Professional Documents
Culture Documents
2.1 Quy trình áp dụng đối với Công ty Dược thương mại......................................................................3
.........................................................................................................................................................................4
2.2 Quy trình áp dụng đối với Công ty sản xuất Dược phẩm.................................................................4
3 Một số nghiệp vụ đặc thù được giải quyết trong phần mềm kế toán chuyên ngành dược.................6
Ngoài các báo cáo tồn kho như trên, phần mềm cung cấp các báo cáo đối chiếu số liệu giữa 2
phân hệ Kế toán kho và Quản lý kho giúp phát hiện ra sai lệch giữa số liệu sổ sách và số liệu thực
tế.................................................................................................................................................................21
+ Báo cáo số liệu viết hóa đơn mua hàng: Liệt kê các hóa đơn mua hàng đã được nhập ở phân hệ
Quản lý kho nhưng chưa có ở phân hệ Kế toán hàng tồn kho.............................................................22
+ Báo cáo số liệu viết hóa đơn, phiếu xuất: Liệt kê các hóa đơn bán hàng, phiếu xuất đã được
nhập ở phân hệ Kế toán hàng tồn kho nhưng chưa có ở phân hệ Quản lý kho.................................22
VP Hà Nội: 18 Nguyễn Chí Thanh, Q. Ba Đình. ĐT: 771-5590, Fax: 771-5591 E-Mail: fhn@fast.com.vn
VP TP HCM: 08 Hồng Hà, Phường 2, Q.Tân Bình. ĐT(08) 3848-6068, Fax: (08) 3848-6425 E-Mail: fsg@fast.com.vn
VP Đà Nẵng: 39-41 Quang Trung, Q. Hải Châu. ĐT: 81-0532, Fax: 81-2692, E-Mail: fdn@fast.com.vn
Website: www.fast.com.vn
Fast Accounting for Pharmacy 10.0
3.3 Quản trị chi phí sản xuất và tính giá thành thành phẩm.................................................................23
...................................................................................................................................................................29
...................................................................................................................................................................31
...................................................................................................................................................................31
...................................................................................................................................................................34
4. Tiện ích.....................................................................................................................................................39
4.4 Các báo cáo nhanh dưới dạng biểu đồ ở tất cả các màn hình báo cáo........................................40
Để người sử dụng có thể xem các báo cáo một cách trực quan và dễ hình dung nhất, phần mềm
Fast Accounting for Pharmacy cho phép các báo cáo có thể lên theo các dạng biểu đồ..................40
...................................................................................................................................................................40
Các đồ thị có thể hiển thị rất linh hoạt theo ý muốn của người sử dụng: về dạng đồ thị (biểu đồ
hình tròn, biểu đồ đường, biểu đồ cột), về các chỉ tiêu muốn quan sát…...........................................40
...................................................................................................................................................................40
...................................................................................................................................................................40
...................................................................................................................................................................41
...................................................................................................................................................................41
1 Giới thiệu
Trong xu thế phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ
chức hoạt động của doanh nghiệp nhằm tăng tính kinh tế và tính hiệu quả đang được triển khai ngày càng
rộng rãi. Ngành dược với rất nhiều yêu cầu quản trị chuyên biệt và đòi hỏi phải tuân thủ các tiêu chuẩn, quy
định rất khắt khe của Bộ Y tế, Tổ chức Y tế thế giới thì việc có một hệ thống quản lý toàn diện có ý nghĩa vô
cùng to lớn.
Công ty cổ phần Phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã triển khai xây dựng hệ thống cung cấp
thông tin kế toán tài chính cho nhiều công ty dược khác nhau trên cả nước. Với chiến lược phát triển sản
phẩm theo hướng xây dựng giải pháp phù hợp theo ngành nghề, trên cơ sở đúc kết kinh nghiệm nghiên cứu
và triển khai cho nhiều khách hàng là các công ty dược, phòng Nghiên cứu và phát triển sản phẩm chuyên
ngành - Công ty cổ phần phần mềm QLDN Fast đã xây dựng giải pháp kế toán chuyên ngành dược - Fast
Accounting for Pharmacy 10.0.
Phần mềm Fast Accounting for Pharmacy 10.0 có những phân hệ sau :
1. Hệ thống
Khi triển khai hệ thống thông tin quản lý cho một khách hàng mới, giải pháp chuyên ngành sẽ phù hợp
với đặc thù của ngành giúp giảm thiểu những sửa đổi về chương trình, giảm thiểu thời gian triển khai, nhanh
chóng đưa hệ thống vào vận hành, sớm phát huy hiệu quả cho doanh nghiệp.
Dược phẩm là một loại hàng hóa rất đặc biệt bởi nó liên quan trực tiếp đến sức khỏe và mạng sống của
người sử dụng. Do vậy, việc sản xuất và kinh doanh dược phẩm phải tuân thủ những quy định khắt khe của
Bộ y tế và các tiêu chuẩn thực hành tốt của Tổ chức y tế thế giới (GPs).
Các tiêu chuẩn thực hành tốt của Tổ chức y tế thế giới WHO bao gồm:
- Tiêu chuẩn thực hành tốt sản xuất thuốc (GMP – Good Manufactoring Practices)
- Tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP – Good Storage Practices)
- Tiêu chuẩn thực hành tốt kiểm nghiệm thuốc (GLP – Good Laboratory Practices)
- Tiêu chuẩn thực hành tốt phân phối thuốc (GDP – Good Distribution Practices)
- Tiêu chuẩn thực hành nhà thuốc tốt (GPP – Good Pharmacy Practices)
Trên cơ sở quy trình của Công ty Dược phẩm, phần mềm Fast Accouting for Pharmacy được thiết kế
để có thể đáp ứng được những yêu cầu của các loại hình công ty Dược bao gồm cả Công ty sản xuất Dược
phẩm và Công ty thương mại Dược phẩm.
2.1 Quy trình áp dụng đối với Công ty Dược thương mại
Hàng hóa
KHÔNG ĐẠT
KIỂM
NGHIỆM
(GLP)
ĐẠT
CÔNG TY DƯỢC
THƯƠNG MẠI
NHẬP KHO
(GSP)
2.2 Quy trình áp dụng đối với Công ty sản xuất Dược phẩm
ĐẠT
CÔNG TY DƯỢC
Làm
Trình
sạch Pha
bày sản
Nguyên chế
phẩm
vật liệu
ĐẠT
NHẬP KHO
(GSP)
3.1.1 Phân nhóm khách hàng và nhà cung cấp theo n cấp
- Fast Accounting for Pharmacy cho phép phân nhóm cho khách hàng và nhà cung cấp từ 1 lên đến n
cấp (không giới hạn số cấp), giúp người sử dụng có thể quản lý công nợ, doanh thu… theo các
nhóm một cách chi tiết và đa chiều hơn. Chẳng hạn người sử dụng có thể phân nhóm khách hàng
theo địa bàn với các cấp là Miền – Khu vực quản lý (Người quản lý) – Tỉnh, thành phố - Quận,
huyện – Phường, xã…
- Từ việc phân nhóm như trên, phần mềm Fast Accounting for Pharmacy cho phép người sử dụng có
thể xem các báo cáo theo dạng truyền thống hoặc sắp xếp vào các nhóm theo cấu trúc hình cây.
Quy trình xử lý trên phần mềm:
Tạo lập danh mục
- Tạo cây phân nhóm n cấp: F4 để tạo nhóm gốc (nhóm lớn nhất), F2 để thêm mới các nhóm con
Khi lên báo cáo, người sử dụng có 3 lựa chọn thông qua phím F10
+ Lên báo cáo theo dạng truyền thống: Báo cáo theo dạng liệt kê theo khách hàng, nhà cung cấp,
không sắp xếp theo nhóm.
