ARCHIVOS DE LAS

HISTORIAS
LABORALES
ARCHIVOS DE HISTORIAS LABORALES
 Instructora:
 Carmen Rosa Díaz
 Aprendices:
 Anny Mazciel Bolaño Polo
 Leidy Susana Castillo Angulo

 SERVICIONACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
 TECNOLOGO ADMINISTRACION
DOCUMENTAL
 VISITA DE CAMPO
 PERFIL DEL ENCARGADO DE LAS
H-L
 REALIZADO A: Luis Hernando
Gama
 TITULO: Ingeniero Industrial

 Especialización: Recursos
Humanos.
 Cargo: Consultor de Recursos
Humanos.
 Entidad: CHARTIS seguro. Calle 78
QUE ES UNA HISTORIA LABORAL?

 Es aquella unidad documental

compleja, de acceso reservado, en
donde se conservan de manera
cronológica todos los documentos
de carácter administrativo
relacionados con el vinculo laboral
establecido entre el trabajador y
la entidad, institucional o empresa.
 NORMATIVIDAD
 Ley 594 de 2000: Ley General de Archivo.
 Tablas de retención documental con un
tiempo de retención para las historias
laborales entre 80 y 100 años.
 Art 46: Establece cuales son la condiciones
de conservación. La historia laboral debe
guardarse y conservarse en condiciones
locativas y de procedimiento ambiental.
 CIRCULAR 004 DE 2003: Organización de las
historias laborales.
 Establece los documentos que contiene una
historial laboral.
 CLASIFICACIÒN


 Se clasifican en Archivos activos y

retirados.
 Los archivos se clasifican
alfabéticamente y en la empresa se
conservan solo los archivos activos y
los archivos retirados durante los
tres primeros años.
 ARCHIVO DE LAS H.L DE LOS EX
FUNCIONARIOS
 Son los archivos de los funcionarios
que laboraron en la empresa durante
cierto tiempo. Estos se encuentran en
otra edificación, la cual es sede de la
empresa.
 Por lo que en la sede principal se
encuentran solo los activos.
 DOCUMENTOS CONTENIDOS EN UNA
HISTORIA LABORAL
 HISTORIA LABORAL
1. PROCESO DE INGRESO
Ø Este es la primera división con la que cuenta la
historia laboral, esta incluye:
Ø Hoja de vida
Ø Soportes de la hoja de vida( referencias)
Ø Documento de identidad
Ø Contratación
Ø Afiliaciones en general
Ø Títulos obtenidos
Ø Fotografía reciente
Ø Certificaciones en geneeral
Ø
 2. Historia laboral
Ø Esta es la segunda compartición que
contiene la carpeta y tiene los
siguientes soportes:
Ø Cambios de salario
Ø Cambios de cargo
Ø Certificados de ingreso
Ø Certificados de retenciones(si las hay)

 3. MANUAL DE BENEFICIOS
 Este es el tercer requisito que contiene
la carpeta de la historia laboral.
 Son todos los beneficios a los cuales
puede acceder el trabajador, estos son
otorgados por la empresa como tal.
 Por ejemplo: Cambio de lentes anuales.


 4. VACACIONES
 Es la cuarta sección de la carpeta y en
ella están contenidas todas los
soportes de las vacaciones, licencias,
permisos, incapacidades, y
suspensiones, que el trabajador a
tenido.
5. ACCIONES Y DESARROLLO
 Esta es la quinta sección de la carpeta
y es opcional de la empresa, por
medio del cual es donde le brinda al
trabajador las capacitaciones, cursos,
seminarios y todo el proceso de
estudios adicionales.
 Por tal razón en esta parte se
conservan todos estos soportes del
trabajador.
 6. RETIRO Y SANCIONES
 Es la ultima subdivisión de la historia
laboral, y la sección donde se
encuentran los soportes relacionados
con el motivo de su retiro, y con las
liquidaciones en general.
 Si un trabajador incumple un contrato
por cualquier motivo en esta área es
donde se registra el soporte de su
incumplimiento.


 Documentos misionales
 Es primordial para ayudar con la misión de la
empresa:
Ø Hoja de vida.
Ø Soportes de la hoja de vida( referencias)
Ø Exámenes de ingreso y egreso.
Ø Pruebas realizadas para el ingreso.
Ø Documento de identidad
Ø Contratación
Ø Afiliaciones en general
Ø Títulos obtenidos
Ø Fotografía reciente
Ø Permisos, memorandos, durante el tiempo
laborado.
 CONSULTAS DE LAS Historias
Laborales

 En las historias laborales de los
funcionarios, se consulta con una
autorización únicamente del gerente.

 En las historias laborales de los ex
funcionarios no se realiza ninguna
consulta pues es información
estrictamente de la empresa.
 VIGILANCIA DE LA H.L

 Las historias laborales se encuentran
indexadas en el sistema en caso de
emergencia; por tal razón no permite
este la duplicación de ningún
documento.

 Al momento de crear la carpeta para un
nuevo funcionario se realiza un checklist
con el fin de verificar la información.

 AUDITORIAS

 Se practican dos auditorias:
 A. INTERNAS: es realizada por un
funcionario de la misma empresa.
 A. EXTERNAS: es la realizada por un
funcionario de una empresa
externa, la cual se contrata y es la
encargada de dictar los
parámetros para la conservación y
custodias de las historias
laborales.
MUCHAS GRACIAS