Professional Documents
Culture Documents
Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các qui trình cơ bản
của công ty, từ tài chính đến sản xuất với mục tiêu tích hợp thông tin của tất
cả các phòng ban trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nối phức
tạp, “đắt đỏ” giữa các hệ thống máy tính riêng lẻ không “khớp” với nhau.
Phần mềm Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp hay gọi là
ERP, thế nhưng nó không làm theo đúng thứ tự của những từ này. Chúng ta
hãy quên đi phần hoạch định – vì nó thật sự không hoạch định nhiều đến
như vậy và đừng nhắc đến nguồn tài nguyên. Nhưng hãy luôn nhớ đến phần
“doanh nghiệp”. Nó chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích
hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một
hệ thống máy tính duy nhất có thể phục vụ các nhu cầu khác nhau của từng
phòng ban.
Quả thật hết sức kho khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy
nhất để phục vụ các nhu cầu khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính
cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho. Mỗi phòng ban hầu như
đều có riêng một hệ thống máy tính để điều hành công việc của mình.
Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương
trình phần mềm tích hợp, vận hành các cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể
dễ dàng chia xẻ và tiếp cận thông tin với nhau. Giải pháp tích hợp này sẽ
mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách hợp
lý.
Chẳng hạn, về khâu Nhận đơn hàng. Thông thường, khi một khách hàng nào
đó đặt hàng, đơn hàng đó thường đi theo một lộ trình dài trên mặt giấy tờ.
Nào là nhận thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính
khác nhau của từng bộ phận lòng vòng trong công ty. Cách làm đó thường
gây ra trễ hẹn giao hàng cho khách và thiệt hại nhiều đến đơn hàng. Vì bạn
có thể hiểu rằng không một ai trong công ty có thể biết rõ tình trạng của đơn
hàng vào thời điểm quy định như thế nào? Bởi vì chẳng có cách nào cho bộ
phận Tài chính, chẳng hạn, cập nhật vào hệ thống máy tính của bộ phận Kho
để xem mặt hàng đó đã gửi hay chưa. “Anh phải gọi cho Kho hỏi thử
xem!”– là một điệp khúc kêu ca quen thuộc từ phía khách hàng.
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự,
Sản xuất và Kho. ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm
hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng
với các hệ thống riêng lẻ cũ. Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần
mềm riêng của họ ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân
viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào phần mềm của Kho để xem đơn
hàng đã xuất chưa. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP linh động
trong việc cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu, ngoại trừ việc mua toàn bộ.
Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý Nhân sự
và các chức năng còn lại sẽ mua sau.
2. Các Chức năng Liên quan đến Hoạt động Kinh doanh
Nhìn chung, các phần mềm ERP thiết kế sẵn của nước ngoài sẽ có
nhiều chức năng hơn, còn các phần mềm trong nước có ít chức năng hơn
hẳn, và các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng có ít chức năng nhất. Cũng
nên lưu ý rằng các chức năng có thể rất nhiều và chúng tôi chỉ trình bày khái
quát những chức năng quan trọng khi đánh giá phần mềm kế toán/ERP.
Ngoài ra, một điểm cần lưu ý là các phần mềm thường không mạnh ở
tất cả các chức năng nhưng nổi bật bằng cách mạnh hơn các phần mềm khác
ở một số chức năng nhất định. Chẳng hạn như SunSystems rất nổi tiếng về
phân hệ kế toán với đặc tính truy suất nguồn gốc trong khi MS Solomon IV
lại chuyên môn hoá về quản lý sản xuất và hàng tồn kho.
Có khả năng thích ứng với quy trình kinh doanh cao,tích hợp nhiều phân
hệ .Chức năng kế toán và phân tích tài chính là 1 chức năng quan trọng. Đây
là 1 sổ cái tính toán các khoản tiền từ lương,ngân sách,lợi nhuận đến các
khoản nợ phải trả,danh sách nguyên vật liệu và tình hình sản xuất.Ngoài ra
ERP còn có thể quản lí sản xuất,quản lí kinh doanh,nhân sự,bán hang và
phân phối.
