P. 1
Huong Dan Su Dung Microsoft Outlook 2007

Huong Dan Su Dung Microsoft Outlook 2007

|Views: 205|Likes:
Được xuất bản bởithanbien

More info:

Published by: thanbien on Dec 03, 2010
Bản quyền:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/11/2014

pdf

text

original

Sections

  • Phần II: CÁC CÔNG CỤ TIỆN ÍCH TRONG OUTLOOK
  • Phần III: QUẢN LÝ HỘP THƯ CỦA BẠN VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ
  • Phần IV: SỬ DỤNG LỊCH LÀM VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook 2007

Theo Microsoft Việt Nam

Phần I: Làm quen với Microsoft Outlook 2007
1. Giới thiệu sơ lược Outlook 2007 a. Tìm hiểu về Ribbon Giao diện mới của Outlook 2007 có tên gọi là Ribbon. Nếu bạn đã sử dụng Microsoft Office Word 2007, các giao diện sẽ quen thuộc với bạn hơn vì trong Outlook 2007 được soạn thảo dựa trên Word 2007, các lệnh trong Word sẽ có sẵn khi bạn soạn soạn nội dung trên Outlook. Ribbon của outlook 2007 được sắp xếp như sau:

1 Tabs: các giao diện được tạo ra từ các Tab khác nhau. Ở hình trên là giao diện của tab Message. Trong các tab là các lệnh và các nút lệnh. 2 Groups: Mỗi Tab có các lệnh liên quan đến nhau, ta có thể gom thành một nhóm (group). Ví dụ hình trên là nhóm Basic Text. 3 Trong hộp Font chữcó chứa các kiểu chữ dùng để định dạng các kiểu chữ. b.Thanh công cụ mini

1

Thanh công cụ mini giúp người dùng định dạng văn bản thuận lợi và nhanh chóng hơn. 1 Chọn văn bản của bạn bằng cách kéo chuột để tô khối, sau đó Click chuột phải, thì thanh công cụ sẽ hiện ra. 2 Thanh công cụ sẽ xuất hiện chìm trên nền văn bản. Nếu bạn trỏ đến nó, nó sẽ hiện nổi lên và bạn có thể sử dụng nó để định dạng văn bản. c. Phím tắt của Outlook 2007

Bạn có thể dùng các phím tắt để thay cho dùng chuột. Các phím tắt bắt đầu bằng cách nhấn Alt hoặc Ctrl, sau đó nhấn các phím khác thì thanh công cụ sẽ hiện ra, bạn có thể truy cập các công cụ một cách nhanh chóng. VD: Alt + F (mở nút File), Ctrl + N (tạo một email mới)… trong quá trình sử dụng Outlook bạn sẽ tự biết được nhiều phím tắt lý thú khác nữa.. d. Calendar - Lịch làm việc

2

1 Khi bạn nhấn vào các Tab Day, Week, Month thì nó sẽ nhanh chóng chuyển đổi lịch giữa hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. 2 Quay lại và chuyển tiếp nút cho phép bạn nhanh chóng đi vào ngày hôm sau, tuần hoặc hàng tháng trong lịch. 3 Với Tasks: Bạn có thể sử dụng khu vực này để theo dõi các ghi chú của bạn. Bạn có thể hihglight các ghi chú này bằng cách thêm cờ và tô màu cho nó. e. Tác dụng của Contacts

Bạn có nhiều mối quan hệ, bạn không thể nhớ hết nghề nghiệp, địa chỉ … của từng người. Trong Outlook 2007, Contacts có tác dụng lưu trữ thông tin của đối tác của bạn, để dễ dàng cho việc tìm kiếm. Bạn có thể lưu bất kỳ thông tin của ai trong Contacts. 2. Các thao tác cơ bản a. Tạo email mới

3

Để tạo một Email mới có các nhiều cách. Bạn có thể làm một trong các cách sau: 1 Nhấp vào biểu tượng New Mail Message 2 Nhấp vào File chọn New chọn tiếp Mail Message 3 Bạn có thể dụng phím tắt bàn phím: Ctrl + N Sau khi mở được form (biểu mẩu) email mới, bạn gõ địa chỉ Email người bạn muốn gửi vào hộp To và chủ đề vào hộp Subject. Sau đó bạn nhập nội dung chủ đề ở form bên dưới. Bước cuối cùng là bạn nhấp vào nút Send, thì email sẽ được gửi đi. b. Gửi một email cho nhiều người

Bạn có thể gửi một nội dung Email cho nhiều người bằng cách: Ghi thêm địa chỉ những người cần gởi vào hộp CC c. Tạo chữ ký trong nội dung email

4

Với Microsoft Outlook 2007 bạn có thể tạo chữ ký để đính kèm trong email gửi đi. Bạn có thể thay đổi chữ ký hoặc tạo mới, cũng như thiết lập một chữ ký mặc định, bằng cách nhấp vào Signature như hình trên (có 2 phần chính). 1 Nếu bạn đã tạo chữ ký trước đó, bạn sẽ thấy họ liệt kê ở đây 2 Để tạo chữ ký mới, thiết lập một chữ ký mặc định, hoặc sửa đổi hiện có chữ ký, bấm vào Signnature d. Trả lời Email

Khi bạn mở một email trong Outlook để đọc nội dung và bạn muốn trả lời một email này thì chỉ cần nhấp nút Reply. Một form (mẫu biểu) email mới mở ra đã được ghi sẵn địa chỉ gởi đến người gửi email cho bạn. Bạn chỉ cần viết nội dung thông báo và nhấp vào nút Send. e. Thêm một Contact

5

thì chính Outlook là một công cụ tuyệt vời về quản lý danh sách các tên và địa chỉ và nó dễ sử dụng như sổ tay nhỏ của bạn. . sau đó nhấn vào nút Send. 4 Bạn có thể nhập hoặc không nhập nội dung email muốn gửi. Nhấn Insert hoặc phím Enter. sau đó nhấp nút New trên thanh công cụ để mở form nhập New Contact. f. g. Để nhập một contact mới. nhấn nút Contacts trong Navigation Pane. chọn file bạn muốn gửi. Email đã được gửi đi cùng file đính kèm.Bạn muốn lưu lại nhưng thông tin người gửi email cho bạn. Đính kèm file vào Email Bạn muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi (VD: file Word. Exel) bạn làm các bước sau: 1 Nhập địa chỉ người nhận Email ở hộp TO 2 Nhập tiêu đề Email ở hộp Subject 3 Nhấp vào biểu tượng Attach file. Điền vào các chỗ trống trên form và sau đó nhập Save and Close. chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó. Chèn hình ảnh vào nội dung Emaill 6 .

Chỉnh sửa hình ảnh bạn chèn vào email Để chỉnh sửa hình ảnh bạn làm các bước sau: 1 Chọn hình ảnh bạn đã đưa vào trong email. bản vẽ. Email đã được gửi đi cùng file đính kèm. Exel) bạn làm các bước sau: 1 Nhập địa chỉ người nhận Email ở hộp TO 2 Nhập tiêu đề Email ở hộp Subject 3 Nhấp vào biểu tượng Attach file. chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó. chọn file bạn muốn gửi.Bạn muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi (VD: file Word. sau đó nhấn vào nút Send. 2 Bạn sẽ thấy hình ảnh xuất hình trên giao diện và các công cụ xung quanh nó. Nhấn Insert hoặc phím Enter. Quan sát các file đính kèm trước khi gửi email 7 . 4 Bạn có thể nhập hoặc không nhập nội dung email muốn gửi. i. h. 3 Bạn dùng các công cụ này để chỉnh sửa hình ảnh theo ý của bạn. sơ đồ hoặc tin nhắn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ trên với biểu đồ.

