Câu 1: 2- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng

2.1. Chức năng:

Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đáp ứng
nhu cầu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều
kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động.
Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:
- Công tác tham mưu cho lãnh đạo: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên cứu
đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về phương pháp tổ chức công việc, điều hành bộ
máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan.
- Công tác hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật và phương tiện cho cơ
quan hoạt động: Thuộc chức năng này, Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý
kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý
kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất,
kỹ thuật của cơ quan.
Hai loại công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm
đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
2.2. Nhiệm vụ:
Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó có thể
được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn phòng có những
nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác dài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của Văn phòng; Tổ chức
họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan.
- Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản
lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
- Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban
hành; Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án;
Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống
nhất.
- Chủ trì việc giữ gìn mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan
khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị trong cơ
quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan.
- Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo,
cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm
việc đó.
- Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở cơ
quan và các đơn vị trực thuộc; Trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan.
- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất,
trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan.
- Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế Văn phòng.
2.3. Cơ cấu tổ chức:
+ Lãnh đạo văn phòng:
- Chánh văn phòng: là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công
tác văn phòng.
- Các phó chánh văn phòng: là những người giúp việc trực tiếp cho chánh văn
phòng theo sự phân công của chánh văn phòng.
+ Các bộ phận trực thuộc văn phòng:
 Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong Văn phòng có thể
có tên gọi khác nhau nhưng nhìn chung trong Văn phòng thường có các đơn vị tổ chức
dưới đây:
- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Tổng hợp:
Đây là đơn vị có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin
tổng hợp như: Xây dựng chương trình công tác và báo cáo công tác thường kỳ của cơ
quan, của Văn phòng; Biên tập các văn bản khác khi được giao.
- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính, văn thư:
Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác văn thư, đánh
máy, lễ tân, khách tiết, tổng đài điện thoại (nếu có), thường trực khách ra vào cơ quan.
- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị:
Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác bảo đảm cơ sở
vật chất, phương tiện kỹ thuật cho cơ quan, hoạt động (trụ sở, máy móc, xe ôtô, các loại
trang thiết bị khác...)
Trường hợp cơ quan không lập phòng Tài vụ riêng thì phòng Quản trị còn có
nhiệm vụ quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng.
- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Lưu trữ:
Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản lý,
chỉ đạo công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan. Trực
tiếp làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của cơ quan.
Đối với văn phòng Uỷ ban Nhân dân Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương,
đơn vị này không gọi là Phòng hoặc Tổ hoặc Bộ phận lưu trữ mà gọi là Trung tâm Lưu
trữ.
Câu 2: 3- Nguyên tắc làm việc của Văn phòng
Văn phòng làm việc theo các nguyên tắc sau đây:
- Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng
Nội dung nguyên tắc này là: Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, là
thủ trưởng của Văn phòng. Trong phạm vi Văn phòng, Chánh Văn phòng là người có
thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của Văn phòng.
- Nguyên tắc làm việc kết hợp: Những công chức, viên chức thuộc khối nghiên
cứu tổng hợp khi cần thiết được làm việc trực tiếp với lãnh đạo cơ quan. Sau đó báo cáo
lại với Chánh văn phòng để Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo theo thủ tục hành chính.
Những công chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ làm việc
theo chế độ thủ trưởng. Các công việc thuộc khối này do Trưởng phòng chỉ đạo và báo
cáo với Chánh Văn phòng
Câu 3: III. Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền
riêng
Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng là cơ quan có chức năng
quản lý Nhà nước trong phạm vi ngành hoặc lĩnh vực. Các cơ quan đó gồm: Các Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân các cấp.
Về tổ chức bộ máy, ngoài các đơn vị chức năng mỗi cơ quan nói trên đều có Văn
phòng. Theo văn bản hiện hành thì Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan khác
thuộc Chính phủ (gọi chung là Bộ) có chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy như sau:
1 - Chức năng của Văn phòng Bộ
Văn phòng là bộ máy làm việc của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ.
2 - Nhiệm vụ của Văn phòng Bộ
 - Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của
Thủ trưởng.
- Giúp Thủ trưởng thẩm tra các Đề án, các Quyết định để Bộ trưởng ban hành
hoặc trình cấp trên ban hành.
- Theo dõi, đôn đốc hoặc tổ chức sự phối hợp với các vụ để theo dõi việc thực
hiện các quyết định của Bộ trưởng.
- Quản lý và trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác hành chính, lễ tân.
- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác quản trị của cơ quan.
- Bảo đảm điều kiện vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan.
3- Tổ chức của Văn phòng Bộ
Theo văn bản hiện hành thì tuỳ theo tính chất và khối lượng công việc cụ thể, Bộ
trưởng tổ chức Văn phòng thành các phòng hoặc bộ phận chuyên trách. Các đơn vị đó
có thể là:
+ Phòng Tổng hợp;
+ Phòng Hành chính;
+ Phòng Quản trị;
+ Phòng Lưu trữ;
Sơ đồ tổ chức của Văn phòng Bộ
(Mời SV lên bảng vẽ sơ đồ và ghi chú: Quan hệ chỉ đạo; Quan hệ phối hợp)
Ở các cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh và
ở các cơ quan khác không có Văn phòng, đơn vị làm công tác Văn phòng thường do
một đơn vị đảm nhiệm. Đơn vị đó là: Phòng Hành chính - Quản trị.
Do đặc điểm và nhu cầu công tác, cũng có cơ quan lập hai đơn vị đảm nhận công
tác thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng. Các đơn vị đó có thể là:
- Phòng Hành chính - Tổng hợp.
- Phòng Quản trị - Tài vụ.
Câu 4: IV - Văn phòng doanh nghiệp
Có nhiều cách phân loại các doanh nghiệp. Căn cứ đặc điểm quyền sở hữu tài sản
của doanh nghiệp thì ở nước ta hiện nay có các loại hình doanh nghiệp dưới đây:
- Doanh nghiệp Nhà nước;
- Doanh nghiệp Hợp tác xã;
- Công ty trách nhiệm hữu hạn;
- Công ty cổ phần;
- Công ty hợp doanh;
- Doanh nghiệp tư nhân;
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
1. Về tổ chức bộ máy của doanh nghiệp
- Dù được thành lập theo hình thức nào thì mỗi doanh nghiệp là một tổ chức độc
lập trong hệ thống chính trị ở nước ta. Theo các văn bản hiện hành, về mặt tổ chức bộ
máy, ngoài ban lãnh đạo (gồm Giám đốc và các phó Giám đốc) mỗi doanh nghiệp có
quy mô vừa và nhỏ thường có các đơn vị:
• Văn phòng doanh nghiệp;
• Các phòng, ban chức năng của doanh nghiệp;
- Ở các Tổng công ty; Tổng Công ty Nhà nước; các doanh nghiệp Nhà nước, độc
lập quy mô lớn, có vị trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, bộ máy của Doanh
nghiệp có các đơn vị dưới đây:
• Hội đồng Quản trị;
 • Ban kiểm soát;
• Tổng Giám đốc và các Phó tổng Giám đốc;
• Văn phòng doanh nghiệp;
• Các Phòng, Ban chức năng của doanh nghiệp.
2 - Văn phòng doanh nghiệp
2.1. Chức năng của Văn phòng doanh nghiệp
- Giúp việc quản lý của Hội đồng Quản trị,
- Giúp việc điều hành của Tổng Giám đốc doanh nghiệp.
2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng doanh nghiệp
Thực hiện chức năng của mình, Văn phòng doanh nghiệp có các nhiệm vụ chủ
yếu dưới đây:
- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của doanh nghiệp; Theo dõi, đôn
đốc các đơn vị thuộc doanh nghiệp thực hiện chương trình công tác đó; Sắp xếp lịch
công tác tuần của Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc doanh nghiệp.
- Biên tập các báo cáo thường kỳ của doanh nghiệp và các văn bản khác được Hội
đồng Quản trị, Tổng Giám đốc giao.
- Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng Quản trị, thông báo các
Quyết định, Kết luận của Tổng Giám đốc đến công nhân viên chức và người lao động
của doanh nghiệp.
- Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ việc
quản lý của Hội Đồng Quản trị và việc điều hành của Tổng Giám đốc.
- Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do Hội đồng Quản trị và lãnh đạo doanh
nghiệp ban hành.
- Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác Văn phòng doanh nghiệp.
- Tổ chức việc chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đi công
tác của lãnh đạo doanh nghiệp với cấp trên và với các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, cá
nhân trong, ngoài doanh nghiệp; Trực tiếïp ghi biên bản cho các cuộc làm việc đó.
- Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, khách tiết,
thường trực bảo vệ tại cơ quan doanh nghiệp.
- Đảm bảo cơ sở vật chất cho Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và cơ quan
doanh nghiệp làm viêc.
- Quản lý tài sản và kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng doanh nghiệp; Thực hiện
công tác thống kê, kế toán của cơ quan doanh nghiêp.
Ngoài các nhiệm vụ nói trên, tuỳ theo nhu cầu công tác và đặc điểm của doanh
nghiệp, Văn phòng có thể được giao thêm các công tác dưới đây:
- Công tác thi đua khen thưởng;
- Công tác pháp chế văn bản;
- Công tác tuyên truyền, giáo dục truyền thống, bảo tàng của doanh nghiệp.
2.3. Tổ chức của Văn phòng doanh nghiệp
Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và khối lượng công việc của Văn phòng mà
doanh nghiệp tổ chức Văn phòng cho phù hơp. Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức
của Văn phòng gồm có:
Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính quản trị. Giúp việc cho Chánh
văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính quản trị có phó văn phòng hoặc Chuyên viên
Hành chính quản trị./.

