Microsoft Word là một chương trình soạn thảo văn bản thông dụng nhất hiện

nay. Word vừa có những tính năng rất dễ sử dụng vừa có nhiều tính năng
cao cấp phục vụ cho nhiều đối tượng khai thác khác nhau. Một trong các vấn
đề bạn phải làm rất nhiều khi soạn thảo các văn bản đó là vấn đề soạn đề
mục.

Người ta thường phải gõ các đề mục A, B, C… I, II, III,… 1, 2, 3… a, b, c…

cho văn bản của mình một cách thủ công, đôi khi có người chọn chế độ tự
động sinh đề mục tiếp theo (chẳng hạn gõ 1. Giới thiệu rồi Enter xuống
dòng thì tự động có 2.). Nhưng dùng cách nào thì cũng phải định dạng thủ
công các đề mục này. Chẳng hạn bạn muốn các đề mục A, B, C… thì đậm,
to còn 1, 2, 3… thì nghiêng, nhỏ. Khi đó bạn phải đến từng đề mục để định
dạng cho chúng. Với các văn bản dài hơn 50 trang đây sẽ là một điều khó
chịu.

Word đưa ra tính năng gọi là “Heading styles” cho phép bạn quản lý văn bản
của mình dễ dàng, đặc biệt là quản lý, định dạng các đề mục hay tổng kết,
tạo mục lục cho văn bản.

Hiện nay có nhiều người sử dụng máy tính có bệnh ngại khai thác phần
mềm, thật là chuyện khó tin khi nói rằng nhiều người cho lùi đầu dòng trong
Word bằng cách gõ thật nhiều các dấu cách – nhưng đó là sự thật ngay cả
với một bộ phận học sinh, sinh viên – những tri thức tiên tiến nhất xã hội (?).
Theo tôi, soạn văn bản tốt trên máy tính là một trong các kỹ năng tối thiểu
với bất kỳ ai sử dụng máy tính cho công việc của mình ở thời buổi này.
“Heading styles” là một tính năng tuyệt vời của Word mà bạn nên biết.

1. Heading styles là gì?

Bạn có thể hiểu Heading như một đề mục A, I hay 1… Heading styles là
cách soạn văn bản sử dụng các Heading do Microsoft Word quản lý.

Word cho phép sử dụng 9 cấp Heading. Chúng ta hiểu rằng các Heading ở
cấp cao hơn thì là cấp con, chẳng hạn I (Một La mã) ở cấp 3 còn 1 (Một
nhỏ) ở cấp 4 ngay sau.

Kiểu cách và định dạng của Heading do Word quản lý trong toàn bộ văn
bản.

2. Định nghĩa Heading styles

Việc đầu tiên bạn phải làm khi bắt đầu soạn thảo văn bản đó là tạo cho mình
một Heading styles riêng. Heading styles này sẽ có tác dụng trong toàn văn
bạn đang soạn của bạn và bạn có thể dùng cho các văn bản khác nếu muốn.
Một Heading styles thường gặp là:

Giả sử bạn muốn các đề mục La mã có kiểu Font Tahoma, đậm, kích thước
14 (trong khi các phần còn lại có kiểu Font Times New Roman, kích thước
12). Đề mục A, B, C… đậm và chữ hoa… Theo cách thông thường không sử
dụng Heading styles bạn phải gõ trước và định dạng sau cho từng đề mục
theo đúng ý mình. Nếu có khoảng 100 đề mục thì thật là nhàm chán khi bạn
phải bôi đen và chọn Font, chọn cỡ chữ…v.v… 100 lần, trong đó lặp lại
những thao tác giống nhau (cho các đề mục cùng cấp).

Với Heading styles, các thao tác thực hiện như sau:

- Chọn thực đơn Format/Bullets and Numbering,

- Tiếp theo, chọn tab Outline numbered

- Chọn kiểu Heading như hình vẽ

- Kích nút lệnh Customize

- Trên khung Number Format, định nghĩa number format của Level 1, đó
chính là Heading 1,

Bạn có thể chọn kiểu số trên mục Number Style (như I, II, III). Tiếp đó, kích
chọn nút lệnh Font để định dạng về font chữ, kích thước chữ, màu sắc cho
Heading 1. Cuối cùng, xác định các thành phần Number position và Text
position thích hợp.

Tương tự cho các Level 2 với Heading 2, bạn chọn Number style là A, B, C;
Level 3 với Heading 3, bạn chọn Number Style là 1,2,3 … thêm một số thao
tác định dạng font chữ cho các Heading này.

Giả sử, bạn vừa gõ hết nội dung của đề mục 1 để sang đề mục 2, bạn chọn
Heading tương ứng đã thiết lập. Số 2 được sinh ra là hoàn toàn tự động, các
đề mục chữ in hoa hay số.số (1.1,1.2,…) cũng được sinh tự động.

Đối với các đề mục có tên ghép (ví dụ: 1.1, a1, aa, ab,…) cũng được sinh tự
động theo các cấp bạn chọn ở mục Previous Level Number.

Như vậy bạn đã định dạng xong toàn bộ phần Heading Style cần thiết.

Nếu bạn đã định dạng các Heading này trong phần Styles and Formatting,
đối với từng Level, trên cửa sổ Customize Outline Numbered List, bạn
kích nút lệnh More, trên dòng Link level to style, bạn kích chọn từng
Heading tương ứng.

3.Tạo mục lục

Với Heading Styles bạn có thể tạo được mục lục cho văn bản của mình. Bạn
thực hiện như sau:

- Trên thực đơn Insert, chọn Reference, kích chọn Index and Tables…,
Tiếp đó, bạn có thể đặt một số các tham số về Tab Leader, Show Level
(hiển thị các Level trên mục lục), đặt tùy chọn trong Option nếu muốn.

- Kích chọn OK.

Khi thay đổi nội dung văn bản, sẽ dẫn đến thay đổi số thứ tự trang của đề
mục, mục lục được tạo ra có khả năng cập nhật lại số thứ tự này. Bạn cập
nhật như sau: Chọn View/Toolbars/Outlining, trên thanh công cụ mới xuất
hiện, bạn chọn Update TOC:

1- Tắt các tính năng kiểm tra chính tả, chức năng tự động đánh số..., hạn chế
các lỗi do tính tự khớp (AutoText và AutoCorrect) trong Microsoft Word

Khi cài đặt Microsoft Word, tính năng tự động dò lỗi chính tả được tự động kích
hoạt. Tuy nhiên tính năng nay chỉ thật sự có ích khi đoạn văn bản là tiếng Anh, còn với
văn bản tiếng Việt, nó sẽ tạo ra các đường vân màu xanh, đỏ ở ngay dưới nhưng từ có
dấu, điều đó hết sức khó chịu, bạn nên tắt tính năng này bằng cách vo menu Tools >
Option, chọn Tab Spelling & Gramma, sau đó bạn hãy chắc chắn rằng bạn đã không chọn
tại các ô check spelling as you type, check gramma as you type và check gramma with
spelling.
 Trong quá trình soạn thảo, chắc đẫ có nhiều lần bạn thấy khó chịu vì các chức năng
tự động đánh số hay tự động thêm các bullet sau mỗi lần xuống dòng. Tốt nhất bạn hãy
tắt tính tự động của nó bằng cách vào menu Tools > AutoCorrect Option, bạn hãy cho tab
Autoformat as you type, bạn hãy chắc chắn rằng hai tuỳ chọn là automatic bulleted lits và
automatic numbered list đã không được chọn.

Trong văn bản đôi khi có những đoạn văn bản xuất hiện nhiều lần, khi đó bạn sẽ
gán cho nó một giá trị đại diện ngắn hơn bằng cách sử dụng tính năng AutoCorrect. Bạn
vào Tools > AutoCorrect Option, chọn tab AutoCorrect, trong ô Replace bạn gõ từ đại
diện, ví dụ bạn gõ: Cộng hoà. Trong ô with bạn gõ cụm từ đầy đủ mà hay xuất hiện, ví
dụ: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Sau đó ấn nút Add. Như vậy trong khi soạn
thảo văn bản, mỗi khi bạn gõ: Cộng hoà và ấn nút cách, máy sẽ từ chuyển thành: Công
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đây là một tính năng khá hay, tuy nhiên cũng sẽ gây
không ít phiền toái cho bạn nên cũng không nên quá lạm dụng. Để xoá thiết lập
AutoCorrect, bạn chọn thiết lập đó trong danh sách ngay phía dưới và ấn nút delete.

