Lê Thu Hương

LỜI NÓI ĐẦU

Đất nước Việt Nam đang trên đà đổi mới. Nền kinh tế đã có nhiều
đổi thay đáng kể. Cùng với những chuyển biến đó, hoạt động sản xuất ra
của cải vật chất diễn ra trên quy mô lớn, với chất lượng và hiệu quả ngày
càng cao nhưng trong nền kinh tế thị trường đầy cơ hội và thách thức
không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đứng vững trên thị trường, mà
phải đương đầu với những khó khăn và rủi ro. Sự canh tranh, ganh đua
nhau, giành giật chiếm lĩnh thị trường, đáp ứng nhu cầu thị hiếu người
tiêu dùng diễn ra hơn lúc nào hết.
Trong hoạt động sản xuất, các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp
để sản xuất ra sản phẩm với số lượng nhiều, chất lượng cao nhất chi phí
thấp nhất và thu được lợi nhuận nhiều nhất. Để đạt được mục tiêu này
bất kỳ một người quản lý nào cũng phải nhận thức được vai trò của
thông tin kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Việc tổ
chức công tác kế toán nguyên vật liệu để kế toán phản ánh đầy đủ, kịp
thời, chính xác số hiện có và tình hình biến động nguyên vật liệu ở
doanh nghiệp có vai trò đặc biệt quan trọng. Vai trò đó được thể hiện
qua việc giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp có những thông tin kịp thời
và chính xác để lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh một cách tốt
nhất, lập dự toán chi phí nguyên vật liệu đảm bảo cung cấp đủ đúng chất
lượng và kịp thời cho sản xuất giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp
nhàng đúng kế hoạch đồng thời xác định được nhu cầu nguyên vật liệu
dự trữ hợp lý tránh gây ứ đọng vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên
vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm.
Công ty Dệt - May Hà Nội là một công ty lớn, mặt hàng sản xuất
chủ yếu là vải, sợi, sản phẩm dệt kim nên số lượng các loại nguyên vật
liệu hàng năm của công ty nhập về vừa lớn vừa phong phú và đa dạng về
chủng loại. Chính vì vậy công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty rất
được chú trọng và được xem là một bộ phận quản lý không thể thiếu
được trong toàn bộ công tác quản lý của công ty.

-1-
 Lê Thu Hương

Với những lý do trên, em quết định lựa chọn đề tài: "Tổ chức công
tác kế toán nguyên vật kiệu tại công ty Dệt - May Hà Nội". Đề tài này
ngoài phần mở đầu và kết luận gồm có 3 phần:

- Phần I: Những vấn đề cơ bản về hạch toán kế toán nguyên vật

liệu trong doanh nghiệp

- Phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt -
May Hà Nội

- Phần III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu và
nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty
Dệt - May Hà Nội

Mặc dù rất cố gắng và luôn nhận được sự giúp đỡ tận tình của cô
giáo hướng dẫn Nguyễn Tô Phượng, nhưng do nhận thức và trình độ còn
hạn chế, nên báo cáo chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại và thiếu
sót. Do vậy, em rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy, cô giáo, các cô
chú, anh chị phòng tài vụ trong công ty cùng toàn bộ các bạn đọc nhằm
hoàn thiện hơn nữa.

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Nguyễn Tô Phượng

và các cô chú, anh chị ở phòng Kế toán tài chính công ty Dệt - May Hà
Nội đã giúp em hoàn thành báo cáo này.

-2-
 Lê Thu Hương

PHẦN I
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

I. Ý NGHĨA CỦA NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ QUẢN LÝ NGUYÊN

VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
1. Vai trò của nguyên vật liệu
1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu.
Để tiến hành sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp cần phải có
đầy đủ các yếu tố cơ bản, đó là: lao động, tư liệu lao động và đối tượng
lao động. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố
cơ bản của quá trình sản xuất.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã trải qua tác động của lao
động con người và được các đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban
đầu để tạo ra sản phẩm.
Nguyên vật liệu có các đặc điểm: sau mỗi chu kỳ sản xuất, nguyên
vật liệu được tiêu dùng toàn bộ hình thái vật chất ban đầu của nó không
tồn tài. Nói khác đi, nguyên vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hay bị biến
dạng đi trong quá trình sản xuất và cấu thành hình thái vật chất của sản
phẩm.
Giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ và chuyển dịch
một lần vào giá trị sản phẩm sản xuất ra, nguyên vật liệu không hao mòn
dần như tài sản cố định.
1.2. Vai trò của nguyên vật liệu
Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu, ta có thể thấy nguyên vật
liệu được xếp vào tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu thuộc vốn lưu
động. Nguyên vật liệu có nhiều loại, thứ khác nhau, bảo quản phức tạp.
Nguyên vật liệu thường được nhập xuất hàng ngày.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên vào quá trình sản xuất sản
phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm được sản xuất. Thông thường
trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ

-3-
 Lê Thu Hương

trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, nên việc tiết
kiệm nguyên vật liệu và sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý
nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kết
quả sản xuất kinh doanh.
Xuất phát từ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu đòi hỏi các
doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu
mua, bảo quản, dữ trữ, sử dụng. Trong một chừng mực nào đó, giảm mức
tiêu hao nguyên vật liệu là cơ sở để tăng thêm sản phẩm mới cho xã hội,
tiết kiệm được nguồn tài nguyên vốn không phải là vô tận.
2. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu.
2.1 Phân loại nguyên vật liệu.
Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các thứ nguyên vật liệu cùng
loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để
thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán.
Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có
công dụng khác nhau được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể
được bảo quản, dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau. Do vậy để thống
nhất công tác quản lý nguyên vật liệu giữa các bộ phận có liên quan,
phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng
nguyên vật liệu cần phải phân loại nguyên vật liệu.
Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu, hiện nay cách chủ yếu là
phân loại nguyên vật liệu theo tác dụng của nó đối với quá trình sản xuất
Theo cách này thì nguyên vật liệu được phân ra thành các loại như
sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: (bao gồm cả nửa thành phẩm mua
ngoài). Đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đối
tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như sắt, thép
trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản, bông
trong các doanh nghiệp kéo sợi, vải trong doanh nghiệp may... Đối với
nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục qúa trình sản xuất sản
phẩm ví như: Sợi mua ngoài trong các nhà máy dệt cũng được coi là
nguyên vật liệu chính.

-4-
 Lê Thu Hương

- Vật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở
vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ chỉ có
vai trò phụ trợ trong quá trình sản xuất kinh doanh được sử dụng kết hợp
với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của
sản phẩm, hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt
động bình thường, hoặc để phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản
lý.
- Nhiên liệu: là thứ để tạo ra năng lượng cung cấp nhiệt lượng bao
gồm các loại ở thể rắn, lỏng, khí dùng để phục vụ cho công nghệ sản
xuất sản phẩm cho các phương tiện vật tải máy móc thiết bị hoạt động
trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than... Nhiên liệu
thực chất là vật liệu phụ để tách thành một nhóm riêng do vai trò quan
trọng của nó nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn.
- Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để
thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất phương tiện vận tải.
- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các vật liệu, thiết bị
phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản, tải tạo tài sản cố định.
- Phế liệu thu hồi: là những loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản
xuất để sử dụng hoặc bán ra ngoài.
Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản
chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Tuy
nhiên do quá trình sản xuất cụ thể được tiến hành ở các doanh nghiệp
khác nhau nên việc phân loại nguyên vật liệu như trên chỉ mang tính chất
tương đối.
Ngoài ra có thể phân loại nguyên vật liệu theo các loại sau:
- Căn cứ vào nguồn thu nhập, nguyên vật liệu được chia thành.
. Nguyên vật liệu mua ngoài: mua từ thị trường trong nước hoặc
mua nhập khẩu.
. Nguyên vật liệu từ qua công chế biến
. Nguyên vật liệu thu ngoài qua công sản xuất.
. Nguyên vật liệu nhập góp vốn.

-5-
 Lê Thu Hương

- Căn cứ vào chức năng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất
thì nguyên vật liệu bao gồm:
. Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm và sản xuất
. Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ ở các phân
xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng quản lý doanh nghiệp.
2.2 Định giá nguyên vật liệu
Đánh giá vật liệu là cách xác định giá trị của chúng theo từng
nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành kế toán nhập xuất, tồn
nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá trị kinh tế, khi xuất kho cũng phải
xác định giá trị thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Sau
đây là một số phương pháp định giá nguyên vật liệu.
2.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế.
a. Giá trị thực tế vật liệu nhập kho.
- Đối với nguyên vật liệu ngoài là trị giá vốn thực tế nhập kho

Trị giá vốn Giá mua

vật liệu Chi phí Thuế
thực tế của = (theo hoá + khâu + nhập
nguyên vật đơn) mua khẩu
(nếu có)
liệu
Chi phí mua thực tế gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản,
chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường...
+ Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ
thì giá mua thực tế là giá không thuế VAT đầu vào.
+ Đối với các đơn vị tính thuế VAT trực tiếp và là cơ sở kinh
doanh không thuộc đối trọng chịu thuế thì giá mua thực tế là giá mua đã
có thuế VAT.
+ Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng đồng thời cả hai hoạt
động chịu thuế và không chịu thuế VAT thì về nguyên tắc phải hạch toán
riêng và chỉ được khấu từ VAT đầu vào đối với phần nguyên vật liệu
chịu thuế VAT đầu ra.
+ Trường hợp không thể hạch toán riêng thì toàn bộ VAT đầu vào
của nguyên vật liệu đều phản ánh trên tài khoản 113 (1331) đến cuối kỳ

-6-
 Lê Thu Hương

kế toán mới phân bổ VAT đầu vào được khấu trừ theo tỷ lệ phần trăm
giữa doanh thu chịu thuế VAT trên tổng doanh thu bán hàng của doanh
nghiệp. Số thuế VAT không được khấu trừ sẽ phản ánh vào giá tồn hàng
bán (632) trường hợp số tồn kho quá lớn thì sẽ được phản ánh vào tài
khoản 142 (1422).
+ Trường hợp nguyên vật liệu doanh nghiệp thu mua của các cá
nhân hoặc tổ chức sản xuất đem bán sản phẩm chính họ (thường là
nguyên vật liệu thuộc hàng nông sản) thì phải lập bảng kê thu mua hoa
hồng và sẽ được khấu trừ VAT theo tỷ lệ 2% trên tổng giá trị hàng mua
vào. Trường hợp khấu trừ này không được áp dụng đối với các doanh
nghiệp thu mua nguyên vật liệu để xuất khẩu hoặc để sản xuất hàng xuất
khẩu.
- Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá
thực tế nguyên vật liệu là giá vật liệu xuất gia công, chế biến, cộng với
các chi phí gia công chế biến. Chi phí chế biến gồm: chi phí nhân công,
chi phí khấu hao máy móc thiết bị và các khoản chi phí khác.
- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.

Giá thực tế Giá trị Chi phí

của nguyên = nguyên vật + thuê ngoài
vật liệu liệu xuất gia công
gia công
Chi phí thuê ngoài gia công gồm: tiền thực gia công phải trả chi
phí vận chuyển đến cơ sở gia công và ngược lại.
- Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh thì giá thực tế là giá trị
vật liệu do hội đồng gia công đánh giá.
- Đối với vật liệu do nhà nước cấp hoặc được tặng thì giá trị thực
tế được tính là giá trị của vật liệu ghi trên biên bản bàn giao hoặc ghi
theo giá trị vật hiến tặng, thưởng tương đương với giá trị trường.
- Đối với phế liệu thu hồi: được đánh giá theo giá ước tính hoặc
giá thực tế (có thể bán được).

b. Giá thực tế vật liệu xuất kho.

-7-
 Lê Thu Hương

Vật liệu trong doanh nghiệp được thu mua nhập kho thường xuyên
từ nhiều nguồn khác nhau. Do vậy giá thực tế của từng lần, từng đợt
nhập cũng không hoàn toàn giống nhau vì trong khi xuất kho kế toán
phải tính toán xác định giá thực tế xuất kho cho các đối tượng sử dụng
theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã được đăng ký áp dụng
trong các niên độ kế toán. Để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất
kho các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau.
* Phương pháp tính giá theo giá đích danh.
- Phương pháp này được áp dụng với các vật liệu có giá trị cao,
các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế của vật liệu xuất kho được căn cứ
vào đơn giá thực tế của vật liệu nhập kho theo từng lô, từng loạt nhập, và
số lượng xuất kho theo từng lần.
Sử dụng phương pháp đích danh sẽ tạo thuận lợi cho kế toán trong
việc tính toán giá thành vật liêụ được chính xác, phản ánh được mối
quan hệ cân đối giữa hiện vật và giá trị nhưng có nhược điểm là phải
theo dõi chi tiết giá vật liệu nhập kho theo từng lần nhập nếu không vật
liệu xuất kho sẽ không sát với giá thực tế của thị trường.
* Phương pháp tính giá theo giá bình quân gia quyền.
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh
điểm vật tư. Theo phương pháp này căn cứ vào giá thực tế vật liệu tồn
đầu kỳ và nhập kho trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một
đơn vị vật liệu. Căn cứ vào lượng vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị
bình quân để xác định giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ.

Giá thực tế Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + giá trị thực tế nhập kho trong kỳ
xuất kho =

Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ

Tính theo phương pháp này sẽ có kết quả chính xác, nhưng nó đòi
hỏi doanh nghiệp phải hạch toán được chặt chẽ về một số lượng của từng
loại vật liệu, công việc tính toán phức tạp đòi hỏi trình độ cao.
* Phương pháp tính giá theo giá thực tế nhập trước - xuất trước.

-8-
 Lê Thu Hương

Theo phương pháp này vật liệu nhập trước được xuất dùng hết mới
xuất dùng đến lần nhập sau. Do đó, giá vật liệu xuất dùng được tính hết
theo giá nhập kho lần trước, xong mới tính theo giá nhập kho lần sau.
Như vậy giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế vật liệu nhập
kho thuộc các lần mua vào sau cùng.
Như vậy nếu giá có xu hướng tăng lên thì giá của vật liệu tồn kho
cuối kỳ sẽ cao và giá trị vật liệu sử dụng sẽ nhỏ đi nên giá thành phẩm
giảm, lợi nhuận trong kỳ tăng. Trường hợp ngược lại giá cả có xu hướng
giảm thì chi phí vật liệu trong kỳ sẽ lớn. Do đó lợi nhuận trong kỳ sẽ
giảm và giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ nhỏ.
* Phương pháp tính giá theo giá thực tế nhập sau – xuất trước.
Theo phương pháp này, những vật liệu mua sau sẽ được xuất trước
tiên phương pháp này ngược lại với phương pháp nhập trước – xuất
trước.
2.2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán.
Việc dùng giá thực tế để hạch toán vật liệu thường áp dụng trong
các doanh nghiệp có quy mô không lớn, chủng loại vật tư không nhiều.
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng chủng loại vật tư
nhiều tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên thì việc xác định giá
thực tế của vật liệu hàng là rất khó khăn tốn nhiều chi phí. Trong những
trường hợp đó để đảm bảo theo dõi kịp thời việc giá hạch toán là giá tạm
tính hay giá kế hoạch được quy định thống nhất trong phạm vi doanh
nghiệp và được sử dụng trong kỳ chúng ta có thể tiến hành đánh giá hạch
toán theo các bước sau:
* Hàng ngày sử dụng giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu
ghi vào tài khoản số kế toán tổng hợp và báo cáo kết quả theo công thức.

