Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Fast Invoice
Mục lục
1 Giới thiệu phần mềm Fast Invoice........................................................................................................3 1.1 Một số chức năng chính của Fast Invoice..........................................................................................3 1.2 Một số tiện ích của Fast Invoice.........................................................................................................3 1.3 Văn bản pháp lý.................................................................................................................................3 1.4 Khả năng tương thích – tích hợp – mở rộng......................................................................................4 1.5 Chính sách, dịch vụ hỗ trợ.................................................................................................................4 1.6 Tài liệu hướng dẫn sử dụng...............................................................................................................4 2 Quy trình thực hiện nghiệp vụ in hóa đơn...........................................................................................5 2.1 Sơ đồ thực hiện..................................................................................................................................5 2.2 Diễn giải sơ đồ thực hiện...................................................................................................................5 2.3 Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ.........................................................................................................7 2.3.1 Lập quyết định áp dụng tự in hóa đơn.........................................................................................7 2.3.2 Tạo hóa đơn..............................................................................................................................10 2.3.3 Thông báo phát hành hóa đơn..................................................................................................13 2.3.4 Lập hóa đơn, in, xóa bỏ hóa đơn...............................................................................................16 2.3.5 Hủy hóa đơn..............................................................................................................................38 2.3.6 Mất, cháy, hỏng hóa đơn...........................................................................................................41 2.3.7 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn .........................................................................................43 2.3.8 Xác minh thông tin hóa đơn.......................................................................................................45 3 Một số báo cáo khác............................................................................................................................49 3.1 Báo cáo bán hàng............................................................................................................................49 3.2 Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra...................................................................................49 4 Phân quyền sử dụng............................................................................................................................51 4.1 Phân quyền sử dụng màn hình nhập hóa đơn và in hóa đơn..........................................................51 4.2 Phân quyền quyển chứng từ............................................................................................................53 5 Một số tiện ích trong chương trình.....................................................................................................55

Fast Software Co., Ltd.

1/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice 5.1 Tra cứu lịch sử in hoá đơn...............................................................................................................55 6 Một số mẫu hóa đơn tự in của khách hàng được in trực tiếp từ phần mềm Fast..........................56

Fast Software Co., Ltd.

2/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

Phần mềm in hóa đơn Fast Invoice
1 Giới thiệu phần mềm Fast Invoice
Fast Invoice là phần mềm được thiết kế để đáp ứng quy trình nghiệp vụ về khởi tạo, phát hành, quản lý, in ấn, bảo mật hóa đơn cho doanh nghiệp khi chính thức thực hiện theo Nghị định 51/2010N.Đ/CP, Thông tư 153/2010/TT-BTC, Thông tư 13/2011/TT-BTC và Quyết định số 2905/QĐ-BTC.

1.1
• • • • • • •

Một số chức năng chính của Fast Invoice
Lập quyết định tự in hóa đơn gắn với các loại hóa đơn mà doanh nghiệp sử dụng để tự in; Lập thông báo phát hành hóa đơn gắn với các loại hóa đơn đã được quyết định sử dụng, chi tiết thông tin phân quyền, phân nhiệm lập và quản lý hóa đơn; Khởi tạo mẫu hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, dạng thức in, thông tin doanh nghiệp in gắn kèm với thông tin thông báo phát hành; Thực hiện lập nội dung hóa đơn từ giao diện phần mềm; Quản lý hóa đơn: đã lập, chưa lập, đã in, đã in bản sao… Lưu vết liên quan đến việc in, xóa hóa đơn. Mã hóa thông tin hóa đơn thành dạng code và mã vạch nhận diện duy nhất cùng với công cụ giải mã trên phần mềm nhằm chống lại các hình thức gian lận hóa đơn như in mạo danh, in giả hóa đơn. Thông báo mất, hỏng, hủy, xóa bỏ và báo cáo sử dụng hóa đơn, thống kê chi tiết hóa đơn; Truyền dữ liệu sang phần mềm HTKK của Tổng cục thuế; Lập bảng kê và tờ khai trực tiếp từ Fast Invoice. Bảo mật truy cập, phân quyền sử dụng cho những người sử dụng.

• • • •

1.2

Một số tiện ích của Fast Invoice
Tạo sẵn các loại hóa đơn như: Hóa đơn xuất khẩu | Hóa đơn bán hàng | Hóa đơn GTGT | Hóa đơn bán hàng (dành cho khu phi thuế quan)\ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ\ Phiếu xuất kho gửi đại lý… Người sử dụng dễ dàng tự tạo mẫu hóa đơn, có thể chèn hình ảnh, logo, thay đổi tiêu đề, thay đổi chữ ký, thay đổi nội dung không bắt buộc, đưa được vào khẩu hiệu, slogan của doanh nghiệp. Với mỗi mẫu hóa đơn có các chứng năng đi kèm: Quyết định sử dụng mẫu, Đăng ký sử dụng mẫu, Sửa mẫu kèm theo quyết định, Hủy mẫu…

1.3

Văn bản pháp lý
(1). Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 14 tháng 5 năm 2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (2). Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 28/09/2010 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. (3). Công văn số 4964/CT-TTHT của Cục thuế TP Hồ Chí Minh ngày 5/8/2010 V/v chuẩn bị thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14.5.2010 của Chinh Phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. (4). Công văn số 3253/TCT-TTHT ngày 25/8/2010 V/v Đẩy mạnh tuyên truyền, hỗ trợ thực hiện Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ.

Fast Software Co., Ltd.

3/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice (5). Quyết định số 2905/QĐ-BTC, Đính chính Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. (6). Công văn số 7702/CT – TTHT của Cục thuế TP Hồ chí Minh ngày 19 tháng 11 năm 2010 trả lời về việc Thiết kế mẫu hóa đơn tự in, đặt in theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (7). Công văn của Tổng cục Thuế số 5174/TCT-CS ngày 20/12/2010 về việc tăng cường công tác tuyên truyền DN đặt in hóa đơn (8). Công văn của Tổng cục Thuế số 5132/TCT-CS ngày 15/12/2010 về việc trả lời một số vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện Thông tư 153/2010/TT-BTC. (9). Công văn của Tổng cục Thuế số 5129/TCT-TVQT ngày 15/12/2010 về việc một số quy định về in, sử dụng hoá đơn. (10). Công văn 7333-BTC-TCT ngày 24/6/2008 hướng dẫn xử lý cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

1.4
• • •

Khả năng tương thích – tích hợp – mở rộng
Truyền dữ liệu sang phần mềm HTKK của Tổng cục thuế; Chuyển số liệu sang phần mềm kế toán của FAST. Tích hợp tra cứu số mã vạch.

1.5
• • • •

Chính sách, dịch vụ hỗ trợ
Tải (download) phần mềm trực tiếp từ trang web www.fast.com.vn. Đăng ký bản quyền, cấp tên doanh nghiệp sử dụng qua email. Cập nhật tự động online cho người dùng khi có cải tiến kỹ thuật hoặc sửa đổi văn bản chính sách có liên quan; Hỗ trợ, tư vấn sử dụng miễn phí qua yahoo chat messenger, diễn đàn cộng đồng người sử dụng phần mềm FAST (www.fast.com.vn/diendan) Cài đặt, đào tạo sử dụng, thiết kế, căn chỉnh hóa đơn theo yêu cầu của doanh nghiệp.

1.6

Tài liệu hướng dẫn sử dụng
Tài liệu này giúp khách hàng hiểu được quy trình để áp dụng hình thức hóa đơn tự in và có thể thực hiện được từng bước trên phần mềm. Tài liệu này còn sử dụng để cơ quan thuế đào tạo, hướng dẫn các doanh nghiệp tự in hóa đơn trên phần mềm Fast Invoice.

Fast Software Co., Ltd.

