CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Ubicacin del Contralor de Costos de A y B dentro de la estructura de un hotel

y La necesidad del C.A.B. dentro de la industria

hotelera ser de acuerdo a la magnitud del hotel. y En algunos, esta actividad la desarrollar el gerente de A y B, siempre y cuando los servicios que ofrece el hotel sean pocos. y En otros, que cuentan con gran variedad de centros de consumo de alimentos, la presencia del C.A.B. es indispensable e incluso necesitar ayudantes.

Responsabilidades del contralor de A y B

Es responsable de salvaguardar los activos de la empresa en A y B y de informar al gerente de A y B todos los movimientos y controles para toma de decisiones. Para llevar a efecto este ciclo el C.A.B. deber basarse en los siguientes conceptos administrativos a) Planear b) Comparar c) Corregir

Funciones generales
y Requisiciones del almacn a) Necesidades de almacn b) Verificar formatos de requisicin y Compras a) Cumplimiento de polticas de compra b) Realizacin de estndares c) Revisar requisitos ordenes de compra y

autorizacin para entrega a proveedores

y Recepcin de mercancas a) Funcionamiento de basculas b) Mercanca pesada, contada y revisada

adecuadamente c) Lo recibido coincida con lo ordenado en cantidad, calidad y precio d) Facturas firmadas y selladas y que contengan precios unitarios y su totalizacin

y Almacenamiento de mercancas a) Adecuada distribucin de A y B en sus lugares de

almacenamiento b) Temperaturas adecuadas y tcnicas para conservacin y manejo de mercanca c) Tcnicas de congelamiento y control de carnes de carnes d) Inventarios para las bebidas

y Despacho de mercancas a) Productos salgan nicamente por medio de

documentos autorizados b) Dentro de los horarios prefijados c) Revisiones para que la rotacin de mercanca sea adecuada y se eviten prdidas.

y Produccin y elaboracin de A y B a) Supervisin de porciones, guarniciones y

presentacin con base a recetas estndar b) Revisar cmaras de conservacin c) Revisar elaboracin de platillos d) Pruebas de calidad en botellas de alto costo

y Venta de Alimentos y Bebidas a) Salida de alimentos amparada por comandas

debidamente registrados b) Rotacin de platillos de la carta c) Verifica que las cortesas, consumos de ejecutivos, intercambios y descuentos estn dentro de las normas establecidas

Funciones diarias
Control de Alimentos 1. Coteja facturas de alimentos 2. Compara los alimentos recibidos con los informes de mercanca recibida 3. Revisa los costos unitarios de las facturas 4. Totaliza los alimentos recibidos 5. Coteja los precios de la carne recibida con lo documentos correspondientes 6. Valoriza las salidas de mercancas 7. Valoriza las transferencias entre cocinas 8. Calcula el costo de alimentos para empleados 9. Control de etiquetas de carnes 10. Elaboracin del reporte diario de costos de alimentos Control de bebidas 1. Coteja las facturas recibidas 2. Calcula precios unitarios 3. Totaliza los informes de mercancas recibidas 4. Determina el costo de las transferencias entre bares 5. Costea los alimentos enviados a bares 6. Determina el costo de las bebidas enviadas a la cocina 7. Prepara el reporte diaria de costos de bebidas 8. Determina el comparativo del valor potencial de ventas de bebidas con la venta real

Funciones semanales
Control de Alimentos Control de bebidas

1. Efecta pruebas de 1. Llevara a efecto pruebas porciones en carnicera de calidad en las botellas 2. Verificara la rotaciones de 2. Revisar en los los abarrotes en los almacenes loa marbetes almacenes de las botellas 3. Efectuar las revisiones en cuanto a la colocacin de las botellas

Funciones mensuales
Control de Alimentos 1. Toma de inventarios fsicos en almacenes 2. Determina las diferencias entre el inventario fsico y el inventario en libros 3. Toma de inventarios fsicos en reas de elaboracin y otras 4. Determinacin del reporte mensual 5. Conciliacin de los reportes diarios y mensual Control de bebidas 1. Toma de inventarios fsicos en el almacn 2. Determinacin de las diferencias entre el inventario fsicos y los saldos del Kardex 3. Coteja el saldo del kardex en el libro mayor 4. Prepara el reporte mensual de costos 5. Conciliar los reportes de costos diarias con el reporte mensual de costos

Compras
OBJETIVOS y Surtir oportunamente almacenes y Comprar a los precios mas bajos sin menoscabo de calidad y Mantener inventarios al nivel mas bajo posible sin obstruir las necesidades de produccin y Localizar y optar por proveedores que suministren satisfactoriamente las mercancas y mantener buenas relaciones con ellos y Disponer de personal capacitado y especializado y crear sistemas de capacitacin para el actual

Centralizacin de las compras La centralizacin aplicada las compras de los hoteles y restaurantes es importante para la unidad de trabajo coherente, es decir, se concentrar la autoridad en una persona o departamento para que sea responsable del proceso de alimentos y bebidas Sin embargo en algunos hoteles cuya operacin{es a menor escala, la responsabilidad de compras se confiere a
- Gerente de A y B - El chef ejecutivo - El almacenista

Polticas de compras y Las polticas que se deben observar en el departamento de compras son las actitudes que regirn para poder lograr el objetivo planeado y Toda empresa deber establecer sus polticas tanto para ella como para cada uno de sus departamentos dando como resultado mayor fluidez en sus operaciones y La determinacin de las polticas se lleva a cabo en los altos niveles de la direccin y Se tomarn en cuenta las sugerencias de ejecutivos departamentales a fin de que sean operables, congruentes y especializados y Estarn sujetas a cambios, modificaciones y cancelaciones

Compras estndar y Objetivo: Lograr uniformidad en las compras por medio de una descripcin concisa de factores de calidad, tamao, peso y cantidad deseados en artculos o mercancas necesarios para la produccin de alimentos
y Personas que deben conocer las especificaciones o o o o o o

estndar Gerente de compras o compradores Gerente de a y b Chef ejecutivo Contralor de a y b Almacenista o recepcionista Proveedor

Recepcin de mercancas
y Es necesario que las zonas de recibo y deposito de los

alimentos y bebidas estn diseadas de manera adecuada para facilitar y agilizar el movimiento de mercancas. y La planeacin de las instalaciones deber hacerla especialistas que cuenten con capacidad y experiencia en el manejo de estas reas y Se necesita buena ventilacion e iluminacion, que no haya humedad, que los interiores esten recubiertos con material que facilite su limpieza y que las temperaturas sean las adecuadas.

Almacenamiento de las mercancas

Objetivo: Lograr por medio de sistemas planificados y llevados a la practica, el cuidado y buen manejo de las mercanca, evitando daos y prdidas en el almacn. El almacenamiento como factor determinante en los costos de a y b: Esta comprobado que cuando existen zonas bien planificadas , procedimientos estrictos, ordenes de clasificacin de las mercancas que facilite la toma de los inventarios, conservacin y rotacin de los productos, eso dar como resultado operaciones eficaces que sern las primeras medidas en contener los costos y aportar utilidades a la empresa

Debe de considerarse que la mayora de las empresas toman como base, en condiciones normales, que la rotacin de los productos no perecederos se haga dos veces al mes; otras consideran que cuatro es lo ideal. En caso de productos perecederos se considera como rotacin ideal la que se lleva a cabo cada 72 horas.

Temperaturas aconsejables para algunos productos

y Abarrotes. De 20 a 26C en un lugar ventilado y y y y y

seco Frutas, verduras y vegetales frescos. De 4 a 6C Huevos y productos derivados de la leche. De 3 a 4C Carnes, aves, pescados y mariscos. De 0 a 1C Productos congelados a -20C

Periodos de almacenamiento de carnes en congelacin

y Res, pollos de 6 a 12 meses y Carnero y ternera de 6 a 9 meses y Cerdo y pavos de 3 a 6 meses y Salchichas 1 a 3 meses

Sistema especial para el control de las carnes por medio de etiquetas

Debido a que las carnes son los productos que tienen mayor movimiento y los de mayor valor dentro del rea de alimentos, es necesario llevar un control mas estricto, para el cual se utiliza el sistema llamado control de etiquetas de carnes

Al llegar el producto al almacn y despus de haber sido verificado, pesado y comparado con los estndares de compra, el almacenista de inmediato llena la etiqueta correspondiente a cada producto recibido El almacenista llenar los conceptos impresos en la etiqueta con los datos provenientes de la factura o remisin recibida.

Despacho de mercancas
y Objetivo. Controlar las salidas del almacn, por

medio de formatos, debidamente especificados, firmados por personas autorizadas, en horarios convenientes, segn polticas de la empresa Toda salida deber estar amparada por un documento. En los hoteles se utiliza un formato que se llama REQUISICION DE MERCANCIAS.

Reportes diarios de costos de alimentos

y Objetivo

Concentrar en un reporte los movimientos diarias de: entrega, elaboracin y venta de alimentos, para conocer el costo de lo vendido y compararlo con lo determinado en el presupuesto, a fin de que los ejecutivos del rea tomen las medidas correctivas oportunas, si as se requiere.

y Importancia

El contralor de A y B tiene la obligacin de elaborar y presentar en las primeras horas de la maana, los reportes de costos, que generalmente se entregan a:
- Gerente general - Contralor general - Gerente de alimentos y bebidas - Chef ejecutivo

EJEMPLO DE UN REPORTE GLOBAL

1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

Fecha correspondiente a la operacin, es decir da anterior al que se elabora el docto. Da de la semana correspondiente Detalle de cada uno de los conceptos, tanto en valores como en porcentaje Se afectar con el importe y porcentaje de cada uno de los conceptos. Tanto en los movimientos del da como en lo referente a lo acumulado en el mes Importe de ventas netas Suma de los totales de salidas del almacn Importe de las mercancas utilizadas en la preparacin de estos alimentos Costo de los conceptos del punto 4

9. Resulta de restar al costo bruto la comida a

10. 11.

12. 13.

empleados y otros crditos Sirve para determinar si se alcanz el objetivo al compararlo con el costo neto real Resulta de comparar el punto 10 con el 9, recordando que el costo neto planeado es la base. Por lo tanto el resultado podr ser de mas o de menos, teniendo en cuenta que lo ideal sera que ambas cantidades coincidieran Se anotar el motivo de la diferencia si es que la hubo y adems como evitarla Ser la firma del contralor de A y B como responsable de la informacin que se esta proporcionando