+ Lên báo cáo sắp xếp theo dạng hình cây đối với tất cả các khách hàng, nhà cung cấp thỏa mãn điều
kiện lọc rất dễ hình dung
+ Lên báo cáo theo cây, nhánh tùy chọn
Ví dụ đối với Bảng cân đối phát sinh công nợ của TK 131 – Phải thu khách hàng
+Báo cáo sắp xếp tất cả các khách hàng vào nhóm theo điều kiện lọc
+ Báo cáo chỉ sắp xếp các khách hàng thuộc nhóm Hà Nội
Cập nhật các chứng từ có liên quan: hóa đơn bán hàng, phiếu thu…
Tại một thời điểm bất kỳ, phần mềm sẽ đối chiếu phần còn phải thu của khách hàng với hạn mức được
khai báo để lên Báo cáo công nợ theo hạn mức tín dụng.
3.1.4 Theo dõi các chương trình khuyến mại
- Phần mềm Fast Accounting for Pharmacy cho phép cập nhật thông tin về các chương trình khuyến
mại theo nhiều hình thức: mua hàng tặng quà ngay, mua hàng tặng hàng lũy tiến theo số lượng mua,
mua hàng tích điểm theo số lượng hoặc giá trị hàng mua.
- Dựa vào số liệu khai báo về hình thức khuyến mại của các chương trình, ngày hiệu lực của chương
trình khuyến mại, phần mềm tự động tính toán mặt hàng khuyến mại, số điểm thưởng và in lên hóa đơn;
từ đó lên các báo cáo tổng hợp, chi tiết về mặt hàng khuyến mại theo từng chương trình, báo cáo phân
tích hiệu quả chương trình khuyến mại.
- Cập nhật thông tin về chương trình khuyến mại: Loại hình khuyến mại, Mã chương trình, tên
chương trình khuyến mại, ngày hiệu lực. Các hình thức khuyến mại bao gồm:
+ Mua hàng tặng ngay: Mua một mặt hàng với số lượng bất kỳ được tặng ngay một mặt hàng khác
+ Mua hàng nhận KM theo tỷ lệ, KM lũy tiến theo số lượng: Mua hàng đến số lượng bao nhiêu thì được
tặng bao nhiêu hàng
Theo hình thức KM theo tỷ lệ: Số lượng hàng KM được nhận là: 570 x 100/500 = 114 đvh
Theo hình thức KM lũy tiến theo số lượng: Số lượng hàng KM được nhận là: 100+2x3+1=107 đvh
+ Mua hàng tích điểm theo số lượng: Mua hàng đến số lượng bao nhiêu sẽ được bao nhiêu điểm, kết
thúc đợt KM phần mềm tổng hợp số điểm từng khách hàng nhận được để xét tặng khuyến mại.
+ Mua hàng tích điểm theo giá trị: tương tự như mua hàng tích điểm theo số lượng nhưng căn cứ tính
điểm là giá trị hóa đơn.
- Cập nhật thông tin chi tiết về mặt hàng khuyến mại theo từng chương trình, hỗ trợ chức năng F6 để
lọc tìm theo chương trình khuyến mại, lọc tìm mặt hàng khuyến mại…
Hóa đơn bán hàng: Căn cứ vào khai báo về hình thức khuyến mại, các mức tính khuyến mại, thời
gian hiệu lực của chương trình và số lượng hàng bán thực tế trên hóa đơn, phần mềm sẽ tự động tính toán
và in lên hóa đơn tên và số lượng mặt hàng được khuyến mại (theo hình thức tặng hàng) hoặc số điểm
thưởng (theo hình thức tích điểm).
Các báo cáo phục vụ cho việc theo dõi hàng khuyến mại và chương trình khuyến mại bao gồm:
+ Báo cáo chi tiết mặt hàng khuyến mại theo chương trình: Liệt kê số lượng hàng mua và số lượng
hàng được khuyến mại (lên cho 1 mặt hàng được khai báo) của các khách hàng theo từng chương trình.