3. Đánh giá Công tác Triển khai và Kỹ thuật tại Việt Nam
3.1 Thời gian và sự Dễ dàng trong Triển khai
Người mua cần xem xét phần mềm có thể được cài đặt một cách nhanh
chóng và dễ dàng như thế nào.
Mặc dù hầu hết các phần mềm ERP có thể sử dụng ngay sau khi cài đặt,
việc đầu tiên là nhân viên của công ty cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin
là phải thiết lập cấu hình để phần mềm có thể hoạt động tốt cùng với các quy
trình hoạt động kinh doanh và hệ thống công nghệ thông tin có sẵn của công
ty.
Các phần mềm ERP trong nước thường cần 1-2 tuần để triển khai,
khoảng thời gian này không bao gồm thời gian chuẩn bị tài liệu hướng dẫn
sử dụng theo nhu cầu riêng của người sử dụng. Các phần mềm ERP cấp
trung của nước ngoài thường phức tạp hơn nên cần thời gian lâu hơn để triển
khai. Các đơn vị cung cấp dịch vụ/nhà phân phối thường thông báo cần
khoảng 3-4 tháng để triển khai nhưng chính các nhà cung cấp phần mềm thì
cho rằng chỉ cần từ 2-8 tuần.
Các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng có thể cần nhiều tháng hoặc
nhiều năm để viết hoàn chỉnh và thường dễ bị chậm trễ ngoài dự kiến và
tăng chi phí viết phần mềm. Hơn nữa, phần lớn các dự án phát triển phần
mềm thiết kế theo đơn đặt hàng bị thất bại và không thể sử dụng được để lại
hậu quả là đã sử dụng thời gian và tiền bạc một cách phí phạm.
3.2 Tương hợp với Phần cứng
Hiện tại Người sử dụng cần xem xét liệu phần cứng hiện tại có khả năng
hỗ trợ hệ thống ERP được chọn hay không. Một số công ty không có máy
chủ hoặc mạng nội bộ đáp ứng yêu cầu tiên quyết của các phần mềm chạy
trên hệ thống mạng khách/chủ. Một máy chủ cấp trung thường trị giá từ
3.000 đến 6.000 đôla Mỹ và chi phí để thiết lập một hệ thống mạng thường
là khoảng 200 đến 300 đôla Mỹ cho một người sử dụng trong hệ thống.
Một vấn đề liên quan quan tâm là máy khách có chạy được trên web hay
không (nghĩa là có thể sử dụng một trình duyệt web chẵng hạn như Internet
Explorer của Microsoft để chạy các phần mềm trên máy khách) hoặc liệu
mỗi một máy khách phải được cài đặt một phần mềm riêng (điều này làm
cho việc quản lý khó khăn hơn). Máy khách chạy trên web có cả thuận lợi
lẫn bất lợi. Thuận lợi là dễ triển khai và cập nhật hơn do không cần phải tác
động đến các phần mềm cài đặt trên các máy khách. Bất lợi là cơ sở hạ tầng
truyền thông ở một số tỉnh ở Việt Nam không tốt và có thể tốn nhiều thời
gian hơn dự kiến để vận hành hệ thống và đôi khi thất bại diễn ra.
II.MRP
1. Định nghĩa
Quản lý tài chính là việc sử dụng các thông tin phản ánh chính xác tình
trạng tài chính của một doanh nghiệp để phân tích điểm mạnh điểm yếu của
nó và lập các kế hoạch kinh doanh.
Việc quản lý tài chính bao gồm việc lập các kế hoạch tài chính dài hạn và
ngắn hạn, đồng thời quản lý có hiệu quả vốn hoạt động thực của công ty.
Đây là công việc rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nó
ảnh hưởng đến cách thức và phương thức mà nhà quản lý thu hút vốn đầu tư
để thành lập, duy trì và mở rộng công việc kinh doanh. Lập kế hoạch tài
chính sẽ cho phép qụyết định lượng nguyên liệu thô doanh nghiệp có thể
mua, sản phẩm công ty có thể sản xuất và khả năng công ty có thể tiếp thị,
quảng cáo để bán sản phẩm ra thị trường. Khi có kế hoạch tài chính, bạn
cũng có thể xác được nguồn nhân lực doanh nghiệp cần.
“Việc quản lý tài chính không có hiệu quả là nguyên nhân lớn nhất dẫn
đến sự thất bại của các công ty, không kể công ty vừa và nhỏ hay các tập
đoàn công ty lớn.”
Lập kế hoạch tài chính gồm lập kế hoạch trong ngắn hạn và lập kế hoạch
trong dài hạn. Kế hoạch tài chính ngắn hạn là việc lập kế hoạch về lợi nhuận
và ngân quỹ công ty trong khi kế hoạch dài hạn thường mang tính chiến lược
và liên quan đến việc lập các mục tiêu tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận
trong vòng từ 3 đến 5 năm.
1.2Lập kế hoạch tài chính dài hạn hay kế hoạch tài chính chiến lược.
Các doanh nghiệp thường sử dụng báo cáo thu nhập chiếu lệ cho
khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm. Vấn đề khó khăn đặt ra là làm sao có
thể dự đoán hết được những biến động sẽ xảy ra với doanh nghiệp
trong vòng mấy năm sắp tới.
“Nếu công ty không có đủ vốn để tài trợ cho chương trình mở rộng công
việc kinh doanh thông qua tăng tồn kho, đổi mới trang thiết bị và tài sản cố
định và tăng chi phí điều hành công ty thì sự phát triển của công ty sẽ bị
chậm lại hoặc dừng lại hẳn do công ty không thanh toán được các khoản nợ
đến hạn.”
Để tránh tình trạng này, nhà quản trị phải tích cực lập kế hoạch tài chính
để kiểm soát được tốc độ tăng trưởng. Muốn thế bạn phải xác định được
chính xác các nhu cầu của doanh nghiệp trong tương lai bằng cách sử dụng
báo cáo thu nhập chiếu lệ trong vòng từ 3 đến 5 năm.
Trong trường hợp lợi nhuận làm ra không đủ để đáp ứng nhu cầu tăng
trưởng dự báo của công ty, người quản trị phải bố trí vay nợ bên ngoài hoặc
giảm tốc độ tăng trưởng để mức lợi nhuận làm ra có thể theo kịp nhu cầu
tăng trưởng và mở rộng. Do việc thu hút vốn đầu tư và vay nợ mất rất nhiều
thời gian nên đòi hỏi nhà quản trị phải dự báo chính xác và kịp thời để tránh
tình trạng gián đoạn công việc kinh doanh.
Vốn sử dụng thực của công ty là chênh lệch giữa tài sản hiện có của công
ty và các khoản nợ phải trả, thường được gọi là vốn lưu chuyển trong công
ty. Các nhà quản trị phải luôn chú ý đến những thay đổi trong vốn lưu
chuyển, nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi và ảnh hưởng của sự thay đổi đó
đối với tình hình hoạt động của công ty. Khi quản lý nguồn vốn lưu chuyển
trong công ty
2.Các chức năng cơ bản
Tài nguyên chính của doanh nghiệp: Tiền. Phân hệ này giúp lãnh đạo có
cái nhìn tổng thể về các họat động của doanh nghiệp thông qua các chỉ số tài
chính, lập ngân sách. Trên cơ sở các thông tin về tình hình thực hiện ngân
sách, thông tin về nguồn tài chính (số dư, công nợ,..), có các quyết định
chính xác, kịp thời. Đây là phân hệ cốt lõi của hệ thống quản lý Rinpoche
Vậy chức năng chính của MRP gồm toàn bộ việc quản lí toàn bộ hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp.Từ việc xây dựng ngân sách của công
ty ,quản lí dự án và việc thực hiện ngân sách đó.Đến việc thực hiện thu
chi,các khoản nợ và thành lập các bản báo cáo tầi chính định kì.