Văn thư lưu trữ

Công tác văn thư lưu trữ:

Khái niệm:
Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết
Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan đến tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tliu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã
hội. Hay nói cách khác công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước, bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực
tiễn tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ.
-Tliu lưu trữ: là tliu có giá trị lưu trữ toàn toàn bộ khối tliu hình thành trong quá trình hoạt động của các CQ, Đ thể, Xnghieep cà cá
nhân đc bảo quản cố định trong các khop lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích CT,KT,VH,KH,Lsu của toàn xã hội.
Tính chất:
-Tính cơ mật: tliu lưu trữ chứa đựng nhìu bí mật của công ty, của ngành, của cơ quan…vì vậy để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tliu,
đòi hỏi công tác văn thư, lưu trữ phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ, các cán bộ làm công tác văn thư,lưu trữ
phải lun nêu cao tinh thần trách nhiệm,ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế về bảo vệ tliu.
Phân loại tài liệu lưu trữ:
Là sự phân chia tài liệu thành các khối, nhóm, đơn vị bảo quản.
- Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia: do cq TW thực hiện , phân
chia tài liệu lưu trữ quốc gia thành hệ thống các kho (viện) hoặc trung tâm lưu trữ
dựa vào các đặc trưng thời kỳ lịch sử, lĩnh vực hoạt động, lãnh thổ, kỹ thuật chế
tác....
+ Xây dựng kho lưu trữ của ngành Công an, quân đội, kho lưu trữ tài chính,
Ngân hàng, Bưu điện
+ XD kho tài liệu lưu trữ trước CMT8, sau CMT8…
+ XD kho lưu trữ tỉnh, huyện,,,
+ xây dựng kho lưu trữ phim ảnh, băng ghi âm, tài liệu quản lý hành
chính…..
- Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ: Tài liệu trong kho lưu trữ được
phân chia theo phông lưu trữ . Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước , tổ chức chính trị XH, doanh
nghiệp....có nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học... được đưa vào bảo quản trong 1
kho lưu trữ nhất định .
Trong kho lưu trữ tỉnh, huyện được phân chia thành các phông lưu trữ sau:
+ HĐND tỉnh, TP
+ UBND
+ Phông lưu trữ của các sở, ban, ngành….
Ngoài phông lưu trữ cơ quan, còn có phông lưu trữ các nhân, gia đình, dòng
họ…và các sưu tập lưu trữ.
Các phương pháp lưu trữ hồ sơ:
Sử dụng cho hồ sơ cá nhân: Bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên và
một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tư liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.
Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư liệu
Hồ sơ cùng một tên : nếu phát sinh liên tục (ví dụ như đặt hàng phát sinh qua nhiều ngày), hãy phân loại theo từng giai đoạn.
Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.
Sử dụng cho hồ sơ theo chủ đề: Tên chủ đề cần đặt cụ thể. Ví dụ :hợp đồng, chi phí, bảo hiểm, nhân sự, biên bản họp. Không dùng chủ
đề mơ hồ, chung chung.
Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề. Ví dụ : trong chủ đề hợp đồng, có : gia công, mua sắm mới, thuê,...
Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên
máy tính)
Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính
Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm. Ví dụ : chúng ta chưa
bao giờ đặt tên chủ đề là du lịch, nhưng sau đó lại lập hồ sơ để lưu vào mục du lịch, qua thời gian lâu dài, khi tìm hồ sơ, không nhớ đã
có lúc mở một hồ sơ theo chủ đề này, và tất nhiên rất khó tìm thấy.
Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng. Nó cũng mang lại một phương pháp hữu ích khi
các chủ đề được xác định rõ ràng và khi người ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng hơn.
Khó khăn: Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp, thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có
một chỉ mục phức tạp. Thường khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình thành một hồ sơ lớn chứa các mục linh tinh với rất nhiều
đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu trữ tốt thì một hồ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan. Điều này dường như do
sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.
