Bài 2

BẢNG TÍNH VÀ MICROSOFT EXCEL

 TÓM TẮT BÀI TRƢỚC

 Khái quát về ICDL

 Phần mềm soạn thảo văn bản
 Microsoft Word 2007
 Các tính năng mới của Microsoft Word 2007

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 2

 NỘI DUNG BÀI HỌC HÔM NAY

 Khái niệm bảng tính

 Nhu cầu xử lý thông tin dạng bảng
 Mô tả bảng tính là gì và các ứng dụng của bảng tính
 Liệt kê các phần mềm bảng tính
 Khái niệm chung trong bảng tính: hàng, cột, ô
 Khái niệm về hằng số và biểu thức
 Giới thiệu về Microsoft Excel 2007
 Cách thức tổ chức thông tin trong Excel
 Mô tả địa chỉ của một ô trong excel
 Mô tả các cách thức tham chiếu đến một ô
 Liệt kê các loại định dạng số

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 3

 CÁCH THỨC TỔ CHỨC THÔNG TIN

 Thông tin sinh viên: Tên

 Thông tin điểm của sinh viên: Thể dục, Hát

 Cách 1:  Cách 2:
• Họ tên: Tom, Thể dục: 10,
Hát: 8 Tên Thể dục Hát

• Họ tên: Jerry, Thể dục: 8, Tom 10 8

Hát: 10 Jerry 8 10

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 4

 LƢU TRỮ VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN DẠNG BẢNG

 Bảng là một trong những cách thức lưu trữ /mô tả thông tin
thông dụng:
 Không bị lặp lại
 Dễ theo dõi
 Dễ tính toán

Tên Thể dục Hát TB

Tom 10 8 9

Jerry 8 10 9

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 5

 BẢNG TÍNH

 Bảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý thông tin
được trình bày dưới dạng bảng.
 Chức năng chính:
 Tính toán tự động dựa trên công thức cho người dùng nhập vào
 Biểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ
 Sắp xếp và sàng lọc dữ liệu
 Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 6

 ỨNG DỤNG CỦA BẢNG TÍNH

 Bảng tính được ứng dụng rất rộng rãi:

 Các công việc văn phòng, hành chính
 Các công việc kế toán
 Công việc quản lý
 Công việc phân tích và thiết kế
 …

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 7

 CÁC PHẦN MỀM BẢNG TÍNH THÔNG DỤNG

 Microsoft Excel
 Apple iWorks – Apple Numbers
 Open Office – Calc : phần mềm miễn phí
 Google docs : phần mềm trực tuyến
 …

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 8

 CÁC KHÁI NIỆM CHUNG TRONG BẢNG TÍNH

 Một trang bảng tính là một tập hợp các ô, các ô này được tạo
bởi các hàng và các cột
 Dữ liệu được chứa trong các ô
 Nội dung của ô:
 Hằng số: kiểu số, kiểu chữ, kiểu ngày tháng, …
 Kết quả của biểu thức tương ứng với ô đó: ô 1 + ô 2, …

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 9

 HẰNG SỐ VÀ BIỂU THỨC TRONG BẢNG TÍNH

 Hằng số là các giá trị cố định, không thay đổi

 Biểu thức:
 Hằng số
 Địa chỉ của một ô
 Các phép tính cơ bản: + / - / x /:
 Các phép so sánh: >, < , =
 Hàm số: MIN, MAX, SUM, …
 Các điều kiện
 Ví dụ: IF(SUM(A1:A6) > 100, “Nhiều hơn 100%",
SUM(A1:A6))

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 10

 MICROSOFT EXCEL 2007

 Là phần mềm bảng tính được phát triển bởi Microsoft, phiên
bản thứ 12
 Giống như các phần mềm khác trong bộ MS Office 2007,
Excel 2007 cung cấp giao diện mới, đem lại sự tiện lợi cho
người sử dụng
 Giảm kích cỡ tệp tin

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 11

 TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG EXCEL

 Thông tin trong excel được lưu thành 3 cấp:

 Workbook: Là một tệp tin excel. Một workbook có thể bao gồm
nhiều Worksheet.
 Worksheet: Là một bảng gồm các ô, được tạo thành bởi các
dòng và các cột
 Ô: Là đơn vị lưu thông tin nhỏ nhất trong excel. Một ô có thể
chứa số hoặc chữ
 Trong Excel 2007, một Worksheet chứa được 16,384 cột và
1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của phiên bản
cũ.
 Ví dụ: Bảng lương
 Worksheet: Tháng 1, …, Tháng 12
 Ô: Họ tên nhân viên, lương, …

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 12

 ĐỊA CHỈ Ô VÀ CÁCH THỨC THAM CHIẾU

 Ô trong một worksheet của excel được phân biệt dựa trên địa
chỉ cột và dòng
 Các cột trong excel được đánh số theo A, B, …
 Các dòng trong excel được đánh số từ 0, 1, …
 Ví dụ: A13 là địa chỉ của ô tạo bởi cột A và dòng 13
 Địa chỉ ô: <Địa chỉ cột><Địa chỉ dòng>
 Địa chỉ dòng/cột tƣơng đối: <Tên dòng> /<Tên cột>
 Địa chỉ dòng/cột tuyệt đối: $<Tên dòng>/$<Tên cột>
 Ví dụ: A13, $A$13, A$13, $A13

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 13

 THAM CHIẾU TƢƠNG ĐỐI VÀ TUYỆT ĐỐI

 Trong Excel, nếu một công thức chưa tham chiếu tƣơng đối,
khi copy công thức đó sang các ô khác, Excel sẽ tự động
thay đổi ô tham chiếu tương ứng với ô copy.
 Ví dụ: C1 = A1 + B1. Khi copy ô C1 sang ô C2, Excel sẽ tự
động chuyển C2 = A2 + B2
 Tùy từng trường hợp mà người sử dụng sẽ quyết định dùng
tham chiếu tương đối hay tuyệt đối

Nhấn phím F4 để tự động chuyển đổi giữa các loại địa chỉ

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 14

 MIỀN CÁC Ô (RANGE)

 Là tập hợp các ô trong một hình chữ nhật được giới hạn
bởi 2 tham chiếu ô hoặc tập hợp các miền
 Cách viết:
 <Tham chiếu 1>: <Tham chiếu 2>
 <Tham chiếu 1> ..<Tham chiếu 2>
 <Miền 1>; <Miền 2>; …
 Ví dụ:
 C2: D8
 B2..B8; E2..E8
 Miền có thể được đặt tên

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 15

 CÁC LOẠI ĐỊNH DẠNG SỐ TRONG EXCEL

 General: là loại định dạng tổng quát, không yêu cầu cụ thể
 Number: số, ví dụ: 1234.10
 Currency: tiền tệ, ví dụ: $ 100
 Date: ngày tháng, ví dụ: 3/14/2010
 Time: thời gian, ví dụ: 13:30

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 16

 CÁC LOẠI ĐỊNH DẠNG SỐ TRONG EXCEL

 Percentage: phần trăm, ví dụ: 80%

 Fraction: phân số, ví dụ: 1/2
 Scientific: biểu diễn với số E, ví dụ: 5.00E-01
 Text: ký tự, ví dụ: abc
 Special: các loại ký tự đặc biệt như mã vùng, mã bưu điện
 Custom: do người dùng tự định dạng

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 17

 DEMO

 Các thành phần giao diện trên Excel

 Tạo/mở workbook
 Thêm/xóa/đổi tên worksheet
 Chỉnh sửa ô
 Các công thức đơn giản (chưa sử dụng hàm)
 Định dạng ô

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 18

 TỔNG KẾT BÀI HỌC

 Nhu cầu xử lý thông tin dạng bảng đã có từ lâu

 Tổ chức thông tin dưới dạng bảng là cách thức tổ chức khoa
học hơn so với chỉ lưu trữ dưới dạng ký tự
 Các phần mềm bảng tính hỗ trợ việc xử lý thông tin dạng
bảng
 Excel lưu thông tin theo 3 cấp: workbook, worksheet và ô
 Có 2 cách thức tham chiếu ô là: tham chiếu tương đối và
tham chiếu tuyệt đối

Slide 2 – Bảng tính và MS Excel 19