Free online MSDS management tool

http://www.msds-europe.com/kateg-186-1-stiahnutie_karty_bezpecnostnych_udajov.html

Projekt je realizovaný s podporou Európskej Únie v spoločnom

financovaní s Európskym fondom regionálneho rozvoja.

ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság http://www.msds-europe.com Tel.: +36 70 335 8480

H - 1143 Budapest, Eleonóra u. 8. Hungary mailto:office@msds-europe.com Fax: +36 1 290 4136

 Prevádzkovateľ a vlastník systému MSDocS:

ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság

DIČ: HU21152982
Spoločnosť zapísaná v OR pod č.: 01-06-747117
Sídlo: H - 1143 Budapest, Eleonóra u. 8. Maďarská republika

Ďalšie informácie o našej spoločnosti: http://www.msds-europe.com

Riadne používanie a funkcia systému MSDocS:

MSDocS je špeciálny systém pre zdieľanie a uschovanie súborov, ktorý ponúka možnosť na
pridávanie, uschovanie, zdieľanie kariet bezpečnostných údajov a súvisiacich dokumentov,
ako aj vyhľadávanie v nich. Systém ponúka pre Klientov možnosť uschovávať svoje karty
bezpečnostných údajov a zdieľať ich so svojimi Partnermi.

Za osobitnú prirážku zabezpečuje systém MSDocS bezprostredný prístup k iným službám

Poskytovateľa (vytvorenie, preklad, aktualizácia, lektorovanie karty bezpečnostných údajov,
atď.) s možnosťou online žiadosti o cenovú ponuku a objednávania.

Vysvetlenie základných pojmov:

Klient:
Právnická osoba, ktorá je v bezprostrednom zmluvnom vzťahu s Poskytovateľom služieb,
ktorý disponuje užívateľským kontom MSDocS, a potrebným užívateľským menom a
heslom.
Klient môže disponovať len jedným užívateľským kontom.
Nemôže byť klientom fyzická osoba

Partner:
Fyzická alebo právnická osoba, ktorá je v styku s klientom a s ktorou klient zdieľa
dokumenty.

Možnosti a obmedzenia pridávania obsahov

Do systému MSDocS sú pridávané ako informačné jednotky karty bezpečnostných údajov.

Popri kariet bezpečnostných údajov sa môžu pridávať aj súvisiace odborné obsahy, ako
napríklad: návrhy označení, certifikáty, popisy produktov, dokumenty o jednotlivých
zložkách, meracie protokoly.
Systém je možné používať výlučne na uschovanie a zdieľanie dokumentov formátu word a
pdf.
Nie je možné pridávať dokumenty vo formáte filmov a obrázkov, ilegálne a pornografické
materiály, alebo také obsahy, ku ktorým Klient nemá príslušné oprávnenie (viď bod 6. tejto
zmluvy).

2
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Obsah návodu na použitie systému MSDocS

Žiadosť o prístup / Vstup do systému

Uschovanie kariet bezpečnostných údajov

ƒ Práca s priečinkami a súbormi

ƒ Pridávanie dokumentov

ƒ Vyznačenie dokumentov, špeciálne funkcie

Zdieľanie kariet bezpečnostných údajov s partnermi

ƒ Zdokumentovanie odovzdania karty bezpečnostných údajov

Požiadanie od užívateľov MSDocS o zdieľanie karty bezpečnostných údajov

Služby v súvislosti s vyhotovením, prekladom kariet bezpečnostných údajov

ƒ Vyžiadanie online cenovej ponuky, postup pri objednávaní

3
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Žiadosť o prístup / Vstup do systému

Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search

Po vyplnení registračného formulára naši spolupracovníci do 72 hodín zašlú potrebné

prístupové údaje (na mailovú adresu zadanú pri registrácii).

Poplatky, náklady:

Užívanie systému MSDocS je do 15. decembra 2011 bezplatné (pokiaľ náklady na

prevádzkovanie systému MSDocS budú pre našu spoločnosť prijateľné, bezplatné užívanie
zabezpečujeme aj v nasledujúcom období).
Podmienkou bezplatného užívania je umiestnenie loga MSDocS a prepojenia na stránku
http://www.msds-europe.com na hlavnej strane webovej stránky Klienta. Logo je
umiestnené na stiahnutie na našej webovej stránke:

http://www.msds-europe.com/id-663-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html

Na umiestnenie loga a prepojenia zabezpečuje Poskytovateľ Klientovi 20 pracovných dní odo

dňa zaslania užívateľského mena a hesla potrebného na užívanie systému MSDocS.
Pokiaľ Klient nesplní hore uvedenú podmienku, Poskytovateľ môže prerušiť užívanie
MSDocS, alebo za predpokladu uhradenia osobitného poplatku naďalej zabezpečuje
Klientovi prístup k stránke.

Ochrana údajov:

Poskytovateľ za žiadnych okolností neodovzdáva prístupové údaje klienta (užívateľské

meno, heslo) tretím osobám.
Údaje, dokumenty Klientov uschovávané v systéme MSDocS neprezeráme a nepoužívame.
(s výnimkou ak nás k tomu Klient oprávňuje).
Urobíme všetko, čo je v našich možnostiach, aby sme znemožnil prístup nepríslušných osôb
k materiálom a dokumentom Klienta, avšak neberieme na seba zodpovednosť v tejto
súvislosti.

4
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Uschovanie kariet bezpečnostných údajov

Obrazovka je funkcionálne rozdelená na dva plochy. Na ľavej strane sú priečinky a ikony na

vytvorenie priečinkov/prácu s priečinkami. Na pravej strany sa môžu zobraziť zadané karty
bezpečnostných údajov (a iné dokumenty) zaradené užívateľom do jednotlivých priečinkov.

Zadané dokumenty môžeme umiestniť do osobitne vytvorenej zaužívanej štruktúry

priečinkov. Samozrejme, v rámci jednotlivých priečinkov môžeme vytvoriť aj podpriečinky a
podskupiny.
Systém dovoľuje, aby jedna karta bezpečnostných údajov bola uložená naraz vo viacerých
priečinkoch.

S prihliadnutím na jednoduchú manipuláciu sme väčšinu funkcií systému MSDocS

sprístupnili prostredníctvom ikon. Každý, kto už používal osobný počítač, ľahko si môže
osvojiť užívanie systému.

Otvoriť všetky priečinky

Zatvoriť všetky priečinky

Vytvoriť nový priečinok

Zobrazenie súborov podľa štruktúry priečinkov

Obnoviť/aktualizácia

5
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Pridávanie dokumentov

Pri pridaní dokumentov máme možnosť

ƒ Zadať jazyk karty bezpečnostných údajov
ƒ Uviesť výrobcu
ƒ Respektíve do poľa „kľúčové slová v označení” môžete uviesť všetky
vlastnosti, ktoré považujeme za dôležité v súvislosti s kartou
bezpečnostných údajov (napr. zložky v prípade zmesí, CAS-čísla, R-vety,
skupenstvo, atď.)

Pozor!
Vyhľadávanie v kartách bezpečnostných údajov bude možné na základe označení.
Zadanie jazyka je dôležité medzi inými preto, lebo v prípade použitia prekladových služieb
systém považuje zadaný jazyk za „zdrojový”.

Poznámka:
Označenia je možné zmeniť aj po ich pridaní!

! Dokumenty odporúčané na uschovanie v systéme MSDocS:

Z pripomienok našich klientov vieme, že tieto dôležité dokumenty sa často „stratia”, keď
zamestnanec zodpovedný za ich uschovanie opustí firmu.

6
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Hromadné pridávanie dokumentov

Pri rozvoji systému MSDocS bolo našou prioritou, aby sme zabezpečili jednoduché, rýchle
uchovávanie a manipuláciu s väčším množstvom (stoviek) kariet bezpečnostných údajov.
Pri pridávaní kariet bezpečnostných údajov pri zvolení možnosti „Nový súbor” môžete
priložiť ľubovoľné množstvo kariet bezpečnostných údajov..
Pridané karty bezpečnostných údajov môžete označiť aj dodatočne po jednom.

7
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Vyznačenie dokumentov, špeciálne funkcie

Špeciálne aplikácie systému vo vzťahu k jednotlivým dokumentum sú sprístupnené po

vyznačení dokumentu/ov (viď: vpravo hore).
Šípkami označené ikony na ľavej strane sa týkajú základných funkcií vytvorenia a zrušenia
dokumentov.

Prezeranie, úprava označení dokumentov

„Označenia” sú osobitné kľúčové slová vzťahujúce sa na obsah karty
bezpečnostných údajov, na základe ktorých potom môžeme vyhľadávať, rozšíriť
vyhľadávanie, resp. zoradiť.
Označenia je praktické zadávať pri pridávaní KBS, ale použitím tejto ikony je
možné ich zmeniť aj dodatočne.

Stiahnutie KBS, dokumentov

Zdieľanie KBS s vyznačenými partnermi.

Podrobnejšie o tejto funkcii neskoršie.

Kontrola stiahnutia zdieľaných dokumentov.

Systém registruje dátum zdieľania, ako aj to, kedy náš partner realizoval
stiahnutie karty bezpečnostných údajov.
! Pri úradnej kontrole musíme dôveryhodne preukážať akt odovzdania karty
bezpečnostných údajov!

Jedna karta môže byť umiestnená vo viacerých priečinkoch (napr.: látka môže byť
základný materiál ako aj hotový výrobok). Touto funkciou môžeme jedným
stlačením zistiť, do ktorého priečinku sme svoje dokumenty uložili.

Služby súvisiace s vytvorením, prekladom KBS.

Je jedným z najzaujímavejších služieb systému MSDocS, podrobnejší popis tejto
funkcie nájdete v ďalšej časti.

8
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Zdieľanie kariet bezpečnostných údajov s partnermi

1. Vyznačenie karty bezpečnostných údajov na zdieľanie

2. Kliknutie na ikonu Zdieľať (objaví sa zoznam partnerov podľa 2. obrázku)
3. Pod uchom „moji partneri” môžete pracovať s údajmi partnerov (pridať, odstrániť).
Vyznašte jeden alebo viac partnerov, s ktorými chcete zdieľať vyznačenú kartu
4.
bezpečnostných údajov.
5. Schválenie procesu zdieľania

Výsledkom procesu zdieľania váš partner dostane e-mailovú správu, ktorá obsahuje
zdieľaný/é dokument/y.
! Váš partner nebude mať prístup k vášmu osobnému MSDocS kontu, a dostane sa výlučne
ku zdieľanej karte bezpečnostných údajov!

9
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Zdokumentovanie odovzdania karty bezpečnostných údajov

V súlade s príslušnými právnymi predpismi je dodávateľ povinný (v prípade predaja pre

firemných klientov) pri prvej dodávke priložiť kartu bezpečnostných údajov k danému
výrobku.

Všeobecne zaužívaná metóda, podľa ktorej sa zverejňujú karty bezpečnostných údajov na

webovej stránke spoločnosti, nespĺňa hore uvedené kritériá.

Pomocou systému MSDocS je však potvrdené, komu, čo a kedy sme odovzdali. Systém
registruje identifikačné údaje partnera, názvy zdieľaných/odovzdaných dokumentov, čas
zabezpečenia prístupu, respektíve aj to, kedy váš partner realizoval stiahnutie/prevzal
vyznačené karty bezpečnostných údajov.

10
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Požiadanie užívateľov MSDocS o zdieľanie karty bezpečnostných údajov

Na webových stránkach všetkých užívateľov MSDocS je umiestnené logo MSDocS,

kliknutím na logo sa dostanete na našu stránku „Vyžiadanie KBS”:
Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search/request_download.html

KBS máme možnosť si vyžiadať výlučne od firiem, ktoré sa nachádzajú v zozname pod
menu „Výrobca/dodávateľ”.
Po vyplnení formulára je v komptencii nášho Klienta, aby vzážil opodstatnenosť našej
žiadosti o KBS. Pokiaľ Klient považuje našu žiadosť o opodstatnenú a chce zdieľať s nami
žiadané karty bezpečnostných údajov, tak naše údaje poznačí medzi údajmi svojich
partnerov a dáva nám k dispozícii žiadané karty Bezpečnostných údajov.

Poznámka:
Žiadosť o prístup ku KBS sa objaví výlučne u nášho Klienta. Prevádzkovateľ systému
MSDocS nemôže žiadnym spôsobom ovplyvniť postup vyhodnotenia žiadosti a KBS môže
zdieľať jedine jej vlastník.

! V súlade so Všeobecnými zmluvnými podmienkami je povinnosťou každého užívateľa

MSDocS umiestnenie MSDocS loga a príslušných prepojení, pretože len takým spôsobom je
možné zabezpečiť primerané fungovanie systému.

Podrobnejšie informácie o doplnkových prvkoch umiestnených na webovej stránke:

http://www.msds-europe.com/id-663-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html

11
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Služby súvisiace s vytvorením a prekladom karty bezpečnostných údajov

Dole uvedené služby sú bezprostredne k dispozícii v systéme MSDocS zabezpečením

rýchlej a jednoduchej administrácie:

ƒ Preklad karty bezpečnostných údajov s odborným lektorovaním (do 29 jazykov)

ƒ Preklad karty bezpečnostných údajov bez odborného lektorovania

ƒ Revízia, aktualizácia karty bezpečnostných údajov

ƒ Odborný posudok karty bezpečnostných údajov

ƒ Zostavenie novej karty bezpečnostných údajov

ƒ Zostavenie zjednodušenej (pracovnej verzie) KBS

Výhody vyžiadania cenovej ponuky a zadania objednávky cez system MSDocS:

ƒ Cenová ponuka je okamžite poskytnutá

ƒ Nie je potrebné poslať kartu bezpečnostných údajov určenú na preklad cez e-mail

ƒ Objednané karty bezpečnostných údajov odovzdáme aj cez systém MSDocS

! Využívanie služieb systému MSDocS na uschovanie, zdialenie kariet bezpečnostných

údajov je bezplatné.
Žiadosti o cenové ponuky zadané cez systém MSDocS nie sú viazané k povinnosti
objednávania. Za objednávku považujeme výlučne len prijaté cenové ponuky.

K využitiu našich ostatných služieb prosím, používajte naše kontaktné údaje na webovej
stránke, respektíve formuláre žiadosti o cenovú ponuku.

http://www.msds-europe.com/pl-karte_charakterystyki_substancji_clp_reach.html

Ostatné služby:

REACH poradenstvo, registrácia:

http://www.msds-europe.com/kateg-110-1-reach.html

Služby GHS / CLP:

http://www.msds-europe.com/kateg-111-1-ghs_clp.html

12
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 1. Vyznačenie kariet bezpečnostných údajov určených na preklad.
Kliknutím na ikonu „services” sa dostaneme na plochu „Žiadosť o cenovú ponuku” (2.
2.
obrázok)
Vyberanie žiadanej služby zo zoznamu. O službách neuvedených v zozname sa
3.
informujte na našej webovej stránke.
Systém považuje jazyk zadaný pri priložení karty bezpečnostných údajov za zdrojový. V
4.
prípade prekladu treba zadať aj „cieľový jazyk” v menu.
V prípade našej služby „Preklad KBS s odborným lektorovaním” treba nastaviť aj cieľovú
5. krajinu, pretože potrebujeme vedieť krajinu, ktorej príslušné právne predpisy musíme
zobrať do úvahy pri odbornom lektorovaní.
6. Možnosť ďalších nastavení.

13
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Postup online žiadosti o cenovú ponuku a objednávky

Pri žiadosti o cenovú ponuku prezentovanej na predchádzajúcom príklade náš Klient

dostane cenovú ponuku aj e-mailom, respektíve bude zaradená do priečinku „Moje
pracovné listy”.
Prijímať alebo odmietnuť cenovú ponuku je rovnako možné kliknutím na odkaz v e-maili
alebo pomocou šípkou označenej ikony v konte MSDocS.
Po prijímaní cenovej ponuky sa objednávka zaradí s rovnakým podacím číslom do
priečinku „Objednávky”.
Administrátor systému MSDocS zašle e-mailom potvrdenie objednávky a proforma
faktúru, ktorá sa súčasne dostane aj do priečinku „Potvrdenia”.
Plnenie objednávky sa podobne zasiela cez e-mail, a uvádza sa systéme MSDocS.

Priečinok Ordered files:

Objednané karty bezpečnostných údajov sa uložia aj do automaticky vygenerovaného
priečinku, tým budú jednoduchšie evidovateľné „novovytvorené” karty bezpečnostných
údajov do už existujúcej štruktúry priečinkov.

14
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság