GIANG VIEN KHOA KE TOAN - Pe TOAN TRUONG DAI HOC KINH TE TP. HO CHi MINH gece. f Y SOO EK 081.0 014.0 061.0 031.0 611-0 021.0 014.0 061.0 SER NL AMIN Tear ADEs PIC Tc CON EXCL LAIR re 033.0 O0713.0 063.0 033,0 013.0 033.0 013,0 063.0 03 034.0 0140 064.0 084.0 014.0 034.0 0140 064.0 08 EAC NOLIN OMMNCT KONG IO OL CIO CICT SEN SSO CECH OMMETcKea Lic, La (S0 enc RU STONGUYEN THE HUNG Giang vién KHOA KE TOAN KIEM TOAN TRUGNG DAI HOC KINH TE TP. H6 CHi MINH HE THONG THONG TIN KE TOAN O Ly thuyét 0 Baitap Ne eas NHA XUAT BAN THONG KE Nam 2006LOI NOI BAU Trong béi canh nén kinh té thi trudng tai nude ta hién nay, ké todn cung cap cdc théng tin quan trong cho Nha nude dé diéu hanh wi mé nén kink té. Cac doanh nghiép cing stt dung ké loan nhu la céng cy quan trong dé quan ly von, tai san va diéu hanh hoat déng cia doanh nghiép. Ké todn la mét nganh hoc khéng thé thi8u trong cdc truéng giang day vé kinh té. Mén hoc Hé théng théng tin ké todn duge giang day cho sinh vién chuyén nganh ké toan kiém todn. Do tinh mdi va ban chat cla mén hoc ma phan nhiéu sinh vién cm thay Ing tung khi tiép can vdi mon hoc. Mat khde, tai ligu nghién cutu hién nay chi cé sdch "Hé théng théng tin ké todn" clia Tap thé tac gid BO mén Hé théng Théng tin Ké todn, Khoa Ké todn Kiém todn Truéng, Dai hoc Kinh té TP. Hé Chi Minh duge viét bang tiéng Viét, con lai déu cia cdc tac gid nude ngoai nén gay khéng it khé khan cho ngudi nghién cdu. Trude nhu céu thye té dé cla sinh vién, cong véi sy khuyén khich cfia cdc déng nghiép, chung toi manh dan mang dén cho ban doc tap sdch "Hé théng thong tin ké ton — Ly thuyét - Bai tap — Bai gidi" vdi mong muén gitip ich cho cdc ban trong qua trinh hoc tap, nghién ctu vé Hé théng théng tin ké toan. Du d& cé gang thyc hién mst cach khoa hoc va thyc sy nghiém tuc, nhung vdi cdc han ché cia chiing téi, chac chan tai ligu nay van béc 6 nhiing khuyét diém, chung tdi chAan thanh cam on caéc déng gép cia quy vi dé nhiing [an phat trién sau dude hoan thién han. Moi gép ¥, thac mac, trao déi lién quan dén tai ligu nay, xin vui long gdi vé dia chi E.mail : hungktkt @ueh.edu.vn. Tran treng cam Gn. NGUYEN THE HUNGMUC LUC 22. Trang ~ Lai ndi dau 3 — Muc luc 5 Chuong 1: TONG QUAN VE HE THONG THONG TIN KE TOAN 9 1. CAC KHAI NIEM Vi H& THONG 9 a) Dinh nghia 9 b) Hé théng cha va hé thdng con 10 c) Butng bién gidi va noi giao tiép 1 d) Ph&n loai hé théng 11 2. Hi THONG THONG TIN 12 a) Cau trac kiém sodt quan ly 12 b) Luéng théng tin 18 3. HE THONG THONG TIN Kf TOAN 14 a) Ban chat 14 b) Phan loai hé théng théng tin ké to4n 21 ce) Cae chu trinh xi ly nghiép vu ké todn {cdc hé théng con) d) Hé théng ké todn trach nhiém 23 4. TONG QUAN VE PHAT TRIEN HE THONG THONG TIN KE TOAN 27 a) Muc tiéu phat trién hé théng théng tin ké todn 27 b) C4e phuong phdép phat trién hé théng 27 c) Cée céng cu ky thuat 28 Bai tap 6 lei gidi 39 Bai tap tu lam 52 Chuong 2: CO S6 DU LIEU 58 1. KHAI NIEM VE CO sé DU LIEU 58 a) Dinh nghia 58b) Cac khai niém 59 2. CAC MO HINH CO 86 DU LIBU (Database Modeling) 61 a) Mut quan niém / Y niém (Conceptual level) 63 b) Mute ludn ly (Logical level) vis c) Mite vat ly (Physical level) 82 “3. HE QUAN TRI CO 86 DU LIRU (Database Management Systems) 90 