Xác định quá trình bằng SIPOC

SIPOC là gì ?

SIPOC là viết tắt của : Suppliers – Inputs – Process – Outputs - Customers

SIPOC cung cấp một “khuôn mẫu” để xác định quá trình, trước khi bạn bắt đầu sơ đồ hóa, đo
lường và cải tiến quá trình đó.

Tại sao dùng SIPOC ?

Bất kỳ khi nào bạn hoạch định để bắt đầu một số hoạt động quản lý hay cải tiến quá trình, trước
hết, điều quan trọng là phải hiểu sâu về phạm vi của quá trình. Xác định quá trình theo SIPOC
giúp chủ quá trình và những người thực hiện quá trình đồng ý về các ranh giới của những công
việc mà họ làm.

SIPOC cung cấp một cách hệ thống để thảo luận quá trình và đạt được sự đồng thuận về những
điều liên quan trước khi thúc đẩy vẽ các sơ đồ quá trình.

CÁCH SỬ DỤNG :

Để tạo ra một định nghĩa quá trình SIPOC :

1. Thống nhất tên của quá trình. Sử dụng định dạng Động từ + Danh từ (vd :Tuyển dụng
nhân sự)

2. Xác định các Đầu ra của quá trình – là những thứ hữu hình do quá trình này tạo ra (vd :
Báo cáo, thư…)

3. Xác định các Khách hàng của quá trình – là những người nhận Đầu ra. Mỗi Đầu ra cần
có một Khách hàng.

4. Xác định các Đầu vào của quá trình – là những gì « khởi động » quá trình. Chúng thường
hữu hình (vd : Một yêu cầu của khách hàng.)

5. Xác định các Nhà cung cấp cho quá trình – là những người cung cấp các đầu vào. Mỗi
đầu vào cần có một Nhà cung cấp. Trong một số quá trình từ đầu vào và đầu ra đều từ một
nơi, thì nhà cung cấp và khách hàng có thể là cùng một người.

6. Xác định các quá trình con tạo thành quá trình này. Đây là những hoạt động đựơc thực
hiện để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Chúng sẽ định hình nền tảng của một sơ đồ quá
trình.

Ví dụ SIPOC
Quá trình : Tuyển nhân viên
Nhà cung cấp Đầu vào Quá trình Đầu ra Khách hàng
Xác định quá trình bằng SIPOC

Nhà quản lý Yêu cầu nhân sự 1.Định rõ các nhu cầu Nhân viên Nhà quản lý
chuyên môn cho một vị trí bị 2.Phê duyệt tuyển mới của BP chuyên môn
trống. 3.Đặt quảng cáo
4. Đánh giá các ứng
viên
5. Gởi giấy bổ nhiệm
6. Xác định thời gian
bắt đầu làm việc

Trên đây là một ví dụ rút gọn của SIPOC. Trên thực tế, bạn có thể cần thêm một vài nhà cung cấp
khác (ví dụ : các ứng viên, các đơn vị dịch vụ tuyển dụng) và các khách hàng khác (ví dụ : Phòng
Nhân Sự, các ứng viên).

Thêm một số định nghĩa:

Có một vài yếu tố mà bạn có thể bổ sung để làm cho việc định nghĩa quá trình theo SIPOC hữu
dụng hơn…

- Thêm một mô tả về Mục đích của Quá trình. Xác định tại sao quá trình tồn tại, vd: Quá trình
tuyển dụng tồn tại để cung cấp đúng người, có kỹ năng đúng phù hợp, đúng thời gian yêu cầu.
Mục đích cần thể hiện lợi ích cho tổ chức, không đơn thuần chỉ là nêu lại tên của quá trình.

- Định rõ Chủ Quá trình. Quyết định ai là cá nhân chịu trách nhiệm cho quá trình của bộ phận.
Người này cần tham gia vào bất kỳ hoạt động xác định và cải tiến nào.

- Định rõ điểm khởi đầu và điểm kết thúc của quá trình. Đó là hoạt động đầu tiên và cuối cùng
trên sơ đồ quá trình. Lưu ý rằng một số quá trình có thể có nhiều điểm khởi đầu và nhiều điểm kết
thúc.

- Định rõ các ranh giới, hay giới hạn phạm vi cho quá trình. Ví dụ, có phải quá trình xử lý tất cả
các dạng các khách hàng, chỉ một vài trong đó? (ví dụ: bán lẻ so với bán sỉ)... Hoặc có phải quá
trình chỉ xử lý một loại giao dịch đặc biệt (vd: Rủi ro cao so với rủi ro thấp). Các ranh giới này có
thể giúp bạn quyết định liệu bạn có cần thêm nhiều hơn một sơ đồ quá trình hay không, hoặc liệu
có nên tích hợp mọi thứ vào một sơ đồ quá trình hay không.

CÁCH LÀM ĐÚNG

Để có lợi, việc định danh quá trình theo SIPOC của bạn cần theo những bước cơ bản được liệt kê
ở trên. Có một vài lỗi thông thường mà người ta hay mắc khi định danh một quá trình. Sau đây là
cách tránh…
Xác định quá trình bằng SIPOC
Tên quá trình mô tả bạn “làm
việc” như thế nào; không hơn,
không kém.
Tên quá trình không nên nêu
các yêu cầu thực hiện hoặc các
mục tiêu cải tiến
Đầu ra cần chỉ ra cụ thể những
gì mà quá trình chuyển giao,
không phải là những gì quá
trình đạt được
Các Đầu vào nên chỉ ra cụ thể
những gì “khởi động” quá
trình và những gì “được xử lý”
bởi quá trình
Cách làm đúng
Sử dụng định dạng: (Động tư
+ Danh từ), vd : « Tuyển
nhân sự » hoặc « Làm các báo
cáo ».
Dùng bản tuyên bố Mục Đích
của quá trình để xác định tại
sao quá trình tồn tại. Điều này
sẽ giúp chúng ta nhận biết các
mục tiêu cải tiến và các chỉ số
đo lường hoạt động.
Các đầu ra là những “thứ”.
Chúng có thể đúng, hoặc có
lỗi. Chúng có thể đáp ứng các
nhu cầu của khách hàng hoặc
không.
Các đầu ra là những “thứ”
được cung cấp bởi các nhà
cung ứng cho quá trình
Lỗi thông thường
Thường dùng tên ở thể bị động
Vd : “Nhân viên được tuyển"
hoặc “Báo cáo được làm”
Tên quá trình xác định những
gì mà quá trình cố gắng đạt
được, vd: “Tuyển nhân viên
nhanh chóng”, hoặc “Cải tiến
báo cáo kịp thời”…
Đây là những mục tiêu cải
tiến, không phải tên quá trình.
Các đầu ra là các kết quả thật
sự, vd: “Các khách hàng được
thỏa mãn”, hoặc “Báo cáo
đúng hẹn”.
Nhân viên và các nguồn lực
khác cũng được xem như đầu
vào. Chúng không khởi động
quá trình và cũng không bị quá
trình “xử lý”. Các chính sách
và luật lệ cũng là các đầu vào.
Chúng hướng dẫn quá trình
nhưng không bị quá trình “chế
biến”
Xác định quá trình bằng SIPOC

Mẫu SIPOC
Quá trình
Mục đích
Chủ quá trình
Nhà cung cấp Đầu vào Các bước Đầu ra Các khách hàng

Các giới hạn

Điểm bắt đầu Điểm kết thúc

Xác định quá trình bằng SIPOC

Bao gồm (Includes) Loại trừ (Excludes)