CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

VỚI MICROSOFTWORD
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

MỤC LỤC

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN MSWORD .......................................................................... 3

I.1. Các thiết lập chung ................................ ................................ ..................... 3
I.1.1. Thiết lập đơn vị đo.................................................................................... 3
I.1.2. Chọn khổ giấy và đặt lề............................................................................. 4
I.2. Chức năng Styles and Formatting ................................ ............................... 5
I.2.1. Lựa chọn sử dụng các Style sẵn có của MSWord ......................................5
I.2.2. Định dạng một Style ................................................................................. 6
I.2.3. Tạo một Style mới .................................................................................. 14
II. CHỨC NĂNG THAM CHIẾU – REFERENCE...................................................... 15
II.1. Tự động đánh số các đối tượng của MSWord bằng thuộc tính Caption ..... 15
II.1.1. Đánh số hình ảnh .................................................................................... 15
II.1.2. Đánh số bảng biểu .................................................................................. 17
II.1.3. Đánh số công thức .................................................................................. 17
II.2. Chèn Footnote ................................ ................................ .......................... 19
II.3. Cross reference – Tạo tham chiếu đến các Footnote, Caption, Style... ....... 20
II.4. Tạo mục lục văn bản ................................ ................................ ................. 21
II.4.1. Tạo mục lục thô ...................................................................................... 21
II.4.2. Hiệu chỉnh mục lục ................................................................................. 22

2/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN MSWORD

Việc định dạng văn bản MSWord bao gồm các thao tác chính:
 thiết lập đơn vị đo và khổ giấy, các lề văn bản;
 sử dụng các Style để quản lí v à định dạng các đề mục, các phân đoạn văn bản.
Mục đích của việc quản lí văn bản bằng các Style (các đoạn văn bản, các đề mục có
chung một định được quản lí chung bằng một Style) l à nhằm làm đơn giản hoá và tự động hoá
quá trình thao tác, tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả trình bày cao nhất.
I.1. Các thiết lập chung
Việc đầu tiên cần làm khi định dạng một văn bản MSWord l à thiết lập đơn vị đo kích
thước cho văn bản, khổ giấy, các lề (tr ên, dưới, trái phải).
I.1.1. Thiết lập đơn vị đo
Để thiết lập đơn vị đo cho văn bản, ta làm như sau:
1. Vào Tools /Options, Hình I.1.

Hình I.1
2. Hộp thoại Options bật ra. Chọn thẻ General, trong mục Measurement Units,
nhấp chuột vào mũi tên trong ô lựa chọn để chọn đơn vị đo cho văn bản. Để tiện
dùng, nên chọn đơn vị là mi-li-mét hoặc xăng-ti-mét, Hình I.2.

3/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

Hình I.2
I.1.2. Chọn khổ giấy và đặt lề
Để chọn khổ giấy, ta sử dụng chức năng Page SetUp trong menu File, toàn bộ các
thông số cần thiết lập nằm trong hộp thoại Page Setup, Hình I.3.
Việc thiết lập các thông số này nói chung là đơn gi ản và quen thuộc. Nhưng khi thiết
lập cần lưu ý tính cân đối của văn bản và đảm bảo văn bản in ra có thể đóng quyển đ ược. Ví
dụ, đối với khổ giấy A4, các lề văn bản thông th ường được chọn là:

Hình I.3
 top margin: 2.5 cm;
 bottom margin: 2.5 cm;
 left margin: 3.5 cm;
 right margin: 1.5 cm.

4/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

Một lưu ý nữa là khoảng rộng của phần trang giấy để tr ình bày văn bản còn liên quan
tới việc tạo mục lục cho văn bản (xem mục II.4).
I.2. Chức năng Styles and Formatting
Chức năng Styles and Formatting nằm trong menu Format của MSWord. Có thể mở
nhanh bảng này bằng hai tổ hợp phím nóng: Alt + O --> S.

Hình I.4
I.2.1. Lựa chọn sử dụng các Style sẵn có của MSWord
Trước tiên phải hình dung ra được cấu trúc cơ bản của văn bản sẽ được soạn thảo (các
chương, mục, các phân đoạn..). Sau đó, lựa chọn các Style có sẵn thích hợp để quản lí từng
loại đối tượng nói trên, bằng cách như trình bày dưới đây.

Hình I.5

5/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

1. Trong bảng Styles and Formatting, sử dụng tuỳ chọn Custom trong mục Show
(cuối bảng) để lựa chọn các style cần sử dụng (Hình I.5).
2. Hộp thoại Format Settings bật ra. Trong mục Category, chọn All Styles để hiển
thị trong danh sách Styles to be visible tất cả các loại style hiện có trong bộ nhớ
của MSWord. Muốn một style hiển thị trong bảng Styles and Formatting (Hình
I.5) thì tích chọn style đó. Có thể sử dụng nút Hide all và Show all để thực hiện
nhanh hơn thao tác này.

Hình I.6
3. Các style thường sử dụng bao gồm:

 các heading: Heading 1, 2, 3, 4, 5... (dùng đ ể quản lí các tên chương, đề

mục...);
 các List continue:1, 2... (quản lí các đoạn văn bản nội dung của các ch ương,
mục);
 các List Number: 1, 2, 3... (quản lí các đoạn liệt kê được đánh số ở đầu dòng
mỗi dòng);
 các List Bullet: 1, 2, 3...(quản lí các đoạn liệt kê được đánh dấu bằng các kí tự
đặc biêt ở đầu dòng mỗi dòng);
 các Toc: 1, 2, 3... (quản lí mục lục);
 Title: quản lí các tiêu đề: mục lục, tài liệu tham khảo...
Thông thường, người ta sử dụng hai cách để quản lí các ch ương mục. Cách thứ nhất là
dùng các Heading. Cách th ứ hai là sử dụng style Article/Section. Lựa chọn sử dụng style n ào
là tuỳ vào thói quen của người sử dụng. Bài viết này sẽ giới thiệu cách quản lí văn bản bằng
các style Heading.
I.2.2. Định dạng một Style
Sau khi đã lấy ra bảng Styles and Formatting (mục I.2.1) các style có sẵn, hoặc tạo
một style mới (mục 0) ta thiết lập các thông số để định dạng cho style đó. V ì tất cả mọi Style

6/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

đều có cách định dạng như nhau nên dưới đây sẽ trình bày cách định dạng cho Style Heading
1 như là một ví dụ cụ thể. Với các style khác, cách l àm hoàn toàn tương tự.
Trước hết, để có thể xác định các khoảng cách một cách trực quan, n ên bật các thanh
thước đo của MSWord bằng cách v ào View/Ruler (Hình I.7).

Hình I.7
Các bước tiến hành được trình bày như dưới đây.
I.2.2.1. Bảng Modify Style
1. Bật bảng Styles and Formatting (cách l àm xem mục I.2). Trong bảng này, tìm đến
style Heading 1 và nhấp chuột phải lên style này và chọn Modify (Hình I.8) để
mở hộp thoại Modify Style.
2. Trong hộp thoại Modify Style, ta lưu ý chủ yếu đến các thiết lập trong nút
Format ở cuối hộp thoại (Hình I.9). Các chức năng chính để quản lí style m à ta
thường sử dụng là:

 Font: chọn kiểu font cho style: kiểu chữ, nét ch ữ, cỡ chữ...

Hình I.8 Hình I.9

7/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

 Paragraph: canh lề, định khoảng cách giữa các d òng trong style, khoảng cách
giữa style này với style liền trước và liền sau, khoảng nhẩy đầu dòng...
 Tabs: thiết lập các khoảng cách đến lề trái, lề phải, giữa kí tự đánh số đầu d òng
và phần text cho style...
 Numbering: thiết lập cách đánh số cho style.
 Shortcut key: đặt tổ hợp phím nóng cho style. Chức năng n ày đặc biệt hiệu
quả, rút ngắn thời gian thao tác xuống tối thiểu.
Cách thiết lập trong Font là đơn giản và quen thuộc, do vậy bài viết này sẽ không đề
cập chi tiết.
3. Các chức năng khác trong bảng Modify style nh ư sau (Hình I.10):

Hình I.10
 Name: đặt tên cho style.
 Style based on: ô này cho phép thiết lập định dạng cho style bằng cách kế thừa
toàn bộ định dạng của một style có sẵn (gọi là style gốc). Đây là một cách làm
nhanh, tuy nhiên theo kinh nghi ện của người viết bài này thì không nên lạm
dụng nó. Lí do là mỗi khi style gốc thay đổi th ì style đang thiết lập cũng bị thay
đổi theo, đôi khi gây ra những rắc rối, khó quản lí. Cách tốt nhất là sử dụng
style Normal làm style gốc.
 Style for following paragraph : áp dụng cho đối tượng nào.
 Add to template: nếu tích chọn, và nhấn nút OK của hộp thoại, style đang
thiết lập sẽ được lưu vào bộ nhớ của MSWord, và có thể sử dụng nó cho các
file văn bản MSWord khác.
 Automatically Update: cho phép style tự động cập nhật các thay đổi (chẳng
hạn: khi sử dụng các Heading để quản lí văn bản, Heading 2 sẽ kế thừa cách
đánh số của Heading 1, do vậy nếu Heading 1 thay đổi th ì Heading 2 cũng tự
động thay đổi theo).

8/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

I.2.2.2. Các thông số trong Paragraph thiết lập cho một style
Chọn Paragrap (Hình I.9) để mở hộp thoại Paragph, (Hình I.11).

Hình I.11
Hộp thoại này gồm có hai thẻ: Indents and Spacing (thiết lập qui cách lề và khoảng
cách giữa các dòng, các style) và Line and Page Breaks (thiết lập cách ngắt trang, ngắt
dòng).
1. Thẻ Indents and Spacing

 Aligment: canh lề cho nội dung text của style. Trừ một v ài style đặc biệt (như
style Title chẳng hạn), khuyến nghị dùng Justified cho tất cả các style.
 Left indentation: khoảng cách tới lề trái. Đặt giá trị 0 cho tất cả các style (trừ
Toc). Giá trị này sẽ được thiết lập lại khi ta thao tác với thuộc tính Numbering
của style.
 Right indentation: khoảng cách tới lề phải. Làm tương tự như Left
indentation.
 Special: thuộc tính này sử dụng chủ yếu cho các style Listcontinue, Toc... Đối
với các style còn lại khuyến nghị sử dụng giá trị None. Giá trị của Special sẽ
được thiết lập lại khi ta thao tác với Numbering.
 Before Spacing: khoảng cách tới style liền tr ước style đang thiết lập. Khuyến
nghị đặt giá trị 0 cho tất cả các style.
 After Spacing: khoảng cách tới style liền sau style đang thiết lập. Giá trị n ày
tuỳ thuộc vào cỡ chữ và vị trí của style đang thiết lập. Ví dụ, với style có cỡ
chữ là 16 thì nên chọn là 6, với các cỡ nhỏ hơn có thể sử dụng giá trị bằng 3.
 Don't add space between paragraph of same style : nếu sử dụng tuỳ chọn
này, các giá trị thiết lập cho Before Spacing và After Spacing sẽ không được
áp dụng lên các đoạn văn bản quản lí bằng c ùng một style.

9/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

 Line Spacing: khoảng cách giữa các dòng của style. Thông thường, ta sử dụng
tuỳ chọn Multiple với giá trị nhập vào tối thiểu là 1 (Hình I.12).

Hình I.12
2. Thẻ Line and Page Breaks

Hình I.13
Trong mục này ta chú ý đến các tuỳ chọn sau:
 Keep with next: khi không tích chọn, tức là không sử dụng tuỳ chọn này, các
một style khi gặp style mới khác nó, style mới sẽ bị đẩy sang trang mới. Ví dụ :
Heading 1 ở trang 1 không áp dụng Keep with next, mà liền sau nó là List
Continue thì List Continue s ẽ bị đẩy sang trang 2 (Hình I.14).

Hình I.14. Ví dụ: Heading 1 không sử dụng Ke ep with next

Hình I.15. Khi Heading 1 sử dụng Keep with next: không nhảy trang
 Keep lines together: Hình I.16 và Hình I.17 minh hoạ tác dụng của thuộc tính
này. Ở Hình I.16, khi style List Continue s ử dụng Keep lines together, vì

10/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

khoảng cách cuối trang giấy không đủ cho đoạn văn bản của List Continue n ên
toàn bộ đoạn này được đẩy xuống trang dưới, tức là các dòng trong đoạn này
luôn đi liền với nhau thành một khối, không có hiện t ượng các dòng của một
đoạn trải ra hai trang khác nhau. Ở Hình I.17, khi List Continue không s ử dụng
thuộc tính này, khi khoảng cách cuối trang là không đủ cho toàn bộ đoạn văn
bản, đoạn này sẽ được trải ra hai trang khác nhau. L ưu ý rằng: khái niệm đoạn
văn bản ở đây được hiểu là các một dòng văn bản nối tiếp nhau và kết thúc
bằng kí tự xuống dòng.

Hình I.16. Sử dụng Keep lines together

Hình I.17.Không sử dụng Keep lines together

 Page break before: khi một style sử dụng thuộc tính n ày, mỗi đoạn văn bản
được quản lí bằng style này sẽ được đẩy sang một trang mới. Thuộc tính n ày
rất tiện lợi khi áp dụng cho Heading 1, thường được sử dụng để quản lí tiêu đề
chương.
I.2.2.3. Đánh số bằng Numbering
Khi thao tác với Numbering, các thanh th ước đo của MSWord là rất tiện dụng, cho
phép quan sát trực quan các hiệu ứng vừa đ ược thiết lập. Vì vậy hãy bật các thanh thước này
lên trước khi tiến hành các thao tác.
1. Chọn Numbering từ nút Formats của bảng Modify Style (Hình I.9). Hộp thoại
Bullets and Numbering bật ra. Ta chọn kiểu đánh số cho style từ hộp thoại n ày.
Đối với các Heading, việc đ ánh số là có tính phân cấp, vì vậy ta chọn thẻ Outline
Numbered và chọn kiểu định dạng thích hợp, ( Hình I.18). Nhấp chuột vào nút
Customize để sửa đổi định dạng của style tuỳ ý trong hộp thoại Customize
Outline Numbered list.
2. Mục Number format, chứa các tuỳ chọn cho phép hiệu chỉnh định dạng của kí tự
dùng để đánh số của style. Các thao tác ở đây l à quen thuộc. Từ Heading 2 trở đi,
mục Previous Level number cho phép hiển thị số thứ tự của các Heading cấp
trên của nó, ví dụ: khi thiết lập Heading 2, lựa chọn Previous Level number là 1,
thì Heading 2 sẽ được đánh số như sau: I.1, I.2, II.1, II.2...

11/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

Hình I.18
3. Đối với mỗi một style, các giá trị khoảng cách cần thiết lập đề tính từ lề b ên trái,
bao gồm 3 giá trị như Hình I.19. Các giá trị này được nhập vào từ hộp thoại
Customize Outline Numbered list (Hình I.23). Trong đó, thông thường giá trị
trong Number Position thường sử dụng là Left. Có thể thấy được sự khác nhau
khi sử dụng các giá trị Left, Centered v à Right thông qua Hình I.20, Hình I.21 và
Hình I.22.

Hình I.19. Các giá trị khoảng cách cần thiết lập

Hình I.20

Hình I.21

12/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

Hình I.22

Hình I.23
I.2.2.4. Đặt phím tắt cho Style
Như đã nói ở trên, đặt phím tắt để sử dụng style l à cách tốt nhất để tăng hiệu quả trong
trình bày và quản lí văn bản MSWord. Cách l àm như sau:
1. chọn Shortcut Key từ nút Formats của hộp thoại Modify Style (Hình I.9) để mở
hộp thoại Customize Keyboard;

Hình I.24

13/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

2. Để đặt phím tắt, ta đặt con trỏ vào ô Press new shortcut key và nhấn lần lượt các
phím trong tổ hợp phím định thiết lập. Tổ hợp phím tắt nhất thiết phải bắt đầu
bằng một phím chức năng: Ctrl, Alt, Shift. Khi đặt nên chú ý để tránh trùng với
các tổ hợp phím mặc định của MSWord. Ví dụ, ở đây ta thiết lập tổ hợp phím
<Ctrl> + <1> cho Heading 1. Bây giờ, muốn gán cho một đoạn văn bản style
Heading 1, chỉ cần đặt con trỏ vào một vị trí nào đó trong đoạn văn bản này và
nhấn tổ hợp phím <Ctrl> + <1> .
3. Lưu ý rằng khi đèn Caps Lock sáng thì tổ hợp phím đặt cho các style không có
tác dụng.

I.2.3. Tạo một Style mới

Để tạo một Style mới, ta sử dụng nút New Style trong bảng Styles and Formatting
(Hình I.8). Cách thức thiết lập các thông số ho àn toàn giống như trong mục I.2.2.

14/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

II. CHỨC NĂNG THAM CHIẾU – REFERENCE

MSWord cung cấp các chức năng tham chiếu Reference. Đây cũng là một trong các
công cụ cho phép tự động hoá quá tr ình soạn thảo văn bản. Reference bao gồm:
 Footnote: chèn ghi chú chân
 Caption: chèn tiêu đề cho bảng biểu, công thức v à một số đối tượng khác trong văn
bản.
 Cross-reference: tham chiếu ngang: cho phép chèn các đối tượng liên kết được tạo
bởi Footnote, Caption và Styles...
 Index and Tables: tạo mục lục văn bản, danh mục các bảng biểu , hình ảnh, danh
mục các thuật ngữ có trong văn bản...

Hình II.1
II.1. Tự động đánh số các đối tượng của MSWord bằng thuộc tính Caption
II.1.1. Đánh số hình ảnh
II.1.1.1. Đánh số bằng tay
Để đánh số một đối tượng hình ảnh trong MSWord ta làm như sau:
1. nhấp chuột trái vào hình ảnh cần đánh số;
2. Vào Insert/Reference/Caption để mở hộp thoại Caption (Hình II.2.);

Hình II.2.
3. Ta có thể sử dụng các Caption có sẵn trong danh sách Label của hộp thoại
Caption;

15/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

4. Nếu chưa có Caption cần sử dụng, ta có thể tạo một Caption mới theo ý muốn
bằng cách nhấp chuột vào nút New Label, hộp thoại New Label bật ra, ta nhập
vào đó tên Caption cần sử dụng (Hình II.2.
5. Nút Numbering cho phép định dạng kí tự đánh số của caption (Error! Reference
source not found.); thông thường cách đánh số hình ảnh, bảng biểu, công thức
đều có kèm theo cả số thứ tự chương, vì vậy trong hộp thoại này:

 tích chọn Include chapter number;

 mục Chapter starts with style : chọn Heading 1, như vậy số thứ tự của
Heading 1 sẽ được đính kèm vào số thứ tự của Caption và cứ sang chương mới
thì số thứ tự của caption trong ch ương đó lại bắt đầu từ đầu;

Hình II.3.Đánh số Caption

6. Nội dung của Caption có thể điền tuỳ ý v ào ô Caption trong hộp thoại Caption
(Hình II.4);

Hình II.4
7. Trong danh sách Position c ủa hộp thoại Caption có hai lựa chọn: Below selected
item (phía dưới đối tượng được chọn) và Above selected item (bên trên đối tượng
được chọn), cho phép đặt vị trí của caption ngay b ên trên hoặc ngay bên dưới hình
ảnh được chọn đánh số;
8. Nhấn nút OK để xác nhận các thiết lập nói trên và ta được kết quả như Hình II.3.

16/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

II.1.1.2. Đánh số tự động bằng AutoCaption

Hầu hết các hình ảnh trong một văn bản đều đ ược đánh số. Vì vậy nếu đánh số bằng
tay sẽ là một công việc lặp đi lặp lại, nh àm chán và tốn thì giờ. Chức năng AutoCaption cho
phép ta khắc phục điều này. Cách làm như sau:
1. Trong hộp thoại Caption, nhấn nút Auto Caption (Hình II.4) để mở hộp thoại
AutoCaption;

Hình II.5.
2. Trong danh sách Add caption when inserting: chọn các đối tượng hình ảnh để tự
động chèn Caption khi hình ảnh được chèn vào văn bản. Trong danh sách này có
nhiều loại đối tượng hình ảnh: Bitmap Image, Microsoft Word Picture, Adobe
Photoshop Picture (nếu máy tính có cài Photoshop), AutoCad Drawing (n ếu máy
tính có cài AutoCad)... Có th ể lựa chọn một, một số, hay tất cả các đối t ượng hình
ảnh này.
3. Các thiết lập còn lại hoàn toàn như ở mục II.1.1.1. Sau khi hoàn tất quá trình này,
mỗi khi chèn một đối tượng hình ảnh vào văn bản, ta sẽ nhận được kết quả như
Hình II.4, Hình II.5.
4. Ta có thể tuỳ ý gõ thêm nội dung vào Caption được tự động tạo ra.

II.1.2. Đánh số bảng biểu

Để đánh số bảng biểu bằn g tay, ta bôi đen bảng cần đánh số và tiếp tục làm như đối
với hình ảnh.
Việc đánh số tự động bảng biểu cũng t ương tự như đối với hình ảnh, chỉ khác ở một
công đoạn là chọn đối tượng là Microsoft Word Table thay vì các đối tượng hình ảnh trong
hộp thoại AutoCaption.
II.1.3. Đánh số công thức

17/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

Thông thường, công thức trong văn bản th ường được đánh số như trong Hình II.6.

Hình II.6. Cách đánh số công thức

Để làm được như vậy, ta làm như sau:
1. tạo một bảng gồm hai cột, 1 dòng, các đường kẻ bảng đều là nét khuất, Hình II.7;

Hình II.7
2. Dùng công cụ Microsoft Equation 3.0 hoặc phần mềm Math Type để gõ công
thức vào cột thứ nhất, và tạo Caption cho công thức đó với một nh ãn mới: "(";

Hình II.8. Nhãn của Caption của các công thức

3. Cắt (cut) caption của công thức n ày và dán (paste) sang ô còn l ại của bảng và canh
lề phải cho cột này;

Hình II.9. Cắt Caption dán sang vị trí mới

4. Kết quả như dưới đây:

d  
 F t , x  d x   F t , x  d x   F t , x Vn e d S ( II.1)
d t D t  D t  t  t 

5. Để tự động hoá quá trình đánh số này, với các công thức tiếp theo:

 copy toàn bộ bảng chứa công thứ vừa tạo, dán v ào vị trí cần tạo công thức mới;
 kích đúp vào công thức trong bảng mới để hiệu chỉnh th ành công thức cần tạo;
 bôi đen caption ở ô chứa caption trong bảng mới, kích chuột phải và chọn
Update Field, Hình II.10.

18/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

Hình II.10
II.2. Chèn Footnote
Đôi khi trong văn bản có những nội dung cần phải chú thích th ì người đọc mới hiểu
hiết nội dung của nó. Hiện t ượng này là thường gặp trong văn bản kĩ thuật. Và người ta
thường sử dụng Footnote để thực hiện việc n ày.
Footnote 1 là chú thích dưới cuối văn bản, được trỏ tới bằng các kí tự đánh dấu nội
dung cần chú thích.
Để chèn một footnote, ta làm theo các bước sau:
1. mở hộp thoại Footnote and Endnote bằng cách vào Insert/Reference/Footnote ,
hoặc dùng tổ hợp phím Alt + I + N + N;

Hình II.11
2. có thể tuỳ chọn kí tự đánh dấu trong Number Format hoặc tạo kí tự mới bằng
Custom mark;
3. trong phần Numbering có các tuỳ chọn:

 Continuous: đánh số liên tục trên toàn văn bản, tức là nếu như sử dụng các lựa
chọn trong Number format thì số thứ tự của footnote sẽ tăng th êm một cấp
theo thứ tự của nó;
 Restart at each section: lưu ý rằng Section ở đây được xác định sau mỗi kí tự
ngắt trang (page break); ta có th ể chèn kí tự page break vào văn bản bằng cách
vào Insert/Break/Page Break, ho ặc sử dụng style Article/Section để quản lí văn
bản, và như vậy, cứ sau mỗi kí tự Page break th ì việc đánh số footnote lại đ ược
bắt đầu lại từ đầu;
 Restart at each page: số thứ tự của footnote được tính riêng cho mỗi trang.

1
Footnote là chú thích dư ới cuối văn bản, được trỏ tới bằng các kí tự đánh dấu nội dung cần chú thích.

19/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

Để cho người đọc dễ theo dõi, nên sử dụng lựa chọn Restart at each page.
II.3. Cross reference – Tạo tham chiếu đến các Footnote, Caption, Style.. .
Cross reference là một chức năng hay của M SWord. Theo đó ta có thể tham chiếu
đến các đối tượng trong văn bản được quản lí bằng các style, các caption, các footnote... m à
khi các style, caption... này thay đ ổi thì các kí hiệu tham chiếu này cũng thay đổi theo. Đây là
một thuận tiện rất lớn so với việc tạo tham chiếu thủ công vốn gặp rất nhiều rắc rối, phiền h à
mỗi khi các đối tượng được tham chiếu đến thay đổi. Thực tế, trong văn bản này, người viết
cũng đã rất nhiều lần sử dụng đến chức năng cross reference.
Để tạo một tham chiếu ngang đến, chẳng hạn, một caption đã tạo sẵn, Caption của
Hình II.9, ta thực hiện các bước như sau:
1. bật hộp thoại Cross-reference bằng cách vào Insert/Reference/Cross-reference,
hoặc dùng tổ hợp phím: Alt + I + N +R;

Hình II.12
2. trong mục Reference type, chọn loại đối tượng mà ta cần tham chiếu đến, ở đây
ta chọn caption Hình;
3. trong mục Insert reference to có các tuỳ chọn sau (Hình II.13):

 Entire caption: toàn bộ caption, gồm cả các kí tự đánh số và phần text, kết quả
là: Hình II.9. Cắt Caption dán sang vị trí mới
 Only label and number: chỉ chèn vào vị trí con trỏ nhãn và số của caption, ví
dụ, caption của Hình II.9 là Hình II.9. Cắt Caption dán sang vị trí mới thì Hình
là label, II.9 là number;
 Only caption text: chỉ chèn vào vị trí con trỏ phần text của caption, theo ví dụ
trên, thì phần text của caption này là: Cắt Caption dán sang vị trí mới;
 Page number: chèn vào vị trí con trỏ số trang tại đó có caption;

20/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

 Obove/Below: chèn vào vị trí con trỏ vị trí của caption so với đối t ượng của
caption: above và below; kết quả của ví dụ: above.
4. tuỳ chọn Insert as hyperlink cho phép tạo một siêu liên kết đến caption, khi ta
giữa phím Ctrl và nhấp chuột trái vào kí tự tham chiếu thì con trỏ sẽ nhẩy đến vị
trí đối tượng được tham chiếu;

Hình II.13
5. công việc cuối cùng cần làm là chọn đối tượng cần tham chiếu tới trong danh sách
For which caption và nhấn Insert.

II.4. Tạo mục lục văn bản

II.4.1. Tạo mục lục thô
Để tạo một mục lục thô, ta l àm như sau:
1. vào Insert/Reference/Index and Tables hoặc sử dụng tổ hợp phím: Alt+I+N+D để
mở hộp thoại Index and Tables và chọn thẻ Table of Contents;

21/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

Hình II.14
2. trong hộp thẻ Table of Contents ta chú ý các mục sau:

 Show page number: hiển thị số trang;

 Right align page number: canh lề phải cho số trang;
 Tab leader: chọn kiểu dẫn nối giữa số trang v à nội dung của chương mục
(thường chọn dạng ...., tuỳ theo ng ười sử dụng);
 Show levels: số heading sẽ hiển thị trong mục lục, thông d ùng là 3;
 Options: nút Options cho phép ta thêm bớt các style được hiển thị trong mục
lục, bằng cách xác định cấp của style Toc quản lý cho các style đó;

Hình II.15
 nhấn OK để xác nhận các thiết lập nói tr ên; kết quả ta nhận được một mục lục
thô như Hình II.16.
II.4.2. Hiệu chỉnh mục lục

22/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

Để hiệu chỉnh một mục lục, cần thực hiện tao tác chỉnh sửa style Toc quản lí các d òng
mục lục. Với mỗi style Toc, các công việc cần l àm để hiệu chỉnh là:
 xác định font chữ, khoảng cách giữa các dòng trong style này, và kho ảng cách
giữa style Toc này và các style Toc khác: làm tương t ự như trong phần I.2.2.
 xác định các khoảng cách như trên Hình II.16, .
Trên hình Hình II.16 là các khoảng cách cần thiết lập.

Hình II.16
Có nhiều cách để xác định các giá trị trong Hình II.16. Cách giản tiện nhất như sau:
1. mở hộp thoại Paragraph như Hình I.11, sử dụng thẻ Indents and Spacing và
thiết lập các thông số giống nh ư trong Hình II.17;

Hình II.17
2. sử dụng nút Tabs ở cuối hộp thoại, thiết lập các thông số nh ư trong Hình II.18 và
Hình II.19;

23/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

Hình II.18

Hình II.19
3. kết quả như dưới đây:

Hình II.20
4. giải thích kết quả, các khoảng cách trong Hình II.16 lần lượt nhận được giá trị như
sau:

 a=x

24/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

 b = x + y;
 c = b = x + y (với riêng cách thiết lập này);
 d = z.

25/26
Vũ Văn Hoan
Các thao tác cơ bản với MSWord
Trung tâm NTK – Viện KHCNTT

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1]. Vũ Văn Hoan, Kinh nghiệm bản thân, NXB Mày mò, 2007
[2]. Vũ Văn Hoan, Kinh nghiệm bản thân, NXB Mày mò, 2008

26/26