You are on page 1of 3

Quản trị hàng tồn kho thế nào cho hiệu quả?

13-10-2007

Một doanh nghiệp cần cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng
hàng tồn kho, vì nó ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả tồn kho, vì nó ảnh hưởng
không nhỏ đến kết quả kinh doanh chung của doanh nghiệp.

Thông thường các doanh nghiệp sản xuất phải dự trữ một lượng hàng tồn kho phù
hợp với từng giai đoạn khác nhau trong toàn bộ quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô cho
đến khi sản phảm được hoàn tất. Trong khi đó, các doanh nghiệp thương mại như nhà phân
phối sỉ hoặc lẻ chỉ dự trữ hàng tồn kho dưới một dạng duy nhất là sản phẩm hoàn chỉnh chờ
được tiêu thụ. Mặc dù vậy, mức độ đầu tư vào lượng hàng tồn kho của các nhà sản xuất có
khuynh hướng phụ thuộc vào khả năng phân phối.

Ngay cả đối với các nhà phân phối, mức độ đầu tư vào lượng hàng dự trữ cũng có
nhiều khác biệt. Một nhà buôn kim hoàn thông thường phải dành một khoản tiền lớn hơn
nhiều lần cho lượng hàng dự trữ so với một nhà buôn hoa quả với cùng mức doanh thu, Một
nguyên nhân là khi mua trang sức, người ta thường đòi hỏi nhiều về tính phong phú và đa
dạng của mặt hàng này hơn là mua cà rốt hay bó hành. Chưa kể một số lọai hàng hóa mang
tính thời trang hoặc thời vụ đòi hỏi phải tính toán và huy động lượng tiền đủ lớn để duy trì
một lượng dự trữ thích hợp trước khi thị trường gia tăng nhu cầu về lọai hàng hóa này.

Vì thế, tính toán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng hàng hóa
tồn kho ít hay nhiều rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh
nghiệp.

Dự trữ hàng: tiềm ẩn rủi ro


Trong khi chi phí cho việc dự trữ hàng hóa có thể diễn đạt dễ dàng bằng những con
số cụ thể,thì mức độ rủi ro tương xứng với từng mức dự trứ lại rất khó xác định chính xác.
Tuy vậy, có thể khái quát một số chi phí và rủi ro sau:

Lãi suất
Doanh nghiệp khi đầu tư một khoản tiền để dự trữ dưới bất kỳ một hình thức nào
chắc chắn sẽ mất đi cơ hội nhận được một khỏan lãi suất đáng kể so với việc gửi số tiền đó
vào ngân hàng hoặc đầu tư vào các khỏan sinh lời khác. Vì thế, doanh nghiệp cần tận dụng
mọi khả năng tín dụng từ các nhà cung cấp của mình trong thời hạn lâu nhất có thể. Cơ hội
nhận được phần lãi suất nếu gửi số tiền này vào ngân hàng thay vì đầu tư vào các khoản
hàng dự trữ cần được cân nhắc kỹ trước khi quyết định mức chi phí này. Bởi vì, đầu tư cào
các khoản dự trữ quá mức hoặc dưới mức cần thiết đều ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả
kinh doanh về sau.

Chi phí cho việc dự trữ


Để bảo tồn các mặt dự trữ, doanh nghiệp phải dành một khoản tiền đáng kể trả chi
phí kho bãi, thuê mướn nhân công quản lý số hàng này. Đối với một số mặt hàng đòi hỏi
bảo quản trong điều kiện đặc biệt hoặc có tính thời vụ, thì chi phí này sẽ tăng gấp bội. điều
đó sẽ trở thành một gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp. Nếu không giám sát chặt chẽ rủi
ro thì rất dễ ảnh hưởng đến chất lượng hàng dự trữ cũng như gây thất thoát trong khâu
quản lý số hàng này.

Chi phí bảo hiểm


Đối với một số mặt hàng có giá trị cao rất nhạy cảm với các lọai rủi ro liên quan đến
cháy nổ hay mất cắp, thì tốn thêm koản chi phí mua bảo hiểm. do vậy, doan nghiệp kinh
doanh các loại mặt hàng này sẽ tốn kém nhiều hơn cho việc dự trữ.
Lỗi thời
Các doanh nghiệp không duy trì hàng dự trữ sẽ không bao giờ gặp phải rủi ro này.
Tuy vậy, cơ hội thu được khỏan lợi nhuận cao vẫn hấp dẩn hơn nhiều, khiến cho việc dự trữ
một lượng hàng thích hợp sẽ trở nên cần thiết. khi đó, việc tính toán được mức dự trữ các
mặt hàng mang tính thời trang hoặc có công nghệ dễ lỗi thời sao cho phù hợp với nhu cầu
thị trường là cả một câu hỏi lớn dành cho nhà quản trị.

Dự trữ ít hoặc không có hàng dự trữ: cũng rủi ro

Mất sự tín nhiệm của khách hàng


Không cung cấp được lượng hàng hóa khi càn thiết không chỉ làm mát khách hàng tại
thời điểm điểm hiện tại , mà còn có thể mất luôn những đơn đặt hàng trong tương lai do
doanh nghiệp không còn được khách hàng tin cậy vào khả năng cung ứng loại hàng hóa đó.
Trong môi trường cạnh tran, donh nghiệp sẽ mau chóng mát khách hàng vào tay các đối thủ
cung ứng sản phẩm cùng loại nếu không dự đoán được nh cầu và khả năng tiêu thụ của thị
trường để lập kế hoạch tồn kho phù hợp.

Làm hỏng kế hoạch sản xuất


Việc thiếu hụt một loại nguyên liệu nào đó trong sản xuất có khả năng làm ngưng trệ
toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí cho việc tìm kiếm ngay nguồn
hàng thay thế có thể sẽ rất tốn kém hoặc gây ảnh hưởng đến chát lượng của sản phẩm.

Mất sự linh hoạt


Việc dự trữ hàng từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ sản phẩm sẽ tạo ra một khoảng
cách an toàn cho hoạt động kin doanh. Sự biến động của thị trường luôn khiến cho mọi kế
họach rất khó phù hợp với thực tế. Do vậy, nếu không có hàng dự rữ, doanh nghiệp sẽ trở
nên bị động trong mọi tình huống khi mọi tình huống khi có sự thay đổi ngoài kế hoạch.

Thiếu giám sát chặt chẽ chi phí và rủi ro trong việc dự trữ hàng tồn kho sẽ gây
nhiều khó khăn và tốn kém cho doanh nghiệp.

Chi phí đặt hàng


Nếu dự trữ không đủ nguyên nhiên liệu cần thiết từ khâu sản xuất đến khâu hoàn
thiện sản phẩm, thì chi phí phát sinh sẽ rất khó lường. đặc biệt, khi loại hàng đó đang khan
hiếm trong lúc doanh nghiệp có nhu cầu cấp thiết, thì việc tìm kiếm và thu mua được đúng
mặt hàng trong một thời gian ngắn sẽ gây ra rất nhiều khó khăn và tốn kém, ảnh hưởng lên
toàn bộ kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản trị hàng tồn kho


Mặc dù chưa có phương pháp hoàn hảo nào cho việc tính toán chính xác lượng hàng
tồn kho nhưng trên thực tế, một số công thức đơn giản dựa trên các giả thuyết vẫn được áp
dụng để dự đoán và xây dựng các kế hoạch tài chính liên quan đến lượng hàng dự trữ này.

Mô hình”just in time” trong quản lý hàng dự trữ vẫn được sử dụng rộng rãi tại Nhật
Bản dành cho các doanh nghiệp có mối liên hệ chặt chẽ với nhà cung cấp và nhà phân phối,
do mô hình này đòi hỏi sự kết nối chặt chẽ giữa các khâu cung cấp nguyên vật liệu đúng lúc
để sản xuất cũng như đưa sản phẩm đến nhà phân phối đúng thời điểm nhằm giảm thiểu
các chi phí liên quan đến dự trữ hàng bằng nguồn tài chính của doanh nghiệp. Ngòai ra, ước
lượng thời gian dự trữ trung bình cũng rất quan trọng đối với việc theo dõi lượng hàng tồn
kho trong mối liên hệ với lượng hàng tiêu thụ của một giai đọan.
Cuối cùng, việc quản lý và đưa ra các quyết định về lượng dự trữ hàng tồn kho cũng
đòi hỏi thẩm quyền ở cấp độ thích hợp. Yêu cầu này nhằm đảm bảo tính bảo mật và khả
năng hoàn thành kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp trong một môi trường đầy cạnh
tranh.

Hoài Phương
Theo báo Nhịp Cầu Đầu Tư
Đặng Chu Kỳ Duyên - P.HCTC Sapuwa

You might also like