Trị giá thực tế VL tồn đầu kỳ + trị giá thực tế VL nhập trong kỳ
Hệ số giá
vật liệu =

Trị giá hạch toán VL tồn đầu kỳ + trị giá hạch toán VL nhập trong kỳ

-9-
 Lê Thu Hương

Giá vật liệu Giá vật liệu

thực tế xuất = xuất kho trong x Hệ số giá
trong kỳ kỳ

Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu, trình độ quản lý của doanh
nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ từng loại
hoặc cả loại vật liệu. Tuy có nhiều phương pháp tính giá vật liệu nhưng
mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong những phương pháp đó vì
mỗi phương pháp có ưu điểm và nhược điểm riêng nên áp dụng phương
pháp nào cho phù hợp với đặc điểm, quy mô là vấn đề đặt ra cho mỗi
doanh nghiệp.
3. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu.
3.1 Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu.
Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh
nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho
nó các loại nguyên vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy
cách phẩm chất. Đấy là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể
có quá trình sản xuất sản phẩm được. Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử
dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu có tác động mạnh mẽ đến các mặt
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó yêu cầu quản lý
chúng thể hiện một số điểm sau:
- Thu mua: nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường xẩy ra
biến động do các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành cung ứng
vật tư nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Cho nên khâu mua phải quản
lý về khối lượng quản lý có hiệu quả, chống thất thoát vật liệu, việc thu
mua theo đúng yêu cầu sử dụng, giá mua hợp lý, thích hợp với chi phí
thu mua để hạ thấp giá thành sản phẩm.
- Bảo quản: việc dự trữ vật liệu hiện tại kho, bãi cần được thực
hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu phù hợp với tính
chất lý, hoá của mỗi loại, mỗi quy mô tổ chức của doanh nghiệp tránh
tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu đảm bảo an toàn là một trong các
yêu cầu quản lý đối với vật liệu.

-10-
 Lê Thu Hương

- Dự trữ: xuất phát từ đặc điểm của vật liệu chỉ tham gia việc dự
trữ nguyên vật liệu như thế nào để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh
hiện tại là điều kiện hết sức quan trọng. Mục đích của dự trữ là đảm bảo
cho nhu cầu sản xuất kinh doanh không quá ứ đọng vốn nhưng không
làm gián đoạn quá trình sản xuất. Hơn nữa, doanh nghiệp cần phải xây
dựng định mức dự trữ vật liệu cần thiết, tối đa, tối thiểu cho sản xuất,
xây dựng xác định mức tiêu hao vật liệu.
- Sử dụng: sử dụng tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở xác định mức chi
phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp, chi phí sản xuất, giá thành
sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu
sử dụng cần quán triệt nguyên tắc sử dụng đúng mức quy định sử dụng
đúng quy trình sản xuất đảm bảo tiết kiệm chi phí trong giá thành.
Như vậy để tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung
và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng đòi hỏi phải có những điều kiện
nhất định. Điều kiện quan trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy
đủ kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu, kho phải được trang bị các
phương tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủ
kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm
vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán
kho. Việc bố trí, sắp xếp nguyên vật liệu trong kho phải đúng yêu cầu và
kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra.
Đối với mỗi thứ nguyên vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác
định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các
trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều
gây ứ đọng vốn.
Ngoài ra phải xác định rõ trách nhiệm vật chất của các cá nhân và
tổ chức có liên quan đến sự an toàn của nguyên vật liệu trong các khâu
thu mua, dự trữ và sử dụng. Xây dựng quy chế xử lý rõ ràng, nghiêm
ngặt các trường hợp nguyên vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, hao hụt,
giảm giá
3.2 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu.
Nhận thức được vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp
sản xuất đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác đầy đủ các thông

-11-
 Lê Thu Hương

tin số liệu về nguyên vật liệu. Do vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác
hạch toán nguyên vật liệu là:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu
mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất tồn nguyên vật liệu. Tính giá
thực tế của nguyên vật liệu đã mua. Kiểm tra tình hình thực hiện kế
hoạch thu mua nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá
cả, thời hạn... nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho quá
trình sản xuất kinh doanh.
- Áp dụng đúng đắn phương pháp hạch toán nguyên vật liệu.
Hướng dẫn và kiểm tra các phân xưởng, các phòng ban trong đơn vị thực
hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên
vật liệu. Kiểm tra tình hình nhấp xuất nguyên vật liệu. Phát hiện, ngăn
ngừa đề xuất biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém
phẩm chất để động viên đúng mức nguồn vốn nội bộ, tăng nhanh tốc độ
chu chuyển vốn. Tính toán chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu
thực tế đã đưa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh
doanh. Phân bổ các giá trị nguyên vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng
sử dụng.
- Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu theo chế độ quy
định. Lập các bản báo cáo về nguyên vật liệu. Phân tích kinh tế tình hình
thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu nhằm nâng cao
hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.
II. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
1. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản trị doanh nghiệp hạch toán
chi tiết nguyên vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại,
từng nhóm, từng thứ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và
phòng kế toán trên cùng một cơ sở kế toán chứng từ.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định
1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các
chứng từ kế toán về vật liệu công cụ dùng cụ gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT)

-12-
 Lê Thu Hương

- Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 – VT)
- Phiếu xuất vận tải theo hạn mức (mẫu 04 – KT)
- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 –VT)
- Thuê kho (mẫu 06 – VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08 – VT)
- Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT)
- Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03 – VT)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định nhà
nước trong các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kê khai chung
những các chứng từ khác tuỳ thuộc tình hình đặc điểm của từng doanh
nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở
hữu khác nhau.
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải kịp thời đầy
đủ theo đúng quy định về mẫu, nội dung và phương pháp. Tuỳ thuộc vào
phương pháp, kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng
các sổ chi tiết sau:
- Sổ (thẻ, kho)
- Sổ (thẻ, kế toán chi tiết nguyên vật liệu)
- Sổ đối chiếu vận chuyển.
..........
Số (thẻ) kho (mẫu 06 – VT) được sử dụng để theo dõi số lượng
nhập, xuất, tồn từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế
toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên nhiên liệu, quy cách, đơn vị tính... Sau
đó gửi cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế
toán chi tiết theo phương pháp nào.
Các só thẻ kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, số dư
vật liệu được sử dụng để phản ánh nghiệp vụ nhập xuất, tồn kho vật liệu
về mặt giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong
doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết còn có thêm các bảng kê
nhập, bảng kê xuất bảng kê luỹ kế, tổng hợp nhập – xuất tồn kho vật

-13-
 Lê Thu Hương

liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng và kịp
thời.
2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu
Vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường
bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một chủng loại nào đó có
thể gây ngừng sản xuất. Chính vì vậy hạch toán vật liệu phải đảm bảo
theo dõi được tình hình biến động của từng chủng loại vật liệu. Đây là
công tác phức tạp và khó khăn đòi hỏi phải thực hiện kế toán chi tiết vật
liệu hạch toán chi tiết vật liệu là theo dõi ghi chép thường xuyên liên tục
sự biến động nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu sử dụng tỏng sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp về số lượng (hiện vật, và giá trị...)
Trong công tác kế toán hiện nay ở nước ta nói chung và ở các nước
công nghiệp nói riêng đang áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán
chi tiết vật liệu sau: phương pháp thẻ song song, phương pháp số đối
chiếu luân chuyển, phương pháp số dư.
2.1 Phương pháp thẻ song song.
- Tại kho: việc ghi chép tình nhập – xuất – tồn kho hàng ngày do
thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về một số lượng. Khi nhận
được các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra
tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số dư thực nhập thực xuất
chứng từ và thẻ kho. Định kỳ thủ kho chuyển (hoặc kế toán xuống kho
nhận) các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu
cho phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật
liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá
trị. Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ
kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị
cuối tháng kế toán sổ chi tiết vât liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho
ngoài ra để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải
tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ chi tiết vào các bảng tổng hợp. Có thể
khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo sơ đồ sau:

-14-
 Lê Thu Hương

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song.

Thẻ kho

Chứng từ Chứng từ
nhập xuất
Số kế toán chi tiết

Ghi chú:
Bảng kê tổng hợp Ghi hàng ngày
nhập – xuất – tồn kho Ghi cuối tháng
Ghi đối chiếu

Số kế toán tổng hợp

* Ưu nhược điểm, phạm vi áp dụng

+ Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.
+ Nhược điểm: việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn
trung lắp các chỉ tiêu về số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chiếu
các yếu tố tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kịp thời
của kế toán.
+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp ít chủng loại
vật liệu khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít, không thường
xuyên và nghiệp vụ của kế toán chuyên môn còn hạn chế.
2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Tại kho: việc ghi chép của kho cũng được thực hiện trên thẻ kho
giống như phương pháp song song.
- Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi
chép tình hình nhập xuất – tồn kho của từng thứ vật liệu, ở từng kho
dùng cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có
số liệu ghi đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê
xuất, trên cơ sở các chứng từ nhập xuất mà theo định kỳ thủ kho gửi lên
Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và
chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu giữa số đối chiếu
luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.

-15-
 Lê Thu Hương

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp

sổ đối chiếu luân chuyển

Chứng từ Thẻ kho Chứng từ

nhập xuất

Bảng kê Sổ đối chiếu Bảng kê

nhập luân chuyển xuất

Sổ kế toán
tổng hợp
+ Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ
ghi một lần vào cuối tháng.
+ Nhược điểm: việc ghi sổ kế toán trùng lặp giữa kho và phòng
kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng
kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối tháng nên công tác kiểm tra bị hạn
chế.
+ Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản
xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập – xuất; không bố trí riêng nhân viên
kế toán vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình
nhập xuất hàng ngày.
2.3. Phương pháp số dư.
- Tại kho: thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất
tồn kho cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào
cột lượng.
- Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ theo dõi từng kho chung cho các
loại vật liệu để ghi chép tình hình nhập – xuất từ bảng kê nhập, bảng kê xuất
kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ bảng luỹ kê lập bảng tổng hợp
nhập - xuất - tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị cuối
tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối
tháng do thủ kho tính và ghi sổ số dư đóng sổ hạch toán tính ra giá trị tồn kho
để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư và việc kiểm tra đối chiếu căn cứ vào cột

-16-
 Lê Thu Hương

số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn (cột số
tiền) và số liệu kế toán tổng hợp.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư

Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuấ t

Bảng kê nhập Sổ số dư Bảng kê xuất

Bảng luỹ Bảng kê tổng Bảng luỹ

kê nhập hợp nhập - kê xuất
xuất - tồn

Sổ kế toán tổng hợp

+ Ưu điểm: tránh được việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng
kế toán giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành
đều trong tháng.
+ Nhược điểm: do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn
biết sổ hiện có và tình hình tăng giảm của từng loại vật liệu về mặt hiện
vật thì phải xem số liệu trên thẻ kho hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai
sót giữa kho và phòng kế toán khó khăn.
+ Phạm vi áp dụng: thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có
khối lượng công tác nghiệp vụ nhập, xuất (chứng từ nhập - xuất) nhiều,
thường xuyên nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử
dụng giá hạch toán để hạch toán nhập - xuất đã xây dựng hệ thống danh
điểm vật liệu trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán vững vàng.
III. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU.
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó đựơc
nhập – xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của từng
doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê vật liệu khác nhau. Có doanh
nghiệp chỉ kiểm kê vật liệu một lần trong kỳ bằng cách cân đo, đong,
đếm vật liệu tồn kho cuối kỳ ngược lại cũng có doanh nghiệp kiểm kê
từng nghiệp vụ nhập xuất vật liệu.

-17-
 Lê Thu Hương

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản
ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật
liệu trên cơ sở kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên dùng cho các
tài khoản kế toán tồn kho nói chung và các tài khoản vật liệu nói riêng
để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật hàng hoá.
Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán được xác định bất cứ lúc
nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho
so sánh đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch
phải truỳ tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.
Phương pháp kê khai thường xuyên thường được áp dụng trong các
doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt
hàng có giá trị lớn.
Phương pháp kiểm kê đình kỳ là phương pháp không thực sự thường
xuyên, liên tục tình hình nhập xuất tồn kho trên tài khoản kế toán mà chỉ theo
dõi, phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và giá trị tồn kho cuối kỳ căn cứ vào số
liệu kiểm kê định kỳ trong kho. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất
chung trên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào các chứng từ
nhập xuất kho mà căn cứ vào giá trị tồn kho cuối kỳ mua nhập trong kỳ, kết
quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp (tài khoản
611) không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng cho từng
nhu cầu sản xuất khác nhau và không thể hiện được số mất mát hư hỏng.
Phương pháp kiểm kê định kỳ được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất
có quy mô nhỏ ít chủng loại vật tư với quy cách mẫu mã rất khác nhau giá trị
thấp và được xuất thường xuyên.
1. Thủ tục chứng từ
1.1 Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ thu mua và nhập
kho vật liệu.
Trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liệu doanh nghiệp cần
hai loại chứng từ bắt buộc là hoá đơn bán hàng (hoá đơn kiêm phiếu xuất
kho) và phiếu nhập kho. Hoá đơn bán hàng (hoá đơn kiêm phiếu xuất
kho) do người bán hàng lập, ghi rõ số lượng từng loại hàng hoá, đơn giá
và số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán. Khi áp dụng thuế giá

-18-
 Lê Thu Hương

trị gia tăng thì trên hoá đơn do người bán lập vừa bao gồm phần mua vật
liệu hàng hoá vừa bao gồm cả thuế giá trị gia tăng. Trong trường hợp
doanh nghiệp thu mua vật liệu từ thị trường tự do thì doanh nghiệp phải
có phiêú mau hàng thay thế cho hoá đơn bán hàng.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và ghi số lượng theo hoá đơn
hoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho và ghi số thực
nhập vào số nhập kho. Như vậy phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp
vụ nhập kho đã hoàn thành. Ngoài ra trong trường hợp nhập kho với số lượng
các loại vật tư có tính chất lý hoá phức tạp, các loại vật tư quý hiếm hay trong
quá trình nhập kho phát hiện sự khác biệt về số lượng giữa hoá đơn và thực
nhập thì doanh nghiệp thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệp vật
tư trước lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm.
1.2 Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho vật liệu.
Với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên thì
khi xuất kho vật liệu phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo
hạn mức... Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập và cùng
người ký nhận vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức được lập trong trường hợp doanh
nghiệp sản xuất ổn định và đã lập được định mức tiêu hao vật tư cho một
đơn vị sản phẩm. Số lượng nhập xuất trong tháng do thủ kho căn cứ vào
hạn mức.
2. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
2.1 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường
xuyên kế toán sử dụng các tài khoản 152, 154, 621, 627, 641, 642, 412...
- Tài khoản 152: nguyên liệu, vật liệu.
Tài khoản dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của
các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế có thể mở chi tiết cho từng loại
từng nhóm, thứ vật liệu là theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán.
+ Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên nhân
vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa,
đánh giá tăng).