a) Dinh nghia 90 b) Kha nang cua hé quan tri co sé div liéu 90 c) Lap trinh va khéng lap trinh (Programming and nonprogrammable database systems) 97 d) Céc van dé khée vé co sé dit lidu 98 Bai tap co loi gidi 110 Bai tap tu lam 117 Chuong 3: CAC CHU TRINH KE TOAN 122 1, CHU TRINH DOANH THU 122 a) Ching tir 122 b) Sé 126 c) Bao céo 127 d) Xt ly nghiép vu 134 2. CHU TRINH CHI PH 147 a) Ching tt 148 b) Sé - 150 c) Bde c4o 151 d) Xtt ly nghiép vu 154 3. CHU TRINH CHUYEN BOI 162 a) Hé théng hang tén kho 162 b) Hé théng ké toa4n chi phi 168 c) Hé théng luong 170 4. CHU TRINH TAI CHINH 170 a) Hé thong ghi nhat ky 170 b) Hé théng Tai San Cé Dinh (TSCD) 172Bai tap co loi gidi 175 Bai tdp tu lam 181 Chuang 4: KIEM SOAT NO! BO TRONG HE THONG THONG TIN KE TOAN 189 . CAU TRUC KIMM SOAT NOI BO 189 a) Mue dich etia cde dang kiém sodt néi bd 190 b) Thanh phén eda ha thong kiém sodt ndi bd (theo COSO) 192 c) Phan biét hé théng thé céng va hé thong xt ly bing may tinh 193 . KIEM SOAT HE THONG 194 a) Kiém soat toan bé — kiém sodt chung 196 b) Kiém sodt tmg dung 201 SU AN TOAN VA TRUNG THUC CUA DU LIEU 210 a) Su an toan cia dif ligu trong hé théng thong tin ké todn trén nén may tinh 210 b) Céng nghé cao trong su an toan cua dif liéu 215 c) Dénh gid su an toan vA trung thue cla di ligu 216 Bai tap 6 lei gidi 219 Bai tap tu lam 234 Chuong §: PHAN TICH VA THIET KE HE THONG THONG TIN KE TOAN 250 1. PHAN TICH HE THONG THONG TIN KE TOAN 250 a) Nguyén nhan 250 b) Mue dich 251 c) Nhiém vu 252 d) Phuong phép 255 e) Céng cu 257 f) Thanh phan 259 g) Két qua 261 2. THIBT Ki HE THONG 261 A. Tam quan trong cia thiét ké hé théng 262B. Thiét ké so bd 1. Trinh bay pham vi hé thong 2. Céde yéu cdu cia hé thong 3. Yéu cdu vé tai nguyén 4. Bao cdo cho lanh dao doanh nghiép C. Dac ta chi tiét 1, Xée dinh cdc yéu cau 2. Lua chon trang thiét bi 3. Xde dinh chi tiét cfc phan mém ung dung 4. Bao cdo cho lanh dao doanh nghiép D. Kiém todn vién va qué trinh thiét ké hé thong 1, Xem xét - dnh gid cde dic tA chi tiét 2, Cée module kiém todn Bai tp cé lei gidi Bai tép tu lam Chuong 6: THUG HIEN VA VAN HANH HE THONG THONG TIN KE TOAN 1. THUC HIERN Hf THONG a) Tao lap hé thing b) Hudn luyén c) Chuyén déi hé thong 2, VAN HANH HE THONG a) Muc tiéu b) Kiém soat Bai tap cé loi gidi Bai tap tu lam - Tai ligu tham khao 262 263 263 267 272 272 273 279 282 286 286 287 289 295 305 315 315 315 320 321° 325 325 326 329 333 334Chuong 1 : TONG QUAN VE HE THONG THONG TIN KE TOAN 1. CAC KHAINIEM VE HE THONG a) Dinh nghia C6 nhiéu dinh nghia khéc nhau vé hé théng tiy vao muc tiéu va cdch nhin cia ngudi phdt biéu. Dinh nghia sau day dude 4p dung cho hau hét cdc hé théng : “Hé thong 1a mét tap hop cdc thanh phan két hdp v6i nhau v cing nhau hoat déng dé dat duge cdc muc ti€u da dinh trudéc”. Vi du : e Hé théng khuyéch dai 4m thanh Hé théng nay gdm loa, b6 khuyéch dai (amplifier), micro... nhan dau vao Ja 4m thanh nhé va muc tiéu cla hé théng a Jam khuy&ch dai 4m thanh dé 6 d4u ra. « Hé thong giao thong Gém dudng s4, cau, cng, xe, tau... muc tiéu cha hé théng 1a van chuyén con ngudi, hang héa... tir ndi nay dén noi khdc. © Hé thdng théng tin ké toénGém con ngudi va cdc chinh sdch, cdc thi tuc, gui dinh.., vé ké todn, tai chinh va muc tiéu cha hé théng 18 cung cdp cdc théng tin cho ngwéi six dung Dau vao (inputs) Su ly Dau ra (process) (outputs) Hé théng nhan cdc dif liéu ddu vaio, xt ly theo cdc phuong thifc da dinh va cho cdc thing tin ddu ra nh dude mé ta bing so dé trén. b) Hé théng cha va hé théng con Hé théng cé thé tén tai theo nhiéu cp d6 khdc nhau. Mot hé théng co thé 14 mét thanh phdn trong mét hé théng khdc va dude goi la hé théng con. Mét hé théng con cing cé day dil cdc tinh chat cia mét hé thong Vidu : ¢ Hé théng giao thong c6 céc hé thong con la hé théng giao thong dudng thay, hé thdng giao thong dudng hang khéng, hé théng giao théng dudng bd... e Hé théng thong tin ké todn c6 hé théng ké todn tai chinh va hé théng ké todn quan tri 1A cdc hé théng con. Cac hé théng con cé phudng thitc hoat déng khéc nhau, tham chi muc tiéu citng cé thé khéc nhau nhung déu van déng dé dat dude muc tiéu chung cia hé théng cha. 10c) qd) Dung bién gidi va noi giao tiép e Dung bien gidi tén tai gitta cdc hé théng dé phan dinh pham vi giita ching. Trong m6t sé hé thong, dudng bién gidi giita chiing 1A cu thé, dé xdc dinh, nhung trong cAc hé thong quan ly kinh té, dudng bién gidi thudng kh6 xdc dinh va thudng bién déng. Cc hé théng trao d6i véi nhau tai nai giao ti€p. Trong cdc hé théng thang tin ké todn, ni giao tiép thudng 1a cdc chiing ti. Phin loai hé théng Mac di hé théng c6 nhiéu dang khdc nhau nhung ching déu c6 thé chia thanh 4 kiéu hé thong sau: « Hé théng déng : hé théng déng khéng cd twong tdc vi m6i trudng (tic 14 cdc hé thOng quanh né). HE thong lién két dong : nhitng hé thong cé tuong tdc vdi mdi truéng thong qua cdc giao thitc da dinh truéc va kiém sodt dude (tinh lién két). Tuy nhién, khi hé théng dang van hanh thi m6i mudng khéng khéng thé can thiép vao su van hanh cia hé théng (tinh déng). Hé théng lién két dong phan héi : cdc hé théng thudng c6 théng tin dau ra 1A két 1qua st dung hoc IA dif liéu ddu vao cho mot hé théng xi ly ké tiép (din ta & sa dé bén trén). Hé thong lién két déng phan hdi cé thong tin ddu ra con cd thé téc dong trd lai déi vdi céc dif \igu ddu vao khéng hop 1é. ¢ Hé théng mé 1a nhifng hé théng ma tuong tic vi méi truding khéng biét trudée médt cAch day di va khong kiém sodt dudc hét. Cac kiéu hé thong trén cé thé két hop vdi nhau, nghia 1a vai hé théng con cha hé théng cé thé 1a hé thong lién két dong, m6t s6 khéc 1a hé thong lién két dong phan béi hodc hé théng mé. 2. HE THONG THONG TIN Hé théng théng tin trong doanh nghiép 1a mét loat céc thi me ma khi thuc hién s@ cung c&p théng tin cho viée ra quyét dinh va kiém soft. Mot doanh nghiép c4n rat nhiéu théng tin thudc c4c loai khdc nhau. , a) Cu tric kiém soat quan ly Cau tnic kiém soat quan ly cé dang hinh thép va bao g6m ba c4p cé vai trd vA nhiém vu nhu sau : ¢ Kiém sodt chién ludc bao gém cdc nha quan ly c&ip cao nhu téng gidm déc, gidm d6c, hi déng quan tri. Cap quan ly nay thudng chiu trach nhiém vé muc tiéu cha doanh nghiép, c4c chinh séch hoat d6ng, 12chi€n luge kinh doanh... Cap kiém soat chién lude sé thutng gidi quyét cdc van dé phi cu tréc nhu quyét dinh mét dong sén phdm mdi, lua chon cdc thi trfdng mdi... » Kiém sodt quan tri thudng 14 truGng cdc phong, ban nhy tudng phong tai vu, trudng phong nhan su, trugng ban nghién citu va phat trién.. G cip nay, cdc nha quan 1¥ thu@ng qudn tri cdc van dé bin céu tric, tong mét pham vi duge dinh trudc béi c&p trén. ¢ Kiém sodt hoat dong bao gém cdc nha quan ly cd4c hoat déng nghiép vu trong doanh nghiép nhu quan déc phan xudng, truGng b6 phan ban hang... Ho kiém soat hoat déng cla nhan vién, cng nhan dé hoan thanh cdc muec tiéu da dugc giao bét cép kiém sodt quan tri. V4n dé ho can . gidi quyét la nhiing v4n dé cd cAu tre. b) Luéng théng tin C4u tric quan 1¥ doanh nghiép n6i trén hinh thanh hai luéng thong tin : © Luéng thong tin ti wén xuéng (Top - Down) 1a tY cdp cao xudng cho cdc cdp quan ly bén duéi, thé hién dudi cdc hinh thife nhv lénh, chi thi, ke hoach... 13© Ludng thong tin tir duéi lén (Bottom — Up) thudng 18 céc bdo cdo mifc dé hoan thanh, béo c4o téng két doanh thu, bdo cdo ti€n d6 thi cong... gitip cho viée d4nh gid hiéu qua thuc hién va mifc d6 tuan thi cha cdc c&p dudi déi vdi luéng thong tin ti’ trén xudng trong doanh nghiép. 3. Hi THONG THONG TIN KE TOAN a) Banchat Ty hoat déng, sin xuat, kinh doanh cia doanh nghiép, hang ngay c6 c4c nghiép. vy kinh t& phat sinh. Céc nghiép vu nay dudc hé thong thong tin ké todn phan tich, ghi chép va hwu tri? cdc ghi chép nay (ching ti, sd, thé, bang..). Khi ngudi sit dung c6 yéu cau, hé thong thong tin ké todn sé ti cdc ghi chép da hm trit ma phan tich, téng hdp va lap cdc bdo cdo thich hgp cung c4p cho ngudi sit dung théng tin. Quyét dinh kinh t€ Hoat dong sdn xudt kinh doanh Neghiép vu kinh & Nguéi sit dung Phan tich Ghi chép Luu wit Phan tich Téng hop Lap bdo cdo 14Ké todn 1a m6t b6 phan cau thanh quan trong cia hé céng cu quan ly kinh té tai chanh, c6 vai trd quan ly, diéu hanh va kiém so4t cdc hoat d6ng kinh 1& ti chinh trong doanh nghiép, cé vai trd cung cp thong tin dé thc hién muc tiéu quan tri doanh nghiép nhim dat dugc hiéu qua cao nhat. Ké todn cé vai tré cung c4p théng tin phuc vu cho yéu cau quan tri doanh nghiép va yéu cdu quan ly kinh té cia nha nuéc. Muc tiéu cia ké todn JA Jap ra cdc bdo céo tai chinh - phuong tién truyén dat thong tin ké todn tai chinh, trinh bay két qua kinh doanh va tinh hinh tai chinh cia doanh nghiép cho nhifng ngudi quan tam dén nd, dude lap theo dinh ky va theo quy dinh bat buéc, gdm cdc bdo co sau: — Bang can déi ké toan. — Két qua hoat déng kinh doanh. ~ Bao cdo hu chuyén tién té. — Thuyét minh bdo cdo tai chinh. Cc thong tin do ké todn cung cap cdn thiét véi nhu cdu cia nhiéu d6i tugng sit dung trong viéc ra quyét dinh. Nhiing ngudi ra quyét dinh, di trong ndi b6 hay 3 bén ngoai doanh nghiép, déu muén ra cdc quyét dinh cé nhiéu kh4 nang nhat dé hoan thanh céc muc tiéu cia ho bing cach sit dung théng tin ké todn. Ngudi sty dung thong tin ké todn cé thé chia thanh 3 nhém: - Ngu&i quan l¥ doanh nghiép : stt dung thong tin ké todn dé lap cdc muc tiéu cho doanh nghiép, dénh gid qua 15trinh thyc hién muc tiéu d6 va dé ra cic quyét dinh diéu chinh hoat d6éng cia doanh nghiép sao cho dat hiéu qua cao nhat Bén canh nhu cau vé théng tin ké to4n tai chanh, dude ké to4n gidi tinh bing ce chi tiéu trinh bay trén cAc bdo cdo tai chénh, ngudi quan ly con cdn cdc thong tin cu thé, chi tiét dude cung cap ti ké ton quan tri - Ngudi cé Idi ich tryc ti€p tit hoat déng cla doanh nghiép : g6m cac chi sé hifu va cdc chi nd cia doanh nghiép. C4c chi sé hifu quan tam dén hiéu qua hoat déng cia doanh nghiép dé quyét dinh viéc dav tu, phan chia Idi nhudn va ddnh gid ngudi quan ly doanh nghiép. Cac chi ng cdn biét kha nang tai chanh ca doanh nghiép dé quyét dinh viéc cho vay, cung cap vat tu hang hoa. Ngoai ra, cdc chi sé hitu va cdc chi nd trong tudng lai cfing la nhitng ngudi cdn thong tin tai chanh vé doanh- nghiép dé quyét dinh ddu tu von vao doanh nghiép - déi véi chi sd hifu tudng lai, hoc cung c4p vén cho doanh nghiép - déi véi chi ng twang lai. - Ngu@i cé Idi ich gidn tiép tY hoat déng cla doanh nghiép : gdm cd quan thué, cd quan chife nang cia nha nuéc va d6i tugng sit dung khac. Co quan thué dua vao sé ligu k€ to4n cha doanh nghiép dé tinh thud. 16Co quan chife nang ctla nha nude can cdc sf liéu ké& todn 4€ t6ng hgp cho nganh, cho nén kinh té va wén co sé d6 hoach dinh c4c chinh séch kinh té. Nhu cau vé thong tin cila cdc d6i tugng sit dung bén ngoai doanh nghiép dugc théa man bang cdc bdo c4o cla ké todn tai chanh Yéu cdu d6i vi ké todn Phan Anh day 40 nghiép vu kinh té, tai chinh phat sinh vao chifng ti ké& todn, sé ké todn va bdo cdo tai chinh. Phan 4nh kip thoi théng tin ding thdi gian qui dinh thdng tin, s0 liéu ké todn. Phan dnh r6 rang, dé hiéu va chinh x4c thong tin, sé liéu ké todn. Phan 4nh trung thyc hién trang, ban cht sy viéc, ndi dung va gid tri cha nghiép vu kinh té tai chfnh. Théng tin, sé liéu ké todn phai dude phan Anh lién tuc t® khi phét sinh dén khi két thtic hoat déng kinh té — tai chinh tY khi thanh lap dén khi chdm ditt hoat dong cia don vi ké todn, sO liéu k& todn phan Anh ky nay phai ké tiép theo sé liéu ké ton cia ky truéc. Phan loai, sip x€p thong tin s6 liéu ké todn theo trinh ty, c6 hé théng va cé thé so sdnh dude. C&c phugng phap cia ké todn Phuong phap ké todn 18 cdch thitc va thd tuc cu thé dé thuc hién ting ndi dung cong viéc ké todn, 17Chiing tit ké todn Phuong phép ching minh nghiép vu kinh té phat sinh va hoan thanh. Chitng ti ké todn 1a nhitng gidy t8 va vat mang tin (bang ti, dia ti, cAc loai thé thanh todn d6i vdi chitng tit dién ti) phdn 4nh nghiép vu kinh té, tai chinh phat sinh va di hoan thanh, lam can cif ghi s6 ké todn. Lap chiing ti a céng viéc dau tién cla ké toan : phan Anh cdc nghiép vu kinh té phat sinh va hoan thanh vao cdc ban chitng wy theo mu qui dinh, theo théi gian va dia diém phat sinh cha cdc nghiép vu, cé su x4c nhan cha nhifng ngu@i lién quan. Chiing ti ké todn 1a co sé dé ghi sé ké todn, gitip cho ké ton phan 4nh kip thoi, ddy dé va chinh x4c moi hoat d6ng cia doanh nghiép. Kiém ké tai san Phuong php x4c dinh s6 thyc cé cia tai sin tai mot thai diém. Kiém ké tai sdn 1A viéc cin - dong - do - dém sé lugng, x4c nhan va ddnh gid chat lugng, gid tri cla tai san - nguén hinh thanh tai sdn hién cé tai thdi diém kiém ké dé kiém tra - d6i chi€u vdi sé liéu trong s6 ké toan. Kiém ké nhaim phat hién cdc khodn chénh léch gitta s6 thc té va sO wrén sé ké toan, dé 6 bién phap xi ly kip thi trach nhiém vat chat cba ngwdi quan ly va stf dung tai san. 18