trữ các tài liệu đính kèm trong hộp thư. Bởi vậy. 2 Nhấn vào biểu tượng Microsoft chọn Save As 3 Sau đó bạn chọn Save attachments. Để lưu tập tin đính kèm vào ổ đĩa bạn làm theo cách sau: 1 Mở Email có chứa tập tin đính kèm. 4 Chọn đường dẫn để lưu tập tin. Sau khi đã lưu các tệp đính kèm. bạn sẽ nhận thấy rằng các Email có dung lượng lớn thường bao gồm những tài liệu đính kèm. nó đi vào thư mục Deleted Items. phải nhớ vị trí đã lưu để sau này người dùng có thể xem lại các tài liệu đó. bạn có thể xóa các Email không cần thiết đó. Bạn sử dụng Lưu tập tin đính kèm các lệnh trên Microsoft Office nút trình đơn và lưu các tài liệu đính kèm vào một số vị trí thuận tiện trên đĩa cứng của bạn. do đó cần phải làm sạch thư mục Deleted Items cũng như dung lượng của toàn hộp thư.Khi xoá nhiều thì thư mục này có thể phát triển nhanh chóng và chiếm nhiều dung lượng.

2. 3 Và Email được lưu vào thư mục tự lưu trữ. thư mục đó gọi là thư mục tự lưu trữ. Junk Mail không muốn các Email rác nằm lẫn lộn với các Email cần thiết. Junk Mail cũng là nơi chứa các thư rác đó...Với việc sử dụng lệnh AotuArchive thì các Email sẽ từ hộp thư của bạn sẽ tự di chuyển vào thư mục. . Ngoài ra bạn có thể xoá vĩnh viễn các Email bằng lệnh. chọn Ok. Vậy là tất cả các Email trong thư mục Deleted Items đã được xoá ra khỏi hộp thư của bạn.. Tìm hiểu các tùy chọn khi lưu trữ thông tin a. Nhấp chuột vào các Email này. 26 .các Email xóa bên ngoài. 2 Email đang di chuyển vào trong hộp thư. Tác dụng của Junk Mail Junk Mail có tác dụng lọc thư rác (Spam mail). Bạn nhấn chuột phải vào thư mục Deleted Items chọn Empty Deleted Items Folder. Căn bản về kho lưu trữ Email tự động lưu trữ vào hộp thư cá nhân của bạn (hình trên). 1 Để bắt đầu bạn chon Yes. h. nhấn chuột phải chọn Delete. giúp cho ta phân loại được thư rác như các thư quảng cáo.

b. Với thư mục cá nhân. Lưu các email vào thư mục cá nhân Bạn muốn có một thư mục cá nhân chứa các tập tin riêng của bạn. Lưu trữ bằng cách này có lợi thế là bạn có thể tổ chức lưu trữ theo ý mình.Thư mục con trong hộp thư sẽ được tự động tạo ra trong thư mục lưu trữ. Quản lý các thư mục cá nhân Khi lưu trữ bằng thư mục cá nhân. Cách tạo các thư mục cá nhân 27 . Sau khi bạn đã tạo ra thư mục cá nhân và cách di chuyển các tập tin vào thư mục cá nhân này. sau đó đưa các Email vào đó bằng phương pháp kéo thả (như hình vẽ minh hoạ). điều đó tương tự để có một tủ đựng các hồ sơ cá nhân. bạn phải tạo ra các subfolders. b. 3. Di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào các thư mục cá nhân a. bạn tạo tập tin riêng cho mình.

d. Cách chọn các subfolder trong thư mục cá nhân Sau khi bạn tạo xong thư mục cá nhân. nhấn OK. Đặt tên cho thư mục vừa tạo. thư mục cá nhân của bạn đã được tạo ra như hình trên. Di chuyển Email vào thư mục cá nhân 28 .pst). c. Bạn làm điều này từ Cửa sổ Danh mục chính: Nhấn chuột phải vào thư mục Personal Folders chọn New Folder. trước tiên bạn cần phải tạo ra nó. Sau đó bạn sẽ thấy một thư mục con trong thư mục cá nhân của bạn. bạn có thể tạo thêm các thư mục con subfolder trong thư mục cá nhân.Để sử dụng một thư mục tập tin cá nhân. 3 Chọn OK. Để tạo thư mục cá nhân bạn làm theo các bước sau: 1 Chọn file sau đó nhấn vào New chọn Outlook Data File 2 Bạn chọn tiếp Office Outlook Personal Folders (.

