)THIẾT KẾ REPORT ) BÁO BIỂU

Giới thiệu ./1

Báo biểu là 1 hình thức trình bày báo cáo
ra giấy. Ví dụ như Danh sách Sinh Viên;
Danh sách Bảng lương hay Bảng báo cáo
Công nợ Khách hàng v.v..
Trong Access, ta có thể tạo ra báo biểu
bằng công cụ Auto, Wiazd hay tự thiết kế
(Design), hoặc tạo tự động rồi sau đó hiệu
chỉnh (Design) lại.
Để tạo được báo biểu, việc trước tiên là ta
phải chuẩn bị số liệu có thể từ Table hay từ
những câu truy vấn.
Trang 1
)THIẾT KẾ REPORT ) BÁO BIỂU
Tạo báo biểu bằng Auto ./2
Report
Để tạo báo biểu bằng AutoReport ,
tại cửa sổ DataBase
Click chọn mục Report New
AutoReport (Columnar,Tabular)
Tiến hành chỉ định dữ liệu nguồn của
báo cáo (tương tự như cách tạo biểu
mẫu (form). Access sẽ tự động tạo ra
Báo biểu (Report) và yêu cầu ta đặt
tên cho nó.(xem hình)
Trang 2
Tạo báo biểu bằng Auto Report Lựa chọn kiểu dáng Report
sẽ tạo tại đây

Lựa chọn nguồn dữ liệu để tạo Report

Trang 3
 : Chú ý
Khi ta cho thực hiện báo biểu mà thấy xuất hiện thông
báo (như hình) thì điều đó có nghĩa là báo biểu của ta
thiết kế đã vượt quá chiều ngang của trang giấy. Vì thế
khi thiết kế Báo biểu (Report), ta không nên để thừa
các khoảng trống không cần thiết.

Trang 4
)THIẾT KẾ REPORT ) BÁO BIỂU
Tạo báo biểu bằng Report ./3
Wizard
Để tạo báo biểu bằng Report Wizard ,
tại cửa sổ DataBase, Click chọn mục
Report New; Report Wizard
(Columnar,Tabular) rồi tiến hành chỉ
định dữ liệu nguồn của báo cáo(
tương tự như cách tạo biểu mẫu
(form). Tuy nhiên ở cách tạo này
Access cho ta chi tiết lựa chọn các
trường (Field) hơn cách AutoReport ở
trên.Ví dụ như chỉ định trường (Field)
Trang 5
Chỉ định trường (Field) tham gia báo cáo

Trang 6
 Nếu như báo biểu của ta có phân nhóm dữ liệu thì
sau khi chỉ định phân nhóm xong, ta có thể dùng các
nút mũi tên ở phần PRIORITY để thăng cấp hay giáng
cấp dữ liệu. Và Click vào mục Grouping Options để
chỉ định cách thức, thứ tự hiển thị dữ liệu

Click mouse vào

nút các mủi tên
để quyết định
thăng cấp hay
giáng cấp dữ liệu
dùng phân nhóm

Trang 7
 Ở bước kế tiếp ta có có thể chỉ định sắp xếp dữ liệu báo cáo
cho các trường

Click mouse vào

nút mủi tên
để chỉ định sắp
xếp thứ tự cho
Field Name

Nếu có phân nhóm, hãy Click vào

Nút này để chỉ định thống kê cho nhóm Trang 8
 Ở bước kế tiếp ta có có thể chỉ định sắp xếp dữ liệu báo cáo
cho các trường

Click mouse vào

Tên phép toán
thống kê cho
Field Name
được phân nhóm

Trang 9
Và ở bước cuối cùng là bước trả lời câu hỏi “ How Would you like
to lay out your report?” có nghĩa là bạn hãy lựa chọn một mẫu
trình bày báo cáo được thiết kế sẳn của Access, và hướng giấy thể
hiện của báo cáo.

 Chú ý :
khi ta dùng nhiều trường (Field) trong 1 phân cấp nhóm, Ví
vụ như Mã Lớp , Tên Lớp trong phần tiêu để nhóm thì ta nên
chỉ định 1 trường rồi sau đó Design thêm, còn nếu không
Access sẽ tự động thành 2 phân cấp .
Trang 10
)THIẾT KẾ REPORT ) BÁO BIỂU
Tạo báo biểu dạng Nhãn ./4
:))Lable
Trong thực tế nhiều khi chúng ta
muốn in dữ liệu ra giấy dưới hình
thức như nhãn dán trên hàng hóa hay
nhãn tập vở v.v..
Để tạo báo biểu dạng này, tại cửa sổ
DataBase, Click chọn mục Report
New và chọn Lable Wizard, lần lượt
tiến hành qua các bước sau:
Trang 11
Chỉ định kích thước bằng các lựa chọn mẫu
thiết kế chuẩn của Access cung cấp hoặc tự cài
đặt (customize).

Trang 12
Lựa chọn Font chữ, màu chữ và kiểu in

Trang 13
Lựa chọn và dùng nút mũi tên để đưa tên trường (Field)
vào danh sách làm nhãn

Trang 14
Chỉ định (hoặc không) tên trường (Field) cần sắp xếp thứ
tự

Và cung cấp tên cho Report Lable của minh là hoàn tất.

Trang 15
 THIẾT KẾ REPORT
bằng Design View
Xem hai hình ảnh minh hoạ dưới
đây để thấy rõ các thành phần và
vị trí thiết kế trong một báo biểu:

Hình 1 : Kết xuất của một báo cáo

Hình 2 : Báo cáo ở dạng thiết kế ( Design)

Trang 16
Cong Ty TNHH Binh Minh Cong Hoa Xa hoi Chu Nghia
Viet Nam
Phong nhan su Doc Lap - Tu Do - Hanh
*** ***
THONG KE TRINH DO NGOAI NGU
STT MSNV Ten NV NNgu Trinh do
Phong:Ke toan
1 N005 Ly Thi Minh Anh B
2 N005 Ly Thi Minh Hoa C
3 N004 Le Tuan Phap B
Tong so nhan vien: 3
Phong:Kinh doanh
1 N006 Nguyen Thi Hoa Anh C
2 N003 Nguyen Ngoc Chi Anh
C
Tong so nhan vien: 2
Phong:Vat tu
1 N001 Nguyen Van An Phap A
2 N001 Nguyen Van An Anh B
Tong so nhan vien: 2

Tong so nhan vien toan cong ty: 7

Trang 17
Trang 18
Tiêu đề đầu báo biểu: )Report Header):
Tiêu đề chân báo biểu: )Report Footer):
Report Header Đây là thành phần
được in duy nhất 1 lần ở đầu bảng báo
cáo, thường là các Quốc hiệu hay danh
hiệu của Công ty, Cơ quan v.v…
Report Footer Tiêu đề chân báo biểu:
)Report Footer): Đây là thành phần
được in duy nhất 1 lần ở cuối bảng
báo cáo . Thông thướng là các số liệu
tổng kết cho báo cáo hay ngày tháng
năm lập lập báo biểu v.v..
Trang 19
Tiêu đề đầu trang (Page Header)
Tiêu đề chân trang (Page Footer)

Page Header Đây là thành phần được

in ở đầu và được lập lại ở đầu của mổi
trang
Page Footer Đây là thành phần được
in ở cuối mội trang, ví dụ như đánh số
trang v.v.. Chú ý nơi đây chúng ta
không thể chỉ định các Ô công thức
tính toán tại đây vì Access không cho
phép.

Trang 20
Tiêu đề đầu nhóm (Group Header)
Tiêu đề cuối nhóm (Group Footer)
Sẽ xuất hiện khi báo cáo của ta
có phân nhóm kết xuất dữ liệu.
Group Header Tiêu đề đầu nhóm được
in ở Đầu mỗi nhóm thường là tên phân
nhóm.
Group Footer Tiêu đề chân nhóm
được in ở cuối nhóm, thông thường là
các phép toán thống kê cho mỗi nhóm
được phân cấp v.v…

Trang 21
 Nội dung chi tiết (Detail)

Đây là phần dữ liệu chi tiết của

từng mẫu tin do ta chỉ định tên
trường )Field) để in ra.
Cách thiết kế )Design) và vận
dụng các Ô trong báo biểu tương
tự như cách thiết kế các Ô trong
biểu mẫu )form) .

Trang 22
 Một số các vấn đề khác
trong khi thiết kế báo biểu
A/. Chỉ định một Ô để đánh số thứ tự:
Trong báo biểu còn có 1 dạng Ô có hình thức
đánh số thứ tự, để tạo được Ô dạng này ta làm
theo cách sau:

Tạo 1 Ô dạng Text Box, và chỉ định các thuộc tính

sau:
Chỉ định control source =1
Chỉ định RuningSum là :
OverGroup : để đánh số thứ tự và đánh lại từ đầu
cho nhóm mới.
OverAll : để đánh số thứ tự liên tục từ đầu cho đến
cuối.
Cách thức này còn được áp dụng cho cách trình
bày số liệu theo kiểu cộng lũy tiến cho các Ô có
trường (Field) là kiểu số . Trang 23
 Một số các vấn đề khác
trong khi thiết kế báo biểu (tt)
B/. Chỉ định sự hiển thị dữ liệu trong Ô

Trong báo biểu đôi khi có Ô mà giá trị của chúng

trùng nhau trên mội dòng in chi tiết. Để làm cho
báo biểu trong sáng hơn (không cho lặp lại những
giá trị trùng đó).Muốn vậy ta chỉ định thuộc tính
HideDuplicate của Ô đó là Yes.

Tính chất này cũng được áp dụng khi trình bày

báo biểu có phân nhóm mà ta không muốn in nó
trên dòng phân nhóm Group Header mà muốn in
trên dòng chi tiết đầu tiên của nhóm.

Trang 24
 Một số các vấn đề khác
trong khi thiết kế báo biểu (tt)
C/. Chỉ định sự hiển thị dữ liệu trong Ô

Trong báo biểu đôi khi có Ô mà giá trị của chúng

trùng nhau trên mội dòng in chi tiết. Để làm cho
báo biểu trong sáng hơn (không cho lặp lại những
giá trị trùng đó).Muốn vậy ta chỉ định thuộc tính
HideDuplicate của Ô đó là Yes.

Tính chất này cũng được áp dụng khi trình bày

báo biểu có phân nhóm mà ta không muốn in nó
trên dòng phân nhóm Group Header mà muốn in
trên dòng chi tiết đầu tiên của nhóm.

Trang 25
 Một số các vấn đề khác
trong khi thiết kế báo biểu (tt)
D/. Chỉ định sự phân nhóm và sắp xếp
dữ liệu :

Để chỉ định trường (Field) sắp xếp dữ liệu hay chỉ

định phân nhóm trong báo cáo để dể theo dõi ta
vào menu View chọn mục Sortting And Grouping
để mở ra cửa sổ có dạng sau:

Trang 26
 Một số các vấn đề khác
trong khi thiết kế báo biểu (tt)
Ngoài ra sau khi chỉ định xong trường (Field) phân
nhóm cho dữ liệu, ta còn những chỉ định khác như :

Group Header: Yes/No (có hoặc không hiển thị tiêu

đề đầu phân nhóm)

Group Footer: Yes/No (có hoặc không hiển thị tiêu đề

cuối phân nhóm)

Đối với trường (Field) phân nhóm là dữ liệu dạng số

thì ta có các lựa chọn trong Group On như sau:

Each Value : nhóm theo các giá trị bằng nhau;

Interval : Lập nhóm theo từng khoảng giá trị, là
1 giá trị số chỉ định số lượng phần tử có trong 1 nhóm
( không có ý nhĩa khi Group on = Each Value)

Trang 27
 Một số các vấn đề khác
trong khi thiết kế báo biểu (tt)
Đối với trường (Field) phân nhóm là dữ liệu dạng
Text thì ta có các lựa chọn trong Group On như sau:

 Each Value : nhóm theo các giá trị bằng nhau;

 Prefix Character : Lập nhóm theo vài ký tự đầu
 Group InterVal là 1 giá trị số chỉ định số lượng ký
tự lấy để lập nhóm (không có ý nhĩa khi Group on
= Each Value)

Đối với trường (Field) phân nhóm là dữ liệu dạng

ngày Date/time ta có các lựa chọn trong Group On
như sau:

 Each Value : nhóm theo các giá trị bằng nhau

 Year : nhóm theo năm
 Quarter : nhóm theo phần tư của năm (Qúi)
 Month : nhóm theo tháng
 Week: nhóm theo tuần v.v..

Trang 28
 Một số các vấn đề khác
trong khi thiết kế báo biểu (tt)

D/. Chỉ định lại hay xoá bỏ sự phân

nhóm :
Để chỉ định lại hay xoá bỏ trường (Field) sắp xếp
dữ liệu hay chỉ định phân nhóm trong báo cáo ta
vào menu View chọn mục Sortting And Grouping
để mở ra cửa sổ như trên và dùng thao tác drag
mouse drag để thay đổi thứ tự phân nhóm hay
click chọn và nhấn Delete để hủy phân nhóm.

Trang 29
 Một số các vấn đề khác
trong khi thiết kế báo biểu (tt)

E/. Chỉ định công thức để tính toán

thống kê theo nhóm :
Thông thường trong các báo cáo có hình thức
phân nhóm, cuối báo cáo ta phải in kết nhóm từ
những số liệu được tính toán thống kê từ các mẫu
tin trong nhóm theo 1 trường (Field) nào đó; ví dụ
như đếm xem có bao nhiêu mã hàng được bán ra
trong từng chi nhánh: count(MAHH), Tính tổng
doanh thu theo từng Mã Đại lý Sum(SốTiền)v.v…
Những hàm thống kê này thường được đặt trong
phần GroupFooter (cuối báo cáo)

Trang 30