Sử dụng cho hồ sơ theo nguồn xuất xứ: Thường được áp dụng cho việc lưu văn thư đến từ nhiều nguồn khác nhau. Mục đích của nó
là để truy tìm hồ sơ theo yêu cầu chuyên môn được nhanh chóng hơn.
Trong mỗi folder, có thể có các chủ đề phụ (như đã nêu ở phần trước).
Nếu từ một nguồn phát sinh quá nhiều hồ sơ, có thể tách ra thành những foder riêng với các chủ đề phụ trong cùng nguồn.
Sắp xếp hồ sơ theo địa lý
Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận, thành phố… cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể
sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.
Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm. Điều này là dễ hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và người sử dụng không
sớm thì muộn cũng sẽ quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan.
Thuận lợi: Nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản trở cho nhau; nó dễ hiểu; và truy cập
thuận tiện nếu biết địa điểm.
Bất lợi: Người sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý có liên quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự;
phải biết nơi chốn của một thông tin; và phương pháp này cần được một chỉ mục hỗ trợ.Hệ thống địa danh cũng rất có ích trong các
hoạt động như nghiên cứu thị trường quảng cáo trực tiếp bằng thư từ bưu điện và dự báo thời tiết.
Quản lý phân tán theo bộ phận
Ưu điểmTránh được sự trì hoãn không cần thiết.Dễ dàng thực hiện.Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác
Nhược điểm:Có sự trùng lắp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong các bộ phận.Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải
thực hiện nhiều công việc khác nhau trong văn phòng.Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung.Những tài liệu
quan trọng khó bảo mật.Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời.
Quản lý theo tập trung: Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối
theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện.
Những hệ thống lưu trữ hiện đại :Một vấn đề chủ yếu của lưu trữ tài liệu là chúng chiếm khoảng trống không gian quá lớn. Đã có
hai biện pháp khắc phục cho điều này:
Sử dụng rộng rãi vi phim để giảm thiểu kích thước và giữ lại các hồ sơ;
Sử dụng rộng rãi việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ bằng đĩa cứng nằm trong máy. Chức năng thứ 2 đang ngày càng được
sử dụng rộng rãi khi mà máy tính ngày càng trở nên rẻ hơn và nhỏ hơn.
- Việc dùng kỹ thuật vi phim để quản lý hồ sơ đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây do những cải tiến trong các thiết bị dùng
để sao chép hoặc cung cấp bản sao đã làm cho quá trình này trở nên dễ dàng, nhanh chóng, rẻ hơn và đặc biệt là do chi phí ngày càng
tăng của khoảng trống cần thiết cho việc lưu trữ những tài liệu gốc và chi phí nhân sự để duy trì, truy cập chúng đã làm cho những nhà
quản lý phải suy nghĩ khó nhọc về cách thực hiện chức năng này. Những nhà quản trị thường có thể chứng minh cho số tiền đầu tư lớn
vào thiết bị cân bằng với chi phí của việc mở rộng tổ chức về mặt vật chất để có chỗ lưu trữ.
- Những thuận lợi của việc chụp vi phim: thông tin trên tài liệu được thu nhỏ lại chỉ chiếm chưa đến 1% khoảng trống của tài liệu gốc,
có thể tạo ra những hồ sơ có kích thước thống nhất, chi phi rẻ và nhanh chóng để sử dụng tại những địa điểm khác. Tuy nhiên bất lợi
chủ yếu là vấn đề cập nhật hóa. Điều này chỉ có thể giải quyết trừ khi sử dụng một hệ thống trải chiều rộng của những tấm phim bằng
các phim cập nhật.
- Có nhiều hình thức lưu trữ hồ sơ trên vi phim, trong đó microfiche được sử dụng rộng rãi nhất. Tất cả đều có cùng ý niệm, chỉ có
dạng thức là khác nhau.
- Rool and reel: trong phương pháp này, các tài liệu được sao chép phim tuần tự dọc theo cuốn phim. Khi sử dụng phương pháp này
cách tốt nhất là nên để các hồ sơ tài liệu theo một thứ tự nào đó không thay đổi, ví dụ như thứ tự ngày tháng. Điều này làm cho cuộn
phim chứa những tài liệu hồ sơ một cách hữu hiệu. Để đọc được phim, tức đọc hồ sơ theo dạng này, người ta phải sử dụng một máy
đọc phim, nếu muốn bản sao hồ sơ trên giấy, phải sử dụng một máy đọc và in.
- Cassette, cartrige và magazine: đây chỉ là những công cụ chỉ đơn thuần là mở rộng của cách sử dụng một cuộn phim. Sử dụng cách
này giúp bảo vệ phim ở một mức độ nào đó tránh khỏi bụi, bẩn và hao mòn tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là sự
cồng kềnh không đáng
- Microfiche: đây là cách được sử dụng rộng rãi nhất. Microfiche là một tấm phim chứa nhiều dòng hình ảnh micro. Một micro có thể
có những khả năng chứa đựng khác nhau, độ thu nhỏ sử dụng tùy thuộc vào chất lượng của tài liệu được chụp. Phương pháp này các
trang tài liệu được “ nén” lại ở một quá trình thu nhỏ tối đa vì thế hồ sơ có thể được lưu trữ trong một khoảng trống nhỏ. Để xem một
microfiche cần có một máy đọc đặc biệt.
- Microfiche thừơng được lưu trữ trong một bao cứng trong suối đặt trong một cái ví hai mặt, kích thước tuỳ thuộc vào số hồ sơ được
lưu trữ. Cái ví này sẽ cho biết những microfiche nào được lưu trữ trong đó và mỗi tấm phim sẽ cho biết rõ những hình ảnh của tài liệu
nào được chụp trên phim qua phía trên cùng của phim, thường được đánh dấu trong quá trình chụp.
- Khung và jacket: để cung cấp một phương tiện linh động hơn cho việc lưu trữ tuần tự các hồ sơ bằng vi phim, khung và jacket có thể
chứa trong những dải vi phim đã được rửa. Tính linh động ở chỗ khi thông tin trên một dải phim thay đổi thì nó có thể được rút ra cả
thay thế bằng một dải phim khác chứ thông tin mới. Tuy nhiên, mật độ lưu trữ hồ sơ bị giới hạn trong phương pháp này.
- Thẻ đục lỗ: để chứa vi phim đã được phát triển để giúp truy cập thông tin. Có thể truy cập thông tin nhanh chóng bằng cách sắp xếp
thứ tự bằng máy các thẻ chứa thông tin này. Phương pháp này thường được dùng để lưu trữ những bản vẽ, có yêu cầu truy cập thường
xuyên
Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian
Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số.
Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc
số từ phải sang trái, nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.
Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa.
Những thuận lợi: Nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại một sự bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục;và số hồ
sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu.
Các bất lợi là: Chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó; và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi
chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra.
Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là
theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh.
Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ.
Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với một trong những phương pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ
được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.
Thuận lợi: Hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy
cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.

Nhược điểm: Phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu.
Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự
Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa
học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.
Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có
thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất
kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu
trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.
Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau.
Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa
học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.

Lưu theo số - mã số: Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số. Thường được áp dụng có lưu trữ văn thư đi và
lưu trữ tài liệu liên quan đến tài chính kế toán.
Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số). Ví dụ: 7-25-30, trong đó ám chỉ tủ số 7, folder số 25, bìa kẹp số 30
trong folder đó.
Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.
Ví dụ: khách hàng dùng điện có mã số khách hàng là 01G-255000, trong đó: 01 là khu vực thứ 01 của địa bàn Gia Định (mã G), còn
255000 là thứ tự lộ trình ghi điện trong khu vực này.
Phương tiện, thiết bị lưu trữ và vật dụng bổ trợ:
Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím
ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe,…
Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim. Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo
hồ sơ, bìa kẹp 'out',Ngày nay, máy tính là một thiết bị hỗ trợ tốt nhất trong công tác lưu trữ và tìm kiếm
Bảo quản hồ sơ :
Lưu ý các trường hợp sau đây trong công tác bảo quản hồ sơ: nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng, tiêu hủy và thanh lý tài liệu.
Quy trình soạn thảo văn bản:
Bước 1: Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng của văn bản thì Giám đốc sẽ chỉ định cho một phòng /cá nhân phối hợp
phòng liên quan soạn thảo; hoặc phát sinh từ nhu cầu công việc của phòng cần phải có văn bản thì phòng tiến hành rà soát lại các văn
bản pháp quy, các thông tin thực tiễn liên quan đến các vấn đề cần ban hành văn bản để xác định loại văn bản; đồng thời xem xét lại
các quy định trước đây đã áp dụng (nếu có), tình hình thực tế tại phòng cần cải tiến hoặc quy định mới để phân tích, chọn lọc thông tin
áp dụng vào dự thảo cho phù hợp, đúng quy định, khả thi. Người trực tiếp được phân công soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ thông tin,
văn bản có liên quan và đưa ra hướng dự thảo trình lãnh đạo phòng thông qua mới tiến hành xây dựng dự thảo.
Bước 2: Sau khi đã xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên quan và thống nhất hướng xây dựng dự thảo, người được
phòng phân công dự thảo tiến hành dự thảo văn bản theo các thể thức văn bản/ quy định kiểm tài liệu (quy định, quy chế, thông báo,
quy trình, . . .) và bố cục, cách hành văn, hình thức phải phù hợp với nội dung văn bản.
Đối với văn bản thông thường: Trình lãnh đạo phòng soát xét, điều chỉnh nội dung, hình thức; nếu cần thiết thì họp phòng lấy ý
kiến
Đối với văn bản quản lý: Trình lãnh đạo phòng soát xét, điều chỉnh nội dung, hình thức. Sau đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu
có) và trình lãnh đạo phòng ký chuyển các phòng liên quan góp ý (chú ý ghi cụ thể ngày bắt đầu góp ý và ngày chuyển trả lời góp ý).
Bước 3: Lãnh đạo phòng được chuyển góp ý phải phân công người nghiên cứu, góp ý toàn bộ nội dung văn bản cần góp ý; trong
đó chú trọng các nội dung thuộc lĩnh vực chuyên môn đơn vị phụ trách. Các nội dung góp ý phải cụ thể (sửa đổi, bổ sung hoặc loại
bỏ), nếu được thì gợi ý chỉnh sửa nguyên văn của cụm từ, đoạn văn cho đúng hơn. Trường hợp phát hiện được những bất cập mà
không thuộc phạm vi chuyên môn của phòng thì gợi ý cụ thể để phòng soạn thảo tham khảo ý kiến của phòng chuyên môn hoặc
nghiên cứu chỉnh sửa lại cho phù hợp. Trường hợp phòng thống nhất với dự thảo thì phải xác nhận thống nhất với dự thảo vào phiếu
chuyển và chuyển trả phòng dự thảo đúng ngày quy định.
Lưu ý: Phòng soạn thảo phải tham khảo kỹ ý kiến chuyên môn của các phòng có liên quan đến nội dung dự thảo. Sau khi Giám
đốc ký ban hành đưa vào áp dụng, nếu văn bản quản lý vướng mắc, sai quy định thì người soạn thảo và lãnh đạo phòng đó chịu hoàn
toàn trách nhiệm trước Giám đốc
- Sau khi tập hợp đầy đủ ý kiến góp ý của các phòng (kể cả không góp ý), phòng soạn thảo phải thống kê thông tin góp ý, nếu một nội
dung có từ 02 ý kiến trở lên góp ý tương tự nhau thì phải chọn lọc ý kiến phù hợp, khả thi để đưa vào dự thảo.
- Đối với các góp ý về chuyên môn, chế độ chính sách mà phòng soạn thảo không đưa vào dự thảo thì phải chú thích cụ thể lý do
không đưa vào dự thảo trong Bảng thống kê thông tin góp ý.
Bước 4: Sau khi hoàn chỉnh lại nội dung dự thảo văn bản quản lý theo ý kiến góp ý, phòng dự thảo chuyển bảng dự thảo và Bảng
thống kê thông tin góp ý về Văn phòng để soát xét lần cuối, tham mưu Giám đốc ban hành.
Đối với văn bản thông thường: lãnh đạo phòng soát xét nội dung, thể thức văn bản (nếu cần thiết tham khảo ý kiến Phó Giám đốc
phụ trách lĩnh vực). Nếu cần phải hoàn chỉnh lại chuyển trả bước 1, nếu đồng ý dự thảo ký tắt
Đối với văn bản quản lý: Văn phòng nhận được dự thảo trình ký của phòng dự thảo phải cử người soát xét lần cuối cùng về nội
dung văn bản theo các góp ý, soát xét bố cục, hình thức văn bản theo đúng quy định. Nếu cần thiết phải chỉnh sửa tiếp (bố cục, hình
thức hoặc các nội dung góp ý đúng, khả thi mà phòng dự thảo chưa đưa vào dự thảo) thì phải trả lời cho phòng dự thảo biết rõ nội
dung cần chỉnh sửa lần cuối cùng trước khi trình ký (trả về bước 3). Nếu dự thảo đã đầy đủ, khả thi thì tham mưu Giám đốc quyết định
ban hành hoặc phê duyệt.
Bước 5: Giám đốc, Phó Giám đốc hoặc Trưởng các phòng căn cứ thẩm quyền ký văn bản để xem xét, ký ban hành hoặc phê duyệt
văn bản. Nếu nhận thấy văn bản chưa đúng quy định, nội dung chưa phù hợp, không khả thi thì chuyển trả lại phòng dự thảo chỉnh sửa
cho phù hợp và trình ký lại.
Bước 6: Sau khi Giám đốc, Phó Giám đốc hoặc Trưởng các phòng phê duyệt văn bản và cho phép ban hành thì: Văn phòng thông
báo cho nhân viên Văn thư biết để đăng ký văn bản.
Bước 7: Sau khi đã đăng ký văn bản, thì văn thư in ấn nhân bản đúng số lượng cần phát hành, đóng dấu (kể cả dấu giáp lai nếu
có) .
Bước 8: Văn bản các phòng căn cứ nơi nhận để vào sổ giao nhận hồ sơ, văn bản và phát hành đầy đủ, kịp thời (mọi việc giao nhận
đều phải được ký nhận vào sổ). Văn thư có trách nhiệm lưu đầy đủ tài liệu đã gửi đi.
-Tính Kh: tliu chứa đựng 1 khối luong thông tin >, để tổ chức sdung có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư va fluuw trữ
đuoc tiến hành theo phương pháp KH và có hệ thống lý luận riêng.VD:đánh số tưng fmucj hồ sơ, trình bày hs gọn nhẹ, có những khay
đựng hs riêng biệt….
Quy trình tổ chức hội nghị:
Qui trình thực hiện
- Xác định những nội dung và trọng tâm cần thảo luận trong Hội thảo
- Phân công người viết báo cáo, tham luận ...
- Thành lập Ban tổ chức Hội nghị hội thảo.
- Lập danh sách đại biểu (Thành phần tham gia)
- Dự kiến chủ tịch và thư ký Hội nghị để điều hành Hội thảo
- Xác định thời gian địa điểm tổ chức và gởi thư mời.
- Làm thủ tục nhập cảnh cho khách theo qui định
- Tổ chức theo dõi việc đưa đón, tham quan, bố trí nơi ăn ở hợp lý cho khách.
- In tài liệu kết luận, tổng kết những kinh nghiệm trong cuộc hội thảo và thực hiện các báo cáo sau Hội thảo để gởi các nơi có liên
quan..
Chuẩn bị hậu cần
- Nguồn kinh phí
- Trang trí (băng rôl. cây cảnh, khẩu hiệu, ...), sắp xếp Hội trường.
- Chuẩn bị báo cáo
- Phiên dịch
- Photocopy tài liệu
- Giấy, viết, sơ mi, bản tên, cặp, sách, vật dụng (nếu có)
- Đăng ký đại biểu.
