ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.

HCM
KHOA KINH TẾ - LUẬT
BỘ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH

Tiểu luận: Môn Quản Trị Nguồn Nhân Lực

Đề Tài: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG

HÀNH CHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT-
THƯƠNG MẠI MAY SÀI GÒN

GVHD: TSKH.PHẠM ĐỨC CHÍNH

Nhóm thực hiện: K06407B

Trần Thị Thùy Biên K064071241

Võ Thị Dung K064071248
Phạm Mỹ Phương K064071298
Đỗ Thị Phương Thảo K064071309
Trần Thị Hồng Thắm K064071312

TPHCM tháng 12 năm 2009

 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….

2
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….….
…………………………………………………………………………………………
….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….
…………………………………………………………………………………………
…….………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………

MỤC LỤC Trang

CHƯƠNG 1
1.1.Lí do chọn đề tài:…………………………………………………………1
1.2. Đối tượng nghiên cứu:…………………………………………………...1
1.3. Mục đích nghiên cứu của đề tài:………………………………………...2
1.4. Phạm vi nghiên cứu: :……………………………….................………...2
1.5. Phương pháp nghiên cứu: :…………………………………........……...2
1.6.Kết cấu của đề tài:……………………………………........................…...2
CHƯƠNG 2: LÝ THUYẾT VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC.................................3
2.1. Lý thuyết về Quản lý hành chánh của Henry Fayol (1841-1925)...........3
2.2.Lí thuyết phân tích công việc:....................................................................4
2.3.Lý thuyết về mô tả công việc:.....................................................................4

3
CHƯƠNG 3: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG
HÀNH CHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN SX – TM MAY SÀI GÒN............6
3.1. Giới thiệu chung về công ty:......................................................................6
3.2.Giới thiệu phòng hành chánh của công ty:...............................................9
3.3.Mô tả công việc của trưởng phòng hành chánh.....................................10
3.3.2. Các mối quan hệ:...........................................................................10
3.3.1.Tóm tắt công việc: :........................................................................10
3.3.3. Quyền hạn của công việc:............................................................. 11
3.3.4. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: :.......................................................12
3.3.5. Điều kiện làm việc:........................................................................14
3.3.6. Tiêu chuẩn lựa chọn trưởng phòng hành chánh.............................14
3.3.6.1. Trình độ chuyên môn: .........................................................14
3.3.6.2. Kỹ năng quản lý: .................................................................15
3.3.6.3. Kinh nghiệm sống và kinh nghiệm công việc......................15
3.3.6.4. Tố chất. ................................................................................15
CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN…………………………………………………....16
BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN MÔ TẢ CÔNG VIỆC .............................17
TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………...18

CHƯƠNG 1
1.1.Lí do chọn đề tài:
Trong thời đại kinh tế tri thức, cạnh tranh thị trường đã ở vào giai đoạn căng
thẳng nhất, dòng người trong biển thương trường không lúc nào là không có cạnh
tranh về sản phẩm, cạnh tranh thị trường và cạnh tranh quản lý... nhưng con người là
quan trọng nhất. Con người là nguồn vốn tài sản quí nhất, có ý nghĩa quyết định nhất
trong tất cả các nguồn vốn trên thế giới. Carnegie, người được coi là ông vua của
ngành công nghiệp thép Mỹ từng nói: “Anh có thể lấy đi toàn bộ công xưởng, thiết bị,
thị trường, nguồn vốn của tôi nhưng chỉ cần để lại cho tôi tổ chức và nhân viên thì vài
4
năm sau tôi vẫn có thể là vua thép”. Câu nói của ông đã phản ánh nhận thức của các
doanh nghiệp phương Tây trong tư tưởng quản lý, có nghĩa họ đã nhận thức được
nhân tố con người là quan trọng nhất.
Trong công ty thì mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ và tầm quan trọng riêng của
nó, và con người trong đó là nhân tố quyết định nên thành bại của công ty. Quản trị
hành chính văn phòng (HCVP) là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan
nào, có ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Công tác này nếu được thực
hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện
không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển của tổ chức đó.
HCVP là một bộ phận không thể thiếu, gồm những người làm công việc văn phòng
cho các công ty. Hầu hết các công ty, kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều có bộ
phận HCVP. Đôi khi phòng hành chánh (HC) kiêm thêm nhiệm vụ làm công tác nhân
sự nên được gọi là phòng hành chính - nhân sự. Và để phòng hành chánh có thể phát
huy hết vai trò cũng như trách nhiệm của mình thì vai trò của trưởng phòng cũng rất
quan trọng trong việc điều phối và phân công công việc của từng thành viên.
1.2. Đối tượng nghiên cứu:
Trưởng phòng hành chánh của công ty SX-TM MAY SÀI GÒN

1.3. Mục đích nghiên cứu của đề tài:

Tìm hiểu về công việc của trưởng phòng hành chánh của công ty SX-TM MAY
SÀI GÒN
1.4. Phạm vi nghiên cứu:
Không gian: Phòng hành chánh của công ty SX-TM MAY SÀI GÒN
Thời gian: Từ 2007 đến 10/2009
1.5. Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp khảo sát thực tế: gặp gỡ và trao đổi với Trưởng phòng hành chánh
của công ty.

5
 Phương pháp thu thập dữ liệu:
Dữ liệu sơ cấp: dữ liệu mới chưa được xử lý ( dữ liệu được cung cấp bởi
nhân viên công ty).
Dữ liệu thứ cấp: dữ liệu đã qua xử lý trên Internet, sách báo…
Phương pháp tổng hợp: tổng hợp các dữ liệu đã thu thập được
Phương pháp phân tích: từ các dữ liệu tổng hợp có được, phân tích chúng để
đưa ra các kết luận
1.6.Kết cấu của đề tài
Chương 1
Chương 2: Lý thuyết về mô tả công việc
Chương 3: Mô tả công việc của trưởng phòng hành chánh
Chương 4: Kết luận

CHƯƠNG 2: LÝ THUYẾT VỀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC

2.1. Lý thuyết về Quản lý hành chánh của Henry Fayol (1841-1925)
Henry Fayol đưa ra định nghĩa : “Quản lý hành chánh là dự đoán và lập
kế hoạch, tổ chức điều khiển, phối hợp và kiểm tra”.
Fayol phân loại hoạt động của một hãng kinh doanh và bất kỳ tổ chức nào
thành sáu nhóm: 1. Các hoạt động kỹ thuật; 2. Thương mại- mua bán, trao đổi; 3.Tài
chính- việc sử dụng vốn; 4. An ninh (việc bảo vệ người và tài sản); 5.dịch vụ hoạch
toán, thống kê; 6. Quản lý hành chánh

6
 Quản lý hành chánh liên quan đến cả 5 nhóm hoạt động trên và là sự tổng hợp
của các nhân tố này, để tạo nên sức mạnh của tổ chức. Đối với người có chức vụ càng
cao, thì đòi hỏi về khả năng quản lý hành chánh càng lớn. “Ở cấp dưới, khả năng
chuyên môn là điểm quan trọng nhất. Ở cấp trên, khả năng quản lý hành chánh là chủ
chốt, tổ chức càng lớn thì càng phải như vậy”. Fayol cụ thể, “năng lực quản lý” thực
sự là năng lực “dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra”.
Đây cũng là tiêu chí quyết định việc bổ nhiệm cán bộ quản lý và cũng là nhân tố
quyết định sự thành bại của tổ chức.
Fayol lần đầu tiên đưa ra 5 yếu tố, đồng thời là 5 chức năng của quản lý. Đó là:
1. Dự tính, gồm: dự đoán và lập kế hoạch; 2. Tổ chức; 3. Điều khiển; 4. Phối hợp; 5.
Kiểm tra.
Fayol cho rằng có những nguyên tắc quản lý hành chánh chung cho các loại
hình tổ chức khác nhau và ông đã đề ra 14 nguyên tắc. Đó là: 1.Chuyên môn hóa;
2.Quyền hạn đi đôi với trách nhiệm; 3.Tính kỷ luật cao; 4.Sự thống nhất mệnh lệnh;
5.Sự thống nhất trong lãnh đạo; 6.Sự trợ giúp của cá nhân đối với lợi ích chung;
7.Thưởng; 8.Sự tập trung; 9.Trật tự thứ bậc; 10.Trật tự; 11.Sự hợp tình, hợp lý; 12.Sự
ổn định trong việc hưởng thụ; 13.Tính sáng tạo; 14.Tinh thần đồng đội.