3 Gõ nhập tên của nhiệm vụ 8 . Phần II: CÁC CÔNG CỤ TIỆN ÍCH TRONG OUTLOOK 1. Để xem được các file này ta nhấn vào biểu tượng file đó (như hình trên). khi bạn nhận được các tài liệu đính kèm ta có thể quan sát các file này trước khi mở chúng hoặc lưu về ổ đĩa. tránh lưu về các mã độc. và bạn thấy con trỏ (một đường nhấp nháy).Trong Outlook 2007. Danh sách các tác vụ xuất hiện. Để tạo nhiệm vụ bạn thực hiện theo các bước sau: 1 Nhấp nút Tasks trong Navigation Bar. Tạo một nhiệm vụ (công việc cần thực hiện) Outlook giúp bạn quản lý. Nó giúp cho máy tính của bạn an toàn hơn. Các từ biến mất. Bạn có thể quan sát các file đó ở cửa sổ đọc (cột bên trái Outlook). 2 Nhấp text ghi là Type a New Task. Các chức năng khác trong Outlook 2007 a. nhắc nhỡ các nhiệm vụ mà bạn đã đề ra.

c. Thế là bạn có một danh sách Contacts. Các mục thường thấy nhiều nhất trong To-Do Bar bao gồm: 1 Các tác vụ mà bạn đã nhập 2 Vài cuộc hẹn kế tiếp 9 . Mục đích của ToDo Bar cho biết sơ bộ những gì cần làm. Để tạo một Contact mới. sau đó nhấp nút New trên thanh công cụ để mở form nhập New Contact. hãy làm các bước sau đây: 1 Nhấn nút Contacts trong Navigation Pane.Nhiệm vụ xuất hiện trong khối bên dưới dòng Subject trên Task List 4 Nhấn phím Enter. Nhiệm vụ mới di chuyển xuống Task List với các nhiệm vụ khác khác. Công dụng của TO-DO BAR Outlook 2007 có một tính năng mới được gọi là To-Do Bar vốn tập hợp lại tất cả những việc cần làm và hiển thị chúng trong một phần của màn hình Outlook. thay vì yêu cầu người dùng kiểm tra lịch. sau đó kiểm tra hộp Inbox và sau đó kiểm tra Task List. b. Tạo một contact (thông tin liên hệ) Contact là một công cụ quản lý và lưu trữ thông tin của những người gửi email cho mình một cách hiệu quả. 2 Điền vào các chỗ trống trên form và sau đó nhập Save and Close.

10 . Các từ biến mất và bạn thấy con trỏ (một đường nhấp nháy). hãy làm các bước sau: 1 Nhấp chuột phải vào tiêu đề Email chọn Follow Up. 2 Nhấp text ghi là Type a New Task. Nhiệm vụ xuất hiện trong Task Lis của To-Do Bar 4 Nhấn phím Enter. Cách đơn giản hơn. 3 Gõ nhập tên của nhiệm vụ. Để đánh dấu bằng cờ. chỉ cần nhấp chuột phải để chọn màu cờ để đánh dấu. Ưu tiên theo dõi email bằng cờ Đánh dấu bằng cờ cho Email có tác dụng phân biệt các Email. Thay đổi các mục trong TO-DO BAR Để thay đổi các mục trong TO-DO BAR. thanh công cụ TO-DO BAR sẽ xuất hiện ở bên phải Outlook.3 Các thông báo email đã được thêm cờ để tiến hành. d. hãy làm các bước sau: 1 Nhấn vào Contacts. e. phía bên phải của tiêu đề Email có hình lá cờ mờ. Nhiệm vụ mới di chuyển xuống Task List của To-Do Bar với những nhiệm vụ khác. 2 Sau đó chọn màu cờ. hoặc làm dấu cho các Email quan trọng.

tên của nhiệm vụ thay đổi màu và có một đường thẳng xuyên qua nó. Module Tasks mở. Như vậy là bạn đã đánh dấu xong một nhiệm vụ hoàn tất. Để thực hiện bạn làm theo cách sau đây: Nhấn vào View. Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn tất Các nhiệm vụ khi hoàn thành xong bạn có thể xóa nó đi. chọn TO-DO BAR. 2 Nhấp các từ Simple List trong mục Current View của Navigation Pane. chọn Normal. Để đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn tất. làm theo các bước sau: 1 Nhấp nút Tasks trong Navigation Pane (hay nhấn Ctrl+4). Cách tắt. g. Hộp trong cột thứ hai kể từ bên trái là hộp bạn cần đánh dấu kiểm. Khi đánh dấu kiểm vào hộp.f. 3 Nhấp hộp kế bên tên nhiệm vụ mà bạn muốn đánh dấu đã hoàn tất. Để ẩn TO-DO BAR bạn nhấn Ctrl+ F2 hoặc nhấn vào Minimize the To-Do Bar. nhưng hãy đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành thay vì xóa nó. như vậy sẽ hay hơn. bạn có thể đưa nó ra màn hình Outlook mà không cần phải vào Contacts. 11 . mở TO-DO BAR Nếu bạn thích công cụ TO-DO BAR.

chọn From. bạn sẽ thấy trên cũng của Outlook xuất hiện 1 hộp thoại Ways to Organize Outlook. sau đó chọn màu mà bạn muốn ở hộp thoại kế tiếp. Với Outlook 2007 thì việc đó thật dễ dàng. Sắp xếp hộp thư bằng màu sắc 12 .Để tắt TO-DO BAR bạn nhấn ALT + F2 hoặc nhấn Close TO-DO BAR h. i. 3 Nhấp vào Apply Color. Nhập địa chỉ email của sếp ở hộp thoại kế bên. bạn chọn Using Colors. hãy làm theo các bước sau đây: 1 Từ MS Outlook. Tô màu cho những Email quan trọng Bạn muốn những Email sếp gởi cho bạn đều có màu nổi bật (VD: màu đỏ). Trong mục Color message. vậy là những lá thư của sếp sẽ có màu theo ý bạn. chọn Tool >> Organize. 2 Trong hộp thoại này.

bạn sẽ thấy trên cũng của Outlook xuất hiện một hộp thoại Ways to Organize Outlook.Bạn có thể sắp xếp hộp Inbox mail bằng việc đánh dấu màu sắc. sau đó chọn màu thích hợp ở hộp thoại kế tiếp. Tạo các thư mục chuyên nghiệp 13 . màu tím là các Email của bạn học và Màu đỏ là Email của sếp… 1 Từ MS Outlook. Trong mục Color message. sau đó chọn các thẻ màu theo ý bạn mà đánh dấu. chọn Tool >> Organize. hãy làm theo cách sau đây để tạo các thẻ màu: Nhấn chuột phải lên tiêu đề Email. có một số Email người dùng muốn đánh dấu để sau này quay lại xử lý sau. chọn Categorize. Bạn có thể đánh dấu các Email bằng thẻ màu trong Categories. j. Nhập địa chỉ email đã lựa chọn ở hộp thoại kế bên. k. chọn From. 2 Trong hộp thoại này. VD như bạn chọn màu xanh cho các Email gởi từ công ty. Đánh dấu các Email bằng thẻ màu Categories Hàng ngày bạn có quá nhiều Email để xử lý. vậy là các Email sẽ được sắp xếp theo các màu đã chọn. chọn Using Colors. 3 Nhấp vào Apply Color.

Mục đích của việc tạo các thư mục là để phân loại các Email vào những nhóm riêng biệt. và các Email sẽ không còn nằm lẫn lộn với nhau nữa. m. Di chuyển các email vào thư mục vừa tạo 14 . đặt tên cho thư mục vừa tạo và OK. l. chỉ nhấn chuột phải vào INBOX và chọn New Folder. Cách tạo thư mục Cách tạo các thư mục này rất đơn giản.

2 Chọn Move To Folder. bạn có thể di chuyển các Email vào trong thư mục đó. Email có thể di chuyển vào thư mục này bằng cách kéo thả hoặc nhấn chuột vào tiêu đề Email. 3 Chọn thư mục bạn muốn lưu 4 Ok o. n. Xóa các thư mục chứa Email 15 . Để dùng lệnh di chuyển bạn thực hiện các bước sau: 1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email. Di chuyển các Email vào thư mục bằng lệnh Ngoài cách di chuyển các Email bằng cách kéo và thả thì ta có thể dùng lệnh để làm công việc này.Sau khi đã tạo ra một thư mục. giữ chặt chuột và di chuyển đến các thư mục và bạn thả chuột ra.

Tìm Email một cách nhanh chóng Các Email của bạn trong outlook rất nhiều.Bạn có thể xóa bỏ thư mục chứa các email bằng cách: Click chuột phải vào thư mục muốn xóa. Tìm Email nhanh với công cụ Instant Search 16 . q. Với Outlook 2007 thì bạn sẽ không mất thời gian để tìm từng Email nữa. p. chọn Remove from Favorite Folders. Thư mục đó sẽ biến mất. nó chỉ ẩn đi thôi. Đừng lo lắng vì thư mục này vẫn ở trong hộp Inbox. đôi khi bạn cần tìm kiếm một Email cũ nhưng bạn không biết Email đó nằm ở đâu trong cả ngàn Email được lưu trong các thư mục.

Hình ảnh. 3 Địa chỉ và số điện thoại. 2 Chuyên môn của bạn. để các khách hàng và đối tác của họ dễ dàng liên lạc với họ. Một chữ ký cũng có thể bao gồm một thông điệp tiếp thị hoặc thậm chí là một nơi yêu thích để thể hiện giá trị hài hước hay cá nhân Thông tin trong một email rất đơn giản với chữ ký có thể bao gồm: 1 Tên của bạn. hay một chữ ký bằng tay. Bạn cũng có thể thêm vào địa chỉ Website. bạn có thể ghi địa chỉ Email hoặc một số từ ngữ của nội dung Email đó. 2. Tất cả các kết quả tìm thấy sẽ hiện ra một cách nhanh chóng. Do đó dung lượng của các thông điệp bạn thêm vào phải tương đối nhỏ.Với công cụ Instant Search thi công việc tìm kiếm Email của bạn rất dễ dàng. Tạo chữ ký cho Email a. hình ảnh. Logo của công ty. 17 . các nhà kinh doanh thì thường để thông tin liên lạc. Bạn cần phải có một ít thông tin về Email bạn cần tìm. Nội dung chữ ký Email Chữ ký của bạn bao gồm các thông tin về bạn. clip và nghệ thuật có thể làm chậm việc gửi Email. hoặc hình ảnh của mình.

Chữ ký của bạn dành cho công việc kinh doanh có thể rất quan trọng. Nhập tên tiêu đề cho chữ ký. hoặc chọn bất cứ điều gì khác. Tạo một chữ ký trong nội dung Email: Nhấn vào nút Signature chọn Signatures. c. một form sẽ hiện ra. Nếu muốn tạo ra nhiều hơn một chữ ký. Trong trường hợp đó. Nhập tên tiêu đề cho chữ ký Bạn nhấn vào New. bạn có thể thích để nó bên ngoài các thông báo mà bạn gởi đến những người bạn của bạn hơn. nhấn OK. bạn có thể sử dụng thêm tên mô tả về bản thân bạn. Cách tạo chữ ký trong Email Bạn phải quyết định khi nào đưa vào một chữ ký mà bạn được phép tạo trong Outlook Web Access. d.b. Trang trí cho chữ ký 18 . Có thể cho chữ ký là tên của bạn.

Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian cho một bài viết. Vì vậy. f. tô màu… Sửa đổi chữ ký của bạn: Sau khi bạn đã tạo ra một chữ ký. Các công cụ như Font. Nếu bạn muốn sửa đổi lưu chữ ký.Sau khi nhập các thông tin về bạn trên chữ ký. Nếu bạn đã tạo ra nhiều hơn một chữ ký. bạn sẽ cần phải trở về Chữ ký và thực hiện các thay đổi của bạn từ đó. bằng cách xem trong hộp New Message: mặc định chữ ký được liệt kê bên cạnh các tin nhắn mới theo mặc định Chọn chữ ký. e. để sử dụng chữ ký khác của bạn. chỉ cần sửa đổi chữ ký ngay trong bài viết . bạn có thể dùng các công cụ để chỉnh sửa. trang trí cho chữ ký của bạn đẹp hơn. Không sử dụng chữ ký trong Email nữa 19 . Outlook sẽ mặc định chữ ký đó sẽ áp dụng nó cho tất cả các bài viết mới tự động.làm cho thay đổi cũng như sửa đổi bất kỳ các ký tự của văn bản Email của bạn. chỉ cần bắt đầu tạo thêm một chữ ký mới. bạn có thể xác minh được chữ ký được thiết lập là mặc định. thật dễ dàng để sửa đổi nó. Chuyển đổi các chữ ký Khi bạn tạo chữ ký đầu tiên của bạn.

20 . ghi địa chỉ bạn cần link tới. bạn có thể điều chỉnh các cài đặt chữ ký của bạn trong Outlook. chọn hình ảnh và nhấn Insert. Để thêm một hình ảnh. nhấp chuột vào nút Picture. của một trang web hoặc để người nhận trực tiếp đến một địa chỉ email.Nếu bạn không muốn tự động thêm chữ ký vào nội dung email. 3. Tạo chữ ký ấn tượng a. thì nó có tác dụng giúp khách hàng dễ dàng nhận dạng về bạn hoặc công ty của bạn. nhấn insert. Lưu ý hình ảnh có dung lượng lớn cần phải resize lại trước khi chèn. hãy chọn vào tiêu đề chữ ký và nhấn nút Delete. nhấp chuột vào bạn chọn None Để xoá chữ ký. Ví dụ: bạn có thể sử dụng để quảng cáo cho một công ty của bạn. Để liên kết bạn nhấn vào nút Insert Hyperlink. Bạn có thể thêm vào chữ ký của bạn một liên kết Website. Đưa hình ảnh vào chữ ký Nếu trong chữ ký là một hình ảnh hoặc logo của công ty. Trong hộp Mew Messages.