- Trực âm thanh ánh sáng và trực bảo vệ (trực suốt).
- Phục vụ các loại máy móc
- Thực hiện các chương trình tham quan theo hội nghị.
- Tiệc chiêu đãi hội nghị
- Thanh toán các khoản chi tiêu cho Hội nghị hội thảo
Quy trình lập hồ sơ công việc:
- Bước 1: Mở hồ sơ.
- Bước 2. : Phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào các hồ sơ, Phân loại theo những đăc trưng sau:
+ Đặc trưng tên gọi
+ Đặc trưng vấn đề
+ Đặc trưng tác giả
+ Đăc trưng thời gian
+ Đăc trưng giao dịch
Bước 3: Sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ. Hồ sơ có thể sắp xếp theo:
+ Theo tên loại văn bản
+ Thứ tự thời gian
+ Theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn: văn bản đề xuất,văn bản giải quyết, văn bản kết thúc vấn đề.
+ Theo tác giả kết hợp với thời gian
+ Theo vấn đề kết hợp với thời gian
+ Theo vần chử cái của tên người hoặc địa phương
+ Theo thứ tự của số văn bản v.v ………………….
- Bước 4. Kết thúc và biên mục hồ sơ: Hồ sơ kết thúc khi công việc liên quan đến hồ sơ kết thúc (hội nghị xong), hoặc kết thúc một
năm hành chính. Khi kết thúc hồ sơ cần phải:
+ Đánh giá tính đầy đủ , hoàn chỉnh của văn bản, giấy tờ.
+ Biên mục hồ sơ: đánh số tờ, viết mục lục văn bản và tờ kết thúc.
Bước 5- Đóng quyển
Bước 6: nộp lưu hồ sơ:
Quy trình lập danh mục hồ sơ:
- Xác định loại danh mục hồ sơ ( hồ sơ tổng hợp hay hồ sơ theo đơn vi..)
- Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ : theo vấn đề hoặc theo đơn vị, tổ chức.
- Dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề hồ sơ
- Quy định ký hiệu hồ sơ
- Phân công người lập hồ sơ
- Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ :
+ Năm bảo quản: thời hạn lưu giữ hồ sơ tại cơ quan để phục vụ công tác. Mốc thời hạn tính năng bảo quản kể từ năm tài liệu nộp vào
lưu trữ cơ quan. Sau khi năm bảo quản kết thúc, những hồ sơ có giá trị lịch sử được thu thập và bảo quản cố ở kho lưu trữ nhà nước,
tài liệu hết giá trị được huỷ theo quy định nhà nước.
+ Thời hạn bảo quản: thời hạn lưu lại ở kho lưu trữ nhà nước . Thời hạn này có thể là vĩnh viễn, lâu dài hoặc tạm thời. Khi hồ sơ được
giao nộp vào kho lưu trữ nhà nước chúng sẽ được đánh giá lại và ghi thời hạn bảo quản chính thức theo luật định
Đóng dấu:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái..
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên đầu trang, trùm lên
một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan quản lý ngành.
Tư vấn tổ chức quy chuẩn thông tin
* Quy trình làm việc
1. Khảo sát tình hình thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp: lĩnh vực hoạt động kinh doanh, hoạt động hàng ngày, đặc thù công ty,
năng lực đội ngũ nhân viên....
2. Làm việc các bộ phận liên quan: Ban giám đóc, bộ phận tài chính kế toán, bộ phận kinh doanh, bộ phận sản xuất, bộ phận kho, bộ
phận nhân sự, bộ phận hành chính, bộ phận dự án,...
3. Phân tích cách thức quản lý thông tin, những thông tin doanh nghiệp cần và nên có, cách thức truyền giao thông tin và chia sẻ thông
tin
4. Xây dựng mô hình quản lý và chia sẻ thông tin, lưu trữ thông tin
5. Tổ chức quy chế, quy trình làm việc và chuyển giao thông tin giữa các bộ phận
6. Áp dụng và hoàn thiện hệ thống chuyển giao, chia sẻ và lưu trữ thông tin.