Phan Ii

Phần II Microsoft Word
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
I - GIỚI THIỆU
1. Tổng quan về Microsoft Word

Microsoft Word được gọi tắt là Word , đây là phần mềm xử lý văn
bản nằm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft (Mỹ) sản xuất. Với
Word, chúng ta có thể tạo ra các văn bản từ đon giản đến phức tạp. MS - Word
cung cấp những công cụ mạnh, đáp ứng yêu cầu soạn thảo văn bản, in ấn ở mức
độ cao. Hiện nay, ở nước ta đa số các ấn phẩm văn hóa, tạp chí, sách vở, ... đều
sử dụng Word để soạn thảo. Với Word, ta có thể thiết kế các mẫu chữ, nhập các
ký tự toán học, vẽ hình, thậm chí ta tạo các đồ họa, trang Web.....khá bắt mắt.
2. Khởi động WinWord

Có thể chọn 1 trong các cách sau đây :
Cách1: Kích vào nút Start, chọn Programs \ Microsoft Word.
Cách 2: Kích đôi vào biểu tượng Word trên màn hình nền
(Desktop)
Cách 3: Kích vào biểu tượng Word trên thanh biểu tượng
Microsoft Office.
3. Các thành phần của cửa sổ Word

Thanh tiêu đề (Title Bar): là thanh trên cùng của cửa sổ Word,
thanh tiêu đề chứa tên của tài liệu đang soạn thảo đi kèm. Bên phải của thanh
tiêu đề có hộp điều khiển cửa sổ (Windows control box)
Hộp điều khiển có các nút phóng to , nút thu nhỏ , nút
phục hồi
Thanh trình đơn (Menu Bar): chứa các lệnh của Word, các lệnh
được bố trí theo từng nhóm.
Thanh công cụ (Toolbars): chứa các nút biểu tượng, mỗi nút
biểu tượng sẽ thực hiện một tác vụ nào đó.
Trang 31
Ta có thể cho hiển thị hoặc ẩn các thanh công cụ bằng cách
thực hiện lệnh: View \ Toolbars rồi lựa chọn hoặc không lựa chọn các thanh
công cụ có trong trình đơn dọc.
Hoặc nhắp chuột phải trên thanh công cụ bất kỳ, danh sách
các thanh công cụ sẽ xuất hiện, nhắp chọn thanh công cụ mà ta muốn bật hay tắt.
Các thanh công cụ quan trọng, thường được sử dụng là :
+ Thanh công cụ chuẩn (Standard): chứa các nút biểu tượng
thao tác đến tập tin, in ấn, xem trước khi in, phục hồi tình trạng trước đó, …
+ Thanh công cụ định dạng (Formatting): chứa các nút biểu

tượng giúp định dạng nhanh văn bản như : font chữ, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng,
gạch dưới, …
+ Thanh công cụ vẽ (Drawing): phục vụ cho việc vẽ hình,

tạo mẫu chữ trang trí, …
Thước kẻ (Ruler): dùng để kiểm soát các lề, điểm dừng của các
tab,…Word có 2 thước kẻ :
+ Thước ngang (Horizontal ruler): nằm ngang phía trên màn
hình.
+ Thước đứng (Vertical ruler): nằm dọc bên trái màn hình.
Đơn vị đo trên thước là inch (“) hoặc cemtimetre (cm). Để
thay đổi đơn vị chia trên thước ta chọn lệnh: Tools \ Options \ General \
Measurement Unites
Thanh trạng thái (Status Bar): nằm ở đáy của cửa sổ Word.
Thanh trạng thái cho biết các thông tin về trạng thái làm việc như : tổng số trang,
trang đang làm việc, vị trí con trỏ so với mép giấy, …
giấy
o với mép
làm việc làm việc trang giấy hiện hành
Trang đang bản đang số mép giấy o với mép mà con trỏ
Đoạn văn Tổng trỏ so với hiện hành Vị trí cột
trang / Vị trí con mà con trỏ
Số thứ Vị trí dòng
Trang 32
 Vùng soạn
thảo văn bản:
là vùng để nhập
văn bản .
 Thanh cuộn
(Scroll Bar):
trình đơn
cụ định dạng
Thanh
Thanh công
Trong cụ chuẩn
màn hình của Thanh tiêu đề Thanh công
Word có 2 ngang
Thanh công cụ vẽ
thanh cuộn :
Thanh kẻ
Thanh trạng thái
thanh cuộn đứng
đứng (Vertical Thước kẻ
scroll bar) nằm
ở bên phải cửa
sổ dùng để cuộn
văn bản theo chiều đứng; thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) nằm ở đáy
cửa sổ, dùng để cuộn văn bản theo chiều ngang.
Ta có thể bật / tắt thanh cuộn bằng lệnh: Tools \ Options \
View;
sau đó chọn :  Horizontal scroll bar để bật / tắt thanh cuộn ngang và chọn 
Vertical scroll bar để bật / tắt thanh cuộn đứng.
4. Thoát khỏi Word

Ta có thể thoát khỏi Word bằng 1 trong các cách sau đây:
Cách 1: Nhắp vào nút Close ( ) nằm phía trên, bên phải của
thanh tiêu đề.
Cách 2: Chọn lệnh File \ Exit
Cách 3: Gõ tổ hợp phím ALT + F4
Cách 4: Nhắp đôi vào biều tượng nằm ở góc trên, bên trái
thanh tiêu đề.
II – CÁCH CHỌN LỆNH SỬ DỤNG
1. Tìm hiểu về hộp hội thoại

Khi Word cần thêm thông tin để thực hiện một lệnh nào đó thì nó
sẽ mở một hộp hội thoại để ta cung cấp thông tin. Tuỳ theo từng loại lệnh cụ thể
mà Word sẽ đưa ra hộp hội thoại khác nhau.
Các thành phần chủ yếu của hội hội thoại:
Trang 33
Tiêu đề
thả Nút công cụ

Hộp danh sách
Hộp liệt kê
Nút lệnh
+ Tiêu đề của hội thoại : nằm ở góc trên, bên trái hộp thoại.
+ Hộp liệt kê thả: để nhập hay lựa chọn thông tin.
+ Hộp danh sách: liệt kê các mục để chọn.
+ Các nút lệnh: dùng để thực hiện một tác vụ nào đó.
+ Các ô vuông đánh dấu chọn (check box): cho phép
chọn được nhiều mục trong 1 nhóm.
+ Các nút tròn để bật hay tắt các lựa chọn.
+ các nút tăng hay giảm giá trị
2. Các cách chọn lệnh

Gõ phím tắt: nếu các lệnh đó có phím tắt. Ví dụ : gõ tổ hợp phím
CTRL + N để mở 1 tập tin văn bản mới, …
Kích chuột vào các nút biểu tượng trên thanh công cụ: nếu
lệnh có biểu tượng trên thanh công cụ. Ví dụ : biểu tượng cho phép in văn
bản ra giấy in, …
 Dùng chuột (hoặc bàn phím) để chọn lệnh trong hệ thống
trình đơn.
Word dùng nhiều qui ước để cung cấp thông tin về lệnh. Sau đây là
một số qui ước:
+ Khi lệnh có màu xám mờ thì không sử dụng được, cần phải có
một số thao tác khác để cung cấp thông tin thêm.
+ Tổ hợp phím sau tên lệnh là phím gõ tắt (shortcut) hay còn gọi là
phím nóng. Ví dụ :
ta có thể gõ phím gõ tắt mà không cần phải vào menu lệnh .

+ Dấu ba chấm (…) phía sau tên lệnh : cho biết tên lệnh nào
sẽ dẫn đến một hộp hội thoại để cung cấp thêm thông tin thì lệnh đó mới thực
hiện được.
+ Ký tự có gạch dưới trong tên lệnh là ký tự có thể gõ tắt để chọn
lệnh đó khi menu hiện ra.
Trang 34
+ Hình nằm bên trái của lệnh là biểu tượng của lệnh đó. Nếu lệnh
nào có trên thanh công cụ thì có thể chọn lệnh bằng cách click trên biểu tượng
của nó.
III - THIẾT BỊ NHẬP
1. Bàn phím (Keyboard)
a. Các phím và lệnh di chuyển con trỏ:

, : sang trái, sang phải 1 ký tự.
,  : lên trên, xuống dưới 1 dòng.
Home : về đầu dòng hiện hành.
End : về cuối dòng hiện hành.
Ctrl + Home: về đầu văn bản.
Ctrl + End : về cuối văn bản.
PageUp : cuộn lên 1 trang màn hình.
PageDown: cuộn xuống 1 trang màn hình.
Ctrl+PageUp:về trang trước.
Ctrl+PageDown: về trang sau.
Lệnh Edit\go to (phím tắt F5): di chuyển đến trang bất kỳ,
số trang nhập từ bàn phím.
Nhập vào số trang mà con trỏ cần
nhảy đến
Ngoài các phím trên, ta có thể sử dụng các thanh trượt để cuộn văn
bản.
b. Các phím và lệnh xóa căn bản:

+ Phím Delete (Del) : xóa ký tự bên phải con trỏ, hay xóa
các đối tượng đã chọn.
+ Phím Backspace : xóa ký tự bên trái con trỏ.
+ Lệnh Edit \ Cut (hoặc gõ tổ hợp CTRL + X): xóa đối
tượng đã chọn và đưa vào Clipboard.
c. Các phím khác:

+ Phím ALT (hoặc phím F10): kích hoạt thanh trình đơn
(menu) để chọn lệnh.
Trang 35
+ Phím ESC : thoát khỏi menu, hoặc đóng hộp hội thoại,
hoặc hủy bỏ lệnh.
2. Thiết bị chuột (Mouse)
a. Các phím chuột và công dụng:

+ Phím chuột trái (Left button): dùng để nhắp (click) chọn
lệnh, chọn đối tượng, ...
+ Phím phải chuột (Right button): dùng bật hay tắt nhanh
menu, sau đó dùng chuột trái để chọn trong menu đó.
b. Các thao tác chuột:

+ Con trỏ chuột (Point): trỏ mũi tên chuột vào đối tượng nào
đó.
+ Nhắp (Click): trỏ vào đối tượng nhắp phím trái của chuột
1 lần.
+ Nhắp đôi (Double click): trỏ vào đối tượng và bấm nhanh
phím trái của chuột 2 lần liên tục.
+ Kéo (Drag): bấm giữ phím trái của chuột và kéo chuột di
chuyển.
3. Chế độ viết chèn (Insert) và chế độ viết đè (Overtype)

Trong Word có 2 chế độ nhập văn bản : chế độ viết chèn (Insert) và
chế độ viết đè (Overtype).
 Chế độ viết chèn: khi ta nhập vào các ký tự thì ký tự đó sẽ chèn
vào tại vị trí con trỏ và đẩy các ký tự bên phải con trỏ sang phải.
 Chế độ viết đè: khi ta nhập vào các ký tự thì ký tự đó sẽ viết đè
lên ký tự phải con trỏ.
Để chuyển qua lại giữa 2 chế độ trên, ta gõ phím Insert trên bàn
phím, hoặc nhắp chuột vào ký hiệu OVR trên thanh trạng thái.
Trang 36
CHƯƠNG II: NHẬP VÀ ĐIỀU CHỈNH VĂN BẢN
I - NHẬP VĂN BẢN
1. Các thành phần của văn bản

Ký tự (Character): là các chữ cái, chữ số và các ký hiệu đặc biệt.
Từ (Word): một từ kết thúc bởi một khoảng trắng (bằng cách gõ
phím Spacebar).
Câu (Sentence): một câu được kết thúc bởi các ký hiệu như : dấu
chấm (.), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?).
Đoạn văn văn bản (Paragraph): một đoạn văn bản kết thúc bởi
phím Enter.
 Trang (Page): một trang kết thúc bởi dấu ngắt trang (Page
Break). Có 2 loại dấu ngắt trang :
Ngắt trang cứng (Hard page): được chèn vào văn bản khi ta
gõ tổ hợp phím CTRL + ENTER. Dấu ngắt trang cứng có dạng :
................................................................Page
Break................................................................
Ngắt trang mềm (Soft page): Word tự động qua trang khi
văn bản đã được nhập đầy trang (vượt chiều dài trang). Dấu ngắt trang mềm có
dạng:
..............................................................................................................................
......................
Toàn bộ văn bản (Document).
2. Nguyên tắc khi nhập một văn bản

- Gõ bình thường, khi ký tự chạm biên phải của trang sẽ tự động
xuống hàng (không phải gõ phím Enter).
- Khi kết thúc một đoạn văn bản (Paragraph) thì ta mới gõ phím
Enter để xuống hàng.
- Nếu muốn xuống hàng mới mà vẫn ở trong đoạn văn bản đó thì
gõ tổ hợp phím SHIFT + ENTER.
- Sau dấu phẩy (,), dấu chấm (.), hoặc dấu chấm phẩy (;) nên có ít
nhất một khoảng trắng (Space).
- Đối với những đoạn văn bản có tính chất điều khoản, ta phải dùng
phím Tab sau tiêu đề của đoạn văn bản đó.
3. Sử dụng chương trình Vietkey để gõ tiếng Việt

