Introduccion La contabilidad es un procedimiento en el cual se registran todas las transacciones de una empresa.

Esta es una herramienta indispensable para la buena administracin de una empresa. En este trabajo estudiaremos la contabilidad desde un punto de vista gerencial para poder darnos cuenta de qu tan importante es la contabilidad para la administracin de una empresa. Aqu detallaremos cmo, por medio de la contabilidad, la gerencia puede identificar, corregir y prevenir tanto errores como fraudes que pueden sufrir las empresas y que pueden impedir el buen funcionamiento y crecimiento de las mismas. 1 contabilidad Gerencial 1.1 Visin previa del concepto de Contabilidad. El concepto de Contabilidad se puede asentar en una serie de aspectos fundamentales: 1 Conjunto de conocimientos rigurosamente elaborados a travs de los cauces de la metodologa cientfica ms avanzada. 2 Conjunto de conocimientos que tiende a la proyeccin prctica (metodologa de aplicacin de los principios cientficos): Mtodo de la Partida Doble. 3 Tanto el conjunto de conocimientos cientficos como las tcnicas de aplicacin de los mismos, tienen que ver, fundamentalmente, con la elaboracin de la informacin econmica. 4 Esta informacin econmica no se elabora para quedar oculta, sino para ser comunicada a diferentes destinatarios (propietarios o socios de la empresa, la Administracin Pblica del Estado, entidades financieras, etc.) 5 El campo del conocimiento contable abarca tambin aquellas tcnicas que persiguen la verificacin de la informacin (auditoria de cuentas), llevada a cabo por profesionales independientes de la empresa. 6 La Contabilidad incluye dentro de sus conocimientos y tcnicas, el anlisis e interpretacin de la informacin que elabora. Un banco, por ejemplo, no solo lee la documentacin contable que le proporciona el solicitante de un crdito, sino que la interpreta para ver si ste va a ser capaz de devolverlo llegado el vencimiento. De acuerdo con todo lo anteriormente indicado, podemos formular la siguiente definicin para la CONTABILIDAD DE EMPRESAS: Es el conjunto de conocimientos y funciones que tienen por objeto la elaboracin, comunicacin, auditoria y anlisis e interpretacin de la informacin relevante acerca de la situacin y evolucin de la realidad econmica y financiera de la empresa, expresada en su mayor parte en unidades monetarias, con el fin de que, tanto las terceras personas interesadas como los directivos de la empresa puedan adoptar decisiones. La Contabilidad de Empresas se circunscribe en definitiva a la informacin relevante acerca de la situacin y evolucin de la realidad econmica y financiera de la empresa. Puede considerarse, por otro lado, como un subsistema del sistema integrado de informacin para la gestin, es decir, un sistema que conecta todo tipo de 1

informaciones que se producen en la empresa, tales como estadsticas, previsiones, facturacin, nminas, etc. con la Contabilidad, en un tratamiento conjunto. En este aspecto, los avances logrados en los ltimos aos son espectaculares gracias a los medios informticos y teleinformticos hoy en da existentes. La contabilidad Gerencial (administrativa )involucra el desarrollo o interpretacin de la informacin contable con el deseo de ayudar especficamente a la administracin en la marcha de los negocios. Los gerentes usan esta informacin en el marco de las metas totales de la compaa evaluando la gestin de los departamentos e individuos decidiendo si se introduce una nueva lnea de productos y virtualmente, tomando todo tipo de decisiones gerenciales. Gran parte de la informacin de la Contabilidad Gerencial es financiera por naturaleza, pero ha sido organizada en relacin directa con decisiones inmediatas. No obstante, la informacin contable financiera a menudo incluye evaluaciones de factores no financieros tales como la poltica y las consideraciones del medio, la calidad del producto, la satisfaccin del cliente y la productividad del trabajo. 1.2 Puntos de vista Gerencial de la Contabilidad. La contabilidad debe proporcionar informes y estados contables preparados en diferentes formas, de acuerdo con muchas reglas distintas. Sin embargo, mientras satisface estas variadas obligaciones, la contabilidad no puede ignorar la razn principal por la que existe. Esta razn principal es la ayuda que brinda a la gerencia. La contabilidad debe colaborar con ella proporcionndole datos que se reflejen en informes y estados contables. Adems, debe proveer la base para interpretaciones financieras que asistan a la gerencia en la preparacin de determinadas decisiones polticas, as como en el control de las operaciones corrientes. Esta clase de informacin interna para la gerencia puede requerir la recoleccin y presentacin de informaciones en forma completamente distinta a la que se sigue para las informaciones a terceros. Lo necesario en los informes destinados a los accionistas, lo legal para impuestos o aquello que requieren ciertas agencias gubernamentales, puede ser informacin contable incapaz de satisfacer y ayudar a la gerencia para la direccin de una empresa. Por cambios en el nivel de precios, con el objeto de que se mejore el anlisis del desempeo durante un determinado periodo. Tambin puede ser deseable utilizar el costeo directo para un mejor anlisis de las polticas de precios y la planificacin futura. Los ajustes a los estados contables por nivel de precios y el empleo del costeo directo son considerados no ortodoxos por muchas personas, pues hasta el momento no han sido reconocidos como principios contables generalmente aceptados. Sin embargo, la gerencia puede estar convencida de que semejantes innovaciones son necesarias con el fin de que la contabilidad maximice su estimacin en el momento de la toma de decisiones. 1.3 La contabilidad proporciona Informacin Econmica. La contabilidad ha sido descrita en forma sucinta y exacta como "la medicin y comunicacin de datos financieros y econmicos". El contador es el canal por el cual fluye la informacin cuantitativa hasta la administracin. La posicin del contador administrativo es nica con respecto a la informacin sobre la empresa. Aparte de la direccin al mismo nivel, posiblemente nadie mas en toda la organizacin llegue a conocer mas a fondo todas las funciones del negocio. El contador administrativo se encuentra en una situacin muy especial con respecto a la informacin concerniente a la empresa. Nadie mas dentro de la organizacin, salvo la alta gerencia, podr conocer ms acerca de las funciones de un negocio determinado. El contador administrativo tambin debe recopilar informacin de cada funcin, rea y nivel de la empresa. Tambin debe estar siempre al tanto de lo que sucede fuera de la empresa en el mundo de los negocios. Pero, la recopilacin de informacin es solo el primer paso. Tambin debe analizarla. Es decir, debe 2

desmenuzarla, filtrarla y organizarla en categoras que tengan significado. Debe evaluarla. Es decir, debe decir en primer lugar, qu cosas son relevantes y cuales irrelevantes, y hacer a un lado lo intrascendente, para lo cual debe clasificar lo relevante de acuerdo con su importancia para la administracin. Despus debe hacer un informe de lo relevante en forma inteligible, a fin de que pueda servir de foco de luz en las decisiones que tome la administracin responsable, y tambin las decisiones de personas interesadas fuera de la empresa. Se deja en claro que esta persona es mucho mas que un "reportero" de informacin, es un "editorialista". En esta forma esta en posicin de poder influir en los que toman decisiones con la esperanza de que se obtengan mejores resultados. 2 La Auditora 2.1 La Auditora Profesional y los Informes de Auditoria. La auditoria profesional es una disciplina intelectual; se basa en la lgica, porque la lgica tiene como fin el establecimiento de hechos y la evaluacin de las conclusiones resultantes, juzgando si son o no validas. La auditora puede definirse como la revisin objetiva de los estados financieros originalmente elaborados por la administracin. En el examen de los estados financieros, el auditor habr de aprender de: a) Los procedimientos del control interno del cliente. b) La revisin de los registros contables y de las transacciones, las cuales descansaran en la evidencia que les dar el carcter de autenticidad y de validez. c) La revisin de otros documentos financieros o no financieros y de sus registros, amparndose en la evidencia para que sean autnticos y valederos. d) La evidencia que se obtenga de fuentes externas tal como la que se obtiene de bancos, clientes, acreedores, etc. Con base en las 4 fuentes de informacin antes mencionadas, se puede discernir que la base para cualquier decisin en el ramo de auditora descansa en la evidencia proporcionada por un cliente o bien obtenida de otras personas. Resumiendo, podemos decir que la auditora es una profesin privada que presta un servicio plenamente publico. La auditora profesional tiene mayor influencia y eco que cualquier otro ramo profesional. La auditora no es una rama o subdivisin de la contabilidad, puesto que la auditoria mide y evala los resultados de las aplicaciones contables en los negocios. Por lo tanto, la auditoria es independiente de la contabilidad. La auditoria no mide, ni informa acerca de datos financieros de los negocios; revisa e informa acerca de la correccin o incorreccin de las mediciones y de la comunicacin de las operaciones financieras llevadas a cabo por la administracin. 2.2 Objetivos Los objetivos inmediatos de una auditoria son el asegurarse de la confiabilidad de los estados financieros y el de rendir una opinin acerca de la razonabilidad en la presentacin de dichos estados. Normalmente los estados financieros auditados son: el Balance de Comprobacin, el Estado de Resultado y el Estado de Cambios en el Capital Neto de Trabajo. 2.3 Los Distintos Enfoques de la Auditora

Segn el objetivo que se persiga o en funcin de la importancia que se d a ciertos aspectos se puede hablar de uno u otro tipo de auditora, los mas comunes son : a) Financiera : La auditora financiera es una revisin de los estados financieros similar a la auditora externa. Su objetivo es expresar una opinin sobre si las cifras del balance y la cuenta de resultados presentan razonablemente la situacin actual de la empresa de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. b) Verifica : El objetivo de la auditora verifica es la revisin de la ejecucin y puesta en prctica de los sistemas, polticas y procedimientos establecidos por la direccin. c) Operativa : Es mas bien una actitud mental del auditor. Se trata del control sobre las actividades desarrolladas por una sociedad. Es un enfoque de la auditora encaminado a examinar los datos como medio para mejorar las actividades de la empresa. d) Especial : La direccin general u rgano competente fija en concreto el objetivo y el alcance del trabajo de la auditora. 2.4 Auditoria Externa Una auditora externa es aquella que es llevada a cabo por una persona independiente o firma de contadores pblicos. El auditor independiente no es un empleado del cliente. Su relacin con la administracin no es otra distinta a una relacin profesional. 2.4.1 Objetivos de la Auditora Externa Los objetivos inmediatos de una auditoria externa independiente son: 1 Juzgar si lo que presenta la administracin en los estados financieros es correcto. 2 Rendir una opinin profesional e independiente respecto a la condicin financiera y resultados de operacin en la empresa auditada. Derivado del trabajo de auditoria realizado para lograr estos objetivos, lgicamente se habrn de corregir los errores y se habrn de detectar los fraudes. Si bien se seala con insistencia que la auditora de estados financieros no persigue el detectar fraudes, la verdad es que en realidad existen los fraudes. Cuando existe un fraude (con o sin la complicidad de la administracin) el auditor no podra alegar su cumplimiento con su trabajo si no intentara descubrirlo y revelarlo. Como otro resultado de una auditoria, el auditor independiente esta capacitado para aconsejar y orientar a su cliente cuando ste solicita servicios de consultora administrativa. Los resultados de los servicios de consultora administrativa (recomendaciones, procedimientos, conclusiones, etc.) no se incluyen en el informe de auditoria debido a que los servicios de consultora administrativa constituyen un trabajo distinto, debiendo presentarse un informe por separado. 2.5 Auditoria Interna Una auditoria interna es aquella llevada a cabo por los empleados de una misma negociacin y dependiendo de la administracin de dicha empresa. La auditoria interna es una funcin consultiva. El auditor interno crea y evala procedimientos financieros y de operacin, revisa los registros financieros y contables y los procedimientos de operacin, evala el sistema de control interno existente, sumariza peridicamente los resultados de una investigacin continua, hace recomendaciones para mejorar los procedimientos e informa a la alta gerencia acerca de los resultados de sus hallazgos (bien sea al presidente o al consejo de directores). El rendir informacin financiera y de operacin a la administracin deber dar un particular nfasis a los efectos 4

futuros de los planes y decisiones. El auditor interno no es independiente de la administracin, aun cuando la actitud mental del auditor interno de una compaa deber ser la de independencia. An cuando la naturaleza del trabajo del auditor interno difiere en muchos sentidos al trabajo del auditor externo, en un sentido amplio los objetivos de un auditor interno y de un auditor externo son similares, o sea el evaluar e informar acerca de los estados financieros y de la confiabilidad que se puede tener en los datos all presentados, determinando adems la exactitud e integridad de los registros. 2.5.1 Objetivos de la Auditora Interna El objetivo principal es ayudar a la direccin en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionndole un anlisis objetivo, evaluaciones y recomendaciones pertinentes sobre las operaciones examinada, tambin hay que decir que la labor del departamento de auditora interna facilita y simplifica el trabajo de la auditora externa. Todo esto es cumple a travs de unos objetivos mas especficos como pueden ser los siguientes: a) Dirigir las investigaciones siguiendo un programa redactado de acuerdo con las polticas y los procedimientos establecidos y dirigido a cumplir los puntos siguientes: 1Averiguar el grado en que se estn cumpliendo los planes prefijados.3 2Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicacin de los controles operativos, contables y financieros. 3Determinar si los bienes del activo estn registrados y protegidos. 4Verificar y evaluar la veracidad de la informacin contable y otros datos producidos en la organizacin. b) Realizar investigaciones especiales solicitadas por la direccin. c) Preparar informes de auditora acerca de las irregularidades que pudiesen encontrarse como resultado de las investigaciones, expresando igualmente las recomendaciones que se juzguen adecuadas. d) Vigilar el cumplimiento de la recomendaciones contenidas en los informes emitidos con anterioridad. 2.5.2 Ventajas de la Auditora Interna a) Facilita una ayuda primordial a la direccin al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de organizacin y de administracin. b) Facilita una evaluacin global y objetiva de los problemas de la empresa que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados. c) Pone a disposicin de la direccin un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificacin de los datos contables y financieros. d) Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias que generalmente se desarrollan en las grandes empresas. e) Favorece la proteccin de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros. 2.5.3 Dependencias y Autoridad 5

El auditor interno no tiene ni debe ejercer ningn tipo de autoridad directa sobre otras personas de la organizacin. Por otra parte debe de tener libertad absoluta para revisar y evaluar los mtodos, planes y procedimientos de la empresa. Finalmente, la auditora interna debe de ser responsable ante una persona en la organizacin, que asegure la consideracin y actuacin adecuada de acuerdo con las conclusiones o recomendaciones presentadas. 2.6 Coordinacin entre Auditora Interna y Externa La coordinacin entre la auditora interna y externa es provechosa ya que por este medio se obtiene una mayor eficacia tanto en el trabajo del auditor interno como del externo. Esta coordinacin debe de ser cuidadosa para obtener la mxima ventaja en ambos aspectos y sin que los resultados afecten al carcter independiente que debe de marcar al auditor externo, para ello es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: a) El auditor externo debe de asegurarse por medio de las pruebas de observacin que considere necesarias, de la eficacia del trabajo del auditor interno. b) El auditor externo no debe comprometerse haciendo saber por adelantado qu cuentas actividades o informaciones va a revisar ni hasta que punto lo va a hacer. c) Tanto el auditor interno como el externo deben de conservar su propia identidad, es decir no deben hacer el uno el trabajo que corresponda al otro. 2.7 Funcin de la Auditora dentro de la Empresa Es difcil vigilar personalmente todas y cada una de las actividades de una gran empresa, por eso en estas existen varios departamentos y empleados responsables de todas sus actividades. La direccin de la empresa es la que se encarga de definir las polticas que seguir la empresa y los fines que esta quiere alcanzar, tambin deber seleccionar a los directores subordinados a los que delegara las responsabilidades de cada rea especfica. La direccin siempre debe de estar segura de que tanto la poltica como los procedimientos, los planes y los controles establecidos a seguir son los mas adecuados y se ponen en prctica. El auditor en definitiva es un analista que investiga el control de todas las operaciones expuestas anteriormente en su detalle y en su raz; sus anlisis y sus recomendaciones deben de ser una ayuda tanto para los subordinados como para la direccin en su propsito de alcanzar un control ms eficaz, mejorar la operatividad del negocio y, en definitiva, aumentar sus beneficios. 2.8 Principios generales Ni en contabilidad ni en auditora se puede hablar de la existencia de unos principios de tipo matemtico, pero con el transcurso del tiempo se ha ido admitiendo una serie de axiomas fundamentales de carcter tcnico profesional. La auditora externa, en la presentacin de los estados financieros los principios de contabilidad generalmente aceptados.

De acuerdo con este planteamiento y para conservar estos principios, se suelen resumir en cuatro: a) Exposicin : Los estados financieros deben recoger por completo y con claridad todas las transacciones de la empresa. b) Uniformidad : la base utilizada en la preparacin de los estados financieros de un ejercicio no debe experimentar ninguna variacin con respecto al ejercicio precedente. c) Importancia o materialidad : Este es el criterio que debe presidir el trabajo del auditor es la importancia econmica o materialidad de las partidas. d) Moderacin : De dos o mas posibilidades igualmente validas se debe escoger siempre la que d los resultados mas desfavorables. 2.9 Normas de la Auditora Las normas tcnicas de auditora de cuentas constituyen los principios y requisitos que necesariamente tiene que observar el auditor en el desempeo de su funcin y sobre las que deben basarse las actuaciones necesarias para expresar una opinin tcnica responsable. Las normas de auditora han sido la desarrolladas en la practica por las opiniones de los profesionales, estas se suelen resumir en tres grupos: a) NORMAS GENERALES Afectan a las condiciones que debe de reunir el auditor de y a su comportamiento en el desarrollo de la actividad de auditora . 1 Realizacin por una persona competente. 2 Realizacin por una persona independiente. 3 Cuidado profesional en la realizacin del trabajo y en la confeccin del informe. b) NORMAS DE TRABAJO Hacen referencia a la preparacin y ejecucin del trabajo a realizar por el auditor, regulan el conjunto de tcnicas de investigacin e inspeccin aplicables a los hechos relativos a los documentos contables sujetos a examen, mediante los cuales el auditor fundamenta su opinin responsable e independiente. 1 Programacin adecuada. 2 Supervisin adecuada. 3 Anlisis del control interno para fijar el alcance de la pruebas. 4 Opinin basada en un material y un trabajo razonablemente suficiente. c) NORMAS DEL INFORME Regulan los principios que han de ser observados en la elaboracin y presentacin del informe de auditora estableciendo la extensin y contenido de los diferentes tipos de informes, as como los criterios que 7

fundamenten el modelo de informe a utilizar en cada caso. 1Expresin de si los estados financieros se ajustan a los principios de contabilidad generalmente aceptados. 2Expresin de si se han presentado los estados financieros de manera uniforme con respecto al periodo precedente. 3Exposiciones informativas razonablemente adecuadas a los estados financieros. 4El informe debe contener un dictamen sobre los estados financieros considerados en su conjunto. 2.10 Procedimientos de la Auditora Los procedimientos de auditora son la serie de trabajos que hay que realizar para el adecuado cumplimiento de los principios y las normas, antes de presentar el informe definitivo. Se pueden sealar los siguientes procedimientos: a) Revisin de las actividades en las operaciones. b) Inspecciones fsicas y recuentos. c) Obtencin de pruebas de evidencia. d) Obtencin de pruebas de exactitud. e) Preparacin de reconciliaciones. 3 el control interno 3.1 Origen y Antecedentes. El desarrollo econmico de los pueblos derivado de las conquistas de la ciencia en el campo industrial, ha permitido el establecimiento de grandes empresas. Esto ha dado por resultado una gran complejidad en la organizacin y administracin de esas instituciones. El comerciante antiguo no tenia problemas de esa especie. En muchos casos, atenda personalmente la compra, guarda y venta de la mercanca, y, si en ocasiones ocupaba algun ayudante que le hiciera menos pesada su labor, segua invariablemente vigilando y atendiendo el negocio en la totalidad de sus operaciones. El industrial en pequeo trabajaba en forma semejante: el mismo instalaba su escasa maquinaria; adquira los materiales y objetos necesarios para la manufactura, y, en muchos casos, una vez fabricados algunos artculos, sala en persona a realizarlos. Estas personas no tenan necesidad de controlar sus operaciones, ellos mismos las efectuaban y si resultaba algun error estaban en condiciones de saber inmediatamente de donde provena. A fines del siglo pasado, cuando se inicio el desarrollo industrial que ahora estamos palpando, comenz a observarse la necesidad de control en los negocios. Por lo general, en esa poca las empresas se producan por si mismas y en cierta forma a merced de las circunstancias. No se hacan estudios previos para la promocin y organizacin de las compaas; en realidad, estas nacan por efecto de las necesidades mas imperiosas. 8

Como consecuencia, la administracin se encontraba en las mismas condiciones y segua la misma ruta de incertidumbre. No se conocan los medios mas convenientes para la eficiencia del trabajo; la contabilidad rudimentaria tenia como nica funcin el registro (la ms de las veces incorrecto) de las operaciones del negocio, y la estadstica, desconocida o menospreciada, no se empleaba y si se empleaba, era en forma deficiente. A menos que el producto que se fabricara fuera de tal manera necesaria y pudiera realizarse a un precio tal que absorbera las perdidas causadas por la ineficiencia de la organizacin, el fracaso de la empresa era inevitable. El quebranto de capitales, los errores y el fraude eran el resultado, y en no pocos casos se careca de los elementos indispensables para descubrir y comprobar sus alcances y derivaciones. Como el perodo del crecimiento rpido de los negocios fue acompaado en gran parte por utilidades substanciosas, la administracin enfoco sus energas a la produccin y la expansin, haciendo caso omiso de la eficiencia de sus operaciones internas. Sin embargo, la situacin en los ltimos aos ha sido diferente. Hoy, debido a la mayor estabilidad de los negocios y a la lucha por los mercados, la importancia y trascendencia de la organizacin y administracin de las empresas estn fuera de toda duda. Las utilidades dependen en una forma mas directa del arreglo cientfico de las partes componentes de una empresa y de la buena administracin y eficiencia de las operaciones. El control interno esta ntimamente relacionado con el estudio de la organizacin y administracin de los negocios, por lo que es necesario asentar, aunque sea en forma breve, lo que se entiende por estos dos ltimos conceptos, a reserva de que, posteriormente, se aclare lo que significa el control interno. La organizacin implica proyectar sobre bases cientficas la estructura de una empresa, de manera que las partes que la integran queden ordenadas lgicamente, a fin de que pueda realizar los propsitos para los cuales fue creada. La administracin, en cambio, se refiere al trabajo de dirigir, controlar y supervisar las operaciones de una empresa para alcanzar los objetivos previstos en la organizacin. Si bien la asignacin de funciones del personal representa una parte del estudio de la organizacin y administracin de empresas, en los tratados sobre estas materias el problema se enfoca desde un punto de vista muy impreciso, sin llegar a temas tales como la distribucin adecuada de trabajos entre funcionarios y empleados en el sentido de evitar, o dificultar cuando menos, los errores y los fraudes y, en general, ejercer un control eficaz sobre las labores del personal. Asimismo, la contabilidad, adems de tener como funciones el registro y la interpretacin de las transacciones que se realizan, debe ser uno de los instrumentos de control primordiales con que cuente la administracin para el logro de sus objetivos. Un sistema contable, por bien proyectado que se encuentre, no estar completo si no garantiza a la administracin que los datos que se le presentan el los estados e informes son correctos, y al mismo tiempo es necesaria la distribucin adecuada de las funciones del personal y el establecimiento de responsabilidades a travs de la contabilidad para evitar, en lo posible, los desperdicios, los errores y los fraudes y, en general, proporcionar los medios indispensables para el control efectivo del negocio en sus partes vitales. Esta es la funcin del control interno. 3.2 Definicin. Un sistema de control interno puede definirse como la coordinacin del sistema de contabilidad y de los procedimientos de oficina, de tal manera que el trabajo de un empleado llevando a cabo sus labores delineadas en una forma independiente, compruebe continuamente el trabajo de otro empleado, hasta un determinado 9

punto en que pueda erradicar la posibilidad de un fraude. 3.3 Importancia del Control Interno. La necesidad de establecer sistemas de control interno seguramente no fue sentida mientras las negociaciones no adquirieron el crecimiento extraordinario que han experimentado en los ltimos 40 o 50 aos. como se ha dicho ya, la contabilidad y, despus el control interno, han sido una consecuencia del desarrollo econmico de las empresas. De la misma manera, en los tiempos actuales, cuando un negocio ha ido creciendo desde pequeo hasta alcanzar un volumen respetable, su propietario o principal dirigente se da cuenta de que no le es posible atender un sinnmero de detalles que antes constituan su labor mas importante. Entonces piensa en la conveniencia de delegar sus atribuciones en manos de algunos ayudantes, para que la empresa pueda desenvolverse en forma satisfactoria; as vemos, suponiendo el caso de una industria, que nombra a funcionarios especialistas para las distintas actividades de la negociacin, tales como: un encargado de las compras de materias primas, un superintendente de la fabrica, un jefe de ventas y un jefe de contabilidad. Estos funcionarios, a su vez, necesitan de auxiliares para llevar a cabo las labores relativas a su departamento, implntandose as, la divisin del trabajo para el logro de un fin comn. En estas condiciones, el director general o propietario, concreta sus esfuerzos a la coordinacin del trabajo de los funcionarios especialistas, lo cual constituye un verdadero problema cuya solucin se estima como la funcin mas importante de la administracin de una empresa. Adems, para la autoridad central, el conocimiento y control completo de las actividades que se desarrollan es primordial para lograr los objetivos sealados, entre los cuales son comunes a todos los negocios el de procurar la integridad del capital invertido y hacer producir a dicho capital un rendimiento proporcional al riesgo que lleve consigo y al esfuerzo que requiera. La funcin de la contabilidad como instrumento de control administrativo esta unnimemente reconocida en los pases de gran capacidad comercial e industrial. No obstante, un sistema de contabilidad que no este apoyado en un control interno eficaz, es, hasta cierto punto, intil, puesto que no es posible confiar en los datos que arrojen los informes y estados financieros. Salta a la vista la importancia que tiene no solo para la direccin general, sino para los jefes de departamento, la seguridad de las informaciones que les proporciona el departamento de contabilidad; de otra manera, probablemente, podran formarse juicios equivocados que redundaran en daos para la empresa. Todava en la actualidad, y aunque parezca mentira, existen algunos hombres de negocios para quienes los mtodos de proteccin de sus intereses no los conmueven. Piensan que teniendo "empleados de confianza" estn a cubierto de los riesgos que se derivan del fraude. El tener confianza en los subordinados ser muy correcto, emotiva o espiritualmente, pero es necesario admitir que esta f da lugar a exponerse a toda clase de fraudes. Basta decir que la totalidad de los manejos indebidos en los negocios se deben a empleados que se consideraban dignos de confianza. En consecuencia, esta es una razon de peso para insistir y subrayar el valor que posee el control interno para dificultar el que se cometan malversaciones o fraudes. 3.4 Objetivos del Control Interno. En los prrafos que anteceden se han esbozado las finalidades que se persiguen al establecer sistemas de control interno; no esta por dems precisar detalladamente dichos objetivos, con el propsito de esclarecer las dudas que pudieran haberse suscitado. De cualquier modo conviene insistir en la interpretacin que debe darse al control interno. La costumbre ha hecho que uno se refiera al control interno como si tuviera una identidad separada y nica, pero de hecho no sucede as. Constituye simplemente los fragmentos del sistema de contabilidad juzgados y estimado desde un 10

punto de vista especial, es decir, como estn proyectados y como operan a fin de producir los resultados que se desean. Los propsitos del control interno que vienen a constituir, de acuerdo con lo dicho anteriormente, el ndice de la eficiencia y la medida del valor de los procedimientos contables, pueden clasificarse en los siguientes principales: 1. Comprobacin de la veracidad de los informes y estados financieros, as como de cualquier otro dato que proceda de la contabilidad. 2. Prevencin de fraudes, y, en caso que sucedan, posibilidad de descubrirlo y determinar su monto. 3. Localizacin de errores y desperdicios innecesarios, Promoviendo al mismo tiempo la uniformidad y la correccin al registrar las operaciones. 4. Estimular la eficiencia del personal mediante la vigilancia que se ejerce a travs de los informes de contabilidad relativos. 5. En general, para salvaguardar los bienes y obtener un control efectivo sobre todos los aspecto vitales de un negocio. El trabajo montono y rutinario de asentar en los libros y registro de contabilidad las transacciones, tiene, como fin primordial, peridicamente la situacin econmica del negocio y los resultados obtenidos. La exposicin de datos a los administradores debe ser de tal manera que a primera vista pueda formarse un juicio del resultado de su gestin y estar en condiciones de trazar la poltica a seguir en el futuro. Del mismo modo, en las empresas que lo requieren, ser necesario que los jefes de los departamentos conozcan las consecuencias de las labores a su cargo con el de ratificar o rectificar los mtodos empleados. La misin del control interno constituyen, en este sentido, la garanta de que los informes, estados y datos generales provenientes de la contabilidad sean correctos y estn formulados de acuerdo con las necesidades del caso particular de que se trate. En la mayora de los casos, la ocasin para cometer un fraude surge de la falta de un sistema de control interno adecuado. Sin embargo, no debe considerarse que un sistema de esta ndole por perfecto que fuera, evite en lo absoluto la coyuntura de los malos manejos. Siempre existe la posibilidad de la connivencia entre dos o mas empleados. Por otra parte, en caso de que llegara a cometerse un fraude, el mismo sistema de control tarde o temprano delatar al autor o autores, mas si se cuenta, como es de desearse, con revisiones peridicas de la contabilidad, ejecutadas por auditores internos o contadores pblicos. Otros de los objetivos principales de los mtodos de control interno se refiere a que asen posible, en virtud del mecanismo implantado, la localizacin de errores involuntarios que pueden cometerse, y que en algunas ocasiones constituyen perdida de consideracin para las empresas. En resumen, si en una empresa existen sistemas de control interno debidamente instalados, y, en consecuencia, la rutina de las operaciones esta encauzada en forma conveniente, es posible obtener informes exactos y oportunos acerca de la explotacin en todas sus fases importantes; la negociacin se encuentra 11

protegida en contra de los fraudes y errores, y, adems, se conoce la eficiencia que rinden cada uno de los departamentos o secciones. Solo en estas condiciones es factible obtener un control firme y ejercer una direccin completa y eficaz de ese mecanismo complejo que constituye un negocio moderno. 3.5 Principios Bsicos del Control Interno Contable 3.5.1 Elementos Escenciales en el Control Interno. A) Con Respecto a la Organizacin 1 Definicin de lneas de responsabilidad y autoridad, a ser posible por escrito, a travs de manuales de organizacin, de organigramas, etc. 2 Segregacin de funciones entre los departamentos o personas que llevan a cabo la autorizacin, ejecucin, contabilizacin, custodia y cobro o pago de una transaccin. 3 El nmero de empleados bajo la autoridad de un gerente, jefe, supervisor, etc., debe permitir una efectiva supervisin. 4 Existencia de un departamento de auditora interna que dependa directamente de la gerencia y se responsabilice de una continua revisin, evaluacin y mejora del control interno. B)Con respecto a la autorizacin, ejecucin y control de las operaciones: 1 Existencia de normas y procedimientos operativos claramente definidos y a ser posible reflejados en manuales de procedimientos, flujogramas, etc. 2 Establecer controles para hacer cumplir las normas y los procedimientos. 3 Ninguna persona debe tener a su cargo todas las fases referentes a una operacin. 4 Utilizacin de planes de cuentas normalizados. 5 Implantacin de un sistema de formularios que permitan documentar correctamente todas las operaciones de la compaa. 6 Utilizacin de archivos apropiados y seguros. 7 Los activos deben encontrarse debidamente protegidos. 8 Preparacin de presupuesto e implantacin de sistemas de costes fiables. 9 Establecer sistemas de registro, seguros y operativos. 10 Utilizacin de cuentas de control y aplicacin de cualquier otro procedimiento que permita comprobar la exactitud de la informacin contable (recuentos fsicos, conciliaciones, etc.) Estos elementos configuran una situacin ideal. Se pueden establecer sin dificultades en grandes compaas, pero resultan ms difciles de aplicar en las medianas y pequeas debido al elevado coste de implantacin que todo sistema de control interno implica. Cualquier empresa puede aplicar, como mnimo, los siguientes principios: 12

1)Supervisin directa y efectiva de la gerencia. Este aspecto tiene una importancia fundamental en empresas pequeas, donde la eficacia del sistema pasa a depender de la supervisin de la gerencia. 2)Establecimiento de unas normas y procedimientos mnimos. 3)Seleccin de personal de calidad. Toda empresa pequea requiere contratar personal responsable y de confianza que permita compensar, en parte, la falta de controles que objetivamente pudieran implantarse. 3.5.2 Principio General Relacionado con la Evaluacin del Control Interno: El coste de implantacin y mantenimiento de un control interno debe ser siempre inferior a los beneficios que dicho control pueda proporcionar. Este principio puede resultar de difcil aplicacin, dado que no siempre es posible estimar los beneficios que el control proporcionar en el futuro. Todo control interno, por muy bueno y eficaz que sea, tiene una serie de limitaciones que son inherentes al sistema. En el funcionamiento de la mayora de los procedimientos de control existen posibilidades de error derivadas de falta de entendimiento de las instrucciones, errores de juicio, descuidos personales, fatiga, etc. Un buen sistema de control interno garantiza la informacin contable dentro de lmites razonables pero no con una exactitud total. El hecho de que el control interno sea dbil o deficiente tampoco significa que la informacin contable no sea veraz y exacta. 3.6 Clasificacin del Control Interno. El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable. 1 Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. 2 Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad. 3.7 Caracteristicas Todo sistema de control interno debe contener las siguiente caractersticas: 1 Organizacin: de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa. 2 Autorizacin y registro operacional: de manera que sea de la atribucin del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control 3 Eficiencia: para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude. 3.8 Areas en las que podemos establecer un Control Interno.

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Activos Efectivo Ventas Caja chica Inventarios Otros. 3.9 Clasificacin y Control de los Activos Fijos. Los activos fijos estn formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intencin de venderlos. Los activos fijos pueden ser Tangibles o Intangibles. 1 Tangibles: si tiene sustancia corprea, es decir fsicos. Como por ejemplo: Edificios sujetos a depreciacin; Bosques sujetos a agotamiento 2 Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el propietario. Los activos estn sujetos a depreciacin lo cual no es mas que la distribucin equitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un perodo estimado de vida. La depreciacin puede realizarse por tres mtodos: Lnea recta, Unidades producidas, Horas trabajadas. Entre las medidas de control tenemos: a) Establecer su identidad, estableciendo grupos homogneos y describindolos. 1) Poseer una relacin detallada y actualizada 2) Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciacin. 3) Hacer chequeo peridico de los mismos. 4) Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos. 3.10 Control Interno del Efectivo. El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por: Efectivo en caja Cuentas bancarias

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 Todo aquello disponible para pagos sin restriccin. Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas. La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas: A)Operaciones en el mostrador (ventas) B)Ingresos ejecutados por cobradores C)Remesas por correos Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar: 1) Uso de mquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos. 2) La conciliacin debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al rea de caja. 3) Toda recepcin debe ser respaldada por un recibo de ingreso. 4) El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad. Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que: 1) Diariamente sea preparada una relacin de todas las facturas o documentos al cobro. 2) Que al final del da, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relacin antes mencionada. 3) Que estos documentos estn bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros y crditos. Las remesas recibidas por correo se le encomienda a una persona de confianza que los reciba y prepare una relacin la cual se mandar posteriormente al departamento de contabilidad. Podemos establecer que el rea de efectivo comprende: Caja y Banco La caja se divide en dos: . Caja chica . Caja general La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque. La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos. Entre las medidas de control estn: 1) Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.

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2) Que estos volantes estn numerados. 3) Manejados por una sola persona. 4) La caja general no debe utilizarse para propsitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica. 5) Depositar el dinero de la caja general. 6) Todo depsito debe tener anexo los recibos de caja. 3.11 Mtodos utilizados por empleados para robar efectivo. Existen infinidad de mtodos empleados para robar efectivo. Unos cuantos de ellos se mencionan a continuacin: a)El dinero proveniente de las ventas de contado podr robarse al instante en que se efecta la venta. El dinero proveniente de las ventas, que se roba, no se registra en ninguna factura de las ventas, ni tampoco en una caja registradora. Este tipo de robo puede ser difcil de descubrirse, puesto que no existen registros. Es posible que solo una parte del precio de venta se registre en la caja, robndose el resto. Medidas de Control: Centralice las cajas y utilice cajas registradoras que permitan que el cliente se de cuenta del importe registrado. Entregue al cliente una copia de la factura o de la nota de venta, o bien el recibo que arroje la caja registradora. Utilice servicios de vigilancia policaca. Los mtodos que a continuacin se mencionan involucran manipulacin de registros. b)Se podr robar efectivo del dinero proveniente de las ventas, o bien de los cobros de las cuentas por cobrar a clientes. La cantidad correcta de efectivo habr de cargar a caja y acreditar a ventas o a cuentas por cobrar. Sin embargo, a la hora de sumar las columnas de cargos a caja y de crditos a ventas o a cuentas por cobrar en el diario de entradas de efectivo, se subestiman. Por lo tanto, una vez que se haya llevado a cabo la labor de pase a las cuentas del mayor general, el saldo de la cuenta de caja y bancos habr de concordar con el saldo del estado de cuenta que enva el banco, lo que se vera una vez llevada a cabo la conciliacin bancaria. Si se robasen los cheques, ser necesario una falsificacin de firma para poder cobrarlos. Por ejemplo: Si se recibiera un cheque por $10,000 y fuere posible robarse $1,000, pero el asiento contable se hiciere cargando a caja por $10,000 y acreditando a ventas por $10,000, el saldo de la cuenta de bancos en los libros de la empresa seria mayor en $1,000 al saldo segn el estado de cuenta bancario, despus de llevada a cabo la conciliacin. Sin embargo, si se sumara de menos en $1,000, tanto en la columna de cargos a bancos, como en la de crditos a ventas en el diario de entradas de efectivo, el saldo bancario segn los libros y segn el estado de cuenta habran de concordar, una vez que se llevara a cabo la conciliacin bancaria. Medidas del Control Interno: Separe las funciones de quienes reciban el efectivo y de aquellos que contabilicen dichas entradas. Verifique las sumas del diario de entradas de efectivo. Compare los cargos que la empresa haga a la cuenta de bancos, con los crditos que haga el banco conforme aparezca en el estado de cuenta que enva a la empresa. c)Es posible que en diario de entradas de efectivo, los descuentos sobre ventas que se otorguen a los clientes estn aumentados en relacin con los descuentos realmente aprovechados. Medidas de Control: Separe las funciones de quien reciba el efectivo y de quien lo registre. Revise los asientos del diario de entradas de efectivo en donde se cargue a la cuenta de descuento sobre ventas y coteje los descuentos contabilizados con los descuentos que se otorgan. Aparee los asientos en el diario de caja con 16

el detalle de los depsitos conforme el estado de cuenta bancario. d)Es posible que el efectivo recibido de un cliente se cargue a una cuenta de gastos; el efectivo se habr de robar, pero la cuenta del cliente se acreditara correctamente. Medidas de Control: Rastree los crditos a la cuenta de clientes con los correspondientes cargos a la contracuenta. Una variante al caso mencionado en este inciso es el que se cancele como incobrable la cuenta de un cliente solvente y cuando se reciban los fondos que ste remita para la liquidacin de su cuenta, apoderarse de dichos fondos. e)Cuando se efecta una venta a crdito se podr cargar a un cliente ficticio. Los cobros que se hagan al verdadero cliente no podrn registrarse, puesto que no existe una cuenta para l en los registros. La remesa se habr de robar. Posteriormente el saldo del cliente ficticio se carga a cuentas malas. Medidas de control: Separe las funciones de quien reciba efectivo y de quien lo contabilice. Conforme los saldos de clientes; las solicitudes de confirmacin enviadas a los clientes ficticios se habrn de regresar a quien las envo. Exija que todas las cuentas de clientes que se hayan de cancelar como incobrables sean autorizadas por un ejecutivo responsable para ello. Una variante de este mtodo de fraude es el cargarle una cantidad menor a un cliente en los registros; cuando el cliente enve su remesa de fondos, la diferencia entre la cantidad facturada y la cantidad previamente cargada al cliente en los libros, es robada. f)Encubrimiento o "jineteo" del efectivo recibido, involucra el retener el efectivo recientemente recibido sin correr asiento alguno en los libros. Al momento de una entrada de efectivo subsecuente, se corre el asiento por la primera remesa, omitindose el registrar de la segunda. Por ejemplo: El cliente A remite $100 para abono a su cuenta, el cajero, que a su vez hace las funciones de tenedor de libros, retiene los $100 y no corre asiento alguno. Despus, el cliente B remite $160 para abono a su cuenta. Al cliente A se le acredita $100 y al cliente B se le acredita $60. El faltante continua siendo de $100, pero el faltante en el cliente A ya esta cubierto. Posteriormente el cliente C remite $120 para abono a su cuenta. Al cliente B se le acreditara $100 y el cliente C no recibe crdito alguno. El faltante total es de $120. Estas manipulaciones podrn continuar en forma indefinida. Medidas de Control: Separe las funciones de quien reciba efectivo de quien contabilice esas operaciones. Compare las entradas de efectivo individuales con los crditos que se han hecho a las cuentas de los clientes. Confirme los saldos de cuentas por cobrar. Compare los depsitos bancarios con el listado detallado de las remesas de los clientes. g)Es posible que los cheques no reclamados por concepto de dividendos y sueldos sean robados. Medidas de Control: No permita que el cajero o el contador tengan acceso a la correspondencia, evitando que puedan abrir la que es devuelta. No regrese los cheques no reclamados al departamento de contabilidad. Exija que los empleados firmen al recibir sus cheques por concepto de nominas. En forma independiente enve la forma W2 a los empleados al finalizar el ao calendario o bien cuando concluya la fecha de terminacin del empleo. h)Se podr robar dinero de los fondos de caja chica u otros fondos. Esta forma de robo generalmente ira acompaada de la falsificacin de las autorizaciones de los vales de caja chica (u otros), o bien el alterar la cantidad que aparezca en el vale ya aprobado o bien, el alterar las fechas en los vales utilizados en un periodo previo de reembolso del fondo de caja chica. Medidas de Control: Los vales de caja chica ya utilizados debern mutilarse para evitar que se vuelvan a usar; esto tambin es valedero para vales de otros fondos. Una persona distinta al encargado del fondo de caja chica 17

deber controlar los vales de caja no utilizados. Numere en forma consecutiva todos los vales. Todos los pagos que se hagan del fondo de caja chica debern estar amparados por vales debidamente autorizados. i)Los cheques podrn ser falsificados y cobrados. Estos cheques podrn ser destruidos una vez que el banco los haya cargado a la empresa y los devuelva (costumbre en los Estados Unidos de Amrica). Si se destruyen y no se corrieron asientos por dichos desembolsos, los totales de crditos a la cuenta de bancos en el diario de salidas de efectivo debern aumentarse; otra alternativa podr ser el no contabilizar algunos fondos que se reciban y que se depositen en el banco. Medidas de Control: Se deber llevar un control numrico de los cheques. La persona que prepara los cheques, o bien, quien los firma, no debern tener acceso a los cheques ya pagados por el banco y que los devuelve a la empresa. Se debern sumar las columnas del diario de entradas de efectivo, as como del diario de salidas de efectivo, rastrendose los planes al libro mayor. j) Es posible que se altere la fecha de una factura de un proveedor, que ya se haya pagado, o bien de una nota. Se habr de formular un cheque, robarlo y cobrarlo. Si se corre un asiento contable, se duplicara un cargo a una cuenta de gastos o a un activo. Si no se corre un asiento contable, la columna de crditos a la cuenta de bancos en el diario de salidas de efectivo deber sumarse de mas, de tal forma que el saldo segn los libros coincida con el saldo, segn el estado de cuenta bancario, una vez que se lleve a cabo la conciliacin. Medidas de Control Interno: Las personas que firmen cheques debern compararlos contra las facturas de los proveedores y sus respectivas cuentas por pagar. Las facturas debern ser selladas con la indicacin de pagadas. La fecha de pago deber anotarse en las facturas y en la documentacin que las acompae imposible de ser alterada. Los funcionarios encargados de firmar los cheques debern conocer los nombres de los proveedores. Debern examinarse los endosos extraos, tales como los endosos estampados seguidos por otros endosos, por lo general los de algun individuo. Los cheques debern ser enviados al correo por la ultima persona que los firme y bajo su responsabilidad. k)El traspaso de los cheques se presenta cuando un cheque girado contra un banco se deposita en un segundo banco, pero ningn asiento se corre reduciendo el saldo en efectivo en el primero. Este tipo de transaccin se realiza al final de un mes y no se registra plenamente para poder cubrir un faltante en el segundo banco. Si el cheque librado a cargo del primer banco no ha sido pagado al final del mes (pasado por la cmara de compensacin), el resultado habr de ser que el saldo en la cuenta de bancos habr de estar excedido. Medidas de Control: Compare los depsitos bancarios segn el estado de cuenta bancario con los cargos a la cuenta de bancos (en forma particular los movimientos de fin de mes). Obtenga directamente de los bancos con los cuales opere la empresa, estados de cuenta y cheques pagados, quiz una semana despus de la terminacin de un mes, si fuere posible (o esprese hasta que se reciba el siguiente estado de cuenta bancario) y compare los cheques pagados, devueltos por el banco, con los asientos registrados en el diario de caja. Sume las columnas del diario de salidas de efectivo y elabore una relacin de los diferentes saldos bancarios. l)Es posible que se presente una menor cantidad de descuentos sobre compras aprovechados, o bien podrn subestimarse al sumar el diario de salidas de efectivo en donde aparecen registrados tales descuentos o inclusive podrn no contabilizarse aun cuando en verdad sed hayan aprovechado (posesionndose del efectivo del descuento no contabilizado). Medidas de Control: Compare los trminos de las facturas de compras con los asientos en el diario de salidas de efectivo y con los cheques expedidos. Verifique las sumas. m)Las nominas podrn manipularse de maneras diferentes: 1 Aumentando el importe de los sueldos realmente ganados por los empleados. 18

2 Aumentando las sumas de los registros sobre nominas. 3 Aadiendo nombres de empleados ficticios en los registros de nominas. 4 No dando de baja de las nominas y de los registros los nombres de empleados que ya no trabajan para la empresa. 5 Robndose los sueldos no reclamados. 6 No registrando las deducciones del total de sueldos a los empleados. El auditor independiente y el auditor interno debern estar alertas en todo momento para prevenir o para poner fin a las practicas dainas. Sin embargo, no puede existir un sistema contable alguno que no pueda ser manipulado por una persona por si sola o bien confabulado con otra persona. Tanto al auditor como al patrn les interesa mas prevenir los fraudes que encontrar la huella de uno ya acontecido. 3.12 Control Interno de las Ventas. Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalacin de un sistema de contabilidad. El control interno de las ventas comprende procedimientos y mtodos con fines de lograr las polticas establecidas por la empresa. Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborrsele una factura. Al realizarse el pago el cajero deber elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacn despachar la mercanca estos deben hacerlo mediante un conduce. Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son: 1 Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los trminos de pago al contado o crdito). 2Nota de despacho o conduce 3Recibo de ingreso a caja. Cada uno de estos formularios debe tener copias suficiente para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes. La factura proforma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas ( por ej.) por medio de la carta de crdito, crdito de suplidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos. Carta de crdito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que enve mercancas, segn trminos, y que ser pagada por el banco de acuerdo al crdito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial. Crdito de suplidor: llamada lnea de crdito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagars hasta el monto de este crdito para comprar sus mercancas. Puede renovarse anualmente. Sobre el control interno de las ventas podemos decir: 19

1) Que estas se realicen acompaadas del comprobante correspondiente. 2) Que al salir mercanca sea revisada por la persona encargada. 3) Que los comprobantes sean revisados y contabilizados. 3.12 Control Interno de los Inventarios. Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que estn listas para la venta. Mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. 3.13.1 Mtodos para llevar el Control Interno de los Inventarios Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son: PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)y UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir) Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancas. Establece que la primera mercanca que se compra es la primera en venderse o salir. Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas mercancas que se comprar son las que primero se venden o salen. Entre las medidas de control interno tenemos: 1) Hacer conteos fsicos peridicamente. 2) Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables. 3) Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se eviten los robos. 4) Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas. 5) Proteger los inventarios con una pliza de seguro. 6) Hacer verificaciones al azar para comparar con los libro contables. 4 Prevencin de Errores e Irregularidades 4.1 Prevencin contra el Fraude. El fraude se puede definir como la falsedad deliberada de hechos con la intencin de engaar a alguien. Si el propsito de este engao es la ganancia personal u ocasionar, dao a otro el fraude puede ser un acto criminal. Al analizar el papel del control interno en la prevencin de actos fraudulentos es til distinguir entre errores e Irregularidades en los registros contables. Los contadores utilizan el termino errores para referirse a los errores no intencionales. Las irregularidades, por otra parte, se refieren a errores intencionales, que ingresan a los registros o informes contables para algn fin fraudulento. Las irregularidades se pueden subdividir aun mas segn se trate de Fraude de empleados o de 20

Fraude de Gerencia. 4.2 Fraude de Empleados El fraude de empleados se refiere a actos deshonestos realizados en contra de la compaa por sus empleados. Algunos ejemplos de fraude de empleados son el robo de activos o el cobro de precio de venta mas bajos a clientes Favorecidos el recibo de dinero de los Proveedores, la sobreestimacin de las horas trabajadas. El Relleno de cuentas de gastos y desfalco. (el desfalco es un robo de activos que se esconde mediante la falsificacin de los registros contables). 4.3 Pliza de Fidelidad Ningn sistema de control interno puede proporcionar proteccin absoluta contra perdidas originadas por empleados deshonesto. Por consiguiente muchas compaas exigen que los empleados que manejan dinero en efectivo u otro activo negociables estn comprometidos mediante una Pliza de Fidelidad es un tipo de seguro en el cual la compaa aseguradora acepta reembolsar a un empleador hasta cierto limite una cantidad acordada por las perdidas ocasionadas por fraude o desfalco por parte de los empleados. 4.4 Fraude de Gerencia El fraude de gerencia se refiere a una falsedad deliberada hecha por la alta gerencia de un negocio a personas externas a la organizacin del mismo. Frecuentemente dentro de este tipo de fraude se incluye la elaboracin de estados financieros fraudulentos tendientes a desorientar a inversionistas y a acreedores. 4.5 Mal uso de los Activos de la Compaa Otra forma de fraude de Gerencia se relaciona con la mala utilizacin de los activos de la compaa para el beneficio personal de la alta gerencia. 4.6 Impacto del Fraude de Gerencia El fraude de Gerencia difiere del fraude de empleados porque la alta Gerencia es un participante dispuesto en los actos fraudulentos. Una caracterstica del fraude de gerencia es que sta utiliza su posicin de confianza y de autoridad para pasar por alto el sistema de control interno y para enriquecerse a costa de la compaa y/o de personas externas. 49

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