người nhận email có thể dễ dàng lưu thông tin liên lạc của bạn. Thông tin RSS được gởi qua một phương tiện gọi là feed. Đưa Business Card vào chữ ký Business Card (hoặc EBCs) là tính năng mới của Outlook 2007. nó cho phép bạn dễ dàng chia sẻ thông tin liên lạc với những người khác. liên kết với các thẻ sẽ dễ dàng cho người nhận để tiết kiệm thời gian. bạn sẽ có một Business Card để sử dụng. Hầu hết các dịch vụ tin tức cũng cung cấp RSS để bạn có thể đọc tin tức mới nhất trên Outlook của bạn. 21 . Các blog và podcast thường cung cấp các feed RSS nhằm cho phép bạn theo dõi các mục hoặc tập mới. có nghĩa là thông tin liên lạc. Tập tin ở định dạng vCard (tiêu chuẩn cho việc gửi và nhận thông tin liên lạc trên internet). bởi vì một EBC có hai phần: một hình ảnh và một tập tin. sau đó bạn có thể đưa vào chữ ký trong Email: Chỉ cần bấm vào nút Business Card trong Chữ ký và hộp thoại sẽ hiển thị như trong hình trên. Thêm RSS vào Outlook Thêm RSS vào Outlook Khi thêm một RSS vào Outlook. 4. Feed chỉ là một cơ cấu để cập nhật thông tin khi nó thay đổi. Một EBC sẽ thêm vào một chuyên môn để liên lạc.b. bạn nhận được tin tức trên các website tự động gửi đến hộp thư Outlook của bạn. Sau khi tạo một số thông tin cho chính mình.

2 Nhấp link Subscribe to This Feed. Xác định kích thước hộp thư và làm giảm dung lượng a. nút Feeds ở phần trên cùng của màn hình Internet Explorer thay đổi từ màu ám thành màu cam. Outlook 2007 có một folder riêng biệt nhận các RSS để bạn có thể tổ chức thông tin theo cách bạn thấy hữu dụng. Hộp thoại Subscribe to This Feed xuất hiện. 3 Nhấp nút Subscribe Hộp thoại Subscribe to This Feed đóng lại. Associated Press và nhiều dịch vụ tin tức khác có RSS và hiện nay rất nhiều tờ báo ở Việt Nam cũng có chức năng này. Khi mở một website hoặc blog cung cấp một feed RSS.Tờ New York Times. Đăng ký một RSS Feeds trong Internet Explorer như sau: 1 Nhấp nút Feeds ở phần trên cùng của màn hình. Dung lượng các ứng dụng trong Outlook 22 . b. Bây giờ bạn có thể xem Feeds trong Internet Explorer 7 hoặc Outlook 2007 Phần III: QUẢN LÝ HỘP THƯ CỦA BẠN VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ 1. Dung lượng của Email Một số dịch vụ email hoặc các nhà cung cấp hệ thống quản trị viên sẽ không cho phép bạn gửi hoặc nhận Email có dung lượng lớn. Wall Street Journal. do vậy cần phải quản lý dung lượng của Email.

Ví dụ: từ 90 MB bạn có thể có được một cảnh báo. từ 100 MB bạn có thể không còn có thể gửi email. và từ 110 MB bạn có thể không còn nhận email. Xem dung lượng hộp thư Để nhanh chóng tìm kích thước của hộp thư riêng của bạn. Nếu hộp thư của bạn quá lớn. megabyte. Outlook đặt ra một giới hạn 20 gigabytes (GB). bạn có thể đổi các thông số đó với nhau: 1024 Kilobyte = 1 Megabyte. Thông thường dung lượng được tính bằng kilobyte (KB). và gigabyte là cùng một đơn vị đo lường. Dung lượng của các Email 23 . Outlook sẽ không cho phép bạn thêm bất cứ địa chỉ hoặc thêm dữ liệu nữa. 1.Khi hộp thư đạt đến giới hạn. Bạn có thể xem được dung lượng của các thư mục mà bạn đã lưu. sử dụng cửa sổ danh mục chính để chuyển sang thư mục xem kích cỡ: nhấn vào mục Folder Sizes. thì Email sẽ bị giới hạn nhiều chức năng. c. d. Các mối quan hệ giữa kilobyte.024 Megabyte = 1 Gigabyte.

Thư mục mailbox Cleanup sẽ hiện ra. thông tin liên lạc. Một số phụ thuộc vào các file đính kèm trên các Email. f. Lưu các tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa 24 . ghi chú.Vào tab Tools Chọn Mailbox Cleanup. Kiểm tra dung lượng các thư mục bằng Mailbox Cleanup Bạn có thể xem dung lượng các thư mục trong Mailbox Leanup. và như vậy trên) chứa trong nó. e.Các Email có kích cỡ khác nhau. Bạn không thể thay đổi điều này trong Outlook. Email được hạn chế được thiết lập bởi một quản trị hệ thống máy chủ. Thông thường Email có đính kèm tài liệu thì có kích cỡ lớn Dung lượng của hộp thư của bạn được xác định bởi kích thước của các thư mục. Như vậy dung lượng của hộp thư. Dung lượng của thư mục được xác định bởi kích cỡ của các Email (và lịch cuộc hẹn. Kích cỡ trung bình cho một Email là khoảng 30 Kb.

phải nhớ vị trí đã lưu để sau này người dùng có thể xem lại các tài liệu đó. bạn sẽ thấy 25 . nên xóa vĩnh viễn các Email này ra khỏi hộp thư. sau đó nhấp Ok g.Khi xoá nhiều thì thư mục này có thể phát triển nhanh chóng và chiếm nhiều dung lượng. Trước khi bắt đầu lưu tài liệu đính kèm vào đĩa cứng. Bạn sử dụng Lưu tập tin đính kèm các lệnh trên Microsoft Office nút trình đơn và lưu các tài liệu đính kèm vào một số vị trí thuận tiện trên đĩa cứng của bạn. Xóa vĩnh viễn các Email ra khỏi hộp thư Mỗi khi bạn xóa một email. 4 Chọn đường dẫn để lưu tập tin. Sau khi đã lưu các tệp đính kèm. nó đi vào thư mục Deleted Items. do đó cần phải làm sạch thư mục Deleted Items cũng như dung lượng của toàn hộp thư. 2 Nhấn vào biểu tượng Microsoft chọn Save As 3 Sau đó bạn chọn Save attachments. Nếu cần để lưu trữ các tài liệu đính kèm trong hộp thư. bạn sẽ nhận thấy rằng các Email có dung lượng lớn thường bao gồm những tài liệu đính kèm.Sau khi xem qua dung lượng của các Email. bạn có thể xóa các Email không cần thiết đó. Bởi vậy. Cách xóa vĩnh viễn các Email đơn giản nhất là vào thư mục Deleted Items. Để lưu tập tin đính kèm vào ổ đĩa bạn làm theo cách sau: 1 Mở Email có chứa tập tin đính kèm.

các Email xóa bên ngoài.. h. 1 Để bắt đầu bạn chon Yes. chọn Ok. Junk Mail cũng là nơi chứa các thư rác đó. 26 . Tác dụng của Junk Mail Junk Mail có tác dụng lọc thư rác (Spam mail). Nhấp chuột vào các Email này. Bạn nhấn chuột phải vào thư mục Deleted Items chọn Empty Deleted Items Folder. Vậy là tất cả các Email trong thư mục Deleted Items đã được xoá ra khỏi hộp thư của bạn.Với việc sử dụng lệnh AotuArchive thì các Email sẽ từ hộp thư của bạn sẽ tự di chuyển vào thư mục. 2 Email đang di chuyển vào trong hộp thư. thư mục đó gọi là thư mục tự lưu trữ. giúp cho ta phân loại được thư rác như các thư quảng cáo. Ngoài ra bạn có thể xoá vĩnh viễn các Email bằng lệnh. . Căn bản về kho lưu trữ Email tự động lưu trữ vào hộp thư cá nhân của bạn (hình trên).. 2. Junk Mail không muốn các Email rác nằm lẫn lộn với các Email cần thiết. 3 Và Email được lưu vào thư mục tự lưu trữ. Tìm hiểu các tùy chọn khi lưu trữ thông tin a.. nhấn chuột phải chọn Delete.