4/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

2 Quy trình thực hiện nghiệp vụ in hóa đơn
2.1 Sơ đồ thực hiện
Qui trình tự in hóa đơn Kết quả đầu ra Trách nhiệm thực hiện

Người nộp thuế

L ậ p q uy ết địn h á p d ụ ng hó a Quyết định về việc áp dụng hóa đ ơn tự in

đơn tự in

Người nộp thuế

T ạo mẫ u h ó a đ ơn

Các mẫu hóa đơn sẽ sử dụng

Người nộp thuế

L ập th ô n g bá o p h á t h àn h hó a đơn

Thông báo phát hành hóa đơn

Người nộp thuế
N ộ p q uyế t đ ịnthô n g b á o ph át ,h h àn h và cá c mẫ u hó a đ ơn

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp

N h ậ n q u yế t đ ịnthô n g b á o ph át , h hà nh và cá c m ẫu h ó a đ ơn

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp

P hả n h ồi

(không hợp lệ )
(Hợp lệ)

Thông báo của cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Hóa đơn Thông báo kết quả hủy hóa đơn Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn

Người nộp thuế

L ậ p, in, q uả n lý v à s ử dụ ng hó a đơn

Người nộp thuế

L ậ p v à n ộp b á o cá o tìn h h ìn h sử dụ ng h óa đơn

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

2.2
TT

Diễn giải sơ đồ thực hiện
Nội dung công việc Mô tả chi tiết

Fast Software Co., Ltd.

5/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

1

Quyết định tự in hóa đơn

Quyết định áp dụng hóa đơn tự in phải được gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn tự in. Doanh nghiệp tự in hóa đơn phải lập Quyết định về việc áp dụng hóa đơn tự in theo mẫu 5.8, phụ lục 5 ban hành kèm Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính (mẫu có sẵn trên phần mềm Fast Invoice). Doanh nghiệp khởi tạo các mẫu hóa đơn tự in sẽ sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo đặc thù của đơn vị mình.

2

Tạo mẫu hóa đơn. Mẫu hóa đơn tự in phải đảm bảo đúng với các nội dung hướng dẫn tại Thông tư 153/2010/TT-BTC và quyết định 2905/QĐ-BTC. Doanh nghiệp tự in hóa đơn phải lập Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu ban hành kèm theo quyết định 2905/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi kèm với các mẫu hóa đơn tự in cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi sử dụng in hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ. Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ được lập và in hóa đơn, sử dụng hóa đơn theo mẫu đã thông báo phát hành kể từ ngày bắt đầu sử dụng mẫu hóa đơn đã ghi trên thông báo phát hành hóa đơn. Phần mềm cho phép thực hiện các công việc: Thống kê chi tiết hóa đơn, Thông báo huỷ hóa đơn, Báo cáo hỏng, cháy, mất hóa đơn Hàng quý, doanh nghiệp bán hàng hoá, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được gửi cùng Hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo mẫu của quyết định 2905/QĐ-BTC) Lưu ý: Mỗi số hóa đơn gắn với ký hiệu hóa đơn và mẫu hóa đơn chỉ được sử dụng một lần.

3

Thông báo phát hành hóa đơn

4

Lập hóa đơn, in, quản lý và sử dụng hóa đơn

5

Lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Fast Software Co., Ltd.

6/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

2.3
2.3.1

Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ
Lập quyết định áp dụng tự in hóa đơn

Menu thực hiện Quản lý hóa đơn/ Quyết định áp dụng hóa đơn tự in

Chức năng Doanh nghiệp muốn tự in hóa đơn thì trước khi tạo hoá đơn phải ra quyết định áp dụng hoá đơn tự in gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, chương trình cho phép người sử dụng lập quyết định áp dụng hóa đơn tự in trong trường hợp này.

Thông tin chi tiết màn hình nhập liệu

Fast Software Co., Ltd.

7/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Thông tin chung chung Tên công ty: Số ĐKKD: Giám đốc: Phòng/ Người đề nghị: Cục thuế: Ngày lập qđ: Ngày áp dụng tự in: Ngày qđ có hiệu lực: Tab Các loại hóa đơn Stt: Tên loại hóa đơn: Mục đích sử dụng: Tab Hệ thống thiết bị Stt: Tên: phục vụ cho tự in hóa đơn Bộ phận chịu trách nhiện: Số thứ tự Số thứ tự Lựa chọn loại hóa đơn công ty muốn tự in Điền mục đích sử dụng loại hóa đơn này Khai báo tên công ty Khai báo số Giấy đăng ký kinh doanh

Fast Invoice

Tên người chịu trách nhiệm pháp luật của công ty Đối tượng đề nghị áp dụng quyết định tự in này Cơ quan thuế quản lý trực tiếp của công ty Ngày lập quyết định Ngày áp dụng tự in hóa đơn Ngày quyết định có hiệu lực

Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý thiết bị

Tab Trách nhiệm của các bộ phận có liên quan Stt: Tên: Trách nhiệm: Số thứ tự Các bộ phận có liên quan đến tự in hóa đơn Trách nhiệm của các bộ phận có liên quan

Lưu ý: Bắt buộc phải nhập đầy đủ các trường dữ liệu thì chương trình mới cho lưu. In quyết định Các bước thực hiện in khi in quyết định mới nhập xong 1. Nhập quyết định mới 2. Nhấn nút ‘In’ hoặc bấm Ctrl + P 3. Chọn số liên quyết định cần in

Fast Software Co., Ltd.

8/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

Fast Software Co., Ltd.

9/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

2.3.2

Tạo hóa đơn

Menu thực hiện Quản lý hóa đơn/ Tạo hóa đơn

Chức năng: Tạo những mẫu hóa đơn mà người sử dụng muốn sử dụng.

Thông tin chi tiết quyển hóa đơn

Mẫu hóa đơn: Chương trình tự hiện lên dựa theo những thông tin người sử dụng đã nhập Loại hóa đơn: Gồm 6 loại được quy định trong Thông tư số 153/2010/TT-BTC: Hoá đơn giá trị gia tăng Hoá đơn bán hàng Hoá đơn xuất khẩu

- Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý

Fast Software Co., Ltd.

10/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice Số liên: Người sử dụng chọn số liên (tối thiểu là 2, tối đa là 9) và mục đích sử dụng tương ứng Stt mẫu hóa đơn: số thấp nhất là 001) Ký hiệu hóa đơn: in hóa đơn mẫu) Số thứ tự mẫu hóa đơn (là số có 3 chữ Tùy chọn ký hiệu hóa đơn (chỉ dùng để

Tạo mẫu hóa đơn: Cho phép chỉnh sửa và in hóa đơn mẫu đối với hóa đơn tự in. (Hướng dẫn ở phía dưới) Stt mẫu hóa đơn cùng loại hóa đơn cùng số liên không được trùng nhau, nếu trùng chương trình sẽ cảnh báo ‘Stt mẫu hóa đơn đã tồn tại’ và không cho lưu. Thêm mới quyển hóa đơn Các bước thực hiện 1. Nhấn phím F4 2. Xuất hiện hộp thoại nhập thông tin quyển hóa đơn cần thêm mới 3. Nhấn nút ‘Nhận’ lưu lại các thông tin đã khai báo Tạo mẫu hóa đơn Các bước thực hiện: (chỉ thực hiện được đối với hóa đơn tự in) 1. Nhấn nút <<Tạo mẫu hóa đơn>> 2. Nhấn chọn <<Sửa mẫu>> 3. Kích đúp vào mẫu hóa cẫn sửa Thay đổi font: • • Tùy chọn font chữ trên thanh công cụ Thay đổi vị trí của trường: Kích chọn vào trường cần thay đổi vị trí rồi kéo thả đến

• •

Chèn thêm logo Chọn công cụ Picture box rồi vẽ 1 khung hình lên vị trí cẫn đặt logo Chọn khung hình đó

Fast Software Co., Ltd.

