Free online MSDS management tool

http://www.msds-europe.com/kateg-128-1-descarcarea_fisei_tehnice_de_securitate.html

Proiectul se realizează cu sprijinul Uniunii Europene, prin cofinanţare

din Fondul European de Dezvoltare Regională.

ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság http://www.msds-europe.com Tel.: +36 70 335 8480

H - 1143 Budapest, Eleonóra u. 8. Hungary office@msds-europe.com Fax: +36 1 290 4136

 Exploatatorul şi proprietarul sistemului MSDocS:

ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság

Cod fiscal: HU21152982
Nr. înregistrare ORC: 01-06-747117
Sediu: H - 1143 Budapesta, str. Eleonóra nr. 8, Ungaria

Informaţii detaliate despre firma noastră: http://www.msds-europe.com

Utilizarea corespunzătoare, funcţia sistemului MSDocS:

MSDocS este un sistem special de partajare şi păstrare a fişierelor, care oferă posibilitatea
încărcării, arhivării, ordonării, partajării şi căutării fişelor tehnice de securitate şi a
documentelor aferente. Acest lucru permite Clienţilor să arhiveze în sistem fişele tehnice de
securitate şi să le partajeze cu partenerii lor.
MSDocS asigură – contra taxă separată – acces direct pentru solicitarea altor servicii ale
Furnizorului (elaborarea, traducerea, actualizarea, lectorarea etc. a fişelor tehnice de
securitate), cu posibilitatea cererii de ofertă şi comenzii online.

Noţiuni de bază:

Client:
Persoană în contact direct cu Furnizorul, care dispune de cont MSDocS, de ID şi parolă
aferente acestui cont.
Un client poate avea un singur cont.
Persoană fizică nu poate fi Client.

Partener:
Persoană fizică sau juridică în contact cu Clientul, cu care Clientul partajează documente.

Conţinuturi încărcabile, limitări

Unităţile informaţionale încărcate în sistemul MSDocS sunt fişele tehnice de securitate. Pe

lângă fişele tehnice de securitate pot fi încărcate şi alte conţinuturi profesionale relevante,
cum ar fi de exemplu planuri de etichete, aprobări, prezentări ale produselor, documente
legate de componente, procese verbale de măsurare.
Sistemul poate fi utilizat pentru arhivarea şi partajarea exclusiv a documentelor Word şi
PDF.
Nu pot fi încărcate documente cu format video şi imagine, materiale ilegale şi pornografice,
precum nici conţinuturi pentru utilizarea cărora Clientul nu dispune de drepturi
corespunzătoare.

2
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Cuprins pentru ghidul de utilizare a sistemului MSDocS

Solicitare acces / logare

Arhivarea fişelor tehnice de securitate

ƒ Operaţii de gestionare a mapelor şi a fişierelor

ƒ Încărcarea documentelor

ƒ Selectarea documentelor, funcţii speciale

Partajarea fişelor tehnice de securitate cu partenerii noştri

ƒ Documentarea predării fişei tehnice de securitate

Solicitarea partajării fişei tehnice de securitate de la utilizatorii MSDocS

Servicii aferente elaborării şi traducerii fişei tehnice de securitate

ƒ Solicitarea online a ofertei de preţ, procesul de comandă

3
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Solicitare acces / logare

Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search

După completarea formularului de înregistrare în termen de 72 ore veţi primi parola

necesară pentru logare (pe adresa de e-mail specificată la înregistrare).

Taxe, cheltuieli:

Utilizarea sistemului MSDocS este gratuită până la data de 15 decembrie 2011 (în cazul în
care cheltuielile de exploatare a sistemului MSDocS se menţin la un nivel acceptabil pentru
firma noastră, vom menţine în continuare gratuitatea).
Condiţia gratuităţii este plasarea logo-ului MSDocS şi a linkului către pagina
http://www.msds-europe.com pe pagina de pornire a clientului nostru. Logo-ul se găseşte
pe pagina noastră web:

http://www.msds-europe.com/id-670-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html

Pentru plasarea logo-ului şi a linkului acordăm clienţilor noştri un termen de 20 zile

lucrătoare de la trimiterea numelui de utilizator şi a parolei necesare pentru utilizarea
sistemului MSDocS.
În cazul în care Clientul nu îndeplineşte condiţia de mai sus, limităm utilizarea sistemului
MSDocS sau percepem taxă separată pentru disponibilitatea în continuare a sistemului
pentru Client.

Protecţia datelor:

Nu divulgăm datele clienţilor noştri (nume de utilizator, parolă, alte date) terţelor părţi în
niciun caz.
Firma noastră nu vizualizează şi nu utilizează datele, documentele arhivate de clienţii noştri
în sistemul MSDocS (cu excepţia cazului în care Clientul ne împuterniceşte).
În măsură rezonabilă pentru noi, facem tot ce ne stă în putinţă pentru evitarea accesului
persoanelor neautorizate la materialele şi documentele Clienţilor noştri, însă nu ne asumăm
răspunderea pentru aceasta.

4
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Arhivarea fişelor tehnice de securitate

Ecranul este împărţit funcţional în două părţi mari. În stânga se află mapele şi iconiţele
necesare pentru crearea/gestionarea mapelor. În dreapta pot fi vizualizate fişele tehnice de
securitate (şi alte documente) încărcate şi grupate de utilizator în mape.

Documentele încărcate pot fi ordonate în modul obişnuit în structuri de directoare create şi

denumite individual. Desigur, în mape pot fi create sub-mape.
Sistemul permite figurarea unei fişe tehnice de securitate în mai multe mape.

În sistemul MSDocS – pentru maniabilitate simplă – majoritatea funcţiilor sunt accesibile

prin iconiţe. Oricine, care a utilizat deja calculator, poate însuşi uşor utilizarea sa.

Deschide toate mapele

Închide toate mapele

Creează mapă nouă

Afişarea fişierelor în conformitate cu structura de directoare

Stare de bază / actualizare

5
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Încărcarea documentelor

La încărcarea documentelor avem posibilitatea să

ƒ specificăm limba fişei tehnice de securitate
ƒ indicăm producătorul
ƒ respectiv să enumerăm în câmpul de etichetare liberă toate caracteristicile
care le considerăm importante pentru respectiva fişă tehnică de securitate
(de ex.: în cazul amestecurilor componentele, numerele CAS, propoziţiile R,
starea fizică etc.)

Atenţie!
Fişele noastre tehnice de securitate vor putea fi căutate ulterior pe baza etichetelor.
Specificarea limbii este importantă, printre altele, pentru că în cazul solicitării serviciului de
traducere sistemul consideră „limba sursă” limba specificată.

Notă:
Etichetele pot fi modificate şi după încărcare!

! Documente, ce merită să fie arhivate în sistemul MSDocS:

Ştim din feedbackul multor clienţi, că aceste documente importante "se pierd" după ce
angajatul responsabil părăseşte firma.

6
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Încărcarea colectivă a documentelor

La dezvoltarea sistemului MSDocS un criteriu primordial a fost arhivarea, gestionarea

simplă şi rapidă a fişelor tehnice de securitate în număr mare (sute).

La încărcarea fişelor tehnice de securitate prin selectarea punctului de meniu „Fişier nou”
poate fi încărcat simultan un număr arbitrar de fişe tehnice de securitate.

Fişele tehnice de securitate încărcate pot fi etichetate ulterior şi individual.

7
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Selectarea documentelor, funcţii speciale

Serviciile speciale ale sistemului, specifice unui anumit document, devin accesibile după
selectarea documentului/documentelor (vezi: dreapta sus).
În stânga iconiţele marcate cu săgeată indică funcţiile de bază pentru crearea, ştergerea
documentelor.

Vizualizarea, editarea etichetelor documentului

„Etichetele” sunt cuvinte cheie referitoare la conţinutul fişei tehnice de securitate,
pe baza cărora ulterior putem căuta, filtra, respectiv grupa.
Este recomandată introducerea etichetelor la încărcarea fişei tehnice de
securitate, însă modificarea este posibilă şi ulterior cu ajutorul acestui punct de
meniu.

Descărcarea fişelor tehnice şi a documentelor

Partajarea fişelor tehnice de securitate cu partenerii selectaţi.

Detalii despre această funcţie mai târziu.

Verificarea descărcării documentelor partajate.

Sistemul înregistrează data partajării, precum şi data descărcării efective a fişei
tehnice de securitate de către partenerul nostru.
! La control oficial predarea fişei tehnice de securitate trebuie dovedită
concludent!

O fişă tehnică de securitate poate figura în mai multe mape (de ex.: o substanţă
poate fi materie primă şi produs finit în acelaşi timp). Cu această funcţie putem
afla printr-o singură apăsare de buton, în care mapă am salvat documentele.

Servicii aferente elaborării şi traducerii fişei tehnice de securitate.

Una dintre cele mai interesante funcţii ale sistemului MSDocS, descrierea detaliată
a funcţiei mai târziu.

8
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Partajarea fişelor tehnice de securitate cu partenerii noştri

Imaginea 2

1. Selectarea fişei tehnice de securitate pe care doriţi să o partajaţi

2. Clic pe iconiţa de partajare (apare lista de parteneri din imaginea 2)
3. La fila „Partenerii mei” puteţi edita (adăuga, şterge) datele partenerilor.
Selectaţi unul sau mai mulţi parteneri cu care dorim să partajăm fişa tehnică de
4.
securitate selectată.
5. Aprobarea procesului de partajare

Ca rezultat al procesului de partajare partenerul va primi un e-mail care conţine

documentul/documentele partajat(e).
! Partenerul dvs. nu are acces la contul dvs. MSDocS şi va intra în posesia exclusiv a fişei
tehnice de securitate partajate!

9
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Documentarea predării fişei tehnice de securitate

În conformitate cu actele normative relevante furnizorul este obligat (în cazul comercializării
non-retail) la ataşarea fişei tehnice de securitate la produsul predat cu ocazia primei livrări.

Soluţia generală de a publica fişele tehnice de securitate pe pagina web a firmei nu

îndeplineşte criteriile de mai sus.

Însă cu ajutorul sistemului MSDocS poate fi dovedit, cui, ce şi când am predat. Sistemul
înregistrează ID-ul partenerului, denumirile documentelor partajate/predate, data asigurării
accesului, respectiv descărcarea efectivă/preluarea fişelor tehnice de securitate selectate de
către partener.

10
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Solicitarea partajării fişei tehnice de securitate de la utilizatorii MSDocS

Logo-ul MSDocS ce se găseşte pe pagina web a fiecărui utilizator MSDocS, pe care dacă
executaţi clic se ajunge pe pagina noastră "Solicitare fişă tehnică":
Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search/request_download.html
Există posibilitatea de a solicita fişă tehnică doar de la firme ale căror nume figurează în
meniul derulant "Producător/distribuitor".
După completarea formularului este de competenţa Clientului nostru să decidă, dacă
solicitarea noastră este justificată. Dacă cererea noastră este considerată de Client
justificată şi doreşte să partajeze cu noi fişele tehnice de securitate solicitate, acesta
înregistrează datele noastre printre partenerii săi şi ne pune la dispoziţie fişele tehnice de
securitate solicitate.

Notă:
Solicitarea accesului la fişa tehnică de securitate este primită exclusiv de Clientul nostru.
Exploatatorul sistemului MSDocS nu are nicio influenţă asupra procesului de evaluare a
solicitării, o fişă tehnică de securitate poate fi partajată exclusiv de proprietarul fişei
tehnice.

! În concordanţă cu Condiţiile contractuale generale amplasarea logo-ului MSDocS şi a

linkurilor corespunzătoare este obligaţia fiecărui utilizator MSDocS, deoarece numai astfel
poate fi asigurată funcţionarea corespunzătoare a sistemului.

Informaţii detaliate despre elementele suplimentare de amplasat pe pagina web:

http://www.msds-europe.com/id-670-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html

11
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Servicii aferente elaborării şi traducerii fişei tehnice de securitate

Următoarele servicii pot fi accesate direct în cadrul sistemului MSDocS,

prin asigurarea unei administrări rapide şi simple:

ƒ Traducerea fişei tehnice de securitate, cu lectorare profesională (în 29 de limbi)

ƒ Traducerea fişei tehnice de securitate fără lectorare profesională

ƒ Verificarea, actualizarea fişei tehnice de securitate

ƒ Expertiza fişei tehnice de securitate

ƒ Întocmirea unei fişe tehnice de securitate noi

ƒ Întocmirea unei fişe tehnice simplificate (pentru muncitori)

Avantajele solicitării unei oferte de preţ, unei comenzi lansate din sistemul MSDocS:

ƒ Primiţi imediat oferta de preţ solicitată

ƒ Nu este necesară trimiterea prin e-mail a fişelor tehnice de securitate de tradus

ƒ Predăm fişele tehnice de securitate comandate şi prin sistemul MSDocS

! Utilizarea serviciilor MSDocS de arhivare, partajare a fişelor tehnice de securitate este

gratuită.
Serviciile aferente elaborării, traducerii fişei tehnice de securitate sunt taxabile!
Solicitările de oferte de preţ iniţiate din sistemul MSDocS nu obligă la comandă.
Considerăm comandă exclusiv ofertele de preţ acceptate.

Pentru utilizarea altor servicii ale noastre vă rugăm să folosiţi datele noastre de contact de
pe pagina web, respectiv formularele noastre pentru solicitarea de oferte de preţ.

http://www.msds-europe.com/ro-msds_fts_clp_reach.html

Alte servicii:

Consultanţă REACH, înregistrare:

http://www.msds-europe.com/kateg-130-1-reach.html

Servicii GHS / CLP:

http://www.msds-europe.com/kateg-131-1-ghs_clp.html

12
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
Imaginea 2

1. Selectarea fişelor tehnice de securitate de tradus

Prin clic pe iconiţa „services” putem accesa interfaţa „Solicitare ofertă de preţ" (imaginea
2.
2)
Selectarea serviciului corespunzător din listă. Informaţii despre serviciile noastre care nu
3.
sunt pe listă găsiţi pe pagina noastră web.
Sistemul consideră limbă sursă limba specificată la încărcarea fişei tehnice de securitate.
4.
În cazul serviciului de traducere trebuie indicată "limba ţintă" în meniul derulant.
În cazul serviciului „Traducerea fişei tehnice de securitate, cu lectorare profesională”
5. trebuie setată şi ţara de destinaţie, deoarece pe această bază ştim, legislaţia cărei ţări
trebuie avută în vedere la lectorarea profesională.

6. Posibilitatea setării altor parametri.

13
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság
 Solicitarea online a ofertei de preţ, procesul de comandă

În cadrul solicitării ofertei de preţ prezentate mai sus Clientul primeşte şi prin e-mail
oferta noastră de preţ, respectiv aceasta ajunge în mapa „Fişele mele de lucru”.
Acceptarea, respectiv refuzarea ofertei de preţ este posibilă prin clic pe linkul din e-mail
sau cu ajutorul iconiţei marcate cu săgeată în contul MSDocS.
După acceptarea ofertei de preţ comanda este mutată în mapa „Comandă” cu acelaşi
număr de înregistrare.
Administratorul MSDocS trimite prin e-mail confirmarea comenzii şi factura proformă,
care ajunge în acelaşi timp şi în mapa „Confirmare”.
Onorarea comenzii apare, la fel, în e-mail şi în sistemul MSDocS.

Mapa „Ordered files”:

Fişele tehnice de securitate comandate ajung şi într-o mapă creată automat, astfel este
mai uşoară introducerea fişelor tehnice de securitate noi „create” în structura existentă
de directoare.

14
ToxInfo Tanácsadó és Szolgáltató Betéti Társaság