Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

National Institute of Public Administration

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Perbincangan formal diantara dua

pihak atau lebih untuk mencapai
objektif bersama melalui proses
komunikasi. Mesyuarat adalah
berbeza diantara satu dengan yang
lain mengikut keahlian, organisasi
dan objektifnya
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

MESYUARAT DIADAKAN UNTUK MEMBINCANGKAN DAN

MENYELESAIKAN MASALAH, MEMBUAT KEPUTUSAN
DISAMPING UNTUK MENGETAHUI DAN MERANCANG
SESUATU KEGIATAN. Spesifiknya ialah;

Penyampaian dan pertukaran maklumat

Kerjasama, penyelarasan dan komunikasi
Penyelesaian konflik
Halacara dan perancangan masa depan
Memperbaiki prestasi kerja semasa
Latihan dan pembangunan
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Mesyuarat bagi memberi/mendapatkan

maklumat
Mesyuarat bagi membuat keputusan/
menyelesaian masalah
Gabungan kedua-duanya
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Pengerusi
Setiausaha
Ahli-ahli
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Sebagai pengacara, penggerak, pemandu dan

pengadil mesyuarat. Komitmen pengerusi untuk;

Merancang dan mempengerusikan mesyuarat

Menentukan bagaimana, bila bermula dan berakhir
mesyuarat
Menggalakkan perbincangan dan penyertaan
Menghormati pendapat dan pandangan ahli-ahli
Menentukan susunan agenda dipatuhi
Menjaga disiplin mesyuarat
Mengawal perjalanan masa
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

PERANCANGAN

Kenapa perlu diadakan mesyuarat

Apakah isu yang hendak dibincangkan.
Hadkan isu. Tentukan keutamaan isu
Apakah objektif mesyuarat. Apakah
keputusan yang hendak dicapai.
Siapa yang perlu hadir
Pilih tempat, tarikh dan waktu yang sesuai
Tentukan cara mana mesyuarat dijalankan
dan bagaimana keputusan akan dibuat.
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

SEMASA MESYUARAT

Datang awal untuk menyesuaikan dengan suasana dan

ahli-ahli mesyuarat
Mulakan mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan
Wujudkan suasana yang sesuai dalam mesyuarat
dengan ucapan aluan dan memperkenalkan ahli
sekiranya perlu
Maklumkan mengenai tujuan, objektif dan tempoh
mesyuarat
Maklumkan mengenai prosedur mesyuarat
Meluluskan minit mesyuarat lepas sekiranya ada
Menjelaskan perkara pentadbiran pada awal mesyuarat
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

SEMASA MESYUARAT

Perbincangan
Mulakan Perbincangan
Mengemukakan soalan mengenai isu
Menjemput pandangan mengenai isu
Menjemput penjelasan taklimat dari ahli berkenaan
Beri peluang yang sama kepada ahli yang ingin bercakap
Galakkan penyertaan dari semua ahli
Dapatkan penjelasan berkenaan perkara tidak jelas
Menahan, menghalang perbincangan tidak berkaitan
Mengawal perjalanan waktu dan pembahagian masa
Mengawal masalah ahli mesyuarat – ahli pendiam, banyak
cakap, bersikap negatif
Kekalkan suasana harmonis elak selisih faham
Buat kes impulan dari masa ke semasa apa yang
dibincangkan
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

SEBELUM MESYUARAT

Menghantar notis mesyuarat serta semua dokumen

yang berkenaan dalam jangkamasa yang mencukupi
Pastikan agenda mesyuarat serta dokumen untuk
edaran semasa mesyuarat
Menentukan persiapan bilik dan alat-alat mesyuarat
Jelaskan agenda, isu, kertas kerja untuk
perbincangan kepada pengerusi sebelum mesyuarat
Siapkan checklist isu-isu penting mesyuarat untuk
panduan pengerusi
Datang awal untuk pastikan semua persiapan
mesyuarat teratur
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

SEMASA MESYUARAT

Mencatatkan kehadiran ahli-ahli

Membuat catatan untuk penyediaan
mesyuarat
Membantu pengerusi semasa mesyuarat
Memberi penjelasan yang diperlukan kepada
mesyuarat
Lain-lain tugas pentadbiran dan house-
keeping
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

SELEPAS MESYUARAT

Menyediakan deraf minit mesyuarat untuk

kelulusan Pengerusi
Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-
ahli secepat mungkin
Mengambil tindakan susulan mengenai
perkara yang dikehendaki
Menyimpan rekod dan dokumen mesyuarat
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Berhati-hati menerima jemputan sekiranya anda

tidak jelas sumbangan yang dikehendaki
Sediakan diri lebih awal sekiranya anda perlu hadir
Rancang strategi mesyuarat lebih awal berdasarkan
sumbangan anda dan orang lain
Hadir ke bilik mesyuarat seawal yang boleh
Nilai suasana mesyuarat dan agenda yang tersorok
(hidden agenda) ahli lain
Tentukan timing sumbangan anda
Jangan biarkan masalah personaliti mengganggu
keberkesanan mesyuarat
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

OBJEKTIF JELAS
MEMPUNYAI AGENDA
PEMILIHAN AHLI
KESESUAIAN TEMPAT, TARIKH DAN MASA
SURAT JEMPUTAN AWAL
MEMPASTIKAN PERSEDIAAN
BAHAN RUJUKAN
KEMUDAHAN FIZIKAL
MENENTUKAN KEHADIRAN
PERBINCANGAN PRA-MESYUARAT
PENGURUSAN MASA
KEBERKESAAN PESERTA
PENGERUSI
SETIAUSAHA
AHLI
PERBINCANGAN POSITIF
MENCAPAI OBJEKTIF
PENYEDIAAN MINIT
SUSULAN BERKESAN
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

TANYAKAN PERASAAN DAN

PENDAPAT
MENGGALAK PENYERTAAN
MENGHARAP PENJELASAN
DAPATKAN RINGKASAN
MEMERIKSA SUATU IDEA
SEMAK SASARAN / ORIENTASI
MENGHADAPI PERBEZAAN
MEMILIH ALTERNATIF
UJI UNTUK PERSETUJUAN
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

PERTIMBANGAN YA TIDAK

1. ADAKAH MASA FAKTOR TERPENTING?

2. ADAKAH AHLI KUMPULAN BERADA JAUH?
3. ADAKAH SAIZ KUMPULAN MUNASABAH?
4. ADAKAH MAKLUMAT TERTENTU SUKAR
DIFAHAMI?
5. ADAKAH AHLI MEMPUNYAI KEPAKARAN?
6. ADAKAH AHLI MEMPUNYAI KOMITMEN?
7. ADAKAH TERDAPAT KEMUNGKINAN KONFLIK
PANDANGAN YANG PERLU DIATASI?
8. DAPATKAH INTERAKSI KUMPULAN MEMBERI
SUMBANGAN KEPADA KEPUTUSAN TERBAIK?
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

KANDUNGAN
Maklumat, pengetahuan, pengalaman, pendapat, idea,
dongeng, sikap dan harapan peserta.

INTERAKSI
Cara peserta memproses kandungan mesyuarat;
Termasuk kerjasama, mendengar, meluah, melibatkan
diri, mempercayai dan seterusnya.

STRUKTUR
Cara maklumat dan peserta diurus untuk mencapai
objektif mesyuarat.
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Apabila Mesyuarat Itu

Mencapai Matlamatnya
Dalam Jangkamasa Yang
Paling Singkat Serta Dapat
Memuaskan Peserta.
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

CIRI-CIRI MESYUARAT
National Institute of Public Administration

BERKUALITI

PENDEK - Tidak melebihi 3 jam

INFORMATIF - Memberi banyak maklumat

MEMBUAT KEPUTUSAN - Tegas dan muktamat

AUTORITATIF - Kuasa pemutus utama

KUATKUASAKAN - Disokong dengan peraturan

 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

MERANCANG
MENENTUKAN KEPERLUAN
DIADAKAN MESYUARAT
• Kos yang terlibat

• Faktor masa/timing
• Saiz keahlian
• Keberkesanan cara jemputan

• Kepakaran wakil yang hadir

 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

PERWAKILAN

PEGAWAI YANG BANYAK IDEA/KEPAKARAN

KETUA PEJABAT DAN PEGAWAI

BERTANGGUNGJAWAB

TIMBALAN KETUA PEJABAT/PEGAWAI

PENGGERAK UTAMA

KETUA PEJABAT
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

KEPIMPINAN
Mesra
Tidak terlalu formal dan bebas beri
pendapat
Beri penjelasan bila diminta

Mendengar pendapat dengan teliti

Penyertaan semua - banyakkan idea
Gunakan teknik ‘brainstorming’
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

MESYUARAT

MENGAPA SIAPA
SIAPA

DI MANA

APA BILA
PERATURAN

BAGAIMANA
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

PELAKSANAAN

MASA TEMPAT
PANGGIL DAN LAIN-LAIN

AGENDA

PERALATAN

ISU – MASALAH
BERMESYUARAT PENGUNDIAN
PENGAWASAN

MINIT
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

PERANCANGAN
Mengapa Mesyuarat Perlu Diadakan
Apakah Isu/Masalah Yang Hendak Dibincangkan?
Hadkan Bilangan Isu/Masalah
Tentukan Keutamaan Isu/Masalah
Apakah Objektif Mesyuarat?
Apakah Keputusan Yang Hendak Dicapai?
Siapakah Yang Perlu Hadir?
Bila Dan Dimanakah Mesyuarat Hendak Diadakan?
Bagaimanakah Mesyuarat Hendak Dikendalikan?
Bagaimanakah Keputusan Mesyuarat Hendak Dibuat?
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Di Awal Mesyuarat
Datang Awal Sebelum Waktu Mesyuarat
Mulakan Mesyuarat Tepat Pada Waktunya
Wujudkan Suasana Yang Sesuai Dan Baik
Maklumkan Tujuan/Agenda Yang Hendak Dicapai
Semasa Perbincangan
Beri Peluang Sama Rata Kepada Ahli-ahli
Galakkan Penyertaan
Kawalan Perbincangan
Kawal Perjalanan Masa
Kekalkan Suasana Harmonis
Berkesimpulan Dari Masa Ke Semasa
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Rumuskan Perkara-perkara Utama

Yang Telah Diputuskan
Maklumkan Keputusan Yang Telah
Diambil
Maklumkan Tindakan Susulan Yang
Perlu Diambil
Tetapkan Tarikh, Masa Dan Tempat
Mesyuarat Akan Datang
Tamatkan Mesyuarat
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Pengerusi Memainkan Peranan Sebagai Pengacara, Penggerak,

Pemandu Dan Pengadil Mesyuarat. Beliau Mempunyai
Komitmen Untuk:

Merancang Dan Mempengerusikan Mesyuarat

Menentukan Cara Bagaimana, Bila Waktu Bermula Dan
Mengakhiri Mesyuarat
Menggalakkan Perbincangan Dan Penyertaan
Menghormati Pendapat Dan Pandangan Ahli-ahli
Menentukan Susunan Agenda Dipatuhi
Menjaga Disiplin Mesyuarat
Mengawal Perjalanan Masa
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Tindakan-tindakan Sebelum Mesyuarat:

Menentukan Agenda, Tarikh, Masa Dan Tempat
Mesyuarat Bersama-sama Pengerusi Jawatankuasa
Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat
Menentukan Kertas Kerja: Kementerian/Jabatan/Agensi
Disediakan Untuk Perbincangan
Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat
Memastikan Persediaan Kemudahan-kemudahan Bilik
Mesyuarat Mencukupi
Menentukan Kehadiran
Perbincangan Pra Mesyuarat
Memberitahu Ahli-ahli Mesyuarat Tentang Etiket
Mesyuarat
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Catatan Minit Mesyuarat

Bantu Pengerusi Semasa Mesyuarat
Tugas-tugas Lain Berkaitan Pentadbiran Dan
“House-keeping
Tindakan Selepas Mesyuarat
Menyediakan Minit Mesyuarat
3 Hari Untuk Kelulusan Pengerusi
7 Hari Untuk Edaran
Mengambil Tindakan-tindakan susulan.
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Perutusan Pengerusi
Pengesahan Minit Mesyuarat Yang Lalu
Perkara-perkara Berbangkit
Perkara-perkara Baru Untuk
Perbincangan Pembentangan Kertas-
kertas Kerja
Hal-hal Lain
Penutup
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Tindakan Sebelum Mesyuarat

• Membuat Persiapan Tiba Lebih Awal

Tindakan Semasa Mesyuarat

• Membuat Persiapan
• Tiba Lebih Awal
 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
National Institute of Public Administration

Memaklumkan Kepada Pengurusan/Pihak

Berkenaan Mengenai Keputusan
Mesyuarat

Mengambil Tindakan Di Atas Keputusan

Yang Dicapai

Memberi Laporan Maklumbalas Kepada

Urusetia