Câu 5: I. Khái niệm Quản trị và Quản trị hành chính văn phòng
1. Khái niệm Quản trị
 Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về “quản trị” nhưng đầy đủ nhất là
khái niệm sau đây:
“Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện
những mục tiêu của tổ chức với nguồn tài nguyên hạn chế trong một môi trường luôn
biến động”.
Khái niệm trên bao gồm các nội dung dưới đây:
- Làm việc với và thông qua người khác:
Trong mỗi cơ quan, tổ chức (nhất là tổ chức kinh tế) mỗi sản phẩm ra đời hoặc
mỗi công việc được hoàn thành nói chung đều có sự tham gia lao động của nhiều người.
Trong quá trình đó, nhà quản trị có vai trò quan trọng là đưa ra quyết định. Còn cán bộ
công nhân viên là lực lượng trực tiếp thực hiện. Nếu nhà quản trị không giao nhiệm vụ
cụ thể, không kiểm tra đôn đốc...thì ý định của người lãnh đạo không được biến thành
hiện thực. Sản phẩm hoặc công việc không được hoàn thành. Tập thể người trong một
cơ quan, một tổ chức là lực lượng chủ yếu trực tiếp thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan, đơn vị. Tập thể đó có thể tạo ra thuận lợi hoặc ngược lại là sức cản đối với sự
thành công của nhà quản trị. Như vậy, quản trị là quá trình làm việc với và thông qua
người khác.
- Mục tiêu của tổ chức:
Mục tiêu là cái đích để phấn đấu đạt được. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có một mục
tiêu cụ thể phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Mục tiêu của cá nhân chủ yếu
do cá nhân nỗ lực phấn đấu có thể đạt được. Còn mục tiêu của cơ quan, của tổ chức phải
do tập thể con người trong cơ quan, tổ chức đó phấn đấu cùng thực hiện. Trong đó, mỗi
người phải phấn đấu thực hiện phần việc của mình. Mỗi đơn vị cấu thành trong cơ quan,
tổ chức phải phấn đấu thực hiện phần việc được giao. Tất cả mọi người, tất cả các đơn
vị đều phấn đấu thì công việc của cơ quan, của tổ chức sẽ đạt kết quả cao hơn. Mục tiêu
được thực hiện. Sự phấn đấu của mỗi người, của mỗi đơn vị cấu thành sẽ tạo thành sức
mạnh tổng hợp khi có sự quản lý, tổ chức một cách khoa học của nhà quản trị.
+ Kết quả là những sản phẩm cụ thể. Trong quá trình hoạt động, cơ quan tổ chức
đề ra các chỉ tiêu cụ thể. Chỉ tiêu đó có thể là nội dung công tác phải hoàn thành. Có thể
là số lượng và chất lượng sản phẩm của từng đơn vị, tổ chức hoặc của cả tổ chức trong
từng khoản thời gian. Hết thời gian kế hoạch, đơn vị, cơ quan thực hiện xong công việc
đã đề ra, như vậy là cơ quan đó, tổ chức đó đã hoạt động đạt kết quả.
+ Hiệu quả là giá trị của kết quả có được so với sự đầu tư để đạt được mục tiêu
mà cơ quan, tổ chức đã đặt ra.
Như vậy, trong quá trình tổ chức thực hiện mục tiêu, nhà quản trị phải có giải
pháp tổ chức. Phải luôn quan tâm đến tính hiệu quả của hoạt động. Điều đó thuộc trách
nhiệm của nhà quản trị.
- Các nguồn tài nguyên hạn chế:
Một tổ chức dù là cơ quan hành chính sự nghiệp hay đơn vị sản xuất kinh doanh
thì cũng luôn luôn phải hoạt động trong điều kiện cụ thể. Nguồn tài nguyên ở đây được
hiểu theo nghĩa rộng và đầy đủ nhất, nó bao gồm cả nhân lực, vật lực, tài lực (con
người, vật chất và tiền bạc).
Không có một cơ quan nào mà lại cảm thấy thoả mãn nguồn tài nguyên trong quá
trình hoạt động. Mặt khác, do nhu cầu cuộc sống của con người và theo pháp luật của
Nhà nước, các cơ quan vừa được sử dụng nguồn tài nguyên lại vừa có trách nhiệm cao
trong việc bảo vệ nguồn tài nguyên. Trách nhiệm đó thuộc về tập thể lao động của cơ
quan, trong đó người chịu trách nhiệm cao nhất là nhà quản trị. Mọi quyết định của nhà
quản trị đều phải tính đến nguồn tài nguyên này.
 - Môi trường luôn thay đổi:
Mỗi cơ quan luôn tồn tại và hoạt động trong một môi trường cụ thể. Môi trường
đó luôn biến đổi. Theo một nhà tương lai học thì một cơ quan, một tổ chức, một doanh
nghiệp thường chịu tác động của 5 nguồn biến động, đó là: Vật chất, xã hội, thông tin,
chính trị, đạo đức. Ở Việt Nam cũng có tác giả đưa ra 8 loại môi trường, đó là: Kinh tế,
luật pháp, văn hoá, xã hội, công nghệ, chính trị, sinh thái, quốc tế.
Về số lượng nhóm môi trường có thể khác nhau hoặc biến đổi theo từng nơi, từng
lúc, nhưng rõ ràng một cơ quan, một doanh nghiệp dù được thành lập ra ở thời gian nào,
trụ sở đặt ở đâu thì cơ quan đó, doanh nghiệp đó cũng luôn luôn chịu sự tác động của
môi trường luôn có sự thay đổi.Vấn đề quan trọng là, nhà quản trị phải xử lý như thế
nào trước sự tác động của môi trường để đưa ra những quyết định đúng đắn.
Ngoài khái niệm trên, theo từ điển Tiếng Việt, từ “quản trị” được giải nghĩa như
sau:
- “Quản trị” là việc tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan, tổ chức: Ban
quản trị, hợp tác xã; Hội đồng quản trị.
- “Quản trị” là việc quản lý và cấp phát các phương tiện làm việc theo chế độ:
Phòng Quản trị.
Quản trị cũng có phạm vi của nó, ta có thể thấy phạm vi của quản trị qua mô tả
sau đây:
Sơ đồ các cấp quản trị

Quản trị
Cao cấp Top Management

Quản trị trung gian Middle Management

Quản trị cấp cơ sở first line Management

Câu 6: 2 - Quản trị hành chính Văn phòng (Office management)

Quản trị hành chính Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, quản lý công tác Văn
phòng trong một cơ quan.
Khái niệm trên bao hàm các nội dung dưới đây:
- Lãnh đạo Văn phòng:
Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng có chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế riêng. Người đứng đầu Văn phòng là Chánh Văn
phòng. Các thành viên của văn phòng hoạt động dưới sự điều hành, kiểm tra của Chánh
Văn phòng. Hoạt động của Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, là hoạt động quản
trị Văn phòng.
- Quản lý công tác Văn phòng:
Một cơ quan có nhiều đơn vị tổ chức. Mỗi đơn vị tổ chức có chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn tương đối độc lập với nhau. Ngoài chức năng, nhiệm vụ chính ra, mỗi đơn vị
tổ chức còn phải làm những công việc khác có liên quan trong đó có công việc Văn
phòng. Công việc Văn phòng có ở tất cả các đơn vị trong cơ quan. Công việc đó phải
được quản lý, thực hiện thống nhất. Hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác Văn phòng
trong một cơ quan là hoạt động quản trị Văn phòng
Câu 7: 3. Quản lí sử dụng con dấu
+ Con dấu của cơ quan phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại
cơ quan. Nhân viên văn thư có trách nhiệm:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người có thẩm quyền,
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi có chữ kí của người có
thẩm quyền,
- Không được đóng dấu khống chỉ.
+ Đóng dấu:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định
- Khi đóng dấu lên chữ kí phải đóng trùm lên 1/3 chữ kí về phía bên trái.
- Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản do người kí văn bản quyết định, và
dấu được đóng lên dầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan.
- Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực
hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lí ngành.
Câu 8: 3. Nguyên tắc thông tin cho lãnh đạo
- Thông tin phải được xử lý sơ bộ.
Hàng ngày, hàng tuần, cơ quan có khối lượng thông tin lớn. Những thông tin đó
là cần có. Song không phải bất cứ thông tin nào cũng chuyển cả cho lãnh đạo. Trước khi
chuyển tin, nhà quản trị Văn phòng phải tổ chức việc xử lý thông tin. Việc xử lý thông
tin nhằm nâng cao chất lượng tin. Tránh quá tải, nhiễu tin. Giảm thời gian chọn lọc tin
cho lãnh đạo. Nội dung cơ bản của việc xử lý sơ bộ thông tin là khi thu nhận được tin,
Văn phòng nghiên cứu, thẩm định, trích sao, tóm tắt, tổng hợüp tin. Sau đó báo cáo để
thủ trưởng cơ quan phân phối tin. Trong thực tếï, cũng có những thông tin được chuyển
toàn văn cho thủ trưởng. Song những trường hợp ấy, thông tin đã được Văn phòng xem
xét chọn lọc.
- Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng.
Chuyển tin đúng đối tượng có nghĩa là tin được chuyển đến đúng người có trách
nhiệm giải quyết công việc mà thông tin đó nói tới. Thông tin được chuyển đến đúng
đối tượng vì: Trong cơ quan, theo chế độ, lề lối làm việc, bao giờì cũng có sự phân
công, phân cấp trách nhiệm giữa các đồng chí lãnh đạo. Chuyển thông tin đến đúng đối
tượng sẽ tạo thuận lợi cho lãnh đạo giải quyết công việc và phát huy được tác dụng của
tin. Mặt khác đảm bảo được tính cơ mật trong công tác. Vì vậy thông tin đúng đối tượng
được xem là nguyên tắc.
- Phải đảm bảo chất lượng thông tin.
Một thông tin được coi là đảm bảo chất lượng là thông tin có nội dung trung thực,
chính xác, kịp thời, đầy đủ. Những thông tin như vậy mới thực sự là căn cứ để lãnh đạo
cơ quan nghiên cứu, làm căn cứ giải quyết công việc. Khi cung cấp tin phải chỉ rõ
nguồn tin, nắm vững bản chất sự việc, hiện tượng. Nội dung thông tin phải phản ánh
đúng đắn, khách quan. Thông tin không đầy đủ sẽ làm cho người lãnh đạo thiếu căn cứ
ra quyết định. Tạo ra cách nhìn nhận phiến diện. Trong thực tiễn có nhiều cuộc họp, do
thiếu thông tin nên phải dừng lại nửa chừng, không kết luận được. Thông tin kịp thời là
thông tin đến trước khi lãnh đạo ra quyết định. Nếu thông tin đến không kịp thời sẽ làm
lỡ việc. Khi sự việc đã được kết luận, thông tin mới được chuyển đến, như vậy thông tin
sẽ không phát huy được tác dụng.
Câu 9 : II- Xây dựng chương trình và tổ chức việc thực hiện chương trình
công tác của cơ quan
1. Khái niệm, ý nghĩa và tác dụng của chương trình công tác
1.1. Khái niệm
Chương trình công tác là kế hoạch nhiệm vụ của cơ quan trong một khoảng thời
gian nhất định, là căn cứ để thủ trưởng cơ quan chỉ đạo, điều hành công việc được chủ
động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa nắm chắc các công việc trọng
tâm nhằm đạt những mục tiêu đã đề ra.
1.2. Ý nghĩa và tác dụng
Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của cách làm việc khoa học, thể
hiện phong cách làm việc khoa học của bộ máy quản lý nói chung và của từng cơ quan
nói riêng.
Chương trình công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động
được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy
được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.
Làm việc theo chương trình công tác giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết
làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.
Điều hành hoạt động có chương trình và theo chương trình là biện pháp quan
trọng để nâng cao hiệu suất công tác quản lý. Nó giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và
sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập
trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực
hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra.
Cơ quan làm việc theo chương trình công tác sẽ giúp cho các bộ phận trong Văn
phòng như Quản trị, Văn thư, Hành chính v.v...đảm bảo cơ sơ vật chất và phương tiện
làm việc (kinh phí, xe ôtô, địa điểm...) được chủ động, thuận lợi.
Câu 10 : II. Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ
quan.
Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nói chung là đa dạng, như đi dự hội
nghị, hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn cơ sở, đi công tác nước ngoài...Có thể nói, từ trung
ương đến cơ sở, không có cơ quan nào mà các nhà lãnh đạo lại không đi công tác ngoài
cơ quan. Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác dụng trên nhiều phương diện. Vì
vậy các chuyến đi đó cần được tổ chức chu đáo.
Hoạt động của Văn phòng tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan bao
gồm các công việc chính duới đây:
1. Lập kế hoạch đi công tác
Để chủ động các chuyến đi công tác cũng cần được nhà quản trị Văn phòng
hoạch định, cân đối, đưa vào chương trình kế hoạch cả năm và được cụ thể hoá trong
chương trình công tác hàng quý, tháng. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi và chủ động
tổ chức việc thực hiện các chuyến đi công tác đó.
Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi. Phải
xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thới gian, thành phần,
phương tiện và kinh phí. Nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiến vào
kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo phê duyệt.
Khi kế hoạch được duyệt, nhà quản trị Văn phòng đôn đốc, theo dõi các đơn vị
chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian.
2. Chuẩn bị trước chuyến đi
Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi đã được duyệt, nếu được thủ trưởng cơ quan
giao, Văn phòng báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác. Nội dung
thiết yếu nhất gồm có:
- Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên;
 - Nội dung và lịch làm việc;
- Thời gian đoàn đi từ cơ quan;
- Những đề nghị để cơ quan, đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn;
3. Chuẩn bị nội dung công tác
Nội dung là phần quan trọng nhất chuyến đi. Căn cứ mục đích, nội dung chuyến đi,
lãnh đạo cơ quan sẽ phân côngcho các đơn vị chuẩn bị. Trách nhiệm của nhà quản
trị Văn phòng trong việc này là:
Biết sự phân công của lãnh đạo.
Đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu về
nội dung và về tiến độ thời gian.
Tổ chức việc đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi công tác.
4. Chuản bị phương tiện giao thông, kinh phí
Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là cần thiết. Việc sử
dụng phương tiện giao thông của cơ quan cho mỗi chuyến đi cần xuất phát từ nhiều
yếu tố. Trong đó có nhu cầu cấp bách, khẩn trương của chuyến đi, nhu cầu vận
chuyển và đảm bảo an toàn văn bản, kinh phí, số lượng người cùng đi.v.v...
Về kinh phí. Nói chung các chuyến đi công tác đều phải dùng kinh phí. Việc chuẩn
bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ của Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết
kiệm. Việc dự trù kinh phí cần tính đến các nhu cầu chi về:
- Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trên đường).
- Ăn, nghỉ trên đường đi và ở nơi đến công tác theo chế độ.
- Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo theo đúng quy
định của Nhà nước.
- Kinh phí dự phòng.
5. Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan
Nếu thủ trưởng cơ quan đi công tác dài ngày, nhà quản trị Văn phòng cần chủ động
tổ chức tốt các công việc dưới đây:
- Trước ngày thủ trưởng đi công tác, Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị
chuẩn bị hoàn tất và trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của thủ trưởng
cơ quan.
- Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, Văn phòng tổ chức cuộc hội ý lãnh đạo cơ quan để
thủ trưởng có ý kiến chỉ đạo công việc trong thời gian thủ trưởng đi công tác.
- Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, Văn phòng tổ chức việc thông báo bằng văn bản để
các đơn vị biết thời gian và sự phân công trong lãnh đạo cơ quan trong thời gian thủ
trưởng đi công tác.
- Sau khi thủ trưởng đi công tác về, Văn phòng có trách nhiệm báo cáo tóm tắt công
tác của cơ quan trong thời gian thủ trương đi công tác.
- Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, Văn phòng tổ chức việc bổ sung kịp thời
những việc mới nảy sinh vào chương trình công tác của cơ quan./.