-19-
 Lê Thu Hương

Phản ánh giá trị thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ.
+ Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật
liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán , xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt,
giảm giá được hưởng)
Phản ánh giá trị thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ.
+ Dư nợ: giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ bên cạnh
đó kế toán nguyên vật liệu còn sử dụng các tài khoản 151, 131, 112, 331.
2.2 Trình tự hạch toán:
Có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp
141, 311
kê khai thường xuyên
311, 111, 112 (7)
152 621

(1) (7)

511 627, 612

641, 642

(2) (8)

411 128, 222

(3) (9)

642, 3381 154

(4) (10)

128, 222 1381,642

(5) (11)

412 412
(6) (12)

Diễn giải: (1) tăng do mua ngoài

(2) hàng đi đường kỳ trước

-20-
 Lê Thu Hương

(3) nhận cấp phát, tặng thưởng, vốn góp liên doanh
(4) thừa phát hiện kiểm kê
(5) Nhận lại vốn góp liên doanh
(6) đánh giá tăng
(7) xuất để chế tạo sản phẩm
(8) xuất cho chi phí sản xuất chung bán hàng, quản lý
xây dựng cơ bản
(9) xuất vốn góp liên doanh
(10) xuất thuê ngoài gia công chế biến
(11) thiếu phát hiện qua kiểm kê
(12) đánh giá giảm
3. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
3.1 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
kế toán sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 611 mua hàng.
Nội dung kết cấu
Bên nợ: - Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, CCDC tồn
đầu kỳ.
- Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, CCDC
mau vào đầu kỳ.
Bên có: - Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, CCDC tồn
cuối kỳ.
- Giá trị vật tư hàng hoá, trả lại cho người bán hoặc
được giảm giá.
- Giá trị thực tế nguyên vật liệu, CCDC sản xuất trong kỳ
Tài khoản này cuối kỳ không có sổ dư và được mở chi tiết cho hai
tài khoản cấp 2 sau:
TK6111. Mua nguyên vật liệu
TK 6112. Mua hàng hoá.

-21-
 Lê Thu Hương

3.2 Trình tự hạch toán

Sơ đồ kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

151, 152, 153 (7)hàng)

611 (mua 151, 152, 153

GT vật liệu, CCDC tồn đầu kỳ GT vật liệu, CCDC

111, 112, 113 chưa sử dụng tồn cuối kỳ

111, 612
112, 113

GT vật liệu, dụng cụ mua Giảm giá được hưởng và

trong kỳ Giá trị hàng mua trả lại

113(1)
138, 334, 821, 642
VAT khấu trừ
Giá trị thiếu hụt mất mát
412

Vốn góp liên doanh 621, 627, 641, 642

1421

cấp phát, trọng thưởng G.trị dại Phân bổ dẫn

412 Xuất dùng

lớn
đánh giá tăng VL, DC
Giá trị vật liệu CCDC

Xuất dùng nhỏ

-22-
 Lê Thu Hương

PHẦN II
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI

I. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY

QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY
DỆT MAY HÀ NỘI CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HẠCH TOÁN VẬT LIỆU
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Nhà máy Sợi Hà Nội (nay là công ty Dệt May Hà Nội) được thành
lập ngày 7/4/1978 với sự hợp tác giữa tổng công ty nhập khẩu thiết bị
Việt Nam và hãng VINIOMATEX (cộng hoà liên bang Đức) với tổng số
vốn ban đầu là 30 triệu USD, tổng năng lực kéo sợi có 150.000 cọc sợi
với sản lượng trên 10.000 tấn sợi các loại mỗi năm.
Công trình được khởi công xây dựng nhà máy vào tháng 2/1979
đến 21/11/1984 chính thức bàn giao công trình cho nhà máy quản lý,
điều hành gọi tên là nhà máy sợi Hà Nội trụ sở tại số 1 Mai Động, quận
Hai Bà Trưng Hà Nội.
Trong quá trình phát triển, nhà máy sợi Hà Nội đã từng bước mở
rộng quy mô sản xuất với việc đầu tư lắp đặt 1 dây truyền dệt kim đồng
bộ với trị giá 4 triệu USD. Sản phẩm của công ty được xuất khẩu sang
Nhật, Thuỵ Sỹ, Cộng hoà Séc, Nga, Hà Lan, Hồng Kông, Hàn Quốc...
Các mặt hàng của công ty là sợi, sản phẩm dệt kim. Sản phẩm của công
ty luôn thu hút được sự chú ý của khách hàng và từng bước đứng vững
trên thị trường trong nước cũng như Quốc tế.
Tháng 4/1990 xây dựng dây chuyền dệt kim số 2, đến tháng
10/1993 Bộ công nghiệp nhẹ quyết định sát nhập nhà máy sợi Vinh
(Nghệ An) vào xí nghiệp liên hợp trở thành nhà máy thành viên của xí
nghiệp.
Ngày 19/5/1994 khánh thành nhà máy dệt kim (với cả hai dây
truyền số 1 và số 2). Tháng 1/1995 khởi công xây dựng nhà máy thêu
Đông Mỹ và đến ngày 2/9 thì khánh thành đồng thời tháng 3/1995 Bộ
công nghiệp nhẹ quyết định sát nhập công ty Dệt Hà Đông vào xí nghiệp

-23-
 Lê Thu Hương

liên hợp. Tháng 3/2000 công ty Dệt Hà Nội được đổi tên thành công ty
dệt may Hà Nội và đó là tên gọi chính thức cho đến nay.
Việc chuyển đổi tên thành công ty Dệt may Hà Nội không phải là sự
chuyển đổi về hình thức mà chính thức là sự đổi mới về sự tư duy kinh tế, đổi
mới về chức năng nhiệm vụ và phương thức của doanh nghiệp Nhà nước.
Tên giao dịch quốc tế của công ty dệt may Hà Nội là Ha Noi
Textile Company.
Viết tắt: HANOSIMEX
Hình thức sở hữu vốn: quốc doanh
Hình thức hoạt động: sản xuất kinh doanh
Khái quát về kết quản hoạt động kinh doanh của công ty trong
những năm gần đây.
Qua một vài nét giới thiệu về công ty dệt may Hà Nội ta thấy đây
là một doanh nghiệp trẻ về tuổi đời và với trang thiết bị hiện đại, công
nghệ tiên tiến, trình độ quản lý giỏi, đội ngũ cán bộ có năng lực cao, đội
ngũ công nhân lành nghề đủ phẩm chất để đáp ứng nhu cầu hiện nay.
Đây chính là thuận lợi lớn giúp cho công ty sản xuất kinh doanh có hiệu
quả, sản phẩm của công ty luôn đạt được chất lượng cao và được tặng
nhiều huy chương vàng và các bằng khen tại các hội chợ triển lãm kinh
tế. Sản lượng thiết kế đã vươn lên đạt công suất tối đa, chất lượng sợi
luôn được ổn định đạt tiêu chuẩn quốc tế và dần dần về sản lượng sản
phẩm sợi tại Việt Nam sản phẩm của công ty đặc biệt là các sản phẩm
dệt kim có chất lượng cao được xuất đi nhiều nước trên thế giới và đã
được chấp nhận ở những thị trường khó tính nhất như Nhật Bản, Hàn
Quốc, Italia, Mỹ... và được khách hàng trong và ngoài nước mến mộ.
Công ty Dệt may Hà Nội là một trong những doanh nghiệp làm ăn
có hiệu quả nề nếp trong Bộ công nghiệp nhẹ, luôn mở rộng hình thức
kinh doanh, mua bán, gia công, trao đổi hàng hoá sẵn sàng hợp tác với
các bạn hàng trong và ngoài nước để đầu tư trang thiết bị hiện đại đem
khoá học công nghệ mới, lãnh đạo doanh nghiệp là các nhà kinh doanh
có năng lực chuyên môn, nhạy bén luôn tìm mọi biện pháp huy động và
sử dụng vốn một cách có hiệu quả nhất phục vụ tốt nhất yêu cầu sản xuất

-24-
 Lê Thu Hương

kinh doanh với mục tiêu đề ra, lợi nhuận năm nay cao hơn năm trước.
Công ty luôn chấp hành vượt mức kế hoạch nhà nước giao.
Có thể xem xét một số chỉ tiêu sau:
Giá trị sản xuất công nghiệp đạt: 498.376 triệu đồng
Tổng doanh thu đạt: 501.891 triệu đồng
Trong đó: Doanh thu công nghiệp: 314.318 triệu đồng
Doanh thu xuất khẩu: 187.576 triệu đồng
Thu nhập bình quân: 867.575 đồng/người/tháng.
2. Những đặc điểm về sản xuất ảnh hưởng tới công tác kế toán
nguyên vật liệu ở công ty.
2.1 Đặc điểm công nghệ và cơ cấu sản xuất.
Việc tổ chức sản xuất hợp lý khoa học phù hợp với công nghệ sản
xuất ở mỗi xí nghiệp là việc hết sức quan trọng. Gắn với mỗi loại hình
sản xuất khác nhau, công nghệ khác nhau đòi hỏi việc tổ chức sản xuất
quản lý khác nhau, yêu cầu của bộ máy kế toán phải phù hợp đặc điểm
sản xuất của doanh nghiệp. Có như vậy sản xuất kinh doanh mới đạt hiệu
quả cao. Đặc điểm tổ chức của công ty được quyết định bởi quy mô sản
xuất kinh doanh lớn, đa dạng về chủng loại sản phẩm cùng độ rộng khắp
của thị trường trong nước và quốc tế.
Nhiệm vụ của công ty được thực hiện thông qua các nhà máy
thành viên.
- Nhà máy sợi 1: quy mô 6500 cọc sợi, sản lượng 4000 tấn/năm.
Sản phẩm chủ yếu là sợi PeCô và Cotton các loại, có chỉ số Ne 60, Ne
45, Ne 46, Ne 30 dây truyền sợi xe cán 300 tấn/năm.
- Nhà máy sợi 2: quy mô 3500 cọc sợi, sản lượng 4000 tấn/năm
sản phẩm chủ yếu là sợi Peco các loại, có dây truyền sợi xe cán với sản
lượng 350 tấn/năm.
- Nhà máy dệt và nhuộm gồm các phân xưởng dệt và nhuộn.
- Nhà máy may: gồm 2 xưởng may 1 và may 2, bộ phận in thêu.
Hai nhà máy kết hợp với nhau để từ sợi sản xuất ra vải, quần áo dệt kim
các loại như T-Shirt, VL-Shirt, Hineck với sản lượng 4,5 triệu tấn/năm.

-25-
 Lê Thu Hương

- Nhà máy sợi vinh: quy mô 2500 cọc sợi, sản lượng 2000
tấn/năm sản phẩm chủ yếu là các loại sợi, ngoài ra còn có các sản phẩm
may.
- Nhà máy dệt Hà Đông: sử dụng nguyên liệu sợi 600 tấn/năm
chuyên sản xuất khăn mặt, khăn các loại, lều bạt.
- Nhà máy thêu Đông Mỹ: sử dụng khoảng 5000 tấn sợi mỗi năm
cho ra các sản phẩm dệt kim với sản lượng 1,4 triệu sản phẩm mỗi năm.
Ngoài ra còn có hai nhà máy phục vụ cho sản xuất là nhà máy
động lực và nhà máy cơ điện.
2.2 Quy trình công nghệ sản xuất các mặt hàng chủ yếu trong
đơn vị.
Toàn bộ quy trình sản xuất được chia ra nhiều giai đoạn công
nghệ. Nguyên liệu chính được chế biến một cách liên tục từ giai đoạn
đầu đến giai đoạn cuối theo một trình tự nhất định. Quá trình sản xuất
diễn ra liên tục có sản phẩm dở dang thành phẩm của giai đoạn này, vừa
có thể xuất bán vừa có thể là nguyên liệu cho công đoạn sau. Điều này
ảnh hưởng và chi phối đến công tác hạch toán của đơn vị thành phẩm
của công ty là các loại sợi, hàng dệt kim, dệt thoi các sản phẩm này được
thực hiện bằng dây truyền công nghệ khép kín: dây truyền kéo sợi, dây
truyền dệt kim, dây truyền dệt thoi. Có thể hình dung ra công nghệ sản
xuất của công ty qua sơ đồ sau:
Dây truyền dệt kim

Sợi Dệt Vải Giặt nâu

Vải dệt kim Văng Mở Gỡ Vắt

Cắt Thêu May Bao

Sản phẩm
nhập kho

-26-
 Lê Thu Hương

Dây truyền kéo sợi

Xé trộn Xé trộn xơ

Nghiền Nghiền

Chải thô Chải thô

Ghép trước bông Ghép trước

Cuối cúi Ghép trộn

Chải kỹ Ghép I, II

Sản phẩm nhập Ghép thô

kho sợi COTTON
sợi PE sợi PMA
Sợi con

Đánh ống

Sợi xe đôi

Sản phẩm
nhập kho

-27-
 Lê Thu Hương

Dây truyền dệt thoi

Sợi Dệt Vải Nhuộm Vải dệt Nhập

Sản phẩm May Cắt

nhập
Do mặt hàng sản xuất của công ty phong phú và đa dạng sản xuất
hàng loạt nên bộ phận sản xuất chia thành các phân xưởng như: phân
xưởng dệt, phân xưởng nhuộm... Để tiếp cận được mục tiêu kế hoạch sản
xuất tiến trình sản xuất được chia làm các ca sản xuất 1, 2, 3.
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh
doanh tại công ty Dệt may Hà Nội
Công ty Dệt may Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước lớn hạch
toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt Nam. Tổ chức của
công ty thống nhất từ trên xuống dưới, mọi hoạt động được chỉ đạo
thống nhất từ cơ quan giám đốc tới khối phòng ban điều hành và xuống
các nhà máy. Thông tin được quản lý và kiểm tra chặt chẽ, việc xử lý
thông tin cũng nhanh chóng và thuận tiện đảm bảo cho hoạt động sản
xuất kinh doanh.
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình như sau

-28-
 Lê Thu Hương

Tổng Giám đốc

Phó Tổng GĐ1 Phó Tổng GĐ2 Phòng KTTC Phó Tổng GĐ3

Phòng Phòng TM
Phòng XNK Phòng
KTĐT
TCHC
Phòng TTTN và
T T Y tế
KHTT KTCL

Nhà máy sợi NM Dệt

Phòng Đời
Nhuộm
Sống
Nhà máy dệt Nhà May 1
Vải DEMIN

Nhà máy sợi Nhà May2

Vinh

Nhà May3
Nhà máy dệt
Hà Đông

Nhà Máy
May Mẫu

NM May
* Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Đông Mỹ
- Tổng giám đốc công ty do tổng công ty dệt may bổ nhiệm. Tổng
giám đốc có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của công ty, đồng thời là
người đại diện quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước cơ quan quản lý
cấp trên và trước pháp luật.
- Giúp việc cho Tổng giám đốc là 3 phó Tổng giám đốc điều hành
một số lĩnh vực của công ty theo sự phân công của Tổng giám đốc đồng
thời là cán bộ tham mưu cao nhất cho tổng giám đốc trong lĩnh vực xây
dựng kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh.
- Dưới sự điều hành công ty có các phòng ban chức năng.
+ Phòng xuất nhập khẩu: đảm đương toàn bộ công tác xuất nhập khẩu
tại công ty như: Nhập nguyên liệu máy móc, phụ tùng thiết bị, hoá chất nhôm,

-29-
 Lê Thu Hương

xuất khẩu các sản loại sản phẩm sợi, dệt kim, khăn bông.. Có kế hoạch xuất
nhập khẩu để phòng kế toán tài chính cân đối kế hoạch thu chi ngoại tệ xây
dựng dự thảo hợp đồng xuất nhập khẩu, các phương thức thanh toán lập báo
cáo xuất nhập khẩu.
+ Phòng tổ chức hành chính: là phòng tham mưu cho tổng giảm đốc về
lĩnh vực tổ chức lao động khoa học, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên
trong công ty, đào tạo cán bộ quản lý và sử dụng có hiệu quả quản lý quỹ tiền
lương trên cơ sở quy chế đã ban hành. Bên cạnh đó, phòng còn có nhiệm vụ
tổ chức lực lượng đảm bảo an toàn cho công ty với cơ quản công an trong
công tác bảo vệ sự an toàn.
+ Phòng kế toán tài chính: có đầy đủ chức năng nhiệm vụ như luật
định, điều lệ, kế toán của nhà nước quy định, giám sát kiểm tra hoạt động
kinh tế của công ty đảm bảo cân đối tài chính phục vụ cho công tác quản lý
kinh doanh. Phòng có kế hoạch thu chi cho từng kỳ, ghi chép đầy đủ và phản
ánh một cách chính xác kịp thời liên tục có hệ thống về tình hình luân chuyển
của vật tư, tiền vốn thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thực
hiện tốt chế độ hạch toán kế toán nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, lập
và thực hiện kế hoạch tài chính.
+ PhòngTTTN và KTCL: Có nhiệm vụ kiểm tra toàn bộ các loại
nguyên vật liệu dựa vào nhà máy các loại bán phế phẩm trong quá trình sản
xuất và các loại sản phẩm do Công ty sản xuất ra, đồng thời đóng góp các
biện pháp đề tài, sáng kiến để nâng cao chất lượng sản phẩm.
+ Phòng kế hoạch thị trường: có nhiệm vụ tiếp cận và mở rộng thị
trường cho Công ty, tìm kiếm khách hàng, thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản
phẩm, quản lý các cửa hàng giới thiệu sản phẩm và các đại lý của Công ty.
+ Phòng kỹ thuật đầu tư: có nhiệm vụ triển khai kỹ thuật sản xuất tới
các nhà máy và xây dựng mục tiêu phát triển của Công ty.
Hình thức tổ chức sản xuất kinh doanh theo cơ cấu trực tiếp là rất phù
hợp với quy mô sản xuất kinh doanh lớn của Công ty, đảm bảo tính hiệu quả
của hoạt động đồng thời đảm bảo tính gọn nhẹ trong tổ chức tránh việc chồng
chéo trong chỉ đạo, phân công…
II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ
TOÁN TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.

-30-
 Lê Thu Hương

Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp có thể hiện như một tập hợp
những cán bộ nhân viên kế toán cùng với trang thiết bị kỹ thuật phương
tiện ghi chép tính toán, cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý
trong doanh nghiệp.
Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty Dệt may Hà Nội

Kế toán trưởng
(Trưởng phòng)

Phó phòng kế toán

(kế toán tổng hợp)

Thủ Kế Kế Kế toán Kế Kế Kế Kế
quỹ toán toán TSCĐ toán tập toán toán toán
thanh thanh và hợp chi thành NVL tiền
toán toán XDCB phí và phẩm lương
công tính giá và tiêu và các
thành
nợ thụ khoản
thành BH
phẩm

Các nhân viên kinh tế

nhà máy

-31-
 Lê Thu Hương

- Phòng kế toán tài chính của Công ty gồm 21 người: kế toán trưởng,
phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 18 nhân viên kế toán, 1 thủ
quỹ, nhiệm vụ được phân công như sau:
+ Kế toán trưởng: là người trực tiếp phụ trách phòng tài chính
Công ty, chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên và giám đốc
Công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính, công tác kế
toán của Công ty, có nhiệm vụ quản lý và điều hành thựchiện kế toán tài
chính theo hoạt động chức năng chuyên môn, chỉ đạo công tác quản lý sử
dụng vật tư, tiền vốn trong toàn Công ty theo đúng chế độ tài chính mà
nhà nước ban hành.
+ Phó phòng kế toán tài chính (kiêm kế toán tổng hợp) có nhiệm
vụ hàng tháng căn cứ vào nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ (do
kế toán nguyên vật liệu, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, kế toán
tổng hợp CT và tính giá thành chuyển lên) để vào sổ tổng hợp cân đối
thu chi và các khoản, lập bảng cân đối sau đó vào sổ cái các tài khoản có
liên quan lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của nhà nước. Phó
phòng kế toán tài chính có trách nhiệm cùng với kế toán trưởng quyết
toán cũng như thanh tra kiểm tra công tác kế toán của Công ty.
- Kế toán nguyên vật liệu: hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho,
phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ để vào sổ chi tiết vật tư. Cuối
tháng tổng hợp lên sổ tổng hợp xuất, lập bảng kê số 3, bảng tính giá thực
tế vật liệu và công cụ dụng cụ và từ các hoá đơn (hoặc hoá đơn kiêm
phiếu xuất kho) của bên bán để vào sổ chi tiết thanh toán với người bán
lên nhật ký chứng từ số 5.
- Kế toán TSCĐ và XDCB: tổ chức ghi chép phản ánh số liệu chất
lượng hiện trạng và giá trị TSCĐ, tình hình mua bán và thanh lý TSCĐ.
- Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ căn cứ vào bảng tổng hợp thanh
toán lương và phụ cấp do các tổ nghiệp vụ các nhà máy các phòng ban
chức năng, lập bảng phân bổ và các khoản bảo hiểm
Tổ chức công tác kế toán theo lĩnh vực này, mọi công việc của
hạch toán kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán đều được thực
hiện tại phòng kế toán doanh nghiệp. Do đó giúp cho lãnh đạo doanh
nghiệp nắm được kịp thời toàn bộ thông tin.

-32-
 Lê Thu Hương

- Kế toán chi phí và tính giá thành căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu
CC-DC bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ lương và các nhật
ký chứng từ có liên quan để ghi vào sổ tổng hợp chi phí sản xuất (có chi
tiết cho từng nhà máy) phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng
mặt hàng cụ thể.
- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: có nhiệm vụ thực hiện
tình hình nhập xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thu, theo dõi công nợ
của khách hàng. Mở sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng. Mở thẻ theo
dõi nhập xuất tồn thành phẩm sau đó theo dõi vào sổ chi tiết bán hàng cho
từng loại.
- Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu chi sử dụng quỹ tiền mặt
tiền gửi ngân hàng của Công ty, mở sổ theo dõi chi tiết tiền mặt mặt hàng
ngày đối chiếu số chi trên tài khoản của Công ty ở ngân hàng coi số ngân
hàng, theo dõi tình hình thanh toán của Công ty với các đối tượng như:
khách hành, nhà cung cấp, nội bộ Công ty.
- Thủ quỹ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu
chi thủ quỹ xuất tiền mặt hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, phần chi
cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mặt nhằm phát hiện sai sót và sửa chữa
kịp thời khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ cùng các bộ phận có liên quan
tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt hiện có chịu trách nhiệm về mọi trường hợp
thừa thiễu quỹ tiền mặt của công ty.
- Các nhân viên kinh tế nhà máy: Chịu sự chỉ đạo ngành dọc của
phòng kế toán tài chính của Công ty.
Qua mô hình trên ta thấy: Công ty tổ chức hạch toán kế toán theo
hình thức tập chung phòng kế toán là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác
kế toán từ khâu đầu đến khâu cuối cùng, thu nhận chứng tù, luân chuyển
sổ ghi kế toán chi tiết tổng hợp và lập các báo cáo kế toán phân tích hoạt
động kinh tế và hướng dẫn kiểm tra kế toán trong toàn đơn vị, thông báo
số liệu kế toán thống kê cần thiết cho các đơn vị trực thuộc. Các nhân viên
kinh tế ở các nhà máy thành viên có nhiệm vụ thu thập chứng từ kiểm tra,
xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ lập báo cáo thống kê, tài chính theo sự phân
công, dưới sự chỉ đạo giám sát của kế toán trưởng. Với đặc điểm đó Công
ty đã thực hiện hình thức kế toán nhật ký chứng từ và hạch toán tình hình
biến động của tài sản theo phương pháp kê khai thường xuyên.

-33-
 Lê Thu Hương

Hình thức này có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng ghi sổi, đối
chiếu số liệu tiến hành thường xuyên kịp thời, cung cấp các số liệu cho
việc tập hợp các chỉ tiêu kinh tế tài chính lập bảng báo cáo kế toán. Về
hoạt động kinh tế của doanh nghiệp từ đó thực hiện sự kiểm tra và chỉ
đạo sát sao, kịp thời các hoạt động của toàn doanh nghiệp. Sự chỉ đạo
công tác kế toán được thống nhất, chặt chẽ, tổng hợp số liệu và thông tin
kinh tế kịp thời tạo điều kiện trong phân công lao động nâng cao trình
độ chuyên môn hoá lao động hạch toán
2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại công ty Dệt may Hà Nội
Công ty Dệt may Hà Nội là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán
độc lập trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Hà Nội
Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào
ngày 30/6. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng .Hình
thức sổ kế toán được áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chứng
từ.Đây là hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm tình hình sản xuất kinh
doanh và yêu cầu quản lý của công ty . Hình thức này dựa theo nguyên
tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, đẩm bảo
cho các phần hành kế roán được tiến hành song song và phối hợp nhịp
nhàng .
Theo hình thức này,quy trình hạch toán vật liệu tại công ty Dệt -
May Hà Nội sử dụng các chứng từ sổ sách sau:
Căn cứ vào các chứng từ ban đầu như : phiếu thu, phiếu chi, phiếu
nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm nghiệm
vật tư sản phẩm hàng hoá,phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, kế toán tiến
hành vào sổ tiết vật liêu, sổ chi tiết thanh toán với người bán.... và các
bảng kê nhập và bảng kê xuất.
Dựa vào các bảng tổng hợp nhập vật liệu để vào cột hạch toán và
căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát
sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ để vào cột thực tế, kế toán tiến hành
lập bản kế số 3.
Trên cơ sở bảng tổng hợp xuất vật liệu và bảng kê số 3, cuối tháng
kế toán tổng hợp và đưa ra bảng phân bổ vật liệu. Bảng này phản ánh giá
trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ cho các đối

-34-
 Lê Thu Hương

tượng sử dụng hàng tháng. Bảng phân bổ số 2 là cơ sở để tập hợp chi phí
sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đồng thời lấy số liệu để ghi vào các
sổ kế toán liên quan như bảng kê số 4, 5, 6
Cuối mỗi niên độ, kế toán tập hợp số liệu vào nhật ký chứng từ số
1, số 2, số 4, số 5, số 7, số 10 và vào sổ cái TK152

Chứng từ
nhập - xuất

NK – CT liên Bảng kê chi Số chi tiết Bảng kê xuất

quan 1,2,4,10 tiết nhập số 2 vật tư
vật tư (TK 331)

Bảng tổng NK-CT Bảng tổng

hợp nhập vật số 5 hợp xuất vật
tư tư

Bảng phân bổ
Bảng kê số 3 số 2

Ghi đối chiếu Bảng kê số

Ghi hàng ngày 4,5,6
Ghi cuối tháng

Số cái
TK 152, NK - CT số 7

Báo cáo

-35-
 Lê Thu Hương

III. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI
1. Tình hình chung về vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội
1.1. Đặc điểm của vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội
Công ty Dệt - May Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước có quy
mô sản xuất lớn, sản phẩm của công ty nhiều về số lượng, đa dạng về
chủng loại như: sợi, sản phẩm dệt kim, sản phẩm dệt thoi.... do đó vật
liệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa dạng về chủng loại với tính
năng lý hoá học cũng hết sức khác nhau. Thực tế đó đặt ra cho công ty
những yêu cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình
thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu.
Do nhu cầu kế hoạch sản xuất là rất linh động nên sự biến động
của vật liệu là thường xuyên liên tục. Vì vậy, để quản lý chặt chẽ và có
hiệu quả, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Căn cứ vào vai trò
và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu sử dụng tại công ty được
chia thành các loại sau:
- Vật liệu chính: gồm các loại bông xơ, chủ yếu nhập từ nước
ngoài như xơ PE (Eslon), xơ PE (Sunkyong), bông Nga cấp I,II, bông
Uc cấp I, bông Việt Nam.
- Vật liệu phụ: các loại ghim, cúc, mác, chỉ các loại, khuy, chun,
phecmơtuya, phấn may, băng dính, hoá chất, thuốc nhuộm...
- Nhiên liệu : Điện, xăng, dầu công nghiệp...
- Phụ tùng thay thế: Máy may, máy kéo sợi, vòng bi, ốc vít, thoi
suốt, dây củaoa.
- Văn phòng phẩm: Giấy, mực in, bút bi, máy tính... các đồ dùng
phục vụ cho công tác văn phòng
- Bao bì đóng gói: Bao tải dứa, dây buộc, dây đai nylon, hòm
carton...
- Phế liệu: phế liệu được nhập từ sản xuất là loại hư hỏng, kém
phẩm chất không sử dụng được, bông phế F1, F3, xơ hôi, vón cục sợi tụt
lõi, sợi rối các loại, sắt vụn.

-36-
 Lê Thu Hương

1.2. Công tác quản lý nguyên vật liệu

Do đặc điểm khác biệt của từng loại nguyên vật liệu như đã nói ở
trên, công ty có kế hoạch thu mua một cách hợp lý để dự trữ đủ sản xuất
và vừa đủ để hạn chế, ứ đọng vốn, giảm tiền vay ngân hàng. Công tác
quản lý nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản sử dụng tiết kiệm
đạt hiệu quả tối đa, đặc biệt là nguyên vật liệu chính, hiểu ra điều này
công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu chính hợp lý và
gần phân xưởng sản xuất.
Hệ thống kho đều được trang bị khá đầy đủ phương tiện cân, đo,
đong đếm để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo
quản chặt chẽ vật liệu. Trong điều kiện hiện nay, cùng với việc sản xuất,
Công ty tổ chức quy hoạch thành 9 kho.
- Kho bông xơ
- Kho hoá chất.
- Kho xăng dầu
- Kho vật liệu phụ
- Kho vật tư bao gói
- Kho phụ liệu dệt kim
- Kho thiết bị
- Kho vật liệu xây dựng
- Kho phế liệu
Để công tác quản lý vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn, cứ sáu
tháng một lần công ty thực hiện kiểm kê vật liệu nhằm xác định chính
xác số lượng, chất lượng giá trị của từng thứ vật liệu
Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành
lập một ban kiểm kê gồm 3 người
. Thủ kho
. Thống kế kho
. Kế toán vật liệu
Sau khi kết thức kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê, trên đó ghi
kết quả kiểm kê do phòng sản xuất kinh doanh lập.

