PHẦN IV: QUẢN LÝ CHI PHÍ (30 TIẾT)

CHƯƠNG I: QUẢN LÝ THỰC PHẨM

1.1. Dẫn nhập
Mục tiêu của hoạt động quản lý thực phẩm là do:
• Việc phân tích thu nhập và chi phí
• Sự thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn
• Định giá thực đơn
• Ngăn ngừa sự lãng phí
• Ngăn ngừa sự gian lận
• Nguồn thông tin cho các báo cáo điều hành
Chương này tập trung làm rõ phạm trù chi phí và doanh thu, các phương pháp để
tính toán chi phí thực phẩm hàng ngày và định kỳ, các chi phí hiện tại và các chi phí
phát sinh cũng như nguồn thông tin cho các báo cáo quản trị ẩm thực
1.2. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát
• Khi tiến hành nghiên cứu một hệ thống kiểm soát đang có hay chuẩn bị lắp đặt
vận hành trong một cơ sở mới cần chú ý các yếu tố sau:
• Hệ thống kiểm soát đó phải dễ hiểu và bao quát được tất cả các bộ phận của cơ
sở và tất cả các giai đoạn của quy trình kiểm soát thực phẩm
• Chi phí cho việc duy trì hệ thống nên kèm với sự tiết kiệm, mức độ phức tạp của
hệ thống kiểm soát thường gia tăng cùng với sự gia tăng của doanh số và độ
phức tạp của thực đơn
• Hệ thống kiểm soát phải dễ vận hành và nhân viên ở mọi cấp độ đều nắm bắt
được.
• Phải công khai cho nhân viên đang làm việc được biết.
• Thông tin đưa ra phải chính xác và cập nhật
1.3. Tính toán chi phí thực phẩm
Có nhiều khái niệm cơ bản cần phải được làm rõ khi đề cập đến việc tính toán chi
phí thực phẩm, ví dụ:
Chi phí thực phẩm: Đề cập tới chi phí của thực phẩm phát sinh trong quá trình chế
biến thức ăn để phục vụ khách
 Phần trăm chi phí của thực phẩm:Liên quan tới phần trăm của doanh thu tính từ
doanh số phát sinh trong quá trình chế biến món ăn. Chính là chi phí thực phẩm
chiếm bao nhiêu phần trăm trong doanh số bán món ăn
Lãi gộp: Là số lãi sinh ra chỉ căn cứ vào doanh số trừ đi chi phí thực phẩm. thường
tính bằng phần trăm
Lãi ròng: Chi phí thực phẩm dưới những điều kiện lý tưởng. diễn đạt bằng phần
trăm
1.4. Phương pháp kiểm soát thực phẩm
1.4.1 Báo cáo hàng tuần hàng tháng
Ví dụ: Sau cho thấy việc tính toán các chi phí thực phẩm hàng tháng dành cho một nhà
hàng nhỏ nơi hoạt động kiểm soát diễn ra thường xuyên hàng ngày. Báo cáo tuần /
tháng thực ra là sự tổng hợp các hoạt động kiểm soát được kiểm soát chặt chẽ hàng
ngày bởi người quản lý
Bảng 1: Báo cáo chi phí thực phẩm theo tuần / tháng
Số dư đầu kỳ(ngày 1) 2,220.00
+ Tổng chi trong kỳ (ngày 1 – 28) 10,934.00
= Tổng 13,154.00
- Số dư cuối kỳ (ngày 28) 2,116.00
= Tổng chi phí thực phẩm tiêu thụ 11,038.00
Tổng doanh số thực phẩm 29,251.00
Phần trăm chi phí thực phẩm = 37.74%
Các điểm mạnh của phương pháp này là:
• Đơn giản và dễ làm
• Chỉ ra được công tác vận hành chung của bộ phận
Các điểm yếu là:
• Nguồn thông tin chỉ có được sau 7 hay 28 ngày vận hành
• Không cho thấy được các thông tin phát sinh trong suốt quá trình vận hành để có
thể khắc phục các trục trặc không mong muốn
• Không cung cấp được các thông tin hàng ngày hay thời điểm hiện tại về thu mua,
đặt hàng và doanh số mà các nhà hàng có doanh thu lớn cần phải có
1.4.2: Báo cáo chi phí thực phẩm hàng ngày:
Phương pháp tính này thích hợp cho các cơ sở có quy mô từ nhỏ đến vừa nơi không
đòi hỏi khắt khe các tính toán phức tạp
Bảng 2 cho thấy một báo cáo chi phí thực phẩm cơ bản cho 28 ngày. Sau đây là từng
bước tiến hành báo cáo
Bước 1: Chuẩn bị bảng biều và các cột mục cần thiết như ví dụ
Bước 2: Cột 3. Ghi số dư đầu kỳ (số dư cuối kỳ của giai đoạn trước). các ngày
tiếp theo nhập vào số liệu diễn tả sự khác nhau giữa cột 5 và cột 6 của ngày trước.
Ví dụ số liệu cảu cột 3 ngày 3/3 là: 2,635.50 – 370.00 = 2.265.50
Bước 3: Cột 4: Nhập tổng các loại hàng mua và nhận ngày đó. Lưu ý: Ngày
Chủ nhật không mua hàng nên bỏ trống
Bước 4: Cột 5: ghi tổng của cột 3 và 4 vào ngày hôm đó
Bước 5: Cột 6. Tổng các loại hàng được bếp trưởng yêu cầu (Một số loại có
thể dành cho việc sơ chế trong ngày nhưng sẽ tiêu thụ vào các ngày tiếp theo
Bước 6: Cột 7.Là tổng doanh số bán hàng được ghi lại bởi thu ngân hay quản
lý thường bao gồm lượng tiền mặt và séc thanh toán (không bao gồm thuế)
Bước 7: Cột 8. Kết quả của cột 6 chia cho cột 7 và nhân với 100 để có tỉ lệ
phần trăm (vd, ngày 2/3 370/980 = 0.3775, 0.3775 X 100 = 37.75
Bước 8: Cột 9. Tổng các loại hàng mua vào tính đến thời điểm hiện tại
Bước 9: Cột 10. Tổng các yêu cầu đặt hàng tính đến thời điểm hiện tại
Bước 10: Cột 11. Tổng doanh số bán của thực phẩm đến thời điểm hiện tại
Bước 11: Cột 12. Là kết quả của phép chia cột 10 với cột 11 của cùng 1 ngày
sau đó nhân với 100 để tỉ lệ phần trăm
Những điểm thuận lợi của báo cáo này là:
• Đơn giản và dễ làm
• Cho thấy cơ bản chi tiết quá trình kinh doanh chung từ ngày này sang ngày
khác
• Ghi lại hàng ngày các số liệu về các mức tồn hàng, việc thu mua, yêu cầu và
doanh số bán hàng từ đó tính được phần trăm chi phí thực phẩm hàng ngày.
Thông tin này được dùng cho việc tính toán tổng doanh số đến thời điểm hiện
tại
• Chỉ rõ tỉ lệ phần trăm chi phí không bình thường để từ đó có các biện pháp
can thiệp kịp thời (nếu cần) vào thời điểm đầu các tháng. Các con số bất
thường này thường là do yêu cầu hàng vào ngày hôm trước để chế biến chuẩn
bị cho các ngày tiếp theo.
Những điểm bất lợi là:
• Dù dễ làm nhưng lại đòi hỏi sự chính xác về mặt số liệu thông tin như: Tổng
mức mua hàng, tổng mức yêu cầu hàng ngày…
• Nó không hoàn toàn chính xác vì bỏ qua các chi phí khác như: Chi phí ăn của
nhân viên trong ca, đồ ăn chuyển bán, các thức uống chuyển từ bar xuống để
chế biến một số món ăn nhất định
1.4.3 Báo cáo chi tiết chi phí thực phẩm hàng ngày
Báo cáo này là sự phát triển của báo cáo trên, nó có tính tới chi phí của các
thức uống chuyển xuống bếp, chi phí của các món ăn chuyển từ bếp tới các
bộ phận khác và chi phí suất ăn nhân viên.
Các điểm mạnh của báo cáo này:
Chính xác hơn 2 báo cáo trên vì có tính toán đến các chi phí của thức uống,
thức ăn chuyển bán và chi phí ăn của nhân viên. Nó cũng có sự tách biệt hẳn
giữa loại hàng đi trực tiếp vào kho và loại hàng đi trực tiếp vào bếp và tính
cho bếp. Kết quả của việc thêm và bớt này cho thấy chi phí thực sự của món
ăn bán cho khách chính xác hơn trước
Độ chính xác của phần trăm chi phí thực phẩm được xác định lại bằng cách
có tính tới các hoạt động chuyển giao hàng ngày. Căn cứ vào các số liệu này
người quản lý có thể tính tới các hoạt động can thiệp kịp thời
Các điểm yếu của loại báo cáo này là nó chi tiết hơn nhiều so với các báo cáo
trước và nó phụ thuộc rất nhiều vào sự chính xác của các thông tin thu thập,
như các mẫu phiếu yêu cầu hàng hóa, độ chính xác về giá của các loại hàng
hóa, bảng danh mục các loại hàng giao, hóa đơn…
1.4.4 Dự toán chi phí thực phẩm
Dự toán chi phí thực phẩm là cách tính chi phí thực phẩm ở các điều
kiện lý tưởng và hoàn hảo. Việc dự báo này là phương pháp thiết yếu và hiệu
quả nhất để đo lường chi phí thực phẩm thực sự. Bất kỳ sự chênh lệch nào
cao hơn 1% giữa chi phí dự toán và chi phí thực đều phải được xem xét. Việc
này có thể làm bằng nhiều cách nhưng vì mất thời gian nên thường tính dựa
trên thực đơn khoảng 2 lần 1 năm hay thường hơn nếu thực đơn thay đổi. Do
đó các số liệu sẽ rất khác biệt giữa bữa sáng, trưa, tối và giữa các bộ phận nơi
giá cả có nhiều thay đổi..
Việc tính toán có 3 bước chính:
1. Với mỗi đơn vị món ăn trong thực đơn, nhân số phần ăn thực bán trong
suốt 1 tuần “mẫu”- tuần này được xác định căn cứ vào phân tích doanh số nhà
 hàng- với số dự toán chi phí thực phẩm cho mỗi phần, từ đó có được tổng dự
toán chi phí thực phẩm bán cho tuần đó.
2. Nhân số suất ăn thực bán, như trên, với giá bán trong thực đơn ta có được
tổng doanh thu dự toán
3. Chia dự toán tổng chi phí thực phẩm với tổng doanh thu dự toán nhân với
100% ta có được phần trăm dự toán chi phí thực phẩm.
Để làm được các tính toán trên cần có các số liệu sau:
1- Bản phân tích chi tiết doanh số các món được bán trong các bộ phận khác
nhau, cùng với giá bán của chúng.
2- Các thẻ công thức chuẩn của tất cả các món ăn trong thực đơn kèm theo
chi phí
3- Bảng tổng hợp dự toán chi phí thực phẩm từ các thẻ công thức chuẩn.
4- Giá trung bình các nguyên liệu chính căn cứ từ các hóa đơn, các bảng báo
giá
Nếu có sự khác biệt giữa các số liệu giữa dự toán chi phí và chi phí thực cũng
là bình thường. Thông thường chi phí thực của thức ăn bán ra thường cao hơn
chi phí dự toán vì nhiều lý do: Hàng có thể khan hiếm, Sự khó khăn trong dự
báo chính xác các yêu cầu chế biến do đó phải mất đi một lượng nhỏ là không
thể tránh khỏi. Bất kỳ sự khác biệt nào trong các con số sẽ cho thấy sự thiếu
nhất quán trong việc tuân theo các tiêu chuẩn, nạn ăn cắp hay cắt lạng thiếu
chính xác dẫn đến sự lãng phí. Như đã đề cập từ trước, bất kỳ sự phát sinh
trên 1% đều phải được xem xét
1.5. Danh mục kiểm soát thực phẩm
Trong khuôn khổ chương này không thể nào chỉ ra biện pháp nào cần được tiến hành
khi các tiêu chuẩn không được đáp ứng vì có sự khác biệt rất lớn giữa các cơ sở kinh
doanh ăn uống. Có chăng là đưa ra các danh mục kiểm soát có vai trò như là một biện
pháp hỗ trợ, tăng cường khi chúng ta cần xác định các lý do vì sao có sự chênh lệch
trong các tiêu chuẩn. Danh mục là bảng tóm lược nhiều quy trình kiểm soát cần được
tiến hành. Nếu không áp dụng nó sẽ là một mắt xích yếu trong chuỗi kiểm soát
1.5.1 Thực đơn
• Phù hợp cho phân khúc thị trường hiện tại
• Xem xét đến các xu hướng hiện tại trong thói quen ăn uống của khách
• Thực đơn phải sáng tạo, hấp dẫn và có sự thay đổi trong suốt năm, có tính đến
tính mùa vụ của thực phẩm, hỗ trợ đắc lực cho việc bán hàng
 • Định giá cần chính xác, cạnh tranh, có xem xét đến giá trị lao động trong chế
biến và phục vụ
1.5.2 Các quy trình thu mua, nhập, trữ và đưa ra sử dụng thực phẩm
• Chi tiết hóa quá trình thu mua hàng cho mọi loại hàng hóa.
• Mỗi khi mua phải có mẫu phiếu yêu cầu mua hàng.
• Chỉ chọn mua từ các nhà cung cấp hàng hóa rõ nguồn gốc và có chất lượng.
• Có lịch giao hàng cụ thể để đảm bảo kiểm soát hiệu quả chất lượng và số lượng
hàng khi giao.
• Phải có sổ giao nhận thực phẩm; ghi chú bất kỳ sự chênh lệch giữa đơn đặt hàng
và hàng hóa khi bàn giao.
• Tất cả hàng hóa phải được nhập vào sổ cái vào ngày giao
• Chỉ xuất hàng từ kho khi có phiêu yêu cầu kèm chữ ký xác nhận của những
người có quyền hạn.
• Ra vào kho thực phẩm chỉ dành cho nhân viên có phận sự
1.5.3 Chế biến
• Kiểm tra sản lượng và sản phẩm để xác định chuẩn cho các sản phẩm
• Chế biến phải liên quan tới dự báo số lượng
• Áp dụng tối đa các công thức chuẩn
• Xếp lịch chế biến hiệu quả để dảm bảo duy trì chất lượng món ăn
• Tất cả dụng cụ chế biến phải được bảo trì thường xuyên để đảm bảo, duy trì và
nâng cao chất lượng và sản lượng món ăn
1.5.4 Phục vụ
• Các tiêu chuẩn phục vụ phải được thiết lập
• Khẩu phần chuẩn phải được tuân thủ
• Dụng cụ chuẩn cho phục vụ món ăn phải luôn sẵn sàng
• Kiểm soát chặt chẽ các thực phẩm gửi tới nhà hàng. Tất cả các thực phẩm chưa
được bán phải được xem xét để gửi lại bếp
1.5.5 Quy trình kiểm soát thực phẩm
• Kiểm tra và tập hợp tất cả các đơn hàng, ghi chú, hóa đơn và các phiếu giao nhận
• Kiểm tra việc tính toán các số liệu
• Kiểm tra việc giảm giá, chiết khấu có hợp pháp hay không
• Kiểm tra các phiếu giao hàng và sổ cái
 • Tiến hành kiểm kê toàn diện định kỳ hàng tại kho và hàng tại bếp, so sánh với sổ
cái
• Chuẩn bị báo cáo kiểm kê và báo cáo kiểm kê chênh lệch
• Duy trì cập nhật các báo cáo kiểm soát thực phẩm
Các nguyên nhân chính khiến sự chênh lệch trong chi phí thực phẩm với các chuẩn đã
được thiết lập là do:
• Tính toán trên giấy tờ thiếu chính xác. Kể cả giấy tờ của các nhà cung ứng
• Kiểm kê không hiệu quả
• Kiểm soát doanh thu yếu. thiếu tính hệ thống trong quy trình và thực tiễn
• Thực đơn nghèo nàn. Không tính đến các điều kiện cảu thị trường, thiếu phân
tích kinh doanh và cập nhật thực đơn
• Thu mua kém hiệu quả làm tăng chi phí hơn mong đợi, tồn hàng và lãng phí
• Nhập hàng kém, nhập cả hàng kém chất lượng và thiếu trọng lượng
• Lưu kho kém., thiếu sự luân phiên hàng gây nên sự lãng phí, an ninh không tốt
• Thất bại trong thiết lạp và duy trì các tiêu chuẩn về dự đoán số lượng, công thức
chế biến chuẩn, sản lượng và định lượng chuẩn.
• Không tính toán chính xác suất ăn dành cho quản lý và nhân viên
• Không thông báo quá trình kiểm soát cho nhân viên, nhân viên không biết duy trì
các tiêu chuẩn theo yêu cầu
1.5.6 Danh mục kiểm soát cho các cơ sở kinh doanh nhỏ
• Kiểm tra tất cả các loại số liệu (báo cáo thực phẩm, báo cáo hàng lưu kho…)
• Kiểm tra các số liệu hàng hàng trữ cũng như các số liệu tổng thể, tìm kiếm những
số liệu không bình thường có liên quan. Tỷ lệ phần trăm tiêu thụ của mỗi nhóm
hàng (thịt, gia cầm, cá, sản phẩm từ sữa, rau…) phải bất biến theo thực đơn đã
lên trong một khoảng thời gian nhất định. Một khi đã định chuẩn, các chênh lệch
sẽ cho thấy phát sinh vấn đề, ví dụ tỷ lệ tiêu hao thịt tăng lên sẽ chỉ ra rằng có sự
ăn bớt, gian lận, lãng phí hay là sự tăng giá bất thường, điều này sẽ giúp tập
trung quản lý vào chuyện này.
• Kiểm tra lại doanh số đối chiếu với số phần ăn được bán ra
• Kiểm tra nhưng biến đổi bất thường về doanh số. Điều này có thể do thay đổi lớn
về thời tiết, ngày lễ…
• Kiểm tra những thay đổi bất thường trong chính sách bán hàng
• Kiểm tra những thay đổi bất thường trong giá cả của các mặt hàng chủ lực
• Kiểm tra kho chứa, tủ lạnh và thùng rác để xem thử có sự mua vượt mức, chuẩn
bị quá mức hay lãng phí không cần thiết hay không.
• Kiểm tra bữa ăn của nhân viên
 CHƯƠNG II: QUẢN LÝ ĐỒ UỐNG
2.1. Dẫn nhập
Mục đích của kiểm soát đồ uống tương tự như kiểm soát thực phẩm. để xác định và báo
cáo doanh số và chi phí thực sự so với dự toán từ đó có được các điều chỉnh kịp thời và
phù hợp
Kiểm soát đồ uống thường đơn giản hơn kiểm soát thực phẩm vì các lý do sau:
• Số lượng món uống kiểm soát thường ít hơn món ăn
• Đồ uống thường có định lượng chuẩn ngay khi thu mua qua các đơn vị đo lường
phổ biến
• Đồ uống thường không mau hư như đồ ăn
Tuy nhiên không vì thế mà hoạt động kiểm soát bị xem nhẹ mà cần phải duy trì vào
mọi thời điểm vì:
• Sự gian lận của nhân viên khi đem đồ uống từ ngoài vào bán với giá của bar
để thu lợi bất chính
• Nhân viên làm trong bar thường dễ đánh cắp tiền hơn so với nhân viên nhà
hàng
• Với nhiều nhân viên đồ uống thường cám dỗ họ hơn so với đồ ăn
• Nhìn chung đồ uống thường đắt tiền hơn và đóng góp nhiều lợi nhuận hơn so
với đồ ăn
Các phương pháp kiểm soát đồ uống
Hệ thống kiểm soát chi phí bar

2.2. Tính toán chi phí thức uống

Chi phí uống: là chi phí phải bỏ ra khi bán một thức uống
Phần trăm chi phí uống: Là tỷ lệ phần trăm của chi phí thức uống trên doanh thu
của món uống
Lợi nhuận gộp: Là phần dư ra sau khi trừ đi chi phí
Dự toán doanh thu: là doanh thu có được trong các điều kiện lý tưởng

2.3. Phương pháp kiểm soát thức uống

Có rất nhiểu phương pháp để kiểm soát các chi phí, tùy theo quy mô, cách thức quản lý,
kinh doanh và độ phức tạp cảu loại hìh kinh doanh mà người ta áp dựng hệ thống phù
hợp. Dưới đây là 6 hìh thức kiểm soát uống cơ bản. Dù áp dụng phương pháp nào đi
nữa vấn đề là phải áp dụng các biện pháp quản lý hiệu quả trong các khâu mua hàng,
nhận hàng, nhạp hàng, và xuất hàng, cúng như các tiêu chuẩn được thiết lập về định
lượng, sản lượng, công thức, kiểm kê..
2.3.1 Hệ thống chi phí bar
2.3.2 Hệ thống kiểm soát theo chai
Đây là một phương pháp đơn giản mà hiệu quả thích hợp cho các cơ sở nhỏ với số
lượng nhân viên ít. Cần chú ý các điểm sau:
Số lượng và chủng loại các chai dùng hết được ghi chú mỗi ngày, nó cũng là số lượng
và chủng loại được yêu cầu xuất mỗi ngày
Dự toán doanh thu căn cứ vào số lượng hàng xuất ra cùng với giá bán và được đối chiếu
với doanh thu thực có
Nếu nhiều món uống pha trộn được bán ra cần có sự điều chỉnh về giá bán ban đầu.
Điều này chỉ cần thiết khi có sự khác biệt lớn giữa các số liệu giữa dự toán và doanh số
thực
Những ưu việt của phương pháp này là sự đơn giản và dễ áp dụng. hẹ thống này căn cứ
vào chuyện là trong một khoảng thời gian ngắn số lượng các chai dang dở không có sự
thay đổi do đó việc đếm từng chai này là không cần thiết. theo lý thuyết thì doanh số
hàng xuất bán ngày hôm nay tương đương với doanh thu ngày hôm trước
2.3.3 Hệ thống giá trị chuẩn
Hệ thống này được thiết kế để kiểm soát doanh số uống và chi phí uống bằng việc thiết
lập giá trị trên từng đơn vị chai. Doanh thu từ mỗi chai dựa trên dung tích chuẩn của
món uống, dung tích chai và gia bán của mỗi món.
Nó đòi hỏi các cơ sở cần thiết lập chuẩn cho mỗi chai, công thức món uống, định lượng
của các món, loại ly…Khi có sự hay dổi về kích thước chai, công thức hay định lượng,
phải tính toán lại vì điều này sẽ ảnh hưởng đến giá bán
Dưới đây là một số cách tính:
Bán nguyên chai: Doanh thu chuẩn của 1 chai nguyên tương đương với giá bán được
thiết lập của cơ sở. Giá thường thấp hơn khi bán theo từng ly
Bán theo ly: Nếu các thức uống được bán theo ly nó được tính như sau:
Dự toán doanh thu chuẩn cho 1 chai whisky
• Dung tích chai: 70cl
 • Dung lương cho 1 shot: 2.5cl
• Giá bán cho mỗi shot: 1.50
• Số shot trên mỗi chai 28
• Doanh thu mỗi chai là:
28 X 1.50 = 42
Doanh thu từ nước giải khát và nước khoáng: Phụ thuộc vào chính sách giá cả của các
cơ sở, có thể là:
• Giá cố định khi bán lẻ hay bán kèm với món uống khác: Vd Gin và Tonic
• Giá thấp hơn khi dùng để pha chế
• Giá của nước giải khát được cộng vào giá bán rượu mạnh
Cocktails: nếu tất cả các món uống là bán nguyên cahi hay bán uống trực tiếp, việc tính
toán doanh thu khá đơn giản. Khi món uống là từ 2 hay 3 thức uống có giá trị lớn pha
vào với nhau, cần có nhiều điều chỉnh khi thiết kế phiếu kiểm soát

2.3.4 Hệ thống “ounce”

Phương pháp này được coi như là phương pháp (không phải tự động) chính xác để xác
định số lượng uống được bán. Được sử dụng khi cần điều tra nguyên nhân của những
khác biệt không thể chấp nhận được giữa kết quả thực và dự toán trong các báo cáo
uống, tuy thế nó khá phức tạp và khó áp dụng cho các cơ sở lớn với nhiều loại hình
phục vụ uống khác nhau trừ phi có sự trợ giúp của máy tính. Hệ thống này đòi hỏi:
Một bản phân tích chính xác và chi tiết tất cacr các hàng bán ra gồm cả nhãn hiệu và
loại hàng cho mỗi bộ phận
Tính toán mức tiêu thụ thật sự của mỗi loại thức uống cũng như mỗi nhãn hiệu dựa trên
kiểm kê hàng ngày, nhập hàng và chốt hàng của các bar, cộng thêm các xuất hàng và
trừ đi khoản chuyển giao ra ngoài đến các bar khác. Tất cả các đồ uống được chuyển
sang hệ thống đo lường ounce và dùng các công thức định lượng uống chuẩn. Tổng
mức tiêu thụ của mỗi loại hàng bán ra dựa trên hóa đơn sau đó được đối chiếu với mức
tieu thụ thực sự thể hiện trong các bản kê hàng và trong các bản điều chỉnh
Tuy nhiên hệ thống này có một số bất lợi sau:
• Cần có thời gian cho việc phân tích doanh số và lượng hàng kiểm kê hàng ngày
• Mất thời gian cho tính toán mức tiêu thụ hàng ngày của các bộ phận liên quan
• Khó khăn khí tính các món uống pha chế với nhiều định lượng khác nhau ở các
bộ phận bán hàng khác nhau
2.3.5 Hệ thống bar dành cho tiệc và hội nghị
Nếu phải thiết lập một bar dành riêng cho một loại hình sự kiện nào đấy, phải cắt dặt
một nhân viên có đủ thẩm quyền để yêu cầu hàng từ hầm rượu chính để phục vụ cho
sự kiện đó. Ngay sau sự kiện kết thúc phải hoàn lại ngay đồ uống không bán hết. Phải
hoàn lại cả những chai còn nguyên và cả những chai không sử dụng hết (trong chai còn
lại khoảng 1/10). Số chai khi xuất ra trừ đi só chai khi thu về phải bằng với số chai đã
sử dụng, số chai đã dùng hết và đang dùng dở.
2.3. 6 Hệ thống pha chế thức uống tự dộng:
Có rất nhiều loại máy pha chế thức uống tự động hiện đang bày bán trên thị trường, tất
cả đều có thể giúp cho việc kiểm soát các chi phí uống. Có nhiều điểm lợi nhưng cũng
không ít điểm bất tiện Nó rất tiện dụng tuy nhiên giá thành lắp đặt cao và nhiều cơ sở
coi việc lắp đặt chúng là không phù hợp
2.4. Danh mục kiểm soát
Có 2 hình thức kiểm soát
Kiểm soát vận hành: Quy trình kiểm diễn ra hàng ngày: thu mua, nhập hàng, cất trữ
hàng, xuất hàng, chế biến và bán
Kiểm soát sau vận hành:l à sự kiểm soát sự vận hành cảu các bộ phận khác nhau sau đó
đối chiếu kết quả với các tiêu chuẩn khác nhau đã được đề ra trong quy trình quản lý từ
đó xác định các hoạt động can thiệp nếu cần thiết.
Danh mục kiểm soát thức uống dưới đây có thể giúp xác định các lý do vì sao lại có sự
sai lệch so với các tiêu chuẩn
2.4.1 Các quy trình Thu mua, nhập hàng, trữ hàng và xuất hàng
• Chi tiết hóa việc thu mua cho tất cả các loại hàng chính
• Hoàn tất chi tiết các đơn đặt hàng mỗi khi hoạt động mua diễn ra
• Việc thu mua chỉ với các nhà cung cấp tên tuổi hay được chứng nhận về chất
lượng
• Định ra thời gian giao hàng cụ thể nhằm đảm bào về số lượng và chất lượng
• Sao lưu các đơn đặt hàng vào thời điểm giao hàng để tiện đối chiếu
• Cần ghi chú cho các tất cả trường hợp hàng giao thiếu và vơi
• Việc giao hàng phải được nhập vào sổ đúng ngày giao
• Chỉ xuất hàng nếu phiếu yêu cầu có đầy đủ chứ ký hợp lệ
 • Sổ cái hầm rượu và các hình thức ghi chép khác phải thường xuyên cập nhật và
đảm bảo sự chính xác
• Giới hạn người vào ra hầm rượu
• Kiểm tra tất cả các chai rượu đền được đóng dấu cảu cơ sở, chai nào thuộc bar
nào. Kiểm tra khu vực chứa chai hết không có bất kỳ chai “ lạ” nào
Việc kiểm soát đồ uống thì không quá khó khăn và phức tạp như kiểm soát đồ ăn.
Thường thì vấn đề phát sinh liên quan tới sự không trung thực cảu nhân viên và điều
này rất khó phát hiện. Các vấn đề có thể là do nhân viên:
• Mang rượu ở ngoài vào bán cho khách và bỏ túi riêng, thường có ở các bar đông
khách và thiếu sự kiểm soát về tiền mặt
• Uống trong lúc làm việc. Điều này rất dễ tạo ra tật xấu nếu không phát hiện sớm
• Không ghi đầy đủ các món được bán để bỏ túi riêng
• Cho bạn bè uống miễn phí
• Pha loãng món uống để bỏ túi khoản chênh lệch. Thường xảy ra khi khách uống
theo vòng
• Tính tiền dư cho khách. Khách thường là đồng lõa với nhân viên
• Tính tiền thiếu cho khách
Nếu trong một bar mà các thức uống như rượu mạnh, bia, nước khoáng được rót thông
qua một định lượng kiểm soát chuẩn, bất kỳ sự thiếu nhất quán nào đều chắc chắn là
do lỗi trong việc quản lý tiền mặt gây ra do cố ý hay do bất cẩn.
Các vấn đề đề cập trên chỉ có thể phát hiện nếu như bar có quy trình kiểm soát uống tốt.
Việc xác định nhân viên không trung thực có thể thông qua các biện pháp như thay đổi
ca làm việc, thay đổi vị trí, tiến hành kiểm kê bar hàng ngày, đổi ngăn dựng tiền trong
khí đang đông khách và tiến hành kiểm tra tiền mặt, hay cử một nhân viên an ninh theo
dõi. Tất cả những điều trên cho thấy cần phải có sự chặt chẽ trong khâu tuyển nhân
viên mới ngay từ quy trình phỏng vấn đến việc tham khảo nhiều thông tin cần thiết
trước khi tuyển dụng nhân viên mới.
CHƯƠNG III: QUẢN LÝ CHẾ BIẾN THỨC ĂN, THỨC UỐNG
3.1. Dẫn nhập
Có 4 giai đoạn cơ bản:
• Lập kế hoạch chế biến
• Định lượng chuẩn
• Công thức chuẩn
• Khẩu phần chuẩn
Khi 4 giai đoạn trên được áp dụng trong các cơ sở chế biến chúng sẽ giúp các nhà quản
lý kiểm soát được chi phí , thiết lập được các tiêu chuẩn và hướng được sự hài lòng của
khách hàng. Quy trình pha chế thức uống cần được kiểm soát chặt chẽ hơn vì thông
thường lợi nhuận thu được từ thức uống thường cao hơn thức ăn.
3.2. Kiểm soát quy trình sản xuất thực phẩm
3.2.1 Lập kế hoạch chế biến
Lập kế hoạch chế biến, sản xuất là quá trình dự trù số lượng hàng bán ra của Nhà
hàng trong một khoảng thời gian nhất định như một ngày, một tuần, một tháng.
Mục đích của việc này là:
• Tiện lợi cho việc kiểm soát chi phí thực phẩm của cơ sở
• Tiện lợi cho việc mua hàng, thường là các loại hàng dễ hư hỏng, đảm bảo tồn trữ
trong chế độ phù hợp
• Giảm bớt dư thừa thực phẩm, tận dụng cho việc tái sử dụng, cũng như giảm thiểu
sự không hài lòng của khách
• Hướng công tác chế biến đáp ứng theo nhu cầu bằng việc dự đoán được số suất
ăn sẽ phục vụ trong một khoảng thời gian
• Giúp so sánh giữa dự toán và doanh số thực tế, từ đó có những cách thức điều
chỉnh phù hợp.
3.2.2 Sản lượng chuẩn:
Sản lượng chuẩn của một thực phẩm nào đó là phẩn có thể sử dụng của thực phẩm đó
sau khi qua khâu sơ chế ban đầu, hay là phần ăn được của sản phẩm sau quá trình chuẩn bị
và chế biến. Ví dụ sản lượng chuẩn cho toàn bộ miếng phi lê bò là số phần bít tết còn lại
được cho chế biến và bán ra cho khách sau khi miếng phile bò đó được loại bỏ các phần
thịt dư thừa.Các phần dư đó nếu còn dùng được cũng được tính trong sản lượng chuẩn.
 Trong các nhà hàng lớn phải nhập một lượng hàng lớn, sản lượng chuẩn được tính cho
hầu hết các sản phẩm: thịt, cá, rau..ở các Nhà hàng nhỏ hơn, sản lượng chuẩn chỉ được
dành cho các món đắt tiền như phile nguyên miếng, tôm hùm, cá hồi… Việc xác định sản
lượng chuẩn có nhiều thuận lợi:
• Nó giúp xác định khối lượng hay kích cỡ phù hợp và có lợi nhất khi mua vào
một loại hàng
• Giúp định được lượng hàng thô cần cho các giai đoạn chế biến qua việc dự báo
sản lượng cần chế biến từ đó hỗ trợ nhiều cho khâu thu mua.
• Đóng vai trò như là phương tiện” kiểm tra kép” cho công việc mua hàng. Nếu có
một món hàng gửi đến qua được khâu thu nhận lần thứ nhất, quy trình giao nhận
này sẽ phải trải làn 2 ở bộ phận chế biến nơi đã có ấn định sản lượng chuẩn cho
từng món
• Là biện pháp an toàn chống lại sự lấy cắp hay thất thoát diễn ra trong bếp khi so
sánh sản lượng thực tế và sản lượng dự trù từ đó có thể đánh giá sự hiệu quả của
công tác chế biến
3.2.3 Công thức chuẩn:
Công thức chuẩn là kế hoạch bằng văn bản cho chế biến một món nào đó trong thực
đơn, xác định tên gọi và số lượng của món được chế biến, nguyên liệu cần thiết cho
chế biến và cách thức chế biến. Đây là các thông tin cơ bản cần thiết trong một công
thức chuẩn bên cạnh các thông tin khác như chi phí của món ăn, hàm lượng dinh
dưỡng .. v..v.. Các thẻ công thức chi tiết thường được lưu giữ trong bộ phận kiểm soát
ẩm thực để tính chi phí và và cập nhật giá, chỉ có các thông tin cần thiết nhất cho chế
biến được công khai tại trong khu vực chế biến- thường kèm theo hình ảnh thảnh phẩm
của món đó.
Sử dụng công thức chuẩn có rất nhiều điểm lợi:
• Chi phí chính xác của thực phẩm được xác định từ đó chi phí cho các phần ăn
cũng có thể tính được. Tính toán chi phí cho các món ăn là cơ sở cho việc định
giá món ăn bán ra từ đó có thể tính ra lợi nhuận gộp. Với những món ăn không
đem lại lợi nhuận cao theo một chuẩn nào đó của nhà hàng, với những thông tin
trên sẽ giúp bộ phận có thể cân bằng việc định giá cho cả menu do đó có thể tính
ra được tổng lợi nhuận gộp.
• Với các cơ sở như bệnh viện, biết giá trị dinh dưỡng của món ăn để cung cấp cho
bệnh nhân là hết sức quan trọng. Bằng sự chi tiết hóa nguyên liệu chế biến cho
từng món giá trị dinh dưỡng của từng món có thể tính toán dễ dàng
 • Giúp hỗ trợ cho công tác quy trình mua hàng và điều phối hàng trong nội bộ.
Căn cứ vào dự trù chế biến, bếp trưởng có thể dùng công thức chuẩn để tính ra số
lượng hàng sẽ cần cho các ngày tiếp theo. Trong một số cơ sở, nhân viên giữ kho
có thể có công thức các công thức chuẩn và khi nhậnn được yêu cầu xuất hàng
cho các ngày tiếp theo, anh ta cũng chịu trách nhiệm cho việc tính toán lượng
hàng cần xuất ra cho bếp.
• Công thức chuẩn cũng hết sức đắc dụng cho việc chế biến món ăn trong bếp.,
vừa cho nhân viên đang làm việc lẫn nhân viên học việc. Quan trọng hơn nữa là
việc sử dụng công thức chuẩn khi chế biến đảm bảo khách sẽ luôn nhận được các
sản phẩm theo chuẩn.
• Công thức chuẩn cũng là phương tiện giúp cho việc lập kế hoạch thực đơn. Khi
thực đơn có món mới, không những có thể tính được chính xác chi phí và giá bán
để làm sao tương đương so với các món cũ mà còn đồng đều về cảm quan, mùi
vị..
• Chúng cũng có thể được sử dụng như là cơ sở cho định lượng khẩu phần chuẩn
cùng với sản lượng chuẩn , kết hợp với nhau sẽ là nền tảng cho hệ thống kiểm
soát chế biến hiệu quả.
3.2.4 Khẩu phần chuẩn:
Khẩu phần chuẩn là lượng món ăn cụ thể nào đó được phục vụ cho khách, lượng này có
thể được tính bằng đơn vị khối lượng hay số lượng. Lượng này do từng cơ sở quy định
cụ thể. Khẩu phần chuẩn trong các nhà hàng có thể thiết lập bằng nhiều cách:
Mua các khẩu phần đã được định lượng từ trước.
Mua các món đã được đóng gói theo lượng lớn và chia nhỏ theo tiêu chuẩn của nhà
hàng trước khi phục vụ.
Định lượng khẩu phần ngay khi chúng đang được phục vụ khách (Lấy thức ăn nóng cho
khách từ xửng giữ nhiệt khi khách có yêu cầu trong tiệc buffet )
Trong cùng một cơ sở, với nhiều kiểu phục vụ khác nhau có thể có nhiều định lượng
khẩu phần khác nhau cho cùng một món ví dụ khi phục vụ ăn theo thực đơn đặt trước
khảu phần món bit tết có thể là 300gr, trong khi nếu phục vụ kiểu silver service cho
thực đơn à la carte khẩu phần món đó có thể là 500gr
Cũng cần cung cấp cho nhân viên bếp và nhân viên nhà hàng các công cụ định lượng
giống nhau.
 3.3. Kiểm soát quy trình pha chế thức uống
Lập Kế hoạch tiêu thụ đồ uống thường đơn giản hơn so với kế hoạch tiêu thụ đồ ăn vì
các lý do sau:
Một là, Trừ phi nhà hàng là một cơ sở chuyên phục vụ rượu vang hay chuyên phục vụ
các thức uống tương tự, hầu hết lý do để khách đến nhà hàng là dùng bữa, do đó khả
năng chi trả cho các món uống chỉ là phụ
Hai là, hầu hết đồ uống, trừ một số ít đều là hàng ít hư hỏng do đó có thể bảo quản trong
một thời gian tương đối dài
Dù kiểm soát quy trình pha chế không phức tạp như quy trình kiểm soát chế biến món
ăn, nhưng cũng đòi hỏi nhiều kỹ năng quản lý. Để tiện so sánh người ta thường nghiên
cứu các mục sau:
3.3.1 Lập kế hoạch
Là dự đoán số lượng hàng bán ra trong một khoảng thời gian cụ thể, và chi tiết hóa số
lượng đó cho từng bộ phận như: Bar cung cấp, bar cocktail, bar sự kiện…
Phương pháp tiến hành cũng đơn giản hơn so với thức ăn vì lượng hàng chủ yếu là lâu
hư hỏng và ít hao hụt cũng như đa số trong tình trạng có thể phục vụ ngay. Thông
thường người ta dự trù lượng hàng cần tồn trữ trong từng bộ phận, đó là số lượng chai
cần có theo từng chủng loại và nhãn hiệu nhằm đáp ứng nhu cầu của khách trong các
ngày cao điểm cộng với một lượng dư an toàn.. Mục đích của việc này là xác định
lượng tiêu thụ trung bình hàng ngày của một quầy bar, hỗ trợ cho việc đặt hàng và
kiểm kê hàng
3.3.2 Dung lượng chuẩn
Phần lớn dung lượng chuẩn của các món uống có thể tính toán chính xác vì đa số các thức
uống đều bị hao hụt rất ít. Để kiểm soát, các loại thức uống mua vào đều phải có dung
lượng chuẩn, dựa vào đó có thể tính toán giá bán của từng món uống khác nhau và cũng
để kiểm soát sự hao hụt và mất cắp. ví dụ 1 chai rượu vang mua vào có dung tích 75cl, sẽ
được 5 ly mỗi ly 15cl
3.3.3 Công thức uống chuẩn
Các cơ sở rõ ràng là phải biên soạn công thức chuẩn cho đa số món uống của mình

3.3.4 Định lượng chuẩn

Định lượng chuẩn uống thường dễ kiểm soát hơn định lượng chuẩn của thức ăn. Với một
số món uống, ví dụ 1 chai coca có thể đễ dàng rót hết vào 1 ly cho khách. Các thức uống
khác như rượu mạnh cần phải đong trước khi rót cho khách, chỉ quan sát cũng có thể
lường được độ chính xác tương đối.
Một cách khác để kiểm soát định lượng là dùng các cỡ ly chuẩn cho từng món uống khác
nhau. Nó không những giúp nhân viên luôn đạt được độ chính xác về lượng khi rót các
món uống mà còn ngăn ngừa trường hợp khách có thể không hài lòng khi được phục vụ
trong các kích cỡ ly lớn làm cho món uống trông có vẻ ít đi dù lượng thực sự là không đổi
3.3.4.1Hệ thống máy rót tự động
Gần đây người ta sử dụng hệ thống máy tự động để kiểm soát các chi phí uống và cũng để
đảm bảo luôn duy trì định lượng chuẩn. các chai thức uống được gắn vào một hệ thống
má,y nối với các đường ống nhỏ. Phương pháp này có rất nhiều điểm lợi:
• Dung lượng món uống được cài đặt trước do đó được đo lường tự động.
• Ngăn ngừa thất thoát so với các phương pháp đong đếm thủ công.
• Giúp cho việc kiểm kê và và ước lượng doanh thu
• Đơn giản hóa công việc của nhân viên qua chỉ vài thao tác bấm nút để có được
lượng như ý
• Nhiều hệ thống còn được kết nối với máy tính, do đó có thể kiểm soát được lượng
rót ra, tính giá, in hóa đơn cũng như các báo cáo kiểm kê và phân tích doanh số.
Tuy nhiên cũng có một số điểm bất lợi sau:
• Không phù hợp với các bar cao cấp khi mà khách lại thích sự pha chế mang tính
trình diễn của nhân viên
• Chi phí lắp đặt cao ban đầu cao mặc dù giá trị về lâu về dài do hệ thống này mang
lại có thể bù đắp được.
• Chỉ phù hợp với các bar có lượng tiêu thụ và doanh số rất cao, đối tượng khách
hàng không quan tâm lắm đến phong cách phục vụ như các bar truyền thống

CHƯƠNG IV: QUẢN LÝ DOANH THU

4.1. Dẫn nhập
4.2. Các hệ thống thủ công
4.3. Các hệ thống máy móc
4.4. Các thang đo sử dụng trong kiểm soát doanh thu