+ Báo cáo tổng hợp mặt hàng khuyến mại theo khách hàng: Liệt kê số lượng hàng mua và số lượng
hàng được khuyến mại lên theo tất cả các khách hàng.
+ Báo cáo chi tiết tích điểm theo khách hàng: Báo cáo số điểm thưởng khách hàng nhận được trong
chương trình (lên cho 1 khách hàng)
+ Báo cáo tổng hợp tích điểm theo khách hàng: Báo cáo số điểm thưởng khách hàng nhận được (lên
cho tất cả khách hàng)
+ Báo cáo phân tích hiệu quả chương trình khuyến mại: Báo cáo so sánh về doanh thu, chi phí, lãi gộp
của 1 mặt hàng trong thời gian áp dụng chương trình khuyến mại với doanh thu, chi phí, lãi gộp của mặt
hàng đó khi không áp dụng chương trình khuyến mại. Từ đó giúp cho nhà quản trị có thể đánh giá được
hiệu quả mà chương trình khuyến mại mang lại để nghiên cứu áp dụng, điều chỉnh cho những chương trình
tiếp theo.
- Theo dõi các hình thức chiết khấu thương mại: chiết khấu khi mua hàng với số lượng lớn hoặc giá
trị hóa đơn lớn, tự động tính toán giá sau chiết khấu.
+ Chiết khấu thương mại: Hưởng chiết khấu khi mua hàng với số lượng lớn hoặc giá trị hóa đơn lớn.
Phần mềm hỗ trợ khai báo giá bán lẻ ở Danh mục giá bán, mức chiết khấu giá áp dụng đối với từng
khách hàng. Danh mục giá bán gồm 2 cột giá: giá bán chưa VAT và giá bán gồm VAT.
Hóa đơn bán hàng: Căn cứ các khai báo về hình thức chiết khấu và giá bán như trên, phần mềm tự
động hiển thị giá bán, tính giá sau chiết khấu khi hóa đơn mua hàng đáp ứng được các điều kiện hưởng
chiết khấu.
Loại chiết khấu: Loại 1: Chiết khấu giá theo khách hàng, Loại 2: Chiết khấu giá khi mua hàng với số
lượng lớn, Loại 3: Chiết khấu tổng tiền khi giá trị hóa đơn lớn.
Lên báo cáo: Phần mềm lên báo cáo chi tiết về mặt hàng được nhận chiết khấu theo các khách hàng.
- Khi viết hóa đơn chính thức xuất cho khách hàng có các hóa đơn lẻ này, người sử dụng sẽ vào
phần cập nhật hóa đơn GTGT đầu ra ở phân hệ thuế để thực hiện kê thuế. Những hóa đơn bán lẻ chưa
được kê thuế sẽ được liệt kê ở Bảng kê hóa đơn bán lẻ chưa kê thuế.
Bảng kê này liệt kê tất cả những hóa đơn bán lẻ (hóa đơn loại 2) chưa được kê thuế GTGT đầu ra.
Thực hiện kê thuế cho các hóa đơn bán lẻ vào cuối kỳ:
Quản lý hàng tồn kho là một công tác đặc biệt quan trọng đối với các công ty Dược bởi lẽ số lượng
hàng tồn kho trong các công ty này rất lớn, đa dạng về chủng loại, quy cách, điều kiện bảo quản…và được
luân chuyển liên tục theo các quy trình, quy định rất chặt chẽ. Phần mềm Fast Accounting for Pharmacy tích
hợp những tính năng đặc thù giúp cho việc quản lý hàng tồn kho được thực hiện một cách hiệu quả và phù
hợp với Tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc (Good Storage Practices – GSP) và các yêu cầu chuyên
biệt khác.
