Professional Documents
Culture Documents
TTO - Các tập tin bảng tính Excel, cũng như Word, một khi bị lỗi sẽ gây ra hàng loạt rắc
rối cho người dùng văn phòng.
Bạn có thể tham khảo 10 cách khôi phục tập tin bảng tính dưới đây trước khi tính tới
chuyện... ngồi khóc hay làm lại từ đầu.
Nếu tính năng tự động khôi phục lỗi của Excel tậm tịt, bạn có thể thực hiện công việc này
bằng tay:
1. Mở tập tin từ menu File. Đối với Excel 2007, hãy click vào nút Office và chọn Open.
2. Sử dụng bảng điều khiển Look In, tìm và xác định workbook bị lỗi.
3. Từ danh sách sổ xuống của nút Open, chọn Open And Repair.
4. Nếu đây là nỗ lực đầu tiên cố gắng khôi phục workbook, bạn hãy click vào Repair.
Nếu may mắn, Excel sẽ sửa chữa tập tin. Tuy nhiên, tính năng khôi phục tập tin không
phải lúc nào cũng hiệu quả. Lúc này, bạn hãy chọn giải pháp thứ hai là khôi phục dữ liệu.
Hãy nhấp vào Extract Data ở bước 4.
Khi có lỗi xảy ra mà tập tin workbook vẫn đang mở, bạn nhất thiết không được lưu lại
phiên làm việc hiện tại. Thay vào đó, bạn hãy trở ngược lại phiên bản lưu trữ trước đó.
Bằng cách này, bạn sẽ tránh được lỗi xảy ra vừa rồi mà không mất dữ liệu, cho dù khả
năng này là rất nhỏ.
Để trở lại phiên làm việc lần trước đã lưu lại, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
1. Chọn Open từ menu File menu. Đối với Excel 2007, click vào nút Office và chọn
Open.
2. Sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi.
3. Click vào Open.
Lúc này bạn sẽ mở lại workbook như cũ.
Nếu Excel không thể mở được tập tin bảng tính, hay kể cả lựa chọn Open And Repair
cũng bó tay, bạn hãy đặt lại chế độ tính toán sang phương án xử lý thủ công và thử lại.
Các bước thực hiện:
1. Mở một tập tin bảng tính mới với nội dung rỗng.
2. Từ menu Tools chọn Options và click vào tab Calculation. Trên Excel 2007, bạn hãy
click vào nút Office, tiếp đến là Excel Options và chọn Formulas trên bảng điều khiển ở
phía trái.
3. Trong phần cài đặt thông số cho Calculation (Calculation Options trên Excel 2007),
chọn Manual.
4. Click vào OK.
Lúc này, bạn hãy mở lại tập tin bị lỗi. Có thể Excel sẽ “bắt lỗi” và mở được tập tin trục
trặc.
Microsoft Office Tools - một trong những tiện ích hữu dụng ít người
dùng biết tới có trên bộ Office
Nếu Excel không thể mở được tập tin workbook lỗi, bạn hãy dành cơ hội cho Microsoft
Office Tools:
Công cụ khôi phục này sẽ tắt Excel và sau đó khởi động lại, hiển thị danh sách các tập tin
bảng tính đã khôi phục được. Nếu may mắn, tập tin Excel quý giá của bạn sẽ nằm trong
danh sách này. Chỉ cần mở ra và tiếp tục sử dụng!
Đôi khi một tập tin bảng tính bị lỗi không hẳn do những nguyên nhân từ phần mềm hay
sai lầm khi sử dụng của người dùng. Rất có thể nó đang tạm không truy cập được nữa,
các hệ thống mạng và máy chủ thường vẫn đánh dấu chúng là những tập tin lỗi. Trong
trường hợp gặp phải lỗi được xác định có nguyên nhân tương tự và Excel không thể sửa
được, bạn hãy chuyển tập tin sang một thư mục, ổ đĩa hoặc máy chủ khác.
Nếu bạn không thể sửa được tập tin bảng tính bị lỗi, hãy thử mở bằng WordPad. Nếu
thành công, WordPad sẽ chuyển đổi tất cả mọi thứ sang dạng văn bản. Tất nhiên, điều
này không hẳn đã làm bạn hoàn toàn hài lòng ngoài niềm vui có thể lấy lại được dữ liệu.
Phương án này sẽ không thể khôi phục được các định dạng font, bảng... Tuy nhiên, không
giống như một số phương án khôi phục dữ liệu khác, WordPad sẽ giúp bạn phục hồi các
macro. Hãy sử dụng lệnh tìm kiếm Sub và Function trên khối dữ liệu đã khôi phục được
để tìm chúng.
Bạn cũng có thể mở tập tin .xls bị lỗi trên Word, nhưng kết quả thường khá giới hạn. Với
phương án này, bạn phải cài đặt công cụ chuyển đổi Microsoft Office Excel. Không như
WordPad, Word không khôi phục được các macro.
Đôi khi bạn có thể khôi phục dữ liệu bằng cách xử lý các cell trên tập tin lỗi. Bạn sẽ
không thể lấy lại được định dạng, biểu đồ, macro... nhưng khôi phục được dữ liệu cũng
đã là quá may rồi. Quy trình thực hiện như sau:
1. Mở một workbook mới, nhập vào cell A1 công thức sau đây để dẫn tới cell A1 trong
tập tin lỗi: tên của tập tin lỗi!A1. (Bạn không cần phải thêm .xls).
2. Nhấp Enter.
3. Nếu tập tin lỗi không ở cùng thư mục, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Update Values: tên
của tập tin bị lỗi. Bạn hãy sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi.
Chọn tập tin này và click OK.
4. Nếu hộp thoại Select Sheet xuất hiện, bạn hãy chọn sheet phù hợp và click OK. Excel
sẽ hiển thị giá trị cell A1 của tập tin lỗi.
5. Chọn cell A1 và kéo ngang qua các cột mà bạn cảm thấy cần để có thể khôi phục dữ
liệu. Nếu Excel hiển thị hộp thoại Update Values - tên tập tin bị lỗi, bạn hãy chọn tập tin
lỗi và click OK.
6. Lặp lại bước 5, nhân bản hàng A theo số lượng hàng bạn cảm thấy đủ để khôi phục tập
tin lỗi.
7. Chọn dữ liệu và nhấp Copy từ menu Edit.
8. Chọn Paste Special từ menu Edit, chọn Values.
9. Click OK.
Microsoft khuyến cáo sử đụng định dạng SYLK để tránh khỏi bị lỗi khi dùng Excel, nhất
là các lỗi liên quan đến máy in. Bạn có thể mở tập tin Excel bị lỗi bằng cách này:
1. Từ menu File, chọn Save As. Trên Excel 2007, click vào nút Office.
3. Đặt tên. Nếu tập tin lỗi có một sheet, việc này là không cần thiết.
5. Nếu tập tin workbook có nhiều sheet, Excel sẽ hỏi bạn có tiếp tục sử dụng định dạng
không hỗ trợ nhiều sheet cùng lúc hay không. Click vào OK.
6. Nếu Excel cảnh báo bạn có thể workbook gồm một số định dạng không tương thích
với SYLK, bạn hãy chọn Yes.
Lưu ý là định dạng SYLK chỉ lưu lại những sheet đang sử dụng. Để khôi phục dữ liệu,
bạn cần mở lại tập tin Excel và lưu lại từng sheet một. Đó là lý do vì sao ở bước 3 bạn
cần đặt tên cho từng sheet trên workbook để tránh nhầm lẫn sau này.
Sau khi đã lưu lại tất cả các sheet theo dạng mới, bạn hãy mở tập tin .slk và sửa thành
.xls. Cẩn thận, không sử dụng tên của tập tin workbook bị lỗi. Nếu thành công, bạn có thể
lưu lại được các giá trị từ công thức đã nhập nhưng các công thức thì không.
2. Đặt chế độ tính toán sang dạng thủ công (thủ thuật 3 ở trên).
3. Chọn Macro từ menu Tools, chọn Security và sau đó chọn High. Trên Excel 2007, hãy
nhấp vào nút Office --> Excel Options, và chọn Trust Center phía trái bảng. Sau đó,
click vào nút Trust Center Settings, chọn Macro Settings, sau đó chọn Disable All
Macros Without Notification trên vùng cài đặt Macro Settings. Cuối cùng nhấp OK hai
lần.
4. Mở tập tin bị lỗi. Nếu Excel mở được, bạn sẽ thấy một thông báo cho biết hiện macro
đang được tắt. Nếu Excel tắt đi, phương pháp này coi như thất bại.
6. Sử dụng Project Explorer (nhấp [Ctrl]+R), click chuột phải vào module và chọn
Export File)
8. Lặp lại bước 6 và 7 theo ước chừng của bạn, đủ để trích xuất tất cả các module.
10. Mở một workbook trống (hoặc workbook mới chứa dữ liệu mới khôi phục được) và
nhập các module.