-37-
 Lê Thu Hương

Thực tế cho thấy có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho
nên ở công ty Dệt may Hà Nội hầu như không có sự chênh lệch giữa tồn
kho thực tế và sổ sách.
2. Quá trình tổ chức hạch toán nhập xuất kho nguyên vật liệu.
Với đặc điểm vật tư, vật liệu của mình là mật độ nhập xuất lớn có
sự giám sát bảo quản thường xuyên và hệ thống kho tàng được bố trí tập
trung, kế toán nguyên vật liệu có thể kiểm tra đối chiếu hàng này nên
Công ty Dệt may Hà Nội đã sử dụng phương pháp thẻ song song.
Phương pháp này đã đáp ứng được yêu cầu quản lý vật tư là phải cung
cấp thường xuyên về hiện vật về tiền của từng loại vật liệu.
2.1. Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu.
2.1.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.
Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị nguyên
vật liệu.
Muốn tính giá được chính xác thì mỗi doanh nghiệp làm cho mình
một cách tính toán hợp lý nhất. Về nguyên tắc đánh giá vật liệu nhập kho
là phải theo đúng giá mua thực tế của vật liệu tức là kế toán phải phản
ánh đầy đủ chi phí thực tế Công ty đã bỏ ra để có được vật liệu đó. Khi
tổ chức kế toán vật tư Công ty Dệt may Hà Nội, do yêu cầu phản ánh
chính xác giá trị nguyên vật liệu nên khâu nhập kho Công ty đã sử dụng
giá thực tế. Giá này được xác định theo từng nguồn nhập.
- Nguyên vật liệu chính của Công ty là bông xơ được thu mua trên
thị trường trong nước và chủ yếu là ngoại nhập.
+ Giá thực tế vật liệu mua trong nước bằng giá mua ghi trên hoá
đơn với chi phí thu mua phát sinh (nếu có).
+ Giá thực tế vật liệu nhập ngoại bằng giá ghi trên cộng với thuế
nhập khẩu và cộng chi phí mua phát sinh.
Thường thì nguyên vật liệu được vận chuyển tới tận kho Công ty
nên hay phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ.
- Đối với nguyên vật liệu do Công ty sản xuất gia công chế biến thì giá
thực tế vật liệu khập kho là giá trị thực tế vật liệu xuất kho cộng với các chi
phí chế biến phát sinh.

-38-
 Lê Thu Hương

- Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng giá thực tế
nhập kho là giá trị thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc ước tính.
- Vật liệu do Công ty thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế vật
liệu bằng giá vật liệu xuất gia công chế biến cộng với chi phí liên quan.
2.1.2 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu.
Phòng kế hoạch thị trường là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có
nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động.
Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế
hoạch thu mua nguyên vật liệu và trực tiếp với bên bán vật tư khi nhận được
hoá đơn kiểm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng của bên
bán gửi lên phòng kế hoạch thị trường sẽ kiểm tra đối chiếu với các bản hợp
đồng. Khi hàng được chuyển đến Công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kế hoạch
thị trường sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng,
chất lượng quy cách vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt
yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cơ sở hóa đơn, giấy
báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch thị trường lập phiếu
nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu phòng cũng lập biên bản kiểm nghiệm.
Trong trường hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng
quy cách mẫu mã như ghi trên phiếu nhập kho thủ kho phải cùng người giao
hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kinh doanh biết.
Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên:
1 liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập va chuyển về
phòng kế toán làm căn cứ ghi số kế toán
1 liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán.
1 liên giao còn lại gủi về phòng kinh doanh
Định kỳ phiếu nhập vật tư được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và
lưu. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng kế hoạch thị trường
căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công để lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên và giao cho các đối tượng như trên.
Vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy
định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có nhu cầu cần dùng
Biểu 2.1 HOÁ ĐƠN (GTGT)

-39-
 Lê Thu Hương

Mẫu chứng từ số 1
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 02-GTGT
Liên 2: (Giao cho khách hàng) số 398956
Ngày 17 tháng 7 năng 2002
Đơn vị bán hàng: Công ty TM Dệt may Việt Nam Tp. Hồ Chí Minh
Địa chỉ: Số tài khoản 7310.0563
MST:
Họ tên người mua: Trần Văn Tiến
Đơn vị: Công ty Dệt may Hà Nội
Địa chỉ : Số 1 Mai Động Hà Nội Số tài khoản 710A-00022 tại
Ngân hàng Công thương II - Hai Bà Trưng Hà Nội
Hình thức thanh toán MST: 01 00100826-1
ST Tên hàng hoá dịch Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
T vụ tính

A B C 1 2 3=1x2

1 Bông Nga cấp 1 kG 4171 20566,44 85782621

Cộng tiền hàng 85782621

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:

8578262,1

Tổng tiền thanh toán: 94360883,1

Số tiền viết bằng chữ: Chín tư triệu ba trăm sáu mươi nghìn tám trăm tám
ba đồng
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã kỹ)

-40-
 Lê Thu Hương

Biểu 2.2 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Mẫu số 05-VT

Ngày 18 tháng 7 năm 2002
Đơn vị: Công ty Dệt may Hà Nội
Căn cứ vào hoá đơn số 398956 ngày 17/7/2002 của Công ty Dệt may Hà Nội
Thành phần kiểm nghiệm gồm:
1. Ông Vũ Hải Sơn, Phòng KHTT - Trưởng ban
2. Ông Lê Tuấn , Phòng KTCL - Uỷ viên
3. Ông Trần Văn Lợi, Thủ kho - Uỷ viên
Danh Tên nhãn Đơn Phương Số Kết quả kiểm nghiệm
điểm hiệu vật tư vị thức lượng
Số Số Số
vật tính kiểm theo
lượng lượng lượng
tư nghiệm chứng
thực tế đúng không
từ
kiẻm quy đúng
nghiệm cách quy
cách

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Bông Nga cấp kg kg 4171 4171 4171

1

Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho

Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban

(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)

Từ biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn lập phiếu nhập kho

-41-
 Lê Thu Hương

Biểu 2.3
PHIẾU NHẬP KHO

Đơn vị bán: Công ty Thương mại Dệt may Việt Nam Tp. Hồ Chí Minh
Chứng từ số: 398956 ngày 17 tháng 7 năm 2002
Nhập vào kho: Bông xơ.

Tên nhãn hiệu Đvị Số lượng nhập kho Giá đơn Thành Ghi chú
quy cách vật tính vị tiền
Theo Thực nhập
tư
chứng từ

Bông Nga cấp 1 kg 4171 4171 20566,44 85782621

Cộng 85782621

Số tiền viết bằng chữ: Tám lăm triệu bảy trăm tám hai nghìn sáu
trăm hai mốt đồng chẵn

Thủ kho Người nhập Phụ trách KHTT

(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)

-42-
 Lê Thu Hương

Biểu 2.4

PHIẾU NHẬP VẬT TƯ THUÊ NGOÀI CHẾ BIẾN

Số 5
Ngày 25 tháng 7 năm 2002
Đơn vị chế biến: Công ty Minh Anh
Hợp đồng số 02-99 /HĐKT ngày
Theo phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến số 2 ngày 20/7 2002
Biên bản kiểm nghiệm số 10 ngày 19/7/2002
Tên Đơn vi Số lượng Giá thực tế nhập kho Giá
quy tính đơn vị
cách nhập
vật tư kho

Theo Thực Chi Chi Giá vật Cộng

chứng nhập phí phí tư
từ chế vận dùng
biến chuyể để chế
n biến

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Thoi kg 200 200 18500 24315 26165

suót 0 87 87

Xơ PE kg 300 300 25000 37512 40012

0 00 00

2.2. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu:

2.2.1. Tính giá vật liệu xuất kho:
Bông xơ xuất kho chủ yếu dùng để sử dụng cho sản xuất sản
phẩm của công ty, viẹc xuất bán ra ngoài là rất hãn hữu, ví dụ như xuất
bán bông, phế liệu sợi… Để phản ánh giá vật liệu xuất kho cho được
chính xác, Công ty đã sử dụng phương pháp giá trung bình để tạm tính
giá vật liệu xuất kho. Đây là phương pháp đơn giản được thực hiện để
đưa ra một mức giá phù hợp với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu,
phát sinh trong kỳ hạch toán. Lý do Công ty sử dụng phương pháp này

-43-
 Lê Thu Hương

là vì nguyên vật liệu chính và một số vật liệu phụ nhập từ nước ngoài
luôn có sự biến động nó phụ thuộc vào yếu tố chủ quan và khách quan
(mùa vụ, thuế nhập khẩu tình hình kinh tế trong và ngoài nước…..). Nhờ
có hệ thống máy vi tính đã được lập trình sẵn việc tính toán được thực
hiện nhanh gọn hơn kế toán chỉ việc cập nhật số liệu thực tế của một loại
vật liệu nào đó xuất kho, máy tính sẽ tự động tính ra trung bình theo
công thức sau.
Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ
Giá trung bình =
Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ + giá hạch toán VL nhập trong kỳ

Giá hạch toán vật tư = giá trung bình x số lượng nhập trong kỳ.
Giá trung bình được dùng làm giá tạm tính cho vật liệu xuất kho
trong kỳ.
Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán dùng phương pháp hệ số giá điều
chỉnh giữa giá tạmtính và giá hạch toán theo công thức sau:

Hệ số giá vật Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ
=
liệu Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ + giá hạch toán VL nhập trong kỳ

Giá vật liệu thực tế Giá hạch toán vật liệu

= x Hệ số giá
xuất trong kỳ xuất trong kỳ
2.2.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Giống như các đơn vị sản xuất kinh doanh khác thì xuất kho vật
liệu cho sản xuất hay bất kỳ một mục đích gì để phản ánh kịp thời, tính
toán và bổ xung chính xác cho đối tượng vật liệu dùng để phải thực hiện
đầy đủ các thủ tục chứng từ đúng quy cách.
Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty Dệt may
Hà Nội sử dụng nhiều loại vật liệu các loại vật liệu này được bảo quản ở
nhiều kho khác nhau. Trong đó loại vật liệu chính được sử dụng nhiều
nhất là bảng, loại vật liệu thấm ẩm nhanh, dễ cháy, khó bảo quả nêu việc
bảo quản và sử dụng vật liệu ở Công ty phải được theo dõi chặt chẽ dựa
trên cơ sở các chứng từ vật liệu. ở Công ty Dệt may Hà Nội việc xuất
kho sử dụng các chứng từ phiếu xuất kho

-44-
 Lê Thu Hương

Việc xuất kho vật liệu để sản xuất được tiến hành như sau.
Khi các phòng ban, phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, người
phụ trách bộ phận sử dụng sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu có
giá trị lớn thì phải qua Tổng giám đốc Công ty kí duyệt. Nếu là vật tư
xuất kho định kỳ thì không cần qua ký duyệt của lãnh đạo Công ty. Khi
đó yêu cầu xuất vật tư được chuyển lên phòng kế hoạch thị trường, xét
thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó, phòng kế hoạch thị
trường sẽ lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội
bộ cho phép lĩnh vật tư. Các phiếu này được lập thành 3 liên.
1 liên lưu tại phòng kinh doanh thị trường.
1 liên giao cho người lĩnh vật tư.
1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho.
Định kỳ phiếu xuất kho được chuyển lên phòng kế toán để luân
chuyển và ghi sổ lưu. Mẫu phiếu xuất kho như biểu 2.5
Biểu 2.5
PHIẾU XUẤT KHO
Số 18 Nợ TK 621
(Ngày 25 tháng 8 năm 2002) Có TK 1521
Họ tên người nhận: Lê Thị Mai
Lý do xuất: Sản xuất
Xuất tại kho: Bông xơ
Tên nhãn hiệu quy S lượng
ST ĐV Thành
cách phẩm chất vật Yêu Thực Đơn giá
T tính tiền
tư cầu xuất

1 Xơ Sunkyon kg 193500 193500 12571,66 24326162

10

2 Bông Trung Quốc kg 39500, 39500,5 19476,12 76931647

5 8

Cộng thành tiền (bằng chữ): Ba tỉ hai trăm linh một triệu chín trăm
ba hai nghìn sáu trăm tám tám đồng

-45-
 Lê Thu Hương

Thủ kho Người nhận Phụ trách cung tiêu Phụ trách bộ phận
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) sử dụng
(Đã ký)

Trên các phiếu này phòng kế hoạch thị trường chỉ ghi số lượng
xuất kho cột đơn giá, thành tiền do kế toán tính và ghi sổ.
Tại kho thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất
vật tư. Nếu thấy trong kho không đủ hoặc không còn loại vật tư đó thì
phải tiến hành thủ tục mua và nhập kho vật liệu, sau đó mới làm nghiệp
vụ xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất và thẻ
kho.
Đối với vật liệu xuất bán, kế toán sử dụng chứng từ là "Hoá đơn
bán hàng", "Hoá đơn thuế GTGT", "Phiếu xuất kho", "Phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội bộ". Căn cứ vào những thoả thuận với khách hàng,
phòng sản xuất kinh doanh lập "Hoá đơn GTGT", phiếu này lập thành 3
liên. Công ty kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi trao cho khách hàng liên
hai. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì phải đến thủ quỹ làm
thủ tục trả tiền và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu. Thủ kho căn cứ vào
hoá đơn tiến hành xuất giao vật liệu cho khách hàng và khách hàng ký
vào ba bản: Liên một lưu ở phòng kế hoạch thị trường, liên hai giao cho
khách hàng, liên ba thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế
toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ
3. Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội
3.1. Tài khoản sử dụng:
Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội sử dụng
chủ yếu một số tài khoản sau:
- Tài khoản 152: Nguyên vật liệu. TK152 được chi tiết thành các
tiểu khoản phù hợp với cách phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu
của kế toán quản trị bao gồm:
TK 1521. Nguyên liệu chính.
TK 1522. Vật liệu.
TK 1522.1 Hoá chất.
TK 1522.2. Phụ liệu.

-46-
 Lê Thu Hương

TK 1523. Nhiên liệu

TK 1524. Phụ tùng sửa chữa thay thế.
TK 1526. Phụ tùng khác.
TK 1527. Phế liệu.
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài
khoản liên quan khác như: 111,112,133,331...
3.2. Phương pháp hạch toán
3.2.1 Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu
Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế
toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công
việc cần thiết quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh
được giá trị của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nẵm rõ được sự luân
chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Hàng ngày kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và
phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập
kho, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đưa dự
liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy kế toán vật liệu gửi phiếu
nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các
khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên "Sổ chi
tiết số 2" và các nhật ký chứng từ liên quan khác như NKCT số 1, số 2,
số 4, số 10
Mỗi phiếu được theo dõi một dòng trên "Sổ chi tiết số 2" với đầy
đủ các thông tin trên hoá đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán.
Nguyên tắc mở sổ chi tiết số 2: Sổ này được mở hàng tháng. Đối
với người bán có quan hệ thường xuyên với công ty thì được mở riêng
một sổ, còn những nhà cung cấp không thường xuyên thì theo dõi qua
một cuốn sổ chung của công ty
- Cơ sở số liệu: từ phiếu nhập kho, hoá đơn và các chứng từ thanh toán
- Phương pháp ghi:
Căn cứ vào phiếu nhập vật tư, hoá đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số
hiệu chứng từ.