Lưu trữ các thư từ cũ a. Làm quen với AutoArchive 29 . e. đây là công cụ xuất Email ra ngoài ra và nhập Email vào trong Outlook. sau đó bạn thả chuột ra. Nhưng các thư mục này vẫn nằm trong Outlook. 4. Trong hình hiển thị công cụ Import and Export trong trình đơn File. Email đó sẽ xuất hiện trong thư mục cá nhân. Tuy nhiên có cách để back up dữ liệu khác là lưu trữ các Email vào ổ đĩa. Để để di chuyển một hoặc nhiều Email đến thư mục con. giữ chặt chuột và di chuyển chuột tới thư mục con trong thư mục cá nhân. Bạn nhấn chuột trái vào Email. Lưu ý: Nếu mục tiêu của bạn là để sao lưu toàn bộ hộp thư của bạn.Sau khi bạn đã tạo xong các thư mục con trong thư mục các nhân. Những cách khác để di chuyển các Email vào thư mục cá nhân là dùng phương pháp kéo thả. bạn làm theo các bước sau: 1 Nhấn chuột phài vào Email chọn Move to Folder 2 Bạn chọn thư mục con trong thư mục cá nhân và nhấn OK. thì bạn mới dùng công cụ này. Lưu trữ emai ra ổ đĩa Thông thường bạn lưu trữ các Email vào thư mục cá nhân.

(Và nếu bạn không thích AutoArchive. Sau khi di chuyển thì những Email đó được cho là cũ và bạn có thể thay đổi điều này. Để vào hộp thoại AutoArchive bằng cách nhấp chuột vào tab Tools chọn Options. c. nhấp chuột vào Other và sau đó nhấp chuột vào nút AutoArchive. bạn có thể không chọn nó). 2 Số lượng ngày cho biết với tần số mà AutoArchive sẽ chạy. mỗi lần Email bị di chuyển sẽ nhận được một thông báo kiểm tra. nhưng đối với người khác thì có thể là 2 tháng. Đối với một số người Email có vẻ cũ sau khi hai tuần. Bạn là một được quyết định và bạn có thể làm được điều này trên một cơ sở cho mỗi thư mục nếu bạn muốn. Lưu trữ email theo thời gian nhận 30 .1 Nếu chọn Run AutoArchive every (số ngày) thì AutoChive sẽ kiểm tra hộp thư tùy theo số ngày bạn chọn. đôi khi bạn không nhận được thông báo kiểm tra. Tuy nhiên. b. do AutoArchive được cài đặt mặc định. Xác định Email cũ trong AutoArchi Với AutoArchive.

Replying. Bạn có thể làm điều đó bất cứ lúc nào và bạn không cần phải lưu trữ tất cả mọi thứ đối với chức năng tự động lưu trữ. Thời hạn xác định Email cũ là thời gian bạn chưa chạm vào Email đó. Replying to all.Lưu trữ tự động Email theo thời gian là di chuyển Email đến một thư mục kho lưu trữ khi nó đạt được tiêu chuẩn thời gian được xác định bởi các cài đặt mà bạn chỉ định trong hộp thoại AutoArchive. d. Moving và Copying làm thay đổi thời gian của Email và do đó sẽ ảnh hưởng đến khi có Email được lưu trữ tự động. e. Linh hoạt trong lưu trữ Chức năng lưu trữ trong Outlook 2007 có tính linh hoạt rất cao. Editing and saving. Các trường hợp ngoại lệ 31 . Hành động Forwarding .

Sau khi bạn chọn các cài đặt AutoArchive xong thì nhấn vào Apply thì xem như quá trình cài đặt được hoàn thành. nhấp chuột vào Properties. Nhưng bạn muốn Lưu trữ Email ngay bây giờ thì chỉ với động tác cách nhấp chuột vào Archive trên trình đơn File. Bạn có thể thiết lập quy tắc lưu trữ trên một thư mục theo ý mình. Lưu trữ Calendar 32 . Bạn cũng có thể loại bỏ toàn bộ thư mục là sự lựa chọn của bạn. g. f. Thực hiện lưu trữ khi bạn muốn Giả sử bạn lập biểu thời gian cho Email tự động lưu trữ là 2 tuần. thì ngay lập tức Email sẽ được lưu trữ. thì Outlook 2007 cho phép bạn thực hiện một cách dễ dàng.Bạn không phải làm bất cứ điều gì trong việc tự động lưu trữ. nhưng nếu bạn muốn tùy chỉnh chức năng này. và chọn AutoArchive. Bắt đầu bằng cách bấm chuột phải vào thư mục.

AotuArchive còn lưu trữ được các nhiệm vụ đặt trong Calendar hoặc các thư mục trong nó. lưu trữ. Truy tìm. bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt cho các Calendar hoặc các thư mục. Tìm Email từ thư mục cá nhân hay thư mục archive 33 . Bạn có thể lấy lại được các Email mà bạn đã lưu trữ. 5. bạn cần phải mở tập tin PST và lấy lại.AutoArchive có nhiều tác dụng ngoài việc lưu trữ các Email. Sử dụng lại các Email đã lưu trữ Cho dù bạn đang sử dụng các phương pháp lưu trữ trong Personal Folders hay trong các thư mục khác thì các Email cũng được lưu trữ dưới dạng tập tin PST trên máy tính. VD: bạn muốn lấy lại một Email cũ chứa thông tin về một khách hàng của bạn. Và cũng giống như cách điều cỉnh cài đặt cho Email. Để lấy lại Email này. chia sẻ thư từ a. bằng cách bấm chuột phải vào thư mục trong danh mục chính của cửa sổ và bấm vào Properties. b.

bạn sẽ thấy một thông báo tương tự với hình trên.Để tìm Email mà bạn đã được lưu giữ trong một file PST. chọn Personal Folder.pst 3 Nhấn vào OK Khi mở các thư mục được lưu dưới dạng file PST bân nên lưu ý.pst hoặc Archive. c. Nếu bạn thử. bạn sẽ mở thư mục Personal Folders (thư mục cá nhân) hoặc thư mục Archive (thư mục lưu trữ) bằng cách sau: 1 Mở danh mục File chọn Open. d. Nếu bạn không còn cần phải làm việc với các file của một PST. Copy file để sao lưu dữ liệu 34 . Một khác biệt lớn giữa file PST với các loại file khác là bạn không thể mở một tập tin PST bằng cách dùng chuột double-click vào file này. Đóng Archive Folder khi đã hoàn tất Nếu có quá nhiều file PST mở tại một thời điểm sẽ làm chậm hiệu suất của Outlook. 2 Chọn tiếp Outlook Data File. Bạn làm điều này bằng cách bấm chuột phải vào nó và nhấn vào Close Archive Folders hoặc Close Personal Folder. bạn có thể xóa nó khỏi danh mục chính của cửa sổ.

nhấp chuột phải và bấm vào Paste.Nếu máy tính của bạn hỏng. Bạn có thể di chuyển. 2 Di chuyển con trỏ đến các địa điểm mà bạn muốn dán các bản sao của tập tin. e. Đây là một cách để tạo một bản sao của một PST: Bạn bắt đầu trong Windows Explorer để tạo một bản sao của tập tin. bạn sẽ cần phải sao chép nó vào một máy tính khác trước khi sử dụng.pst để biết rằng đó là một bản sao. Bạn cần phải đóng Outlook trước khi copy. 3 Kết quả: Các tập tin sao chép xuất hiện với phần đuôi là –Copy. Trước hết cần phải đóng Outlook trước khi sao 35 . Nếu bạn đã sao chép của PST vào một đĩa CD hoặc thiết bị lưu trữ tương tự. Tìm file PST trên máy tính Sau khi sao lưu một file PST và di chuyển đến một máy tính khác. Làm thế nào để tìm thấy file PST để sao chép vào Outlook. 1 Click chuột phải vào tập tin trong Windows Explorer và nhấn chuột vào Copy. hoặc nếu bạn ít có cơ hội để kết nối internet. do đó phải lưu tập tin vào một nơi khác như trên một đĩa CD hoặc USB. vì Outlook không thể đọc thông tin đĩa CD. Có một công cụ gọi là Outlook Personal Folders Backup Tool mà bạn có thể tải về để sao lưu file PST. Bạn có thể làm được điều này bằng cách sao chép một file PST. sau đó sao chép file để một máy tính khác hoặc vào một đĩa CD.

hoặc sao chép một file PST thì có thể gặp thông điệp lỗi như hình trên. Tuy nhiên. thì trước khi bạn di chuyển. đổi tên. hoặc sao chép một tập tin file PST.lưu. Các lỗi khi thao tác với file PST Lưu trữ dữ liệu trong một file PST có thể có nhiều lợi thế. trước tiên đóng nó từ danh mục chính và sau đó đóng Outlook. Căn bản về Outlook Calendar a. 2 Chọn tab Data File chọn tiếp Open Folder 3 Chọn file PST mà bạn muốn sao chép 4 Click OK f. Để tìm kiếm các file PST: 1 Bước đầu tiên là nhấn vào tab File và chọn Data File Management. Phần IV: SỬ DỤNG LỊCH LÀM VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ 1. Để tránh lỗi trên trong Outlook sau này. Tạo các mục trong Calendar 36 . nếu bạn không cẩn thận khi chuyển file. đổi tên.

Cách xem nhiệm vụ trong Calendar: Nhấn vào biểu tượng lịch.Có bốn sự lựa chọn khác nhau cho Calendar trong Outlook 2007. Kiểm tra Calendar Khi vào Calendar bạn có thể nhìn thấy những nhiệm vụ. lịch các cuộc hẹn hay các sự kiện mà bạn đã tạo ra trong calendar. Khi bạn đang tìm ngày tháng trên lịch thì bạn có thể công cụ ở phía trên để di chuyển 37 . các cuộc họp. Bằng cách tạo ra các danh mục trong Calendar. sự kiện hàng ngày và nhiệm vụ. thì người dùng sẽ sử dụng chức năng này rất hiệu quả cho công việc của mình. Bạn có thể điều chỉnh trong Calendar về cuộc hẹn. Click vào một ngày trên lịch. b. bạn sẽ thấy các nhiệm vụ hoặc các cuộc hẹn mà bạn đã sắp xếp sẽ xuất hiện trên To-Do Bar.

bạn vẫn có thể có các mục xuất hiện trong lịch trình của bạn cho ngày hôm đó. Cuộc hẹn: Một cuộc hẹn cần diễn ra chính xác theo thời gian. Sự khác biệt là bạn sẽ mời những người khác bằng cách sử dụng một cuộc họp yêu cầu được gửi qua email. Sự kiện: Một sự kiện là một hoạt động kéo dài cả ngày dài. 2 Dùng phím mũi tên để di chuyển ngày tháng một cách tiện lợi3 Có thể cho hiển thị hoặc ẩn ngày phụ thuộc vào cách xem của bạn. Nhiệm vụ: Một nhiệm vụ là một yêu cầu bạn làm gì đó trong một khoảng thời gian. Không giống như một cuộc hẹn hoặc cuộc họp. Week. Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar Bởi vì các yêu cầu khác nhau. bạn có thể lập biểu nhiệm vụ cho mỗi ngày d. Với một sự kiện. một sự kiện.ngày tháng một cách dễ dàng: 1 Nhấn vào Day. nên bạn phải lập biểu khác nhau cho các yêu cầu đó. Tạo các cuộc hẹn 38 . giống như một cuộc hẹn. Cuộc họp: Một cuộc họp xảy ra tại một thời gian. Mooth để nhanh chóng chuyển đổi thời gian ngày tháng muốn xem. dự kiến. do đó ta sẽ lập biểu tại một thời gian. c.

4 Nhấp tam giác kế bên hộp Start Time. Microsoft”. chọn một khoảng 39 . Tạo lịch cho các cuộc họp Khi tạo lịch cho cuộc họp. bạn có thể kiểm tra thời biểu của mọi người. Một lịch nhỏ xuất hiện e. làm theo các bước sau đây: 1 Nhấp biểu tượng Calendar trong Outlook Bar. Trong một cuộc họp bạn sẽ thấy những: 1 Địa điểm của cuộc họp 2 Tên của cuộc họp f. Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo Nếu sử dụng Outlook. Nếu bạn đã thiết lập một cuộc họp. trong khi đó bạn lại có một cuộc họp khác thì nó sẽ báo cho bạn biết hai cuộc họp trùng giờ.Để nhập một cuộc hẹn. Nhập nội dung mô tả cuộc hẹn. Lịch xuất hiện. chẳng hạn như “Có hẹn với John. thành phần tham dự và địa điểm cuộc họp. trình bày các cuộc hẹn của bạn 2 Nhấp nút New trong thanh công cụ ở phần trên cùng của màn hình. Form New Appointment xuất hiện. 3 Nhấp hộp Subject và nhập một tên cho cuộc hẹn. các yếu tố cần phải có là thời gian.

12 Nhập bất kỳ thông tin khác mà bạn muốn những người tham dự biết về cuộc hội thảo. 11 Gõ nhập chủ đề của cuộc hội thảo trong hộp Subject. 8 Click OK. Để mời một số người tham gia hội thảo. Form New Appointment mở ra. Yêu cầu tham gia hội thảo của bạn được gởi đến thành phần tham dự. 3 Một danh sách xổ xuống xuất hiện. 7 Lặp lại các bước 5 và 6 cho đến khi bạn đã chọn mọi người mà bạn muốn thêm vào cuộc hội thảo. Trang Attendee Availability xuất hiện. Sử dụng trang Attendee Availability để mời những đồng sự dự một cuộc hội thảo. 4 Chọn Add from Address Book. 2 Click nút Scheduling. Hộp thoại Select Attendees and resources xuất hiện. 9 Thời gian bạn chọn xuất hiện trong hộp Meeting Start Time nằm ở cuối danh sách Attendee Availability. click nút Autopick Next và Outlook sẽ tìm một thời gian hội thảo khả thi cho mọi người. Tên mà bạn chọn xuất hiện trong hộp Required hoặc Optional phụ thuộc vào nút nào bạn click. 13 Click Send. 5 Click tên của một người mà bạn muốn mời dự hội thảo. Kiểm tra các nhiệm vụ đã tạo ra 40 . làm như sau: 1 Chọn File > New > Meeting Request (hoặc nhấn Ctrl+ Shift+Q).thời gian và đề nghị một thời gian hội thảo mà mọi người có thể tham gia bằng Email. 6 Click nút Required hoặc Optional phụ thuộc vào việc sự tham dự của người đó có tầm quan trọng đối với cuộc hội thảo như thế nào. g. Tên bạn click được bật sáng để cho thấy bạn đã chọn nó. Các tên mà bạn chọn xuất hiện trong hộp thoại Select Attendees and Resources Bạn có thể chọn những bạn bè của bạn và bạn có thể chọn các cuộc hội thảo của bạn. 10 Click nút Appointment. Bạn có thể đưa vào địa điểm hoặc hạng mục. Trang Appointment xuất hiện với tên của những người mà bạn đã mời dự hội thảo trong hộp To nằm ở phần trên cùng của form. Nếu bạn không thấy một khoảng thời gian mà mọi bạn mời dự cuộc hội thảo của bạn có sẵn. Danh sách Attendee Availability cũng cho bạn thấy một sơ đồ về thời biểu của mỗi người để bạn có thể thấy khi nào mỗi người có thời gian rảnh. Hộp thoại Select Attendees and Resources đóng lại và các tên mà bạn đã chọn xuất hiện trong Attendee Availability List.