2.2.Lí thuyết phân tích công việc:

Phân tích công việc là gì?
Thu thập thông tin về công việc một cách có hệ thống
Nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc
Các kĩ năng, năng lực và trách nhiệm cần phải có để thực hiện thành công công
việc
Tại sao phải phân tích công việc?
Đây là:

7
 Nền tảng của công tác hoạch định nguồn nhân lực.
Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và bố trí nhân viên.
Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển.
Xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch cho các chương trình.
Xây dựng hệ thống tiền lương.
Cơ sở cải thiện môi trường làm việc.
Các sản phẩm của phân tích công việc:
Bảng mô tả công việc : Mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc.
Bảng yêu cầu chuyên môn: Những kĩ năng đặc thù cần có để hoàn thành tốt
công việc.
Bảng tiêu chuẩn kết quả công việc : Xác định các thước đo đánh giá kết quả
công việc.
2.3.Lý thuyết về mô tả công việc
“Mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác
cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc”.
Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan
tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản
mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các
công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó.
Ý nghĩa của bản mô tả công việc:
Để mọi người biết họ cần làm gì.
Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó.
Công việc không bị lặp lại do một người khác làm.
Tránh được các tình huống va chạm.
Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì.
Mỗi người đều phải có một bản mô tả công việc, thậm chí cả người chồng
hoặc vợ của người chủ doanh nghiệp cũng phải có nếu họ có liên quan đến công việc.
Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có:

8
 Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá
nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả
đều gồm các thông tin sau:
a. Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ
chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì v.v.
b. Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện
công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó. Xác định
phạm vi và mục đích công việc. Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc được
giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương
pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt
theo một trình tự thời gian hoặc logic.
c. Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo
dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và những kĩ năng về thể chất, điều
kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc. Những đánh giá
về các thuộc tính và tầm quan trọng của chúng có thể mang tính chủ quan vì những
yêu cầu thường xuyên phát sinh từ việc thực hiện nhiệm vụ
d. Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều
nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công việc đó ở
mức nào. Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã loại bỏ được yếu tố
không rõ ràng này. Chẳng hạn như tiêu chuẩn có thể là: Trong một ngày phải lắp được
5 chiếc xe đạp hay bán tăng một số lượng hàng nhất định là ….trong một tháng.
Nội dung chính của bảng tiêu chuẩn công việc: Các công việc rất đa dạng nên
các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong phú. Những yêu cầu chung của
bảng tiêu chuẩn công việc là:
Trình độ văn hóa, chuyên môn và các khóa đào tạo đã qua.
Các môn học chủ yếu của các khóa được đào tạo, kết quả thi các môn học
chủ yếu và tốt nghiệp.
Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết.
Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được.
Tuổi đời.

9
 Sức khỏe.
Ngoại hình.
Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt như ghi tốc ký, đánh máy.
Hoàn cảnh gia đình.
Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân.
Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc.

CHƯƠNG 3: MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÁNH

CÔNG TY CỔ PHẦN SX – TM MAY SÀI GÒN.
3.1. Giới thiệu chung về công ty:
Địa chỉ: Văn phòng Công ty: Số 236/7 Nguyễn Văn Lượng, Phường 17, Quận
Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

10
 Điện thoại: 84- (8) 39844 822 Fax: 84-(8) 39844 746
Email: gmsg@hcm.fpt.vn
Website: http://www.garmexsaigon-gmc.com
Công ty Cổ phần Sản xuất - Thương mại May Sài Gòn tiền thân là Công ty Sản
Xuất-Xuất Nhập Khẩu May Sài Gòn (Garmex Saigon), được thành lập năm 1976 từ
việc tổ chức lại Liên hiệp xí nghiệp May Thành phố Hồ Chí Minh.
Ngày 05/05/2003, Garmex đã thực hiện chuyển đổi thành Công ty cổ phần theo
quyết định số 1663/QĐ-UB của UBND Thành phố Hồ Chí Minh và được Sở Kế
hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
số 4103002036 ngày 07/01/2004; đăng ký thay đổi lần 1 ngày 24/6/2004 và đăng ký
thay đổi lần 6 ngày 03/07/2009.
Nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao uy tín và vị thế của Công ty,
Garmex Saigon JS đã tiến hành xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 và được cấp chứng nhận của tổ chức Quarcert.
Công ty không ngừng mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh nhằm khai thác
tối đa những nguồn lực sẵn có. Bên cạnh hoạt động chính là may mặc, Garmex
Saigon JS đã thực hiện các hoạt động liên doanh liên kết, xúc tiến kế hoạch khai thác
các mặt bằng thuộc quyền quản lý của mình để nâng cao năng lực cạnh tranh và giảm
thiểu rủi ro trong kinh doanh ngành may mặc.
Sau hơn 05 năm cổ phần hoá, Garmex Saigon JS đã đạt được những thành công
nhất định, đánh dấu sự nỗ lực của cán bộ nhân viên công ty và khẳng định hướng đi
đúng đắn khi chuyển sang hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần. Công ty luôn
hoàn thành vượt chỉ tiêu kế hoạch doanh thu và lợi nhuận do ĐHCĐ đề ra. Tốc độ
tăng trưởng sản xuất bình quân 25%/năm, mức cổ tức chi trả cho cổ đông luôn được
duy trì ở mức khá cao (18%).
Garmex Saigon JS đã thực hiện niêm yết và bắt đầu giao dịch trên thị trường
chứng khoán TP Hồ Chí Minh từ ngày 22/12/2006. Đây là một bước ngoặt trong lịch
sử phát triển của Công ty. Thông qua thị trường chứng khoán, Garmex Saigon JS
được biết đến rộng rãi trong công chúng. Đây còn là kênh huy động vốn rất hiệu quả
cho Công ty trong tương lai

11
Cơ cấu tổ chức:
CÔNG TY CỔ PHẦN SX-TM MAY SÀI SÒN

Phòng Phòng
Phòn Phòng
Phòng Phòn kĩ phát
kế
g kế xuất thuật triển
Phòn nhập
g hoạch-
quản dự án
toán sản
g KD khẩu hành lý chất & dịch
thống xuất
chánh lượng vụ
kê

Trưởng
phòng

Nhân Nhân Nhân

Nhân Nhân
viên viên viên
viên viên
3 4 5
1 2

Ngành nghề kinh doanh:

Công nghiệp may các loại, Công nghiệp dệt vải các loại, Công nghiệp dệt len
các loại. Dịch vụ giặt tẩy.
Kinh doanh nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị và sản phẩm ngành hàng dệt,
may.
Môi giới thương mại, đầu tư kinh doanh siêu thị và các dịch vụ (kinh doanh bất
động sản) cho thuê văn phòng, cửa hàng, nhà xưởng, địa điểm thương mại, kinh
doanh nhà.
Dịch vụ khai thuế Hải Quan và giao nhận xuất nhập khẩu.
Tư vấn về quản lý kinh doanh.
Đầu tư tài chính.

12
 Kinh doanh các ngành, nghề khác trong phạm vi đăng ký và phù hợp với quy
định của pháp luật.
3.2.Giới thiệu phòng hành chánh của công ty:
Trong công ty CP SX-TM May Sài Gòn, phòng hành chánh là một phòng độc
lập chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc, phòng hành chánh có những chức
năng nhiệm vụ như sau:
a. Chức năng tham mưu:
Nghiên cứu và nắm vững qui định pháp luật liên quan đến hoạt động của Công
Ty, kiểm tra việc thực hiện nội qui của các bộ phận và cá nhân trong toàn công ty.
Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, tuyển dụng,
đào tạo và tái đào tạo và là cầu nối giữa BTGĐ và người lao động trong công ty.
Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực tổ chức –
hành chánh- nhân sự.
Tham gia xây dựng hệ thống quản lý môi trường và trách nhiệm xã hội của công
ty.
Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho công ty và quản lý việc
chấp hành các nội qui đó.
b. Chức năng hậu cần:
Phục vụ các công tác hành chánh để Tổng Ban Giám Đốc(TBGĐ) thuận tiện
trong việc chỉ đạo- điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện
hoạt động tốt.
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty.
c. Chức năng đại diện:
Cùng với công đoàn trao đổi, dung hòa các lợi ích giữa các cá nhân với cá nhân,
giữa các cá nhân với tổ chức.
Xử lý tốt các mâu thuẫn nội bộ trong tập thể CBCNV, gìn giữ đoàn kết và kỷ
luật trong công ty.
Tổ chức phối hợp và hỗ trợ các bộ phận khác để thực hiện các công tác đặc biệt
do ban Giám đốc phân công.
3.3.Mô tả công việc của trưởng phòng hành chánh

13
 Người thực hiện: Nguyễn Thị Thu Hương
3.3.1.Tóm tắt công việc:
Tham mưu cho Giám Đốc và chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề thuộc lĩnh
vực hành chánh, nhân sự nhằm phát triển và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực
trong toàn công ty.
3.3.2. Các mối quan hệ:
Bên trong:
Báo cáo định kỳ hàng tháng cho Giám Đốc về các hoạt động hành chánh - hoạt
động - nhân sự như: sự biến động nhân viên, hoạch định lịch trình công tác của nhân
viên, cập nhật những thông tư, nghị định... có liên quan đến lãnh vực HĐSXKD của
công ty.
Quản lý và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của phòng: Lập kế hoạch và
phân công công việc cho các nhân viên trong phòng hành chính, theo dõi, đôn dốc
nhân viên làm việc và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về kết quả làm việc của
nhân viên.
Hỗ trợ và phối hợp với các phòng ban khác: Khi có sự biến động về nhân sự
hoặc khi công ty cần những thông tin về nhân viên, trưởng phòng sẽ tiếp nhận những
thông tin này và phân chia công viêc cho nhân viên xử lý.
Quan hệ lao động :
Chào đón và cho nhân viên thử việc ký kết cam kết thử việc.
Giám sát giai đoạn thử việc của nhân viên mới đảm bảo các trưởng phòng
ban thực hiện tốt việc đánh giá nhân viên thử việc.
Lắng nghe ý kiến, tâm tư, nguyện vọng từ người lao động và giải quyết
trong thẩm quyền.
Thực hiện các thủ tục cho nhân viên nghỉ việc.
Bên ngoài:
Phối hợp với các tổ chức như Sở Lao Động,Công đoàn...để giải quyết các vấn
đề về quy chế pháp luật.
3.3.3. Quyền hạn của công việc

14
 Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của cá nhân hoặc bộ phận khác
dựa trên nội qui, qui định công ty và pháp luật hiện hành.
Được quyền thừa lệnh TBGĐ công ty xử lý những nhân viên và công nhân(NV
và CN) vi phạm nội qui trong công ty nhưng phải đảm bảo chấp hành đúng luật lao
động.
Được quyền áp dụng một số biện pháp tức thời nhằm đảm bảo lợi ích của công
ty và người lao động.
Thừa ủy nhiệm của BTGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của hội đồng
thành viên, Nhà nước để nhân viên và công nhân am hiểu và thực hiện.
Hằng năm giúp BTGĐ có kế hoạch tổng kết thi đua khen thưởng đối với các
đơn vị, cá nhân trong công ty.
Yêu cầu mọi bộ phận trong công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu
chính thức để phòng ban hoàn thành nhiệm vụ do BTGĐ giao.
Áp dụng các biện pháp tức thời để phòng ngừa và ngăn chặn ngay các vụ việc
có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của công ty hoặc của
người lao động.
Xử lý các sai phạm của nhân viên và công nhân căn cứ nội qui công ty và pháp
luật Nhà nước.
Tạm thời đình chỉ công tác đối với cán bộ nhân viên theo ủy nhiệm BTGĐ khi
thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định của công ty như không chấp
hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động. lôi kéo công
nhân làm điều sai trái gây thiệt hại về người và của cho công ty,…
Ký các thông báo
Thừa ủy nhiệm của BTGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ
chức phối hợp các điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ
thị BTGĐ.
Đào tạo nhân viên trong phòng các chủ trương của BTGĐ công ty.
3.3.4. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
Tổ chức và giám sát công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, cung cấp dịch vụ văn
phòng cho các Phòng ban, quan hệ đối ngoại với các cơ quan bên ngoài gồm:

15
 Phân công và giám sát nhân viên soạn thảo, lưu trữ văn bản, công văn đi và
đến có hệ thống và đúng thể thức trình bày văn bản của Công ty. Quản lý và sử dụng
con dấu.
Hướng dẫn và giám sát công tác lễ tân, trực tiếp quan hệ đối ngoại với các
cơ quan bên ngoài.
Lập kế hoạch, mua và cấp phát văn phòng phẩm; sửa chữa, nâng cấp,thanh
lý thiết bị văn phòng. Báo cáo tình trạng và tình hình sử dụng theo yêu cầu.
Quản lý, điều hành công việc của nhân viên trong Phòng, đảm bảo hoàn thành
mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của Phòng:
Xác định nhu cầu nhân sự, đề xuất và thực hiện tuyển dụng .
Phân công công việc cho từng nhân viên.
Kiểm tra kế hoạch thực hiện công việc của nhân viên.
Giám sát, nhắc nhở nhân viên thực hiện công việc. Điều chỉnh mục tiêu kế
hoạch khi cần thiết và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
Động viên, khuyến khích, thúc đẩy nhân viên thực hiện công việc.
Phối hợp và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc.
Tổ chức thực hiện các chương trình tham quan nghỉ mát, hội nghị, hội thảo,
lễ kỷ niệm của Công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chức năng và yêu cầu của Giám đốc.
Lập kế hoạch và tổ chức quản trị thực hiện hệ thống đãi ngộ lao động và đánh
giá hoàn thành công việc tại các Phòng ban.
Chủ trì giám sát thực hiện quy chế và các quy định về tiền lương, tiền
thưởng.
Lập kế hoạch, xác định tổng quỹ lương, bảo hiểm xã hội, y tế và tổ chức
thực hiện chi trả, trích nộp hàng tháng cho người lao động.
Đề xuất các phương án điều chỉnh tiền lương của Công ty, phòng ban và cá
nhân.
Tổ chức giám sát việc áp dụng và thực hiện các quy định về đánh giá hoàn
thành công việc và xếp loại lao động tại các Phòng ban.

16
 Tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc về chế độ, chính sách của người lao
động trong Công ty. Cập nhật và phổ biến các quy định của pháp luật liên quan.
Chỉ đạo xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ viên chức ngắn hạn, dài hạn. Tổ
chức, hướng dẫn bồi dưỡng kỹ năng thực hiện công việc cho công chức và lao động
phổ thông thử việc.
Phê duyệt kế hoạch trang bị các phương tiện, dụng cụ văn phòng, quần áo bảo
hộ lao động, sữa chữa trụ sở cơ quan và các dụng cụ văn phòng hư hỏng và chịu trách
nhiệm giám sát, chất lượng, số lượng, chủng loại, qui cách mà công ty đã đầu tư lĩnh
vực này.
Tổ chức bảo vệ, phòng chống cháy nổ
Tổ chức cho nhân viên và công nhân học tập luật lao động, luật công đoàn,
PCCC, vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động…
Quản lý việc lưu trữ hồ sơ nhân viên trong toàn công ty.
3.3.5. Điều kiện làm việc
Phòng làm việc đầy đủ trang thiết bị: máy lạnh, tủ hồ sơ, bàn ghế, máy vi tính,
máy fax…
Thời gian làm việc: giờ hành chánh
3.3.6. Tiêu chuẩn lựa chọn trưởng phòng hành chánh
3.3.6.1. Trình độ chuyên môn:
Hành chính: Xây dựng và triển khai hệ thống văn bản quản lý công ty, soạn thảo
văn bản, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, quản lý và sửa chữa tài sản, quan hệ các cơ
quan chức năng…
Nhân sự: có trình độ chuyên môn về tuyển dụng, đào tạo phát triển, đánh giá
hiệu quả, thăng tiến và đãi ngộ...
Muốn làm tốt các công việc này đòi hỏi kiến thức chuyên môn của trưởng
phòng phải đủ sâu và rộng, phải nắm vững chiến lược phát triển của Công ty, nắm
vững và luôn cập nhật các văn bản pháp luật liên quan (Luật lao động, Luật BHXH,
BHYT, Luật doanh nghiệp, Luật công ty..... và các văn bản dưới luật), nắm bắt kịp
thời sự thay đổi của thị trường lao động, đời sống xã hội......

17
 3.3.6.2. Kỹ năng quản lý:
Ít nhất phải thực hiện tốt việc lập, thực hiện kế hoạch, sắp xếp công việc và giải
quyết vấn đề...
3.3.6.3. Kinh nghiệm sống và kinh nghiệm công việc
Vì đối tượng quản lý là con người nên nếu thiếu kinh nghiệm sống trưởng
phòng sẽ khó thực hiện tốt được công việc này. Cần nắm bắt, thể hiện và truyền đạt
đúng ý chí của Lãnh đạo tới người lao động một cách khôn khéo, linh hoạt. Nắm bắt
được tâm lý người lao động, giải quyết tốt các vấn đề nảy sinh và trong mọi trường
hợp trưởng phòng sẽ là người chủ động, thậm chí trong những trường hợp đang ở thế
bị động trưởng phòng cũng phải tìm ra kẽ hở để dành thế chủ động thì mới giải quyết
tốt các vấn đề, tóm lại là lúc nào trưởng phòng cũng phải là người làm chủ tình thế
trong mọi trường hợp.
3.3.6.4. Tố chất.
Công việc của trưởng phòng hành chánh – nhân sự phải là cầu nối giữa người sử
dụng lao động và người lao động đồng thời phải đứng giữa tổ chức và các quy định
của Luật pháp do vậy phải làm sao cho các mối quan hệ đó hài hòa.
Trưởng phòng phải là người mềm dẻo, trung thực, công bằng, thẳng thắn, khôn
khéo.
Trưởng phòng hành chánh – nhân sự là người đảm bảo kết nối được nguồn nhân
lực với chiến lược phát triển của tổ chức, từ việc xây dựng chiến lược nhân sự, xây
dựng chính sách nhân sự, thực thi công tác nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, phát
triển,...), quản lý thành tích, phát triển đội ngũ lãnh đạo nguồn,...

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN

Nhận xét, đánh giá.
Qua thực tế tìm hiểu công việc của trưởng phòng hành chánh của công ty SX-
TM May Sài Gòn, chúng tôi nhận thấy rằng công ty không có sự tách biệt giữa hai
phòng hành chính và nhân sự. Trong khi phòng hành chánh chỉ có 6 nhân viên nên
phòng hành chánh nói chung và trưởng phòng hành chánh nói riêng đảm nhận rất

18
nhiều công việc. Vì vậy, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của phòng
hành chánh cũng như của toàn công ty.
Kết luận:
Tuy thời gian thực hiện đề tài ngắn nhưng chúng tôi đã cố gắng hoàn thành đề
tài. Mặc dù còn nhiều thiếu sót nhưng đề tài cũng phần nào cung cấp cho chúng ta
những kiến thức cơ bản về chức năng nhiệm vụ của phòng hành chánh và giúp chúng
ta hình dung được những công viêc của môt trưởng trưởng phòng hành chánh. Đề tài
vẫn còn nhiều thiếu sót mong thầy đóng góp ý kiến để đề tài của nhóm hoàn thiện
hơn. Cảm ơn thầy .

BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Địa điểm:phòng hành chánh công ty CP SX-TM May Sài Gòn
Vị trí được phỏng vấn:Trưởng phòng hành chánh
Câu 1: Nêu những nhiệm vụ chính mà một trưởng phòng hành chính phải đảm
nhận?
Câu 2: trưởng phòng hành chính chịu sự giám sát của ai?

19
 Câu 3: Các vị trí nào cùng cấp tương tác với trưởng phòng hành chính? Mô tả
bản chất của các mối quan hệ này?
Câu 4: quyền hạn ra quyết định về những vấn đề gì? Những quyết định nào phải
thông qua cấp trên?
Câu 5: Vị trí công việc trưởng phòng hành chính cần phải đáp ứng những yêu
cầu như thế nào về đào tạo? về kinh nghiệm ?
Câu 6: Vị trí công việc trưởng phòng hành chính cần phải có những kiến thức
chuyên môn gì? Mức độ yêu cầu như thế nào?
Câu 7: Vị trí công việc trưởng phòng hành chính cần phải có những kỹ năng
nghề nghiệp gì? Mức độ yêu cầu như thế nào?
Câu 8: Công ty đã tạo điều kiện làm việc như thế nào cho vị trí của chị?

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Phạm Thế Tri-Quản Trị Học-NXB ĐHQG TPHCM 2006
2. Martin Hilb-Quản Trị Nhân sự tổng thể mục tiêu-chiến lược-công cụ.NXB Thống
Kê 2003
3. Minh Châu-Nghệ thuật dụng nhân và 100 điển tích kim cổ-NXB Thanh Hóa
4. Nguyễn Hữu Thân-Quản trị nhân sự-NXB Thống Kê
20
5. TSKH Phạm Đức Chính-Khoa Kinh Tế-Luật.ĐHQG TPHCM-Slide bài giảng
6. Website công ty http://www.garmexsaigon-gmc.com

21