11/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice • Chọn đường link tới hình logo cần tạo tại Date/ Image • Chọn mục Sizing: Zoom Image

Fast Invoice

4. Nhất nút lưu

để lưu lại mẫu vừa tạo rồi đóng màn hình chỉnh sửa lại

5. Nhấn nút <<Quay ra>> để quay lại màn hình in. 6. Nhấn <<In>> nếu muốn in hóa đơn mẫu - Đối với mẫu hóa đơn đã lập thông báo phát hành và nhấn nút <<duyệt>> thì chương trình không cho xóa, sửa mẫu hóa đơn chỉ cho xem mẫu hóa đơn. - Tờ hóa đơn mẫu in ra là hóa đơn trắng, có chữ “Hóa đơn mẫu”, ký hiệu, mẫu số và số hóa đơn là 0000000

Fast Software Co., Ltd.

12/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

2.3.3

Thông báo phát hành hóa đơn
Quản lý hóa đơn/ Thông báo phát hành hóa đơn

Menu thực hiện

Chức năng Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trước khi sử dụng hoá đơn cho việc bán hàng hoá, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập Thông báo phát hành hoá đơn để nộp cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Chương trình cho phép Lập thông báo phát hành hóa đơn dựa theo thông tin nhập liệu của khách hàng. Mẫu hóa đơn đã tạo mới được thông báo phát hành.

-

Fast Software Co., Ltd.

13/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Thông tin chi tiết màn hình nhập liệu Tên cơ quan thuế: Tên đơn vị chủ quản: Mã số thuế đơn vị chủ quản: Ngày lập: Số: Tab các loại hóa đơn phát hành Stt: Mẫu số: Loại hóa đơn: Ký hiệu: Từ số: Đến số: Số lượng: Ngày bắt đầu sử dụng: Tên DN in: MST DN in: Số hợp đồng đặt in: Ngày hợp đồng đặt in:

Fast Invoice

Tên cơ quan thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp Nêu tên đơn vị chủ quản (mẹ) trong trường hợp chi nhánh sử dụng mẫu hóa đơn của công ty mẹ. Mã số thuế của đơn vị chủ quản Ngày lập thông báo phát hành hóa đơn Thông báo phát hành hóa đơn số

Số thứ tự Lựa chọn mẫu hóa đơn trong danh sách mầu hóa đơn đã tạo Loại hóa đơn tương ứng với mẫu số Ký hiệu hóa đơn (Phải đúng với quy định của Thông tư 153/2010/TT-BTC và quyết định 2905/QĐ-BTC) Phát hành hóa đơn từ số (là số có 7 chữ số lớn hơn 0) Phát hành hóa đơn hóa đơn đến số (là số có 7 chữ số lớn hơn Từ số) Số lượng hóa đơn phát hành, chương trình tự hiện Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn (bắt buộc nhập) Tên doanh nghiệp in hóa đơn (Trường hợp đặt in hóa đơn) Mã số thuế doanh nghiệp in hóa đơn Số hợp đồng đặt in (Trường hợp đặt in hóa đơn) Ngày hợp đồng đặt in

Lưu ý: - Ngày thông báo mới được sao chép phải nằm sau ngày khóa sổ và kỳ mở sổ. - Ngày bắt đầu sử dụng phải sau ngày lập thông báo. - Ký hiệu hóa đơn phải đúng với quy định của Thông tư 153/2010/TT-BTC và quyết định 2905/QĐ-BTC, nếu không chương trình sẽ báo: ‘Ký hiệu hóa đơn không hợp lệ’ và không cho lưu. Thêm thông báo mới Các bước thực hiện 1. Tại màn hình nhập liệu nhấn chọn nút ‘Mới’ hoặc nhấn Ctrl + N (F4) 2. Nhập các thông tin chi tiết 3. Nhấn nút ‘Lưu’ hoặc Ctrl + S lưu lại thông tin cập nhật In thông báo Các bước thực hiện in khi in thông báo mới nhập xong 1. Nhập thông báo mới và lưu 2. Nhấn nút ‘In’ hoặc bấm Ctrl + P 3. Chọn số liên thông báo cần in

Fast Software Co., Ltd.

14/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

Duyệt hóa đơn Sau khi nộp thông báo lên đơn vị thuế trực tiếp quản lý nếu được duyệt thì kích vào nút <<duyệt>> trên thông báo để có thể sử dụng mẫu hóa đơn. Ngược lại nếu không được duyệt thì phải quay trở lại tạo lại mẫu hóa đơn. - Đối với mẫu hóa đơn đã lập thông báo phát hành và nhấn nút <<duyệt>> thì chương trình không cho xóa, sửa mẫu hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn - Mẫu hóa đơn đã được duyệt phải kích chọn vào nút <<duyệt>> trên thông báo phát hành hóa đơn thì chương trình mới cho phép lập hóa đơn theo mẫu hóa đơn đó. - Trong vòng 2 ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn mà cơ quan thuế không phản hồi thì
doanh nghiệp mặc định được kích vào nút duyệt.

Fast Software Co., Ltd.

15/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

2.3.4
2.3.4.1

Lập hóa đơn, in, xóa bỏ hóa đơn
Khai báo các danh mục

2.3.4.1.1 Danh mục khách hàng Menu thực hiện Kế toán bán hàng/ Khách hàng

Thông tin chi tiết danh mục khách hàng Mã khách Mã tra cứu Tên khách Tên 2 Địa chỉ Đối tác Mã số thuế Tk ngân hàng Tỉnh thành Ghi chú Mã khách do người sử dụng quy ước Là từ khóa, từ ngữ do NSD nhập nhằm mục đích dể tìm kiếm Khai báo tên khách hàng Khai báo tên tiếng Anh của khách hàng Địa chỉ khách hàng Khai báo thông tin khách hàng Khai báo mã số thuế của khách hàng Số tài khoản ngân hàng (dùng để in Ủy nhiệm chi trên máy và tham khảo) Tỉnh thành nơi thực hiện giao dịch phát sinh tại ngân hàng Cập nhật thông tin theo NSD

Fast Software Co., Ltd.

16/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

Ở danh mục khách hàng khi khai báo thông tin thuế, chương trình có thêm chức năng kiểm tra 10 số đầu của mã số thuế. Khi nhập mã số thuế ở các màn hình nhập liệu chương trình cũng kiểm tra tính hợp lệ của nó. Kiểm tra tính hợp lệ của mã số thuế được khai báo ở menu Hệ thống/ Các tham số hệ thống, dòng số thứ tự 085 – Kiểm tra mã số thuế (0 - Không, 1- Cảnh báo. 2 – Không cho lưu) Thêm mới khách hàng Các bước thực hiện 1. Nhấn phím F4 2. Xuất hiện hộp thoại nhập thông tin khách hàng cần thêm mới 3. Nhấn nút ‘Nhận’ lưu lại các thông tin đã khai báo Mã khách hàng đã có phát sinh trong chứng từ, chương trình sẽ không cho xóa mã khách hàng. 2.3.4.1.2 Danh mục kho hàng Menu thực hiện Kế toán bán hàng/ Danh mục kho

Thông tin chi tiết kho hàng Mã kho Tên kho Tên 2 Kho đại lý Tk hàng tồn tại đại lý Thêm mới kho hàng Các bước thực hiện 1. Nhấn phím F4 2. Xuất hiện hộp thoại nhập thông tin kho hàng cần thêm mới Khai báo mã kho Tên tiếng Việt của kho Tên tiếng Anh của kho Khai báo kho của công ty hay kho đại lý Khai báo tài khoản hàng tồn tại đại lý trong trường hợp kho là kho đại lý

Fast Software Co., Ltd.

17/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice 3. Nhấn nút ‘Nhận’ lưu lại các thông tin đã khai báo

Fast Invoice

Đối với danh mục kho hàng đã có phát sinh màn hình nhập chứng từ thì chương trình không cho xóa. 2.3.4.1.3 Danh mục hàng hóa, vật tư Menu thực hiện Kế toán bán hàng/ Danh mục vật tư

Thông tin chi tiết hàng hóa, vật tư Mã vật tư Mã tra cứu Tên vật tư Tên 2 Đơn vị tính Ghi chú Thêm mới hàng hóa, vật tư Các bước thực hiện 1. Nhấn phím F4 2. Xuất hiện hộp thoại nhập thông tin hàng hóa, vật tư cần thêm mới 3. Nhấn nút ‘Nhận’ lưu lại các thông tin đã khai báo Mã vật tư đã có phát sinh trong chứng từ, chương trình sẽ không cho xóa mã vật tư Khai báo mã vật tư, do NSD quy ước Là từ khóa, từ ngữ do NSD nhập nhằm mục đích dể tìm kiếm Khai báo tên vật tư Khai báo tên tiếng Anh của vật tư Đơn vị tính của vật tư Thông tin hàng hóa vật tư

Fast Software Co., Ltd.

18/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice 2.3.4.2 Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Menu thực hiện Kế toán bán hàng/ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Fast Invoice

Chức năng Chứng từ được lập về hàng hóa vật tư được bán ra trong đó chỉ số lượng, giá cả, và thuế GTGT đầu ra

Thông tin chi tiết hóa đơn bán hàng Phần thông tin chung về chứng từ: Loại hóa đơn Mã khách 1 - Xuất bán Chọn mã khách hàng được cập nhật trong phân hệ kế toán bán hàng/ Khách hàng Trong trường hợp chưa nhập mã khách trong danh mục khách hàng (hay nhà cung cấp) NSD có thể khai báo thêm tên khách hàng ở màn hình nhập liệu. Địa chỉ Chương trình cập nhật địa chỉ khách hàng đã được khai báo trong danh mục khách hàng (hay nhà cung cấp), nếu NSD chưa nhập địa chỉ khách hàng thì ở màn hình nhập chứng từ vẫn nhập được địa chỉ khách hàng

Fast Software Co., Ltd.

19/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Người mua hàng Cập nhật tên người mua hàng Mã số thuế

Fast Invoice

Mã số thuế của khách hàng, trong danh mục khách hàng đã có khai báo mã số thuế của khách hàng chương trình tự động cập nhật tại trường này Nội dung của hóa đơn bán hàng Ngày hạch toán hóa đơn Ngày lập hóa đơn bán hàng (ngày lập số hóa đơn sau phải lớn hơn ngày lập số hóa đơn trước) Ký hiệu của hóa đơn (tùy chọn mẫu hóa đơn, chương trình tự hiện lên ký hiệu tương ứng) Số hóa đơn, chương trình tự nhập số tăng dần Khai báo loại tiền sử dụng trên hóa đơn Chọn tỷ giá phát sinh của chứng từ, nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1 Khi lưu chứng từ chương trinh mặc định trạng thái là Ghi vào sổ cái, Lần in chương trình tự nhập số lần NSD in. Số thứ tự của từng dòng, chương trình mặc định thể hiện ở dòng đầu tiên là 1 và tăng dần sau đó. Cập nhật mã vật tư xuất bán Tên vật tư, chương trình cập nhật tên vật tư Chương trình tự động cập nhật đơn vị tính theo mã hàng hóa, vật tư đã khai báo trong phân hệ Bán hàng/ Danh mục vật tư Mã kho chứa hàng Số lượng xuất Giá bán theo đồng tiền giao dịch Thành tiền theo tiền giao dịch Giá bán của từng mặt hàng theo đồng tiền hạch toán Thành tiền giá bán theo đồng tiền hạch toán Tổng số lượng hàng hóa xuất bán của hóa đơn Mã thuế suất giá trị gia tăng đầu ra Thông tin ghi chú theo hóa đơn thuế Tổng tiền hàng trong hóa đơn Tổng tiền thuế GTGT hàng bán ra Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn Hạn thanh toán của hóa đơn Xem số lượng bán và tổng tiền

Diễn giải Ngày hạch toán Ngày lập chứng từ Ký hiệu Số hóa đơn Mã ngoại tệ Tỷ giá Trạng thái/Lần in Phần chi tiết các mặt hàng: Stt Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Mã kho Số lượng Giá bán xxx Thành tiền xxx Đơn giá yyy Thành tiền yyy Số lượng Mã thuế Ghi chú thuế Tiền hàng Tiền thuế Tổng tt Hạn tt Nút ‘Thông tin’ Thêm chứng từ mới Các bước thực hiện

Phần nhập thuế và tính tổng của hóa đơn:

1. Tại màn hình nhập chứng từ nhấn chọn nút ‘Mới’ hoặc nhấn Ctrl + N

Fast Software Co., Ltd.

20/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice 2. Nhập các thông tin chi tiết 3. Nhấn nút ‘Lưu’ lưu lại thông tin cập nhật chứng từ - Ngày chứng từ mới phải nằm sau ngày khóa sổ và kỳ mở sổ

Fast Invoice

- Ngày lập số hóa đơn lớn hơn phải lớn hơn ngày lập hóa đơn nhỏ hơn. - Chức năng kiểm tra mã số thuế: nếu mã số thuế của khách hàng không đúng chương trình sẽ hiện lên thông báo. Kiểm tra tính hợp lệ của mã số thuế được khai báo ở menu Hệ thống/ Các tham số hệ thống, dòng số thứ tự 085 – Kiểm tra mã số thuế (0 Không, 1- Cảnh báo. 2 – Không cho lưu - Phần chi tiết các mặt hàng tối đa chỉ cho phép 10 dòng. In hóa đơn Các bước thực hiện in khi in chứng từ mới nhập xong 1. Nhập chứng từ mới và lưu 2. Nhấn nút ‘In c.từ’ hoặc bấm Ctrl + P 3. Chọn mẫu báo các cần in

Fast Software Co., Ltd.

21/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

- Hóa đơn đã in thì trường trạng thái/ lần in sẽ tự động hiện lên số lần in (chưa in =0) - Khi in hóa đơn từ lần 2 trở đi, chương trình sẽ yêu cầu xác nhận lại mật khẩu đăng nhập vào chương trình của user hiện hành rồi mới cho in. Xóa bỏ hóa đơn Các bước thực hiện 1. Chọn chứng từ cần xóa bỏ (chỉ những hóa đơn đã in rồi mới được xóa bỏ) 2. Nhấn nút ‘Xóa bỏ’ 3. Chương trình xuất hiện câu cảnh báo có chắc chắc xóa bỏ không, chọn nút <<Có>> để thực hiện xóa bỏ hóa đơn. Hóa đơn đã in các mẫu hóa đơn nút ‘Xóa bỏ’ mới xuất hiện. Trong trường hợp hóa đơn đã in hoặc đã Xóa bỏ, chương trình sẽ không cho phép sửa, xóa khi đó sẽ không xuất hiện nút ‘Sửa’ và ‘Xóa’

Fast Software Co., Ltd.

22/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice 2.3.4.3 Hóa đơn xuất khẩu Menu thực hiện Kế toán bán hàng/ Hóa đơn xuất khẩu

Fast Invoice

Thông tin chi tiết màn hình nhập liệu

Loại hóa đơn: Mã khách

1- Xuất khẩu Chọn mã khách hàng được cập nhật trong phân hệ kế toán bán hàng/ Khách hàng Trong trường hợp chưa nhập mã khách trong danh mục khách hàng (hay nhà cung cấp) NSD có thể khai báo thêm tên khách hàng ở màn hình nhập liệu.

Địa chỉ

Chương trình cập nhật địa chỉ khách hàng đã được khai báo trong danh mục khách hàng (hay nhà cung cấp), nếu NSD chưa nhập địa chỉ khách hàng thì ở màn hình nhập chứng từ vẫn nhập được địa chỉ khách hàng Số điện thoại của khách hàng Chi tiết hóa đơn

Điện thoại: Diễn giải:

Fast Software Co., Ltd.

23/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Số hợp đồng: Số hợp đồng xuất khẩu Ngày hợp đồng: Địa điểm giao hàng: Địa điểm nhận hàng: Số vận đơn: Số container: Tên đơn vị vận chuyển: Hình thức TT: Ngày ht: Ngày lập c.từ Ký hiệu Số hóa đơn Mã ngoại tệ Tỷ giá Trạng thái/Lần in: Tab hạch toán Stt Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Mã kho Số lượng Giá bán nt Thành tiền Giá bán Thành tiền Số lượng Mã thuế Thuế suất Ghi chú thuế Tiền hàng Tiền thuế Tổng tt Ngày ký hợp đồng xuất khẩu Địa điểm giao hàng Địa điểm nhận hàng Số vận đơn Số container vận chuyển hàng Tên đơn vị vận chuyển hàng Hình thức thanh toán Ngày hạch toán

Fast Invoice

Ngày lập hóa đơn bán hàng (ngày lập số hóa đơn sau phải lớn hơn ngày lập số hóa đơn trước) Ký hiệu của hóa đơn (tùy chọn mẫu hóa đơn, chương trình tự hiện lên ký hiệu tương ứng) Số hóa đơn, chương trình tự nhập số tăng dần Khai báo loại tiền sử dụng trên hóa đơn Chọn tỷ giá phát sinh của chứng từ, nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1 Khi lưu chứng từ c.tr mặc định trạng thái là Ghi vào sổ cái, Lần in chương trình tự nhập số lần NSD in Số thứ tự của từng dòng, chương trình mặc định thể hiện ở dòng đầu tiên là 1 và tăng dần sau đó. Cập nhật mã vật tư xuất bán Tên vật tư, chương trình tự cập nhật tên vật tư Chương trình tự động cập nhật đơn vị tính theo mã hàng hóa, vật tư đã khai báo trong phân hệ Bán hàng/ Danh mục vật tư Mã kho chứa hàng Số lượng xuất Giá bán theo đồng tiền giao dịch Thành tiền theo tiền giao dịch Giá bán của từng mặt hàng theo đồng tiền hạch toán Thành tiền giá bán theo đồng tiền hạch toán Tổng số lượng hàng hóa xuất bán của hóa đơn Mã thuế suất giá trị gia tăng đầu ra Chương trình tự hiện theo mã thuế Thông tin ghi chú theo hóa đơn thuế Tổng tiền hàng trong hóa đơn Tổng tiền thuế GTGT hàng bán ra Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn

Phần nhập thuế và tính tổng của hóa đơn:

Fast Software Co., Ltd.

24/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Hạn tt Hạn thanh toán của hóa đơn Nút ‘Thông tin’ Thêm chứng từ mới Các bước thực hiện 1. Tại màn hình nhập chứng từ nhấn chọn nút ‘Mới’ hoặc nhấn Ctrl + N 2. Nhập các thông tin chi tiết 3. Nhấn nút ‘Lưu’ lưu lại thông tin cập nhật chứng từ Xem số lượng bán và tổng tiền

Fast Invoice

- Ngày chứng từ mới được sao chép phải nằm sau ngày khóa sổ và kỳ mở sổ. - Ngày lập số hóa đơn lớn hơn phải lớn hơn ngày lập hóa đơn nhỏ hơn. - Chức năng kiểm tra mã số thuế: nếu mã số thuế của khách hàng không đúng chương trình sẽ hiện lên thông báo. Kiểm tra tính hợp lệ của mã số thuế được khai báo ở menu Hệ thống/ Các tham số hệ thống, dòng số thứ tự 085 – Kiểm tra mã số thuế (0 Không, 1- Cảnh báo. 2 – Không cho lưu - Phần chi tiết các mặt hàng tối đa chỉ cho phép 5 dòng. In hóa đơn Các bước thực hiện in khi in chứng từ mới nhập xong 1. Nhập chứng từ mới và lưu 2. Nhấn nút ‘In c.từ’ hoặc bấm Ctrl + P 3. Chọn mẫu báo các cần in

Fast Software Co., Ltd.

25/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

- Hóa đơn đã in thì trường trạng thái/ lần in sẽ tự động hiện lên số lần in (chưa in =0) - Khi in hóa đơn từ lần 2 trở đi, chương trình sẽ yêu cầu xác nhận lại mật khẩu đăng nhập vào chương trình của user hiện hành rồi mới cho in. Xóa bỏ hóa đơn Các bước thực hiện 1. Chọn chứng từ cần xóa bỏ (chỉ những hóa đơn đã in rồi mới được xóa bỏ) 2. Nhấn nút ‘Xóa bỏ’ 3. Chương trình xuất hiện câu cảnh báo có chắc chắc xóa bỏ không, chọn nút <<Có>> để thực hiện xóa bỏ hóa đơn. Hóa đơn đã in các mẫu hóa đơn nút ‘Xóa bỏ’ mới xuất hiện.

Fast Software Co., Ltd.

26/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

Trong trường hợp hóa đơn đã in hoặc đã Xóa bỏ, chương trình sẽ không cho phép sửa, xóa khi đó sẽ không xuất hiện nút ‘Sửa’ và ‘Xóa’ 2.3.4.4 Hóa đơn dịch vụ Menu thực hiện Kế toán bán hàng/ Hóa đơn dịch vụ

Thông tin chi tiết hóa đơn dịch vụ

Phần thông tin chung về chứng từ: Mã khách Chọn mã khách hàng được cập nhật trong phân hệ Kế toán bán hàng / Khách hàng Trong trường hợp chưa nhập mã khách trong danh mục khách hàng (hay nhà cung cấp) NSD có thể khai báo thêm tên khách hàng ở màn hình nhập liệu Địa chỉ Chương trình cập nhật địa chỉ khách hàng đã được khai báo trong danh mục khách hàng (hay nhà cung cấp), nếu NSD chưa nhập địa chỉ khách hàng thì ở màn hình nhập chứng từ vẫn nhập được địa chỉ khách hàng

Fast Software Co., Ltd.

27/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Người mua hàng Cập nhật tên người mua hàng MST

Fast Invoice

Mã số thuế của khách hàng, trong danh mục khách hàng đã có khai báo mã số thuế của khách hàng chương trình tự động cập nhật tại trường này Nội dung của hóa đơn bán hàng Ngày hạch toán hóa đơn Ngày lập hóa đơn bán hàng (ngày lập số hóa đơn sau phải lớn hơn ngày lập số hóa đơn trước) Ký hiệu của hóa đơn (tùy chọn mẫu hóa đơn, chương trình tự hiện lên ký hiệu tương ứng) Số hóa đơn, chương trình tự nhập số tăng dần Khai báo loại tiền sử dụng trên hóa đơn Chọn tỷ giá phát sinh của chứng từ, nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1 Khi lưu chứng từ chương trinh mặc định trạng thái là Ghi vào sổ cái, Lần in chương trình tự nhập số lần NSD in. Số thứ tự của từng dòng, chương trình mặc định thể hiện ở dòng đầu tiên là 1 và tăng dần sau đó. Tên dịch vụ cung ứng Số tiền thu được Lựa chọn mã thuế Tổng số tiền thu được Diễn giải Thông tin ghi chú theo hóa đơn thuế Tổng tiền hàng trong hóa đơn Tổng tiền thuế GTGT hàng bán ra Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn Hạn thanh toán của hóa đơn

Diễn giải chung Ngày ht Ngày lập hđ Ký hiệu Số hóa đơn Mã ngoại tệ Tỷ giá Trạng thái/Lần in Phần thông tin chi tiết STT Tên dịch vụ: Phát sinh có: Mã thuế: Tiền: Diễn giải: Ghi chú thuế Tiền hàng Tiền thuế Tổng tt Hạn tt Thêm chứng từ mới Các bước thực hiện

1. Tại màn hình nhập chứng từ nhấn chọn nút ‘Mới’ hoặc nhấn Ctrl + N 2. Nhập các thông tin chi tiết 3. Nhấn nút ‘Lưu’ lưu lại thông tin cập nhật chứng từ - Ngày chứng từ mới được sao chép phải nằm sau ngày khóa sổ và kỳ mở sổ. - Ngày lập số hóa đơn lớn hơn phải lớn hơn ngày lập hóa đơn nhỏ hơn. - Chức năng kiểm tra mã số thuế: nếu mã số thuế của khách hàng không đúng chương trình sẽ hiện lên thông báo. Kiểm tra tính hợp lệ của mã số thuế được khai báo ở menu Hệ thống/ Các tham số hệ thống, dòng số thứ tự 085 – Kiểm tra mã số thuế (0 Không, 1- Cảnh báo. 2 – Không cho lưu - Phần chi tiết các mặt hàng tối đa chỉ cho phép 10 dòng. In hóa đơn

Fast Software Co., Ltd.

28/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Các bước thực hiện in khi in chứng từ mới nhập xong 1. Nhập chứng từ mới và lưu 2. Nhấn nút ‘In’ hoặc bấm Ctrl + P 3. Chọn mẫu báo các cần in

Fast Invoice

- Hóa đơn đã in thì trường trạng thái/ lần in sẽ tự động hiện lên số lần in (chưa in =0) - Khi in hóa đơn từ lần 2 trở đi, chương trình sẽ yêu cầu xác nhận lại mật khẩu đăng nhập vào chương trình của user hiện hành rồi mới cho in. Xóa bỏ hóa đơn Các bước thực hiện

Fast Software Co., Ltd.

29/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice 1. Chọn chứng từ cần xóa bỏ (chỉ những hóa đơn đã in rồi mới được xóa bỏ) 2. Nhấn nút ‘Xóa bỏ’

Fast Invoice

3. Chương trình xuất hiện câu cảnh báo có chắc chắc xóa bỏ không, chọn nút <<Có>> để thực hiện xóa bỏ hóa đơn. Hóa đơn đã in các mẫu hóa đơn nút ‘Xóa bỏ’ mới xuất hiện. Trong trường hợp hóa đơn đã in hoặc đã Xóa bỏ, chương trình sẽ không cho phép sửa, xóa khi đó sẽ không xuất hiện nút ‘Sửa’ và ‘Xóa’ 2.3.4.5 Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) Menu thực hiện Kế toán bán hàng/ Hóa đơn bán hàng (phi thuế quan)

Chức năng Cho phép lập hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan

Fast Software Co., Ltd.

30/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Thông tin chi tiết hóa đơn bán hàng Phần thông tin chung về chứng từ: Loại hóa đơn Mã khách 1 - Xuất bán

Fast Invoice

Chọn mã khách hàng được cập nhật trong phân hệ kế toán bán hàng/ Khách hàng Trong trường hợp chưa nhập mã khách trong danh mục khách hàng (hay nhà cung cấp) NSD có thể khai báo thêm tên khách hàng ở màn hình nhập liệu.

Địa chỉ

Chương trình cập nhật địa chỉ khách hàng đã được khai báo trong danh mục khách hàng (hay nhà cung cấp), nếu NSD chưa nhập địa chỉ khách hàng thì ở màn hình nhập chứng từ vẫn nhập được địa chỉ khách hàng Cập nhật tên người mua hàng Mã số thuế của khách hàng, trong danh mục khách hàng đã có khai báo mã số thuế của khách hàng chương trình tự động cập nhật tại trường này Nội dung của hóa đơn bán hàng Ngày hạch toán hóa đơn Ngày lập hóa đơn bán hàng (ngày lập số hóa đơn sau phải lớn hơn ngày lập số hóa đơn trước) Ký hiệu của hóa đơn (tùy chọn mẫu hóa đơn, chương trình tự hiện lên ký hiệu tương ứng) Số hóa đơn, chương trình tự nhập số tăng dần Khai báo loại tiền sử dụng trên hóa đơn Chọn tỷ giá phát sinh của chứng từ, nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1 Khi lưu chứng từ c.tr mặc định trạng thái là Ghi vào sổ cái, Lần in chương trình tự nhập số lần NSD in. Tên dịch vụ cung ứng Số tiền thu được Diễn giải Tổng tiền hàng trong hóa đơn Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn Hạn thanh toán của hóa đơn

Người mua hàng Mã số thuế

Diễn giải Ngày hạch toán Ngày lập chứng từ Ký hiệu Số hóa đơn Mã ngoại tệ Tỷ giá Trạng thái/Lần in Phần chi tiết các mặt hàng: Tên dịch vụ: Tiền: Diễn giải: Tiền hàng Tổng tt Hạn tt Thêm chứng từ mới Các bước thực hiện

1. Tại màn hình nhập chứng từ nhấn chọn nút ‘Mới’ hoặc nhấn Ctrl + N 2. Nhập các thông tin chi tiết 3. Nhấn nút ‘Lưu’ lưu lại thông tin cập nhật chứng từ - Ngày chứng từ mới phải nằm sau ngày khóa sổ và kỳ mở sổ - Ngày lập số hóa đơn lớn hơn phải lớn hơn ngày lập hóa đơn nhỏ hơn.

Fast Software Co., Ltd.

31/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

- Chức năng kiểm tra mã số thuế: nếu mã số thuế của khách hàng không đúng chương trình sẽ hiện lên thông báo. Kiểm tra tính hợp lệ của mã số thuế được khai báo ở menu Hệ thống/ Các tham số hệ thống, dòng số thứ tự 085 – Kiểm tra mã số thuế (0 Không, 1- Cảnh báo. 2 – Không cho lưu - Phần chi tiết các mặt hàng tối đa chỉ cho phép 10 dòng. In hóa đơn Các bước thực hiện in khi in chứng từ mới nhập xong 1. Nhập chứng từ mới và lưu 2. Nhấn nút ‘In c.từ’ hoặc bấm Ctrl + P 3. Chọn mẫu báo các cần in

Fast Software Co., Ltd.

32/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

- Hóa đơn đã in thì trường trạng thái/ lần in sẽ tự động hiện lên số lần in (chưa in =0) - Khi in hóa đơn từ lần 2 trở đi, chương trình sẽ yêu cầu xác nhận lại mật khẩu đăng nhập vào chương trình của user hiện hành rồi mới cho in.

Fast Software Co., Ltd.

33/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Xóa bỏ hóa đơn Các bước thực hiện 1. Chọn chứng từ cần xóa bỏ (chỉ những hóa đơn đã in rồi mới được xóa bỏ) 2. Nhấn nút ‘Xóa bỏ’

Fast Invoice

3. Chương trình xuất hiện câu cảnh báo có chắc chắc xóa bỏ không, chọn nút <<Có>> để thực hiện xóa bỏ hóa đơn. Hóa đơn đã in các mẫu hóa đơn nút ‘Xóa bỏ’ mới xuất hiện. Trong trường hợp hóa đơn đã in hoặc đã Xóa bỏ, chương trình sẽ không cho phép sửa, xóa khi đó sẽ không xuất hiện nút ‘Sửa’ và ‘Xóa’ 2.3.4.6 Phiếu xuất điều chuyển Menu thực hiện Kế toán bán hàng/ Phiếu xuất điều chuyển

Chức năng Trong trường hợp điều chuyển kho 1 bước thì phiếu xuất điều chuyển được cập nhật ở menu này, khi này chương trình tự động tạo luôn phiếu nhập kho điều chuyển.

Fast Software Co., Ltd.

34/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Thông tin chi tiết phiếu xuất điều chuyển kho Phần thông tin chung về chứng từ: Mã kho xuất Mã kho nhập Ngựời nhận hàng Diễn giải Mã kho xuất hàng hóa, vật tư Mã kho nhập hàng hóa, vật tư Tên người nhận hàng Nội dung nhập hàng

Fast Invoice

Lệnh điều động/ Hợp đồng: Số lệnh điều động/ Hợp đồng Ngày điều động/ Hợp đồng: Ngày ký quyết định điều động/ Hợp đồng Của: Về việc/ với: MST: Hợp đồng số: Phương tiện: Ngày hạch toán Ngày lập phiếu xuất Ngày lập chứng từ Ký hiệu Số hóa đơn Mã ngoại tệ Tỷ giá Trạng thái/Lần in Phần chi tiết các mặt hàng: Stt Mã hàng Tên vật tư Đơn vị tính Mã kho Số lượng Giá xxx Thành tiền xxx Giá yyy Thành tiền yyy Mã các trường tự do Số thứ tự của từng dòng dùng để sắp xếp các dòng theo ý muốn, chương trình mặc định thể hiện ở dòng đầu tiên là 1 và tăng dần sau đó. Mã hàng hóa, vật tư Tên hàng hóa, vật tư Đơn vị tính của hàng hóa, vật tư Mã kho hàng nhập Số lượng nhập Đơn giá nhập theo đồng tiền giao dịch Thành tiền theo đồng tiền giao dịch Đơn giá nhập theo đồng tiền hạch toán Thành tiền theo đồng tiền hạch toán Do NSD khai báo có/không sử dụng trường tự do (như mã vụ việc, mã phí, mã bộ phận,…) được khai báo trong phân hệ hệ thống\Khai báo màn hình nhập chứng từ Lệnh điều động/ Hợp đồng của doanh nghiệp, cá nhân nào Lệnh điều động/ Hợp đồng về việc gì/ Với ai Mã số thuế của doanh nghiệp, cá nhân Hợp đồng Phương tiện vận chuyển Ngày hạch toán chứng từ Ngày lập phiếu xuất Ngày lập hóa đơn bán hàng (ngày lập số hóa đơn sau phải lớn hơn ngày lập số hóa đơn trước) Ký hiệu của hóa đơn (tùy chọn mẫu hóa đơn, chương trình tự hiện lên ký hiệu tương ứng) Số hóa đơn, chương trình tự nhập số tăng dần Khai báo loại tiền sử dụng trên hóa đơn Chọn tỷ giá phát sinh của chứng từ, nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1 Khi lưu chứng từ chương trinh mặc định trạng thái là Ghi vào sổ cái, Lần in chương trình tự nhập số lần NSD in.

Fast Software Co., Ltd.

35/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Phần tính tổng của phiếu nhập Số lượng Tổng tiền Thêm chứng từ mới Các bước thực hiện 1. Tại màn hình nhập chứng từ nhấn chọn nút ‘Mới’ hoặc nhấn Ctrl + N 2. Nhập các thông tin chi tiết 3. Nhấn nút ‘Lưu’ lưu lại thông tin cập nhật chứng từ Ngày chứng từ mới phải sau ngày khóa sổ và ngày bắt đầu nhập liệu In Các bước thực hiện in khi in chứng từ mới nhập xong 1. Nhập chứng từ mới và lưu 2. Nhấn nút ‘In’ hoặc bấm Ctrl + P 3. Chọn mẫu báo các cần in Tổng số lượng vật tư nhập kho Tổng tiền hàng nhập kho

Fast Invoice

Fast Software Co., Ltd.

36/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

- Phiếu đã in thì trường trạng thái/ lần in sẽ tự động hiện lên số lần in (chưa in =0) - Khi in từ lần 2 trở đi, chương trình sẽ yêu cầu xác nhận lại mật khẩu đăng nhập vào chương trình của user hiện hành rồi mới cho in.

Fast Software Co., Ltd.

37/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Xóa bỏ hóa đơn Các bước thực hiện 1. Chọn chứng từ cần xóa bỏ (chỉ những hóa đơn đã in rồi mới được xóa bỏ) 2. Nhấn nút ‘Xóa bỏ’

Fast Invoice

3. Chương trình xuất hiện câu cảnh báo có chắc chắc xóa bỏ không, chọn nút <<Có>> để thực hiện xóa bỏ hóa đơn. Hóa đơn đã in các mẫu hóa đơn nút ‘Xóa bỏ’ mới xuất hiện. Trong trường hợp hóa đơn đã in hoặc đã Xóa bỏ, chương trình sẽ không cho phép sửa, xóa khi đó sẽ không xuất hiện nút ‘Sửa’ và ‘Xóa’

2.3.5

Hủy hóa đơn
Quản lý hóa đơn/ Hủy hóa đơn

Menu thực hiện

Chức năng Trong trường hợp các hóa đơn đặt in in sai, in trùng, in thừa hoặc hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng vì một số lý do như thay đổi địa chỉ, thay đổi mẫu và không sử dụng mẫu hóa đơn đã phát hành nữa thì cần phải hủy các hóa đó. Phần mềm Fast Invoice hỗ trợ trong việc khai báo các hoá đơn bị hủy đồng thời lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn.. Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân còn lưu giữ hoá đơn thuộc các trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hết giá trị sử dụng, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất. (Theo thông tư Số 153/2010/TT-BTC)  Trong trường hợp doanh nghiệp không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng sẽ bị Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000

-

Fast Software Co., Ltd.

38/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Thông tin chi tiết màn hình nhập liệu

Fast Invoice

Đối tượng nhận thông báo: Đối tượng nhận bản thông báo hủy hóa đơn (thường là cơ quan thuế trực tiếp quản lý công ty) Địa chỉ: Địa chỉ đối tượng nhận thông báo Phương pháp hủy: Ngày lập BC: Số: Stt: Ký hiệu hóa đơn: Mẫu hóa đơn: Số báo cáo Nêu lên phương pháp hủy Ngày lập báo cáo hủy

Tab các loại hóa đơn Số thứ tự Tùy chọn mẫu hóa đơn chương trình tự hiện Chương trình tự hiện theo lựa chọn của khách hàng Tên hóa đơn: Từ: Đến: Tên loại hóa đơn hủy

Ký hiệu mẫu hóa đơn: Ký hiệu mẫu hóa đơn hủy Hủy hóa đơn từ số Hủy đến số hóa đơn Số lượng hóa đơn hủy

Số lượng:

Fast Software Co., Ltd.

39/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Thêm thông báo mới Các bước thực hiện 1. Tại màn hình nhập liệu nhấn chọn nút ‘Mới’ hoặc nhấn Ctrl + N (F4) 2. Nhập các thông tin chi tiết 3. Nhấn nút ‘Lưu’ hoặc Ctrl + S lưu lại thông tin cập nhật In thông báo Các bước thực hiện in khi in thông báo mới nhập xong 1. Nhập thông báo mới và lưu 2. Nhấn nút ‘In’ hoặc bấm Ctrl + P 3. Chọn số liên thông báo cần in

Fast Invoice

Những hóa đơn đã làm thông báo hủy sẽ không được sử dụng nữa.

Fast Software Co., Ltd.

40/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

2.3.6

Mất, cháy, hỏng hóa đơn
Quản lý hóa đơn/ Mất, cháy, hỏng hóa đơn

Menu thực hiện

Chức năng: Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp, chương trình Cho phép khai báo hóa đơn bị mất, cháy, hỏng đồng thời lập Báo cáo mất, cháy hỏng hóa đơn để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông tin chi tiết màn hình nhập liệu

Đối tượng (làm mất, cháy, hỏng HD): cháy, hỏng hóa đơn Mã số thuế: hóa đơn

Tên đối tượng làm mất,

Mã số thuế của đối tượng làm mất, cháy, hỏng

Fast Software Co., Ltd.

41/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice Địa chỉ: Địa chỉ của đối tượng làm mất, cháy, hỏng hóa đơn Lý do: Lý do bị mất, cháy, hỏng hóa đơn Cục thuế: Ngày lập BC: Giờ phát hiện Cục thuế trực tiếp quản lý Ngày lập báo cáo Giờ phát hiện mất hỏng cháy

Ngày phát hiện Ngày phát hiện Tab Các loại hóa đơn Ký hiệu hóa đơn: Mẫu hóa đơn: Stt: Số thứ tự Tùy chọn mẫu hóa đơn chương trình tự hiện Chương trình tự hiện theo lựa chọn của khách hàng Tên loại hóa đơn: Ký hiệu HD: Tên hóa đơn mất, hỏng, cháy

Ký hiệu hóa đơn mất, hỏng, cháy

Từ số: Mất, hỏng, cháy từ số hóa đơn Đến số: Mất, hỏng, cháy đến số hóa đơn Số lượng: Liên: Số lượng hóa đơn bị mất, hỏng, cháy Số liên bị mất, hỏng, cháy

Ghi chú: Hóa đơn mất, hỏng, cháy đã đã sử dụng hoặc chưa sử dụng (đã phát hàng hoặc chưa phát hành) Thêm báo cáo mới Các bước thực hiện 1. Tại màn hình nhập liệu nhấn chọn nút ‘Mới’ hoặc nhấn Ctrl + N (F4) 2. Nhập các thông tin chi tiết 3. Nhấn nút ‘Lưu’ hoặc Ctrl + S lưu lại thông tin cập nhật Ngày lập mới phải nằm sau ngày khóa sổ và kỳ mở sổ In báo cáo Các bước thực hiện in khi in báo cáo mới nhập xong 1. Nhập báo cáo mới và lưu 2. Nhấn nút ‘In’ hoặc bấm Ctrl + P 3. Chọn số liên báo cáo cần in

Fast Software Co., Ltd.

42/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

2.3.7

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Quản lý hóa đơn/ Báo cáo/ Tình hình sử dụng hóa đơn

Menu thực hiện

Chức năng:

Fast Software Co., Ltd.

43/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice Lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Số hóa đơn đã sử dụng, hủy, mất, …. Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được gửi cùng Hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Ngoài ra trong một số trường hợp như: tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp, thay đổi địa điểm, doanh nghiệp cũng cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế. Các bước thực hiện 1. Chọn khoảng thời gian cần lên báo cáo

2. Nhấn <<Nhận>>. 3. Nhấn phím ‘F7’ in chi tiết

Fast Software Co., Ltd.

44/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

2.3.8

Xác minh thông tin hóa đơn
Quản lý hóa đơn/ Xác minh thông tin hóa đơn

Menu thực hiện

Fast Software Co., Ltd.

45/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Chức năng:

Fast Invoice

Chương trình cho phép kiểm tra tính xác thực, hóa đơn thật hay hóa đơn giả thông qua đoạn mã Code39extended được in lên trên góc phải của mỗi tờ hóa đơn. Với mỗi tờ hóa đơn sẽ có một đoạn mã Code khác nhau không trùng, thông qua nó có thể kiểm tra tính xác thực của tờ hóa đơn đó.

Fast Software Co., Ltd.

46/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Các bước thực hiện

Fast Invoice

1. Chọn khoảng thời gian, số chứng từ, ký hiệu, nhập mã xác thực là đoạn mà Code trên tờ hóa đơn của hóa đơn cần kiểm tra

2. Nhấn <<Nhận>>. 3. Kiểm tra thông tin hóa đơn, nhấn phím ‘F7’ để in hóa đơn xác thực (hóa đơn xác thực có đề chữ ‘ Hóa đơn không có giá trị sử dụng’) để gửi cho khách hàng nếu có nhu cầu.

Fast Software Co., Ltd.

47/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

Fast Software Co., Ltd.

48/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

3 Một số báo cáo khác
3.1 Báo cáo bán hàng
Các mẫu báo cáo bán hàng gồm có:

1. Bảng kê hoá đơn bán hàng 2. Bảng kê hóa đơn bán hàng và dịch vụ 3. Báo cáo tổng hợp bán hàng 4. Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu

3.2

Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra
Báo cáo thuế/ Báo cáo thuế GTGT/ Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra

Menu thực hiện

Chức năng Xuất các hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra lên báo cáo thuế

Fast Software Co., Ltd.

49/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

Điều kiện lọc Từ ngày Đến ngày Tài khoản thuế Nhóm Mẫu VND/Ngoại tệ In bảng kê thuế đầu ra Các bước thực hiện 1. Lọc các chứng từ hóa đơn thuế theo yêu cầu 2. Nhấn phím ‘F7’, chọn báo cáo cần in 3. Nhận Ngày bắt đầu báo cáo thuế Ngày kết thúc Nhập tài khoản thuế Không nhóm, nhóm theo mã tc, ngày hóa đơn, số seri,.. Mẫu báo cáo VND hoặc Ngoại tệ

Fast Software Co., Ltd.

50/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

4 Phân quyền sử dụng
Để được sử dụng mẫu hóa đơn, người sử dụng phải có các quyền sau: 1. Quyền truy cập chức năng (màn hình) cập nhật hóa đơn và in hóa đơn 2. Quyền được sử dụng quyển hóa đơn đang sử dụng

4.1

Phân quyền sử dụng màn hình nhập hóa đơn và in hóa đơn
Hệ thống/ Quản lý NSD/ Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập

Menu thực hiện

Fast Software Co., Ltd.

51/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Chức năng

Fast Invoice

Dành cho người quản lý (đăng nhập vào chương trình với tên User quản lý) khai báo, phân quyền người sử dụng chương trình.

Fast Software Co., Ltd.

52/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice Fast Invoice Khai báo một số quyền người sử dụng: Quyền vào các phân hệ, màn hình cập nhật và các báo cáo

4.2

Phân quyền quyển chứng từ

Chương trình cho phép người quản lý phân quyền truy cập của từng người sử dụng đến từng quyển hóa đơn (quyển chứng từ). Để cho thuận tiện thì khi tạo mới 1 quyển hóa đơn thì mọi người được phân quyền sử dụng. Người quản lý có thể hạn chế quyền truy cập này cho những ai không có quyền. Menu thực hiện Hệ thống/ Quản lý NSD/ Phân quyền sử dụng quyển chứng từ

Fast Software Co., Ltd.

53/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

-

Tạo mới phân quyền người sử dụng: Ctrl + N Sửa phân quyền người sử dụng: F3 Sao chép phân quyền người sử dụng: Ctrl + F4 Khi đó màn hình xuất hiện:

Kích chọn quyển chứng từ, dùng phân quyền cho các user truy cập vào chương trình.

Fast Software Co., Ltd.

54/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

5 Một số tiện ích trong chương trình
5.1 Tra cứu lịch sử in hoá đơn

Tiện ích “Xem thông tin in hóa đơn” tại biểu tượng góc trên cùng bên phải màn hình để thể hiện thông tin các lần in. Các thông tin thể hiện bao gồm: Lần in, người in, thời gian in, tên máy tính in.

Fast Software Co., Ltd.

55/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

6 Một số mẫu hóa đơn tự in của khách hàng được in trực tiếp từ phần mềm Fast
Dưới đây là một số mẫu hóa đơn tự in trực tiếp từ phần mềm mà FAST đã thực hiện cho một số khách hàng.

Fast Software Co., Ltd.

56/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

Fast Software Co., Ltd.

57/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

Fast Software Co., Ltd.

58/60

Hướng dẫn sử dụng Fast Invoice

Fast Invoice

Fast Software Co., Ltd.

59/59

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful