Một số vấn đề khi em quan sát kho

-Chưa có đầy đủ danh mục, giá vật liệu, CCDC tồn kho
-Chưa có quy trình xuất nhập kho
-Biểu form mẫu chưa có
-Có thẻ kho (nhưng in ra từ giấy A4 mềm, chưa có số thẻ, số chứng từ). Thủ
kho chưa làm trên thẻ kho
-Thủ kho chưa có kinh nhiệm làm kho
-Các phiếu xuất nhập phần lớn chưa có đầy đủ chữ ký (thủ kho, người nhận,
người ký duyệt)
-Trong danh mục bảng kê tồn kho thay vì định mức tối thiểu sẽ là định mức
tối đa cho từng loại vật liệu, tránh tồn đọng vốn.
- Kho xuất không theo thời gian nhất định, ai cũng có thể vào order mọi lúc 
xảy ra tình trạng xuất lắt nhắt, Về công cụ dụng cụ để trong kho tình trạng để chưa có
quy củ. Công nhân ra vào mượn dụng cụ và ghi sổ mượn rồi trả  rất khó trong công
việc quản lý kiểm soát
- Chưa có phần mềm quản lý kho

Các vấn đề cần khắc phục

-Lập quy trình quản lý kho

-Lên đầy đủ danh sách VL, CCDC (số lượng, đơn giá)
-Tạo thẻ kho chi tiết cho từng đối tượng, form biểu mẫu (nhập, xuất)
- Có thể lên kế hoạch thời gian xuất vật liệu, ngày hôm nay sản xuất bao
nhiêu? Và cần bao nhiêu NVL  Để thủ kho có một thời gian riêng tiện cho việc vào
máy, thẻ kho tránh nhầm lẫn.
- Về phía nhà máy nên có một người phụ trách về công việc quản lý những
dụng cụ cần thiết sử dụng hàng ngày  tránh tình trạng mượn rồi trả kho (rất khó kiểm
soát). Người phụ trách này kiêm luôn việc Order nguyên vật liệu cho sản xuất.
-Tạo file Excel Quản lý kho phù hợp

Quy trình quản lý kho VL-CCDC gồm có (nhập kho, xuất kho, đối
chiếu & kiểm kê )

1. Nhập kho: (nhập nội bộ, nhập trong nước, nhập khẩu)

Căn cứ vào số lượng tồn kho, thủ kho hoặc (người có trách nhiệm order) sẽ yêu cầu số
lượng cần order cho purchaser
Sau khi đã được ký duyệt purchaser gọi hàng về kho
Hàng về kho
-Thủ kho chú ý nguyên tắc số lượng trên hóa đơn phải khớp với số lượng order, không
được vượt quá số lượng order) Hàng đúng chủng loại, quy cách
-Thủ kho căn cứ vào hóa đơn nhận sẽ làm phiếu nhập kho, phiếu nhập kho gồm có 3 liên
(đầy đủ chữ ký của thủ kho, bảo vệ, giám đốc)
 + Liên 1: Thủ kho giữ làm chứng từ vào thẻ kho, và file Excel theo dõi nhập xuất tồn
(Thẻ kho sẽ được lưu riêng trong BOX FILE NVL và BOX FILE CCDC theo thứ tự
a,b,c…). Liên 1 được lưu kèm với bản copy của hóa đơn hàng nhận về

Ví dụ thẻ kho

Tên nguyên vật liệu: Adhesive Số thẻ kho:

Quy cách:

Date Voucher In Out Balance Remark

15/08/08 IML0010808 100 100

+ Liên 2: Gửi lên phòng kế toán để theo dõi song song với kho (kèm với bản copy
hóa đơn của hàng nhận về, hóa đơn gốc sẽ lưu và chuyển đi Hà Nội vào cuôí tháng).
Liên 2 cũng sẽ được lưu tại phòng kế toán và theo một file nhập riêng

+ Liên 3: Bảo vệ giữ một bản để kiểm tra vào sổ theo dõi trực tình hình hàng hóa ra
vào công ty. Cuối ngày tập hợp gửi lên phòng kế toán (Purchaser sẽ dùng liên 3 kẹp với
bản copy hóa đơn, purchase order để làm thanh toán)