sau đó đưa các Email vào đó bằng phương pháp kéo thả (như hình vẽ minh hoạ). điều đó tương tự để có một tủ đựng các hồ sơ cá nhân. Cách tạo các thư mục cá nhân 27 . b. Lưu các email vào thư mục cá nhân Bạn muốn có một thư mục cá nhân chứa các tập tin riêng của bạn. bạn phải tạo ra các subfolders. Với thư mục cá nhân. Lưu trữ bằng cách này có lợi thế là bạn có thể tổ chức lưu trữ theo ý mình. 3. bạn tạo tập tin riêng cho mình. Di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào các thư mục cá nhân a. b.Thư mục con trong hộp thư sẽ được tự động tạo ra trong thư mục lưu trữ. Sau khi bạn đã tạo ra thư mục cá nhân và cách di chuyển các tập tin vào thư mục cá nhân này. Quản lý các thư mục cá nhân Khi lưu trữ bằng thư mục cá nhân.

pst). d. Để tạo thư mục cá nhân bạn làm theo các bước sau: 1 Chọn file sau đó nhấn vào New chọn Outlook Data File 2 Bạn chọn tiếp Office Outlook Personal Folders (. c. trước tiên bạn cần phải tạo ra nó. Đặt tên cho thư mục vừa tạo.Để sử dụng một thư mục tập tin cá nhân. Bạn làm điều này từ Cửa sổ Danh mục chính: Nhấn chuột phải vào thư mục Personal Folders chọn New Folder. nhấn OK. Cách chọn các subfolder trong thư mục cá nhân Sau khi bạn tạo xong thư mục cá nhân. thư mục cá nhân của bạn đã được tạo ra như hình trên. Sau đó bạn sẽ thấy một thư mục con trong thư mục cá nhân của bạn. 3 Chọn OK. bạn có thể tạo thêm các thư mục con subfolder trong thư mục cá nhân. Di chuyển Email vào thư mục cá nhân 28 .

Tuy nhiên có cách để back up dữ liệu khác là lưu trữ các Email vào ổ đĩa. Những cách khác để di chuyển các Email vào thư mục cá nhân là dùng phương pháp kéo thả. Email đó sẽ xuất hiện trong thư mục cá nhân. bạn làm theo các bước sau: 1 Nhấn chuột phài vào Email chọn Move to Folder 2 Bạn chọn thư mục con trong thư mục cá nhân và nhấn OK. Trong hình hiển thị công cụ Import and Export trong trình đơn File. Nhưng các thư mục này vẫn nằm trong Outlook. Để để di chuyển một hoặc nhiều Email đến thư mục con. Lưu trữ các thư từ cũ a. Lưu trữ emai ra ổ đĩa Thông thường bạn lưu trữ các Email vào thư mục cá nhân. e. Lưu ý: Nếu mục tiêu của bạn là để sao lưu toàn bộ hộp thư của bạn. đây là công cụ xuất Email ra ngoài ra và nhập Email vào trong Outlook. giữ chặt chuột và di chuyển chuột tới thư mục con trong thư mục cá nhân. Bạn nhấn chuột trái vào Email. Làm quen với AutoArchive 29 . thì bạn mới dùng công cụ này. 4.Sau khi bạn đã tạo xong các thư mục con trong thư mục các nhân. sau đó bạn thả chuột ra.

c. do AutoArchive được cài đặt mặc định. nhưng đối với người khác thì có thể là 2 tháng. Bạn là một được quyết định và bạn có thể làm được điều này trên một cơ sở cho mỗi thư mục nếu bạn muốn. Để vào hộp thoại AutoArchive bằng cách nhấp chuột vào tab Tools chọn Options. nhấp chuột vào Other và sau đó nhấp chuột vào nút AutoArchive. 2 Số lượng ngày cho biết với tần số mà AutoArchive sẽ chạy. đôi khi bạn không nhận được thông báo kiểm tra. Đối với một số người Email có vẻ cũ sau khi hai tuần. Tuy nhiên. bạn có thể không chọn nó). Xác định Email cũ trong AutoArchi Với AutoArchive. Lưu trữ email theo thời gian nhận 30 . b. mỗi lần Email bị di chuyển sẽ nhận được một thông báo kiểm tra.1 Nếu chọn Run AutoArchive every (số ngày) thì AutoChive sẽ kiểm tra hộp thư tùy theo số ngày bạn chọn. Sau khi di chuyển thì những Email đó được cho là cũ và bạn có thể thay đổi điều này. (Và nếu bạn không thích AutoArchive.

Lưu trữ tự động Email theo thời gian là di chuyển Email đến một thư mục kho lưu trữ khi nó đạt được tiêu chuẩn thời gian được xác định bởi các cài đặt mà bạn chỉ định trong hộp thoại AutoArchive. Replying. Moving và Copying làm thay đổi thời gian của Email và do đó sẽ ảnh hưởng đến khi có Email được lưu trữ tự động. Bạn có thể làm điều đó bất cứ lúc nào và bạn không cần phải lưu trữ tất cả mọi thứ đối với chức năng tự động lưu trữ. d. e. Replying to all. Hành động Forwarding . Các trường hợp ngoại lệ 31 . Thời hạn xác định Email cũ là thời gian bạn chưa chạm vào Email đó. Linh hoạt trong lưu trữ Chức năng lưu trữ trong Outlook 2007 có tính linh hoạt rất cao. Editing and saving.

thì Outlook 2007 cho phép bạn thực hiện một cách dễ dàng. f. nhưng nếu bạn muốn tùy chỉnh chức năng này. Bắt đầu bằng cách bấm chuột phải vào thư mục. Thực hiện lưu trữ khi bạn muốn Giả sử bạn lập biểu thời gian cho Email tự động lưu trữ là 2 tuần. Sau khi bạn chọn các cài đặt AutoArchive xong thì nhấn vào Apply thì xem như quá trình cài đặt được hoàn thành.Bạn không phải làm bất cứ điều gì trong việc tự động lưu trữ. g. Nhưng bạn muốn Lưu trữ Email ngay bây giờ thì chỉ với động tác cách nhấp chuột vào Archive trên trình đơn File. Lưu trữ Calendar 32 . Bạn cũng có thể loại bỏ toàn bộ thư mục là sự lựa chọn của bạn. và chọn AutoArchive. thì ngay lập tức Email sẽ được lưu trữ. Bạn có thể thiết lập quy tắc lưu trữ trên một thư mục theo ý mình. nhấp chuột vào Properties.

bằng cách bấm chuột phải vào thư mục trong danh mục chính của cửa sổ và bấm vào Properties.AutoArchive có nhiều tác dụng ngoài việc lưu trữ các Email. AotuArchive còn lưu trữ được các nhiệm vụ đặt trong Calendar hoặc các thư mục trong nó. bạn cần phải mở tập tin PST và lấy lại. Để lấy lại Email này. Bạn có thể lấy lại được các Email mà bạn đã lưu trữ. chia sẻ thư từ a. Truy tìm. 5. bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt cho các Calendar hoặc các thư mục. VD: bạn muốn lấy lại một Email cũ chứa thông tin về một khách hàng của bạn. Và cũng giống như cách điều cỉnh cài đặt cho Email. Sử dụng lại các Email đã lưu trữ Cho dù bạn đang sử dụng các phương pháp lưu trữ trong Personal Folders hay trong các thư mục khác thì các Email cũng được lưu trữ dưới dạng tập tin PST trên máy tính. b. Tìm Email từ thư mục cá nhân hay thư mục archive 33 . lưu trữ.

