PHÂN BIỆT HAI PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN HÀNG TỒN KHO:

KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN & KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ

SV Nguyễn Thị Thương - Lớp: KT1.2

Đặt vấn đề: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng
1 trong 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho (theo nguyên tắc năm tài chính): phương pháp kê
khai thường xuyên (KKTX) & phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Việc lựa chọn phải thích
hợp và phải thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán. Vậy, lựa chọn phương pháp hạch toán hàng
tồn kho có ảnh hưởng lớn đến tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp. Để xem xét sự ảnh
hưởng của 2 phương pháp này đến tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp, chúng ta cần phân
biệt 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho.
I/ Hàng tồn kho:
- Uỷ ban chuẩn mực kế toán quốc tế (IASC) là một tổ chức độc lập có mục tiêu nhằm đạt được sự
thống nhất trong các nguyên tắc kế toán mà các doanh nghiệp và các tổ chức trên thế giới sử dụng
để lập Báo cáo tài chính. Uỷ ban này đã xây dựng được hệ thống các chuẩn mực kế toán cơ bản có
thể vận dụng ở các quốc gia khác nhau trên cơ sở tiêu chuẩn hoá và hài hoà đáp ứng xu hướng toàn
cầu hoá hiện nay đặc biệt là hài hoà và thống nhất trong việc lập và trình bày các báo cáo tài chính.
Vì vậy có nhiều quốc gia quan tâm đến việc nghiên cứu, xây dựng và công bố các chuẩn mực kế
toán quốc gia trên cơ sở vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế xem xét chuẩn mực kế toán quốc tế
về hàng tồn kho IAS 2 là căn cứ để có thể so sánh với chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 2) và
những quy định kế toán hàng tồn kho hiện nay từ đó có những phương hướng hoàn thiện.
* Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS02):
Hàng tồn kho là:
- Những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường
- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
- NVL, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng hoá mua về để bán: hàng tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia
công chế biến.
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.
- Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho
thành phẩm.
- NVL, công cụ dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.
- Chi phí dịch vụ dở dang.

Đối chiếu IAS 02 & VAS 02:

Theo kế toán quốc tế IAS 02 Theo kế toán Việt Nam VAS 02

1. Phương pháp đánh giá hàng nhập: 1. Phương pháp đánh giá hàng nhập:
- Giá gốc hàng tồn kho gồm: - Đối với nguyên vật liệu, hàng hoá mua ngoài:
Tổng chi phí mua gồm: Giá nhập = giá mua + chi phí mua + chi phí
+ Giá mua ghi trên hoá đơn (thuế nhập khẩu, hao hụt trong định mức…)
+ Các chi phí mua - Đối với thành phẩm, sản phẩm dở dang thì chi
+ Giảm giá thương mại phí bao gồm:
Chi phí chế biến gồm: + Chi phí nguyên liệu trực tiếp
+ Chi phí trực tiếp liên quan đến sản xuất sản + Chi phí nhân công trực tiếp
phẩm. + Chi phí sản xuất chung: được phân bổ trên
+ Chi phí sản xuất chung: Định phí và biến phí khối lượng sản xuất thực tế chứ không dựa trên
 - Phân bổ chi phí sản xuất chung cơ sở năng suất hoạt động bình thường
+ Phân bổ biến phí dựa trên tình hình sử dụng
thực tế máy móc thiết bị.
+ Phân bổ định phí dựa trên năng suất trung bình
của thiết bị sản xuất
2. Đối tượng lập dự phòng: 2. Đối tượng lập dự phòng:
Chủ yếu là các loại hàng tồn kho dùng để bán. Toàn bộ các loại vật tư, sản phẩm hàng hoá tồn
Các loại tồn kho dùng để sản xuất chỉ lập dự kho.
phòng khi bán các thành phẩm sản xuất ra từ các
loại vật tư đó giảm sút trên thị trường.
III/ Phân biệt