3.2.1 Theo dõi hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính
- Các mặt hàng dược phẩm có thể có nhiều đơn vị đóng gói trong đó các đơn vị tính sẽ được quy đổi
về một đơn vị tính chuẩn, chẳng hạn như: Viên - Vỉ - Hộp - Thùng, Gói - Hộp - Thùng, Ống - Hộp - Thùng…
Đơn vị tính chuẩn là đơn vị tính được dùng phổ biến trong các nghiệp vụ nhập - xuất hàng, để theo dõi tồn
kho, tính giá… và được khai báo tại mục Đơn vị tính của Danh mục hàng hóa vật tư. Để thuận tiện cho
người sử dụng, phần mềm Fast Accounting for Pharmacy hỗ trợ nghiệp vụ xuất hàng theo nhiều đơn vị tính
và theo dõi tồn kho theo nhiều đơn vị tính.
Trên hóa đơn bán hàng có thêm cột đơn vị tính chẵn, số lượng chẵn, số lượng lẻ. Đối với mặt hàng có
khai báo sử dụng nhiều đơn vị tính, phần mềm sẽ cho phép lựa chọn đơn vị tính khác để xuất hàng. Số
lượng chẵn là số lượng hàng xuất theo đơn vị tính chẵn, số lượng lẻ là số lượng hàng xuất còn lại theo đơn
vị tính chuẩn. Tổng số lượng xuất của mã hàng trên một dòng chi tiết theo đơn vị tính chuẩn sẽ được thể
hiện trong ô Số lượng tương ứng do chương trình tự động tính ra theo công thức:
Số lượng = SL trong ô Số lượng chẵn X tỉ lệ quy đổi ra đvt chuẩn + SL trong ô Số lượng lẻ
Ví dụ: Mặt hàng Aloe vera có đơn vị tính chuẩn là Viên. Các đơn vị tính khác là: 1 Vỉ = 10 viên, 1 Hộp =
100 viên.
Kế toán có thể chọn đơn vị tính chẵn là hộp và chọn xuất 5 (hộp) tại cột Số lượng chẵn và 20 (viên) tại
ô số lượng lẻ. Phần mềm sẽ tự động quy đổi ra 520 viên ở cột Số lượng.
Bên cạnh việc xem các báo cáo theo đơn vị tính chuẩn, người sử dụng có thể xem báo cáo theo các
đơn vị tính quy đổi bằng cách click chuột vào ô Quy đổi đơn vị tính và khai báo cấp quy đổi muốn xem. Số 1
là xem theo đơn vị có tỷ lệ quy đổi lớn nhất. Ví dụ mặt hàng có các cấp quy đổi là Viên - Vỉ - Hộp - Thùng thì
cấp lớn nhất là đơn vị Thùng. Việc xem các báo cáo này tương đối hữu dụng đối với hoạt động kiểm kê
hoặc đối chiếu nhanh về số lượng do tiết kiệm được thời gian kiểm đếm.
- Đối với các hóa đơn, phiếu xuất: Người sử dụng chỉ cần gõ số lượng hàng cần xuất, phần mềm sẽ
hiện ra bảng chứa số lô, hạn sử dụng và số tồn kho theo lô của mặt hàng đó, tự động chia số lượng
hàng xuất vào các lô còn tồn theo thứ tự lô hết hạn trước xuất trước (FEFO), nhập trước xuất trước
(FIFO) theo đúng quy định của Tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc (Good Storage Practices –
GSP). Việc tự động chia lô giúp cho kế toán, thủ kho tiết kiệm được rất nhiều thời gian do không phải
xuất hàng làm nhiều dòng theo các lô. Bên cạnh đó, nếu người sử dụng muốn xuất hàng ở những lô nhất
định thì có thể sửa trực tiếp khi phần mềm bật ra bảng tồn lô.
