Kiem Soat Hoat Dong Ban Hang

KIỂM SOÁT NỘI BỘ
HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 1

A&C
Nội dung
1. Đặc điểm của hoạt động bán hàng

2. Các chức năng cơ bản của quy trình bán hàng
3. Mục tiêu của quy trình bán hàng
4. Nội dung cơ bản của quy trình bán hàng
5. Rủi ro của quy trình bán hàng
6. Thủ tục kiểm soát của quy trình bán hàng
7. Hệ thống chứng từ liên quan đến quy trình
bán hàng
8. Đánh giá công tác quản trị quy trình bán hàng

A&C
1. Hoạt động bán hàng chính là quá trình đưa hàng

hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng nhằm thỏa
mãn nhu cầu hàng hóa của người tiêu dùng.
2. Hoạt động bán hàng được thực hiện theo 02
phương thức: bán buôn và bán lẻ:
• Bán buôn là phương thức bán hàng cho các đơn vị
thương mại, DN SX để thực hiện bán ra, hoặc gia
công, chế biến thành sản phẩm khác.
• Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho
người tiêu dùng.

A&C
3. Bán buôn hàng hóa và bán lẻ hàng hóa có thể

thực hiện bằng nhiều hình thức: bán thẳng,
bán qua kho trực tiếp, gửi bán qua đơn vị đại
lý, ký gửi, bán trả góp, hàng đổi hàng,...
4. Sự vận động của hàng hóa trong hoạt động
bán hàng tùy thuộc vào nguồn hàng, ngành
hàng, do đó, chi phí thu mua và thời gian lưu
chuyển hàng hóa cũng khác nhau giữa các
loại hàng hóa.

A&C
5. Quy trình bán hàng liên quan đến nhiều bộ

phận khác nhau trong DN, do đó cần phải có
sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận và tăng
cường các thủ tục kiểm soát nhằm giảm thiểu
rủi ro trong quá trình bán hàng:
• BP bán hàng
• BP kho hàng
• BP sản xuất
• BP kế toán,…

A&C
2. Các chức năng cơ bản của quy trình
bán hàng
• Bán hàng: bao gồm:
 Nhận Đơn đặt hàng,
 Quyết định bán hàng,
 Chuẩn bị hàng,
 Giao hàng
• Thu tiền
• Ghi nhận và báo cáo

A&C
1. Mục tiêu của việc bán hàng:

 Bán đúng:
• Bán đúng khách hàng
• Bán đúng giá
• Bán đúng hàng
• Bán đúng chính sách bán hàng của Công ty

A&C
1. Mục tiêu của việc bán hàng:

 Bán đủ:
• Bán đủ số lượng đã thỏa thuận
• Bán đủ mặt hàng theo hợp đồng
 Bán kịp thời:

• Bán kịp thời hạn đã giao kết khách hàng
• Bán kịp thời điểm có lợi nhất

A&C
2. Mục tiêu của việc thu tiền:

 Thu đúng:
• Thu tiền đúng khách hàng
• Thu tiền đúng lô hàng đã bán
 Thu đủ:
• Thu đủ số tiền cần phải thu
 Thu kịp thời:
• Thu đúng thời hạn theo hợp đồng, không để
nợ quá hạn.
A&C
3. Mục tiêu của việc ghi nhận và báo cáo:

• Ghi nhận hàng hóa, doanh thu, nợ phải thu,
tiền thu bán hàng đúng, đủ, kịp thời;
• Báo cáo bán hàng phải ngắn gọn, dễ hiểu,
đúng mẫu biểu quy định của công ty;
• Báo cáo của các bộ phận phải đối chiếu phù
hợp (BP bán hàng, BP kế toán).

A&C
Nhận đơn đặt hàng
Xét duyệt đơn hàng
Chào giá - Ký kết hợp đồng
Lập hóa đơn và xuất giao hàng
Theo dõi nợ phải thu
Thu tiền

A&C
1. Nhận đơn đặt hàng

• Các khách hàng thường xuyên gửi đơn đặt
hàng yêu cầu về số lượng hàng mua, đặc tính
mặt hàng, thời gian nhận hàng,…
• Bộ phận bán hàng tập hợp danh sách các nhà
phân phối, đại lý sẽ tiếp tục ký hợp đồng
trong năm.
• Các khách hàng mới gửi đơn đặt hàng.

A&C
2. Xét duyệt đơn đặt hàng

• Bộ phận bán hàng kiểm tra các đơn đặt hàng
phân loại các khách hàng thường xuyên, các
khách hàng mới.
• Bộ phận bán hàng kiểm tra danh sách các nhà
phân phối, đại lý sẽ tiếp tục ký hợp đồng
trong năm để trình lên Ban Giám đốc.
• BP bán hàng trao đổi với BP SX và BP kế
hoạch để đề xuất lãnh đạo phê duyệt các đơn
hàng.

A&C
3. Chào giá - Ký kết hợp đồng

• BP bán hàng tổ chức việc gửi Thư chào giá
đến các khách hàng đã gửi đơn đặt hàng để
phản hồi việc đáp ứng đơn hàng và chào giá
hợp đồng.
• BP bán hàng tổ chức việc ký kết hợp đồng
với các nhà phân phối, đại lý nằm trong danh
sách được lựa chọn.
• BP bán hàng tổ chức ký kết hợp đồng với các
khách hàng và theo dõi việc thực hiện HĐ.

A&C
4. Lập hóa đơn – Xuất giao hàng

• Phòng kế toán lập hóa đơn bán hàng, BP bán
hàng lập Phiếu xuất kho.
• BP bán hàng và thủ kho tổ chức việc giao
hàng cho khách hàng, đảm bảo đúng mặt
hàng, đúng chất lượng theo hợp đồng.
• Xác nhận số hàng thực giao và thông báo cho
Phòng kế toán các trường hợp có sự khác biệt
giữa số lượng trên hóa đơn với số lượng thực
giao.

A&C
5. Theo dõi nợ phải thu

• Phòng kế toán theo dõi các hợp đồng bán
hàng được cấp hạn mức tín dụng, ghi nhận
các hóa đơn bán hàng chậm trả và theo dõi nợ
phải thu.
• Định kỳ, phòng kế toán tổ chức đối chiếu
công nợ với khách hàng.
• Đối với các khoản nợ gần hết hạn thanh toán,
phòng kế toán gửi Thư báo đòi nợ đến các
khách hàng.

A&C
6. Thu tiền
• Phòng kế toán tổ chức việc thu tiền bán hàng
bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• Các đại lý bán hàng nộp tiền bán hàng cho
Công ty.
• Khi thu tiền phòng kế toán ghi giảm nợ phải
thu của các khách hàng, đại lý.

A&C
5. Rủi ro của quy trình bán hàng
1. Cam kết lịch giao hàng không phù hợp

2. Bán hàng nhưng không thu được tiền;
3. Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết
khấu;
4. Giao hàng chậm so với yêu cầu;
5. Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng;
6. Phát hành hóa đơn bị sai;
7. Tiền bán hàng bị lạm dụng;
8. Sai sót trong khâu ghi chép nghiệp vụ.

A&C
6. Thủ tục, biện pháp kiểm soát của quy
trình bán hàng
1. Cam kết lịch giao hàng không phù hợp:
 Rủi ro: BP bán hàng có thể đưa ra 01 bản
cam kết về lịch giao hàng cho khách hàng
nhưng BP SX không thể đáp ứng được.
 Biện pháp kiểm soát:
• BP bán hàng cần nhận trước sự phê duyệt của
BP kế hoạch SX trước khi đưa ra bản cam kết
lịch giao hàng với khách hàng;
• Định kỳ BP kế hoạch SX gửi cho BP bán
hàng báo cáo về tình hình tiến độ SX.

A&C
trình bán hàng
2. Bán hàng nhưng không thu được tiền:
 Rủi ro:
• BP bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức tín
dụng cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số
bán hàng và do đó không thu hồi được nợ.
• BP bán hàng chưa đánh giá uy tín của khách
hàng để cấp hạn mức tín dụng phù hợp dẫn
đến không thu được tiền bán hàng.

A&C
trình bán hàng
2. Bán hàng nhưng không thu được tiền:
• Đánh giá uy tín của khách hàng trước khi ký hợp
đồng;
• Người phê duyệt hạn mức tín dụng nên độc lập
với BP bán hàng;
• Thường xuyên phân tích tuổi nợ và gửi Thư báo
nhắc đòi nợ;
• Có chính sách ký quỹ đối với hệ thống đại lý;
• Trường hợp bán hàng lần đầu, yêu cầu khách hàng
ứng trước hoặc thanh toán trước.
A&C
trình bán hàng
3. Bán hàng không đúng giá, tính toán sai
chiết khấu:
 Rủi ro:
• Chấp nhận đơn hàng với giá bán không phù
hợp;
• Cho khách hàng hưởng chiết khấu thương
mại không đúng chính sách của công ty;
• BP kế toán tính toán sai chiết khấu bán hàng.

A&C
trình bán hàng
3. Bán hàng không đúng giá, tính toán sai
chiết khấu:
• Phê duyệt giá bán: cấp có thẩm quyền phê
duyệt;
• Theo dõi, cập nhật doanh số bán cho từng
khách hàng;
• Kiểm tra, đối chiếu chính sách chiết khấu;
• Cập nhật các Bảng giá mới.

A&C
trình bán hàng
4. Giao hàng chậm so với yêu cầu:
 Rủi ro:
• Hàng hóa giao chậm so với yêu cầu của khách
hàng có thể bị phạt, bị hủy hợp đồng;
• Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng;
• Đánh giá khả năng SX của BP SX;
• Có kế hoạch giao hàng hợp lý;
• Thường xuyên theo dõi các đơn hàng, nhất là các
đơn hàng còn tồn đọng.

A&C
trình bán hàng
5. Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số
lượng:
 Rủi ro:
• Công ty có thể giao cho khách hàng số lượng
hàng hoặc quy cách hoặc chất lượng không
chính xác làm cho khách hàng phàn nàn,
không chấp nhận hàng hóa đã giao hoặc dẫn
đến những chi phí phụ thêm không cần thiết
như giao hàng thêm lần nữa, chi phí vận
chuyển phát sinh thêm.

A&C
trình bán hàng
5. Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số
lượng:
• Kiểm tra nội dung thỏa thuận trong hợp đồng;
• Yêu cầu khách hàng ký duyệt mẫu hàng;
• BP giao hàng cần đối chiếu kỹ lưỡng với đơn
đặt hàng;
• Yêu cầu khách hàng kiểm tra hàng trước khi
giao nhận hàng và ký nhận hàng.

A&C
trình bán hàng
6. Phát hành hóa đơn sai:
 Rủi ro:
• Nhân viên lập hóa đơn có thể quên lập hóa đơn
cho hàng hóa đã giao;
• Lập hóa đơn sai số lượng hàng bán, sai đơn giá
bán, tính sai thuế GTGT;
• Lập hóa đơn sai tên, địa chỉ, mã số thuế của người
mua,
• Lập hóa đơn trùng 02 lần;
• Lập hóa đơn khống trong khi thực tế chưa giao
hàng.
A&C
trình bán hàng
6. Phát hành hóa đơn sai:
• Kiểm tra kỹ nội dung trên hóa đơn trước khi
phát hành;
• Đối chiếu số lượng hàng bán trên hóa đơn với
đơn đặt hàng và phiếu xuất kho;
• Đối chiếu giá bán trên hóa đơn với Bảng giá
và hợp đồng bán hàng.

A&C
trình bán hàng
6.Phát hành hóa đơn sai:
• Hóa đơn chỉ nên lập khi đã căn cứ vào:
 Phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận;
 Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao
hàng;
 Hợp đồng bán hàng
• Nên sử dụng 01 danh sách giá bán đã được phê
duyệt để giúp cho việc ghi chính xác giá bán
vào hóa đơn.

A&C
trình bán hàng
7. Tiền bán hàng bị lạm dụng:
 Rủi ro:
• Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể
chiếm dụng khoản tiền mặt do khách hàng
thanh toán trước khi khoản tiền đó được ghi
nhận là doanh thu bán hàng;
• Nhân viên thu hồi nợ có thể chiếm dụng
khoản tiền thu nợ từ khách hàng trước khi
khoản tiền đó được nộp cho công ty.

A&C
trình bán hàng
7.Tiền bán hàng bị lạm dụng:
• Quy định thời hạn nộp tiền bán hàng;
• Định kỳ đối chiếu công nợ;
• Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng;
• Quy định hạn mức tồn quỹ tại các Chi nhánh;
• Kiểm kê hàng hóa tồn kho, đối chiếu với
lượng hàng đã bán;
• Áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm: bán hàng
– thu tiền – kế toán.

A&C
trình bán hàng
8. Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ:
 Rủi ro:
• Các chứng từ bán hàng không chuyển về
phòng kế toán để ghi chép kịp thời;
• Hạch toán sai doanh thu, sai đối tượng khách
hàng;
• Doanh thu kế toán khác với Báo cáo bán
hàng;
• Hạch toán tiền thu nợ sai đối tượng khách
hàng.

A&C
trình bán hàng
8. Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ:
• Các chứng từ bán hàng phải chuyển về phòng kế
toán để ghi chép kịp thời;
• Đối chiếu số lượng hàng bán với số lượng hàng
xuất kho;
• Đối chiếu số tiền thu bán hàng với Bảng sao kê
ngân hàng;
• Đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số
trên Báo cáo bán hàng của BP bán hàng;
• Kiểm tra chứng từ trước khi ghi chép.
A&C
7. Hệ thống chứng từ của quy trình bán hàng
1. Phiếu xuất kho (hàng hóa)

 Bộ phận phát hành:
• BP bán hàng
• BP kho hàng
 Có 05 chữ ký
• Người lập
• Người nhận hàng
• Kế toán trưởng
• Thủ kho
• Giám đốc

A&C
1. Phiếu xuất kho (hàng hóa)
 Phát hành 04 liên:

• 1 liên lưu tại BP phát hành
• 1 liên chuyển cho người nhận hàng
• 1 liên chuyển cho thủ kho
• 1 liên chuyển cho phòng kế toán

A&C
2. Hóa đơn GTGT

• BP kế toán
• BP bán hàng
• Người lập
• Giám đốc
• Người mua hàng

A&C
2. Hóa đơn GTGT

• 1 liên lưu tại cuốn
• 1 liên giao cho khách hàng
• 1 liên dùng hạch toán (lưu BP kế toán)

A&C
3. Phiếu thu
• BP kế toán
• Người lập phiếu
• Người nộp tiền
• Thủ quỹ
• Kế toán trưởng
• Giám đốc

A&C
3. Phiếu thu

• 1 liên lưu tại BP kế toán
• 1 liên chuyển cho thủ quỹ
• 1 liên giao cho người nộp tiền

A&C
8. Đánh giá công tác quản trị quy trình
bán hàng
1. Đánh giá việc kiểm soát các đơn hàng
• Việc kiểm tra đơn hàng cần có sự phối hợp
giữa BP bán hàng, BP sản xuất và BP kho
hàng.
• Danh sách các khách hàng đặc biệt (thường
xuyên, thân thiết, chủ lực,…) phải được cập
nhật và kiểm soát tốt.
• Việc xét duyệt đơn hàng phải do cấp có thẩm
quyền phê duyệt.

A&C
bán hàng
2. Đánh giá việc ký kết hợp đồng bán hàng
• Hợp đồng bán hàng cần được kiểm soát về
mặt nội dung, kết cấu và các quy định hợp
pháp, chặt chẽ, hạn chế rủi ro.
• Các điều khoản quan trọng cần có giải trình
rõ ràng của BP bán hàng trước khi trình Giám
đốc ký kết hợp đồng.
• Đối với các hợp đồng có giá trị lớn cần có ý
kiến tư vấn của BP pháp lý.

A&C
bán hàng
3. Đánh giá việc kiểm soát khâu giao hàng
• Thủ tục đối chiếu giữa Đơn đặt hàng, Phiếu xuất
kho và Phiếu giao hàng cần được kiểm soát tốt.
• Khi giao hàng cho khách hàng hoặc đơn vị vận
chuyển hàng cần có sự giám sát của các BP có
liên quan: BP kho, BP bán hàng, người nhận
hàng.
• Các thủ tục giao hàng phải được ký nhận đầy đủ.

A&C
bán hàng
4. Đánh giá việc phát hành hóa đơn
• Đánh giá các thông tin làm cơ sở cho việc phát
hành hóa đơn bán hàng: đơn đặt hàng được
duyệt, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho, bảng
giá,…
• Đánh giá thủ tục kiểm soát trong khâu phát hành
hóa đơn để đảm bảo tránh sai sót: người lập,
người kiểm tra.
• Đánh giá việc xử lý những trường hợp đặc biệt
khi phát hành hóa đơn: hàng quảng cáo, khuyến
mãi, tiêu dùng nội bộ,…
A&C
bán hàng
5. Đánh giá việc kiểm soát hạn mức tín dụng
• Công ty cần có chính sách cấp hạn mức tín
dụng cụ thể cho khách hàng.
• Kiểm soát việc đề xuất các hạn mức tín dụng
cho các khách hàng cụ thể của Bộ phận bán
hàng.
• Thủ tục phê duyệt hạn mức tín dụng cho
khách hàng của cấp có thẩm quyền.

A&C
bán hàng
6. Đánh giá việc kiểm soát công nợ
• Đánh giá việc ghi nhận và theo dõi các khoản
công nợ phải thu khách hàng của BP kế toán.
• Vấn đề phân tích tuổi nợ.
• Vấn đề gửi Thư báo nợ đến hạn, Thông báo
đòi nợ.
• Thủ tục đối chiếu công nợ.

A&C
bán hàng
7. Đánh giá việc kiểm soát tiền thu bán hàng
• Đối với bán hàng thu tiền mặt: việc phân chia
chức năng bán hàng và chức năng thu tiền.
• Đối với trường hợp bán hàng có cấp hạn mức tín
dụng: thông qua kiểm soát công nợ để kiểm soát
việc thu tiền.
• Thủ tục kiểm kê hàng hóa tồn kho để kiểm soát
tiền thu bán hàng.
• Thủ tục đối chiếu công nợ để kiểm soát tiền thu
hồi nợ.

A&C

Kiem Soat Hoat Dong Ban Hang

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Kiem Soat Hoat Dong Ban Hang

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

KIỂM SOÁT NỘI BỘ

HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 1

1. Đặc điểm của hoạt động bán hàng

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 2

1. Hoạt động bán hàng chính là quá trình đưa hàng

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 3

3. Bán buôn hàng hóa và bán lẻ hàng hóa có thể

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 4

5. Quy trình bán hàng liên quan đến nhiều bộ

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 5

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 6

1. Mục tiêu của việc bán hàng:

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 7

1. Mục tiêu của việc bán hàng:

 Bán kịp thời:

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 8

2. Mục tiêu của việc thu tiền:

3. Mục tiêu của việc ghi nhận và báo cáo:

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 10

Nhận đơn đặt hàng

Xét duyệt đơn hàng

Chào giá - Ký kết hợp đồng

Lập hóa đơn và xuất giao hàng

Theo dõi nợ phải thu

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 11

1. Nhận đơn đặt hàng

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 12

2. Xét duyệt đơn đặt hàng

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 13

3. Chào giá - Ký kết hợp đồng

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 14

4. Lập hóa đơn – Xuất giao hàng

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 15

5. Theo dõi nợ phải thu

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 16

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 17

1. Cam kết lịch giao hàng không phù hợp

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 18

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 19

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 20

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 22

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 23

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 24

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 25

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 26

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 28

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 29

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 30

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 31

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 32

1. Phiếu xuất kho (hàng hóa)

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 34

1. Phiếu xuất kho (hàng hóa)

 Phát hành 04 liên:

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 35

2. Hóa đơn GTGT

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 36

2. Hóa đơn GTGT

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 37

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 38

 Phát hành 03 liên:

BAKER TILLY 06/10/2010 Ths. Nguyễn Minh Trí 39