VLS 6.2-SQL

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.
CNG TY C PHN PHN MM VIT LONG

Add: 451/24/43 T Hin Thnh, P.14, Q.10, Tp.HCM Tel: (84.8) 265 0684 - 265 0685 - 863 5352 Fax: (84.8) 265 0685 Email: vls@vnn.vn; vietlongsoft@vnn.vn
LI GII THIU
Knh gi: Ban Gim c Qu Doanh nghip Phng K ton
Cng ty C Phn Phn Mm Vit Long (VLS) - knh gi li cho trn trng n Qu Doanh nghip. VLS l cng ty chuyn su v sn xut v cung cp cc phn mm qun l doanh nghip. Vi nhiu loi hnh dch v v sn phm khc nhau nhm p ng nhu cu qun l ton din ca cc doanh nghip vi quy m v loi hnh hot ng khc nhau trong vic ng dng tin hc vo cng tc qun l v iu hnh doanh nghip. Qu doanh nghip c th s dng ton b h thng qun l doanh nghip hay s dng tng phn trong cc sn phm ca VLS. VLS FINANCE Phn mm k ton ti chnh VLS FINANCE 6.0 c vit trn giao din v ngn ng, c s d liu Visual Foxpro VLS FINANCE 6.1 c vit trn giao din v ngn ng c s d liu Visual Foxpro VLS FINANCE 6.2 c vit trn giao din v ngn ng Visual Foxpro, c s d liu SQL Server VLS HRM Phn mm Qun tr nhn s & Tin lng VLS Sales Phn mm qun l bn hng v Marketing Vi phng chm hot ng VLS, CHT LNG V HU MI cng khu hiu phc v Vui v, Lch s, Sn sng, VLS lun t mc tiu tho mn nhu cu ca khch hng ln hng u. Mi thc mc trong qu trnh s dng, qu doanh nghip ng ngn ngi lin lc cho: Cng ty C Phn Phn Mm Vit Long PHNG TRIN KHAI Add: 451/24/43 T Hin Thnh, P.14, Q.10, TP.HCM Tel: (84.8) 265 0684 265 0685, Fax: (84.8)265 0685 Email: vls@vnn.vn, vietlongsoft@vnn.vn
Cng ty C Phn Phn Mm Vit Long Add: 451/24/43 T Hin Thnh, P.14, Q.10, TP.HCM Tel: (84.8)265 0684 -Fax: (84.8) 863 5352 Email: vls@vnn.vn, vietlongsoft@vnn.vn
1/64
Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2
MC LC
CHNG I: PHN H H THNG 6 6 6 6 7 7 8 8 8 9 9 9 10 10 10 10 11 11 11 11 11 15 16 16 16 17 17 18 18 18 18 19 19 20 20 21
1. Thao tc v cc phm chc nng

1.1 Login vo chng trnh
1.2
Lm vic ti giao din chnh ca chng trnh 2. Thc hin cc chc nng trong phn h h thng 2.1 Qun l h thng 2.1.1 Ci t tham s h thng 2.1.2 Khai bo ngy u nm ti chnh 2.1.3 Chn thi gian nhp liu 2.1.4 Khai bo cc mn hnh nhp chng t 2.2 Qun l s liu 2.2.1 Sao lu s liu (back up) 2.2.2 Chc nng copy vo/copy ra s liu 2.2.3 Bo tr s liu 2.3 Cc danh mc t in 2.3.1 Danh mc tin t 2.3.2 Danh mc t gi quy i ngoi t 2.3.3 Danh mc n v c s
Qun l ngi s dng 2.4.1 Nht k ngi s dng 2.4.2 Khai bo ngi s dng v phn quyn CHNG II: THIT LP CC DANH MC 1. Danh mc ti khon 1.1 V tr v chc nng 1.2 Thm ti khon mi 1.3 Sa , xo ti khon 1.4 i ti khon
2.4
2. Cc danh mc lin quan kho v hng ho vt t

2.1 V tr v chc nng 2.2 Qun l gi vn hng tn kho 2.3 Danh mc n v tnh 2.4 Danh mc kho hng 2.5 Danh mc hng ho vt t
3. Danh mc khch hng, nh cung cp

3.1 V tr v chc nng 3.2 Danh mc phn nhm khch hng
2/64
CHNG III: CP NHT S D U K 1. Vo s d u k cc ti khon 1.1 V tr 1.2 Thng tin cp nht 2. Vo s d cng n 3. Vo tn kho u k 3.1 Vt t s dng cch tnh gi Trung Bnh, ch Danh 3.2 Vt t s dng cch tnh gi Nhp trc xut trc CHNG IV: CP NHT CHNG T 1. Tng quan 1.1 Cch trnh by mn hnh nhp liu 1.2 Cc phm chc nng 1.3 Cc thao tc cp nht chng t 1.4 Cc tin ch khi cp nht chng t 1.5 Cc thng tin lin quan ngy lp chng t v ngy hch ton 1.6 T ng nh s chng t trong VLS FINANCE 1.7 Kim tra s chng t trng trong VLS FINANCE 1.8 Lu lin quan n tnh ton s lng, n gi v thnh tin 2. Phn h tng hp 2.1 Phiu k ton 2.1.1 Chc nng 2.1.2 Cp nht phiu k ton 2.2 Cp nht cc ho n GTGT u vo, u ra 2.3 Khai bo ti khon v thc hin bt ton chnh lch t gi cui k 3. Phn h phi tr 3.1 Chc nng 3.1.1 Lp v theo di n t mua hng 3.1.2 Nhp kho vt t hng ho 3.1.3 Theo di xut hng tr nh cung cp 3.1.4 Theo di cng n nh cung cp 3.2 Hng dn nhp liu chng t ti Phn h phi tr 3.2.1 Phiu nhp mua hng 3.2.2 Phn b chi ph mua hng ti phiu nhp mua hng 3.2.3 Phiu nhp chi ph mua hng 3.2.4 Nhp ca s khai bo thu GTGT 3.2.5 Phiu nhp khu 4. Phn h phi thu 4.1 Chc nng 4.1.1 Lp v theo di n t hng S.O 4.1.2 Lp ho n bn hng v theo di doanh thu 4.1.3 Theo di hng bn b tr li
23 23 23 23 24 25 25 25 26 26 26 26 25 27 27 27 28 28 29 29 29 29 30 30 31 31 31 31 31 31 31 31 34 35 36 37 39 39 39 39 39
3/64
4.1.4 Ghi nhn thu GTGT 4.1.5 Theo di cng n khch hng 4.2 Hng dn nhp liu chng t ti Phn h phi thu. 4.2.1 Ho n bn hng kim phiu xut kho 4.2.2 Phn b tin hng cho cc ho n 4.2.3 Sa li s tin phi thu cho cc ho n 5. Phn h vn bng tin 5.1 Chc nng: 5.1.1 Qun l ngoi t 5.1.2 Qun l tin mt v tin gi ngn hng 5.1.3 Qun l thanh ton cng n 5.2 Hng dn nhp liu chng t Phn h vn bng tin 5.2.1 Phiu chi 5.2.2 Phiu thu 5.2.3 Giy bo N (chi), Giy bo C(thu) 6. Phn h tn kho 6.1 Chc nng: 6.1.1 Qun l danh mc vt t hng ho 6.1.2 Qun l kho hng 6.1.3 Cp nht chng t 6.2 Hng dn nhp liu chng t Phn h tn kho 6.2.1 Phiu nhp/xut kho 6.2.2 Phiu xut iu chuyn 6.2.3 Tnh gi trung bnh 6.2.4 Tnh gi nhp trc xut trc 6.2.5 Tnh li tn kho tc thi 7. Phn h chi ph gi thnh 7.1 Chc nng: 7.2 Danh mc v vic 7.3 Danh mc ngi s dng t nh ngha 7.4 Danh mc hp ng 7.5 Cp nht chng t 7.6 Cc bc thc hin tnh gi thnh: 7.7 Bo co: 7.7.1 Bo co chi ph theo ti khon 7.7.2 Bo co theo v vic cng trnh 7.7.3 Cc bng k 8. Phn h TSC, CCDC 8.1 Chc nng 8.2 Thit lp cc danh mc 8.2.1 Danh mc l do tng gim
39 39 39 39 41 43 43 43 43 43 43 43 43 45 45 46 46 46 46 46 46 46 47 48 49 49 50 50 50 51 51 52 52 53 53 53 53 54 54 54 54
4/64
8.2.2 Danh mc b phn s dng 8.3 Khai bo cc thng tin 8.4 Phn nhm TSC, CCDC 8.5 Qun l thm bt cc b phn 8.6 Qun l v lun chuyn gia cc b phn 8.7 Khai bo gim TSC, CCDC 8.8 Khai bo thi khng tnh khu hao (phn b) 8.9 Tnh khu hao (phn b) thng & iu chnh khu hao (phn b) thng 8.10 Cc bc tnh khu hao TSC, phn b CCDC CHNG V: CC BT TON CUI K 1. Bt ton kt chuyn t ng 1.1 Danh mc cc bt ton kt chuyn t ng 1.2 Thc hin kt chuyn 2. Bt ton phn b t ng 2.1 Danh mc bt ton phn b t ng 2.2 Thc hin bt ton phn b CHNG VI: BO CO 1. Gii thiu chung 2. Chc nng h tr bo co 2.1 Xem bo co 2.2 Cc phm chc nng 2.3 In bo co CHNG VII: KT CHUYN S D TRONG NM 1. Chuyn s d trong nm 2. Chn nm lm vic
54 54 55 55 55 55 55 56 56 57 57 57 58 58 58 59 60 60 60 60 61 62 64 64 64
5/64
CHNG I : PHN H H THNG

1. THAO TC V CC PHM CHC NNG bt u lm vic vi chng trnh ngi s dng s thc hin tng bc thao tc sau: 1.1. Login vo chng trnh: Double click chut vo biu tng VLS ngoi mn hnh Windows, chng trnh s m ra mt mn hnh Login nh sau:
Nhp Tn ngi s dng - Nhp Mt khu - M n v (nu c phn chia nhiu n v khc nhau) - Enter 1.2 Lm vic ti giao din chnh ca chng trnh:
-
Giao din chnh ca VLS FINANCE c thit k theo dng hnh cy tng t nh Windows Explorer, ti y trnh by tt c cc phn h nghip v. Khi ngi s dng cn s dng phn h no th ch vic nhp chut ( hoc dng 4 phm di chuyn thao tc) v lm vic c th vi cc chc nng trong tng phn h.
6/64
Ti giao din chnh chng trnh h tr phm tt trong thao tc vi cy phn h nghip v, c th nh sau: + Phm : s ra chi tit chc nng trong phn h ang lm vic + Phm : thu gn li phn h ang lm vic + Phm : i ln tng chc nng trong cc phn h TCKT + Phm : i xung tng chc nng trong cc phn h TCKT + Phm 1: di chuyn n phn h H thng + Phm 2: di chuyn n phn h Vn bng tin + Phm 3: di chuyn n phn h Phi thu + Phm 4: di chuyn n phn h Phi tr + Phm 5: di chuyn n phn h Tn kho + Phm 6: di chuyn n phn h Chi ph, gi thnh + Phm 7: di chuyn n phn h TSC + Phm 8: di chuyn n phn h CCDC + Phm 9: di chuyn n phn h Tng hp Trong khi ang nhp liu, ngi s dng c th chuyn qua lm vic vi cc phn mm khc nh MS Word, MS Excel hoc chuyn i t ngn ng ting Vit sang ting Anh thng qua thanh menu: Chc nng v Tr gip Ngoi ra, cc phm chc nng c s dng thng nht v xuyn sut trong chng trnh. Ngi s dng c th thy mi phm chc nng dng thc hin mt lnh nht nh. Di y l cng dng ca cc phm chc nng. STT Phm chc nng Cng dng 1 F1 Tr gip s dng 2 F3 Sa mt bn ghi c sn (trong danh mc t in) 3 F4 Thm mi mt bn ghi 4 F5 Lc tm khch hng theo tn trong danh mc t in Xem s liu chi tit khi ang xem s liu tng hp Xem cc chng t lin quan n chng t ang cp nht. 5 F6 i m khi ang lm vic ti cc danh mc t in 6 F7 Kt xut s liu ra mn hnh, my in, dbf, Excel, email 7 F8 Xo mt bn ghi 8 F9 Lc tm khch hng theo trng hin ti (trong danh mc t in) 9 F10 Chn mt chc nng tu chn. V d khi xem s liu bo co ta mun thay i cc kiu xem s liu. 10 ^F (Ctrl + F) Tm mt chui k t trong mn hnh xem s liu 11 ^G (Ctrl+G) Tm tip chui k t c khai bo khi tm ln u (^F) trong mn hnh xem s liu.
7/64
THC HIN CC CHC NNG TRONG PHN H H THNG 2.1 Qun l h thng: Ti mc qun l thng tin h thng, ngi s dng s thc hin cc bc khai bo v thit lp cc tiu mc c th nh sau: 2.1.1 Ci t tham s h thng Khi bt u s dng chng trnh ngi s dng nn khai bo trc nhng tham s cn thit cho qu trnh s dng chng trnh. Tham s h thng: Ngi s dng vo nhp y cc thng tin v Cng ty, nh dng cc kiu s, ch, ngn ng giao din ngm nh hoc c th khai bo thm cc ti khon cng n, hoc iu chnh li khun dng ca trng gi, tin hoc s lng, s ngy lu s liu t ng, tn Gim c, K ton trng,
2.
Khi cn khai bo, ngi s dng ch cn dng chut nhp vo dng tham s h thng cn khai bo sau chn nt Sa li gi tr v sau sa li gi tr thch hp. 2.1.2 Khai bo ngy u nm ti chnh Khai bo nm ti chnh: hu ht cc doanh nghip Vit Nam u chn ngy bt u ca nm ti chnh l ngy 01/01, nhng cng c mt s doanh nghip c tnh cht c th ca hot ng sn xut kinh doanh nn ngi s dng c th nh ngha nm ti chnh cho ph hp v p dng cho vic hch ton, bo co v doanh nghip ch qun.
8/64
2.1.3 Chn thi gian nhp liu: Thng thng ngy nhp liu u tin, chng trnh s t ly l ngy bt u nm ti chnh. Ngi s dng c th s dng hoc sa i ngy bt u nhp liu cp nht s d thch hp vo chng trnh, v khng phi lc no ngi s dng u ly s d cui nm cp nht vo ngy u nm ti chnh.
2.1.4 Khai bo cc mn hnh nhp chng t Khi cn thay i thng tin trn chng t lin quan, ngi s dng vo mc Khai bo mn hnh nhp chng t v dng phm F3 sa li thng tin trn chng t V d: Ti phiu chi tin mt, trong qu trnh nhp liu, ngi s dng thng xo, thm, i s chng t, lm s chng t mi tip theo nhy khng ng, ngi s dng c th vo y thay i s chng t hin ti v bt u s chng t ng tip theo. Ngoi ra, ngi s dng c th m rng, ghi ch thm thng tin qun l bng cch vo page Cc tu chn Hoc khai bo li cc ti khon ngm nh nh ngoi t ngm nh, m giao dch ngm nh khi lp chng t.
2.2 Qun l s liu 2.2.1 Sao lu s liu (Backup) Lu tr (backup) s liu l vn rt quan trng. S liu c th b mt do nhiu nguyn nhn nh hng cng, b virus ph, ...Chng trnh cho php ngi s dng chc nng backup s liu bng hai cch:
9/64
Cch 1: Chng trnh cho php lu tr s liu nh k theo khai bo ca ngi s dng ti mc khai bo tham s h thng. n nh k lu tr s liu, khi thot khi chng trnh th chng trnh s nhc nh ngi s dng lu tr s liu. Cch 2: Ngi s dng t vo mc sao lu s liu chy chng trnh sao lu s liu bt k lc no. Lu : Sau khi thc hin chc nng sao lu s liu ngi s dng nn lu tr s liu vo a CDROM nhm phng nhng s c my tnh. 2.2.2 Chc nng copy vo/copy ra s liu i vi nhng doanh nghip c nhiu n v thnh vin, ngi s dng thc hin chc nng ny chuyn s liu v cng ty tng hp khi m khong cch a l khng cho php ni mng trc tip (LAN, WAN). Cch thc hin nh sau: + Vo chc nng sao chp s liu ra + Hin ra ca s sao chp s liu ra
+ Chn thi gian copy s liu T ngy n ngy + Chn th mc lu tr Tp ( a cn lu tr) bng cch click vo vung bn cnh + Click nhn lu tr v hon thnh cng vic copy s liu ra Ngoi ra, chc nng copy s liu ra cn h tr cho ngi s dng trong vic lu tr , bo ton s liu trn a nhm trnh nhng ri ro khi s c my tnh xy ra. Tng t, ngi s dng thc hin chc nng copy s liu vo tng hp s liu ton cng ty. 2.2.3 Bo tr s liu S liu c cp nht v lu gi nhiu bng s liu khc nhau v mt s l do c th b sai lch v ch dn hoc c s khng ng b gia cc bng s liu. Khi s liu gia cc bng b mt ng b, s liu chuyn ln bo co c th b sai. Khi ch dn ca mt bng no b sai lch hoc b mt th khi x l s liu chng trnh s a ra cc thng bo nh: Out of Range, Index Tag Not Found, "Not a table/DBF",... Ngoi ra, khi ta xo s liu th s liu cha b xo hn m ch b nh du xo. Cng vi thi gian nhng s liu b xo c th rt nhiu v s nh hng n tc x l. V nhng l do trn, nh k mi thng ngi s dng nn thc hin chc nng bo tr v kim tra s liu chng trnh xo hn cc bn ghi b nh du xo v to li s ng b gia cc bng s liu. Lu : Khi thc hin chc nng bo tr s liu, ngi s dng phi thc hin trn my ch ng thi phi yu cu tt c cc my trm thot khi chng trnh. 2.3 Cc danh mc t in Ti cc danh mc t in ca phn h h thng, ngi s dng ch cn quan tm & cp nht cc danh mc sau: 2.3.1 Danh mc tin t Ti danh mc ngoi t ngi s dng c th cp nht cc loi ngoi t thng s dng
Cng ty C Phn Phn Mm Vit Long Add: 451/24/43 T Hin Thnh, P.14, Q.10, TP.HCM Tel: (84.8)265 0684 -Fax: (84.8) 863 5352 Email: vls@vnn.vn, vietlongsoft@vnn.vn 10/64
Danh mc t gi quy i ngoi t s dng v quy i cc loi ngoi t v VN khi lp chng t, hng ngy ngi s dng phi vo danh mc ny cp nht t gi quy i ngoi t. 2.3.3 Danh mc n v c s Doanh nghip c nhiu n v thnh vin nh: chi nhnh, x nghip, cng ty con, i l, ca hng,... ngi s dng c th khai bo danh sch cc n v c s v hch ton cho tng n v trn cng mt c s s liu. Ngoi ra, cng ty c nhiu n v thnh vin v s liu ca mi n v thnh vin c nhp ring sau c gi v vn phng cng ty, th thng qua danh mc ny, chng trnh cho php qun l ring s liu ca tng n v thnh vin ti vn phng cng ty v s liu tng hp ton cng ty ca tt c cc n v thnh vin. Ti danh mc n v c s, ngi s dng c th thm, sa, xo n v c s. i vi trng hp sa hoc xo, ch thc hin c khi m n v c s cha c s liu pht sinh.
2.3.2
2.4 Qun l ngi s dng 2.4.1 Nht k ngi s dng Chng trnh cho php ngi s dng xem nht k lm vic vi chng trnh hng ngy, c th cc thng tin nh sau: + Ngi login vo chng trnh + lm vic vi chng t no, vo cc danh mc g, xem cc bo co hoc tng chc nng (menu) no + Vo thi gian no
2.4.2
Khai bo ngi s dng v phn quyn
Nhm bo mt s liu, chng trnh cho php khai bo danh sch ngi s dng v phn quyn truy cp vo chng trnh, ngi s dng ng nhp vo chng trnh phi c Tn (User) v mt khu (Password) ph hp. phn quyn v bo mt thng tin ta thc hin cc bc sau: Bc 1: Vo mc khai bo ngi s dng v phn quyn
11/64
Bc 2: M ra ca s khai bo mt khu (password) ng nhp h thng phn quyn + Trng hp ng nhp ln u, chng trnh s khng ci password ng nhp h thng, ngi s dng ch vic nhn phm Enter v tip tc vo mn hnh khai bo ngi s dng v phn quyn + Trng hp sau khi ngi qun l ci t password, th ch c ngi qun l bit c password ng nhp h thng Bc 3: Vo mn hnh khai bo ngi s dng v phn quyn
+ Sa i ngi s dng: nhp mt khu (password) v thay i thng tin ngi s dng, vo mc Sa i NSD. Ch : Nu l ngi qun l th click vo l ngi qun l Trng hp quyn s dng chng trnh ca ngi s dng ny ging quyn ca ngi s dng c hoc ch loi b bt mt s chc nng, th nhp tn ca ngi c vo tha hng sau vo mn hnh phn quyn phn quyn. + Thm ngi s dng: tng t nh trng hp sa i NSD
+ Phn quyn Chng trnh cho php phn quyn cho tng ngi s dng n tng chc nng (menu) ca chng trnh. Mn hnh phn quyn cho ngi s dng gm 3 phn: Phn 1: Trang chc nng c s dng: th hin cc chc nng, phn h m ngi s dng c quyn s dng
12/64
Phn 2: Trang chc nng khng c s dng: th hin cc chc nng, phn h m ngi s dng khng c quyn s dng Phn 3: Cc phm chc nng: thm quyn chc nng, xo quyn, V d: Hin ti ngi s dng khng c vo phn h phi thu, ngi qun l mun thm quyn s dng ton b phn h phi thu th thc hin cc bc sau: Bc 1: Chn chc nng Phn h k ton phi thu ti mn hnh Chc nng khng c s dng Bc 2: Nhn nt Thm quyn phn h th Phn h phi thu s chuyn sang mn hnh chc nng c s dng. Ngc li, nu xo quyn th Bc 1 s chn chc nng ti mn hnh Chc nng c s dng sau nhn nt chc nng Xo quyn Tng t: i vi cc nt xo quyn phn h, thm quyn chc nng, xo quyn chc nng
13/64
CHNG II : THIT LP CC DANH MC

Danh mc l b phn rt quan trng khng th thiu trong qu trnh nhp liu, x l s liu cng nh h tr trong qu trnh qun l phn loi, lc tm chng t, thng tin ... trong , tiu thc M ... l tiu thc quan trng nht. V th, khi thit lp danh mc ngi s dng cn cn nhc v chun b trc cch t m cho tng loi danh mc ph hp vi c th v loi hnh kinh doanh, ngnh hng, i tng khch hng, ng thi tho cc iu kin nh thng nht, d nh, d lc tm, d phn loi theo nhm, theo nm, khi ln cc bo co, Trong chng trnh khi cp nht, x l s liu v thit lp cc danh mc thng s dng mt s phm chc nng, cc phm chc nng c th hin trn thanh tiu . Mi phm chc nng dng thc hin mt lnh nht nh. Di y l cng dng ca cc phm chc nng c s dng trong chng trnh. STT Phm chc nng Cng dng 1 F1 Tr gip s dng 2 F3 Sa mt bn ghi c sn (trong danh mc t in) 3 F4 Thm mi mt bn ghi 4 F5 Lc tm theo tn trong danh mc t in Xem s liu chi tit khi ang xem s liu tng hp Xem cc chng t lin quan n chng t ang cp nht. 5 F6 i m khi ang lm vic ti cc danh mc t in 6 F7 In , s liu ra excel 7 F8 Xo mt bn ghi 8 F9 Lc tm khch hng theo trng hin ti (trong danh mc t in) My tnh 9 F10 Chn mt chc nng tu chn. V d khi xem s liu bo co ta mun thay i cc kiu xem s liu. 10 ^F (Ctrl + F) Tm mt xu k t trong mn hnh xem s liu 11 ^G (Ctrl+G) Tm tip xu k t c khai bo khi tm ln u (^F) trong mn hnh xem s liu. Vic t chc thng tin c nhiu phng n khc nhau, tu theo loi hnh hoc cch qun l m ta s thit lp nhng danh mc cn thit no phc v cho cng vic qun l. Trng hp cc doanh nghip s dng c 2 giao din Vit & Anh, khi lp cc danh mc v cc thng tin khc cn nhp Tn 2 l tn Ting Anh. H thng danh mc trong chng trnh c trnh by v s dng thng nht bng cc phm chc nng tng t nhau: F3: sa F4: thm F8: xo F6: i m
14/64
1.
DANH MC TI KHON 1.1 V tr v chc nng V tr ca danh mc Ti khon nm trong Phn h Tng hp ca chng trnh H thng ti khon l xng sng ca ton b h thng k ton. Hu ht mi thng tin k ton u c phn nh trn cc ti khon. Vic xy dng h thng ti khon s quyt nh n ton b kh nng x l v khai thc thng tin t phn mm. V th trc khi xy dng danh mc ti khon, tiu khon ngi s dng cn h thng li ton b nhu cu qun l ng thi d tr trc c nhng nhu cu qun l trong tng lai nhm trnh trng hp thm bt hay sa i lm nh hng n s liu ca doanh nghip khng th so snh c gia cc k k ton. Tm li, vic xy dng h thng ti khon (m cc tiu khon, tit khon) ph thuc vo 02 yu t: Th nht: cc yu cu qun l do doanh nghip t ra. Th hai: phng n t chc v khai thc thng tin ca phn mm k ton .
1.2 Thm ti khon mi Nu mun thm mt ti khon mi th nhn phm F4, chng trnh s m ra ca s mn hnh thm ti khon thit lp ti khon mi vo.
15/64
Cc thng tin cn khai bo: - S ti khon: s hiu ti khon. - Tn ti khon: tn ca ti khon va thm (bt buc nhp). - Tn ngn: tn vit tt ca ti khon. - Tn 2: tn ting Anh (nu cp nht th s th hin bn ngn ng ting Anh). - M ngoi t: loi tin s dng giao dch ca ti khon (c th thay i khi cp nht). - Ti khon m: trn ti khon con 1 cp. - TK theo di cng n: c s dng cho cc ti khon thuc TK cng n. - Ti khon s ci: nu l TK s ci th chn s 1, ngc li chn s 0. - Loi ti khon, nhm ti khon: dng phn nhm, qun l chi tit ti khon khi c nhiu tiu khon. Phng php tnh t gi ghi s: c s dng tnh chnh lch t gi cho nhng ti khon hch ton lin quan n tin ngoi t. 1.3 Sa, xo ti khon Mun sa mt ti khon, chn ti khon cn sa v nhn F3. Cn mun xo th ta chn ti khon cn xo v nhn F8. Trng hp c pht sinh s liu th khng th xo ti khon hoc sa s hiu ti khon c. 1.4 i ti khon Ti khon sau khi c pht sinh th khng th dng F3 sa thnh mt ti khon khc c na, khi chng trnh h tr phm F6 i ti khon. Khi i mt ti khon c pht sinh th tt c cc s liu pht sinh trn ti khon c s chuyn i sang ti khon mi.
16/64
2.
CC DANH MC LIN QUAN N KHO V HNG HO, VT T 2.1 V tr v chc nng Cc danh mc lin quan n vn qun l kho v hng ho vt t u nm trong phn h Tn kho. Nhng danh mc quan trng cn phi khai bo: DM n v tnh, danh mc kho hng, danh mc hng ho vt t, . 2.2 Qun l gi vn hng tn kho Vi 4 phng php tnh gi khc nhau: Trung bnh di ng, Trung bnh thng, Thc t ch danh, Nhp trc xut trc. Ngi s dng c th khai bo phng php tnh gi cho ph hp vi doanh nghip. Cui k ( khng hn ch v thi gian) thc hin chc nng tnh gi, chng trnh s t ng cp nht gi vo cc phiu xut kho. thc hin chc nng tnh gi, ngi s dng thc hin cc bc sau: - Vo Phn h k ton hng tn kho - Vo khon mc Cp nht s liu - Chn phng php tnh gi - Vo ca s Tnh gi. - Nhp thi gian tnh gi, kho, m vt t - Chn Nhn Ch : Trong qu trnh nhp liu hoc xem bo co, ngi s dng pht hin s lng tn kho khng ng th c th vo khon mc cp nht s liu d thc hin chc nng Tnh li tn kho tc thi 2.3 Danh mc n v tnh Khi cp nht cc vt t, nguyn vt liu hay thnh phm, u lin quan n n v tnh ca tng loi do cn phi cp nht tt c cc n v tnh lin quan.
n t hng
Ha n bn hng Phiu nhp hng bn b tr li Chng t b tr cng n
Bo co n hng Bo co doanh thu bn hng Bo co cng n phi thu Bo co thu GTGT

17/64
X l nghip v
Cng ty C Phn Phn Mm Vit Long Phn h Add: 451/24/43 T Hin Thnh, P.14, Q.10, TP.HCM Qun Tel: (84.8)265 0684 -Fax: (84.8) vn 5352 l 863 bng Email: vls@vnn.vn, vietlongsoft@vnn.vn
tin
2.4 Danh mc kho hng i vi nhng doanh nghip qun l vt t, hng ho trn nhiu kho, ngi s dng cn khai bo y danh mc cc kho hng. Ch : trnh trng hp nhp, xut sai kho, lm s lng tn kho b sai lch, khi cp nht tt c cc phiu nhp, xut kho phi ch nh hng ho, vt t c nhp, xut chnh xc t kho no . - M kho: ti a 8 k t, mi kho c qun l qua mt m s khng trng v khng lng nhau. - Tn kho: tn ca kho - Kho/i l: 1 - kho i l; 0 kho cng ty - Ti khon kho i l: khai bo ti khon kho qun l hch ton ti kho i l (VD: 157: hng gi i bn) 2.5 Danh mc hng ho, vt t vic nhp liu c nhanh chng, ngi s dng cn cp nht y danh mc cc loi hng ho, vt t m doanh nghip thng s dng, mua bn trong qu trnh kinh doanh v khi cp nht cc chng t xut bn, nhp mua hng ho hay nhp thnh phm u lin quan n cc vt t ny. Sau y l ca s thm mi mt vt t:
M vt t: di l 16 k t, mi vt t c qun l qua mt m s khng trng v khng lng nhau. V d: m vt t 004 v 0044 b lng nhau Part number: l trng qun l thm v s hiu ca vt t Tn vt t: tn ca vt t
18/64
Tn 2: tn ting Anh (lun mc nh l tn ting Anh trn tt c cc danh mc). - n v tnh: n v o lng ca vt t (nu khng vo n v tnh th vt t s khng theo di tn kho). - Theo di tn kho: nu vt t tham gia vo tnh gi cui k th chn s 1: theo di tn kho, cn ngc li th chn s 0. - Cch tnh gi tn: chng trnh c 4 cch tnh gi, n v s dng cch no th chn cch tnh gi . - Phn loi vt t: dng theo di tng chng loi vt t. - Loi vt t: qun l chng loi ca vt t (VD: 51: thnh phm. 61: hng ho, ). - TK kho: ti khon ca loi vt t (Vd : 156: hng ho, 155: thnh phm, ). - Sa TK kho : 1: c sa (cho php sa TK kho khi cp nht chng t). 2: khng c sa (khng cho php sa TK kho khi cp nht chng t). - S lng ti a, ti thiu: qun tr hng tn kho. - Tng t, khai bo vo cc page Ti khon, tn kho, ). 3. DANH MC KHCH HNG, NH CUNG CP 3.1 V tr v chc nng Danh mc Khch hng v nh cung cp c s dng chung do tuy nm 2 Phn h khc nhau (Phi thu, Phi tr) nhng ngi s dng mun nhp Phn h no cng c.
-
M khch: di 8 k t, c qun l qua mt m khng trng v khng lng nhau (ging nh danh mc vt t, hng ho). Tn khch: tn ca cng ty, khch hng, nh cung cp (bt buc nhp).
19/64
Page Thng tin chnh: nhp cc thng tin lin quan khch hng: + a ch: + i tc: H v tn ngi thng xuyn giao dch. + M s thu: + Nhm khch: nhp phn nhm t danh mc phn nhm. + Ti khon ngn hng, ngn hng giao dch: rt cn thit khi in cc U nhim chi. Page Thng tin cng n: dng nhp cc m ti khon ngm nh, m nhn vin bn hng, phn loi khch hng, nh cung cp, nhn vin trong cng ty, - Page T nh ngha dng khai bo cc trng t nh ngha. - Page Thng tin khc dng b sung khi pht sinh nhu cu. 3.2 Danh mc phn nhm khch hng Danh mc phn nhm khch hng s dng phc v trong vic bo co v lc tm s liu. Mi nhm i din cho mt tiu thc phn nhm. V d v mt trng hp phn nhm nh sau: Nhm 1: Phn theo khu vc a l ca khch hng. Nhm 2: Phn theo loi hnh kinh doanh ca khch hng. Nhm 3: Phn theo ngnh hng m khch hng mua. Chi tit nh sau: M nhm Tn nhm Nhm 1: Phn theo khu vc MN Khu vc Min Nam MT Khu vc Min Trung MB Khu vc min Bc Nhm 2:Phn theo loi hnh kinh doanh ST Siu th CH Ca hng DL i l Nhm 3: Phn theo ngnh hng DD Khch hng mua in gia dng KK Khch hng mua kim kh XM Khch hng mua xe my Lu : Ngi s dng c th thit lp Danh mc khch hng trc, sau thit lp Danh mc phn nhm khch hng. C th phn nhm ng lot bng chc nng nhn phm Ctrl + F6- phn nhm khch hng hoc ngc li. Cc bc thc hin phn nhm khch hng: Cch 1: To danh mc phn nhm khch hng sau khi to danh mc khch hng Bc 1: To danh mc khch hng Bc 2: To danh mc phn nhm khch hng B2.1. Vo ca s Danh mc phn nhm khch hng
-
20/64
B2.2. Nhn phm F4 vo ca s Thm nhm khch hng B2.3. To danh mc phn nhm khch hng. Nhp s liu danh mc phn nhm nh sau: Stt 1 2 Tn trng Kiu phn nhm M nhm khch hng Ghi ch Phn mm h tr 3 tiu thc phn nhm. ng vi mi tiu thc phn nhm, c th chn [1,2,3] i din cho nhm khch hng. M nhm khng c lng v trng nhau. di ti a l 8 k t Ch : to tng m nhm ng vi tiu thc phn nhm M t nhm khch (tn nhm) Tn ting Anh
3 4
Tn nhm Tn 2
Bc 3: Phn nhm khch hng: Sau khi to y danh mc phn nhm khch hng, nhn Ctrl + F6, hin ra ca s mn hnh phn nhm khch hng, gm 2 trang : + Trang bn tri: hin danh mc cc nhm khch hng, vt sng s hin dng cha phn nhm + Trang bn phi: hin danh mc khch hng cha phn nhm gm 3 ct Tag, M khch hng, Khch hng B3.1. Ti trang bn tri, Chn kiu phn nhm : v d: nhm 1 B3.2. Ti trang bn phi, Chn danh sch khch hng cng nhm bng cch click chut vo ct Tag nhng khch hng cn chn cng nhm. B3.3. Nhn chn Phn nhm Hin ca s Phn nhm khch hng B3.4. Nhp nhm khch hng, chn ng nhm phn B3.5. Nhn Nhn hon tt qu trnh phn nhm cho nhm khch hng Bc 4: Tip tc phn nhm nh trn cho khch hng cn li ca kiu phn nhmnhm 1 Bc 5: Chn kiu phn nhm khc nhm 2 phn loi cc khch hng theo nhng tiu thc khc Ch : Mt khch hng c th c 3 phn nhm trong 3 tiu thc phn nhm khc nhau, v th phi thc hin 3 ln cho 1 khch hng V th ngi s dng cn nh hng cch qun l v phn nhm khch hng trc khi to danh mc khch hng thao tc phn nhm khch hng nhanh hn Cch 2: Phn nhm khch hng trc khi to danh mc khch hng Bc 1: To danh mc phn nhm khch hng (nh trn) Bc 2: To danh mc khch hng ( nh trn) Bc 3: Ti page Thng tin nhm trong danh mc khch hng, Nhp m phn nhm trong cc nhm khch tng ng vi 3 tiu thc phn nhm (nu doanh nghip phn nhm c 3 tiu thc)
21/64
CHNG III : CP NHT S D U K

1. VO S D U K CC TI KHON 1.1 V tr Nm Phn h Tng hp, trong chc nng Cp nht s liu v s d Vo s d u k ca ti khon, ngi s dng ch vo mt ln vo thi im s dng chng trnh ( ph thuc vo khai bo ngy nht liu u tin trong VLS FINANCE ). Lu : Vo s d tt c cc ti khon ngoi tr cc ti khon cng n, ti khon hng tn kho (s d ti khon cng n, hng btn kho c chuyn t phn h phi thu, phi tr, tn kho chuyn sang). 1.2 Thng tin cp nht
Click vo nt nhn th chng trnh s hin th mt bng danh sch ti khon.
cp nht s d ti khon hay sa s d ti khon, ngi s dng con tr ngay ti khon v nhn F3. Ch : Nu s d u k nhp liu l thng 1, ngi s dng ch cn nhp s d u k Nu s d u k nhp liu khng phi thng 1 m l s d ca mt thng bt k gia nin chuyn sang, ngi s dng phi nhp c s d u k v s d u nm nhm phc v cho vic ln bng cn i k ton nm
22/64
2. VO S D CNG N S d cng n khch hng ( Phn h Phi thu) v s d cng n nh cung cp (Phn h Phi tr).
M n v: nu n v c nhiu chi nhnh th chn ng n v a vo Ti khon: nu b trng th s th hin tt c cc ti khon cng n.
Sa s d: con tr ngay dng cn sa v nhn F3 Thm s d: nhn F4 vo ca s thm s d cng n + M n v: chn ng m n v, nu c nhiu n v + Ti khon: chn ti khon cng n + M khch: nhp khch hng cn vo s d (Nhp s d n hoc c), bn thn doanh nghip cng phi c mt m khch
23/64
3. VO TN KHO U K Vo chc nng cp nht s d trong phn h tn kho. Cp nht vt t tn kho u k khng ph thuc vo vic cp nht chng t pht sinh, c th thc hin trc ng thi hay nhp sau cng c. Vic cp nht s d ph thuc vo cch tnh gi tn kho vt t, chng trnh chia 2 nhm sau: 3.1 Vt t s dng cch tnh gi : Trung bnh, ch danh Trng hp vt t, hng ho tnh theo gi trung bnh hoc thc t ch danh, ngi s dng vo mc Vo tn kho u k cp nht
3.2 Vt t s dng cch tnh gi: Nhp trc xut trc Trng hp vt t, hng ho tnh theo gi nhp trc xut trc, ngi s dng vo mc Vo chi tit tn kho nhp trc xut trc cp nht.
Thng tin cp nht nh sau: Ngy chng t Ngy ca phiu nhp cn tn u k S chng t S phiu nhp cn tn kho u M kho Chn t danh mc kho hng Vt t Chn t danh mc vt t Tn u S lng tn u k D u Gi tr tn u k D u ngoi t Gi tr tn u k (ngoi t)
24/64
CHNG IV: CP NHT CHNG T

1. TNG QUAN VLS FINANCE b tr thng tin trn cc mn hnh cp nht chng t, cc thao tc cp nht chng t u thng nht.
1.1 Cch trnh by mn hnh nhp liu:

Mn hnh thng thng c 03 phn: Phn 1 - Phn u phiu: Cc thng tin lin quan chung cho ton b chng t nh ngy chng t, s chng t, m khch hng, a ch, m s thu, ... Phn 2 - Phn chi tit: Danh sch cc nh khon / cc m hng, s lng, n gi, trong chng t . Phn 3 - Phn cui phiu: Cc tnh ton nh tng s tin, thu GTGT, chi ph, ...v cc nt chc nng cp nht chng t nh xem / sa / xo / to mi,... 1.2. Cc phm chc nng - Khi cp nht chng t, phn mm c cc phm chc nng nh sau: STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Chc nng Mi In Ct Sa Xo Xem Tm Din gii : Vo chng t mi : In chng t hin thi ra my in : Sa li chng t hin thi : Xo chng t hin thi : Xem cc chng t va mi cp nht : Lc tm cc chng t cp nht trc theo iu kin lc tm xem-sa-xo chng t : Xem mt s thng tin cn thit khi cp nht chng t : Xem chng t trc chng t hin thi : Xem chng t sau chng t hin thi
? PgUp PgDn Home End Quay ra : Kt thc cp nht. 1.3. Cc thao tc cp nht chng t: Bc 1: Vo mc cp nht s liu Bc 2: Esc thot khi mn hnh lit k 5 chng t sau cng, hoc chn mt chng t bt k ri Esc, vo mn hnh nhp liu. Bc 3: cp nht chng t mi, nhn vo nt Mi, con tr s xut hin ti phn u phiu mi Bc 4: Cp nht s liu: B5.1. Cp nht s chng t (s chng t tip theo), chn m giao dch, Cp nht m khch (t danh mc khch hng), ngy, thng, din gii,
25/64
B5.2. Cp nht chi tit hch ton ti phn chi tit nh m hng ho, vt t (danh mc hng ho, vt t), hoc s hiu ti khon (danh mc ti khon), s lng, n gi, chi tit thu, B5.3. Cp nht thng tin thu GTGT (nu c) B5.4. Ti phn tng hp, xem li s liu tng hp nh tng gi tr, tin thu, tng thnh tin Bc 6: Lu chng t: nhn nt Lu Tip theo, ngi s dng c th thc hin tip vic nhp liu bng cch chn cc nt chc nng phn cui phiu, theo hai cch: Cch 1: click chut vo nt chc nng Cch 2: Nhn t hp phm Alt + phm ch c gch di V d: Mi: Alt + M; Sa: Alt + S Lu : Khi cp nht s liu, cc thng tin sau c ly t cc danh mc tng ng, nh + M khch, M nh cung cp: danh mc khch hng + M hng, m vt t: danh mc vt t + M ti khon: danh mc ti khon + Thu sut: danh mc thu sut, Trng hp, khi nhp liu, gp mt m khch hng mi hoc mt vt t mi cha c trong danh mc, ngi s dng c th trc tip to m mi trong danh mc ngay ti mn hnh nhp liu bng cch: + G mt k t bt k. + Nhn Delete nu chng trnh t xut hin mt m no bt u bng k t va g hoc nhn Enter vo mn hnh danh mc. + Ti mn hnh danh mc, ngi s dng thc hin cc phm chc nng F3: sa, F4: thm.. khai bo mt m mi. + Nhn Enter vo m va to ly m va to vo mn hnh nhp liu v tip tc nhp tip cc tiu thc khc. 1.4. Cc tin ch khi cp nht chng t tng s thun tin cho ngi s dng VLS FINANCE cung cp mt lot cc tin ch sau: tm nhanh mt khch hng, mt vt t, ... trong khi cp nht chng t ta c th thc hin bng cch: S dng Ctrl + F/G tm theo M hoc phm F5 tm theo Tn. thm hoc sa mt khch hng, mt vt t, ... ngay trong khi cp nht chng t th ta ch vic Enter ngay trng m cn thit v nhn phm F4 to mi hoc F3 sa. chn loi ngoi t giao dch cn thit ta chn nt <<T gi >>. Trong khi nhp chng t nu cn chuyn sang nhp chng t loi khc ta c th Click chut phi v chn loi chng t cn thit nhp. 1.5. Cc thng tin lin quan ngy lp chng t v ngy hch ton Chng trnh cho php lu ngy lp chng t v ngy hch ton. Ngy hch ton c ngm nh ly bng ngy chng t nhng chng trnh cho php sa li ngy hch ton v ngy hch ton c th khc ngy lp chng t. Mc d chng trnh lu ngy lp chng t v ngy hch ton nhng mi tnh ton chng trnh ch lm vic vi ngy hch ton, cn ngy lp chng t ch lu nh l mt thng tin ch thch thm. 1.6. V vic t ng nh s chng t trong chng trnh
26/64
Chng trnh cho php nh s chng t mt cch t ng. Mi khi vo mi mt chng t th chng trnh t ng to s chng t mi bng s chng t cui cng cng thm mt. Tuy nhin ngi s dng c th sa li s chng t ny bng mt s bt k. Khi lu chng t va nhp mi th chng trnh s lu li s ny l s cui cng dng nh s cho s ca chng t tip theo. Trong trng hp s chng t c nh theo thng, qu hoc nm th khi vo chng t ca thng mi, qu mi hoc nm mi ta ch vic sa li s ca chng t u tin ca thng/qu/nm mi bt u t 1 v cc s ca cc chng t tip theo s do chng trnh t ng tng dn ln bng 2, 3, 4, ... Lu : Khi ngi sa dng xo hoc sa chng t v lu li, chng trnh s xem s chng t l s cui cng, v th khi lm mi mt chng t phn mm s ly s chng t va sa, hoc xo + 1, do ngi s dng cn lu sa li s chng t tip theo cho ng th t. 1.7. V vic kim tra s chng t trng trong chng trnh Khi lu chng t chng trnh s kim tra s chng t trng i vi tng loi chng t trong cng mt nm. Khi xy ra hin tng trng s chng t chng trnh s cnh bo v tu theo vic khai bo trong danh mc chng t l cho php hay khng cho php trng s chng t chng trnh s cho php lu hay khng c lu chng t mi nhp. 1.8. Cc lu lin quan n tnh ton s lng, n gi v thnh tin V nguyn tc chung th ta lun c ng thc: Thnh Tin = S lng * n gi. V gi tr tin c chng trnh t ng tnh sau khi ngi s dng cp nht s lng v n gi. Chng trnh khng cho php ngi s dng cp nht vo trng tin. Tuy nhin trong mt s trng hp c bit do n gi qu l, chng trnh s t lm trn s. gii quyt vn ny ta phi g gi tr = 0 (khng) vo trng n gi v g s tin chnh xc vo trng tin.
27/64
2.1 2.1.1 Chc nng Phiu nh khon cc bt ton ngun (bt ton lin quan n lng thng), cc bt ton iu chnh, bt ton kt chuyn phn b bng tay,... C th hch ton cc bt ton 1 n nhiu c hoc ngc li mt c nhiu n. Trong mt phiu c th hch ton nhiu cp n c c phn bit bng nhm nh khon. 2.1.2 Cp nht Phiu k ton
2. PHN H TNG HP Phiu k ton
Thng tin cp nht:
Stt Tn trng Thng tin u phiu 1 S chng t
Ghi ch Ngi s dng t nhp vo, s phiu nhp mc nh t ng nhy theo s th t (ly s sau cng + 1), di ti a l 12 k t. Ngy c s dng ln bo co Ngy lp ha n, chng t Din gii chung cho c chng t Chn t danh mc ti khon Th hin theo s hiu ti khon Chn t danh mc khch hng, nu TK hch ton l TK cng n th m khch khng c b trng. Th hin theo m khch hng
3 Ngy hch ton 4 Ngy lp ct 5 Din gii Thng tin chi tit 1 Tk 2 Tn ti khon 3 M khch 4 Tn khch
28/64
5 6 8 9 10
Pht sinh n Pht sinh c Din gii M vv Nhm k
Nu tnh cht TK hch ton l ghi N Nu tnh cht TK hch ton l ghi C Din gii chi tit cho tng cp nh khon Chn t danh mc v vic Chng t ny cho php hch ton nhiu bt ton khc nhau trn cng 1 chng t, cc cp bt ton phn bit nhau qua nhm nh khon, cc Tk cng 1 bt ton phi ging nhau v nhm nh khon (1 k t c trng no ) 1_cp nht: Post vo s ci v th kho 0_Cha: Cha Post 2_Ch cp nht vo kho: khng post vo s ci Nu ny c chn th s m ra ca s Nhp chng t GTGT ln bo co VAT.
Thng tin cui phiu 1 Trng thi
Thu GTGT u vo
2.2 Cp nht cc ho n GTGT u vo, u ra Trong k k ton c nhng ha n GTGT m n v ch c k khai ch khng c hch ton, hoc k trc hch ton nhng cha k khai. Khi cp nht vo y ch c chc nng k khai v khng c chc nng hch ton. Cc thng tin cp nht l tt c thng tin trn ha n cn phi k khai. Ngi s dng thc hin cc phm chc nng: F3, F4, cp nht chng t. 2.3 Khai bo ti khon v thc hin bt ton chnh lch t gi cui k Vic hch ton bng ngoi t, mt s ti khon c hch ton v c nh gi chnh lch t gi vo cui k, ngi s dng c th khai bo danh sch ti khon c nh gi cui k thc hin. Vic hch ton i ng khi nh gi c khai bo trong danh mc cc tham s h thng. Bt ton chnh lch t gi c thc hin sau khi khai bo danh sch cc bt ton chnh lch t gi cui k. Ngi s dng chn bt ton v nhp t gi cui k vo. Cc bc thc hin bt ton chnh lch t gi cui k: Bc 1: To danh mc cc ti khon chnh lch t gi. B1.1. Vo phn h Tng hp, cc danh mc, khai bo cc tk chnh lch t gi cui k B1.2. Thc hin khai bo cc ti khon bng cc phm chc nng F3, F4, F8 B1.3 Nhp STT, tn bt ton, TK (nhng ti khon c pht sinh ngoi t), m ngoi t, TK chnh lch t gi (ti khon hch ton khon chnh lch ngoi t) Bc 2: Thc hin bt ton chnh lch t gi cui k B2.1. Vo phn h Tng hp, cp nht s liu, bt ton chnh lch t gi cui k B2.2. Chn nm, vo ca s thc hin bt ton B2.3. nh du bt ton : Dng phm cch (space bar) nhn vo ct Tag ca bt ton cn thc hin v Enter B2.4. Thc hin bt ton: Nhn phm F4, chn k v t gi cn kt chuyn
29/64
3. PHN H PHI TR 3.1 Chc nng 3.1.1 Lp v theo di n t mua hng Ngi s dng c th lp n t hng gi n nh cung cp v theo di tin giao hng ca nh cung cp, ln k hoch nhn hng. Cn c vo phiu nhp hng, ngi s dng c th xem cc bo co lin quan n t mua hng, nhn hng, so snh gia n t hng v thc t nhn hng. Cc bc lp n t hng: tng t cch lp cc chng t thng thng, tuy nhin lu s n hng, ngy n hng cn nhp chnh xc. V s n hng s l c s theo di trong qu trnh mua hng, nhn hng. 3.1.2 Nhp kho vt t, hng ha Nhp kho vt t, hng ha c th t nhiu ngun khc nhau nh: Nhp mua hng trong nc, nhp khu, nhp chi ph mua hng. Bn cnh qun l v gi mua hng ha cn c th qun l chi ph thu mua phn b vo gi vn hng tn kho. 3.1.3 Theo di xut hng tr nh cung cp Trong trng hp hng mua khng ng cht lng yu cu c th xut tr nh cung cp. Hch ton gim hng tn kho, cng n v cc khon khc. Ghi nhn gim thu GTGT mua vo v ln bo co theo di Thu GTGT hon li tr li. 3.1.4 Theo di cng n nh cung cp Theo di cng n pht sinh chi tit n tng nh cung cp, ln cc bo co chi tit, tng hp theo nh cung cp, theo khu vc, Bn cnh qun l cng n theo nh cung cp ngi s dng c th theo di tng ha n pht sinh v tnh hnh thanh ton theo ha n, ha n n hn (phn tch tui n). 3.2 Hng dn nhp liu chng t ti Phn h phi tr 3.2.1 Phiu nhp mua hng Chng t ny ghi nhn hng nhp kho mua hng trong nc, c th thc hin bng hai cch: Cch 1: Thc hin c lp vi n hng, cp nht mi mt phiu nhp mua hng Cch 2: Lp t n hng bng cch nhn nt Chc nng, chn n hng vo mn hnh lc tm n hng t
30/64
Cc thng tin phiu nhp nh sau:
31/64
Stt
Tn trng
Ghi ch
32/64
Thng tin u phiu 1 S phiu nhp 2 Ngy hch ton 3 Ngy lp phiu nhp 4 M khch 5 a ch 6 Ngi mua hng
7 Din gii 8 S seri 9 S ha n 10 Ngy ha n 11 M nx(tk c) 12 Hn thanh ton Thng tin chi tit 1 M hng 2 Tn hng 3 n v tnh 4 M kho 5 Tn kho 6 S lng 7 n gi 8 Thnh tin
Ngi s dng t nhp vo Ngy c s dng ln bo co Ngy lp phiu nhp Chn t danh mc nh cung cp. Ly theo m nh cung cp ( khai bo trong DMKH), nu a ch trng th cho php nhp vo Ly t i tc trong danh mc nh cung cp ng vi nh cung cp cn tm, nu trng cho php ngi s dng nhp vo. Ni dung phiu nhp S seri ca ha n S ha n ca nh cung cp Ngy trn ha n ca nh cung cp Ti khon ghi c Nhp vo s ngy n hn thanh ton (ly t danh mc) Chn t danh mc vt t hng ha Th hin theo m hng, khng cho sa ti ni ny. Th hin theo m hng, khng cho sa ti ni ny. Kho nhp hng Th hin tn kho ca mt hng ti thi im lp ha n S lng nhp kho Ngi s dng nhp vo hoc chng trnh s mc nh gn gi t danh mc gi bn Nu n gi = 0, th cho php nhp vo ct thnh tin, nu n gi <> 0 th khng cho php sa. T th hin theo m hng Chn t danh mc v vic
9 Ti khon n 10 M v vic Thng tin cui phiu 1 Trng thi
1_cp nht: Post vo s ci v th kho, 2_Cha: Cha Post 3_Ch cp nht vo kho: khng post vo s ci 2 Chi ph Ch ph mua hng ch s dng trong trng hp cng i tng vi nh cung cp 3 Thu sut Nhp thu sut mua hng (ly t danh mc thu sut) 4 H GTGT Nu mua hng c ha n GTGT th nhp vo s 1, 2 (s lng ho n) s m ln ca s nhp chi tit GTGT 5 Chc nng L nt lnh n bn trong l cc chc nng Phn b thanh ton ho n & nt Chn n hng 3.2.2 Phn b chi ph mua hng ti phiu nhp mua hng Khi nh cung cp vt t, hng ho v nh cung cp chi ph mua hng (ph vn chuyn, bc xp, ) cng l mt i tng v cng thi im th ngi s dng c th cp nht chi ph ti phiu nhp mua hng.
Lu : Khi nhp chi ph, ngi s dng ch nhp gi tr cha thu vo dng chi ph, tin thu s c tnh c th khi vo chi tit nhp ho n thu GTGT. Trng hp c 1 ho n mua hng v 1 ho n chi ph, th khi vo ca s nhp thng tin thu VAT, ngi s dng s phi nhp 2 dng khai bo thu. Thng tin mn hnh phn b chi ph nh sau: Chi ph Chi ph phn b cho tng mt hng. Nu mun phn b bng tay th c nhp chi ph tng mt hng vo Nt lnh PB t ng Click vo nt lnh ny chng trnh s phn b t ng chi ph cho tng mt hng theo tiu thc gi tr Xo phn b Xa chi ph c phn b t ng cho tng mt hng Quay ra Tr li mn hnh nhp kho
34/64
3.2.3 Phiu nhp chi ph mua hng Chng t ny dng phn b chi ph mua hng trong trng hp nh cung cp hng ho v nh cung cp chi ph mua hng l hai i tng khc nhau hoc chi ph mua hng khng ng thi pht sinh cng thi im vi Phiu nhp hng (Trong nc & Nhp khu) v i tng (m nh cung cp).
Tng t cch nhp phiu nhp mua hng Bc 1: Cp nht cc thng tin u phiu Bc 2: Nhp s tin chi ph Bc 3: Phn b chi ph mua hng B3.1. Chn phiu nhp: nhp thng tin lc tm phiu nhp B3.2. Phn b chi ph B3.3. Quay ra Bc 4: Kim tra thng tin phiu nhp chi ph mua hng v Lu
35/64
3.2.4 Nhp ca s khai bo thu GTGT Khi nhp cc chng t nh Phiu Nhp mua hng, ho n mua hng, .. sau khi nhp thu sut ti phn thng tin tng hp ca phiu, v nhp s lng ho n vo H GTGT, chng trnh s m ra ca s nhp thu GTGT. Thng tin nhp chng t GTGT Stt Tn trng Din gii cch nhp 1 Mu bo co Nhp s 3: Mu dng cho Ha n GTGT khu tr Nhp s 5: Mu dng cho Ha n trc tip 2 Tin hng S tin tnh thu (thng thng ly tng gi tr ca hng nhp vo). Lu , nu c sa gi tr hng nhp th phi sa li tin hng trn mn hnh ny. 3 % (thu sut) Nhp vo thu sut 4 Tin thu Bng tin hng * thu sut, nhng ngi s dng c th sa c 5 Ti khon thu Ngi s dng chn t danh mc ti khon
36/64
3.2.5
Phiu nhp khu
Thc hin nhp kho hng nhp khu, v c bn cng ging nh Phiu nhp mua hng trong nc nhng ch khc l thm phn Thu nhp khu. Thu Nhp khu c nhp trc tip v c phn b tng mt hng lm tng gi vn hng tn kho. Thao tc tin hnh cng ging nh phn b chi ph phiu nhp mua hng. Cp nh khon thu GTGT hng nhp khu (N TK 13312/C TK 33312) s c cp nht ti Phiu nhp khu (ng thi) nu nh np thu cho Nh nc.
37/64
Nu khng ng thi xy ra (khng nhp vo Phiu nhp khu), s c hch ton v k khai mn hnh Phiu k ton. Lu : Tng gi tr tin th hin bng ch l gi tr hng cha thu
38/64
PHN H PHI THU 4.1 Chc nng: 4.1.1 Lp v theo di n t hng SO (Sales Oder) Ngi s dng c th lp n t hng t khch hng v theo di tin giao hng cho khch hng, ln k hoch giao hng. Cn c vo phiu xut hng, ngi s dng c th xem cc bo co lin quan n t hng, giao hng, so snh gia n n hng v thc t giao hng. 4.1.2 Lp ha n bn hng v theo di doanh thu Ghi nhn v theo di doanh thu theo nhiu yu t khc nhau: doanh s theo ti khon (doanh thu), doanh s theo hp ng/v vic kinh t, doanh s theo b phn/nhn vin kinh doanh. Ngi s dng c th Lp ha hn t n t hng (chn n hng) theo di qu trnh bn hng theo n hng Bn cnh , ngi s dng c th theo di cc hnh thc bn hng: chit khu bn hng (theo tng % chit khu), hng khuyn mi biu tng, gii hn n, . 4.1.3 Theo di hng bn b tr li Theo di hng bn b tr li trong trng hp hng khng t cht lng hoc khng ng yu cu, ghi nhn gim doanh thu tng ng vi ha n bn hng nh: theo hp ng, theo nhn vin bn hng. Ghi nhn gim thu GTGT hng bn ra v ln bo co theo di Thu GTGT hon li. Ghi gim gi vn hng tn kho. 4.1.4 Ghi nhn thu GTGT Ghi nhn v hch ton thu GTGT u ra, chuyn s liu qua phn h tng hp ln cc bo co lin quan n thu GTGT. 4.1.5 Theo di cng n khch hng Theo di cng n pht sinh chi tit n tng khch hng, ln cc bo co chi tit, tng hp theo khch hng, theo khu vc, hoc theo tiu ch m ngi s dng t nh ngha. Theo di cng n phi thu chi tit theo ha n, bn cnh qun l cng n theo khch hng ngi s dng c th theo di tng ha n pht sinh v tnh hnh thanh ton theo ha n, phn tch ha n n hn (phn tch tui n). 4.2 Hng dn nhp liu chng t Phn h phi thu 4.2.1 Ho n bn hng kim phiu xut kho Chng t ny ghi nhn doanh thu bn hng v xut kho hng ha. C th thc hin c lp hay c lp t n hng sn c. Tng t nh cch lp phiu nhp.
39/64
Cc thng tin cp nht ha n: tng t nh Ho n mua hng (Phiu nhp mua hng) Thng tin chi tit M hng M kho Tn kho S lng Tng
n gi Thnh tin Tkdt ch danh
Gi vn Tin vn Thng tin cui phiu
Chn t danh mc vt t hng ha Kho xut hng Th hin tn kho tc thi ca mt hng Ngi s dng nhp vo S dng phm cch danh du, nu c nh du mt hng ny c xem l tng v khng ghi nhn doanh thu v thu (ch hch ton gi vn) Ngi s dng nhp vo Nu n gi = 0, th cho php nhp vo ct thnh tin, nu n gi <> 0 th khng cho php sa. T th hin theo mt hng (ly t danh mc vt t), nu b trng th cho php nhp vo. S dng bng cch g phm cch nh du, trng hp i vi nhng mt hng khai bo tnh gi vn theo phng php trung bnh, nhng ngi s dng mun dng gi ch danh T th hin T th hin
40/64
Ti khon thu
Nu check vo ny th cho php sa cp nh khon thu Tin thu Nu check vo ny th cho php sa tin thu Tin chit khu Nu check vo ny th cho php sa tin chit khu 4.2.2 Phn b tin hng cho cc ho n Chc nng ca chng t ny dng phn b s tin phi thu cho cc ha n cng n cc n v qun l cng n chi tit theo ha n.
Ngi qun l chi tit cng n theo ho n thc hin cc bc phn b s tin phi thu cho cc ho n nh sau: Bc 1: Vo ca s mn hnh phn b tin hng cho cc ho n Bc 2: Chn/tm chng t phiu thu/chi Bc 3: Nhn nt chc nng chn Phn b thanh ton ho n vo ca s chn ho n
41/64
Bc 4: Vo ct S H g s ho n hoc s bt k vo danh sch ho n v chn ho n Bc 5: n ct TT VN nhp s tin cn phn b cho ho n va chn Bc 6: Nhn F4 chn thm ho n mi phn b hoc ngi s dng c th chn ln lt nhiu ho n sau phn b ln lt cho tng ho n Bc 7: Nhn Lu hon tt vic phn b Bc 8: Chn chng t thu/chi khc phn b tng t Lu : Phn b tin hng cho cc ho n c th thc hin mt trong hai mn hnh
1. 2.
Thc hin trc tip ti mn hnh phiu thu/chi (nu k ton thanh ton kim c chc nng qun l cng n chi tit theo ho n) Thc hin ti mn hnh Phn b tin hng cho cc ho n thuc Phn h Phi tr/Phi thu (Nu K ton thanh ton khc k ton theo di cng n chi tit theo ho n)
42/64
4.2.3 Sa li s tin phi thu cho cc ho n Chc nng ny s dng trong trng hp n v qun l cng n chi tit theo ha n v mun tt ton ho n khi c s chnh lch gia s tin v phi thu so vi s tin trn ho n. C mt s trng hp nh sau: - S tin thu chnh lch s l so vi s tin trn ho n - Pht sinh gim s tin phi thu so vi s tin trn ho n. v d: chit khu thanh ton cho ngi mua - X l cng n thnh n kh i a vo chi ph cho tt ton ha n . 5 PHN H VN BNG TIN 5.1 Chc nng: 5.1.1 Qun l ngoi t Ngi s dng c th thit lp danh mc ngoi t c th pht sinh ti n v, khai bo t gi. nh gi chnh lch t gi ngoi t so vi ng tin hch ton. 5.1.2 Qun l tin mt v tin gi ngn hng Qun l tin mt ti qu theo tng ngoi t pht sinh, kim sot tn qu theo thi gian (tn qu theo ngy, gi) Qun l tin gi tng ngn hng, v mi ngn hng theo tng ngoi t pht sinh, Kim sot lung tin vo ra cc ngn hng. 5.1.3 Qun l thanh ton cng n Qun l vic thanh ton cng n cho nh cung cp, chi tit theo tng ha n ca ngi bn v theo ngoi t pht sinh. To bt ton chnh lch t gi ngoi t. Qun l vic thu cc khon n t khch hng, chi tit theo tng ha n xut bn vo theo ngoi t pht sinh. To bt ton chnh lch t gi ngoi t. 5.2 Hng dn nhp liu chng t Phn h Vn bng tin 5.2.1 Phiu chi tin mt Chi tin mt c 4 trng hp: Trng hp 1: Thanh ton chi tit theo ho n (chi tr cng n) Trng hp 2: Chi cho khch hng Trng hp 3: Chi cho nhiu khch hng Trng hp 4: Chi khc Trong 4 trng hp trn, ng vi tng nghip v k ton m ngi s dng chn ng loi hch ton nhng mun hch ton thu th ch duy nht s dng trng hp 2,3,4. Trng hp 1: dng thanh ton cho cc ho n mua hng, bn hng cp nht trong cc phn h Phi thu, Phi tr nhm mc ch theo di cng n theo ho n. Trng hp 2: Thanh ton cc ho n, cp nht chi tit ho n ngay ti phiu chi cho mt khch hng Trng hp 3: Tng t nh trng hp 2 nhng ngi s dng c th lp phiu chi cho nhiu khch hng trong cng mt phiu. Trng hp 4: Chi cho cc trng hp khc Trng hp 1: Chi tr cng n
43/64
Lu : Khi ngi s dng cn phn b ho n hoc hch ton phiu chi cho ho n thanh ton ngay bng tin mt (hch ton kh trng) th nhn phm Chc nng chn nghip v thc hin. - Trng hp Phn b thanh ton ho n: thc hin nh cch Phn b tin hng cho cc ho n ti phn h Phi tr/Phi thu. - Trng hp Hch ton kh trng : thc hin khi lp Ho n bn hng, phiu nhp mua hng, thanh ton ngay bng tin mt, khi thc hin chc nng ny, chng trnh cho php ngi s dng chn ho n thanh ton v ch cn b sung mt s thng tin m khng cn phi nhp t u mt phiu thu/chi Trng hp 2,3,4: Chi c H GTGT, Chi khc
Nu c thu GTGT th ti trng H GTGT nhn Enter, bng k thu s m ra nh sau: Cp nht chng t thu GTGT Stt Tn trng Ghi ch 1 Mu bo co Mu bc = 3: ho n GTGT Mu bc = 5: ho n bn hng (trc tip)
2 3 4 5
S chng t S seri Ngy chng t M khch
6 7 8 9 10
Tn khch a ch M s thu Hng ha dch v Tin hng
11 12
% (thu sut) Tin thu
13 Ti khon thu 14 M vv Phn cui phiu 16 Trng thi
S ha n (ngi s dng t nhp) S seri ca ha n (ngi s dng nhp vo) Ngy ha n Ly t ngoi mn hnh nhp. Trng hp khch hng k khai ha n khng nm trong danh mc th xa m khch hng b trng sau nhp tn khch hng v cc thng tin khc vo. Th hin theo m khch hoc ngi s dng nhp vo Th hin theo m khch hoc ngi s dng nhp vo Th hin theo m khch hoc ngi s dng nhp vo Tn mt hng trn Bng k ha n hng ha dch v mua vo (t danh mc hng ho, vt t) S tin tnh thu (thng thng ly tng gi tr ca hng nhp vo). Lu : nu c sa gi tr hng nhp th phi sa li tin hng trn mn hnh ny. Nhp vo thu sut Bng tin hng * thu sut, nhng ngi s dng c th sa c. Lu : trong trng hp ngi s dng sa nhng mun t tnh th xa tin thu v Enter qua khi tin thu. Ngi s dng chn t danh mc ti khon Ly t danh mc v vic
Chn s vo trng thi: xc nh tnh trng cp nht vo s ci 17 Chc nng/s H/ Nhn vo nt ny phn b s tin cho cc ho n lin Phn b H quan, phc v cho vic theo di cng n theo ho n 18 Chn ho n/ cp nht mt chng t thu/chi mi c ho n Hch ton kh khai bo thanh ton ngay (TK 1111), chng trnh s ly trng s liu trc tip t ho n, ngi s dng ch cn chnh sa, thm bt mt vi chi tit hon tt chng t 5.2.2 Cp nht chng t Phiu thu Tng t cp nht chng t Phiu chi 5.2.3 Giy bo N (chi), Giy bo C (thu) Tng t nh cp nht phiu chi. Tuy nhin i vi phiu Bo n (Chi), c y thng tin khi lp U nhim chi, ti danh mc khch hng, ngi s dng cn nhp y cc thng tin nh S ti khon, Ngn hng, ... ca khch hng.
45/64
PHN H TN KHO 6.1 Chc nng: 6.1.1 Qun l danh mc vt t hng ha Ngi s dng c th khai bo cc vt t hng ha vo trong danh mc qun l nhp xut tn ca vt t. Bn cnh cn nhng thng tin khc phc v cho cng tc qun tr hng tn kho 6.1.2 Qun l kho hng Ngi s dng c th thit lp cc kho ca cng ty cng nh cc kho k ton (kho o) thun tin trong vic qun l tn kho vt t hng ha 6.1.3 Cp nht chng t Cc chng t phn h Hng tn kho c s dng ni b. Hng ha nhp t bn ngoi vo c qun l phn h Mua hng, hng ha xut bn c qun l Phn h Bn hng. Vic nhp xut ni b c th c hiu nh sau: Nhp t sn xut, nhp tha, nhp t iu chuyn kho, nhp khc. Xut kho sn xut, xut k gi, xut thiu, xut iu chuyn, xut khc. 6.2 Hng dn nhp liu chng t Phn h tn kho 6.2.1 Phiu nhp, xut kho:
46/64
Thng tin cp nht chng t: tng t nh cc chng t trc Ngy ht c s dng a ln bo co Ngy lp pn Ngy lp phiu nhp M giao dch (Loi 4_Nhp t ni b pn) 9_Nhp khc Nhp gi trung Dng phm cch nh du, nhp gi ti thi im nhp bnh kho. S lng vt t ny s khng tham gia vo tnh gi cui k Mun sa thnh tin Trong trng hp khi tnh gi, thnh tin khng ng vi chng t, ngi s dng cho gi bng =0, khi ngi s dng c th check vo thnh tin sa li s tin cho ng 6.2.2 Phiu xut iu chuyn Dng thc hin vic iu chuyn hng ho, vt t gia cc kho trong n v vi nhau.
Thng tin cp nht chng t: tng t nh cc chng t trc Ngy ht c s dng a ln bo co Ngy lp pn Ngy lp phiu nhp M kho xut Kho cn xut hng M kho nhp Kho nhp hng t kho xut 6.2.3 Tnh gi trung bnh Trong trng hp vt t c nh gi theo phng php trung bnh, khi mun c gi vn xut kho ngi s dng phi thc hin chc nng tnh gi trung bnh.
Thng tin cp nht nh sau: Tn trng Din gii Kho vt t C th tnh ring cho 1 kho, chn kho t danh mc kho hng. Nu b trng th tnh ht Ti khon C th tnh ring cho 1 ti khon vt t, chn t danh mc ti khon, nu b trng th tnh ht Nhm 1 C th tnh ring cho mt nhm vt t loi nhm 1, nu b trng th tnh ht Nhm 2 C th tnh ring cho mt nhm vt t loi nhm 2, nu b trng th tnh ht Nhm 3 C th tnh ring cho mt nhm vt t loi nhm 3, nu b trng th tnh ht To px chnh lch Trong trng hp Vt t: gi tr hng tn kho S lng tn kho = 0, gi tr <>0, nu chn s 1 chng trnh s t ng to PX chnh lch ca vt t vi gi tr . TK chnh lch L ti khon hch ton khon chnh lch nu trn, thng thng TK 632 Cp nht gi trung Sau khi tnh gi xong, gi s c cp nht vo: bnh 0_ Cp nht vo th kho 1_Cp nht vo th kho v s ci 2_Cp nht vo s ci Thng thng ngi s dng nn chn 1 6.2.4 Tnh gi nhp trc xut trc
48/64
Stt 1 2 3 4 5 6
Tn trng Kho vt t
Din gii C th tnh ring cho 1 kho, chn kho t danh mc kho hng, nu b trng th tnh ht Ti khon C th tnh ring cho 1 ti khon vt t, chn t danh mc ti khon, nu b trng th tnh ht Nhm 1 C th tnh ring cho mt nhm vt t loi nhm 1, nu b trng th tnh ht Nhm 2 C th tnh ring cho mt nhm vt t loi nhm 2, nu b trng th tnh ht Nhm 3 C th tnh ring cho mt nhm vt t loi nhm 3, nu b trng th tnh ht Cp nht gi NTXT Sau khi tnh gi xong, gi s c cp nht vo: 0_ Cp nht vo th kho 1_Cp nht vo th kho v s ci 2_Cp nht vo s ci Thng thng ngi s dng nn chn 1
6.2.5 Tnh li tn kho tc thi V ti thi im nhp xut kho, s liu tn kho hin trn chng t c th b sai lch, chng trnh s h tr chc nng tnh li tn kho tc thi cho vt t cc mn hnh v cc bo co c s dng tn kho tc thi.
49/64
PHN H CHI PH, GI THNH 7.1 Chc nng: Ngi s dng c th khai bo danh mc v vic qun l tnh hnh nhp xut Nguyn vt liu cho tng hng mc, cng trnh hay hp ng, hoc qun l nhng khon thu chi cho tng khon mc trn. Qun l lu k ca tng cng trnh. Cho php ngi s dng t thm mi cc trng trong cc chng t thng qua Danh mc ngi s dng t nh ngha. 7.2 Danh mc v vic
Cc thng tin cn khai bo: M v vic: ti a 16 k t Tn v vic: tn ca hng mc, cng trnh Ngy bt u v kt thc ca cng trnh Tin nguyn t: ng tin c s dng lu chuyn trong qu trnh thc hin cng trnh (USA, EURO, VND .) Tin VND: quy i t ng tin nguyn t Phn nhm: tng t cc phn nhm m khch, m hng
50/64
7.3 Danh mc ngi s dng t nh ngha
7.4 Danh mc hp ng qun l cc loi hp ng mua, bn, hp ng khc, ngi s dng vo danh mc hp ng v khai bo cc thng tin lin quan.
Cc thng tin cp nht: Stt Tn trng 1 Loi hp ng 2 M hp ng 3 4 5 6 7 8 9 S hp ng Tn hp ng Tn 2 Phn nhm Ngy pht sinh Ngy bt u Ngy kt thc
Din gii Chn s 1: H Mua, 2: H Bn, 0: H khc M hp ng gm 16 k t, ch t sao cho d qun l v y l thng tin lin kt vi cc phn h khc tng t m v vic S ghi trn hp ng Din gii tn, ni dung hp ng Tn ting Anh Nhp cc m phn nhm, nu c phn nhm hp ng Ngy k hp ng Ngy bt u thc hin hp ng Ngy chm dt hp ng
51/64
10 11 12
M NT M ng tin ngoi t Chi tit Chn 1: nu mun nhp chi tit hp ng, ngc li chn 0 Phn chi tit Nhp cc thng tin m vt t, s lng, n gi, thnh tin, 7.5 Cp nht chng t Trn tt c cc chng t cp nht ca chng trnh u c thng tin trng v vic ngi s dng c th chn ng cng trnh, hng mc a vo cc chng t Thu, Chi, Mua, Bn, . VD: Nhp mua nguyn vt liu cho cng trnh, ngi s dng nhp bng phiu nhp mua hng.
7.6 Cc bc thc hin tnh gi thnh: Bc 1: To danh mc v vic, cng trnh
Danh mc yu t chi ph Danh mc b phn hch ton Cp nht nh mc nguyn vt liu Cp nht s lng sn phm d dang
Bc 2: Nhp nguyn vt liu, vt t c khai bo thm m v vic cng trnh to Xut kho nguyn vt liu, vt t c khai bo thm m v vic cng trnh to Cp nht cc phiu thu/chi khi pht sinh chi ph hoc doanh s thuc v vic, cng trnh
Cc chi ph c hch ton thng qua cc chng t nhp liu, v d nh: Phiu xut kho (nguyn vt liu sn xut sn phm) Phiu nhp kho (thnh phm, bn thnh phm) Chng t hch ton chi ph lng (phiu k ton) Cc chng t khc hch ton trc tip theo sn phm
Bc 3: Phn b chi ph lin quan v vic, cng trnh
Sau khi xc nh tiu thc phn b, ngi s dng khai bo bt ton phn b theo cng trnh v thc hin phn b t ng theo tiu thc chn
Bc 4: Tnh chi ph d dang cui k , tnh gi thnh v ln cc bo co lin quan n v vic cng trnh
Kim tra cng thc tnh d dang cui k v gi thnh, nu ph hp vi n v th thc hin tnh gi thnh. Nu cha ph hp th c th khai bo li 7.7 Bo co 7.7.1 Bo co chi ph theo T/khon Bng phn b chi ph chung (627) Bng phn b NVL & CCDC (152,153) Bng phn b tin lng & BHXH (334, 338) Bng phn b khu hao TSC (214) 7.7.2 Bo co theo v vic, cng trnh Bng k ct NVL Tng hp pht sinh lu k Tng hp pht sinh NVL Tng hp chi ph sn xut Bo co KQ SXKD 7.7.3 Cc bng k Bng k ct theo ngi s dng t nh ngha Tng hp pht sinh theo trng ngi s dng t N
53/64
PHN H TI SN C NH, CCDC 8.1 Chc nng Theo di TSC v CCDC v nguyn gi, gi tr khu hao, gi tr cn li, ngun vn, b phn s dng, mc ch s dng, nc sn xut, ngy a vo s dng, ... Theo di iu chuyn, l do tng gim TSC v CCDC. Tnh khu hao v ln bng phn b khu hao. 8.2 Thit lp cc danh mc 8.2.1 Danh mc l do tng, gim Ngi s dng to danh mc l do tng gim nhm theo di xuyn sut qu trnh t lc tng TSC, CCDC cho n lc gim TSC, CCDC.
8.2.2
Danh mc b phn s dng
8.3 Khai bo cc thng tin Ti sn c qun l theo ngun vn, l do tng gim, mc ch s dng, b phn s dng v theo nhm TSC. Phn 1- Thng tin chung: Ti khon TSC (TK211), Hao mn TSC (TK214), Ti khon chi ph (cc tiu khon tng ng ca cc ti khon 627, 641, 642), S thng khu hao. Phn 2- Thng tin ngun vn: M ngun vn, tn ngun vn, nguyn gi, gi tr hao mn ly k, khu hao, gi tr cn li Lu : Chng trnh cho php sa i gi tr khu hao hng thng.
54/64
8.4 Phn nhm TSC, CCDC Chng trnh cho php phn loi ti sn, cng c theo cc nhm khc nhau tin cho vic phn tch v tng hp thng tin. Chng trnh c 03 trng thc hin vic phn nhm ti sn, cng c. V d ta c th phn nhm ti sn theo chng loi, theo nc sn xut, theo cu hnh. Cch phn nhm tng t nh phn nhm hng ho, vt t. 8.5 Qun l thm bt cc b phn Sau mt thi gian s dng ti sn, cng c cng c php thm bt b phn s dng (ti sn, cng c dng chung nhiu b phn), ngi s dng c th khai bo chi tit b phn s dng theo ngy pht sinh. 8.6 Qun l v lun chuyn gia cc b phn Vic thc hin chuyn b phn s dng ti sn, vo chc nng chuyn b phn ti sn, ch chng trnh khng cho php xa hay sa b phn gc. Vic qun l ti sn s theo lch s ca ti sn. 8.7 Khai bo gim ti sn, cng c Mi khi mt ti sn b gim do thanh l hoc ht s dng th ta phi khai bo gim ti sn. Cc thng tin khai bo gm l do gim ti sn, ngy gim ti sn. 8.8 Khai bo thi khng tnh khu hao Mi khi mt ti sn khng tnh khu hao na th ta phi khai bo ti sn thi khng tnh khu hao na. Thng tin khai bo l ngy thi khng tnh khu hao.
55/64
8.9 Tnh khu hao thng v iu chnh khu hao thng Mi thng ta phi tnh mt ln v c s thay i g th phi tnh li. Gi tr khu hao do my tnh da trn s liu v cch tnh m ta khai bo phn thng tin v ti sn. Tuy nhin gi tr ny c th thay i theo mun ca ngi s dng phn iu chnh khu hao thng. Chng trnh cho php tnh khu hao theo nguyn gi hoc theo gi tr cn li v c th tnh da trn khai bo s thng m ti sn s khu hao ht hoc da trn t l khu hao thng. Khai bo v cch thc tnh ny c thc hin trong phn Khai bo cc tham s h thng. 8.10 Cc bc tnh khu hao TSC, CCDC Ngi s dng lu phn h TSC v phn h CCDC l hai phn h hon ton c lp vi cc phn h khc, chng ch c gn kt thng qua bt ton phn b khu hao. V th cc bc thc Bc 1: Cp nht chi ph mua TSC, CCDC vo phiu nhp mua hng (dch v), phiu chi Bc 2: Cp nht danh mc TSC, CCDC ti phn h TSC, CCDC - Khai bo thng tin y thng tin TSC, CCDC. Ch : m TSC, thi gian khu hao (s k khu hao), s chng t, tr gi. - Khai bo cc TK khu hao, TK chi ph, phc v vic tnh khu hao Bc 3: Mi thng, vo chc nng tnh khu hao thng tnh khu hao Bc 4: To bt ton, xo phn b khu hao thng qua cc ti khon khu hao, TK chi ph khai bo. y l bt ton gn kt vi phn h Tng hp. Ngoi ra, ngi s dng c th thc hin cc chc nng khc nh khai bo gim, thi khng tnh khu hao, iu chuyn ti sn,
56/64
CHNG V :
CC BT TON CUI K
1 BT TON KT CHUYN T NG
1.1 Danh mc cc bt ton kt chuyn t ng Danh mc kt chuyn t ng nm trong phn h Tng hp. thc hin kt chuyn t ng cn phi khai bo cc danh mc bt ton kt chuyn t ng.
Cc thng tin khai bo nh sau: Stt Tn trng Ghi ch 1 Stt Trnh t kt chuyn Lu khi t s STT, ngi s dng cn t s cch khong v tng dn theo th t chng trnh thc hin kt chuyn V d: 1, 3, 5, 7 khi khai bo st, ngi s dng c th b sung bt ton 2 Tn bt ton Tn bt ton 3 Tk ghi n Ti khon ghi n sau khi kt chuyn 4 Tk ghi c Ti khon ghi c sau khi kt chuyn 5 Kt chuyn 2 loi kt chuyn: T N qua C hoc ngc li 6 Theo v vic C hoc khng kt chuyn theo v vic Cc lu khi khai bo bt ton kt chuyn Ti khon nhn kt chuyn: phi l ti khon chi tit Ti khon kt chuyn i: c th l TK tng hp hoc chi tit
57/64
1.2 Thc hin kt chuyn Vic thit lp & thc hin kt chuyn t ng vo cui k do chng trnh t ng thc hin. Thc hin chy bt ton kt chuyn nm trong chc nng Cp nht s liu, s d trong Phn h Tng hp.
Mun thc hin bt ton kt chuyn no, dng phm cch (Space bar) nh du hoc b nh du chn bt ton . C th s dng phm Ctrl + A chn tt c. Nhn F4 thc hin kt chuyn t thng - n thng. Nu mun xo thng kt chuyn th chn tt c cc bt ton v nhn F8. Lu : Bt ton kt chuyn li l phi c thc hin sau cng, khi ngi s dng xc nh kt qu li hoc l th chn mt trong hai bt ton kt chuyn. 2 BT TON PHN B T NG 2.1 Danh mc bt ton phn b t ng Cui k thc hin cc bt ton phn b xc nh kt qu ca tng b phn: Bt ton phn b TK 627 cho tng sn phm Bt ton phn b TK 641, 642 cho tng ngnh hng, Thng tin cp nht: 2 mn hnh, mn hnh cho TK c v mn hnh chi tit TK n. Phm tt: Ctrl + F1 chuyn i gia 2 mn hnh Stt Tn trng Mn hnh 1 Stt Tn bt ton Ti khon ghi c Loi phn b Mn hnh 2 Ti khon n V vic M t do M bpht M sn phm Ghi ch Trnh t thc hin bt ton Tn bt ton Ti khon mang i phn b Chn trong danh sch Ti khon nhn phn b Nu loi phn b l v vic Nu loi phn b m t do Nu loi phn b l m bpht Nu loi phn b l m sn phm
58/64
2.2 Thc hin bt ton phn b Thc hin tng t ging nh bt ton kt chuyn t ng bng cch nhn F4
59/64
CHNG VI :
BO CO
1. GII THIU CHUNG Trong mi phn h u c mt h thng bo co, mun xem bo co lin quan n phn h no th ta chn Phn h tng ng vi bo co cn xem. V d: Bo co Tng hp nhp xut tn nm trong Phn h k ton hng Tn kho,
2. CHC NNG H TR BO CO 2.1 Xem bo co Chn bo co cn xem, chng trnh s th hin ln iu kin lc
60/64
Bo co s th hin di dng danh sch.
2.2 Cc phm chc nng Chng trnh h tr chc nng (Drill down) cho php truy ngc li chng t sa, xo ngay khi ang xem bo co, bng cch s dng phm F5 ti chi tit ca ti khon. Click vo cng c sa chng t. F5: xem tng pht sinh theo ti khon i ng Ctrl + F5: xem s chi tit ti khon F7: in bo co F10: tu chn xem bo co Cch bc thc hin sa s liu bo co khi pht hin sai st:
61/64
Bc 1: Nhn phm F5 ti dng s liu pht hin sai st v tip tc cho n s liu cui cng b sai. Bc 2: Click vo biu tng sa chng t ti mn hnh nhp liu Bc 3: Sa chng t ti mn hnh nhp liu Bc 4: Thot khi mn hnh nhp liu tr v mn hnh bo co Bc 5: Kim tra s liu xem c chnh sa chnh xc cha bng cch nhn vo biu tng lm ti s liu 2.3 In bo co ang mn hnh xem, nhn F7 in v xem mu bo co
Tiu bo co: c th chnh sa theo mun. My in: in bo co Preview: xem bo co trc khi in Tp Dbf: xut ra file Dbf Tp Excel: xut ra file Excel E-mail: gI E-mail Tin VND, Ngoi t: chn la kiu xem hoc in theo loi ngoi t no Bo co nhanh 2: xut ra dng tng t dng danh sch Xem bo co:
62/64
63/64
CHNG VII : KT CHUYN S D SANG NM

1. CHUYN S D SANG NM Chuyn s d cc ti khon: Phn h tng hp cp nht s liu, s d chuyn s d ti khon, cng n sang nm.
Chuyn s d hng tn kho: Phn h Tn kho cp nht s d chuyn tn kho sang nm.
2. CHN NM LM VIC Chn nm lm vic: Phn h h thng Qun l h thng chn thi gian nhp liu.
64/64

VLS 6.2-SQL

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

VLS 6.2-SQL

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.

CNG TY C PHN PHN MM VIT LONG

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

1. Thao tc v cc phm chc nng

2. Cc danh mc lin quan kho v hng ho vt t

3. Danh mc khch hng, nh cung cp

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

CHNG I : PHN H H THNG

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Khai bo ngi s dng v phn quyn

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

CHNG II : THIT LP CC DANH MC

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Ha n bn hng Phiu nhp hng bn b tr li Chng t b tr cng n

Bo co n hng Bo co doanh thu bn hng Bo co cng n phi thu Bo co thu GTGT

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

CHNG III : CP NHT S D U K

Click vo nt nhn th chng trnh s hin th mt bng danh sch ti khon.

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

M n v: nu n v c nhiu chi nhnh th chn ng n v a vo Ti khon: nu b trng th s th hin tt c cc ti khon cng n.

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

CHNG IV: CP NHT CHNG T

1.1 Cch trnh by mn hnh nhp liu:

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

2. PHN H TNG HP Phiu k ton

Thng tin cp nht:

Stt Tn trng Thng tin u phiu 1 S chng t

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Pht sinh n Pht sinh c Din gii M vv Nhm k

Thng tin cui phiu 1 Trng thi

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Cc thng tin phiu nhp nh sau:

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

9 Ti khon n 10 M v vic Thng tin cui phiu 1 Trng thi

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Phiu nhp khu

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

Hng dn s dng Phn Mm VLS FINANCE 6.2

n gi Thnh tin Tkdt ch danh

Gi vn Tin vn Thng tin cui phiu