2- Một số thao tác chú ý khi làm việc với bảng

Thao tác làm việc với bảng rất hay gặp trong khi sử dụng Microsoft Word. ở đây
chúng ta coi như các thao tác tạo bảng, chèn hàng, chèn cột, định dạng, căn lề dữ liệu
trong bảng là các thao tác cơ bản đã biết, và chúng ta chỉ xét những thao tác sau đây:

- Kỹ thuật đánh số tự động trong bảng

Nếu bạn là một lớp trưởng của một lớp có 100 thành viên. Bạn phải lên danh sách
lớp sử dụng Microsoft Word. ở cột thứ tự bạn đã gõ các số bằng tay. Một năm sau, một
số thành viên có danh sách nằm ở tốp giữa của lớp bạn chuyển lớp, vì thế bạn phải làm
lại danh sách và phải đánh lại số thứ tự trong danh sách ấy, điều đó thật quá vất vả. Thực
ra cũng giống như Excel, Microsoft Word cho phép bạn đánh số từ động trong bảng, khi
bảng thêm một dòng thì số thứ tự tăng lên đồng bộ, và khi ta xoá đi một dòng thì số thứ
tự tự động giảm đồng bộ, cho dù vị trí của hàng bị xoá nằm ở bất kỳ nơi đâu trong bảng.
Sau đây là các thao tác đánh số tự động trong Microsoft Word:
 Bước 1: Bạn tạo một bảng mới, có 3 hàng 3 cột chẳng hạn. Cột đầu tiên sẽ là cột
được chọn để đánh số thứ tự.

Bước 2: Bôi đen vùng cần đánh số tự động trên cột đầu tiên, vào menu Format >
bullets and numbering..., chọn tab Numbered, chọn vào ô thứ 2 bên cạnh ô None, sau đó
ấn vào nút customize… Trong ô Number format bạn gõ 1, trong số Number style bạn chọn
kiểu đánh số (kiểu latinh, La mã…), ô Start at bạn gõ giá trị bắt đầu, và ấn OK. Như vậy
bạn đã đánh số tự động trong bảng, bạn hãy thử xoá hay chèn một dòng vào bảng để kiểm
tra xem cột được đánh số có thay đổi theo hay không. Có một cách để chèn một dòng
nhan vào trong bảng là đặt con trỏ vào dòng phía trên của vị trí cần chèn và ấn nút Tab
liên tục cho tới khi dòng mới được chèn vào bảng.

- Kỹ thuật giữ nguyên tiêu đề các cột khi bảng có độ dài trải rộng trên nhiều
trang giấy

Khi độ dài của bảng vượt ta ngoài phạm vi một trang giấy, phần tiêu đề của các cột
chỉ hiện thị ở trên trang đầu tiên, còn các trang sau thì rất kho để biết được tiêu đề cột là
gì. Để giải quyết khó khăn này, bạn thực hiên các thao sau:

Bước 1: Tạo một bảng gồm 5 hàng, 5 cột, hàng đầu tiên chứa tiêu đề của mỗi cột
như sau: Thứ tự, Họ và tên, Ngày sinh, Quê quán, Điện thoại. Bạn hãy bôi đen hàng chứa
tiêu đề các cột của bảng, sau đó vào menu Table > Table Properties, chọn tab Row. Bạn
hãy chọn tuỳ chọn repeat as header row at the top of each page, sau đó ấn OK.

Bước 2: Để kiểm tra xem tiêu đề của các cột có được giữ nguyên khi sang trang hay
không, bạn đưa con trỏ vào một dòng trong bảng, ấn Tab liên tục để chèn thêm dòng vào
trong bảng, chèn đền khi độ dài vượt quá một trang, bạn sẽ thấy dòng đầu tiên của trang
tiếp theo là tiêu đề của các cột trong bảng. Khi đó thì dùng bảng có dài bao nhiêu đi
chăng nữa, bạn vẫn luôn hiểu được ý nghĩa của các cột trong bảng là gì.

- Kỹ thuật chuyển nội dung trong bảng thành ngoài bảng và ngược lại
 Khi bạn lên mạng để lấy tài liệu, bạn copy tài liệu về, vô tình bạn copy cả phần
bảng của nó, bạn thấy thật mất công khi đưa số dữ liệu này ra khỏi bảng. Thực ra
Microsoft Word có sắn công cụ để giúp bạn thực hiện việc đó chỉ bằng một cái nháy
chuột. . Bạn hãy bôi đen một phần dữ liệu của nằm trong bảng, vào menu Table
>Convert > Table to Text, ấn OK, thì toàn bộ khung bảng bao quanh dữ liệu bị mất.
Ngược lại, nếu ta muốn biến dạng Text thành Table, bạn bộ đen đoạn văn bản cần làm
sau đó cũng vào menu Table > Convert > Text to Table.

3- Bảo mật và cấm sửa nội dung văn bản

Bảo mật tài liệu văn bản cũng là một nhu cầu thường gặp. Đối với mỗi tài liệu,
Microsoft Word có hai cấp độ bảo mật, một là: cấm không cho sửa đổi nội dung, tuy
nhiên vẫn truy nhập được file và xem được nội dung văn bản. Cấp độ thứ hai cao hơn, đó
là cấm truy nhập vào văn bản, không cho đọc nội dung.

Trong Microsoft Word có một nhược điểm là các đối tượng, đặc biệt là đối tượng
hình ảnh có hiện tượng “trôi”. Đây là hiện tượng mà các hình ảnh trên tài liệu bị dịch
chuyển vị trí so với lúc thiết kế. Việc ngăn cấm không cho chỉnh sửa sẽ giải quyết hoàn
toàn vấn đề “trôi”. Cách cấm không cho sửa đổi nội dung văn bản như sau:

Mở file cần cấm sửa chữa nội dung ra, sau đó vào menu Tools > Protect Document.
Nhìn sang cái Panel mới hiện ra bên phải, bạn hãy chọn vào ô Allow only this type of
editting this document. Tại một hộp sổ xuống ở ngay phía dưới, bạn hãy chọn tuỳ chọn
Filling in Forms. Sau đó bạn ấn vào nút Yes, Start Enforcing Protection. Một hộp thoại
mới hiện ra, bạn gõ password vào ô phía trên và gõ lại y nguyên vào ô phía dưới. Bạn
phải nhớ rõ password này nếu con muốn chỉnh sửa được tài liệu này. Hiện tượng của văn
bản sau sau khi bị khoá là bạn không thể bôi đen, không thể gõ thêm hay xoá nội dung
của tài liệu được. Để mở khoá cho văn bản, đưa văn bản về trạng thái có thể chỉnh sửa
được, bạn mở văn bản ra, vào menu Tools > Unprotect Document, hộp thoại mới hiện ra,
bạn gõ password đã thiết lập cho tài liệu vào và ấn OK, tài liệu sẽ được mở khoá.

ở cấp độ thứ hai, bạn mở văn bản cần bảo mật ra, vào menu Tools > Options, chọn
tab Security, trong ô password to open bạn gõ mật khẩu để mở tài liệu. Phía dưới, trong
phần Password to Modify là mật khẩu để cấm việc chỉnh sửa. Để nâng cao độ bảo mật thì
bạn nên đặt hai mật khẩu này là khác nhau. Sau khi bạn ấn OK, máy yêu cầu bạn xác
nhận lại mật khẩu, nếu Password to Modify được thiết lập bạn phải gõ lại mật khẩu này,
ngược lại, nếu Password to Modify không được thiết lập, bạn gõ vào ô xác nhận là mật
khẩu đã gõ trong phần Password to open. Nếu biết được Password to open, bạn có thể
xem được nội dung tài liệu nhưng không chỉnh sửa được. Bạn chỉ có thể chỉnh sửa được
khi biết thêm mật khẩu Password to open. Còn nếu không biết mật khẩu Passwod to open
thì coi như bạn không thể làm gì với tập tin đó.

Nếu không muốn dùng mật khẩu nữa thì bạn mở tài liệu đó ra và xoá trắng hai ô
Password to open và Password to Modify và ấn OK.

4- Kỹ thuật tạo mục lục tự động cho tài liệu

Nếu các bạn sử dụng Microsoft Word để viết cách quyển sách, luận văn, sáng kiến
kinh nghiệm, bạn sẽ phải làm một thao tác rất tốt thời gian và nhàm chán đó là phải lần
lại từng phần, từng đề mục để làm mục lục. Đó là chưa kể việc sau khi đã làm mục lục
xong rồi mà bạn muốn sửa chữa nội dung tài liệu, viết thêm hay bỏ đi một đoạn nào
đó,phóng to thủ nhỏ cỡ chữ, căn lề…có thể sẽ ảnh hưởng đến số trang và có thể bạn phải
làm lại mục lục. Hiện nay ở các bài luận có biểu đồ hình vẽ, người ta cũng phải yêu cầu
có phần mục lục cho cả phần hình ảnh minh hoạ, chứ không riêng gì phần mục lục cho
nội dung. Để hạn chế những khó khăn trong việc làm mục lục, Microsoft Word cung cấp
cho chúng ta kỹ thuật tạo mục lục tự động.

-Tạo mục lục cho phần nội dung

Ví dụ một đoạn nội dung tài liệu của bạn như sau:

….

I- Tình hình thế giới và Việt Namcuối thế kỷ XIX dầu thế kỷ XX

1- Tình hình thế giới

 2- Sự chuyển biến về kinh tế, xã hội Việt Nam

II- Các phong trào yêu nước ở Việt Namcuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX

….

Vấn đề của chúng ta là sẽ đánh mục lục tự động cho các tiêu đề lớn như I và các
tiêu đề nhỏ hơn như 1. Các bước như sau:

Bước 1: Thiết lập các Heading cho các tiêu đề: bôi đen tiêu đề I, chọn phần Style
(là menu sổ xuống gần chỗ chọn Font chữ, xem ảnh), và chọn tuỳ chọn là Heađing 1.
Tiếp theo lại bôi đen tiêu đề 1, chọn phần Style và chọn tuỳ chọn là Heading 2. Tiếp tục
bôi đen tiêu đề 2 và chọn phần Style là Heading 2. Bôi đen tiêu đề II, chọn phần Style và
chọn tuỳ chọn là Heađing 1. Tổng quát hoá ta thấy rằng, các tiêu đề lớn thì để ở Heađing
1, các tiêu đề ở cấp nhỏ hơn ở Heađing 2…và bạn có thể phần nhiều cấp hơn và sử dụng
các Heađing 3... Chú ý là hai tiêu đề cùng cấp thì phải được thiết lập cùng một Heading.

Bước 2: Tạo mục lục tự động: Đưa con trỏ đến trang văn bản cần tạo mục lục, vào
menu Insert, chọn Reference, chọn Index and Table, hộp thoại Index and Table hiện ra,
bạn hãy chọn tab Table of Content. Trong hộp thoại này, hãy chắc chắn rằng hai tuỳ chọn
Show page numbers và right align page numbersđã được chọn, phần Tab leader là kiểu
đường tương ứng trang, phần Formatsbạn đề giá trị là From Template. Sau đó bạn ấn OK
bạn sẽ thấy một mục lục của văn bản trên đã được tạo. Và từ đây, mục lục sẽ được đánh
dựa vào khả năng tự động xác nhận tiêu đề của Microsoft Word, nên dù bạn có thay đổi
nội dung tài liệu của bạn ra sao, thì phần mục lục này sẽ tự động thay đổi theo, chính xác
với từng tiêu đề của bạn.

-Tạo mục lục cho ảnh minh hoạ

Cũng tượng tự phần tạo mục lục cho nội dung, bước đầu tiên của phần tạo mục lục
cho phần minh hoạ chính là tạo các Heađing cho các tiêu đề của ảnh. Khác với các tiêu
đề của nội dung, các tiêu đề của ảnh không có sự phần cấp nên toàn bộ các tiêu đề ảnh ta
sẽ dùng thống nhất một dạng Style là Heading 1. Vậy ta hãy thiết lập Style Heading 1
cho tiêu đề của các anh minh hoạ.

Bước 2: tạo mục lục tự động: Đưa con trỏ đến trang văn bản cần tạo mục lục, vào
menu Insert, chọn Reference, chọn Index and Table, hộp thoại Index and Table hiện ra,
bạn hãy chọn tab Table of Figures. Các tuỳ chọn cũng để như phần trên đã nói, bạn ấn
OK để máy tự động tạo mục lục.

Chú ý: Việt thiết lập các Heading cho các tiêu đề có thể làm thay đổi Font và cỡ
chữ của các tiêu đề, do vậy sau khi thiết lập xong Heađing cho tiêu đề bạn có thể thiết lập
lại Font và cỡ chữ phù hợp cho tiêu đề mà không sợ làm ảnh hưởng đến việc làm menu tự
động của chúng ta.

5- Kỹ thuật phân đoạn tài liệu để tạo những đoạn tài liệu có những định dạng
khác nhau

Trên một văn bản gồm nhiều trang, không phải khi nào ta cũng phải có những định
dạng giống nhau. Ví dụ: Trang này thì lề trái 3cm, trang kia thì chỉ là 2cm, hoặc trang
ngang và trang dọc xen kẽ nhau, hoặc là phần tiêu đề trên, tiêu đề dưới (Header and
Footer) của các trang chẵn và trang lẻ là khác nhau (điều này bạn thấy rất nhiều trong
các quyển sách hiện nay), khi đó chúng ta phải sử dụng kỹ thuật phân đoạn tài liệu để
phân văn bản thành các phần khác nhau, mỗi phần chúng ta có thể áp dụng các định dạng
riêng về lề, Header và Footer, trang ngang hay trang dọc…bởi vì nếu không phân đoạn,
khi bạn định dạng, định dạng đó sẽ áp dụng cho tất cả mọi trang của văn bản.

Để phân đoạn, bạn đưa con trỏ vào một dòng trên văn bản. Sau đó bào Insert >
Break…Một hộp thoại hiện ra, trong phần break type chọn page break, trong phần section
break type có 4 lựa chọn như sau:

- Next page: Đặt ngắt trang ở trang kế tiếp: từ trang kế tiếp, bạn có thể định dạng
khác so với trang hiện tại.

- Continuous: Đặt ngắt trang ở ngay trang hiện tại.

 - Even page: đặt dấu ngắt ở trang chẵn tiếp theo.

- Odd page: đặt dấu ngắt ở trang lẻ tiếp theo.

Như vậy tuỳ trường hợp định dạng từng trang văn bản mà ta đặt con trỏ và chọn
loại ngắt phù hợp. Một số tình huống cụ thể trong kỹ thuật ngắt trang:

a) Tạo trang ngang xen kỹ trang dọc

Nếu không sử dụng ngắt trang thì văn bản của chúng ta hoặc tất cả đều là trang
ngang, hoặc tất cả đều là trang dọc. Giả sử ta có tình huống: văn bản có 50 trang, từ trang
1 đến trang 25 là trang dọc, từ trang 26 đến 30 là trang ngang và từ trang 30 đến 50 lại là
trang dọc, thì ta làm như sau:

Bước 1: Vào menu File > Page Setup, trong tab Margins, chọn kiểu giấy là
Portrail(giấy dọc), sau đó đưa con trỏ đến đầu trang 25, vào menu Insert > Break> Next
Page. Con trỏ tự động chuyển đến đầu trang 26.

Bước 2: Lại vào File> Page Setup để chọn sang kiểu giấy ngang (Landcape). Bạn
thấy từ trang 26 đến 50 toàn bộ chuyển sang giấy ngang, còn từ trang 1 đến 25 là giấy
dọc.

Bước 3: Lại đưa con trỏ đến trang 30, lại vào Insert > Break Next page, con trỏ từ
động chuyển đến đầu trang 31. Lại vào menu File> Page Setup để thiết lập lại chế độ
trang dọc.