Đối với phiếu xuất, hóa đơn bán hàng, người sử dụng chỉ cần gõ số lượng, phần mềm sẽ tự động chia
vào các lô còn tồn và được thể hiện ở tab Chi tiết lô. Nếu có vật tư xuất làm âm lô, phần mềm sẽ hiện ra
cảnh báo “Có vật tư xuất âm” đồng thời chỉ rõ mã vật tư, mã lô bị âm và không cho lưu chứng từ
Hóa đơn bán hàng – Tab Hàng hóa: thể hiện mặt hàng theo tổng số lượng cần xuất
Hóa đơn bán hàng – Tab Chi tiết lô: thể hiện số lượng xuất chi tiết theo các lô của từng mặt hàng
- Quản trị hàng tồn kho trên 2 phân hệ Kế toán hàng tồn kho (dành cho kế toán) và Quản lý kho (dành
cho thủ kho). Số liệu giữa 2 phân hệ này vừa độc lập vừa có tính kế thừa, có báo cáo đối chiếu số liệu đảm
bảo việc quản lý hàng tồn kho chính xác và hiệu quả.
- Cung cấp các báo cáo tồn kho theo lô và hạn sử dụng, có quy đổi đơn vị tính. Báo cáo các mặt hàng
sắp hết hạn sử dụng để có biện pháp xử lý kịp thời
Phân hệ này được thiết kế dành cho kế toán kho. Bộ số liệu của Kế toán gọi là Số liệu sổ sách (hoặc số
liệu hóa đơn) theo dõi hàng tồn kho cả về mặt số lượng và giá trị.
Các chứng từ bao gồm: Phiếu xuất kho (xuất cho sản xuất, xuất khác), Phiếu nhập kho (Nhập từ sản
xuất, nhập khác), Phiếu xuất điều chuyển. Các báo cáo gồm: Báo cáo hàng nhập, báo cáo hàng xuất, Báo
cáo hàng tồn kho, Báo cáo hàng tồn kho quy đổi đơn vị tính theo dõi cả mặt số lượng và giá trị.
Các màn hình nhập liệu và báo cáo của phân hệ Quản lí kho tương tự như phân hệ Kế toán hàng tồn
kho nhưng số liệu chỉ quan tâm về mặt số lượng mà không có mặt giá trị. Bộ số liệu của kho gọi là Số liệu
thực tế.
Các chứng từ trong phân hệ này bao gồm: Phiếu nhập kho (Nhập mua, nhập từ sản xuất, nhập khác),
Phiếu xuất kho (Xuất cho sản xuất, Phiếu xuất bán, Xuất khác). Các mẫu phiếu này có thêm cột số lô và hạn
sử dụng
Các báo cáo bao gồm các nhóm: Báo cáo hàng nhập, báo cáo hàng xuất, Báo cáo hàng tồn kho, Báo
cáo hàng tồn kho quy đổi đơn vị tính nhưng chỉ theo dõi về số lượng.
Hai phân hệ này hoạt động độc lập với nhau, được sử dụng bởi các nhân viên khác nhau (kế toán và
thủ kho) với hai bộ số liệu khác nhau. Với mục đích giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người sử dụng,
phần mềm được thiết kế để hai phân hệ có thể kế thừa số liệu của nhau nhưng vẫn đảm bảo đúng quy trình
luân chuyển chứng từ và tính chính xác của số liệu.
Cập nhật số dư đầu kỳ: Cập nhật số dư đầu kỳ theo lô và hạn sử dụng (đối với vật tư có theo dõi lô và
hạn dùng) ở cả 2 phân hệ Kế toán hàng tồn kho và Quản lý kho.
Cập nhật số phát sinh trong kỳ: Căn cứ vào quy trình luân chuyển hàng hóa, chứng từ, căn cứ các quy
định của tiêu chuẩn thực hành tốt sản xuất thuốc (GMP), tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) và
thực hành tốt phân phối thuốc (GDP), trình tự nhập liệu trên phần mềm Fast Accounting for Pharmacy được
thực hiện như sau:
Nghiệp vụ Nhập:
Bước 1: Dựa vào các thông tin trên các chứng từ liên quan (Phiếu nhập của Bộ phận cung ứng, phiếu
nhập của Bộ phận sản xuất…) và số lượng hàng nhập thực tế, Thủ kho điền số liệu vào Phiếu nhập kho ở
phân hệ Quản lý kho.