bạn sẽ mở thư mục Personal Folders (thư mục cá nhân) hoặc thư mục Archive (thư mục lưu trữ) bằng cách sau: 1 Mở danh mục File chọn Open. Nếu bạn thử. Bạn làm điều này bằng cách bấm chuột phải vào nó và nhấn vào Close Archive Folders hoặc Close Personal Folder.pst hoặc Archive. d. chọn Personal Folder.Để tìm Email mà bạn đã được lưu giữ trong một file PST.pst 3 Nhấn vào OK Khi mở các thư mục được lưu dưới dạng file PST bân nên lưu ý. bạn sẽ thấy một thông báo tương tự với hình trên. Một khác biệt lớn giữa file PST với các loại file khác là bạn không thể mở một tập tin PST bằng cách dùng chuột double-click vào file này. c. Nếu bạn không còn cần phải làm việc với các file của một PST. bạn có thể xóa nó khỏi danh mục chính của cửa sổ. 2 Chọn tiếp Outlook Data File. Đóng Archive Folder khi đã hoàn tất Nếu có quá nhiều file PST mở tại một thời điểm sẽ làm chậm hiệu suất của Outlook. Copy file để sao lưu dữ liệu 34 .

3 Kết quả: Các tập tin sao chép xuất hiện với phần đuôi là –Copy. e. Bạn có thể di chuyển. nhấp chuột phải và bấm vào Paste. Nếu bạn đã sao chép của PST vào một đĩa CD hoặc thiết bị lưu trữ tương tự.Nếu máy tính của bạn hỏng. vì Outlook không thể đọc thông tin đĩa CD.pst để biết rằng đó là một bản sao. sau đó sao chép file để một máy tính khác hoặc vào một đĩa CD. Đây là một cách để tạo một bản sao của một PST: Bạn bắt đầu trong Windows Explorer để tạo một bản sao của tập tin. 2 Di chuyển con trỏ đến các địa điểm mà bạn muốn dán các bản sao của tập tin. Làm thế nào để tìm thấy file PST để sao chép vào Outlook. Trước hết cần phải đóng Outlook trước khi sao 35 . Bạn cần phải đóng Outlook trước khi copy. Tìm file PST trên máy tính Sau khi sao lưu một file PST và di chuyển đến một máy tính khác. 1 Click chuột phải vào tập tin trong Windows Explorer và nhấn chuột vào Copy. Bạn có thể làm được điều này bằng cách sao chép một file PST. hoặc nếu bạn ít có cơ hội để kết nối internet. Có một công cụ gọi là Outlook Personal Folders Backup Tool mà bạn có thể tải về để sao lưu file PST. bạn sẽ cần phải sao chép nó vào một máy tính khác trước khi sử dụng. do đó phải lưu tập tin vào một nơi khác như trên một đĩa CD hoặc USB.

hoặc sao chép một tập tin file PST. Tuy nhiên. Để tìm kiếm các file PST: 1 Bước đầu tiên là nhấn vào tab File và chọn Data File Management. Để tránh lỗi trên trong Outlook sau này. trước tiên đóng nó từ danh mục chính và sau đó đóng Outlook. Căn bản về Outlook Calendar a. Tạo các mục trong Calendar 36 . Phần IV: SỬ DỤNG LỊCH LÀM VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ 1. đổi tên. Các lỗi khi thao tác với file PST Lưu trữ dữ liệu trong một file PST có thể có nhiều lợi thế. thì trước khi bạn di chuyển. nếu bạn không cẩn thận khi chuyển file. đổi tên. 2 Chọn tab Data File chọn tiếp Open Folder 3 Chọn file PST mà bạn muốn sao chép 4 Click OK f.lưu. hoặc sao chép một file PST thì có thể gặp thông điệp lỗi như hình trên.

b. các cuộc họp. bạn sẽ thấy các nhiệm vụ hoặc các cuộc hẹn mà bạn đã sắp xếp sẽ xuất hiện trên To-Do Bar. thì người dùng sẽ sử dụng chức năng này rất hiệu quả cho công việc của mình. Kiểm tra Calendar Khi vào Calendar bạn có thể nhìn thấy những nhiệm vụ. Cách xem nhiệm vụ trong Calendar: Nhấn vào biểu tượng lịch. Khi bạn đang tìm ngày tháng trên lịch thì bạn có thể công cụ ở phía trên để di chuyển 37 . Bạn có thể điều chỉnh trong Calendar về cuộc hẹn. sự kiện hàng ngày và nhiệm vụ. Bằng cách tạo ra các danh mục trong Calendar.Có bốn sự lựa chọn khác nhau cho Calendar trong Outlook 2007. Click vào một ngày trên lịch. lịch các cuộc hẹn hay các sự kiện mà bạn đã tạo ra trong calendar.

Nhiệm vụ: Một nhiệm vụ là một yêu cầu bạn làm gì đó trong một khoảng thời gian. Sự kiện: Một sự kiện là một hoạt động kéo dài cả ngày dài. do đó ta sẽ lập biểu tại một thời gian. Sự khác biệt là bạn sẽ mời những người khác bằng cách sử dụng một cuộc họp yêu cầu được gửi qua email. Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar Bởi vì các yêu cầu khác nhau. bạn có thể lập biểu nhiệm vụ cho mỗi ngày d. Cuộc hẹn: Một cuộc hẹn cần diễn ra chính xác theo thời gian. Mooth để nhanh chóng chuyển đổi thời gian ngày tháng muốn xem. bạn vẫn có thể có các mục xuất hiện trong lịch trình của bạn cho ngày hôm đó. nên bạn phải lập biểu khác nhau cho các yêu cầu đó. Tạo các cuộc hẹn 38 . giống như một cuộc hẹn. 2 Dùng phím mũi tên để di chuyển ngày tháng một cách tiện lợi3 Có thể cho hiển thị hoặc ẩn ngày phụ thuộc vào cách xem của bạn. Không giống như một cuộc hẹn hoặc cuộc họp.ngày tháng một cách dễ dàng: 1 Nhấn vào Day. Cuộc họp: Một cuộc họp xảy ra tại một thời gian. dự kiến. một sự kiện. Week. c. Với một sự kiện.

Trong một cuộc họp bạn sẽ thấy những: 1 Địa điểm của cuộc họp 2 Tên của cuộc họp f. trình bày các cuộc hẹn của bạn 2 Nhấp nút New trong thanh công cụ ở phần trên cùng của màn hình. chẳng hạn như “Có hẹn với John. làm theo các bước sau đây: 1 Nhấp biểu tượng Calendar trong Outlook Bar. Nếu bạn đã thiết lập một cuộc họp. 3 Nhấp hộp Subject và nhập một tên cho cuộc hẹn. Lịch xuất hiện. trong khi đó bạn lại có một cuộc họp khác thì nó sẽ báo cho bạn biết hai cuộc họp trùng giờ. bạn có thể kiểm tra thời biểu của mọi người. thành phần tham dự và địa điểm cuộc họp. các yếu tố cần phải có là thời gian. Form New Appointment xuất hiện. Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo Nếu sử dụng Outlook. chọn một khoảng 39 . 4 Nhấp tam giác kế bên hộp Start Time. Tạo lịch cho các cuộc họp Khi tạo lịch cho cuộc họp.Để nhập một cuộc hẹn. Nhập nội dung mô tả cuộc hẹn. Microsoft”. Một lịch nhỏ xuất hiện e.

5 Click tên của một người mà bạn muốn mời dự hội thảo. 10 Click nút Appointment. Nếu bạn không thấy một khoảng thời gian mà mọi bạn mời dự cuộc hội thảo của bạn có sẵn. làm như sau: 1 Chọn File > New > Meeting Request (hoặc nhấn Ctrl+ Shift+Q). Yêu cầu tham gia hội thảo của bạn được gởi đến thành phần tham dự. Để mời một số người tham gia hội thảo. 8 Click OK. 4 Chọn Add from Address Book. Hộp thoại Select Attendees and Resources đóng lại và các tên mà bạn đã chọn xuất hiện trong Attendee Availability List. g. 3 Một danh sách xổ xuống xuất hiện. Danh sách Attendee Availability cũng cho bạn thấy một sơ đồ về thời biểu của mỗi người để bạn có thể thấy khi nào mỗi người có thời gian rảnh. Bạn có thể đưa vào địa điểm hoặc hạng mục. 9 Thời gian bạn chọn xuất hiện trong hộp Meeting Start Time nằm ở cuối danh sách Attendee Availability. Trang Appointment xuất hiện với tên của những người mà bạn đã mời dự hội thảo trong hộp To nằm ở phần trên cùng của form. Trang Attendee Availability xuất hiện. 13 Click Send. Sử dụng trang Attendee Availability để mời những đồng sự dự một cuộc hội thảo. click nút Autopick Next và Outlook sẽ tìm một thời gian hội thảo khả thi cho mọi người. 7 Lặp lại các bước 5 và 6 cho đến khi bạn đã chọn mọi người mà bạn muốn thêm vào cuộc hội thảo. Form New Appointment mở ra. Kiểm tra các nhiệm vụ đã tạo ra 40 .thời gian và đề nghị một thời gian hội thảo mà mọi người có thể tham gia bằng Email. Tên bạn click được bật sáng để cho thấy bạn đã chọn nó. 6 Click nút Required hoặc Optional phụ thuộc vào việc sự tham dự của người đó có tầm quan trọng đối với cuộc hội thảo như thế nào. Các tên mà bạn chọn xuất hiện trong hộp thoại Select Attendees and Resources Bạn có thể chọn những bạn bè của bạn và bạn có thể chọn các cuộc hội thảo của bạn. 11 Gõ nhập chủ đề của cuộc hội thảo trong hộp Subject. 12 Nhập bất kỳ thông tin khác mà bạn muốn những người tham dự biết về cuộc hội thảo. 2 Click nút Scheduling. Hộp thoại Select Attendees and resources xuất hiện. Tên mà bạn chọn xuất hiện trong hộp Required hoặc Optional phụ thuộc vào nút nào bạn click.

Khi tạo ra một nhiệm vụ trong Calendar thì không cần phải được lập kế hoạch cho một thời gian cụ thể trong ngày. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ. Outlook cũng cho phép bạn hiển thị thời gian rảnh của bạn 41 . giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn… Nói về thời gian. Khi nhiệm vụ hoàn thành trong một ngày xác định sẽ có một danh sách hoàn thành nhiệm vụ hiện thị ngày đó. Bạn sẽ thấy các khu vực chung khi bạn nhìn vào trong lịch Tuần. h. Các ứng dụng ngoài việc gửi Email trong Outlook Trong Outlook thì Calendar giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. nó sẽ tự động chuyển tiếp và xuất hiện trên những ngày hiện tại cho đến khi bạn hủy bỏ nó hay kiểm tra để điều chỉnh nó. kiểm tra nó. Ví dụ. Bạn có thể nhập một nhiệm vụ với ngày dự kiến bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ. Trong hình trên: các công việc đã hoàn thành một kiểm tra và đánh dấu một dòng gạch giữa tiêu đề nhiệm vụ và thời gian hoàn thành. nếu bạn có một số công việc cần phải làm. chỉ cần nhập công việc đó như là một nhiệm vụ. Giúp bạn làm các công việc như: nhắc bạn về thời gian. Nếu bạn không hoàn thành một nhiệm vụ trước ngày kết thúc. Ngày thường xem nhất. Outlook nhắc nhở bạn về các cuộc họp quan trọng giúp ta luôn luôn chủ động để sắp xếp công việc.

Hiển thị lại các nhiệm vụ Các nhiệm vụ được nhập sẽ được hiển thị nhiều lần mà bạn không cần phải nhập lại nhiệm vụ đó. Dưới đây là thanh công cụ điều chỉnh nó. j. bạn sẽ thấy một thông báo như một trong hình. nhấn vào nút Recurrence sau đó chọn tab 42 . để họ có thể xem khi nào bạn sẵn sàng trao đổi công việc với họ. Để thay đổi ta làm các bước: Nhấn double vào mục lục. Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ Khi mở Calendar để xem các mục nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn trong đó.cho người khác biết. i. Open the series: có thể thay đổi thời gian của toàn bộ mục nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn này Sau khi chọn Open the series để thay đổi. Outlook sẽ nhắc nhỡ nhiều lần về nhiệm vụ đó theo ý của bạn. Ta có thể xem lại các chi tiết hoặc thay đổi nó. sẽ có hai lựa chọn: Open this occurrence: có thể xem hoặc thay đổi nội dung.

Appointment. Tô màu cho các hạng mục 43 . 1 Nhấn Double vào cuộc hẹn để mở nó. Bạn không thể thay đổi thiết lập tự động này. Trong hình trên thể hiện các bước để thay đổi thời gian nhắc nhở cho bất kỳ mục lịch bằng cách mở các mục nhập và điều chỉnh các cài đặt trong hộp Reminder trên tab Appoiment. Outlook sẽ thông báo cho bạn về sự kiện 18 giờ trước khi họ bắt đầu. k. 2 Chọn thời gian nhắc nhở 3 Một nhắc nhở sẽ xuất hiện ở thời gian xác định. nhưng bạn có thể sử dụng cùng một bước mà chúng tôi đã hiển thị trong hình để thay đổi lời nhắc cho các sự kiện. Outlook sẽ thông báo cho bạn về cuộc hẹn và các cuộc họp 15 phút trước khi cuộc họp bắt đầu. Ta có thể điều chỉnh thời gian của của chu kỳ hiển thị mục nhiệm vụ đó. Chọn cách nhắc nhở Khi bạn tạo ra bất kỳ mục nào trong Calendar (Mục nhiệm vụ hoặc mục thông báo cuộc hẹn). một lời nhắc nhở được thiết lập tự động. Các sự kiện sẽ được nhắc nhở tự động. Không nên xoá mục nhập theo định kỳ. l.