1/ Phương pháp kê khai thường xuyên(KKTX):

a) Nội dung:
- Theo dõi thường xuyên, lên tục, có hệ thống;
- Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho;
- Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng nhập kho trong kỳ - trị giá
hàng xuất kho trong kỳ.
b) Chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;
- Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá.
2/ Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK):
a) Nội dung:
- Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục;
- Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập - xuất trong kỳ;
- Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng nhập kho trong kỳ - trị
giá hàng tồn kho cuối kỳ. (cuối kỳ mới tính được)
(cuối kỳ kiểm kê, xác định hàng tồn kho; sau đó, kết chuyển trị giá hàng xuất trong kỳ)
b) Chứng từ sử dụng: chứng từ sử dụng như pp KKTX ;
- Tuy nhiên, cuối kỳ kế toán nhận chứng từ nhập xuất hàng hoá từ thủ kho, kiểm tra và phân loại
chứng từ theo từng chủng loại, từng nhóm hàng hoá, ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng chứng từ.
c) TK sử dụng:
 Phương pháp KKTX Phương pháp KKĐK
Số TK Bên Nợ Bên Có Bên Nợ Bên Có
-hàng mua đang đi -trị giá hàng mua -kết chuyển trị giá -kết chuyển trị giá
đường cuối kỳ chưa đang đi đường về hàng mua đang đi hàng mua đang
151 về nhập kho nhập kho hoặc đường cuối kỳ. đi đường đầu kỳ
chuyển thẳng giao sang TK611.
cho khách hàng.
- trị giá hàng mua
đang đi đường kỳ
trước phát hiện thiếu
hụt ở kỳ này.
-trị giá thực tế -trị giá thực tế xuất -kết chuyển trị giá -kết chuyển trị giá
152 NVL, ccdc nhập kho; NVL, công cụ dụng NVL, công cụ
(153) kho; -thiếu hụt khi kiểm cụ cuối kỳ. dụng cụ đầu kỳ
-trị giá thừa phát kê; sang TK611.
hiện khi kiểm kê. -chiết khấu TM được
hưởng khi mua
-chi phí trong kỳ -giá thành thực tế sản -kết chuyển chi phí -kết chuyển chi
liên quan đến sản phẩm nhập kho hoặc sản xuất kinh doanh phí sản xuất kinh
154 xuất sản phẩm (đối chuyển bán; dở dang cuối kỳ. doanh dở dang
với DN sx sản -trị giá NVL, hàng đầu kỳ sang
phẩm) hoá gia công xong TK631.
nhập lại kho.
-trị giá thành phẩm -trị giá thực tế thành -kết chuyển trị giá -kết chuyển trị giá
nhập kho; phẩm nhập kho; thành phẩm tồn kho thành phẩm tồn
155 -trị giá thành phẩm -trị giá thành phẩm cuối kỳ. kho đầu kỳ sang
phát hiện thừa khi thiếu hụt khi kiểm kê. TK632.
kiểm kê.
-trị giá hàng hoá -xuất kho giao đại lý -kết chuyển trị giá -kết chuyển trị giá
mua vào(1561); hoặc bán cho khách hàng tồn kho cuối hàng tồn kho đầu
-chi phí mua hàng hàng; kỳ. kỳ.
156 hoá (1562); -trị giá hàng hoá phát
-trị giá hàng hoá hiện thiếu hụt khi
phát hiện thừa khi kiểm kê;
kiểm kê; -các khoản chiết khấu
-trị giá hàng hoá bị TM, giảm giá hàng
người mua trả lại mua, hàng mua trả
nhập kho. lại.
-hàng hoá, thành -hàng hoá, thành -kết chuyển trị giá -kết chuyển trị giá
phẩm gửi bán cho phẩm gửi bán và hàng hoá, thành hàng hoá, thành
157 khách hàng hoặc được xác định là đã phẩm gửi đi bán phẩm gửi đi bán
gửi đại lý. bán. cuối kỳ . đầu kỳ sang
TK611 hoặc
TK632
-trong kỳ, hàng mua -cuối kỳ, kiểm kê
nhập kho: xác định số lượng,
611 Nợ TK611 trị giá thực tế
(không Nợ TK1331 hàng tồn kho cuối
có số Có TK111,112... kỳ:
dư) -Chi phí mua hàng Nợ TK156
 tính vào trị giá mua Có TK611
(Nợ TK611) -căn cứ vào kết
quả, xác định tổng
trị giá hàng xuất
bán:
Nợ TK632
Có TK611
d/ Sổ kế toán:
- Là các tờ sổ theo mẫu quy định, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán.
- Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành 1
hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau : sổ Nhật ký - Sổ cái, sổ Nhật ký chung và sổ cái,
sổ Nhật ký chứng từ…
V/ Ưu điểm và hạn chế:
* Đối với phương pháp kê khai thường xuyên:
- Ưu điểm:
+ Xác định, đánh giá về số lượng và trị giá hàng tồn kho vào từng thời điểm xảy ra
nghiệp vụ.
+ Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thường xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh
chóng kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
+ Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý (giữa thủ kho và kế toán).
- Nhược điểm: tăng khối lượng ghi chép hằng ngày, gây áp lực cho người làm công tác
kế toán. Tuy nhiên, nhược điểm này được khắc phục khi doanh nghiệp tin học hoá công
tác kế toán.
* Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ::
- Ưu điểm: giảm khối lượng ghi chép cho người làm công tác kế toán.
- Nhược điểm:
+ công việc kế toán dồn vào cuối kỳ.
+ công việc kiểm tra không thường xuyên trong tình hình nhập, xuất kho là liên tục sẽ
gây hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý.
+ khó phát hiện sai sót nếu khi kiểm kê hàng thực tế nhập kho không trùng với ghi sổ
kế toán.
V/ Kết luận:
- Dựa vào ưu, nhược điểm của mỗi phương pháp hạch toán hàng tồn kho, DN có thể
phân tích sự ảnh hưởng của mỗi phương pháp đến tổ chức công tác kế toán của DN, từ đó
đưa ra quyết định lựa chọn phương pháp hạch toán thích hợp, mang lại hiệu quả trong
công việc.
- Phương pháp KKTX thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây
lắp…) và các DN thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như xe hơi, máy
móc…
+ Theo phương pháp này người làm công tác kế toán có thể giúp chủ DN biết được
mặt hàng nào đang được tiêu thụ nhanh chóng để kịp thời mua thêm hàng nhập kho dự trữ
và bán hàng, hay mặt hàng nào bị ứ đọng, khó tiêu thụ để nhanh chóng tìm giải pháp tiêu
thụ hàng, thu hồi vốn; vì DN kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, nếu để ứ đọng hàng
nhiều sẽ dẫn đến ứ đọng vốn lớn, kinh doanh không đạt hiệu quả.
+ Quá trình hoạt động giữa kế toán, thủ kho và phòng kinh doanh được diễn ra liên tục
thông qua việc giao nhận các chứng từ.
- Phương pháp KKĐK thường áp dụng ở các DN kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp,
số lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách…như các nguyên phụ liệu để may mặc (kim, chỉ,
khuy áo,…) và các đơn vị sản xuất ra 1 loại sản phẩm, hàng hoá nào đó vì trong trường
hợp này mới tính được tương đối chính xác giá thành.
+ Vì các mặt hàng có nhiều chủng loại và có giá trị thấp nên nếu lựa chon phương
pháp KKTX sẽ mất nhiều thời gian của công tác kế toán và có thể không mang lại hiệu
quả vì độ chính xác không cao;
+ Theo phương pháp này khối lượng công việc kế toán dồn vào cuối kỳ lớn nên có thể
gặp nhiều sai sót và khó điều chỉnh;
+ Trong kỳ, chủ DN không thể nắm bắt tình hình tồn, nhập, xuất kho hàng hoá của DN
thông qua kế toán dẫn đến chậm trễ khi đưa ra các quyết định.
- Lựa chon phương pháp thích hợp giúp công tác kế toán được hoạt động thuân lợi
hơn, mang tính chính xác cao hơn và một phần giúp DN kinh doanh đạt hiệu quả dựa trên
các báo cáo của kế toán.

* Tài liệu tham khảo:

- Chuẩn mực kế toán quốc tế số 02 ( IAS 02 )
- Chuẩn mực kế toán hàng tồn kho ( VAS 02 )