Free online MSDS management tool

http://www.msds-europe.com/kateg-180-1-stazeni_bezpecnostniho_formulare.html

Projekt je realizován podporou Evropské unie spolufinancováním

Evropského regionálního vývojového fondu .

ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság http://www.msds-europe.com Tel.: +36 70 335 8480

H - 1143 Budapest, Eleonóra u. 8. Hungary office@msds-europe.com Fax: +36 1 290 4136

 Provozovatel a majitel systému MSDocS:

ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság

Daňové číslo: HU21152982
Identifikační číslo: 01-06-747117
Sídlo: H - 1143 Budapest, Eleonóra u. 8. Maďarsko
Více informací o naší společnosti: http://www.msds-europe.com

Používání, funkce systému MSDocS:

MSDocS je speciálním ukládacím systémem sdílící soubory, které poskytuje možnost pro
načtení, ukládání, uspořádání sdílení a prohlížení. Toto umožňuje, aby Zákazníci svoje
bezpečnostní listy ukládaly v systému a sdíleli je se svými partnery.
MSDocS zajišťuje přímý přístup k využití dalších služeb Poskytovatele (zhotovení
bezpečnostních listů, překlad, aktualiziace, lektorace, atd.) s možností online poptávky, a
objednávky.

Základní pojmy:
Zákazník:
Právnická osoba, která je v přímém kontaktu s poskytovatelem, vlastnícím účet MSDocS, a
náležícím uživatelským jménem a heslem.
Zákazník může disponovat pouze jedním uživatelským účtem.
Fyzická osoba nemůže být zákazníkem.

Partner:
Fyzická nebo právnická osoba, která je v kontaktu se zákazníkem, se kterým zákazník sdílí
dokumenty.

Obsahy pro načtení, omezení

Bezpečnostní listy jsou informační jednotky načítané do systému MSDocS. Vedle

bezpečnostních listů mohou být načtené i další související odborné obsahy, jako například:
návrhy etiket, povolení, informace o výrobku, dokumenty související se složením, protokoly
měření.
Systém může být používán výhradně pro ukládání a sdílení dokumentů ve formtu word a
pdf.
Nemohou být načítány video a obrázkové soubory, ilegální a pornografické materály, dále
obsahy, k jejichž používání zákazník není oprávněn.

2
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Seznam obsahu k návodu použití systému MSDocS

Požadavek k přístupu / Vstup

Ukládání bezpečnostních listů

ƒ Správa složek a souborů

ƒ Načítání dokumentů

ƒ Vyznačení dokumentů, speciální funkce

Sdílení bezpečnostních listů s našimi partnery

ƒ Dokumentování faktu předání bezpečnostních listů

Žádost o sdílení bezpečnostních listů od uživatelů MSDocS l

Služby související se zhotovením, překladem bezpečnostních listů

ƒ On-line poptávka, proces objednání

3
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Žádost o přístup / Vstup

Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search

Po vyplnění registračního formuláře naši spolupracovníci Vám do 72 hodin zašlou heslo

potřebné ke vstupu (na e-mailovou adresu zadanou při registraci).

Ceny, náklady:

Používání systému MSDocS je do 15. prosince 2011 bezplatné (pokud náklady na provoz
systému MSDocS zůstane pro naši společnost na přijatelné úrovni, bezplatnost zajistíme i
později).
Podmínkou bezplatnosti je umístění loga MSDocS a odkazu na webovou stránku

www.msds-europe.com na úvodní stránce webových stránek našeho zákazníka. Logo je

možné shhlédnout na našich webových stránkách:

http://www.msds-europe.com/id-667-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html

Na umístění loga a odkazu zajistíme 20 pracovních dnů našim zákazníkům od zaslání

uživatelského jména a hesla potřebných k používání MSDocS.
V případě, že náš zákazník nesplní výše uvedené, omezíme používání MSDocS, anebo
přístup k systému zákazníkovi umožníme za zvláštní poplatek.

Ochrana dat:

Údaje našich zákazníků (uživatelské jméno, heslo, další údaje) v žádném případě
neposkytneme třetí straně.
Naše společnost se do Vašich údajů, dokumentů uložených v systému MSDocS nevzhlédne a
nepoužije (kromě pověření našeho Zákazníka).
Učiníme vše v dostupné míře v zájmu toho, aby neoprávněné osoby neměli přístup k
materiálům, dokumentům našich zákazníků, ale nepřebíráme za to žádnou odpovědnost.

4
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Ukládání bezpečnostních listů

Obrazovka je funkcionálně rozdělena na dvě velké části. Na levé straně jsou složky, dále
ikony potřebné k vytvoření/správě složek. Na pravé straně mohou být zobrazeny načtené
bezpečnostní listy (a další dokumenty) seskupené do složek vytvořených uživatelem.

Načtené dokumenty již obvyklým způsobem může uspořádat do individuálně vytvořených a

nazvaných struktur knihoven. Samozřejmě uvnitř jednotlivých složek můžeme vytvořit
podsložky.
Systém umožňuje, aby jeden bezpečnostní list byl uveden i ve více složkách.

V systému MSDocS – s bráním v ohledu jednoduchou správu – používáním ikonů jsme

zpřístupnili nejvíce funkcí. Ten, kdo již používal počítač, může jeho používání snadno
osvojit.

Otevření všech složek

Zavření všech složek

Vytvoření nové složky

Ukázání souborů podle struktury knihovny

Základní stav/aktualizace

5
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Načítání dokumentů

Při načítání dokumentů máme možnost

ƒ pro zadání jazyka bezpečnostního listu
ƒ pro uvedení výrobce
ƒ dále můžeme vyjmenovat všechny vlastnosti v poli etiket, které ohledně
bezpečnostního listu považujeme za důležité (např. v případě směsí jejich
složení, čísla CAS, věty R, množina stavů, atd.)

Pozor!
Později je podle etiket možné vyhledání našich bezpečnostních listů.
Zadání jazyka je důležité mezi dalšími proto, že v případě nároku využití překladatelských
služeb systém za „jazyk originálu” považuje zadaný jazyk.

Poznámka:
Etikety i po načtení mohou být změněny!

! Dokumenty, které je vhodné ukládat v systému MSDocS:

Z hlášení od mnohých zákazníků víme, že tyto důležité dokumenty „zapadnou”, jakmile tím
pověřený zaměstnanec odchází od společnosti.

6
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Skupinové načítání dokumentů

Při rozvoji systému MSDocS prvotním hlediskem bylo zajištění jednoduchého, rychlého
ukládání, správy více (několik stovek) bezpečnostních listů.
Vybráním bodu „Nový soubor dat” při načítání bezpečnostních listů je možné uskutečnit
načítání libovolného počtu bezpečnostních listů najednou.
Načtené bezpečnostní listy mohou být opatřeny etiketou i dodatečně.

7
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Vyznačení dokumentů, speciální funkce

Služby vztahující se ke speciálnímu, danému dokumentu systému bude přístupné po

vyznačení dokumentu(ů) (víz: pravo nahoře).
Na levé straně ikony označené šipkou znamenají základní funkce sloužící k zakládání,
smazání dokumentů.

Shlédnutí, uspořádání etiket dokumentu

„Etikety” jsou individuálními klíčovými slovy vztahující se na obsah
bezpečnostního listu, podle kterých později můžeme hledat, filtrovat nebo
seskupovat.
Etikety je vhodné zadat při načítání bezpečnostního listu, ale použitím tohoto
bodu je možné je změnit i později.

Stažení bezpečnostních listů, dokumentů

Sdílení bezpečnostních listů s vybranými partnery.

Více o této funkci později.

Kontrola stažení sdílených dokumentů.

Systém registruje datum sdílení, dále i to, kdy byl bezepčnostní list fakticky
stažen našim partnerem.
! Při kontrole úřadu fakt předání bezpečnostních listů musíme hodnověrně
potvrdit!

Jeden bezpečnostní list může figurovat i ve více složkách (např.: jedna látka může
být zároveň základní látkou a hotovým zbožím). Touto funkcí jediným kliknutím
tlačítka můžeme zjistit, kde jsou naše dokumenty uloženy.

Služby související se zhotovením, překladem bezpečnostního listu.

Jeden z nejzajímavějších služeb systému MSDocS, o které více informací
poskytneme později.

8
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Sdílení bezpečnostního listu s našimi partnery

1. Vyznačení bezpečnostního listu pro sdílení

2. Kliknutí na ikonu sdílení (objeví se seznam partnerů podle obr. 2)
Pod záložkou „Moji partneři” údaje našich partnerů můžeme sestavovat (přidávat,
3.
smazat).
Vyznačme jednoho partnera, nebo více partnerů, se kterým(i) chceme sdílet
4.
bezpečnostní list.
5. Potvrzení procesu sdílení

Výsledkem procesu sdílení náš partner obdrží e-mailovou zprávu obsahující sdílený
dokument/sdílené dokumenty.
! Náš partner nebude mít přístup k naši osobní MSDocS schránce, získává výhradně sdílený
bezpečnostní list!

9
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Dokumentování faktu předání bezpečnostního listu

Ve smyslu vztahujících se právních pravidel dodavatel je povinen (v případě distribuce pro

veřejnost) u příležitosti první dodávky přiložit bezpečnostní list k předanému zboží.

Obecně rozšířeným řešením je, že na webových stránkách společnosti jsou zveřejněny

Uveřejnění bezpečnostních listů na webových stránkách společnosti, které je všeobecně
rozšířeným řešením, nesplňují výše uvedené podmínky.

Pomocí systému MSDocS je ovšem možné potvrdit, co jsme komu a kdy předali. Systém
registruje identifikační číslo našeho partnera, názvy sdílených/předaných dokumentů,
datum zajištění přístupu, dále to, zda-li náš partner vyznačené bezpečnostní listy opravdu
stáhnul/převzal.

10
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Žádost o přístup bezpečnostního listu od uživatelů MSDocS

Na každé webové stránkce našich uživatelů MSDocS je možné nalézt logo MSDocS,
kliknutím na logo se můžeme dostat na svou webovou stránku „Požadavek na bezpečností
list”:
Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search/request_download.html

O bezpečnostní list můžeme zažádat výhradně od společností, jejichž jména jsou uvedena v
menu „Výrobce/distributor”.
Po vyplnění formuláře patří do kompetence našeho zákazníka posouzení oprávněnost naší
žádostí o bezpečnostní list. Pokud náš partner považuje naší žádost za odůvodněný a hodlá
s námi sdílet žádané bezpečnostní listy, pak naše údaje registruje mezi svými partnery a
poskytne nám žádané bezpečnostní listy.

Poznámka:
Požadavek o přístup bezpečnostních listů obdrží pouze náš zákazník. Provozovatel systému
MSDocS nemá žádný vliv na proces posouzení žádosti, bezpečnostní list může sdílet pouze
majitel bezpečnostního listu.

! V souladu s Všeobecnými smluvními podmínkami umístění loga MSDocS a odkazů je

povinností každého uživatele, protože pouze za těchto okolností je možné zajistit správný
chod systému.

Více informací o doplňujících prvků pro umístění na webových stránkách:

http://www.msds-europe.com/id-667-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html

11
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Služby související se zhotovením, překladem bezpečnostního listu

Níže uvedené služby jsou přímo přístupné uvnitř v systému MSDocS, se zajištěním rychlé,
jednoduché administrace:

ƒ Překlad bezpečnostního listu, s odbornou lektorací (do 29 jazyků)

ƒ Překlad bezpečnostního listu bez odborné lektorace

ƒ Přezkoumání, aktualizace bezpečnostního listu

ƒ Odborné posouzení bezpečnostního listu

ƒ Sestavení nového bezpečnostního listu

ƒ Sestavení zjednodušeného (pracovního) listu

Výhody poptávky a objednávky vycházející uvnitř systému MSDocS:

ƒ Okamžitě obdržíte požadovanou nabídku

ƒ Není nutné zaslat přes e-mail bezpečnostní listy k překladu

ƒ Objednané bezpečnostní listy můžeme předat i přes systém MSDocS

! Používání ukládacích, sdílících služeb bezpečnostního listu MSDocS je bezplatné.

Naše služby související se zhotovením, překladem bezpečnostního listu musejí být
uhrazeny!
Poptávky zaslané ze systému MSDocS nezavazují k objednávce.
Za objednávku považujeme výhradně přijaté cenové nabídky.

K využití našich dalších služeb Vás žádáme o používání našich kontaktů, formulářů k
poptávce nacházejících se na našich webových stránkách.
http://www.msds-europe.com/cs-bezpecnostniho_listu_clp_reach.html

Naše ostatní služby:

Poradenství REACH, registrace:

http://www.msds-europe.com/kateg-61-1-reach.html

Služby GHS / CLP:

http://www.msds-europe.com/kateg-59-1-ghs_clp.html

12
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 1. Vyznačení bezpečnostních listů k překladu

2. Kliknutím na ikonu „services” se můžeme dostat na povrch „Poptávka cen” (obr.2.)

Výběr vhodné služby ze seznamu. O službách, které nejsou uvedeny v seznamu se

3.
můžete informovat na našich webových stránkách.

Systém za jazyk v originále považuje zadaný jazyk při načtení bezpečnostního listu. V
4.
případě překladatelské služby je nutné zadat „cílový jazyk” uvedené v seznamu.

V případě naší služby„Překlad bezpečnostního listu s odbornou lektorací” je nutné

5. nastavit i cílovou zemi, protože podle toho můžeme identifikovat, které související právní
předpisy dané země musíme brát v ohledu během odborné lektorace.

6. Možnost nastavení dalších parametrů.

13
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Během cenové poptávky představené ve výše uvedeném příkladu náš zákazník obdrží i
v e-mailu naši cenovou nabídku, dále se dostane do složky „Moje pracovní listy”.
Pro přijetí nebo odmínutí cenové nabídky je zároveň možné kliknutím na odkaz
nacházející se v emailu, nebo pomocí ikonu označené šipkou ve schránce MSDocS.
Po přijetí cenové nabídky objednávka se stejným registračním číslem přemístí do složky
„Objednávka”.
Administrátor MSDocS v e-mailu zašle potvrzení objednávky a proforma fakturu, která
se zároveň dostane do složky „Potvrzení”.
Splnění objednávky se objeví stejným způsobem, v e-mailu i v sytému MSDocS.

Ordered files mappa:

Objednané bezpečnostní listy se přemístí do automaticky založené složky, čímž je
jednodušší evidování nově „založených” bezpečnostních listů v již stávající struktury
složek.

14
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság