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FACULTAD DE INGENIERA Programa de Ingeniera Industrial

LOGSTICA DE APROVISIONAMIENTO Nelson Javier Tovar Perilla Ingeniero Industrial 2009

INGENIERA INDUSTRIAL

PROGRAMA
1. Clasificacin de la logstica 2. Logstica de aprovisionamiento 1.1 Definicin y objetivos 1.2 Tipos de compra 3. Proceso de gestin de aprovisionamiento 2.1 Identificacin de necesidades 2.2 Seleccin de proveedores 2.3 Emisin y seguimiento de pedidos 2.4 Recepcin e inspeccin 2.5 Aprobacin y pago de facturas 2.6 Control de resultados

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CLASIFICACIN DE LA LOGSTICA
PROVEEDORES PLANTAS CLIENTES

LOGSTICA DE PRODUCCIN LOGSTICA DE APROVISIONAMIENTO LOGSTICA INVERSA


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LOGSTICA DE DISTRIBUCIN

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LOGSTICA DE APROVISIONAMIENTO (I)


La Logstica de Aprovisionamiento es el conjunto de Actividades, Procedimientos, Mtodos, Recursos y Personal necesarios para Recibir, Gestionar y Satisfacer las necesidades y requerimientos de los diferentes departamentos de la organizacin en cuanto a Materiales, Insumos y Servicios. La Gestin de Aprovisionamiento incluye la seleccin y gestin de proveedores de mercancas y servicios, la negociacin de precios y trminos de compra, y la adquisicin de mercancas y servicios de calidad.

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LOGSTICA DE APROVISIONAMIENTO (II)


OBJETIVOS Apoyar la consecucin de los objetivos estratgicos, tales como, el plan de negocio, la estrategia de produccin, la creacin de valor para el cliente y el accionista, etc. Minimizar el costo total de la gestin de compras.

Precio De Compra Costo Material Costo Personal Costos Indirectos Transporte Costo Gestin Materiales

Costo Interno Adquisicin Costo Calidad Costo Inventario Costo Administracin

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LOGSTICA DE APROVISIONAMIENTO (III)


OBJETIVOS Mejorar la calidad y el flujo de los bienes y servicios. Encontrar fuentes de suministro competentes y fiables. Soportar y responder a los cambios en la demanda de los clientes. Minimizar el riesgo de aprovisionamiento o fluctuacin de los precios. Gestionar a los proveedores para reducir el gasto. Establecer alianzas con los proveedores claves.

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PROCESO DE DECISIN DE COMPRA TIPOS DE COMPRA


RECOMPRA DIRECTA: Situacin en la que el departamento de compras reordena en forma rutinaria. RECOMPRA MODIFICADA: Situacin en la que el comprador modifica las especificaciones, el precio, requerimientos de entrega u otras condiciones del producto. OPERACIN NUEVA: Situacin en la cual un comprador adquiere por primera vez un producto o servicio.

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PROCESO DE LA GESTIN DE APROVISIONAMIENTO


IDENTIFICACIN DE NECESIDADES CONTROL DE RESULTADOS SELECCIN DE PROVEEDORES

APROBACIN Y PAGO DE FACTURAS RECEPCIN E INSPECCIN


Fuente: Pricewaterhouse Coopers Logstica Empresarial

EMISIN Y SEGUIMIENTO DE PEDIDOS

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1. IDENTIFICACIN DE NECESIDADES
Deteccin de la necesidad de adquirir un bien o servicio por parte de un usuario. Comunicacin del usuario al Departamento de Compras del bien o servicio solicitado. Descripcin detallada. Cantidad requerida. Fecha de recepcin. Posible proveedor. Valor aproximado. Solicitante.

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Formato de Pedido - Ejemplo

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Formato de Pedido - Ejemplo

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Formato de Pedido - Ejemplo

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2. SELECCIN DE PROVEEDORES
1. Seleccionar y ponderar los factores a utilizar para la evaluacin de los proveedores. Precio, Entregas a Tiempo, Calidad, Servicio Tcnico, Ayuda en Emergencias, Comunicaciones, Ideas para la Reduccin de Costos, Programa de Manejo de Inventarios, Imagen, Confiabilidad, Disponibilidad y Flexibilidad del Suministro, etc. 2. Determinar los posibles proveedores de cada producto o materia prima. 3. Analizar y evaluar cada proveedor. 4. Realizar la negociacin con el proveedor (contratos). 5. Disear e implementar un sistema de comunicacin Cliente / Proveedor.
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Qu entendemos por servicio de un proveedor?


Abierto al Cambio Accequible a Negociar Acceso : Localizacin, Transporte Accin de respuesta rpida Actitud de servicio Actitud Positiva Actitud Gana Gana Actualidad de Productos Adaptabilidad Agilidad Alianzas estratgicas Alternativas a lo solicitado Alternativas del mercado Amabilidad Amor a lo que hace Anticiparse a problemas Aseguramiento de producto Asesora Asesora permanente Asesora Post Venta Asesora preventa Asistencia Tcnica Atencin a reclamos Atencin Inmediata a Emergencias Atencin Oportuna Atencin Personalizada Atencin telefnica Avisar alzas de precios Avisar cambios tecnolgicos Ayuda para localizar lo que necesitamos Buen manejo del producto Buena Atencin Buena organizacin administrativa Buenas Comunicaciones Calidad confiable Calidad de la atencin Calidad del Servicio Calidad Humana Canales de Comunicacin Canales de entrega buenos: transporte, horarios Capacidad de negociacin Capacidad de respuesta Capacidad Econmica Capacitacin en mantenimiento bsico Capacitacin para uso Catlogos Cero accidentes Cobertura Colaboracin Comodidad Compromiso Comunicacin Comunicacin Constante Comunicacin efectiva Comunicacin permanente Condiciones comerciales Condiciones de Pago

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Qu entendemos por servicio de un proveedor?


Confiabilidad Confidencialidad Continuidad Correccin de fallas Cotizaciones inmediatas Creatividad Cultura Cumplimiento con lo pactado Cumplir especificaciones Demostraciones de funcionamiento Desarrollo de productos Desarrollo Tecnolgico Descuentos Despacho sin legalizar contrato Devolver llamadas Disciplina Discrecin Disponibilidad de mercanca Disponibilidad y accin Disposicin a negociar Dispuesto al dilogo Documentacin organizada Don de gente Economa (ahorro) Efectividad Eficacia Eficiencia E-mail Entrega en nuestra empresa Entrega oportuna Entrenamiento Estabilidad Estndares Estandarizacin Experiencia Fcil contacto Facilidad de Negociacin Facilidades de pago Facilitar muestras Fax Fichas Tcnicas Fidelidad Filiales en sitios requeridos Flexibilidad Fuente de informacin Garanta Real Hablar igual lenguaje que Nosotros Hacer demostraciones Importancia que nos d Incondicionalidad Informacin completa sobre productos y servicios Informacin en tiempo real y veraz Informe sobre percances Infraestructura Innovacin Instalacin y puesta en marcha Inters en proponer mejoras para mi empresa

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Qu entendemos por servicio de un proveedor?


Inventarios Lealtad Lealtad en desarrollos Liderazgo en el mercado Listo a Negociar Localizacin Logstica Llenar expectativas Llevar control de mis inventarios Manejo adecuado de aumentos Mantener existencias Mantenibilidad Mantenimiento Oportuno Mantenimiento Preventivo Material de apoyo publicitario Material en Consignacin Mejoramiento continuo Mente abierta Muestras No daos a terceros No entregas defectuosas No hablar mal de su competencia No impacto ambiental No Prometer lo que no pueda cumplir Oportunidad de entrega Optimizar Trmites Organizado Orientacin en mis necesidades Paciente para cobrar Pendiente de nuestra necesidad, sin ser cansn Personal Calificado Plazos de entrega de muestras y productos Poscompra Posventa Precios competitivos Presentacin del producto Presentacin: producto, locacin y personal Presto a cotizar Primero nosotros Proactividad Productos potenciales que ofrecera Profesionalismo Puntualidad Que Avise Cambios: Precios, Huelga Que Brinde Alternativas Que sepa llevar la carta a Garca Rapidez Rapidez en emergencias Recursivo Renovacin Reposicin Reposiciones Repuestos en existencia

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Qu entendemos por servicio de un proveedor?


Respaldo Respetar pactos Respetuoso Responder positivamente Responsabilidad Respuesta gil en garantas Respuesta eficiente y real Respuesta rpida a problemas de calidad Respuestas concretas Riesgo del pas productor lo corra Satisfacer necesidad Seguimiento a entrega Seguimiento al producto, especialmente cuando es nuevo Seguridad Seriedad Sin obstculos Sinceridad Sinceridad en cuanto a especificaciones Sistema de informacin de Mercadotecnia integrado: confiable y oportuno. Solucin inmediata a problemas Soporte tcnico Suministro de repuestos Tiempo de entrega Tiempo Optimizado Trabajo en Equipo Transfiera Reducciones de Costos Transporte Trato del producto Trato personalizado Ubicacin Valor agregado Voluntad Fuente: Ivn Alviar Machado. Consultor Empresarial. Cada punto anterior debe ser especificado en detalle, de tal manera que pueda determinarse clara y completamente en qu consiste el SERVICIO que se requiere del Proveedor, quien a su vez deber confirmar si est en capacidad de cumplir. Dependiendo del producto o servicio que se requiera, se aplicarn unos o todos los parmetros anteriores. El servicio que esperamos nunca debe suponerse a darse por conocido. Es necesario comunicarlo para lograr claridad y compromiso del proveedor y si es del caso firmar contrato de suministro, que lo incluya.

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Mtodos de Seleccin de Proveedores


MTODO DE PONDERACIN DE FACTORES MTODO COMBINEX MTODO DE POLIOPTIMIZACIN

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Mtodos de Seleccin de Proveedores


MTODO DE PONDERACIN DE FACTORES Determinar los posibles proveedores o alternativas (i) Seleccionar los criterios de evaluacin (j) Obtener la informacin de los posibles proveedores en los respectivos criterios de evaluacin (aij) Preanlisis de dominancia (Criterios y Alternativas) Normalizacin de los datos (maximizacin) Seleccin de los pesos o ponderaciones de los diferentes criterios Clculo de los resultados Suma ponderada Ri = j (wj * aij) Producto ponderado Ri = j (aij wj)
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Mtodos de Seleccin de Proveedores


MTODO DE PONDERACIN DE FACTORES Normalizacin de datos
Procedimiento 1 Procedimiento 2 Procedimiento 3

Definicin

Regresin Lineal

ai / max ai

ai / ai

Vector Normalizado

min max Relacin lineal entre 2 valores

0-1 Porcentaje del mximo ai

01 Porcentaje del total ai

Interpretacin

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Mtodos de Seleccin de Proveedores


MTODO DE PONDERACIN DE FACTORES Seleccin de los pesos o ponderaciones Juicio de expertos (asignacin directa o clasificacin) Mtodo de la entropa Evaluaciones normalizadas por el procedimiento 3 Clculo de la entropa Ej de cada criterio Ej = - k i (aij * log aij) k = 1 / log m (m es el nmero de alternativas) Clculo de la diversidad Dj de cada criterio Dj=1 - Ej Clculo de los pesos wj = Dj / j Dj

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Mtodos de Seleccin de Proveedores


MTODO COMBINEX Determinar los posibles proveedores o alternativas Seleccionar los criterios de evaluacin Obtener la informacin de los posibles proveedores en los respectivos criterios de evaluacin Preanlisis de dominancia (Criterios y Alternativas) Calcular la matriz de ponderacin de factores
0: menos importante 1: ms importante = igualmente importante

Calcular las matrices de ponderacin por factores


0: peor 1: mejor = igual

Calcular la matriz de ponderacin factor / proveedor Calcular el valor de cada proveedor Vi = j Wij / Costoi
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Mtodos de Seleccin de Proveedores


MTODO DE POLIOPTIMIZACIN Determinar los posibles proveedores o alternativas (i) Seleccionar los criterios de evaluacin (j) Obtener la informacin de los posibles proveedores en los respectivos criterios de evaluacin (aij) Preanlisis de dominancia (Criterios y Alternativas) Identificacin por criterio de los valores que mejor satisfacen los objetivos Clculo del grado de satisfaccin (wij) Criterio Maximizacin: wij = aij / max aij Criterio Minimizacin: wij = (min aij + max aij aij) / max aij Determinacin del grado de satisfaccin total (Wij) Wij = j (wij) / n
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Mtodos de Seleccin de Proveedores


CALIDAD (%) P1 P2 P3 P4 P5 P6 NIVEL DE SATISFACCIN Logstica Empresarial 95 95 95 95 95 95 90 INF PRECIO ($ / UND) 150.000 180.000 210.000 160.000 140.000 190.000 200.000 SUP TIEMPO (DAS) 7 6 9 7 8 7 8 SUP GARANTA (AOS) 1 2 0.5 1 2 1 1 INF

Juego de Negociacin
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OBJETIVO: DINERO. OBJETIVO: GANAR LA MAYOR CANTIDAD DE DINERO.
ELECCIN GRUPO A Sello Sello Cara Cara VUELTA 1 2 Negociacin Opcional 3* 4 Negociacin Opcional 5** 6* TOTAL * Los puntos se doblan ** Los puntos se multiplican por 4 GRUPO B Sello Cara Sello Cara VOTOS A B GANANCIA (millones) GRUPO A + $3.oo - $6.oo + $6.oo - $3.oo GRUPO B + $3.oo + $6.oo - $6.oo - $3.oo PUNTOS ACUMULADOS A B

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Variables de Negociacin
Poder de Negociacin Tiempo de la Negociacin Informacin Disponible tica de los Negociadores

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Tipos de Contratos
CONTRATO DE SUMINISTRO Suscriptores Proveedor Consumidor Objeto Obligaciones del proveedor Obligaciones del consumidor Naturaleza del suministro Duracin Cesin Representacin Clusula compromisoria CONTRATO DE FABRICACIN Suscriptores Ordenante Fabricante Objeto Precio Pago Entrega Procedimiento para la entrega Materia prima Duracin Obligaciones del fabricante Obligaciones del ordenante Clusula penal Clusula compromisoria

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Fuente: Comercio. Fuente: Cdigo de Comercio.

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LEVI STRAUSS & CO


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Pautas Globales de Operacin y Produccin Trminos de Contratacin


1. Normas de tica 2. Requerimientos legales 3. Requerimientos Ambientales 4. Participacin en la Comunidad 5. Normas Laborales
Trabajo de menores Trabajo penitenciario y trabajos forzados Prcticas disciplinarias Jornada laboral Salarios y prestaciones Libertad de asociacin Discriminacin Salud y seguridad

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Relaciones con los Proveedores

COMPETITIVA Suma cero (GANA PIERDE) Corto plazo Poder de compra Capacidad negociadora Muchos proveedores

COOPERATIVA Asociados (GANA GANA) Largo plazo Esfuerzo conjunto Compartir informacin y ahorros Pocos proveedores o nico

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3. EMISIN Y SEGUIMIENTO DE PEDIDOS


El proceso de solicitud de pedido empieza cuando el comprador emite una orden y finaliza cuando el pedido es aceptado por el proveedor. Los factores crticos de xito de este proceso son: Respetar los acuerdos (contratos). Tiempo. Medios de comunicacin. Correo. Telfono. EDI. Fax. Internet.
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4. RECEPCIN E INSPECCIN
Aceptacin del material que est llegando. Descarga del material del medio de transporte. Almacenamiento de los pedidos aceptadas. Preparacin del material de los pedidos rechazados. Verificacin y documentacin de la cantidad y condicin del material (inspeccin de calidad). Introduccin de la informacin del material recibido en el sistema de inventarios. Comunicacin del recibo al usuario. Despacho del pedido al usuario.

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Certificacin de Proveedores
Proceso de comprobacin de la CAPACIDAD de un PROVEEDOR para suministrar productos y servicios de acuerdo a las necesidades del cliente. Proceso de evaluacin profunda de aptitudes: Costo Calidad Entrega Flexibilidad Anlisis de procesos. Revisin de documentacin para verificar integridad y precisin
CERTIFICACIN

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Proceso de Administracin de Inventarios


Subproceso de Planeacin Consecucin de los planes y normas

Subproceso de Programacin

Modelos y sistemas de inventarios

Subproceso de Ejecucin

Reposicin de los materiales

Subproceso de Control y Gestin

Anlisis de resultados

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Diagrama de Flujo de los Inventarios


PROVEEDOR Inventario de Materia Prima Inventario de Subensambles Material de Empaque Trabajo en Proceso Fabricado Trabajo en Proceso Subensambles Trabajo en Proceso Ensamble Final Inventario de Producto Terminado CLIENTE Logstica Empresarial Componentes Comprados y Fabricados

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5. APROBACIN Y PAGO DE FACTURAS


El responsable de las cuentas por pagar debe recibir en orden la siguiente documentacin: Notificacin de la recepcin del pedido. Orden de pedido y orden de compra. Factura del proveedor. La informacin contenida en estos documentos, debe incluir los siguientes aspectos: Nmero de pedido. Nmero de la orden de compra. Cantidad y precio acordado, que deben coincidir en todos los documentos.

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6. CONTROL DE RESULTADOS
Evaluacin a posteriori de la actuacin y desempeo de los proveedores en sus relaciones con la compaa y de los productos suministrados: Registro de todas las incidencias con los proveedores o con los productos en el sistema de informacin. Clasificacin y calificacin de las incidencias: incumplimiento de plazos, cantidades, mala calidad, etc. Evaluacin peridica de los proveedores analizando el servicio prestado (indicadores de gestin). Comunicacin de la evaluacin al proveedor.

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