Professional Documents
Culture Documents
TÀI LIỆU
ĐÀO TẠO HỆ ĐIỀU HÀNH
VÀ PHẦN MỀM NGUỒN MỞ CHO NGƢỜI SỬ DỤNG
PHÊ DUYỆT
Ngày …tháng… năm 2010
TỔNG GIÁM ĐỐC
TÀI LIỆU
ĐÀO TẠO HỆ ĐIỀU HÀNH
VÀ PHẦN MỀM NGUỒN MỞ CHO NGƢỜI SỬ DỤNG
7
- Máy tính tại Bƣu cục thƣờng xuyên bị lây nhiễm Virus, để khắc phục nhân
viên phải gửi máy về các vùng (Hà Nội, Đà Nẵng, TPHCM), gây ảnh
hƣớng lớn đến công việc hàng ngày (Mục đích đánh giá tính ổn định và khả
năng lây nhiễm virus trên hệ điều hành và phần mềm nguồn mở).
Phòng Khoa học Công nghệ đã tiến hành cho cài đặt thử nghiệm tại các Bƣu
cục ở Hà nội, sau 1 tháng cài đặt thử nghiệm, kết quả hệ điều hành và phần mềm
nguồn mở đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của ngƣời dùng và phát huy đƣợc các ƣu
điểm của hệ điều hành Linux nhƣ: Tính ổn định, ít nhiễm virus và bảo mật, ngƣời
dùng thích ứng nhanh với hệ điều hành và phần mềm mới. Sau thành công bƣớc
đầu, dƣới sự chỉ đạo của Ban TGĐ, sự hỗ trợ của nhân viên IT chi nhánh viễn
thông tỉnh, Phòng Khoa học Công nghệ đã tiến hành đào tạo sử dụng hệ điều hành
và phần mềm nguồn mở cho nhân viên IT công ty Bƣu chính và nhân viên IT chi
nhánh tỉnh qua cầu truyền hình và chỉ đạo cài đặt hệ điều hành và phần mềm nguồn
mở tại các Bƣu cục trên toàn quốc.
Song song với việc triển khai tại các Bƣu cục, Phòng Khoa học Công nghệ
tiến hành cho cài đặt thử nghiệm tại tại một số Cửa hàng, Chi nhánh của Viettel tại
các tỉnh cho kết quả tốt. Từ năm 2010 đến nay Tập đoàn đã triển khai cài đặt cho
hơn 2500 PC tại tất cả Cửa hàng, Siêu thị trên toàn quốc. Phòng Khoa học Công
nghệ đã tiến hành xây dựng tài liệu đào tạo, hƣớng dẫn sử dụng cho nhân viên IT,
ngƣời dùng, để tiến hành cài đặt tại các Cửa hàng, siêu thị. Ngoài ra, Phòng Khoa
học Công nghệ vẫn đang tiếp tục khảo sát khả năng sử dụng hệ điều hành và phần
mềm nguồn mở cho một số phòng/ban của các đơn vị khác trong Tập đoàn. Phấn
đấu đến hết năm 2011 50% máy tính tại Tập đoàn sử dụng HĐH và PMNM .
IV. Hiệu quả khi áp dụng giải pháp:
a. Giá trị làm lợi về kinh tế:
o Tiết kiệm chi phí bản quyền phần mềm.
o Nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc: theo thống kê thực tế
tại công ty Bƣu chính riêng tại hà nội 1 tháng phải cài lại 10PC/100PC,
sau khi đƣa HĐH và PMNM vào sử dụng sau 16 tháng triển khai chỉ có
khoảng 10 PC phải cài lại (Chủ yếu do lỗi phần cứng). Tại Các tỉnh số
lƣợng máy tính phải cài lại thấp hơn rất nhiều so với khi sử dụng hệ điều
hành Windows.
o Sử dụng HĐH và PMNM ngƣời sử dụng không cài đặt đƣợc game online,
tập trung hơn trong công việc, nâng cao năng suất lao động.
8
b. Giá trị làm lợi khác:
o Nâng cao thƣơng hiệu Viettel: Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel
không sử dụng phần mềm vi phạm bản quyền.
o Viettel là đơn vị đầu tiên tại Việt nam triển khai thành công HĐH và
PMNM trên toàn quốc với số lƣợng máy tính nhiều nhất
Hình 1-1: Đăng tải kết quả triển khai HĐH và PMNM tại ICT NEWS
9
Chƣơng 2: GIỚI THIỆU MỘT SỐ ỨNG DỤNG TRÊN UBUNTU
Nội dung:
1. Trình quản lý file Nautilus.
2. Bộ gõ tiếng việt X-unikey.
3. Bộ gõ tiếng việt Scim-unikey.
4. Bộ từ điển Stardict.
5. Tắt chế độ lƣu mật khẩu trên Firefox.
6. Nén và giải nén file.
I. Trình quản lý file Nautilus:
Nautilus là trình quản lý tập tin và thƣ mục mặc định trong Ubuntu, tƣơng tự nhƣ
Windows Explorer trong Windows.
1. Mở nhiều tab trong Nautilus:
Mở nhiều tab là một tính năng nổi trội của Nautilus, với việc mở nhiều tab, bạn
có thể mở đồng thời nhiều thƣ mục trong cùng một cửa sổ chƣơng trình đang chạy, các
thao tác sao chép, cắt, dán cũng diễn ra thuận lợi hơn.
10
2. Hiển thị các tập tin ẩn:
Các tập tin ẩn là tập tin bắt đầu bằng ký tự chấm (.), chúng mặc định không hiển
thị trong Nautilus. Để hiển thị lại các tập tin này, bạn chỉ cần nhấn Ctrl-H, nhấn thêm
một lần nữa để ẩn chúng đi.
Lúc này, bạn sẽ dễ dàng copy đƣờng dẫn nhƣ một đoạn text thông thƣờng. Để trở
lại chế độ cũ, chỉ cần nhấn vào biểu tƣợng cây viết chì một lần nữa.
4. Tùy biến cách hiển thị:
Trong Ubuntu nói riêng và Linux nói chung thì thông tin chi tiết về tập tin, thƣ
mục (bao gồm quyền sở hữu, ngày tháng,…) thƣờng đƣợc quan tâm đặc biệt. Để hiển
thị các thông tin này trong Nautilus, bạn chọn kiểu hiển thị List View trong nút thả
xuống bên phải:
11
Hình 2-5: Hiển thị Listview trong Nautilus
Ngoài ra, trong cách hiển thị thông thƣờng, bạn có thể thay đổi kích thƣớc
thumnail của các hình ảnh bằng cách nhấn vào hình kính lúp cộng và trừ ở bên phải
(cạnh hộp thả xuống).
- Sau khi khởi động máy tính bộ gõ có biểu tƣợng ở góc màn hình.
2. Tắt bộ gõ
12
1. Khởi động bộ gõ:
- Sau khi khởi động, scim sẽ có hình bàn phím ở góc màn hình:
- Để thay đổi chế độ gõ trong Scim-unikey, sử dụng phím tắt ctrl + space, hoặc
ctrl + shift, hoặc click vào hình bàn phím để tắt bật bộ gõ
13
Hình 2-10: Cấu hình SCIM – bỏ tùy chọn Other
- B4: Mục Unikey Setup bỏ chọn Preedit is default và Process W at word begin.
Lưu ý: Scim Unikey không có tính năng chuyển đổi định dạng giữa Unicode và
TCVN. Để chuyển đổi sử dụng OviConvert của OpenOffice, chi tiết xem thêm phần
OpenOffice.
IV. Hƣớng dẫn cấu hình và sử dụng từ điển StarDict:
Stardict có 2 chế độ để tra từ scan và query:
- Chế độ query sử dụng để tra từ trực tiếp, nhập trực tiếp trên textbox không
cần lựa chọn từ điển có thể nhập cả tiếng việt và tiếng anh.
14
Hình 2-12: Giao diện chƣơng trình Stardict
- Tắt hộp thoại đang tra, stardict sẽ chuyển sang chế độ scan:
15
Hình 2-15: Truy cập vào mục tùy chỉnh trên Firefox
- Vào tab security -> Tích bỏ chọn mục “Remember passwords for sites”.
Hình 2-16: Tắt bỏ tính năng lƣu mật khẩu trên Firefox.
- Kiểm tra các mật khẩu đã lƣu trƣớc đó click vào mục Saved Passwords
16
Hình 2-18: Mở tab mới trên firefox.
- Hoặc Click chuột phải vào link và chọn “Open Link in New Tab”.
- Để đóng 1 Tab đang mở, click chuột phải vào tab cần đóng và chọn “Close
Tab”
17
Hình 2-21: Đánh dấu 1 tab
- Nhập tên website, mục Folder chọn Bookmarks Toolbar và click Done để kết
thúc.
- Click vào Unlock nhập mật khẩu tài khoản hiện thời:
18
Hình 2-24: Nhập mật khẩu administrator để thay đổi thông tin.
19
Hình 2-26: Giải nén file.
- Cách 2: Click đúp vào file cần giải nén chọn Extract và chọn đƣờng dẫn nơi
lƣu file giải nén.
2. Nén file:
- Click chuột phải vào file hoặc folder cần nén chọn “Create Archive”
20
- Chọn định dạng nén là “.zip” và click Create
21
Chƣơng 3: HƢỚNG DẪN CẤU HÌNH MÁY IN
Nội dung:
1. Kết nối tới FTP server và file chia sẻ trên Windows
2. Hƣớng dẫn cài đặt cấu hình máy in kim
3. Chia sẻ máy in
22
Bên dƣới có 3 tùy chọn với mật khẩu:
- Forget password immediately: nếu chọn tùy chọn này mỗi khi truy cập vào
thƣ mục phải nhập lại mật khẩu
- Remember password until you logout: Nhớ mật khẩu theo phiên làm việc, đến
khi ngƣời dùng logout khỏi hệ thống.
- Remember forever: Lƣu mật khẩu trên máy.
2. Kết nối tới file chia sẻ trên máy tính cài Windows:
Hình 3-3: Kết nối tới file chia sẻ trên máy tính cài Windows
Ubuntu kết nối tới máy tính cài Windows thông qua giao thức samba (smb), để
kết nối tới máy tính này, mở computer, gõ smb://ip_mayWindows, click vào forder
cần truy cập, nhập username và password, tùy chọn lƣu password cũng có 3 tùy chọn
- Forget password immediately: nếu chọn tùy chọn này mỗi khi truy cập vào
thƣ mục phải nhập lại mật khẩu
- Remember password until you logout: Nhớ mật khẩu theo phiên làm việc, đến
khi ngƣời dùng logout khỏi hệ thống.
- Remember forever: Lƣu mật khẩu trên máy
II. Hƣớng dẫn cài đặt máy in kim.
- Click menu -> System -> Administration -> Printing
23
Hình 3-5: Cài đặt máy in
- Click vào loại máy in cần cài, tại viettel có 2 loại máy in kim là LQ-300+ và
LX-300, click Forward
- Click Provide PPD file, chọn đúng file PPD của loại máy và click forward để
cài đặt.
- Kết nối tới FTP Server, hệ thống file chia sẻ trên Windows.
- Cài đặt máy in kim.
- Chia sẻ máy In.
25
PHẦN 2: HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG WRITER
CHƢƠNG 1: LÀM QUEN VỚI WRITER
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Cách khởi động Writer
Màn hình làm việc của Writer
Các màn hình thể hiện văn bản
Tạo một tài liệu mới
Lƣu tài liệu lên đĩa
Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa
Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF
Hiện/ẩn thanh công cụ
Thay đổi đơn vị tính trên thƣớc
Xem nhiều trang văn bản cùng lúc
Thoát khỏi môi trƣờng làm việc
I. Cách khởi động Writer
Có rất nhiều cách có thể khởi động đƣợc phần mềm Writer. Tuỳ vào mục đích làm
việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi
động:
- Cách 1: Nhấn nút Applications\Office\OpenOffice.org Word Processor.
- Cách 2: Bấm đúp chuột lên biểu tƣợng của OpenOffice.org Word Processor nếu
nhƣ nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop.
- Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản gần đây nhất trên máy tính đang làm
việc, có thể chọn Places\Recent Documents, chọn tên tệp văn bản (Writer) cần
mở. Khi đó Writer sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định.
II. Màn hình làm việc của Writer
Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Writer thƣờng có dạng nhƣ sau:
26
- Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tên chƣơng trình OpenOffice và tên tài liệu đang
soạn thảo.
- Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Writer
trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có
thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn.
- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): Chứa các biểu tƣợng của các lệnh
thƣờng dùng.
- Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar): Chứa các biểu tƣợng của các lệnh
định dạng cho văn bản.
- Thanh thƣớc kẻ (Ruler Bar): Gồm 2 thƣớc (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng
thƣớc này bạn có thể điều chỉnh đƣợc lề trang văn bản, cũng nhƣ thiết lập các điểm
dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan.
- Vùng soạn thảo: Là nơi để chế bản tài liệu. Bạn có thể gõ văn bản, định dạng, chèn
các hình ảnh lên đây. Nội dung trong vùng này sẽ đƣợc in ra máy in khi sử dụng
lệnh In.
- Thanh trạng thái (Status Bar): Giúp bạn biết đƣợc một vài trạng thái cần thiết khi
làm việc. Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang nào, dòng bao nhiêu,…
- Thanh cuộn (Scroll Bar): Các thanh này nằm ở bên phải và phía dƣới cửa sổ Writer,
bên trong có các mũi tên cuộn dùng để di chuyển tài liệu lên, xuống hoặc sang phải,
trái.
III. Các màn hình thể hiện văn bản
Writer có một số cách để xem văn bản nhƣ sau:
- Print Layout: Là màn hình mặc nhiên để soạn thảo.
- Web Layout: Cho thấy tất cả các định dạng, hình ảnh…
- Full Screen: Xem văn bản toàn màn hình.
- Zoom: Xem văn bản theo tỷ lệ tùy ý.
Để tùy chọn hình thức hiển thị văn bản, bạn vào menu View rồi chọn các kiểu hiển thị
mong muốn.
IV. Làm việc với file văn bản
1. Tạo một tài liệu mới
Bạn có thể tạo một tài liệu mới trong bộ soạn thảo Writer bằng những cách sau:
- Vào menu File\New\Text Document.
- Nhấn chuột vào biểu tƣợng New trên thanh công cụ.
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.
2. Lƣu tài liệu lên đĩa
Làm việc với Writer là làm việc trên các tài liệu (Documents). Mỗi tài liệu phải đƣợc
lƣu lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng .odt. Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa,
bạn có thể chọn một trong các cách sau:
- Vào menu File\Save.
- Nhấn chuột vào biểu tƣợng Save trên thanh công cụ.
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.
Sẽ có hai khả năng xảy ra:
Nếu đây là tài liệu mới, hộp hội thoại Save As xuất hiện:
27
Hình 1.2: Hộp hội thoại Save As
- Trong hộp Save chọn nơi để lƣu tài liệu mới.
- Bấm đúp chuột vào biểu tƣợng thƣ mục để mở thƣ mục bạn muốn lƣu tài
liệu mới vào.
- Nhập tên tài liệu mới vào hộp File name.
- Bộ soạn thảo Writer luôn mặc định sẵn phần mở rộng của tài liệu là Open
Document Text (.odt). Khi bạn muốn lƣu tài liệu ở dạng mở rộng khác
nhƣ .doc; .txt; .html… thì nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp hội
thoại Save as type và chọn dạng mở rộng mong muốn.
Nếu tài liệu của bạn đã đƣợc ghi vào một tệp, khi thực hiện lệnh Save, tất cả những
sự thay đổi trên tài liệu sẽ đƣợc ghi lại lên đĩa.
Bạn nên thực hiện thao tác lưu tài liệu thường xuyên trong khi soạn tài liệu, để tránh
mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính.
3. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa
Writer cho phép bạn không chỉ mở đƣợc những tài liệu đƣợc tạo ra bằng chƣơng trình
này, mà còn cả những tài liệu đƣợc tạo ra bằng chƣơng trình MS Word (tệp .doc, thậm
chí là .docx).
Để mở một tài liệu Writer đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau đây:
- Vào menu File\Open.
- Nhấn chuột vào biểu tƣợng Open trên thanh công cụ.
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.
Hộp hội thoại Open xuất hiện:
28
Hình 1.3: Hộp hội thoại Open
- Trong hộp Places chọn nơi chứa tài liệu.
- Bấm đúp chuột vào biểu tƣợng tệp chứa tài liệu cần mở.
- Nhấn chọn tài liệu cần mở.
4. Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF
- Mở tài liệu muốn xuất ra dạng tệp .PDF.
- Nhấn chuột vào biểu tƣợng Export directly as PDF trên thanh công cụ.
- Nhập tên cho văn bản trong hộp File name của màn hình hộp hội thoại Export.
5. Hiện/ẩn thanh công cụ
- Vào menu View\Toolbars, rồi chọn tên thanh công cụ muốn hiển thị hoặc ẩn đi.
6. Thay đổi đơn vị tính trên thƣớc
- Vào menu Tools\Options\OpenOffice.org Writer, chọn thẻ General, xuất hiện hộp
hội thoại sau:
30
CHƢƠNG 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Một số thao tác soạn thảo cơ bản
Các kỹ năng định dạng văn bản
Định dạng đoạn văn bản
Tìm kiếm và thay thế văn bản
Tính năng AutoCorrect
Chèn ký tự đặc biệt
I. Một số thao tác soạn thảo cơ bản
1. Nhập văn bản
31
- Để về đầu hay cuối dòng: Sử dụng phím Home và End.
- Để lên đầu màn hình hay xuống cuối màn hình: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Page Up
hoặc Ctrl+Page Down.
- Để về đầu tài liệu hoặc xuống cuối tài liệu: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Home hoặc
Ctrl+End.
32
- Chọn đối tƣợng cần di chuyển hoặc sao chép.
- Nhấn chuột vào biểu tƣợng Cut trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím
Ctrl+X. (Trong trƣờng hợp sao chép thì nhấn chuột vào biểu tƣợng Copy trên
thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C).
- Đƣa con trỏ chuột đến vị trí muốn dán rồi nhấn chuột vào biểu tƣợng Paste
trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
II. Các kỹ năng định dạng văn bản
1. Định dạng ký tự
(1) a. Cách 1:
- Chọn khối văn bản muốn định dạng.
- Nhấn chọn các biểu tƣợng định dạng ký tự mong muốn trên thanh công cụ định dạng.
+ Font : Nhấn vào mũi tên bên phải của hộp này để chọn phông
chữ.
+ Size : Nhấn vào mũi tên bên phải hộp này để chọn cỡ chữ.
+ Bold : Nhấn chuột vào biểu tƣợng này để in đậm ký tự.
+ Italic : Nhấn chuột vào biểu tƣợng này để in nghiêng ký tự.
+ Underline : Nhấn chuột vào biểu tƣợng này để gạch chân ký tự.
(2) b. Cách 2:
- Chọn khối văn bản muốn định dạng.
- Vào menu Format\Character, xuất hiện hộp hội thoại sau:
33
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc thiết lập các định dạng ký tự cho đoạn văn bản
đã chọn.
2. Sao chép định dạng
- Chọn đoạn văn bản mẫu.
- Nhấn chuột vào biểu tƣợng Format Paintbrush trên thanh công cụ.
- Khi đó con trỏ chuột thay đổi thành hình lọ mực, kéo chuột qua khối văn bản mới và
nhấn chuột.
3. Thay đổi định dạng mặc định
- Chọn đoạn văn bản cần thay đổi định dạng.
- Vào menu Format\Character.
- Chọn định dạng rồi nhấn nút <<OK>>.
4. Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự
- Chọn đoạn văn bản cần điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự.
- Vào menu Format\Character\Position, xuất hiện hộp hội thoại sau:
34
o Kích thƣớc lớn hay nhỏ của các ký tự nâng lên hay hạ xuống trong hộp
Relative font size.
- Nhấn nút <<OK>> để áp dụng các thiết lập trên.
5. Chọn màu chữ
Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bản bạn thực hiện các thao tác sau:
- Bƣớc 1: Chọn đoạn văn bản cần chọn màu chữ cho các ký tự.
- Bƣớc 2: Nhấn chuột vào biểu tƣợng Font color trên thanh công cụ, khi đó sẽ
xuất hiện bảng màu cho phép bạn lựa chọn.
Hình 2.4: Hộp hội thoại màu phông chữ - Font color
6. Tô nền văn bản
(1) a. Cách 1:
- Chọn đoạn văn bản cần tô nền.
- Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Background, khi đó xuất hiện hộp hội
thoại sau:
Hình 2.5: Hộp hội thoại định dạng đoạn văn bản – Paragraph
- Tại khung As, chọn Color hoặc Graphic:
+ Color: Chọn màu trong bảng màu tại khung Background color để làm nền cho
đoạn văn bản.
35
+ Graphic: Chọn hình từ bất kỳ để làm nền cho đoạn văn bản. Sau khi chọn
Graphic sẽ xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 2.6: Hộp hội thoại định dạng đoạn văn bản – Paragraph
+ Trong phần File, nhấn chuột vào nút <<Browse>> để chọn đƣờng dẫn tới thƣ
mục chứa hình mà bạn muốn chèn vào làm nền cho đoạn văn bản.
+ Trong phần Type: Bạn có thể xác định kiểu chèn hình nền vào đoạn văn bản:
o Chọn Position, rồi nhấn chọn nút điểm vị trí cần chèn hình nền trong đoạn
văn bản.
o Chọn Area nếu bạn muốn chèn hình nền phủ toàn bộ không gian của đoạn
văn bản.
o Chọn Tile nếu bạn muốn chèn hình nền theo kiểu lợp ngói, không gian
văn bản đủ rộng để chứa đƣợc bao nhiêu hình nền cần chèn thì sẽ có bấy
nhiêu hình nền xuất hiện trên đoạn văn bản đó sau khi bạn chọn mục
này.
- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận nền văn bản đã chọn.
(2) b. Cách 2:
Để chọn màu nền cho văn bản, bạn thực hiện các thao tác sau:
+ Bƣớc 1: Chọn đoạn văn bản cần tạo màu nền.
+ Bƣớc 2: Nhấn chuột vào biểu tƣợng Background color trên thanh công
cụ. Một bảng màu xuất hiện cho phép bạn chọn lựa:
36
Hình 2.7: Cửa sổ màu nền – Background Color
+ Có thể chọn loại màu nền phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn,
nếu chọn No Fill tƣơng đƣơng việc chọn màu trắng.
III. Định dạng đoạn văn bản
1. Căn chỉnh lề
1.1. Sử dụng hộp hội thoại định dạng
- Chọn đoạn văn bản cần định dạng.
- Vào menu Format\Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 2.8: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Indents & Spacing
- Nhấn chọn thẻ Indents & Spacing để thiết lập các thông tin sau:
+ Before text: Chọn khoảng cách thụt lề cả đoạn văn bản so với lề trái.
+ After text: Chọn khoảng cách thụt lề cả đoạn văn bản so với lề phải.
+ First line: Chọn khoảng cách thụt lề của dòng đầu tiên trong đoạn.
- Nhấn chọn thẻ Alignment:
+ Tại khung Options, chọn:
o Left: Căn văn bản về bên trái.
37
o Right: Căn văn bản về bên phải.
o Center: Căn văn bản vào giữa.
o Justified: Căn đều hai bên.
+ Trong hộp Alignment tại khung Text-to-text:
o Automatic: Tự động.
o Baseline: Đƣờng thẳng cơ bản.
o Top: Phía trên.
o Middle: Khoảng giữa.
o Bottom: Phía dƣới.
- Nhấn nút <<OK>> để áp dụng các thiết lập.
1.2. Sử dụng thanh công cụ và thước
38
Hình 2.10: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Bullets
- Chọn thẻ Bullets, nhấn chuột lên kiểu Bullet muốn thiết lập.
- Bạn có thể chọn một kiểu Bullet là các hình ảnh khác trong thẻ Graphics.
Hình 2.11: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Graphics
- Để thiết lập các tùy chọn cho việc đánh dấu đầu dòng bạn có thể thao tác nhƣ sau:
+ Chọn thẻ Options.
39
Hình 2.12: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Options
+ Thiết lập các tùy chọn về việc đánh dấu đầu dòng nhƣ mong muốn.
+ Nhấn nút <<OK>> nếu muốn thực hiện các tùy chọn vừa thiết lập.
+ Nhấn nút <<Remove>> nếu không muốn thực hiện các tùy chọn vừa thiết lập.
+ Nhấn nút <<Reset>> nếu muốn trở lại định dạng ban đầu.
2.2. Thiết lập Numbering
Để đánh số chỉ mục cho các tiêu đề tài liệu, bạn thao tác nhƣ sau:
- Chọn đoạn văn bản muốn đánh số.
- Vào menu Format\Bullets and Numbering.
- Chọn thẻ Numbering type nhƣ hình sau:
Hình 2.13: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Numbering type
- Thiết lập các thông tin về đánh số chỉ mục ở thẻ Numbering type.
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc đánh số chỉ mục với những thông tin vừa thiết
40
lập.
3. Thiết lập Tab
Tab là công cụ đƣợc sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản. Mục này sẽ giới thiệu
cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dƣới dạng các cột.
Đặt các điểm canh cột – Tab:
Theo ngầm định các điểm canh cột đƣợc đặt cách nhau 0.5 inches (1,27 cm) bắt đầu từ
lề.
41
Hình 2.15: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Tabs
- Trong khung Position chọn vị trí của Tab muốn đặt dấu dẫn đầu.
- Trong khung Type chọn loại Tab cần đặt.
- Trong khung Fill character chọn kiểu dấu dẫn đầu.
- Nhấn nút <<New>>.
- Nhấn nút <<OK>>.
4. Soạn thảo công thức toán học
Cách soạn thảo một công thức toán học đƣợc tiến hành nhƣ sau:
- Chọn vị trí cần chèn công thức toán học vào trong tài liệu.
- Vào menu Insert\Object\Formula.
- Tiến hành nhâp công thức cần thiết.
5. Chia văn bản thành nhiều cột
OpenOffice.org cung cấp tính năng Columns giúp ngƣời dùng dễ dàng chia văn bản
của mình thành nhiều cột (giống nhƣ định dạng trên các trang báo và tạp chí).
Mỗi đoạn văn bản có thể đƣợc chia thành các cột có độ rộng khác nhau. Trên mỗi cột,
có thể thực hiện chèn các thông tin nhƣ: bảng biểu, hình vẽ,… giống nhƣ thao tác trên
các trang tài liệu thông thƣờng.
- Chọn vùng văn bản muốn chia cột.
- Vào menu Format\Columns, xuất hiện hộp hội thoại Columns:
42
Hình 2.16: Hộp hội thoại Columns
- Thiết lập các thông số cho hộp hội thoại Columns với các định dạng tƣơng tự nhƣ
hình vẽ mô tả.
+ Đánh số lƣợng cột cần chia vùng văn bản vào ô Columns hoặc có thể chọn các
hình có sẵn.
+ Chọn độ rộng của các cột văn bản cần chia trong hộp hội thoại Width.
+ Chọn độ rộng giãn cách giữa các cột trong hộp hội thoại Spacing.
+ Chọn đƣờng kẻ phân cách các cột văn bản bằng cách chọn kiểu đƣờng phân
cách trong hộp Line, chọn chiều cao và vị trí tƣơng ứng trong hộp Height và
hộp Position.
- Nhấn nút <<OK>> để áp dụng thiết lập.
6. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản
Tính năng Drop Caps của Writer giúp tạo các kiểu chữ cái lớn đầu đoạn văn bản.
6.1. Cách tạo
- Đặt con trỏ tại đoạn văn muốn tạo chữ cái lớn - Drop Caps.
- Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Drop Caps.
43
Hình 2.17: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Drop Caps
- Thiết lập các thông số cho chữ lớn này:
+ Trong khung Settings:
o Đánh dấu vào mục Display drop caps.
o Chọn số ký tự cần in lớn trong hộp Number of characters.
o Chọn chiều cao của chữ cần in lớn trong hộp Line.
+ Trong khung Contents:
o Hộp Text: Hiển thị ký tự để in lớn
o Hộp Character Style: Chọn kiểu chữ đƣợc in lớn
- Nhấn nút <<OK>> để hoàn tất việc thiết lập các định dạng cho kiểu chữ in lớn.
6.2. Điều chỉnh chữ cái lớn ở đầu đoạn
- Chọn chữ cái lớn đầu đoạn cần chỉnh sửa.
- Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Drop Caps.
- Thay đổi các thông số định dạng về chữ cái lớn cần sửa.
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc chỉnh sửa với những thông tin vừa mới thiết
lập.
7. Chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản
Để chèn chú thích cuối trang (Footnote) hoặc chú thích cuối văn bản (Endnote), bạn
thực hiện một trong hai cách sau:
(1) a. Cách 1:
- Đƣa con trỏ chuột vào vị trí chèn dấu hiệu cho chú thích cuối trang và chú thích cuối
văn bản.
- Vào menu View\Toolbars\Insert để hiển thị thanh công cụ Insert.
- Khi thêm chú thích cuối trang:
+ Nhấn chuột vào biểu tƣợng Insert Footnote Directly trên thanh công cụ
Insert để thêm chú thích vào cuối trang hiện thời.
+ Nhấn chuột vào biểu tƣợng Insert Endnote Directly trên thanh công cụ
Insert để thêm chú thích vào cuối văn bản.
(2) b. Cách 2:
- Đƣa con trỏ chuột vào vị trí chèn dấu hiệu cho chú thích cuối trang và chú thích cuối
văn bản.
- Vào menu Insert\Footnote, khi đó xuất hiện hộp hội thoại Insert Footnote:
44
Hình 2.19: Hộp hội thoại Insert Footnote
- Trong mục Numbering, chọn biểu tƣợng hiển thị chú thích là số tự động hay là ký tự
đặc biệt.
+ Automatic: Hệ thống tự động chèn ký hiệu số biểu hiện cho phần chú thích cần
thêm vào.
+ Character: Khi nhấn chuột vào biểu tƣợng , hộp hội thoại Special
Characters xuất hiện, sau đó chọn một ký tự đặc biệt làm dấu hiệu cho chú
thích cần thêm vào.
- Trong mục Type:
+ Footnote: chọn mục này để chèn thêm chú thích vào cuối trang hiện thời.
+ Endnote: chọn mục này để chèn thêm chú thích vào cuối văn bản.
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện.
8. Kiểm tra lỗi chính tả
Để thực hiện việc kiểm tra lỗi chính tả cho văn bản, bạn có thể thực hiện các cách sau:
Vào menu Tools\Spellcheck, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Autospellcheck
trên thanh công cụ, hoặc nhấn phím F7.
9. Chức năng đánh dấu sự thay đổi
Chức năng đánh dấu sự thay đổi cho phép làm nổi bật những thay đổi đƣợc gây ra đối
với tài liệu để bất cứ ai biên soạn tài liệu đều có thể nhìn thấy ai thay đổi cái gì và khi
nào.
9.1. Ghi lại và hiển thị sự thay đổi
- Để ghi lại những thay đổi đƣợc gây ra đối với tài liệu, vào menu
Edit\Changes\Record.
- Để hiển thị hoặc ẩn đi những thay đổi trong tài liệu, vào menu Edit\Changes\Show.
- Để thêm lời giải thích cho những thay đổi đã đƣợc đánh dấu, đƣa con trỏ đến vùng
văn bản có đánh dấu sự thay đổi, sau đó vào menu Edit\Changes\Comment.
- Để chấm dứt việc theo dõi những thay đổi trong tài liệu, vào menu
Edit\Changes\Record một lần nữa.
9.2. Chấp nhận hay loại bỏ thay đổi và lời giải thích
- Vào menu Edit\Changes\Accept or Reject, xuất hiện hộp hội thoại Accept or
Reject Changes.
45
Hình 2.20: Hộp hội thoại Accept or Reject Changes
- Khi bạn chọn một thay đổi nào trong hộp hội thoại Accept or Reject Changes, thì
nội dung thay đổi đƣợc làm nổi bật trong tài liệu của bạn.
- Nhấn nút <<Accept>> nếu bạn thực hiện theo thay đổi đã chọn.
- Nhấn nút <<Reject>> nếu bạn không muốn thực hiện theo thay đổi đã chọn.
- Nhấn nút <<Accept All>> nếu bạn thực hiện theo tất cả thay đổi trong văn bản.
- Nhấn nút <<Reject All>> nếu bạn không muốn thực hiện theo tất cả thay đổi trong
văn bản.
10. Chèn chú ý vào văn bản
Để thêm một chú ý không có liên quan đến sự thay đổi đã đƣợc lƣu giữ, bạn thực hiện
nhƣ sau:
- Đƣa con trỏ đến vị trí mà bạn muốn chèn thêm chú ý, vào menu Insert\Note, xuất
hiện khung màu vàng bên lề phải cho phép bạn gõ chú ý của mình vào.
46
o Xóa tất cả chú ý trong văn bản: Nhấn chuột phải vào chú ý bất kỳ, chọn
Delete All Notes.
11. Tạo và quản lý các Style
Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều khi cần định dạng nhiều đoạn văn bản theo
cùng một kiểu định dạng. Nếu phải định dạng lần lƣợt từng đoạn nhƣ vậy sẽ mất rất
nhiều thời gian, vả lại khó chính xác vì phải thao tác quá nhiều. Một trong những cách
đơn giản nhất trong Writer giúp đơn giản tình huống trên là Style.
Style là một tập hợp các định dạng văn bản của một đoạn, có tên gọi và có thể đƣợc
gán bởi một tổ hợp phím nóng.
Style đặc biệt cần thiết khi phải soạn thảo một giáo trình, một tài liệu có chứa nhiều
mục, nhiều đoạn văn bản khác nhau.
11.1. Tạo Style mới
Để tạo một Style mới hãy làm nhƣ sau:
- Vào menu Format\Styles and Formatting hoặc nhấn phím F11, cửa sổ Styles and
Formatting xuất hiện:
47
Hình 2.23: Hộp hội thoại Paragraph Style – Thẻ Organizer
+ Thẻ Organizer: Nhập tên cho Style mới vào mục Name. Ví dụ “Than_VB”.
+ Thẻ Font: Nhấn chọn thẻ này để định dạng phông chữ cho Styles.
+ Thẻ Tabs: Nhấn chọn thẻ này để đặt điểm Tab cho Style (nếu cần).
+ Thẻ Borders: Nhấn chọn thẻ này để chọn kiểu đƣờng viền cho Style (nếu cần).
+ Thẻ Numbering: Nhấn chọn thẻ này để chọn kiểu đánh dấu đầu dòng hoặc đánh
số (nếu cần).
+ ...
+ Sau khi thiết lập đầy đủ thông tin cho Style mới, nhấn nút <<OK>> để hoàn tất.
- Sử dụng Style vừa tạo đƣợc:
Nếu muốn đoạn văn bản này có định dạng nhƣ Style “Than_VB” đã tạo đƣợc ở
trên, hãy làm nhƣ sau:
+ Đặt con trỏ lên đoạn văn bản cần định dạng.
+ Mở cửa sổ Styles and Formatting, chọn và bấm đúp chuột vào Style
“Than_VB”.
11.2. Điều chỉnh Style
- Mở hộp hội thoại Styles and Formatting và chọn tên Style cần điều chỉnh ở danh
sách Styles (ví dụ muốn sửa lại định dạng cho Style “Than_VB”).
- Nhấn chuột phải vào Style, chọn Modify, hộp hội thoại Modify Style xuất hiện cho
phép thay đổi lại định dạng của Style này.
- Thay đổi các thông tin định dạng cho Style này nhƣ đã làm khi tạo Style mới.
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc điều chỉnh Style.
11.3. Cách gán style bằng các phím tắt
Bạn có thể tạo các phím tắt để gán nhanh cho các style trong tài liệu của bạn. Một số
phím tắt đã đƣợc tạo sẵn bởi hệ thống. Ví dụ: tổ hợp phím Ctrl+1 đƣợc gán cho style
Heading 1, tổ hợp phím Ctrl+2 đƣợc gán cho style Heading 2. Bạn hoàn toàn có thể
chỉnh sửa các phím tắt này hoặc tạo phím tắt cho riêng mình.
48
Cách thực hiện nhƣ sau:
- Vào menu Tools\Customize\Keyboard, xuất hiện hộp hội thoại Customize, chọn
thẻ Keyboard.
49
Hình 2.25: Hộp hội thoại Outline Numbering – Thẻ Numbering
- Chọn con số tƣơng ứng cho đề mục trong phần Level. Ví dụ: số 1 tƣơng ứng cho
Heading 1, số 2 tƣơng ứng cho Heading 2…
- Trong mục Numbering, nhấn chuột vào mũi tên bên phải phần Number và chọn
hình thức đánh số, ví dụ: 1, 2, 3,...
- Lần lƣợt chọn các cấp 2, 3, 4,… cho các Heading 2, 3, 4,…
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện.
11.6. Thiết lập chế độ thụt dòng cho các đề mục – Heading
- Vào menu Tools\Outline Numbering, xuất hiện hộp hội thoại Outline Numbering.
- Chọn thẻ Position.
50
lập giá trị trong phần Indent.
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện.
12. Tham khảo chéo
Trong khi soạn các tài liệu gồm nhiều chƣơng, phần, mục… khác nhau, bạn có thể
mong muốn ngƣời đọc xem nội dung của phần này và tham khảo tới phần khác để hiểu
rõ hơn nội dung đó. Vậy làm thế nào để ngƣời đọc có thể chuyển nhanh tới phần cần
tham khảo đó?
Chức năng tham khảo chéo cho phép bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng. Để
chèn một tham khảo chéo, bạn thực hiện nhƣ sau:
- Đặt chuột tại vị trí cần chèn tham khảo chéo, sau đó vào menu Insert\Cross-
reference.
- Trên hộp hội thoại Fields:
o Tại mục Type: Lựa chọn loại của nội dung cần tham khảo tới. Ví dụ:
Headings – Chọn tham khảo khảo tới những nội dung có Style là
Heading,…
o Tại mục Selection: Hiển thị những nội dung thuộc loại đƣợc chọn ở mục
Type. Để tham khảo tới nội dung nào trong danh sách này, nhấn chọn
nội dung đó.
o Tại mục Insert reference to: Chọn cách chèn tham khảo chéo. Ví dụ:
Page – Chèn trang của nội dung cần tham khảo chéo, Reference – Chèn
chính nội dung cần tham khảo chéo vào văn bản,…
- Nhấn nút <<Insert>> để thực hiện việc chèn tham khảo chéo.
51
1. Tìm kiếm văn bản
Để tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu của mình, làm nhƣ sau:
- Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm, nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Writer sẽ
thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu.
- Vào menu Edit\Find & Replace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, khi đó hộp hội
thoại Find & Replace xuất hiện:
52
Hình 2.29: Hộp hội thoại Find & Replace
+ Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Search for, ví dụ: cụm từ cần tìm để thay thế
ở đây là Viet Nam.
+ Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with, ví dụ: cụm từ sẽ thay thế ở đây là
Việt Nam.
- Nhấn nút <<Find>> để tìm đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. Khi tìm thấy, có
thể nhấn nút <<Replace>> để thay thế cụm từ tìm đƣợc bởi cụm từ mới đã chỉ định ở
mục Replace with, hoặc nhấn nút <<Replace All>>, Writer sẽ tự động thay thế toàn
bộ các cụm từ sẽ tìm đƣợc nhƣ chỉ định.
V. Tính năng AutoCorrect
Đây là tính năng tự động sửa lỗi chính tả rất mạnh trên Writer. Nó giúp tốc độ soạn
thảo văn bản của bạn nhanh hơn nhờ những từ viết tắt và tránh được các lỗi chính tả
không cần thiết bởi khả năng tự động sửa lỗi chính tả của nó.
1. Thêm một từ viết tắt
Để thêm một từ viết tắt, thực hiện theo các bƣớc sau:
- Vào menu Tools\AutoCorrect, hộp hội thoại AutoCorrect xuất hiện.
- Chọn thẻ Replace.
53
Hình 2.30: Hộp hội thoại AutoCorrect – Thẻ Replace
- Tại ô Replace, thêm từ muốn thay thế. Ví dụ: TTPTPM.
- Tại ô With, thêm từ cần thay thế. Ví dụ: từ cần thay thế bằng từ viết tắt TTPTPM là
Trung tâm Phát triển Phần mềm.
- Nhấn nút <<New>> để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Writer.
- Nhấn nút <<OK>>.
2. Xoá đi một từ viết tắt
Để xoá đi một từ viết tắt, thực hiện theo các bƣớc sau:
- Vào menu Tools\AutoCorrect, xuất hiện hộp hội thoại AutoCorrect.
- Chọn thẻ Replace.
- Tìm từ viết tắt cần xóa bằng cách gõ từ viết tắt vào ô Replace.
- Nhấn nút <<Delete>> để xóa cụm từ viết tắt này.
3. Tính năng hoàn thành từ - Word Completion
Nếu tính năng hoàn thành từ đƣợc kích hoạt, Writer sẽ đoán từ mà bạn đang định gõ
vào và đƣa ra gợi ý cho từ đó. Để chấp nhận gợi ý đƣợc đƣa ra nhấn phím Enter, nếu
không bạn tiếp tục gõ từ đó.
- Bạn có thể tùy chọn chức năng hoàn thành từ bằng cách vào menu
Tools\Autocorrect\Word Completion, xuất hiện hộp hội thoại sau:
54
Hình 2.31: Hộp hội thoại AutoCorrect – Thẻ Word Completion
- Thiết lập các thông số trong hộp hội thoại AutoCorrect
+ Tích chọn mục Enable word completion để sử dụng tính năng hoàn thành từ.
+ Tích chọn Append space để thêm khoảng trắng tự động sau từ đƣợc chấp
nhận.
+ Tích chọn Show as tip để hiện các từ đƣợc gợi ý nhƣ thủ thuật.
+ Thay đổi phím xác nhận gợi ý Hoàn thành từ của Writer trong mục Accept
with.
- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận thiết lập.
4. Chèn ký tự đặc biệt
Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều lúc chúng ta cần chèn một số ký tự đặc biệt
vào tài liệu (không có trên bàn phím) ví dụ nhƣ: ╖ √ ╬ © £, .... Với tính năng Special
Characters của Writer sẽ giúp bạn thực hiện việc này một cách đơn giản.
- Chọn vị trí cần đặt ký tự đặc biệt.
- Vào menu Insert\Special Characters, hộp hội thoại Special Characters xuất hiện:
55
CHƢƠNG 3: BẢNG BIỂU
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Thực đơn và thanh công cụ về bảng
Tạo bảng mới
Một số thao tác trong bảng
Trình bày nội dung trong bảng
Vẽ khung và tô nền
Chuyển đổi văn bản và bảng
Tính toán trên bảng
Sắp xếp dữ liệu trong bảng
Chèn chú thích cho bảng
I. Thực đơn và thanh công cụ về bảng
Nhập ô – Merge Cells Kết hợp các ô đƣợc lựa chọn thành một ô duy nhất.
56
Tên biểu tƣợng Miêu tả
Mở công cụ tối ƣu hóa để có thể phân bổ các hàng, các
Tối ƣu hóa - Optimize cột đều nhau, hay tối ƣu hóa chiều cao, độ rộng của các
hàng, cột.
Canh lề nội dung của các ô đƣợc lựa chọn về phía trên
Trên - Top
của ô.
Giữa (Dọc) – Center Canh lề nội dung của các ô lựa chọn về phía trung tâm
(Vertical ) của ô
Dƣới – Bottom Canh lề nội dung của các ô lựa chọn về phía dƣới của ô.
Chèn một dòng vào phía bên dƣới của dòng đƣợc lựa
Chèn dòng – Insert Row
chọn.
Chèn cột – Insert
Chèn một cột vào sau cột đƣợc lựa chọn.
Column
Xóa dòng – Delete Row Xóa một dòng hay nhiều dòng đƣợc lựa chọn từ bảng.
Xóa cột – Delete Column Xóa một cột hay nhiều cột đƣợc lựa chọn từ bảng.
(1) a. Cách 1:
- Đặt trỏ chuột tại vị trí muốn tạo bảng trong văn bản.
- Nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tƣợng Table trên thanh công cụ, xuất
hiện một bảng lƣới nhƣ sau:
57
Hình 3.2: Thêm bảng mới từ thanh công cụ
- Nhấn giữ và kéo chuột qua lƣới đó để chọn số hàng và số cột muốn tạo rồi thả chuột.
(2) b. Cách 2:
- Đặt trỏ chuột tại vị trí muốn tạo bảng trong văn bản.
- Vào menu Table\Insert\Table, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Table trên
thanh công cụ, xuất hiện hộp hội thoại:
58
(3) c. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F12, rồi thao tác
giống như cách 2.
III. Một số thao tác trong bảng
59
Hình 3.6: Hộp hội thoại Insert Columns
+ Thao tác tiếp theo tƣơng tự nhƣ phần chèn hàng.
60
+ Chọn độ rộng cho từng cột theo ý muốn.
+ Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc thay đổi độ rộng của cột.
61
Hình 3.9: Hộp hội thoại Split Table
+ Chọn các định dạng về dòng tiêu đề cho bảng mới.
- Gộp hai bảng:
+ Xóa khoảng trắng giữa hai bảng bằng cách dùng phím Delete.
+ Chọn một ô trong bảng thứ 2.
+ Nhấn chuột phải và chọn Merge Tables, khi đó xuất hiện hộp hội thoại gộp bảng
Merge Tables.
62
- Nhấn nút <<OK>> để thiết lập bảng với tiêu đề đƣợc lặp mỗi khi bảng đó kéo dài
sang trang mới.
IV. Trình bày nội dung trong bảng
Bạn có thể định dạng phông chữ, kích thƣớc, căn lề, định dạng về số… bằng cách nhấn
chọn các biểu tƣợng chức năng tƣơng ứng trên thanh công cụ định dạng bảng Table.
(1) a. Vẽ khung:
Một bảng khi đƣợc chèn vào trong văn bản đã tự động vẽ khung. Tuy nhiên để cho đẹp
hơn bạn có thể vẽ lại.
- Chọn toàn bộ bảng (vào menu Table\Select\Table) hoặc chọn những ô cần vẽ
khung.
- Trên thanh công cụ định dạng bảng Table thực hiện các thao tác sau:
+ Nhấn vào biểu tƣợng Line Style: để chọn nét vẽ.
+ Nhấn vào biểu tƣợng Line Color (of the border): để chọn màu đƣờng vẽ.
+ Nhấn vào biểu tƣợng Borders: để chọn đƣờng viền thích hợp.
Bạn còn có thể vẽ khung cho bảng bằng cách đưa con trỏ vào một vị trí nào đó trên
bảng cần vẽ khung, nhấn chuột phải chọn Table, hoặc vào menu Table\Table
Properties. Trên hộp hội thoại Table Format, chọn thẻ Border để chọn các đường
viền thích hợp.
63
Hình 3.13: Hộp hội thoại Table Format – Thẻ Background
o Position: Xác định vị trí đặt hình ảnh trên bảng lƣới vị trí.
o Area: Giãn hình ảnh để phủ kín vùng đã chọn.
o Tile: Lát hình ảnh để phủ đầy vùng đã chọn.
+ Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tạo nền bằng hình ảnh.
Bạn có thể vẽ khung và tô nền bằng cách vào menu Format\Paragraph.
VI. Chuyển đổi giữa văn bản và bảng
Trình soạn thảo giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa bảng và văn bản.
Để chuyển dữ liệu văn bản vào một bảng:
- Chọn vùng dữ liệu văn bản để chuyển vào bảng.
- Vào menu Table\Convert\Text to Table, xuất hiện hộp hội thoại sau:
64
+ Paragraph: Đoạn văn.
+ Semicolons: Dấu chấm phẩy.
+ Other: Ký tự khác.
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện chuyển đổi.
Để chuyển đổi từ một bảng thành văn bản
- Chọn bảng muốn chuyển đổi.
- Vào menu Table\Convert\Table to Text.
- Chọn cách phân cách trƣờng.
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện chuyển đổi.
VII. Tính toán trên bảng
Bạn có thể thực hiện một số phép tính đơn giản trên bảng của Writer. Một khía cạnh
nào đấy thì Writer cũng có khả năng nhƣ một bảng tính điện tử (OpenOffice.org Calc),
tuy nhiên nó chỉ xử lý đƣợc những phép toán đơn giản.
Tính tổng:
Giả sử có một bảng số liệu nhƣ sau:
STT Họ và tên Lƣơng Phụ cấp Thực lĩnh
1 Nguyễn Thị Hòa 1.500.000 300.000 ?
2 Trần Văn Anh 1.300.000 200.000 ?
3 Lê Thị Hoa 1.450.000 200.000 ?
Tổng cộng ? ? ?
Sử dụng hàm tính tổng SUM của Writer để điền giá trị tổng vào các ô có dấu ?
- Đặt điểm trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng. Ví dụ một ô trên dòng Tổng cộng.
- Mở mục chọn Table\Formula, hoặc nhấn phím F2, hộp hội thoại Formula xuất
hiện:
65
1 Nguyễn Văn Bình 7.3
2 Đoàn Văn Lâm 7.0
3 Lê Thị Hoa 7.8
4 Cao Thái Sơn 6.9
5 Vũ Văn Anh 5.0
Sắp xếp bảng theo Tên, Họ đệm và Điểm trung bình:
- Chọn vùng cần sắp xếp, cụ thể trong bài toán này bạn chọn cột Họ và đệm, cột Tên
và cột Điểm trung bình.
- Vào menu Tools\Sort hoặc menu Table\Sort, xuất hiện hộp hội thoại Sort.
67
CHƢƠNG 4: IN ẤN
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Xác lập khổ giấy in và hƣớng in
Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang
Mục lục tự động
Cách in văn bản
I. Xác lập khổ giấy và hƣớng in
- Vào menu Format\Page, chọn thẻ Page nhƣ hình sau:
Hình 4.1: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Page
- Thiết lập các thông tin cho phần định dạng trang – Paper Format:
o Format: chọn khổ giấy
o Width: độ rộng của khổ giấy
o Height: chiều cao của khổ giấy
o Orientation: hƣớng của trang giấy.
Portrait: hƣớng giấy dọc
Landscape: hƣớng giấy ngang
- Thiết lập các thông tin cho phần lề trang – Margin:
o Left: lề trái của trang giấy.
o Right: lề phải của trang giấy.
o Top: lề bên trên của trang giấy.
o Bottom: lề bên dƣới ở trang giấy.
II. Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang
1. Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header
Cách 1:
- Vào menu Insert\Header\Default, xuất hiện khung ở đầu trang nhƣ sau:
68
- Nhập nội dung tiêu đề đầu trang vào khung này.
Cách 2:
- Vào menu Format\Page, chọn thẻ Header, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 4.2: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Header
- Tích chọn ô Header on.
- Thiết lập các thông số về khoảng cách, lề, độ cao.
- Nhấn nút <<OK>>, xuất hiện khung ở đầu trang nhƣ cách 1.
- Nhập nội dung tiêu đề đầu trang vào khung này.
2. Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer
Cách 1:
- Vào menu Insert\Footer\Default, xuất hiện khung ở cuối trang nhƣ sau:
Cách 2:
- Vào menu Format\Page, chọn thẻ Footer, xuất hiện hộp hội thoại nhƣ sau:
Hình 4.3: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Footer
- Tích chọn ô Footer on.
- Thiết lập các thông số về khoảng cách, lề, độ cao.
69
- Nhấn nút <<OK>>, xuất hiện khung ở cuối trang nhƣ cách 1.
- Nhập nội dung tiêu đề cuối trang vào khung này.
3. Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang
- Chèn số trang: Vào menu Insert\Fields\Page Number.
- Chèn tổng số trang hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Page Count.
- Chèn ngày hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Date.
- Chèn giờ hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Time.
III. Thiết lập tùy chọn mặc định
- Khởi động OpenOffice.org Writer
70
Hình 4.6: Đặt các tham số font
- Thiết lập Paragraph mặc định mong muốn.
71
Hình 4.9: Import file mẫu
- Chọn nơi chứa file mẫu (template) → Chọn Open
72
ngƣời đọc dễ dàng tra cứu. Writer cung cấp tiện ích Indexes and Tables giúp chúng ta
tạo mục lục một cách nhanh chóng.
Các bƣớc tạo mục lục tự động:
- Bƣớc 1: Tạo Style cho tất cả các tiêu đề (của chƣơng, bài, mục) những phần nào cần
hiển thị trên mục lục. Thông tin chi tiết tham khảo phần “Tạo Style mới”.
- Bƣớc 2: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn tạo mục lục tự động. Vào menu
Insert\Indexes and Tables\ Indexes and Table, hộp hội thoại Insert Index\Table
xuất hiện nhƣ sau:
73
3. Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu
- Mở tài liệu muốn thay đổi nội dung tiêu đề tài liệu.
- Sửa nội dung tiêu đề trong tài liệu.
- Đƣa con trỏ chuột trở về phần mục lục, chọn một vài dòng.
- Nhấn chuột phải và chọn Update Index/Table.
4. Chỉnh sửa mục lục
- Mở tài liệu muốn chỉnh sửa mục lục.
- Chọn một phần của mục lục muốn chỉnh sửa.
- Nhấn chuột phải và chọn Edit Index/Table.
- Trên hộp hội thoại Insert Index\Table chọn thẻ Entries.
74
Hình 4.15: Hộp hội thoại Insert Index/Table – Thẻ Entries
V. In ấn
1. Xem văn bản trƣớc khi in
- Vào menu File\Page Preview, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Page Preview
trên thanh công cụ, khi đó văn bản chuyển sang chế độ xem trƣớc khi in.
- Xem xong muốn trở về màn hình ban đầu nhấn vào biểu tƣợng Close Preview trên
thanh công cụ.
2. In
(1) a. In nhanh:
- Nhấn chuột vào biểu tƣợng Print File Directly trên thanh công cụ để in tất cả
các trang hiện hành.
76
Hình 4.18: Hộp hội thoại Properties của máy in
+ Trên bảng thuộc tính của máy in hiện ra, chọn trang Finishing và tích chọn vào ô
Print On Both Sides.
+ Nhấn nút <<OK>>.
+ Tiếp tục nhấn nút <<OK>> trên hộp hội thoại Print, máy in sẽ in một mặt rồi tự
động đảo giấy để in mặt còn lại.
Với cách in này bạn có thể chọn in một số trang nhất định, in nhiều bản,… tương tự
như cách in thông thường.
77
PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER VÀ WORD
Tài liệu này tổng hợp những khác biệt khi sử dụng OpenOffice.org Writer 3.0 và
Microsoft Word (nhiều phiên bản).
Xem:
Word có các cách xem cơ bản sau (dựa trên từng phiên bản):
- Normal: Là cách xem đƣợc đề xuất (bởi Microsoft) để thực hiện hầu hết
việc gõ và chỉnh sửa. Writer không có cách xem tƣơng ứng.
- Web Layout: Về lý thuyết, cách xem này thể hiện tài liệu nhƣ khi xem
trực tuyến. Cách xem tƣơng ứng trong Writer là lựa chọn xem Web
Layout.
- Print Layout: Cách này sẽ thể hiện tài liệu khi nó sẽ đƣợc in ra. Cách này
tƣơng ứng gần nhất với cách xem Print Layout trong Writer.
- Reading Layout: Cách này sẽ thể hiện tài liệu nhƣ trang sách. Writer
không có cách xem tƣơng ứng.
- Outline: Cách này cho phép bạn làm việc với cấu trúc đề mục. Writer có
Navigator, sẽ đƣợc chi tiết ở phần sau.
Thanh trạng thái:
Thanh trạng thái tƣơng tự nhƣ trong Word trừ việc nó không thể hiện vị trí hiện
thời của con trỏ trên trang (số dòng và số ký tự ngang).
Navigator:
Word không có khái niệm tƣơng tự Navigator (Điều hƣớng). Để bắt đầu
Navigator, nhấn phím F5 hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Navigator trên
thanh công cụ.
So sánh các phím tắt chính:
Chức năng Phím tắt trong Word Phím tắt trong Writer
Gạch dƣới các từ
Ctrl+Shift+W Không có tƣơng ứng
không dấu cách
78
Chức năng Phím tắt trong Word Phím tắt trong Writer
Nhảy tới điểm chỉnh Cần phải dùng trình nhắc
Shift+F5
sửa trƣớc đó trên Điều hướng
Dịch chuyển đoạn văn
Không có tƣơng ứng Ctrl+mũi tên đi lên
lên trên
Dịch chuyển đoạn văn
Không có tƣơng ứng Ctrl+mũi tên đi xuống
xuống dƣới
Tìm kiếm Ctrl+F Ctrl+F
Thay thế Ctrl+H Ctrl+F
Bảng 2: Bảng so sánh phím tắt trong Word và Writer
Nhập số và công thức:
Không giống nhƣ Word, các bảng biểu trong Writer có thể hoạt động giống các
bảng tính hơn. Ví dụ: Các giá trị đã đƣợc tính toán thay đổi khi dữ liệu đƣợc
nhập vào (không cần phải lựa chọn và nhấn phím F9 để cập nhập các kết quả đã
tính nhƣ trong Word). Cách nhập công thức trong Writer tham khảo phần “Tính
toán trên bảng” trang 68.
Biểu đồ trong Writer:
Biểu đồ đƣợc sao chép từ một bảng tính Calc và đƣợc dán vào một tài liệu
Writer theo mặc định sẽ là một đối tƣợng nhúng. Không giống nhƣ thao tác
trong Microsoft Office, chỉ có các dữ liệu liên quan đến biểu đồ mới đƣợc
nhúng. Trong Microsoft Office việc sao chép và dán một biểu đồ cũng đồng
thời nhúng nó, nhƣng nếu bảng tính Excel có dung lƣợng 8MB (không hẳn là
không có thực đối với một bảng tính) thì mỗi biểu đồ đƣợc dán vào một tài liệu
Word sẽ tăng kích cỡ tài liệu Word đó thêm 8MB.
Khoảng cách giữa các đoạn và trƣớc ngắt trang:
Trong Writer, một vài thuộc tính đoạn có cách xử lý khác với Word. Cụ thể là:
- Khoảng cách trên đầu một trang bị bỏ qua.
- Khoảng cách giữa các đoạn: áp dụng khoảng cách lớn nhất ở trên và ở
dƣới của hai đoạn.
- Trước ngắt trang: nếu ở đầu một trang, không tạo một trang trắng.
Điều này cho phép sử dụng các kiểu mà không phải áp dụng các định dạng đoạn
trực tiếp để sửa chữa các vấn đề sau đó.
Các thanh đầu trang và cuối trang:
Phần đỉnh trang khu vực giữa các lề trang và lề đỉnh luôn luôn trống, tiếp theo là
dòng đầu trang, và sau dòng đầu trang là vùng văn bản chính của trang. Chiều
cao tự động cho phép đầu trang hoặc cuối trang tăng lên hoặc co lại tùy thuộc vào
nội dung của chúng.
Khoảng cách: Xác định khoảng cách giữa đầu trang/cuối trang và vùng văn bản
chính trên trang. Khoảng cách động cho phép đầu trang/cuối trang giãn tới vùng
giữa đầu trang/cuối trang và vùng văn bản chính. Các lề trái và phải đƣợc thụt
vào từ các lề trang và không thể có giá trị âm.
79
PHẦN 3: HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG CALC
Chƣơng 1
LÀM VIỆC VỚI CALC
I. Làm quen với chƣơng trình Calc
Các nội dung của mục này:
1. Cách khởi động Calc
2. Màn hình làm việc của Calc
3. Tạo một bảng tính mới
4. Lƣu bảng tính lên đĩa
5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa
6. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc
- Cách 2: Bấm đúp chuột lên biểu tƣợng của Calc nếu nhƣ nhìn thấy nó bất kỳ ở
chỗ nào trên màn hình Desktop,…
80
Hình 1-2 : Màn hình chính của Calc
- Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên của bảng
tính hiện thời. Nếu bảng tính mới đƣợc tạo thì tên của nó sẽ là Untitled X, với X là
một con số.
- Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của
Calc trong khi làm việc.
- Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard Toolbar,
Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tƣợng chức năng, giúp việc thực hiện
các lệnh cơ bản, quản lý và xử lý trang tính nhanh hơn.
- Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là một ô nhập
liệu nhỏ gọi là ô Tên, hai mục này chỉ ra Ô hiện thời và nội dung Ô hiện thời đó.
- Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang tính.
- Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang tính hiện
thời trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính, trạng thái phím
Insert,…
- Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc đƣợc đánh thứ tự
bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, ... , đến AMH, AMI, AMJ, tổng
số có 1024 cột). Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang
tính.
- Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang đƣợc đánh
81
thứ tự bằng số từ 1 đến 65536.
- Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô đƣợc xác định bằng
cột trƣớc, hàng sau, ví dụ C4, A23.
- Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền xung quanh với một chấm vuông
nhỏ ở góc dƣới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau này gọi là con trỏ). Tọa
độ của ô này đƣợc hiển thị trên thanh công thức.
82
Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính đã tồn tại mà
không mở hộp hội thoại Save As. Nếu bạn muốn lưu bảng tính với tên khác, khi đó vào
menu File\Save As.
Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để tránh mất dữ
liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng…
83
II. Làm quen với các trang tính
Các nội dung của mục này:
1. Thêm và xoá các trang tính
2. Đổi tên trang tính
3. Sao chép/Di chuyển một trang tính
4. Ẩn và hiện lại một trang tính
5. Bảo vệ trang tính
6. Chọn nhiều trang tính
1. Thêm và xoá các trang tính
Theo mặc định, mỗi một bảng tính mới chứa ba trang tính trống. Nếu không cần tất cả
ba trang tính, bạn có thể dễ dàng xoá bỏ những trang tính không cần thiết. Nếu
muốn có thêm trang tính, bạn có thể chèn các trang tính tuỳ theo nhu cầu. Cách thực
hiện nhƣ sau:
Thêm trang tính:
- Vào menu Insert\Sheet, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và
chọn Insert Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:
- Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Position:
Before current sheet: Xuất hiện trƣớc trang tính hiện thời.
After current sheet: Xuất hiện sau trang tính hiện thời.
- Chọn số lƣợng trang tính cần thêm mới tại ô No. of sheets.
- Đặt tên cho trang tính mới tại ô Name.
- Nhấn nút <<OK>> để thêm trang tính mới.
Xoá trang tính:
- Chọn trang tính cần xoá.
- Vào menu Edit\Sheet\Delete, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính
84
và chọn Delete Sheet. Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.
2. Đổi tên trang tính
Ngầm định các trang tính đƣợc đặt tên lần lƣợt là Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Tuy nhiên
bạn có thể đổi tên các trang để dễ nhận biết nội dung của từng trang tính. Cách thực
hiện nhƣ sau:
- Vào menu Format\Sheet\Rename, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang
tính, chọn Rename Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:
- Tích chọn ô Copy nếu bạn muốn sao chép trang tính.
- Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ đƣợc di
chuyển ra trƣớc trang tính đƣợc chọn trong danh sách này, hoặc sẽ đƣợc di chuyển
xuống cuối cùng của bảng tính nếu bạn chọn move to end position)
- Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính.
Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau:
- Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị trí mới
rồi thả chuột.
85
- Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang
tính ra vị trí mới rồi thả chuột.
4. Ẩn và hiện lại một trang tính
Bạn có thể ẩn một trang tính và cho hiện lại trang tính đó khi cần. Cách thực hiện
nhƣ sau:
Ẩn một trang tính: Chọn trang tính cần ẩn; vào menu Format\Sheet\Hide, trang tính
đƣợc chọn sẽ biến mất và chuyển trang tính ngay sau đó thành trang hiện thời.
Hiện lại trang tính: Vào menu Format\Sheet\Show, xuất hiện hộp hội thoại:
87
Chƣơng 2
XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
I. Xử lý dữ liệu trong bảng tính
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
1. Các kiểu dữ liệu
2. Các toán tử trong công thức
3. Nhập dữ liệu
4. Sửa, xóa dữ liệu
5. Các thao tác với ô
6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính
7. Định dạng dữ liệu
8. Đặt tên cho ô hoặc miền
9. Ghi chú cho ô
10. Bảo vệ ô hoặc miền
11. Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu
88
Nếu thấy Có thể là do
#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách
2.1. Toán tử số
Phép toán Ví dụ
cộng 10 + 5 = 15
trừ 10 - 5 = 5
* nhân 10*5 = 50
/ chia 90/3 = 30
^ lũy thừa 3^2 = 9
%phần trăm 50%*600 = 300
Thứ tự ƣu tiên của các phép toán nhƣ sau: lũy thừa trƣớc rồi đến nhân chia và sau
cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán ở cùng mức ƣu tiên (nhƣ nhân chia hoặc cộng
trừ) thực hiện từ trái sang phải. Muốn thay đổi thứ tự ƣu tiên, dùng các cặp dấu
ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở sâu nhất sẽ đƣợc thực hiện trƣớc.
89
3. Nhập dữ liệu
90
Hình 2-2 : Hộp hội thoại Fill Series
Hình 2-3 : Hộp hội thoại Options - OpenOffice.org Calc - Sort Lists
- Trong khung Entries lần lƣợt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi giá trị nhấn
phím Enter để xuống dòng.
- Nhấn nút <<OK>>.
91
Để sử dụng danh sách tự tạo:
- Nhập m ộ t giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu.
- Điền tự động tới ô cuối miền nhƣ phần trên.
92
bản dữ liệu đó, chức năng sao chép sẽ thực hiện điều đó.
Di chuyển dữ liệu:
- Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần di chuyển.
- Vào menu Edit\Cut, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Cut trên thanh công cụ,
hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.
- Đƣa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích.
- Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Paste
- Trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
Sao chép dữ liệu:
- Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần sao chép.
- Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Copy trên thanh công cụ,
hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.
- Đƣa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích.
- Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Paste
- Trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
93
Hình 2-5 : Hộp hội thoại Row Height
Hình 2-6 : Điều chỉnh kích cỡ của cột tại màn hình Xem trƣớc khi in
- Để điều chỉnh kích cỡ của cột nào, kéo biểu tượng cái kẹp phía trên bên phải của
cột đó.
- Chèn ô: Chọn khối là các ô tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu ô ta chọn
bấy nhiêu, vào menu Insert\Cells, xuất hiện hộp hội thoại:
94
Chọn Shift cells down để đẩy các ô đƣợc chọn xuống dƣới, hoặc chọn Shift cells
right để đẩy các ô đƣợc chọn sang phải.
Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.
- Chèn hàng: Chọn khối là số thứ tự của hàng (các số 1, 2,...) tại vị trí cần chèn, cần
thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu. Vào menu Insert\Rows, Calc sẽ chèn
thêm các hàng trống và đẩy các hàng đƣợc chọn xuống dƣới.
- Chèn cột: Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B,...) tại vị trí cần chèn, cần thêm
bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu. Vào menu Insert\Columns, Calc sẽ chèn thêm
các cột trống và đẩy các cột đƣợc chọn sang phải.
Bạn cũng có thể chèn thêm hàng hoặc cột bằng cách vào menu Insert\Cells, sau đó
trên hộp hội thoại Insert Cells chọn Entire row hoặc Entire column.
Chọn Shift cells up để đẩy các ô sau ô cần xoá lên trên, hoặc chọn
Shift cells left để đẩy các ô sau ô cần xoá xuống dƣới.
Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.
- Xóa hàng: Chọn khối là số thứ tự các hàng (các số 1, 2, ...) tại vị trí cần xóa, cần
xóa bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu, vào menu Edit\Delete Cells.
- Xóa cột: Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, ...) tại vị trí cần xóa, cần xóa
bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu, vào menu Edit\Delete Cells.
Bạn có thể xoá riêng nội dung của ô, hàng hoặc cột thay vì xoá cả ô, hàng hoặc
cột đó bằng cách:
+ Chọn ô, hàng hoặc cột cần xoá.
+ Nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter.
95
Hình 2-9 : Ví dụ về chuyển cột thành hàng
- Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Copy trên thanh công
cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.
- Đƣa con trỏ về ô đầu tiên của miền đích (C3).
- Vào menu Edit\Paste Special, xuất hiện hộp hội thoại:
96
- Cố định cột: Chọn cột ngay bên phải những cột cần cố định, vào menu Window\
Freeze.
- Cố định cả hàng và cột: Đƣa con trỏ về ô ngay dƣới hàng và ngay bên phải cột
cần cố định. Ví dụ, cần cố định các cột A, B và các hàng 1, 2, ta đƣa con trỏ về ô
C3.Vào menu Window\Freeze.
- Bỏ cố định các hàng và cột: Vào menu Window\Freeze một lần nữa để bỏ dấu
tích trƣớc chức năng này.
97
- Chọn một kiểu chữ trong khung Font.
- Trong khung Typeface, chọn Italic để in nghiêng, chọn Bold để in đậm, chọn
Bold Italic để in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở lại bình thƣờng.
- Chọn một cỡ chữ trong khung Size.
- Nhấn nút <<OK>>.
Dùng bàn phím:
- Chọn miền dữ liệu cần định dạng.
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+B để (hoặc bỏ) in đậm.
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+I để (hoặc bỏ) in nghiêng.
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U để (hoặc bỏ) gạch chân.
98
Hình 2-14 : Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Alignment
7.4. Kẻ khung
- Chọn miền dữ liệu cần kẻ khung.
- Nhấn chuột vào biểu tƣợng Border trên thanh công cụ và chọn đƣờng kẻ khung
cần thiết.
Hoặc:
- Vào menu Format\Cells.
- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Borders.
- Chọn kiểu đƣờng kẻ trong ô Style, màu của đƣờng kẻ trong ô Color.
- Nhấn chọn kiểu khung tại phần Line arrangement, kiểu khung đƣợc chọn sẽ hiển
thị mẫu tại ô User-defined.
- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu khung vừa chọn.
99
Hoặc:
- Vào menu Format\Cells.
- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Background.
- Chọn kiểu bảng trong danh sách tại cột trái, hình minh hoạ sẽ hiển thị tại ô giữa
của hộp hội thoại.
- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu bảng vừa chọn.
Hình 2-18 : Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Cell Protection
- Tích chọn:
Hide all: Để che dấu không cho xem tất cả
101
Protected: Để bảo vệ ô
Hide formula: Để che dấu không cho xem công thức
Hide when printing: Để che dấu không cho xem khi in ra.
- Sau đó cần phải thiết lập bảo vệ trang tính thì thiết lập trên mới có tác dụng. Thao
tác thiết lập bảo vệ trang tính tham khảo hƣớng dẫn tại trang 18.
- Bạn có thể chọn không hiển thị những thay đổi này bằng cách: Vào menu
Edit\Changes\Show, xuất hiện hộp hội thoại Show Changes. Bỏ chọn tại ô
Show changes in spreadsheet. Nhấn nút <<OK>>.
- Để chấm dứt việc theo dõi thay đổi, vào menu Edit\Changes\Record một lần
nữa. Khi cảnh báo hiện ra, nhấn nút <<Yes>> để chấm dứt việc theo dõi sự thay
đổi của dữ liệu.
Chấp nhận/Loại bỏ sự thay đổi:
Vào menu Edit\Changes\Accept or Reject, xuất hiện hộp hội thoại:
102
- Khi bạn chọn một thay đổi trong hộp hội thoại Accept or Reject Changes thì
ô chứa thay đổi đó sẽ đƣợc chọn trên trang tính của bạn.
- Nhấn nút <<Accept>> nếu bạn chấp nhận thay đổi đã chọn.
- Nhấn nút <<Reject>> nếu bạn không muốn thực hiện theo thay đổi đã chọn
(loại bỏ thay đổi).
- Nhấn nút <<Accept All>> nếu bạn chấp nhận tất cả thay đổi trong bảng tính.
- Nhấn nút <<Reject All>> nếu bạn không muốn thực hiện theo tất cả thay đổi
trong bảng tính.
103
- Chọn miền dữ liệu cần sắp xếp.
- Vào menu Data\Sort, chọn thẻ Sort Criteria.
3. Lọc dữ liệu
Lọc dữ liệu là lấy ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nhất định từ cơ sở dữ liệu ban đầu.
104
Hàng đầu ghi tiêu đề cho các tiêu chuẩn. Tiêu đề này có thể đặt bất kỳ nhƣng
không đƣợc trùng với tên trƣờng nào.
Từ hàng thứ hai trở đi ghi các tiêu chuẩn so sánh, mỗi tiêu chuẩn là một công
thức. Công thức này phải chứa địa chỉ của bản ghi đầu tiên. Kết quả thực hiện
công thức này là một giá trị Logic: TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai)
Miền đích (Copy to): miền trống trên bảng tính, dùng để chứa các bản ghi đạt
tiêu chuẩn.
- Nhấn chọn tiêu chuẩn lọc mong muốn, trên màn hình chỉ còn lại những bản
ghi thoả mãn tiêu chuẩn lọc vừa chọn.
- Để hiển thị lại tất cả các bản ghi, nhấn chuột vào mũi tên bên phải của trƣờng
đã lọc, chọn All.
- Để bỏ chế độ lọc dữ liệu tự động, vào menu Data\Filter\AutoFilter để bỏ dấu
chọn.
105
Hình 2-23 : Hộp hội thoại Advanced Filter
- Tại khung Read filter criteria from, chọn miền tiêu chuẩn vừa xây dựng.
- Nếu muốn các bản ghi đạt tiêu chuẩn hiển thị tại miền riêng, tích chọn ô
Copy result to và chọn miền mới tại khung bên dƣới.
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lọc dữ liệu nâng cao.
106
- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tổng kết theo nhóm.
Ví dụ: Danh sách nhân viên đƣợc tổng kết theo nhóm Giới tính:
Hình 2-25 : Ví dụ về tổng hợp danh sách theo nhóm Giới tính
- Để bỏ tổng kết theo nhóm, chọn <<Delete>> trên hộp hội thoại Subtotals.
4.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm
Chức năng này của Calc cho phép tự động hóa quá trình tổng kết theo nhiều nhóm,
phân tích và đánh giá số liệu mà sau đây đƣợc gọi là: Bảng tổng hợp.
Bảng tổng hợp đƣợc chia làm 4 vùng:
- Page Field: Toàn bộ dữ liệu đƣợc tổng kết theo từng nhóm của trƣờng đƣợc
chọn. Page Field luôn nằm ở phía trên của bảng tổng hợp.
- Row Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trƣờng đƣợc chọn đƣợc tổng kết trên một
dòng. Nếu số trƣờng đƣợc chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trƣờng
theo thứ tự từ trên xuống dƣới.
- Column Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trƣờng đƣợc chọn đƣợc tổng kết trên
một cột. Nếu số trƣờng đƣợc chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các
trƣờng theo thứ tự từ trái sang phải.
- Data Field: Vùng dữ liệu đƣợc sử dụng để phân tích bằng các phép toán khác
nhau nhƣ Sum, Count, Average,…
Tạo mới một bảng tổng hợp:
- Chọn miền dữ liệu kể cả tiêu đề của các cột.
- Vào menu Data\DataPilot\Start, xuất hiện hộp hội thoại:
- Tích chọn Current selection và nhấn nút <<OK>>, xuất hiện hộp hội thoại:
107
Hình 2-27 : Hộp hội thoại DataPilot
- Kéo và thả các nút tên trƣờng tại các vùng thích hợp để phân tích dữ liệu.
- Riêng với vùng Data Fields, sau khi thả tên của trƣờng cần phân tích vào đây bạn
sẽ nhìn thấy phép toán sẽ dùng để phân tích dữ liệu của trƣờng đó. Theo mặc định
phép toán sẽ là Sum. Bạn có thể đổi sang các phép toán khác nhƣ Count,
Average, Max, Min,… bằng cách nhấn vào tên trƣờng tại đây rồi nhấn nút
<<Options>>.
- Nhấn nút <<OK>> để hoàn thành bảng tổng hợp.
Ví dụ: Bảng tổng hợp số tiền đƣợc lĩnh theo phòng và theo chức vụ:
108
Chƣơng 3
TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN
Các nội dung của mục này:
1. Chọn cỡ giấy, hƣớng in, đặt lề
2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang
3. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang
4. In
- Thay đổi định dạng trang giấy trong khung Paper format:
- Chọn khổ giấy tại ô Format hoặc tự chọn chiều rộng giấy tại ô Width, chiều
cao giấy tại ô Height.
- Tại ô Orientation, tích chọn Portrait để in giấy dọc hoặc Landscape để in giấy
ngang.
- Đặt lề cho giấy tại khung Margin:
Left : Lề trái
Right : Lề phải
Top : Lề trên
Bottom : Lề dƣới
- Nhấn nút <<OK>>.
Đơn vị đo trong Calc đƣợc mặc định là Inch. Bạn có thể thay đổi sang đơn vị
Centimeter (cm) hoặc Milimeter (mm) bằng cách:
- Vào menu Tools\Options, xuất hiện hộp hội thoại Options.
- Tại ô trái của hộp hội thoại, nhấn chọn OpenOffice.org Calc\General.
- Tại phần bên phải của hộp hội thoại, nhấn chọn đơn vị đo mong muốn tại ô
109
Measurement unit.
- Nhấn nút <<OK>>.
Bạn có thể điều chỉnh lề của trang tính một cách dễ dàng ở chế độ Xem trƣớc khi in.
Cách thực hiện nhƣ sau:
- Vào menu File\Page Preview.
- Nhấn nút <<Margins>> trên thanh công cụ, xuất hiện các đƣờng kẻ lề xung
quanh trang giấy nhƣ hình sau:
Hình 3-2 : Điều chỉnh lề tại màn hình Xem trƣớc khi in
- Để điều chỉnh lề trên, dƣới, trái, phải hoặc điều chỉnh vị trí của tiêu đề trang, bạn
dùng chuột kéo đƣờng kẻ lề đó tới vị trí mong muốn.
- Calc ngầm định tiêu đề đầu trang là tên của trang tính, tiêu đề cuối trang là chữ
Page kèm theo số thứ tự của trang tính. Bạn có thể thay đổi các tiêu đề này lần
lƣợt tại trang Header và Footer của hộp hội thoại.
110
- Ý nghĩa thông tin tại trang Header (hoặc Footer):
Left area : Đặt tiêu đề bên trái
Center area : Đặt tiêu đề ở giữa
Right area : Đặt tiêu đề bên phải
Header/Footer : Chọn kiểu tiêu đề sẵn có
Custom header/footer : Định dạng cho tiêu đề
- Nhập hoặc chọn tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) nhƣ mong muốn.
- Nhấn nút <<OK>>.
Bạn có thể tắt tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) bằng cách vào menu
Format\Page, chọn thẻ Header (hoặc Footer) và bỏ dấu tích tại ô Header on
(hoặc Footer on).
- Nếu cần lặp lại các hàng tiêu đề, điền số của các hàng tiêu đề đó trong khung
Rows to repeat. Ví dụ: Để lặp lại hàng 1, nhập $1 hoặc dùng chuột chọn một ô
bất kỳ của hàng 1. Để lặp lại hàng 1 và 2, nhập $1:$2 hoặc dùng chuột chọn hai
ô bất kỳ của hai hàng trên.
- Nếu cần lặp lại các cột, điền chữ của các cột trong khung Columns to repeat. Ví
dụ: Để lặp lại cột A, nhập $A hoặc dùng chuột chọn một ô bất kỳ của cột A. Để
lặp lại cột A và B, nhập $A:$B hoặc dùng chuột chọn hai ô bất kỳ của hai cột trên.
- Nhấn nút <<OK>>.
Nếu muốn chỉ in ra dữ liệu của một vùng nào đó, điền địa chỉ vùng đó vào khung
Print range.
Bạn sẽ chỉ thấy ý nghĩa của các thao tác trên khi chọn xem trƣớc khi in (Page
Preview) hoặc khi in ra giấy.
4. In
- Trƣớc khi in, bạn nên xem trƣớc khi in: Vào menu File\Page Preview hoặc nhấn
chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ để xem bố cục các trang tính cần
in, đảm bảo các trang tính in ra nhƣ mong muốn.
- Kiểm tra xem máy in đã sẵn sàng chƣa.
111
Sau khi nội dung in và máy in đã sẵn sàng, tiến hành các thao tác sau:
- Vào menu File\Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 3-6 : Chọn chế độ in 2 mặt trên máy in hỗ trợ chức năng này
112