K nng qun l h s: Khi qut chung, phng php lu tr.

BY NGHIALAM. TUESDAY, 9. OCTOBER 2007, 04:05:27 QUN L H S, NGH THUT LNH O

I/ KHI QUT CHUNG: 1. Qun l h s l g ? Qun l h s bao gm vic sp xp, thit k v xem xt li cc vn bn, h s trong t chc. N lin quan n vic phi hp cc nhim v, qun l, bo qun, tiu hy trong s hot ng ca mt t chc 2. Vai tr ca vic qun l h s - Gim chi ph mua sm thit b - m bo cung cp thng tin hp thi - X l cng vic nhanh gn, c hiu qu. - C th d dng tm h s khi nhn vin bnh, ngh vic ring. - Thun li cho vic chuyn giao thng tin h s khi nhn vin chuyn b phn, ngh vic 3. Nhng nguyn tc ca vic qun l h s C mt s nguyn tc phi tun th khi qun l mt h thng lu tr h s. - Nn c cch tip cn h s sao cho c th nhanh chng tm ra khi cn. - H thng nn n gin d hiu v d vn hnh, nu khng, c th c s nhm ln v nhng h s no c yu cu v lm chm tr vic truy cp. - Khi chn cho mnh mt h thng lu tr h s, cc doanh nghip cn lu n tnh linh ng c th m rng v nhn mt s lng ln h s khi cn. - Phi xem xt vic tit kim chi ph lp h thng v chi ph iu hnh n. Tnh c th nn c l mt l do quan trng bo m h thng c th ph hp vi khong trng sn c. - Phi xem xt tnh an ton chng li nhng th nh ha hon v s h hng h s do bi, cht bn v mt mt, tnh an ton ca cc h s mt. Tnh ph hp chung ca h thng trong iu kin hot ng ca t chc l mt xem xt khc. - Cch to ch mc ca h thng nn thch hp vi mc ch v cung cp tham chiu qua li i vi nhng ti liu bao gm mt s lnh vc. - Phi c s kim sot theo di bt k ti liu no c ly ra v theo du chng nu cn. H thng nn chnh xc, ngha l c gi cp nht ha vic lu tr khng b tt li pha sau. - Xy dng h thng sp t h s c hiu qu: phi m bo an ton cho ti liu quan trng v d tm khi cn s dng, thit lp cm nang, sch hng dn v danh mc sp xp. - Thit k v s dng cc biu mu thng nht theo s ch o chung. - Nh vy, mt t chc phi thit k h thng lu tr h s ca mnh ph hp vi cc yu cu v bo m rng h thng linh ng theo kp cc thay i, c bit l nhng thay i lin quan n vic m rng h thng v cc yu cu qun tr hin i. - Nn s dng nhng thit b cha ng hiu qu gi v phn bit nhng loi h s khc nhau. - Nn dng mu sc m ha cc tn mang li s nhn din tc thi i vi mt phn loi h s s dng mt mu no . - Ti liu ca h s nn lun lun a vo pha sau hng dn. Ti liu sau cng c lu tr nn pha trc h s. - Th t ca cc phn loi h s nn theo th t ca nhng mc chc chn c nu li trc tin. V d, khi s dng tn h th tn ring nn ng trc, tip sau l nhng ch vit tt ca tn hoc nu quc gia l nhng phn loi ch yu th chng nn c tip theo bi tn thnh ph v th trn. Tt c nhng phn loi h s da trn t ng nn theo th t

ch ci ca t hoc chui cc ch ci; cc t kp nn c x l nh mt t. Nn trnh vit tt trong cc tn gi h s. Cng nn trnh dng t ng ngha. - Ti liu nn c chia thnh nhng nhm nh hn lu tr. Nh vy, ti liu trong mt nhm theo th t ch ci c th c chia thnh nhng h s gm t A n F, G n L, M n R v t S n Z. cng p dng iu tng t cho ti liu lu tr theo s, theo a l hoc bng mt phng php khc II/ CC PHNG PHP LU TR - Lu theo vn, mu t: - Lu theo s, m s - Phng tin v thit b lu tr 1. Lu theo vn, mu t: S dng cho h s tn: - H s c nhn: b cc t liu lin quan n c nhn vo ba kp h s tn (hoc phong b) ring. Bn ngoi ghi tn v mt s thng tin c bn khc. Bn trong mi h s, sp xp cc t liu theo ngy thng t gn nht n xa nht. - H s hn hp: sp xp cc t liu theo vn mu t d truy tm cc t liu. - H s cng mt tn: nu pht sinh lin tc, hy phn loi theo tng giai on. - Cc h s khc nhau nhng c cng tn : t m ph sau tn, hoc s dng ba h s c mu khc phn bit. H s theo ch : - Tn ch cn t c th, - Khng dng ch m h, chung chung - S dng cc tiu v ph cho cc h s theo ch - S dng cc cng c h tr, nh: th hng dn theo vn mu t, th hng dn theo ch chnh, kp h s (cng c th to lp trn my tnh). - Kp h s c th dng cho cc dng: h s c nhn, h s cho mi tiu chnh. - Cn c mt bng mc lc cc ch trnh vic m h s khng c trong ch , gy kh khn cho tm kim. H s theo a danh: - Cn thit lp danh mc cc a danh ging nh mt ch . - Cn c cch tra cu cho theo tn, ch d truy tm (nn dng my tnh). 2. Lu theo s, m s - H thng lu tr s lin tc (tng dn): n gin, khng ht s. - H thng lu tr s dng s t nhin (nh l mt dng m s), v d: 7-25-30. - H thng lu tr bng m s: s dng kt hp ch v s, trong thng thng cc ch l cc m hiu, cc s ch th t trong m . 3. Phng tin v thit b lu tr - Phng tin giy: t k tiu chun vn phng, t k m (khng ca), t k di ng, t k an ton, t k xoay, t k c bit c phm n, t k lin hp, thit b h s quay, thit b bnh xe, - Phng tin in t: a mm, a cng, a CD-ROM, chp vi phim, - Vt dng b tr: nhn ba kp, nhn th ch dn, nhn ngn ko h s, ba kp 'out' D s dng phng tin lu tr g, p dng vt dng h tr tm kim no, th vic p dng

khoa hc k thut vo cng tc ny l rt quan trng trong thi i ngy nay, m ph bin nht hin nay l my vi tnh c nhn. 4. Sp xp h s theo s v theo thi gian - Phng php s phn loi cc h s th thun tin, c bit khi cc ti liu c nh s. - Phng php ny c th thc hin theo nhiu cch. C th c mt h thng k s cui. Khi h thng ny c thc hin bng cch c s t phi sang tri,n gip loi tr nhng sai st v ngi ta khng c thi quen c theo cch ny v do s cn thn hn khi c. - Phng php s cng c c dng phn tn hot ng lu tr v cho php d dng ly ra nhng ti liu khng cn dng n na. Nhng thun li: - N c th d dng m rng; - N mang li mt s bo mt no ; - N cho php nhn din hiu qu cc mc; - S h s cng c th cung cp mt s tham chiu. Cc bt li l: - Chi ph chun b mt ch mc v thi gian thc hin iu ; - Nu cc ch s trong cc s tham chiu b i ch, mc s b a vo sai h s m khng may thay, iu ny rt d xy ra. 5. Sp xp h s theo trnh t thi gian - Cc ti liu c lu tr theo mt trnh t thi gian no , c bit l theo ngy thng hoc c th theo thi gian pht sinh. - Cc h s c th c chia theo ngy, tun, thng, qu hoc nm ty theo s lng ti liu c lu tr. - H thng ny thng c s dng phi hp vi nt trong nhng phng php phn loi khc. Do , l iu ph bin khi h s c lu tr theo th t ch ci v s dng trnh t thi gian bn trong h s. Thun li:h thng ny rt tin li v tit kim c khng gian nhiu nht v cc h s c th c lu tr ngu nhin v vic truy cp tm kim c th t ng nu a ch l chnh xc,v d: nh l bit tn file. Nhc im: phng php ny gp nhiu kh khn trong vic bo qun d liu v khng gi c trong thi gian qu lu. 6. Sp xp h s theo vn, mu t - Phn loi theo th t ch ci c da trn tn h s. Vic phn chia thnh nhm nh h thng c th t c trn mt c s khoa hc, ngha l bng cch hi xem nhng tn no thng hay bt u nht trong mt quc gia. Nhng s phn chia h thng c th c xc nhn v mt thng k. Mt khi quyt nh nhng s phn nhm ch yu th chng c th c chia nh thnh nhm nh hn. Nn c th cho php m rng nhng nhm ch yu v nhng nhm nh ny gim thiu bt k vic chia nh no hn na sau ny. - Phn loi theo th t ch ci c da trn tn h s. Vic phn chia thnh nhm nh h thng c th t c trn mt c s khoa hc, ngha l bng cch hi xem nhng tn no thng hay bt u nht trong mt quc gia. - Nhng s phn chia h thng c th c xc nhn v mt thng k. Mt khi quyt nh nhng s phn nhm ch yu th chng c th c chia nh thnh nhm nh hn. Nn c th cho php m rng nhng nhm ch yu v nhng nhm nh ny gim thiu

bt k vic chia nh no hn na sau ny. Thun li: l tham chiu trc tip c trao i cho h s do khng cn ch mc, dng nh y l mt cch lm d dng lu tr h s, d hiu, v c th nhanh chng kim sot xem c bt k ti liu no b lu tr sai hay khng. Cc bt li ca phng php ny bao gm: nu c nhng tn thng dng, c th trng nhau. 7. Sp xp h s theo ch : y l mt bin th ca phng php phn loi theo th t ch ci, trong cc ti liu c sp xp theo phn loi ch yu ca tiu ch , v d nh bo him hoc bt ng sn. Trong nhm ch yu s c nhng phn loi nhm nh hn. Thun li: Phng php phn loi theo ch d dng v tin li cho vic m rng. N cng mang li mt phng php hu ch khi cc ch c xc nh r rng v khi ngi ta quen thuc vi n th vic truy cp s d dng hn. Kh khn: - C th c vn phi thit lp nhng phn loi thch hp, thng i hi rt nhiu tham chiu qua li v i khi cn c mt ch mc phc tp. - Thng khi kiu phn loi ny c dng th s hnh thnh mt h s ln cha cc mc linh tinh vi rt nhiu ti trong , trong khi trong mt h thng lu tr tt th mt h s ch cha ng nhng ti c lin quan. iu ny dng nh do s min cng m mt h s ring bit cho tng ch trong h s linh tinh. 8. Sp xp h s theo a l - Khi dng phng php a l, cc h s c sp xp theo cc a im nh qun, thnh ph cho phn loi ch yu. Sau c th s dng cc phn loi nh hn theo mu t. - Phng php a l i khi c gi l sp xp theo a im. iu ny l d hiu v nim ca n n gin v ngi s dng khng sm th mun cng s quen thuc vi nhng khu vc a l c lin quan. Thun li: n cho php mt s ngi s dng nhng h s cng mt lc m khng gy cn tr cho nhau; n d hiu; v truy cp thun tin nu bit a im. Bt li: l ngi s dng cn phi c mt hiu bit no v khu vc a l c lin quan, c bit khi c mt s tn ni chn tng t; phi bit ni chn ca mt thng tin; v phng php ny cn c mt ch mc h tr. H thng a danh cng rt c ch trong cc hot ng nh nghin cu th trng qung co trc tip bng th t bu in v d bo thi tit. 9. Qun l phn tn theo b phn u im - Trnh c s tr hon khng cn thit - D dng thc hin - Tch bit h s vi cc b phn khc Nhc im:

- C s trng lp khng cn thit ca thit b v h s trong cc b phn. - Nhn vin thc hin khng c hiu qu v h phi thc hin nhiu cng vic khc nhau trong vn phng. - Khng thng nht trong cc b phn dn n kh qun l chung - Nhng ti liu quan trng kh bo mt. - Nhng vn bn c lu tr cc b phn ch gi mc ti thiu v tm thi. 10. Qun l theo tp trung Qun l tp trung c th gip gim s trng lp h s v thit b, tit kim thi gian sp xp hoc phn phi theo yu cu do c nhn vin chuyn trch thc hin. 11. Nhng h thng lu tr hin i Mt vn ch yu ca lu tr ti liu l chng chim khong trng khng gian qu ln. c hai bin php khc phc cho iu ny: (1) S dng rng ri vi phim gim thiu kch thc v gi li cc h s; (2) S dng rng ri vic lu tr bng my tnh, c bit l lu tr bng a cng nm trong my. Chc nng th 2 ang ngy cng c s dng rng ri khi m my tnh ngy cng tr nn r hn v nh hn. - Vic dng k thut vi phim qun l h s tr nn ph bin trong nhng nm gn y do nhng ci tin trong cc thit b dng sao chp hoc cung cp bn sao lm cho qu trnh ny tr nn d dng, nhanh chng, r hn v c bit l do chi ph ngy cng tng ca khong trng cn thit cho vic lu tr nhng ti liu gc v chi ph nhn s duy tr, truy cp chng lm cho nhng nh qun l phi suy ngh kh nhc v cch thc hin chc nng ny. Nhng nh qun tr thng c th chng minh cho s tin u t ln vo thit b cn bng vi chi ph ca vic m rng t chc v mt vt cht c ch lu tr. - Nhng thun li ca vic chp vi phim: thng tin trn ti liu c thu nh li ch chim cha n 1% khong trng ca ti liu gc, c th to ra nhng h s c kch thc thng nht, chi phi r v nhanh chng s dng ti nhng a im khc. Tuy nhin bt li ch yu l vn cp nht ha. iu ny ch c th gii quyt tr khi s dng mt h thng tri chiu rng ca nhng tm phim bng cc phim cp nht. - C nhiu hnh thc lu tr h s trn vi phim, trong microfiche c s dng rng ri nht. Tt c u c cng nim, ch c dng thc l khc nhau. - Rool and reel: trong phng php ny, cc ti liu c sao chp phim tun t dc theo cun phim. Khi s dng phng php ny cch tt nht l nn cc h s ti liu theo mt th t no khng thay i, v d nh th t ngy thng. iu ny lm cho cun phim cha nhng ti liu h s mt cch hu hiu. c c phim, tc c h s theo dng ny, ngi ta phi s dng mt my c phim, nu mun bn sao h s trn giy, phi s dng mt my c v in. - Cassette, cartrige v magazine: y ch l nhng cng c ch n thun l m rng ca cch s dng mt cun phim. S dng cch ny gip bo v phim mt mc no trnh khi bi, bn v hao mn tuy nhin nhc im ln nht ca phng php ny l s cng knh khng ng - Microfiche: y l cch c s dng rng ri nht. Microfiche l mt tm phim cha nhiu dng hnh nh micro. Mt micro c th c nhng kh nng cha ng khc nhau, thu nh s dng ty thuc vo cht lng ca ti liu c chp. Phng php ny cc trang ti liu c nn li mt qu trnh thu nh ti a v th h s c th c lu tr trong mt khong trng nh. xem mt microfiche cn c mt my c c bit.

- Microfiche thng c lu tr trong mt bao cng trong sui t trong mt ci v hai mt, kch thc tu thuc vo s h s c lu tr. Ci v ny s cho bit nhng microfiche no c lu tr trong v mi tm phim s cho bit r nhng hnh nh ca ti liu no c chp trn phim qua pha trn cng ca phim, thng c nh du trong qu trnh chp. - Khung v jacket: cung cp mt phng tin linh ng hn cho vic lu tr tun t cc h s bng vi phim, khung v jacket c th cha trong nhng di vi phim c ra. Tnh linh ng ch khi thng tin trn mt di phim thay i th n c th c rt ra c thay th bng mt di phim khc ch thng tin mi. Tuy nhin, mt lu tr h s b gii hn trong phng php ny. - Th c l: cha vi phim c pht trin gip truy cp thng tin. C th truy cp thng tin nhanh chng bng cch sp xp th t bng my cc th cha thng tin ny. Phng php ny thng c dng lu tr nhng bn v, c yu cu truy cp thng xuyn

K nng qun l h s: Quy trnh lu tr h s

BY NGHIALAM. TUESDAY, 9. OCTOBER 2007, 04:20:23 NGH THUT LNH O, QUN L H S

K trc: http://my.opera.com/qtdn/blog/ky-nang-quan-ly-ho-so-khai-quat-chung III/ QUY TRNH LU TR H S - Xc nh chnh sch qun l h s. - Xy dng quy trnh. - Hun luyn - T chc sp xp. - Lp danh mc. - Theo di, cp nht 1. Xc nh chnh sch qun l h s. Cc chnh sch qun l h s ca DN bao gm: - Thi gian lu tr ca tng loi h s (k t khi lu), v d: 5 nm. - Vic qun l cc loi h s mt, tuyt mt. - Ngi c php tip cn cc loi h s. 2. Xy dng quy trnh. Quy trnh qun l h s lin quan n ni dung sau: - Xc nh phng php lu tr h s. - Xc nh phng php hu h s. - Phng php lp v cp nht danh mc h s. - Phng php nhn dng v phn loi h s. - Phng php sp xp v bo qun h s 3. Hun luyn - Ph bin cho nhn vin v quy nh v th tc qun l h s ca DN. - Gii thch v lm mu cho nhn vin. - K tn vo bin bn hun luyn.

4. T chc sp xp. - Chun b cc phng tin, cng c. - Ln k hoch thi gian t chc sp xp. - T chc vic sp xp: ngy hi h s 4.1 Cc cng c phng tin: - Chun b cc t, k ng h s. - Cc loi ba cng, ba l. - Giy dn sticker, ko, h dn. - a CD v u ghi 4.2 Ln k hoch v thi gian - Thng thng vic t chc li h thng h s mt t - 1 ngy. - Cc DN c th chn phng php sp xp dn dn, nhng cui cng vn phi t chc 1 bui tng v sinh. - Thng bo cho nhn vin chun b sp xp cng vic. - Thng bo cho phng nhn s h c chun b lin quan n ti sn, in 4.3 T chc thc hin - Hp nhn vin thng bo li th t cc cng vic. - Gii thch cc yu cu. - Lm mu cho nhn vin mt ln. - Tin hnh ghi list h s giy v h s my tnh. - Dn cc sticker. - Sp xp li h thng h s. 5. Lp danh mc. - Mi nhn vin nn c mt danh mc ring. - Trng phng qun l cc h s ca phng, h s chung.

6. Theo di, cp nht

- Cp nht cc h s pht sinh vo danh sch. - Kim tra danh mc h s nh k ca nhn vin.