LOGO

TÌM HIỂU CÁC THỦ TỤC

ỨNG DỤNG ĐỐI VỚI CHU
TRÌNH DOANH THU
Công ty Cổ Phần Bibica

Nhóm 2 – kế toán 4
Bộ máy tổ chức
 Công tác tổ chức kế toán tại
công ty Bibica

1 Phương pháp kế toán áp dụng tại công ty

2 Tình hình tổ chức hệ thống sổ sách

3 Tình hình tổ chức bộ máy kế toán

 1 Phương pháp kế toán áp dụng tại công ty

 - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ

 - Phương pháp kế toán tài sản cố định:
 Nguyên tắc xác định giá trị tài sản cố định: Nguyên giá
 Phương pháp khấu hao: khấu hao theo đường thẳng
 - Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
 Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: giá gốc
 Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
thực tế đích danh
 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường
xuyên
 - Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ: đánh
giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo chi phí nguyên vật
liệu chính.
 2 Tình hình tổ chức hệ thống sổ sách

 Nhập số liệu hàng ngày

 In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
 Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán – các bảng phân bổ
hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra,
được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi
Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế
sẵn trên phần mềm kế toán.
 Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động
nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ Cái) và
các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
 Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực
hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính
 3 Tình hình tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán tổng hợp

Kế toán thanh toán

Kế toán công nợ và tiền gửi ngân hàng

Trưởng
Kế toán giá thành phòng kế
toán tài
Kế toán nguyên vật liệu
chính
Kế toán phụ liệu, công cụ dụng cụ

Kế toán kho và tài sản cố định

Thủ quỹ
 Đặc điểm phần mềm kế toán
đang sử dụng tại công ty
 Bibica đã ứng dụng thành công phần mềm ERP vào công
ty. Việc tiếp cận với giải pháp ERP của Oracle (do trung
tâm Dịch Vụ ERP – FPT tư vấn và triển khai), Bibica đã
ứng dụng đầy đủ các tính năng của bộ phần mềm bao
gồm: Quản Lý Tài Chính Kế Toán, Quản Lý Bán Hàng,
Quản Lý Mua Hàng, Quản Lý Kho, Quản Lý Sản Xuất.
 Đối với mảng sản xuất, phân hệ quản lý sản xuất của ERP
hỗ trợ Bibica tính chính xác giá thành từng nhóm sản
phẩm ngay trong quy trình sản xuất
 Bibica cũng sử dụng những danh mục tài khoản như
những công ty khác: Có hệ thống tài khoản chuẩn sắp xếp
các Tài khoản theo các số hiệu tài khoản do Bộ tài chính
quy định, đơn vị có thể mở thêm các tài khoản chi tiết đến
07 ký tự.
LOGO

Thực trạng về chu trình

doanh thu
Các hoạt động trong chu trình
doanh thu

1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng

2 Lập hoá đơn bán hàng

3 Quá trình thanh toán

4 Xuất kho và giao hàng

Yêu cầu về thông tin và quản lý trong chu trình
doanh thu
Các hoạt Bộ phận Thông tin cần thiết cho hoạt động
động quản lý quản lý
-Thông tin về hàng hóa cần bán (tên hàng, số lượng,
đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng).
- Thông tin về hàng tồn kho (tên hàng, số lượng, đơn
giá).
Phòng
1. Xử lý - Thông tin về khách hàng (tên, địa điểm, mã số
kinh thuế, số dư nợ phải thu, số tài khoản).
đặt
doanh - Thông tin về nợ phải thu (khách hàng, thời hạn
hàng
tổng hợp thanh toán, số dư nợ chi tiết theo từng khách hàng,
tuổi nợ).
- Tổng hợp tình hình đặt hàng hàng tháng theo từng
khách hàng.

2. Xuất - Thông tin về hàng hóa cần xuất (tên hàng, số

Bộ phận
kho và lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm
kho, giao giao hàng, người giao hàng).
giao
hàng - Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ)
hàng
Các hoạt Bộ phận Thông tin cần thiết cho hoạt động
động quản lý quản lý
- Thông tin về hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá,
tổng thành tiền).
3. Lập - Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời
hoá Phòng hạn thanh toán, phương thức thanh toán, số tài
khoản).
đơn, kế toán - Thông tin về nợ phải thu ( khách hàng, thời hạn thanh
theo dõi tài chính toán, số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng,
tuổi nợ).
nợ
- Tổng hợp theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi
số dư tổng hợp.

- Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời

hạn thanh toán, phương thức thanh toán).
- Thông tin vế nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh
Phòng toán, số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng,
4.Thu tuổi nợ).
kế toán
tiền - Thông tin về hóa đơn (số HĐ, ngày HĐ, tên hàng, số
tài chính lượng, giá mua tổng số tiền, khách hàng).
- Thông tin về phương thức thanh toán.
- Tổng hợp quá trình thu tiền theo từng khách hàng.
 1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng

 Hằng ngày nhân viên bán hàng của phòng kinh doanh
tổng hợp sẽ in bảng kê hàng tồn kho từ phần mềm kế
toán để làm cơ sở cho việc xác định khả năng cung cấp
hàng của Tổng công ty.
 Có nhiều hình thức cho khách hàng chọn lựa để đặt
hàng tuỳ theo điều kiện thực tế như đến mua hàng trực
tiếp tại công ty, đặt hàng bằng fax hoặc qua điện thoại.
Tất cả hồ sơ được lưu tại phòng kinh doanh tổng hợp
thông qua các giấy mua hàng và sổ theo dõi đặt hàng
 Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền gửi
ngân hàng
 Nếu khách hàng đến mua hàng trực tiếp tại
công ty
Nếu khách hàng là khách hàng lần đầu tiên

Kế toán trưởng Kế toán công nợ

GGT
KH GGT
HĐKT
HĐKT

Nhập các dữ
Xem
liệu ban đầu
xét
và
ký GGT
duyệ HĐKT
t
HĐKT
GGT
D
 Nhận và xử lý
đơn đặt hàng

Thanh toán qua ngân hàng Thanh toán bằng

Phòng kinh doanh tổng hợp Kế toán công nợ tiền mặt

KH UNC UNC
KH

GMH UNC
Bảng GMH
kê công
Duyệ nợ
t bán Duyệt
UNC bán

GMH GMH
UNC

A
 2 Lập hoá đơn bán hàng
Thanh toán qua ngân hàng
Phòng kinh doanh tổng hợp Kế toán công nợ

A B

GMH
UNC HĐBH
DT

NPT GMH Duyệt

Nhập liệu UNC
công
HTK nợ

GVHB N

In HĐBH HĐBH
HĐBH

HĐBH KH
N

B
2 Lập hoá đơn bán hàng
Thanh toán bằng tiền mặt
Phòng kinh doanh tổng hợp Kế toán công nợ

A B

GMH
HĐBH
DT

NPT GMH
Nhập liệu
GVHB Duyệt
công
HTK nợ
In HĐBH N

HĐBH
HĐBH HĐBH

KH
B N
3 Quá trình thanh toán
Thanh toán qua ngân hàng

Kế toán công nợ

NH GBC

NPT
Nhập liệu

TGNH

GBC

N
 3 Quá trình thanh toán
Thanh toán bằng tiền mặt

Kế toán thanh toán Thủ quỹ

D
Lập phiếu thu
NPT TM

Phiếu thu
In phiếu thu

Thu tiền Sổ
Phiếu thu và ký quỹ
xác
nhận

D KH
Phiếu thu Phiếu thu

N N
 4 Xuất kho và giao hàng
Nếu khách hàng nhận hàng tại kho

Bộ phận kho Kế toán hàng tồn kho

KH HĐBH
HĐBH C HTK

Xuất HĐBH Bảng kê

Thẻ kho kho và XK
ký xác
nhận
Đối
chiếu
HĐBH
HĐBH
C

HĐBH
KH

N
 4 Xuất kho và giao hàng
Nếu công ty giao hàng cho khách hàng

Bộ phận kho Kế toán hàng tồn kho

NVGH HĐBH
HĐBH C HTK

Bảng kê
Xuất HĐBH
XK
Thẻ kho kho và
ký xác
nhận Đối
chiếu
HĐBH
HĐBH
C
HĐBH

Lập BB
GNHH N

KH HĐBH
BBGNHH
BBGNHH
KTCN

P.KDTH
 Kiểm soát trong chu trình
Chutrình doanh thu

Giám sát Môi trường

kiểm soát

Thông tin
Kiểm soát trong
truyền
chu trình
thông

Rủi ro
Các hoạt
động
kiểm soát
 Các hoạt động trong chu trình doanh thu
 Bibica là 1 công ty bánh kẹo tại Biên Hòa. Hàng được giao miễn phí
đến tận nơi cho khách hàng. Khi khách hàng đặt hàng nhân viên bán
hàng điền đấy đủ các thông tin vào phiếu, giao hàng 3 liên đđược
đánh số trước. 2 liên được chuyển giao đến bộ phận kho hàng, 1
liên lưu. Căn cứ vào giấy giao hàng thủ kho xuất hàng cho bộ phận
giao hàng cùng với 2 liên giấy giao hàng. Bộ phận giao hàng sẽ
chuyển hàng đến cho khách hàng, khách hàng nhận hàng, kí vào
giấy giao hàng sau đó giữ lại 1 liên. Liên còn lại giao lại cho người
giao hàng để đem về chuyển cho kế toán bán hàng vào cuối ngày
 Sáng hôm sau , kết toán bán hàng nhận và kiểm tra số thứ tự các
liên giấy giao hàng ngày hôm qua. Tính toán tổng cộng doanh số.
Sau đó nhập các giấy giao hàng vào phần mềm kế toán được cài
trên 1 máy tính dùng chung cho tất cả nhân viên của công ty.
Chương trình sẽ ghi nhận doanh thu, cập nhật sự phải thu, số dư
hàng tồn kho. Ngoài ra, kế toán bán hàng còn theo dõi riêng quá
trình bán hàng trên phần mềm Excel và phần mềm kế toán hiện
hành
 Ban kiểm soát sẽ kiểm tra lại tất cả quá trình,
dự báo những rủi ro và nguyên nhân gặp phải
Sự
Rủi ro hoạt động Nguyên nhân
kiện
Ghi nhận thông tin không chính xác về
hàng hóa, số lượng, khách hàng,.. Thiếu chứng từ đầu
Nhận vào (đơn đặt hàng)
Doanh nghiệp không đủ hàng để cung
Không xét duyệt
đặt ứng
đơn đặt hàng nếu
Khách hàng có khả năng không thanh
hàng toán được nợ hoặc bán hàng cho khách đơn đặt hàng ko hợp
hàng không hợp lệ (số dư nợ vượt mức lệ
doanh nghiệp cho phép)

Xuất kho không chính xác đối tượng Thiếu chứng từ đầu
khách hàng, chủng loại, số lượng... vào (đơn đặt hàng)
Xuất Rủi ro trong việc kiểm soát hàng thực Thiếu phiếu xuất
kho xuất tại đơn vị kho
Thủ kho xuất nhiều lần cho cùng 1 đơn Không lưu giữ
vị chúng từ
 Ban kiểm soát sẽ kiểm tra lại tất cả quá trình,
dự báo những rủi ro và nguyên nhân gặp phải
Sự
Rủi ro hoạt động Nguyên nhân
kiện
Giao không chính xác đối
tượng khách hàng
Thiếu chứng từ đầu vào (đơn
Giao Hợp đồng giao hàng không
đặt hàng)
hàng hợp lệ
Đơn đặt hàng không hợp lệ
Giao hàng không đúng theo
thời hạn
Phiếu giao hàng không hợp
Ghi nhận giữ liệu không hợp
lệ
lệ
Ghi Thiếu chứng từ đầu vào (đơn
Ghi nhận giữ liệu ( ghi sổ)
đặt hàng), ghi nhận thông tin
nhận không chính xác
không chính xác
giữ Nhân viên chỉnh sửa dữ liệu
1 máy tính dùng chung cho
của nhau
liệu nhiều nhân viên
Cơ sở dữ liệu không thống
Dùng song song phần mềm
nhất
và excel
 Rủi ro có
Các rủi ro Ảnh hưởng thể KS

Nhân viên bán hàng có thể chấp Ảnh hưởng đến uy tín của
nhận bán những mặt hàng mà công ty
Tổng công ty không đủ khả năng Không thưc hiện được hợp
A1
cung cấp đồng kinh tế
Nhân viên bán hàng có thể chấp
nhận bán hàng cho những khách Không thu đựơc nợ
hàng vượt mức giới hạn nợ cho Lỗ do nợ khó đòi
A2
phép
Không giao được hàng cho
Nhân viên bán hàng có thể làm cho khách hàng
công ty cam kết một lịch trình giao
hàng mà công ty không thể thực
Không thực hiện được hợp A3
đồngkinh tế
hiện được
Mất uy tín trong kinh doanh
Công ty có thể giao nhầm hàng, sai Giao hàng trễ, phát sinh
địa chỉ, hàng hoá không đúng quy thêm chi phí vận chuyển.
cách, không đúng và không đủ số A4
Mất uy tín trong kinh doanh
lượng
 Nhân viên bán hàng có thể không
lập hoá đơn, lập làm nhiều lần, lập Khách hàng không chấp nhận
sai hoá đơn cho khách hàng về số thanh toán
A5
lượng, chủng loại, số tiền, khách Doanh thu ghi nhận sai
hàng, phương thức giao nhận, Nợ phải thu bị ghi nhận sai
thanh toán
Nhẩm lẫn trong thu hồi nợ
Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu
Không thu được tiền bán hàng A6
của khách hàng
Ảnh hưởng uy tín cùa công ty
Giao hàng sai khách hàng
Ghi nhận sai thông tin về khách
Bán sai hàng hoá A7
hàng, hàng hoá
Phát sinh thêm chi phí
Xuất kho, giao hàng không được xét
duyệt bán
Mất hàng, ảnh hưởng đến hoạt
Xuất kho, giao hàng không đúng số
động kinh doanh của Tổng công A8
lượng
ty
Mất hàng trong quá trình xuất kho,
giao hang
Ảnh hưởng đến hoạt động kinh
Mất tiền trong quá trình thanh toán A9
doanh của Tổng công ty
Các hoạt động kiểm soát nghiệp vụ

1 Hoạt động đặt hàng

2 Hoạt động lập hoá đơn

3 Hoạt động thanh toán

4 Hoạt động giao hàng

 1 Hoạt động đặt hàng

HĐ kiểm Rủi ro có
soát
Thủ tục kiểm soát thể KS

Trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký với khách hàng,

Tổng giám đốc uỷ quyền cho kế toán công nợ xét duyệt
Uỷ quyền
việc bán chịu cho khách hàng, uỷ quyền cho trưởng A1,A2,
và xét
phòng kinh doanh xét duyệt bán hàng cho khách hàng A3
duyệt
trên cơ sở cân đối giữa khả năng cung cấp của công ty
và nhu cầu của khách hàng.

Phân chia
Tách biệt hoạt động của bộ phận xét duyệt bán hàng và
trách A2
bán chịu
nhiệm
Bảo vệ an Chỉ thực hiện việc bán hàng khi có sự xét duyệt bán
toàn tài chịu của kế toán công nợ và sự duyệt bán của trưởng A1,A2
sản phòng kinh doanh tổng hợp

Chứng từ
Lập bảng kê giấy mua hàng hằng ngày đối chiếu với các
và sổ kế
giấy mua hàng.
toán
 2 Hoạt động lập hoá đơn
HĐ kiểm Rủi ro có
soát
Thủ tục kiểm soát thể KS

Phân chia
Tách biệt hoạt động lập hoá đơn bán hàng và bộ phận duyệt
trách
bán hàng
nhiệm
Chỉ thực hiện việc bán hàng khi có sự xét duyệt bán chịu của
Bảo vệ an kế toán công nợ và sự duyệt bán của trưởng phòng kinh
toàn tài doanh tổng hợp.
sản
Kiểm tra thủ công về sự chính xác của số liệu ghi trên hoá đơn.
Lập hoá đơn bán hàng dựa trên giấy mua hàng đã được xét
duyệt.
Hoá đơn bán hàng được đánh số liện tục tự động.
Giá bán đơn vị được mặc định và được tự động tính toán số
Chứng từ tổng bởi phần mềm kế toán.
và sổ kế
Kiểm tra sự chính xác số trước khi ký hoá đơn.
toán
Chương trình tự động chuyển số liệu vào các tài khoản liên
quan khi lập hoá đơn, định kỳ đối chiếu hoá đơn với sổ sách
kế toán.
Gửi biên bản đối chiếu công nợ hàng quý với khách hàng.
 3 Hoạt động thanh toán
HĐ kiểm Rủiroc

soát
Thủ tục kiểm soát ó thể
KS

Phân chia Phân chia trách nhiệm giữa bộ phận bán hàng và thủ quỹ
trách Chức năng ghi nhận thu tiền và thủ quỹ A9
nhiệm Chức năng ghi giảm nợ của kế toán công nợ và thủ quỹ

Hằng ngày gửi tiền vào ngân hàng vào cuối ngày sau khi
Bảo vệ an trừ đi khoản tồn quỹ cần thiết.
toàn tài
Tiến hành thanh toán qua ngân hàng. A9
sản
Lưu trữ và phân loại chek thanh toán.
Phiếu thu được đánh số liên tục thực hiện tự động bởi
phần mềm
Lập bảng kê thu tiền hàng ngày và đối chiếu với số tồn
Chứng từ quỹ.
và sổ kế
Định kỳ kiểm kê quỹ. A9
toán
Phiếu thu được lập trước khi khách hàng trả tiền.
Phần mềm tự động chuyển số liệu vào các sổ sách liên
quan ngay khi lập phiếu thu hay nhập giấy báo có.
 4 Hoạt động giao hàng
HĐ kiểm Rủiroc

soát
Thủ tục kiểm soát ó thể
KS

Phân chia
Tách biệt trách niệm giữa bộ phận giao hàng và bộ
trách
phận kho vận
A8
nhiệm
Thực hiện khi hoá đơn bán hàng có đầy đủ chữ ký
và con dấu của các bộ phận liên quan.
Bảo vệ an Xuất hàng khi có sự kiểm, đếm số lượng của bảo
toàn tài vệ kho. A8
sản Khi hàng ra cổng có sự kiểm đếm và dấu xác nhận
lại của bảo vệ cổng (bảo vệ do Tổng công ty thuê
ngoài)
Biên bản giao nhận hàng hoá được lập sau khi
người mua kiểm tra số lượng hàng hoá và được lưu
Chứng từ trữ độc lập giữa hai phòng kinh doanh tổng hợp và
A4,
và sổ kế
kế toán tài chính. A8
toán
Hàng tuần lập bảng kê giao hàng để xác định tiến
độ giao hàng cho khach hàng.
Các hoạt động kiểm soát ứng dụng

1 Kiểm soát nguồn dữ liệu

2 Đối chiếu giữa các phòng ban

3 Đối chiếu trong nội bộ các phòng ban

Các hoạt động kiểm soát chung

1 Phân quyền sử dụng

2 Chính sách sao lưu dự phòng

3 Kiểm soát dữ liệu

Sao lưu

Quản lý dữ liệu
LOGO