Như vậy bạn đã thấy văn bản của mình có trang ngang xen lẫn trang dọc. Từ nay,
bạn không cần phải vất vả đưa các trang ngang sang file văn bản khác để xử lý mà có thể
xử lý ngay trong file đó. Điều này còn giúp bạn giải quyết khó khăn trong việc đánh số
trang các tài liệu có trang ngang xen kẽ trang dọc.

b) Tạo Heađer và Footer trang chẵn và trang lẻ khác nhau

 Bạn hãy xem sách, thấy rất nhiều sách có dụng Header và Footer, và ở trang chẵn
ghi tên tác giả, ở trang lẻ ghi tên tác phẩm, làm thế nào để toạn được điều đó trong văn
bản.

Bước 1: Vào File > Page Setup, chọn tab Layout. Trong phần Header and Footer
có 2 tuỳ chọn:

- Different odd and even: Header, Footer trang chẵn và lẻ là khác nhau.

- Different first page: Header, Footer trang đầu tiên khác với những trang khác.

Như vậy ở đây, bạn hãy chọn tuỳ chọn Different odd and even.

Bước 2: Đặt con trỏ vào trang đầu tiên của văn bản, chọn Insert > Break > Event
page, con trỏ tự động nhảy tới trang chẵn tiếp theo (trang 2). Sau đó vào menu View >
Header and Footer. Nhập Header và Footer cho trang 2.

Bước 3: Lại chuyển sang trang 3 để nhập Header và Footer cho trang 3 (nên đặt
khác với Header, Footer trang 2), sau đó click vào vùng trong trên văn bản, bạn sẽ thấy
các trang chẵn của văn bản có Header, Footer giống trang 2 và các trang lẻ thì lại giống
trang 3.

6- Một số thủ thuật khác

- Thay đổi đơn vị đo trên thước

Mặc định sau khi cài đặt Microsoft Word, đơn vị của thước là Inches, Nếu cần thay
đổi đơn vị đo trên thanh thức thì vào Tool>Options, chọn tab General, trong ô
Measurement Units chọn đơn vị đo của Việt Nam hay dùng là cm.

- Cứu nguy dữ liệu

Microsoft Word có khả năng tự lưu tài liệu hiện thời sau khi mở, bạn rất nên chọn
tiện ích này và thiết lập thời gian giữa hai lần tự động lưu liên tiếp càng nhỏ càng tốt.
Cách làm: chọn menu Tool >Option, chọn tab Save, chọn Save Auto Recover infoevery,
trong ô minutes chọn số phút. Sau số phút đó tài liệu sẽ được tự động lưu vào đĩa cứng.

- Đánh số dòng cho trang:

Vì một lý do nào đó, văn bản của bạn buộc phải đánh số dòng. Đừng lo, bạn hãy
thực hành theo hướng dẫn sau:

Mở văn bản cần đánh số dòng, vào menu File> Page Setup, chọn tab Layout. ấn
nút Line numbers, chọn vào ô Add lines numbering. ở đây bạn có 3 tuỳ chọn:

- Restart each page: đánh số lại sau mỗi trang.

- Restart each section: đánh số lại sau mỗi đoạn(phần 5 :kỹ thuật phân đoạn)

- Continuous: đánh tiếp từ trang liền trước đó.

Ô Start at: thiết lập số bắt đầu. Ô Count by: xác định bước nhảy. Ô from text: xác
định khoảng cách từ chỗ đánh số đến phần nội dung của văn bản.

- Các tuỳ chọn dành cho in 2 mặt:

Khi bạn in tài liệu trên hai mặt giấy (để tiết kiệm giấy in), giả sử nếu bạn căn lề trái
phải là khác nhau, bạn sẽ nhìn thấy một vướng mắc xảy ra. đó là nhếu trang lẻ có lề
trái/phải là 3cm/2cm thì trang chẵn lại có lề trái phải là 2cm/3cm. Xảy ra điều đó là bởi vì
bạn không tuỳ chọn chức năng in 2 mặt cho tài liệu. Để kích hoạt tính năng này, bạn vào
menu File > Page Setup, chọn tab Margins, trong phần Multiple pages, bạn hãy chọn
Mirror Margins là giải quyết được vấn đề.

Để gõ các số mũ trên ấn đồng thời Ctrl + Shift + phím +, đánh số mũ dưới thì ấn
đồng thời Ctrl + phím +.

Như vậy với một loạt các tình huống điển hình được đề cập trong bài viết, chúng tôi
hy vọng đã cung cấp cho bạn đọc những kiến thức và kỹ năng cần thiết nhất cho công tác
văn phòng. Với hững kỹ thuật tự động hoá được giới thiệu chắc chắn sẽ làm giảm bớt sự
vất vả, sự lãng phí thời gian cho những bạn đọc thường xuyên phải làm việc với phần
mềm Miccrosoft Word.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Power Point

http://www.quantrimang.com

Một bài trình bày trước đám đông, hội nghị, hội thảo... hấp dẫn được người nghe không
những phụ thuộc vào khả năng nói của bạn mà còn phụ thuộc vào nội dung mà bạn sẽ
trình bày, bố cục của bài trình bày và các phương tiện trực quan giúp bạn minh hoạ cho
bài trình bày đó.

Microsoft PowerPoint là một chương trình ứng dụng của bộ phần mềm văn phòng
Microsoft Officce. Microsoft Powerpoint có đầy đủ các tính năng để người sử dụng có
thể biên tập các trình diễn bằng văn bản, các biểu đồ số liệu, các trình diễn bằng hình ảnh,
âm thanh... Microsoft Powerpoint có các chức năng cho phép người sử dụng chọn các
kiểu mẫu trình diễn đã được thiết kế sẵn hoặc tự thiết kế cho mình một kiểu trình diễn
riêng tuỳ theo yêu cầu công việc hoặc ý tưởng của người trình bày.

Bạn có thể dùng Microsoft Powerpoint để thuyết trình, có thể in ấn các trình diễn của bạn
để sử dụng. Ngoài ra bạn còn có thể sử dụng Microsoft Powerpoint để thiết kế WEB, đặt
lịch làm việc... vv...

Sử dụng video số trong Power Point

Để tạo một bản trình diễn (slide) hấp dẫn, ngoài việc phải trình bày sao cho đẹp mắt, bạn
cần phải kết hợp thêm các yếu tố khác không thể thiếu như âm thanh (audio) và video.
Hướng tích hợp video số vào Slide Power Point (PP) sẽ giúp bạn tạo ra một bài trình diễn
trực quan và sinh động hơn.

Khi video số lần đầu tiên xuất hiện, độ phân giải trung bình của màn hình máy tính mới
chỉ ở mức 640x480 pixel. Khi đó mức phân giải của video số là 320x240 là có thể chấp
nhận đối với hầu hết người dùng. Tuy nhiên, các loại màn hình máy tính hiện nay có độ
phân giải rất cao (thường là 1280x1024 hoặc có thể cao hơn) thì kích cỡ 320x240 đã
không còn thích hợp nữa. Nếu bạn đang tạo ra các video để gắn vào PP, thì nên chọn độ
phân giải ở mức cao nhất – có nghĩa phải vào khoảng 720x480.

Liên quan tới video, thiết nghĩ chúng ta cũng nên tìm hiểu qua về công nghệ nén. Trong
nhiều năm qua, chuẩn MPEG-2 vẫn được coi là công nghệ được sử dụng nhiều nhất cho
các loại video “màn hình rộng”. Tuy nhiên, nếu sử dụng phần mềm Windows Media
Video (MWV) của Microsoft hoặc RealVideo của RealNetworks sẽ cho chất lượng cao
hơn mặc dù được phát ở cùng một tỉ lệ bit tương tự. Đối với máy tính để bàn, đã đến lúc
tạm quên đi MPEG-2, nhưng nếu vậy thì sẽ sử dụng định dạng nào?

Xét về chất lượng, WMP và RealVideo giống nhau, nhưng Windows đòi hỏi ít bộ nhớ
hơn. Điều này có nghĩa là WMP sẽ chiếm nhiều lợi thế hơn khi phát lại video trên các PC
có tốc độ xử lý không cao. Thêm vào đó, WMV cung cấp các lựa chọn phong phú hơn
khi tích hợp video vào PP.

Sau khi lựa chọn sau định dạng phát, bạn cần phải tối ưu hoá chất lượng của video trong
PP. Độ phân giải được lựa chọn thường là 720x480; tuy nhiên, nếu bạn sử dụng kích cỡ
này, máy tính có thể sẽ không hiển thị hết hình ảnh theo chiều dọc (không giống TV).
Chính vì vậy, để kích cỡ màn hình của video ở mức 640x480 là thích hợp nhất.

Tiếp đến, bạn cần phải chuyển đổi video từ định dạng “Interlaced” (trộn) sang định dạng
“Progressive” (rời). TV sử dụng định dạng Interlaced để hiển thị hai chiều cho mỗi khung
ảnh. Trong khi đó, máy tính lại sử dụng định dạng Progressive để hiện thị mỗi khung ảnh
trong cùng một tổng thể từ cuối màn hình lên trên đỉnh màn hình. Nếu bạn sử dụng video
Interlaced trên màn hình Progressive, bạn sẽ thấy các vệt cắt, đặt biệt đối với các màn
hình đặt ở độ phân giải cao. Khi đó, bạn cần chỉnh lại theo định dạng Progressive để
tránh lỗi này.

Rất nhiều trình chỉnh sửa không tự động tách video khi tiến hành chuyển đổi từ định dạng
Interlaced sang Progressive. Do vậy, bạn cũng cần phải tách video để tăng chất lượng của
chúng. Đây cũng là điểm làm nên sự khác biệt giữa các công cụ chỉnh sửa cao cấp. Khi
mã hoá (encode) các tệp WMV để tích hợp vào PP, tốc độ thích hợp sẽ vào khoảng
1,5Mbit/s. Tỉ lệ mã hoá này được xem là phù hợp với nhiều định dạng khác nhau. Tuy
nhiên, bạn cũng có thể tăng thêm tỉ lệ này nếu cảm thấy vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu
của bạn.

Sau khi mã hoá video, nhất là các đoạn video dài, bạn cũng cần để ý tới một yếu tố tuy
nhỏ nhưng không kém phần quan trọng, đó là điểm đánh dấu (marker). Phần mềm chỉnh
sửa Windows Media Encoder File Editor cho phép bạn có thể chèn thêm các“marker”
vào những vị trí quan trọng trong tệp video. Trong suốt quá trình phát lại, công cụ này có
thể giúp bạn chuyển tới các đoạn cần sửa chữa một cách rất tiện dụng.

PP có ít nhất 3 lựa chọn để chèn video vào bản trình bày. Lựa chọn tối ưu nhất là lệnh
Insert/Movies and Sound. Khi sử dụng các lệnh này, bạn sẽ được tiếp cận với một cửa sổ
video mẫu, cho phép kích hoạt và ngừng quá trình phát lại video ngay trong môi trường
PP. Một lựa chọn khác là sử dụng lệnh “Object”, phát video trong môi trường WMP. Bạn
kích chuột phải vào màn hình Media Player, chọn Properties để tiếp cận với các nút điều
chỉnh đối tượng. Kích vào Custom để chọn tệp và cá nhân hoá các thông số phát lại, bao
gồm cả khả năng chèn một một đoạn chú thích. Lựa chọn Insert Object có nhiều tính
năng phát video hơn như nút điều chỉnh âm lượng, thanh trượt… Trong quá trình phát lại
video trong PP, bạn có thể kích chuột phải và Media Player để sử dụng các chức năng
điều khiển màn hình.
Thật không may là hai lựa chọn trên lại không thể tương tác với các tệp RealVideo và
Quick Time. Đối với các định dạng này và một số định dạng file khác không tương thích
với lựa chọn cửa sổ gắn kèm, hoặc có nhiều đoạn video cần phát trong cùng một màn
hình, bạn cần phải chèn các nút Action Button từ thanh Menu của Slide Show. Khả năng
này sẽ cho phép kích hoạt bất cứ một ứng dụng nào trong PP, gồm cả màn hình phát
QuickTime và RealVideo. Nhấn vào Action Button để kích hoạt ứng dụng, cụ thể là phát
tệp video đã được gắn kèm, giúp người trình bày có thể tiếp cận với các phím chức năng
phát lại của nhiều giao diện khác nhau.

PowerPoint là một phần mềm văn phòng không thể thiếu đối với việc thực hiện các buổi
thuyết trình, lập dự án, biên soạn tài liệu giới thiệu sản phẩm dịch vụ bởi các tính năng về
đồ hoạ vượt trội. Khả năng cung cấp các trang trình diễn đa phương tiện, sinh động và
đẹp mắt.

Thủ thuật thuyết trình bằng Powerpoint

Microsoft Powerpoint tích hợp trong bộ Office là một phần mềm thông dụng nhất hiện
nay dùng cho việc thuyết trình tại các cuộc hội thảo, giảng dạy... Đối với sinh viên sắp tốt
nghiệp thì đa số phải "đụng" tới Powerpoint ít nhất một vài lần cho việc thuyết trình luận
văn tốt nghiệp.

Một số kinh nghiệm trong việc sử dụng Powerpoint sẽ giúp các bạn sinh viên soạn được
một bài thuyết trình hấp dẫn, gây ấn tượng với hội đồng giám khảo, cùng một số mẹo hay
để ứng phó với những tình huống bất ngờ trong khi trình chiếu Powerpoint.

Chọn màu cho dương bản

Việc chọn màu sắc dương bản rất quan trọng. Màu sắc lòe loẹt sẽ gây khó chịu cho người
xem. Bạn nên chọn một màu đơn hơi tối, vừa không chói mắt lại vừa làm nổi bật màu
chữ. Một gợi ý là chọn màu xanh dương đậm. Cách làm như sau: Mở chương trình
Powerpoint, nhấn chuột phải vào dương bản và chọn Background. Hộp thoại Background
mở ra, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Fill Effects. Hộp thoại Fill Effects mở ra, ở thẻ
Gradient đánh dấu chọn One Color, rồi nhấn mũi tên sổ xuống bên cạnh, chọn More
Color, hộp thoại Colors xuất hiện, bạn chọn tiếp thẻ Custom và chỉnh các thông số sau,
Color model: RGB, Red: 0, Blue: 0, Green: 155, rồi nhấn OK để trở về hộp thoại Fill
Effects. Tại hộp thoại này, bạn đánh dấu chọn vào mục From title ở dưới cùng, rồi chọn
kiểu trung tâm sáng ngoại vi tối ở mục Variants bên cạnh, xong nhấn OK và Apply. Đó là
màu cho dương bản thứ nhất. Với dương bản thứ hai, ba, bốn... bạn muốn cho màu giống
dương bản một thì nhấn chuột phải vào dương bản một nằm ở cột dọc bên trái (thẻ
Slides), chọn New Slide hay vào menu Insert > Duplicate Slide.

Màu và kích cỡ cho Font chữ

Chọn font chữ là một trong các font sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times, màu trắng, vàng,
xanh lá cây, cam (nếu bạn chọn màu dương bản như trên), kích cỡ trong giới hạn từ 20-
44 pt. Không nên chọn kích cỡ dưới 20 pt vì chữ sẽ nhỏ khi nhìn từ xa (trừ khi trình bày
bảng số liệu thì có thể chọn cỡ thấp nhất là 20 pt).

Tạo hiệu ứng cho dương bản, có nên hay không?

Nhiều người cho rằng việc tạo hiệu ứng cho dương bản sẽ làm tăng tính hấp dẫn lôi cuốn
người xem. Nhưng phải nói thật rằng cách này chỉ nên áp dụng cho các buổi trình chiếu
quảng cáo sản phẩm hay tiếp thị. Còn với buổi trình luận văn tốt nghiệp thời gian thường
chỉ có 20 phút, trong thời gian này bạn chỉ có thể sử dụng tối đa 30-40 dương bản, mỗi
dương bản trình bày khoảng 30-45 giây, vì vậy nếu bạn tạo nhiều hiệu ứng thì sẽ làm mất
thời gian vô ích. Do vậy chỉ nên sử dụng 2 đến 3 hiệu ứng, bao gồm 1 hiệu ứng chuyển
trang và 2 hiệu ứng cho chữ.

Để tạo hiệu ứng cho chữ, nhấn chuột phải vào khung chứa chữ, chọn Custom Amination.
Cửa sổ Add Effect xuất hiện ở bên phải, nhấp vào nút Add Effect để chọn hiệu ứng, ví dụ
như Fly in (bay), Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nhỏ), Diamond (lấp
lánh)... Kinh nghiệm cho thấy hiệu ứng Random Bars thường được sử dụng. Nếu bạn
muốn áp dụng một kiểu hiệu ứng cho toàn bộ nội dung dương bản thì vào menu Slide
Show->Amination Schemes. Cửa sổ Apply to selected Slides xuất hiện bên phải, bạn chỉ
việc nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show->View Show xem thử.

Để tạo hiệu ứng chuyển trang, bạn vào Slide Show->Transition. Cửa sổ Slide Transition
xuất hiện ở bên phải, bạn nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show->View Show xem thử.
Hiệu ứng Strips Right-Down thường được dùng nhất.

Slide cảm ơn hội đồng giám khảo

Đây là slide cuối cùng, không kém phần quan trọng. Bên cạnh lời cảm ơn, bạn có thể
chèn hình ảnh các bông hoa, bạn có thể tải hình bông hoa miễn phí tại địa chỉ
http://www.animationfactory.com , http://diendan.vnunited.com/ (bạn vào trang web và
tải những file zip tên loài hoa, ví dụ red_rose.zip).

Một số phím tắt cần nhớ trong khi trình chiếu

Đang trình bày ngon trớn thì một vị trong hội đồng giám khảo đột ngột bảo bạn cho xem
lại một dương bản nào đó, hay kêu bạn chỉ cho họ những điểm quan trọng. Với tình
huống này bạn có thể dùng phím tắt.

" Ctrl - P: Lấy cây bút màu ra, dùng chuột vẽ một đường gạch đít hay khoanh tròn những
điểm quan trọng.

" Nhấn phím E: xóa đường gạch dưới hay khoanh tròn.

" Nhấn phím Esc: Cất cây bút màu đi.

" Ctrl - H: Che dấu chuột và nút nhấn (nằm ở góc dưới trái màn hình)

" Nhấn phím = (dấu bằng): hiển thị hay che dấu chuột.

" Nhấn phím B/W: Chuyển màu đen/trắng khi đến giờ giải lao, nhấn lại phím này để trở
về bình thường.

" Page Up hay mũi tên lên: Đến dương bản trước.

" Page Down hay Enter hay mũi tên xuống: Đến dương bản sau.

" Nhấn số trang rồi nhấn Enter: Đến dương bản theo số trang.

(Trần Mạnh Hà - Theo PCWorld VN)

Các tổ hợp phím hữu dụng trong PowerPoint

Hầu hết các chương trình, phần mềm hay tiện ích đều hỗ trợ tác vụ phím tắt để giúp bạn
có thể truy cập nhanh hơn ngoài việc dùng chuột thông thường. Đó là lý do tại sao mà
trong các chương trình hay phần mềm đều cho bạn hệ thống hotkey truy cập nhanh.
Chẳng hạn, trong PowerPoint, bạn có thể truy cập nhanh đến menu Edit > Find chỉ với tổ
hợp phím Ctrl + F.

Cách dùng phím tắt để truy cập thì thật là nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu bạn ít dùng thì
bạn cũng khó mà nhớ hết được, bạn có thể nhớ một số ít phím tắt thường dùng để quá
trình làm việc của mình được nhanh chóng hơn.

Những tổ hợp phím nóng thông dụng và hữu ích trong PowerPoint. Ngoài ra, bạn có thể
tham khảo thêm từ Office Assistant của PowerPoint để tìm thêm những tổ hợp phím hữu
ích cho nhu cầu sử dụng của mình.

Chèn một Slide Mới

CTRL + M

Di chuyển nhanh vùng soạn thảo (switch pane)

F6 hay Shift + F6

Tạo mới một file trùng tiêu đề

CTRL + D

Trình chiếu Slide show

F5

Promote a paragraph

ALT + SHIFT + LEFT ARROW

Demote a paragraph

ALT + SHIFT + RIGHT ARROW

Apply subscript formatting

CTRL + EQUAL SIGN (=)

Apply superscript formatting

CTRL + PLUS SIGN (+)

Mở hộp thoại Font

CTRL + T

Lặp lại lần soạn thảo trước đó

F4 hoặc CTRL + Y

Mở hộp thoại Find

CTRL + F

Truy cập Hướng dẫn (view Guides)

CTRL + G
Xóa một từ

CTRL + BACKSPACE

Chuyển chữ in hoa

SHIFT + F3

Đánh dấu đậm

CTRL + B

Đánh dấu in nghiêng

CTRL + I

Chèn siêu liên kết

CTRL + K

Chọn tất cả

CTRL + A

Copy

CTRL + C

Paste

CTRL + V

Undo

CTRL + Z
Save

CTRL + S

Print

CTRL + P

Open

CTRL + O

Sử dụng video số trong Power Point

Để tạo một bản trình diễn (slide) hấp dẫn, ngoài việc phải trình bày sao cho đẹp mắt, bạn
cần phải kết hợp thêm các yếu tố khác không thể thiếu như âm thanh (audio) và video.
Hướng tích hợp video số vào Slide Power Point (PP) sẽ giúp bạn tạo ra một bài trình diễn
trực quan và sinh động hơn.

Khi video số lần đầu tiên xuất hiện, độ phân giải trung bình của màn hình máy tính mới
chỉ ở mức 640x480 pixel. Khi đó mức phân giải của video số là 320x240 là có thể chấp
nhận đối với hầu hết người dùng. Tuy nhiên, các loại màn hình máy tính hiện nay có độ
phân giải rất cao (thường là 1280x1024 hoặc có thể cao hơn) thì kích cỡ 320x240 đã
không còn thích hợp nữa. Nếu bạn đang tạo ra các video để gắn vào PP, thì nên chọn độ
phân giải ở mức cao nhất – có nghĩa phải vào khoảng 720x480.

Liên quan tới video, thiết nghĩ chúng ta cũng nên tìm hiểu qua về công nghệ nén. Trong
nhiều năm qua, chuẩn MPEG-2 vẫn được coi là công nghệ được sử dụng nhiều nhất cho
các loại video “màn hình rộng”. Tuy nhiên, nếu sử dụng phần mềm Windows Media
Video (MWV) của Microsoft hoặc RealVideo của RealNetworks sẽ cho chất lượng cao
hơn mặc dù được phát ở cùng một tỉ lệ bit tương tự. Đối với máy tính để bàn, đã đến lúc
tạm quên đi MPEG-2, nhưng nếu vậy thì sẽ sử dụng định dạng nào?

Xét về chất lượng, WMP và RealVideo giống nhau, nhưng Windows đòi hỏi ít bộ nhớ
hơn. Điều này có nghĩa là WMP sẽ chiếm nhiều lợi thế hơn khi phát lại video trên các PC
có tốc độ xử lý không cao. Thêm vào đó, WMV cung cấp các lựa chọn phong phú hơn
khi tích hợp video vào PP.

Sau khi lựa chọn sau định dạng phát, bạn cần phải tối ưu hoá chất lượng của video trong
PP. Độ phân giải được lựa chọn thường là 720x480; tuy nhiên, nếu bạn sử dụng kích cỡ
này, máy tính có thể sẽ không hiển thị hết hình ảnh theo chiều dọc (không giống TV).
Chính vì vậy, để kích cỡ màn hình của video ở mức 640x480 là thích hợp nhất.

Tiếp đến, bạn cần phải chuyển đổi video từ định dạng “Interlaced” (trộn) sang định dạng
“Progressive” (rời). TV sử dụng định dạng Interlaced để hiển thị hai chiều cho mỗi khung
ảnh. Trong khi đó, máy tính lại sử dụng định dạng Progressive để hiện thị mỗi khung ảnh
trong cùng một tổng thể từ cuối màn hình lên trên đỉnh màn hình. Nếu bạn sử dụng video
Interlaced trên màn hình Progressive, bạn sẽ thấy các vệt cắt, đặt biệt đối với các màn
hình đặt ở độ phân giải cao. Khi đó, bạn cần chỉnh lại theo định dạng Progressive để
tránh lỗi này.

Rất nhiều trình chỉnh sửa không tự động tách video khi tiến hành chuyển đổi từ định dạng
Interlaced sang Progressive. Do vậy, bạn cũng cần phải tách video để tăng chất lượng của
chúng. Đây cũng là điểm làm nên sự khác biệt giữa các công cụ chỉnh sửa cao cấp. Khi
mã hoá (encode) các tệp WMV để tích hợp vào PP, tốc độ thích hợp sẽ vào khoảng
1,5Mbit/s. Tỉ lệ mã hoá này được xem là phù hợp với nhiều định dạng khác nhau. Tuy
nhiên, bạn cũng có thể tăng thêm tỉ lệ này nếu cảm thấy vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu
của bạn.

Sau khi mã hoá video, nhất là các đoạn video dài, bạn cũng cần để ý tới một yếu tố tuy
nhỏ nhưng không kém phần quan trọng, đó là điểm đánh dấu (marker). Phần mềm chỉnh
sửa Windows Media Encoder File Editor cho phép bạn có thể chèn thêm các“marker”
vào những vị trí quan trọng trong tệp video. Trong suốt quá trình phát lại, công cụ này có
thể giúp bạn chuyển tới các đoạn cần sửa chữa một cách rất tiện dụng.

PP có ít nhất 3 lựa chọn để chèn video vào bản trình bày. Lựa chọn tối ưu nhất là lệnh
Insert/Movies and Sound. Khi sử dụng các lệnh này, bạn sẽ được tiếp cận với một cửa sổ
video mẫu, cho phép kích hoạt và ngừng quá trình phát lại video ngay trong môi trường
PP. Một lựa chọn khác là sử dụng lệnh “Object”, phát video trong môi trường WMP. Bạn
kích chuột phải vào màn hình Media Player, chọn Properties để tiếp cận với các nút điều
chỉnh đối tượng. Kích vào Custom để chọn tệp và cá nhân hoá các thông số phát lại, bao
gồm cả khả năng chèn một một đoạn chú thích. Lựa chọn Insert Object có nhiều tính
năng phát video hơn như nút điều chỉnh âm lượng, thanh trượt… Trong quá trình phát lại
video trong PP, bạn có thể kích chuột phải và Media Player để sử dụng các chức năng
điều khiển màn hình.

Thật không may là hai lựa chọn trên lại không thể tương tác với các tệp RealVideo và
Quick Time. Đối với các định dạng này và một số định dạng file khác không tương thích
với lựa chọn cửa sổ gắn kèm, hoặc có nhiều đoạn video cần phát trong cùng một màn
hình, bạn cần phải chèn các nút Action Button từ thanh Menu của Slide Show. Khả năng
này sẽ cho phép kích hoạt bất cứ một ứng dụng nào trong PP, gồm cả màn hình phát
QuickTime và RealVideo. Nhấn vào Action Button để kích hoạt ứng dụng, cụ thể là phát
tệp video đã được gắn kèm, giúp người trình bày có thể tiếp cận với các phím chức năng
phát lại của nhiều giao diện khác nhau.

(Văn Hân)
--------------------------------------------------------------------------------

Tạo Photo Album trong PowerPoint với Add In Album

Với add in Album này, bạn có thể tạo nhanh chóng các Photo Album từ nhiều nguồn
khác nhau, chẳng hạn từ các thiết bị kỹ thuật số như scanner, digital camera, hay từ các
file trên đĩa… Giao diện đơn giản, các bước thực dễ dàng và nhanh chóng là các đặc
điểm của add in Album này.

Sau khi cài đặt, bạn có thể truy cập add in này bằng cách bấm chọn vào menu File > New
> General > PhotoAlbum. Tiếp theo, bạn bấm nút OK để sử dụng.

Chương trình chấp nhận cho bạn thêm các file hình ảnh từ ổ cứng (HDD), máy scanner
hay camera bằng cách bấm chọn vào các nút tương ứng: “File/Disk…”,
“Scanner/Camera…”.

Ngoài ra, sau khi add ảnh vào danh sách bạn có thể xoay chuyển ảnh nếu cần bằng các
icon ngay bên cạnh tấm ảnh.

Bạn cũng có thể thêm chú thích vào giữa các tấm ảnh khi cần, bạn bấm vào nút “New
Text Box” để thực hiện việc ghi chú thích này.

Trong mục “Album layout”, bạn có thể chọn số lượng ảnh cho mỗi slide với ở ô “Picture
layout”. Hay thiết kế thêm vào với hai tác vụ “Frame style” (chọn kiểu trình diễn album)
và “Design template” (bạn có thể lấy từ template trong PowerPoint). Add in này cũng cho
bạn các template hữu ích và đẹp như dạng wedding, album baby, hay dạng Heart…

Bạn cũng có thể chọn tiêu đề (caption) cho từng tấm ảnh. Theo mặc định thì tên của tập
tin cũng chính là tiêu đề của mỗi tấm ảnh.

Sau khi hoàn tất các lựa chọn trên, bạn bấm chọn nút “Create” để tạo album. Sau đây là
một vài Tip hay cho bạn khi sử dụng chương trình :

- Bạn có thể sử dụng Text Box như là công cụ chuyển tiếp các slide. Chẳng hạn, như bạn
muốn trình diễn mỗi slide chỉ 3 ảnh. Bấy giờ bạn chèn thêm Text Box chú thích, dùng
phím lên xuống để di chuyển tới đoạn muốn chèn. Và như thế mỗi slide sẽ chỉ trình diễn
3 ảnh & một chú thích.

- Sau khi bấm nút “Create” thì bạn không thể chỉnh sửa lại những Slide trình diễn photo
này. Để chỉnh sửa, bạn bấm chọn vào “Fit to Slide” trong phần “Frame Style”. Như thế sẽ
giống như một slide bình thường và bạn có thể chỉnh sửa được.

- Nếu bạn sử dụng hình ảnh từ các thiết bị gắn ngoài, bạn có thể dùng Office Assistant để
được giúp đỡ. Bạn bấm F1, sau đó gõ vào “Scanners and cameras” để tìm kiếm .

Add In Album thích mọi Windows & phiên bản Power Point 2000 trở nên.
Dung lượng 0.99 MB. Bạn có thể download tại web site sau đây:
http://www.microsoft.com/downloads/details...&displaylang=en

Microsoft PowerPoint

Giấu slide

Trong bản trình diễn Microsoft PowerPoint, đôi khi bạn muốn ẩn đi một slide nào đó –
slide thông tin tham khảo hay giải thích thêm làm rõ nghĩa chẳng hạn – và chỉ truy cập
đến slide này khi nào cần thiết. Slide được ẩn đi sẽ không được hiện lên trên màn hình
trình diễn trừ khi bạn ra lệnh cho PowerPoint truy cập đến slide đó.

Để ẩn một slide trước tiên bạn hãy chuyển con trỏ chuột về slide bạn muốn giấu đi rồi
vào Slide Show | Hide Slide.

Bạn hãy khi nhớ số thứ tự của slide bị ẩn đi đó để trong quá trình trình diễn bạn có thể dễ
dàng truy cập đến slide ẩn đó bằng cách nhấn phím số thứ tự của slide ẩn và ấn Enter.
Nếu bạn có nhiều slide ẩn và không nằm theo thứ tự nào cả thì bạn có thể dùng phím tắt
H để chuyển đến slide ẩn tiếp theo. Để quay trở lại bài trình diễn, bạn hãy nhắp chuột
phải vào màn hình trình diễn và chọn Go | Previous Viewed. (Lệnh này có thể khác ở
những phiên bản PowerPoint khác nhau).

Hoặc bạn có thể tạo ra một nút bấm chuyển đổi slide trên màn hình trình diễn của bạn
bằng cách vào Slide Show | Action Settings.

Căn chỉnh đối tượng

Trong PowerPoint, bạn hoàn toàn có thể tự động đặt vị trí hay căn chỉnh các đối tượng
mà không cần phải sử dụng đến lưới (grid) hay hướng dẫn (guide). Để thực hiện tác vụ
này bạn hãy thử các sau đây.

Trước tiên bạn hãy lựa chọn tất cả các đối tượng cần căn chỉnh vị trí (lưu ý khi lựa chọn
nhiều đối tượng bạn hãy giữ phím Ctrl). Sau đó bạn chọn nút Draw – nút này nằm ở góc
tận cùng bên tay trái cửa sổ PowerPoint, ngay trên nút Start của Windows – và chọn vào
“Align or Distribute” sau đó chọn một mô hình căn chỉnh thích hợp với bạn trong số
những mô hình mà PowerPoint đưa ra.

Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau

Nếu bạn muốn bản trình diễn của mình thêm đa dạng phong phú bằng cách đặt màu nền
cho mỗi slide hoặc một nhóm slide khác nhau. Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử cách
sau đây.

Lựa chọn slide hay một nhóm slide bạn muốn đặt màu nền khác với những slide khác,
chọn Format | Slide Background. Trong cửa sổ Slide Background, sau khi bạn đã lựa
chọn màu nền thích hợp, hãy đánh dấu chọn vào ô “Omit background graphics from
master” sau đó chọn Apply. Bạn đã được như ý muốn.

Di chuyển đối tượng chính xác hơn

Nếu bạn sử dụng chuột để di chuyển đối tượng trong một khoảng nhỏ thì nhiều khi không
chính xác và đạt yêu cầu cho lắm. Bạn hãy dùng bàn phím thay thế. Trước tiên hãy lựa
chọn đối tượng bạn muốn di chuyển và dùng các phím mũi tên lên-xuống-sang trái-sang
phải để di chuyển đối tượng của bạn. Mỗi lần di chuyển như vậy đối tượng sẽ di chuyển

Trình diễn từng slide riêng biệt

Trong khi bạn soạn thảo và trình bày từng slide của mình, đôi khi bạn muốn xem trước
xem slide đó hiện trên màn hình trình diễn như thế nào. Nhưng nếu dùng tính năng xem
trước của PowerPoint bạn sẽ lại phải xem tất cả các slide và trên màn hình trình diễn toàn
màn hình. Vậy hãy thử ấn và giữ thêm phím Ctrl mỗi khi bạn chọn View Show | Slide
Show. Chỉ riêng slide bạn đang chỉnh sửa hiện ra trong một cửa sổ nhỏ và rất thuận tiện
cho bạn đó. Để tắt màn hình đó bạn hãy click chuột phải và chọn End Show.

Chuyển tệp tin PowePoint sang định dạng Word

Trong công việc hàng ngày - nhất là trong công việc văn phòng phải tiếp xúc và làm việc
nhiều với tệp tin PowePoint - nhiều khi người sử dụng có mong muốn chuyển đổi định
dạng tệp tin PowePoint sang một định dạng khác, ví dụ như định dạng tệp tin văn bản
Word sẽ có thể thuận tiện hơn cho việc viết một báo cáo chẳng hạn.

Sau đây là một số phần mềm có thể giúp người sử dụng nhanh chóng thực hiện công việc
này.

1. Convert PowerPoint của hãng Softinterface (http://www.softinterface.com)

Convert PowerPoint (Convert PPT) là một phần mềm tương đối dễ sử dụng xét trên khía
cạnh giao diện người dùng lẫn cách sử dụng. Phần mềm có thể chuyến đổi rất nhiều tệp
tin PowerPoint cùng một lúc. Hơn thế chương trình còn cho phép người sử dụng có thể
lập lịch chuyển đổi các tệp tin theo thời gian nhất định.

Convert PPT có thể chạy như một chương trình bình thường hoặc chạy theo lệnh của
người sử dụng hoặc có thể gọi trực tiếp từ một ứng dụng khác.
Tính năng nổi bật của Convert PPT bao gồm

- Có thể chuyển đổi định dạng tệp tin PowerPoint sang định dạng DOC, RTF, TXT,
HTM, JPG, GIF, BMP, TIF, PNG, EMF, and WMF
- Có thể chạy chương trình theo cách bình thường với giao diện đồ hoạ đơn giản hoặc
chạy theo kiểu dùng lệnh gọi chương trình.
- Cho phép người sử dụng lập lịch chuyển đổi các tệp tin
- Dễ sử dụng
- Có thể lưu trữ và khôi phục cấu hình chuyển đổi tệp tin phức tạp
- Hỗ trợ tệp tin batch tự động. Khi chạy tệp tin batch vẫn có thể dừng giữa chừng
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau

Convert PowerPoint là một phần mềm hoàn toàn miễn phí. Có thể tải phần mềm tại đây
với điều kiện cung cấp cho Softinterface địa chỉ email của bạn.

Có thể tìm hiểu kĩ hơn về cách sử dụng phần mềm này tại đây

Không tin tưởng vào phần mềm miễn phí và yêu cầu khả năng chuyên nghiệp hơn, người
sử dụng có thể thử dùng
http://www.softinterface.com/Convert-Power...-PowerPoint.htm

2. Amber PowerPoint Converter của Ozgrid (http://www.ozgrid.com)

ABC Amber PowerPoint Converter có thể chuyển đổi định dang tệp tin PowerPoint sang
rất nhiều định dang tệp tin khác nhau (PDF, HTML, RTF, DOC,...). Chương trình cugnx
hỗ trợ tới hơn 50 ngôn ngữ khác nhau, hỗ trợ chạy tệp tin tự động batch.

Đặc điểm nổi bật của ABC Amber PowerPoint Converter bao gồm

- Có thể đọc và chuyển đổi định dạng các tệp tin PowerPoint sang định dạng PDF (không
cần phải cài đặt chương trình Adobe Acrobat), định dạng web HTML, định dang tệp tin
văn bản RTF (Không cần phải cài đặt MS Word), HLP, DOC (hỗ trợ MS Word
6.0/95/97-2002), WRI (Windows Write 3.0/3.1), WPD (WordPerfect 5.0/5.1 dành cho
DOS/5.x, Win/5.1-5.2 secondary, 5.0 secondary, WordPerfect 4.1/4.2), MCW (Word cho
Macintosh 4.0-5.1), WPS (Works 4.0 cho Windows, Works 2000, Works cho Windows
3.0), DOC (Word 2.x cho Windows, Word 3.x-5.x cho MS-DOS, Word 6.0 cho MS-
DOS), SAM (Ami Pro 3.0), WSD (WordStar 4.0/7.0), RFT (IBM's RFT-DCA),
Clipboard

- Có thể lấy thông tin chung về các tệp tin PowerPoint (tiêu đề, chủ đề, tác giả, từ khoá
chính, các lời bình luận thêm vào)
- Hỗ trợ tệp tin tự động batch
- Dễ sử dụng, dễ cài đặt
- Hỗ trợ chạy chương trình bằng lệnh DOS truyền thống
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau.
Trái với Convert PPT, ABC Amber PowerPoint Converter không phải là một phần mềm
miễn phí. Đây là một phần mềm có bản quyền và có tính phí sử dụng. Giá hiện nay của
phần mềm là 19,95 USD. Có thểt tải phần mềm về tại đây

Người sử dụng có thể xem thêm thông tin về phần mềm này tại đây:
http://www.ozgrid.com/Services/powerpoint-converter.htm

Power Point là một chương trình thiết kế slide diễn dùng trong thuyết trình hay giảng
dạy.Có những thủ thuật từ căn bản cho đến nâng cao,bạn đã được biết hết chưa ?

Nhiều tài liệu hay lắm nhưng dung lượng nhiều file quá lớn:
http://go8x.com/index_ebook.php?page=2

http://files.myopera.com/tnducleminh/files...20tap.part1.rar
Hoặc:
http://trinhquangminh140.googlepages.com/P...antap.part1.rar

Luyện gõ bàn phím bằng 10 ngón tay

Monday, 17. March 2008, 05:59:01

Tin học văn phòng

Cách để gỏ bàn phím nhanh nhất

1. Bạn nên chuyển kiểu gõ VNI sang TELEX.

2. Nhớ cách gõ telex (lúc đầu thì hơi khó 1 chút).
3. Bạn phải thuộc các phím bằng cách nhớ các chữ trên từng ngón tay trái và phải, cụ thể:

Bên tay trái:

- Ngón út: Q, A, Z
- Ngón cam (hoặc danh): W, S, X
- Ngón giữa: E, D, C
- Ngón trỏ: R, T, F, G, V, B
- Ngón cái: Space bar (phím cách)
Bên tay phải:
- Ngón trỏ: Y, U, H, J, N, M
- Ngón giữa: I, K
- Ngón cam: O, L
- Ngón út: P
- Ngón cái: Space bar (phím cách)
4. Bạn tập gõ từng ngón theo các chữ trên rồi tập đến nhiều ngón trên 1 bàn tay rồi 2 bàn
tay và cuối cùng tập gõ các đoạn văn ngắn rồi đến dài mà không nhìn bàn phím.