Câu 11: 2.1. Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan trong công tác chuẩn bị hội nghị
Các cuộc hội nghị nói chung, đặc biệt là hội nghị lớn, có quy mô ngành, đơn vị
chủ trì hội nghị thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị.
 Căn cứ vào kế hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo
dõi, đôn đốc các đơn vị chuẩn bị tốt các công việc được phân công, đúng tiến độ thời
gian.
Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo văn bản quy
phạm pháp luật, tài liệu tham khảo... nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm đề xuất với
lãnh đạo cơ quan phân công cho các đơn vị chuẩn bị các văn bản đó.
Khi các văn bản đã được các đơn vị dự thảo xong, Văn phòng kiểm tra lại quy
trình biên soạn, đảm bảo thẩm quyền ban hành và thể thức của văn bản.
Sau khi kiểm tra, nếu thấy đúng, Văn phòng trình thủ trưởng cơ quan xét duyệt.
Sau khi được duyệt, Văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép bộ tài
liệu.
Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đúng thể thức và đủ số
lượng so với nhu cầu.
Để các đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình dự hội nghị,
Văn phòng tổ chức việc chuyển đến các đại biểu những giấy tờ, tài liệu cần thiết như:
- Công văn triệu tập hội nghị. Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị,
thành phần tham dự, thời gian, địa điểm và những nội dung cần thiết khác để các đại
biểu chuẩn bị.
- Chương trình hội nghị,
- Các báo cáo chính,
- Các báo cáo tham luận, các dự thảo văn bản khác (nếu có).
Ngoài các nội dung trên, nhà quản trị Văn phòng còn có trách nhiệm đề nghị với
thủ trưởng cơ quan về chương trình làm việc, dự kiến thành phần đại biểu mời dự hội
nghị.
Thuộc trách nhiệm của mình, nhà quản trị Văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất
cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nơi nghỉ
và cử cán bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị, các phương tiện nghe nhìn.
Văn phòng còn phải sắp xếp chổ ngồi. Sau đây là một số mô hình sắp xếp chỗ
ngồi trong cuộc họp, Hội nghị:
 Projector

Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để truyền tải thông tin
 Projector

Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để thông tin
 Projector

Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để thông tin hoặc làm quyết định
 Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp làm quyết định
Câu 12: I. Những vấn đề chung về lễ tân
1. Giao tiếp
1.1. Khái niệm, vai trò, phương tiện, kĩ năng giao tiếp
a) Khái niệm:
Giao tiếp theo nghĩa hẹp là truyền đi một thông điệp.
Giao tiếp theo nghĩa rộng là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa
con người với con người nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định.
b) Vai trò:
Giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng trong việc quyết định sự thành bại của buổi
lễ hoặc quan hệ công việc. Giao tiếp đúng mực sẽ giúp cho người khách có cảm tình và
tôn trọng mình, từ đó mối quan hệ giữa cơ quan và khách sẽ tốt đẹp hơn.
c) Phương tiện:
• Ngôn ngữ (phát âm chuẩn, không nói nhanh hoặc chậm,…).
• Ánh mắt, nụ cười, nét mặt,
• Ăn bận, trang điểm, trang sức.
• Tư thế đứng, ngồi.
• Kiểu bàn ghế...
d) Kĩ năng:
- Lắng nghe:
• Thu thập được nhiều thông tin,
• Thoã mãn nhu cầu người nói,
• Hạn chế được những sai lầm và giải quyết được nhiều vấn đề.
- Đặt câu hỏi: Có nhiều loại câu hỏi được dùng tuỳ tình huống, cụ thể:
• Dùng câu hỏi để thu thập thông tin,
• Dùng câu hỏi để tạo không khí tiếp xúc,
• Dùng câu hỏi để đưa ra một đề nghị,
• Dùng câu hỏi để kết thúc vấn đề.
- Thuyết phục: Là đưa ra tình tiết, sự kiện, phân tích, giải thích làm cho người
khác thấy đúng, tin theo và làm theo. Cần chú một số điểm:
• Tạo không khí bình đẳng,
 • Lí lẽ phải rõ ràng, có cơ sở,
• Lời nói ngắn gọn, có trọng tâm, ôn tồn, lịch sự,
• Thừa nhận những điểm có lí trong ý kiến của của người đối thoại.
- Thuyết trình:
• Ăn mặc lịch sự, nghiêm túc
Phong cách tự t cảm, chúng ta nên:
- Có câu mở lời gây thiện cảm để thu hút sự chú ý của khách.
- Hãy nói về một chủ đề để có dịp đề cao họ.
- Nói về các đề tài có liên quan đến những vấn đề trước mắt của khách.
• in, bao quát tất cả những người có mặt.
• Nói to, rõ ràng, cần thay đổi nhịp độ và tốc độ nói.

1.2. Những điều cần lưu ý khi giao tiếp

a) Gây thiện cảm:
Muốn tiếp xúc với khách để gây thiện

b) Tạo ấn tượng:
Những nguyên tắc cơ bản để tạo ấn tượng ban đầu với khách:
- Ăn mặc trang nghiêm.
- Đến đúng giờ (thể hiện tính nghiêm túc và có tổ chức của bạn).
- Bắt tay siết nhẹ rồi buông ra, mắt nhìn thẳng vào mặt khách.
- Nở nụ cười, giọng nói thật nồng nhiệt.
- Không tự ngồi trước khi chủ nhân cho phép.
c) Thái độ:
- Tự tin, năng động và thật sự vui vẻ.
- Thành thật cởi mở, chân thành, tự nhiên nhưng không xuề xoà, tuỳ tiện để
khách coi thường mình hay khách nghĩ mình coi thường họ.
d) Khiêm tốn;
- Không nên khoe khoan bản thân, gia đình hay đơn vị.
- Cẩn thận khi nói chuyện, không phê phán, chỉ trích ai (dù mình không thích câu
chuyện, phong tục, tập quán,... của họ).
đ) Giờ giấc:
- Làm việc đúng giờ, giữ chữ tín, giữ lời hứa.
- Nếu vì một lý do đặc biệt nào đó mà không thể giữ được lời hứa thì phải xin lỗi
và phải báo trước cho người khác biết.
e) Giao tiếp:
- Khi giao tiếp với ai cần biết họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, ngành nghề của
người đó để tiện xưng hô và trò chuyện cũng như trao đổi công việc.
 - Cũng cần lưu ý rằng khi gặp phụ nữ đầu tiên, không nên vội vàng hỏi thăm gia
cảnh, tuổi tác của họ vì như thế rất dễ dẫn đến những tổn thương về tình cảm (nếu gia
đình, tuổi tác của người phụ nữ có vấn đề trục trặc).
g) Phép lịch sự:
- Khi hỏi ai điều gì thì cần phải hỏi lịch sự.
- Khi trả lời cũng phải trả lời lịch sự, có thể trả lời tất cả những câu hỏi mà khách
đề cập kể cả khi mình chưa quen biết họ.
- Khi nhờ ai làm giúp một việc gì ta nên nói lời cảm ơn, khi làm phật ý một người
thì phải xin lỗi.
- Khi mời khách ăn tiệc, phải chú ý đến khẩu vị của khách, nên chọn những món
ăn mà khách thích.
- Khi nhận thư, bưu thiếp phải phúc đáp ngay.
Cách trao, nhận danh thiếp:

Cách trao danh thiếp Cách nhận danh thiếp

- Để danh thiếp ở nơi dễ lấy nhất (túi
áo trên).
- Lấy danh thiếp khi gặp khách hàng.
- Phải trao trước mặt, phía tay phải
của khách.
- Nên dùng hai tay để trao danh thiếp.
- Không nên âm thầm để lên mặt bàn.
- Vừa trao, vừa nói .........
- Nhận bằng hai tay.
- Cúi đầu chào về hướng danh thiếp.
- Để danh thiếp trên bàn, ngay trước mặt.
- Nếu không có bàn, sau khi nhận bạn nên
bỏ danh thiếp vào túi áo hoặc sổ tay.
- Không nên cho danh thiếp vào túi quần
hoặc vừa cầm, vừa mân mê hoặc xem đi,
xem lại nhiều lần.

h) Những điều cần tránh trong buổi lễ:

- Mang kính mát;
- Hút thuốc;
- Sử dụng viết đỏ khi ký hoặc ghi chép vào văn bản;
- Than phiền về một khách hàng khác về công việc của mình;
- Chỉ trích đối thủ cạnh tranh;
- Đề cập đến những vấn đề nhạy cảm như: Tôn giáo, sắc tộc, địa phương;
- Sử dụng ngôn ngữ quá bình dân;
- Dùng những từ quá thân mật;
- Chải đầu, dũa móng tay, móc tai, ngoáy lỗ mũi...
- Nhai kẹo cao su...
Câu 12
1. Quốc huy
1.1. Khái niệm
Quốc huy là huy hiệu của một nước hoặc là hình tượng trưng cho một nước.
Quốc huy nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam hình tròn, nền đỏ, ở giữa
có ngôi sao vàng năm cánh, chung quanh có bông lúa, ở dưới có nửa bánh xe răng cưa
và dòng chữ: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” (Điều 142, Hiến pháp 1992)
2. Quốc kỳ
2.1. Khái niệm
- Quốc kỳ (cờ Tổ quốc) là cờ tượng trưng cho một quốc gia, là biểu trưng một
cách rõ ràng quyền lực của nhân dân ta, chủ quyền của mình về lãnh thổ...
- Quốc kỳ nước ta có hình chữ nhật, chiều rộng bằng hai phần ba chiều dài, nền
đỏ thắm, giữa có ngôi sao vàng năm cánh màu vàng tươi với các cánh sao làm theo
đường thẳng. Trung tâm của sao đặt đúng trung tâm của cờ, từ trung tâm sao đến đầu
một cánh sao bằng 1/5 chiều dài, một cánh sao quay thẳng lên trên

Câu 13 : 2. Kĩ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng
2.1. Quyết định
+ Quyết định là loại văn bản có tên loại được nhiều cơ quan, tổ chức ban hành.
Cụ thể: Quyết định quy phạm pháp luật, bổ nhiệm, tuyển dụng, nâng lương, điều động
công tác,…
+ Bố cục của quyết định:
- Phần mở đầu:
• Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và kí hiệu tên loại, địa danh ngày
tháng năm, trích yếu nội dung.
• Các căn cứ ban hành quyết định…
- Phần triển khai:
• Nội dung quyết định: thường viết theo dạng các khoản, các điều và trình
bày cô đọng, logic.
• Điều khoản thi hành.
- Phần kết:
• Thẩm quyền kí.
• Dấu của cơ quan ban hành, nơi nhận.
2.2. Công văn
+ Công văn là văn bản không có tên loại được dùng để thông tin trong hoạt động
giao dịch, trao đổi công tác giữa các chủ thể có thẩm quyền hoặc văn bản nội bộ.
+ Bố cục của công văn:
- Phần mở đầu:
Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và kí hiệu, địa danh ngày tháng, trích yếu
nội dung, nơi gửi.
- Phần nội dung bao gồm:
• Đặt vấn đề: Nêu rõ lí do, cơ sở ban hành.
• Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải quyết, cụ thể, rõ ràng, đi thẳng
vào trọng tâm vấn đề. Cách hành văn phù hợp từng loại công văn, bảo đảm
tính thuyết phục tạo điều kiện thuận lợi cho nghiên cứu giải quyết.
 • Kết luận vấn đề: Viết ngắn gọn, khẳng định nội dung đã nêu, yêu cầu thực
hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn bản khi cân thiết.
- Phần kết: Thẩm quyền kí, dấu của cơ quan, nơi nhận.
+ Một số loại công văn: Công văn hướng dẫn, giải thích, chỉ đạo, đôn đốc nhắc
nhỡ, đề nghị yêu cầu, phúc đáp, hỏi ý kiến, giao dịch,…
2.3. Thông báo
+ Thông báo là văn bản thông tin về hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức xã
hội.
+ Bố cục của thông báo:
- Phần mở đầu:
Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và kí hiệu, địa danh ngày tháng, trích yếu
nội dung, tên loại văn bản: Thông báo.
- Phần nội dung của thông báo bao gồm:
• Đặt vấn đề: Không trình bày lí do mà giới thiệu trực tiếp vào những vấn đề
cần thông báo.
• Nội dung: Phải viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết.
• Kết thúc thông báo: Nhắc lại nội dung chính trọng tâm.
- Phần kết: Thẩm quyền kí, dấu của cơ quan, nơi nhận.
2.4. Báo cáo
+ Báo cáo là văn bản trình bày kết quả về hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ
chức xã hội nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình để cấp trên ra quyết định quản lí phù
hợp.
Báo cáo có thể là thường kì, tuần, tháng, quý, sơ kết 6 tháng, tổng kết, báo cáo
đột xuất, báo cáo chuyên đề.
+ Bố cục của báo cáo:
- Phần mở đầu:
Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và kí hiệu, địa danh ngày tháng, trích yếu
nội dung, tên loại văn bản: báo cáo.
- Phần nội dung của thông báo bao gồm:
• Đặt vấn đề: Nêu những điểm chính về chủ trương công tác, nhiệm vụ được
giao và hoàn cảnh thực hiện.
• Nội dung: Trung thực, chính xác, mạch lạc, ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ, kịp
thời.
• Kết thúc báo cáo: Kiến nghị những phương hướng, giải pháp khắc phục.
- Phần kết: Thẩm quyền kí, dấu của cơ quan, nơi nhận.
2.5. Tờ trình
+ Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên xin cấp trên phê duyệt một vấn đề mới
(phương án công tác, chế độ, chính sách, xây dựng thêm cơ sở vật chất,…).
+ Bố cục của tờ trình:
- Phần mở đầu:
Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và kí hiệu, địa danh ngày tháng, trích yếu
nội dung, nơi gửi, tên loại văn bản: Tờ trình.
 - Phần nội dung của tờ trình bao gồm:
• Đặt vấn đề: Nêu lí do đưa ra những nội dung trình duyệt. Phân tích những
căn cứ thực tế làm nổi bật những nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình
duyệt.
• Nội dung: Tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một
cách cụ thể rõ ràng, tài liệu có thông tin trung thực, những lợi nhuận, khó
khăn khi thực hiện; ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới.
• Kết thúc tờ trình: Nêu những kiến nghị để cấp trên xem xét chấp thuận đề
xuất mới đã nêu để sớm triển khai thực hiện.
- Phần kết: Thẩm quyền kí, hình thức kí, dấu của cơ quan, nơi nhận. Tờ trình có
thể kèm theo các văn bản phụ để minh họa cho phương án được đề xuất trong tờ trình.
2.6. Biên bản
+ Biên bản là văn bản dùng để ghi chép lại những sự việc đã xẩy ra hoặc đang
xẩy ra trong các hoạt động do những người chứng kiến thực hiện.
Biên bản có nhiều loại khác nhau như: Biên bản hội nghị, họp, sự việc xẩy ra, xử
lí,bàn giao, nghiệm thu,…
+ Bố cục của thông báo:
- Phần mở đầu:
Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và kí hiệu, địa danh ngày tháng, trích yếu
nội dung, tên loại văn bản: biên bản.
- Phần nội dung của thông báo bao gồm:
• Đặt vấn đề: Ghi rõ thời gian lập biên bản, địa điểm, thành phần tham gia.
• Nội dung: Ghi diễn biến sự kiện: khách quan, chính xác, cụ thể, trung thực,
đầy đủ, không suy đoán chủ quan.
• Kết thúc biên bản: Ghi thời gian kết thúc.
- Phần kết: Thẩm quyền kí: Tối thiểu phải hai người, con dấu của cơ quan đóng
lên chữ kí của chủ tọa đối với hội nghị hay họp, nơi nhận.