Cần tạo ký hiệu quy ước chứng từ cho hàng nhập kho để lưu thành từng file, tiện cho việc
tra cứu theo dõi. Ví dụ
• Nhập VL-CCDC mua trong nước : IML0010808 (nhập mua trong nước, số thứ tự
là 001, tháng 8 năm 2008)
• Nhập khẩu VL-CCDC : IMI0010808 (nhập khẩu, số thứ thứ tự 001, tháng 8 năm
2008)
• Nhập nội bộ (Khi sản xuất xong, tiến hành nhập kho Thành phẩm)
Ký hiệu IPA0010808 (Đợt thành phẩm 001, tháng 8 năm 2008)

2. Xuất kho (Xuất dùng, xuất mẫu, Xuất hủy, Xuất bán)

Xuất dùng:
Hiện nay nhà máy đang dùng sổ phiếu xuất, nhập mua ngoài. Theo em công ty có thể tự
in . Và tạo các quy ước ký hiệu cho từng loại chứng từ Xuất. Ví dụ người phụ trách Order
sẽ in ra 3 liên Requisition Form
Thay vì thủ kho giữ Phiếu xuất như hiện nay (giũ cả 3 liên) để tránh trường hợp tự ý gạch
xóa sửa chữa số liệu. Người phụ trách Order sản xuất sẽ giữ quyển này và hàng ngày sẽ
lên các danh mục nguyên vật liệu cần dùng, đem qua giám đốc (hoặc người được ủy
quyền) ký duỵêt. Sau đó đem cho thủ kho đế lấy hàng

+ Liên 1 thủ kho sẽ giữ lại để vào thẻ và máy

+ Liên 2: chuyển lên phòng kế toán để vào sổ
+ Liên 3: Người phụ trách order sẽ vào sổ theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu
của nhà máy

Xuất mẫu, Xuất hủy, Xuất bán

Vì xuất mẫu, Xuất hủy, Xuất bán chưa có nên em không bàn ở đây.

3. Đối chiếu

Hàng ngày hoặc hàng tuần tiến hành công việc đối chiếu
- Thủ kho: Căn cứ vào các chứng từ xuất nhập liên 1lưu file, cuối ngày vào máy và
gửi báo cáo tồn kho cho phòng kế toán, Hà Nội trước 8h30 ngày hôm sau (nếu gửi
hàng tuần thì trước 8h30 ngày thứ 2). Công việc vào thẻ kho là hàng ngày
- Kế toán : Căn cứ vào liên 2 các chứng từ xuất nhập  vào máy. Đối chiếu lệch
với kho  gửi báo cáo đi Hà Nội
- Người phụ trách Order sẽ gửi báo cáo tình hình nhập dùng vật liệu cho phòng kế
toán và Hà Nội để đối chiếu chéo giữa việc xuất của thủ kho và nhận của nhà máy

4. Kiểm kê (đột xuất và định kỳ)

Kiểm kê đột xuất:

Kế toán có thể bất kỳ kiểm tra một vài danh mục tại kho. Thủ kho có trách nhiệm giải
trình về những chêch lệch giữa số lượng trên thẻ kho và số liệu thực tế. Đảm bảo sự cân
đối giữa file gửi báo cáo, thẻ kho, và thực tế

Kiểm kê định kỳ:

Trong tháng sẽ định kỳ một ngày kiểm kê để đối chiếu tổng hợp số lượng tồn kho theo
danh sách và thực tế để tìm cách giải quyết kịp và quy trách nhiệm kịp thời

Do chưa có thời gian, em viết qua về nội dung. Có thể những nội dung trên chưa hợp lý
với công việc sản xuất tại nhà máy. Rất mong chị xem qua và cho ý kiến góp ý để công
việc được tốt hơn
Nhân tiện em thấy phòng kế toán đang dùng chung máy in với toàn bộ các phòng ban
trong công ty. Chị có thể giúp em order cho phòng kế toán một máy in riêng  tạo điều
kiện thuận lợi trong công việc

Cám ơn chị