Các phong cách quản lý trong hệ thống quản lý

TẠ THỊ BÍCH NGỌC

Sử dụng phong cách nào trong quá trình thực hiện công việc luôn là băn khoăn của
các nhà quản lý. Phong cách quản lý là gì? Gồm những phong cách cơ bản nào?
Làm thế nào để tạo dựng những phong cách đó?… Nghiên cứu về phong cách quản
lý trong vai trò một nhân tố cấu thành hệ thống quản lý sẽ giúp ta nhìn nhận toàn
diện về những băn khoăn đó.

Các tiếp cận về phong cách quản lý

Trong lịch sử tư tưởng quản lý, các nghiên cứu về phong cách quản lý xuất hiện
song hành với sự ra đời và phát triển của khoa học hành vi. Từ những mục đích
nghiên cứu và góc độ tiếp cận khác nhau, các học giả đã có những quan niệm khác
nhau về vấn đề này.

Căn cứ vào thái độ tin hay không tin của người quản lý đối với người bị quản lý,
vào nửa cuối thập niên 70 của thế kỷ XX, Rensis Likert đã chỉ ra 04 phong cách
quản lý gồm: Quản lý quyết đoán - áp chế; Quản lý quyết đoán - nhân từ; Quản lý
tham vấn và Quản lý tham gia theo nhóm.

Căn cứ vào việc quan tâm tới sản xuất hay con người của chủ thể quản lý, Robert
R. Blake và Jane S. Mouton đánh dấu các phong cách quản lý trên một lưới kẻ ô
hai chiều (ô bàn cờ quản lý) với 05 phong cách cơ bản là: Phong cách “quản lý suy
giảm” (ô 1.1); Phong cách “quản lý đồng đội” (ô 9.9); Phong cách “quản lý theo
kiểu câu lạc bộ ngoài trời” (ô 1.9); Phong cách “các nhà quản lý chuyên quyền
theo công việc” (ô 9.1) và Phong cách “quản lý chuyên quyền rộng lượng” (ô 5.5).

Căn cứ vào mức độ ủy quyền của người quản lý trong quá trình ra quyết định,
Robert Tannenbaum và Warren H. Schmidt đưa ra 07 phong cách gồm: 1. Xây
dựng quyết định rồi công bố cho cấp dưới; 2. Tuyên truyền quyết định với cấp
dưới; 3. Báo cáo quyết định cho cấp dưới và khuyến khích họ nêu ý kiến; 4. Dự
thảo quyết định và cấp dưới đưa ra ý kiến sửa đổi; 5. Nêu vấn đề, nghe ý kiến cấp
dưới sau đó ra quyết định; 6. Nêu yêu cầu và cho cấp dưới quyền ra quyết định; 7.
Uỷ quyền cho cấp dưới ra quyết định trong phạm vi vấn đề nhất định.

Ngoài ra, còn phải kể tới Thuyết hai khía cạnh của E. A. Fleishman và nhóm
nghiên cứu tại Đại học bang Ohio, Thuyết ứng phó của Fred Fiedler, Thuyết đường
lối mục tiêu của Robert J. House, mô hình Victor Vroom - Philip Yetton - Arthur
Jago, Thuyết ba khía cạnh của Paul Hersey và Kenneth H Blanchard…

Điểm chung của các quan niệm này là các tác giả tiếp cận chủ yếu từ giác độ tâm
lý học quản lý. Trên bình diện nghiên cứu cũng như trong hoạt động thực tiễn,
những lý thuyết này có giá trị nhận thức quan trọng và không thể thay thế. Song,
nó đồng thời đặt ra yêu cầu nhận thức là phải làm rõ bản chất của vấn đề từ giác độ
của khoa học quản lý. Vậy tiếp cận như thế nào sẽ cho ta kết luận từ giác độ của
khoa học quản lý?

Tiếp cận quản lý từ góc độ khoa học quản lý

Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý
tới đối tượng quản lý nhằm phối hợp các nguồn lực để thực hiện mục tiêu của tổ
chức trong môi trường biến đổi.

Quản lý xuất hiện cùng với nhu cầu hợp tác giữa con người với con người để nhằm
một mục đích chung. Hạt nhân của quản lý là mối quan hệ giữa con người với con
người. Mối quan hệ đó được thực hiện một cách có ý thức, bằng quyền lực và theo
quy trình, trong đó bằng quyền lực là yếu tố trung tâm. Nếu như mối quan hệ giữa
con người với con người là bản chất cấp một của quản lý, thì tính chất quyền lực
của mối quan hệ đó là bản chất cấp hai, là bản chất của bản chất. Bản thân việc tác
động có ý thức và theo quy trình cũng bị chi phối bởi cách thức sử dụng quyền lực
của chủ thể. Cách thức sử dụng quyền lực là cơ sở để nhà quản lý tiến hành các tác
động quản lý, đồng thời là căn cứ cốt lõi để tiến hành phân chia các phong cách
quản lý của chủ thể.
Chỉnh thể hệ thống quản lý được cấu thành bởi các phần tử có mối quan hệ hữu cơ
mật thiết với nhau. Chủ thể sử dụng các công cụ và phương tiện để tác động lên
đối tượng nhằm đạt tới mục tiêu. Toàn bộ quá trình này diễn ra tuân theo những
nguyên tắc xác định. Tổng thể các công cụ, phương tiện và cách thức sử dụng công
cụ và phương tiện được gọi là phương pháp. Trong tương tác này, phong cách quản
lý được nhận diện với tư cách là việc sử dụng ổn định một dạng phương pháp với
dấu ấn chủ quan của riêng chủ thể quản lý. Và nghệ thuật quản lý là biểu hiện của
tính năng động, linh hoạt và sáng tạo của chủ thể trong tổng thể hoạt động của
mình. Nghệ thuật ẩn mình và tồn tại thông qua các yếu tố của hệ thống quản lý.

Nếu như nguyên tắc quản lý được đặc trưng bởi tính khách quan, ổn định và bắt
buộc; thì tính năng động, linh hoạt và thường xuyên biến đổi lại là đặc thù của
phương pháp quản lý. Tuy nhiên, phương pháp quản lý không tách rời nguyên tắc
quản lý, mà lấy đó làm cơ sở để tạo lập và vận hành. Điều đó có nghĩa là tính năng
động, sáng tạo; sự đa dạng, phong phú trong lựa chọn công cụ, phương tiện quản lý
và cách thức tác động của chủ thể quản lý là có giới hạn. Phương pháp quản lý gắn
liền với công cụ, phương tiện quản lý; cách chọn lựa công cụ, phương tiện quản lý;
và cách sử dụng công cụ, phương tiện đó (hay còn gọi là cách tác động). Phương
pháp quản lý mang tính ưu việt khi sự lựa chọn công cụ, phương tiện và cách tác
động phù hợp với đối tượng quản lý, tính chất công việc và điều kiện hoàn cảnh.
Tuy đối tượng, công cụ và phương tiện là cái bên ngoài và nhìn chung không phụ
thuộc vào chủ thể, nhưng lựa chọn công cụ nào, phương tiện nào cho từng trường
hợp, từng đối tượng, từng công việc lại là quyết định của chủ thể. Thêm nữa, cho
dù cùng chọn công cụ và phương tiện như nhau, nhưng những chủ thể khác nhau
sẽ có cách sử dụng những công cụ và phương tiện đó khác nhau. Điều này tạo nên
tính chất vừa chủ quan vừa khách quan của phương pháp quản lý. Và phong cách
quản lý chính là nơi để hai xu hướng này hài hòa và phức hợp với nhau.

Tính khách quan của phong cách quản lý thể hiện qua nguyên tắc quản lý, công cụ
quản lý, phương tiện quản lý và những cách thức tác động vào đối tượng. Đây là
những yếu tố sẵn có và dù ai giữ vai trò quản lý cũng có thể sử dụng.

Nguyên tắc quản lý là hệ thống những quan điểm quản lý có tính định hướng và
những quy định, quy tắc bắt buộc chủ thể quản lý phải tuân thủ trong việc thực
hiện chức năng và nhiệm vụ nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Về cơ bản,
nhắc tới nguyên tắc quản lý là nhắc tới nguyên tắc sử dụng quyền lực hợp lý,
nguyên tắc quyền hạn tương xứng với trách nhiệm, nguyên tắc thống nhất trong
quản lý, nguyên tắc thực hiện quy trình quản lý, nguyên tắc kết hợp hài hoà các lợi
ích, nguyên tắc kết hợp các nguồn lực, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả... Dù ở
tầng cấp hay lĩnh vực quản lý cụ thể nào, chủ thể quản lý đều có thể lựa chọn và
tuân thủ các nguyên tắc đó. Cũng như vậy, quyết định quản lý là một trong những
công cụ điển hình nhất của hoạt động quản lý. Không khó để nhận thấy sự tồn tại
phổ biến của loại công cụ này trong thực tiễn quản lý phong phú. Bản thân cách
xây dựng, thực hiện và đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý cũng là những
yếu tố đã có.

Song, lựa chọn CÁI gì và dùng cái đó theo CÁCH nào trong tập hợp sẵn có đó lại
là quyết định mang dấu ấn cá nhân của chủ thể quản lý. Điều này làm nên tính chủ
quan của phong cách quản lý.

