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-IRLP

Canada Improved Rural Livehoods Project

Cac muc tieu cua tai lieu: Hieu s khac nhau gia quan tr va ieu hanh hp tac xa. Hieu nhng nhiem vu chnh cua quan tr vien hp tac xa. Lam quen vi cac phng tien quan tr (ke hoach nam, phan cong, ieu khien cac buoi hop) Tm hieu va phan tch tnh hnh tai chnh cua hp tac xa ( bao cao cac ket qua va bang tong ket tai san)

Quan tr hp tac xa

Tai lieu nay do Socodevi soan thao vi s ong gop tai chnh cua c quan phat trien quoc te Canada Moi hnh thc in lai tai lieu nay phai c phep cua to chc Cooperation pour le Developpement International. Trong tai lieu nay, phai nam c dung vi ngha chung, khong co bat ky s phan biet nao, ieu nay ch co muc ch lam cho van ban them sang to ma thoi
Socit de Coopration pour le Dveloppement International, 2003 VA-B-440.10

CIDA
Socit de Coopration pour le Dveloppement International Canadian International Development Agency

Quan tr hp tac xa la g?
Quan tr hp tac xa lien quan en i song dan chu, nhng phng hng quan trong, nguon nhan lc va s quan sat theo doi cac ket qua cua hp tac xa. Quan tr la nhiem vu cua cac thanh vien ban quan tr.

ieu hanh hp tac xa la g?


ieu hanh lien quan en viec ieu ong tat ca cac hoat ong cu the hang ngay cua hp tac xa. Trach nhiem ieu hanh thuoc ve giam oc ieu hanh va cac nhan vien.

Ban quan tr chu trach nhiem quan tr hp tac xa


Cac quan tr vien hp lai thanh mot ban quan tr, co nhiem vu: ai dien cho cac xa vien. Quan ly i song dan chu. ieu hanh cac hoat ong cua hp tac xa. Quyet nh cac muc tieu chien lc. Quyet nh chnh sach quan nhan vien. Quyet nh chnh sach phuc vu xa Quyet nh thu nhan giam oc. Bao cao hang nam ve cac hoat ong cua hp tac xa va cua chnh ban Quan Tr cho ai hoi xa vien l y

Giam oc va nhan vien co nhiem vu ieu hanh hp tac xa


Giam oc va cac nhan vien co nhiem vu: Soan thao ke hoach, to chc, ieu ong, kiem tra cac hoat ong hp tac xa theo cac muc tieu c xac nh bi ban Quan Tr. Co trach nhiem va quyen han giong nh cac doanh nghiep t nhan khac.

Giam oc hp tac xa
Tham gia vao cac cuoc hop cua ban quan tr, nhng khong co quyen bau c. Bao cao cho ban Quan Tr cac hoat ong a thc hien cua HTX. Thu nhan nhan vien theo khung bo tr nhan s d kien, c thong qua bi ban Quan Tr. Cac nhan vien phuc vu cho hp tac xa ch khong phuc vu cho cac quan tr vien. Ho co the bao cao hoac khieu nai vi cap cao hn ve cac viec lam sai trai.
Socit de Coopration pour le Dveloppement International, 2003

vien.

Ghi chu

Cac quan tr vien khong co quyen can thiep ca nhan vao viec ieu hanh hp tac xa ngoai tr c uy nhiem cua chnh ban Quan Tr

Ghi chu
VA-B-441.10

Neu cac giai phap hoa giai khi cac xa vien tranh chap. Yeu cau ai hoi phe duyet cac quyet nh quan trong cua ban Quan Tr. Theo doi cach to chc he thong ieu hanh va hoat ong cua hp tac xa. Tham gia soan thao, sa oi cac ieu le, qui che hp tac xa.

Hoi ong quan tr

Vai tro cua hoi ong (ban) quan tr


Hoi ong quan tr bao gom t bay en chn xa vien, ieu phoi hoat ong hp tac xa. ay chnh la bo phan lay ra nhng quyet nh a c thong qua gia hai ai hoi xa vien, va ch ao viec thc hien cac quyet nh nay.

Duyet xet lai cac quyet nh cua cac bo phan, neu co e ngh cua mot xa vien. Thc hien cac giai quyet phap ly oi vi nhng ngi gay hai en li ch cua hp tac xa. Ra quyet nh cho tat ca nhng van e co lien quan en li ch cua hp tac xa. Thc hien cac giai quyet phap ly oi vi cac xa vien mac n qua han va thong qua cac hnh thc ky luat oi vi cac xa vien vi pham ieu le, qui che. Thc hien cac e ngh sa oi, bo sung ve ieu le, qui che.

Nhiem vu cua ban Quan Tr:


Giam sat chat viec thc hien cac quyet nh cua ai hoi. e c & cach chc nhan vien, nh mc lng, ai dien hp tac xa ve phap ly. anh ga nh ky viec thc hien ke hoach, tnh hnh tai chanh va ngan sach. Trieu tap ai hoi trong thi gian hp ly, tuy theo s ket thuc cua nhiem ky.

Lang nghe y kien xa vien va tao ra khong kh thien cam, tin cay gia ho. Tao ieu kien cho s gia nhap ong ao cua xa vien quanh y tng hp tac, va phat trien s hp tac vi nhau trong hp tac xa. Thong qua ke hoach hanh ong va ke hoach ngan sach cua hp tac xa. Thong qua cac chnh sach va qui nh e van hanh tot HTX. e c va giao quyen quan ly cho chu nhiem (giam oc) HTX. Khi can thiet, co the cach chc, va e c ngi thay the.
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Ke hoach thc hien hang nam


Ke hoach thc hien hang nam the hien cac hoat ong ma hp tac xa can thc hien trong nam o. Bang ke hoach bao gom cac phan sau ay: Phan tch tnh hnh hp tac xa o la mot khao sat tnh hnh hp tac xa. e soan thao ke hoach nam sau, phai biet tnh hnh cua nhng nam trc va hien tai cua hp tac xa. Cach lam la liet ke cac iem manh va yeu cua hp tac xa o. iem manh iem yeu

Soan thao ke hoach hoat ong e at ti cac muc tieu Can ghi tat ca cac hoat ong phai thc hien cho moi muc tieu. Muc tieu: Cac hoat ong?

oi vi moi hoat ong hay moi nhom hoat ong, can phai xac nh * Ai la ngi chu trach nhiem * Nhng ngi tham gia hoat ong * Hoat ong c tien hanh khi nao va trong bao lau * Lam the nao e thc hien * Nhng phng tien vat chat can thiet * Nhng phng tien tai chanh can thiet * Cac phng tien nay t au en Hoat ong? Ngi phu trach, ngi tham gia, phng tien thc hien?

Theo trnh t u tien, xac nh nhng muc tieu cu the va co the thc hien trong nam ti Can phai xac nh cac muc tieu hien thc. Phai luon t hoi rang cac muc tieu nay co u cu the va co the thc hien trong nam ti khong? Muc tieu cho nam ti: Co the thc hien?

oi vi moi muc tieu, xac nh nhng ch so e co the kiem tra. Can phai ghi ro so lng, so tien, chat lng, thi gian. Phai at cac ch tieu cu the co the o mot cach de dang. Muc tieu: Cac ch tieu cu the?

Ghi ro ai, bang cach nao, khi nao se theo doi, kiem tra, anh ga ke hoach: Can phai theo doi nh ky viec thc hien ke hoach, moi tuan, moi thang, moi quy. Can co s kiem tra e ke hoach c thc hien tot, va anh ga e chnh sa khi can thiet, hoac da vao o e lam ke hoach tiep theo sau. Thi gian theo doi: Kiem tra?

Socit de Coopration pour le Dveloppement International, 2003

VA-B-443.10

Bang phan cong trach nhiem


Bang phan cong cho chung ta biet ro mc o trach nhiem cua moi nhan vien hay cua moi s kien hay cac hoat ong d kien. Noi chung, mot bo phan, mot nhan vien tham gia hay chu trach nhiem chnh mot hoat ong se co mot vai tro quan trong hn nhng bo phan, nhan vien ch ch nghe thong bao hay chap nhan hoat ong.

Phan cong

Bang phan cong


Hp tac xa:

Nong nghiep Vnh Chau

Ke hoach hoa nam 2003 Muc tieu: Chu trach nhiem thc hien Phe duyet hoat ong Tham gia vao viec thc hien Can c thong bao viec thc hien Ten: ai hoi ai bieu Hoi ong quan tr

TN PD TG TB

Ghi pha tren bang phan cong ten cua hp tac xa va muc ch cua bang phan cong, v du: mot chng trnh, mot cuoc hop, ke hoach hang nam Ten cua cac bo phan, ban, hay nhan vien hp tac xa. Ghi nhng hoat ong e thc hien trong thi gian ke hoach Moi nhan vien, bo phan c ch nh mc o tham gia vao mot hoat ong. Thong thng ch co mot nhan vien hay mot bo phan phe duyet mot hoat ong. Tong quat, ch mot nhan vien hay mot bo phan chu trach nhiem thc hien mot hoat ong.

Hoat ong:

Ban chu nhiem (Giam oc)

Sa oi ieu le Thu nhan giam oc Chuan b chng trnh lam viec cua hoi ong Quan Tr Chuan b bang bao cao tnh hnh tai chanh Phan tch tnh hnh tai chanh Chng trnh ao tao cac xa vien Thu nhan nhan vien Ke hoach hang nam

TN TG

TG TN TN

TB

TG TN TG TG TN TG
VA-B-444.10

PD

TG TN

TG PD PD

TN TG TN

Nhieu nhan vien hay bo phan co the tham gia viec thc hien hay c thong bao ve mot hoat ong.

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Hng dan cac buoi hop qua sau giai oan

Chu tch, vi s tr giup cua giam oc hp tac xa va th ky cua hoi ong quan tr co trach nhiem chuan b chng trnh hoi ngh. Noi dung cua chng trnh hoi ngh. 1 Khai mac 2 oc va phe chuan bien ban hop lan trc. 3 Kiem tra viec thc hien cac quyet nh trong lan hop trc. 4 Bao cao cua chu tch, giam oc, va cac bo phan khac. 5 Nhng iem khac. 6 Thong tin can thiet va linh tinh.

Chng trnh hoi ngh

Tai lieu
Tuy theo cac chu e ghi trong chng trnh hoi ngh, cac thanh vien ban quan tr can chuan b ay u cac tai lieu can thiet lien quan en cac quyet nh se a ra. Hn na, trong buoi hop, cung can phai co cac tai lieu sau: * * * * So ghi cac bien ban thao luan. Cac ieu le va qui che cua hp tac xa. Ngan sach va tnh hnh tai chanh. Luat hp tac xa.

Trieu tap hoi ngh


Chng trnh hoi ngh can gi cho cac thanh vien ban quan tr vai ngay trc khi hoi ngh ke ca bien ban hoi ngh lan trc. S trieu tap mot cuoc hop co the c thc hien bang nhieu cach: 1 Chu tch, th ky hay ngi a tin en mi trc tiep. 2 Co the mi hop qua ien thoai. 3 Co the dung cac phng tien khac c chap nhan bi ban to chc. 4 Cuoc hop cung co the c trieu tap trong mot ngay nh san cua moi thang.

Dien bien cua hoi ngh


* Nhng chu e cua hoi ngh se c thao luan theo th t. * Chu tch can theo doi viec uc ket cac quyet nh vi s ton trong y kien cua a so thanh vien ban quan tr co mat. * ieu quan trong la tat ca cac y kien eu c thao luan. * Nhng tranh luan, ban cai trong buoi hop phai gi kn, ch cong bo cac ket qua va quyet nh cuoi cung ma thoi.

Socit de Coopration pour le Dveloppement International, 2003

VA-B-445.10

Tnh hnh thu chi Bien ban buoi hop


* Quyen so bien ban la ban ghi nh chnh thc cua hp tac xa. * Quyen so bien ban nay c chnh th ky ghi chep. * Bien ban c oc va thong qua ban quan tr theo e ngh cua mot thanh vien ban quan tr. * Bien ban c ky ten bi th ky va chu tch ngay sau khi c ban quan tr thong qua. Noi * Ngay, gi va ni hop, dung: * Hien dien, * Muc ch hop va ket qua ghi nhan, * Cac quyet nh c uc ket. Bao cao tai chanh cho phep chung ta anh gia mot cach khach quan cac thanh qua cua viec quan ly hp tac xa. Cung nh bao cao tai chanh, chung ta biet c tnh hnh li, lo trong mot khoang thi gian nhat nh mot thang, ba thang, mot nam.

+ Thu nhap
Trong mot hp tac xa nong nghiep, viec ban cac san pham la nguon thu nhap chnh. e ban, chung ta can phai mua nhng san pham. e tnh tien ban cac hang hoa trong ky, chung ta lay gia tr hang hoa ton kho luc au ky cong vi so tien mua hang trong ky, roi em tr cho gia tr cua hang hoa ton kho cuoi ky.

+ = So tien cac mat hang a ban

Ga tr hang ton kho au ky (cong) Tien mua hang trong ky (tr) Gia tr hang con lai cuoi ky

Thong tin
* Sau buoi hop, th ky thong bao cho tat ca nhng ngi co lien quan en cac quyet nh a ra. * Chu tch co trach nhiem theo doi s tien hanh cac quyet nh bang cach: * Kiem tra lai s thc hien tng quyet nh moi lan hop. * Lien lac thng xuyen vi nhng ngi thc hien e am bao s tien trien cua cac hoat ong

Chung ta a biet so tien ban hang ra, chung ta co the tnh thu nhap do ban hang trong thi gian nay:

T nh h u ap

- Chi ph = Li hay lo

- (tr) Tien mua hang hoa = Thu nhap

Tien ban hang trong ky ke hoach

Bay gi can tnh nhng chi ph lien quan en doanh nghiep. e ban hang chung ta can co cac chi ph. Sau khi lay thu nhap tr i chi ph, hieu so chnh la ket qua cua hoat ong. Neu thu nhap ln hn chi ph th chung ta co li, neu chi ph ln hn thu nhap th chung ta b lo. So tien li hay lo c ghi vao bang tong ket.
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Nhng cau hoi ve tnh hnh thu chi:


Tien li hay lo cua chung ta la bao nhieu? So tien li co tng ng vi d toan khi bat au ke hoach khong? Doanh thu trong ky nay la bao nhieu? chung ta co the xem xet va so sanh vi doanh thu nhng nam trc khong? Nhng chi ph nao la quan trong nhat, chung ta co the so sanh vi cac chi ph cua nhng nam trc khong?

Cac cau hoi tren bang tong ket


Tong gia tr tai san co cua hp tac xa la bao nhieu? Tai san co cho thay qui mo cua hp tac xa. S tang hay giam ga tr nay t nam nay qua nam khac cho thay s phat trien cua hp tac xa. Tong tai san co tng ng vi tong cua tai san n cong vi von hp tac xa hay khong? Neu khong bang, a co sai lam trong bang tong ket va chung ta can phai sa lai cho ung. So n cua hp tac xa la bao nhieu? So tien vay ngan han, ngha la so tien vay mn phai tra trong nam, la bao nhieu? So tien vay dai han la bao nhieu, ngha la tien vay c tra trong nhieu nam, la bao nhieu? Hp tac xa a n nhng ai va ly do n? Hp tac xa a cho n bao nhieu tien va co kha nang thu hoi so tien nay khong? Can phai at cau hoi nay neu nh so tien hp tac xa cho n qua ln so vi so tien ban hang hoa c trong nam. So tien kiem ke la bao nhieu? Can phai at cau hoi nay neu nh so tien kiem ke qua ln so vi so tien ma chung ta ban hang trong nam.

Bang tong ket


Bang tong ket la hnh anh tc thi cho thay tnh hnh tai chnh cua doanh nghiep mot thi iem xac nh. No cho thay tat ca nhng g doanh nghiep co c (tai san co) va tat ca nhng g x nghiep thieu (tai san n) va von cua doanh nghiep. Tai san co cho biet tien cua hp tac xa au. Tai san co la Tai san tat ca nhng g co hp tac xa co. Tai san n va von cua cac xa vien ch tien cua HTX t au en. Tai san n Tai san n la tat ca nhng g HTX thieu ngi ben ngoai.

Von hp Von la tat ca nhng tac xa g thuoc ve ban than cua cac xa vien va cua Tai san co luc nao cung hp tac xa. phai bang tai san n cong von cua hp tac xa.
Socit de Coopration pour le Dveloppement International, 2003 VA-B-447.10

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