LỜI NÓI ĐẦU

Ngày này, cùng với sự phát triển của xã hội. Công nghệ thông tin đang ngày
càng khẳng định vị thế quan trọng của mình trong cuộc sống. Hầu như tất cả mọi
ngành nghề, mọi lĩnh vực đều liên quan ít nhiều đến công nghệ thông tin. Để có được
một phần mềm tốt hay không hoàn toàn nhờ vào sự phân tích và thiết kết hệ thống
thông tin.

Xuất phát từ nhu cầu thực tế cần có một hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương,
đồng thời muốn được học hỏi nhiều hơn trong lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống
thông tin. Em đã chọn đề tài này: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tiền
lương cho công ty cổ phần vốn Thanh Mai. Em xin chân thành cảm ơn cô đã nhiệt tình
giúp đỡ và cung cấp cho em nhiều kiến thức quý giá về lĩnh vực phân tích thiết kế hệ
thống thông tin để em có cái nhìn sâu hơn về mộn học cũng như hoàn thành đề tài. Tuy
nhiên, đề tài của em còn nhiều sai sót mong cô thông cảm và góp ý thêm để em có thể
hoàn thành tốt hơn những đề tài sau này.

Em xin chân thành cảm ơn cô !

 

HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG

CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VỐN THANH MAI

I. Khảo sát hiện trạng

1. Tổng quan
Công ty Thanh Mai là công ty chuyên đầu tư vốn, lĩnh vực chủ yếu mà công ty
đang đầu tư là xây dựng và kinh doanh địa ốc. Công ty gồm các phòng ban chính : Phòng
hành chính, phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng giám đốc, phòng marketing, bộ phận dự
án, phòng đầu tư, phòng tài chính, phòng vật tư, công ty không có phòng kinh doanh, việc
kinh doanh thực hiện thông qua các đại lý.

a) Phòng hành chính

Có nhiệm vụ quản lý văn phòng, lo việc mua văn phòng phẩm, vé máy bay, mua
hoa... để phục vụ cho nhân viên công ty. Nhân viên phòng hành chính không can thiệp vào
chương trình nhân sự và tiền lương.

b) Phòng kế toán
Ghi chép thu chi mọi hoạt động tài chính của công ty

- Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và toàn công ty.

- Xem thống kê tiền thưởng của toàn công ty.

c) Phòng nhân sự
Có nhiệm vụ tuyển nhân viên cho công ty, quá trình tuyển nhân viên gồm : tìm
nhân viên, phỏng vấn sơ bộ rồi giao danh sách cho từng phòng (tùy vị trí tuyển dụng)
phòng vấn chi tiết.
 Ngoài ra phòng nhân sự còn có nhiệm vụ theo dõi chấm công, giải quyết chế độ, bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,...

- Cập nhật hồ sơ nhân viên mới

- Đều chỉnh lương, phòng ban của các nhân viên khi nhân viên được tăng lương hay
chuyển đổi phòng ban.

- Xem danh sách nhân viên theo từng phòng ban, thông tin chi tiết của từng nhân viên.

- Truy xuất, theo dõi báo cáo chấm công hàng tháng, để nắm được tình hình làm việc
hàng tháng của từng nhân viên trong công ty.

- Thay đổi số liệu chấm công.

- Tính lương tạm ứng.

- Lập phiếu lương tổng quát cho các nhân viên.

- Lập phiếu lương chi tiết cho từng nhân viên.

- Thống kê lương theo phòng ban và theo toàn công ty.

- Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và toàn công ty.

- Xem các loại phụ cấp.

- Lập báo cáo thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phải nộp hàng tháng.

- Tính thưởng cho từng nhân viên theo quy định của công ty.

- Xem báo cáo thống kê tiền thưởng của công ty. Các báo cáo thuế thu nhập, bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế phải nộp.

- Xóa hồ sơ nhân viên đã thôi việc.

d) Phòng giám đốc

- Xem danh sách nhân viên theo từng phòng ban.
 - Xem thông tin của từng nhân viên.

- Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và toàn công ty.

- Xem báo cáo thống kê tiền thưởng của công ty, các báo cáo thuế thu nhập, bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế.

- Các phương pháp marketing, bộ phận dự án, đầu tư, tài chính, vật tư.

2. Phân tích hiện trạng hệ thống

a) Cơ cấu làm việc

Công ty Thanh Mai làm việc theo chế độ một tuần 5,5 ngày, nghỉ vào chiều thứ 7 và
ngày chủ nhật. 1 ngày làm 8 tiếng từ 8:00 đến 11:30 và từ 12:30 đến 17:00.

Có thể chia cơ cấu quản lý nhân sự tiền lương ra làm ba công đoạn chính:

- Quản lý hồ sơ nhân viên : cập nhật, điều chỉnh hồ sơ nhân viên.

- Quản lý chấm công : Cập nhật, điều chỉnh kết quả chấm công hàng tháng.

- Quản lý lương : Tính lương và lập báo cáo lương.

b) Quản lý hồ sơ nhân viên

Nhân viên khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm:
đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp chuyên môn.... Khi được tuyển
dụng phải thử việc trước 1, 1.5 hoặc 2 tháng tùy theo yêu cầu công việc. Sau đó ký hợp đồng
dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo yêu cầu của công ty. Tháng thử việc đầu tiên được hưởng
75% lương, nếu hồ sơ được chấp nhận thì ký hợp đồng yêu cầu bổ xung đầy đủ hồ sơ, nếu
không hoàn trả hồ sơ. Giám đốc là người quyết định lương, kéo dài thời hạn hay chấm dứt
hợp đồng của nhân viên với công ty.

Thông tin nhân viên cần cập nhật bao gồm : Mã nhân viên, mã phòng ban, họ tên nhân
viên, giới tính, ngày sinh, địa chỉ thường trú, địa chỉ hiện tại, số chứng minh nhân dân, số sổ
bảo hiểm, quê quán, dân tộc, tôn giáo, bằng cấp, quá trình công tác, lương, ảnh...
 c) Quản lý chấm công
Việc chấm công của công ty được thực hiện bằng cách dùng máy quét mã trên thẻ nhân
viên, thông tin chấm công hàng ngày được cập nhật.

Bảng chấm công bao gồm : số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số ngày nghỉ
phép, số ngày nghỉ không phép, số ngày nghỉ có lương...

d) Quản lý lương
Mỗi tháng, nhân viên phòng nhân sự phải cập nhật tổng số ngày làm việc.

- Ngoài ra nhân viên phải chịu 1 khoản tiền thuế thu nhập (không kể tiền thưởng và phụ
cấp).

- Tính lương tạm ứng: thực hiện vào giữa mỗi tháng. Lương tạm ứng của nhân viên bằng
50% mức lương chính không bao gồm phụ cấp sinh hoạt.

- Báo cáo lương hàng tháng bao gồm:

+ Bảng lương tạm ứng theo từng phòng ban: để phát lương tạm ứng giữa tháng.

+ Phiếu lương cuối tháng : phát cho từng nhân viên.

+ Bảng lương cuối tháng theo từng phòng ban: số thứ tự, họ và tên, tổng số ngày công,
tạm ứng, lương, phụ cấp sinh hoạt, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập, lương
cuối tháng.

+ Báo cáo nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập.

Quản lý thưởng:

- Mỗi nhân viên được thưởng vào dịp tết 1,2,3,4..... tháng lương tùy theo tình hình thu
nhập trong năm của công ty và số tháng mà nhân viên phục vụ cho công ty trong năm đó.

- Mỗi năm nhân viên của công ty được 2 lần đi du lịch (1 trong nước và 1 ngoài nước),
địa danh và thời gian không cố định.

Báo cáo thưởng cuối năm gồm: số thứ tự, phòng ban, họ tên nhân viên, tiền thưởng.
 Kết luận:

* Các phòng ban có tên riêng, phân biệt nhau bởi mã phòng ban.

* Thông tin về nhân viên bao gồm: mã nhân viên, họ tên, địa chỉ, thường trú, số điện
thoại, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, số chứng minh nhân dân, quê quán, dân tộc, ảnh, ghi
chú, mã phòng ban và mã chức vụ.

* Bảng chấm công gồm: mã bảng chấm công, mã nhân viên, tháng, ngày làm việc, ngày
phép, ngày không phép.

* Thông tin về bằng cấp: mã bằng cấp, mã nhân viên, tên bằng cấp, loại bằng cấp, ngày
cấp, đơn vị cấp.

* Thông tin về thưởng: mã nhân viên, dịp thưởng, tiền thưởng.

* Lương gồm các thuộc tính: mã lương, mã nhân viên, tháng, lương tạm ứng, phụ cấp
cơm trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp khác, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và mã thuế.

* Thông tin về lương hợp đồng có mã nhân viên và tiền lương.

điện thoại, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, số chứng minh nhân dân, quê quán, dân tộc,
ảnh, ghi chú, mã phòng ban và mã chức vụ.

3. Một số tài liệu

a) Mẫu 1: Lương cuối tháng

b) Mẫu 2: Nhân viên mới
 c) Mẫu 3: Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội

II. Sơ đồ phân cấp chức năng

III. Mô hình luồng dữ liệu
1. Mức 0 (mức bối cảnh)
2. Mức 1 (mức đỉnh)

3. Mức 2 (mức dưới đỉnh)

a) Quản lý hồ sơ
b) Quản lý chấm công

c) Quản lý lương
IV. Mô hình thực thể liên kết
Xác định thực thể và định danh:

1. BẰNG CẤP: Mã bằng cấp

2. QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC: Mã quá trình công tác

3. BẢNG CHẤM CÔNG: Mã bảng chấm công

4. NHÂN VIÊN: Mã nhân viên

5. THƯỞNG: Mã nhân viên

6. CHỨC VỤ: Mã chức vụ

7. LƯƠNG HỢP ĐỒNG: Mã nhân viên

8. LƯƠNG: Mã lương

9. PHÒNG BAN: Mã phòng ban

Xác định liên kết giữa các thực thể:

- 1 NHÂN VIÊN có 1 hoặc nhiều loại BẰNG CẤP

- 1 BẰNG CẤP thuộc về 1 NHÂN VIÊN
- 1 BẲNG CHẤM CÔNG dành cho 1 NHÂN VIÊN
- 1 NHÂN VIÊN có 1 hoặc nhiều BẢNG CHẤM CÔNG
- 1 NHÂN VIÊN có 1 THƯỞNG
- 1 THƯỞNG thuộc về 1 NHÂN VIÊN
- 1 NHÂN VIÊN giữ 1 CHỨC VỤ
- 1 CHỨC VỤ có 1 hoặc nhiều NHÂN VIÊN cùng làm.
- 1 NHÂN VIÊN có 1 hoặc nhiều bản kê khai QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC
- 1 QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC thuộc về 1 NHÂN VIÊN
- 1 NHÂN VIÊN có 1 bản LƯƠNG HỢP ĐỒNG
- 1 LƯƠNG HỢP ĐỒNG thuộc về 1 NHÂN VIÊN
- 1 NHÂN VIÊN có 1 hoặc nhiều LƯƠNG
- 1 LƯƠNG thuộc về 1 NHÂN VIÊN
- 1 NHÂN VIÊN thuộc về 1 PHÒNG BAN
- 1 PHÒNG BAN có nhiều NHÂN VIÊN
- 1 LƯƠNG chịu 1 khoản THUẾ
- 1 THUẾ dành cho 1 hoặc nhiều loại LƯƠNG
Mô hình liên kết giữa các thực thể và các thuộc tính mô tả thực thể:
V. Chuẩn hóa dữ liệu

1. Mẫu 1: Lương cuối tháng

a) Danh sách thuộc tính:

1.1.1 - Số vào sổ, tháng, tên phòng, số phòng, họ tên, tạm ứng (lương tạm ứng),
cơm trưa, PC điện thoại, PC xăng, PC khác, BHXH, địa chỉ.

- Bổ xung thêm: Mã nhân viên

- Nhóm thuộc tính lặp: họ tên, tạm ứng, cơm trưa, PC điện thoại, PC xăng, PC khác,
BHXH.

b) Các phụ thuộc hàm:

- Số vào sổ => tên phòng, tháng

- Số phòng=> địa chỉ

- Mã nhân viên => họ tên, cơm trưa, PC điện thoại, PC xăng, PC khác, BHXH.

- Số vào sổ, mã nhân viên => tạm ứng

- Khóa chính: Số vào sổ.

 c) Chuẩn hóa quan hệ:

2. Mẫu 2: Nhân viên mới

a) Danh sách thuộc tính:

1.1.2 - Số vào sổ, ngày tháng, tên phòng, số phòng,địa chỉ, mã nhân viên, họ tên, số
điện thoại, số chứng minh thư, chức vụ hiện tại.

- Nhóm thuộc tính lặp: Mã nhân viên, họ tên, số chứng minh thư, chức vụ hiện tại, số
điện thoại.

b) Các phụ thuộc hàm:

- Số phòng => địa chỉ

- Số vào sổ => ngày tháng

- Mã nhân viên => Họ tên, số điện thoại, số chứng minh thư.

- Số vào sổ, mã nhân viên => chức vụ hiện tại

- Khóa chính: Số vào sổ

 c) Chuẩn hóa quan hệ:

3. Mẫu 3: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

a) Danh sách thuộc tính:

1.1.3 - Số vào sổ, tháng, tên phòng, địa chỉ, số phòng, họ tên, số sổ bảo hiểm, tiền
lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội.

- Bổ xung thêm: Mã nhân viên

- Nhóm thuộc tính lặp: họ tên, số sổ bảo hiểm, tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã
hội.
b) Các phụ thuộc hàm:
- Số phòng => Địa chỉ

- Số vào sổ => Tháng

- Mã nhân viên => họ tên, tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội

- Số vào sổ, mã nhân viên => số sổ bảo hiểm

- Khóa chính: số vào sổ

c) Chuẩn hóa quan hệ:

 KẾT LUẬN

Trong xã hội ngày càng phát triển như hiện nay thì việc “ Quản lý nhân sự tiền
lương “ cũng như các chương trình quản lý khác ra đời là hết sức phù hợp và rất thông
dụng ( trong thời kỳ Hiện đại hoá và Tin học hoá ).
Với đề tài này giúp cho em củng cố thêm số kiến thức trong nhà trường và bước
đầu tạo cho em niềm tin cho ngành mà mình đã chọn. Tuy nhiên, đề tài của em còn
nhiều thiếu sót và kinh nghiệm, em rất mong sự chỉ bảo tận tình của cô cũng như sự
đóng góp của bạn bè.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ để cho em
hoàn thành đề tài này.
 MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU...............................................................................................................1
Em xin chân thành cảm ơn cô !......................................................................................1
I. Khảo sát hiện trạng......................................................................................................2
1. Tổng quan...............................................................................................................2
a) Phòng hành chính...............................................................................................2
b) Phòng kế toán.....................................................................................................2
c) Phòng nhân sự....................................................................................................2
d) Phòng giám đốc..................................................................................................3
2. Phân tích hiện trạng hệ thống..................................................................................4
a) Cơ cấu làm việc..................................................................................................4
b) Quản lý hồ sơ nhân viên.....................................................................................4
c) Quản lý chấm công.............................................................................................5
d) Quản lý lương.....................................................................................................5
3. Một số tài liệu.........................................................................................................6
a) Mẫu 1: Lương cuối tháng...................................................................................6
b) Mẫu 2: Nhân viên mới........................................................................................7
II. Sơ đồ phân cấp chức năng..........................................................................................8
III. Mô hình luồng dữ liệu............................................................................................10
1. Mức 0 (mức bối cảnh)...........................................................................................10
2. Mức 1 (mức đỉnh).................................................................................................11
3. Mức 2 (mức dưới đỉnh)........................................................................................11
a) Quản lý hồ sơ....................................................................................................11
b) Quản lý chấm công...........................................................................................12
c) Quản lý lương...................................................................................................12
IV. Mô hình thực thể liên kết........................................................................................14
V. Chuẩn hóa dữ liệu....................................................................................................18
1. Mẫu 1: Lương cuối tháng ..............................................................................18
a) Danh sách thuộc tính: ......................................................................................18
1.1.1 - Số vào sổ, tháng, tên phòng, số phòng, họ tên, tạm ứng (lương tạm ứng),
cơm trưa, PC điện thoại, PC xăng, PC khác, BHXH, địa chỉ................................18
b) Các phụ thuộc hàm:..........................................................................................18
c) Chuẩn hóa quan hệ:..........................................................................................19
2. Mẫu 2: Nhân viên mới..........................................................................................19
a) Danh sách thuộc tính:.......................................................................................19
1.1.2 - Số vào sổ, ngày tháng, tên phòng, số phòng,địa chỉ, mã nhân viên, họ tên,
số điện thoại, số chứng minh thư, chức vụ hiện tại...............................................19
b) Các phụ thuộc hàm:..........................................................................................19
c) Chuẩn hóa quan hệ:..........................................................................................20
 3. Mẫu 3: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế................................................................20
a) Danh sách thuộc tính: ......................................................................................20
1.1.3 - Số vào sổ, tháng, tên phòng, địa chỉ, số phòng, họ tên, số sổ bảo hiểm, tiền
lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội..................................................................20
b) Các phụ thuộc hàm:..........................................................................................21
c) Chuẩn hóa quan hệ:..........................................................................................21
KẾT LUẬN.................................................................................................................22