Trước một vấn đề, nhà quản lý là người lựa chọn sẽ dùng cách ra quyết định cá
nhân hay theo nhóm, quyết định bằng lời nói hay văn bản, quyết định mang tính
hướng dẫn hay tuỳ nghi… Từng loại hình quyết định quản lý này đều đã tồn tại.
Vấn đề là dùng nó vào thời điểm nào, cho công việc gì, ở giai đoạn phát triển nào
của tổ chức, với đối tượng nào và theo cách nào.

Nhận thức này nhấn mạnh các yếu tố thuộc về ý thức xã hội mà cá nhân nhà quản
lý trưởng thành và hoạt động trong đó. Dù điều khiến nhà quản lý lựa chọn là tính
lịch sử, tính giai cấp, hệ tư tưởng - đạo đức, thể chế chính trị, trình độ phát triển,
tâm lý xã hội hay truyền thống dân tộc… thì tất cả đều đã được “lọc” qua lăng kính
của người đứng đầu và hiện tồn trong những dạng thức hành vi của họ. Nói cách
khác, trong một môi trường cùng bị chi phối bởi các yếu tố nêu trên, mỗi lăng kính
- mỗi nhà quản lý, sẽ có cách riêng biệt để “hấp thụ” và “chuyển hoá” những cái
chung đó thành cái đơn nhất, mang dấu ấn riêng. Bên cạnh đó, còn phải kể tới các
yếu tố như tính cách, phẩm chất, thói quen, sở thích… của nhà quản lý.

Nhưng cũng vì là phương tiện để cái đặc thù của chủ thể quản lý biểu hiện ra bên
ngoài, phong cách có tính cố hữu cao hơn nếu so sánh với phương pháp và sự linh
hoạt của phương pháp. Mặc dù sự tạo thành phương pháp, các phương pháp có thể
sử dụng và nhất là sự phân loại phương pháp đều sẽ có những tác động trực tiếp tới
phong cách của chủ thể quản lý, song, sự thật là vẫn tồn tại một mâu thuẫn giữa
tính tuỳ tiện (tuỳ người, tuỳ lúc, tuỳ việc, tuỳ vào từng giai đoạn phát triển của tổ
chức) của phương pháp và tính bảo thủ của phong cách. Giải quyết mâu thuẫn này
chính là quá trình năng động hoá phong cách quản lý, điều chỉnh để cái cố hữu hài
hoà với cái linh hoạt, giữ bản sắc cá nhân giữa dòng liên tục sao cho đạt được hiệu
quả quản lý. Trạng thái đó chính là đạt tới nghệ thuật quản lý.

Phân loại phong cách quản lý trên cơ sở cách thức sử dụng quyền lực

Nói tới quản lý là nói tới mối quan hệ chủ thể - đối tượng và việc chủ thể sử dụng
quyền lực để tác động tới đối tượng quản lý. Quyền lực là công cụ quan trọng của
quản lý. Nếu coi bản chất của hoạt động quản lý là mối quan hệ quyền lực giữa chủ
thể quản lý và đối tượng quản lý, thì phong cách quản lý chính là cách thức biểu
hiện của mối quan hệ đó. Bản chất của phong cách quản lý là cách thức mà chủ thể
quản lý sử dụng quyền lực tác động tới đối tượng quản lý nhằm thực hiện mục tiêu
quản lý, và sự khác biệt trong cách thức sử dụng quyền lực của chủ thể, không gì
khác, chính là căn cứ dẫn tới phân loại các phong cách quản lý.

Khác với đa phần các tiếp cận bằng điển hình cụ thể trong thực tế, từ tiếp cận
quyền lực, có thể thấy phong cách quản lý gồm ba loại: chuyên quyền, dân chủ và
“tự do”. Sự phân loại này tán đồng và kế thừa một số phân loại đã có, song thêm
vào đó sự nhấn mạnh đặc biệt đối với yếu tố quyền lực.

Có thể chỉ ra đặc trưng của ba phong cách này dưới nhiều góc độ khác nhau. Nếu
như tập quyền là trạng thái tối đa hoá quyền lực trong tay chủ thể thông qua việc
tuyệt đối hoá mọi quyết định, mục tiêu và cách thức để đi đến mục tiêu (nhấn mạnh
vào chủ thể); thì phân quyền được hiểu là việc chủ thể trao cho đối tượng một mức
độ xác định quyền lực trong quá trình bàn thảo mục tiêu, xây dựng quyết định và
lựa tìm công cụ thực hiện (sự tham gia của cả chủ thể và đối tượng); và uỷ quyền
có nghĩa chủ thể san sẻ cho đối tượng phần quyền lực đủ để độc lập (xét mối quan
hệ với chủ thể) tiến hành toàn bộ quá trình thực thi mục tiêu quản lý (nhấn mạnh
vào đối tượng). Ba cấp độ sử dụng quyền lực này tạo nên sự tương ứng hợp thành
ba phong cách quản lý cơ bản trong nghiên cứu.

Xem xét điểm nhấn của quyền lực ở từng phong cách, có thể nhận thấy, nếu như
phong cách chuyên quyền dành sự chú trọng tới chủ thể trong toàn bộ tiến trình
quản lý, phong cách dân chủ hài hoà tương đối sự chú trọng này cả cho đối tượng
và chủ thể, thì phong cách “tự do” lại dành phần đa “đất diễn” cho đối tượng quản
lý. Tuy nhiên, mỗi cá nhân đem vào thực tiễn hoạt động của mình một cái tôi khác
biệt. Mỗi phong cách cũng vì vậy mà tồn tại ở những cấp độ khác nhau, dưới dạng
những chân dung khác nhau.

Có thể truy nguyên căn cứ tạo lập các phong cách này khi trở lại xem xét các
phương pháp quản lý.

Phương pháp quản lý là tổng thể những cách thức tác động của chủ thể quản lý tới
đối tuợng quản lý trên cơ sở lựa chọn những công cụ và phương tiện quản lý phù
hợp nhằm mang lại hiệu quả quản lý cao nhất trong điều kiện môi trường nhất
định. Nội hàm của khái niệm này là hai vấn đề: công cụ, phương tiện quản lý; và
cách thức lựa chọn cũng như sử dụng các công cụ phương tiện đó.

Có rất nhiều các tiêu chí để phân loại phương pháp quản lý. Căn cứ vào việc sử
dụng các công cụ có tính vật chất, phương pháp quản lý được chia thành phương
pháp quản lý bằng kinh tế và phương pháp tổ chức - hành chính. Căn cứ vào việc
sử dụng các công cụ có tính phi vật chất, phương pháp quản lý được chia thành
phương pháp chính trị - tư tưởng và phương pháp tâm lý - xã hội… Căn cứ vào
việc sử dụng quyền lực, phương pháp quản lý được chia thành phương pháp
chuyên quyền, phương pháp dân chủ và phương pháp “tự do”.

Phương pháp “tự do” với những đặc điểm của nó là căn cứ tạo thành phong cách
quản lý “tự do”. Phương pháp dân chủ là cơ sở xây dựng phong cách quản lý dân
chủ. Các biểu hiện của phương pháp chuyên quyền là tiền đề tạo lập phong cách
chuyên quyền.

Dân chủ không phải khi nào cũng phát huy tác dụng. Tự do vô lối thì không khác
nào phá hoại tổ chức. Rất nhiều tình huống trong thực tiễn quản lý đòi hỏi nhà
quản lý phải sử dụng quyền lực một cách tuyệt đối (phương pháp chuyên quyền),
song nếu thường xuyên, liên tục và lạm dụng nó để trở thành phong cách ổn định
thì lại không phải điều đáng khuyến khích (phong cách chuyên quyền).

Ba phong cách kể trên là ba phong cách điển hình. Từ đây có thể phái sinh những
phong cách khác trên cơ sở tăng giảm những biểu hiện quyền lực của chủ thể quản
lý trong quá trình tác động lên đối tượng quản lý. Các nhà quản lý cần căn cứ vào
điều kiện khách quan cũng như những nhân tố chủ quan để xây dựng cho mình
phong cách quản lý phù hợp.

Quản lý là một lĩnh vực rộng lớn, phong phú và ngày càng phức tạp hơn bởi thực
tiễn đời sống đang diễn ra từng ngày. Các phạm trù liên quan tới nó cũng vì vậy
mà được quan tâm nghiên cứu bởi rất nhiều tiếp cận và quan điểm khác nhau. Sự
đa dạng này không chỉ phác hoạ lại tính biện chứng của quá trình phát triển nhận
thức, mà còn là kho tư liệu vô giá minh chứng rõ nét cho tính đa sắc, đa diện của
quản lý.

Xây dựng trên cơ sở mối quan hệ quyền lực giữa chủ thể và đối tượng quản lý, hy
vọng những phân tích này góp một cái nhìn xuất phát từ bản chất vấn đề để thêm
vào trong rất nhiều những quan niệm về phong cách quản lý đã có từ các căn cứ
phong phú khác (như thái độ cá nhân, phẩm chất, đặc trưng, năng lực của nhà quản
lý…), đồng thời gợi nhắc một sự quan tâm tương xứng với chức năng và giá trị mà
vấn đề đem lại trong nhận thức cũng như thực tiễn quản lý./.

http://tinybox.tk/index.php?view=60&p=1