Outlook nhắc nhở bạn về các cuộc họp quan trọng giúp ta luôn luôn chủ động để sắp xếp công việc. nếu bạn có một số công việc cần phải làm. Các ứng dụng ngoài việc gửi Email trong Outlook Trong Outlook thì Calendar giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. chỉ cần nhập công việc đó như là một nhiệm vụ. giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn… Nói về thời gian. Trong hình trên: các công việc đã hoàn thành một kiểm tra và đánh dấu một dòng gạch giữa tiêu đề nhiệm vụ và thời gian hoàn thành. Outlook cũng cho phép bạn hiển thị thời gian rảnh của bạn 41 . kiểm tra nó. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ. Bạn sẽ thấy các khu vực chung khi bạn nhìn vào trong lịch Tuần. Ví dụ. Ngày thường xem nhất.Khi tạo ra một nhiệm vụ trong Calendar thì không cần phải được lập kế hoạch cho một thời gian cụ thể trong ngày. Giúp bạn làm các công việc như: nhắc bạn về thời gian. Bạn có thể nhập một nhiệm vụ với ngày dự kiến bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ. Khi nhiệm vụ hoàn thành trong một ngày xác định sẽ có một danh sách hoàn thành nhiệm vụ hiện thị ngày đó. nó sẽ tự động chuyển tiếp và xuất hiện trên những ngày hiện tại cho đến khi bạn hủy bỏ nó hay kiểm tra để điều chỉnh nó. h. Nếu bạn không hoàn thành một nhiệm vụ trước ngày kết thúc.

Hiển thị lại các nhiệm vụ Các nhiệm vụ được nhập sẽ được hiển thị nhiều lần mà bạn không cần phải nhập lại nhiệm vụ đó. để họ có thể xem khi nào bạn sẵn sàng trao đổi công việc với họ. i. nhấn vào nút Recurrence sau đó chọn tab 42 . Outlook sẽ nhắc nhỡ nhiều lần về nhiệm vụ đó theo ý của bạn.cho người khác biết. j. Dưới đây là thanh công cụ điều chỉnh nó. Để thay đổi ta làm các bước: Nhấn double vào mục lục. Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ Khi mở Calendar để xem các mục nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn trong đó. bạn sẽ thấy một thông báo như một trong hình. Open the series: có thể thay đổi thời gian của toàn bộ mục nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn này Sau khi chọn Open the series để thay đổi. sẽ có hai lựa chọn: Open this occurrence: có thể xem hoặc thay đổi nội dung. Ta có thể xem lại các chi tiết hoặc thay đổi nó.

một lời nhắc nhở được thiết lập tự động. Tô màu cho các hạng mục 43 . Trong hình trên thể hiện các bước để thay đổi thời gian nhắc nhở cho bất kỳ mục lịch bằng cách mở các mục nhập và điều chỉnh các cài đặt trong hộp Reminder trên tab Appoiment. Outlook sẽ thông báo cho bạn về cuộc hẹn và các cuộc họp 15 phút trước khi cuộc họp bắt đầu. Không nên xoá mục nhập theo định kỳ. k. 1 Nhấn Double vào cuộc hẹn để mở nó. nhưng bạn có thể sử dụng cùng một bước mà chúng tôi đã hiển thị trong hình để thay đổi lời nhắc cho các sự kiện.Appointment. Các sự kiện sẽ được nhắc nhở tự động. Outlook sẽ thông báo cho bạn về sự kiện 18 giờ trước khi họ bắt đầu. 2 Chọn thời gian nhắc nhở 3 Một nhắc nhở sẽ xuất hiện ở thời gian xác định. Ta có thể điều chỉnh thời gian của của chu kỳ hiển thị mục nhiệm vụ đó. Bạn không thể thay đổi thiết lập tự động này. Chọn cách nhắc nhở Khi bạn tạo ra bất kỳ mục nào trong Calendar (Mục nhiệm vụ hoặc mục thông báo cuộc hẹn). l.

2. Hạng mục bạn chọn được bật sáng. Một hộp xổ xuống xuất hiện. Hộp thoại Color Categories xuất hiện. 5 Click OK. hiển thị các màu mà bạn có thể chọn. Màu mà bạn đã chọn xuất hiện thay thế cho màu cũ. Xem và sử dụng nhiều lịch làm việc a. 3 Bạn nhập tên cho Calendar muốn tạo sau đó nhấn OK 4 Một Calendar mới sẽ xuất hiện trong mục My Calendar. Quản lý các thư mục cá nhân 44 . b. Tạo một Calendar mới Để tạo một Calendar mới bạn làm các bước sau: 1 Nhấn vào File chọn New 2 Sau đó chọn tiếp Calendar thì hộp thoại Crete New Folder xuất hiện. 4 Chọn màu mà bạn muốn gán.Làm theo các bước sau đây để thay đổi màu của một hạng mục: 1 Click nút Categories và chọn All Categories. 3 Click nút Color. 2 Click hạng mục mà bạn muốn gán một màu mới. Hộp thoại Color Categories đóng lại.

Khi đó cột hiển thị sẽ thấy được tất cả các Calendar. Chúng ta sẽ xem nhiều Calendar theo mô hình ở hình vẽ trên.Sau khi tạo thêm các Calendar mới.Muốn xem được lịch của Calendar nào thì bạn đánh dấu check vào một ô trước tiêu đề của Calendar đó. d. People’s Calendar. Other Calendars. sau đó dùng phương pháp kéo thả. Có 3 nhóm Calendar: My Calendars. các Calendar sẽ xuất hiện trong My calendar. Tạo một cuộc hẹn ở nhiều Calendar Đôi khi bạn muốn có một cuộc hẹn được để ở hai Calendars khác nhau. Bạn sẽ tạo từng cuộc hẹn trong từng Calendar. kéo thư mục chứa cuộc hẹn từ Calendar này và thả vào Calendar kia. Bên cột hiển thị sẽ thấy được toàn bộ thư mục trong Calendar đó. Nếu bạn không muốn hiển thị Calendar nào thì chỉ việc bỏ dấu check đi c. Bạn không nên làm cách này vì sao chép một cuộc hẹn từ Calendars này sang Calendar khác rất đơn giản: Trước hết bạn cho hiển thị cả hai Calendars. Tạo nhóm cho các Calendar trong Navigation Pane 45 . Nếu bạn muốn xem hết toàn bộ các Calendar thì chỉ việc đánh dấu hết cho tất cả các Calendar.

Phần V: QUẢN LÝ CÁC THÔNG TIN Tạo và sử dụng Electronic Business Card a.Trước hết phải phân nhóm cho các Calendars mà bạn đã tạo ra theo tên của từng Calendar. Tạo các thông tin về bản thân Để tạo một business card cho chính mình. Outlook có những form để bạn ghi vào. Trong mẫu liên hệ. Nếu bạn có nhiều công việc khác nhau thì có thể tạo ra nhiều business card khác nhau nhằm thể hiện từng vai trò trong các Email khác nhau. 2 Nhập tên cho nhóm vừa tạo. kéo các Calendars bạn chọn đưa vào các nhóm vừa tạo ra. 46 . 3 Dùng phương pháp kéo thả. Trong hình trên thể hiện các bước để tạo một nhóm mới và cách di chuyển các Calendar:1 Trong Nagavition Pane nhấn vào Add New Group. bạn sẽ thấy loại thông tin liên lạc của riêng bạn. chỉ cần tạo một số thông tin liên lạc cho mình. Form này là business card của bạn.

(hình trên). Để di chuyển các lĩnh vực trong business card: chọn các lĩnh vực trong danh sách. bạn chọn lĩnh vực cần xoá. và sau đó sử dụng nút Move Field Up và Move Field Down (là các nút hình mũi tên) để di chuyển. Bạn có thể thay đổi các lĩnh vực đang hiển thị trên thẻ của bạn bằng cách thêm hoặc loại bỏ chúng khỏi danh sách.c. 2 Chọn Job Title sau đó nhấn lệnh Move Field Up Ta thấy Actuary đã thay đổi vị trí với Humongous Insuarance 47 . 1 Để thêm thông tin mới vào Business Card. bạn có thể thay đổi vị trí các lĩnh vực một cách dễ dàng. d. 2 Để xóa một lĩnh vực trên Business Card. bạn nhấn vào Add trong hộp thoại Fields. sau đó nhấn vào Remove trong hộp thoại . để thay đổi vị trí giữa tên công ty và lĩnh vực ta làm các bước sau: 1 Chọn Edit Business Card trong Business Card. chọn các danh mục có sẵn và thêm thông tin vào. Như hình trên. Thêm và xóa thông tin trên Business Card Các thông tin về bạn xuất hiện trên các Business Card được liệt kê trong hộp thoại Fields. Chuyển đổi các thông tin trên Business Card Trong Business Card.

Bạn thực hiện điều đó bằng cách đính vào Email. Điều chỉnh tất cả trong Business Card Còn một công cụ nữa trong Business Card giúp ta điều chỉnh nội dung thông tin. File đính kèm là ở định dạng vCard là tiêu chuẩn cho việc tạo và chia sẻ kinh doanh thẻ ảo trong Internet. 2 Chọn Business Card từ danh sách. bạn có thể sử dụng nó để chia sẻ thông tin liên lạc của mình với đối tác và bạn bè. Gửi Email có kèm theo Business Card Sau khi đã tạo ra Business Card.e. 3 Business Card xuất hiện trong Email trong hộp đính kèm dưới dạng file vcf. bạn nhấn vào Business Card chọn Other Business Card. Chọn Edit Business Card trong Business Card. Đính kèm Business Card trong phần chữ ký 48 . f. Trong hộp Edit bạn có thể thay đổi các nội dung thông tin hoặc có thể trang trí cho Business Card của bạn. Dưới đây là một tóm tắt các bước thực hiện: 1 Từ một Email mới. g.

(hoặc xóa các thẻ từ chữ ký. Tạo khoảng trắng trong Business Card 49 . hoặc đính kèm nó vào Email bằng cách cho nó trong một chữ ký Nếu bạn thay đổi các thông tin xuất hiện trong Business Card.Ngoài cách chèn Business Card vào Email bằng tay. Bạn có thể chọn hiển thị kích thước khác hơn 100 phần trăm cho hình ảnh của thẻ. Để Business Card nằm trong một chữ ký. Có một tùy chọn khác là chèn Business Card tự động bằng cách thêm nó vào mục chữ ký trong Email. 2 Quay trở lại mục Contacts để thực hiện sửa chữa đó i. cần thực hiện các bước sau: 1 Xóa kèm file có định dạng vcf từ Email. như được hiển thị trong hình. bấm vào nút Business Card và chọn thẻ của bạn từ danh sách. Khi thay đổi Business Card – trở lại mục Contacts Chúng tôi đã thảo luận của hai phương pháp mà bạn có thể sử dụng để đính kèm của bạn Business Card đến một Email: đính kèm nó trên một Email tại một thời điểm bằng cách sử dụng nút Business Card. nếu bạn đã sử dụng phương pháp đó). h.

Hết 50 .Bạn có thể sử dụng khoảng trắng để tạo sự chú ý đến chi tiết quan trọng trong Business Card. bạn tạo khoảng trắng bằng cách chuyển các lĩnh vực Blank Line lên hoặc xuống. Bởi khoản trắng sẽ tạo ra khoản cách các lĩnh vực với các mục quan trọng hơn. Trong một Business Card.

com Nguồn Microsoft Việt Nam.Tổng hợp bởi : Lê Thanh Tùng . Phone : 0973397691 Email: lethanhtung75@gmail. 51 .hoctrovn.com Y!M : tocmai_hinh_trangkhuyet Website : http://ninhchau.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful