Baocao QL CongVan

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA TOÁN – TIN HỌC
ĐỒ ÁN MÔN HỌC
CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM
Tên Đồ án:
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm sinh viên thực hiện:
Kiều My K33.103.030
Trần Đức Tâm K33.103.044
Nguyễn Khắc Văn K33.103.068
Lớp Sư phạm Tin Khoá 33

Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
TP. Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2010
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 1
MỤC LỤC
I. Mục tiêu, phạm vi đề tài: .................................................................................... 5
1. Mục tiêu: ......................................................................................................................... 5
2. Phạm vi đề tài: .............................................................................................................. 5
II. Khảo sát: .............................................................................................................. 5
1. Hiện trạng và yêu cầu: ............................................................................................... 5
1.1 Sơ lược về đơn vị: ................................................................................................. 5
1.2. Chức năng của từng bộ phận: ........................................................................ 7
1.3. Quy trình xử lý nghiệp vụ quản lý và lưu trữ công văn của đơn vị: . 8
1.4. Các biểu mẫu có liên quan: .......................................................................... 12
1.5. Các quy định ràng buộc (tự nhiên và ngữ cảnh): ................................. 16
1.6. Các thống kê, tra cứu cần có: ...................................................................... 16
1.7. Các thông tin cần lưu trữ:.............................................................................. 16
2. Bảng phân công công việc và mức độ hoàn thành: ................................... 17
III. Phân tích .......................................................................................................... 17
1. Phát hiện thực thể: ................................................................................................... 17
2. Mô hình ERD (CDM): ............................................................................................... 18
3. Mô tả thực thể: .......................................................................................................... 19
4. Mô hình DFD: ............................................................................................................. 20
Sơ đồ cấp 0: ................................................................................................................ 20
Các Sơ đồ cấp 1: ........................................................................................................ 20
Các Sơ đồ cấp 2: ........................................................................................................ 23
5. Mô tả Ô xử lý, kho dữ liệu: .................................................................................... 25
5.1. Tác nhân: .............................................................................................................. 25
5.2. Các Ô xử lý: ......................................................................................................... 25
5.3. Các Kho dữ liệu: ................................................................................................ 27
IV. Thiết kế dữ liệu, xử lý: .................................................................................... 28
1. Mô hình dữ liệu mức Logic: .................................................................................. 28
2. Chuẩn hóa các mối quan hệ:................................................................................ 28
3. Giải thuật cho các Ô xử lý:..................................................................................... 29
4. Phát hiện các Ràng buộc dữ liệu: ....................................................................... 29
5. Thiết kế dữ liệu (PDM): ........................................................................................... 30
V. Thiết kế Giao diện: ........................................................................................... 34
1. Thiết kế menu ............................................................................................................ 34
2. Thiết kế màn hình: .................................................................................................... 35
2.1 Danh sách các thành phần màn hình trên sơ đồ: .................................. 35
2.2. Danh sách các Màn hình:............................................................................... 35
3. Thiết kế xử lý: ................................................... Error! Bookmark not defined.
VI. Cài đặt thử nghiệm: ........................................................................................ 43
1. Cài đặt: .......................................................................................................................... 43
VII. Đánh giá Ưu khuyết điểm: ............................................................................ 43
1. Ưu điểm: ....................................................................................................................... 43
2. Khuyết điểm:............................................................................................................... 44
3. Hướng phát triển tương lai: .................................................................................. 44
I. Mục tiêu, phạm vi đề tài:

1. Mục tiêu:
Mục tiêu của chương trình là tạo ra được một ứng dụng (GUI – Graphic
User Interface) giao diện đồ họa cho người dùng. Nhằm Tin học hóa việc
quản lý Công văn Đến, Công văn đi, Việc lưu trữ Công văn cũng như các
thao tác cập nhật, thống kê, tìm kiếm, xuất báo cáo… cho các đơn vị hành
chính.
2. Phạm vi đề tài:
Vì sự hạn chế về thời gian và kiến thức nên Đề tài chỉ nghiên cứu ứng
dụng cho một số đơn vị có khối lượng Công văn không nhiều lắm. Điển
hình như Các đơn vị trong lực lượng Quân đội như một số Tiểu đoàn, các
Đồn Biên Phòng và các Công ty, tổ chức nhỏ. Sự phát triển mở rộng của Đề
tài sẽ ứng dụng cho các cơ quan lớn với khối lượng Công văn khổng lồ
như: Các Ủy Ban nhân dân huyện, tỉnh, Phòng Văn thư của Quốc Gia, các
Công ty, tổ chức lớn …
II. Khảo sát:

1. Hiện trạng và yêu cầu:
1.1 Sơ lược về đơn vị:

Một Tiểu đoàn, Đồn Biên phòng là một đơn vị trực thuộc Bộ chỉ huy Bộ
đội Biên phòng của một Tỉnh (tương đương với một Trung Đoàn). Đối với
Tiểu đoàn 19 có chức năng Huấn luyện Chiến sỹ mới (những người đi nghĩa
vụ quân sự) nhằm phục vụ cho việc công tác tại tất cả các Đồn Biên phòng
trên toàn tỉnh hoặc cho các tỉnh bạn. Đồn Biên phòng thì có chức năng
quản lý, đảm bảo trật tự an ninh của khu dân cư vùng biên giới và giao
thông đường thủy, đường bộ của người dân trên khu vực tuyến Biên giới.
Các đơn vị trên thực hiện các nhiệm vụ của mình thông qua các Công
văn được gởi từ đơn vị cấp trên xuống, đồng thời các thông tin cũng được
cung cấp từ tất cả các cơ quan ban ngành từ Trung ương đến địa phương.
Cơ cấu tổ chức: Tiểu đoàn
(Đồn Biên Phòng)
Ban Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ
chỉ phận phận phận phận phận phận
huy trợ lý Văn TT - Vệ HC - Công
h h TC á
1.2. Chức năng của từng bộ phận:

- Ban chỉ huy: Bao gồm Tiểu đoàn trưởng, Chính trị viên Tiểu đoàn và
Tiểu đoàn phó Quân sự. (Đối với Đồn Biên phòng thì: Đồn trưởng, Chính trị
viên, Đồn phó Quân sự). Tiểu đoàn trưởng thì điều hành chung mọi hoạt
động của đơn vị, xử lý hầu như các công văn của đơn vị, là người có quyết
định, quán triệt cuối cùng cho mọi hoạt động của đơn vị. Chính trị viên (tên
gọi trước kia là Tiểu đoàn phó Chính trị) có chức năng xử lý những mảng
liên quan đến chính trị, Đảng, giải quyết, quán triệt các công văn về Đảng.
Tiểu đoàn phó Quân sự phụ trách các mặt thực hiện, quán triệt đến cấp
dưới, điều hành việc triển khai các hoạt động của đơn vị.
- Bộ phận trợ lý: Bao gồm Trợ lý Tham mưu – Tác chiến, Trợ lý Chính trị
viên,… Có chức năng đề xuất, phát thảo các bản kế hoạch cho chỉ huy, trợ lý
cho chỉ huy đơn vị về mọi mặt. Ngoài ra bộ phận này còn đảm nhiệm chức
năng lưu trữ Công văn, quản lý Hồ sơ nhằm có thể tham khảo, xử lý giải
quyết theo yêu cầu của chỉ huy đơn vị.
- Bộ phận Văn thư: Có chức năng nhận và gửi tất cả các Công văn đến,
Công văn đi, soạn thảo các công văn, in ấn, sao chép, vào sổ sách việc đến
và đi của công văn, lấy chữ ký của chỉ huy cho Công văn đi.
- Bộ phận Thông tin – Cơ yếu (TT – CY): Có chức năng nhận tất cả các
cuộc điện báo khẩn của cấp trên xuống, giải mã rồi chuyển trực tiếp cho chỉ
huy. Đồng thời mã hóa thông tin khẩn do chỉ huy đưa và gởi điện báo khẩn
lên cấp trên. Bộ phận này thông thường làm việc mật, một người nhận và
gửi thông tin, một người giải mã và mã hóa (ít dùng đến Công văn).
- Bộ phận Vệ Binh (Tuần tra canh gác): Có chức năng tuần tra trên địa
bàn khu vực, canh gác đơn vị… (thường là không làm việc với Công văn).
- Bộ phận Hậu cần – Tài chính (HC – TC): Có chức năng quản lý tài
chính, Phục vụ hậu cần cho toàn đơn vị. (Thường là không làm việc với
Công văn).
- Bộ phận Công tác: Bao gồm các Đại đội, Trung Đội và các Tiểu đội
trực thuộc. Có các Đại đội trưởng, Chính trị viên Đại đội, Đại đội phó… Có
chức năng thực hiện các công việc như huấn luyện Chiến sĩ, tập huấn Cán
bộ. Nếu là ở các Đồn Biên phòng thì là các Đội Công tác thực hiện các chức
năng công tác ở các trạm công tác, tuần tra giao thông đường thủy, trực an
ninh ở các địa bàn dân cư (Thông thường không làm việc trực tiếp với Công
văn).
1.3. Quy trình xử lý nghiệp vụ quản lý và lưu trữ công văn của
đơn vị:
- Khi một Công văn đến đơn vị thì Bộ phận Văn thư sẽ kiểm tra Công
văn đến có hợp lệ hay không, nếu gởi sai địa chỉ thì Bộ phận này lập tức
gởi Công văn về lại theo địa chỉ Cơ quan đó (trường hợp này rất hiếm xảy
ra nên ta có thể bỏ qua). Nếu đúng thì sẽ ghi chú vào sổ công văn đến tất
cả các công văn đến. Sau khi ghi chú vào sổ Công văn đến xong, bộ phận
Văn thư sẽ chuyển toàn bộ Công văn đến cho Ban chỉ huy để chỉ huy đơn vị
giải quyết. Một số công văn mang tính chất về Đảng thì chuyển cho Chính
trị viên giải quyết. Chỉ huy giải quyết công văn có thể bằng hình thức quán
triệt, triển khai đến đơn vị. Đối với những công văn có tính chất xử lý lâu dài
(chẳng hạn như: Theo dõi việc tăng gia sản xuất của đơn vị trong 3 tháng
quý I, hay tiến hành quán triệt theo dõi, thực hiện đợt tập huấn chiến sỹ
mới khóa 2010 – 2011,… ) thì những công văn này sẽ được lưu trữ tại
phòng chỉ huy (ở mức độ tạm thời khi nào xử lý xong thì sẽ giao qua cho
bộ phận lưu trữ công văn). Nếu chưa xử lý xong thì những công văn vẫn ở
phòng Chỉ huy trong thời gian giải quyết. Còn nếu chỉ huy giải quyết xong
thì những công văn này sẽ được chuyển qua cho bộ phận lưu trữ công văn
(thông thường vì số lượng nhân sự ít nên Bộ phận Trợ lý sẽ chịu trách
nhiệm lưu trữ). Trong quá trình giải quyết công văn, chỉ huy đơn vị có thể
giao phó cho trợ lý giải quyết một số công văn thuộc khả năng.
Quy trình xử lý công văn đến được mô tả trong sơ đồ sau:
Cơ quan ngoài Bộ phận Văn thư Phòng chỉ huy đơn vị Bộ phận Lưu trữ Công Văn
Ra Công Văn Nhận Công Văn Đến

Quy trình lưu trữ CV
[Đã xử lý]
Lưu trữ
Gởi qua đường Bưu điên Tình trạng
[Chưa xử lý]
[CV gởi sai địa chỉ] Kiểm tra CV Đến
[Hợp lệ]
Nhận CV trả về
Tủ Công văn đến
Ghi nhận vào sổ CV Đến Xử lý CV
Sơ đồ: Quy trình Công Văn Đến
- Công văn đi: Khi đơn vị có nhu cầu xuất công văn đi thì: Chỉ huy sẽ
yêu cầu trợ lý phát thảo Công văn, xong chỉ huy duyệt rồi được chuyển
sang cho bộ phận Văn thư đánh máy, in ấn. Xong thì trình cho chỉ huy xem
lại và ký duyệt. Sau khi ký duyệt xong hết thì Bộ phận Văn thư sẽ ghi chú
vào sổ Công văn đi, sao chép 1 bản để chuyển xuống phần lưu trữ công
văn, còn một bản thì được gởi đi.
Quy trình xử lý Công văn đi được mô tả trong sơ đồ sau:
Ghi chú: Trong sơ đồ tóm gọn giai đoạn việc Văn thư đánh máy xong,
kiểm tra lỗi chính tả rồi in thử, trình chỉ huy xem lại xong mới in bản chính
thức rồi trình chỉ huy kí. Sau khi chỉ huy ký rồi mới sao chép. Sơ đồ chỉ ghi
tóm gọn là soạn thảo và trình kí.
Bộ phận trợ lý Phòng chỉ huy Bộ phận Văn thư Bộ phận lưu trữ Cơ quan ngoài
Gởi CV Đi
Ghi nhận vào sổ Công văn Đi Tiếp nhận công văn được gởi đến
Có nhu cầu ra Công văn
Quy trình lưu trữ CV
[Trình chỉ huy xem]

Phát thảo ra CV
Sao chép Công văn
Lưu trữ
[OK]
Kiểm tra bản thảo
[Chưa đạt] Soạn thảo và trình ký
Tủ lưu Công văn Đi
Sơ đồ: Quy trình Công Văn
- Lưu trữ Công văn: Khi công văn đến đã được giải quyết rồi thì Chỉ
huy đơn vị sẽ có xác nhận ghi chú gì đó là đã giải quyết rồi và chuyển
xuống cho bộ phận lưu trữ. Đối với những công văn đi thì Văn thư sau khi
đã sao chép rồi thì cũng chuyển đến cho bộ phận lưu trữ. Tại đây các công
văn được ghi chú vào sổ lưu trữ công văn trước khi được sắp xếp, cất giữ
vào các tủ hồ sơ công văn. Việc cất giữ lưu trữ công văn đều có phân loại
rõ ràng, chẳng hạn:
Công văn Đến thì được ghi chú vào phần công văn đến và được cất giữ
vào tủ công văn đến. Công văn đi thì cũng vậy. Phân loại như:
+ Đối với công văn do Thủ tướng Chính phủ ban hành thì lưu ở tủ
Chính phủ.
+ Đối với CV do Bộ chỉ huy trực thuộc quản lý đơn vị ban hành thì lưu
ở tủ Bộ chỉ huy (vì có tính chất quan trọng, chỉ đạo trực tiếp, bắt buộc phải
thực hiện),
+ Đối với CV do Bộ Nội vụ ban hành thì lưu ở tủ Bộ nội vụ (vì có tính
chất chỉ thị, quyết định liên quan đến chung trong toàn lực lượng).
+ Còn lại các công văn do các đơn vị khác ban hành như: Bộ giao
thông vận tải, Bộ tài chính, bộ giáo dục đào tạo, Ủy ban nhân dân tỉnh,
huyện, xã, Mặt trận tổ quốc tỉnh, huyện, Bộ, sở văn hóa thông tin vv…thì
được lưu trữ chung trong tủ Các cơ quan ban ngành (vì chỉ có tính chất
thông tin, thông báo).
+ Ngoài ra trong mỗi tủ lưu trữ đó thì công văn được sắp xếp có phân
loại theo từng mục nhỏ như:
• Đối với công văn là loại Kế hoạch thì lưu tại mục kế hoạch.
• Đối với công văn là Nghị quyết thì lưu tại mục Nghị quyết
• CV là Thông báo thì lưu ở mục Thông báo
• CV là Chỉ thị thì lưu ở mục Chỉ Thị
• CV là Qui định thì lưu ở mục qui định.
•…
Quy trình được mô tả sơ đồ sau:
Phòng Chỉ huy Bộ phận lưu trữ Công văn Bộ phận Văn thư
Chuyển lưu trữ Nhận Công văn Chuyển lưu trữ Công văn Đi đã sao chép
Công văn đã xử lý xong
[CV Đến] [CV Đi]

Phân loại Đến - Đi
Phân loại theo Cơ quan đến Phân loại theo loại CV Đi
Phân loại theo loại CV

Tủ CV Đi
Tủ CV Đến
Sơ đồ: Quy trình lưu trữ Công văn
- Trong quá trình xử lý các công văn hay thực hiện nhiệm vụ của đơn
vị chỉ huy đơn vị sẽ cần một số công văn có nội dung liên quan đến
công việc xử lý thì cần tìm công văn đó. Với yêu cầu thực tế thì chỉ
huy đơn vị sẽ yêu cầu bộ phận lưu trữ sẽ tìm kiếm một công văn có
số là nào đó, hay có nội dung gì đó của một cơ quan nào đó gởi hoặc
loại công văn là gì do cơ quan nào đó gởi… Lúc này bộ phận lưu trữ
công văn sẽ tra trong danh mục các công văn lưu trữ để tìm công văn
đó. Khi xác định được công văn đó có trong danh sách lưu trữ hay
không, rồi từ đó mới lấy công văn đó trong tủ hồ sơ ra và giao cho
chỉ huy đơn vị xử lý.
1.4. Các biểu mẫu có liên quan:

- Công Văn Đến:
CÔNG VĂN ĐẾN
Ngày vào sổ: ...............................................................................
Số CV: ..............................................................................................
Cơ quan gởi:.................................................................................
Ngày CV Đến: ..............................................................................
Tên CV: ...........................................................................................
Trích yếu: .......................................................................................
Ghi chú: ..........................................................................................
SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
........................ (tên sổ CV)
Từ ngày....................Đến ngày...................
Ngày Số CV Tên CV Ngày Loại CV Cơ Trích Ghi chú

vào sổ CV quan yếu
gởi
Sổ công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để
ghi vào tất cả công văn đến.
THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO THÁNG
Tháng: 4/2010
STT MÃ CV TÊNCV NGÀY CƠ QUAN GHI CHÚ

ĐẾN
01 15 – THÔNG 10/3/2010 CHÍNH

TB/CP BÁO PHỦ
V/V…
TỔNG SỐ: …
THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO CƠ QUAN
Tên Cơ Quan: Chính Phủ
STT MÃ CV TÊNCV LOẠI NGÀY CV NGÀY RA GHI

CV ĐẾN CV CHÚ
01 15 – TB/CP THÔNG TB 10/3/2010 07/3/2010

BÁO Vg
V/V…
TỔNG SỐ: …
THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO LOẠI
Tên Loại Công Văn: Kế Hoạch
STT MÃ CV TÊNCV TÊN NGÀY CV NGÀY RA GHI

CQ ĐẾN CV CHÚ
01 15 – TB/CP THÔNG CHÍNH 10/3/2010 07/3/2010

BÁO PHỦ
V/V…
TỔNG SỐ: …
- Đối với Công văn Đi thì cũng có các biểu mẫu tương tự Công văn Đến.
- Công văn Lưu trữ:
THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN ĐƯỢC LƯU TRỮ
ST MÃ TÊNCV LOẠI CƠ NGÀY NGÀY NGÀY GHI

T CV CV QUAN CV ĐẾN RA CV LƯU CHÚ
TRỮ
01 15 – THÔNG TB Chính 10/3/201 07/3/ 20/3/

TB/ BÁO Phủ 0 2010 2010
CP V/V…
TỔNG SỐ: …
- Các Công văn Đi được lưu trữ cũng có các biểu mẫu tương tự như
của Công văn đến.
1.5. Các quy định ràng buộc (tự nhiên và ngữ cảnh):
- Đối với CV Đến thì ngày ra CV phải trước ngày CV Đến.
- Đối với CV Đi thì ngày ra CV cũng trước ngày CV Đi.
- Đối với tất cả CV thì ngày lưu trữ CV phải sau ngày ra CV, sau ngày
CV Đến.
- Một công văn phải được ban hành bởi một và chỉ một Cơ quan.
- Một ghi chú của một và chỉ một Công văn nào đó.
- Một công văn phải có một và chỉ một loại Công văn, không được
rỗng.
- Một công văn phải được xử lý bởi ít nhất một bộ phận.
- Một nhân viên phải thuộc một và chỉ một bộ phận.
1.6. Các thống kê, tra cứu cần có:

- Các thống kê thì sẽ có: Thống kê Công văn đến trong tháng, Thống
kê Công văn đến trong quý, Thống kê Công văn đến theo Loại Công văn,
theo Cơ quan gởi đến.
- Tra cứu: Khi cần thiết thì Chỉ huy đơn vị yêu cầu tra cứu thông tin về
một Công văn nào đó như: Công văn có nội dung là … của Cơ quan …. thì
có số bao nhiêu, rồi được ra ngày nào. Hoặc ngược lại là Công văn số … của
Cơ quan … thì có nội dung chi tiết là gì...
- Và thỉnh thoảng chỉ huy đơn vị vẫn yêu cầu tìm lại một số Công văn
đã lưu trữ để xử lý các nội dung liên quan đến Công văn đó.
1.7. Các thông tin cần lưu trữ:

Vì đề tài quan tâm đến việc quản lý Công văn nên các thông tin lưu trữ
chủ yếu là các thông tin của Công văn như: Mã Công văn, Tên Công văn,
Ngày ra Công văn, Ngày lưu Công văn, Cơ quan ra Công văn, Nội dung vắn
tắt của Công văn …
Ngoài ra các thông tin khác như: Tên cơ quan, tên bộ phận, nhân viên
thì chỉ lưu vào cơ sở dữ liệu để xử lý chứ không lưu vào các tủ hồ sơ Công
văn.
2. Bảng phân công công việc và mức độ hoàn thành:

Bảng phân công công việc:
STT Ngày Công việc Người thực hiện Ký tên

1 25/3/2010 Khảo sát My
2 10/4/2010 Phân tích My & Tâm &
3 15/4/2010 Thiết kế dữ liệu My & Tâm &
4 19/4/2010 Thiết kế giao diện My & Tâm
5 20/4/2010 Thiết kế xử lý Tâm
6 25/5/2010 Cài đặt My & Tâm &
7 26/5/2010 Viết báo cáo My
8 12/6/2010 Report Văn
9 14/6/2010 Đóng gói My & Tâm &
10 28/5/2010 Kiểm tra chương My & Tâm &
Mức độ hoàn thành.
STT Chức năng Mức độ hoàn Ghi chú
1 Phân quyền 80% Còn hướng phát
2 Đăng nhập 90% Hướng phát triển
3 Tìm kiếm 90% Chưa tối ưu
4 Thống kê 80% Còn thủ công
5 Cập nhật 98% Nhiều chức năng
6 Trợ giúp 99% Đầy đủ
III. Phân tích

1. Phát hiện thực thể:
¾ Công văn đến (Mã Công văn đến <pi>, Tên Công văn, Ngày ra
Công văn, Ngày Công văn đến, Nội dung vắn tắt, Ngày lưu Công
văn, Tình trạng xử lý, Tình trạng lưu trữ).
¾ Công văn đi (Mã Công văn đi <pi>, Tên Công văn đi, Ngày ra
Công văn, Ngày Công văn đi, Nội dung vắn tắt, Ngày lưu Công
văn, Tình trạng xử lý, Tình trạng lưu trữ).
¾ Nhân viên (Mã Nhân viên <pi>, Mật Khẩu, Tên Nhân viên, Chức
vụ, Cấp bậc)
¾ Bộ phận (Mã bộ phận <pi>, Tên Bộ phận)

¾ Cơ quan (Mã Cơ quan <pi>, Tên Cơ quan, Địa chỉ , Điện thoại)
¾ Loại Công văn (Mã Loại Công văn, Tên loại Công văn)
¾ Ghi chú của Công văn Đến (Mức độ của Công văn Đến, Số
trang của Công văn Đến, tài liệu đính kèm của Công văn Đến,
Những ghi chú Khác của Công văn đến)
¾ Ghi chú của Công văn Đi (Mức độ của Công văn Đi, Số trang
của Công văn Đi, tài liệu đính kèm của Công văn Đi, Những ghi
chú Khác của Công văn Đi).
2. Mô hình ERD (CDM):
Cơ Quan
Mã Cơ Quan <pi> Variable characters (20) <M> Gởi đi - Cơ Quan
Cơ Quan - Gởi đến
Tên Cơ Quan Variable characters (50) <M>
Địa Chỉ Variable characters (150)
Điện Thoại Variable characters (15)
ID Cơ Quan <pi>
Ghi Chú Đến

Mức độ của Đến Boolean
Số trang của Đến Number
Tài liệu đính kèm của Đến Text
Khác của Đến Text
Ghi chú của Đến Công Văn Đi
Công Văn Đến
Mã CV Đến <pi> Variable characters (20) <M> Mã CV Đi <pi> Variable characters (20) <M>
Tên CV Đi Variable characters (100) <M>
Tên CV Đến Variable characters (100) <M>
Loại Công Văn Ngày ra CV Đi Date
Ngày ra CV Đến Date
CV Đến có - của CV Đi có - của Nội dung vắn tắt Đi Variable characters (250)
Nội dung vắn tắt Đến Variable characters (250) Mã loại CV <pi> Variable characters (5) <M>
Ngày CV Đến Date Tên Loại CV Variable characters (20) <M> Ngày CV Đi Date
Ngày lưu CV Đi Date
Ngày lưu CV Đến Date ID Loại CV <pi>
Tình trạng lưu trữ Đến Boolean Tình trạng lưu trữ CV Đi Boolean
Tình trạng xử lý CV Đi Boolean
Tình trạng xử lý Đến Boolean
ID CV Đến <pi> ID CV Đi <pi>
Ghi Chú Đi Ghi chú của Đi
Mức độ của Đi Boolean

Số trang của Đi Number
Tài liệu đính kèm của Đi Text
Khác của Đi Text
Bộ Phận Xử lý CV Đi
Xử lý CV Đến
Mã BP <pi> Variable characters (20) <M>
Tên BP Variable characters (50) <M>
ID BP <pi>
Trực thuộc
Nhân Viên
Mã NV <pi> Variable characters (20) <M>
Tên NV Variable characters (50)
Mật Khẩu Variable characters (30) <M>
Cấp Bậc Variable characters (30)
Chức Vụ Variable characters (30)
Identifier_1 <pi>
3. Mô tả thực thể:
Tên Thực thể Code Mô tả
Bộ Phận BO_PHAN Các Bộ phận hoặc Phòng ban thuộc đơn vị
Công Văn Đi CONG_VAN_ĐI Các Công văn mà đơn vị gởi đi ra ngoài.
Công Văn CONG_VAN_ĐEN Các công văn đến mà đơn vị nhận được.
Đến
Cơ Quan CO_QUAN Các Cơ quan bên ngoài có thể gởi Công

văn Đến hoặc nơi mà đơn vị gởi Công văn
Đi
Ghi Chú Đi GHI_CHU_ĐI Thông tin ghi chú của mỗi Công văn đi (có
thể có hoặc có thể không tùy từng công
văn)
Ghi Chú Đến GHI_CHU_ĐEN Thông tin ghi chú của mỗi Công văn Đến
(có thể có hoặc có thể không tùy từng
công văn)
Loại Công LOAI_CONG_VAN Loại của các Công văn. Mỗi Công văn bắt
Văn buộc phải có và chỉ có 1 loại.
Nhân Viên NHAN_VIEN Các nhân viên trực thuộc các Bộ phận
4. Mô hình DFD:
Quy trình xử lý và lưu trữ Công văn của đơn vị:
Sơ đồ cấp 0:
Sơ đồ chung cho cả chương trình
1
Cơ Quan Ngoài Tiếp nhận Công văn đến
Công văn đến
Công văn đi Công văn đến cần xử lý
3 2
Công văn đi cần chuyển Giải quyết Công văn
Chuyển Công văn đi
Các Sơ đồ cấp 1:
Process Tiếp nhận Công văn đến
1.1
1.2
Nhận Công văn đến
Công văn đến Ghi nhận vào sổ CV đến
Công văn đến
Cơ Quan Ngoài
Công văn đến được cập nhật
2 Công văn đến cần xử lý

1 Công văn đến
Giải quyết Công văn
Process Giải quyết Công văn

1
Tiếp nhận Công văn đến
Công văn đến được cập nhật
1 Công văn đến
Công văn đến cần xử lý
Công văn đến xử lý 2.1 Công văn đến đã lưu trữ

Xử lý Công văn đến 4 Công văn
Công văn đến Công văn đến đã xử lý
Công văn lưu trữ
Công văn đến có liên quan
2.3
3 Công văn đang xử lý Công văn đi đã sao chép 2.2
Ra công văn
Lưu trữ Công văn
Công văn đi cần chuyển
2 Công văn đi
Công văn đi
3
Chuyển Công văn đi
Process Chuyển Công văn đi
2
Giải quyết Công văn 2 Công văn đi
Công văn đi cần chuyển
Công văn đi
3.1
Ghi nhận vào sổ CV đi
Công văn đi
3.2
Cơ Quan Ngoài
Công văn đi Đóng phong bì và gởi đi
Các Sơ đồ cấp 2:
Process Lưu trữ Công văn (Giải quyết Công văn)
2.3
2.1
Ra công văn
Xử lý Công văn đến
(Giải quyết Công văn)
(Giải quyết Công văn)
Công văn đi đã sao chép Công văn đến đã xử lý
2.2.1 Công văn đã lưu trữ

Nhận CV đến đã xử
Công văn cần lưu trữ
2.2.2 CV cần lưu trữ

2.2.3 4 Công văn
Phân loại Công văn CV cần lưu trữ Ghi chú vào sổ lưu trữ CV
Process Ra Công văn (Giải quyết Công văn)
2.1
2.3.1
Xử lý Công văn đến
(Giải quyết Công văn) Công văn đến có liên quan Phát thảo ra Công văn
Công văn đi được phát thảo
2 Công văn đi
2.3.2
Soạn thảo và trình ký
Công văn cần chuyển đi
Công văn đi đã ký duyệt

2.2
Lưu trữ Công văn 2.3.3
(Giải quyết Công văn) Sao in Công văn
Công văn đi đã sao chép
5. Mô tả Ô xử lý, kho dữ liệu:
5.1. Tác nhân:

- Cơ quan ngoài: Là cơ quan gởi công văn đến đơn vị hoặc những cơ
quan mà đơn vị gởi công văn đi.
5.2. Các Ô xử lý:

- Tiếp nhận Công văn đến: Các xử lý liên quan đến việc tiếp nhận Công
văn đến.
- Giải quyết Công văn: Các xử lý liên quan đến việc giải quyết cả Công
văn đến và ra công văn đi của đơn vị.
- Chuyển Công văn đi: Các xử lý liên quan đến việc giải quyết Công văn
đi của đơn vị.
- Nhận Công văn đến: Là xử lý nhận công văn được chuyển đến Bộ
phận văn thư có thể được nhận từ một nhân viên giao dịch của bưu điện
hoặc từ người liên lạc của đơn vị.
- Ghi nhận vào Sổ Công văn đến: Là thao tác cập nhật Công văn đến,
gồm các thông tin được mô tả trong form.
- Xử lý Công văn đến: Là các thao tác xử lý của chỉ huy đơn vị có thể
như: quán triệt, triển khai đến toàn đơn vị, theo dõi thực hiện công tác tăng
gia sản xuất, công tác huấn luyện, ra quyết định chuyển công tác một ai đó,
lên kế hoạch, báo cáo để trình lên cơ quan cấp trên, ra công văn dựa trên
hướng dẫn của công văn đó để chuyển đi vv …
- Ra Công văn: Là các thao tác xử lý của Phòng chỉ huy đơn vị như dựa
trên Công văn đến thì đơn vị sẽ ra công văn đi nếu cần thiết trong đó, chỉ
huy đơn vị yêu cầu trợ lý phát thảo, rồi chỉ huy đơn vị kiểm tra….
- Lưu trữ công văn: Các thao tác như nhận các công văn lưu trữ, phân
loại, ghi vào sổ lưu trữ, và cất giữ công văn…
- Ghi nhận vào sổ Công văn đi: Là thao tác Cập nhật Công văn đi,
những thông tin cập nhật được đưa trong form.
- Đóng phong bì và gởi đi: Là thao tác của nhân viên văn thư đóng
phong bì và gởi có thể cho người liên lạc đơn vị mang đi hoặc trực tiếp cho
một nhân viên giao dịch nào đó của Bưu điện.
- Nhận Công văn đến đã xử lý: Là nhận gồm tất cả các Công văn đến
đã được chỉ huy đơn vị xử lý rồi, để chuẩn bị chuyển qua quá trình lưu trữ.
- Phân loại Công văn: Thao tác phân loại đã được mô tả ở phần quy
trình lưu trữ Công văn. Gồm có phân loại Công văn đi, công văn đến và
Loại Công văn, Cơ quan ban hành.
- Ghi chú vào sổ lưu trữ Công văn: Là thao tác Cập nhật Công văn vào
sổ lưu trữ để tiện cho việc tra cứu và tìm kiếm Công văn theo yêu cầu của
chỉ huy đơn vị.
- Phát thảo ra Công văn là thao tác của Bộ phận trợ lý khi chỉ huy có
nhu cầu ra Công văn.
- Soạn thảo và trình ký: Là thao tác đánh máy, xong in ra, trình chỉ huy
đơn vị ký duyệt để chuẩn bị cho quá trình đưa công văn đi.
- Sao in Công văn là: Thao tác sao chép Công văn để gởi đi 1 bản và để
lại cho đơn vị lưu một bản, để sau này nếu cần thì lấy ra lại xử lý giống như
lấy Công văn đến ra để xử lý. Nếu đơn vị nhỏ không có máy photocopy thì
thao tác sao chép thay vào đó là in ra 2 bản.
5.3. Các Kho dữ liệu:

- Công văn đến: Lưu trữ các Công văn đến sau khi đã ghi nhận vào sổ
Công văn đến, để chuẩn bị chuyển cho chỉ huy đơn vị giải quyết.
- Công văn đang xử lý: Là nơi lưu trữ các Công văn ở mức tạm thời,
nghĩa là các Công văn được lưu trữ tại Phòng chỉ huy đơn vị vì các Công
văn này đang được xử lý, hay có tính chất xử lý lâu dài.
- Công văn: Là nơi toàn bộ các Công văn của Toàn đơn vị. Theo đó thì
Bộ phận lưu trữ (Bộ phận Trợ lý) sẽ chịu trách nhiệm quản lý kho này.
- Công văn đi: Lưu trữ các Công văn chỉ huy đơn vị đã ra và chuẩn bị
cho quá trình chuyển Công văn đi ra ngoài.
IV. Thiết kế dữ liệu, xử lý:

1. Mô hình dữ liệu mức Logic:
Cơ Quan
Mã Cơ Quan varchar(20) <pk>
Tên Cơ Quan varchar(50)
FK_CONG_VAN_GOI_ĐI____CO_QUAN
FK_CONG_VAN_CO_QUAN___CO_QUAN Địa Chỉ varchar(150)
Điện Thoại varchar(15)
Ghi Chú Đến

Mức độ của Đến bit
Số trang của Đến numeric
Tài liệu đính kèm của Đến text
Khác của Đến text
FK_CONG_VAN_GHI_CHU_C_GHI_CHU_
Công Văn Đi
Công Văn Đến Mã CV Đi varchar(20) <pk>
Mã CV Đến varchar(20) <pk> Mã BP varchar(20) <fk1>
Mã BP varchar(20) <fk1> Mã Cơ Quan varchar(20) <fk4>
Mã loại CV varchar(5) <fk2> FK_CONG_VAN_CV_ĐI_CO__LOAI_CON Mã loại CV varchar(5) <fk3>
Mã Cơ Quan varchar(20) <fk4> Loại Công Văn Tên CV Đi varchar(100)
Tên CV Đến varchar(100) Mã loại CV varchar(5) <pk> Ngày ra CV Đi datetime
Ngày ra CV Đến datetime FK_CONG_VAN_CV_ĐEN_CO_LOAI_CON Tên Loại CV varchar(20) Nội dung vắn tắt Đi varchar(250)
Nội dung vắn tắt Đến varchar(250) Ngày CV Đi datetime
Ngày CV Đến datetime Ngày lưu CV Đi datetime
Ngày lưu CV Đến datetime Tình trạng lưu trữ CV Đi bit
Tình trạng lưu trữ Đến bit Tình trạng xử lý CV Đi bit
Tình trạng xử lý Đến bit
FK_CONG_VAN_GHI_CHU_C_GHI_CHU_
Ghi Chú Đi
Mức độ của Đi bit
Số trang của Đi numeric
Tài liệu đính kèm của Đi text
Khác của Đi text
FK_CONG_VAN_XU_LY_CV__BO_PHAN Bộ Phận FK_CONG_VAN_XU_LY_CV__BO_PHAN
Mã BP varchar(20) <pk>
Tên BP varchar(50)
FK_NHAN_VIE_TRUC_THUO_BO_PHAN
Nhân Viên
Mã NV varchar(20) <pk>
Mã BP varchar(20) <fk>
Tên NV varchar(50)
Mật Khẩu varchar(30)
Cấp Bậc varchar(30)
Chức Vụ varchar(30)
2. Chuẩn hóa các mối quan hệ:

- Để đáp ứng nhu cầu thực tế nên mối quan hệ giữa các bảng được xét
theo chiều hướng đơn giản, các quan hệ trong mô hình đa số đều là quan
hệ 1 – 1 và quan hệ 1 – n nên không tách mối quan hệ thành thực thể.
Riêng đối với Công văn đến và Công văn đi thì có thuộc tính Phức hợp là
Ghi chú đến và Ghi chú đi thì được tách thành một thực thể riêng biệt.
1. Công văn đến – Bộ phận: 1 – n.
2. Công văn đến – Cơ quan: 1 – n.

3. Công văn đến – Loại CV: 1 – n.
4. Công văn đến - Ghi chú: 0 – 1.
5. Công văn đi – Bộ phận: 1 – n.

6. Công văn đi – Cơ quan: 1 – n.
7. Công văn đi – Loại CV: 1 – n.
8. Công văn đi - Ghi chú: 0 – 1.
9. Nhân viên – Bộ phận: 1 – n.
3. Giải thuật cho các Ô xử lý:

- Có source code của chương trình.
4. Phát hiện các Ràng buộc dữ liệu:

_ LOAI CV:
• MA LOAI không được rỗng, chiều dài không quá 5.
• Một LOAI CV chỉ có một MA LOAI.
_ CV DEN:
• MA CV ĐẾN không được rỗng, không được trùng, chiều dài không quá
20.
• MA LOAI phải có trong table LOAICV.
• MS NV phải có trong table NV.
• MA CQ phải có trong table CQ NGOAI.
• Một CV DEN chỉ có 1 MÃ CV ĐẾN.
• Một CV DEN chỉ thuộc 1 và chỉ 1 loại.
• Một CV chỉ có 2 loại MỨC ĐỘ là bình thường (mặc định) và MẬT.
_ CVDI:
• MA CV ĐI không được rỗng, không được trùng, chiều dài không quá 20.
• MA LOAI phải có trong table LOAICV.
• MS NV phải có trong table NV.
• MA CQ phải có trong table CQ NGOAI.
• Một CV DI chỉ có 1 MÃ CV ĐI.
• Một CV DI chỉ thuộc 1 và chỉ 1 loại.
• Một CV chỉ có 2 loại MỨC ĐỘ là bình thường (mặc định) và MẬT.
_ NHÂN VIÊN :
• MS NV không được rỗng, chiều dài không quá 10.
•Mật khẩu không được rỗng, chiều dài không quá 30.
•MA BP phải có trong table BỘ PHẬN.
•Một NV chỉ có 1 MA NV
•Một NV chỉ thuộc 1 BỘ PHẬN
•CẤP BẬC: Không thể rỗng, phải nằm trong danh sách cấp bậc đã quy
định.
_ BỘ PHẬN:
• MA BP không được rỗng, chiều dài không quá 20.
_ CQ NGOAI:
• MA CQ không được rỗng, chiều dài không quá 20.
• Một CQ NGOAI chỉ có một mã CQ.
• CQ NGOAI phải là một tổ chức.
5. Thiết kế dữ liệu (PDM):

Danh sách Các bảng dữ liệu:
- Bảng Loại Công văn
- Bảng Bộ phận:
- Bảng Công văn đến:
- Bảng Ghi chú đến:
- Bảng Công văn đi:
- Bảng Ghi chú đi:
Bảng Cơ quan:
- Bảng Nhân viên:
V. Thiết kế Giao diện:

1. Thiết kế menu
Dựa vào yêu cầu tin học hóa ta xây dựng sơ đồ chức năng của
chương trình gồm các chức năng sau:
- Phân quyền sử dụng: Đăng nhập (Các user, Admin)
- Cập nhật thông tin (Công văn đến, Công văn đi, CV Lưu trữ, Bộ
phận, Cơ quan, Loại Công văn).
- Tra cứu thông tin (Công văn đến, Công văn đi,…)
- Thống kê (Công văn đến, Công văn đi, Thống kê theo Thời gian,
Theo loại, Theo Cơ quan…)
QUẢN LÝ CÔNG VĂN
Hệ thống Cập nhật Thống Trợ giúp Tìm kiếm

Thông tin Kê
Đăng nhập Công văn Công văn Giới thiệu
Đăng xuất Công văn đi Công văn đi Hướng dẫn

sử dụng
Thoát Công văn lưu Công văn lưu
Loại công
Bộ phận
Cơ quan
Nhân Viên
2. Thiết kế màn hình:
2.1 Danh sách các thành phần màn hình trên sơ đồ:
STT Mã số Loại Ý nghĩa Ghi chú

1 MhMain Màn hình chính
2 MhLogin Màn hình Đăng nhập
3 MhCNCVDE Màn hình cập nhật Công văn
4 MhCNCVDI Màn hình cập nhật Công văn Đi
5 MhCNCVLT Màn hình cập nhật Công văn Lưu
6 MhCNLCV Màn hình cập nhật Loại Công
7 MhCNBP Màn hình cập nhật Bộ phận
8 MhCNCQ Màn hình cập nhật Cơ quan
9 MhCNNV Màn hình cập nhật Nhân viên
10 MhTKCV Màn hình Thống kê Công văn
11 MhTK Màn hình Tìm kiếm
12 MhGT Màn hình giới thiệu
13 TLHDSD Tài liệu hướng dẫn sử dụng
2.2. Danh sách các Màn hình:

- Màn hình đăng nhập:
- Màn hình chính:
- Màn hình Cập nhật Cơ quan
- Màn hình Cập nhật Bộ phận
- Màn hình Cập nhật Loại Công văn
- Màn hình Cập nhật Công văn đến:
- Màn hình Cập nhật Công văn đi
- Màn hình Cập nhật Công văn lưu trữ:
- Màn hình Tìm Kiếm:
- Màn hình Thống kê Công Văn
- Màn hình Quản lý Nhân viên:
- Màn hình Tác giả
VI. Cài đặt thử nghiệm:

1. Cài đặt:
1.1 Ngôn ngữ: Sử dụng C# (Visual Studio 2005) kết hợp với công nghệ ADO.NET trên
nền tảng .Net Framwork 2.0
1.2 Đóng gói sản phẩm: Sử dụng phần mềm IntallShield 2009 version 15.0.0.498 để
đóng gói.
1.3. Môi trường thử nghiệm: Chương trình và cài đặt thử nghiệm trên Window XP,
Window Vista, Window 7
VII. Đánh giá Ưu khuyết điểm:

1. Ưu điểm:
- Chương trình được thiết kế các menu và thao tác đều là bằng tiếng
việt, sẽ dễ dàng sử dụng cho Người dùng. Đồng thời tài liệu hướng dẫn sử
dụng chương trình hướng dẫn cụ thể, chi tiết giúp cho người dùng chưa
từng sử dụng có thể thao tác đơn giản khi đọc tài liệu.
- Chương trình được thiết kế với mục đích phục vụ nhu cầu thực tế,
do đó việc phân tích, thiết kế cũng đi sát với tình hình thực tế. Chương trình
loại bỏ ra bớt những đối tượng đặc điểm tuy theo về mặc lý thuyết thì có
nhưng về mặt thực tế không cần thiết.
- Không cần phải cài đặt nhiều và ứng dụng trực tiếp ngay vào đơn vị
nếu cần thiết.
2. Khuyết điểm:
- Vì tính chất đặc trưng của Chương trình nên chưa xử lý được việc
quản lý nguồn nhân sự có sẵn trong chương trình (Quản lý nhân viên).
- Ngoài ra một số hạn chế khác của chương trình được đưa vào
hướng phát triển sau này của Chương trình.
3. Hướng phát triển tương lai:

- Trong tương lai thì hướng phát triển của đề tài là: Mở rộng thêm
module Quản trị hệ thống, khi đó sẽ có thêm màn hình quản trị hệ thống
và việc cập nhật cơ sở dữ liệu có thể thực hiện từ giao diện chương trình
với quyền quản trị hệ thống là Admin. Trong chương trình chỉ mới có phân
quyền, admin thì được sử dụng hết tất cả các quyền của chương trình, còn
các người dùng khác thì có hạn chế về chức năng.
- Chương trình sẽ thiết kế và xử lý tận dụng tối đa thời gian và thao

tác như: Khi Công văn đến hay Công văn đi được Cập nhật ở Bộ phận Văn
thư nhưng vì tính chất Công văn không quan trọng được chuyển sang lưu
trữ luôn thì việc Cập nhật Công văn đó tại Bộ phận lưu trữ sẽ không cần
phải gõ lại đầy đủ các thông tin mà có thể kế thừa việc Cập nhập từ Bộ
phận Văn thư.

Baocao QL CongVan

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Baocao QL CongVan

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA TOÁN – TIN HỌC

CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

Giảng viên hướng dẫn: Ths. Trần Ngọc Bảo

Nhóm sinh viên thực hiện:

Trần Đức Tâm K33.103.044

Nguyễn Khắc Văn K33.103.068

Lớp Sư phạm Tin Khoá 33

TP. Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2010

I. Mục tiêu, phạm vi đề tài: .................................................................................... 5

1. Mục tiêu: ......................................................................................................................... 5

2. Phạm vi đề tài: .............................................................................................................. 5

II. Khảo sát: .............................................................................................................. 5

1. Hiện trạng và yêu cầu: ............................................................................................... 5

1.1 Sơ lược về đơn vị: ................................................................................................. 5

1.2. Chức năng của từng bộ phận: ........................................................................ 7

1.4. Các biểu mẫu có liên quan: .......................................................................... 12

1.6. Các thống kê, tra cứu cần có: ...................................................................... 16

1.7. Các thông tin cần lưu trữ:.............................................................................. 16

2. Bảng phân công công việc và mức độ hoàn thành: ................................... 17

III. Phân tích .......................................................................................................... 17

1. Phát hiện thực thể: ................................................................................................... 17

2. Mô hình ERD (CDM): ............................................................................................... 18

3. Mô tả thực thể: .......................................................................................................... 19

4. Mô hình DFD: ............................................................................................................. 20

Các Sơ đồ cấp 1: ........................................................................................................ 20

Các Sơ đồ cấp 2: ........................................................................................................ 23

5. Mô tả Ô xử lý, kho dữ liệu: .................................................................................... 25

5.1. Tác nhân: .............................................................................................................. 25

5.2. Các Ô xử lý: ......................................................................................................... 25

5.3. Các Kho dữ liệu: ................................................................................................ 27

IV. Thiết kế dữ liệu, xử lý: .................................................................................... 28

1. Mô hình dữ liệu mức Logic: .................................................................................. 28

2. Chuẩn hóa các mối quan hệ:................................................................................ 28

3. Giải thuật cho các Ô xử lý:..................................................................................... 29

4. Phát hiện các Ràng buộc dữ liệu: ....................................................................... 29

5. Thiết kế dữ liệu (PDM): ........................................................................................... 30

V. Thiết kế Giao diện: ........................................................................................... 34

1. Thiết kế menu ............................................................................................................ 34

2. Thiết kế màn hình: .................................................................................................... 35

2.2. Danh sách các Màn hình:............................................................................... 35

3. Thiết kế xử lý: ................................................... Error! Bookmark not defined.

VI. Cài đặt thử nghiệm: ........................................................................................ 43

1. Cài đặt: .......................................................................................................................... 43

VII. Đánh giá Ưu khuyết điểm: ............................................................................ 43

3. Hướng phát triển tương lai: .................................................................................. 44

I. Mục tiêu, phạm vi đề tài:

II. Khảo sát:

1.1 Sơ lược về đơn vị:

Cơ cấu tổ chức: Tiểu đoàn

(Đồn Biên Phòng)

1.2. Chức năng của từng bộ phận:

Quy trình xử lý công văn đến được mô tả trong sơ đồ sau:

Ra Công Văn Nhận Công Văn Đến

[CV gởi sai địa chỉ] Kiểm tra CV Đến

Tủ Công văn đến

Ghi nhận vào sổ CV Đến Xử lý CV

Sơ đồ: Quy trình Công Văn Đến

Quy trình xử lý Công văn đi được mô tả trong sơ đồ sau:

Có nhu cầu ra Công văn

Quy trình lưu trữ CV

[Trình chỉ huy xem]

Sơ đồ: Quy trình Công Văn