-47-
 Lê Thu Hương

Cột nội dung: Ghi số dư đầu tháng của từng nhà cung cấp được lấy từ
"Sổ chi tiết số 2" của tháng trước. Và ghi các nghiệp vụ nhập vật tư (Tên vật
tư, số lượng nhập, đơn giá), các nghiệp vụ thanh toán với người bán.
Cột tài khoản đối ứng: Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn mua vật
liệu gì thì chi tiết theo tài khoản của vật liệu đó căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi
phần thuế (TK133). Thanh toán với người bán theo hình thức nào, chẳng hạn
thanh toán bằng tiền mặt (TK111), bằng tiền gửi ngân hàng (TK112), bằng
vay ngắn hạn (TK311), và đối với ngưòi bán có mua hàng của xí nghiệp thì có
thể thanh toán bù trừ (TK131)...
Cột phát sinh:
+ Số phát sinh Có: Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho về số vật liệu
theo hoá đơn đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người
bán các nội dung: hoá đơn, phiếu nhập và số tiền vào các cột phù hợp theo
định khoản:
Nợ TK 152
Nợ TK 133
Có TK 331
+ Số phát sinh Nợ: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán tiền hàng, tuỳ
theo hình thức thanh toán, kế toán kiểm tra xác định số tiền thanh toán với
từng người bán cho từng chuyến hàng ghi vào các cột phù hợp.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi
Nợ TK 331
Có TK111
Nếu thanh toán bằng phương thức hàng đổi hàng kế toán ghi:
Nợ TK 331
Có TK 131
Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng kế toán ghi
Nợ TK 311
Có TK311

-48-
 Lê Thu Hương

Cột số dư: Kế toán phản ánh khoản công ty còn nợ người bán hoặc
các khoản công ty trả trước cho người bán nhưng trong tháng hàng chưa
về hoặc số tiền công ty trả thừa cho người bán vào cột số dư.
(Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán được trích ở trang sau)

-49-
 Lê Thu Hương

Biểu số 3.2 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

Tháng 8/2002 - Chị Phan Hồng Liên
Chứng từ Nội dung Tài khoản Phát sinh Số dư
đối ứng

SH NT Nợ Có Nợ Có
111 2/8 Tạm ứng mua 111 345000 61124315
bao tải dứa
125 15/8 Thoi suốt 1524 140000
133 14000
130 29/8 Dầu công 1523 520000
nghiệp 133 52000
Cộng 345000 726000
Cộng TK 140000
1524
Cộng TK 520000
1523
Cộng TK133 66000
Số dư cuối
tháng
Ở công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi
trên sổ chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại
theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trên sổ chi tiết thanh
toán với người bán ngoài số trang mở cho người bán còn mở cho từng
cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu.
Khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua
vật liệu gì số lượng là bao nhiêu rồi đưa lên phòng kế hoạch. Phòng kế
hoạch sẽ xem xét và phê duyệt để chuyển lên phòng tài chính kế toán, kế
toán trưởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh
toán với người bán, trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu. Khoản tạm ứng
này được ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK331
Có TK 111

-50-
 Lê Thu Hương

Việc phản ánh này giống như trường hợp ứng trước tiền hàng cho
người bán, thực chất đây không phải là tiền ứng trước cho người bán nhưng
lại được theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 như một khoản trả trước cho người
bán. Điều này chưa phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát
sinh.
Và khi người tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi
tiết như sau: Nợ TK152
Nợ TK 133
Có TK 331
Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết thanh toán với người bán, theo từng
nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở
để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao
gồm cả phát sinh Có TK 331/Nợ TK liên quan và phần phát sinh Nợ TK
331/Có TK liên quan.
NKCT số 5 là một loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình
thanh toán với nhà cung cấp của toàn công ty. Nguyên tắc mở sổ NKCT số 5:
- Cơ sở số liệu: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước, sổ chi tiết số 2
- Phương pháp ghi:
+ Cột số dư đầu tháng: Lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng của NKCT
số 5 tháng trước.
Số dư nợ: Phản ánh số tiền công ty đã trả trước cho người bán nhưng
hàng chưa về nhập kho trong tháng
Số dư có: Phản ánh số tiền công ty còn nợ người bán
+ Số phát sinh
Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK (152,1521....) lấy số liệu cộng của
từng loại vật liệu của người bán ghi vào các tài khoản tương ứng.
Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK (111,112....)lấy số liệu cộng ỏ các
TK tuỳ theo hình thức thanh toán để ghi số tiền vào tài khoản tương ứng.
+ Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong
tháng để tính số dư cuối tháng của từng người bán.
Cuối tháng khóa sổ NKCT số 5 xác định tổng số phát sinh bên Có
TK331 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan, và lấy số liệu tổng cộng của
NKCT số 5 để ghi sổ cái TK152 (Nợ TK152, Có TK331)

-51-
 Lê Thu Hương

3.2.2 Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu.

Quản lý vật tư không chỉ quản lý tình hình thu mua bảo quản và dự
trữ vật tư mà còn phải quản lý việc xuất dùng vật tư. Đây là khâu quản lý
cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyên giá trị của nó vào giá
trị sản phẩm chế tạo. Chi phí về vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành
sản xuất cho nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại vật tư
sử dụng là bao nhiêu và theo dõi được vật liệu xuất dùng cho từng đối
tượng. Bởi vậy hạch toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời tính
toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng. Bởi vậy hạch toán tổng hợp
vật liệu phải phản ánh kịp thời cho từng bộ phận sử dụng cũng như xuất
dùng cho các đối tượng khác. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng vật
liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác đầy đủ giá thành sản phẩm
đặc biệt là khâu tính giá
Trình tự ghi sổ hạch toán tổng hợp xuất vật liệu:
Hàng ngày, từ chứng từ xuất kho, kế toán đưa dữ liệu vào máy.Giá
vật liệu ghi trên phiếu này là giá hạch toán . Cuối tháng, máy tự tổng
hợp số liệu, cho biết số vật tư xuất dùng của từng kho , từng tài khoản cả
về số lượng và giá trị theo giá hạch toán. Sau đó,trên cơ sở bảng kê số 3
sẽ xác định được giá trị thực tế của vật liệu xuất kho như sau:
Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá hạch toán vật liệu xuất kho x Hệ số
chênh lệch
Kế toán lập bảng kê số 3 căn cứ vào các bảng tổng hợp nhập vật
liệu để vào cột hạch toán, và căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn cộng với
các chi phí khác thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ ....để
vào cột thực tế .

Biểu số 3.4 BẢNG KÊ TÍNH GIÁ THÀNH THỰC TẾ VẬT LIỆU

-52-
 Lê Thu Hương

VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ THÁNG 9/2002

TK1521 TK1522
TK
TT HT TT HT

1.Số đầu kỳ 1.548.941.455 1.385.368.012 2.472.801.998 2.424.987.936

2.Số phát sinh 19.563.286.107 19.147.493.513 971.804.697 964991771
nợ
1111H 1.617.050 109.273.613
1121H1 51.350.635 11.394.460
1121H5 2.182.942
1521V 3.767.837.361 3.767.837.361
331H 165.322.763 165.322.763 33.064.553 33.064.553

………..
3.Dư đầu + 21.112.227.562 20.532.861.526 3.444.606.695 3.389.979.707
PSnợ
4.Hệ số chênh 1.028.217 11.061.143
lệch
5.Xuất dùng 2029668140 19735783536 3175673128 3125310930
trong tháng
6. Tồn kho
cuối kỳ
Trên cơ sở " Bảng tổng hợp xuất vật liệu" của từng kho và " Bảng
tính giá thực tế vật liệu", cuối tháng kế toán tổng hợp và đưa ra " Bảng
phân bổ vật liệu" Bảng này có tác dụng cung cấp thông tin trong công
tác tính giá thành sản phẩm.
Các bộ phận lĩnh dùng vật liệu ở công ty:
Vật liệu xuất cho sản xuất ở các nhà máy:
Chi phí vật liệu trực tiếp Hà Đông: 621D
Chi phí vật liệu trực tiếp Hà Nội: 621H
Chi phí vật liệu trực tiếp Vinh: 621V
Vật liệu xuất cho quản lý nhà máy:
Chi phí vật liệu Vinh: 627 V2
Biểu số 3.5 BẢNG PHÂN BỐ VẬT LIỆU CÔNG CU DỤNG CỤ

-53-
 Lê Thu Hương

Tháng 8/2002
TK có TK1521 TK1522

TK Nợ TT HT HT TT
TK 1388 H 20168946 18738946
TK 1521 V 3675585925 3675585925
TK 621 318029804 305176301
TK 621 H1 10619544098 9802999313 203363957 190863256
TK 627 D2 15986513 15057600
TK 627 H12 318921738 314456456
TK 627 H321 16322294 16093763

TK 627 H33 2397806102 2316573821

…………
Cộng 20292668140 19735783536 3175673128 3125310930

Biểu số 3.6 SỔ CÁI TK 1521

Số dư đầu năm: 15864325632
Ghi nợ TK
Tháng 1 Tháng 2 …... Tháng 11 Tháng 12 Cộng
152/Có các
TK
TK 111 1617050
TK 152 3767837361
TK 331 165322763
……. ……….
PS Nợ 19563286107
PS Có 20292668140
Dư Nợ 1548941455 819559422
cuối tháng

4. Hạch toán chi tiết vật liệu.

-54-
 Lê Thu Hương

Việc hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành như sau:
- Tại kho: Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho. Thủ kho sử dụng thẻ
kho theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng vật liệu theo chỉ tiêu
số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho
tiến hành kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của các chứng từ, sắp xếp phân
loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lượng thực nhập, thực
xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng trên thẻ kho. Cuối
ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ
kho
Định kỳ sau 15 ngày thủ kho có nhiệm vụ chuyển toàn bộ chứng từ
lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Giữa thủ kho và kế toán tại
phòng kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ có chữ ký xác nhận của cả
hai bên khi kế toán nhận được chứng từ này
Biểu 4.1 THẺ KHO
Kho: Bông xơ
Vật tư: Bông Nga cấp 1 - Đơn vị tính: kg
Từ ngày 1/8/2002 đến 31/8/2002
Chứng từ Diễn giải Số lượng Số lượng Tồn
nhập xuất
Ngà
y Số
thán hiệu
g

Tồn đầu tháng 379474,6

8/2002

20/ 109 Công ty TM Dệt may 190000 569474,6

8 VN Tp. Hồ Chí Minh

27/ 121 Công ty TM Dệt 4171 573645,6

8 may VN Tp. Hồ Chí
Minh

28/ 28735 Nhà máy sợi Vinh 5036,2 568609,4

8

28735 Nhà máy sợi Vinh 4215 564394,4

......

-55-
 Lê Thu Hương

Cộng phát sinh 194171 129913,2

8/2002

Tồn cuối tháng 443732,4

Kế toán trưởng Ngày….tháng….năm…

Người lập biểu
(ký, họ tên)

- Tại phòng kế toán:

Kế toán vật liệu công ty sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép tình hình
nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vật
liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Sổ chi tiết có kết cấu giống thẻ kho
nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế
toán vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần xuất nhập. Số tiền của mỗi lần nhập
được tính căn cứ và hoá đơn, phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ
theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết
vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lượng nhập, xuất, tồn có khớp
không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết vật liệu chính
được đóng thành quyển còn vật liệu phụ ở dạng tờ rơi.
Định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển
lên, kế toán vật liệu phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập theo
từng kho, căn cứ vào đó để kế toán lập các bảng kê nhập kho vật liệu và
bảng tổng hợp nhập vật liệu.
Biểu số 4.3 BẢNG KÊ NHẬP KHO BÔNG XƠ
Tháng 8/2002
Chứng từ Diễn giải TK Số lượng Đơn giá Thành tiền
SH NT Nợ Có
87 1/8 Bông 1521 1521V 5864,4 19482,3 114252000
Trung
Quốc cấp
1
88 8/8 Bông 1521 1521V 4033,7 19482,3 78585754
Trung
Quốc cấp
1
94 11/8 Bông Mỹ 1521 1521V 6008 18830 113130640

-56-
 Lê Thu Hương

98 12/8 Bông Việt 1521 331H 201580 20000 403160000

Nam cấp 0
1
99 13/8 Bông 1521 1521V 5857,5 19482,3 114117572
Trung
Quốc cấp
1
.....
Cộng 1053288 191474935
,2 13

Biểu số 4.4 TỔNG HỢP NHẬP BÔNG XƠ

tháng 8/2002
Vật tư ĐVT Cộng phát 1521V 154 331H
sinh

Bông F1 kg 176949376 176949376

Bông rơi kg 331398000 331398000
chải kỹ
Bông TQ kg 2909321083 2909321083
cấp 1
Bông VN kg 6227234000 6227234000
cấp1
.....
Cộng 19147493513 3563045959 519427376 15065020178
Còn đối với các chứng từ xuất kho, sau khi nhận được kế toán tiến hành đối
chiếu kiểm tra và định khoản. Sau khi thu thập các chứng từ xuất kho, kế toán
nhập dữ liệu vào máy tính và cuối kỳ máy sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo
giá hạch toán. Vào cuối tháng, máy sẽ in ra" Bảng chi tiết xuất vật tư" cho
từng tài khoản và "Bảng tổng hợp xuất vật liệu" cho từng kho.
Biểu số 4.5 BẢNG KÊ XUẤT KHO BÔNG XƠ
Tháng 8/2002
Chứng từ Diễn giải TK Số lượng Đơn giá Thành tiền
SH NT Nợ Có

-57-
 Lê Thu Hương

2873 12/8 Bông Việt 1521V 1521 201580 20341,5 410044561

2 Nam cấp 3 7
1
1843 19/8 Bông rơi 1312H 1521 4028 9000 3625000
8 chải kỹ
2873 27/8 Bông Việt 1521V 1521 104554 20341,5 212678832
4 Nam cấp 3 8
1
98 30/8 Xơ 621H1 1521 310800 15571,6 390727192
Sunkyon 6 8
99 13/8 Bông Tây 621H 1521 45979 19883,7 914233562
Phi cấp 1 2
.....
Cộng 1210280 197357835
,4 36
Biểu số 4.6 TỔNG HỢP XUẤT VẬT TƯ
tháng 8/2002
Vật tư ĐVT Cộng phát 1312H 1521V 621H1
sinh

Bông F1 kg 148280736 77465472 70815264

Bông rơi kg 317673000 183987000 133686000
chải kỹ
Bông Tây kg 1658590562 1658590562
Phi cấp 1
Bông TQ kg 1954617560 1954617560
cấp1
Bông VN kg 6227233945 6227233945
câp 1
.....
Cộng 19735783536 261452472 6608792888 12865538176

Đối với vật liệu nhận gia công xuất khẩu, ở công ty không thực
hiện kế toán giá trị của vật liệu do khách hàng gửi đến mà chỉ hạch toán
đêns phần chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất. Do đó, trên
sổ kế toán chi tiết vật liệu và phiếu vật tư, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu
số lượng của vật liệu.

