KӺ NĂNG LҰP

Kӂ HOҤCH
1. Khái niӋm
• Hoҥch đӏnh là mӝt quá trình ҩn đӏnh nhӳng
mөc tiêu và xác đӏnh biӋn pháp tӕt nhҩt đӇ
thӵc hiӋn nhӳng mөc tiêu đó.

• Nó liên hӋ vӟi nhӳng phương tiӋn cũng như

vӟi nhӳng mөc đích. Tҩt cҧ nhӳng ngưӡi quҧn
lý đӅu làm công viӋc hoҥch đӏnh.

m
 m. Ý nghĩa
• Tư duy có hӋ thӕng đӇ tiên liӋu các tình huӕng quҧn
lý
• Phӕi hӧp mӑi nguӗn lӵc cӫa tә chӭc hӳu hiӋu hơn.
• Tұp trung vào các mөc tiêu và chính sách cӫa tә
chӭc.
• Nҳm vӳng các nhiӋm vө cơ bҧn cӫa tә chӭc đӇ phӕi
hӧp vӟi các quҧn lý viên khác.
• Sҹn sàng ӭng phó và đӕi phó vӟi nhӳng thay đәi cӫa
môi trưӡng bên ngoài
• Phát triӇn hӳu hiӋu các tiêu chuҭn kiӇm tra.

. Làm thӃ nào xác đӏnh công viӋc?

• Khi bҳt đҫu mӝt công viӋc mӟi, làm thӃ nào đӇ triӇn
khai công viӋc đó hoàn hҧo?

• NӃu bҥn không có phương pháp đӇ xác đӏnh đҫy đӫ

các yӃu tӕ, bҥn có thӇ bӓ sót nhiӅu nӝi dung công
viӋc. Đó chính là mӝt lӛ hәng trong hoҥch đӏnh công
viӋc

Ê
 . Làm thӃ nào xác đӏnh công viӋc?
PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐӎNH NӜI DUNG CÔNG
VIӊC 5WHmC5M
• šác đӏnh mөc tiêu, yêu cҫu công viӋc 1W (why)

• šác đӏnh nӝi dung công viӋc 1W (what)

• šác đӏnh W: where, when, who

• šác đӏnh cách thӭc thӵc hiӋn 1H (how)

• šác đӏnh phương pháp kiӇm soát ± 1C (control)

• šác đӏnh phương pháp kiӇm tra ± 1C (check)

• šác đӏnh nguӗn lӵc thӵc hiӋn -

-
 .1 Xác đӏnh mөc tiêu yêu cҫu
• Khi phҧi làm mӝt công viӋc, điӅu đҫu tiên mà bҥn phҧi quan
tâm là:
- Tҥi sao bҥn phҧi làm công viӋc này?
- Nó có ý nghĩa như thӃ nào vӟi tә chӭc, bӝ phұn cӫa bҥn?
- Hұy quҧ nӃu bҥn không thӵc hiӋn chúng?

• Why (tҥi sao?) là 1W trong -W. Khi bҥn thӵc hiӋn mӝt công
viӋc thì điӅu đҫu tiên bҥn nên xem xét đó chíng là why vӟi nӝi
dung như trên.

• šác đӏnh đưӧc yêu cҫu, mөc tiêu giúp bҥn luôn hưӟng trӑng
tâm các công viӋc vào mөc tiêu và đánh giá hiӋu quҧ cuӕi
cùng.
Ë
.m Xác đӏnh nӝi dung công viӋc
• 1W = what? Nӝi dung công viӋc đó là gi?

• Hãy chӍ ra các bưӟc đê thӵc hiӋn công viӋc

đưӧc giao.

• Bҥn hãy chҳc rҵng, bưӟc sau là khách hàng

cӫa bưӟc công viӋc trưӟc.

—
. Xác đӏnh W
Where: ӣ đâu, có thӇ bao gӗm các câu hӓi sau:

• Công viӋc đó thӵc hiӋn tҥi đâu?

• Giao hàng tҥi đӏa điӇm nào?

• KiӇm tra tҥi bӝ phұn nào?

• Testing nhӳng công đoҥn nào?...

8
. Xác đӏnh W
• When: Công viӋc đó thӵc hiӋn khi nào, khi nào thì giao, khi
nào kӃt thúc«

• ĐӇ xác đӏnh đưӧc thӡi hҥn phҧi làm công viӋc, bҥn cҫn xác
đӏnh đưӧc mӭc đӝ khҭn cҩp và mӭc đӝ quan trӑng cӫa tӯng
công viӋc.

• Có Ê loҥi công viӋc khác nhau: công viӋc quan trӑng và khҭn
cҩp, công viӋc không quan trӑng nhưng khҭn cҩp, công viӋc
quan trӑng nhưng không khҭn cҩp, công viӋc không quan
trӑng và không khҭn cҩp. Bҥn phҧi thӵc hiӋn công viӋc quan
trӑng và khҭn cҩp trưӟc.

Â
. Xác đӏnh W
Who: Ai, bao gӗm các khía cҥnh sau:
• Ai làm viӋc đó

• Ai kiӇm tra

• Ai hә trӧ.

• Ai chӏu trách nhiӋm«

10
.4 Xác đӏnh phương pháp 1h
H là how, nghĩa là như thӃ nào? Nó bao gӗm các
nӝi dung:

• Tài liӋu hưӟng dүn thӵc hiӋn là gì (cách thӭc thӵc

hiӋn tӯng công viӋc)?

• Tiêu chuҭn là gì?

• NӃu có máy móc thì cách thӭc vұn hành như thӃ nào?
11
.5 Xác đӏnh phương pháp kiӇm soát
Cách thӭc kiӇm soát (control) sӁ liên quan đӃn:
• Công viӋc đó có đһc tính gì?

• Làm thӃ nào đӇ đo lưӡng đһc tính đó?

• Đo lưӡng bҵng dөng cө, máy móc như thӃ nào?

• Có bao nhiêu điӇm kiӇm soát và điӇm kiӇm soát trӑng

yӃu (xem chi tiӃt qua tài liӋu vӅ BP ± phương pháp
quҧn lý theo quá trình)

1m
.6 Xác đӏnh phương pháp kiӇm tra
Phương pháp kiӇm tra (check) liên quan đӃn các nӝi dung
sau:

• Có nhӳng bưӟc công viӋc nào cҫn phҧi kiӇm tra. Thông
thưӡng thì có bao nhiêu công viӋc thì cũng cҫn sӕ lưӧng tương
tӵ các bưӟc phҧi kiӇm tra.

• Tҫn suҩt kiӇm tra như thӃ nào? ViӋc kiӇm tra đó thӵc hiӋn 1
lҫn hay thưӡng xuyên (nӃu vұy thì bao lâu mӝt lҫn?).

• Ai tiӃn hành kiӇm tra?

1
.6 Xác đӏnh phương pháp kiӇm tra
• Nhӳng điӇm kiӇm tra nào là trӑng yӃu?

• Trong DN không thӇ có đҫy đӫ các nguӗn lӵc đӇ tiӃn

hành kiӇm tra hӃt tҩt cҧ các công đoҥn, do vұy chúng
ta chӍ tiӃn hành kiӇm tra nhӳng điӇm trӑng yӃu (quan
trӑng nhҩt).

• ĐiӇm kiӇm tra trӑng yӃu tuân theo nguyên tҳc Pareto
(m0/80), tӭc là nhӳng điӇm kiӇm tra này chӍ chiӃm m0
% sӕ lưӧng nhưng chiӃm đӃn 80 % khӕi lưӧng sai
sót.

1Ê
.7 Xác đӏnh nguӗn lӵc (5M)
• NhiӅu kӃ hoҥch thưӡng chӍ chú trӑng đӃn công viӋc mà lҥi không chú trӑng
đӃn các nguӗn lӵc, mà chӍ có nguӗn lӵc mӟi đҧm bҧo cho kӃ hoҥch đưӧc
khҧ thi.

• Nguӗn lӵc bao gӗm các yӃu tӕ:

an = nguӗn nhân lӵc.

oney = TiӅn bҥc.

aterial = nguyên vұt liӋu/hӋ thӕng cung ӭng.

achine = máy móc/công nghӋ.

ethod = phương pháp làm viӋc.

1-
.7 Xác đӏnh nguӗn lӵc (5M)
an, bao gӗm các nӝi dung:
• Nhӳng ai sӁ thӵc hiӋn công viӋc, hӑ có đӫ trình đӝ,
kinh nghiӋm, kӻ năng, phҭm chҩt, tính cách phù hӧp?

• Ai hӛ trӧ?

• Ai kiӇm tra?

• NӃu cҫn nguӗn phòng ngӯa thì có đӫ nguӗn lӵc con

ngưӡi đӇ hӛ trӧ không?

1Ë
.7 Xác đӏnh nguӗn lӵc (5M)
aterial = nguyên vұt liӋu/hӋ thӕng cung ӭng,
bao gӗm các yӃu tӕ:

• šác đӏnh tiêu chuҭn NVL.

• Tiêu chuҭn nhà cung ӭng.

• šác đӏnh phương pháp giao hàng

• Thӡi hҥn giao hàng.

1—
 4. Phân loҥi
Ê.1 Hoҥch đӏnh chiӃn lưӧc.
Ê.m Hoҥch đӏnh tác nghiӋp.
Ê. Hoҥch đӏnh dӵ án.
Ê.Ê өc tiêu.
Ê.- Hoҥch đӏnh năm.
Ê.Ë Hoҥch đӏnh tháng.
Ê.— Hoҥch đӏnh tuҫn.

18
 4.1 Hoҥch đӏnh chiӃn lưӧc

Đһc điӇm

• Thӡi hҥn:
hҥn : vài năm

• Khuôn khә : rӝng

• өc tiêu:
tiêu : ít chi tiӃt
1Â
 4.1 Hoҥch đӏnh chiӃn lưӧc (tt)
Quá trình cơ bҧn cӫa hoҥch đӏnh chiӃn lưӧc
• Nhұn thӭc đưӧc cơ hӝi

• šác đӏnh các mөc tiêu

• Phát triӇn các tiӅn đӅ

• šác đӏnh các phương án lӵa chӑn

• Đánh giá các phương án.

• Lӵa chӑn phương án

• Hoҥch đӏnh các kӃ hoҥch phө trӧ

• Lưӧng hóa bҵng hoҥch đӏnh ngân quӻ

m0
 4.1 Hoҥch đӏnh chiӃn lưӧc (tt)

Đҫu ra cӫa hoҥch đӏnh chiӃn lưӧc:

• ӝt bҧn kӃ hoҥch kinh doanh

• KӃ hoҥch phát triӇn công ty.

m1
 4.m Hoҥch đӏnh tác nghiӋp

Đһc điӇm

• Thӡi hҥn:
hҥn : ngày, tuҫn, tháng

• Khuôn khә : hҽp

• өc tiêu:
tiêu : chi tiӃt xác đӏnh
mm
 4.m Hoҥch đӏnh tác nghiӋp (tt)
Đҫu ra cӫa hoҥch đӏnh tác nghiӋp:
HӋ thӕng tài liӋu hoҥt đӝng cӫa tә chӭc như:
- Các loҥi sә tay, cҭm nang.
- Quy trình hoҥt đӝng
- Các quy đӏnh
- Hưӟng dүn công viӋc
- Các biӇu mүu
- Các kӃ hoҥch thӵc hiӋn mөc tiêu, dӵ án ngҳn
hҥn. m
 4. Hoҥch đӏnh dӵ án

• šác đӏnh các yêu cҫu cӫa dӵ án.

• šác đӏnh các quy trình cơ bҧn.

• šác đӏnh nguӗn lӵc cung cҩp cho dӵ án.

• šây dӵng kӃ hoҥch thӵc hiӋn dӵ án theo sơ đӗ gantt

mÊ
 4.4 Mөc tiêu:
(Phҫn này, bҥn tham khҧo theo kӻ năng
quҧn lý theo mөc tiêu)

• Phân loҥi mөc tiêu

• ĐiӅu kiӋn cӫa mөc tiêu

• Lұp kӃ hoҥch thӵc hiӋn mөc tiêu:

m-
 4.4.1 Phân loҥi mөc tiêu
• өc tiêu cҩp công ty, bӝ phұn, cá nhân
• Theo Peter Drucker, mөc tiêu cӫa công ty xӃp tӯ ngҳn hҥn đӃn
dài hҥn như sau:
- Tӗn tҥi và tăng trưӣng.
- Lӧi nhuұn
- Phân bә các nguӗn lӵc và rӫi ro
- Năng suҩt
- Vi thӃ cҥnh tranh
- Phát triӇn nguӗn lӵc
- Phát triӇn công nghӋ
- Trách nhӏêm xã hӝi.
mË
 4.4.m ĐiӅu kiӋn cӫa mөc tiêu:
ĐiӅu kiӋn cӫa mөc tiêu phҧi đҧm bҧo yêu cҫu
cӫa nguyên tҳc S ART
• Specific - cө thӇ, dӉ hiӇu
• easurable ± đo lưӡng đưӧc
• Achievable ± vӯa sӭc.
• Realistics ± thӵc tӃ.
• Timebound ± có thӡi hҥn.

m—
 a/Specific - cө thӇ, dӉ hiӇu
• ChӍ tiêu phҧi cө thӇ vì nó đӏnh hưӟng cho các hoҥt
đӝng trong tương lai.

• Đӯng nói mөc tiêu cӫa bҥn là dүn đҫu thӏ trưӡng
trong khi đӕi thӫ đang chiӃm Ê0 % thӏ phҫn.

• Hãy đһt mөc tiêu chiӃm tӕi thiӇu Ê1% thӏ phҫn, tӯ đó
bҥn sӁ biӃt mình còn phҧi cӕ đҥt bao nhiêu % nӳa.

m8
 b/Measurable ± đo lưӡng đưӧc

• ChӍ tiêu này mà không đo lưӡng đưӧc thì

không biӃt có đҥt đưӧc hay không?

• Đӯng ghi: ³phҧi trҧ lӡi thư cӫa khách hàng

ngay khi có thӇ´. Hãy yêu cҫu nhân viên trҧ lӡi
thư ngay trong ngày nhұn đưӧc.

mÂ
 c/Achievable ± vӯa sӭc.

• ChӍ tiêu phҧi có tính thách thӭc đӇ cӕ gҳng,

nhưng cũng đӯng đһt chӍ tiêu loҥi không thӇ
đҥt nәi.

• NӃu bҥn không có giӑng ca trӡi phú thì đӯng

đһt chӍ tiêu trӣ thành siêu sao. Giӳ trӑng lưӧng
ӣ mӭc lý tưӣng Ê-kg có thӇ vӯa sӭc hơn.
0
 d/Realistics ± thӵc tӃ.

• Đây là tiêu chí đo lưӡng sӵ cân bҵng giӳa khҧ

năng thӵc hiӋn so vӕi nguӗn lӵc cӫa doanh
nghiӋp bҥn (thӡi gian, nhân sӵ, tiӅn bҥc..).

• Đӯng đһt chӍ tiêu giҧm m0 kg trong mӝt tháng

đӇ đҥt trӑng lưӧng lý tưӣng Ê- kg trong vòng
mӝt tháng, như vұy là không thӵc tӃ.
1
 e/Timebound ± có thӡi hҥn.

• ӑi công viӋc phҧi có thӡi hҥn hoàn thành,

nӃu không nó sӁ bӏ trì hoãn.

• Thӡi gian hӧp lý giúp bҥn vӯa đҥt đưӧc mөc

tiêu lҥi vӯa dưӥng sӭc cho các mөc tiêu khác.

m
 4.4. KӃ hoҥch thӵc hiӋn mөc tiêu
(gantt)
Stt Nӝi dung Ngưӡi Tәng TiӃn đӝ
công viӋc thӵc t.gian
hiӋn
1
m
Ê
Ê
-
Ë

 4.5 Hoҥch đӏnh kӃ hoҥch năm
Nguӗn thông tin tӯ đӇ lұp kӃ hoҥch năm bao gӗm:

• Tӯ chiӃn lưӧc cӫa công ty.

• Tӯ các dӵ án tham gia

• Tӯ mөc tiêu cӫa công ty và mөc tiêu bӝ phұn do công ty giao.

• Tӯ các nhiӋm vө theo chӭc năng nhiӋm vө bӝ phұn.

Ê
4.5 Hoҥch đӏnh kӃ hoҥch năm (tt)
Nӝi dung cӫa kӃ hoҥch công tác năm:

• Nӝi dung các mөc tiêu công viӋc.

• Thӡi gian thӵc hiӋn.
• ӭc đӝ quan trӑng cӫa các công viêc (đӇ giúp bӝ
phұn có thӇ đһt trӑng tâm vào công tác nào và đánh
giá công viӋc cuӕi năm).

-
 4.6 Hoҥch đӏnh kӃ hoҥch tháng:

Nguӗn thông tin lұp kӃ hoҥch tháng

• Các công viӋc trong kӃ hoҥch năm.

• Các công viӋc tháng trưӟc còn tӗn tҥi.

• Các công viӋc mӟi phát sinh do công ty giao.

Ë
 Nӝi dung kӃ hoҥch tháng

• Các công viӋc quan trӑng trong tháng

• Phҫn các công viӋc cө thӇ gӗm: nӝi dung công

viӋc, thӡi gian thӵc hiӋn, ngưӡi thӵc hiӋn.

• Các công viӋc chưa xác đӏnh đưӧc lӏch (nhưng

phҧi làm trong tháng hoһc làm trong tháng
sau). —
 4.7 Hoҥch đӏnh kӃ hoҥch tuҫn

Nguӗn thông tin đӇ lұp kӃ hoҥch tuҫn:

• Các công viӋc trong kӃ hoҥch tháng.

• Các công viӋc trong tuҫn trưӟc chưa thӵc

hiӋn xong

• Các công viӋc mӟi phát sinh do công ty giao

thêm.
8
 4.7 Hoҥch đӏnh kӃ hoҥch tuҫn
NӜI DUNG BҦN Kӂ HOҤCH TUҪN
Các công viӋc quan trӑng trong tuҫn
• Phҫn các công viӋc cө thӇ gӗm: nӝi dung công
viӋc, thӡi gian thӵc hiӋn, ngưӡi thӵc hiӋn, ghi
chú (yêu cҫu kӃt quҧ).

• Các công viӋc chưa xác đӏnh đưӧc lӏch (nhưng

phҧi làm trong tuҫn hoһc làm trong tuҫn sau).
Â