Hạng mục bạn chọn được bật sáng. Hộp thoại Color Categories xuất hiện. 4 Chọn màu mà bạn muốn gán. 5 Click OK. 3 Click nút Color. Màu mà bạn đã chọn xuất hiện thay thế cho màu cũ.Làm theo các bước sau đây để thay đổi màu của một hạng mục: 1 Click nút Categories và chọn All Categories. 2. Một hộp xổ xuống xuất hiện. 2 Click hạng mục mà bạn muốn gán một màu mới. Tạo một Calendar mới Để tạo một Calendar mới bạn làm các bước sau: 1 Nhấn vào File chọn New 2 Sau đó chọn tiếp Calendar thì hộp thoại Crete New Folder xuất hiện. Hộp thoại Color Categories đóng lại. Xem và sử dụng nhiều lịch làm việc a. b. 3 Bạn nhập tên cho Calendar muốn tạo sau đó nhấn OK 4 Một Calendar mới sẽ xuất hiện trong mục My Calendar. Quản lý các thư mục cá nhân 44 . hiển thị các màu mà bạn có thể chọn.

Tạo một cuộc hẹn ở nhiều Calendar Đôi khi bạn muốn có một cuộc hẹn được để ở hai Calendars khác nhau. Chúng ta sẽ xem nhiều Calendar theo mô hình ở hình vẽ trên.Sau khi tạo thêm các Calendar mới. Bạn không nên làm cách này vì sao chép một cuộc hẹn từ Calendars này sang Calendar khác rất đơn giản: Trước hết bạn cho hiển thị cả hai Calendars. Khi đó cột hiển thị sẽ thấy được tất cả các Calendar. Nếu bạn muốn xem hết toàn bộ các Calendar thì chỉ việc đánh dấu hết cho tất cả các Calendar. Other Calendars. Nếu bạn không muốn hiển thị Calendar nào thì chỉ việc bỏ dấu check đi c. Tạo nhóm cho các Calendar trong Navigation Pane 45 . sau đó dùng phương pháp kéo thả. các Calendar sẽ xuất hiện trong My calendar. Có 3 nhóm Calendar: My Calendars. People’s Calendar. Bên cột hiển thị sẽ thấy được toàn bộ thư mục trong Calendar đó.Muốn xem được lịch của Calendar nào thì bạn đánh dấu check vào một ô trước tiêu đề của Calendar đó. d. kéo thư mục chứa cuộc hẹn từ Calendar này và thả vào Calendar kia. Bạn sẽ tạo từng cuộc hẹn trong từng Calendar.

Trước hết phải phân nhóm cho các Calendars mà bạn đã tạo ra theo tên của từng Calendar. Trong mẫu liên hệ. 46 . 3 Dùng phương pháp kéo thả. Nếu bạn có nhiều công việc khác nhau thì có thể tạo ra nhiều business card khác nhau nhằm thể hiện từng vai trò trong các Email khác nhau. Trong hình trên thể hiện các bước để tạo một nhóm mới và cách di chuyển các Calendar:1 Trong Nagavition Pane nhấn vào Add New Group. 2 Nhập tên cho nhóm vừa tạo. Tạo các thông tin về bản thân Để tạo một business card cho chính mình. Outlook có những form để bạn ghi vào. Form này là business card của bạn. chỉ cần tạo một số thông tin liên lạc cho mình. kéo các Calendars bạn chọn đưa vào các nhóm vừa tạo ra. Phần V: QUẢN LÝ CÁC THÔNG TIN Tạo và sử dụng Electronic Business Card a. bạn sẽ thấy loại thông tin liên lạc của riêng bạn.

2 Chọn Job Title sau đó nhấn lệnh Move Field Up Ta thấy Actuary đã thay đổi vị trí với Humongous Insuarance 47 . d. Như hình trên. Chuyển đổi các thông tin trên Business Card Trong Business Card. sau đó nhấn vào Remove trong hộp thoại . để thay đổi vị trí giữa tên công ty và lĩnh vực ta làm các bước sau: 1 Chọn Edit Business Card trong Business Card. (hình trên). 1 Để thêm thông tin mới vào Business Card.c. bạn có thể thay đổi vị trí các lĩnh vực một cách dễ dàng. 2 Để xóa một lĩnh vực trên Business Card. và sau đó sử dụng nút Move Field Up và Move Field Down (là các nút hình mũi tên) để di chuyển. bạn nhấn vào Add trong hộp thoại Fields. Để di chuyển các lĩnh vực trong business card: chọn các lĩnh vực trong danh sách. bạn chọn lĩnh vực cần xoá. Thêm và xóa thông tin trên Business Card Các thông tin về bạn xuất hiện trên các Business Card được liệt kê trong hộp thoại Fields. chọn các danh mục có sẵn và thêm thông tin vào. Bạn có thể thay đổi các lĩnh vực đang hiển thị trên thẻ của bạn bằng cách thêm hoặc loại bỏ chúng khỏi danh sách.

f. File đính kèm là ở định dạng vCard là tiêu chuẩn cho việc tạo và chia sẻ kinh doanh thẻ ảo trong Internet. bạn có thể sử dụng nó để chia sẻ thông tin liên lạc của mình với đối tác và bạn bè. Điều chỉnh tất cả trong Business Card Còn một công cụ nữa trong Business Card giúp ta điều chỉnh nội dung thông tin. Chọn Edit Business Card trong Business Card. 2 Chọn Business Card từ danh sách. Dưới đây là một tóm tắt các bước thực hiện: 1 Từ một Email mới. 3 Business Card xuất hiện trong Email trong hộp đính kèm dưới dạng file vcf. Gửi Email có kèm theo Business Card Sau khi đã tạo ra Business Card.e. Đính kèm Business Card trong phần chữ ký 48 . g. Bạn thực hiện điều đó bằng cách đính vào Email. Trong hộp Edit bạn có thể thay đổi các nội dung thông tin hoặc có thể trang trí cho Business Card của bạn. bạn nhấn vào Business Card chọn Other Business Card.

h. Bạn có thể chọn hiển thị kích thước khác hơn 100 phần trăm cho hình ảnh của thẻ. Tạo khoảng trắng trong Business Card 49 . như được hiển thị trong hình. Khi thay đổi Business Card – trở lại mục Contacts Chúng tôi đã thảo luận của hai phương pháp mà bạn có thể sử dụng để đính kèm của bạn Business Card đến một Email: đính kèm nó trên một Email tại một thời điểm bằng cách sử dụng nút Business Card. nếu bạn đã sử dụng phương pháp đó). bấm vào nút Business Card và chọn thẻ của bạn từ danh sách.Ngoài cách chèn Business Card vào Email bằng tay. Có một tùy chọn khác là chèn Business Card tự động bằng cách thêm nó vào mục chữ ký trong Email. (hoặc xóa các thẻ từ chữ ký. Để Business Card nằm trong một chữ ký. hoặc đính kèm nó vào Email bằng cách cho nó trong một chữ ký Nếu bạn thay đổi các thông tin xuất hiện trong Business Card. 2 Quay trở lại mục Contacts để thực hiện sửa chữa đó i. cần thực hiện các bước sau: 1 Xóa kèm file có định dạng vcf từ Email.

bạn tạo khoảng trắng bằng cách chuyển các lĩnh vực Blank Line lên hoặc xuống.Bạn có thể sử dụng khoảng trắng để tạo sự chú ý đến chi tiết quan trọng trong Business Card. Hết 50 . Trong một Business Card. Bởi khoản trắng sẽ tạo ra khoản cách các lĩnh vực với các mục quan trọng hơn.

Tổng hợp bởi : Lê Thanh Tùng . Phone : 0973397691 Email: lethanhtung75@gmail.com Y!M : tocmai_hinh_trangkhuyet Website : http://ninhchau. 51 .com Nguồn Microsoft Việt Nam.hoctrovn.

You're Reading a Free Preview

Tải về
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->