-58-
 Lê Thu Hương

Việc công ty lập ra bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất vật liệu
có tác dụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động
vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo
của kế toán trong việc hạch toán vật liệu. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu. Trên
bảng này theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu
nhập, xuất, tồn kho trong tháng
Số liệu trên "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu" với số
liệu trên "Bảng kê chi tiết các chứng từ xuất vật liệu" và "Bảng kê chi
tiết các chứng từ nhập vật liệu" được kế toán đối chiếu với số liệu trên
thẻ kho của thủ kho

-59-
 Lê Thu Hương

5. Tổ chức kiểm kê kho vật tư.

Công ty Dệt may Hà Nội tiến hành kiểm kê kho vật liệu nhà máy
xác định chính xác số liệu, chất liệu, giá trị của từng thứ nguyên vật liệu
hiện có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê giúp cho Công
ty kiểm tra tình hình bảo quản phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt,
hư hỏng mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. Ví dụ: Đối với nguyên
vật liệu qua kiểm kê đánh giá phát hiện kém phẩm chất giá trị thì xin
thanh lý theo quyết định của Công ty. Nếu vật liệu vẫn còn tốt thì xin
đánh giá theo giá trị ban đầu.
Nguyên vật liệu của Công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại
phức tạp nên quá trình kiểm tra thường kéo dài. Vì vậy Công ty tiến
hành kiểm kê định kỳ 6 tháng một lần (6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối
năm).
Công ty tổ chức kiểm kê ở tất cả các kho, mỗi kho được lập một
bảng kiểm kê bao gồm 3 người.
1 thủ kho.
1 thống kê.
1 kế toán vật liệu.
Kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số
lượng thực tế trong kho tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu
hụt là do các nguyên nhân, thời tiết, khí hậu hay do hao hụt khi cần đo
đong đếm. Kết quả kiểm kê được ghi vào “ biên bản kiểm kê” do phòng
kế hoạch thị trường lập.
Cuối kỳ kiểm kê, biên bản được gửi lên phòng kế toán, kế toán tập
hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại.

Chênh lệch thừa Số liệu tồn kho kiểm Số liệu tồn kho sổ
= -
thiếu kê sách

Sau đó kế toán tính giá trị chênh lệch cho từng loại trước khi lập
báo cáo căn cứ kết quả kiểm kê kế toán hạch toán như sau.
Thừa phát hiện qua kiểm kê
Nợ TK 152, 153.
Có TK 3381.
Thiếu phát hiện qua kiểm kê

-60-
 Lê Thu Hương

Nợ TK 138 (1)
Có TK 152, 153

-61-
 Lê Thu Hương

PHẦN III
PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU
VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI
I. NHẬN XÉT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU Ở
CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI.
Sau hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành, công ty Dệt may Hà
Nội đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã và đang gặt hái
được những thành tựu to lớn, trở thành một trong những doanh nghiệp
thành công nhất của ngành Dệt may Việt Nam. Nhìn chung, công ty Dệt
may Hà Nội có bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân công
nhiệm vụ một cách rõ ràng, khoa học và phối hợp nhịp nhàng.
Cùng với sự phát triển của công ty, công tác tổ chức quản lý và
hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán nói chung cũng không
ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh.
Thực hiện được điều đó sẽ góp phần vào việc sử dụng nguyên vật liệu
hiệu quả hơn nữa và góp phần tích cực hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo
ra sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường.
Sau một thời gian được thực tập tại phòng kế toán - tài chính của
công ty Dệt may Hà Nội, được tiếp xúc với cán bộ, nhân viên kế toán
cũng như các phần mà họ phụ trách, em thấy việc hạch toán tại công ty
có những điểm nổi bật sau đây:
- Công ty tổ chức hệ thống chứng từ đã vận dụng hệ thống tài
khoản kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành.
Hệ thống tài khoản của công ty đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh
tế phát sinh. Việc sắp xếp, phân công các tài khoản trong hệ thống tài
khoản của công ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh.
- Về việc vận dụng hình thức sổ kế toán: Để quản lý và hạch toán
các phần hành kế toán, phòng kế toán đã áp dụng hình thức sổ nhật ký
chứng từ. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm trong quá trình quản lý
và hạch toán ở các doanh nghiệp sản xuất hiện nay cũng như ở công ty
Dệt may Hà Nội.

-62-
 Lê Thu Hương

- Về công tác quản lý: Là một đơn vị sản xuất kinh doanh ngành
công nghiệp nhẹ, sản phẩm của công ty Dệt may Hà Nội đã đứng vững
được trên thị trường trên chục năm nay. Mặc dù gặp nhiều khó khăn
trong nền kinh tế thị trường nhưng công ty rất nhạy bén trong công tác
quản lý và đang tìm những bước đi mới cho mình. Hiện nay công ty đã
áp dụng nhiều chính sách đẻ nâng cao uy tín với khách hàng về chất
lượng sản phẩm trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói
chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng. Cụ thể công ty đã có nhiều
chú trọng trong công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo
quản và sử dụng.
+ Đối với công tác thu mua vật liệu: Công ty có một đội ngũ cán
bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm vững được giá cả trên thị trường,
tìm được nguồn mua nguyên vật liệu và thu mua với giá cả phù hợp, đáp
ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đã lập
được định mức sử dụng và dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá
trình sản xuất kinh doanh của công ty không bị ngừng trẹ, không lãng
phí vốn vo dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết.
+ Đối với công tác tổ chức kho vật tư: Các kho được tổ chức khoa
học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư. Hệ
thống kho rộng rãi, thoáng, đủ ánh sáng, thuận tiện cho việc nhập, xuất
và kiểm kê vật liệu.
+ Đối với khâu sử dụng vật liệu: Công ty đã xây dựng được hệ
thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó, vật liệu xuất dùng
đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu
trước. khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin
lĩnh vật tư gửi lên phòng sản xuất kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp
lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh xét
duuyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp vật liệu đầy đủ, kịp thời mà
tránh được tình trạng hao hụt, lãng phí vật liệu.
- Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiện
kế toán hàng tồn kho và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp
thẻ song sông được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng
yêu cầu theo rõi thường xuyên liên tục một cách tổng hợp tình hình biến

-63-
 Lê Thu Hương

động vật tư ở các kho. Điều này có tác dụng rất lớn vì công ty luôn chú
trọng việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí
vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác
quản lý và hạch toán vật liệu. Bên cạnh đó số liệu kế toán được ghi chép
rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm
nguyên vật liệu trong kỳ. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối
chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân
đốigiữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi
tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến
động nguyên vật lệu được chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên
vật liệu trong kỳ. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu
chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối
giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi
tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến
động nguyên vật liệu được chính xác
- Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập
trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán ,với
một đội ngũ nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm nghề nghiệp ,
nhạy bén với những đòi hỏi mới của thị trường, họ được giao nhiệm vụ
cụ thể, phù hợp với năng lực của mình. Các nhân viên phòng kế toán tài
chính luôn hoàn thành nhiệm vụ, cung cấp thông tin kế toán một cách
thường xuyên đầy đủ và chính xác, giúp ban lãnh đạo công ty đánh giá
được kết quả sản xuất kinh doanh của công ty mình.
- Công ty đánh giá vật liệu theo giá thực tế. Giá xuất là giá bình
quân cả kỳ dự trữ, phương pháp này phản ánh chính xác số vật liệu xuất
dùng trong tháng. Tuy nhiên để tạo điều kiện thuận tiện cho việc tính
toán, công ty đang tiếp tục nghiên cứu nhằm vi tính hoá toàn phần công
tác kế toán tại công ty.
- Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán vật liêu tại
công ty, có thể thấy rằng công tác kế toán vật liệu được tiến hành khá
nền nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán, phù hợp với yêu cầu của
công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ

-64-
 Lê Thu Hương

tình hình nhập-xuất tồn kho, tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên
vật liệu cho từng đối tượng sử dụng.
II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT - MAY HÀ NỘI
Với tư cách là một sinh viên thực tập , dù thời gian tiếp xúc thực tế
và trình độ có hạn, em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm
góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu tại công ty
nói riêng và công tác kế toán nói chung
1. Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn công ty
Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống
nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót và
thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó,
trước hết công ty nên mở "Sổ danh điểm vật liệu". Sổ danh điểm vật liệu
được mở theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số,
đơn vị tính và gía hạch toán muốn mở được sổ này trước hết công ty
phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn công ty chứ
không phải xác định tuỳ ý chỉ giữa kho và phòng kế toán.
Sổ danh điểm vật tư còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất,
tồn kho bất cứ khi nào theo giá hạch toán. Bởi vì như đã nói ở trên, hạch
toán chi tiết vật liệu ở công ty áp dụng phương pháp thẻ song song và
việc tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì
kế toán không theo dõi được gía trị vật liệu xuất kho và tồn kho trong
tháng, chỉ đến cuối tháng mới biết được. Như vậy, việc mở sổ danh điểm
vật tư sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, sử lý nhanh
chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều chỉnh sản xuất
kinh doanh và rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho
phần vận hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính
Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo mẫu sau:

-65-
 Lê Thu Hương

Biểu số 1.1 SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

Kho Danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán Ghi
vật liệu chú

Bông 1521 Vật liệu kg

chính
1521 A Nhóm bông kg
1521 A01 Bông Việt kg
Nam
1521 A02 Bông Nga kg
....
1521 B Nhóm xơ kg
1521 B01 Xơ Nanlon kg
1521 B02 Xơ kg
Sunkyong
......
1522 Vật liệu phụ
1522 A01 NaOH
1522 A02 H2SO4
.....

Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp nghiên cứu của phòng
kế toán, phòng kế toán cung ứng sau đó trình lên cơ quan chủ quản của
công ty để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn công ty
2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu
Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để
hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm
song công việc ghi chép nhiều và trùng lặp, tốn nhiều công sức. Mặt
khác, do đặc điểm vật liệu ở công ty có nhiều chủng loại, với tấn xuất
nhập xuất nhiều, nên công việc theo dõi tình hình nhập - xuất -tồn
nguyên vật liệu của kế toán viên không đảm bảo được công việc ghi

-66-
 Lê Thu Hương

chép, hạch toán hàng ngày. Do đó, kế toán thanh toán vẫn phải trợ giúp
một phần công việc này.
Do đó đặc điểm vật liệu của ty là đa dạng về chủng loại, hơn nữa
hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song chỉ phù hợp
với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, biến động ít... cho nên
theo em công ty áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp.
Trong điều kiện hiện nay, công ty nên áp phương pháp sổ số dư trong
việc hạch toán chi tiết về nguyên vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này
là sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho cới việc
ghi chép của kế toán vật liệu.
Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán
chỉ hạch toán về giá trị nguyên vật liệu. Với phương pháp này có thể
khắc phục được hạn chế của phương pháp sổ chi tiết và sẽ tạo điều kiênj
thực hiện kiểm tra thường xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho,
đảm bảo số liệu kế toán chính xác , kịp thời.
Theo phương pháp sổ số dư, trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật
liệu được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Giống như phương pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng
thẻ kho đẻ ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số
lượng. Ngoài ra , cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho vào
sổ dư.
Bước 2: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu , kế toán lập bảng
kê nhập, bảng kê xuất vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng
ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu, kế toán lập
các bảng luỹ kê nhập, xuất, tồn làm căn cứ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng loại vật liệu.
Bước 3: Kế toán mở sổ dư sử dụng cho cả năm theo từng kho, từng
loại nguyên vật liệu, được ghi một dòng sổ tổng hơp dư về số lượng và
giá trị sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư vào cuối tháng và đưa
lên phòng kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng ở các sổ dư
nhân với giá trị hạch toán.
3. Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu

-67-
 Lê Thu Hương

Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự

trữ để tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Theo phương pháp này, cuối
tháng kế toán căn cứ vào số lượng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và
những lần nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật
liệu xuất kho. Công ty áp dụng phương pháp nay, mặc dù đơn giản, dễ
làm nhưng đọ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn
vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung và tập
hợp chi phí sản xuất nói riêng.
Do đặc điểm sản xuất của công ty là trong tháng số lần nhập, xuất
nguyên vật liệu diễn ra thương xuyên. hơn nữa, giá trị thực tế của vật
liệu mua vào luôn biến động. Như đã nói ở phần thực tế, lượng vật liệu
phục vụ cho sản xuất của công ty chủ yếu là mua từ bên ngoài và từ
nhiều nguồng khác nhau, do đó giá cả ở mỗi nguồn mua cũng sẽ khác
nhau, và mỗi lần mua giá cả của từng loại vật liệu ở cùng một nơi cũng
có sự khác biệt bởi nền kinh tế thi trường hàng hoá rất phong phú và đa
dạng.
Theo em, với chủng loại và số lượnh vật liệu sử dụng cho sản xuất
của công ty là rất nhiều, để cho việc ghi sổ và cung cấp thông tin kế toán
quản trị về chi phí giá thành được kịp thời, giảm bớt khối lượng công
việc ghi chép vào cuối tháng, thì công ty nên sử dụng phương pháp giá
hạch toán để tính giá xuất kho vật liệu. Theo phương pháp này, giá hạch
toán có thể là giá do công ty đặt ra hoặc lấy giá bình quân đơn vị từ kỳ
trước. Dùng giá hạch toán, kế toán sẽ thường xuyên theo rõi được giá trị
vật liệu xuất dùng trong tháng.
Giá trị vật liệu xuất kho = Lượng vật liệu xuất kho x Giá hạch toán
Cuối tháng, trên cơ sở số liệu or các sổ sách như: Sổ chi tiết, bảng
tổng hợp nhập vật liệu, kế toán xác định hệ số giá của vật liệu và tính số
chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho giữa gía thực tế và giá hạch toán.Hệ
số giá có thể được tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu
chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của công ty
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Hệ số giá =
Giá hạch toán vật liệu tồn đẩu kỳ và nhập trong kỳ

-68-
 Lê Thu Hương

Sau khi đã tính ra được chênh lệch gía trị vật liệu xuất kho,kế toán
ghi bút toán điều chỉnh giá trị vật liệu từ giá hạch toán sang giá thực tế
theo số chênh lệch được tính
Đối với vật liệu tồn kho cuối tháng,kế toán sẽ tính theo cách sau
Giá trị vật liệu = Giá trị vật liệu + Giá trị vật liệu - Giá trị vật liệu
tồn cuối kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ
4. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu:
Sổ chi tiết của công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu
mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi ttrên
hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Chi phí thu mua vật liệu phát
sinh thường theo dõi trên các nhật ký chứng từ số1 ,số 2. Giá vật liệu
được tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3. Như vậy,công ty có thể
theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu như
sau
Biểu số 4.1 Sổ kế toán chi tiết vật liệu
Tài khoản: 1522
Tên vật tư: NaOH đặc
Số danh điểm: 1522 A01
Đơn vị tính: Kg Kho : hoá chất
Nhập Xuất Tồn Ghi
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ chú
SL TT SL TT SL TT
SH NT Tồn đầu kỳ
Nhập (xuất )trong 331 x x
kỳ
Chi phí thu mua 331 x x
Cộng phát sinh x x x x
Tồn cuỗi kỳ x x
5. Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu
Thực tế công ty không mở tài khoản 141 "Tạm ứng", mà việc tạm
ứng cho phòng kế hoạch cung ứng để mua vật liệu lại diễn ra thường
xuyên, do vậy rất cần thiết phải mở TK141 việc mở TK141 không những