Vietkey là chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt trong các môi trường
trong môi trường 32 BIT của Microsoft Windows như : Windows 9x, Windows
2000, Windows XP,
Trang 37
Windows Me, Windows NT, ...
Đối với hệ điều hành 16 BIT như : Windows 3.11 - Vietkey có
phiên bản 16 BIT với tập tin VKEY16.EXE.
Vietkey có kích thước nhỏ, gọn (90 KB), chỉ cần 2 tập tin
VKNT.EXE và VKNTDLL.DLL là đủ để chạy.
Vietkey có thể nhúng được tiếng Việt trong hầu hết các ứng dụng
16 BIT và 32 BIT trong môi trường Windows như : Microsoft Word, Microsoft
Excel, Microsoft Access, ...
Vietkey có 2 kiểu gõ tiếng Việt phổ thông là kiểu gõ VNI và kiểu
gõ TELEX.
Thông thường Vietkey tự chạy khi khởi động Windows, nếu không
muốn Vietkey tự động chạy khi khởi động Windows thì ta làm như sau:
Cách 1: Nhắp phím phải chuột vào biểu tượng Vietkey , nằm
bên phải thanh trạng thái.
Cách 2: Nhắp đôi chuột vào biểu tượng Vietkey
trên màn hình nền.
Cách 3: Chọn Start \ Vietkey 2000
Dù ta chọn cách nào đi nữa, cửa sổ Vietkey sẽ hiển thị trên màn
hình như sau:
Trang 38
Sau đó ta thực hiện :
+ Chọn lớp Công cụ
+ Nhắp chuột vào hộp  Luôn chạy Vietkey khi khởi động
PC
Các thành phần thường dùng của Vietkey:
+ Lớp kiểu gõ (Input methods): cho phép chọn kiểu gõ. Có
nhiều kiểu gõ khác nhau, nhưng kiểu gõ VNI và TELEX là thông dụng nhất
Kiểu gõ VNI : gõ chữ trước, dấu sau. Các phím dấu là các phím số phía
trên.
Qui ước: 1 --------> dấu sắc
2 --------> dấu huyền
3 --------> dấu hỏi
4 --------> dấu ngã
5 --------> dấu nặng
6 --------> dấu mũ (^), như : â, ô
7 --------> dấu mốc râu (,), như:ư, ơ
8 --------> dấu () như : ă
9 --------> dấu gạch ngang trong đ
Ví dụ : để gõ "Người ơi, Người ở đừng về"
Ta gõ: Ngu7o72 o7i, Ngu7o72 o73
d9u72ng ve62
Kiểu gõ TELEX: gõ chữ trước, dấu sau. Đối với chữ hoa thì nhấn Shift
Qui ước: aa  â dd  đ
aw  ă uw  ư
ee  ê ww  w
oo  ô w  ư
ow  ơ
Gõ dấu : s  dấu sắc
f  dấu huyền
j  dấu nặng
r  dấu hỏi
Trang 39
x  dấu ngã.
Ví dụ : coojng hoaf xax hooji chur nghixa Vieejt Nam
------> cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
+ Lớp tập hợp ký tự (Char sets): cho phép chọn bảng mã để thể
hiện Font chữ tiếng Việt.
ABC
mã TCVN3 -
để chọn bảng
Nhắp vào đây
mã Unicode
mã VNI Win để chọn bảng
để chọn bảng Nhắp vào đây
Nhắp vào đây
+ Lớp tuỳ chọn (Options): cho phép hiển thị tên lớp, giao diện bằng tiếng
Việt.
II - KHỐI VĂN BẢN VÀ CÁC LỆNH XỬ LÝ KHỐI
1. Cách chọn khối

Khối là một đoạn văn bản liên tục, được xác định bằng chuột hay
bàn phím.
Các loại khối và cách chọn khối:
- Chọn khối bằng bàn phím: đặt con trỏ ở đầu khối hoặc cuối khối,
ấn và giữ phím Shift rồi dùng các phím mũi tên di chuyển (, , , ) để mở
rộng khối cần chọn.
- Chọn khối bằng chuột: trỏ chuột vào đầu khối hoặc cuối khối,
bấm và giữ phím trái của chuột rồi kéo chuột để mở rộng khối.
- Chọn từ : trỏ chuột lên từ muốn chọn, sau đó kích đôi chuột.
- Chọn dòng : trỏ chuột vào đầu dòng muốn chọn, khi chuột chuyển
sang dạng  thì kích đôi chuột.
- Chọn câu : ấn giữ phím CTRL và kích chuột vào vị trí bất kỳ
trong câu.
- Chọn đoạn văn bản: trỏ chuột vào khoảng trống bên trái của đoạn
văn bản cần chọn, sau đó kích đôi chuột.
Trang 40
- Chọn toàn văn bản : gõ tổ hợp CTRL + A, hoặc thực hiện lệnh
Edit \ Select All, hoặc ấn và giữ phím CTRL rồi kích chuột vào đầu dòng bất kỳ.
2. Sao chép khối

Thực hiện theo các bước :
 Chọn khối muốn chép.
 Thực hiện lệnh Edit \ Copy
Hoặc gõ tổ hợp CTRL + C.
Hoặc kích chuột vào nút lệnh trên thanh công cụ chuẩn.
3 cách trên đều có tác dụng đưa nội dung khối đã chọn vào
vùng nhớ tạm (Clipboard) .
 Di chuyển con trỏ đến vị trí mới (cần sao chép).
 Thực hiện lệnh Edit \ Paste
Hoặc gõ tổ hợp phím CTRL + V
Hoặc kích chuột vào nút lệnh trên thanh công cụ
chuẩn.
(3 cách trên nhằm mục đích dán nội dung chứa ở vùng nhớ tạm ra vị trí cần sao
chép)
3. Di chuyển một khối

Thực hiện theo các bước sau :
 Chọn khối muốn di chuyển.
 Thực hiện lệnh Edit \ Cut
Hoặc gõ tổ hợp phím CTRL + X
Hoặc kích chuột vào núlệnh trên thanh công cụ chuẩn.
 Di chuyển con trỏ đến vị trí mới.
 Thực hiện lệnh Edit \ Paste
Hoặc gõ tổ hợp phím CTRL + V.
Hoặc kích chuột vào nút lệnh trên thanh công cụ chuẩn.
4. Xóa một khối

 Chọn khối muốn xóa.
 Gõ phím Delete (hoặc gõ phím Spacebar).
III – CÁC THAO TÁC TRÊN TẬP TIN:
1. Tạo tập tin mới

Thực hiện lệnh File \ New, hoặc gõ tổ hợp phím CTRL+N, hoặc
kích chuột vào nút lệnh trên thanh công cụ chuẩn.
Trang 41
2. Mở tập tin đã có trên đĩa
 Thực hiện lệnh File \ Open (hoặc gõ tổ hợp phím CTRL+O,
hoặc kích chuột vào nút lệnh trên thanh công cụ. Khi đó sẽ xuất hiện hộp
thoại Open
 Lựa các tùy chọn :

+ Chọn ổ đĩa, thư mục,
tập tin muốn mở trong
hộp thả Look in
+ Hoặc nhập tên trong
hộp File name kèm đường
dẫn.
 Chọn nút Open
Chú ý : có thể kích đôi vào tên
tập tin cần mở mà không cần qua
bước 3
3. Lưu tập tin vào đĩa
a. Lưu tập tin mới :
 Thực hiện lệnh File \

Save As. Khi đó hội thoại
Save As sẽ xuất hiện :
 Thực hiện các lựa chọn
để lưu tập tin với tên
mới :
+ Chọn ổ đĩa, thư mục
cần lưu tập tin trong hộp
thả Save in.
+ Chọn kiểu tập tin trong
hộp thả Save as type (mặc
nhiên là Word document)
 Nhập tên tập tin vào hộp File name.
 Chọn nút lệnh Save (hoặc gõ Enter).
b. Lưu tập tin vào đĩa với tên khác :
Thực hiện lệnh File \ Save As giống như trường hợp trên.
c. Lưu tập tin vào đĩa với tên cũ :

Thực hiện lệnh File \ Save
Trang 42
d. Lưu tất cả các tập tin đang mở :
Lệnh File \ Save All dùng để lưu tất cả các tập tin đang mở. Những
tập tin nào đã được lưu và đặt tên trước đó thì Word sẽ tự động lưu mà không
hiển thị hộp thoại để thỉnh ý. Những tập tin chưa được lưu, Word sẽ hiển thị hộp
thoại Save As để đặt tên.
Để lưu tất cả các tập tin đang mở, ta tiến hành như sau :
+ Tay trái ấn và giữ phím Shift ;
+ Tay phải chọn lệnh File \ Save All .
4. Đóng tập tin
a. Đóng tập tin hiện hành :

Thực hiện lệnh File \ Close (hoặc gõ tổ hợp CTRL+W)
b. Đóng tất cả các tập tin đang mở :

+ Bấm và giữ phím Shift ;
+ Chọn lệnh File \ Close All.
5. In văn bản
 Mở tập tin văn bản cần in
 Thực hiện lệnh File \ Print (hoặc
gõ tổ hợp phím CTRL+P, hoặc kích
chuột vào nút lệnh trên thanh
công cụ chuẩn. Khi đó trên màn hình
sẽ xuất hiện hộp thoại Print .
 Lựa các tùy chọn :
+ Printer (name): chọn loạI máy
in.
+ Page range: vùng in
* All : in tất cả các trang.
* Current page: in trang hiện hành.
* Pages: in một số trang mà ta chọn.
+ Number of copies : nhập số bản cần in (mặc nhiên là 1 bản)
 Chọn nút OK hay gõ Enter.
6. Xem trước trang in

Ta có thể xem trước trang in trên màn hình nhằm kiểm tra toàn diện văn
bảntrước khi in ra máy in. Word sẽ chuyển qua màn hình Print Preview
và cho xuất hiện thanh công cụ Print Preview.
Các bước thực hiện:
 Mở tập tin văn bản cần muốn xem trước khi in.
Trang 43
 Thực hiện lệnh File \ Print Preview (hoặc kích chuột vào nút
lệnh trên thanh công cụ chuẩn).
Ghi chú : + Dùng các phím Page Up / Page Down để xem trang
trước hoặc trang sau.
+ Để thoát khỏi màn hình Print
Preview, kích vào nút Close./.
Trang 44
CHƯƠNG III: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Việc trình bày văn bản theo ý muốn của người sử dụng được gọi là việc
định dạng văn bản. Định dạng văn bản được chia thành 3 loại chủ yếu : định
dạng ký tự, định dạng đoạn văn bản và định dạng trang in.
Về cách thức, định dạng văn bản được chia thành 3 cách sau: định dạng
bằng menu lệnh, định dạng bằng thanh công cụ và định dạng bằng tổ hợp phím.
I - ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
1. Các thành phần của ký tự

Việc qui định dạng trình bày của một ký tự, một từ hay một nhóm từ gọi
là định dạng ký tự. Việc định dạng ký tự phụ thuộc vào 3 thành phần chính sau:
+ Font : font chữ (ta có thể liên hệ như một số nét chữ viết khác nhau).
+ Size: kích thước của ký tự (độ lớn / nhỏ của ký tự).
+ Font style: kiểu chữ (như : in đậm, in nghiêng, gạch dưới, ...).
2. Các bước thực hiện
a. Dùng menu lệnh:

 Chọn khối cho các ký tự muốn định dạng.
 Thực hiện lệnh Format \ Font...Hộp thoại Font sẽ xuất hiện.
 Chọn lớp Font, sau đó lựa chọn các tùy chọn . Ta có thể kích chuột hay
gõ phím tương ứng trên những lựa chọn cho việc định dạng, như :
Tại hộp Font: chọn font chữ.
Tại hộp Font style: chọn kiểu chữ, gồm:
Trang 45
Normal (hay regular): Kiểu chữ bình thường.
Italic: In nghiêng
Bold: In đậm
Bold – Italic: Vừa đậm - vừa nghiêng.
Tại hộp Size: chọn cỡ chữ .
Tại hộp Underline style:chọn kiểu gạch dưới (mặc nhiên là none)
None: không gạch dưới.
Words only: gạch dưới từng từ
gạch dưới nét đơn.
gạch dưới nét đôi.
gạch dưới nét đậm
.................... gạch dưới lấm chấm.
Tại hộp Effects: chọn hiệu ứng cho chữ :
Strickethrough: ký tự có đường kẻ ngang chữ.
Double Strickethrough: ký tự có 2 đường kẻ ngang chữ.
uperscript: chỉ số trên ( ví dụ: x 4 )
Subcript: chỉ số dưới (ví dụ: CO2)
Shadow: chữ có nét bóng.
Outline: chữ có nét viền (ví dụ: Nét viền)
Emboss: chữ chạm nổi.
Engrave: chữ chạm chìm.
Small caps: chữ hoa nhỏ (ví dụ: KIÊN GIANG)
All caps: chữ thường sẽ đổi thành chữ hoa
(ví dụ: kiên giang --->KIÊN GIANG)
Hidden: ẩn ( không cho hiện ký tự).
Hộp Font color: chọn màu cho ký tự.
Hộp Underline color: chọn màu cho đường kẻ gạch dưới.
 Chọn nút <OK> hay gõ phím Enter.
Ghi chú:
+ Lớp Character spacing: dùng để định dạng khoảng cách
giữa các ký tự.
+ Lớp Animation: qui định tính linh động của các ký tự (các
ký tự có thể nhấp nháy, lấp lánh, .... nhằm gây sự chú ý cho
người đọc).
b. Dùng thanh công cụ:

 Chọn khối các ký tự muốn định dạng.
 Kích chuột vào các nút lệnh trên thanh công cụ:
Chọn
Font chữ
Chọn cỡ In đậm Gạch dưới

chữ
TrangIn46
nghiêng
c. Gõ tổ hợp phím:
Định dạng văn bản bằng cách gõ tổ hợp phím là phương pháp định dạng
thường dùng đối với những người làm công tác xử lý văn bản chuyên nghiệp trên
máy tính, vì người sử dụng không phải mất thời gian thay đổi thiết bị nhập giữa
bàn phím và chuột.
Tổ hợp phím thông thường là sự kết hợp giữa các phím CTRL hay CTRL
+ SHIFT và một phím định dạng khác, cho phép bật hoặc tắt định dạng.
 Chọn khối cho ký tự muốn định dạng.
 Gõ tổ hợp phím định dạng:
CTRL + B :Bật / tắt In đậm
CTRL + I :“ “ In nghiêng.
CTRL + U :“ “ Gạch dưới.
CTRL + SHIFT + U :“ “ Gạch dưới nét đôi.
CTRL + } :“ “ Tăng độ lớn cỡ chữ.
CTRL + { :“ “ Giảm độ lớn cỡ chữ.
CTRL + = :“ “ Chỉ số dưới.
CTRL + SHIFT + = :“ “ Chỉ số trên.
SHIFT + F3 : “ “ Chuyển chữ hoa thành chữ thường.
Trang 47
II - ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN

Đoạn văn bản là tập hợp một hoặc nhiều dòng văn bản, có thể là một câu
hay nhiều câu, nhưng luôn luôn được kết thúc bằng cách gõ phím Enter. Việc qui
định dạng trình bày của một hay nhiều đoạn văn bản liên tục gọi là định dạng văn
bản.
1. Các thành phần của đoạn văn bản

 Alignment: một đoạn văn bản có thể được canh lề như sau:
+ Canh lề trái (Left): chỉnh thẳng theo lề trái, lề phải có hình răng cưa.
+ Canh lề phải (Right): chỉnh thẳng theo lề phải, lề trái có hình răng cưa.
+ Canh giữa (Centered): chỉnh ngay giữa dòng.
+ Canh lề hai bên (Justified): chỉnh văn bản canh đều hai bên lề (trái và
phải).
 Indentation: dùng để định lề cho đoạn văn bản, bao gồm:
+ Left : khoảng cách từ lề trái của trang in (Left margin) đến ký tự đầu
tiên của dòng.
+ Right: khoảng cách từ lề phải của trang in (Right margin) đến ký tự cuối
cùng của dòng.
+ Special: canh lề đặc biệt, gồm có:
None: bình thường.
First line: lề của dòng đầu tiên trong mỗi đoạn, đó là khoảng
cách ký tự đầu tiên của dòng đầu đoạn văn bản với lề trái của trang in.
Hanging: lề từ dòng thứ hai trở đi.
 Spacing: qui định khoảng cách giữa các đoạn, các dòng.
2. Qui trình thực hiện

a. Dùng menu lệnh:
Thực hiện theo các bước sau đây:
 Chọn đoạn văn bản muốn
định dạng.
 Thực hiện lệnh Format \
Paragraph, khi đó sẽ xuất hiện hộp
thoại sau:
 Chọn lớp Indents and
Spacing
Trang 48
 Lựa các tùy chọn:
+ Kích chuột vào hộp thả Alignment để chọn canh lề cho đoạn văn
bản: Left / Right / Centered / Justified.
+ Mục Indentation:
+ Kích chuột vào mũi tên tăng/giảm của hộp Left: để đặt lề trái cho
đoạn.
+ Kích chuột vào mũi tên tăng/giảm hộp Right: đặt lề phải cho
đoạn.
+ Hộp Special: kích chuột vào hộp thả special để chọn lựa canh lề
đặc biệt, gồm:
Non / First line / Hanging.
+ Mục Spacing:
Hộp Before: tăng (hoặc giảm) khoảng cách phía trên đoạn
văn bản.
Hộp After: tăng (hoặc giảm) khoảng cách phía dưới đoạn
văn bản.
Hộp Line spacing: khoàng cách giữa các dòng trong đoạn
văn bản, có các lựa chọn như sau:
 Single: khoảng cách dòng đơn bình thường.
 1.5 lines: gấp rưỡi so với khoảng cách dòng bình
thường.
 Double: gấp đôi khoảng cách dòng bình thường.
 At least: khoảng cách tối thiểu vừa đủ để phân
cách các dòng.
 Exactly: xác định chính xác chiều cao của dòng,
đúng với số ghi trong hộp At.
 Multiple: gấp nhiều lần dòng bình thường, số lần
được nhập trong hộp At.
 Chọn nút OK hay gõ phím Enter
Cũng thực hiện theo các bước sau:
 Chọn đoạn văn bản muốn định dạng.
 Kích chuột vào các nút lệnh tương ứng trên thanh công cụ định dạng
(Formatting) và thước ngang (Ruler)
Canh lề phải
Canh gữa
Canh thẳng 2 lề
Canh lề trái
Trang 49
Lề dòng đầu tiên (First
Lề trái Lề phải
c. Gõ tổ hợp phím:
Tương tự như 2 cách trên, như ở bước 2 ta gõ các tổ hợp phím sau:
CTRL + L : Canh lề trái
CTRL + R : Canh lề phải
CTRL + E : Canh giữa
CTRL + J : Canh 2 lề
3. Sao chép định dạng

Giả sử ta có đoạn văn bản đã được định dạng theo các thông số nào đó (ví
dụ: Font chữ : Times New Roman; Size : 14; Font style : in nghiêng; dòng đầu
tiên (first line) : 1.5 cm). Bây giờ ta muốn định dạng đoạn văn bản thứ hai khác
cũng giống như đoạn trước.
Để làm điều này ta có thể thực hiện theo trình tự các bước sau:
 Đưa con trỏ đến đoạn văn bản đã được định dạng trước (bất kỳ chổ nào trong
đoạn văn bản);
 Kích chuột vào nút lệnh trên thanh công cụ chuẩn, khi đó con trỏ chuột sẽ
chuyển thành dạng cọ ;
Dùng cọ quét lên toàn đoạn văn bản thứ hai muốn được định dạng, sau đó
thả chuột;
Để sao chép định dạng nhiều lần, ta nhắp đôi vào nút lệnh trên thanh
công cụ, sau đó quét trên đối tượng muốn định dạng, gõ phím ESC khi
muốn ngưng định dạng.
Trang 50
III - ĐỊNH DẠNG TRANG IN

Việc qui định kích thước mỗi trang giấy cho in ấn (vì có nhiều loại giấy in
khác nhau), chừa lề cho mỗi trang, ... được gọi là định dạng trang in.
1. Các thành phần của trang in

Lề (Margin) : qui định chừa lề cho trang in, bao gồm:
+ Top : lề trên
+ Bottom: lề dưới
+ Left: lề trái
+ Right: lề phải
+ Gutter: chừa rãnh để đóng tập.
+ Gutter position: vị trí của rãnh (bên trái, đầu trang).
+ Orientation: định hướng in (in dọc hay in ngang).
Giấy in (Paper): qui định kích thước trang (giấy A4, A3,
letter, ...)
Cách bố trí trang in (Layout): qui định cách bố trí và trình bày
trang in, như
+ Header : tiêu đề của trang in.
+ Footer: hạ mục của trang in.
Header
Top
Left
Right
Nội dung chính

của văn bản
Bottom
Footer
Trang 51
2. Cách thực hiện

Thực hiện theo các bước
như sau:
 Thực hiện lệnh
File \ Page Setup, sẽ xuất
hiện hộp thoại như sau:
 Chọn lớp Margins để

định lề trang giấy và
hướng in:
+ Kích chuột vào các mũi tên tăng
() hay giảm () trong các hộp :
left (lề trái), right (lề phải), top (lề
trên), bottom (lề dưới), gutter
(rãnh đóng tập) để chọn lề thích
hợp .
+ Riêng hộp Gutter position (vi trí
của rãnh): ta chọn : left (rãnh đóng
tập nằm bên trái trang giấy), hoặc
top (rãnh đóng tập nằm bên trên )
+ Trong mục Orientation,
ta chọn hướng in :
Portrait: In dọc
Lanscape: In
ngang.
+ Ta có thể kích chuột
vào nút Default để lưu những
thông số đã chọn trong lớp
Margins thành giá trị mặc nhiên để sử dũng sau này.
Trang 52
 Chọn lớp Paper (hoặc Paper Size) để định dạng kiểu giấy in:
+ Hộp Paper size: kích chuột vào mũi tên thả để chọn kiểu giấy in phù hợp. Ta
có thể chỉ định chiều rộng và chiều dài của giấy trong các mục Width (chiều
rộng) và Height (chiều cao).
+ Mục Paper soucer: dùng để định dạng nguồn giấy cho máy in.
First page : cách tiếp giấy cho trang đầu tiên.
Other page: cách tiếp giấy cho những trang còn lại.
 Chọn lớp Layout để định dạng cách bố trí và trình bày trang in
Hộp Header: kích

chuột vào mũi tên
tăng, giảm để chọn chiều cao của tiêu đề
Hộp Footer: kích chuột vào mũi tên tăng, giảm để chọn
chiều cao của hạ mục.
 Chọn OK hay gõ phím ENTER.
IV - ĐỊNH DẠNG TAB

Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dừng tại một vị trí. Khoảng cách từ vị trí
dừng của Tab này đến vị trí dừng của Tab kế tiếp gọi là chiều dài của Tab.
Khoảng cách ngầm định là 0.5 inch, tuy nhiên ta có thể thay đổi chiều dài của
Tab.
1. Các loại Tab

- Left ( ): dữ liệu nhập vào sẽ đổ về bên phải, cố định biên trái.
- Right ( ): dữ liệu nhập vào sẽ đổ về bên trái, cố định biên phải.
- Center ( ): dữ liệu nhập vào sẽ đổ đều về phiá 2 bên so với mốc Tab ở
giữa.
- Decimal ( ): dữ liệu nhập vào sẽ dóng thẳng hàng dọc các con số có
dấu chấm thập phân.
- Bar ( ) : có đường kẻ dọc suốt đoạn văn bản.
Trang 53
a. Dùng Menu lệnh:
 Thực hiện lệnh Format \ Tabs... Khi đó, hộp
thoại Tabs sẽ hiển thị.
 Trong hộp Tab stop position: nhập giá trị mốc
dừng của Tab.
 Trong Alignment: chọn kiểu Tab tương ứng:
Left / Center / Right / Decimal / Bar
 Trong Leader, chọn:
1 None : khoảng trắng sẽ lấp vào bước nhảy của
Tab.
2 ........ : dấu chấm sẽ lấp vào bước nhảy của
Tab.
3 -------: dấu gạch ngang sẽ lấp vào bước nhảy của
Tab.
4 ____: dấu gạch dưới thẳng sẽ lấp vào bước nhảy của Tab
 Chọn nút Set để cài đặt vị trí dừng cho Tab đang tác động. Nếu muốn cài đặt
cho những Tab kế tiếp thì kích vào nút Set, rồi thực hiện lại từ bước  đến bước

 Chọn OK hay gõ phím Enter.
Ghi chú:
+ Muốn xóa Tab nào, ta chọn Tab đó trong khung Tab stop
position, rồi chọn nút Clear.
+ Nếu muốn xóa các Tab, ta chọn nút Clear All.
b. Dùng chuột:
 Trỏ chuột vào nút định dạng bên trái của thước
Mỗi lần kích vào nút định dạng, kiểu Tab sẽ thay đổi:
Left Center Right Decimal Bar .....
 Kích chuột lên thước tại vị trí muốn định mốc dừng của
Tab
Ghi chú:
+ Muốn điều chỉnh mốc dừng của Tab, đưa con trỏ chuột vào ký
hiệu Tab và rê chuột đến vị trí mới.
+ Muốn xóa một Tab, đưa con trỏ chuột vào ký hiệu Tab và rê nó
ra khỏi thước.
Trang 54
CHƯƠNG IV: CÁC XỬ LÝ CHI TIẾT

I – CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT:
Ta có thể chèn vào văn bản những ký tự đặc biệt mà không thể nhập trực
tiếp từ bàn phím, như : , , , , …
Cách thực hiện: tiến hành theo các bước sau:
 Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn ký tự đặc biệt.
 Thực hiện lệnh Insert \ Symbol… Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại
Symbol.
 Chọn lớp Symbols

 Trong hộp Font : chọn Font có các ký tự cần chèn.
 Kích vào ký tự cần chèn
 Chọn Insert
 Chọn OK hay gõ Enter.
II – VĂN BẢN DẠNG CỘT BÁO:

Ta có thể trình bày văn bản trên nhiều cột (dạng như bài báo). Thông
thường việc chia cột nên thực hiện sau khi đã nhập hoàn chỉnh văn bản.
1. Cách thực hiện định dạng cột báo:

a. Dùng Menu lệnh: thực hiện theo các bước:
 Chọn chế độ màn hình Print Layout
 Chọn khối văn bản cần chia cột báo
Chú ý :phía dưới khối chọn phải có ít nhất 1 dòng khác.
 Thực hiện lệnh Format \ Columns… Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại
Columns.
 Lựa các tùy chọn:
+ Trong khung Presets: chọn 1 trong 5 lựa chọn: One, Two,
Three, Left, Right.
+ Trong hộp Number of Columns: cho phép nhập trực tiếp số
cột theo yêu cầu, với chiều rộng các cột bằng nhau.
Trang 55
+ Trong hộp Line between: nếu chọn sẽ kẻ 1 đường thẳng giữa
các cột.
+ Trong mục Width and spacing:
 Width: xác định chiều rộng của cột.
 Spacing : khoảng cách với cột bên phải.
+ Hộp kiểm tra Equal column width: nếu chọn sẽ cho độ rộng
các cột bằng nhau.
 Chọn OK hoặc gõ phím <Enter>.

 Chọn khối văn bản cần chia cột báo.
 Kích vào nút lệnh Columns trên thanh công cụ chuẩn ( ), sau đó
rê chuột từ cột thứ nhất đến số cột cần định rồi thả chuột.
2. Cân bằng các cột trên một trang:

 Đưa con trỏ đến điểm cuối cùng của cột
muốn cân bằng.
 Thực hiện lệnh Insert \ Break; khi đó trên
màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Break.
 Trong mục Section Break types, ta chọn
Continous.
 Chọn OK hay gõ phím <Enter>
Trang 56
III - TẠO CHỮ HOA THỤT CẤP (DROP CAP):
T a có thể tạo chữ hoa thụt cấp như chữ T được làm to trong phần này trên
2 hay 3 dòng liên tiếp. Ký tự T được gọi là chữ hoa thụt cấp (Drop cap),
nó có thể được sử dụng trong báo chí, quảng cáo, hay các ấn phẩm khác.
Cách thực hiện:
 Chọn ký tự muốn địng dạng chữ hoa thụt cấp.
 Thực hiện lệnh Format \ Drop cap... Khi đó hộp thoại Drop cap sẽ
xuất hiện trên màn hình.
 Trong khung Position :chọn định dạng
chữ hoa thụt cấp:
 None: ký tự làm lớn sẽ nhỏ như
bình thường.
 Dropped: làm lớn ký tự và văn
bản dàn xung quanh ký tự này.
 In margin : làm lớn ký tự được
chọn, văn bản dàn bên phải ký tự
này.
 Trong hộp Font : chọn Font chữ cho ký
tự làm chữ hoa thụt cấp.
 Trong hộp Lines to drop: định số dòng
cho ký tự làm lớn (mặc nhiên là 3 dòng).
 Trong hộp Distance from text : định khoảng cách từ ký tự làm lớn đến
văn bản (mặc nhiên là 0 cm).
 Chọn OK hay gõ phím <Enter>.
IV – ĐÁNH KÝ HIỆU VÀ ĐÁNH SỐ ĐẦU DÒNG: (BULLET

AND NUMBERING)
Ta có thể ghi các ký hiệu đặc biệt (Bullet) hoặc điền số thứ tự
(Numbering) ở đầu các đoạn văn bản (Paragraph).
Cách thực hiện:
a. Dùng Menu bar:
 Chọn khối các đoạn văn bản
muốn định dạng.
 Thực hiện lệnh Format \
Bullets and Numbering…
Khi đó màn hình sẽ xuất hiện hộp
thoại sau:
 Chọn lớp Bullets (hoặc lớp
Numbered)
 Chọn dạng Bullets (hoặc dạng Numbered)
Trang 57
 Chọn OK hay gõ <Enter>.
b. Dùng thanh công cụ định dạng:
 Chọn khối các đoạn văn bản muốn định dạng.
 Kích vào nút lệnh Bullets ( ) hoặc nút lệnh Numbered ( ) trên
thanh công cụ định dạng.
V – TEXT BOX:
Text Box là một đối tượng hình có dạng hình chữ nhật, trong Text Box có
thể chứa các đối tượng như : văn bản (document), ảnh (picture), bảng biểu
(table), …
Việc tạo Text box và các đối tượng hình được thực hiện nhờ thanh công
cụ Drawing.
Vẽ
Vẽ hình Text
đường
bầu dục Box
Cách chèn một Text Box :
thẳng
 Kích vào nút trên thanh công cụ Drawing, khi đó con trỏ chuột có
dạng
 Đưa con trỏ chuột đến nơi muốn vẽ rồi rê chuột để vẽ.
Cách di chuyển một Text Box :
 Kích chuột vào phạm vi Text box.
 Trỏ chuột vào biên, khi chuột có dạng thì rê chuột đến vị trí
mới.
Cách điều chỉnh kích thước một Text Box:
 Kích chuột vào phạm vi Text box..
 Trỏ chuột vào nốt tròn, khi chuột biến thành hoặc thì rê chuột để
thay đổi kích thước.
VI – CHÈN HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN:
1. Chèn tập tin hình ảnh:

Các tập tin hình ảnh được tạo từ các phần mềm khác như : Photoshop,
Paint, Corel Draw, …ta có thể lấy và chèn vào trong văn bản của Word.
Để chèn tập tin hình ảnh vào văn bản, theo qui trình sau:
 Đưa con trỏ đến nơi cần chèn hình ảnh.
 Thực hiện lệnh Insert \ Picture \ From File (hoặc ClipArt).
Khi đó hộp thoại Insert Picture sẽ xuất hiện
 Thực hiện các tùy chọn:
 Trong hộp Look in : chọn ổ đĩa, thư mục chứa tập tin ảnh (hoặc
nhập tên tập tin kèm đường dẫn trong hộp File name)
 Chọn tập tin hình ảnh cần chèn.
Trang 58
 Chọn OK hay gõ <Enter>
2. Chọn hình
ảnh:
Ta có thể chọn một hình ảnh đã chèn vào văn bản để sao chép, để thay đổi
kích thước, vị trí, hay xóa hình ảnh.
Các bước tiến hành :
 Kích chuột vào giữa hình ảnh. Hình ảnh được
chọn sẽ có 8 nút đen bao quanh.
 Muốn bỏ chọn, ta kích chuột vào một vị trí bất
kỳ nằm bên ngoài ảnh.
3. Điều chỉnh kích thước hình ảnh:

 Chọn hình ảnh cần cần hiệu chỉnh kích thước.
 Đưa con trỏ chuột đến 1 trong 8 nút đen bao quanh hình ảnh, sao cho
con trỏ chuột biến thành hình mũi tên 2 đầu ( )
 Rê chuột để thay đổi kích thước.
4. Xóa hình ảnh:

 Chọn hình ảnh cần xóa.
 Gõ phím <Delete> hoặc gõ phím <Space bar>.
Trang 59
VII – CHÈN CHỮ NGHỆ THUẬT (WORDART):

WordArt là những mẫu chữ nghệ thuật dùng để trang trí các tiêu đề văn
bản, bìa sách, thiệp mời, quảng cáo, … như :
1. Cách chèn chữ nghệ thuật thực hiện:

 Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn WordArt.
 Thực hiện lệnh Insert \ Picture \ WordArt... (hoặc kích chuột vào
nút lệnh trên thanh công cụ Drawing). Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại
WordArt gallery.
 Chọn
dạng WordArt cần trình bày, sau đó kích chuột vào nút OK (hoặc gõ
phím Enter) . Khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Edit
WordArt Text.
Trang 60
 Trong hộp Font : chọn Font chữ mong muốn.
Trong hộp Size: chọn cỡ chữ
Kích vào nút để cho in đậm, kích vào nút để cho in
nghiêng
. Trong khung Text : nhập nội dung WordArt ví dụ : TRUNG TÂM
TIN HỌC CNPM – KG.
 Chọn nút OK hay gõ phím <Enter>.
2. Điều chỉnh WordArt:

Ta có thể điều chỉnh WordArt như : định dạng lại kiểu trình bày chữ nghệ
thuật, kích cỡ chữ, font chữ, canh lề chữ, ... Cách làm như sau:
 Kích chuột vào WordArt cần hiệu chỉnh. Khi đó trên màn hình sẽ xuất
hiện thanh công cụ WordArt trên màn hình.
WordArt Character Spacing: khoảng cách giữa các ký tự.

WordArt Alignment: canh lề con chữ
WordArt Vertical Text: trình bày chữ theo chiều dọc.
WordArt Same Letter Heights: chiều cao chữ thường và chữ hoa bằng nhau.
Text Wrapping: cách thức văn bản bao quanh WordArt.
WordArt Shape : Chọn dạng bố trí chữ.
Format WordArt: định dạng WordArt (đường kẻ khung, kích cỡ, ...)
WordArt Gallery: chọn lại dạng WordArt
Edit Text : cập nhật lại nội dung của WordArt.
Insert WordArt: chèn một WordArt khác.

 Kích chuột vào các nút trên thanh công cụ WordArt để định
dạng lại.
 Các thao tác chuột, thay đổi kích thước và xóa WordArt cũng tương tự
Picture. ./.
Trang 61
CHƯƠNG V: LẬP BẢNG BIỂU TRONG VĂN BẢN

(TABLE)
Trong một văn bản, nếu phải tạo một bảng biểu, ta có thể sử dụng những
phần mềm bảng tính chuyên dụng như : Microsoft Excel, Lotus, Quattro Pro, …
Tuy nhiên, nếu bảng biểu chỉ có một phần trong văn bản, ta có thể sử dụng chức
năng tạo Table trong MS Word.
I - CÁCH TẠO MỘT TABLE

Ví dụ : tạo một bảng biểu như sau:
STT HỌ VÀ TÊN NGÀY SINH NƠI SINH

01 Nguyễn Văn An 15/11/1980 Kiên Giang
02 Trần Minh Nhựt 02/02/1977 Long An
03 Lê Văn Minh Quân 25/01/1975 Tiền Giang
Bảng biểu trên có 4 dòng và 5 cột; Sau đây là cách tạo:
1. Dùng Menu lệnh

Thực hiện theo các bước sau đây:
 Đưa con trỏ đến nơi cần tạo bảng
biểu.
 Thực hiện lệnh Table \ Insert \
Table…
Khi đó hộp thoại Insert Table sẽ
hiển thị trên màn hình
 Thực hiện các tùy chọn:
+ Hộp Number of columns: xác định
số cột .
+ Hộp Number of rows : xác định số dòng.
+ Nút Fixed column width: định độ rộng của cột (mặc nhiên là Auto).
 Chọn OK hoặc gõ <Enter>
Trang 62
2. Dùng thanh công cụ chuẩn

 Đưa con trỏ đến nơi cần tạo bảng biểu.
 Kích chuột vào nút trên thanh công cụ chuẩn.
Khi đó, trên màn hình sẽ hiển thị khung ô lưới.
 Rê chuột để chọn số dòng và số cột, sau đó thả chuột.
II - DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG:

 Lên hay xuống 1 ô (hay 1 dòng): gõ phím  hoặc phím 
 Sang phải hay sang trái một ô (cột): gõ phím  hoặc phím 
hoặc gõ phím Tab hay Shift + Tab
 Đến ô đầu tiên trong hàng: gõ tổ hợp Alt + Home
 Đến ô cuối cùng trong bảng: gõ tổ hợp Alt + End.
 Đến ô đầu trong cột : gõ tổ hợp Alt + PageUp
 Đến ô cuối cùng trong cột: gõ tổ hợp Alt + PageDown
Ghi chú:
+ Ta có thể sử dụng chuột để di chuyển nhanh con trỏ trong bảng biểu
bằng cách : đưa con trỏ chuột đến bất kỳ ô nào trong bảng biểu mà ta muốn tác
động , sau đó kích chuột trái, con trỏ sẽ di chuyển đến ô đó.
+ Nếu con trỏ đang ở ô cuối cùng của bảng mà ta gõ phím Tab sẽ thêm
một dòng mới.
+ Để bật (hay tắt) hiển thị lưới của bảng, ta thực hiện lệnh: Table \ Show
Gridline (hay Table \ Hide Gridline)
III – CÁC XỬ LÝ TRÊN BẢNG BIỂU
1. Chọn ô, chọn hàng, chọn cột

a. Chọn một ô:
Kích chuột tại cạnh trái của ô cần chọn.
b. Chọn một hàng:
+ Nếu dùng menu lệnh: đưa con trỏ đến hàng cần chọn, sau đó thực
hiện lệnh : Table \ Select \ Row. Hàng được chọn sẽ được bôi đen.
+ Dùng chuột: đưa chuột đến cạnh trái của hàng cần chọn, khi chuột
biến thành hình mũi tên hướng về bên phải () thì ta kích chuột.
Trang 63
+ Dùng bàn phím: đưa con trò đến ô đầu của dòng, sau đó ấn và giữ
phím Shift rồi phối hợp với phím  (hoặc  ). Con trỏ đi tới đâu, nơi đó sẽ bị
bôi đen.
c. Chọn một cột:
+ Nếu dùng menu lệnh: đưa con trỏ đến cột cần chọn, sau đó thực hiện
lệnh : Table \ Select \ Column. Cột được chọn sẽ được bôi đen.
+ Nếu dùng chuột: đưa chuột đến đường biên trên của cột cần chọn,
khi chuột biến thành hình mũi tên hướng về phía dưới () thì ta kích chuột.
+ Dùng bàn phím: đưa con trò đến ô đầu của cột , sau đó ấn và giữ
phím Shift rồi di chuyển con trỏ đến ô cuối của cột.
d. Chọn cả bảng biểu:
+ Nếu dùng menu lệnh: đưa con trỏ đến ô bất kỳ nằm trong bảng, sau
đó thực hiện lệnh Table \ Select \ Table , cả bảng biểu sẽ được bôi đen.
+ Nếu dùng chuột: rê chuột từ ô đầu đến ô cuối của bảng.
+ Nếu dùng bàn phím: đưa con trỏ đến ô đầu của bảng, ấn và giữ phím
Shift sau đó phối hợp với các phím di chuyển , , ,  để chọn khối.
2. Thay đổi độ rộng của cột, chiều cao của dòng

a. Thay đổi độ rộng của cột:
 Dùng menu lệnh:
 Chọn cột muốn định độ
rộng.
 Thực hiệnh lệnh Table \
Table Properties... Khi đó
sẽ xuất hiện hộp thoại Table
Properties.
 Chọn lớp Column
 Trong hộp Preferenced
Width: kích chuột vào mũi
tên tăng/ giảm để chọn độ
rộng thích hợp.
Hộp Measure in : chọn đơn
vị đo chiều rộng cột.
Có thể kích vào nút Previous Column để định độ rộng cột phía
trước.
Kích vào nút Next Column để định độ rộng cột tiếp theo.
Trang 64
 Chọn OK hay gõ phím Enter.
 Dùng chuột:
 Đưa con trỏ chuột đến biên phải của cột cần thay đổi độ rộng. Khi
đó con trỏ chuột sẽ biến thành (Hoặc ta có thể đưa con trỏ
chuột đến biên phải của cột định dạng nằm trên thước ngang, khi
đó con trỏ chuột sẽ biến thành )
 Rê chuột sang phải (hay trái) để tăng (hay giảm) độ rộng cột
b. Thay đổi chiều cao của dòng:
 Chọn dòng cần thay đổi
chiều cao.
 Thực hiện lệnh Table \
Table Properties... Khi
đó hộp thoại Table
Properties. sẽ xuất hiện
trên màn hình.
 Chọn lớp Row
 Thực hiện các tùy chọn:
+ Hộp Specify height: chọn chiều cao của dòng.
+ Kích chuột vào nút Previous Row để thay đổi tiếp chiều cao
dòng bên trên.
+ Kích chuột vào nút Next Row : để thay đổi chiều cao của dòng
bên dưới kế tiếp.
Trang 65
 Dùng chuột:
 Đưa con trỏ chuột đến biên dưới của dòng cần thay đổi chiều cao.
Khi đó con trỏ chuột sẽ biến thành (hoặc đưa con trỏ đến
biên dưới của dòng cần điều chỉnh trên thước đứng, khi đó con trỏ
chuột sẽ biến thành ).
 Rê chuột xuống dưới (hay lên trên ) để tăng (hay giảm) chiều cao
dòng.
3. Chèn thêm dòng hoặc cột
a. Chèn thêm dòng mới:

 Đưa con trỏ đến dòng bên trên (hoặc dòng bên dưới ) so với dòng
mới sẽ chèn vào.
 Thực hiện lệnh: Table \ Insert \ Rows Above để chèn thêm dòng
mới nằm phía trên con trỏ (hoặc Table \ Insert \ Rows Below để
chèn thêm dòng mới nằm phía dưới con trỏ )
b. Chèn thêm cột mới:

 Đưa con trỏ đến cột nằm bên trái (hoặc bên phải) của cột mới cần
chèn vào.
 Thực hiện lệnh :
 Table \ Insert \ Columns to the Left : để chèn thêm một cột
mới nằm phía bên trái (so với cột chứa con trỏ ở bước 1).
 Table \ Insert \ Columns to the Right : để chèn thêm một cột
mới nằm phía bên phải (so với cột chứa con trỏ ở bước 1).
4. Xóa hàng hay cột

Thực hiện theo các bước:
 Chọn dòng hay cột cần xóa.
 Thực hiện lệnh :
Table \ Delete \ Columns : để xóa cột.
Table \ Delete \ Rows : để xóa dòng.
Table \ Delete \ Table : để xóa toàn bộ bảng biểu.
 Dùng chuột:
 Chọn dòng hay cột cần xóa.
Trang 66
 Kích vào phím phải chuột, chọn lệnh Delete \ Cells... Khi đó sẽ
hiển thị hộp thoại sau:
 Thực hiện các lựa chọn:
Shift cells left : xóa các ô đã
chọn và dồn các ô bên phải về phía
trái.
Shift cells up : xóa các ô đã
chọn và dồn các ô phía dưới về phía
trên.
Delete entire row: xóa dòng đã chọn và dời các dòng ở dưới lên trên.
Delete entire column: xóa cột đã chọn và dịch chuyển các cột bên phải
sang trái.
 Chọn OK hay gõ phím Enter.
5. Tách một ô thành nhiều ô

 Chọn khối cho các cột, hoặc các ô muốn tách;
 Thực hiện lệnh : Table \ Splits Cells... Khi đó hộp thoại Split Cells
sẽ xuất hiện;
 Nhập hay chọn số cột trong hộp
Number of columns
 Dùng chuột:
 Chọn khối cho các cột, hoặc các ô muốn
tách;
 Kích vào phím phải chuột, chọn lệnh : Split Cells...
Các bước tiếp theo giống như cách dùng Menu lệnh.
Trang 67
6. Ghép các ô thành một ô

 Dùng Menu lệnh:
Thực hiện theo các bước sau:
 Chọn các ô cần ghép lại.
 Thực hiện lệnh : Table \ Merge Cells...
 Dùng chuột:
 Chọn các ô cần ghép lại.
 Kích phím phải chuột, sau đó chọn lệnh Merge Cells...
7. Điền số vào các ô trong bảng

 Chọn các ô muốn điền số.
 Thực hiện lệnh: Format\ Bullets and Numbering
Khi đó hộp thoại Bullet and Numbering sẽ hiển thị trên màn hình.

Chọn lớp Numbered
 Chọn dạng số cần chuẩn cần điền.
Chọn None : nếu muốn bỏ số thứ tự.
Trang 68
 Dùng chuột:
 Chọn các ô muốn điền số.
 Kích vào nút lệnh Numbering ( ) trên thanh công cụ định
dạng.
IV - ĐÓNG KHUNG VÀ TÔ NỀN
1. Đóng khung
Thông thường khi một bảng được tạo ra, từ Word 97 trở đi, nó sẽ được
đóng khung bằng đường kẻ mảnh, đơn giản. Ta có thể thay đổi các đường kẻ
khung cho bảng đẹp và thẩm mỹ hơn, như dạng sau:
STT HỌ VÀ TÊN NGÀY SINH NƠI SINH
01 Nguyễn Văn An 15/11/1980 Kiên Giang
02 Trần Minh Nhựt 02/02/1977 Long An
03 Lê Văn Minh Quân 25/01/1975 Tiền Giang
Các cách tiến hành như sau :

 Chọn các ô cần đóng khung;
 Thực hiệnh lệnh: Format \ Borders and Shading...
Khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Borders and Shading
Trang 69
 Chọn lớp Borders

 Thực hiện các tùy chọn :
+ Trong mục Style : chọn dạng đường kẻ;
+ Trong mục Color : chọn màu cho đường kẻ;
+ Trong mục Width : chọn độ rộng đường kẻ;
+ Trong mục Setting: chọn kiểu đóng khung, gồm:
Nếu chọn None : xóa đóng khung;
Nếu chọn Box : kẻ khung hộp;
Nếu chọn Shadow: tạo bóng cho đường viền;
Nếu chọn 3 – D : tạo đường viền nổi 3 chiều
Nếu chọn Custom : chọn tùy ý. Trong lựa chọn này, ta sẽ
tùy ý lựa
chọn để viền cho tất cả các đối tượng
trong bảng;
 Chọn OK hoặc gõ phím Enter.
Ghi chú: Trong quá trình thực hiện ở bước 4, ta có thể nhìn vào
khung Preview để đặt hay loại bỏ đường kẻ.
 Dùng chuột:
Trang 70
 Kích phím phải chuột, chọn lệnh Borders and Shading...
Các bước còn lại : , ,  thực hiện tương tự như dùng menu
lệnh.
 Dùng thanh công cụ định dạng:
 Kích vào mũi tên thả của nút Border ( ) trên thanh công cụ
định dạng, sau đó chọn đường kẻ từ
khung sau:
 Giữ phím trái của chuột, rổi rê chuột đến kiểu đường kẻ mong
muốn, sau đó mới thả chuột;
2. Tô nền
 Chọn các ô cần tô nền;
 Thực hiệnh lệnh: Format \ Borders and Shading...
Khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Borders and
Shading
 Chọn lớp Shading ;
Trang 71
 Thực hiện các tùy chọn:
+ Trong mục Fill : chọn dạng tô ;
+ Trong mục Style : chọn mẫu tô;
+ Trong mục Color : chọn chọn màu cho mẫu tô;
 Chọn OK hay gõ phím Enter;
3. Xoay văn bản trong một ô

Kể từ Word 97 trở đi, một số tính năng cao cấp để xử lý văn bản đã
được đưa vào để định dạng văn bản, trong đó có chức năng xoay văn bản trong
một ô.
Để xoay văn bản trong một ô theo chiều khác nhau, ta thực hiện theo
trình tự các bước sau:
 Đưa con trỏ về ô cần xử lý ;
 Thực hiện lệnh: Format\ Text Direction... ( hoặc kích chuột vào nút
trên thanh công cụ bảng biểu – Tables and Borders)
Hoặc kích chuột vào phím phải chuột chọn lệnh Text Direction...
Hộp thoại Text Direction – Table Cell sẽ xuất hiện ;
 Trong khung Orientation : chọn các xoay văn bản. Có khung

Preview ở bên phải cho xem trước;
 Chọn OK hoặc gõ phím Enter.
4. Canh lề văn bản trong ô

Ta có thể canh lề văn bản trong ô như : canh trái, canh phải, canh giữa,
canh bên trên, canh lề bên dưới, ...
Qui trình thực hiện :
Trang 72
 Chọn những ô muốn canh lề văn bản trong ô;
 Kích chuột vào mũi tên thả của nút trên thanh công cụ
Tables and Borders (hoặc kích vào phím phải chuột chọn lệnh Cell Alignment ),
sau đó trên màn hình sẽ xuất hiện các cách canh lề văn bản trong ô.
 Chọn cách định dạng lề;
V - SẮP XẾP DỮ LIỆU TRONG BẢNG

Dữ liệu chứa trong các ô của bảng có thể được sắp xếp (Sort) theo một trật
tự nào đó tùy yêu cầu của người sử dụng. Word cho phép ta chọn tối đa 3 cột để
làm cơ sở cho việc sắp xếp (được gọi là khóa sắp xếp).
Khóa thứ nhất gọi là Short By : được ưu tiên sắp xếp trước.
Khóa thứ hai gọi là Then By : chỉ có tác dụng khi Short By bằng nhau.
Khóa thứ ba gọi là Then By : chỉ có tác dụng khi 2 khóa đầu tiên bằng
nhau.
Trong mỗi khóa sắp xếp, có thể sắp theo chiều tăng dần (Ascending), hoặc
theo chiều giảm dần (Descending).
Ví dụ : ta có bảng lương được sắp xếp sau :
PHỤ KÝ GHI
STT HỌ VÀ TÊN HỆ SỐ THỰC LĨNH
CẤP NHẬN CHÚ
01 Trần An 5.80 30 % 5.125.470, 00
Văn
02 Nguyễn Dũng 5.78 50 % 6.800.412, 00
03 Trần Nhân 4.12 55 % 7.120.444,00
Nhận xét : Cột Họ và Tên : sắp xếp theo khóa tăng dần (Alphabet
về tên);
Cột Hệ số : sắp xếp theo khóa giảm dần;
Cột Phụ cấp: sắp xếp theo khóa tăng dần;
Cách thực hiện:
 Chọn khối cho các ô muốn sắp xếp (bao gồm cả dòng tiêu đề);
Trang 73
 Thực hiện lệnh: Table \ Sort... Khi đó hộp thoại Short sẽ hiển thị trên
màn hình như sau:
 Trong mục My
list has : ta chọn Header
row
Trong trường
hợp ở bước 1, nếu ta không
chọn dòng tiêu đề thì chọn
No header row )
 Kích chuột vào
mũi tên thả của
hộp Sort By :
chọn khóa sắp xếp
thứ nhất (trong ví
dụ trên là TÊN ),
sau đó chọn cách
sắp xếp (ví dụ :
Ascending)
+ Kích chuột vào mũi tên thả của hộp Then By : chọn khóa sắp xếp
thứ hai (ví dụ chọn : HỆ SỐ LƯƠNG), sau đó chọn cách sắp xếp (ví dụ
: Ascending)
+ Kích chuột vào mũi tên thả của hộp Then By : chọn khóa sắp xếp
thứ ba (ví dụ chọn : PHỤ CẤP), sau đó chọn cách sắp xếp (ví dụ :
Descending)
 Chọn OK hoặc gõ phím Enter.
VI – TÁCH VÀ GHÉP BẢNG
1. Tách 1 bảng thành 2 bảng

 Đưa con trỏ nằm trên dòng mà dòng này là dòng đầu tiên của bảng
mới;
 Thực hiện lệnh : Table \ Split Table...
2. Ghép bảng
Ta chỉ cần xóa bỏ dòng trắng giữa 2 bảng thì bảng sẽ được ghép lại.
VII - LẶP LẠI TIÊU ĐỀ BẢNG TRÊN MỖI TRANG

Trong trường hợp bảng có nhiều dòng, khi in sẽ nằm trên nhiều trang giấy
liên tục, khi sang trang thì dòng tiêu đề của bảng sẽ không được lặp lại, điều này
sẽ gây khó khăn cho người đọc bảng biểu trong tra cưú số liệu. Để thực hiện
được điều này, ta có thể thực hiện theo các bước sau:
 Chọn 1 dòng hay nhiều dòng muốn lặp lại tiêu đề trên mỗi trang;
Trang 74
 Thực hiện lệnh : Table \ Heading Row Repeat.
VIII - THỰC HIỆN CÁC PHÉP TÍNH TRONG BẢNG

Như đã trình bày phần trên, chức năng chính của MS Word là soạn thảo
văn bản, việc tính toán có phần hạn chế rất nhiều so với các phần mềm bảng
tính chuyên chuyên nghiệp như MS Excel, Quattro Pro, .... Tuy nhiên, nếu là
những phép tính đơn giản như : cộng, trừ, nhân, chia, tính tổng, tính trung
bình, ... thì MS Word vẫn thực hiện được.
1. Một số khái niệm cơ bản

 Địa chỉ ô:
Tên của cột được đặt theo thứ tự chữ cái : A, B, C, D, E, F, ....
Tên các dòng theo thứ tự số được tính từ trên xuống dưới: 1, 2, 3, 4,
5, ....
Giao giữa cột và dòng là ô (Cell), địa chỉ của 1 ô là TÊNCỘTTÊN DÒNG
Ví dụ : Ô A1, B5, B10, ....
A1 B1 C1
A2 B2 C2
A3 B3 C3
A4 B4 C4
 Địa chỉ khối:
Địa chỉ của của 1 khối được xác định bằng ô góc trên bên trái và ô góc
dưới bên phài. Ví dụ : khối A1:C4 của bảng trên.
Trang 75

 Đưa con trỏ đến ô muốn ghi kết qủa;
 thực hiện lệnh : Table \ Formula , khi đó hộp thoại Formula sẽ hiển
thị trên màn hình;
 Thực hiện các tùy chọn:

+ Trong hộp Formula : nhập công thức cần tính toán (chú ý phải mở
đầu bằng dấu = )
Ví dụ : = SUM(ABOVE)
+ Trong hộp Number format :chọn dạng hiển thị số (ví dụ :
#.##0,00)
+ Trong hộp Paste function : đưa vào công thức (nếu cần)
Trang 76
CHƯƠNG VI: MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC

I – CHÈN KÝ HIỆU TOÁN HỌC & KÝ HIỆU KHOA HỌC
Ta có thể chèn vào trong văn bản ký hiệu toán học, phương trình hóa học,
phương trình vi phân, ... ví dụ :
δ 2ϕ δ 2 ϕ δ 2 ϕ 8π 2 m Z e2
+ + + ( E + )ϕ = 0
δ x2 δ y2 δ z2 h2 r
Fe + 2 HCl = FeCl 2 + H2 ↑
Để thực hiện, ta tiến hành theo các bước sau:
 Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn;
 Thực hiện lệnh : Insert \ Object ;
Khi đó trên màn hình sẽ hiển thị hộp thoại Object

Chọn lớp Create New ;
 Trong hộp Object type : chọn Microsoft Equation 3.0 ;
 Chọn OK hoặc gõ phím Enter ; Khi đó trên màn hình sẽ hiển thị thanh
công cụ để tạo công thức, phương trình;
 Chọn các ký hiệu, các toán tử, các khuôn mẫu có sẳn trên thanh công
cụ ;
 Khi tạo xong, nhấp chuột vào vị trí bất kỳ trong tài liệu trong tài liệu
văn bản ;
Trang 77
Ghi chú:
+ Để chỉnh sửa phương trình, công thức : ta kích đôi chuột vào
phương trình, sẽ quay lại Equation ;
+ Các thao tác về chọn, thay đổi kích thước và xóa ký tự như
Picture;
II - CHÈN NGẮT TRANG - ĐÁNH SỐ TRANG
1. Chèn ngắt trang - ngắt đoạn

Mặc dù trong Word đã có việc ngắt trang tự động do qui định của Page
Setup, nhưng đôi khi người sử dụng phải chen ngắt trang tại một dòng tùy ý nào
đó để đưa những đoạn văn bản có liên hệ nhau vào cùng một trang ;
 Đưa con trỏ đến dòng muốn ngắt sang trang sau;
 Thực hiện lệnh: Insert \ Break. Khi đó hộp thoại Break sẽ hiển thị trên
màn hình.
 Thực hiện các tùy chọn:
+ Page break : chèn dấu ngắt trang tại
con trỏ.
+ Column break : chèn ngắt cột tại
con trỏ.
+ Next page: chèn dấu ngắt vào tại
con trỏ, section mới sẽ bắt đầu từ
trang sau.
 Chọn OK hay gõ Enter.
2. Đánh số trang
 Thực hiện lệnh:
Insert \ Page
Numbers...
Khi đó trên
màn hình sẽ
xuất hiện hộp
thoại Page
Numbers.
 Thực hiện các tùy chọn:
+ Hộp Position : Chọn vị trí đánh số trang nằm trên trang giấy, cụ thể:
Trang 78
 Nếu chọn Bottom of page (Footer): số trang nằm ở cuối trang;
 Nếu chọn Top of page (header): số trang nằm ở đầu trang;
+ Hộp Alignment : chọn cách canh lề cho số trang
 Left : canh trái.
 Right : canh phải
 Center : canh giữa.
+ Nếu chọn nút lệnh Format : sẽ xuất hiện hộp thoại Page Number
Format
 Hộp Number format:
định dạng số;
 Hộp Start at : chọn số bắt
đầu.
Sau đó chọn OK hay gõ
phím Enter.
 Chọn OK hay gõ phím
Enter.
III - TIÊU ĐỀ (HEADER) VÀ HẠ MỤC (FOOTER)

Tiêu đề trang (Header) là các dòng văn bản ghi ở đầu mỗi trang.
Hạ mục (Footer) là các dòng văn bản ghi ở cuối mỗi trang.
Trong tiêu đề hay hạ mục, ta có thể nhập văn bản, ghi số trang và các
thông tin khác nếu cần thiết.
Ví dụ :

Thực hiện theo các bước sau đây :
 Thực hiện lệnh: View \ Header and Footer. Khi đó sẽ xuất hiện khung
hình chữ nhật có đường nét không liên tục Header cùng con trỏ đang ở
trong khung ấy. Đồng thời thanh công cụ Header and Footer cũng xuất
hiện trên màn hình;
Trang 79
 Kích chuột vào nút Switch Between Header and Footer ( ) trên thanh
công cụ Header and Footer ;
 Nhập văn bản muốn làm tiêu đề (hay hạ mục) ;
 Có thể canh lề cho tiêu đề (hay hạ mục) sang trái, sang phải, vào giữa
bằng cách nhập trên các nút lệnh canh lề trên thanh công cụ định dạng (
)
 Có thể kích chuột vào nút lệnh Insert Page Number ( ) trên thanh
công cụ Header and Footer để đánh số trang ;
 Chọn Close trên thanh Header and Footer ;
 Ghi chú: Muốn điều chỉnh tiêu đề hay hạ mục, ta kích đôi chuột trên đó
(hoặc chọn lệnh View \ Header and Footer), khi đó tiêu đề hay hạ mục sẽ
mở ra và thanh công cụ Header and Footer sẽ xuất hiện. Khi đó tiến hành
điều chỉnh giống như lúc nhập.
III - VẼ HÌNH TRONG VĂN BẢN

Với các công cụ trên thanh Drawing, ta có thể vẽ các đối tượng hình, các
dạng lưu đồ,... Đối tượng hình sau khi ta vẽ xong có thể được định dạng (format)
hay kết dính lại (group) thành một đối tượng, khi cần thì có thể tách ra (ungroup)
thành từng đối tượng riêng lẻ. Điều cần lưu ý là chế độ màn hình khi ta thao tác
vẽ hình phải là Print Layout .
1. Các thao tác vẽ hình
a. Cách vẽ một đối tượng hình:

 Kích chuột vào công cụ vẽ nằm trên thanh công cụ Drawing;
Vẽ đường thẳng có đầu tên
Vẽ đường thẳng
Chọn mẫu vẽ
Vẽ hình tròn, hình ellipese Kiểu nét kẻ
Trang 80
Độ dầy đường
kẻ
Vẽ hình chữ nhật
 Di chuyển chuột đến vị trí muốn vẽ rồi rê chuột để vẽ hình.
b. Nhập văn bản vào đối tượng hình vẽ:

Ví dụ : ta có sơ đồ như sau và muốn nhập văn bản vào hình vẽ:
BỘ BỘ BỘ
Dữ liệu NHẬP XỬ LÝ XUẤT
thông tin

 Chọn đối tượng cần nhập văn bản (kích chuột vào đối tượng cần
nhập văn bản, khi đó trên đối tượng sẽ có 8 điểm hình vuông nhỏ
bao quanh đối tượng);
 Kích vào phím phải chuột, một menu ngắn sẽ hiển thị;
 Chọn dòng lệnh Add text , khi đó con trỏ sẽ nhắp nháy trong đối
tượng;
 Nhập nội dung văn bản;
c. Điều chỉnh kích thước đối tượng hình:

 Chọn đối tượng cần điều chỉnh;
 Kích vào 1 trong 8 điểm kể trên, khi con trỏ chuột có dạng
thì ta rê chuột để thay đổi kích thước;
d. Di chuyển đối tượng:

 Chọn đối tượng cần di chuyển;
 Trỏ chuột vào đối tượng, khi con trỏ chuột biến thành , ta rê
chuột đến vị trí mới;
e. Nhân đôi một đối tượng:

 Chọn đối tượng cần nhân đôi ;
 Ấn và giữ phím CTRL, trỏ chuột vào đối tượng, khi con trỏ chuột
biến thành , ta rê chuột đến vị trí muốn copy rồi thả chuột;
f. Nhóm các đối tượng thành một đối tượng:

 Ấn và giữ phím SHIFT ;
 Kích chuột vào các đối tượng cần nhóm ;
Trang 81
 Kích vào mũi tên thả nằm trên thanh công cụ Drawing,
khi đó sẽ có một menu xuất hiện;
 Chọn lệnh Group ;
g. Tách các đối tượng đã nhóm thành các đối tượng riêng lẻ:
 Chọn đối tượng cần tách;
 Kích vào nút Draw , rồi chọn lệnh Ungroup ;
2. Định dạng đối tượng hình

Ngoài cách định dạng đối tượng hình trực tiếp bằng chuột, MS Word
còn sử dụng lệnh Format \ Object ... để định dạng các đối tượng hình. Cách định
dạng giống như định dạng hình (Picture).
 Chọn đối tượng muốn định dạng;
 Thực hiện lệnh: Format \ Object ... Khi đó hộp thoại Format Object
sẽ xuất hiện trên màn hình.
 Thực hiện
các tùy
chọn:
+ Nếu chọn lớp Colors and Lines : cho phép định dạng
đường kẻ, tô nền cho đối tượng, bao gồm:
 Fill : chọn màu để lắp đầy đối tượng ;
 Line : chọn màu, kiểu và độ dày cho đường vẽ ;
 Arrow: Chọn kiểu mũi tên;
+ Nếu chọn lớp Size : dùng để chọn kích thước cho đối tượng
Trang 82

Size and rotate : qui định
kích thước và góc xoay của đối
tượng ;
 Scale : chọn tỷ lệ cho hình ;
+ Nếu chọn lớp Layout : qui định cách thức dồn văn bản
như thế nào.
 Wrapping style :
In line with text : đối tượng sẽ nằm bên trái, văn bản sẽ dồn về bên trên
hoặc bên dưới ;
Squares : đối tượng sẽ được một bao quanh bởi văn bản
Tight :
Behind text : văn bản nằm phía trước đối tượng ;
Trang 83
In front of text : văn bản nằm phía sau đối tượng ;
 Chọn OK hoặc gõ Enter .
IV – THƯ TRỘN (MAIL MERGE)
1. Chức năng của thư trộn

Nếu người soạn thảo văn bản muốn in nhiều văn bản cùng một nội dung
đến nhiều người khác nhau. các văn bản này chỉ khác nhau về các thuộc tính liên
quan đến người được gửi, ví dụ: giấy báo thi cho thí sinh, thư mời, ... trường hợp
này ta nên sử dụng chức năng thư trộn của Word.
Ví dụ: ta có giấy báo dự thi như sau:
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KIÊN GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH NĂM 2004 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
___________________ ____________________
Rạch Giá, ngày 01 tháng 06 năm 2004
GIẤY BÁO DỰ THI

HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KIÊN GIANG NĂM
2004
Báo cho thí sinh: Nguyễn Văn Tiến Ngày sinh : 12/05/1980
Nơi sinh : Hòn Đất – Kiên Giang Số báo danh: KGA0078
Khối thi : A Ngành thi : Công nghệ thực phẩm.
Có mặt tại phòng thi số 12 - Trường Cao đẳng cộng đồng Kiên Giang – lúc 8 giờ ngày
03/07/2004 để nghe phổ biến qui chế thi và lịch thi.
HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH TRƯỜNG CĐCĐ KG
Trong giấy báo thi trên, nội dung thông báo đều giống nhau, chỉ khác nhau
ở những phần in đậm và nghiêng (như : Họ và tên, ngày sinh, Nơi sinh, SBD, ....)
Để tiến hành thư trộn (Mail merge), bắt buộc phải có 2 tập tin riêng biệt
sau:
Tập tin chính (Main document): chứa nội dung chung của các văn bản
mà ta muốn in. Ví dụ : tập tin GIAYBAO.DOC
Tập tin dữ liệu (Data document): là một văn bản ở dạng bảng biểu
(table). Dòng đầu chứa tên các thuộc tính. Từ dòng thứ 2 trở đi chứa các dữ liệu
(còn gọi là mẫu tin).
Ví dụ : tập tin DSTHISINH.DOC có dạng sau:
STT HO TEN NGAY SINH NOI SINH KHOI THI NGÀNH THI
01 Trương Tường 10/08/1982 Kiên Giang B Thú Y
02 Lê Văn Việt 05/08/1984 Long An A Tin học
2. Các bước thực hiện

 Tạo tập tin dữ liệu, tập tin chính và lưu trên đĩa ;
Trang 84
 Mở tập tin chính, tiếp đó thực hiện lệnh :
Tools \ Letters and Mailings \ Mail Merge Wizard...
Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại Mail Merge (Step 1 of 6) theo Hình 1
Kích Next
Kích Next
Kích Next
 Chọn nút Letters rồi kích vào Next : Starting document. Sau đó hộp
thoại tiếp sẽ xuất hiện (Hình 2);
 Chọn nút Use the current document rồi chọn Next : Select recipienis .
Hộp thoại kế tiếp sẽ xuất hiện (Hình 3) ;
 Chọn nút Use an existing list, sau đó kích vào Browse... Khi đó Hộp
thoại Select Data Source xuất hiện trên màn hình.
 Chọn tập tin dữ liệu.
Sau đó chọn nút Open
để mở tập tin dữ liệu,
khi đó sẽ quay trở vế
hộp thoại Mail Merge
(Hình 3). Kích Next:
Write your letter để qua
bước kế tiếp
Trang 85
Xem mẫu tin sau
Xem mẫu
tin trước
In ra
Kích máy in
More
Items
Kích Next Kích Next
 Đưa con trỏ đến nơi cần đưa thuộc tính

vào, kích chuột vào dòng chữ More
Items trong hộp thoại Mail Merge ở
Hình 4 ; Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại
Insert Merge Field ;
 Chọn tên trường cần chèn, lặp lại bước 7 Chọn tên trường
cho các thuộc tính khác muốn đưa vào.
Kích Next: Preview your letters để qua
Hình 5;
 Kích vào Recipients để xem trước các
mẫu tin đã được trộn vào văn bản chính
(xem hình 5), kích vào Next để qua
 Kích chuột vào Print để in ra máy in
V – AUTO TEXT
1. Chức năng của Auto Text

Trong quá trình soạn thảo văn bản, có nhiều từ hay cụm từ được lặp đi,
lặp lại nhiều lần. Ta có thể dùng chức năng Auto Text để gán chữ tắt cho từ hoặc
cụm từ trên, sau này chỉ cần gõ phím tắt, rồi gõ phím F3, nguyên văn của từ hoặc
cụm từ đó sẽ xuất hiện trên màn hình.
2. Cách tạo Auto Text

Để tạo ra một Auto Text, ta tiến hành theo các bước sau:
Trang 86
 Chọn từ hoặc cụm từ muốn gán chữ tắt (Auto Text).
 Thực hiện lệnh Insert \ Auto Text \ AutoText ... Khi đó sẽ xuất hiện
hộp thoại
AutoCorrect.
 Chọn lớp AutoText.

 Nhập tên Auto Text.
 Chọn nút Add.
 Chọn nút OK hoặc gõ Enter.
3. Sử dụng Auto Text

Muốn sử dụng Auto Text nào thì ta chỉ cần gõ tên của Auto Text đó, rồi
gõ phím F3.
4. Xóa nội dung Auto Text

 Thực hiện lệnh Insert \ Auto Text \ AutoText ... Khi đó sẽ xuất hiện
hộp thoại AutoCorrect ;
 Chọn lớp AutoText ;
 Chọn Auto Text cần xóa ;
 Chọn nút Delete ;
 Chọn OK hay gõ phím Enter ;
VI - TỰ ĐỘNG SỬA LỖI (AUTOCORRECT)
1. Chức năng AutoCorrect

AutoCorrect là công cụ giúp ta tiết kiệm nhiều thời gian khi soạn thảo văn
bản. Nó giúp ta tránh những lỗi sai về từ hay cách sử dụng từ. Ta có thể lợi dụng
chức năng này để tạo những từ viết tắt nhằm tăng tốc độ nhập văn bản (tốc ký).
Ta có thể tạo các AutoCorrect cho văn bản, cho các đối tượng khác như : hình
ảnh (Picture), bảng biểu (Table), các đối tượng (Object), ...
Trang 87
2. Cách tạo một AutoCorrect
 Chọn văn bản hay đối tượng cần tạo AutoCorrect.
 Thực hiện lệnh: Tools \ AutoCorrect. Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại
AutoCorrect.
 Chọn lớp AutoCorrect .

 Chọn Format text nếu muốn lưu trử các định dạng của văn bản (ví
dụ : in đậm, in nghiêng, ....đã được định dạng trong văn bản).
 Nhập từ đại diện cho văn bản (hay đối tượng) đã chọn. Ví dụ : CH,
TD, ...
 Kích vào nút Add.
 Kích vào OK hay gõ Enter để đóng hộp thoại.
VII - TÌM VÀ THAY THẾ
1. Tìm kiếm
 Thực hiện lệnh Edit \ Find ... Khi đó hộp thoại Find and Replace sẽ
Trang 88
 Chọn lớp Find ;

 Trong hộp Find What : nhập vào cụm từ cần tìm, sau đó gõ phím
Enter. Nếu từ cần tìm có trong văn bản thì con trỏ sẽ định vị ở đầu
cụm từ đó trên văn bản; Kích vào nút Find next để đến vị trí khác;
 Kích vào nút More để tìm kiếm từ khác.
 Kích vào nút Cancel để đóng hộp thoại.
2. Thay thế
 Thực hiện lệnh Edit \ Find ... Khi đó hộp thoại Find and Replace sẽ
 Chọn lớp Replace

 Trong hộp Find What : nhập vào chuỗi ký tự cần tìm ;
 Trong hộp Replace with: nhập chuỗi ký tự cần thay thế ;
 Kích chuột vào nút Replace; Khi Word tìm thấy chuỗi ký tự đó sẽ
dừng con trỏ ở đầu chuỗi;
 Kích chuột vào nút Replace để thay thế, chọn nút Replace all để
thay thế toàn bộ chuỗi tìm được bằng chuỗi mới; Muốn tìm kiếm và
thay thế cho chuỗi ký tự khác chọn Find Next;
 Chọn Cancel để đóng hộp thoại.
VIII - KIỂM TRA LỖI CHÍNH TẢ

Trong một văn bản tiếng Anh, nhất là văn bản tương đối dài, người
soạn thảo thường bị sai lỗi chính tả mà mắt thường không thể phát hiện được. Do
đó, Word cung cấp chức năng kiểm tra lỗi chính tả trên các văn bản dựa vào bộ
từ điển có sẵn trên chương trình Word.
 Đưa con trỏ đến vị trí muốn bắt đầu kiểm tra lỗi chính tả ;
Trang 89
 Thực hiện lệnh: Tools \ Spelling and Grammar ... Khi đó trên màn
hình sẽ xuất
hiện hộp
thoại
Spelling
and
Grammar :
English
(US)
Những từ của văn bản không có trong bộ từ điển sẽ được trình bày
và người sử dụng có thể thay bằng từ khác trong hộp Suggestions.
 Nếu kích vào nút Ignore : bỏ qua không thay thế cụm từ đó ;
 Nếu kích vào nút Ignore All : bỏ qua tất cả (không thay thế);
 Kích vào nút Add : thêm từ mới vào từ điển của Word ;
 Chọn nút Check grammar: kiểm tra lỗi văn phạm ;
 Chọn nút Cancel để đóng hộp thoại.
Trang 90
CHƯƠNG VII: TEMPLATE & STYLE

I - TẬP TIN KHUÔN MẪU (TEMPLATE)
1. Khái niệm
Thông thường, để giúp dễ dàng trong công tác soạn thảo văn bản, Word
định sẳn một số mẫu định dạng chuẩn như : kiểu chữ, cách trình bày đoạn văn
bản, tiêu đề, hạ mục, .... cho từng loại văn bản (như : văn bản thông thường, thư
từ, Fax, văn bản ghi nhớ, văn bản thỏa thuận, ... ). Các định dạng chuẩn của từng
loại văn bản này được lưu vào tập tin có phần mở rộng là .DOT, được gọi là tập
tin khuôn mẫu định dạng (Template). Một tập tin văn bản (document), thông
thường, được tạo ra dựa trên một tập tin Template nào đó, mặc nhiên là tập tin
template chuẩn NORMAL.DOT.
Khi ta thực hiện lệnh File \ New ... để tạo tập tin mới, hộp thoại New sẽ
xuất hiện, trong đó liệt kê các tập tin Template và cho phép chọn để làm mẫu cho
văn bản mới.
Các tập tin Template mặc nhiên được lưu trong thư mục:
C:\Program Files \ Microsoft Office \ Templates. Tuy nhiên, ta có thể thay đổi
bằng lệnh Tools \ Options.
Cách thực hiện việc chọn lựa các tập tin Template:
 Chọn lệnh Tools \ Options... Khi đó hộp thoại Options xuất hiện
;
Trang 91

Chọn lớp File Locations .
 Trong mục File Types: kích chuột vào dòng User templates. Sau
đó chọn nút Modify... khi đó hộp thoại Modify Location xuất
hiện.
 Từ hộp thoại Modify Location:

 Chọn thư mục chứa các tập tin Templates trong hộp Look in ;
Trang 92
 Hoặc nhập tên thư mục vào hộp Folder name.
 Nhắp OK của hộp thoại Modify Locations.
 Nhắp OK hoặc Close của hộp thoại Options.
2. Cách tạo một tập tin Template mới

 Thực hiện lệnh File \ New... hộp thoại New xuất hiện
 Trong mục Create New nhắp chọn Template.
 Nhắp đôi OK , cửa sổ soạn thảo văn bản xuất hiện.
 Nhập nội dung cần thiết và thiết lập các định dạng cho tập tin
Template như đối với tập tin văn bản thông thường (document);
 Chọn lệnh File \ Save để lưu tập tin Template vào đĩa với phần mở
rộng nhiên là *.DOT
3. Điều chỉnh nội dung tập tin Template
a. Điều chỉnh trực tiếp:

 Chọn lệnh File \ Open, khi đó hộp thoại Open xuất hiện trên màn
hình;

Trong hộp Files of type : chọn kiểu tập tin Document Templates.
 Chọn tên tập tin Template cần mở (giống như mở tập tin văn bản
thông thường) ;
 Tiến hành các điều chỉnh(như: thêm, sửa, xóa, ...) trên tập tin
Template ;
 Chọn lệnh File \ Save để lưu lại.
Trang 93
b. Điều chỉnh gián tiếp:
Điều chỉnh gián tiếp tập tin Template là điều chỉnh trên tập tin văn
bản (Document) đang sử dụng tập tin Template đó. Khi điều chỉnh trên tập tin
văn bản mà có ảnh hưởng đến tập tin Template thì khi đóng văn bản lại, Word sẽ
hỏi có lưu những thay đổi này vào tập tin
Template hay không ?
Chọn Yes : nếu muốn lưu lại.
Chọn No : nếu muốn không
lưu.
II - BỘ ĐỊNH DẠNG (STYLE)
1. Khái niệm
Style là một bộ các định dạng ký tự (Font) , định dạng đoạn văn bản
(Paragraph), định dạng điểm dừng của Tabs, định dạng khung bao (Border), ....
Style được sử dụng với mục đích định dạng nhanh văn bản, tạo sự thống
nhất cho những loại định dạng cùng loại, dễ dàng thay đổi về hình thức, cấu trúc
văn bản, ... Ngoài ra Style còn sử dụng để tạo bảng mục lục cho tập tin văn bản.
Trong Word có sẳn các style như : Heading 1, Heating 2, Heating 3,
....Heating 9, Normal, .... Trong đó Normal được xem là Style chuẩn dùng cho
đoạn văn bản trong tập tin mới và làm Style nền tảng cho các Style do người sử
dụng định nghĩa.
Mõi Style được đặt tên riêng. Tên Style có tối đa là 24 ký tự, ta có thể sử
dụng khoảng trắng (Space) trong việc đặt tên cho Style, không phân biệt chữ hoa
hay chữ thường.
Trên công cụ định dạng (Formating), nút Style là nút đầu tiên tính từ trái
qua. Chỉ cần kích chuột vào mũi tên thả của nút này, Word sẽ buông xuống một
danh sách các style có trong tập tin.
Nút Style
Kích vào mũi tên thả
2. Cách tạo một Style mới
a. Tạo Style mới từ văn bản đã định dạng sẵn:

 Đặt con trỏ vào đoạn văn bản muốn tạo Style mới ;
 Kích chuột vào nút thả Style trên thanh công cụ định dạng ;
 Nhập tên mới cho Style ;
 Gõ phím Enter để kết thúc.
Trang 94
b. Tạo Style mới từ hộp thoại:
 Thực hiện lệnh Format \ Style. Hộp thoại Style sẽ xuất hiện ;
Word 2000 Word XP
 Chọn nút New... nếu sử dụng Word 2000 (hoặc nút New Style nếu sử
dụng Word XP). Khi đó hộp thoại New Style xuất hiện.
 Trong hộp Name : nhập tên cho Style

 Chọn các tham số, các định dạng, gán phím gõ tắt cho Style...
 Chọn OK để thực hiện và đóng hộp thoại New Style.
Trang 95
 Nhắp Close để đóng hội thoại Style.
c. Xóa bỏ một Style:

 Thực hiện lệnh Format \ Style, hộp thoại Style xuất hiện ;
 Kích chọn Style cần xóa ;
 Kích vào nút Delete để xóa.
d. Điều chỉnh một Style đã có:

 Thực hiện lệnh Format \ Style, hộp thoại Style xuất hiện ;
 Kích chọn Style cần điều chỉnh ;
 Chọn nút Modify, Word sẽ mở hộp thoại Modify Style cho phép
ta đổi các thông số ;
 Kích vào nút OK để đóng hộp thoại Modify Style ;
 Kích nút Close để đóng hộp thoại Style.
e. Sử dụng Style vào văn bản:

 Chọn các đoạn văn bản hoặc các ký tự cần định dạng;
 Thực hiện 1 trong các cách sau:
Cách 1: gõ phím tắt đã gán cho Style đó;
Cách 2: kích vào mũi tên thả của nút Style trên thanh công cụ
định dạng, sau đó chọn tên style trong danh sách các Styles ;
Cách 3: chọn lệnh Format \ Style, sau đó chọn tên Style trong
danh sách Style.
Đoạn văn bản được chọn lập tức có định dạng giống như định
dạng của Style vừa được chọn.
III - TẠO BẢNG MỤC LỤC

Với những văn bản dài, có nhiều trang (như : giáo trình, luận văn tốt
nghiệp, khóa luận, ...) thì cần một bảng mục lục để độc giả tìm nhanh một mục
nào đó, để làm được điều này, ta sử dụng chức năng tạo bảng mục lục của Word
Cách thực hiện :
 Định dạng tất cả các tiêu đề của văn bản bằng các Style heating của
Word;
 Đưa con trỏ tại vị trí muốn chèn bảng mục lục ;
 Thực hiện lệnh Insert \ Index and Table (nếu sử dụng Word 2000),
hoặc thực hiện lệnh Insert \ Reference \ Index and Table... (nếu sử dụng Word
XP)
Hộp thoại Index and Tables sẽ xuất hiện trên màn hình.
Trang 96

Chọn lớp Table of Contens.
 Thực hiện các lựa chọn:
+ Nút Show page numbers: nếu chọn cho hiển thị số trang;
+ Nút Right align page numbers: nếu chọn số của trang sẽ canh
phải;
+ Hộp Show levels : nhập hay chọn mức style
heating;
+ Hộp Tab leader : chọn dấu dẫn Tab leader;
 Chọn OK để chèn bảng mục lục vào văn bản;
Trang 97
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD ............................................31
I - GIỚI THIỆU...............................................................................................31
1. Tổng quan về Microsoft Word ...............................................................31
2. Khởi động WinWord...............................................................................31
3. Các thành phần của cửa sổ Word............................................................31
4. Thoát khỏi Word.....................................................................................33
II – CÁCH CHỌN LỆNH SỬ DỤNG.............................................................33
1. Tìm hiểu về hộp hội thoại.......................................................................33
2. Các cách chọn lệnh.................................................................................34
III - THIẾT BỊ NHẬP.....................................................................................35
1. Bàn phím (Keyboard).............................................................................35
2. Thiết bị chuột (Mouse)...........................................................................36
3. Chế độ viết chèn (Insert) và chế độ viết đè (Overtype)..........................36
CHƯƠNG II: NHẬP VÀ ĐIỀU CHỈNH VĂN BẢN..........................................37
I - NHẬP VĂN BẢN .....................................................................................37
1. Các thành phần của văn bản...................................................................37
2. Nguyên tắc khi nhập một văn bản..........................................................37
3. Sử dụng chương trình Vietkey để gõ tiếng Việt.....................................37
II - KHỐI VĂN BẢN VÀ CÁC LỆNH XỬ LÝ KHỐI...................................40
1. Cách chọn khối.......................................................................................40
2. Sao chép khối.........................................................................................41
3. Di chuyển một khối ...............................................................................41
4. Xóa một khối .........................................................................................41
III – CÁC THAO TÁC TRÊN TẬP TIN:......................................................41
1. Tạo tập tin mới ......................................................................................41
2. Mở tập tin đã có trên đĩa ........................................................................42
3. Lưu tập tin vào đĩa..................................................................................42
4. Đóng tập tin.............................................................................................43
5. In văn bản................................................................................................43
6. Xem trước trang in..................................................................................43
CHƯƠNG III: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN...........................................................45
I - ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ ...............................................................................45
1. Các thành phần của ký tự........................................................................45
2. Các bước thực hiện..................................................................................45
II - ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN.............................................................48
1. Các thành phần của đoạn văn bản............................................................48
2. Qui trình thực hiện...................................................................................48
3. Sao chép định dạng..................................................................................50
III - ĐỊNH DẠNG TRANG IN.......................................................................51
1. Các thành phần của trang in....................................................................51
2. Cách thực hiện.........................................................................................52
IV - ĐỊNH DẠNG TAB..................................................................................53
1. Các loại Tab............................................................................................53
2. Cách thực hiện.........................................................................................54
CHƯƠNG IV: CÁC XỬ LÝ CHI TIẾT..............................................................55
I – CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT:.......................................................................55
II – VĂN BẢN DẠNG CỘT BÁO:............................................................55
1. Cách thực hiện định dạng cột báo:...........................................................55
2. Cân bằng các cột trên một trang:.............................................................56
III - TẠO CHỮ HOA THỤT CẤP (DROP CAP):..........................................57
Trang 98
IV – ĐÁNH KÝ HIỆU VÀ ĐÁNH SỐ ĐẦU DÒNG: (BULLET AND
NUMBERING)...............................................................................................57
V – TEXT BOX:.............................................................................................58
VI – CHÈN HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN:....................................................58
1. Chèn tập tin hình ảnh:.............................................................................58
2. Chọn hình ảnh:........................................................................................59
3. Điều chỉnh kích thước hình ảnh:..............................................................59
4. Xóa hình ảnh:..........................................................................................59
VII – CHÈN CHỮ NGHỆ THUẬT (WORDART):........................................60
1. Cách chèn chữ nghệ thuật thực hiện:......................................................60
2. Điều chỉnh WordArt:...............................................................................61
CHƯƠNG V: LẬP BẢNG BIỂU TRONG VĂN BẢN (TABLE)......................62
I - CÁCH TẠO MỘT TABLE........................................................................62
1. Dùng Menu lệnh......................................................................................62
2. Dùng thanh công cụ chuẩn......................................................................63
II - DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG:...............................................63
III – CÁC XỬ LÝ TRÊN BẢNG BIỂU..........................................................63
1. Chọn ô, chọn hàng, chọn cột...................................................................63
2. Thay đổi độ rộng của cột, chiều cao của dòng.........................................64
3. Chèn thêm dòng hoặc cột........................................................................66
4. Xóa hàng hay cột.....................................................................................66
5. Tách một ô thành nhiều ô........................................................................67
....................................................................................................................67
6. Ghép các ô thành một ô..........................................................................68
7. Điền số vào các ô trong bảng...................................................................68
IV - ĐÓNG KHUNG VÀ TÔ NỀN................................................................69
1. Đóng khung.............................................................................................69
2. Tô nền.....................................................................................................71
3. Xoay văn bản trong một ô.......................................................................72
4. Canh lề văn bản trong ô...........................................................................72
V - SẮP XẾP DỮ LIỆU TRONG BẢNG.......................................................73
VI – TÁCH VÀ GHÉP BẢNG........................................................................74
1. Tách 1 bảng thành 2 bảng........................................................................74
2. Ghép bảng...............................................................................................74
VII - LẶP LẠI TIÊU ĐỀ BẢNG TRÊN MỖI TRANG..................................74
VIII - THỰC HIỆN CÁC PHÉP TÍNH TRONG BẢNG................................75
1. Một số khái niệm cơ bản.........................................................................75
2. Cách thực hiện.........................................................................................76
CHƯƠNG VI: MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC.................................................77
I – CHÈN KÝ HIỆU TOÁN HỌC & KÝ HIỆU KHOA HỌC.......................77
II - CHÈN NGẮT TRANG - ĐÁNH SỐ TRANG..........................................78
1. Chèn ngắt trang - ngắt đoạn.....................................................................78
III - TIÊU ĐỀ (HEADER) VÀ HẠ MỤC (FOOTER)....................................79
III - VẼ HÌNH TRONG VĂN BẢN................................................................80
1. Các thao tác vẽ hình................................................................................80
 Di chuyển chuột đến vị trí muốn vẽ rồi rê chuột để vẽ hình..................81
2. Định dạng đối tượng hình........................................................................82
IV – THƯ TRỘN (MAIL MERGE)................................................................84
1. Chức năng của thư trộn...........................................................................84
2. Các bước thực hiện..................................................................................84
Trang 99
V – AUTO TEXT............................................................................................86
1. Chức năng của Auto Text........................................................................86
2. Cách tạo Auto Text..................................................................................86
3. Sử dụng Auto Text..................................................................................87
4. Xóa nội dung Auto Text..........................................................................87
VI - TỰ ĐỘNG SỬA LỖI (AUTOCORRECT)..............................................87
1. Chức năng AutoCorrect..........................................................................87
2. Cách tạo một AutoCorrect.......................................................................88
VII - TÌM VÀ THAY THẾ.............................................................................88
1. Tìm kiếm.................................................................................................88
2. Thay thế...................................................................................................89
VIII - KIỂM TRA LỖI CHÍNH TẢ ..............................................................89
CHƯƠNG VII: TEMPLATE & STYLE.............................................................91
I - TẬP TIN KHUÔN MẪU (TEMPLATE)...................................................91
1. Khái niệm...............................................................................................91
2. Cách tạo một tập tin Template mới........................................................93
3. Điều chỉnh nội dung tập tin Template....................................................93
II - BỘ ĐỊNH DẠNG (STYLE)......................................................................94
1. Khái niệm...............................................................................................94
2. Cách tạo một Style mới..........................................................................94
III - TẠO BẢNG MỤC LỤC..........................................................................96
Trang 100

Phan Ii

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Phan Ii

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Phần II Microsoft Word

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD

1. Tổng quan về Microsoft Word

2. Khởi động WinWord

3. Các thành phần của cửa sổ Word

+ Thanh công cụ định dạng (Formatting): chứa các nút biểu

+ Thanh công cụ vẽ (Drawing): phục vụ cho việc vẽ hình,

4. Thoát khỏi Word

II – CÁCH CHỌN LỆNH SỬ DỤNG

1. Tìm hiểu về hộp hội thoại

thả Nút công cụ

2. Các cách chọn lệnh

ta có thể gõ phím gõ tắt mà không cần phải vào menu lệnh .

III - THIẾT BỊ NHẬP

1. Bàn phím (Keyboard)

a. Các phím và lệnh di chuyển con trỏ:

b. Các phím và lệnh xóa căn bản:

c. Các phím khác:

2. Thiết bị chuột (Mouse)

a. Các phím chuột và công dụng:

b. Các thao tác chuột:

3. Chế độ viết chèn (Insert) và chế độ viết đè (Overtype)

CHƯƠNG II: NHẬP VÀ ĐIỀU CHỈNH VĂN BẢN

I - NHẬP VĂN BẢN

1. Các thành phần của văn bản

2. Nguyên tắc khi nhập một văn bản

3. Sử dụng chương trình Vietkey để gõ tiếng Việt

II - KHỐI VĂN BẢN VÀ CÁC LỆNH XỬ LÝ KHỐI

1. Cách chọn khối

2. Sao chép khối

3. Di chuyển một khối

4. Xóa một khối

III – CÁC THAO TÁC TRÊN TẬP TIN:

1. Tạo tập tin mới

 Lựa các tùy chọn :

3. Lưu tập tin vào đĩa

a. Lưu tập tin mới :

 Thực hiện lệnh File \

c. Lưu tập tin vào đĩa với tên cũ :

4. Đóng tập tin

a. Đóng tập tin hiện hành :

b. Đóng tất cả các tập tin đang mở :

6. Xem trước trang in

CHƯƠNG III: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

1. Các thành phần của ký tự

2. Các bước thực hiện

a. Dùng menu lệnh:

b. Dùng thanh công cụ:

Chọn cỡ In đậm Gạch dưới

II - ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN

1. Các thành phần của đoạn văn bản

2. Qui trình thực hiện

3. Sao chép định dạng

III - ĐỊNH DẠNG TRANG IN

1. Các thành phần của trang in

Nội dung chính

2. Cách thực hiện

 Chọn lớp Margins để

Hộp Header: kích

IV - ĐỊNH DẠNG TAB

1. Các loại Tab

CHƯƠNG IV: CÁC XỬ LÝ CHI TIẾT

 Chọn lớp Symbols