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GESTIÓN Y ARCHIVO
Etimológicamente la palabra documento proviene del verbo latino docere, que significa
enseñar, instruir. La palabra documentum será tomada, en el s. XVIII por el Diccionario
castellano con las voces de ciencias y artes y sus correspondientes en las tres lenguas
francesas, latina e italiana (Esteban de Terreros y Pando); con el sentido moderno de
escrito probatorio de algo. (LÓPEZ GÓMEZ, P. y GALLEGO DOMÍNGUEZ, O.;
2007: 13).
Esta actividad queda plasmada como información y es de esa manera como nos llega, si
se trata de tiempo pasado y como conocimiento actual si se habla del presente.
En este grupo se incluyen los que contienen y reproducen sonidos e imágenes, estáticas
o dinámicas, desde discos y cintas magnéticas hasta películas fotográficas y
cinematográficas. Su abundancia ha dado objeto a depósitos especiales, con
problemáticas también especiales de conservación.
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Lo que los distingue está en las condiciones del medio, del uso de lenguaje codificado
para cuya escritura y lectura se necesita la mediación de aparatos especiales.
Documento Administrativo
De enlace, algunos autores llaman así a los pases que son notas que indican el paso
siguiente que debe dar un expediente mientras busca la solución de un asunto.
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La Norma de Calidad ISO 15489-1: 2001;7 establece características para el
documento administrativo:
Documento de archivo
La característica esencial del documento de archivo es que debe ser producido por una
necesidad de la Institución que lo genera, para cumplimentar sus funciones. No se
asienta el nacimiento de un bebé para que haya un acta de nacimiento, se hace porque el
Estado necesita saber la cantidad de personas que hay en su territorio para administrar
sus planes y proyectos.
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• Diseño normalizado de documentos
• Evitar la creación de documentos innecesarios (duplicidad y versiones caducas)
• Simplificar los procedimientos
• Controlar el uso y la circulación de los documentos
• Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para servir mejor a la
gestión
• Conservar los documentos instalados a bajo costo cerca de las administraciones
• Valorar y seleccionar los documentos, eliminando los que carezcan de valor
futuro.
Pudiendo trabajar sobre estas premisas habría un mayor control sobre las tareas con los
documentos en las oficinas.
3.- El Expediente
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Los múltiples órganos de gestión, propios de un Estado evolucionado, trajeron como
consecuencia el nacimiento del expediente. Porque se hizo necesario un trámite
administrativo complejo al tiempo que debieron mantenerse unidos los documentos que
formaban parte del mismo, para responder consultas y reclamos.
Encontramos al expediente en la época medieval, donde los primeros diplomatistas
determinaron partes en la génesis documental. Llamaron petitio al pedido, que entonces
se hacía mayormente de forma oral, o aún cuando se hiciera por escrito era poco tiempo
conservado. Luego seguía la interventio o intercesión, que no es otra cosa que el, o los,
informes de un expediente actual.
El expediente se configura a partir de los Reyes Católicos cuando adquiere importancia
el procedimiento administrativo por sobre las actio – actuaciones- y las conscriptio -
redacción de éstas-, plagadas de fórmulas diplomáticas. El procedimiento
administrativo se traduce en la tramitación de un documento tras otro formando un
entramado material y orgánico que constituye el expediente. Pero, no es cuando éste se
forma como lo conocemos actualmente, pues las actuaciones de los diferentes
organismos intervinientes en la formación del expediente solían archivarse de forma
independiente. Esto significó, que documentos relativos a un mismo asunto se
encontrasen dispersos en diferentes archivos (Consejos: de Indias, Real de Castilla, de
la Cámara del Real Patronato de Aragón, de Italia, de Flandes y Borgoña, de Cruzada,
de Hacienda y de Gabinete; en los expedientes de concesión de hábitos de las Órdenes
Militares; etc.).
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Dispositivos son aquellos en los que la autoridad expresa su voluntad para ser
obedecida: leyes; ordenanzas; resoluciones; sentencias, según sea su esfera de
competencia.
Testimonio o prueba: de una gestión o actividad para los autores productores o para los
ciudadanos en sus relaciones con la administración.
Por ejemplos: * un niño no nace para que haya un acta de nacimiento, ésta existe
porque es una necesidad de la institución Estado: registrar la cantidad de habitantes para
administrar sus planes sociales;
*No se adquiere un boleto de colectivo por placer, sino porque debe quedar constancia
de que no se ha viajado gratis, para la empresa cuyo fin es un servicio por el que cobra y
para el usuario, porque ese comprobante le asegura el derecho de viajar y la cobertura
de un seguro por accidentes (si le sucedieran mientras está en la unidad de transporte); *
Las boletas de pago por prestación de servicios, luz, agua, gas, etc., con el sello de
pagado prueban que se ha cumplido con una obligación.
La palabra expediente proviene del latín expedire que significa resolver, apartar
obstáculos del camino.
Mientras que los documentos de una Institución testimonian de las actividades y
competencias de ella, el expediente tiene por objeto un asunto en particular.
Se lo encuentra en carpetillas en cuyo encabezamiento destaca: la Institución
productora; el asunto; el lugar; la fecha y el iniciador.
En el expediente se refleja documentalmente un procedimiento administrativo (judicial,
gubernamental, fiscal, eclesiástico), que se inicia y resuelve en el organismo que tiene la
competencia específica relacionada con el asunto de que se trate, aún cuando
intervengan para su resolución diferentes organismos administrativos del mismo lugar o
de varios lugares a distancia. (LÓPEZ GÓMEZ y GALLEGO DOMÍNGUEZ, 2007:
157).
Los documentos que integran el expediente son agregados en riguroso orden
cronológico. El último documento debe ser el que acredite la resolución de que se trata,
si se resuelve o el que lo envía a archivar si la autoridad competente así lo decide.
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Los documentos integrantes de un expediente no pueden ser separados porque tienen
sentido en tanto y en cuanto están unidos al conjunto.
Las definiciones de expediente aluden de una u otra forma a procedimiento
administrativo y a acto administrativo.
¿Qué es acto administrativo? Toda declaración de voluntad de la Administración
Pública en el ejercicio de una atribución legal y en los límites de su competencia
orgánica, de carácter unilateral y concreto que tiende a producir de manera directa e
inmediata efectos jurídicos subjetivos con referencia a la esfera de los administrados.
El poder público -sea el ejecutivo, el legislativo, el judicial- necesita del apoyo de una
organización administrativa para poder funcionar.
En el acto administrativo confluyen varios elementos:
• Sujeto: que es siempre una Administración pública que actúa a través de un
órgano competente;
• Objeto: declaración de voluntad, conocimiento o juicio, posible y lícito;
• Causa: razón o circunstancia que justifica el acto;
• Fin: es siempre el interés del servicio público, razón de ser de la Administración;
• Forma: que es la manera en que la voluntad del órgano se manifiesta y el camino
a seguir para producir tal voluntad (procedimiento administrativo).
Declaración de voluntad supone la existencia de un organismo en ejercicio de una
función administrativa que expone formalmente la determinación adoptada por la
Administración con referencia a la materia administrativa sujeta a resolución.
No hay acto administrativo válido si el organismo no actúa en el ámbito de sus
atribuciones y en el límite de los poderes que las normas le han conferido.
La Administración se encuentra en situación de sujeción para cumplir las competencias
que se le han asignado mediante potestades públicas (ILDARRAZ y Otr, 2006:439).
Tipos de expedientes:
En 1385 (Edad Moderna), con la creación del Consejo Real –España- se cristaliza la
disociación entre materias de administración de gobierno, en éste y administración de
justicia, en las Audiencias. Esta reforma es la base de todas hasta nuestros días, ya que
desde entonces se hablará de Ministerios por un lado y Tribunales por el otro.
Diferentes autores establecen tipos de expedientes según variados criterios, por ejemplo:
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Uno, fundado en la diversidad de organismos, daría tantos tipos de expedientes como
actividades específicas tramitaran las unidades administrativas de un organismo;
Otro, atendiendo a los procedimientos administrativos establecidos por Ley, daría
expedientes de expropiación, de administración financiera, sumarios, licitaciones, etc.
En nuestro medio, no es frecuente encontrar una variedad muy diferenciada de los
expedientes.
Las partes de un expediente están determinadas por los trámites que lo conforman.
El expediente se inicia a instancia de parte, es decir a solicitud del administrado; o de
oficio, por iniciativa de la Administración.
En el primer caso, el particular expresa su petición por escrito ante la Administración
competente y su contenido y fórmulas está regulado en casi todas las normas de
procedimiento.
En el segundo caso, de oficio “es la Administración la que acuerda resolverlo previa
orden de un superior…o denuncia de un agente de autoridad”. (LÓPEZ GÓMEZ y
GALLEGO DOMÍNGUEZ, 2007: 179).
La solicitud, una vez registrada su entrada, es examinada por la unidad administrativa
competente. En adelante pueden pasar dos cosas, según sea la naturaleza del pedido.
Si el objeto del reclamo está claramente comprendido en la reglamentación vigente, su
resolución es sencilla.
No sucede así cuando el asunto requiere interpretación de la Ley, o en las solicitudes en
las que consta oposición de derechos; entonces habrá lugar a una serie de trámites que
se reflejarán en el agregado de documentos.
Esta agregación se hace en orden cronológico- correlativo, por lo cual es necesaria una
correcta foliatura que, además permitirá el estricto control del procedimiento que se
está llevando a cabo.
Cuando hay que hacer un desglose, se debe dejar en el lugar de los folios retirados uno
donde se explique la razón del mismo y consten, con el sello característico, todos los
folios desglosados “uno por uno”. Es decir, que si se han retirado cuatro fojas –o folios-
deben quedar cuatros sellos con los números que correspondan en el pase explicativo.
Los pases, que algunos autores llaman documentos de enlace, indican a qué oficina
debe ir ese actuado en el siguiente paso según sea el organigrama del trámite en
cuestión.
En el COMDOC II, se alude a una Lista de Etapas, que son las distintas instancias por
las que debe pasar el trámite. Obviamente, ésto se hace de manera electrónica y queda
registrado así el pase o movimiento de la documentación. ES IMPORTANTE
comprender que los registros electrónicos deben reflejar fielmente las acciones
materiales que se apliquen al expediente.-
Aún antes de llegar a los archivos, es posible tener los documentos ordenados. Dentro
de cada dependencia, la agrupación en series documentales y su ordenación comenzará
en las oficinas.
La clasificación, en un archivo de oficina distinguirá claramente los expedientes como
resultado de diferentes actividades. Por ejemplo: compras; licitaciones; concursos.
Además, los diferentes instrumentos legales como Resoluciones; Ordenanzas; Decretos
deben ser agrupados en orden cronológico- correlativo a medida que llegan a las
oficinas, siempre debidamente identificados y separados para su fácil acceso.
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Los documentos que están en trámite, y los de uso frecuente para la gestión de asuntos
corrientes están bajo la responsabilidad de las unidades administrativas, por eso se los
conoce como archivo de oficina. No hay un plazo de tiempo exacto para conservar los
documentos allí. Dependerá de los tipos documentales de que se trate. Tan pronto como
dejan de ser consultados con frecuencia por la administración, las oficinas los remiten al
Archivo. Puede suceder que, aunque los trámites estén concluidos, un recurso puede
hacerlos regresar a su fase anterior, son los que se consideran en pre- archivo (antes del
Archivo permanente).
Los documentos que están es esta fase deben ser tratados de manera especial. Para ello,
se consideran algunos elementos básicos.
El 1º: radica en la certeza de que son propiedad exclusiva de la unidad administrativa
que los creó que, aunque delegue parte de sus responsabilidades en un Archivo
intermedio –si lo hubiera- conserva el derecho de consultarlos o reactivarlos.
2º elemento: es que no puede modificarse en modo alguno la organización interna de los
documentos, ni se les puede agregar algo sin el acuerdo formal de la unidad
administrativa productora.
3º elemento fundamental: es la rapidez de acceso a los documentos semi activos.
La conservación de los documentos debe responder a criterios de seguridad y
rentabilidad para lo cual hay que disponer locales provistos del equipo necesario.
Para su elección hay que tomar en cuenta varios factores. La localización de estos
espacios es muy importante ya que deben estar cerca de las oficinas productoras, contar
con un acceso eficaz, red de comunicaciones: teléfono, servicio de mensajería o correo
interno. También la seguridad es básica: deben estar protegidos del fuego, por lo cual es
inadecuado que pasen por ellos cables de corriente eléctrica, tuberías de gas. Tampoco
conviene que pasen por estos locales, tuberías de agua, etc.
La iluminación en los depósitos debe ser controlada, lo mismo que la ventilación.
Los equipos necesarios para la conservación de los documentos semi activos son pocos:
• estanterías metálicas dobles;
• cajas estandarizadas;
• carritos;
• sistema de detección de humo;
• sistema de control de humedad y temperatura.
Es importante destacar que en nuestro medio, el Archivo intermedio existe dentro del
mismo Archivo – General, Central, Histórico- de las instituciones.
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Esto implica la reproducción completa, tanto del contenido como de los elementos
formales de los documentos.
Para conservar los documentos electrónicos hay que determinar dónde se tienen y de
qué forma están estructurados y organizados, conforme a un cuadro de clasificación.
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Existe una Norma Internacional de Descripción Archivística: ISAD (G) que se rige por
las siguientes reglas:
- descripción de lo general a lo específico
- información pertinente a nivel de descripción
- interconexión de las descripciones
- no repetición de la información.
Esta norma es aceptada y aplicada en todo el mundo y ha dado pruebas de ser excelente
en cuanto a la consecución de su finalidad.
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• Orden alfanumérico, primero la letra (puede ser la que comience el
contenido del expediente, o actuación que refleje), o se puede elegir
una letra y atribuirle un significado, donde A signifique “expediente de
solicitud de licencia” y B, “solicitud de obra para un edificio”, por
ejemplos.
• Orden por asuntos: dentro de una misma serie, los documentos se
ordenan de acuerdo a un índice previamente confeccionado. Los
documentos se agrupan por asuntos y dentro de ellos por orden
cronológico. Ejemplo: En la serie Correspondencia, se puede agrupar *
Recibida; * Emitida; *con Asociaciones Deportivas; * con
Asociaciones Profesionales, etc. (FERNANDEZ GIL, 1999: 104)
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