-69-
 Lê Thu Hương

tuân thủ theo đúng quy định của thủ tục tạm ứng mà còn giúp cho việc
theo dõi tạm ứng một cách thuận lợi.
Do vậy vật liệu chiếm khoảng 80% trong tổng số giá thành sản
phẩm nên số tiền tạm ứng cho mua vật liệu trong kỳ là rất lớn, mà kế
toán lại theo dõi và thanh toán tạm ứng trên sổ chi tiết thanh toán với
người bán. Như vậy, cán bộ cung ứng của công ty khi nhận tạm ứng có
vai trò như một người bán và như thế thì tạm ứng và thanh toán tạm ứng
không được theo dõi về thời hạn thanh toán , hạch toán. Việc hạch toán
như vậy dẫn đến việc thanh toán các khoản tạm ứng kéo dài ngày gây ra
tình trạng chiếm dụng vốn và sẽ làm thất thoát vốn của công ty .
Để khắc phục điều này, hạch toán khoản tạm ứng thu mua vật liệu
có thể làm như sau:
Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh , tức là người đi mua vật liệu viết
đơn xin tạm ứng sau khi kiểm tra tính hợp lý,hợp lệ của đơn xin tạm ứng
kế toán thanh toán viết phiếu chi, khi đó kế toánghi sổ theo dõi thanh
toán tạm ứng theo định khoản:
Nợ TK141(Chi tiết từng người tạm ứng)
Có TK 111
Khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập
ghi: Nợ TK 152 (Chi tiết)
Nợ TK 133
Có TK 141 (Chi tiết từng người tạm ứng)
Nếu số tiền tạm ứng thừa, người tạm ứng sẽ nộp lại cho kế toán và
kế toán ghi vào sổ theo dõi thanh toán tạm ứng:
Nộp bằng tiền: Nợ TK 111
Có TK 141
Nếu trừ vào lương Nợ TK 334 (Chi tiết)
Có TK 141
Nếu số tiền chi mua vật liệu lớn hơn số tạm ứng thì kế toán lập
phiếu chi thanh toán cho người tạm ứng:
Nợ TK 141
Có TK 111

-70-
 Lê Thu Hương

Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán tạm ứng TK 141. Sổ này
được mở cho cả năm, mỗi đối tượng tạm ứng được theo dõi trên một vài
trang sổ.
Phương pháp lập sổ chi tiết TK 141:
- Chứng từ: Ghi số hiệu, ngày tháng, phiếu chi, số séc . . .
- Cột diễn giải: Ghi nội dung chi tạm ứng, thời gian thanh toán tạm
ứng.
- Cột số dư: Số dư Nợ TK 141: Phản ánh số chi chưa hết của các
lần tạm ứng.
- Cột ghi Nợ TK 141: Phản ánh các khoản tạm ứng cho người đi
mua vật liệu.
- Cột ghi Có TK 141: Phản ánh vật tư hàng hoá mua về.
Số liệu tổng cộng mỗi tháng trên sổ chi tiết TK 141 dùng để vào
NKCT số 10:
Biểu số 5.1 SỔ CHI TIẾT TK 141

Sổ phát
Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số dư
sinh
ghi sổ
SH NT Nợ Có Nợ C
ó
1. Số dư đầu kỳ
2. Số phát sinh
trong kỳ
............
Cộng số phát sinh
3. Số dư cuối kỳ
Ngày .....tháng .....năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
6.Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho .
Theo quy luật của nền kinh tế thị trường,hàng hoá nói chung và vật
liệu nói riêng được mua bán với sự đa dạng và phong phú tuỳ theo nhu
câù sử dụng. Giá cả của chúng cũng thường xuyên không ổn định. Có thể

-71-
 Lê Thu Hương

tháng này giá vật liệu cao hơn tháng trước và ngược lại, do đó đã làm
ảnh hưởng đến việc xác định chính xác giá thực tế vật liệu mua vào, lại
càng khó trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Em nghĩ việc
lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thực sự có ý nghĩa đối với công
ty Dệt may Hà Nội,nhất là khi giá cả không ổn định, tỷ giá hối đoái thất
thường mà chủng loại vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở
rộng sản xuất. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp côgn ty bình
ổn giá trị vật liệu cũng như hàng hoá trong kho, tránh được cú sốc của
giá cả thị trường. Bên cạnh đó, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
nhiều khi còn đóng vai trò là những bằng chứng quan trọng của công tác
kiểm toán và kiểm tra kế toán toàn công ty.
Dự phòng giảm giá còn có tác dụng làm giảm lãi niên độ kế toán,
nên doanh nghiệp tích luỹ được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã
đượcphân chia. Nguồn tài chính này tạm thời nằm trong tài sản lưu động
và khi cần sử dụng để bù đắp cho các khoản thiệt hại thực tế do vật tư,
sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh. Một điểm lợi nữa đó là
lập dự phòng giảm được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu
nhập doanh nghiệp phải nộp
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập theo các điều
kiện: Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh
của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm
trước, và có bằng chứng về các vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo
tài chính có giá trị thường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Trước khi lập
dự phòng, công ty phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của vật
liệu tồn kho.Căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn kho thực tế,
công ty xác định mức dự phòng theo phương thức sau:
Mức dự phòng Lượng vật liệu tồn Giá hạch toán Giá thực tế trên
giảm giá vật liệu = kho giảm giá tại X trên sổ kế toán - thị trường tại
cho năm kế hoạch 31/12 năm báo cáo 31/12

Giá thực tế vật liệu trên thị trường bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá
có thể mua hoặc bán trên thị trường.Việc lập phòng phải tiến hành riêng
cho từng loại vật liệu và tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng

-72-
 Lê Thu Hương

giảm giá vật liệu tồn kho của công ty. Bảng kê này chính là căn cứ để
hạch toán vào chi phí quản lý của công ty.
7. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu
Hiện nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nước ta
đang diễn ra quá trình tin học hoá trên nhiều lĩnh vực của nền kinh tế
quốc dân, ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở các doanh nghiệp
sản xuất chủ yếu hướng vào việc xây dựng hệ thống công trình kế toán
phù hợp với đặc điểm công tác kế toán của công ty. Tuy nhiên, cần thấy
rõ thực tế trong công tác kế toán ,về mặt tâm lý là sự cố gắng tránh
những biến động hoá mang tính nguyên tắc ảnh hưởng đến hoạt đông của
công ty mà chủ yếu là những biến động về mặt tổ chức. Vì thế, việc đưa
máy vi tính vào công tác kế toán nên triển khai theo từng công đoạn để
tránh gây xáo động lớn trong quá trình hạch toán .
Đối với kế toán nguyên vật liệu có thể xây dựng chương trình tự
động hoá toàn bộ quá trình xử lý, lưu giữ bảo quản chứng từ , in ấn sổ
sách. Với công ty Dệt may Hà Nội, kế toán chi tiết vật liệu phần lớn
được thực hiện trên máy vi tính, nhưng bảng kê số 3 và bảng phân bổ số
2 vẫn phải do kế toán tự khớp giá, do vậy đòi hỏi kế toán phải hết sức
cẩn thận mới đảm bảo được độ chính xác cao. Bên cạnh đó một nhân tố
hết sức quan trọng trong kế toán bằng máy vi tính đó là phần mềm kế
toán có tốc độ sử dụng chưa thật nhanh đã hạn chế tới công tác kế toán
nói chung và kế toán vật liệu nói riêng. Từ thực tế như vậy, theo em
công ty nên có kế hoạch đổi mới phần mềm máy vi tính và nâng cấp máy
để tăng tốc độ xử lý thông tin cho ra những kết quả tốt và chính xác.
8. Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán.
Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu từ nguồn thu mua bên
ngoài. Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ để
hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nhìn chung, các sổ sách mà công ty
sử dụng theo hình thức sổ này là phù hợp, nhưng riêng sổ chi tiết thanh
toán với người bán em thấy là chưa hợp lý. Sổ chi tiết này dùng để ghi
chép các nghiệp vụ phát sinh trong quan hệ mua bán với từng người bán
hoặc người đi mua. Thực tế mẫu sổ mà công ty đang sử dụng không phản
ánh được các khoản sau: Khoản công ty còn phải trả và nhãng khoản mà

-73-
 Lê Thu Hương

công ứng trước cho người bán, do đó gây khó khăn cho việc theo dõi
những khoản công nợ và những khoản mà công ty còn phải thu, phải trả.
Để đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu được liên tục làm
cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn là công việc quan trọng hàng
đầu, do vậy việc tìm nguồn vật tư cung cấp thường xuyên cho sản xuất
với chất lượng tốt sẽ là mối quan tâm của công ty. Bên cạnh đó, phải
theo dõi tình hình thanh toán, phương thức thức thanh toán để có những
biện pháp thích hợp nhằm thúc đẩy mối quan hệ mua bán.
Sổ chi tiết thanh toán với người bán mở từ khi phát sinh quan hệ
mua bán tới khi thanh toán xong tiền hàng. Số liệu trên sổ chi tiết thanh
toán với người bán vừa làm cơ cở đêr ghi nhật ký chứng từ số 5, vừa
theo dõi có hệ thống thanh toán dứt điểm trọn vẹn với người bán. Do đó,
để phù hợp với yêu cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục, có hệ
thống, kế toán nên mở sổ chi tiết tài khoản 331 theo các mẫu sau:
Kết cấu: Biểu 1.2
Cơ sở số liệu: Sổ chi tiết thanh toán với người bán của tháng trước,
hoá đơn phiếu nhập khi mua hàng và các chứng từ thanh toán
Phương pháp ghi
- Cột số dư đầu tháng: Lấy số liệu ở cột số dư cuối tháng của số
này tháng trước.
Số dư nợ: Phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán của
tháng trước
Số dư co: Phản ánh số tiền công ty còn nợ người bán của tháng trước
- Số phát sinh
+ Phần ghi Có TK331, ghi Nợ các TK...
Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi theo định khoản
Nợ TK 152 (Chi tiết)
Nợ TK 133 (1331): Phương pháp khấu trừ
Có TK331:
Nếu hoá đơn theo phương pháp VAT trực tiếp thì ghi:
Nợ TK 152 (Chi tiết):
Có TK 331:
Số tiền hàng: Ghi vào cột TK 152 phần giá trị thực tế

-74-
 Lê Thu Hương

Lấy số lượng hàng nhân với đơn giá hạch toán ghi phần giá hạch toán
Tiền thuế VAT ghi vào cột TK 133
+ Phần ghi Nợ TK331, ghi có các TK...
Khi thanh toán cho người bán tuỳ theo phương thức hạch toán ghi
vào các cột TK tương ứng
- Số dư cuối tháng:
Số dư nợ: Phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán nhưng
đến cuối tháng chưa lấy hàng
Số dư có: Phản ánh số tiền cuối tháng công ty còn nợ người bán
Từ số liệu dòng tổng cộng của số chi tiết thanh toán với ngưòi bán
được lập theo mẫu mới ta đưa vào nhật ký chứng từ số 5 sẽ dễ dàng, theo
từng tài khoản số liệu rõ ràng, không bị sai sót nhầm lẫn
(Mẫu Sổ chi tiết thanh toán với người bán được trích ở trang sau )

-75-
 Lê Thu Hương

KẾT LUẬN

Sau một thời gian thực tập tại Công ty Dệt may Hà Nội được làm
quen với thực tế hạch toán nguyên vật liệu cùng với phần lý thuyết được
nghiên cứu em đã học hỏi rất nhiều điều bổ ích để củng cố thêm những
kiến thức về lý luận mà em đã được học ở trường. Đồng thời đợt thực tập
này cũng giúp em nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật
liệu đối với việc quản lý vật liệu và quản lý của công ty thấy được những
mặt mạnh cần phát huy và những điểm còn tồn tại để khắc phục nhằm
góp phần nhỏ bé hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu ở công ty Dệt
may Hà Nội. Chuyên đề đã đề xuất những định hướng cơ bản cũng như
một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu
nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung .
Do trình độ lý luận và thời gian thực tập còn hạn chế, chuyên đề
mới chỉ đưa ra được ý kiến bắt đầu chắc chắn không tránh khỏi những
thiếu sót. Em mong nhận được các ý kiến đóng góp của cô gíáo hướng
dẫn, các thầy cô giáo và bạn đọc để chuyên đề của em được hoàn thiện
hơn về mặt lý luận cũng như thực tiến .
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn
Nguyễn Tô Phượng cùng các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của
Công ty Dệt may Hà Nội đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề
tốt nghiệp của mình .

-76-
 Lê Thu Hương

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN
VẬT LIỆU TRONG DOAN NGHIỆP 3
1. Vai trò của nguyên vật liệu 3
1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu. 3
1.2. Vai trò của nguyên vật liệu 3
2. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu 4
2.1. Phân loại nguyên vật liệu 4
2.2. Định giá nguyên vật liệu 6
2.2.1. Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế 6
2.2.2. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán 9
3. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 10
3.1. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu 10
3.2. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu 11
II. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 12
1. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu 12
2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu 14
2.1. Phương pháp thẻ song song 14
2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 15
2.3. Phương pháp số dư. 16
III. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 17
1. Thủ tục chứng từ 18
1.1. Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liệu 18
1.2. Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho vật liệu 19
2. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 19
2.1. Tài khoản sử dụng 19
2.2. Trình tự hạch toán 20
3. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 21
3.1. Tài khoản sử dụng 21
3.2. Trình tự hạch toán 22

-77-
 Lê Thu Hương

PHẦN II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 23
DỆT MAY HÀ NỘI
I. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 23
HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ
NỘI CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HẠCH TOÁN VẬT LIỆU
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 23
2. Những đặc điểm về sản xuất ảnh hưởng tới công tác kế toán nguyên vật 25
liệu ở công ty
2.1. Đặc điểm công nghệ và cơ cấu sản xuất 25
2.2. Quy trình công nghệ sản xuất các mặt hàng chủ yếu trong đơn vị 26
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công 28
ty Dệt- May Hà Nội
II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI 31
CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 31
2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại công ty Dệt- May Hà Nội 34
III. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 36
DỆT MAY HÀ NỘI
1. Tình hình chung về vật liệu tại công ty Dệt -May Hà Nội 36
1.1. Đặc điểm của vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội 36
1.2. Công tác quản lý nguyên vật liệu 37
2. Quá trình tổ chức hạch toán nhập xuất kho nguyên vật liệu 38
2.1. Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu 38
2.1.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho 38
2.1.2. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 39
2.2. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu 43
2.2.1. Tính giá vật liệu xuất kho 43
2.2.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu 44
3. Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội 46
3.1. Tài khoản sử dụng 46
3.2. Phương pháp hạch toán 47
3.2.1.Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu 47
3.2.2.Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu 53
4. Hạch toán chi tiết vật liệu 56
5. Tổ chức kiểm kê kho vật tư 63

PHẦN III: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN

-78-
 Lê Thu Hương

VẬT LIỆU VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI
I. NHẬN XÉT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG 65
TY DỆT MAY HÀ NỘI.
II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN VẬT LIỆU 68
TẠI CÔNG TY DỆT - MAY HÀ NỘI

1. Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn công ty 68
2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu 69
3. Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu 70
4. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu 72
5. Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu 72
6.Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 74
7. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu 75
8. Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán 76
KẾT LUẬN 80

-79-
 Lê Thu Hương

Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................

Thay mặt Công ty Dệt May - Hà Nội

Kế toán trưởng

-80-
 Lê Thu Hương

-81-