Nghiệp vụ xuất:
Bước 1: Kế toán bán hàng, bộ phận sản xuất căn cứ vào các đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu có xác nhận
của phụ trách thực hiện viết hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho.
Bước 2: Người nhận hàng đem phiếu xuống kho thực hiện thủ tục xuất kho. Thủ kho sau khi kiểm tra
thực hiện việc kế thừa thông tin từ kế toán bán hàng để hoàn thiện phiếu xuất ở phân hệ Quản lý kho của
mình
Ngoài các báo cáo tồn kho như trên, phần mềm cung cấp các báo cáo đối chiếu số liệu giữa 2 phân hệ
Kế toán kho và Quản lý kho giúp phát hiện ra sai lệch giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế.
+ Báo cáo số liệu viết hóa đơn, phiếu xuất: Liệt kê các hóa đơn bán hàng, phiếu xuất đã được nhập ở
phân hệ Kế toán hàng tồn kho nhưng chưa có ở phân hệ Quản lý kho.
Do nghiệp vụ nhập xuất diễn ra liên tục với số lượng lớn, rất dễ xảy ra nhầm lẫn sai sót đồng thời theo
yêu cầu của Tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc, hoạt động kiểm kê trong các Công ty dược được
thực hiện rất thường xuyên.
- Phần mềm Fast Accounting for Pharmacy hỗ trợ in ra danh mục vật tư thành phẩm hàng hóa chi tiết
theo lô và HSD để việc kiểm kê được dễ dàng
Sau khi kiểm kê, người sử dụng thực hiện cập nhật số liệu kiểm kê thực tế tại phần Quản lý kho/ Cập
nhật số liệu/ Kiểm kê kho. Phần mềm cho phép lấy số tồn sổ sách tại thời điểm kiểm kê làm số liệu thực tế,
người sử dụng chỉ cần so sánh và sửa lại những mặt hàng có sai lệch giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Lên các báo cáo đối chiếu số lượng kiểm kê bao gồm:
+ Báo cáo đối chiếu số lượng tồn sổ sách ở phân hệ Kế toán hàng tồn kho và phân hệ Quản lý kho
+ Báo cáo đối chiếu số lượng tồn sổ sách ở phân hệ Kế toán kho với số lượng kiểm kê thực tế
+ Báo cáo đối chiếu số lượng tồn ở phân hệ Quản lý kho với số lượng kiểm kê thực tế.
Các báo cáo có thể lên theo vật tư hoặc chi tiết theo lô và hạn sử dụng
3.3 Quản trị chi phí sản xuất và tính giá thành thành phẩm
Quá trình sản xuất trong các công ty dược thường được thực hiện theo lệnh sản xuất. Lệnh sản xuất
thực chất là phiếu đề nghị xuất vật tư được lập bởi bộ phận sản xuất hoặc bộ phận kế hoạch bao gồm
nguyên liệu, phụ liệu, chai, lọ, bao bì, vật tư khác để sản xuất 1 loại sản phầm với 1 số lượng xác định (phụ
thuộc vào nhu cầu thị trường, kế hoạch sản xuất và khả năng sản xuất của dây chuyền). Sản phầm hoàn
thành nhập kho từ lệnh sản xuất được đánh số lô và có hạn sử dụng tương ứng.
Phương pháp tính giá thành sản xuất khá phổ biến ở Công ty dược là phương pháp chi phí thực tế
theo lệnh sản xuất với đối tượng tính giá là lệnh sản xuất và kỳ tính giá thành theo tháng hoặc quý. Phần
mềm Fast Accounting for Pharmacy được bổ sung thêm các tính năng để giúp kế toán có thể tập hợp, theo
dõi chi phí, tính giá thành sản phẩm theo lệnh sản xuất và lên các báo cáo tương ứng.
Xác định số lượng sản phẩm sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ, cuối kỳ có thêm Lô sản xuất :
Tập hợp chi phí NVL, NC, CPC theo công đoạn và theo lệnh. CP không tập hợp được theo công đoạn
sẽ tập hợp chung và sau đó được phân bổ cho công đoạn từng công đoạn, từng lệnh sản xuất theo hệ số
hoặc theo các tiêu thức như đơn giá tiền lương, chi phí NVL…
+ Thẻ tính giá thánh sản phẩm theo lệnh sản xuất
- Bảng cân đối phát sinh công nợ của các trình dược viên
- Bảng cân đối phát sinh công nợ của các trình dược viên kết hợp với phân nhóm
- Thẻ kho theo lô và hạn sử dụng, quy đổi đơn vị tính ở phân hệ Quản lý kho:
- Báo cáo hàng tồn kho theo hạn dùng còn lại: theo yêu cầu của tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản
thuốc (GSP)
Thay vì phải vào danh mục lô để cập nhật về số lô và hạn sử dụng của vật tư hàng hóa rồi mới được
nhập hàng theo lô, người sử dụng có thể gõ trực tiếp vào ô số lô và hạn sử dụng khi làm phiếu nhập, phần
mềm sẽ tự chuyển sang danh mục lô.
Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể đánh lại số cho các chứng từ một cách rất nhanh chóng
thay vì phải vào và sửa số cho từng chứng từ. Để thực hiện, NSD lựa chọn loại chứng từ, thời gian của các
chứng từ, khai báo quy cách số chứng từ, phần mềm sẽ tự động đánh lại số theo thứ tự thời gian. Đối với
các chứng từ cùng ngày, phần mềm ưu tiên chứng từ nào nhập trước được đánh số trước. Riêng đối với
phiếu thu, giấy báo Có, chứng từ cùng ngày có giá trị lớn được đánh số trước; đối với phiếu chi và giấy báo
Nợ, chứng từ cùng ngày có giá trị nhỏ được ưu tiên đánh số trước để đảm bảo quỹ không bị âm.
Đối với các hóa đơn đầu vào, phần mềm kiểm tra số seri và số hóa đơn. Nếu có hóa đơn bị trùng cả số
seri và số hóa đơn, phần mềm sẽ không cho lưu và hiện cảnh báo “ Số hóa đơn…. Seri … đã có. Không lưu
được!”
Để người sử dụng có thể xem các báo cáo một cách trực quan và dễ hình dung nhất, phần mềm Fast
Accounting for Pharmacy cho phép các báo cáo có thể lên theo các dạng biểu đồ.
Các đồ thị có thể hiển thị rất linh hoạt theo ý muốn của người sử dụng: về dạng đồ thị (biểu đồ hình
tròn, biểu đồ đường, biểu đồ cột), về các chỉ tiêu muốn quan sát…
Tiện ích này hỗ trợ cho người sử dụng có thể nhận diện những tình huống dẫn đến việc không được
khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định của thông tư 129 /2008/TT- BTC, bao gồm các trường
hợp sau:
- Hóa đơn đầu vào có giá trị trên 20 triệu đã được thanh toán bằng tiền mặt
- Nhiều hóa đơn đầu vào khác nhau trong cùng 1 ngày của cùng 1 nhà cung cấp, trong đó có hóa
đơn đã được thanh toán bằng tiền mặt.
- Mua hàng theo hợp đồng có giá trị trên 20 triệu thanh toán làm nhiều lần, trong đó có lần thanh toán
bằng tiền mặt
- Các hóa đơn đầu vào chưa được thanh toán
Để thực hiện được chức năng này, người sử dụng cần thực hiện như sau:
Phần mềm lên báo cáo và hiển thị màu đỏ những hóa đơn đầu vào thuộc các trường hợp nêu trên.